informe sobre derechos de autor software vigencia … · a la utilización de programas de...

Empresa Social del Estado Hospital San Gabriel Arcángel

Nit. 846001620-0 “Calidad, Humanización y Seguridad para todos”

Cra. 4 No. 1 - 35 B. Juan Pablo II - Email: [email protected]: 4284 585 – 310 215 10 51 Web: esehospitalsangabriel.gov.co - Villagarzón - Putumayo

INFORME SOBRE DERECHOS DE AUTOR SOFTWARE

VIGENCIA 2019

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Villagarzón - Putumayo 2020




PRESENTACION

PROCESO

Informe Sobre Derechos De Autor Software Vigencia 2019

RESPONSABLE DEL PROCESO

Coordinador de sistemas

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

El objetivo es verificar el cumplimiento por parte de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel de las normas en materia de derechos de autor sobre el software existente.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

La verificación se centralizó en la verificación de las licencias del software, con una muestra de los equipos (estaciones de trabajo, portátiles) con que cuenta la entidad, correspondiente al periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2019.

METODO DE AUDITORIA INTERNA:

Revisión documental, Entrevistas, Muestreo, Observación

Conforme se establece en la Directivas Presidenciales 01 de 1999, presidencial 02 de Febrero 12 de 2002, respecto al derecho de autor y los derechos conexos, en lo referente a la utilización de programas de ordenador (software), ordena (parágrafo 1) que dice: “la adquisición del software para que los programas de computador deberán adquirirse respaldados por los documentos de licenciamiento o transferencia de propiedad respectivos”

La directiva presidencial 02 de 2002 que en su parágrafo 2 dice "Las oficinas de control interno, auditores u organismos de control de las respectivas instituciones, en desarrollo de las funciones de control y en el marco de sus visitas, inspecciones o informes, verificarán el cumplimiento... establecerán procedimientos para tal efecto"




Y la circular No 04 de diciembre de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden Nacional y Territorial, solicita a los representantes legales y Jefes de las oficinas de Control Interno de las entidades u organismos públicos del orden nacional y territorial, la información relacionada con la "Verificación, recomendaciones y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre software".

METODOLOGIA

Control Interno realiza la verificación del Software, para ello toma el inventario debidamente numerado de las estaciones de trabajo y equipos portátiles de la E.S.E Hospital San Gabriel Arcángel suministrada por el coordinador del área de sistemas. Se determina la muestra y se registra lo siguiente: HALLAZGOS

El inventario de las estaciones de trabajo (PC escritorio) y equipos portátiles de la entidad, cuenta con los siguientes equipos de cómputo:

NOMBRES Y CANTIDAD SOFTWARE DILIGENCIADO

SOFTWARE CANTIDAD LICENCIADO DE PAGO

LICENCIADO GRATIS

Microsotf Office 66 X

Microsotf Windows 7 37 X

Microsotf Windows Server 2012

1 X

Microsotf Windows 10 29 X

Infosalud 1 X

Boomerang 1 X

Baxlab 1 X

Sql Server 2014 3 X

Eset Nod 32 V.13 66 x

Nova Sotf V.9 1 x

Carga masiva interrapidisimo 3 X

Epi Info 50 X

Pisis Cliente 8 X

Validador 4505 1 X

Teamviewer versión de usuario

X




Pdf 24 30 X

winrar 66 X

Adobe reader 66 x

Visor picasa 66 X

Servidor de chat openfire 1 X

Cliente chat spark 66 X

ipAdvanced scaner 2 X

Virtual clone 37 X

anydesk X

Epson scan2 20 X

ACCIONES ADELANTADAS PARA EVITAR LA INSTALACION DE SOFTWARE NO AUTORIZADOS EN LOS EQUIPOS A CARGO DE LOS FUNCIONARIOS

la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel hasta la vigencia 2019, cuenta con un

sistema de doble usuario que es una herramienta suministrada por el software

Microsoft Windows 7 y Microsoft Windows 10 la cual el coordinador del área creo

un usuario administrable y otro estándar para así poder restringir la instalación de

software no autorizado

mediante la evaluación de gestión de desempeño por dependencias de la oficina

de control interno se presenta la necesidad de reestructurar la red lógica de la

institución al igual que la implementación de políticas de seguridad junto con

controlador de dominio desde el cual se gestione los equipos de cómputo de la

E.S.E. que garantice las buenas prácticas de manejo de tecnología.

