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AI 002/2017 7 de setiembre, 2017
INFORME SOBRE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL DEL
CONVENIO ESTABLECIDO ENTRE CONAPAM Y LA MUNICIPALIDAD SOBRE LOS FONDOS TRANSFERIDOS PARA LA
ATENCIÓN Y CUIDO DE PERSONAS ADULTAS MAYORES CON
RECURSOS DE LA LEY 9188.
2017
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CONTENIDO
INFORME SOBRE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL DEL
CONVENIO ESTABLECIDO ENTRE CONAPAM Y LA MUNICIPALIDAD
SOBRE LOS FONDOS TRANSFERIDOS PARA LA ATENCIÓN Y CUIDO DE
PERSONAS ADULTAS MAYORES CON RECURSOS DE LA LEY 9188.
RESUMEN EJECUTIVO
Nº de página
1. INTRODUCCION
Origen del estudio………………………………………………………………………………… 1
Objetivo…………………………………………………………………………….......................... 1
Alcance del estudio………………………………………………………………………………… 1
Comunicación verbal de los resultados…………………………………………………………… 1
2. RESULTADOS
Manual de procedimientos desactualizado y sin aprobación……………………………………… 2
Plan de mejora de la autoevaluación de control interno para el período 2016……………………. 2
Riesgos asociados a la administración de los recursos destinados a la atención de adultos
mayores en el Cantón……………………………………………………………………………...
3
Revisión expedientes físicos de los adultos mayores beneficiarios de las ayudas otorgadas…… 4
Revisión de expedientes físicos en el sistema SIPAM de CONAPAM…………………………... 5
Presentación de informes trimestrales y anuales de la Municipalidad al CONAPAM……………
Diferencia en el monto de los recursos percibidos de CONAPAM y los establecidos en el
Convenio con esta Institución……………………………………………………………………...
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Revisión sistema SIPAM del CONAPAM……………………………………………………….
Revisión libros contables…………………………………………………………………………
Respaldo asientos contables………………………………………………………………………
Diferencia en saldos de las ayudas entregadas a los adultos mayores y el pago a proveedores….
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3. CONCLUSIONES……………………………………………………………………….. 10
4. RECOMENDACIONES
Al alcalde municipal………………………………………………………………......................... 11
Al contralor interno……………………………………………………………………………….. 12
A la coordinadora de la Red de Cuido …….....................................................................................
A la contadora adjunta……………………………………………………………………………..
Al director financiero………………………………………………………………………………
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RESUMEN EJECUTIVO
La administración de los recursos municipales, debe contar con mecanismos de control interno para
garantizar su máxima utilización en estricto apego a las normas técnicas y jurídicas aplicables,
orientados a proteger y conservar el patrimonio de cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal y en procura del cumplimiento de los objetivos institucionales. De ahí que, en
la realización del presente estudio, esta Auditoría Interna observó una serie de debilidades las cuales se
mencionan a continuación:
El manual de procedimientos para la administración de los recursos transferidos por CONAPAM para la
atención de los adultos mayores del Cantón está desactualizado y sin aprobación del alcalde municipal.
Asimismo, no se encontró evidencia de la existencia de un plan de mejora de la autoevaluación de
control interno, relacionado con la administración de los recursos destinados para el cuido del adulto
mayor.
Igualmente, no se contemplaron riesgos asociados con la administración de los recursos destinados a la
atención de adultos mayores en el período de estudio.
Por otro lado, la revisión de una muestra de expedientes físicos de los adultos mayores beneficiarios de
este programa muestra algunas debilidades de control las cuales ponen en riesgo la vulnerabilidad de la
información que maneja la red de cuido.
De la misma manera, se determinaron una serie de debilidades en la información que se registra en el
sistema SIPAM que maneja CONAPAM para el manejo de los datos de los adultos mayores.
Con respecto a la presentación de informes trimestrales y anuales de la Municipalidad al CONAPAM, se
observó que no se llevó a cabo en el período de estudio conforme lo establece el convenio 327-2016.
Además, los libros contables no han sido trasladados a esta Auditoría Interna para su legalización y
existe una diferencia del libro mayor y el saldo de bancos de la conciliación bancaria a diciembre 2016
por un monto de ¢184.535.00.
