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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA OFICINA GENERAL DE CONTROL INSTITUCIONAL

INFORME No 008-2004-02-0454

EXAMEN ESPECIAL RELACIONADO CON EL USO DE LOS RECURSOS DEL FONCOMUN Y SU INCIDENCIA EN LA EJECUCIÓN DE OBRAS PARA EL

DESARROLLO INTEGRAL

SINTESIS GERENCIAL DEL INFORME

El Examen Especial relacionado con el Uso de los Recursos del Fondo de Compensación Municipal y su Incidencia en la Ejecución de Obras para el Desarrollo Integral, se ha efectuado en cumplimiento a nuestro Plan Anual de Control para el año 2004, el que fue aprobado con Resolución de Contraloría N° 440-2003-CG del 31 de Diciembre de 2003.

Nuestro Examen se desarrolló de conformidad con las Normas de Auditoria Gubernamental -

NAGU y abarco el periodo comprendido entre el 02 de Enero del 2003 al 31 de Diciembre del mismo año.

Las observaciones más importantes contenidas en el presente Informe son las siguientes:

1. Se ha observado que en la formulación del Presupuesto del Ejercicio Económico 2003, no se han considerado Metas especificas para la ejecución de los proyectos, a los que a su vez se les asignó denominaciones genéricas y no especificas, contraviniendo la normatividad vigente en dicho periodo, dando lugar que al haber considerado metas inespecíficas se acepten gastos a diferentes proyectos que no corresponden a los objetivos del mismo,

2. Se ha observado que en el ejercicio económico 2003, se han delegado funciones a la

Dirección de Participación Vecinal para la ejecución del proyecto “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal”, el mismo que en su mayoría consideraba la ejecución obras, cuya competencia funcional correspondía a la Dirección de Infraestructura, como Unidad Orgánica responsable de su ejecución, conllevando a que dichos proyectos asuman gastos por la suma de S/. 31,921.48, que no corresponden a las metas programadas.

3. Se ha observado que en el ejercicio económico 2003, la Municipalidad Provincial de Piura ha

aprobado el proyecto “Repotenciación de Maquinaria Pesada”, el mismo que solo contenía una relación de repuestos accesorios y servicios que se iban a utilizar en el año 2003, en las once (11) unidades de maquinaria pesada, al cual se le denominó Perfil Técnico, habiéndose afectado al mismo gastos que no corresponden a la meta programada por un monto de S/. 24,803.00.

4. Se ha observado que la Dirección de Contabilidad ha venido registrando incorrectamente las

operaciones relacionadas con la elaboración de Expedientes Técnicos, en la sub cuenta 339. Construcciones en Curso, correspondiendo su registro en la sub cuenta 341.Estudios e Investigaciones, dando lugar a que los Estados Financieros presenten información distorsionada y a su vez al no estar registrado dichas inversiones en su cuenta específicas no se lleve un control de los Expedientes Técnicos elaborados.

5. Se ha observado que en el ejercicio económico 2003, la Municipalidad Provincial de Piura a

través de la Unidad de Logística y la Unidad Mantenimiento ha adquirido repuestos, accesorios y efectuado reparaciones de vehículos y maquinaria pesada con empresas que no

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contaban con autorización Municipal de funcionamiento, y en el caso de las reparaciones y mantenimiento no contaban con talleres para ofertar dichos servicios, los que fueron efectuados a través de terceros subcontratados.

San Miguel de Piura, 30 de Septiembre de 2004.

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INFORME N° 008-2004-02-0454

“EXAMEN ESPECIAL RELACIONADO CON EL USO DE LOS RECURSOS DEL FONDO

DE COMPENSACIÓN MUNICIPAL Y SU INCIDENCIA EN LA EJECUCIÓN DE

OBRAS PARA EL DESARROLLO INTEGRAL

I. INTRODUCCIÓN

1. ORIGEN DEL EXAMEN

El presente Examen Especial, se ha realizado en cumplimiento al Plan Anual de Control para el Año 2004, el mismo que fue aprobado con Resolución de Contraloría N° 440-2003-CG del 31 de Diciembre de 2003.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL EXAMEN La presente Acción de Control constituye un Examen Especial cuyo objetivo es determinar la legalidad en el uso de los recursos del Fondo de Compensación Municipal y su incidencia en la ejecución de obras en bienestar de la comunidad como misión de la Municipalidad. OBJETIVOS DEL EXAMEN 2.1 Establecer si en el uso y aplicación de la Fuente de Financiamiento: Fondo de

Compensación Municipal se han implementado procedimientos de control interno que aseguren el buen uso de dichos recursos de acuerdo a lo aprobado por el Concejo Municipal y si el mismo concuerda con el Presupuesto aprobado por la Entidad.

2.2 Establecer si los recursos provenientes del Fondo de Compensación Municipal se ha

aplicado correctamente de acuerdo al marco legal establecido y su incidencia en la ejecución de obras en bienestar de la comunidad.

3. ALCANCE DEL EXAMEN

El presente Examen Especial comprende el análisis y la evaluación de las transferencias recepcionadas por la Municipalidad en el año 2003 por concepto del Fondo de Compensación Municipal – FONCOMUN y de la documentación relacionada con su aplicación en la ejecución de obras en bienestar de la comunidad. El periodo a evaluar comprende desde el 02 de Enero del 2003 al 31 de Diciembre del mismo año.

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD

La Municipalidad Provincial de Piura, es una entidad con personería jurídica de derecho público y goza de autonomía política y administrativa en los asuntos de su competencia. Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Ley No 23853, Ley Orgánica de Municipalidades, vigente hasta el 06 May.2003, y la Ley No 27972, Nueva Ley Orgánica de Municipalidades vigente a partir del 27 de Mayo de 2003, y tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar un conjunto de acciones con el objeto de proporcionar una adecuada prestación de los servicios públicos; así como propender al desarrollo integral y armónico de su jurisdicción. Le son aplicables, las leyes y disposiciones que de manera general regulan las actividades del Sector Público.

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El Ministerio de Economía y Finanzas a través del Concejo Nacional de Descentralización, en el año fiscal 2003, transfiriere mensualmente a los Gobiernos Locales recursos provenientes del Fondo de Compensación Municipal - FONCOMUN, los mismos que se utilizan íntegramente para los fines que se determinen por Acuerdo de su Concejo Municipal y acorde con sus propias necesidades, debiendo el Concejo Municipal fijar anualmente la utilización de dichos recursos, en porcentajes para gasto corriente e inversiones. La Municipalidad Provincial de Piura para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una Estructura Orgánica Administrativa aprobada mediante Edicto Municipal Nº 007-99-C/CPP de fecha 13.Agosto.99, la misma que está conformada por Órganos de Gobierno, Órgano de Control, Órganos de Asesoramiento Órganos de Apoyo y Órganos de Línea.

BASE LEGAL

1. Ley No 23853, Ley Orgánica de Municipalidades del 28 de Mayo de 1984, vigente hasta el 06 de Mayo de 2003.

2. Ley No 27972, Nueva Ley Orgánica de Municipalidades. 3. Resolución de Contraloría No. 072-98-CG del 26 Jun.98, que aprueba las Normas

Técnicas de Control Interno. 4. Ley Nº 27209, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado 5. Ley Nº 27879, Ley del Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2003. 6. Resolución Directoral Nº 027-2002-EF/76.01 que Aprueba la Directiva Nº 004-2002-

EF/76.01 ”Directiva para la determinación de la Asignación Presupuestaria Referencial de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal 2003”.

7. Resolución Directoral Nº 042-2002-EF/76.01 que Aprueba la Directiva Nº 008-2002-EF/76.01 “Directiva para la Programación, Formulación, y Aprobación de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal 2003.

8. Resolución Directoral Nº 053-2002-EF/76.01, que aprueba la Directiva Nº 002-2003-EF/76.01, “Directiva para la Aprobación, Ejecución y Control de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal 2003”

5. COMUNICACION DE HALLAZGOS

Durante la ejecución de la acción de control, se determinaron hallazgos de auditoria, los mismos que en cumplimiento a la NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos fueron comunicadas a las personas comprendidos en los mismos a fin de que, presenten sus aclaraciones o comentarios debidamente sustentados, los mismos que fueron evaluados y considerados al emitir el presente Informe. La relación de los servidores comprendidos en los hechos observados se detalla en el Anexo No 01 del presente Informe.

6. MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO Con Oficio No 272-2004-OGCI/MPP del 15 de Septiembre del 2004, la Directora General

de Auditoria, remitió al Titular del Pliego el Memorandum de Control Interno, el mismo que contiene las deficiencias en el sistema de control interno implementado relacionado con la aplicación del Fondo de Compensación Municipal, a fin de que disponga las medidas correctivas pertinentes tendientes a superar los hechos observados. Con Memorando Nº 293 - 2004-A/MPP del 15.Septiembre de 2004, el Señor Alcalde ha dispuesto al Gerente Municipal la implementación de las recomendaciones, la misma que mediante Memorandos Nº 899, 900, 901, 902 y 907-2004-GM/MPP de fecha 22. Septiembre del 2004, ha dispuesto que la Gerencia de Planificación y Desarrollo, la Jefatura de la Oficina de Organización y Métodos, la Jefatura de la Oficina de Logística, la Gerencia de Administración y la Gerencia de Asesoría Jurídica, implementen las recomendaciones correspondientes a cada una de sus áreas, se adjunta copia de los referidos documentos en el Anexo No 02 del presente Informe.

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7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

Se precisa que para la ejecución de la presente acción de control, se han tenido serias limitaciones relacionadas con la entrega de la información solicitada, toda vez que de los 11 metas seleccionadas para su evaluación solo se nos proporcionó lo correspondiente a siete (07) metas, conllevando a restringir los análisis de los Proyectos muestreados en esta acción de control.

II. OBSERVACIONES

1. FORMULACION DE METAS INESPECÍFICAS EJECUTADAS CON EL FONDO DE COMPENSACIÓN MUNICIPAL EN EL AÑO FISCAL 2003, HAN INOBSERVADO LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA VIGENTE PARA EL AÑO FISCAL 2003. Durante el año Fiscal 2003, la Municipalidad Provincial de Piura ha recepcionado en su Cuenta Corriente Nº 631-004822, del Banco de la Nación, por concepto de transferencias del Fondo de Compensación Municipal - FONCOMUN el importe de S/. 18,268,909.45, habiéndose establecido, según informe de la Dirección de Presupuesto, que para Gastos Corrientes se designó el 36%; Gastos de Capital el 57.85% y Servicio de la Deuda el 6.15 %.

Mediante Resolución Municipal Nº 152-2002-C/CPP de fecha 24 DIC.2002, se aprobó el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), para el año Fiscal 2003, asignándole a la Fuente de Financiamiento : Fondo de Compensación Municipal - FONCOMUN, un Presupuesto ascendente a la suma de S/. 15,344,488.00, el mismo que en el transcurso del periodo evaluado, tuvo modificaciones presupuestarias por el monto de S/. 2,945,084.00, concluyendo al 31 Dic.2003 con un Presupuesto Institucional Modificado (PIM) de S/ 18,289,572.00, registrando según la evaluación presupuestal del año 2003, con una Ejecución de S/.16,236,087.79, según como se detalla :

• Gasto Corriente S/. 6,524,732.74 • Gasto de Capital 8,808,266.78 • Servicio de la Deuda 903,088.27

Total Ejecutado S/. 16,236,087.79 Analizado la Estructura Funcional Programática de la Municipalidad Provincial de Piura correspondiente al año 2003, se ha establecido que en su Cadena Funcional de Gasto, relacionado con la Fuente de Financiamiento: Fondo de Compensación Municipal -FONCOMUN, se han ejecutado Gastos de Capital hasta por el importe de S/. 8,808,266.78, habiéndose desarrollado 67 Proyectos por el importe de S/. 8,176,556.59, y 06 Actividades por la suma de S/. 631,709.59, según como se detallan en los Anexos Nos. 03 y 04 del presente Informe.

Al respecto, se precisa que dentro de los Proyectos de Inversión desarrollados por la Municipalidad, 06 de ellos que incluyen 06 Metas, ascendentes a un monto de S/. 1´986,395.78 no reúnen las características para ser considerados como Proyectos, por cuanto los gastos asumidos por los mismos no constituyen Gastos de Inversión, en razón de que en la evaluación y análisis de gastos ejecutados, se ha establecido que éstos no tienen incidencia en el Patrimonio Institucional, constituyendo por lo tanto gastos corrientes, según como se detalla en Anexo el Nº 05 del presente Informe. Al respecto, la normatividad aplicable establece lo siguiente:

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A) Ley N° 27630, Ley que modifica el Artículo 89° del Decreto Legislativo N° 776 - Ley de Tributación Municipal, que establece lo siguiente:

Artículo 1.- Objeto de la ley Modifícase el primer párrafo del Artículo 89 del Decreto Legislativo No 776 - Ley de Tributación Municipal, en los términos siguientes:

Los recursos que perciban las Municipalidades por el Fondo de Compensación Municipal (FONCOMUN) serán utilizados íntegramente para los fines que determinen los Gobiernos Locales por acuerdo de su Concejo Municipal y acorde a sus propias necesidades reales. El Concejo Municipal fijará anualmente la utilización de dichos recursos, en porcentajes para gasto corriente e inversiones, determinando los niveles de responsabilidad correspondientes.