NOMBRES Y CANTIDAD DE SOFTWARE DADOS DE BAJA

Actualmente salió de servicio activo el sistema SIHOS de historias clínicas, pero

aún se requiere de su funcionamiento para acceder a historias que se gestionaron

hasta su vigencia; por lo tanto, la institución no cuenta con software dados de baja.




CONCLUSIONES

Hecha la verificación al cumplimiento de las normas de uso del software dentro de la E.S.E. Hospital San Gabriel Arcángel, cuenta con un sistema de doble usuario que es un herramienta suministrada por el software Microsoft Windows 7 y Microsoft Windows 10 la cual el coordinador del área creo un usuario administrable y otro estándar durante la vigencia 2019.

En torno al tema de gestión documental de los archivos electrónicos, que se refiere el decreto de 2609 de 2012, se registran parcialmente en las Tablas de Retención Documental -TRD - NO se cuenta con lugar, material de preservación y conservación de los documentos de forma específica.

Durante la vigencia 2019, no se encuentra evidencia de socialización de políticas de seguridad ni de socializaciones para el control de derechos de autor e instalación de software. Se distribuyeron dos usuarios por cada equipo, uno administrador y otro estándar con derechos limitados. Se cuenta con cronograma de mantenimiento para la verificación de software instalados.

El proceso de custodia de archivos electrónicos como licencias y demás se resguardan en las hojas de vida de los equipos de cómputo; se maneja manual de copias de seguridad a falta de infraestructura tecnológica que nos brinde la posibilidad de resguardar la información que se procese y almacene en dichos equipos

Durante la vigencia 2019 no se evidenciaron o no existen procesos de bajas de equipos

Las licencias instaladas se encuentran registradas en hojas de vida de los equipos

Las actas de entrega de propiedad, planta y equipo entregados a funcionarios de la E.S.E durante la vigencia 2019 se encuentra en proceso, esto porque no se ha gestionado dicho proceso.

RECOMENDACIONES

1) Se debe divulgar el manual o la directriz, donde se establece mecanismos de

sensibilización, socialización y control, que conduzcan a generar la seguridad informática, derechos de autor, propiedad intelectual, comercio e intercambio de electrónico de datos. Establecer revisiones periódicas y por muestreo de los




software, aplicativos y programas que contienen los PC escritorio y portátiles de la entidad.

2) El proceso de preservación y conservación de los archivos electrónicos y la información en ellos contenida, los software, licencias, derechos y demás intangibles forman parte integral de la gestión documental por lo tanto se deben custodiar y conservar de forma segura.

3) Las bajas de equipos de cómputo dadas por su obsolescencia, por ser innecesarios, o por ser inservibles deben cumplir con el procedimiento específico para la baja de bienes o Propiedad, Planta y Equipo, de igual forma contar con los soportes pertinentes del proceso de Baja, debidamente autorizada; dichas bajas de equipo de cómputo deben ser conjuntas con el software, programas y/o aplicativos que contengan.

4) Determinar la ubicación de las licencias del sistema operativo de los Equipos de

cómputo dados de baja.

5) Cada servidor público en el ejercicio del autocontrol debe ser responsable de los bienes públicos que tiene en uso, por lo que debe responsabilizarse mediante evidencia documental del uso de los bienes a su cargo.

