Universidad Nacional de Luján

Organización Industrial

Informe libro:“Manual de productividad”, Smith Elizabeth.

Fecha de entrega: 23/09/10

Introducción

Este manual está dedicado al estudio de la productividad. Para ello proporciona herramientas que permiten analizar un sistema de producción en todos sus aspectos permitiendo hacer un análisis general que consta de la identificación de problemáticas, su evaluación y por consiguiente una mejora en la productividad.Si bien no otorga soluciones se propone crear “fundamentos”, los cuales van a servir para la aplicación posterior en situaciones reales de mejora de productividad.Dentro de los principales conocimientos que quiere transmitir es que el lector pueda crear su propia definición de productividad la cual facilitará el posterior estudio y planteamiento de mejoras.

Dentro de los principales temas que se desarrollan en el libro se pueden mencionar: Aumento en la toma de conciencia: El primer paso en cualquier proceso de cambio

o de solución de problemas. Comprender la productividad: Incluye la definición de productividad, desarrollando

objetivos y evaluando el comportamiento. Definición de problemas: Se consideran la naturaleza específica y posibles causas

de los problemas. Se evalúan las medidas de apreciación comúnmente utilizadas. Fuentes de información: Existen numerosas fuentes de información a través de las

organizaciones. Las principales fuentes son la persona y el trabajo. Mensura: Se presentan los métodos de medición fundamentales y estándar, y las

pautas generales. Métodos de medición: Se utilizan métodos descriptivos y numéricos para analizar y

reportar logros grupales e individuales. Se pueden desarrollar métodos que más convengan en cada caso.

Mantenimiento y mejoramiento de la productividad: L reducción de la contraproductividad y la aplicación de lo ya conocido son las formas de incrementar la productividad.

Aplicaciones prácticas.

A continuación se describirán los principales aspectos de los temas desarrollados en el libro.

Capítulo 1 - Productividad. Puntos de vista y definiciones.

La mayoría de las definiciones de productividad incluyen rentabilidad, eficacia, eficiencia, valor, calidad, innovación y calidad de vida de trabajo. El enfoque está relacionado con los esfuerzos organizacionales y personales asociados con la producción, utilización, y/o entrega de productos y servicios.

Las perspectivas de productividad son las siguientes, con sus respectivos ratios: Contabilidad: ganancia/venta; ganancia/empleado; ventas/activos fijos; venta/capital

empleado. Economía. Ingeniería: eficiencia/eficacia; resultados logrados/recursos consumidos; trabajo

útil/energía=1, consumo eficaz/consumo total; consumo actual/consumo potencial. Industrial/organizacional: (consumo/insumo)+ (consumo/estándar), trabajos

completados/trabajos. Intentados; consumos del trabajador/insumos de horas de trabajo. Administración: rendimiento de administración/costo de administración; logro

individual/logro de grupo de trabajo; logro mensual/nivel por año

Capítulo 2 - Objetivos personales, grupales y organizacionales.

Las organizaciones tienen estructura y cultura y un clima claramente desarrollados, la estabilidad de la misma se incrementa cuando los empleados comprenden la estructura organizacional y han asimilado las variables culturales únicas a su organización.Los objetivos claramente definidos, realista, de corto plazo, intermedio y largo plazo, ayudan a ubicar los esfuerzos personales y organizacionales en perspectiva y traen un mejoramiento de la productividad.

La estructura organizacional, que varía de formal a informal, afecta lo que las personas hacen y el modo, como se comunican y como se relacionan con sus colegas y supervisores.Las creencias y personalidades de los gerentes generales son fundamentales para perfilar la cultura de una organización. Las compañías exitosas tienen una cultura fuerte y cohesiva, y empleados dedicados.También es una parte inevitable de la vida organizacional el conflicto, tanto positivo como negativo.

Para la fijación de los objetivos, el primer paso es la planificación, cuyos propósitos son la comprensión, el control y la predicción .Cuando fijamos objetivos operativos, oficiales, tácticos, de rendimiento y de desarrollo, tomamos control sobre la dirección y la naturaleza del proceso de cambio.

