INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

JEFE DE CONTROL

INTERNO,

O QUIEN HAGA SUS

VECES:

LIZETH PAOLA MENESES ZAMBRANO

PERÍODO EVALUADO: Marzo a Junio de 2019

FECHA DE ELABORACIÓN: Junio de 2019

De conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 9 de la Ley 1474 del 2011, la Oficina de Control Interno y Gestión presenta el informe sobre el estado del Sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga correspondiente al periodo marzo-junio de 2019. En marco del desarrollo de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y gestión – MIPG, establecido por el Decreto Nacional 1499 de 2017, se adelantó en la Dirección de Transito de Bucaramanga - DTB, el autodiagnóstico, aplicado en mesas de trabajo con el equipo que realiza actividades en el marco de las dimensiones (Talento Humano, Direccionamiento estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados, Evaluación de Resultados, Control Interno Gestión de la Información y la Comunicación y Gestión del Conocimiento y la Innovación) en las que se recopilo información relacionada con el estado de la implementación de las diferentes políticas de gestión y desempeño institucional que aplican a las entidades públicas y se consolidan en el MIPG ; el seguimiento pormenorizado por parte de la Oficina de Control Interno, se enmarca en los postulados del MIPG, sus siete (7) dimensiones, de las cuales hace parte el control interno, las políticas definidas para cada dimensión, y las tres (3) líneas de defensa de que trata este Modelo.

El presente informe se continúa presentando bajo la estructura del Modelo MECI, enfocado en la dimensión de control interno dentro del MIPG, en línea con las buenas prácticas que referencia el Modelo COSO, y actualizado en un esquema de cinco (5) componentes: 1. Ambiente de Control; 2. Evaluación del Riesgo; 3. Actividades de Control; 4. Información y Comunicación; 5. Actividades de Monitoreo. De acuerdo con lo previsto en el Decreto 648 y 1499 de 2017, la entidad actualizó los actos administrativos relacionados con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, mediante Resolución 239 del 25 de Junio 2018, se integró el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el cual será el encargado de orientar la implementación y operación del modelo integrado de Planeación y Gestión MIPG.

1. AMBIENTE DE CONTROL

Este componente demuestra primordialmente el compromiso y liderazgo de la Entidad, estableciendo lineamientos que fortalecen el ambiente de control; por tal razón se tiene como evidencia en su amplia gestión que la entidad cuenta con un Código de ética que formula los principios y valores adoptados al interior de la entidad, adoptado mediante acto administrativo No.171A del 07 de abril de 2017, en el cual se formulan (5) principios y (4) valores Institucionales. Los valores institucionales se difunden en la entidad a través de campañas y programas de inducción y re inducción, lideradas por parte de la oficina de Talento Humano.

PRINCIPIOS: Se refieren a las normas o ideas fundamentales que adopta la institución para que guíen y

orienten la conducta organizacional.

VALORES: Conductas o normas consideradas como deseables en una comunidad, cualidades de todos los servidores públicos o particulares con funciones públicas para acondicionar el modelo de servicio.

Estilo Liderazgo Alta Dirección: Frente al estilo de liderazgo de la Alta Dirección, se encuentran dados en la planeación estratégica para las vigencias 2018/2019, el cual contiene los propósitos y objetivos Institucionales de largo plazo, metas y prioridades a mediano plazo y las estrategias y líneas generales de política que orientan las actividades del Gobierno Municipal en materia Vial definidos para cada periodo de un Gobierno Municipal. En cuanto al cumplimiento de las funciones de supervisión del desempeño del Sistema de Control Interno, y de identificación de mejoras que se requieran, en desarrollo del componente No. 5 “Actividades de Monitoreo o Supervisión continua”, se presentan seguimientos y auditorias de la Oficina de Control Interno, y los informes y resultados, los cuales contienen las recomendaciones y sugerencias en relación con algunas mejoraras y ajustes que se consideran pertinentes. Se resalta la gestión adelantada por la Alta Dirección en la búsqueda y consecución de recursos de inversión para el mejoramiento de las políticas institucionales que le competen, así mismo se ha venido realizando un trabajo de planeación estratégica para el desarrollo de los siguientes proyectos: Mejoramiento y Fortalecimiento de la Capacidad Institucional para el Desarrollo de Políticas institucionales con el objetivo de cumplir con los retos del Plan Municipal de Desarrollo 2016-2019, mejorando la oportunidad en la prestación de los servicios y ampliando la cobertura a nivel local a través del fortalecimiento de la capacidad institucional, Mejoramiento de las Políticas institucionales a través de las Tecnologías de Información TICS con el objetivo de actualizar y mejorar los procedimientos y recursos empleados en la investigación, formulación y difusión de políticas institucionales de aplicabilidad para la entidad y sus servidores públicos.

Dimensión de Gestión Estratégica del Talento Humano

La Gestión del Talento Humano de forma estratégica hacia el logro de los objetivos de la Entidad, de que trata esta dimensión, se enmarca en el desarrollo del Proceso de Gestión del Talento Humano, el cual ha