Por otro lado, la información que respalda los asientos contables son las carátulas de los cheques de los
cuales se realizaron los pagos, no se adjuntan otro tipo de comprobantes o respaldos.
En último lugar, se encontraron diferencias en saldos del total de las ayudas entregadas a los adultos
mayores y el pago a proveedores.
En conclusión, esta Auditoría Interna considera que la Administración, debe velar por el cumplimiento
de la normativa relativa a este tema en procura del cumplimiento de los objetivos institucionales y del
fortalecimiento del control interno municipal.
Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de
la Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las recomendaciones
pertinentes para que se realicen las acciones del caso para mejorar este proceso.
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CONVENIO ESTABLECIDO ENTRE CONAPAM Y LA MUNICIPALIDAD SOBRE LOS FONDOS TRANSFERIDOS PARA LA
ATENCIÓN Y CUIDO DE PERSONAS ADULTAS MAYORES CON
RECURSOS DE LA LEY 9188.
1. INTRODUCCIÓN:
Origen del estudio
1.1. El presente estudio se realizó en cumplimiento del plan anual operativo de la Auditoría Interna
para el 2017.
Objetivo
1.2. El objetivo de este estudio es evaluar el Control Interno asociado con el cumplimiento del
convenio 327-2016 suscrito entre CONAPAM y la Municipalidad, asociado con la modalidad:
Atención domiciliaria y comunitaria. (Red de cuido).
Alcance del estudio
1.3 El estudio abarcó el cumplimiento de lo estipulado en el convenio 327-2016 para la atención y
cuido de personas adultas mayores con recursos de la ley 9188, modalidad: atención domiciliaria
y comunitaria municipalidades, Red de cuido para el período comprendido entre el 1° de enero al
31 de diciembre del 2016
1.4. El estudio se efectuó de conformidad con el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría
Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009), las Normas Generales de Auditoría para el Sector
Público (R-DC-064-2014), entre otras normas legales y técnicas vigentes.
Comunicación verbal de los resultados
1.5. La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones
producto del estudio a que alude el presente informe, se llevó a cabo el 18 de setiembre de 2017
actividad a la que se convocó mediante oficio AU-101-198-17.
1.6. Posteriormente, el borrador del presente informe se envió, en versión digital, a los señores
Rolando Méndez, Alcalde Municipal y Bolívar Vargas, Presidente Concejo Municipal, mediante
oficio AU-101-199-17 del 18 de setiembre del 2017, con el propósito de que en un plazo no
mayor a cinco días hábiles, formularan y remitieran a la Auditoría Interna las observaciones que
consideraran pertinentes sobre su contenido; no obstante una vez transcurrido ese plazo no se
obtuvo respuesta alguna por lo cual se ratifica la redacción del contenido del informe.
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2. RESULTADOS
Manual de procedimientos desactualizado y sin aprobación.
2.1. La red de cuido a la persona adulta mayor cuenta con un manual de procedimientos para la
administración de los recursos transferidos por CONAPAM para la atención de los adultos
mayores del Cantón, no obstante, no se encuentra aprobado por el alcalde municipal, por tanto no
es de carácter oficial. Asimismo, este documento no define los objetivos, responsables de ejecutar
cada uno de los procedimientos, entre otros.
2.2. Al respecto, la ley de Control Interno en el artículo 10, dispone que será responsabilidad del
jerarca y el titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control
interno institucional.
2.3. Asimismo, la norma 1.4.c de las Normas de Control Interno para el Sector Público establece que
es responsabilidad del jerarca la emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y
procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados,
actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta.
2.4. Por su parte, la norma 4.2 inciso e) de la citada normativa indica que las actividades de control
deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos o en
documentos de naturaleza similar y que deben ser de conocimiento general y comunicadas a los
funcionarios que corresponde aplicarlas en el desempeño de sus cargos.
2.5. Las deficiencias expuestas se deben a que no se ha determinado la necesidad por parte de los
encargados de contar con un manual de procedimientos que regule este proceso.