B) Resolución Directoral No 042-2002-EF/76.01 del 11 de Octubre de 2002, que aprueba la Directiva Nº 008-2002-EF/76.01 “DIRECTIVA PARA LA PROGRAMACIÓN, FORMULACION Y APROBACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS INSTITUCIONALES DE LOS GOBIERNOS LOCALES PARA EL AÑO FISCAL 2003”, la misma que establece lo siguiente:

Artículo 21º.- Dentro del marco de lo dispuesto en la Ley No 27209, la determinación de la Estructura Funcional Programática de las Municipalidades se sujeta a lo siguiente: Inciso e) Es importante señalar que todo proyecto a ser consignado en la Formulación del Presupuesto Municipal, debe obedecer a un perfil, estudio de factibilidad, expediente técnico y a la ejecución del mismo, para cuyo efecto es necesario que las municipalidades tomen como referencia los conceptos técnicos establecidos en la Ley No 27293 - Ley del Sistema de Inversión Pública y su Reglamento. Inciso f) Deben seleccionarse y determinarse las Actividades y Proyectos estrictamente necesarios para identificar los propósitos a lograr durante el año fiscal 2003, tomando como referencia la tabla de Actividades y Ejemplos para la determinación de Proyectos, Componentes y Finalidades de Metas Presupuestarias ligadas a Proyectos, contenidos en los Anexos Nº 10 y Nº 13 de la presente Directiva, en el presente caso se tuvo que considerar la estructura del Anexo No 13 Artículo 25°. La Oficina de Planificación y Presupuesto o la que haga sus veces en el Pliego, como integrante del Sistema de Gestión Presupuestaria del Estado, es responsable entre otros aspectos, de lo siguiente:

g) Supervisar que la Formulación Presupuestal, garantice y priorice el logro de los

Objetivos Institucionales establecidos para el Año Fiscal 2003, asegurando que la selección de las Metas Presupuestarias expresen con claridad dichos propósitos.”

C) Resolución Directoral No 053-2003-EF/76.01 del 20 de Diciembre de 2002, que

aprueba la Directiva Nº 002-2003-EF/76.01 “DIRECTIVA PARA LA APROBACION, EJECUCION Y CONTROL DE LOS PRESUPUESTOS INSTITUCIONALES DE LOS GOBIERNOS LOCALES PARA EL AÑO FISCAL 2003, la misma que establece lo siguiente :

Artículo 29.- Autoridades Competentes 29.1 El Compromiso del Gasto es de competencia de la Oficina de Administración,

la Oficina de Abastecimientos y/o Oficina de Personal o las que hagan sus veces en el Pliego, de acuerdo a la operación que se pretenda realizar.

29.2 La responsabilidad por la adecuada ejecución del Compromiso del Gasto es

solidaria con la más Alta Autoridad Administrativa del Pliego o con aquel que

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cuente con delegación expresa para comprometer gastos. El Compromiso del Gasto no convalida los actos o acciones que realicen los Pliegos con inobservancia de las formalidades y legalidades correspondiente.

D) Resolución Directoral No 027-2002-EF/76.01 del 17 JUN.2002 que aprueba la

“Directiva No 004-2002-EF/76.01 “Directiva para la Determinación de la Asignación Presupuestaria Referencial de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal 2003”

Precisiones para la previsión de los Gastos

Artículo 11°.- Las Oficinas de Planificación y Presupuesto o las que hagan sus veces, deben aplicar las siguientes precisiones técnicas para la previsión de los gastos municipales: Fondo de Compensación Municipal

De acuerdo a lo dispuesto por la Ley N° 27630 y su Fe de Erratas de fecha 16.ENE.2002, los recursos que perciban las Municipalidades por el Fondo de Compensación Municipal se utilizan íntegramente para los fines que determinen los Gobiernos Locales, por Acuerdo de su Concejo Municipal y acorde a sus propias necesidades. El Concejo Municipal fijará anualmente la utilización de dichos recursos, en porcentajes para gasto corriente e inversiones.

La situación expuesta, ha conllevado a que las Metas correspondientes a los Proyectos en mención al no contar con objetivos específicos concretas, asuman gastos por apoyos económicos otorgados mediante convenios a través de la Dirección de Participación Vecinal, habiéndose establecido en otros casos, la inclusión indebida de gastos por apoyos económicos otorgados a instituciones y personas naturales, que no corresponden a la categoría de Gastos de Inversión; los cuales, por su naturaleza, son destinados al aumento de la producción o al incremento inmediato o futuro del patrimonio de la entidad.

EVALUACIÓN DE HALLAZGOS

La Comisión de Auditoria en cumplimiento a la normativa vigente comunicó a las personas involucradas los hechos expuestos anteriormente, otorgándoles la oportunidad de presentar sus descargos correspondientes debidamente sustentados, cuya evaluación ha sido incluida en el presente Informe, como se detalla

1. Mediante Carta Nº 002-2004/CRZP de fecha 28.09.2004 el ex Director de Contabilidad

CPC. Carlos Raúl Zapata Pulache, hace llegar a esta Comisión de Auditoria sus aclaraciones en relación a los hechos observados, manifestando lo siguiente:

Que la formulación de Metas es competencia exclusiva de la Dirección de Presupuesto,

adjuntando para tal efecto copia fedateada de las funciones generales de la Dirección de Contabilidad del Manual de Organización y Funciones de la entidad vigente en el año 2003, indicando asimismo, no existir función alguna que le disponga la formulación de Metas, y haber cumplido con las funciones de su competencia.

Las aclaraciones presentadas por el ex Director de Contabilidad no levanta plenamente el hecho observado, en razón de que si bien no le asiste responsabilidad en lo que compete al proceso de formulación de Metas, en su condición de Director de Contabilidad de la Municipalidad Provincial de Piura, debió observar respecto a las categorías presupuestarias que fueron objeto de asignación de recursos económicos para el año fiscal 2003, y posteriormente de afectaciones presupuestarias como consecuencia de la ejecución del gasto, en el que si tuvo participación y responsabilidad en su afectación, considerando además que como Contador de la Municipalidad, le correspondía efectuar el control previo de todos los desembolsos autorizados por la Municipalidad, como condición previa a su pago.

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2. Mediante Oficio Nº 006-2004-CE/MPP-MLCC de fecha 29 de .Setiembre de 2004,

el ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, presenta sus aclaraciones en relación a los hechos observados, manifestando lo siguiente:

Que según la Directiva Nº 008-2002-EF/76.01 para la Programación, Formulación y Aprobación de los Presupuestos institucionales de los gobiernos locales para el año fiscal 2003, en el art. 21, inc. e) se describe lo que distingue a un Proyecto :

- Reune acciones presupuestarias que concurren en la expansión y/o perfeccionamiento

de los servicios públicos o administrativos vigentes. - Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los bienes

y servicios; implicando la variación sustancial o el cambio de procesos y/o tecnología utilizada por el pliego.

- Responde a objetivos que pueden ser medidos física y financieramente, a través de metas.

- Es limitado en el tiempo. - Luego de su culminación, generalmente da origen a una actividad.

No se menciona por ningún lado que los Proyectos deben tener incidencia en el patrimonio institucional; además lo que indica el inc. f), en lo que concierne a la tabla del anexo 13, se refiere a ejemplos para la determinación de la estructura de un Proyecto, no es ninguna relación de Proyectos que se deberán aplicar en el presupuesto municipal del presente año, tal como si se menciona en la relación de proyectos que han venido siendo considerados durante años en las mismas Directivas. Como ejemplo se puede mencionar que en la Directiva Nº 009-2001-EF/76.01 Programación, Formulación y Aprobación de los Presupuestos institucionales de los gobiernos locales para el año fiscal 2002, se menciona dentro de la relación de proyectos, los referidos a Modernización de la administración, apoyo social y obras de emergencia, planes de desarrollo, etc., que son los mismos a los que ustedes manifiestan que no son gastos de inversión y si no han sido considerados textualmente en la misma Directiva, en el presente año, no implica que ya están siendo descalificados como proyectos, por cuanto como se podrá apreciar reúnen las características, de lo que es un Proyecto.

Cada uno de los proyectos, que ustedes consideran que no constituyen gastos de inversión, tiene su perfil, los mismos que fueron aprobados en los primeros meses del año 2003. En esos meses no era obligatorio, para los gobiernos locales, ceñirse a las normas del Sistema Nacional de Inversión Pública; recién con la Resolución Directoral Nº 007-2003-EF/68.01, por la que se aprueba la Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública para los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, publicada en El Peruano, el 14 de setiembre, en su art. 7º, numeral 7.1, se precisa la obligatoriedad de observar las normas del SNIP para los Gobiernos Locales. Antes de esta Directiva las municipalidades solo tomaban como referencia los conceptos técnicos del SNIP.

En la misma Directiva, en la disposición décimo quinta, se menciona a los gobiernos locales que deberán aplicar en forma inmediata las normas del Sistema Nacional de Inversión Pública. Estando entre ellos la Municipalidad Provincial de Piura; por lo tanto, recién a partir del 15 de setiembre del 2003, se convierte en obligatorio, para nuestra municipalidad aplicar dicha normatividad.

En la relación de Proyectos que su Oficina manifiesta no constituyen gastos de Inversión, debemos manifestar:

Modernización institucional, es un Proyecto que cuenta con perfil técnico, que tuvo un tiempo limitado de duración en el año 2003, de abril a diciembre. Que permitió la expansión y perfeccionamiento de los servicios administrativos. Tal es así que la municipalidad ya cuenta con una estructura orgánica moderna y funcional, en la que se ha contemplado nuevos servicios, tales como turismo, micro y pequeña empresa, control del medio ambiente, etc. Este Proyecto ya no continúa en el presente año.

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Apoyo Social y de Infraestructura Comunal, es un Proyecto que cuenta con perfil técnico, que tuvo un tiempo limitado de duración en el año 2003, de enero a diciembre que permitió ampliar los servicios culturales de la municipalidad a zonas que antes no habían sido atendidas, variando sustancialmente su forma de interactuar ante la población; así tenemos la presentación de las caravanas artísticas, que permitió llegar a asentamientos humanos, que nunca antes habían tenido la oportunidad de ver eventos culturales. También tenemos los apoyos sociales con retribución en jornadas de trabajo, que permitió incluir en el campo productivo y laboral a personas indigentes. A partir del presente año, este proyecto como tal ya no se viene ejecutando.

Construcción Obras de Infraestructura Comunal, es un Proyecto en el que se contemplaba un monto de 50,000 nuevos soles, para la ejecución de una obra, para aquel barrio cuyos vecinos bien organizados, a través de jornadas comunales, hicieran labores de limpieza dentro de su mismo barrio. Aquel barrio que se mantuviera siempre limpio, era premiado con la ejecución de una obra física, cuyo monto estaba presupuestado en el proyecto mencionado.

Ampliación Servicio de Limpieza Pública, es un Proyecto que cuenta con perfil técnico, que tuvo un tiempo limitado de duración en el año 2003, de marzo a diciembre. Como su mismo nombre lo indica se amplio el servicio de limpieza pública a zonas que antes no habían sido atendidas, especialmente en asentamientos humanos.

Implementación Áreas Verdes Piura, es un Proyecto que cuenta con perfil técnico, que tuvo un tiempo limitado de duración en el año 2003, de marzo a diciembre. Se amplio las áreas verdes a zonas que antes no habían sido atendidas.

La limpieza y descolmatación de drenes no es una labor permanente que venga realizando la municipalidad. Esta labor se dio solamente el año pasado por la misma situación de prevención del fenómeno el niño, que había sido anunciada para la región. La municipalidad expandió o amplió sus servicios durante un tiempo limitado, mientras duró la emergencia. Por lo tanto no es una Actividad, por cuanto esta para serlo deberá ser permanente y continua en el tiempo, que para el presente caso no se da.

Como se podrá apreciar, todos los Proyectos mencionados constituyen gastos de inversión, por cuanto reúnen las características que la Directiva Nº 008-2002-EF/76.01 en su art. 21, inc. e) define.

Evaluados los descargos presentados por el ex Director Municipal, Ingº Héctor Hoyos Castillo, se concluye que sus argumentos no desvirtúan los hechos observados por lo siguiente:

La Directiva Nº 008-2002-EF/76.01 para la Programación, Formulación y Aprobación de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el año 2003, define en forma categórica las características que distinguen un Proyecto de Inversión, las cuales son determinantes, puesto que cuando señala la expansión y/o perfeccionamiento de los servicios públicos, se refiere a la ejecución de Gastos de Capital, para mejorar dichos servicios, más no en si al otorgamiento del mismo servicio. De otro lado sus aseveraciones son incongruentes con lo establecido en el literal v. del Art.22° de la Directiva antes precisada , la que señala que en caso de los Proyectos, las cadenas del gasto que se les asignen considerarán como raíz exclusivamente la Categoría del Gasto 6. Gasto de Capital vinculada al Grupo Genérico de Gasto 5. Inversiones, y que además según la dinámica del Plan Contable Gubernamental, al finalizar el ejercicio presupuestal estos gastos son trasladados a la Cuenta de Patrimonio: Hacienda Nacional, considerando que los proyectos observados se han afectado gastos que en algunos casos no están respaldando plenamente un Gasto de Capital..

Al respecto el acotado dispositivo, insertó en su contexto innovaciones a las Directivas de años anteriores emitidas para la Programación, Formulación y Aprobación de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales, y que para una mejor orientación de las Oficinas de Presupuesto y Planificación o las que hagan sus veces, en

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anexos adjuntos, insertó modelos de Tablas de Finalidades de las Metas Presupuestarias ligadas a Actividades y Ejemplos para la determinación de Proyectos, Componentes y Finalidades de Metas Presupuestarias Ligadas a Proyectos para el Año Fiscal 2003; observándose claramente en este último anexo, la inexistencia de Proyectos destinados a ejecutar gastos que no fueran de capital.

