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Oficina Asesora de Planeación

INFORME INDICADORES

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Introducción En este informe se muestra el estado de los indicadores del Ministerio de Justicia y del Derecho (MJD) durante

el tercer trimestre de 2015.

La batería de indicadores del MJD consta de 84 indicadores reportados para el tercer trimestre de 2015 dado

que estos tienen periodicidad variada entre trimestral, semestral, anual son objeto de este informe los que tie-

ne una periodicidad de reporte trimestral, los cuales se miden y se evalúan.

Se presentan las tablas en donde se identifica el número de indicadores de gestión asociados a objetivos de

calidad y específicos, a los cuatro procesos de la entidad y a cada una de las dependencias.

OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN.

Determinar los avances de la ejecución física de la Entidad a través de sus actividades y establecer las cau-

sas o impedimentos en el cumplimiento, con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejo-

ra que permitan alcanzar los resultados planificados.

de los cuatro procesos, que maneja la Entidad, es decir Estratégico, Misional, de Apoyo y de Evaluación ten-

drán un mismo valor ponderado para su aporte al cumplimiento de los objetivos institucionales.

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Introducción METODOLOGÍA.

El seguimiento a la gestión de la entidad se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se mide

por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por parte de las dependencias que desarrollan

actividades que se adelantan en el Entidad, dicha información permite determinar el porcentaje de avance

o cumplimiento, el resultado acumulado correspondiente y el total de la ejecución a la vigencia, con respec-

to de la programación establecida por los ejecutores o responsables de cada indicador. Los intervalos de ca-

lificación de cumplimiento establecidos, según su ejecución son los siguientes:

Porcentaje de 0% al 74.9%: Malo

Porcentaje de 75% al 94.9%: Bueno

Porcentaje de 95% al 100%: Excelente

Para evaluar la gestión general de la entidad se estableció un criterio de calificación de los cuatro procesos,

que maneja la Entidad, es decir Estratégico, Misional, de Apoyo y de Evaluación tendrán un mismo valor pon-

derado para su aporte al cumplimiento de los objetivos institucionales.

FUENTE DE INFORMACIÓN DE DATOS.

La información base para el análisis, se obtuvo de los reportes realizados por cada una de las áreas encarga-

das, en las hojas de vida y seguimiento de los indicadores de gestión de la entidad.

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En este informe se pretende ver los indicadores de gestión abarcados desde tres

ópticas.

1. Estratégico

2. Táctico

3. Operativo

Las cuales nos permitirán dirigir esfuerzos para la toma de decisiones de un punto

de vista desde el más resumido al más detallado.

1. Estratégico.

La visión estratégica trata de los indicadores tomados desde el punto de vista de

los objetivos calidad/estratégicos y la forma con la cual los indicadores aportan a

el cumplimiento de cada uno de ellos.

2. Táctico.

La perspectiva de lo táctico muestra los indicadores organizados en cada uno de

los procesos llevados al interior del ministerio de justicia y del derecho como: mi-

sionales, estratégicos, de apoyo y de evaluación.

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3. Operativo.

Para una visión completa del funcionamiento de cada una de las áreas del Minis-

terio de Justicia y del Derecho se visualiza desde el cumplimiento por indicadores

de cada una de las dependencias teniendo en cuenta el Objetivo, Proceso al

que aporta desde las actividades desarrolladas por la dependencia como tal.

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Conceptualización La importancia de los indicado-

res. Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medi-

ción es aportar a la entidad un camino correcto para

que ésta logre cumplir con las metas establecidas.

Todo sistema de medición debe satisfacer los siguien-

tes objetivos:

•Comunicar la estrategia.

•Comunicar las metas.

• Identificar problemas y oportunidades.

•Diagnosticar problemas.

•Entender procesos.

•Definir responsabilidades.

•M e jo ra r e l c on t ro l de l a e n t i d ad .

•Identificar iniciativas y acciones necesarias.

•Medir comportamientos.

•Facilitar la delegación en las personas.

•Integrar la compensación con la actuación.

La razón de ser de un sistema de medición es enton-

ces: Comunicar, entender, Orientar y Compensar la

ejecución de las estrategias, acciones y resultados de

la entidad.

Los procesos que comúnmente integran un sistema de

medición son: Planificación, Presupuesto (asignación

de recursos), Información, Seguimiento (control), y

Evaluación.

Importancia de los indicadores

Permite medir cambios en las condiciones o situa-

ciones a través del tiempo.

Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas

o acciones.

Son instrumentos muy importantes para evaluar y

dar surgimiento al proceso de desarrollo.

Son instrumentos valiosos para orientarnos de có-

mo se pueden alcanzar mejores resultados en pro-

yectos de desarrollo.

Dado lo anterior se puede decir que los indicadores

de gestión hacen parte importante de la toma de

decisiones para dar un camino a seguir o dar un di-

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Objetivos Estratégicos y de Calidad En una visión estratégica se pretende ver los indicadores de una manera global agrupando cada indicador en un objetivo, per-

mitiendo ver así el cumplimiento de los objetivos con el aporte de estos mismos.

Diseñar y coordinar mecanismos de Justicia transicional para contribuir a la reconci-

liación nacional

Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y proyectos para la

prevención, persecución del delito y resocialización del delincuente

Gerencia efectiva y desarrollo institucional

Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del estado colombiano para prevenir y

controlar las problemáticas de las drogas y actividades relacionadas

Propiciar una justicia eficaz y eficiente en el marco de una atención integral

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Mapa de Procesos Cuando hablamos de una visión táctica nos referimos a la visión desde los procesos y la forma como las actividades ya sean para

la estrategia, lo misional, el apoyo y la evaluación en su funcionamiento independiente aportan al cumplimiento de los indicado-

res desde sus actividades cotidianas.

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Organigrama - Dependencias Una visión operativa se define como la mirada a fondo de la organización, desde la óptica del aporte de indicado-

res como dependencias y como el esfuerzo individual llevan a un cumplimiento de metas de los procesos a los objeti-

vos institucionales.

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Medición de

Indicadores por objetivos

Mediante este tipo de análisis por

objetivos se trata de dar conoci-

miento desde una óptica general

al cumplimiento de los objetivos

estratégicos a través de indica-

dores de gestión.

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Resultado Indicadores por Objetivos El aporte significativo de cada uno de los objetivos de calidad en el seguimiento del tercer trimestre se ve re-

flejado en la grafica, el cual muestra un cumplimiento obtenido de ponderar cada una de las hojas de vida

asociadas a el cumplimiento de cada objetivo en la parte de objetivo asociado de las mismas.

En virtud de lo anterior entraremos a ver el cumplimiento promedio individual de cada objetivo durante el tri-

mestre y en general las actividades que desarrollan para el aporte de cada uno de estos y son reportados en

las hojas de vidas de indicadores correspondientes.