2.6. Lo anterior podría ocasionar errores en los procesos que se llevan a cabo por no contar con un
manual de procedimientos actualizado, debidamente aprobado, y puesto en conocimiento de los
funcionarios de la Unidad.
2.7. Además, podría generar que los funcionarios que forman parte del proceso de administración de
estos recursos desarrollen su labor de acuerdo con su criterio propio, omitiendo aspectos
importantes del control interno de la Institución.
Plan de mejora de la autoevaluación de control interno, para el período 2016.
2.8. No se encontró evidencia de la existencia de un plan de mejora relacionado con la administración
de los recursos destinados para el cuido del adulto mayor.
2.9. Mediante oficio AU-101-086-17 se le solicitó al Contralor Interno la autoevaluación de control
interno y el plan de mejora correspondiente al año 2016, no obstante, dicha información no fue
suministrada.
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2.10. La ley general de control interno, 8292 en el artículo 17 establece que la Administración debe
llevar a cabo al menos una vez al año la autoevaluación de control interno.
2.11. Esta debilidad se presentó debido a que no se suministró documentación comprobatoria a esta
Auditoría Interna, de que se haya realizado el plan de mejora y haya sido aprobado por el Concejo
Municipal.
2.12. La ausencia de un plan de mejora debidamente aprobado por el Concejo Municipal, podría
ocasionar que no se tomen las medidas oportunas de cambio para fortalecer el sistema de control
interno de la Institución.
Riesgos asociados a la administración de los recursos destinados a la atención de adultos
mayores en el Cantón.
2.13. No se encontró evidencia de la existencia de riesgos identificados asociados a la administración
de los recursos destinados a la atención de adultos mayores en el período sujeto a estudio.
2.14. Indicó el contralor interno en oficio CI-208-064-2017 que los riesgos relacionados con el proceso
de utilización de los fondos transferidos por CONAPAM a la Municipalidad para la atención de
adultos mayores no habían sido contemplados sino hasta hace poco que se actualizó la matriz
institucional de riesgos, por lo que no existen informes anteriores de acciones llevadas a cabo por
la administración que contribuyan mitigar sus efectos.
2.15. Indicó además, que según el marco orientador aprobado en el 2010 los riesgos deben ser remitidos
al Despacho del Alcalde para lo que corresponda, lo que se ha realizado cada año, además de las
presentaciones con los administradores de cada riesgo ante el Concejo Municipal. El señor
Alcalde, delegó a la Vicealcaldesa la revisión de la matriz 2017 sin embargo, no tiene la
documentación que respalde esto, remitirá la matriz revisada a finales de mes.
2.16. La norma 3.3 de las Normas de control interno para el Sector Público indica que los resultados de
la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación,
aportando elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de
revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos
de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica
del entorno y de los riesgos internos y externos.
2.17. No se han considerado los riesgos por parte de los encargados del proceso ni por parte del
contralor interno anteriormente ya que indicó que hasta hace poco habían sido contemplados.
2.18. La situación planteada podría ocasionar pérdidas significativas por no contar con riesgos
identificados asociados a la administración de los recursos destinados para la atención de los
adultos mayores del Cantón.
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Revisión expedientes físicos de los adultos mayores beneficiarios de las ayudas otorgadas.
2.19. De conformidad con revisión efectuada a una muestra de 21 expedientes se observaron las
siguientes debilidades de control:
*El documento denominado “Guía de recolección de datos para la caracterización de la población
adulta mayor”, carece de datos importantes como por ejemplo:
-Fecha en la que se llenaron los datos (1 caso).
-Documento sin firmas de los solicitantes (8 casos).
-Formularios no cuentan con las firmas del coordinador de la red (2 casos).
* Se encontraron 14 expedientes sin el acuerdo de la comisión mediante el cual se aprobó la
ayuda.
*Se observaron dos expedientes con recibo de pago de basura y parques sin el acuerdo de
aprobación.
*Con respecto a la boleta para entrega de subsidios se determinó que en 3 casos que existía
acuerdo para la entrega, no se encontró la boleta de entrega como cumplimiento al acuerdo, según
indicó la coordinadora se está en el proceso de actualización de expedientes y se están revisando
todos estos detalles, se coordina con la red para poder cumplir.
