informe planes de accion correctiva

PLANES DE ACCION CORRECTIVA REQUERIDOS POR LA OFICINA DEL CONTRALOR

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TERRITORIALESOficina Auditada Descripción de los Hallazgos Plan de Acción Correctiva

Estatus del Plan de Acción Correctiva

CP-08-12Oficina de Desarrollo y Usos de Terrenos

Hallazgo 1-a.1) - Al 30 de junio de 2006, elDirector Ejecutivo no había preparado el PlanQuinquenal correspondiente a los años del 2001al 2005.

Director Ejecutivo instruyó a laOficina de Desarrollo y Usos deTerrenos para que trabajaraprospectivamente con estarecomendación del Contralor.

Cumplimentada


Hallazgo 1-a.2) - Al 30 de junio de 2006, elDirector Ejecutivo no había solicitado por escritoa las agencias responsables del desarrollo de lainfraestructura pública del país mencionadas, ytampoco a aquellas otras instrumentalidades,municipios y corporaciones públicas, los planesde adquisición para cada una de éstas para losaños del 2001 al 2006.

Director Ejecutivo mediante laOficina de Desarrollo y Usos deTerrenos solicitó la informaciónsobre las propiedades a lasdiferentes agencias, municipios ycorporaciones.

Cumplimentada


Hallazgo 1-a.3) - Al 1 de septiembre de 2006 laAdministración no mantenía un inventarioactualizado de todas las propiedades delGobierno y de aquellas otras a serpotencialmente adquiridas que incluyera, entreotras cosas, la localización, la cabida, elpropósito de la adquisición y el número decatastro. Tampoco nos pudo suministrar un Plande Disposición de Propiedades sin uso oexcedentes para los años del 2001 al 2006 con elfin de establecer un banco general depropiedades del Gobierno.

Director Ejecutivo instruyó a laOficina de Desarrollo y Usos deTerrenos para que trabajaraprospectivamente con estarecomendación del Contralor.

Cumplimentada

Art. 9 (a) 11 Agencia: Administración de Terrenos de Puerto Rico

http://www.pdfcomplete.com/cms/hppl/tabid/108/Default.aspx?r=q8b3uige22


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CP-08-12Director Ejecutivo & Junta de Gobierno

Hallazgo 2-a.1) - Al 30 de junio de 2006 la Juntano había incorporado a su Reglamento Internodisposiciones específicas para regir los procesosrelacionados con las fechas o períodosespecíficos en que dicho Cuerpo debía realizarsus reuniones; el proceso de ratificación de losacuerdos y compromisos adoptados por ésta enreuniones anteriores; y la aprobación deacuerdos mediante el método de referendo.

El Reglamento Interno de laAdministración de Terrenos fuerevisado y aprobado por la Junta deGobierno mediante la Resolución1667 del 31 de marzo de 2008.

Cumplimentada


Hallazgo 2-a.2) - Ninguna de las 5 minutas ni delas 73 resoluciones examinadas fueron firmadaspor el Presidente de la Junta de Gobierno.

El Reglamento Interno revisado,Artículo II, Sección 8, establece queel Presidente firmará las minutas ytodas las resoluciones.

Cumplimentada


Hallazgo 2-a.3) - En 27 (68 por ciento) de las 40resoluciones aprobadas mediante referendo, losasuntos discutidos no fueron ratificados por laJunta en reuniones posteriores.

El Reglamento Interno revisado,Artículo II, Sección 8, establece quelos acuerdos aprobados por la Juntason decisiones finales y tienenefecto inmediato. Además, que lasminutas serán presentadas en lapróxima reunión de Junta, y quetodos los acuerdos se estableceránmediante resoluciones firmadas porel Presidente de la Junta deGobierno.

Cumplimentada




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CP-08-12Oficina del Director Ejecutivo

Hallazgo 3-a.1) - Incumplimiento con lasdisposiciones reglamentarias sobre lanotificación de irregularidades en el manejo dela propiedad y de los fondos públicos;notificación tardía a la Oficina del Contralor, Ley96.

El Director Ejecutivo impartióinstrucciones a la Oficina deAuditoría Interna para que todos loscasos relacionados a la desaparicióno hurto sean notificados dentro delperiodo establecido por reglamento.Todas las pérdidas de las cualesadviene en conocimiento la Agencia,están siendo notificadas dentro delperiodo reglamentario.

Cumplimentada

CP-08-12Oficina del Director Ejecutivo

Hallazgo 3-a.2) - Al 30 de junio de 2006,transcurridos 413 días del término fijado paraello, la Administración no había notificado a laOficina del Contralor, el nombre del funcionariode enlace responsable de tramitar lasnotificaciones requeridas por la Ley Núm. 96,sobre los casos de pérdida de propiedad yfondos públicos.

