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INFORME N° 3 MODELO DE DATOS
REGISTRO DE ESTUDIANTES DE CHILE
Realizado para el MINISTERIO DE EDUCACIÓN por: CONSORCIO UTEM - TECNOVA
Santiago, abril 2008
Informe Modelo de Datos
2
Índice
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 3
METODOLOGÍA............................................................................................................................................ 4
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE MODELAR EL SISTEMA? .................................................................................................... 4
MODELO DE DATOS ..................................................................................................................................... 6
COMUNICACIÓN Y FLUJOS DE INFORMACIÓN ............................................................................................................ 6
SISTEMA DE ESTUDIANTES..................................................................................................................................... 9
MATRÍCULA INICIAL ........................................................................................................................................... 11
ACTAS Y RENDIMIENTO ESCOLAR ......................................................................................................................... 12
CONSIDERACIONES EN TORNO AL RECH .................................................................................................... 16
RESPECTO A LA SITUACIÓN DE INTEROPERABILIDAD CON OTROS SISTEMAS..................................................................... 16
RESPECTO A LA SITUACIÓN DE LA PRIVACIDAD, RESTRICCIONES Y RESGUARDOS LEGALES ................................................... 17
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CAPTURA Y ALMACENAMIENTO DE DATOS ..................................................................... 21
CONCLUSIONES ......................................................................................................................................... 24
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ........................................................................................................................ 25
Informe Modelo de Datos
3
Introducción
Cuando se habla informalmente de una base de datos, se hace referencia a una colección de
datos mutuamente relacionados, al hardware del computador que se emplea para almacenarla y a
los programas utilizados para manipularla. La organización de los datos en una base de datos
debe representar el significado de fondo, o semántica de los datos, en forma correcta y eficiente.
En los programas convencionales, la estructura de los datos se arregla de acuerdo con la
conveniencia del programa. Una base de datos contiene datos que serán utilizados por muchos y
diferentes programas. Debido a esto, la organización de una base de datos no puede estar
exclusivamente determinada por decisiones tomadas al programar funciones específicas.
Las características básicas deseables para los sistemas que almacenan grandes cantidades de
datos son el rápido acceso para la recuperación, la actualización conveniente y la economía de
almacenamiento. La capacidad para representar estructuras de información del mundo real, la
confiabilidad, la protección de la privacía y el mantenimiento de la integridad son importantes
criterios secundarios. El diseño de bases de datos requiere un análisis para la predicción del
desempeño, y esto a su vez requiere que la organización de los datos pueda abstraerse
fácilmente.
Informe Modelo de Datos
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Metodología
El modelamiento de datos es una de las actividades más relevantes y críticas para el desarrollo de
un sistema de calidad. Los modelos pueden ser descriptivos o prescriptivos, esto porque su diseño
puede estar orientado y construido con el objetivo de entender de mejor forma un sistema existente
o para representar un sistema que se desarrollará a futuro, además sirven para apoyar futuras
decisiones durante las etapas posteriores al desarrollo e implementación. Un requisito importante
para desarrollar sistemas de información de calidad es mantener consistencia en cada modelo que
se construya y a su vez, mantener la consistencia entre los diferentes modelos utilizados para su
representación. Una forma adecuada de asegurar consistencia es seguir una metodología
establecida con el fin de diseñar un modelado del sistema integral, eficiente y de calidad.
La metodología empleada en el modelado de datos, corresponde a un trabajo orientado en dos
líneas de acción, por una lado se han utilizado toda la documentación disponible, de tipo manuales
técnicos y de usuarios, sobre los sistemas que actualmente se encuentran en proceso de
explotación en el Ministerio de Educación y, por otra parte, la segunda línea de trabajo ha sido la
aplicación de entrevistas personales y grupales con el objeto de realizar un completo análisis del
funcionamiento del sistema en su conjunto, como asimismo los procesos que lo componen y las
relaciones que se desarrollan entre las distintas entidades que lo conforman.
¿Por qué es importante modelar el sistema?
El modelado permite elaborar una visión general de los sistemas, obteniendo una comprensión
general, y la detección de problemáticas inherentes a estos. Además, genera oportunidad para
compartir información relevante, permitiendo además la realización del trabajo de equipo. Junto a
esto, el resultado del análisis y modelamiento, nos permite obtener un modelo conceptual y las
distintas miradas externas relativas al problema en estudio. Finalmente, permite abordar con éxito
la solución de un problema en el análisis y diseño de un sistema, considerando tanto las
percepciones de la realidad de los analistas, como la de los usuarios entrevistados, analizando los
requerimientos de información de los usuarios y desarrollar un modelo de entidad-relación que
permita expresar tales requerimientos.
