INFORME SOBRE ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS.

ELABORADO POR:

MONICA LOPEZ

KELLIS PALACIOS

JUAN PABLOACEVEDO

ESMERALDA ARDILA

YESENIA CARO

VIVIANA PINZON

CONTABILIDAD Y FINANZAS

SENA

CHIA

INFORME SOBRE ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL AREA FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Archivo activo vigente activo que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece son fuentes de complemento de los archivos centrales, provinciales y municipales. El archivo administrativo también se le llama archivo vivo.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

Permanentes o Maestros: estos contienen información n que varía poco. En algunos casos es preciso actualizarlosPeriódicamente.

De Movimiento: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos; alta, baja y modificaciones.

De Maniobra o de Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilización como auxiliares de los anteriores.

TIPOS DE ARCHIVOS

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función:

SEGÚN SU FUNCIÓN:

Se define por:A Archivos permanentes:Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo se dividen en:

Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de varia frecuencia de variación en el tiempo.

De situación: son todos que en cada momento tienen información actualizada. Históricos: contienen información acumulada a lo largo del tiempo de

archivos que han sufrido procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b. Archivos de movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algunos campos comunes en sus registros con aquellos, para el proceso de las modificaciones experimentados por los mismos.

c. Archivos de Maniobra o Transitorio

Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al crear el mismo.

SEGÚN SUS ELEMENTOS

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada: una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.

Archivo de Salida: una colección de información visualizada por la computadora.

Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

Archivos de Movimiento o Transacciones: son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes),y contienen algunos campos comunes en sus registros con aquellos para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

Archivos de Maniobra o Transitorios: son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

ACCESO A LOS ARCHIVOS

Se refiere al método utilizado para acceder a los registros de un archivo prescindiendo de su organización. Existen distintas formas de acceder a los datos:

Secuenciales; los registros se leen desde el principio hasta el final del archivo, de tal forma que para leer un registro se leen todos los que preceden.Directo; cada registro puede leerse/ escribirse de forma directa solo con expresar su dirección en el fichero por el numero relativo del registro o por transformaciones de la clave del registro en el numero relativo del registro a acceder.

Por índice: se accede directamente a los archivos del registro, por su clave mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la clave y la dirección relativa de cada registro, y posterior acceso directo al registro.Dinámico; es cuando se accede a los archivos en cualquiera de los modos anteriormente citados.

La elección del método está directamente relacionada con la estructura de los registros del archivo y del soporte utilizado.

CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS ARCHIVOS

-Nombre y extensión: cada archivo se identifica por un nombre (que debería indicar su contenido) y por una extensión (algunas veces opcional) que suele identificar el tipo de archivo.-El nombre de los archivos permite normalmente hasta 256 caracteres mientras que la extensión consta de 3 o 5 caracteres.

-los archivos tienen un tamaño que se mide en bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes,…y que depende de la cantidad de datos que contenga.

-los archivos pueden contener diferentes tipos de información: archivos de texto, de imagen, de audio, de video, etc. -los archivos se organizan en carpetas (directorios) y subcarpetas(subdirectorios)De forma jerárquica.

-No pueden haber 2 archivos con el mismo nombre(y extensión) en la misma carpeta.

-Nautilos es la aplicación del sistema que nos permite organizar nuestros ficheros.

-Otra forma de manipular archivos y carpetas es a través de su menú contextual obtenido, pulsando con el botón derecho del ratón sobre el archivo o carpeta.

-Guadalinex-edu es un sistema operativo multiusuario, por lo que dispondremos de una carpeta en / home por cada usuario que inicie sesión en el sistema.

SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE UN ARCHIVO

Los archivos se seleccionaran de acuerdo a los siguientes criterios:

Organización de archivos

1. Los documentos se clasificaran respetando la procedencia del documento.

2. Los documentos se ordenan respetando el orden cronológico, numérico y alfabético.

3. Los documentos se clasificaran y ordenaran en series documentales.4. Los archivos de oficina se clasificaran de acuerdo a la estructura que

generan los documentos.5. Los archivos centrales se clasificaran siguiendo el principio de procedencia.6. Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo

para ser dispuesto a su inmediata consulta.6.1 los archivos se forman en cada unidad administrativa en archivos,

principales y auxiliares.6.2 Los archivos principales se constituyen con documentos que tratan

de asuntos, de personas o de temas al agrupa los documentos referentes entre sí.

6.3 Las instituciones establecen el sistema de clasificación de los archivos, en base a las actividades que cumple cada unidad archivística, lo que permite la localización inmediata de la información para servicio a la institución y al usuario.