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Objetivo No. 1

Diseñar y coordinar mecanismos de justicia transicional para contribuir a

la reconciliación nacional.

A la fecha de cierre para este reporte no se tienen datos de actividades que permitan hacer el análisis co-

rrespondiente.

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Objetivo No. 2

Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y proyec-

tos para la prevención, persecución del delito y resocialización del de-

lincuente

Dentro de las actividades realizadas para el tercer trimestre los indicadores reportados tienen un cumplimien-

to del 100%.

Algunas de las actividades desarrolladas para el aporte de indicadores de

este objetivo tiene que ver con visitas a centros carcelarios en el marco de

la vigilancia del cumplimiento de los derechos humanos, Proceso de For-

mación “Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes: Hacia la

Protección Integral y la Justicia Restaurativa”, diagnostico acerca del esta-

do de los centros penitenciarios en cuanto a el albergue digno de la perso-

na en conflicto con la ley, seguimiento a los centros para adolescentes y

jóvenes del Sistema de Responsabilidad Penal, consultoría sobre el fenó-

meno del pandillismo, actividades del diseño normativo, elaboración de

políticas, actos administrativos, documentos CONPES prevención del Delito

en adolescentes y jóvenes, entre otras más, se participo en la elaboración del decreto único de justicia, de-

creto de prestación de servicios de salud para personas privadas de la libertad, entre otras.

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Objetivo No. 3

Gerencia efectiva y desarrollo institucional

Este objetivo se enmarca directamente en el funcionamiento como institución del Ministerio de Justicia y del

Derecho y aspectos relacionados a este tema, el cual para el tercer tri-

mestre de 2015 tiene un promedio del 97%

Las acciones desarrolladas para el tercer trimestre de 2015 en este objeti-

vo se encuentran apoyo al funcionamiento en general del Ministerio, te-

mas como talento humano (contrataciones y el cumplimiento de esta

dentro de lo programado, capacitaciones, bienestar, plan de incentivos,

satisfacciones del cliente de la gestión contractual), servicios administrati-

vos (mantenimiento de equipos, disponibilidad de sistemas críticos, ade-

cuación de instalaciones, movimiento de inventario, baja de bienes), gestión financiera( pago de compro-

misos, certificados de disponibilidad presupuestal, registro y actualización de estados financieros), sistema

de gestión y seguimiento (estado de la implementación, cumplimiento de las auditorias) planeación y pre-

supuestos (modificación al presupuesto, seguimiento al plan de acción, registro o actualización de proyec-

tos), entre otras.

El desempeño de este objetivo se encuentra por debajo del 100% debido a que algunos de los indicadores

de cobertura del plan de capacitaciones, cobertura del programa de bienestar e incentivos y porcentaje

de liquidación de contratos, entre otros se manejan en un rango del 71%-81% de esta manera disminuyendo

el cumplimiento general del objetivo.

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Objetivo No. 4

Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del Estado colom-

biano para prevenir y controlar la problemáticas de las drogas y

actividades relacionadas.

para este objetivo podemos ver un cumplimiento promedio para el tercer trimestre de 2015 de 97%

Alguna de las actividades que aportan a este objetivo y que llevaron a este cumplimiento son Consejos

Seccionales de Estupefacientes y/o Comités Departamentales de drogas y/o capacitaciones temáticas a

entes territoriales asesorados, acompañados y/o capacitados, Entes territoriales asesorados para la gestión

de planes departamentales de drogas, Sistema de información del Observatorio de Drogas de Colombia –

Generación de datos en el Sistema de información del Observatorio de Drogas de Colombia – ODC, Gene-

ración de conocimiento sobre la problemática de las drogas y actividades relacionadas, entre otras.

Cabe anotar que el desempeño menor al 100% en este objetivo en el tercer trimestre de 2015 fue debido a

que en los proyectos de desarrollo alternativo no ha sido posible cumplir a cabalidad el cronograma fijado,

se esta estableciendo un reajuste para poder cumplir con cada una de las actividades en fecha.

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Objetivo No. 5

Propiciar una justicia eficaz y eficiente en el marco de una aten-

ción integral

este objetivo en el desarrollo de las actividades enmarcadas en sus temáticas logró un desempeño del 87%

para el tercer trimestre de 2015.

Unos de los programas ejecutados para el aporte a este objetivo durante el tercer trimestre y que tienen

que ver con el cumplimiento del mismo son:

Requerimientos en materia de cooperación judicial de autoridades Nacionales y Extranjeras, Cumplimiento

en la respuesta según los término legales establecidos, Entregas efectivas en extradición, ejecución presu-

puestal y compromiso de dineros de cooperación internacional, Citaciones atendidas al congreso de la re-

pública, Acciones de Inspección, Control y Vigilancia en Centros de Conciliación y/o Entidades Avaladas,

Casas de Justicia en operación, Centros de Convivencia Ciudadana en operación, entre otras.

Es de razón mencionar que el cumplimiento se encuentra por debajo del 100% debido a que la programa-

ción de centros de convivencia en operación para la vigencia 2015, y la ejecución presupuestal durante el

primer semestre en cuanto a cooperación internacional tiene un bajo porcentaje impactando directamen-

te el cumplimiento de este objetivo.

87%

0

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30

4050

6070

80

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100

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Medición de

Indicadores por procesos

Se describe la medición que da

cumplimiento de los procesos del

SIG a través de los indicadores

reportados para el tercer trimestre

de 2015.

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Proceso

Direccionamiento y Planeación Institucional

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

El indicador se cumplió al 100% toda vez que se atendieron todas las solicitudes tanto de registro como de actualiza-

ción de los proyectos de inversión del Ministerio de Justicia y del Derecho y de las Entidades adscritas durante el 2do

trimestre de la presente vigencia. En total se presentaron 49 solicitudes y se atendieron en su totalidad.

Durante el periodo reportado, la Oficina de Asuntos Internacionales tiene una apropiación

presupuestal por un valor de $917.500.000, de los cuales se comprometieron $343.741.483

dando un cumplimiento en el primer semestre del año 2015 del 37,5%, para el mes de junio

fueron incorporados al presupuesto del Ministerio $170.000.000 a través de la Agencia Presi-

dencial de Cooperación APC, con el fin de adelantar las actividades propias del proyecto

"Apoyo al fortalecimiento del acceso a la justicia - AECID", para ser ejecutados en la presen-

te vigencia. En consecuencia se tiene que si bien es cierto el porcentaje de ejecución presupuestal está en el 37,5%,

frente a la meta de compromisos presupuestales se viene cumpliendo con la misma, teniendo en cuenta la programa-

ción contractual.