EQUIPOS DE CÓMPUTO EN SERVICIO

N° EQUIPO MARCA MODELO SERIE INVENTARIO AREA

1

IMPRESORA MULTIFUNCIONAL

RICOH MP 305 G588PA00338 SS-0042

VA

CU

NA

CIO

N

2 MONITOR ACER NO REFIERE MMY6AA007421138878504

SS-0104

3 TORRE JANUS NM70-I2 0 SS-0105

4 TODO EN UNO

PAC MS-7817 P2957011500695 SS-0106

5 MONITOR HP HPV193B MONITOR

3CQ5292SGC SS-0109

6 TORRE HEWLETT-PACKARD

HP ELITEDESK 800 G1 SFF

MXL5452FJO SS-0110

7 MONITOR Y TORRE

LENOVO 10170 VS81886429 SS-0146




8


RICOH MP 305 G588P200823 SS-0041

FA

CT

UR

AC

ION

9 CPU JANUS NM70-I2 no refiere nr

10 MONITOR THINKCENTRE

nr

11 CPU JANUS H110M-H DEFAULT STRING nr

12 MONITOR JANUS 2015LE J2015LE18042300117 nr

13 CPU INTEL PENTIUM

NR NR nr


3Q5272674 nr

15 CPU HP ELITEDESK 800 MXL5421K97 nr

16 MONITOR HP nr

17 MONITOR HP N0 REFIERE 3CQ5292SG2 SS-115

18 TORRE HP ELITEDESK


MXL5421K8K SS-114

19 MONITOR SAMSUNG NO REFIERE 02AKHCLF506672V SS-0141

SIAU

20 TORRE HP ELITE DESK


MXL5421K9N SS-0142

21 IMPRESORA

HP LASERT JEF PRO M203 DW

UNB5D18895 SS-0143

22 CPU

Hewlett-

Packard HP 280 G3 SFF 8CG902-3R9B SS-0006

PROCED

23 MONITOR

Hewlett-

Packard HP V214A CNC82-026JX SS-0007

24 MONITOR ACER

NO REFIERE

42105741285

SS-0112

CRONICOS

25 TORRE

HP ELITE

DESK

80061SFF

MXL5452452FHM

SS-0113

26 CPU JANUS GIGA 140311245954 NR

27 MONITOR HP

NR

28 CPU

Hewlett-

Packard

HP 280 G3 SFF

8CG9023R8R SS-0024

FARMACIA 29 MONITOR

Hewlett-

Packard

HP V214A

CNC82-026KC SS-0025

30 MONITOR JANUS 2015LE J2015LE18042301601 SS-0124




31 TORRE JANUS H11OM-H

DEFAUL STRING SS-0125

32 IMPRESORA

HP 103DW SERIE

33 CPU

Hewlett-

Packard HP 280 G3 SFF 8CG9022S2J SS-0014

AMBIENTAL

34 MONITOR

Hewlett-Packard

HP V214A

CNC82-025W9

SS-0015

35 CPU Hewlett-Packard

HP 280 G3 SFF 8CG902-2S11 SS-0004

PY

P

36 MONITOR Hewlett-Packard

HP V214A CNC82-025W5 SS-0005

37 IMPRESORA

Hewlett-Packard

107W CNB3M47-CH2 SS-0032

38 IMPRESORA

Hewlett-Packard 107W

CNB3M47-CGQ SS-0146

39 IMPRESORA

Hewlett-Packard

107W CNB3M47-CH4 SS-0147

40 CPU

Hewlett-

Packard HP 280 G3 SFF 8CG902-2S64 SS-0016

ODONTOLOGIA

41 MONITOR

Hewlett-

Packard HP V214A CNC82-025P6 SS-0017

42 IMPRESORA

Hewlett-

Packard 107W CNB3M47-C9C SS-0039

43 MONITOR HP

HPV193B

MONITOR 3CQ527268L SS-0126

44 TORRE

HP

ELITEDESK

HP ELITEDESK

800 G1 SFF MXL5452FKZ SS-0127


HP 280 G3 SFF 8CG9022S22 SS-0010

ESTADISTICA


HP V214A CNC82-026K8 SS-0011