permitido ejecutar los programas de capacitación, bienestar e incentivos y seguridad y salud en el trabajo conformado con los planes: Institucional de capacitación 2018-2019 y Plan Estratégico del Talento Humano (PETH), acorde con las necesidades de los servidores públicos. En este periodo evaluado se presentan avances en la implementación de los lineamientos de MIPG en cuanto a una Planeación estratégica del Talento Humano, considerando la normatividad correspondiente, y la adecuada articulación de los planes asociados, todo encaminado al logro de los objetivos institucionales: Capacitaciones: Se ejecutaron diferentes actividades de capacitación relacionadas con accidentología y Criminalística para el Levantamiento de accidentes-trabajo de campo, Reinducción Accidentalidad, Diligenciamiento y levantamiento IPAT, Políticas Contables: Beneficios para los empleados, Operación Técnica de Vehículos Necromovil, Radar de Velocidad, Manejo de interpretación de evidencias, Comprenderás Electrónicas, Reinducción Unificación de Criterios Técnicos y Legales en Procedimiento de Levantamiento de Accidentes de Tránsito con daños materiales y lesionados, Articulación de Gestión Documental con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), Póliza de Vida Grupo, Nuevo Sistema Misional Inspecciones, Accidentalidad Vial, Implicaciones PESV, Control Interno Contable en el Nuevo Marco Normativo NICSP-Manual de Procedimientos, Inducción-Reinducción-Socialización Código de Ética-PESV-SGSST, Responsabilidad Civil y Penal en Riesgos Laborales, Multas y Sanciones. Fundamentos del Régimen Disciplinario de los servidores públicos, Inspección Técnica de Cadáver, Colpensiones, Curso Virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG Módulo de Fundamentos Generales, Acoso Laboral y Comité de Convivencia, Atención al Cliente, Levantamiento de Accidentes de Tránsito con muerto, Código de Integridad. El PIC está diseñado teniendo en cuenta la estructura y metodología que propone el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), se viene llevando a cabo de acuerdo al cronograma establecido con sus respectivas evidencias de asistencia. Este documento responde a las necesidades de capacitación de los servidores públicos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga y el desarrollo del mismo satisfaciendo dichas necesidades, teniendo en cuenta el desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios. En el diagnóstico de las necesidades de capacitación, se debe tener en cuenta no solo la encuesta a las dependencias a través del formato de necesidades sino también en lo plasmado en el Comité del Plan Institucional de Capacitación PIC. Programa De Bienestar Social: Con base en lo establecido en el Plan de Bienestar Social Laboral vigencia 2019, se programaron diez (10) actividades:

N° Actividades de Bienestar Tipo de Actividad

Frecuencia de la Actividad

1 Celebración día de la mujer Social Laboral Una vez al Año

2 Día del Agente de Tránsito Social Laboral Una vez al Año

3 Día de la secretaria Social Laboral Una vez al Año

4 Celebración Cumpleaños Social Laboral Una vez al Mes

5 Día de los niños Familiar Una vez al Año

6 Jornada Lúdico Deportiva Familiar-Física Una vez al Año

7 Cierre de Vigencia Social Laboral Una vez al Año

8 Actividad de Vida Saludable (riesgo cardiovascular) Física Trimestral

9 Actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo Mental y Física Mensuales

10 Celebraciones espirituales en actos protocolarios Espiritual Una vez al Mes

1. Celebración Día de la Mujer 2. Celebración Día del Agente de Tránsito

3. Celebración Día de la secretaria 4. Cumpleaños Funcionarios del mes

¡Feliz Cumpleaños!Que tu día esté lleno de sorpresas

Mes de Mayo

Nombre Día

Mayra Alejandra Duran Lora 1

Magdalena Hernández Arguello

José Severo Aguilar Agudelo

2

3

Noralba Leal Camargo 5

Daladier Galván Ramírez 11

María Teresa Garzón Flórez 13

Marco Antonio Niño Ortiz 14

Carlos Alberto Sánchez Pimentel

Norberto Castellanos Fernández

16

16

Emiro Luna Luna 20

Nombre Día

Álvaro Flórez Rojas 21

Luis Jiménez Marín 21

Nelson Adán Vega Quiroz 24

Nixon Ricardo González 25

Hermes Higuera Sierra 28

Alirio Amador Suan 29

Diana Marcela Gómez Arias 30

Carlos Alberto León Castro

Hilarión Suarez Cuevas

31

31

¡

Nombre Día

Sandra Jhoana Ortiz Currea 1

Ario Anselmo Rangel Álvarez 1

María Patricia Ballesteros Camaro 2

Gilberto Neira Pereira 3

Sthefani hasbon luna 5

Santiago Celis Martínez 6

Edgar Cordero Díaz 13

Janio Alcides Rojas Rubiano 15

Eliberto Mantilla Fonseca 15

Miguel Angel Gómez Forero 18

Orlando Ojeda Patiño 18

Jorge Alberto Pérez Jiménez 20

Nombre Día

Elcy Leonor Díaz Oñate 21

William Martín Corredor Montagut 21

Rigoberto Pacheco García 25

Marta Eugenia García Osma 26

Hervin Peña Cobos 26

Edward Giovanni Jaimes Pinilla 26

Raúl Álvarez Hernández 27

José Nilson Rueda Becerra 27

Jaime Celis Rodríguez

Edward Navarro Torres

29

30

Juan Pablo Ruiz González 30

5. Celebración Espiritual: Se realizó la celebración eucarística los primeros viernes del mes de marzo, abril, mayo y junio.

1. Celebración de los Cumpleaños de Enero a junio de 2019 con el apoyo de la Caja Santandereana de Subsidio familiar CAJASAN para los funcionarios de la Entidad.

Cumplimiento del Programa de Incentivos: El grupo de talento humano de la entidad está dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución 292 del 11 de mayo de 2015 por medio del cual “adoptó el Plan de incentivos pecuniarios y no pecuniarios de la entidad. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud En El Trabajo de la DTB: La Dirección de Transito Bucaramanga comprometida con el cambio y desde la Oficina de Seguridad y salud en el trabajo se dio inició al diseño e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad de Salud en el Trabajo de acuerdo a la Ley 1562 de 2012 y Decreto 1072 de 2015, documentos que se encuentran parametrizados en la herramienta tecnológica GOOGLE DRIVE de la entidad. Diseñó e implementación y actualización de los siguientes programas protocolos y formatos: Matriz de requisitos legales, programa de reintegro laboral, Procedimiento para prevención de riesgo público en actividades de control vehicular, actualización Matriz de peligros y riesgos laborales, Formato información de visitantes, Política integral para la prevención y atención del consumo de sustancias psicoactivas, Plan de trabajo, Política Sistema Integrado de Gestión, Actualización Matriz de Peligros Oficina Ponal, Formato inspección ergonómica puesto de trabajo, Formato síntomas de desordenmuscoesqueletico, Sistema de Vigilancia Epidemiológico de factor de riesgo auditivo por exposición de ruido, Consentimiento informado para el servicio de consultoría psicológica, Entrevista psicológica, Sistema de Vigilancia Epidemiológico de factor de riesgo cardiovascular, Del Programa de Riesgo Psicosocial: Entrevista Psicológica, Consentimiento Informado, Visita Domiciliaria, Programa de Prevención de Exposición al Ruido.