Durante el periodo reportado, la Oficina de Asuntos Internacionales tuvo una programación de desembolsos por un

valor de $205.300.929 de los cuales se desembolsaron $160.450.421 dando un cumplimiento en el primer semestre del

año 2015 del 78,2%, es de señalar que de acuerdo con la programación de pagos en los meses de febrero y marzo se

presentó una incidencia para el no cumplimento de los mismos en razón a que se programó el pago del 100% de los

Nombre del indicador Objetivo asociado Subproceso Dependencia Tipo de proceso %

Solicitudes de registros o actualización de proyectos de inversión

tramitadas en el módulo Banco de Programas y Proyectos de Inversión -

BPIN del Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Públicas - SUIFP

Gerencia efectiva y

desarrollo institucional

Oficina Asesora

de PlaneaciónProcesos Estrategicos 100%

Seguimiento a los resultas del Plan de Acción institucionalGerencia efectiva y


Oficina Asesora


Seguimiento a la gestión del Plan de Acción institucionalGerencia efectiva y


Oficina Asesora


Tiempo de respuesta a la solicitudes de modificación del presupuesto

realizado

Gerencia efectiva y


Oficina Asesora


Trámites de autorización de v igencias futuras realizadosGerencia efectiva y


Oficina Asesora


Trámites de modificación del presupuesto realizadosGerencia efectiva y


Oficina Asesora


Ejecución presupuestal

Propiciar una Justicia eficaz

y eficiente en el marco de

una atención integral

Gestión de proyectos del sector

justicia financiados por

organismos internacionales

Oficina de

Asuntos

Internacionales

Procesos Estrategicos 37%

Eficacia de gestión contractual







Oficina de

Asuntos

Internacionales


Cumplimiento de desembolsos







Oficina de

Asuntos

Internacionales


90%

0

10

20

30

4050

6070

80

90

100

19

contratos de prestación de servicios, pero por efectos de trámite en la suscripción de los mismos solo se pudo efectuar

pagos por menor valor de lo programado. Para los otros meses las variaciones han estado en promedio a lo programa-

do.

Como se observa en el reporte, durante el primer semestre del año 2015 se suscribieron 21 de los 22 contratos que se

tenía previsto adelantar, de modo que se cumplió con la meta en un 95,5% del total de los contratos previstos. Respec-

to al contrato faltante su proceso contractual se terminó en el mes de junio y quedó adjudicado, teniendo que por trá-

mite será suscrito en el mes siguiente.

20

Proceso

Gestión de la Información

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN Dentro de este proceso interviene la oficina de información en justicia además de un indicador propio de periodicidad semestral,

su sub proceso de atención al ciudadano que tiene dos indicadores uno de periodicidad trimestral y otro semestral, y el Grupo de

Comunicaciones con un indicador, los cuales van como se muestran a continuación.

Durante el primer semestre de 2015 el total de encuestas diligenciadas por los ciudadanos para calificar las respuestas

recibidas por parte de los funcionarios del Grupo de Servicio al Ciudadano fue de 38, donde

se preguntó "¿Las respuestas que le dieron los funcionarios resolvieron sus inquietudes?", 37

respuestas fueron "SI" teniendo como resultado un 97.4% de efectividad.

Durante el tercer trimestre del año en curso el Grupo de Servicio al Ciudadano atendió un to-

tal de 581 solicitudes de su competencia (atención de primer nivel) a las cuales se les dio res-

puesta oportuna, en atención a la solicitud de Control Interno se analizará la propuesta que

se presentará a la Oficina Asesora de Planeación para su registro en el Plan de Mejoramiento relacionada con la am-

pliación de la fuente de información para este indicador.

De las 60 personas encuestadas sobre la calidad de información divulgada por el Grupo de Comunicaciones tan solo 1

de ellas manifestó que debería mejorar los tiempos de entrega de información e incluso aumentar los formatos de infor-

mación. Por el contario el 98,3% de los encuestados manifiestan estar satisfechos con el manejo que se le da la a infor-

mación del Ministerio de Justicia.

Nombre del indicador Objetivo asociado Subproceso DependenciaTipo de

proceso%

Calidad de la informaciónPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en

el marco de una atención integral

Oficina de

Infomación en

Justicia

Procesos

Estrategicos

Percepción del ciudadano

frente a la atención recibida

por el Grupo de Serv icio al

Ciudadano

Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en


SERVICIO AL

CIUDADANO

Grupo de

Serv icio al

Ciudadano.

Procesos

Estrategicos97%

Cumplimiento en la respuesta

según los término legales

establecidos



SERVICIO AL

CIUDADANO

Grupo de

Serv icio al

Ciudadano.

Procesos

Estrategicos100%

Impacto de las noticias que

genera el Ministerio

Gerencia efectiva y desarrollo

institucional

Grupo de

Comunicaciones

Procesos

Estrategicos98%

99%

0

10

20

30

4050

6070

80

90

100

21

Proceso

Formulación y Adopción de Políticas

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

El proceso de formulación y adopción de políticas es un proceso misional por lo cual el

indicador correspondiente al mismo lo envían las direcciones de drogas, política crimi-

nal, Justicia transicional, Métodos alternativos, entre otras para el tercer trimestre de

2015 tiene un cumplimiento promedio de 100%.

En la gran mayoría dado a que las direcciones no han participado en la elaboración

de políticas ni de documentos CONPES. 100%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100

Nombre del indicador Objetivo asociado Dependencia Tipo de proceso %

Porcentaje de avance de

documentos CONPES

Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del Estado colombiano para

prevenir y controlar la problemáticas de las drogas y activ idades

relacionadas

Dirección de Política

contra las DrogasProcesos Misionales


elaboración de políticas

Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del Estado colombiano para

prevenir y controlar la problemáticas de las drogas y activ idades

relacionadas


contra las DrogasProcesos Misionales


documentos CONPES

Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el marco de una atención

integral

Dirección de Justicia

FormalProcesos Misionales




integral

Dirección de Justicia

FormalProcesos Misionales




integral

Dirección de

Desarrollo del Derecho

y del Ordenamiento

Jurídico

Procesos Misionales


documentos CONPES


integral

Dirección de

Desarrollo del Derecho

y del Ordenamiento

Jurídico

Procesos Misionales 100%


documentos CONPES


integral

Dirección de Métodos

Alternativos de

Solución de Conflíctos

Procesos Misionales 100%


documentos CONPES

Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y proyectos

para la prevención, persecución del delito y resocialización del

delincuente


CriminalProcesos Misionales 100%



Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y proyectos

para la prevención, persecución del delito y resocialización del

delincuente


CriminalProcesos Misionales




integral


Alternativos de

Solución de Conflíctos

Procesos Misionales

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La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos continúa con la labor en la que venía trabajando des-

de la vigencia anterior; para lo cual programó en el año 2015 la formulación de tres (3) documentos de Política Públi-

ca, de acuerdo al procedimiento establecido en el Sistema de Gestión de Calidad.