47 TORRE HP HP 280 G3 SFF BUSINESS PC

8CG9022S22 NR

48 MONITOR HP NO REFIERE CNC82026K8 NR

49 TORRE DELUX TO BE FILLED TO BE FILLED NR

50 MONITOR HP NO REFIERE CNC027RH04 NR

51 MONITOR JANUS NO REFIERE HWAL20139220008 NR

52 TORRE VERITON X2631G

DTUKBALO12447011D39600

SS-0103


3CQ5272679 SS-0118 ARCHIVO

54 TORRE JANUS H11OM-H DEFAUL STRING SS-0119




55 ESCANER EPSON DS-530 *X2HJO77061* SS-0120


3CQ527268R SS-0121

57 TORRE HP ELITEDESK


MXL5452FHF SS-0122

58 MONITOR HP HPVI93B MONITOR

CNC027RH02 SS-0130

REFERENCIA



MXL5452FKU SS-0131

60 IMPRESORA URGENCIAS

RICOH NO REFIERE C86256378 SS-0132

61 MONITOR LENOVO NO REFIERE V9-00E008 SS-0133

62 TORRE JANUS H61MH NONE SS-0134

63


RICOH MP 305 G588PC00154 SS-0043

URGENCIAS

64 MONITOR HP LE1851W HP LE1851W CNC027RH02

SS-0128

65 TORRE ACER VERITON M2630G

DTUJTAL008428019A69600

SS-0129

66 MONITOR JANUS 2015LE NO TIENE

SS-0135

67 TORRE INTEL PENTIUM

TO BE FILLED TO BE FILLED

SS-0136

68 MONITOR ACER V2O6HQL MMLY6AA0074210EA2B8504

SS-0137

69 TORRE ACER VERITON M2630G

DTVJTALOO8428019A29600

SS-0138

70 MONITOR HP HP V1993B 3CQ527267J

SS-0139



MXL542K8T

SS-0140

72 MONITOR HP HP V193B MONITOR

3CQ5271DFC

SS-0144



MXL5421K94

SS-0145

74 CPU

Hewlett-

Packard HP 280 G3 SFF 8CG9022S6D SS-0008

LABORATORIO

75 MONITOR

Hewlett-

Packard HP V214A CNC82-025T8 SS-0009

76 CPU

Hewlett-

Packard HP 280 G3 SFF 8CG9022RXG SS-0012




77 MONITOR

Hewlett-

Packard HP V214A CNC82-026K4

SS-0013

78 ESCANER EPSON DS 530 X2HJ001401 SS-0040

79 IMPRESORA

Hewlett-Packard

107W CNB3M47-C96 SS-0033

CO

NS

ULT

OR

IOS

80 CPU GIGABYTE TO BE FILLED AJ2003292000051 nr

81 MONITOR HP COMPAQ LE1711

nr

82 IMPRESORA

HP LASERTJET PRO 1102

VNB5D18416 nr

83 CPU HP ELITEDESK 800 MXL5421KBN nr

84 MONITOR HP nr

85 IMPRESORA

HP LASERTJET P1102W

VND3Z05417 nr

86 CPU HG HGC-002 SN 00053870 nr

87 MONITOR LENOVO nr

89 IMPRESORA

HP LASERTJET P1102W

VND3W47602 nr

90 CPU GIGABYTE TO BE FILLED AJ2003289000033 nr

91 MONITOR HP nr

92 IMPRESORA

HP LASERTJET P1606DN

VND3G10634 nr

93 CPU HP ELITEDESK 800 MXL5421K8W nr

94 MONITOR HP nr

95 IMPRESORA

HP LASERTJET P1102W

VND3Y44361 nr

96 CPU HP ELITEDESK 800 MXL5421K93 nr

97 MONITOR HP nr

98 MONITOR ACER V2O6HQL MMY6AA0074210E9558504

SS-0116 CONSULTA EXTERNA



MXL452FL2 SS-0117


HP 280 G3 SFF SS-0001

SISTEMAS 101 MONITOR

Hewlett-Packard