Instructivo para la realización de actividades deportivas y culturales. Se desarrollaron las siguientes capacitaciones durante el periodo: Reinducción en Seguridad y Salud en el Trabajo, Pausas Activas, Capacitación al grupo de señalización sobre el manejo de cargas y uso de elementos de protección personal y socialización de la política convivencia laboral buen trato y prevención del acoso laboral, Capacitación a Brigadistas de primeros auxilios sobre el uso y manejo del desfibrilador automático DEA, Capacitación sobre prevención del acoso laboral a los oficiales y agentes de la compañías A y B, Capacitación con la ARL positiva sobre actualización legal y gestión digital estándares GS-SST, Actualización estándares SG-SST Res.312 de 2019, Taller sobre Responsabilidad civil y penal en riesgos laborales multas y sanciones, Capacitación sobre Higiene postural y pausas activas a los agentes de tránsito, Capacitación a subcomandante, oficiales sobre el procedimiento para la prevención del riesgo público en actividades de control vial.

Inducción Contratistas Nuevos

Capacitación en Autocuidado y Pausas Activas Personal Operativo

Capacitación en Autocuidado, uso adecuando de EPP y Pausas Activas Personal Operativo compañía B.

Capacitación en Autocuidado, uso adecuando de EPP y Pausas Activas Personal de archivo y Socialización Política

Convivencia Laboral, Buen Trato y Prevención del Acoso Laboral.30

Pausas Activas Ergonómicas

Capacitación sobre estilos de vida saludable para la prevención del Capacitación sobre el manejo de productos químicos

riesgo Cardiovascular

Capacitación sobre el control de incendios con los bomberos de Bucaramanga.

Capacitación en Prevención Auditiva

Estilos de Vida Saludables

Prevención Acoso Laboral-Abogada ARL Positiva

Charla Alimentación Saludable: Riesgo Cardiovascular

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL 1 DE ENERO AL 30 DE JUNIO 2019

Ejecución presupuestal: El presupuesto aprobado para la Dirección de Transito de Bucaramanga en la

vigencia fiscal 2019, fue de TREINTA Y SEIS MIL CUATROCIENTOS CUARENTA Y TRES MILLONES

CUATROCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL CUATROCIENTOS OCHENTA Y TRES PESOS MCTE.

($36.443.435.483,00), es importante aclarar que en el mes de Mayo, se realizó Reducción al presupuesto

de la vigencia, con base en lo dispuesto en el Acuerdo del Consejo Directivo No. 003 del 25 de Abril de 2019

“POR MEDIO DEL CUAL SE EFECTUA UNA MODIFICACION AL ACUERDO DE CONSEJO DIRECTIVO No. 007 DEL 13 DE

SEPTIEMBRE DE 2018 POR MEDIO DEL CUAL SE FIJA EL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS DE LA DIRECCION DE

TRANSITO DEL MUNICIPIO DE BUCARAMANGA VIGENCIA FISCAL DEL 1º. DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019”, toda

vez que mediante Acta de Consejo Directivo 007 del 13 de septiembre de 2018, se aprobó incluir en el

presupuesto de rentas y gastos vigencia 2019, recursos del balance por valor de MIL MILLONES DE PESOS

MCTE. ($1.000.000.000), 50% correspondiente a fortalecimiento de la información y 50% restante para el

PIZ, los cuales no fueron generados al hacer el cierre financiero de la vigencia 2018, por lo tanto se hizo

necesario reducir el presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia 2019 en ese valor para no causar

compromisos; así las cosas el presupuesto definitivo para la Vigencia 2019 es de TREINTA Y CINCO MIL

CUATROCIENTOS CUARENTA Y TRES MILLONES CUATROCIENTOS TREINTA Y CINCO MIL

CUATROCIENTOS OCHENTA Y TRES PESOS MCTE ($35.443.435.483,oo).

El primer semestre de 2019 la ejecución presupuestal de Ingresos registró un valor de DIECISÉIS MIL

QUINIENTOS CINCO MILLONES DOSCIENTOS SESENTA Y UN MIL SEISCIENTOS OCHO PESOS

MCTE. ($16.505.261.608,00).

Nombre Rubro 2019

Presupuesto Definitivo

RECAUDO 1ER. SEMESTRE

% Ejec. Rec.

INGRESOS $ 35,443,435,483 $ 16,505,261,608 46.57%

INGRESOS NO TRIBUTARIOS $ 27,577,434,638 $ 13,114,395,235 47.55%

Tasas, Tarifas y Derechos $ 21,195,609,051 $ 10,393,930,755 49.04%

Tasas - Arrendamientos $ 63,158,355 $ 0 0.00%

Otras Multas y Sanciones $ 3,790,519,020 $ 1,588,782,015 41.91%

Otros ingresos $ 2,528,148,213 $ 1,131,682,465 44.76%

TRANSFERENCIAS Y APORTES $ 0 $ 0 0.00%

Aporte recibido del gobierno Nal. $ 0 $ 0 0.00%

Aportes recibido de gobierno Mpal. $ 0 $ 0 0.00%

RECURSOS DE CAPITAL $ 7,866,000,845 $ 3,390,866,373 43.11%

Crédito interno $ 0 $ 0 0.00%

Rendimientos financieros $ 262,226,425 $ 41,472,873 15.82%

Recuperación de cartera $ 7,603,774,421 $ 3,349,393,500 44.05%

Reintegros $ 0 $ 0 0.00%

Otros recursos de capital $ 0 $ 0 0.00%

2019

Nombre Rubro Ppto Definitivo. Disponibilidad

Acumulada

Compromisos Acumulados 1er.

Semestre

% Ejec. Comp.