Informe Modelo de Datos
6
Modelo de Datos
El principal método para el diseño de bases de datos es la construcción de modelos que
representen la estructura de dicha base en forma tal que permita la manipulación de los bloques
conceptuales de construcción para la base de datos. Sólo cuando la estructura está bien
comprendida es posible elegir un diseño adecuado de almacenamiento. Debido a esto, un modelo
es la herramienta más importante para el diseñador de bases de datos. El objetivo del enfoque de
planteamiento de modelos consiste en proporcionar una base para el diseño de bases de datos
efectivas y utilizables.
En este sentido los modelos de datos que se describirán, a lo largo de este informe, corresponden
a los que actualmente existentes en el Ministerio, los cuales tienen por objetivo, la administración y
mantención de la información de tipo académica y personal de los estudiantes de Chile, la cual
debe estar disponible y orientada a la facilitación de su uso en los diversos procesos posteriores
que se generan a partir de ésta o se complementen, además de posibilitar la realización de
consultas y trámites a la ciudadanía y la generación de informes estadísticos que pudiesen ser
requeridos, además otorgar el empleo de indicadores para el seguimiento del alumno y la
realización de estudios comparados.
Comunicación y Flujos de Información
A continuación se presenta un listado con los proveedores y clientes de información, además un
diagrama que muestra las comunicaciones y los traspasos de datos que se establecen en los
procesos de captura, estableciendo las relaciones observables que afectan directa o
indirectamente al funcionamiento del sistema escolar. También es posible identificar dos entidades
que no pertenecen al circuito educacional, como es el Servicio de Registro Civil e Identificación y
FONASA, que cumplen un rol fundamental en el enriquecimiento de la información.
Informe Modelo de Datos
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Proveedores y Clientes de Información
Estudiantes
Docentes
Establecimientos Educacionales
Servicio de Registro Civil e Identificación
Departamento de Informática
Departamento de Estudios y Desarrollo
Sistema de Información de Estadísticas Educativas (SIEE)
Coordinador Nacional
Coordinador Regional
600 MINEDUC
Coordinación de Subvenciones
División de Educación Superior
División de Educación General
FONASA
JUNAEB
Unidad de Currículum y Evaluación
Informe Modelo de Datos
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Sistema de Estudiantes
El Registro de Estudiantes de Chile (RECH) tiene como objetivo la captura y mantención de
antecedentes personales y académicos de los niños, jóvenes y adultos matriculados en los
establecimientos educacionales reconocidos oficialmente, en cualquiera de las modalidades de
enseñanza vigentes y que participen de estos procesos de recolección de datos. Esta tarea se
realiza a través de la aplicación denominada Sistema de Estudiantes, entre sus principales
funcionalidades permite el registro de las nóminas de los estudiantes asociándolos a un curso,
incluyendo datos del establecimiento y de los docentes que componen la dotación. Además, este
software posibilita ingreso de notas finales por subsector y situación de promoción por alumnos, en
base su rendimiento y porcentaje de asistencia. También posibilita la generación de documentos,
como son las actas entregables en la SEREMI al finalizar cada año escolar y los certificados
anuales de cada estudiante.
La labor fundamental que lleva a cabo esta aplicación es la composición de sets de 6 y 8 archivos,
según los procesos de matrícula inicial y de actas y rendimientos escolar respectivamente, esto
contienen los datos ingresados, y teniendo que ser enviados a través de internet a un sitio web
dispuesto por el Ministerio de Educación que traspasa a una base de datos mantenida por el
Ministerio de Educación cada uno de los archivos, es decir se estructura bajo la comunicación de
tipo cliente servidor con el envió de información por paquetes, entre el usuario del Sistema de
Estudiantes y las bases de datos del MINEDUC. El modelo que representa globalmente a los datos
contemplados por el sistema responde a la siguiente configuración:
Informe Modelo de Datos
10
r1
r4
r6
r3
r2
r7
r10
r8
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r11
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r5
Tipo de Enseñanza
Asignaturas
Directorio Establecimientos
Establecimiento
Situación Final
Rama
Cursos
Tipo Enseñanza Establecimiento
AlumnoEspecialidad
Malla
Decreto de Evaluación
Jornada
Docente
Usuario
Proceso
Plan Estudio
ILUSTRACIÓN 3, MODELO DE ALTO NIVEL DE SISTEMA DE ESTUDIANTES
Informe Modelo de Datos
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Matrícula Inicial
Generación y envío electrónico de la información correspondiente al proceso de matrícula inicial,
actualmente cubre un subconjunto de los tipos de enseñanza impartidos en el sistema escolar
chileno, cabe resaltar que cada uno de estos tipos de enseñanza tiene su propia estructura de
grados y cursos, lo cual es de gran relevancia para una correcta declaración de los datos. El total
de archivos a ser enviados al Ministerio de Educación corresponde a un set de 6 archivos, los
cuales se almacenan en una base de datos, representada en el siguiente modelo.