El Director Ejecutivo designó a laAuditora Interna como enlace paraemitir los informes requeridos por laLey 96 y para que cumpla con lasCartas Circulares de la Oficina delContralor de Puerto Rico.

Cumplimentada




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CP-08-12Oficina de Servicios Generales

Hallazgo 4-a.1) - Inventario de Propiedad: elEncargado de la Propiedad de la Administraciónsuministró el inventario físico del año fiscal 2005-06, dicho inventario no tenía la firma delEncargado de la Propiedad ni de la persona ofuncionario que supervisó latoma del inventario físico. Tampoco fuecertificado como correcto por las personas ofuncionarios que supervisaron y prepararon elmismo.

El Encargado de la Propiedad, realizóel inventarió correspondiente al añofiscal 2007-2008 debidamentesupervisado y emitió copia delmismo con las firmas requeridas.

Cumplimentada


Hallazgo 4-a.2)a) - Inventario de Propiedad:varias de las unidades incluidas en el inventariono indicaban la fecha de adquisición (1,240) y elprecio unitario (1,168).

El Encargado de la Propiedad, emitióel Informe de Propiedad con lainformación necesaria segúnestablece el Manual de la Propiedadde la Administración de Terrenos,Artículo XI-4.

Cumplimentada


Hallazgo 4-a.2)b) - Inventario de Propiedad: elEncargado de la Propiedad no manteníaexpedientes del Recibo de Propiedad en Usoexpedido a cada uno de los funcionarios quetenían asignados equipos y propiedad bajo sucustodia. Tampoco nos pudo suministrarevidencia de que se habían expedido losmencionados recibos.

El Encargado de la Propiedad realizóel inventario de propiedad y emitiócopia de los recibos de la propiedaden uso firmados por los custodioscorrespondientes.

Cumplimentada




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CP-08-12Oficina de Presupuesto y Finanzas & Oficina de Servicios Generales

Hallazgo 4-a.2)c) - Inventario de Propiedad: al 25de abril de 2007 la Oficina de Finanzas yPresupuesto no había realizado una conciliacióncon el inventario físico del mobiliario y delequipo contra la cuenta del Mayor General parael año fiscal 2005-06.

La Administración emitió laconciliación de la cuenta deMobiliario y Equipo; cuadrando lacuenta del Mayor General con elinventario de propiedad queadministra el Encargado de laPropiedad. La conciliación se realizade forma mensual.

Cumplimentada


Hallazgo 4-b.1) - Inventario de PropiedadExcedente: el Encargado de la Propiedad nohabía realizado un inventario de la propiedad yel equipo excedente o inservible para el añofiscal 2005-06. Tampoco mantenía un inventariode la propiedad de los equipos almacenados yclasificados en el almacén que incluyera, entreotras cosas, la descripción, el número depropiedad, la fecha de adquisición, el preciounitario y su localización.

El Encargado de la Propiedad realizóel inventario de la propiedadexcedente o sin utilidad y emitió elinforme correspondiente.

Cumplimentada


Hallazgo 4-b.2) - Inventario de PropiedadExcedente: El Encargado de la Propiedad nomantenía las unidades de equipos debidamenteorganizadas, clasificadas y custodiadas.Observamos, que el equipo declarado comoexcedente o inservible estaba colocado fuera deorden.

La Administración estableció unalmacén de propiedad excedente osin utilidad en el tercer piso de laAgencia, debidamente custodiado yorganizado.

Cumplimentada




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CP-10-04Ayudante Especial & Oficina de Asesoramiento Legal

Hallazgo 1-a. - Registro de contratos a la Oficinadel Contralor de PR: el Director Ejecutivo de laAdministración sometió a la OCPR 9 contratoscon tardanzas que fluctuaron entre 3 y 60 díasconsecutivos luego de transcurrido el términofijado por la ley y la reglamentación aplicables.Los indicados contratos se formalizaron del 19de diciembre de 2006 al 28 de febrero de 2008.

La Oficial Enlace de registrar loscontratos en la Oficina del Contralorde Puerto Rico (OCPR), instruyo a laDivisión de Asesoramiento Legal(DAL) sobre la aprobación delReglamento Núm. 33 y del nuevométodo para el registro de contratos de la OCPR. Además, se estableció ala DAL un termino de cinco (5) díascalendarios, luego de firmado elcontrato, convenio, et., para que sele envíen los documentos al OficialEnlace para el registro de losmismos en la OCPR, en el terminoestablecido en el reglamento.