* En varios expedientes se encuentra el acuerdo 01-05-16 que indica una variación en la fecha de
entrega de los diarios, la cual ya no sería a partir del mes de abril 2016 sino a partir del mes de
mayo de ese mismo año, indicó la coordinadora que por falta de programación no se entregó el
beneficio en el mes de abril, al llegar de inmediato se entregó en mayo, de ahí en adelante se
entregaron todos los meses siguientes hasta diciembre.
* Existen 3 expedientes físicos en los cuales se omite numeración en los folios y además
presentan tachones.
2.20. El Convenio 327-2016 entre el CONAPAM y la Municipalidad Vázquez de Coronado menciona
lo que deben contener los expedientes de las personas adultas mayores beneficiarias, entre ellas
se menciona fotocopia del documento de identidad vigente, todos los datos de la guía de
recolección de datos para la caracterización de la población adulta mayor completos, acuerdo de
la Comisión mediante el cual se aprobó la ayuda, boleta para la entrega de subsidios completa y
firmada.
2.21. Asimismo, el Código procesal contencioso, artículo 51, inciso 1) menciona que el expediente
administrativo deberá estar foliado.
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2.22. También, las Normas de Control Interno para el Sector Público indican en el punto 4.5, que se
deben establecer las actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la
gestión institucional, tomando en cuenta el bloque de legalidad.
2.23. Las inconsistencias comentadas se dieron debido a que, según indicó la coordinadora de la red, al
asumir el puesto en el 2016, existían expedientes desactualizados que por falta de tiempo y contar
con escaso personal municipal no se han podido actualizar. Manifiesta que se está en el proceso
de actualización para poder cumplir con lo que establece el convenio.
2.24. La ausencia de algunos requisitos en los expedientes podría generar que no se cuente con
información oportuna para la toma de decisiones.
2.25. Además, se podrían aprobar beneficios a adultos mayores que no cumplan con los requisitos
definidos por el CONAPAM.
Revisión de expedientes físicos en el sistema SIPAM del CONAPAM.
2.26. Según revisión efectuada a una muestra de 21 expedientes en el sistema SIPAM, se observaron las
siguientes debilidades de control:
*El sistema no brinda un reporte o una opción de consulta de las ayudas que se han brindado a los
adultos mayores beneficiarios, ayudas pendientes de entregar ni ningún otro tipo de reporte.
* En 15 beneficiarios no se indica el número telefónico.
* Se presentan 6 casos de ayudas que se otorgan, sin embargo en el sistema en la opción de
defunción indica “Sí”.
* En el sistema SIPAM existe un apartado que indica el tipo de ayudas aprobadas, sin embargo se
encontraron dos casos que no son consistentes con esto, ya que en el expediente se encontraron
ayudas en servicios básicos y municipales.
2.27. Al respecto, las Normas de Control Interno para el Sector Público en la sub norma 4.4.1 indica
que el jerarca y los titulares subordinados deben establecer las medidas pertinentes para que los
actos de la gestión institucional , sus resultados y otro eventos se registren y documenten en el
lapso adecuado y conveniente.
2.28. Además, la norma 4.5 del citado cuerpo normativo indica .que se deben establecer las actividades
de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional, tomando en
cuenta el bloque de legalidad.
2.29. Tal situación se presentó, según indicó la coordinadora de la red, porque no han contado con el
tiempo para alimentar el sistema.
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2.30. Lo anterior, podría originar que no se cuente con información confiable y oportuna para la toma
de decisiones.
Presentación de informes trimestrales y anuales de la Municipalidad al CONAPAM.
2.31. La presentación de informes al CONAPAM no se llevó a cabo conforme lo establece el Convenio
vigente para el período en estudio. En el año 2016 no se presentaron los dos informes de
ejecución y liquidación del I y II trimestre.
2.32. Asimismo, el informe trimestral correspondiente a los meses de julio, agosto y setiembre, fue
remitido por correo electrónico al CONAPAM el 25 de octubre del 2016, el convenio indica que
debe ser suministrado en los primeros 10 días del mes. Además, el del IV trimestre se presentó
junto al plan de trabajo el 9 de febrero 2017 incumpliéndose la cláusula segunda inciso p) del
convenio.