r1
r3
r5
r4
r2 r6CursoNómina Estudiantes (Matrícula Inicial)
Estudiantes Enseñanza Media TP (en nómina)
Establecimiento Unidades Educativas
Estudiantes de los Cursos
ILUSTRACIÓN 4, MODELO DE DATOS MATRÍCULA INICIAL ALTO NIVEL
Informe Modelo de Datos
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Actas y Rendimiento Escolar
Generación y envío electrónico de la información correspondiente al proceso de captura de las
Actas y Rendimiento Escolar. El total de archivos a ser enviados al Ministerio de Educación
corresponde a un conjunto de 8 archivos, se debe considerar que uno de estos es opcional, los
cuales se almacenan en una base de datos, representada en el siguiente modelo
r1
r3 r4
r5
r7
r6
r2
r8
Acta Situación Promoción
CursoDocente Nómina Estudiantes
Subsector Antecedentes Académicos
Estudiantes del Curso
ILUSTRACIÓN 5, MODELO DE DATOS ACTAS Y RENDIMIENTO ESCOLAR ALTO NIVEL
Al observar en detalle el modelo de datos que representa a la estructura de almacenamiento de
Matrícula Inicial y de Actas y Rendimiento Escolar, se aprecian ciertos elementos que lo
caracterizan como por ejemplo que las tablas de datos que componen el repositorio, replican
registros entre tablas, además se observa que la explotación de información en cuanto a las
estadísticas para SIEE está dado por ciertos archivos, no la totalidad global. A continuación, se
presentan los modelos de datos a nivel de detalle.
Informe Modelo de Datos
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ILUSTRACIÓN 6, MODELO DE DATOS DETALLADO DEL SISTEMA DE ESTUDIANTES
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r33
r20
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r23
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Informe Modelo de Datos
14
r4
r6
r5
r3
r1
r2
Estudiantes de los Cursos
Código del Archivo
Rol de Base de Datos
Dígito Verificador
Código Tipo de Enseñanza
Código de Grado
Letra del Curso
Año Escolar
RUN del Estudiante
Dígito Verificador del RUN
Indicador de Alumno Repitente
Indicador de Alumno Integrado
Indicador de Alumno en Grupo Diferencial
Sector Económico (Sólo Ens. Media TP)
Especialidad (Sólo Ens. Media TP)
Indicador de Alumno Prebásica Especial A (Sólo Ens. Especial)
Indicador de Alumno Prebásica Especial B (Sólo Ens. Especial)
Indicador de Alumno en Básica Especial A (Sólo Ens. Especial)
Indicador de Alumno en Básica Especial B (Sólo Ens. Especial)
Datos de los Cursos
Código del Archivo
Rol de la Base de Datos
Dígito Verificador
Código Tipo de Enseñanza
Código del Grado o Nivel
Letra del Curso
Año Escolar
Código de Jornada
Indicador de Curso Simple/Combinado
Número de Alumnos Hombres
Número de Alumnas Mujeres
Número de Alumnos Hombres Orígen Indígena
Numero de Alumnas Mujeres Orígen Indígena
Número de Alumnas Embarazas
RUN del Profesor Jefe
Dígito Verificador del RUN
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombre Profesor Jefe
Nómina de Estudiantes en Matrícula Inicial
Código del Archivo
Rol Base de Datos
Dígito Verificador
RUN del Estudiante
Dígito Verificador del RUN
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Código del Sexo
Fecha de Nacimiento
Comuna de Residencia
Indicador Alumno Extranjero Sin RUN
Indicador Beneficio Programa JUNAEB
Indicador Beneficio Iniciativa Chile Solidario
Estudiantes de Enseñanza Media TP en Nóminas