6.4 Los archivos auxiliares se constituyen con copias de los documentos creados por la institución, estos se organizan de forma numérica, cronológica o alfabética a nivel orgánico-estructural.

Cada expediente inicia su formación y finaliza así:

Documentos que inicia el trámite. Anexos y /o antecedentes (si los hay). Toda la documentación que se genera en el proceso.

Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitar el acceso a la formación.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL EN LAS AREAS FINANCIERAS Y CONTABLES DE LA EMPRESA.

OBJETIVOS: Contribuir a la solución de los interrogantes y consultas de las empresas en el ámbito archivístico.

RESPONDER a las necesidades de consulta, asesoría y orientación que requieren las empresas en cuanto a los sistemas de gestión de la información, la documentación y el archivo, de igual manera su importancia, su aplicación y posterior administración para el buen desempeño de la entidad o empresa.

Desarrollar un ambiente de carácter pedagógico para la formación de una cultura archivística con apoyo de los recursos humanos y técnicos del Ambiente de Gestión Administrativa y de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).

Generar un ambiente de trabajo inter y multidisciplinario entre las directivas dela institución Educativa y todas las áreas que potencien la experiencia, infraestructura y recursos fomentando los procesos de potencia, investigación y buen servicio.La gestión eficiente del conocimiento necesita de mecanismos que propicien la organización de la información y el conocimiento, los archivos forman parte de esos mecanismos, en los archivos se guarda o registra la historia de una organización y su estudio permite hacer predicciones para el futuro.Es importante recordar que un proceso de gestión del conocimiento no solo debe tener en cuenta la recolección y estructuración del conocimiento tácito, es importante la conversión del conocimiento explícito en un proceso cíclico que no termina y viceversa. Es por ello que en muchas organizaciones que pretenden implantar sistemas que permitan gestionar el conocimiento eficientemente, los archivos se automatizan, mediante la utilización de bases de datos, donde se registra la historia dela organización.

MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACION FRENTE A LAS AYUDAS DE LA TECNOLOGIA, EL INTERNET, REDES SOCIALES, CORREOS ELECTRONICOS Y AL ACCESO DE LA INFORMACION DISPONIBLE.

EL ARCHIVO COMO SISTEMA DE INFORMACION

El tema de la teoría general de sistemas es un punto determinante para comprender es necesario recordar que se entiende como por un sistema definición que integra tres elementos básicos:

1. Grupo de partes o elementos que bien pueden tratarse de entidades o unidades o actividades para nuestro caso son cada una de la s dependencias que conforman la organización, además de los procesos inherentes al ciclo de vida de los documentos, desde su producción hasta su destino final.

2. Las relaciones que cada uno de estos tiene y la influencia con los elementos de las otras áreas.

3. En un fin específico o metas comunes que se pretenden alcanzar con este conjunto de actividades y sus interrelaciones ¿porque un sistema de información? porque es el elemento más importante del sistema de información y unidad de información es autosuficiente; debe apoyarse en otras áreas del sistema.ENTRADA: Documentos producidos al interior, documentos recibidos del exterior.PROCESO: Seguimiento y control de documentos en trámite dentro de la gestión administrativa.Salida respuesta al usuario interno y externo, archivo de documentos activos.

CORREOS ELECTRONICOS

Tiene relación con el recibo de información o producción de un documento cuando sea necesario conservase. En medida que las redes se popularicen y cubran muchos lugares, la información seguramente será intercambiada en gran parte de forma electrónicamente. El correo electrónicamente permite reproducir en pantalla de computador cualquier información que previamente se ha

colocado impresa en una lectura electrónica. Permite la transferencia, en cuestión de segundos, de mensajes, de documentos, memorandos, oficios y preliminares

almacenándolos en un lugar y permitiendo su extracción y reproducción en forma de copia a distancia. el programa permite comprobar si realmente, llego el mensaje enviados y recibidos, su funcionalidad a permitido incrementar la productividad y eficiencia laboral agilizando actividades y mejorando todos los tipos de procesos que involucran información clave.

REDES SOCIALES

Las grandes instituciones que funcionan con grandes redes o sucursales podrían pensar en la instalación de redes, de manera que puedan compartir sus recursos de información. Algo así como desconcentrar la función del archivo y la correspondencia mediante una interconexión del archivo central y las demás sedes las cuales deberán agruparse por zonas, cada una de las cuales ejercerá las funciones del archivo de recibo ,despacho, y archivo de los documentos , todas interconectadas entre sí.

Esta nueva solución debe asegurar la modificación en el tramite y la consulta desde cualquier punto de acceso a la red de usuarios, de manera que refleje el verdadero tramite físico del documento sin la necesidad de pasar por una oficina central que tramite físico del documento.