Durante el primer semestre del año 2015, la DMASC formuló los tres (3) documentos de Política Pública en materia de

Acceso a la Justicia Alternativa, que Programó, es decir, a través de: (1) la Conciliación en Equidad; (2) la Conciliación

Extrajudicial en Derecho, el Arbitraje y la Amigable Composición; y (3) los Programas Nacionales de Casas de Justicia y

Centros de Convivencia Ciudadana. Asimismo diligenció el cronograma y el Plan de elaboración de política para ca-

da uno de ellos. Es importante anotar, que estos documentos fueron formulados con el apoyo del Equipo de trabajo de

cada uno de los Programas, los insumos que se tenían sobre la materia, la asesoría de la OAP y teniendo en cuenta las

particularidades de cada uno de los temas. Actualmente los documentos de Política formulados referente a los Progra-

mas de Casas de Justicia y Centros de Convivencia Ciudadana, y a la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Compo-

sición, ya pasaron por la fase de revisión y se encuentran en proceso de aprobación por parte del Director. En cuanto

al documento de Política Pública relacionado con la Conciliación en Equidad, se encuentra en fase de revisión.

Nota: El soporte que avalará el cumplimiento de este Indicador en el año 2015, serán los documentos de Política Públi-

ca que se formulen en materia de Conciliación Extrajudicial en Derecho, Arbitraje y Amigable Composición, en Conci-

liación en Equidad y en Casas de Justicia - Centros de Convivencia Ciudadana.

23

Proceso

Diseño de normas

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

En el tercer trimestre de la presente anualidad, se profirieron cuatro (4) actos adminis-

trativos como soporte de la gestión adelantada por la Secretaria Técnica del Consejo

Nacional de Estupefacientes (se incluye en el mes de abril (3) tres actos administrati-

vos de los meses de enero, febrero y marzo, que no fueron incluidos en el primer tri-

mestre)

1. Resolución No. 0002 de enero de 2015 “Por la cual se asignan definitivamente tres (3) predios rurales a la

Unidad Administrativa especial de gestión de restitución de Tierras Despojadas”

2. Resolución No. 0003 de febrero de 2015 “Por la cual se asignan definitivamente (3) predios al Instituto co-

100%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100


Porcentaje de avance de elaboración o

rev isión o actos administrativos

Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el marco de

una atención integralDirección de Justicia Formal Procesos Misionales 100%






Alternativos de Solución de

Conflíctos

Procesos Misionales

Citaciones atendidas al Congreso de la

República


una atención integralGrupo de agenda legislativa Procesos Misionales 100%

Proyectos de ley y/o acto legislativos en

trámite


una atención integralGrupo de agenda legislativa Procesos Misionales 100%



Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes,

programas y proyectos para la prevención,

persecución del delito y resocialización del

delincuente

Dirección de Política Criminal Procesos Misionales



Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del Estado

colombiano para prevenir y controlar la problemáticas

de las drogas y activ idades relacionadas

Dirección de Política contra

las DrogasProcesos Misionales 100%





Dirección de Desarrollo del

Derecho y del Ordenamiento

Jurídico

Procesos Misionales

24

lombiano de desarrollo Rural –INCODER.

3. Resolución No. 0004 de marzo de 2015 “Por medio de la Resolución No. 0004 del 20 de marzo de 2015, se

autoriza la erradicación de cultivos ilícitos en áreas de comunidades que sean susceptibles de consulta pre-

via para la erradicación de cultivos ilícitos”

4. Resolución No. 0005 de mayo de 2015 "Por la cual se declara la pérdida de fuerza ejecutoria parcial de la

Resolución numero 004 de marzo 19 de 2014" .

5. Resolución No. 0006 de mayo de 2015 "Por la cual se ordena la suspensión del uso del herbicida glifosato en

las operaciones de erradicación de cultivos ilícitos mediante aspersión aérea".

6, Resolución No. 0007 de junio de 2015 " Por medio de la cual se aprueba el Plan Nacional para la Promoción

de la Salud, Prevención y la Atención del Consumo de Sustancias Psicoactivas 2014-2021 y se crea la Comi-

sión Tècnica Nacional de Reducción " .

7. Resolución No. 0008 de junio de 2015 "Por la cual se prorroga el termino establecido en el inciso 1 del articu-

lo 42 de la Resolución 001 del 8 de enero de 2015"

A partir del primer periodo de la legislatura 2014-2015, las personas que hacen parte del grupo de Agenda

Legislativa asistieron a las sesiones del Congreso de la Republica en el mes de Abril, Mayo y Junio, 23 veces

teniendo en cuenta que se sesiona los días martes y miércoles de cada semana. cumpliendo en un cien por

ciento la meta establecida para el periodo, sobre el mes de Enero, se debe tener en cuenta que el Congreso

de la República no sesiona en este mes.

25

Proceso

Aplicación de políticas y/o normas

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

El tiempo de implementación de los procesos de Conciliación en Equidad puede te-

ner una duración variable y/o indefinida según el tiempo de respuesta que la Organi-

zación Ejecutora y/o Formadora dé a los requerimientos de la documentación y/o pa-

rámetros pendientes de los Postulados a Conciliadores en Equidad, lo cual puede difi-

cultar la continuidad de los procesos de selección y posterior generación de la comu-

nicación de aval. En este sentido, el número de procesos de Conciliación en Equidad

Nombre del indicador Objetivo asociado Subproceso Dependencia Tipo de proceso %

Casas de Justicia en operaciónPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en el

marco de una atención integralACCESO A LA JUSTICIA

Dirección de Métodos Alternativos de Solución

de ConflíctosProcesos Misionales 75%

Centros de Convivencia Ciudadana en operaciónPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en el




Número de procesos de implementación de Conciliadores

en Equidad avalados

Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el




Número de municipios con procesos de fortalecimiento de

Conciliación en Equidad




de ConflíctosProcesos Misionales

Atención de solicitudes de autorización para la creación de

Centros de Conciliación





Eficiencia en la respuesta a las solicitudes de autorización

para la creación de Centros de Conciliación y/o Arbitraje





Atención de solicitudes de Otorgamiento de Aval para

formar Conciliadores en Mecanismos Alternativos de Solución

de Conflictos y en Insolvencia de Persona Natural no

Comerciante.