Cumplimentada




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CP-10-04Ayudante Especial & Oficina de Asesoramiento Legal

Hallazgo 1-b. - Registro de contratos a la Oficinadel Contralor de PR: cuatro (4) de los contratosotorgados del 18 de septiembre de 2006 al 3 dejulio de 2008, no contenían el número decontrato asignado por la Administración a losmismos.

La Oficial Enlace de registrar loscontratos en la Oficina del Contralorde Puerto Rico (OCPR), le impartióinstrucciones a la División deAsesoramiento Legal (DAL) de laAdministración de Terrenos (AT)para que se incluyera el numero deregistro que aparece en laCertificación del Contralor en todoslos contratos, convenios, etc., que se firmen en la AT.

Cumplimentada

CP-10-04Oficina de Administración de Propiedades & Oficina de Servicios Generales

Hallazgo 2-a. - Ausencia de documentos en losexpedientes de los contratos de arrendamiento:Certificado de VigenciaCorporativa, Resolución de la Corporación,Certificado de Incorporación, plano de situaciónde los terrenos de la Administración, póliza deseguro Combined Single Limit, entre otros.

Se instruyo y se estableció una lista("checklist") para que el encargadodel área del Archivo y Correocorrobore y se asegure que seincluyan todos los documentosrequeridos bajo la OrdenAdministrativa Núm. 2002-01 del 24de junio de 2002, en cada uno de losexpedientes de Arrendamiento & deVentas de Terrenos.

Cumplimentada




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CP-10-04Oficina de Administración de Propiedades

Hallazgo 2-b. - Deficiencias relacionadas con laHoja de Evaluación de las solicitudes dearrendamiento: no se completaron los Incisosrequeridos.

La Hoja de Evaluación de Solicitudde Arrendamiento fue revisada yenmendada, con el fin de realizar yobtener un proceso mas eficiente yefectivo. En este formulario serecogerá la información generalsobre el predio solicitado en laSolicitud de Arrendamiento deBienes Inmuebles. Este documentoes un instrumento que contiene lainformación necesaria que seráutilizada como herramienta deanálisis por el Comité deArrendamiento para determinar,evaluar y recomendar al DirectorEjecutivo sobar la aprobación odenegación de dicha solicitud.

Cumplimentada




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CP-10-04Oficina de Administración de Propiedades

Hallazgo 3-a.1)a) - Arrendamientos: del 1 demayo de 2003 al 2 de julio de 2008 la Compañíautilizó el terreno arrendado sin que existiera uncontrato escrito con la Administración.

Todos los terrenos arrendados por laAdministración de Terrenos (AT) sonconcedidos por un acuerdo entre laspartes, plasmado mediante uncontrato. Las normas generales paraun arrendamiento con la AT son lassiguientes: la AT recibe el formulariode Solicitud de Arrendamiento deBienes Inmuebles debidamentecumplimentada junto con losdocumentos requeridos; el Comitéde Arrendamiento evalúa lassolicitudes basándose en losrequisitos y criterios establecidos enel reglamento; prepara un informecon sus recomendaciones al DirectorEjecutivo para su aprobación otramite a la Junta de Directores de laAT; de proceder si le notifica alsolicitante y se firma el acuerdomediante un contrato.

Cumplimentada




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CP-10-04Oficina de Presupuesto y Finanzas & Comité de Cuentas por Cobrar

Hallazgo 3-a.1)b) - Arrendamientos: a enero de2009 la Compañía A no había pagado a laAdministración el canon de arrendamiento deseptiembre de 2008 a enero de 2009, por lo quetenía un balance adeudado de $5883. LaAdministración había realizado gestiones decobro, no obstante, las mismas habían resultadoinfructuosas. A pesar de esto, a dicha fecha nohabía cancelado el contrato.

La Oficina de Presupuesto y Finanzas(OPF) prepara y envía las facturas dearrendamiento adelantado o avencer basándose en los cánones dearrendamiento acordado entre laspartes, según esta estipulado en elcontrato. Según establece elProcedimiento para el Control yCobro de Cuentas, se impartieroninstrucciones al Comité de Cuentaspor Cobrar, para que se reúnan cadatreinta (30) días para evaluar lascuentas morosas y determinar lasrecomendaciones que se le harán alDirector Ejecutivo (DE) y/o accionesa tomar por otras oficinas de laAdministración de Terrenos (AT).Además, se le recalco a la Directorde la OPF, que se debe supervise demanera directa al empleado a cargode las cuentas por cobrar, para queeste cumpla y aplique losprocedimientos establecidos en elmanual de Procedimientos para elControl y Cobro de Cuentas de la AT.