2.33. Con respecto al informe anual, se presentó el 07 de febrero del 2017 conjuntamente con el plan
de trabajo para el período 2017, siendo que el convenio indica que este informe se debe presentar
al 30 de junio del siguiente año, no obstante, este documento no cumple con lo estipulado en la
cláusula séptima del citado convenio ya debe contener el logro de los objetivos planteados,
información básica del formato que se propone en el procedimiento para el otorgamiento de
subsidios, verificación de la inversión en los servicios y fiscalización y seguimiento del uso de
los recursos recibidos.
2.34. En concordancia con lo anterior, el Convenio 327-2016 entre la Municipalidad Vázquez de
Coronado y CONAPAM, cláusula segunda inciso p) indica que la Municipalidad debe remitir un
informe de ingresos y gastos trimestral, junto con una conciliación bancaria y un estado de cuenta
del último mes, en los primeros 10 días del mes, a la Unidad de Fiscalización Operativa y la
sétima cláusula indica que la Municipalidad deberá presentar al 30 de junio del año siguiente, un
informe anual sobre el uso de los fondos, el cual se referirá a la ejecución del presupuesto del
programa, así como al logro de los objetivos planteados en el respectivo plan de trabajo.
2.35. De igual forma, las Normas de Control Interno para el Sector Público en la sub norma 4.4.1
indica que el jerarca y los titulares subordinados deben establecer las medidas pertinentes para
que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otro eventos se registren y documenten
en el lapso adecuado y conveniente.
2.36. Asimismo, la norma 4.5 de la citada normativa indica que se deben establecer las actividades de
control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional, tomando en cuenta
el bloque de legalidad.
2.37. La situación descrita se da por incumplimiento en lo establecido en el convenio firmado entre la
Municipalidad y CONAPAM.
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2.38. Lo anterior puede suscitar que se pierda el beneficio a los adultos mayores por no dar
cumplimiento al convenio establecido con CONAPAM.
Diferencia en el monto de los recursos percibidos de CONAPAM y los establecidos en el
Convenio con esta Institución.
2.39. Existe una diferencia de ¢5.000.625 entre el monto ingresado en la cuenta 100-01-053-000356-2
del Banco Nacional, en la cual se manejan los recursos de CONAPAM y el monto establecido en
el convenio. Según el estado de cuenta del Banco se depositó ¢37.996.875 y lo definido en el
convenio fue de ¢42.997.500. Además, según se observa en los estados de cuenta del Banco, los
depósitos del CONAPAM no ingresaron todos los meses. Así por ejemplo, en enero, abril,
octubre y diciembre no hubo registro de depósitos; en mayo y noviembre se registran dos
depósitos efectuados en dicha cuenta. Esta Auditoría no encontró evidencia de la existencia de un
control sobre estos ingresos y egresos por lo que se desconoce la razón de esta diferencia.
2.40. Según consulta realizada a la Auditoría del CONAPAM indicaron que, de acuerdo con la cláusula
Cuarta del Convenio, el monto será girado por el CONAPAM según la disponibilidad
presupuestaria, la programación financiera fijada por el Gobierno Municipal y la previa
comprobación del cumplimiento de los siguientes requisitos, por parte de la Municipalidad
destinataria. Manifiestan además que los dineros se girarán de acuerdo a la disponibilidad del
presupuesto con que cuenta el CONAPAM, pero es conveniente que exista una adecuada
comunicación entre la Municipalidad y el CONAPAM, que es la Institución que transfiere los
recursos.
2.41. Menciona la cláusula Cuarta del Convenio 327-2016 sobre el giro de los recursos que el monto
será girado por el CONAPAM, según la disponibilidad presupuestaria, la programación
financiera fijada por el Gobierno Municipal y la previa comprobación del cumplimiento de
algunos requisitos por parte de la Municipalidad destinataria.
2.42. Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público indican en el punto 4.5 que se
deben establecer las actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la
gestión institucional, tomando en cuenta el bloque de legalidad.
2.43. Esta situación se debió a la ausencia de controles sobre los recursos que se reciben del
CONAPAM para la atención de los adultos mayores del Cantón y a la falta de coordinación con
las autoridades competentes para determinar las diferencias en los depósitos.