Código del Archivo
Rol Base de Datos
Dígito Verificador
Código Tipo de Enseñanza
Año Escolar
RUN del Estudiante
Dígito Verificador del RUN
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Sexo
Fecha de Nacimiento
Indicador de Alumno en Práctica o Egresado o Titulado
Indicador de Alumno Extrajero sin RUN
Datos del Establecimiento
Código del Archivo
Rol de Base de Datos
Dígito Verificador
Nombre Establecimiento
Dirección Establecimiento
Teléfono
Celular
Correo Electrónico
Localidad
Número Resol. de Reconocimiento Oficial
Fecha Resol. Reconocimiento Oficial
RUN del Director
Dígito Verificador del RUN
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Datos de las Unidades Educativas
Código del Archivo
Rol Base de Datos
Dígito Verificador
Código de Tipo de Enseñanza
Indicador Centro dePadres
Indicador Personalidad Jurídica
Número de Resolución de Autorización
Fecha de Resolución de Autorización
Número de Resolución de Cierre
Fecha de Resolución de Cierre
Número de Grupos Diferenciales
Horario Inicio Jornada Mañana
Horario Termino Jornada Mañana
Horario Inicio Jornada Tarde
Horario Termino Jornada Tarde
Horario Inicio Jornada Mañana y Tarde
Horario Termino Jornada Mañana y Tarde
Horario Inicio Jornada Vesp. y Nocturna
Horario Termino Jornada Vesp. y Nocturna
Estado de Funcionamiento
Alumnos Hombres Origen Indigena Grupo Diferencial
Alumnos Hombres Origen Indígena Integrados
Alumnas Mujeres Origen Indígena Grupo Diferencial
Alumnas Mujeres Origen Indígena Integrados
Alumnos Hombres Origen Indígena en Práctica
Alumnos Hombres Origen Indígena Egresados
Alumnos Hombres Origen Titulados
Alumnas Mujeres Origen Idígena en Práctica
Alumnas Mujeres Origen Indigena Egresadas
Alumnas Mujeres Origen Indígena Titulas
ILUSTRACIÓN 7, MODELO DE DATOS DETALLADO DE MATRÍCULA INICIAL
Informe Modelo de Datos
15
r4r3
r1
r6
r2
r5
r7
r8
Nómina de Estudiantes
Código Archivo
RBD del Establecimiento
Dígito verificador
RUN del Alumno
Dígito Verificador del RUN
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Sexo del Alumno
Fecha de Nacimiento del Alumno
Indicador de alumno extranjero que no poseen RUN
Información del Curso
Código Archivo
RBD del Establecimiento
Dígito Verficador del RBD
Código de Tipo de Enseñanza
Código del grado
Letra del curso
Año Escolar
Código del Decreto de Evaluación
Código del Decreto o Resolución
Código del Plan de estudios
RUN del profesor
Dígito Verificador
Estudiantes del Curso
Código Archivo
Rol Base de Datos
Dígito Verificador del RBD
Código del Tipo de Enseñanza
Código del grado
Letra del curso
Año Escolar
RUN del estudiante
Dígito verificador RUN
Código de comuna residencia
Antecedentes Académicos de Estudiantes
Código Archivo
Rol Base de Datos
Dígito Verificador del RBD
Código del Tipo de Enseñanza
Código del grado
Letra del curso
Año Escolar
RUN del estudiante
Dígito Verificador del RUN
Código del Decreto o Resolución
Código del Plan de Estudio
Código Subsector o Asignatura o Módulo
Calificación
Calificación Conceptual
Calidad de Alumno Eximido
Situación Promoción Estudiantes
Código Archivo
Rol Base de Datos
Dígito Verificador del RBD
Código del Tipo de Enseñanza
Código del grado
Letra del curso
Año Escolar
RUN del estudiante
Dígito Verificador del RUN
Promedio General
Porcentaje de Asistencia
Observación
Situación Final del Estudiante
Tipo de Promoción
...