HP V214A CNC82-026JY SS-0002


HP 280 G3 SFF 8CG902-3R6W SS-0020

OCUPACIONAL


HP V214A CNC82-22HQ8 SS-0021

104 IMPRESORA

Hewlett-Packard

107W CNB3M47-C9S SS-0035 BRIGADAS

105 IMPRESORA

Hewlett-Packard

107W CNB3M47-CH8 SS-0111 NUTRICIÓ

N

106 MONITOR JANUS 1913LE J1913LE12122601397 SS-0107 VIGILANCI




107 TORRE JANUS NM70-I2 0 SS-0108 A


HP 280 G3 SFF 8CG902-2S4G SS-0018

AD

MIN

IST

RA

CIO

N S

EG

UN

DO

PIS

O


HP V214A CNC82-026CJ SS-0019


HP 280 G3 SFF 8CG9022S2K SS-0022


HP V214A CNC82-025Z0 SS-0023


HP 280 G3 SFF 8CG9022S6S SS-0026


HP V214A CNC82-22HQG SS-0027


115


EPSON L 3100 X664158489 SS-0029

116 IMPRESORA

Hewlett-Packard

107W CNB3M47-CGZ SS-0030



119 VIDEO BEAM

EPSON EX3240 WDPPK7206051 SS-0036

120 VIDEO BEAM

EPSON EX3241 WDPPK7502835 SS-0037

121 IMPRESORA

EPSON L355 S3YK444935 SS-0038


123 IMPRESORA

Hewlett-Packard

107W CNB3M47-CH7 SS-0148

124 PORTATIL DELL INSPIRON 14 - 3467

1LQSGT2 SS-0149

125 CPU JANUS H110M-H 180623450203 SS-0180

126 MONITOR JANUS SS-0181

127 MONITOR PHOENIX TECH

N1812LED HWAL8201392400245 SS-0068

128 TORRE JANUS NM70-I2 NR SS-0069


3CQ527225XR SS-0084

130 TORRE HP HP ELITEDESK 800 G1 SFF

MXL5452FH2 SS-0085

131 IMPRESORA

HP HP LASER P1102W

VND3Y65054 SS-0086

132 ESCANES EPSON-DS-530

X2HJ123314 SS-0034

133 TODO EN UNO

HP H11 MXL4502RH9 SS-0080

134 MONITOR LENOVO E1922WD V9-OOEOCL SS-0047




135 TORRE LENOVO 3395H4S MJ31MWD SS-0048

136 IMPRESORA

HP COLOR LASERJET PRO MFP M176N

NO TIENE SS-0051

137 MONITOR JANUS 2015LE J2015LE18042301530 SS-0087

138 TORRE JANUS H11M-H DEFAUL STRING SS-0088


3CQ527268P SS-0077


MXL5421KB1 SS-0078

141 MONITOR LG M-20MK400H 904NTAB7F848 SS-0082

142 TORRE HP NO RECONOCE NINGUN COMANDO

NO RECONOCE NINGUN COMANDO

SS-0083

143 MONITOR HP HPLV1911MONITOR

GCM43214LN SS-0062

144 TORRE HP HP PRODESK 400 G1 SFF

MXL4460ZYM SS-0063

145 MONITOR LG 19EN33SA 303NDSK38206 SS-0046

146 TORRE JANUS MS-7A15 DEFAULT STRING SS-0045

147 ESCANER EPSON DS-530 X2HJ123390 SS-0098

148 IMPRESORA

EPSON C463B S4VY164690 SS-0044


3Q527267D SS-0070


MXL5452FK3 SS-0071

151 FOTOCOPIADORA

RICOH AFICIO MP4002 C82018758 NR

152 MONITOR LENOVO E1922WD V9-00E0CZ SS-0065

153 TORRE THINKCENTRE

3395H4S MJ31MVW SS-0066

154 CPU HP ELITEDESK 800 MXL5421K8W nr

155 MONITOR HP nr