Capítulo 3 – Análisis de las variables de entrada, intermedias, salida: Un enfoque de sistemas.

Este capítulo se propone establecer la relación existente entre la tecnología aplicada y como esta afecta la productividad.El resultado del análisis de las variables otorga información necesaria para tener un enfoque ordenado y así poder tomar decisiones para proponer soluciones o caminos alternativos.La principal forma de obtener información sobre el sistema sobre el cual se desea trabajar es realizando el análisis de las variables intervinientes:

Variables de entrada: Estas variables incluyen no solo recursos humanos u organizacionales, sino también recursos financieros y materiales. Estas variables me van a determinar la conducta humana y organizacional, lo que me permitirá luego realizar una mejora sobre la productividad. Dentro de las variables de entrada se pueden mencionar: Variables individuales y variables organizacionales.

Variables intermedias: este tipo de variables, si bien no son de gran utilidad en ciertos casos, proveen información sobre la conducta de las personas así como también el estado interno de las organizaciones.

Variables de salida: Este tipo de variables representan los verdaderos resultados de la estructura aplicada, se los utiliza como indicadores de la productividad y son la consecuencia misma de las variables de entrada.

Otro tema tratado en este capítulo es la relación de la tecnología y como esta influye en la productividad.La aplicación de la tecnología como herramienta tiene efectos tanto positivos como negativos. Como positivo se puede decir que la aplicación de tecnología influye directamente en la forma en que se piensa y se trabaja dentro de una organización, permitiendo agilizar ciertas tareas y lograr algunas que de otro modo no serían posibles. Sin embargo, la implementación de tecnología implica una gran inversión inicial, no sólo en los equipamientos sino también en la capacitación del personal. El mantenerse actualizado con respecto a la tecnología no es una tarea fácil ya que los avances tecnológicos se dan cada vez más rápido y es difícil asimilarlos. De todos modos hoy en día la aplicación de tecnología es esencial para mantenerse en la competencia a pesar de los costos que esta acarrea.

Por último, y a modo de englobar lo visto hasta ahora, se proponen distintos enfoque para analizar un sistema.Estos enfoques establecen la interacción que existe entre las variables de un sistema (entrada y salida) y las tecnologías. El hecho de tener una visión global del sistema permite poder realizar un análisis en forma más simple y así realizar más rápido y resolver problemas de una forma más eficiente.

Capítulo 4 – Análisis de los problemas de productividad: verdaderos problemas Vs. Síntomas.

El principal objetivo de este capítulo es trabajar sobre los problemas en la productividad. Los problemas que pueden surgir pueden ser tanto internos como externos. En ciertos casos existen verdaderos problemas de productividad y en otros solo son síntomas. El poder determinar la diferencia de estos es la clave para poder resolver los verdaderos problemas y así poder mejorar la productividad sin invertir tiempo y esfuerzo en cuestiones que no son

relevantes. Por lo tanto lo que se propone en esta sección es el trabajo en grupo para poder sacar adelante los verdaderos problemas y evitar aquellos sin importancia.

Capítulo 5- Evaluación de las medidas de productividad existentes.

La fe en los sistemas existentes no significa que sean adecuados, y necesitamos un sistema adecuado por lo cual es necesario hacer un inventario periódicamente de los propios métodos de medición de productividad. Es simplemente una lista de importantas elementos de productividad, evaluación de randimientos, varios registros de logros individuales y grupales, participación de las ganancias, participación en las utilidades, o alcanzar cuotas u objetivos en una base consistente.

Los sistemas de medición generalmente estan basados en los objetivos, o viceversa.Para saber que actividades medir:

precedente, utilizar lo que funcionó para otros

creación de nuevos métodos, es difícil pero ayudan la investigacion de nuavas áreas y el rabajar con supervisores y colegas; es el principal enfoque del resto del libro.

Capítulo 6- Fuentes principales de información de productividad personal.