En cuanto a las metas inespecíficas de ciertos proyectos, no ha presentado aclaración alguna, no obstante haberse observado la existencia de metas que incluyen proyectos con denominaciones genéricas, lo que según el Anexo No 13 de la Directiva No 008-2002-EF/76.01, solo fue aplicable en el año 2002, debiendo por lo tanto en el año 2003 haber considerado Proyectos con denominaciones específicas, precisando la obra y ubicación de la misma y no contener Proyectos con denominaciones genéricos como los elaborados para el Año fiscal 2003, lo que ha conllevado que los mismos asuman gastos que no corresponda a los objetivos de un proyecto.

3. Mediante Informe Nº 201-2004-OF-PRESUP-MPP, recepcionado el 29.Septiembre de

2004, la Directora de Presupuesto CPC. Jesús García Correa, presenta sus aclaraciones en relación al hallazgo formulado, indicando lo siguiente:

3.1 El literal ii del inciso e) del Artículo 21º de la Directiva Nº 008-2002-EF/76.01,

aprobada mediante Resolución Directoral Nº 042-2002-EF/76.01, conceptúa al “Proyecto”, de la siguiente manera :

• Reúne acciones presupuestarias que concurren a la expansión y/o

perfeccionamiento de los servicios públicos o administrativos existentes. • Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de

bienes y servicios, implicando la variación sustancial o el cambio de procesos y/o cambio de tecnología utilizada por el Pliego.

En este sentido, de acuerdo a la definición técnica de “Proyecto”, que se señala en el artículo precitado, este no implica única y exclusivamente el incremento del patrimonio de la entidad a través de la formación bruta de capital, sino que también, se orienta a ampliar, mejorar, modernizar o recuperar la capacidad productiva de bienes y servicios

En este contexto se precisa lo siguiente:

• El Proyecto “Modernización Institucional” tiene como finalidad mejorar y/o

modernizar la capacidad de gestión de los servicios administrativos, a través de la creación y mejoramiento de software informáticos y adquisición de nuevos equipos básicamente. Como se aprecia en la estructura presupuestal que se adjunta al presente como anexo de Folio Nº 01. Aprobado por Resolución de Alcaldía Nº 464-2003-A/MPP de fecha 26 de Junio del 2003 ( Folio 07 ).

• El Proyecto “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal” tiene como finalidad

ampliar, crear y/o mejorar la capacidad de producir servicios de asistencia social a personas de escasos recursos y a la generación de infraestructura y equipamiento a organizaciones sociales. Esto se aprecia en la estructura presupuestal adjunto en anexo de Folio Nº 02. Aprobado por Resolución de Alcaldía Nº 434-2003-A/MPP de fecha 18 de Junio del 2003 ( Folio Nº 08 y 09)

• El Proyecto “Apoyo Infraestructura Comunal en el Barrio más Limpio” tiene

como finalidad mejorar la producción del servicios de limpieza pública a través de la autogeneración del mismo por la población y a la generación de infraestructura mediante el apoyo en la culminación de obra comunal como premio. Esto se aprecia en la estructura presupuestal adjunto en el Anexo de Folio 03. Aprobado por Resolución de Alcaldía Nº 021-2003-C/CPP de fecha 28 de Abril del 2003 ( Folio Nº 10 y 11 ).

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• El Proyecto “Ampliación del Servicios de Limpieza Pública” tiene como finalidad ampliar y mejorar la capacidad de producción del servicio, mejorando el ornato y fortaleciendo el medio ambiente, y a través del uso intensivo de mano de obra que aporta la cadena económica. Esto se aprecia en la estructura presupuestal adjunto en el anexo de Folio Nº 04. Aprobado por Acuerdo Municipal Nº 027-2003-C/CPP de fecha 21 de Mayo del 2003 ( Folios Nº 12).

• El Proyecto “Implementación de Áreas Verdes-Piura”, tiene como finalidad

ampliar, mejorar y/o recuperar el servicio de parques y jardines, mejorar y proteger el medio ambiente de la ciudad, a través del uso intensivo de mano de obra que aporta a la cadena económica. Esto se aprecia en la estructura presupuestal adjunta en el anexo de Folio Nº 05. Aprobado por Resolución de Alcaldía Nº 151-2003-A/MPP de fecha 17 de Febrero del 2003 (Folios Nº 13).

• El Proyecto “Limpieza y Descolmatación de Drenes”, tiene como finalidad

mejorar y/o recuperar el servicio de drenaje de la ciudad en los sectores inundables, incidiendo en la mejora del saneamiento ambiental. Esto se aprecia en la estructura presupuestal adjunta en el Folio 06.

3.2 De otro lado, es necesario aclarar que el Anexo Nº 13 “Ejemplos para la

determinación de Proyectos, Componentes y Finalidades de Metas Presupuestarias ligadas a Proyectos para el Año Fiscal 2003”, a que hace referencia el Segundo párrafo del artículo 21 inciso f) de la Directiva Nº 008-2002-EF/76.01 : “Directiva para la Programación, Formulación y Aprobación de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal 2003”, proporciona ejemplos para que cada Municipalidad determine sus Proyectos, Componentes y Metas Presupuestales, mas no así, constituye una Tabla Definitiva de Proyectos de cumplimiento obligatorio, como si lo es el Anexo Nº 10 “Tabla de Actividades para el Año Fiscal 2003” .

En contraste con el Anexo Nº 13 “Ejemplos para la determinación de Proyectos, Componentes y Finalidades de Metas Presupuestarias ligadas a Proyectos para el Año Fiscal 2003”, la Directiva Nº 009-2001-EF/76.01 - “Directiva para la Programación, Formulación y Aprobación de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal 2002”, en el Anexo N° 11 “Tabla de Proyectos para el Año Fiscal 2002”, contiene los Proyectos denominados : Modernización de la Administración, Apoyo Social y Obras de Emergencia , Reforestación, etc., que resultan ejemplos y referencias para la determinación de los Proyectos materia de la observación. ( Folios 14 y 15 ).

3.3 Si bien es cierto, el artículo 21 inciso e) de la Directiva Nº 008-2002-EF/76.01

“Directiva para la Programación, Formulación y Aprobación de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal 2003”, en su último párrafo establece que : “todo Proyecto a ser consignado en la Formulación del Presupuesto Municipal, debe obedecer a un perfil, estudio de factibilidad, expediente técnico y a la ejecución del mismo, para cuyo efecto es necesario que las Municipalidades tomen como referencia los conceptos técnicos establecidos en la Ley Nº 27293 – Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública y su Reglamento (Decreto Supremo Nº 086-2000-EF)”; según el artículo 7.1 de la Directiva 004-2003-EF/68.01 “Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública para los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales”, la obligatoriedad de observar las normas del SNIP para el caso de los Gobiernos Locales, rige a partir del 15 de Setiembre del año 2003, es decir con posterioridad a la ejecución de los Proyectos observados, sin que ello implique que los Proyectos en mención no hayan contado con un Perfil y/o Expediente Técnico, tal como se indica en el Punto 1 del presente.

Por lo expuesto, los Proyectos materia de la observación han observado la normatividad vigente, garantizando el logro de los Objetivos Institucionales para el Año Fiscal 2003.

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De la evaluación a los aclaraciones presentadas por la Directora de Presupuesto CPC. Jesús García Correa, se concluye que las mismas no desvirtúan los hechos observados, por lo siguiente:

No obstante invocar el Art. 21º de la Directiva Nº 008-2002-EF/76.01 respecto a la

conceptuación de lo que es un Proyecto, el que según su aclaración no implica única y exclusivamente el incremento del patrimonio de la entidad a través de la formación bruta de capital, sino que también, se orienta a ampliar, mejorar, modernizar o recuperar la capacidad productiva de bienes y servicios, aseveración es incongruente con lo establecido en el literal v. del Art.22° de la Directiva antes precisada , la que señala que en caso de los Proyectos, las cadenas del gasto que se les asignen considerarán como raíz exclusivamente la Categoría del Gasto 6. Gasto de Capital vinculada al Grupo Genérico de Gasto 5. Inversiones, y que además según la dinámica del Plan Contable Gubernamental, al finalizar el ejercicio presupuestal estos gastos son trasladados a la Cuenta de Patrimonio: Hacienda Nacional, considerando que los proyectos observados se han afectado gastos que en algunos casos no están respaldando plenamente un Gasto de Capital.. De otro lado al señalar que el Anexo N° 10 que contiene la Tabla de Actividades para el Año Fiscal 2003 es de cumplimiento obligatorio de la referida Directiva, más no el Anexo N° 13 por ser ejemplos para que cada Municipalidad determine sus Proyectos, Componentes y Metas presupuestarias, se precisa que la tabla de Actividades está considerando el Servicio de Limpieza Pública como una actividad, mas no como un Proyecto, y que la ampliación del servicio esta relacionado netamente con las inversiones que ejecute la Municipalidad para mejorar y/o ampliar dicho servicio, como podría ser la adquisición de compactadoras y otras inversiones, más no esta referido en si al otorgamiento del mismo servicio. De otro lado los ejemplos que se incluyen en el Anexo 13 solo considera como Proyectos las inversiones, y que además la normativa a que hace referencia del año 2002, no es aplicable al 2003, considerando que las mismas vienen siendo modificadas cada año.

En cuanto a las metas inespecíficas de ciertos Proyectos, no ha presentado aclaración alguna, no obstante haberse observado la existencia de metas que incluyen proyectos con denominaciones genéricas, lo que según el Anexo No 13 de la Directiva No 008-2002-EF/76.01, solo fue aplicable en el año 2002, debiendo por lo tanto en el año 2003 haber considerado Proyectos con denominaciones específicas.

4. Mediante Informe Nº 0180-2004-DGA/MPP, recepcionado el 29.Septiembre del 2004,

la Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yépez, presentó sus aclaraciones en relación al hallazgo formulando, manifestando lo siguiente :

Teniendo en cuenta las categorías presupuestarias y el concepto de “Proyecto”

establecido en el literal (i.i) del Artículo 9 de la Ley N° 27209 - Ley de Gestión Presupuestaria del Estado que a la letra dice :

“Proyecto, reúne acciones que concurren en la expansión y/o perfeccionamiento de los servicios públicos o administrativos existentes. Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los bienes y servicios; implicando la variación sustancial o el cambio de procesos y/o tecnología utilizada por la entidad. Responde a objetivos que pueden ser medidos física y financieramente, a través de sus Componentes y Metas. Es limitado en el tiempo. Luego de su culminación, se integra o da origen a una actividad”

En este sentido los proyectos consignados en el Anexo N° 03 justifican un incremento

de producción de la Municipalidad Provincial de Piura, orientado a ampliar, mejorar, modernizar, recuperar la capacidad productiva de los bienes y servicios, como son :

• El Proyecto “Modernización Institucional” tiene como finalidad mejorar y/o

modernizar la capacidad de gestión de los servicios administrativos, a través de la creación y mejoramiento de software informáticos y adquisición de nuevos equipos básicamente; y su duración fue de abril a diciembre 2003.

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• El Proyecto “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal” tiene como finalidad ampliar, crear y/o mejorar la capacidad de producir servicios de asistencia social a personas de escasos recursos y a la generación de infraestructura y equipamiento a organizaciones sociales, con retribución en jornadas de trabajo.

• El Proyecto “Apoyo Infraestructura Comunal en el Barrio más Limpio”, tiene

como finalidad mejorar la producción de los servicios de limpieza pública a través de la autogeneración del mismo por la población y a la generación de infraestructura mediante el apoyo en la culminación de obra comunal como premio.

• El Proyecto “Ampliación del Servicio de Limpieza Pública”, tiene como finalidad

ampliar y mejorar la capacidad de producción del servicio, mejorando el ornato y fortaleciendo el medio ambiente, y a través del uso intensivo de mano de obra que aporta la cadena económica.

• El Proyecto “Implementación de Áreas Verdes – Piura” , tiene como finalidad

ampliar, mejorar y/o recuperar el servicio de parques y jardines, mejorar y proteger el medio ambiente de la ciudad, a través del uso intensivo de mano de obra que aporta a la cadena económica.

• El Proyecto “Limpieza y Descolmatación de Drenes” tiene como finalidad

mejorar y/o recuperar el servicio de drenaje de la ciudad en los sectores inundables, incidiendo en la mejora del saneamiento ambiental.

De la evaluación a las aclaraciones presentadas por la Directora General de

Administración CPC. Carmen Padilla Yepez se concluye las mismas que son similares a las aclaraciones presentadas por la Directora de Presupuesto CPC. Jesús García Correa, consecuentemente por los mismos hechos anotados en dicha evaluación, se considera que subsisten los hechos observados.

5. Mediante Memorando Nº 317-2004-A/MPP de fecha 29 de Septiembre del 2004, el

señor Alcalde Eduardo Cáceres Chocano, en su calidad de Titular del Pliego, ha presentado sus aclaraciones en relación a los hallazgos formulados por la Comisión de Auditoria, concluyéndose que las mismas son similares a las aclaraciones presentadas por el ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, razón por lo que, por los mismos hechos anotados en dicha evaluación, se considera que subsisten los hechos observados.

6. Mediante Informe Nº 063-2004-GDYDP/MPP recepcionado el 29 de Septiembre de

2004, la Directora General de Planificación y Desarrollo Econ. Lourdes Valdivieso Chiroque, ha presentado sus aclaraciones en relación a los hallazgos formulados por la Comisión de Auditoria, concluyéndose que sus argumentos son similares a los presentados por la Directora de Presupuesto CPC. Jesús García Correa, razón por lo que por los mismos hechos anotados en dicha evaluación, se considera que subsisten los hechos observados.