Cumplimentada




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Hallazgo 3-a.2) - Arrendamientos: el 11 de mayode 2007 la Administración formalizó el ContratoNúm. 2007-000085 con la Compañía B paraarrendar un terreno el cual sería usado paraestacionar camiones y equipo de transportaciónde agregados. La vigencia del contrato sería del11 de mayo al 11 de junio de 2008, renovable demes a mes, con un canon mensual de $4804. Elexamen realizado reveló que a diciembre de2008 la Compañía B no había pagado a laAdministración el canon de arrendamiento paralos meses de septiembre a diciembrede 2008, por lo que tenía un balance adeudadode $2,2135. La Administración había realizadogestiones de cobro; no obstante, las mismashabían resultado infructuosas. A pesar de esto, aenero de 2009 no había cancelado el contrato.


Cumplimentada




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Hallazgo 3-a.3) - Arrendamientos: del 27 dejunio de 2008 al 14 de enero de 2009 laCompañía C realizó cinco pagos por $50,536 a laAdministración por concepto del indicado canonde arrendamiento de julio de 2008 a febrero de2009. Observamos que el canon dearrendamiento mensual pagado por la CompañíaC de agosto de 2008 a febrero de 2009 fue de$6,317 en lugar de los $6,507 acordados en elContrato para el segundo año de vigencia delmismo. Esto dio lugar a que la Compañía Cpagara $1,330 de menos ($45,549 - $44,219)durante los indicados meses.


Cumplimentada




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CP-12-15Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales

Hallazgo 1-a.1) - Incumplimiento con lasdisposiciones de la Ley 103-2006: El Oficial deEnlace de la Administración remitió a estaOficina 11 (46 por ciento) informes mensualesde nóminas y de puestos con tardanzas quefluctuaron de 1 a 168 días consecutivosposteriores a la fecha establecida.

La Oficina de Recursos Humanos yRelaciones Laborales (ORHRL) emitióun comunicado a la Gerente deRHRL, donde se establece elprocedimiento a seguir para reforzarlos controles internos de la ORHRL yasí evitar que se repitan situacionesa la señalada.

Cumplimentada AT


Hallazgo 1-a.2) - Diez de los informes originales(42 por ciento) que se manteníanarchivados en la Administración no tenían lafirma del Director Ejecutivo en el espacioprovisto para esto. Además, en 9 de estos (38por ciento) y en otros 3 informes (13 por ciento),no se indicó la fecha en que fueron firmados.Mediante la firma de estos se certifica que lainformación que contienen los informesmensuales y que se remitió por correoelectrónico a nuestra Oficina es correcta.

La Oficina de Recursos Humanos yRelaciones Laborales (ORHRL) emitióun comunicado a la Gerente deRHRL, donde se establece elprocedimiento a seguir para reforzarlos controles internos de la ORHRL yasí evitar que se repitan situacionesa la señalada.

Cumplimentada AT




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CP-12-15

Secretaria Junta de Gobierno de la Administración de Terrenos

Hallazgo 2-a.1) - Actas y Resoluciones de la Juntade Gobierno: un acta (20 por ciento) y unaresolución (6 por ciento) no habían sido firmadaspor el Presidente de la Junta. Las mismassolamente contenían la firma de la Secretaria dedicho Cuerpo.

La situación señalada constituyo unerror involuntario producto de unasituación extraordinaria que tuvoque ver con el relevo de funcionesde la Secretaria de la Junta deGobierno y el nombramiento de lanueva Secretaria. Una vez estasituación fue señalada en elBorrador de los Hallazgos deAuditoría de la OCPRinmediatamente se corrigió y eldocumento fue firmado por elPresidente de la Junta de Gobierno.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.



CP-12-15

Secretaria Junta de Gobierno de la Administración de Terrenos

Hallazgo 2-a.2) - Actas y Resoluciones de la Juntade Gobierno: en las 5 actas de las reunionescelebradas no se indicó el resultado de lasvotaciones de los miembros de la Junta para 14(78 por ciento) de las resoluciones aprobadas.

El Reglamento Interno de la Junta deGobierno requiere para que seapruebe algún acuerdo de la Junta,que se haga por mayoría simplesiempre que se haya constituidodicha Junta con el numero requeridode miembros (quórum). En las Actasse expresa si las mociones fueronaprobadas, y si fueron aprobadaspor consentimiento general ounanimidad. En los casos en que nose apruebe algún acuerdo porconsentimiento general ounanimidad, se detallara en lasActas el resultado de la votación afavor y en contra. Todos losacuerdos oficiales de la Junta seformalizaran en Resoluciones, y enlas mismas se incluye el resultado delas votaciones a favor, en contra yabstenido, y en casos de Referendosi se contesto o no el mismo.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.