Docentes de los subsectores, asignaturas o módulos
Código Archivo
Rol Base de Datos
Dígito Verificador del RBD
Código del Tipo de Enseñanza
Código del grado
Letra del curso
Año Escolar
Código del Decreto o Resolución
Código del Plan de Estudio
Código Subsector o Asignatura o Módulo
RUN del docente
Dígito Verificador del RUN
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombres
Acta del curso
Código Archivo
Rol Base de Datos
Dígito Verificador del RBD
Código del Tipo de Enseñanza
Código del grado
Letra del curso
Año Escolar
Nº Estudiantes Matriculados al 30 de abril
Nº Estudiantes Matriculados al 30 de noviembre
Nº de Estudiantes promovidos
Nº de Estudiantes reprobados por inasistencia
Nº de Estudiantes reprobados por rendimiento
Nº Estudientes Ingresados entre 1º de mayo y 20 de noviembre
Nº Estudiantes Retirados entre 1º de mayo y 29 de Noviembre
Encargado del Acta
Fecha del Acta
Director del Establecimiento
Profesor Jefe
Subsectores, asignaturas o módulos
Código Archivo
Rol Base de Datos
Dígito Verificador del RBD
Año Escolar
Código del subsector, asignatura o módulo
Descripción del subsector, asignatura o módulo
ILUSTRACIÓN 8, MODELO DE DATOS DETALLADO DE ACTAS Y RENDIMIENTO ESCOLAR
Informe Modelo de Datos
16
Consideraciones en torno al RECH
Al respecto, según lo documentado y basándose en los aportes de los entrevistados que
participaron del proceso de confección del presente documento, se puede mencionar que existe un
cumplimiento parcial de las normativas que impone el Gobierno en el Plan de Modernización del
Estado, y puntualizado en el capítulo de Gobierno Electrónico, dado por la configuración y
funcionamiento del Registro de Estudiantes de Chile. Si bien es cierto, el sistema de captura de
información cumple con los objetivos básicos trazados, es posible indicar que existe un vasto
campo por explotar, dado por las potencialidades que el RECH aún puede ofrecer.
Es posible contemplar que los datos que son capturados no se complementan entre sí, ni tampoco
integran a otros sistemas, comportándose como una base de datos aislada, esto implica que no se
asegura que los datos registrados eviten la redundancia y se repliquen en la misma base de datos
y en otras que son mantenidas en el Ministerio. En cuanto a la transferencia de información esta es
de tipo manual y a través de un procedimiento interno de solicitud, no existiendo automatización en
ninguna etapa.
Respecto a la situación de interoperabilidad con otros sistemas
En la actualidad no existe una definición formal de política que contemple la interoperabilidad entre
sistemas que componen las diversas fuentes de información del sistema escolar al interior del
MINEDUC, encontrándose un conjunto de sistema independientes entre si, lo cual ha provocado
un crecimiento y administración no funcional, atentando contra una administración de la
información integrada, eficiente y oportuna, que aseguren la calidad y seguridad de los datos
almacenados en los distintos sistemas. Entre las principales problemáticas detectadas se pueden
observar las siguientes:
No existe integración entre sistemas, en su mayoría sólo se observan sistemas dispersos y
procesos escasamente o mínimamente automatizados y orientados a la transferencia de
archivos.
Generación permanente de replicas de bases de datos, provocando redundancia de
información.
Identificación de procedimientos manuales, en procesos que idealmente debieran ser
automatizados.
Informe Modelo de Datos
17
Entre las principales falencias que presenta el modelo actual de administración de la información,
realizada a través de las diversas aplicaciones del Ministerio, se puede señalar la vital necesidad
de contar con un sistema único e integrado capaz de unificar y compartir toda aquella información
que en hoy es capturada y almacenada por los diversos sistemas del Ministerio y que conforman el
registro de estudiantes de Chile, lo anterior con el fin de evitar el doble ingreso de los mismos
datos, asegurando no sólo su integridad y almacenamiento eficiente, además previendo un acceso
a información segura y confiable. Entre las principales necesidades orientadas a solucionar
aquellas problemáticas anteriormente señaladas, podemos mencionar las siguientes:
Evitar redundancias de información, suprimiendo el ingreso de un mismo dato en múltiples
sistemas.
Evitar errores de ingreso e inconsistencias entre bases de datos, asegurando la unicidad y
veracidad de la información a través del repositorio de la información en una misma base de
datos.
Agilizar procesos de captura, manejo y disposición oportuna de la información a través de un
sistema integrado.
Unificar y compartir la información capturada entre sistemas y procesos, automatizando todos
aquellos procesos que en la actualidad se realizan en forma manual.