PRESUPUESTO DE GASTOS $35,443,435,483 $20,912,412,168 $17,505,091,111 49.39%

PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

$27,886,145,208 $15,848,676,114 $14,501,006,218 52.00%

GASTOS DE PERSONAL $17,942,369,668 $8,995,095,173 $8,943,677,872 49.85%

GASTOS GENERALES $4,897,854,663 $3,545,240,917 $2,958,024,864 60.39%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES $3,218,626,044 $1,486,248,525 $1,166,248,525 36.23%

OTROS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

$1,827,294,833 $1,822,091,499 $1,433,054,957 78.42%

SERVICIO DE LA DEUDA PUBLICA

$0 $0 $0 0.00%

DEUDA PUBLICA INTERNA $0 $0 $0 0.00%

GASTOS DE INVERSION $7,557,290,275 $5,063,736,054 $3,004,084,893 39.75%

SECTOR TRANSPORTE $7,557,290,275 $5,063,736,054 $3,004,084,893 39.75%

Dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación

En cumplimiento del Procedimiento formulación, seguimiento y evaluación de planes de acción V.06, - PR-DIR-001, la Oficina Asesora de Planeación asesoró la formulación de los planes de acción mediante mesas de trabajo con cada uno de los 7 líderes de dependencia y sus coordinadores de grupo de trabajo, los cuales consolidó en el Plan de Acción Institucional 2019 que fue publicado en la página web de la Dirección Tránsito de Bucaramanga cumpliendo los términos establecidos en la Ley 1474 de 2011, Además se realizó el seguimiento, calificación y socialización del mismo, el cual fue enviado a la Oficina de Control Interno y Gestión para la correspondiente evaluación, El seguimiento al Plan de acción Institucional se realiza de forma trimestral, por tanto el avance reportado por cada una de las dependencias y su respectivo seguimiento se consolidó en el Avance de Plan de Acción Institucional II Trimestre de 2019 del cual es importante aclarar que con base en el Comité de Gestión y desempeño institucional, donde se aprobó que serían ajustadas las metas que se ven afectadas por los cambios en los procesos y procedimiento implementados con el Sistema Misional MOVILIZA y que con base en la mesa de trabajo con las áreas afectadas por dichos cambios, fueron estas de común acuerdo entre la oficina gestora y la oficina de planeación ajustadas, y posteriormente reportadas en el respectivo formato en excel de avance del Plan de Acción Institucional II Trimestre de 2019 a la oficina de Control Interno y Gestión. La Oficina Asesora de Planeación ha venido coordinado las actividades para la implementación de las directrices administrativas en marco del Modelo Integral de Planeación, establecido en el Decreto Nacional 1499 de 2017. Orientando las actividades del plan de trabajo para la actualización de cada una de las dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en 65 actividades establecidas en el Plan de Acción, tales como: Actividades periódicas para la formulación de los Planes de Acción vigencia 2019, requeridos en el Decreto Nacional 612 de 2018, productos del MIPG, como: Plan Institucional de Archivos de la Entidad –PINAR 2019: Orienta la organización de los archivos de la entidad (Gestión, Central, Histórico), Plan Anual de Vacantes 2019: Programación de los empleos de planta para proveer por vacancia, Plan de Previsión de Recursos Humanos 2019: Establece las formas de provisión de los empleos y la identificación de vacancias a proveer, Plan Estratégico de Talento Humano 2019: Determina los lineamientos estratégicos establecidos en la dimensión de talento humano de MIPG, que comprende Bienestar, capacitación, desarrollo y evaluación, Plan Institucional de Capacitación 2019: Mecanismo por el cual se establecen y definen los temas de capacitación y formación programados a ejecutar en la vigencia, Plan de Incentivos Institucionales 2019: Establece los beneficios programados para el bienestar de los funcionarios de carrera, Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo 2019: Orienta las actividades establecidas para aplicar en materia de seguridad industrial, vial y salud en el trabajo. Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETI 2019: Establece los lineamientos en materia de planeación tecnológica aplicable por la DTB, en relación con los dos componentes de Gobierno Digital.( Tic para el Estado – Tic para la sociedad), Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información 2019: Determina los lineamientos aplicables a los riesgos en materia de seguridad de la información institucional, integrado en el PETI, Plan de Seguridad y Privacidad de la Información 2019: establece las medidas propuestas que se aplicaran en materia de seguridad de la información institucional, integrado en el PETI. Por otra parte, se asesoran y desarrollan actividades permanentes como: Seguimiento Trimestral al Plan de

Acción, Empoderamiento de la Plataforma Estratégica Institucional, Medición y análisis de indicadores de

gestión, Desarrollo de Comités de gestión de Desempeño, Ejecución del Plan Anual de Adquisiciones 2019,

Ejecución del Plan Anticorrupción de Atención al Ciudadano 2019, Formulación de Mapas de Riesgo por

procesos e institucional 2019, Código de Integridad, Implementación del SIGEP, Página Web con

lineamientos de la Ley 1712 de 2014, Tablas de Retención actualizadas empoderadas e implementadas,

Operatividad del Sistema Integrado de Gestión, Revisión y documentación de procedimientos, Designación

de líderes de proceso, Operatividad del comité de Conciliaciones, Plan de gestión del conocimiento,

Operatividad del Comité de Control Interno, Designación de las líneas de defensa, Código de ética del

auditor, Implementación de los Componentes del Sistema de Control Interno, Normograma de procesos,

Programa de revisión y trabajo de productos MIPG.

En el tema de indicadores la oficina asesora de Planeación, que hacen parte de procesos estratégicos, tienen frecuencia trimestral y anual: Cumplimiento Planes de Acción: De los 7 Planes de Acción consolidados por la oficina asesora de Planeación reportados por cada dependencia de la entidad, los 7 cumplen con una calificación por encima del 70% para el periodo estudiado a corte de 30 de junio de 2019, conforme al reporte en las actividades programadas de acuerdo al cronograma establecido. Cumplimiento de Proyectos de Inversión: Para el año 2019, se inscribieron 10 proyectos de Inversión en el Banco de Proyectos de Inversión de la Secretaría de Planeación Municipal, los cuales se encuentran ejecutando las actividades proyectadas, con cumplimiento de las metas a 30 de junio de 2019. Durante la vigencia 2019, se ha continuado realizando las actividades establecidas en el Plan de trabajo de implementación, al cual se le adelantan seguimientos del avance entre la línea base, el avance a diciembre 31 de 2018 y seguimiento a junio 30 de 2019. Con base en los datos del seguimiento al Avance de las actividades del plan de trabajo institucional de la implementación del MIPG, a junio de 2019 alcanzó un promedio del 79%, el cual en la línea base inicial de la evaluación su resultado inicial fue del 55%, identificándose que entre la línea base y a junio de la vigencia presenta un avance del 24% en la implementación del Plan de Acción MIPG.