CP-12-15

Comité de Auditoria & Auditor Interno de la Administración de Terrenos

Hallazgo 2-b. - Comité de Auditoria: al 16 deabril de 2010, el Comité de Auditoría no se habíareunido para, entre otras cosas, brindar apoyo yasesoramiento al Auditor Interno para quecumpliera con los planes de trabajo establecidos,evaluara las propuestas remitidas por losauditores externos, revisara los hallazgos de losorganismos reguladores y diera seguimiento alas recomendaciones.

Para el cumplimiento con lasdisposiciones reglamentarias y denormas de sana administración elComité de Auditoria de la Junta deGobierno de la AT, al momento de laauditoria, se ha reunido para ladiscusión y verificación de auditoria,investigaciones, evaluación depropuestas para la contratación delos auditores externos y para otrosasuntos realizados por la Oficina deAuditoria Interna de la Agencia.Cabe señalar que el Comité deAuditoria se compone de tresmiembros de la Junta de Gobiernode la AT y se reúnen con la mayoríade los miembros de dicho Comité(dos miembros presentes).

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.




Hallazgo 3-a. - Reglamentación: al 13 de mayode 2010, la Administración mantenía elReglamento para la Adquisición, Alquiler, Uso eIdentificación de Vehículos Oficiales, aprobado el8 de septiembre de 1987 por el DirectorEjecutivo para regir las operaciones relacionadascon los vehículos de motor asignados al DirectorEjecutivo, a la Oficina de Ingeniería, y al área deCorrespondencia y Archivo. A la referida fecha,dicho Reglamento no se había revisado paraconformarlo a los cambios administrativos,operacionales y organizacionales de laAdministración y a la reglamentación externarelacionada. El tiempo que había transcurridodesde la aprobación del mismo era de 23 años.

La Gerente de Servicios de Apoyo dela Oficina de Servicios Generales dela AT reviso y actualizó elReglamento para la Adquisición,Alquiler, Uso e Identificación deVehículos Oficiales con el propósitode conformarlo a los cambiosadministrativos, operacionales yorganizacionales de la Agencia. Elmismo fue revisado por el AuditorInterno de la Agencia, y se refirió ala Oficia de Servicios Generales parala acción pertinente. El mismo fuereferido a la Oficina de ServiciosLegales para su opinión y accióncorrespondiente.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.



CP-12-15Subdirector Ejecutivo & Directores de Oficinas

Hallazgo 3-b. - Evaluación de Riesgo: al 17 demayo de 2010, el Director Ejecutivo de laAdministración no había adoptado normas sobreel proceso para realizar la evaluación de riesgosde la entidad.

El Director Ejecutivo designo alSubdirector Ejecutivo, a losDirectores de Servicios Legales,Presupuesto y Finanzas, RecursosHumanos y Relaciones Laborales,Servicios Generales, Administraciónde Propiedades, Ingeniería, Sistemade Información y Auditoria Internacomo miembros del Comité paradesarrollar y establecer normas y/oprocedimientos para realizar laEvaluación de Riesgo de la Agencia.

Cumplimentada AT

CP-12-15Oficina de Presupuesto y Finanzas

Hallazgo 4-a. - Manual de Propiedad: al 25 demayo de 2010, el Manual de la Propiedad noincluía disposiciones relacionadas con el trámitey el cobro de las reclamaciones a la compañía deseguros en caso de hurto, pérdida o daños a lapropiedad que sirvieran de guía a los empleadosy a los funcionarios de la Administración.

La directora de la Oficina dePresupuesto y Finanzas estarátrabajando con la enmienda alManual de la Propiedad para incluirdisposiciones sobre el tramite de lasreclamaciones a la compañía deseguros por hurto, perdida o dañosa la propiedad.

En Proceso AT




MENSUAL DE CONT.



CP-12-15Director Ejecutivo & Auditor Interno

Hallazgo 4-b. - Ley 96 & Reglamento 41: al 12 dejulio de 2010, el Director Ejecutivo no habíanotificado a la Oficina del Contralor el nombre ylos datos requeridos del funcionario designado.

La AT cumplió con el tramite dedesignar al Oficial Enlace. El 1 dediciembre de 2009 el Ex-DirectorEjecutivo de la Agencia designo alAuditor Interno como Oficial Enlace.No obstante, el 22 de septiembre de2010, el Director Ejecutivo, Arq.Frederick Muhlach Santos, conformea la Carta Circular OC-05-16 de laOCPR, en cumplimiento con la Ley96 del 26 de junio de 1964 (segúnenmendada), y en cumplimiento conel Reglamento Núm. 41 de la OCPR,mantuvo la designación del AuditorInterno como Oficial Enlace. Cabeseñalar, que la AT, mediante elOficial Enlace ha cumplidocabalmente con la Ley 96 y elReglamento Núm. 41, notificandotoda perdida de propiedad y fondospúblicos.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.