Por lo expuesto le asiste responsabilidad administrativa al ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, a la Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yepez, a la Directora de Planificación y Desarrollo Econ. Lourdes Valdiviezo Chiroque, a la Directora de Presupuesto CPC. Jesús Garcia Correa y al ex Director de Contabilidad CPC. Carlos Raúl Zapata Pulache, por incumplir sus obligaciones tipificadas en el Artículo 21° incisos a) y b) del Decreto Leg. No 276°, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes del servicio público y salvaguardar los intereses del Estado.

En cuanto a la responsabilidad administrativa del Alcalde Señor Eduardo Cáceres Chocano se precisa, que según Resolución de Contraloría N° 110-2001-CG del 18 Jul.2001, en el numeral III FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL relacionado con la Facultad

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Sancionadora, en el cuarto párrafo señala que los alcaldes elegidos por sufragio popular, no se encuentran comprendidos en la carrera administrativa y por tanto no le son aplicables las disposiciones que establecen el procesamiento, declaración y efectivización de la responsabilidad administrativa aplicable a todos los funcionarios y servidores públicos.

2. EJECUCIÓN Y/O SUPERIVISION DE OBRAS POR DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN VECINAL NO ES COMPATIBLE CON DELEGACIÓN DE ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

De la verificación selectiva a la ejecución de los Proyectos de Inversión con el financiamiento del FONCOMUN, se ha establecido que el Proyecto: “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal”, en el desarrolló de su Meta : 20101020102” Obras de Infraestructura Comunal - Piura y Distritos, al 31.Diciembre.2003, registró un gasto S/. 570,665.65, generados en las específicas siguientes: 6.5.11.10 Retribución y Complementos Contrato Plazo Fijo S/. 23,760.19 6.5.11.11 Obligaciones del Empleador 903.00 6.5.11.13 Gastos Variables Ocasionales 317.68 6.5.11.23 Combustibles y Lubricantes 35,365.46 6.5.11.27 Servicios No Personales 146,045.84 6.5.11.29 Materiales de Construcción 235,629.84 6.5.11.30 Bienes de Consumo 6,736.40 6.5.11.37 Alquiler de Bienes 2,075.00 6.5.11.39 Otros servicios de Terceros 29,832.24 6.5.11.50 Serv. Terc. Obras por Contrata o por Convenio 90,000.00 Total S/. 570,665.65 Del análisis al gasto, se estableció que del total ejecutado al 31.Diciembre.2003, el importe de S/. 31,921.48 no corresponden a la naturaleza del gasto previsto en el proyecto autorizado, tal como se expone en Anexo adjunto. habiéndose destinado el saldo a la ejecución y/o supervisón de Obras por convenio, cuyos expedientes técnicos han sido aprobados por la Dirección de Infraestructura entre los meses de Septiembre y Diciembre del 2003 y autorizadas en su ejecución mediante Resoluciones de Alcaldía, observándose que estas fueron ejecutadas y/o supervisadas por la Dirección de Participación Vecinal a cargo del Señor Segundo Valdiviezo Rodríguez, a requerimiento expreso del Director General de Desarrollo Urbano Ing. Jorge Timana Rojas al entonces Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, quien dispuso a la Dirección de Secretaria General la emisión de las Resoluciones de Alcaldía respectivas; sin considerar que dicha dependencia según la normatividad interna de la entidad (Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Piura) no tenía ninguna competencia funcional sobre la ejecución de obras. Al respecto, la normatividad aplicable establece lo siguiente:

A) Resolución de Contraloría Nº072-98-CG “Aprueban Normas Técnicas de

Control Interno para el Sector Público” NTC Nº100-07 Sistema de Autorización y Ejecución de Operaciones, precisa:

“Las operaciones y actos administrativos deben ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que actúen dentro de su campo de competencia funcional”

NTC Nº 210.03 Control Previo de los Compromisos Presupuestales, precisa: “Debe establecerse procedimientos de control previo al compromiso de gastos, que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestales relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestales.” Asimismo en sus comentarios señala:

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02. “La etapa del compromiso en el proceso de ejecución del presupuesto esta referida al registro, afectación y al pago, de las respectivas asignaciones previstas para el logra de las metas programadas.”

03. “Es importante que exista un nivel de revisión interna que verifique si la operación que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y, existe disponibilidad presupuestal suficiente para cubrir el monto solicitado.”

B) El Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de

Piura, aprobado con Resolución de Alcaldía Nº 311-2000 A/MPP de fecha 22.Marzo.2000, documento normativo que precisa en sus Arts Nº 277 y 444 las atribuciones y responsabilidades de las Direcciones de Infraestructura y de Participación Vecinal respectivamente.



Artículo 29.- Autoridades Competentes

29.1 El Compromiso del Gasto es de competencia de la Oficina de Administración, la Oficina de Abastecimientos y/o Oficina de Personal o las que hagan sus veces en el Pliego, de acuerdo a la operación que se pretenda realizar.

29.2 La responsabilidad por la adecuada ejecución del Compromiso del Gasto es

solidaria con la más Alta Autoridad Administrativa del Pliego o con aquel que cuente con delegación expresa para comprometer gastos. El Compromiso del Gasto no convalida los actos o acciones que realicen los Pliegos con inobservancia de las formalidades y legalidades correspondiente.

La situación expuesta se ha originado por negligencia de los funcionarios de gestión,

quienes solicitaron la ejecución de dicho Proyecto a través de la Dirección de Participación Vecinal, sin ser de su competencia, dando lugar que se afecten al mismo gastos que no correspondan a las metas programadas, desvirtuando los objetivos institucionales para los que se crearon dichos recursos.


1. Mediante Oficio Nº 042-2004-GTyT/MPP de fecha 22.Setiembre del 2004, el Director

General de Desarrollo Urbano y Transportes Ing. Jorge Alberto Timaná Rojas, presentó las aclaraciones correspondientes al hallazgo formulado, indicando lo siguiente:

Que en su condición de Director General de Desarrollo Urbano, de acuerdo al Manual

de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Piura, procedió a tramitar los expedientes técnicos que contaban con la Resolución Directoral correspondiente emitida por la Dirección de Infraestructura, entre los meses de Septiembre a Diciembre del año 2003, para su ejecución por parte de las Direcciones que tenían a cargo Proyectos considerados en el Programa de Inversiones del año 2003, en mérito a la Resolución de Alcaldía Nº 589-2003-A/MPP del 22.Agosto.2003, a través de la cual, entre otros aspectos se responsabilizó a cada una de las Direcciones que tuvieron a cargo proyectos considerados en el Programa de Inversiones. Agrega que en el presente año 2004, el Director Municipal, mediante Memorando Nº 254-2004-DM/MPP del 25.03.2004, le comunicó que a partir del año 2004 ninguna obra por Administración Directa, seria ejecutada por la Dirección de Participación Vecinal.

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Las aclaraciones presentadas por el Ingeniero Jorge Alberto Timana Rojas, Director

General de Desarrollo Urbano y Transportes de ese entonces, no levanta el hecho observado, en razón de que las Resoluciones de Alcaldía autorizando a la Dirección de Participación Vecinal, la ejecución de Obras, fueron emitidas basándose en sus recomendaciones, en las que indicaba los términos en que debería resolverse una vez aprobado el expediente técnico por la Dirección de Infraestructura y por su Despacho; tal como constan en los informes que han servido de antecedentes para la emisión de las Resoluciones de Alcaldía respectivas.

2. Mediante Carta Nº 002-2004/CRZP del 28.Septiembre.2004, el ex Director de Contabilidad CPC. Carlos Raúl Zapata Pulache, presenta sus aclaraciones a la Comisión de Auditoria en relación al hallazgo formulado, manifestando lo siguiente:

Que la Dirección de Contabilidad no ha tenido participación porque nunca le solicitaron Informe Técnico, y que la Dirección a su cargo solo afectó el gasto teniendo en cuenta la disposición verbal de la Dirección General de Administración, fundamentando lo dicho con copia fedateada del Informe Nº 282-2003-DC/MPP de fecha 09-Julio.2003, en el cual deja constancia de la fecha (04.Mayo.2003), en que la Dirección de Contabilidad, asumió el cargo de las afectaciones presupuestales.

Laos aclaraciones presentados por el ex-Director de Contabilidad CPC: Carlos Raúl

Zapata Pulache , no desvirtúan el hecho observado, por cuanto dentro de sus deberes de función, según el Manual de Organización y Funciones, Art. 141º inc. c) es: “Verificar la correcta formulación y sustentación de la documentación fuente para la ejecución de compromisos de pago” función que no se ejecutó a cabalidad, al no haber observado la afectación de otros gastos dentro del Proyecto autorizado.

3. Mediante Oficio Nº 006-2004-CE/MPP-MLCC de fecha 29.Setiembre del 2004, el ex

Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, presenta sus aclaraciones en relación al hallazgo formulado por la Comisión de Auditoria, manifestando lo siguiente :

Que la Dirección de Participación Vecinal, tan igual como otras Direcciones, fueron responsables de la ejecución de sus Proyectos, por cuanto cualquier Oficina puede ser unidad ejecutora de un Proyecto, dependiendo del tipo del Proyecto y que este se ajuste a las funciones que desempeña dicha Oficina. Tal es así que el Proyecto de Implementación de Sistemas Informáticos, estuvo a cargo de la Dirección de Informática, el Proyecto Productivo de Clubes de Madres, a cargo de la Dirección de Participación Vecinal, el Proyecto de Formación laboral Jóvenes Emprendedores, a cargo de la Dirección de Planificación, etc.

Mediante Resolución de Alcaldía Nº 434-2003-A/MPP, del 18 de Junio del 2003, se aprobó el Proyecto “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal”, disponiéndose en su artículo tercero: “Encargar a la Dirección de Participación Vecinal la ejecución del Proyecto, debiendo elaborar el expediente técnico respectivo, de acuerdo a la normatividad legal vigente, bajo responsabilidad”.

En el mes de agosto del año 2003, se emitió la Resolución de Alcaldía Nº 589-2003-A/MPP, por el que se delegaba la responsabilidad a cada una de las Direcciones que tendrían a cargo los Proyectos considerados en el Programa de Inversiones del año 2003. En dicha Resolución se establecía que cada Dirección era responsable de presentar los requerimientos de personal, bienes y servicios para la ejecución de los proyectos indicados, debiendo liquidar las órdenes de compra y de servicio que se giren, asumiendo cualquier responsabilidad administrativa que se pudiera suscitar.

En dicha Resolución, se le delegaba responsabilidad a la Dirección de Participación Vecinal, la ejecución de cuatro Proyectos, siendo uno de ellos “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal en Piura y Distritos”

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El hecho de que la Dirección de Participación Vecinal haya sido responsable del Proyecto no implicaba que para la ejecución de una obra física la haya ejecutado directamente. Cuando implicaba la ejecución de una obra, la Unidad Ejecutora correspondiente, en este caso la Dirección de Participación Vecinal, coordinaba con la Dirección de Infraestructura, quien elaboraba y aprobaba el expediente técnico, posteriormente la Dirección de infraestructura proponía a uno de sus ingenieros para la ejecución de la obra, como ingeniero residente; quien posteriormente se encargaría de la liquidación de la misma. Dicha Dirección asumía también la labor de supervisión de las obras que se ejecutaban.

El Director, jefe de la Unidad Ejecutora del Proyecto, era responsable de su manejo administrativo, tal es así, que como la misma Resolución de Alcaldía Nº 589 lo mencionaba, era responsable de presentar los requerimientos de personal, bienes y servicios, debiendo liquidar las órdenes de compra y de servicio que se giraban. Por lo tanto, en la ejecución de la obra el ingeniero residente, que dependía de Infraestructura, presentaba sus requerimientos de bienes y servicios al Director, Jefe del Proyecto; quien posteriormente lo derivaba a la Dirección de Administración, para su atención. Como se podrá apreciar en las Resoluciones de alcaldía y Directorales, que se adjuntan, la Dirección de Participación Vecinal no ejecutaba obras físicas. Si era responsable de la ejecución del Proyecto y por lo tanto, tenía que presentar los requerimientos de bienes y servicios, cuando una obra se ejecutara, de acuerdo al requerimiento que el ingeniero residente, quien dependía de infraestructura, le alcanzara. Evaluado los descargos presentados por ex - Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, se ha establecido que los argumentos expuestos, no desvirtúan los hechos expuestos, en razón de que el referido funcionario, se ha limitado a justificar el otorgamiento de atribuciones que le confirieron a la Dirección de Participación Vecinal a través de las Resoluciones de Alcaldía, al haberse resuelto en estos documentos la ejecución de obras, sin tener en cuenta que estos hechos se dieron a requerimiento del Director de Desarrollo Urbano a su persona cuando se desempeñaba como Director Municipal, autorizando a la Dirección de Secretaria General la emisión de las Resoluciones de Alcaldía, sin considerar que a la Dirección de Participación Vecinal no le correspondía ejercer dicha funciones, al estar vinculadas en su mayoría a la ejecución de obras.

En cuanto a los gastos afectados y que no corresponden al referido Proyecto, el ex - Director Municipal, obvió emitir opinión sobre gastos, en los que predominaron los pagos por prestaciones de Servicios No Personales.

4. Mediante Informe Nº 0180-2004-DGA/MPP recepcionado el 29.Septiembre del 2004, la Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yépez, presenta sus aclaraciones en relación al hallazgo formulado, manifestando lo siguiente :

Mediante Resolución de Alcaldía Nº 434-2003-A/MPP, del 18 de Junio del 2003, se aprobó el Proyecto “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal”, disponiéndose en su artículo tercero: “Encargar a la Dirección de Participación Vecinal la ejecución del Proyecto, debiendo elaborar el expediente técnico respectivo, de acuerdo a la normatividad legal vigente, bajo responsabilidad”.