El inventario de la sede Villagarzón, entregado por el coordinador de sistemas refiere que el 70.4% de los equipos se encuentran en las dependencias y/o áreas asistenciales (misionales) y el 29.6% se encuentran en las áreas y/o dependencias administrativas (apoyo). Almacén y el área de sistemas manifiestan que en tiempo que se realizó el inventario en la institución, se agotaron las etiquetas de identificación de inventario, por lo cual aunque los equipos se encuentran debidamente inventariados, algunos están pendientes por imposición de etiquetas.

EQUIPOS DE CÓMPUTO QUE SE ENCUENTRAN EN

BODEGA DE REPARACION O PARA BAJA

N° EQUIPO MARCA MODELO SERIE

1 CPU LENOVO A15 LKLHBLG

2 CPU HP HP PRODEST 400G1SFF NO REGISTRA

3 CPU HP HP CPMPANY8100 ELITE SMALL FROM FACTOR

MXL03524HS

156 MONITOR HP HP V193B MONITOR

3CQ52725Y5 SS-0059

ÁR

EA

DE

TE

RA

PIA

S

157 TORRE JANUS MS-7A15 DEFAUL STRING SS-0060

158 MONITOR HP HPLE200W CHINA LETRAS SS-0096

159 TORRE HG A58ML NONE SS-0097

160 MONITOR JANUS N1812LED HWAL8Z0139222123 SS-0094

161 TORRE ACER VERITON X2631G

DTVKBAL012447011AF9600

SS-0095

162 MONITOR SS-0055

163 TORRE SAMSUNG S19C150F SZXTMH4LD6013716 SS-0056

164 MONITOR HP HPLV1911MONITOR

6CM4202QRD SS-0057

165 TORRE JANUS MS-7A15 DEFAULT STRING SS-0058

166 IMPRESORA

HP HP LASER JET PROV1FPM127FR

NR

167 IMPRESORA LASERT

Hewlett-Packard

107W CNB3M47-CH3 SS-0003

CITOLOGIA 168 MONITOR HP

HP V193B MONITOR

3CQ5271DFP NR


MXL5421K9G NR




4 CPU LENOVO A15 LKLGBFT

5 CPU COMPAQ NO RESGISTRA CND8041LCS

6 CPU LG NO RESGISTRA NO REGISTRA

7 CPU COMPAQ COMPAQ SR5225LA MXX7500H2K

8 CPU, NO REGISTRA MARCA

PSN-355PC AJ2003292000043

9 CPU COMPUMAX NO RESGISTRA 73000398NFAB

10 CPU JANUS NO RESGISTRA NO RESGISTRA

11 CPU COMPUMAX ATX-750W 72501436NFAD

12 CPU ARGOM NO RESGISTRA NO RESGISTRA

13 UPS POWER BACK POWER BLACK 600 *317CO5197*

14 UPS BLAZER NO REGISTRA *6110300677*

15 UPS NICOMAR MICRONET750 *EL4114A01078*

16 UPS UNITEC JNP-U650 NO REGISTRA

17 UPS UNITEC NO REGISTRA NO REGISTRA

18 UPS UNITEC NO REGISTRA NO REGISTRA

19 REGULADOR DE ENERGIA

COMPUTER NO REGISTRA NO REGISTRA


ARTELECTRO NO REGISTRA NO REGISTRA


MAGOM NO REGISTRA NO REGISTRA


ENERGEX VGD-1000L N/A

En la vigencia 2019 no se dio equipos de baja, sin embargo, se genera inventario de equipos que están en proceso de baja esperando acto administrativo, se anexa listado Es el informe:

JORGE E. KUARAN CABRERA Jefe Oficina de Control Interno

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