Hallazgo 5-a. - Deficiencias relacionadas con lasconciliaciones bancarias: 1) nueve conciliacionesno tenían la firma del funcionario que aprobó lasmismas. Cinco de estas tampoco contenían lafirma del preparador; 2) al 15 de junio de 2010,6 conciliaciones correspondientes a marzo y abrilde 2010 no se habían preparado, a pesar dehaber transcurrido de 46 a 76 días consecutivosa partir de la fecha del corte del período delestado bancario.

La situación señalada fue corregida yno se ha repetido mas, toda vez quelo ocurrido fue debido aacontecimientos extraordinariossuscitados en la Oficina dePresupuesto y Finanzas. Noobstante, la Directora de la OPF, lecomunico por escrito al Contador IIque deberá seguir realizando lasconciliaciones bancarias durante losprimeros quince (15) días siguientesa cada mes.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.



CP-12-15 Centro de Información

Hallazgo 6-a.1) - Ausencia Plan de Contingenciay Seguridad de Información: la Administraciónno tenía un Plan aprobado por el DirectorEjecutivo.

La Administración de Terrenos (AT)tiene un Plan de Contingencia ySeguridad de la Información, el cualesta contenido en el Manual dePolíticas y Procedimientos de laOficina del Centro de Información,ATDI-600. No obstante, elAdministrador del Centro deInformación estará revisando yevaluando el Manual paraconformarlo a los cambiosadministrativos, operacionales yorganizacionales de laAdministración. Cabe señalar que laAT será parte del Plan Estratégico deTecnología de Información delDepartamento de DesarrolloEconómico y Comercio.

Cumplimentada AT


Hallazgo 6-a.2) - El Centro de Información nomantenía un registro para la firma de laspersonas que entraban o salían del área de losservidores.

La Oficina del Centro de Informaciónadopto la recomendación de laOCPR y implemento el uso de laSolicitud de Acceso al Centro deInformación para mantener elcontrol de acceso al cuarto de losservidores.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.




Hallazgo 6-a.3) - El Equipment Inventory List y lalista de aplicaciones principales de laAdministración al 30 de abril de 2010, conteníael nombre de la aplicación adquirida, la versión,la descripción, la cantidad de licencias oaplicaciones, el usuario, el Departamento dondeestá localizado el usuario y el número de serie.Sin embargo, no incluía la siguiente información.

La Oficina del Centro de Información(CI) mantiene una lista deaplicaciones principales de laAdministración de Terrenos,"Equipment Inventory List", en lacual se detalla la información básicapara uso interno de la Agencia, loque ayuda al Director del CI amantener un control adecuado delas aplicaciones. No obstante, el CIadopto la recomendación de laOCPR y actualizó el inventario deacuerdo al Manual de Políticas yProcedimiento de la Oficina delCentro de Información ATDI-201.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.




Hallazgo 7-a.1) - Reglamentación: al 8 de julio de2010, el Manual del Almacén no estabaatemperado a los cambios organizacionales de laAdministración. El tiempo transcurrido desde laaprobación delmismo era de 24 años.

La Gerente de Servicios de Apoyo dela Oficina de Servicios Generales dela AT reviso y actualizó el Manual delAlmacén con el propósito deconformarlo a los cambiosadministrativos, operacionales yorganizacionales de la Agencia. Elmismo fue revisado por el AuditorInterno de la Agencia, y se refirió ala Oficia de Servicios Generales parala acción pertinente. El mismo fuereferido a la Oficina de ServiciosLegales para su opinión y accióncorrespondiente.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.




Hallazgo 7-a.2)a) - Funciones Oficina ServiciosGenerales: las funciones de custodia de losinventarios de materiales no estaba segregadade las de registro al Mayor de Almacén.

Esta recomendación de la OCPR fueadoptada por la AT, y la Gerente deServicios de Apoyo de la OSG juntoal Auditor Interno de la Agencia sereunieron con el personalrelacionado al despacho y recibo demateriales de oficina y demantenimiento. A partir de agosto2011, se segregaron las funciones decustodia del inventario demateriales (recibo y despacho) delas funciones del registro al Mayorde Almacén.

Cumplimentada AT


Hallazgo 7-a.2)b) - Informe de Despacho: elEncargado de la Propiedad y del Almacén nopreparaba el Informe de Despacho de Mercancíapara entregar los artículos o materiales a laoficina que los solicitó. En sulugar, utilizaba la Solicitud de Material de Oficinay Limpieza para evidenciar la entrega.