2.44. Al presentarse esta condición, se podría generar que no se cuente con la liquidez suficiente para
cubrir con las necesidades de los adultos mayores que forman parte del programa de ayudas.
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Revisión sistema SIPAM del CONAPAM
2.45. La Municipalidad no cuenta con respaldos de la información que incorpora CONAPAM en su
sistema. La persona encargada de alimentar el sistema en la Municipalidad es la Coordinadora de
Intermediación de empleo.
2.46. Según indicó el encargado de informática de la Municipalidad es responsabilidad de CONAPAM
asegurar la integridad de la información almacenada, no obstante, es posible almacenar la
información en los servidores con documentos digitales o en hojas de cálculo para contar con un
respaldo de la información en los archivos institucionales.
2.47. Las Normas de Control Interno para el Sector Público indican en el punto 5.1 que el jerarca y los
titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los elementos y condiciones
necesarias para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las
actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y
con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para
la consecución de los objetivos institucionales. El conjunto de esos elementos y condiciones con
las características y fines indicados, se denomina sistema de información, los cuales pueden
instaurarse en forma manual, automatizada, o ambas.
2.48. Lo señalado en los párrafos precedentes obedece a que el respaldo de la información se realiza
desde CONAPAM, la Municipalidad no cuenta con estos.
2.49. Al no realizarse los respaldos de información en la Municipalidad, podría darse una pérdida de
datos ante un fallo en el sistema SIPAM de CONAPAM.
Revisión libros contables
2.50. De acuerdo con una revisión efectuada a los libros contables que lleva la Municipalidad del
manejo de estos recursos, se determinaron las siguientes debilidades de control:
*No han sido trasladados a esta Auditoría Interna para su legalización, por lo que la información
que en ellos se presenta carece de legalidad.
*De la revisión del libro mayor se observó que el saldo de bancos a diciembre 2016 según
conciliación bancaria es de ¢6.734.185.97 y este libro presenta un saldo de ¢6.549.650.97 lo
que muestra una diferencia de ¢184.535. Según indicó la contadora adjunta, no se ha
determinado las razones de dicha diferencia, ya que fue el director financiero quien la detectó al
realizar la liquidación presupuestaria del período 2016.
*Además, en el folio 45 de este libro mayor, en la cuenta Superávit libre remanente no se
encontró lo correspondiente al año 2016, según indicó la contadora adjunta, omitió anotar los
asientos de cierre.
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2.51. La norma 4.4.4 de las Normas de Control Interno para el Sector Público indica que el jerarca y los
titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros
contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que se
definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización,
disponibilidad, cierre y custodia.
2.52. Los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense Nº 34460-H vigentes a
la fecha del estudio, mencionan varios principios entre ellos que el registro de todos los hechos de
carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan
estos.
2.53. Las situaciones descritas se presentan por falta de aplicación de la normativa por parte de los
encargados de legalizar los libros.
2.54. Además, la contadora adjunta indicó que se omiten registros en los libros por falta de tiempo para
llenarlos.
2.55. Lo anterior podría generar que la información que en ellos se presenta no sea confiable por cuanto
no se encuentran legalizados por la autoridad competente.
2.56. Además, podría ocasionar falta de credibilidad en los registros contables al existir diferencias de
anotaciones en libros u omisión de registros.
Respaldo asientos contables
2.57. De conformidad con la revisión efectuada a la información contable relacionada con los recursos
girados por CONAPAM para el programa de ayuda de los adultos mayores, se observó que la
información que respalda los asientos contables es la carátula del cheque con el cual se realizó el
pago, no así facturas u otro tipo de comprobante donde se pueda realizar dicha verificación,
según indicó la contadora adjunta esto se debe a que esa es la única información que recibe para
llevar a cabo el registro contable.
2.58. Las Normas de Control Interno para el Sector Público en la sub norma 4.4.1 indica que el jerarca
y los titulares subordinados deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la
gestión institucional, sus resultados y otro eventos se registren y documenten en el lapso
adecuado y conveniente.