Respecto a la situación de la privacidad, restricciones y resguardos legales
La información personal, residente en los computadores, documentos, o en el conocimiento de las
personas, es un recurso que debe ser salvaguardado como cualquier otra propiedad. Cualquier
sistema computacional que maneje información sensible o relevante, y que además pueda llevar a
cabo acciones que puedan perjudicar o beneficiar a las personas, siempre será un objetivo para el
ingreso ilegal y no autorizado al mismo. El acceso ilegal puede incluir un amplio rango de
actividades dentro le cuales se puede mencionar la intromisión a los sistemas por parte de
hackers, empleados disgustados que son capaces de dañar o afectar la información por represalia,
o individuos deshonestos que intentan penetrar para obtener ganancias personales.
Para efecto de administración y gestión del Sistema de Registros de Estudiantes de Chile, los
criterios de seguridad y resguardo de la información en los sistemas informáticos del Ministerio,
serán los establecidos dentro del marco legal determinados en la Ley de delitos informáticos
(1993), Ley N° 19.628 “Sobre la Protección de la Vida Privada o Protección de Datos de Carácter
Informe Modelo de Datos
18
Personal” (1998), Ley de firma y documentos electrónicos (2002), como asimismo las Normas
administrativas internas de acceso, manejo y administración de la información vigentes en el
MINEDUC y declarados en la política de privacidad.
Con el fin de profundizar los conocimientos y medidas que permitan un manejo adecuado y seguro,
como asimismo accesos debidamente autorizados a los sistemas e información, bases de datos,
archivos de aplicaciones y documentos en general, se ha establecido los siguientes criterios de
acceso, resguardo y administración de la información relativa al sistema escolar, administrada por
el Ministerio y sus funcionarios, con el fin de lograr mejores prácticas. Es por ello que se hace
necesario definir y actualizar cierto marco operativo de funcionamiento en materia de seguridad y
resguardo de la información. Todo lo cual requiere de un conjunto de medidas que se detallan a
continuación:
Establecer políticas y acciones operativas relacionadas con la disposición, el almacenamiento
y el tratamiento de la información basado en la Ley N°19.628.
Implementar un registro de perfiles y actividades para el buen desempeño del sistema y los
procesos llevados a cabo, incluyendo el traspaso y transmisión de datos el cual individualice:
al solicitante, propósito de la solicitud y tipo de dato (contenido y nivel de agregación).
Implementación de sistemas de respaldo automático en archivo digital de la información
registrada, estableciendo políticas eficientes y adecuadas en materia de disposición, acceso y
resguardo de la información respaldada.
Es necesario definir perfiles distintos según sea el usuario del sistema, con el fin de entregar a
cada uno de ellos funcionalidades que se ajusten a su labor y de especificar los roles y las
atribuciones de cada usuario.
Implementación de procedimientos adecuados que permitan que cada vez que se realice un
ingreso o modificación de algún dato se respalde la información de forma automática.
Generándose archivos a nivel local y a nivel central con el fin de mantener un resguardo total.
De todo lo anterior se desprenden las siguientes políticas informáticas, de tipo sugeridas, en
materia de seguridad y resguardo de la información, estas se resumen en:
1. Procedimientos formales de inducción de funcionarios, en materias relativas a la seguridad,
privacidad y los diferentes roles del usuario.
Identificar personal con responsabilidades de seguridad y privacidad significativas.
Informe Modelo de Datos
19
Crear capacitaciones que consideren varios roles y responsabilidades.
Establecer procesos formales de inducción a nuevos funcionarios.
Explicarle las consecuencias de no cumplir con las reglas de seguridad y privacidad.
Medir si la capacitación es efectiva y adecuarla según surjan amenazas.
Requerir la firma documentos para verificar que el personal completó el entrenamiento.
Dar seguimiento al personal capacitado y tomarlo en cuenta al evaluar el desempeño.
2. Procedimientos para compartir información entre dependencias y entidades, resguardando
de manera apropiada la seguridad e integridad de los datos.
Describir en documentación formal (manual de usuario, de procesos y circulares) los
procedimientos para proteger de forma adecuada la información e identificar quién es el
responsable de completar los procesos.
Incorporar lenguaje estandarizado al elaborar documentación formal relacionada con el
resguardo y la integridad de la información.
Fomentar políticas de incentivos y reconocimientos para aquellos funcionarios que
cumplan satisfactoriamente los procedimientos descritos para usar y resguardar la
información.