Trámites de repatriaciónPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en el

marco de una atención integralASUNTOS INTERNACIONALES Oficina de Asuntos Internacionales Procesos Misionales 100%

Trámites de solicitudes de extradiciónPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en el


Requerimientos en materia de cooperación judicial de

autoridades Nacionales y Extranjeras



Entes territoriales asesorados para la gestión de planes

departamentales de drogas

Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas

del Estado colombiano para prevenir y

controlar la problemáticas de las drogas y

actividades relacionadas

ESTRATEGIA Y ANÁLISIS Subdirección de Estrategia y Análisis Procesos Misionales 100%

Generación de conocimiento sobre la problemática de las

drogas y actividades relacionadas





ESTRATEGIA Y ANÁLISIS Subdirección de Estrategia y Análisis Procesos Misionales

Sistema de información del Observatorio de Drogas de

Colombia – Generación de datos en el Sistema de

información del Observatorio de Drogas de Colombia –

ODC.






Consejos Seccionales de Estupefacientes y/o Comités

Departamentales de drogas y/o capacitaciones temáticas

a entes territoriales asesorados, acompañados y/o

capacitados






Actualización y cargue de normas en SUIN-JURISCOLPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en el

marco de una atención integral

FORTALECIMIENTO DEL PRINCIPIO

DE SEGURIDAD JURÍDICA

Dirección de Desarrollo del Derecho y del

Ordenamiento JurídicoProcesos Misionales 91%

Proyectos de desarrollo alternativo (de un portafolio

cofinanciado)






Seguimiento a los proyectos seleccionados para financiar -

(Prácticas Demostrativas)





ESTRATEGIA Y ANÁLISIS Subdirección de Estrategia y Análisis Procesos Misionales

Proceso de legalización y titulación de tierras a beneficiarios

de desarrollo alternativo en el marco de la estrategia de

apoyo a iniciativas territoriales para fortalecer la

implementación de una política regional de drogas,

apoyado y supervisado






26

pueden variar durante el año por circunstancias como: nuevas solicitudes, no presentación de la documen-

tación requerida, retrasos presentados, situaciones imprevistas que puedan surgir, entre otras.

Teniendo en cuenta lo anterior, para la vigencia 2015 la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de

Conflictos programó la meta de un (1) proceso de implementación, la cual ya cumplió. No obstante por ser

un Indicador por demanda, han llegado nuevos procesos, por lo cual podrían generarse para el año 2015

once (11) más.

Avances. Se implementó el proceso programado para la vigencia 2015, correspondiente a BOGOTÁ D.C.

(Proceso unificado 2011 a 2015 / Secretaría de Gobierno de Bogotá), el cual arrojó un total de 29 ciudadanos

avalados mediante OFI15-0014911-DMA-2100 del 9-Jun-2015.

Once procesos más se encuentran en fase de implementación, los cuales podrían salir en esta vigencia, de-

pendiendo la entrega de documentación y demás parámetros de selección por parte de las Organizaciones

Ejecutoras: Aratoca, Vistahermosa, Pradera, Florida, Miranda, Puerto Libertador, Montelíbano, Caloto, San Jo-

sé de Ure, Caucasia, El Bagre.

En el tercer trimestre, se realizaron las visitas de seguimiento a 10 proyectos (Memorandos de acuerdo) imple-

mentados. Durante el mes de Abril en Antioquia (Memorando de acuerdo 1336 ASFACONFU, Memorando de

acuerdo 1358 ASOFAGUA, Memorando de acuerdo 1377 ASOPAJUZ) y durante el mes de Junio en Magdale-

na (Memorando de acuerdo 1197 ASOPROPES, Memorando de acuerdo 1193 ASOPROBENDI, Memorando de

acuerdo 1221 ASOPESMAT), en Antioquia (Memorando de acuerdo 1343 ASOLETI, Memorando de acuerdo

1339 ASOVECAU, Memorando de acuerdo 1456 API) y La Guajira ( Memorando de acuerdo 1220 RESGUAR-

DO KOGUI MALAYO). Derivado de estas visitas se nutrió el informe trimestral de implementación que da cuen-

ta de los proyectos donde hizo presencia el Ministerio de Justicia y del Derecho. Se ejecutará el cronograma

de seguimiento conforme a las necesidades planteadas por el Comité Técnico del Convenio 252 de 2013,

con el fin de solucionar los inconvenientes derivados de su implementación por factores internos o externos.

Se tiene planeado hacer estos reportes hasta diciembre de 2015 (Reportes de avances Agosto y Noviembre

de 2015).

27

Proceso

Inspección, Control y Vigilancia

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

De acuerdo a las actividades realizadas por las áreas que reportan indicadores

para este indicador durante el tercer trimestre de 2015, el promedio general es

del 85% dado que las actividades realizadas por ejemplo por la Dirección de

métodos alternativos programó para la vigencia 2015 la realización de cin-

cuenta (50) Acciones de Inspección, Control y Vigilancia (50 Visitas de inspec-

ción) a los Centros de Conciliación y/o Arbitraje priorizados.

Visitas realizadas: Durante el primer semestre del año 2015 se realizaron dieciséis

(16) visitas de inspección a los Centros de Conciliación y/o Arbitraje priorizados, lo cual representa un avance

del 32% con respecto a la meta establecida. Asimismo se efectuaron catorce (14) requerimientos de inspec-

ción para el debido cumplimiento de la norma.

Nota: Las demás visitas están programadas a ejecutarse durante el segundo semestre del año 2015.


Acciones de Inspección, Control y Vigilancia en Centros de

Conciliación y/o Entidades Avaladas

Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el marco de una

atención integral

Dirección de Métodos Alternativos de

Solución de ConflíctosProcesos Misionales 32%

Optimización del trámite de expedición del CCITE para el

manejo de sustancias químicas controladas

Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del Estado

colombiano para prevenir y controlar la problemáticas de las

drogas y activ idades relacionadas

Sub Dirección de Control y

Fiscalización de Sustancias QuímicasProcesos Misionales 91%

Informes de v isitas a establecimientos penitenciarios y

carcelarios

Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas

y proyectos para la prevención, persecución del delito y

resocialización del delincuente

Dirección de Política Criminal Procesos Misionales 100%

Porcentaje de centros penitenciarios y carcelarios con

diagnósticos elaborados

Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas

y proyectos para la prevención, persecución del delito y


Dirección de Política Criminal Procesos Misionales 100%

Porcentaje de Centros de Conciliación y/o Entidades

Avaladas v igilados SIC/SECIV

Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el marco de una

atención integral


Solución de ConflíctosProcesos Misionales 100%

28

Proceso

Gestión Administrativa

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

Dentro de las actividades realizadas por el grupo de gestión administrativa sien-

do este el único responsable de reportar indicadores para el aporte a este pro-

ceso se encuentran en un cumplimiento del 100% siendo así que se cumplieron

con las actividades programadas y ejecutadas dentro del tercer trimestre de

2015.