La Oficina de Servicios Generalesenmendó el documento y creo elformulario "Solicitud y Despacho deMateriales". El mismo contiene lasiguiente información: quien solicitalos materiales, cantidad despachada,persona que despacha losmateriales, persona que recibe losmateriales, y las fechas de todo eltramite realizado.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.




Hallazgo 7-a.2)c) - Inventario de Materiales: elEncargado de la Propiedad y del Almacén norealizaba un inventario físico anual de losmateriales. En su lugar, desglosaba lainformación contenida en el Mayor de Almacénen los formularios denominados Inventario deMateriales de Oficina e Inventario deMantenimiento.

El Encargado de la Propiedad yAlmacén, adscrito a la Oficina deServicios Generales, con el AuditorInterno de la Agencia, realizaron losinventarios anuales correspondientea los años fiscales 2010-2011 & 2011-2012 de los materiales del almacén.

Cumplimentada AT

CP-12-15Oficina de Auditoria Interna

Hallazgo 7-a.2)d) - Inventario de Materiales:durante los años fiscales 2006-07 y 2008-09, laOficina de Auditoría Interna no realizóinspecciones periódicas de los materiales deoficina y de limpieza ubicados en el almacén.

El Auditor Interno de la AT junto alEncargado de la Propiedad yAlmacén, adscrito a la Oficina deServicios Generales, realizaron losinventarios anuales correspondientea los años fiscales 2010-2011 & 2011-2012 de los materiales del almacén.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.



CP-12-15Oficina de Servicios Generales & Comité de Disposición de Propiedad

Hallazgo 7-b. - Disposición de materiales: laAdministración donó algunos materiales a laPolicía de Puerto Rico. Para esta donación, elComité de Disposición de Propiedad no preparóuna resolución para recomendarle al DirectorEjecutivo la aprobación de la misma.

Durante los últimos cuatro años nose había llevado a cabo unadisposición de materiales. Noobstante durante el ultimoinventario del almacén seidentificaron unos artículos cuyoestado de deterioro amerita sudisposición. Conforme a lareglamentación vigente se hacumplido con solicitar al Comité deDisposición de Propiedad surecomendación y eventualaprobación del Director Ejecutivo.

Cumplimentada AT


Hallazgo 8-a.1) - Incumplimiento con la comprade materiales, equipo, bienes y servicios: lasrequisiciones correspondientes a las cincoórdenes de compra no estaban numeradas.

La Agente Comprador, adscrita a laOSG, le escribe en la parte superiorderecha a todas las requisicionesprocesadas el numero que la OSG leasigna a toda requisición que serecibe en la oficina.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.




Hallazgo 8-a.2) - Incumplimiento con la comprade materiales, equipo, bienes y servicios:ninguna de las órdenes de compra conteníaevidencia de que se hubiera remitido al DirectorEjecutivo para aprobación.

La Oficina de Servicios Generalesenvía toda orden de compra para laaprobación del Director Ejecutivo ode su representante autorizado. Noobstante, la OSG se asegurara que lamisma sea aprobada mediante lafirma del DE o su representante,antes de ser procesada.

Cumplimentada AT


Hallazgo 8-b. - Incumplimiento con la compra demateriales, equipo, bienes y servicios: alReceptor no se le entregaba una copia de laOrden de Compra ciega, por lo que este utilizabael conduce o la factura entregada por elproveedor para corroborar la cantidad demateriales o bienes recibidos.

A solicitud de la Oficina de ServiciosGenerales el área de Centro deInformación creo en el sistemaACCPAC el formulario Informe deRecibo e Inspección. El mismocontiene la información de la ordende compra sin las cantidadessolicitadas ni los costos establecidos.

Cumplimentada AT




MENSUAL DE CONT.



CP-12-15Oficina de Servicios Generales & Oficina de Presupuesto y Finanzas

Hallazgo 8-c. - Incumplimiento con la compra demateriales, equipo, bienes y servicios: de febreroa noviembre de 2009, la Administración pagó$13,649 correspondientes a las cinco órdenes decompra examinadas. El examen de dichos pagosreveló que en tres de estos no se incluyó elInforme de Recibo.

La Administración de Terrenos creoel Informe de Recibo e Inspecciónpara que fuera completado por elReceptor de la Agencia y para que elmismo se incluya como evidencia,documento requerido, para el pagode las facturas. La Directora de laOPF emitió una comunicaciónescrita al Contador III, dondeestablece que para todo pago defacturas por concepto de compra debienes la OSG debe incluir elInforme de Recibo e Inspección.