En el mes de agosto del año 2003, se emitió la Resolución de Alcaldía Nº 589-2003-A/MPP, por el que se delegaba la responsabilidad a cada una de las Direcciones que tendrían a cargo los Proyectos considerados en el Programa de Inversiones del año 2003. En dicha Resolución se establecía que cada Dirección era responsable de presentar los requerimientos de personal, bienes y servicios para la ejecución de los proyectos indicados, debiendo liquidar las órdenes de compra y de servicio que se giren, asumiendo cualquier responsabilidad administrativa que se pudiera suscitar.

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En dicha Resolución, se le delegaba responsabilidad a la Dirección de Participación Vecinal, la ejecución de cuatro Proyectos, siendo uno de ellos “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal en Piura y Distritos” Se ha cursado el Memorando Múltiple N° 047-2004-GA/MPP a las Oficinas de Tesorería y Contabilidad sobre el control previo de los compromisos presupuestales Evaluada las aclaraciones presentadas por la Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yepez, se precisa que su responsabilidad radica en la autorización de los pagos efectuados con cargo al referido Proyecto, no obstante los mismos no corresponder a la naturaleza del gasto previsto en el proyecto autorizado.

5. Con Informe Nº 011-2004-GDS/MPP recepcionado el 29.Septiembre del 2004, el ex

Director de Participación Vecinal Señor Segundo Valdivieso Rodríguez, ha presentado sus aclaraciones en relación al hallazgo formulado, manifestando lo siguiente:

Que la Dirección de Participación Vecinal, tan igual como otras Direcciones, fueron

responsables de la ejecución de sus Proyectos, por cuanto cualquier Oficina puede ser unidad ejecutora de un Proyecto, dependiendo del tipo del Proyecto y que este se ajuste a las funciones que desempeña dicha Oficina. Tal es así que el Proyecto de Implementación de Sistemas Informáticos, estuvo a cargo de la Dirección de Informática, el Proyecto Productivo de Clubes de Madres, a cargo de la Dirección de Participación Vecinal, el Proyecto de Formación Laboral Jóvenes Emprendedores, a cargo de la Dirección de Planificación, etc.

Mediante Resolución de Alcaldía Nº 434-2003-A/MPP, del 18 de Junio del 2003, se

aprobó el Proyecto “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal”, disponiéndose en su Artículo tercero: “Encargar a la Dirección de Participación Vecinal la ejecución del Proyecto, debiendo elaborar el expediente técnico respectivo, de acuerdo a la normatividad legal vigente, bajo responsabilidad”.

En el mes de agosto del año 2003, se emitió la Resolución de Alcaldía Nº 589-2003-

A/MPP, por el que se delegaba la responsabilidad a cada una de las Direcciones que tendrían a cargo los Proyectos considerados en el Programa de Inversiones del año 2003. En dicha Resolución se establecía que cada Dirección era responsable de presentar los requerimientos de personal, bienes y servicios para la ejecución de los proyectos indicados, debiendo liquidar las órdenes de compra y de servicio que se giren, asumiendo cualquier responsabilidad administrativa que se pudiera suscitar.

En dicha Resolución, se le delegaba responsabilidad a la Dirección de Participación

Vecinal, la ejecución de cuatro Proyectos, siendo uno de ellos “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal en Piura y Distritos”

El hecho de que la Dirección de Participación Vecinal haya sido responsable del

Proyecto no implicaba que para la ejecución de una obra física la haya ejecutado directamente. Cuando implicaba la ejecución de una obra, la Unidad Ejecutora correspondiente, en este caso la Dirección de Participación Vecinal, coordinaba con la Dirección de Infraestructura, quien elaboraba y aprobaba el expediente técnico, posteriormente la Dirección de infraestructura proponía a uno de sus ingenieros para la ejecución de la obra, como ingeniero residente; quien posteriormente se encargaría de la liquidación de la misma. Dicha Dirección asumía también la labor de supervisión de las obras que se ejecutaban.

El Director, jefe de la Unidad Ejecutora del Proyecto, era responsable de su manejo

administrativo, tal es así que como la misma Resolución de Alcaldía Nº 589 lo mencionaba, era responsable de presentar los requerimientos de personal, bienes y servicios, debiendo liquidar las órdenes de compra y de servicio que se giraban. Por lo tanto, en la ejecución de la obra el Ingeniero Residente, que dependía de Infraestructura,

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presentaba sus requerimientos de bienes y servicios al Director, Jefe del Proyecto; quien posteriormente lo derivaba a la Dirección de Administración, para su atención.

Como se podrá apreciar en las Resoluciones de Alcaldía y Directorales, que se adjuntan,

la Dirección de Participación Vecinal no ejecutaba obras físicas. Sí era responsable de la ejecución del Proyecto y por lo tanto, tenía que presentar los requerimientos de bienes y servicios, cuando una obra se ejecutara, de acuerdo al requerimiento que el ingeniero residente, quien dependía de infraestructura, le alcanzara.

En lo que concierne a los gastos que según manifiesta se han cargado al Proyecto, debo

manifestar, que no es responsabilidad de esta Dirección la afectación presupuestal de estos gastos, por lo que correspondería a la Dirección de Contabilidad hacer las precisiones sobre las afectaciones de estos gastos.

En todo caso, si se ha conllevado a que determinadas obras correspondientes al

Proyecto “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal”, se hayan ejecutado sin ninguna responsabilidad funcional por parte de la Dirección de Participación Vecinal, la instancia que ordenó se efectúe de esa manera, deberá responder a dicha irregularidad.

Es todo cuanto informo a usted para su conocimiento y fines. Evaluados los descargos presentados por el ex – Director de Participación Vecinal,

Señor Segundo Valdivieso Rodríguez, no levanta los hechos observados, en razón de que sus aclaraciones son similares a las presentadas por el ex - Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, no habiendo explicado la interferencia de funciones con la Dirección de Infraestructura, dependencia responsable de la ejecución y supervisión de obras,

En cuanto se refiere a la afectación de gastos afectos al Proyecto: “Apoyo Social y de

Infraestructura Comunal”, le asiste responsabilidad toda vez que como unidad ejecutora del gasto ha orientado que los mismos sean asumidos con cargo al referido Proyecto.

6. Mediante Memorando Nº 317-2004-A/MPP de fecha 29.Septiembre del 2004, el señor

Alcalde Eduardo Cáceres Chocano, en su calidad de Titular del Pliego, dio respuesta a los hallazgos formulados por la Comisión de Auditoria, precisando lo siguiente:

Sobre este hallazgo debemos mencionar, que la Dirección de Participación Vecinal, tan igual como otras Direcciones, fueron responsables de la ejecución de sus Proyectos, por cuanto cualquier Oficina puede ser unidad ejecutora de un Proyecto, dependiendo del tipo del Proyecto y que este se ajuste a las funciones que desempeña dicha Oficina. Tal es así que el Proyecto de Implementación de Sistemas Informáticos, estuvo a cargo de la Dirección de Informática, el Proyecto Productivo de Clubes de Madres, a cargo de la Dirección de Participación Vecinal, el Proyecto de Formación laboral Jóvenes Emprendedores, a cargo de la Dirección de Planificación, etc.

Mediante Resolución de Alcaldía Nº 434-2003-A/MPP, del 18 de Junio del 2003, se aprobó el Proyecto “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal”, disponiéndose en su artículo tercero: “Encargar a la Dirección de Participación Vecinal la ejecución del Proyecto, debiendo elaborar el expediente técnico respectivo, de acuerdo a la normatividad legal vigente, bajo responsabilidad”. En el mes de agosto del año 2003, se emitió la Resolución de Alcaldía Nº 589-2003-A/MPP, por el que se delegaba la responsabilidad a cada una de las Direcciones que tendrían a cargo los Proyectos considerados en el Programa de Inversiones del año 2003. En dicha Resolución se establecía que cada Dirección era responsable de presentar los requerimientos de personal, bienes y servicios para la ejecución de los proyectos indicados, debiendo liquidar las órdenes de compra y de servicio que se giren, asumiendo cualquier responsabilidad administrativa que se pudiera suscitar.

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En dicha Resolución, se le delegaba responsabilidad a la Dirección de Participación Vecinal, la ejecución de cuatro Proyectos, siendo uno de ellos “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal en Piura y Distritos” El hecho de que la Dirección de Participación Vecinal haya sido responsable del Proyecto no implicaba que para la ejecución de una obra física la haya ejecutado directamente. Cuando implicaba la ejecución de una obra, la Unidad Ejecutora correspondiente, en este caso la Dirección de Participación Vecinal, coordinaba con la Dirección de Infraestructura, quien elaboraba y aprobaba el expediente técnico, posteriormente la Dirección de infraestructura proponía a uno de sus ingenieros para la ejecución de la obra, como ingeniero residente; quien posteriormente se encargaría de la liquidación de la misma. Dicha Dirección asumía también la labor de supervisión de las obras que se ejecutaban.

El Director, jefe de la Unidad Ejecutora del Proyecto, era responsable de su manejo administrativo, tal es así, que como la misma Resolución de Alcaldía Nº 589 lo mencionaba, era responsable de presentar los requerimientos de personal, bienes y servicios, debiendo liquidar las órdenes de compra y de servicio que se giraban. Por lo tanto, en la ejecución de la obra el ingeniero residente, que dependía de Infraestructura, presentaba sus requerimientos de bienes y servicios al Director, Jefe del Proyecto; quien posteriormente lo derivaba a la Dirección de Administración, para su atención. Como se podrá apreciar en las Resoluciones de alcaldía y Directorales, que se adjuntan, la Dirección de Participación Vecinal no ejecutaba obras físicas. Si era responsable de la ejecución del Proyecto y por lo tanto, tenía que presentar los requerimientos de bienes y servicios, cuando una obra se ejecutara, de acuerdo al requerimiento que el ingeniero residente, quien dependía de infraestructura, le alcanzara.

Evaluado los descargos del Señor Eduardo Cáceres Chocano, Alcalde de la Municipalidad

Provincial de Piura, se ha establecido que los argumentos expuestos, no desvirtúan los hechos observados en razón de que los mismos son similares a las aclaraciones presentadas por el ex – Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, razón por lo que por los mismos hechos anotados en dicha evaluación, se considera que subsisten los hechos observados, siendo su responsabilidad, el haber autorizado a la Dirección de Participación Vecinal como responsable de la ejecución del referido proyecto, cuya competencia funcional le correspondía a la Dirección de Infraestructura.

Por lo expuesto le asiste responsabilidad administrativa al Director General de Desarrollo

Urbano y Transportes Ingº Jorge Alberto Timana Rojas, al ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, a la Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yepez, y al ex Director de Contabilidad CPC. Carlos Raúl Zapata Pulache y al Director de Participación Vecinal Segundo Valdivieso Rodríguez, por incumplir sus obligaciones tipificadas en el Artículo 21°, incisos a) y b) del Decreto Legislativo No 276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que le impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado.

En cuanto a la responsabilidad administrativa del Alcalde Señor Eduardo Cáceres Chocano se precisa, que según Resolución de Contraloría N° 110-2001-CG del 18 Jul.2001, en el numeral III FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL relacionado con la Facultad Sancionadora, en el cuarto párrafo señala que los alcaldes elegidos por sufragio popular, no se encuentran comprendidos en la carrera administrativa y por tanto no le son aplicables las disposiciones que establecen el procesamiento, declaración y efectivización de la responsabilidad administrativa aplicable a todos los funcionarios y servidores públicos.

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3. AFECTACIÓN INDEBIDA DE GASTOS CORRIENTES AL PROYECTO “REPOTENCIACIÓN MAQUINARIA PESADA” HASTA POR UN MONTO DE S/. 24,803.00 CON FONDOS PROVENIENTES DEL FONDO DE COMPENSACIÓN MUNICIPAL

De la verificación selectiva a la documentación sustentatoria relacionada con la aplicación de los recursos provenientes del Fondo de Compensación Municipal destinado para Inversiones, se ha observado que desde el mes de Agosto hasta el mes de Diciembre de 2003, el Jefe de la Unidad de Mantenimiento y Control Vehicular, ha venido solicitando mediante Informes a la Dirección de Logística, la compra de bienes y servicios destinados para la Repotenciación de Maquinaria Pesada, indicando en el mismo documento que dichas adquisiciones, se afecten al PROYECTO “Repotenciación de Maquinaria Pesada”, el mismo que cuenta con un Perfil Técnico elaborado por la Unidad de Mantenimiento y Control Vehicular, según como se detalla : a) Con Informe N° 382-2003-MPP-DL-UMYCV del 25 de Abril de 2003, el Jefe de la

Unidad de Mantenimiento y Control Vehicular, hace llegar al entonces Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, un Perfil Técnico para su aprobación, el mismo que estaba destinado para asumir los gastos que demandaría el Proyecto “Repotenciación de Maquinaria Pesada”, documento que es derivado a la Dirección de Secretaria General para elaboración de la Resolución de Alcaldía, no obstante el denominado Perfil Técnico solo contener una relación simple de repuestos, accesorios y servicios valorizados que se iban a utilizar en las once (11) unidades de maquinaria pesada, el que a su vez no cuenta con visación de ningún especialista ni del Jefe de la referida Unidad.

b) Con Resolución No 410-2003-A/MPP de fecha 09 de Junio de 2003 el Teniente

Alcalde Dr. Luis Ortíz Granda, como encargado de Alcaldía aprueba el Perfil Técnico “Repotenciación de la Maquinaria Pesada de la Municipalidad Provincial de Piura”, cuyo presupuesto asciende al monto de S/. 340,220.00, la que no precisaba la Fuente de Financiamiento del mismo.