2.59. Asimismo, los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, vigentes a
la fecha del estudio, inciso 4 manifiestan que todas las operaciones tramitadas se den en forma
ordenada, quedando debidamente justificada la información registrada.
2.60. Lo anterior se debe a la ausencia de un procedimiento en el cual se definan los criterios a seguir
en el registro de las transacciones contables, así como su adecuada documentación en pro de una
rendición de cuentas transparente.
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2.61. Podría ocasionar que no se cuente con información confiable y oportuna para la toma de
decisiones, además de una falta de transparencia en los registros contables.
Diferencia en saldos de las ayudas entregadas a los adultos mayores y el pago a
proveedores.
2.62. No se encontró evidencia de la existencia de un control de los recursos girados por compras
efectuadas para la atención de los adultos mayores, por parte de las funcionarias a cargo de la red
de cuido, ni por parte del área contable. Según información suministrada por la vicealcaldesa, las
ayudas entregadas a los adultos mayores durante el 2016, ascienden a ¢39.116.464.60. No
obstante los pagos realizados a los proveedores, según consta en los registros bancarios del
período, suman ¢37.817.113.07, generándose una diferencia de ¢1.299.351.53.
2.63. Según manifiesta la coordinadora de la Red de Cuido, ésta se encarga de efectuar la adjudicación
y entrega del beneficio a los adultos mayores, el tema contable es manejado directamente por el
Departamento Financiero. Por otro lado, indica la contadora adjunta que no existe ningún control
específico de las cuentas de CONAPAM, los controles son los establecidos para efectos
presupuestarios.
2.64. Las Normas de Control Interno para el Sector Público en la sub norma 4.1 establece que el jerarca
y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y
perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las
políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la
operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas
actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los
requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.
2.65. La ausencia de controles sobre los fondos disponibles para la adquisición de bienes y servicios
para el cuidado del adulto mayor en el Cantón, podría ocasionar que no se lleve una certeza real
del dinero disponible para este fin, así como falta de transparencia en el manejo de dichos
recursos.
3. Conclusiones
3.1. La Municipalidad de Vázquez de Coronado, de conformidad con el convenio 327-2016 realizado
entre esta Institución y la Comisión Nacional Para la Atención del Adulto Mayor (CONAPAM),
llevó a cabo la administración de los recursos girados por esta Comisión para el período en
estudio, procurando de esta forma calidad de vida en la población adulta mayor del Cantón.
3.2. No obstante, se observan debilidades de control interno, las cuales se reflejan en:
Un manual de procedimientos desactualizado y sin aprobación.
Carencia de un plan de mejora relacionado con la administración de estos recursos.
Falta de identificación de los riesgos asociados con la administración de estos recursos.
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Debilidades de control en los expedientes físicos.
Carencia de respaldo a nivel institucional de la información que mantiene el sistema SIPAM de CONAPAM.
Debilidades observadas en los libros contables y en la documentación de respaldo de los asientos contables.
Diferencia en saldos de las ayudas entregadas a los adultos mayores y el pago a proveedores.
3.3. Es necesario fortalecer la estructura de control interno institucional para lograr el cumplimiento
de sus objetivos institucionales y con ello mostrar transparencia en la gestión institucional y en la
rendición de cuentas en lo que corresponde al manejo de estos fondos.
3.4. El objetivo que la Auditoría Interna pretende alcanzar con los estudios que se ejecutan y las
recomendaciones que se emiten en éstos, es coadyuvar en el logro de los objetivos institucionales
mediante el fortalecimiento del control interno en la Municipalidad. Este objetivo se logra si se
da una participación activa en su adopción por parte de los entes auditados, de ahí la importancia
de que la Administración acoja cada una de estas recomendaciones y proceda con su
implementación.
4. Recomendaciones
Al alcalde municipal
4.1 Llevar a cabo las gestiones necesarias a fin de que el manual de procedimientos existente sea
actualizado, aprobado y divulgado a los funcionarios interesados. La acreditación del
cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría
Interna en el que se consigne que el manual fue actualizado, aprobado y de conocimiento de los
interesados, a más tardar el 31 de octubre del 2017. Ver párrafos del 2.1 al 2.7 de este informe.