La principal fuente de productividad es el trabajo en progreso, o completo, utilizando indicadores para señalar la mejoría hacia el logro de los objetivos. Cada actividad en la organización tiene señales o indicadores medibles.

Es definitivamente útil la búsqueda de información. Los resultados para las industrias prientadas hacia el producto y los servicios involucran:-ventas-eficacia-calidad-eficiencia-servicio-rentabilidad financiera

Una evaluación de rendimiento regularmente administrada, bien construida, que los empleados comprenden y aceptan, tiene un gran potencial para incrementar la productividad.

Loa registros de rendimiento, tales como ausentismo, horas extra, errores por empleado y quejas, etc, en todos los niveles de organización y su evaluación debe ser una parte integral en cualquier plan de acción de mejora de productividad.

Las entrevistas proveen información sobre numerosas áreas difíciles de evaluar por otros medios. Hay que tener cuidado con confiarse demasiado, debido a que estan coloreadas por la perspectiva y personalidad, tanto el entravistador como del entrevistado.

La mayoria de las personas son buenos jueces de su propio rendimiento en el trabajo, por lo que la autoevaluación, además de la de los colegas y supervisores, son fuentes de información importantes.

Las variables personales que atribuyen a la productividad son: edad, aptitud, nivel de aspiración, actitud, comportamiento, creencias y valores, habilidades comunicativas, energia y salud, expectativas, experiencia, intereses, inteligencia, conocimientos, estilo de aprendizaje, nivel de escolaridad, estilo de vida, motiación, habilidades motrices, personalidad y temperamento.

Cuanto más estrecho el ajuste entre la motivación del empleado y el interes en sus trabajos, habilidades, y requerimientos del trabajo, mayor será la productividad.

Capitulo-7 Analisis y descripcion del trabajo

El analisis del trabajo es la base comun para las descripciones del trabajo. Es uno de los menos ententidos, pero las funciones más importantes del administrador de personal y del gerente.GLUECK (1979) propuso siete métodos de análisis del trabajo:

1. Examine y compare análisis de trabajo previos o descripciones de trabajo previas de trabajos similares.

2. Observe al empleado realizando el trabajo3. entreviste al empleado y/o supervisor4. Haga que el empleado responda a preguntas especifícas estructurales o abiertas

sobre el trabajo.5. Verifique el registro de rendimiento, diario, o registros guardados por el empleado.6. Registre las actividades del trabajo-audio, video u otros medios si son consistentes

con las pautas federales y de la compañía 7. Analice la información de diseño de equipo por los planos o diseñe datos relevantes

para el trabajoLos métodos 1, 4 y 7 son mas rápidos, pero menos confiables que otros métodos. Los métodos 2, 3, 5 y 6 son más precisos, pero podrian requerir esfuerzo, tiempo o costo extra.

Descripciones del trabajoLas descripciones de las tareas son unas de las fuentes de información más importantes de la organización. Generalmente cuanto más breve es la descripción del trabajo, más complejo es éste y mayor libertad que una persona tiene para llevarlo a cabo por ejemplo, un vicepresidente de ventas.Idealmente, se contrata a las pesonas para realizar trabajos perfilados en las descripciones del trabajo, por numerosas razones, las descripciones del trabajo pueden se anticuadas, incompletas o inexistentes. Pero no se puede funcionar sin ellas.Se utilizan las descripciones de las funciones en:

1) planificación de los recursos humanos;2) especificación del trabajo;3) evaluación del rendimiento;4) selección y asignación del empleado;

5) planificación de carrera;6) compesación;7) motivación en general, incluyendo recompensas no monetarias;8) facilitar cambios en la especifición del empleo y asignación de tareas;9) evaluar habilidades , conocimientos, educación, experincia, etc.

Las descripciones del trabajo estan descripta en términos de:

1) denominaciones del cargo;2) prósito del trabajo;3) movimiento del trabajo;4) objetivos establecidos, específicos;5) resultados esperados, o niveles de rendimientos a alcanzar;6) deberes y responsabilidades;7) funciones a realizar.