Cumplimentada AT


Hallazgo 9-a.1) - Deficiencias relacionadas con elproceso de desembolsos: al 21 de junio de 2010,la Administración no mantenía un registro de loscheques enviados y devueltos por correo.

La Oficina de Presupuesto y Finanzasemitió un comunicado a su personalpara establecer que en la libreta quese utiliza para llevar el controlnumérico de los cheques emitidosde la cuenta operacional, se van adesignar dos columnas paraidentificar en una de ellas loscheques que se envían por correo yen la otra los cheques que lleguendevueltos por el correo.

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MENSUAL DE CONT.




Hallazgo 9-a.2) - Deficiencias relacionadas con elproceso de desembolsos: los chequesen blanco se despachaban sin que mediaranrequisiciones por escrito autorizadas por losfuncionarios correspondientes.

La Oficina de Presupuesto y Finanzasemitió un comunicado alRecaudador, al Contador III y a laSecretaria Ejecutiva Gerencial paraestablecer que toda solicitud decheques en blanco debe realizarsemediante correo electrónico a laSecretaria Ejecutiva Gerencial concopia a la Directora de la OPF.

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Hallazgo 9-b.1) - Deficiencias relacionadas con elproceso de desembolsos: Dos de las hojas decontrol de entrada de pago no contenían la firma ni la fecha de aprobación de la Directora de laOficina de Presupuesto y Finanzas.

La Directora de la Oficina dePresupuesto y Finanzas tiene entressus funciones firmar las Hojas deControl de Entrada de Pagos en lalínea de dicho formularioidentificada para aprobación deldesembolso. Como parte delproceso de control de la OPF luegode la aprobación del desembolso, laDirectora de la OPF procedeentonces a firmar el chequecorrespondiente.

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MENSUAL DE CONT.




Hallazgo 9-b.2) - Deficiencias relacionadas con elproceso de desembolsos: los justificantes dedesembolsos no fueron marcados como pagadoso cancelados una vez efectuados los pagos.Tampoco se incluyó el número y la fecha delcheque mediante el cual se efectuó el pago.

La Directora de la Oficina dePresupuesto y Finanzas emitió unacomunicación a la SecretariaEjecutiva Gerencial para establecerque toda factura y documento querespalde el pago de compra debienes y/o servicios deberán llevarel sello de "PAGADO". También, seanotara el numero y la fecha delcheque correspondiente. Además,esta información se anotara en laHoja de Solicitud de Pago, en laprimera pagina de la factura y en laorden de compra, si aplica.

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Hallazgo 10-a.1) - Reglamentación relacionada alÁrea de Correspondencia y Archivo: al 30 demarzo de 2010, no se habían promulgadoprocedimientos escritos para regir lasoperaciones relacionadas con el trámite de lacorrespondencia. Tampoco sobre el archivo y elcontrol de los documentos de la Administración.

El Área de Archivo y Correo adscritaa la Oficina de Servicios Generalesesta en el proceso de evaluación yrevisión del borrador del Manual deNormas y Procedimientos para elPrograma de Administración deDocumentos Públicos y ArchivoCentral para que el mismo seaaprobado por el Directo Ejecutivo dela Administración de Terrenos.

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MENSUAL DE CONT.




Hallazgo 10-a.2) - Informe sobre la situación deinventario y plan de retención de documentos:al 7 de abril de 2010, la Administración no habíapreparado ni remitido a la Administración deServicios Generales (ASG) los informes sobre laSituación de Inventario y Plan de Retención deDocumentos9 correspondientes a los añosfiscales 2007-08 y 2008-09.

La Administradora de DocumentosInterina de la Administración deTerrenos esta en el proceso para lapreparación y emisión del informede Situación de Inventario y Plan deRetención a la ASG.

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Hallazgo 11-a. - Validación de las referencias deempleo: En el proceso de reclutamiento depersonal de carrera de la Administración, losaspirantes compiten en igualdad de condiciones.Por esto, como parte de la evaluación de lasolicitud de empleo, la Técnico o la Directora deRecursos Humanos y Relaciones Laborales,revisan la preparación académica y laexperiencia de trabajo de cada candidato. Desurgir dudas sobre la información brindada conrespecto a la experiencia de trabajo, proceden ainvestigarla. Determinamos que el resultado dedicha investigación no se documenta por escrito.

La Oficina de Recursos Humanos yRelaciones Laborales (ORHRL) creoun Formulario (Verificación deReferencias de Empleo) para que sedetallen por escrito todas lasgestiones que realiza la ORHRL paravalidar y/o investigar la experienciade trabajo e informaciónrelacionada de los candidatos a serevaluados. Además, se detallara elresultado o cualquier comentarionecesario.

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informe planes de accion correctiva

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