Dimensión de gestión con valores para resultados

Durante este cuatrimestre evaluado, se observa permanente desarrollo de las actividades, en ejecución del Plan de acción – 2019, el cual Los líderes de los procesos se encargan de consolidar y gestionar los planes de acción de las dependencias que componen cada proceso, así mismo Cada líder de proceso presenta a la oficina de planeación trimestralmente un informe de gestión de los resultados obtenidos en las actividades programadas.

2. GESTION DE RIESGOS INSTITUCIONAL

Descripción General del Mapa de Riesgos y Plan de Manejo Adoptado Por La Entidad:

La Oficina Asesora de Planeación realizo asesoría y acompañamiento a los procesos para la elaboración de los (7) siete Mapas de Riesgos por procesos Vigencia 2019: Control Vial, Registro de la Información, Centro de Diagnóstico Automotor CDA, Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Gestión de la Información TICS. Los cuales se encuentran publicados en la herramienta tecnológica Google Drive y en la página Web de la entidad. Se identificaron veinticuatro (24) riesgos de corrupción, dentro de los siete mapas de riesgos de corrupción para la presente vigencia. Es importante resaltar que la implementación de la norma ISO 9001:2015 modificó la estructura por procesos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en busca de una mayor funcionalidad, es por esto, que la entidad pasó de tener 19 procesos a 13 procesos. Se dio cumplimiento al Artículo 74° del Estatuto Anticorrupción con la publicación del plan de acción y plan de adquisiciones en la página Web de la entidad vigencia 2019. La entidad debe diseñar programas, que permitan fortalecer la creación de una cultura organizacional.

Dar cumplimiento al procedimiento de inducción y reinducción a los contratistas. Los funcionarios de la entidad deben asistir a las capacitaciones programadas de acuerdo al Plan Integral de Capacitación. Realizar el seguimiento a los riesgos y aplicar los correctivos donde se evidencia la debilidad, se sugiere revisar los riesgos de cada proceso, teniendo en cuenta la “guía para la administración del riesgo de gestión, corrupción y seguridad digital y diseño de controles en entidades públicas”. Emitir lineamientos para el tratamiento y manejo y seguimiento a los riesgos que afectan el logro de los objetivos institucionales. La alta Dirección a través de los comités deberá monitorear y revisar el cumplimiento de los objetivos a través de una adecuada gestión de riesgos con relación a los cambios realizados en el Direccionamiento estratégico y como estos puedan generar nuevos riesgos o modificar los que ya se encuentran identificados.

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

Conforme lo establece en MIPG, la entidad cuenta con políticas de operación definidas e implementadas, las cuales contienen el manejo de los riesgos que eventualmente puedan afectar el logro de objetivos y el cumplimiento de la misión institucional, por tal razón se tiene formulada una política de administración del riesgo, el cual se encuentra en proceso de actualización.

Se adoptó un modelo operativo por procesos para los sistemas de gestión y control implementados por la entidad, cumpliendo los objetivos y políticas de calidad establecidos y a su vez a la ejecución de la misión y visión institucional. Se evidenció que cada proceso cuenta con una caracterización, procedimientos, formatos, instructivos, guías, manuales, a los cuales se les han realizado mejoras y actualizaciones permanentes, con el propósito de mantener el sistema bajo los principios de eficiencia y efectividad. El mapa de procesos se redefinió, evaluó y analizo la interacción de los procesos. Debido a la implementación de la norma ISO 9001:2015, se modificó la estructura por procesos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en busca de una mayor funcionalidad, es por esto, que la entidad pasó de tener 19 procesos a 13, distribuidos de la siguiente manera:

N° PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL

1 Dirección de los Sistemas de Gestión

Jurídica y Contratación

Centro Diagnostico Automotor

Gestión de Auditoria

2 Direccionamiento Estratégico

Gestión TICS Planeamiento Vial

3 Gestión de Atención al Cliente

Gestión Financiera Control Vial

4 Gestión Administrativa Registro de la información

5 Cultura Vial

Con el fin de armonizar el Sistema de gestión con las condiciones de la estructura Orgánica se modificó el modelo de operación, el cual trae como consecuencia la reorganización de las operaciones, procedimientos, procesos, roles y responsabilidades. Se presenta reasignación de responsabilidades a los líderes de los procesos con relación a la estructura orgánica: El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica quedo como líder del proceso Gestión Jurídica y Contratación. La Secretaria General quedó como líder del proceso administrativo que agrupa a las oficinas: Talento Humano, Almacén, Mantenimiento, Control Interno Disciplinario y Gestión Documental. El jefe de la oficina Asesora de Sistemas lidera el Proceso TICS creado en el nuevo modelo. Actividades realizadas por parte de la Oficina asesora de Calidad: Se Diseño e implemento el nuevo modelo de operación por proceso, el cual fue socializado y aprobó en el comité directivo, Se reorganizo , estructuro

y documento el sistema de gestión, existe un procedimiento de auditoria Interna al Sistema Integrado de Gestión, el cual se encuentra documentado, implementado y en proceso de mejora continua, se presentó el nuevo Mapa de Procesos el cual ha sido socializado a los funcionarios de la entidad, de conformidad con la norma SO 9001:2015.

Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí, y esto se logra por medio de un Sistema de Gestión, ya que es una herramienta que permite planear, ejecutar y controlar las actividades para el desarrollo de la misión de la entidad; es por esto, que el enfoque para gestionar los procesos en la Dirección de Tránsito de Bucaramanga se basa en el mantenimiento de los procedimientos y documentos, los seguimientos continuos, las actualizaciones y la creación de documentos en el sistema de gestión de calidad y ambiental. Así mismo, la entidad ejecuta programas ambientales los cuales están orientados a prevenir y mitigar los impactos generados por la realización de sus labores, actividades y procesos, acompañado del estímulo de la responsabilidad social y ambiental por parte de los funcionarios adscritos a la entidad, enmarcado en el cumplimento de la normatividad ambiental legal vigente aplicable a la organización. La entidad cuenta con mecanismos de seguimiento a la gestión institucional, para la revisión de avances y resultados, de igual forma realiza seguimientos mensuales de avance al plan indicativo de la entidad y realiza reporte a la Secretaria de Planeación Municipal mediante formato Plan de acción mensual. La Oficina asesora de Planeación, presentó el Informe de Seguimiento a la Gestión Institucional con corte a 30 de junio de 2019, el cual muestra el cumplimiento de las metas del Plan de acción Institucional. Se dio cumplimiento a la Guía de Plan anual de adquisiciones de Colombia Compra Eficiente y a lo establecido en el Comité de Plan anual de adquisiciones de la DTB, se encuentra Publicado en la página Web de la entidad. Desde la alta Dirección se revisan permanentemente los temas institucionales en los Comités Directivos realizados. En el desempeño de su rol de evaluador independiente, la Oficina de Control Interno y gestión, viene realizando sus auditorías permanentes, seguimientos a la gestión, elaboración y presentación de informes, acorde con las disposiciones legales vigentes, y su programación para la vigencia 2019. Convenios y contratos: Durante el periodo marzo a junio de 2019 se gestionaron cuarenta y seis (46) procesos contractuales. En el siguiente cuadro se muestra por modalidad por la cual fue contratado cada proceso.