Se realizó el inventario para aproximadamente 200 funcionarios. Es este periodo

se modificó la base de cálculo para el indicador dejando como parámetro 480

funcionarios y se reprogramaron las metas del indicador.

Se elaboró un formato modelo para el registro de la información sobre el mantenimiento del inmueble, el

cual fue diligenciado cada mes por los operarios. Para el mantenimiento de los equipos de los inmuebles, el

contratista entregó un informe con actividades ejecutas en cada equipo.

100%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100


proceso%

Mantenimiento de los sistemas del MJD

(Ascensores, Aire Acondicionado, Respaldo

Eléctrico y Electrobombas)

Gerencia efectiva y desarrollo institucionalSERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

Grupo de Gestión

Administrativa

Procesos de

Apoyo100%

Hojas de v ida parque automotor

actualizadasGerencia efectiva y desarrollo institucional

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

Grupo de Gestión

Administrativa

Procesos de

Apoyo100%

Baja de bienes del inventario del MJD Gerencia efectiva y desarrollo institucional GESTIÓN DE BIENESGrupo de Gestión

Administrativa

Procesos de

Apoyo

Actualización y mantenimiento del

movimiento del almacén del MJDGerencia efectiva y desarrollo institucional GESTIÓN DE BIENES

Grupo de Gestión

Administrativa

Procesos de

Apoyo100%

Levantamiento de inventarios indiv iduales Gerencia efectiva y desarrollo institucional GESTIÓN DE BIENESGrupo de Gestión

Administrativa

Procesos de

Apoyo100%

29

Proceso

Gestión Financiera

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

En las acciones que se ejecutaron para este proceso durante el tercer trimestre de 2015 se cumplieron con

las metas trazadas para dar reporte con cumplimiento del 100% al cierre del de este periodo.

El indicador de pago de compromisos, durante el tercer trimestre, refleja que se

ha cumplido en el 100%, es decir, las cuentas o solicitudes de pago presentadas a

tesorería se tramitaron eficazmente, se puede analizar que durante el tercer tri-

mestre del año 2015, el número de modificaciones presupuestales es equivalente

al trimestre anterior, esto refleja que la Planeación al inicio de la vigencia 2015 por

parte de las diferentes áreas del MJD ha sido moderadamente adecuada.

En el indicador Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal se puede analizar que durante el

tercer trimestre del año 2015 el mayor número de CDPs se expidió en el mes de abril. Se cumplió la meta del

indicador.

Nombre del indicador Objetivo asociado DependenciaTipo de

proceso%

Registro, actualización y presentación de los

estados financieros del Ministerio de Justicia y

del Derecho


institucional

Grupo de Gestión

Financiera y Contable

Procesos de

Apoyo100%

Pagos de compromisosGerencia efectiva y desarrollo

institucional

Grupo de Gestión


Procesos de

Apoyo100%

Modificaciones presupuestalesGerencia efectiva y desarrollo

institucional

Grupo de Gestión


Procesos de

Apoyo100%

Expedición de Registros PresupuestalesGerencia efectiva y desarrollo

institucional

Grupo de Gestión


Procesos de

Apoyo100%

Expedición de Certificados de Disponibilidad

Presupuestal


institucional

Grupo de Gestión


Procesos de

Apoyo100%

100%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100

30

Proceso

Gestión de Recursos Informáticos

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

Este proceso se encuentra en un cumplimiento general del 95% para el reporte de indicadores del tercer tri-

mestre de 2015.

El indicadores de “oportunidad en la atención” y “satisfacción de las ne-

cesidades de los usuarios” durante el tercer trimestre tuvieron una mejora

considerable, dado que para el periodo de tiempo finalizo el traslado de

la sede del Ministerio, lo cual influyo de manera positiva en los usuarios

finales a quienes ya se les pudo asignar un puesto de trabajo definitivo.

Así mismo se realizaron ajustes internos con el personal de soporte técni-

co en cuanto a incrementar los niveles de calidad en la prestación del

servicio y la respectiva documentación en la herramienta Aranda. Así

mismo se realizó una sensibilización con el personal de soporte técnico respecto de la administración de los

tiempos de atención de los requerimientos en la herramienta Aranda.

Nombre del indicador Objetivo asociadoDependenci

a

Tipo de

proceso%

Satisfacción de las necesidad de los

usuarios


institucional

Subdirección

de Sistemas

Procesos de

Apoyo100%

Oportunidad en la atención del

soporte requerido


institucional

Subdirección

de Sistemas

Procesos de

Apoyo97%

Disponibilidad de los sistemas críticosGerencia efectiva y desarrollo

institucional

Subdirección

de Sistemas

Procesos de

Apoyo99%

31

Proceso

Gestión Documental

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

El cumplimiento de este proceso se encuentra un indicador 88%, puesto que hay

deficiencia en los reportes del sistema donde se registra la correspondencia des-

pachada dado que hay documentos que son despachados de manera diferente

a las que se registran en la mesa de salida, es decir no pasan por la mesa de sali-

da y no pueden ser contabilizados para llevar un control estadístico por medio de

los indicadores.

Aunque esto muestra una mejora general del proceso en un 15% con respecto al trimestre anterior.

se continuó con la documentación del proceso de gestión documental; se realizaron seis asistencias técnicas

por demanda atendiendo la necesidad de las dependencias solicitantes; se continuó prestando servicio de

administración de los archivos de gestión para Oficina Asesora Jurídica y Grupo de Gestión Contractual man-

teniendo actualizados los expedientes con las inclusiones documentales y llevando control de préstamos; se

hizo la clasificación, organización y descripción de las Historias Laborales y Contratos del fondo acumulado

"Fondo de Seguridad de la Rama Judicial".


Tablas de retención

documental

actualizadas

Gerencia efectiva y


Grupo de

Gestión

Administrativa

Procesos de

Apoyo100%

Registro de

correspondencia

externa despachada

Gerencia efectiva y


Grupo de

Gestión

Administrativa

Procesos de

Apoyo88%

Registro de

correspondencia

recibida

Gerencia efectiva y


Grupo de

Gestión

Administrativa

Procesos de

Apoyo100%

32

Proceso

Gestión de Talento Humano

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

Se realizaron 26 de las 31 actividades propuestas para el trimestre quedando pendiente

para el siguiente mes el establecimiento de la política y los objetivos del SG-SST debido a

que esta actividad debe definirse de acuerdo al Manual del SG SST.