Las descripciones del trabajo deberían reflejar los cambios en la selección del empleo y prácticas de contratación , las pautas organizacionales y gubernamentales, y los avances tecnológicos.

Componentes del trabajo centrales, unicos y elasticos

Es más fácil analizar trabajos que estan divididos en unidades más pequeñas, o componentes. Se pueden dividir los trabajos en tres componentes: tareas centrales, únicas y dinámicas. Se pasa la mayor parte de la jornada de trabajo en actividades centrales y sólo un pequeño porcentaje del tiempo se enfoca sobre las taras dinámicas. Tareas centrales:Tareas realizadas: De rutina, genealmente operaciones manuales,Nivel de dificultad: BajoImportancia: Vital para los objetivos generales de la organización, y esencial para continuar en el negocio.Implicancia para la motivación: Rotar, capacitación cruzada para permitir compartir o cambiar trabajos, recompensar el buen rendimiento.Tareas unicas:Tareas realizadas: Especificas al nivl de educación y/o experiencia.Nivel de dificultad: Moderado a alto.Importancia: Provee las habilidades y capacidades diversas que requieren las organizaciones y las empresas.Implicancia para la motivación: forma el nucleo de trabajo, brinda identidad al realizador del trabajo, el analisis del trabajo y la descripción de las funciones se basan en esta área.Tareas Dinámicas:Taras realizadas: Se relaciona al crecimiento y desarrollo personal en la profesión o área de experiencia.Nivel de dificultad: exigenteImportancia: permite la creatividad y la innovaciónImplicancia para la motivación: altamente motivante, no se puede delegar o enseñar, fomenta la ceatividad e innovación.

Inventarios de Habilidades

Los principales usos de los inventarios de habilidades estan en:

1) la planificaciom de los recursos humanos2) el desarrollo de la carrera3) el abastecimiento interno4) planificacion de carrera individual.

Capítulo 10- Evaluación cualitativa

Los métodos de evaluación cualitativa le permite a uno agrupar y examinar información diversa que elude la mayoria de las formas de medición precisa. Los datos obtenidos de estos metodos ayudan a validar las mediciones cuantitativas. Son fuentes utiles de informacion descriptiva.

Fuentes de información de medición cualitativa

Los métodos cualitativos utilizan la deducción, o involucran el razonamiento de los principios generales a las conclusiones lógicas, específicas. Las fuentes comunes de información cuantitativa incluye:

Documentos: “autobiografía de la productividad” Entrevistas: limitada por las percepciones individuales Estudios de casos: estudio detallado Modelos de tomas de decisiones Evaluación libre de objetivos: enfatiza la descripción y experiencia directa de lo

observado. Evaluación enfocada en la utilización

Analisis de la información cualitativa

Evaluación del proceso: evalúa el cómo se produce y más que la producto final Resultados individualizados: diseñado para personas específicas, servicios o

resultados esperados. Evaluación informativa: usado para la recolección de información a lo largo de un

proceso o proyecto particular. Evaluación acumulativa: evaluación de rendimiento y eficacia de los programas de

capacitación. Se da al final de un proyecto. Enfoque de métodos múltiples: agrupación de diversos métodos para dar una

imagen completa. Triangulación: analizar y poner orden a varios tipos de infomación cuantitativa. Evaluación enfocada en la utilización: basada en la necesidad. Identificación y

organización del personal directivo específico y usuarios de la información para averiguar necesidades.

Precauciones: resalta la confiabilidad sobre los evaluadores. Aumenta la credibilidad de los resultados.

El sistema de observación-interpretación-predicción

La evaluación e interpretación psicológica es importante con el propósito de entenderlos y que sean más fáciles de manejar. Se da en 3 pasos:

NIVEL I: observación NIVEL II: interpretación NIVEL III: predicción

Predecir RENDIMIENTO= Predecir PRODUCTIVIDAD