4.2. Coordinar con el contralor interno la elaboración de un plan de mejora de conformidad con los
resultados reflejados en la autoevaluación de control interno y someterlo a su aprobación por
parte del Concejo Municipal. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará
mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 30 de noviembre del
2017, en el que se consigne la elaboración de este plan y su aprobación por parte del Concejo
Municipal. Ver párrafos del 2.8 al 2.12 de este informe.
4.3. Designar los responsables tanto de emitir como de enviar los informes establecidos en el
convenio, así como que cumplan con todos los requisitos establecidos en el mismo. La
acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio
a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre del 2017, que se consigne quienes son los
responsables. Ver párrafos del 2.31 al 2.38 de este informe.
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Al contralor interno
4.4. Coordinar con el área a cargo del proceso la identificación de los riesgos relacionados con el
manejo de estos fondos, así como en la conformación de los expedientes para la administración
de estos riesgos. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la
remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 30 de noviembre del 2017 en el que
se consigne que se llevó a cabo la identificación de los riesgos y se elaboró el expediente para la
administración de dichos riesgos. Ver párrafos del 2.13 al 2.18 de este informe.
A la coordinadora de la red de cuido
4.5. Establecer un plan de acción con los responsables y fechas de cumplimiento para efectuar la
revisión y actualización de los expedientes conforme lo requiere el mencionado convenio. La
acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio
a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre del 2017, en el que se comunique el plan de
acción que se llevará a cabo. Ver párrafos del 2.19 al 2.25 de este informe.
4.6. Establecer un plan de acción con los responsables y fechas de cumplimiento para realizar la
actualización de datos en el sistema SIPAM. La acreditación del cumplimiento de esta
recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el
31 de octubre del 2017, que se consigne la elaboración de dicho plan. Ver párrafos del 2.26 al
2.30 de este informe.
4.7. Establecer los controles necesarios sobre los recursos percibidos de CONAPAM para la atención
del adulto mayor, que garanticen una adecuada conciliación tanto de los ingresos como de los
egresos por parte del área contable y de esta Unidad. La acreditación del cumplimiento de esta
recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el
30 de noviembre del 2017, que consigne la creación de los citados controles, así como su
implementación. Ver párrafos del 2.39 al 2.44 de este informe.
4.8. Coordinar con el funcionario a cargo de la Unidad de Informática el respaldo oportuno de la
información que se considere de relevancia para que la Municipalidad cuente con una base de
datos de la información que se ingresa en este sistema. La acreditación del cumplimiento de esta
recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el
31 de octubre del 2017, que se consignen las acciones que se van a llevar a cabo para contar con
el respaldo oportuno de la información. Ver párrafos del 2.45 al 2.49 de este informe.
4.9. Coordinar con el área contable la implementación de un control en el cual se puedan conciliar las
compras efectuadas para la atención del adulto mayor registradas en Contabilidad, con los datos
que lleva la red de cuido. El cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión
de un oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre del 2017, que se consigne la
elaboración e implementación de este control. Ver párrafos del 2.62 al 2.65 de este informe.
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A la contadora adjunta
4.10. Llevar a cabo los ajustes necesarios a fin de que los libros contables reflejen los saldos correctos.
La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un
oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 31 de octubre del 2017, que se consigne que se
realizaron los ajustes en los libros contables. Ver párrafos del 2.50 al 2.56 de este informe.
4.11. Remitir a esta Auditoría Interna para su autorización los libros contables. La acreditación del
cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría
Interna, a más tardar el 30 de setiembre 2017 con la entrega de los libros a esta Unidad para
proceder a su legalización. Ver párrafos del 2.50 al 2.56 de este informe.
Al director financiero
4.12. Establecer procedimientos para el registro contable y documentación de las transacciones que se
realicen con los recursos de CONAPAM a fin de garantizar transparencia en el proceso contable.
La acreditación del cumplimiento de esta recomendación, se hará mediante la remisión de un
oficio a la Auditoría Interna, a más tardar el 30 de noviembre del 2017, que se consignen los
procedimientos para estos registros y su documentación. Ver párrafos del 2.57 al 2.61 de este
informe.