Procesos Disciplinarios: Relación de los procesos disciplinarios, de acuerdo a la información suministrada por la secretaria General de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga, el estado de los mismos correspondiente al periodo marzo a junio de 2019, se detalla a continuación. Indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación Vigencia 2019: A continuación, se presentan los indicadores de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación que hacen parte de procesos estratégicos, con una frecuencia trimestral y anual, reportados con corte al II Trimestre del año 2019. Cumplimiento Planes de Acción: De los siete (7) Planes de Acción consolidados por la oficina asesora de Planeación reportados por cada dependencia de la entidad, los mismos cumplen con una calificación por encima del 70% para el periodo estudiado a corte de 30 de junio de 2019, conforme al reporte en las actividades programadas de acuerdo al cronograma establecido. Cumplimiento de Proyectos de Inversión: Para el año 2019, se inscribieron 10 proyectos de Inversión en el Banco de Programas y Proyectos de la Secretaría de Planeación Municipal, los cuales ejecutaron las actividades proyectadas ejecutadas según sus cronogramas, con cumplimiento de las mismas con corte a 30 de junio de 2019.

NOMBRE DEL PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR FRECUENCIA RESPONSABLE A NÁLISIS DEL RESULTADO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Cumplimiento Planes de Acción Trimestral Jefe oficina Asesora Planeación CUMPLIO

Cumplimiento de proyectos de inversión Anual Jefe oficina Asesora Planeación CUMPLIO

TABLA DE INDICADORES OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Plan De Desarrollo 2016-2019 Gobierno De Las Ciudadanas y Los Ciudadanos: La oficina Asesora de Planeación ha contribuido en la gestión del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo - PDM 2016 -2019 “Gobierno de las ciudadanas y los ciudadanos”, y en lo particular en la vigencia 2018 así: Actualización de los diez (10) proyectos de Inversión para la vigencia 2019 de acuerdo a las mesas de trabajo realizadas con los líderes y responsables de cada Proyecto de inversión en cumplimiento a las metas del

Asunto del Proceso

Numero de asuntos tratados

Estado

Archivado

Indagación preliminar

Investigación disciplinaria

Proyecto pliego de cargos/ Citación a

Audiencia Fallos

Presuntas irregularidades en el ejercicio de funciones

34 8 16 6 4 -

Presunto abuso de Autoridad

3 1 - 2 - -

Presunto incumplimiento de funciones

8 1 2 2 1 2

Omisión en el ejercicio de funciones

2 - 1 -

- 1

Presunta Comisión de conductas Delictivas.

3 1 2 - - -

Total procesos Marzo a Junio 2019

50 11 21 10 5 3

Modalidad

de contratación

N° procesos

TIPO DE CONTRATO

Suministros

Compraventa

Prestación de servicios

Convenios

Prestación de servicios profesionales y/o apoyo a la

gestión

Concurso de méritos 0 3 9 14 20

Mínima cuantía 10

Subasta Inversa 8

Directa 27

Totales 16 3 9 14 20

PDM 2016-2019, en la metodología MGA y certificados por el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal, los cuales se presentan a continuación:

TABLA DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA DTB VIGENCIA 2019

PROYECTO DE INVERSIÓN CERTIFICADO CBPPIM

Formulación e implementación de alternativas que fomenten y fortalezcan la utilización de los modos

de transporte no motorizados en el municipio de Bucaramanga 20160680010200

Diseño e Implementación de un Centro de Investigación del Tránsito Vehicular y Peatonal en

Bucaramanga y su área de influencia 20160680010148

Formulación e Implementación de una Estrategia de Control Vial de la Dirección de Tránsito del

Municipio de Bucaramanga 20160680010092

Actualización, Mantenimiento y Georreferenciación de la Red Semafórica del Municipio de

Bucaramanga 20160680010093

Mejoramiento y Actualización de la Señalización Vial en el Municipio de Bucaramanga 20180680010003

Implementación y promoción de programas de educación vial a los usuarios de la vía en el municipio

Bucaramanga 20160680010089

Fortalecimiento del Centro de Diagnóstico Automotor de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20160680010090

Fortalecimiento institucional de los sistemas de información, Sistematización y Plataforma

Tecnológica de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 20160680010157

Fortalecimiento de los Sistemas Integrados de Gestión de la Dirección de Transito de Bucaramanga 20160680010105

Mejoramiento de las instalaciones físicas de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga 2019680010107