De la evaluación selectiva de los gastos ejecutados en el año 2003 y afectados al referido Proyecto, el mismo que ha sido financiado con recursos provenientes del Fondo de Compensación Municipal del porcentaje destinado para Inversión, se ha observado que en año 2003 se han efectuado gastos con cargo a dicho Proyecto por un monto de S/. 282,849.00, correspondiendo la suma de S/. 24,803.00 a gastos que no corresponden al proyecto, según como se detalla en Anexo No 05. Al respecto, se ha contravenido la normatividad siguiente:

A) Ley N° 27630, Ley que modifica el Artículo 89° del Decreto Legislativo N°

776 - Ley de Tributación Municipal, que establece lo siguiente :

Artículo 1.- Objeto de la ley Modificase el primer párrafo del Artículo 89 del Decreto Legislativo No 776 – Ley de Tributación Municipal, en los términos siguientes: Los recursos que perciban las Municipalidades por el Fondo de Compensación Municipal (FONCOMUN) serán utilizados íntegramente para los fines que determinen los Gobiernos Locales por acuerdo de su Concejo Municipal y acorde a sus propias necesidades reales. El Concejo Municipal fijará anualmente la utilización de dichos recursos, en porcentajes para gasto corriente e inversiones, determinando los niveles de responsabilidad correspondientes.

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B) Resolución Directoral No 042-2002-EF/76.01 del 11 de Octubre de 2002, que aprueba la Directiva Nº 008-2002-EF/76.01 “DIRECTIVA PARA LA PROGRAMACIÓN, FORMULACION Y APROBACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS INSTITUCIONALES DE LOS GOBIERNOS LOCALES PARA EL AÑO FISCAL 2003”, la misma que establece lo siguiente :

Artículo 21.- Dentro del marco de lo dispuesto en la Ley No 27209, la determinación de la Estructura Funcional Programática de las Municipalidades se sujeta a lo siguiente: Inciso e) Es importante señalar que todo proyecto a ser consignado en la Formulación del Presupuesto Municipal, debe obedecer a un perfil, estudio de factibilidad, expediente técnico y a la ejecución del mismo, para cuyo efecto es necesario que las municipalidades tomen como referencia los conceptos técnicos establecidos en la Ley No 27293- Ley del Sistema de Inversión Pública y su Reglamento. Inciso f) Deben seleccionarse y determinarse las Actividades y Proyectos estrictamente necesarios para identificar los propósitos a lograr durante el año fiscal 2003, tomando como referencia la tabla de Actividades y Ejemplos para la determinación de Proyectos, Componentes y Finalidades de Metas Presupuestarias ligadas a Proyectos, contenidos en los Anexos Nº 10 y Nº 13 de la presente Directiva, en el presente caso se tuvo que considerar la estructura del Anexo No 13. Artículo 25°.-La Oficina de Planificación y Presupuesto o la que haga sus veces en el Pliego, como integrante del Sistema de Gestión Presupuestaria del Estado, es responsable entre otros aspectos, de lo siguiente:

g) Supervisar que la Formulación Presupuestal, garantice y priorice el logro de los

Objetivos Institucionales establecidos para el Año Fiscal 2003, asegurando que la selección de las Metas Presupuestarias expresen con claridad dichos propósitos.”



Artículo 29°.- Autoridades Competentes

29.3 . El Compromiso del Gasto es de competencia de la Oficina de

Administración, la Oficina de Abastecimientos y/o Oficina de Personal o las que hagan sus veces en el Pliego, de acuerdo a la operación que se pretenda realizar.

29.4 . La responsabilidad por la adecuada ejecución del Compromiso del Gasto es solidaria con la más Alta Autoridad Administrativa del Pliego o con aquel que cuente con delegación expresa para comprometer gastos. El Compromiso del Gasto no convalida los actos o acciones que realicen los Pliegos con inobservancia de las formalidades y legalidades correspondiente.

D) Resolución Directoral No 027-2002-EF/76.01 del 17 JUN.2002 que aprueba la

“Directiva No 004-2002-EF/76.01 “Directiva para la Determinación de la Asignación Presupuestaria Referencial de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal 2003”

Precisiones para la previsión de los Gastos

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Artículo 11°.- Las Oficinas de Planificación y Presupuesto o las que hagan sus veces, deben aplicar las siguientes precisiones técnicas para la previsión de los gastos municipales: Fondo de Compensación Municipal De acuerdo a lo dispuesto por la Ley N° 27630 y su Fe de Erratas de fecha 16.ENE.2002, los recursos que perciban las Municipalidades por el Fondo de Compensación Municipal se utilizan íntegramente para los fines que determinen los Gobiernos Locales, por Acuerdo de su Concejo Municipal y acorde a sus propias necesidades. El Concejo Municipal fijará anualmente la utilización de dichos recursos, en porcentajes para gasto corriente e inversiones.

E) Resolución de Contraloría No 072-98-CG del 26.JUN.1998 que Aprueba las

Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, la que establece lo siguiente:

210-03.1 CONTROL PREVIO DE LOS COMPROMISOS

PRESUPUESTALES Debe establecerse procedimientos de control previo al compromiso de gastos, que permitan asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuéstales relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuéstales. Comentario 02. La etapa del compromiso, en el proceso de ejecución del presupuesto, esta

referida al registro y afectación, y al pago de las respectivas asignaciones previstas para el logro de las metas programadas.

03. Es importante que exista un nivel de revisión interna que verifique si la operación que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa, actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que si la autorización de dicho gasto emana del nivel pertinente y, existe disponibilidad presupuestal suficiente para cubrir el monto solicitado.

Los hechos Observados se han originado por la carencia de efectivos controles internos en el trámite de la aprobación de los desembolsos dando lugar a la afectación indebida de gastos en proyecto que no corresponden a las metas establecidas.

EVALUACION DE HALLAZGOS

1. Mediante Informe Nº 0180-2004-DGA/MPP recepcionado el 29.Septiembre del 2004, la

Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yépez, presentó sus aclaraciones en relación a los hallazgos formulados por la Comisión de Auditoria, manifestando lo siguiente:

Haber cursado el Memorando Múltiple N° 047-2004-GA/MPP a las Oficinas de

Tesorería y Contabilidad sobre el control previo de los compromisos presupuestales y que de la revisión que ha efectuado a los Comprobantes aclara lo siguiente:

1. C/P. N° 4628 del 03-09-03 Agrotractor por S/. 4,873.01, 05 filtros para

stock. En el comprobante de Pago por el importe de S/. 4,873.01 que se indica como filtros, también incluye la compra de repuestos para la moto niveladora GD-511 de 135 HP, por un valor de S/. 3,507.00 lo cual esta considerado en el Proyecto y cuenta con la conformidad de recepción según Informe N° 763-2003 del 15-08-03, de la Unidad de Mantenimiento.

2. C/P. N° 5002 Del 19-09-03, Representaciones Santa. Ana por S/. 1,164.80 Aditivos y Aceites.- Según el Informe N° 747-2003-MPP/DL-UMCV del 12-08-03, se esta requiriendo aceite y lubricantes por un monto de S/. 11,625.00

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para ser cargado al Proyecto Repotenciación de Maquinaria y ser usado en las compactadoras 03, 04, 05 y 06 Tractor D6 MXL moto niveladoras y cargadores.

3. C/P N° 5664 Del 27-10-03, Roberto Clotear por S/. 1,503.20 Pinturas Kurt Beer. Este C/P corresponde a la afectación del gasto al proyecto “Kurt Beer “ por el importe de S/. 108.00 y Reparación de Maquinaria por S/. 1,503.20. Asimismo, se está solicitando mediante Memorando Múltiple N° 046-2004-GA/MPP a las Oficinas de Contabilidad y Tesorería la revisión de los gastos para la regularización de los registros según el proyecto que corresponda y se emitan las respectivas notas de contabilidad.

Evaluadas las aclaraciones presentadas por la Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yépez se concluye que con sus aclaraciones esta corroborando los hechos observados al haber dispuesto a las Oficinas de Contabilidad y Tesorería la revisión de los gastos para la regularización de los registros, según el proyecto que corresponda y se emitan las notas de contabilidad respectivas, revisión que fue efectuada por esta Comisión de Auditoria y que se llegó a determinar que dichos gastos en su totalidad no podrían ser asumidos por ningún proyecto por ser gastos corrientes.

2. Mediante Oficio No 006-2004-CE/MPP-MLCC del 29 de Setiembre de 2004 ha

presentado sus aclaraciones a esta Comisión de Auditoria el ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, manifestando lo siguiente :

Que el Proyecto constituye un gasto de inversión, tiene un perfil, el mismo que fue aprobado los primeros meses del año 2003, en los cuales no era obligatorio para los gobiernos locales ceñirse a las normas del Sistema Nacional de Inversión Pública.

Agrega que el inc. f) de la Directiva No 008-2002-EF/76.01, para la Programación, Formulación y Aprobación de los Presupuestos Institucionales de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal 2003, en lo que concierne a la tabla del Anexo No 13, se refiere a ejemplos para la determinación de la estructura de un proyecto y no es ninguna relación de Proyectos que se deberán aplicar en el presupuesto municipal.

En cuanto a que se han efectuado gastos corrientes cargados al Proyecto, menciona que los gastos, según Informe alcanzado por la Unidad de Mantenimiento, si se refieren a gastos de inversión y que lamentablemente en los comprobantes de pago no se pueden apreciar la fundamentación de los gastos.

Las aclaraciones presentadas por el ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo no absuelven el hallazgo formulado, en razón de que el denominado perfil a que hace referencia solo contiene una relación simple de repuestos, accesorios y servicios que han sido valorizados y que se iban a utilizar en las once (11) unidades de maquinaria pesada, el que a su vez no cuenta con visación de ningún especialista ni del Jefe de la referida Unidad, y no obstante ha solicitado a la Dirección de Secretaria General la aprobación del mismo con Resolución de Alcaldía., y que los gastos materia de observación afectados al denominado Perfil son netamente gastos corrientes.

3. Mediante Memorando No 317-2004-A/MPP del 29 de Setiembre de 2004, el Señor

Alcalde Eduardo Cáceres Chocano ha presentado sus aclaraciones en relación al hallazgo formulado, siendo sus aclaraciones similares a las presentadas por el ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, razón por lo que por los mismos hechos anotados en dicha evaluación, se considera que subsisten los hechos observados, siendo su responsabilidad el haber aprobado el Proyecto “Repotenciación de Maquinaria Pesada” en base a un denominado Perfil Técnico, el que solo contenía una relación simple de repuestos, accesorios y servicios valorizados que se iban a utilizar en las once (11) unidades de maquinaria pesada, el que a su vez no cuenta con visación de ningún especialista ni del Jefe de la referida Unidad.

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4 Con Carta No 002-2004-CRZP de fecha 28 de Setiembre de 2004, ha presentado sus aclaraciones en relación al hallazgo formulado el ex Director de Contabilidad CPC. Carlos Raúl Zapata Pulache, quien ha manifestado lo siguiente :

Que por disposición verbal de la Dirección General de Administración, la Dirección de Contabilidad realiza solo la afectación, y que es la Dirección de Presupuesto la que asigna el techo presupuestal con su respectiva fuente de financiamiento, por lo tanto desvirtúa su responsabilidad en los hechos observados.

Las aclaraciones presentadas por el ex Director de Contabilidad CPC: Carlos Raúl Zapata Pulache no desvirtúan el hallazgo formulado, en razón de que no se esta observado los techos presupuestales, sino el haber afectado los gastos materia observación y que no corresponden al referido proyecto, sin haber efectuado observación alguna en su calidad de Contador de la Municipalidad y responsable del control previo de las operaciones financieras y administrativas para el desembolso de fondos.

5 Con Informe No 079-2004-MPP-OMYCM del 28 de Setiembre de 2004, ha

presentado sus aclaraciones a esta Comisión de Auditoria el Jefe de la División de Mantenimiento y Ing. Luis Frias Guaylupo, quien ha manifestado lo siguiente :

Que no se ha contravenido la normatividad de la Ley, por cuanto la Ley N° 27293, su reglamento y las demás normas del SNIP dictadas o por dictarse son son de observancia obligatoria para todos los proyectos de inversión pública, y que en el caso de los Gobiernos Locales entró en vigencia el 15.09.2003 y se fue implementando gradualmente.

Agrega que el presupuesto que se asignó por Repotenciación de Maquinaria fue solicitado por la Alta Dirección y se remitió con un Informe Técnico donde se detallaba el estado de las unidades y el costo referencial que implicaba realizar los mantenimientos y repotenciarlas, y es con fecha 09.06.03 que se le hace entrega de la Resolución aprobando la Repotenciación de la Maquinaria.

Indica que los gastos que se están detallando en los cuadros, si pertenecen al Proyecto Repotenciación de Maquinaria y fueron solicitados adicionalmente al requerimiento original, e informados en su oportunidad que iban a ser ejecutados en dicho Proyecto.

Las aclaraciones presentadas por el Jefe de la Unidad de Mantenimiento Ing. Luis Frías Guaylupo no desvirtúan el hallazgo formulado, corroborando con sus afirmaciones lo observado, por cuanto los gastos que señala corresponden a gastos de mantenimiento de las unidades móviles y pago de servicios no personales que no debieron ser afectados al referido proyecto. No obstante se precisa que su responsabilidad recae en la elaboración del denominado Perfil Técnico elaborado para sustentar estos gastos, el mismo que solo contiene una relación de repuestos y accesorios que iban a se utilizados en las reparaciones, el que a su vez no cuenta con visación alguna.

Por lo expuesto le asiste Responsabilidad Administrativa al ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, a la ex Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yepez, al ex Director de Contabilidad CPC. Carlos Raúl Zapata Pulache y al Jefe de la Unidad de Mantenimiento Ing. Luis Fría Guaylupo, por incumplir sus obligaciones tipificadas en los incisos a) y b) del Artículo 21° del Decreto Leg. No 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que le impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado.