3. Los inventarios de información deben describir de manera precisa el tipo de datos y el uso
que se le da, así como la ubicación de su almacenamiento, procesamiento y transmisión,
incluyendo información personal identificable.
Utilizar infraestructura institucional y los inventarios de la información para mantener y
entender los tipos y usos de los datos recolectados y procesados en la dependencia.
Revisar regularmente los tipos de información recolectada, creada, almacenada,
extraída, dispuesta y archivada para verificar si los datos se requieren para la operación
o por cuestiones normativas.
Usar el inventario para determinar qué controles y políticas de seguridad son necesarios
de implementar.
Identificar adecuadamente dónde operan sistemas con información de alto riesgo o
impacto y aplicar controles para mitigar el riesgo.
4. Establecer procedimientos que permitan la identificación y generación de reportes de
incidentes y actividades sospechosas.
Informe Modelo de Datos
20
Establecer procedimientos estandarizados que describan cómo identificar y reportar
incidentes sospechosos.
Implementar y configurar los sistemas adecuados para el monitoreo, seguimiento y
detección de actividades sospechosas.
Documentar, registrar y elaborar informes estadísticos de todas aquellas actividades
que pudieran afectar el normal funcionamiento de los sistemas informáticos.
5. La información no usada o desechada se archiva o destruye de forma apropiada.
Obtener la aprobación de la autoridad pertinente para programar el calendario del ciclo
de vida de los datos y registros almacenados.
Establecer procedimientos formales, eficientes e informados para la destrucción de
información digitalizada que no se utilizará.
6. Los controles vinculados al procesamiento de la información deben ser creados y revisados,
con el fin de que estos se ajusten eficazmente a los requerimientos de seguridad
establecidos.
Disposición adecuada y eficiente de la información, dando un seguimiento y monitoreo
eficiente a las actividades relacionadas con el procesamiento de la información y
verificando que se haya utilizado según los términos establecidos.
Documentar y registrar todas aquellas actividades destinadas a la obtención de
información de las bases de datos que tienen información sensible, registrando hora,
fecha y usuario asociado al procedimiento.
Informe Modelo de Datos
21
Evaluación del Sistema de Captura y Almacenamiento de Datos
Disposiciones generales de comunicaciones (Respecto a D.S. 77)
1. Formato de transferencia de información
debe ser compatible universalmente por los
usuarios.
Cumple, el intercambio desde los
establecimientos es en TXT, desde el
MINEDUC a los solicitantes y entidades
externas es vía electrónica o física.
2. Especificación los formatos compatibles
para el envío de correo electrónico y
acceso al sitio web.
Cumple, todos los formatos están
especificados, tanto para correo electrónico
como para la autenticación en el acceso a la
página web.
3. Distribución de medio para acceso a
contenidos
Cumple, existe la opción para descargar el
software gratuito para leer la documentación
del sistema, en la página donde se accede
para el envío de los archivos TXT.
4. Protección de la confidencialidad de la
información.
Cumple, al ser cerrado sólo existe traspaso
parcial o íntegro de información entre
entidades internas a MINEDUC, resguardando
la privacidad.
5. Asociar el traspaso de información a
destinatario individualizado.
Cumple, ya que no existe traspaso automático
o por consulta, se debe solicitar a través de
canales formales.
6. Designar responsables del traspaso de
información.
Cumple, ya que al ser a través de solicitud
esta es destinada a los responsables de la
mantención de la base de datos.
Evaluación Resumen
Cumplimiento total, se dispone de los requisitos mínimos para la captura y almacenamiento de
datos.
Informe Modelo de Datos
22
Peticiones o preguntas de usuarios externos (Respecto a D.S. 77)
1. Determinar vías electrónicas de
comunicación, obligación de respuesta y
responsables.
Cumple, se dispone de casilla para la consulta
y se informa en el sitio web del Departamento
de Estudios y Desarrollo del Ministerio.
Evaluación Resumen
Cumplimiento total, se dispone de los requisitos mínimos para la atención de consultas externas.
Seguridad, integridad, disponibilidad y acceso (Respecto a D.S. 77 y 81)
1. Se debe asegurar la disponibilidad y
acceso para uso posterior de la transmisión
y recepción de comunicaciones.
No cumple, el traspaso es realizado mediante
copias y reportes, obtenidos manualmente, de
la información contenida en la base de datos.
2. La institución debe contar con medidas de
seguridad tendientes a evitar la
intercepción, obtención, alteración y otras
formas de acceso no autorizado a las
comunicaciones electrónicas.