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Seguimiento mensual al cumplimiento de metas y ejecución presupuestal de cada Proyecto y metas asociadas al mismo. Se continúan realizando Mesas de trabajo con los líderes y responsables de los Proyectos de Inversión para hacer seguimiento al cumplimiento de metas, avance en los procesos contractuales y ejecución presupuestal de cada proyecto. Se realizó reformulación al Proyecto “Fortalecimiento Institucional de los Sistemas de Información, Sistematización y Plataforma Tecnológica de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga”. Se realizaron los informes que solicita la Secretaria de Planeación Municipal y los diferentes Asesores del Despacho del Señor alcalde, encaminados a monitorear el cumplimiento de Proyectos estratégicos, Metas de Producto y de Resultados del Plan de Desarrollo. De igual manera se asistió a las diferentes reuniones y capacitaciones convocadas por la Secretaria de Planeación Municipal, en el marco del seguimiento del Plan de Desarrollo Municipal 2016-2019. Se participó en el Proceso de Concertación de las metas del Plan Integral Zonal Ciudad Norte, Ciudad Jardín, Bucaramanga-PIZ 2018-2027 en lo correspondiente a la DTB. Programa de fortalecimiento de la capacidad estadística territorial del DANE con relación se concertaron de los indicadores a reportar por parte de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en la Plataforma Sistema Estadístico Nacional-SEN del DANE, de acuerdo a las directrices dadas por la entidad y la Secretaria de Planeación Municipal. Plan Operativo Anual De Inversión POAI A través del Plan Operativo Anual de Inversión POAI se realizó el control y seguimiento a la ejecución de los presupuestos asignados a los proyectos de inversión de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga y de las metas asociadas a los mismos, en pro del cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo. A través del POAI se articularon los Proyectos de Inversión, los rubros presupuestales y las metas del Plan de Desarrollo, razón por la cual cada una de las actividades realizadas están planeadas y enfocadas al cumplimiento del Plan de Desarrollo y las Políticas y actividades misionales de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga. Para la vigencia 2019 se formuló el Plan Operativo Anual de Inversión y fue aprobado por el Consejo Directivo de la entidad.

4. INFORMACION Y COMUNICACION

Respecto de la Dimensión 5 de MIPG “Información y Comunicación”, tiene como propósito garantizar un adecuado flujo de información interna, así como la información externa, que permite una interacción con los ciudadanos; para tales fines se requiere contar con canales de comunicación acordes con las capacitaciones organizacionales y con lo previsto en la Ley de Transparencia y acceso a la información. La entidad cuenta con un procedimiento de comunicación externa e interna el cual tiene como objetivo de describir la metodología para la recepción, distribución y entrega de las comunicaciones externas e internas, el cual mantiene una dinámica permanente de entrega de información sobre el que hacer institucional, a través de los distintos medios dispuestos para este propósito El Sistema de Gestión, origina comunicaciones de tipo informativo, reglamentario y de solicitudes dirigidas a los diferentes procesos de manera formal, descendente, ascendente, horizontal, vertical y trasversal. Entendiendo que estas se enmarcan dentro de las comunicaciones internas de la entidad y están orientadas al fortalecimiento del sentido de pertenencia y las relaciones de diálogo, interacción y al incremento de la participación entre los servidores públicos, para el flujo de la información y la gestión del Sistema; para ello se establecerán los mecanismos comunicativos que garanticen una comunicación fluida, efectiva y afectiva en los diferentes niveles y sentidos de la Administración, conceptualizando que las comunicaciones del Sistema de Gestión pueden ser internas o externas, y estas se integran a las determinaciones y lineamientos institucionales del Manual de comunicación. Mecanismos de comunicación: Web y Google Drive, este es el mecanismo institucional definido, para realizar comunicaciones oficiales interna y externamente, permite oportunidad en la comunicación y efectividad en la misma llegando la respectiva comunicación al destinatario. La herramienta tecnológica Drive se mantiene actualizada: con formatos, guías, manuales, planes y documentos propios del Sistema de Gestión de Calidad, garantizando la divulgación y comunicación de la misma a los diferentes Procesos. La oficina asesora de calidad es la encargada de facilitar el cargue de la información de cada uno de los procesos previa presentación de los mismos. Correos electrónicos institucionales: Correo electrónico, o en inglés e-mail, es el servicio de red para permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes mediante el sistema de comunicación electrónica. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos, este se utiliza para la recopilación de información digital que deban allegar a la Dirección, al igual desde el correo oficial de la Dirección se realizan comunicaciones con destinatarios que requieren oportunidad para la transferencia de archivos y su posible manipulación.

Plataforma PQRD: Se creó el link de atención a PQRD en la página web de la institución, http://transitobucaramanga.gov.co/pqrd-2017/ desde este link se atienden las PQRD y se tiene un mayor control para garantizar respuesta en términos de ley al cliente externo.

La oficina de gestión TICS de la entidad consiente del papel determinante de los instrumentos tecnológicos en el avance de las comunidades y en la eficiencia y eficacia de la entidad, para el cumplimiento de los objetivos misionales y el desarrollo de la ciudadanía, Se cuenta con un Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones-PETIC de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga para el periodo 2016-2019 en lo relacionado con el fortalecimiento de los sistemas de información, incluyendo en cada vigencia los planes de acción a ejecutar, junto con sus presupuestos, el cual se convertirá en una herramienta de gestión de la oficina de sistemas de la entidad.

Sistemas De Información y Comunicación Tic Para El Servicio: La entidad mantiene los canales de comunicación para el manejo de información interna y externa, como: página Web, chat, Drive, correo institucional, twitter, carteleras, Facebook, boletines de prensa.

Se publica en el portal institucional toda comunicación de interés para la ciudadanía, así mismo se ha dispuesto para el ciudadano un Link para peticiones Quejas Reclamos y Denuncias que permite a la ciudadanía acceder de manera virtual y elevar sus peticiones, las cuales son direccionadas a las diferentes dependencias para ser resueltas de manera oportuna conforme a la normatividad legal vigente.

Participación por medios electrónicos: a través de la página web se pueden adquirir los certificados de tradición de los vehículos matriculados en la Dirección de Tránsito de Bucaramanga e igualmente pago de las vigencias municipales (porte de placa). Gestión Integral De Proyectos DTI o Tecnologías De La Información Sistema de Información Financiera, Sistema de Información Misional, ampliación de Infraestructura Tecnológica, implementación de la plataforma PQRD con el fin de dar respuesta oportuna a las peticiones quejas reclamos y denuncias presentadas por los ciudadanos de acuerdo con lo dispuesto por las normas constitucionales y legales vigentes.

5. ACTIVIDADES DE MONITOREO O SUPERVISION CONTINUA

El Modelo MIPG sugiere que las evaluaciones se realicen de manera independiente y continuas, para la verificación de los componentes del Sistema de Control Interno y su adecuada operación, lo mismo que para valorar la efectividad del control interno de la Entidad, el avance en logro de metas y nivel de ejecución de los planes, proyectos y programas, entre otros. La entidad viene realizando acciones permanentes de monitoreo y supervisión efectuadas, que permiten valorar la efectividad del Control Interno de la Entidad; la eficiencia, la eficacia y efectividad de los procesos:

En desarrollo del plan anual de auditorías y seguimientos, la Oficina de Control Interno y gestión, presentó los siguientes informes: Austeridad en el Gasto, Plan anticorrupción y de atención al ciudadano, mapa anticorrupción Mapa de Riesgos Institucional, indicadores de gestión.