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En cuanto a la responsabilidad administrativa del Alcalde Señor Eduardo Cáceres Chocano se precisa, que según Resolución de Contraloría N° 110-2001-CG del 18 Jul.2001, en el numeral III FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL relacionado con la Facultad Sancionadora, en el cuarto párrafo señala que los alcaldes elegidos por sufragio popular, no se encuentran comprendidos en la carrera administrativa y por tanto no le son aplicables las disposiciones que establecen el procesamiento, declaración y efectivización de la responsabilidad administrativa aplicable a todos los funcionarios y servidores públicos.

4 INCORRECTO REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES

RELACIONADAS CON LA ELABORACION DE ESTUDIOS TECNICOS FINANCIADOS CON EL FONDO DE COMPENSACION MUNICIPAL

De la evaluación selectiva de los Comprobantes de Pago que sustentan los desembolsos efectuados con recursos provenientes del Fondo de Compensación Municipal se ha observado que durante el Año Fiscal 2003, se han efectuado pagos para la elaboración de Expedientes Técnicos por un monto de S/. 27,590.00, según como se detalla en Anexo Nº 06, los mismos que se han registrado contablemente en la sub-cuenta 339. Construcciones en Curso, correspondiente su registro contable en la sub-cuenta 341. Estudios e Investigaciones. El procedimiento contable aplicado por la Dirección de Contabilidad es erróneo por cuanto los Estudios Técnicos deben presentarse en el Balance General, formando parte del rubro “Otras cuentas del activo”, de tal forma que muestren el valor del desembolso o ingreso al patrimonio, la amortización acumulada y el valor neto. Al respecto la normatividad aplicable establece lo siguiente: La Dinámica de las Cuentas del Plan Contable Gubernamental, que establece que la cuenta 34 Inversiones Intangibles agrupa las cuentas divisionarias que representan valores inmateriales. La divisionaria 341 “Estudios e Investigaciones” se debita por: los gastos de investigación, explotación y desarrollo, estudios y proyectos. Se acredita por: el valor de los estudios que sustentan las construcciones aprobadas para su realización. El Instructivo Nº 7 aprobado por Contaduría Pública de la Nación, relacionada con la “Información contable que deberán presentar las Entidades Públicas a la Cuenta General de la Republica”, el mismo que establece en su numeral 5.3 “Información Contable para la Cuenta General de la Republica que deben presentar las Entidades del Sector Público”, en su literal a) establece la presentación del Anexo a la Información Financiera AF-4 “Otras Cuentas del Activo”, en el cual se registra los desembolsos de la cuenta 34 Inversiones Intangibles.

La Norma Técnica de Control Interno No 280-02 ORGANIZACION DEL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL, establece que cada entidad debe organizar e implementar un sistema contable que le permita proporcionar con oportunidad información financiera para la toma de decisiones.

Asimismo en su Comentario 03. Señala que una organización adecuada del procesamiento contable proporciona seguridad razonable sobre la validez de la información que produce. La eficiencia de la organización contable constituye un elemento del control interno, orientado entre otros aspectos a que:

• Las operaciones se contabilicen oportunamente por el importe correcto en las cuentas

apropiadas, y en el período correspondiente. • Se mantenga el control de los activos para su correspondiente registro y salvaguarda. • La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y prácticas contables

establecidas y declaradas por la entidad.

Estos hechos se han originado por un inadecuado procedimiento, establecido en la Oficina de Contabilidad para el registro de las operaciones relacionadas con los estudios, conllevando a un crecimiento irreal de la cuenta 3330199 Construcciones en Curso,

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consecuentemente no se lleve un control de los Expedientes Técnicos elaborados, teniendo como sustento los desembolsos efectuados y que los Estados Financieros presenten información distorsionada.

EVALUACION DE HALLAZGOS

1. Mediante Carta Nº 002-2004-CRZP de fecha 28 Set.2004, el ex Director de

Contabilidad CPC. Raúl Zapata Pulache, presentó sus aclaraciones a la Comisión de Auditoria en relación al hallazgo formulado, manifestando que con fecha 31 Jul.2004 se ha subsanado lo observado y alcanza las siguientes Notas de Contabilidad Nos. 33434, 33435, 33437, 33439, 33440, 33445, 33446, 33447, 33448 y 33449 como sustento de dichas regularizaciones.

Asimismo indica que estos estudios fueron registrados en la cuenta Construcciones en Curso teniendo en cuenta que la afectación presupuestal estaba en la asignación 651127 Servicios No Personales.

Evaluado el descargo presentado por el CPC. Raúl Zapata Pulache, en calidad de ex Director de Contabilidad no absuelve el hallazgo formulado, por cuanto las regularizaciones efectuadas es de tan solo la muestra alcanzada más no de la totalidad de las operaciones contabilizadas incorrectamente en la cuenta Construcciones en Curso, por lo tanto las situaciones reveladas implican la no aplicación correcta de la Dinámica del Plan de Cuentas y por ende distorsiones en los Estados Financieros.

2. Mediante Informe Nº 0180-2004-DGA/MPP recepcionado el 29 Set.2004, la

Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yepez, ha presentado sus aclaraciones en relación a los hechos observados, manifestado lo siguiente:

Que ha cursado los Memorandos Múltiples Nº 045-2004-GA/MPP a las oficinas de

Logística y Contabilidad, solicitando consignar tanto en la Orden de Servicio como en la hoja de Afectación Presupuestal la correcta denominación de las actividades ejecutadas por los proveedores de esta Provincial, toda vez que la presente desviación se origina en la Orden de Servicio, en la cual erróneamente se consigna como: Servicios No Personales, debiendo indicar para estos casos: ESTUDIOS POR ADMINISTRACION DIRECTA, CONTRATO O ENCARGOS, según corresponda.

Asimismo agrega que la Oficina de Contabilidad ha procedido a efectuar la regularización contable correspondiente, elaborando las notas de Contabilidad.

Por otro lado, indica que dentro de la presentación de los Estados Financieros las cuentas Nº 33 y 34 están dentro del rubro del Activo Fijo.

Las aclaraciones presentadas por la Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yepez, si bien atenúa su responsabilidad en relación a los hechos observados, por no ser responsable directa de dichas afectaciones, no obstante su responsabilidad radica en no haber observado oportunamente estas registros contables, considerando además que las situaciones reveladas han sido regularizadas tan solo de la muestra alcanzada, mas no la totalidad de las operaciones contabilizadas incorrectamente en la cuenta contable construcciones en curso, por lo tanto esta situación implica la no aplicación correcta de la dinámica de las Cuentas del Plan Contable Gubernamental y por ende distorsiones en los Estados Financieros.

Por lo expuesto asumen responsabilidad administrativa el ex Director de Contabilidad CPC. Raúl Zapata Pulache y la Directora General de Administración CPC. Carmen Padilla Yepez, por incumplir sus obligaciones tipificadas en el Art. 21º inc. a) del Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público, el mismo que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que le impone el servicio público.

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5. TRABAJOS DE MANTENIMIENTO Y REPARACION SE HAN EFECTUADO

CON EMPRESAS QUE NO CONTABAN CON AUTORIZACION MUNICIPAL DE FUNCIONAMIENTO Y EN OTROS CASOS EL GIRO DEL NEGOCIO NO ERA COMPATIBLE CON LOS SERVICIOS PRESTADOS.

De la verificación selectiva a la documentación sustentatoria relacionada con la aplicación de los recursos provenientes del Fondo de Compensación Municipal destinado para Inversiones, se ha observado que se han venido efectuando adquisiciones de repuestos para el mantenimiento y reparación de maquinaria pesada así como la prestación del servicio, por un monto de S/. 109,894.00, a empresas que no contaban con Autorización Municipal de Funcionamiento y en otros casos el giro del negocio no era compatible con la naturaleza del compromiso o servicio efectuado, según como se detalla :

5.1 Se han adquirido repuestos y servicios de mantenimiento a la Empresa DAGSA

E.I.R.L. por un monto de S/. 12,835.40, observándose que dicha empresa :

• No cuenta con Autorización Municipal de Funcionamiento. • No tiene taller de reparaciones ni oficina de ventas, y la dirección que indican

sus facturas es una casa habitación sito en José Olaya No 360- Dpto. 07 en la Urbanización Miraflores del distrito de Castilla.

• Según sus facturas su giro es la compra de productos agropecuarios abarrotes y servicios en general, no acreditando experiencia en el servicio ofertado.

5.2 Se han efectuado pagos por reparación de dos volquetes por el monto de S/.

34,900.00 a la Empresa Fabeli E.I.R.L., observándose que dicha empresa :

• No cuenta con Autorización Municipal de Funcionamiento. • No cuenta con taller para reparaciones, y la dirección que señalan sus facturas

es una casa habitación sito en la Calle Arequipa No 111 – Piura, donde se ofrece servicios de fotocopiado.

5.3 Se han efectuado adquisición de repuestos y servicios de reparación y

mantenimiento de unidades móviles y maquinaria pesada a la Empresa Servicentro Luren de propiedad de Lita María Rodríguez Jiménez por un monto de S/. 62,158.67, observándose que dicha empresa

• No cuenta con Autorización Municipal de Funcionamiento. • No cuenta con taller de reparaciones, las que según refiere la propietaria que

desde fines del año 2003, las efectúa a través de la Empresa Ventura E.I.R.L. ubicada en el Alto, la misma que es de propiedad de su esposo el Señor Carlos Enrique Ventura Huayanca, no obstante la misma estar distante aproximadamente a tres horas de la ciudad de Piura

• La propietaria indica además que anterior a esa fecha funcionaba en la Avda. Sánchez Cerro No 1482, junto con la Empresa de Servicios Hidráulicos Luren de propiedad de la Sra. Luz Bertha Huayanca Enríquez, madre de su esposo, no obstante en acción de control efectuada por este OCI en el año 2002 se verificó que ya no funcionaba en la Avda. Sánchez Cerro No 1482, dirección que consignaban sus facturas a esa fecha así como en todo el año 2003, hecho corroborado el día 08 de Set.2004 por la Sra. Alicia Burneo Temple empleada de Sociedad Mercantil del Norte, quien indica que dicha empresa dejó de funcionar en local mencionado desde hace más de dos años y que actualmente solo funciona la Empresa Purina y continua Sociedad Mercantil del Norte, hechos que también fueron motivo de observación por este OCI en el año 2002. De otro lado el contrato que adjunta la Sra. Lita María Rodríguez Jiménez con Sociedad Mercantil del Norte corresponde al año 1999.

Los hechos expuestos demuestran que los servicios prestados por las precitadas empresas se han efectuado a través de sub-contratistas, considerando que los mismos si se efectuaron.

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Al respecto, se ha contravenido la normatividad siguiente :

A) El Decreto Legislativo No 720 establece lo siguiente :

Artículo 1°.- Las Municipalidades solo podrán exigir a las personas naturales o jurídicas para el desarrollo de cualquier actividad económica la Autorización Municipal de Funcionamiento.

B) La Norma Técnica de Control Interno No 300-05 : MANTENIMIENTO

DE BIENES DE ACTIVO FIJO.

Comentario

03. La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio.

04. La administración, antes de proceder a la contratación de empresas que presten servicios de mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta rama, cumplimiento oportuno, calidad del servicio, así como cautelar que se encuentre formalizada su situación jurídica.

Los hechos expuestos se han originado por la deficiencias en el sistema de control interno establecido en este tipo de actividades así como por la falta de monitoreo permanente de las operaciones de la entidad por parte de la administración, lo que no ha permitido adoptar acciones correctivas oportunas, conllevando a que este tipo de servicios sean efectuados por terceros que no son los contratantes directos, hechos que implican se asuman mayores costos en este tipo de servicios.


1. Con Carta s/n de fecha 28 de Setiembre 2004, la ex Directora de Logística Marly

Robles Ojeda ha presentado sus aclaraciones correspondientes respecto de los hechos observados, manifestando lo siguiente:

1.1 Los requisitos para participar en los procesos los señala la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones y su Reglamento D.S 012 y 013-2001-PCM. 1.2 Los procesos están enmarcados en la Ley, no se les puede exigir a los

proveedores más allá de lo que la ley señala, pues el Comité sería pasible de ser denunciado ante CONSUCODE por impedir la libre participación.

1.3 En su Oficio de la referencia se adjunta resultados de hallazgos del año 2002 que no fueron de mi conocimiento, pues no laboraba en la institución en esa época, me hubiera ayudado mucho, que cumpliendo su rol el órgano de Control Interno lo hubiera hecho de mi conocimiento para evitar cometer errores supinos, se me hacen conocer ahora que ya no laboro en la Municipalidad.

1.4 No está demás recordarle que en todos los procesos de selección, se notifican a PROMPYME, CONSUCODE y se publican en la página web de la Municipalidad propiciando de esta manera la masiva participación de proveedores.

Las aclaraciones presentadas por la ex Directora de Logística y a su vez ex Presidenta del Comité Especial Permanente de Menor Cuantía Econ. Marly Robles Ojeda, no desvirtúa el hallazgo formulado, toda vez que no explica ni aclara el por que se otorgó la buena pro a empresas que carecían de Autorización Municipal de Funcionamiento ni contaban con taller para su reparación, limitándose a señalar que dichos procesos fueron comunicados a Prompyme entre otros aspectos que no lo liberan de su responsabilidad, tanto como Directora de Logística como por ser parte del Comité de Adquisiciones.