En el período objeto de seguimiento, asistieron en promedio un total de 79,2% de los fun-

cionarios convocados a las actividades de bienestar social e incentivos, lo cual refleja un

aumento en la participación de los servidores de la entidad para el tercer trimestre del año .


proceso%

Cumplimiento del término legal de la etapa

de indagación preliminar


institucional

GESTIÓN DE ASUNTOS

DISCIPLINARIOS

Grupo de Control Disciplinario

Interno

Procesos de

Apoyo100%

Cumplimiento del término legal de la etapa

de investigación disciplinaria


institucional

GESTIÓN DE ASUNTOS

DISCIPLINARIOS

Grupo de Control Disciplinario

Interno

Procesos de

Apoyo

Plan Institucional de Capacitación (PIC)

ejecutado


institucional

DESARROLLO DEL TALENTO

HUMANOGrupo de Gestión Humana

Procesos de

Apoyo71%

Plan del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo ejecutado


institucional



Procesos de

Apoyo90%

Plan Institucional de Capacitación (PIC)

elaborado y aprobado


institucional



Procesos de

Apoyo100%

Cobertura Programa de Bienestar Social e

Incentivos ejecutado


institucional



Procesos de

Apoyo79%

Cobertura Plan del Sistema de Gestión de

la Seguridad y Salud en el Trabajo

ejecutado


institucional



Procesos de

Apoyo100%

Cobertura Plan Institucional de

Capacitación (PIC) ejecutado


institucional



Procesos de

Apoyo74%

Trámite de la v inculación de los

funcionarios


institucional

ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO


Procesos de

Apoyo100%

Porcentaje de solicitudes de primas

técnicas tramitadas


institucional



Procesos de

Apoyo100%

Liquidación y trámite de la NóminaGerencia efectiva y desarrollo

institucional



Procesos de

Apoyo100%

Comisiones de serv icios tramitadasGerencia efectiva y desarrollo

institucional



Procesos de

Apoyo100%

Atención de requerimientos de

información laboral


institucional



Procesos de

Apoyo100%

93%

0

10

20

30

4050

6070

80

90

100

33

Proceso

Gestión Contractual

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

El proceso de gestión contractual se encuentra en un cumplimiento del 96% toda

vez que, Se realizó una verificación del inventario de los contratos pendientes por

liquidar, sin embargo es necesario seguir en esta revisión para llegar a una con-

clusión cierta. Y de las 85 solicitudes de liquidación recibidas por GGC se elabo-

raron 69 liquidaciones y Actas de cierre lo cual lleva a un cumplimiento de la li-

quidación de contratos del 81,2%.

Para el 2 trimestre 72 Contratos y fue radicado en Secretaria General los 72 contratos dando un cumplimiento

a esta meta en un 100% En relación a este indicador de total de Contratos suscritos por el MJD en el 2 trimes-

tre, es de 72 contratos en relación con los contratos proyectado en el Plan Anual de Compras se tiene un

cumplimiento del 98,6%.

durante el 2 trimestre 97 solicitudes, de las cuales se atendieron en su totalidad, cumpliendo el 100% de la

meta para el periodo.

Nombre del indicador Objetivo asociado Proceso DependenciaTipo de

proceso%

Porcentaje de Contratos Suscritos por el MJD – sobre solicitudes de contratación aceptadas

por el Grupo de Gestión Contractual


institucional

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Grupo de Gestión

Contractual

Procesos de

Apoyo100%

Porcentaje de cumplimiento en la liquidación de contratosGerencia efectiva y desarrollo

institucional

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Grupo de Gestión

Contractual

Procesos de

Apoyo81%

Porcentaje de solicitudes de contratación aceptadas – sobre las solicitudes presentadasGerencia efectiva y desarrollo

institucional

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Grupo de Gestión

Contractual

Procesos de

Apoyo100%

Porcentaje de Contratos Suscritos por el MJD - sobre los contratos proyectados en el plan de

contratación


institucional

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Grupo de Gestión

Contractual

Procesos de

Apoyo99%

Porcentaje de Cumplimiento cronogramas iniciales en procesos públicos de selección -

sobre solicitudes presentadas


institucional

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Grupo de Gestión

Contractual

Procesos de

Apoyo100%

34

Proceso

Gestión Jurídica

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

El proceso de gestión jurídica se encuentra en un cumplimiento promedio de

100% correspondientes a los indicadores reportados por los subprocesos de ac-

tuaciones administrativas y defensa jurídica, de los cuales hay uno reportado

al 98% Durante los meses de abril a junio se atendieron 170 derechos de peti-

ción (incluidas tutelas), de los cuales el Grupo de Actuaciones Administrativas

atendió 129, el Grupo de Extinción de dominio 38, el Grupo de Defensa Jurídi-

ca 2 y el Grupo de Cobro Coactivo una tutela, pleno el cumplimiento de los

términos. (55 en abril, 53 en mayo y 62 en junio).

Grupo de Defensa Jurídica registró 1.350 procesos judiciales a su cargo. En el tercer trimestre se inició el trámi-

te de 80 nuevas demandas notificadas a la entidad, y se realizó la revisión del estado procesal de los pleitos

en los que interviene el MJD, con las limitaciones propias del alto flujo de procesos a cargo de la Oficina Ase-

sora Jurídica.

En los meses de abril a junio se inició el trámite de 101 nuevas solicitudes de conciliación notificadas, y se

atendieron las audiencias a las que fue convocada la entidad, con las limitaciones propias del alto flujo de

solicitudes a cargo de la Oficina Asesora Jurídica.

100%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100

Nombre del indicador Objetivo asociado Proceso Subproceso Dependencia Tipo de proceso %

Constituir al Ministerio de Justicia y del Derecho como parte en los

procesos de Extinción de Dominio que sean identificados por el

área y en los cuales le asista interés jurídico para actuar


institucional

GESTIÓN

JURÍDICA

Oficina Asesora

Jurídica

Procesos

Misionales100%

Gestionar y elaborar las acciones de tutela de competencia de la

Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Justicia y del Derecho


institucional

GESTIÓN

JURÍDICA

ACTUACIONES

ADMINISTRATIVAS

Oficina Asesora

Jurídica

Procesos de

Apoyo100%

Derechos de petición atendidosGerencia efectiva y desarrollo

institucional

GESTIÓN

JURÍDICA

ACTUACIONES

ADMINISTRATIVAS

Oficina Asesora

Jurídica

Procesos de

Apoyo100%

Consultas tramitadasGerencia efectiva y desarrollo

institucional

GESTIÓN

JURÍDICA

ACTUACIONES

ADMINISTRATIVAS

Oficina Asesora

Jurídica

Procesos de

Apoyo100%

Actos administrativos elaboradosGerencia efectiva y desarrollo

institucional

GESTIÓN

JURÍDICA

ACTUACIONES

ADMINISTRATIVAS

Oficina Asesora

Jurídica

Procesos de

Apoyo100%

35

Proceso

Mejoramiento Continuo

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

El proceso de mejoramiento continuo tiene un cumplimiento promedio del 95%

toda vez que los indicadores reportados para este procesos son una sumatoria y

un promedio de cada uno de los indicadores de los procesos para obtener un

valor el cual es reportado en los indicadores del proceso.