Se vienen realizando comités directivos, donde se revisan temas institucionales, avances de las metas propuestas y temas relacionados con la gestión institucional, logros y dificultades, de igual manera se asignan compromisos a los integrantes del comité.

Se realizan seguimientos trimestrales al plan de acción institucional de la entidad, por parte de la oficina asesora de planeación, con el fin de verificar el avance de las metas y objetivos institucionales, de igual manera la oficina de control interno verifica las evidencias a los avances que soportan las actividades Planteadas para el cumplimiento de los objetivos del plan de acción.

Se envían correos institucionales mensuales recordando el reporte de indicadores de gestión, de igual manera se informa a los procesos de la entidad la entrega oportuna del avance del plan de acción de gestión institucional.

Planes de Mejoramiento: Para el mes de mayo de la vigencia 2019, la entidad suscribió un plan de mejoramiento ante el ente de control, derivado de la auditoria exprés N°006 de 2019 realizada a la entidad. donde se detectaron 4 hallazgos, 1 disciplinario y 3 administrativos.

Así mismo se suscribió un plan de mejoramiento derivado de la auditoria exprés No008 de 2019, donde se detectó 1 hallazgo de tipo administrativo, se realizan seguimientos trimestrales.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

El sistema de Control Interno de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga presenta un desarrollo sostenido, donde la mejora continua ha sido una constante y a partir del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, la entidad ha avanzado en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG en un 79%, de acuerdo a los lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y las condiciones de la entidad para cada una de las dimensiones. Se resalta la gestión y avances en la implementación de MIPG en la Entidad, durante el periodo evaluado, de los ejercicios de autoevaluación, cuyos resultados se reflejaron en los resultados obtenidos en el FURAG de la vigencia 2018 obtenidos en el mes de mayo de 2019.

La oficina de Control Interno y gestión ofrece condiciones necesarias que permiten la implementación de mecanismos de Control, sin embargo algunos procesos no dan cumplimiento a las sugerencias realizadas en los respectivos seguimientos. La oficina de Control Interno y Gestión en cumplimiento a la relación con Entes Externos, continua con el acompañamiento permanente en la elaboración de los planes de mejoramiento, Se sirvió de enlace y acompañamiento para que el equipo Auditor adelantara de manera eficiente y eficaz la Auditoria, presentando todo el apoyo, así mismo, la coordinación de la entrega de la información solicitada por los auditores. Se han realizado seguimientos trimestrales a las acciones correctivas descritas en los Planes de Mejoramiento suscritos con el ente de control relacionadas con las siguientes auditorias: Plan Municipal de Discapacidad vigencia 2014 PGA 2105, auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular línea financiera y gestión vigencia 2016- PGA 2017, auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular línea financiera y gestión vigencia 2017-PGA 2018, auditoria express N°. 016-2008, auditoria exprés N°.033-2018. Los seguimientos de la oficina de Control Interno, han permitido evidenciar los avances significativos de la línea base de la implementación del MIPG de la entidad; recomendando a los responsables el cumplimiento del plan de acción propuesto para la vigencia.

Se recomienda la adecuada formulación de los riesgos que puedan afectar la gestión y logros institucionales para la vigencia 2019, teniendo en cuenta la “Guía para la administración del riesgo de gestión, corrupción y seguridad digital y, Diseño de controles en las entidades públicas”.

Dar mayor celeridad al proceso de publicación de la información generada en cada proceso requerido por la Ley 1712 de 2014 y reglamentada por el Decreto 103 de 2015.

Definir dentro de la descripción de las diferentes actividades los tipos documentales producidos, la trazabilidad de los mismos, las oficinas y grupos de trabajo que participan en el trámite de los documentos; cuya finalidad es evitar duplicidad de documentos, determinar responsables en la producción, tramite y disposición final de los documentos.

Implementar controles con el fin de dar respuesta oportuna a las PQRD interpuestas por los usuarios, con el fin de dar cumplimiento a los términos establecidos por la ley.

Fortalecer los sistemas de información y comunicación de la entidad, mejorando el componente de programas, información y conocimiento (software), de todas las oficinas gestoras, y definición de datos a procesar o difundir, de esta forma reduciendo el manejo manual de la información y uso de herramientas como Excel que no permiten tener trazabilidad y controles de acceso a la información. De esta forma articulando acciones de gestión de activos de la información con el desarrollo y establecimiento de acciones para el tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la información.

Monitorear permanentemente el fortalecimiento de la transparencia activa, lo cual, implica la disponibilidad de información a través de medios físicos y electrónicos actualizados mediante la publicación de la información mínima legal exigida para los sitios web oficiales, de acuerdo con los parámetros establecidos por la normatividad legal vigente.

Continuar con las adecuaciones y ajustes para la implementación del nuevo MIPG, a partir del resultado del autodiagnóstico, herramienta dispuesta por el DAFP, tema sobre el cual trabaja la entidad bajo el liderazgo de la Oficina Asesora de Planeación.

Actualizar y socializar el Código de integridad del servidor público.

Con el fin de propender por el mejoramiento continuo de la entidad, se recomienda revisar los procedimientos de cada proceso, con el fin de implementar diagramas de flujo de los procedimientos que se aplican en las oficinas alineadas al sistema misional de la DTB.

Revisar y actualizar el procedimiento de atención de peticiones quejas reclamos y denuncias, e incluir en las actividades descritas, las solicitudes que se allegan por ventanilla de correspondencia, el cual debe contener como mínimo los controles efectivos a los derechos de petición radicados para su respectivo seguimiento.

Se considera importante que los líderes de los procesos den cumplimiento a las actividades descritas en los componentes del Plan Anticorrupción y de Servicio al Ciudadano y a las acciones de mitigación descritas dentro del mapa de Riesgos institucional.

LIZETH PAOLA MENESES ZAMBRANO Asesora Grado 02 Control Interno y Gestión