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2. Con Oficio No. 0008-2004-EEFC-OGCI/MPP del 20 Setiembre del 2004, esta Comisión de Auditoria hace llegar al Ing. Luis Alberto Frías Guaylupo, Jefe de la Unidad de Mantenimiento y Control Vehicular, el hallazgo emergente de la presente Acción de Control, para que presente sus aclaraciones correspondientes. Con Informe Nº 789-2004-MPP-OMYCM de fecha 28 de Setiembre 2004 presenta sus aclaraciones correspondientes respecto de los hechos observados, manifestando lo siguiente:

2.1 En primer lugar quiero dejar en claro que los requerimientos solicitados fueron

atendidos en su totalidad, verificando los mecánicos la calidad y cantidad de los repuestos, equipos y servicios realizados, los cuales estuvieron de acuerdo con las especificaciones solicitadas en los requerimientos; prueba de esto es que las máquinas reparadas están operativas y además los auditores CPC. Fernando Zapata Correa y Dr. Luis Larios Bernal, estuvieron constatando y verificando los repuestos que se cambiaron en esa oportunidad con los documentos que se solicitaron, encontrándose los mismos en esta Oficina.

2.2 Los Proveedores que participan en los requerimientos solicitados a través de la

Dirección de Logística obligatoriamente tienen que cumplir con todos los requisitos que para estos procesos se requiere y son responsables por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los bienes y servicios ofertados por un plazo no menor de un año contado a partir de la conformidad otorgada por la Entidad (Artículo N° 51 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado). Para el caso de servicios y repuestos adquiridos en los procesos, le puedo decir que se están cumpliendo los plazos de garantía sin haber tenido problemas ,mayores con lo solicitado y cambiado, esto lo pueden comprobar con los usuarios de los equipos.

2.3 Con respecto a los puntos 5.1, 5.2 y 5.3 del hallazgo N° 05, permítame darle

respuesta de la siguiente manera:

- Como ya lo he manifestado en el punto N° 2, los proveedores obligatoriamente tienen que cumplir con todos los requisitos exigidos en las bases, caso contrario no calificarían en los procesos.

- A fin de no entorpecer las acciones del Órgano de Control y a solicitud de los

Auditores, Señor Fernando Zapata Correa y el Dr. Luis Larios Bernal nos constituimos en los domicilios legales de los tres proveedores objeto de este hallazgo, a fin de verificar sus direcciones y tomar manifestaciones. Con respecto a la empresa DAGSA EIRL, se detectó que los señores no contaban con taller, pero si estaban habilitados por SUNAT y además aseguraron que en la constitución de su empresa tenían el rubro de venta de repuestos y reparación de maquinaria pesada; este documento lo presentaron al Órgano de Control al día siguiente, igual sucedió con la empresa FABELI EIRL (folio N° 59 y 63).

En lo que respecta a la empresa VENTURA EIRL, igualmente se constató su

domicilio del Taller, pero una señora sin saber precisar fecha indicó que hace aproximadamente 2 años que el taller no funcionaba y que se había cambiado a otra dirección. Sobre esto he recibido un documento del proveedor Servicentro Luren, en la cual envía el sustento al Órgano de Control, de que su empresa está habilitada por SUNAT y presenta un contrato en la cual indica que sí trabajó en el lugar que se hizo la verificación y posteriormente se cambió de domicilio comunicando a SUNAT este cambio (folio 64 - 84).

2.4 Posterior a todo proceso de adquisiciones realizado por la Dirección de Logística,

se solicita la opinión técnica de la calificación obtenida por los postores en el cuadro comparativo de precios y dado que en el requerimiento se exige bienes de calidad y servicios garantizados, se escoge la propuesta económica de menor costo, esto nos permite tener repuestos y servicios a menor costo y con la calidad y garantía adecuada

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2.5 En ningún momento desde que asumí la Unidad, se ha tenido conocimiento de que los proveedores cuestionados están impedidos de participar en proceso de adquisiciones y menos que carecían de Licencia de Funcionamiento; es más si la Dirección de Logística hubiera tenido alguna comunicación del Órgano de Control Interno conocimiento no los hubieses dejado participar en proceso alguno y hubieses comunicado a esta Oficina. Los proveedores que han atendido estos requerimientos son los que se han encontrado en el ámbito local y pertenecen a la pequeña y microempresa, además de grandes proveedores como son Ferreyros, Volvo, Nissan, etc, así como a ellos se requiere bienes y servicios de otros proveedores y no se les puede impedir que participen en los procesos salvo que estén impedidos por ley y por CONSUCODE (Art. N° 09 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado). Lo que si es importante es sugerir a los Comités Especiales de adquisiciones que para evitar este tipo de anomalías, se indique en las bases que los Proveedores que no cuentan con Talleres y Oficinas de venta de repuestos, no deberán ser calificados, además de solicitar le los requisitos mínimos como son Licencia de Funcionamiento entre otros.

2.6 La relación que se tiene con los proveedores es estrictamente de proveeduría y no

existe ninguna relación de parentesco y/o compadrazgo con alguno de ellos. Ustedes pueden constatar con el personal de esta Oficina como se encontraron las cosas, los controles que se han realizado y las mejoras hechas, lo cual va en beneficio de la Institución.

Las aclaraciones presentadas por el Jefe de la Unidad de Mantenimiento y Control. Vehicular Ing. Luis Frías Guaylupo, no desvirtúan el hecho observado, toda vez que en su condición de Jefe de la Unidad de Mantenimiento y Control Vehicular debió verificar que quienes prestaban dichos servicios contaban con talleres propios y no de terceros, considerando además que primaba su opinión para efectuar dichas compras a las referidas empresas no obstante como responsable directo de la ejecución de dichos gastos no observó que quienes prestaban dichos servicios no contaban con talleres propios y con locales comerciales para la venta de repuestos, toda vez que como jefe de la referida Unidad, y según el art. 190º del Manual de Organización y Funciones le correspondía a su jefatura a) Coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la conservación y mantenimiento de maquinaria y vehículos, así como d) Diagnosticar fallas, proyectar presupuestos y/o supervisar reparaciones efectuadas en Taller.

Por lo expuesto le asiste responsabilidad administrativa a la ex Directora de Logística

Econ. Marly Robles Ojeda y al Jefe de la Unidad de Mantenimiento y Control Vehicular Ingº Luis Frias Guaylupo, por incumplir sus obligaciones tipificadas en art. 21 º inc. a) del Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece como obligaciones de los servidores públicos el de cumplir personal y diligentemente los deberes que le impone el servicio público y salvaguardar los intereses del Estado.

II. CONCLUSIONES Teniendo en consideración las observaciones expuestas, se concluye:

1. Que, en el Ejercicio Económico 2003, la Municipalidad Provincial de Piura ha recepcionado transferencias por concepto de Fondo de Compensación Municipal – FONCOMUN la suma de S/. 18, 289,572.00, habiendo ejecutado al 31 Dic. 2003 el monto de S/. 16, 236,087.79, correspondiendo según la evaluación Presupuestal del referido año, el monto de S/. 8,808,266.78 a Gastos de Capital, determinándose que en la formulación del Presupuesto no se han considerado Metas especificas para la ejecución de los proyectos, a los que se les asigno denominaciones genéricas y no especificas, contraviniendo la normatividad vigente en dicho ejercicio, dando lugar que al haber considerado metas inespecíficas se acepten gastos a diferentes proyectos que no corresponden a los Objetivos del mismo,

(OBSERVACION Nº 1)

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2. Se ha determinado que en el ejercicio económico 2003, la Dirección de Participación Vecinal

ha ejecutado el proyecto “Apoyo Social y de Infraestructura Comunal”, el mismo que en su mayoría consideraba la ejecución obras, cuya responsabilidad le competía asumir a la Dirección de Infraestructura, como Unidad Orgánica responsable de su ejecución, conllevando a que dichos proyectos asuman gastos por la suma de S/. 31,921.48, que no corresponden a las metas programadas.

(OBSERVACION Nº 2)

3. Se ha determinado que en el ejercicio económico 2003, la Municipalidad Provincial de Piura ha aprobado el proyecto “Repotenciación de Maquinaria Pesada”, el mismo que solo contenía una relación de repuestos accesorios y servicios que se iban a utilizar en el año 2003, en las once (11) unidades de maquinaria pesada, al cual se le denominó Perfil Técnico, habiéndose afectado al mismo gastos que no corresponden a la meta programada por un monto de S/. 24,803.00.

(OBSERVACION Nº 3)

4. Se ha determinado un incorrecto registro de las operaciones relacionadas con la elaboración los Expedientes Técnicos elaborados para la ejecución de obras públicas, al haber sido contabilizado en la sub cuenta 339. Construcciones en Curso, correspondiendo su registro en la sub cuenta 341.Estudios e Investigaciones, dando lugar a que los Estados Financieros presenten información distorsionada y a su vez al no estar registrado dichas inversiones en su cuenta específicas no se efectué un control de los Expedientes Técnicos elaborados.

(OBSERVACION Nº 4)

5. Se ha determinado que en el ejercicio económico 2003, la Municipalidad Provincial de Piura a través de la Unidad de Logística y la Unidad Mantenimiento ha adquirido repuestos, accesorios y efectuado reparaciones de vehículos y maquinaria pesada con empresas que no contaban con Autorización Municipal de Funcionamiento, y en el caso de reparaciones y mantenimiento no contaban con talleres, efectuando dichos servicios los contratistas a través de terceros, así como no se acreditó que las empresas a quienes se les adquirió repuestos y servicios de mantenimiento, como son DAGSA EIRL, FABELI EIRL y SERVICENTRO LUREN no contaban con taller propio para prestar servicios de mantenimiento y reparación, y la dirección que indican sus facturas de los dos primeros ser casas habitaciones. Asimismo la Empresa DAGSA EIRL. no contaba con local comercial para la venta de repuestos.

(OBSERVACION Nº 5)

III. RECOMENDACIONES Teniendo en consideración las Observaciones y Conclusiones expuestas, y en mérito a las atribuciones conferidas por el Artículo 15º, inc. b) y f) de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la Republica, y con el propósito de coadyuvar a una mejor gestión de la Municipalidad Provincial de Piura, consideramos pertinentes efectuar las siguientes recomendaciones: 1. Que en la formulación anual de su Presupuesto, la Municipalidad Provincial de Piura, cumpla

bajo responsabilidad con elaborar los proyectos a ejecutar, de acuerdo a los parámetros establecidos anualmente a través de las Directivas aprobadas anualmente por la Dirección Nacional de Presupuesto Público, Ley de Presupuesto vigente para cada ejercicio económico y

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la Ley de Gestión Presupuestaria, acción que permitirá garantizar la correcta ejecución de los proyectos y el cumplimiento de los objetivos institucionales aprobados por la Municipalidad.

(CONCLUSION Nº 1)

2. Que el señor Alcalde como Titular del Pliego, en la delegación de funciones a las diferentes

Unidades Orgánicas, tenga en cuenta obligatoriamente las competencias funcionales de cada Unidad Orgánica, de acuerdo a lo normado en el Reglamento de Organización y Funciones – ROF, considerando además que por norma las operaciones y actos administrativos deben ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que actúen dentro de su campo de competencia funcional, acción que garantizará el real cumplimiento de las metas programadas.

(CONCLUSION Nº 2)

3. Que la elaboración de los Perfiles Técnicos y Proyectos elaborados y aprobados por la

Municipalidad Provincial de Piura, se ciñan estrictamente a la disposiciones que norman su elaboración, las mismas que a la fecha están bien definidas en la Ley Nº 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, su Reglamento, modificatorias y Directivas aprobadas al respecto, a fin de garantizar que las Inversiones que se efectúen con cargo a dichos proyectos beneficien a la comunidad mediante la ejecución de obras públicas.

(CONCLUSION Nº 3)

4. Que la Gerencia de Administración disponga a la Oficina de Contabilidad, regularice el registro contable de todos los Estudios registrados incorrectamente en la sub cuenta 339 Construcciones en Curso, transfiriéndolo a la sub cuenta especifica 341 Estudios e Investigaciones, acción que permitirá llevar un efectivo control de los Expedientes Técnicos elaborados de las obras a ejecutarse y que dichas inversiones se reflejen en los Estados Financieros.

(CONCLUSION Nº 4)

5. Que la Gerencia Municipal disponga que las adquisiciones que efectúe la Municipalidad Provincial de Piura, se realicen a Empresas debidamente formalizadas en todos sus aspectos, y que las reparaciones y mantenimiento de vehículos y maquinaria pesada, se efectúen con empresas que cuenten con taller propio al ofertar dichos servicios, así como con Autorización Municipal de Funcionamiento, requisitos que deben considerarse además en las Bases de todos los procesos de selección.

(CONCLUSION Nº 5) 6. Que la Gerencia Municipal disponga la elaboración de un Manual de Procedimiento para el

control previo al compromiso de los gastos, acción que permitiré asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestales relativas a las metas programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos presupuestales.

(CONCLUSION Nº 1, 2 y 3)

7. Se determine el grado de responsabilidad y las sanciones a que hubiere lugar a los

funcionarios y ex funcionarios inmersos en los hechos que son materia de observación en el presente informe.

(CONCLUSION Nº 1, 2, 3, 4 y 5)

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8. Que el Señor Alcalde disponga a las diferentes Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Piura, cumplan bajo responsabilidad con entregar la información solicitada en los plazos señalados por las Comisiones de Auditoria, considerando que al iniciar una Acción de Control, esté Órgano de Control Institucional acredita con la debida anticipación a las Comisiones responsable de su ejecución, a fin de que disponga se brinden las facilidades del caso, acción que nos permitirá elevar los informes finales a las instancias correspondientes en las fechas programadas en nuestro Plan Anual de Control.

(OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA 7)

San Miguel de Piura 13 de Setiembre de 2004

informe n. 008-2004-02-0454 foncomun - … · el ministerio de economía y finanzas a través del...

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