Cumple, dada la forma de traspaso y de
almacenamiento de información de
característica cerrada, se asegura el
resguardo de la información contenida.
3. Se debe proteger la confidencialidad de la
información de las comunicaciones a través
de un mecanismo de autenticación o de
control de acceso.
Cumple, al no haber apertura al medio, la
confidencialidad de la información almacenada
es total y las comunicaciones están sujetas a
las políticas internas de privacidad del
MINEDUC.
Evaluación Resumen
Cumplimiento parcial, está determinado por la forma de operar entre sistemas y usuarios del
repositorio del RECH, al ser cerrado y de consulta a través de intermediarios, es decir no hay
explotación directa, la información se encuentra bajo resguardo, sin embargo para la
disponibilidad y acceso no existe un traspaso automático de información a usuarios externos.
La transmisión de información es asincrónica, las comunicaciones son preferentemente dentro
del Ministerio, donde se toman los resguardos necesarios, producto de lo cerrado del acceso.
Situación susceptible a ser mejorada con el rediseño de procesos.
Informe Modelo de Datos
23
De los aspectos evaluados, se puede establecer que existe un cumplimiento parcial de algunas
características de tipo primario, en algunos casos se logran de forma circunstancial, el resultado de
esta evaluación otorga la visión de lo necesario de considerar cada tópico en el rediseño y
posterior desarrollo, dando énfasis en la necesidad de volcar la información almacenada a ser
información que integre y opere en otros sistemas, tanto internos como externos al Ministerio.
Informe Modelo de Datos
24
Conclusiones
El modelo utilizado para el Sistema de Estudiantes cumple con el objetivo mínimo para el que fue
diseñado, la captura de información y traspaso de esta al Ministerio de Educación, no
contemplando herramientas adicionales de apoyo a la gestión de los establecimientos. Por otro
lado, los modelos de Matrícula Inicial y Actas y Rendimiento Escolar no son del todo óptimos, ya
que mantienen datos redundantes que no ayudan al rápido acceso a la información, ni al uso
eficiente del espacio disponible para el almacenamiento, haciéndolos vulnerables a la pérdida de la
integridad de los datos guardados.
Otro aspecto importante de señalar, tiene relación con la interoperabilidad existente entre los
sistemas asociados al Registro de Estudiantes de Chile, donde se hace evidente la necesidad de
unificación de la información en un solo repositorio y su posterior complementación con otros
almacenes de datos de la Institución, debido a que en la actualidad sólo existe sistemas dispersos
y transferencia parcial o total de bases de datos. Mejorar e integrar de manera eficiente los datos a
través de un sistema que facilite la administración, el acceso y la extracción de información por
parte de los usuarios, optimizando la gestión institucional a través de la disponibilidad de la
información consistente y en línea.
Finalmente en relación a las consideraciones de privacidad, restricciones y resguardos legales de
la información, se ajustan a los criterios establecidos por la legislación vigente en materia de
protección y resguardo de los datos de carácter personal, como asimismo a las normativas internas
referidas a la seguridad de la información al interior del Ministerio, sin embargo es importante
señalar la necesidad de fortalecer las políticas de seguridad, volviéndolas cada vez más
consistentes con los requerimientos de información tanto internos como externos del sistema,
orientando su explotación y operación a estándares cada vez más altos de calidad y eficiencia, que
le den valor agregado a los usuarios.
Informe Modelo de Datos
25
Índice de Ilustraciones
METODOLOGÍA MODELADO DE DATOS ....................................................................................................................... 5
FIGURA: ACTORES Y COMUNICACIONES ENTRE ELLOS. .................................................................................................... 8
MODELO DE ALTO NIVEL DE SISTEMA DE ESTUDIANTES................................................................................................ 10
MODELO DE DATOS MATRÍCULA INICIAL ALTO NIVEL .................................................................................................. 11
MODELO DE DATOS ACTAS Y RENDIMIENTO ESCOLAR ALTO NIVEL ................................................................................ 12
MODELO DE DATOS DETALLADO DEL SISTEMA DE ESTUDIANTES .................................................................................... 13
MODELO DE DATOS DETALLADO DE MATRÍCULA INICIAL .............................................................................................. 14
MODELO DE DATOS DETALLADO DE ACTAS Y RENDIMIENTO ESCOLAR ............................................................................ 15