Como parte de las actividades realizadas en pro de este proceso se recibieron

los mapas de riesgos actualizados de las dependencias, los cuales pasaron por

el proceso de revisión y consolidación para su publicación. Como evidencia se

tienen los correos de recibo de los mapas de riesgo de las dependencias y la matriz consolidada publicada

en la web del MJD.

Se empezó con la recolección y actualización del Normograma por procesos, pendiente publicación en el

mes de septiembre.

Se adelantan trabajos de actualización documental en todas las áreas con el acompañamiento del Grupo

SIG.


Porcentaje de avance en el diseño e

implementación del Sistema Integrado de

Gestión


institucional

Oficina Asesora de

Planeación

Procesos de

Evaluacion

Desempeño del Sistema Integrado de GestiónGerencia efectiva y desarrollo

institucional

Oficina Asesora de

Planeación

Procesos de

Evaluacion95%

95%

0

10

20

30

4050

6070

80

90

100

36

Proceso

Seguimiento y Evaluación

ESTRATÉGICO

MISIONAL

DE APOYO

DE EVALUACIÓN

El proceso de evaluación esta comprendido por dos indicadores uno de pe-

riodicidad trimestral y un segundo indicador de periodicidad semestral que

se trata de la efectividad en las acciones de mejora.

No se reportan datos para el indicador, toda vez que la matriz de Acciones

de mejoramiento - Formato “Solicitud y consolidación de acciones de mejo-

ramiento” fue actualizada y ajustada recientemente por la Oficina Asesora

de Planeación, por lo tanto la OCI durante el primer semestre no pudo dili-

genciar dicha matriz, situación que impide contar con datos suficientes para

generar una estadística confiable.

Para el tercer trimestre de 2015 el promedio del proceso de evaluación es del 100% en cuanto a la ejecución

del programa de auditorias ya que cumplieron con las 3 auditorias programadas en el trimestre periodo de

reporte .


EFECTIVIDAD: Efectiv idad en las acciones de mejoramiento

dentrol del SIG

Gerencia efectiva y

desarrollo institucionalOficina de Control Interno

Procesos de

Evaluacion

EFICACIA: % De cumplimiento del programa de auditoríasGerencia efectiva y

desarrollo institucionalOficina de Control Interno

Procesos de

Evaluacion100%

100%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100

37

Medición de

Indicadores por dependencias

Este capítulo describe la

m e d i c i ó n q u e d a

cumplimiento de la gestión

por dependencias a través

de los indicadores reportados

para el tercer trimestre de

2015 y sus actividades

relacionadas.

38


Solución de Conflictos.

De las cincuenta (50) visitas de inspección programadas para la vigencia 2015, a

La fecha se han realizado quince (15) visitas de inspección a los Centros de Con-

ciliación y/o Arbitraje priorizados. Asimismo, se han efectuado catorce (14) re-

querimientos de inspección para el debido cumplimiento de la norma. La Direc-

ción de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos programó para la vigen-

cia 2015, una meta anual de cuatro (4) Casas de Justicia en operación.

Indicador Objetivo Proceso Subproceso Tipo de Proceso %

Porcentaje de avance de elaboración o revisión o actos administrativosPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en

el marco de una atención integralDISEÑO DE NORMAS Procesos Misionales 100%

Atención de solicitudes de Otorgamiento de Aval para formar Conciliadores en

Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos y en Insolvencia de

Persona Natural no Comerciante.


el marco de una atención integralAPLICACIÓN DE POLÍTICAS Y O NORMAS ACCESO A LA JUSTICIA Procesos Misionales 100%

Atención de solicitudes de autorización para la creación de Centros de

Conciliación



Número de municipios con procesos de fortalecimiento de Conciliación en

Equidad



Número de procesos de implementación de Conciliadores en Equidad

avalados.



Centros de Convivencia Ciudadana en operaciónPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en


Porcentaje de Centros de Conciliación y/o Entidades Avaladas vigilados

SIC/SECIV


el marco de una atención integralINSPECCIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA Procesos Misionales 100%

Casas de Justicia en operaciónPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en

el marco de una atención integralAPLICACIÓN DE POLÍTICAS Y O NORMAS Procesos Misionales 75%

Acciones de Inspección, Control y Vigilancia en Centros de Conciliación y/o

Entidades Avaladas


el marco de una atención integralINSPECCIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA Procesos Misionales 42%

Porcentaje de avance de elaboración de políticasPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en

el marco de una atención integralFORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS Procesos Misionales 100%

Porcentaje de avance de documentos CONPESPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en

el marco de una atención integralFORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE POLÍTICAS Procesos Misionales 100%

80%

0

10

20

30

4050

6070

80

90

100

39

A 30 de Junio del año 2015, han entrado en operación tres (3) Casas de Justicia; cumpliendo así el 75% de la

meta establecida para la vigencia:

*BOYACÁ: Villa de Leyva (Febrero 2015).

*TOLIMA: Rovira (Marzo 2015).

*CUNDINAMARCA: Tocancipá (Julio 2015).

Se cuenta con un total de ciento cuatro (104) Casas de Justicia en Operación, las cuales se encuentran ubi-

cadas en 28 Departamentos y 88 Municipios del Territorio Nacional.

La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos programó para la vigencia 2015, una meta

anual de tres (3) Centros de Convivencia Ciudadana en operación, a 30 de junio de 2015, ha entrado en

operación un (1) Centro de Convivencia Ciudadana, cumpliendo así el 25% de la meta establecida para la

vigencia:

CÓRDOBA: Ciénaga de Oro.

Se cuenta con un total de treinta y tres (33) Centros de Convivencia Ciudadana en Operación, los cuales se

encuentran ubicados en 18 Departamentos y 33 Municipios del Territorio Nacional.

Teniendo en cuenta lo anterior, para la vigencia 2015 la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de

Conflictos programó la meta de un (1) proceso de implementación, la cual ya cumplió. No obstante por ser

un Indicador por demanda, han llegado nuevos procesos, por lo cual podrían generarse para el año 2015

once (11) más.

Se implementó el proceso programado para la vigencia 2015, correspondiente a BOGOTÁ D.C. (Proceso uni-

ficado 2011 a 2015 / Secretaría de Gobierno de Bogotá), el cual arrojó un total de 29 ciudadanos avalados

mediante OFI15-0014911-DMA-2100 del 9-Jun-2015.

Once procesos más se encuentran en fase de implementación, los cuales podrían salir en esta vigencia, de-

pendiendo la entrega de documentación y demás parámetros de selección por parte de las Organizaciones

Ejecutoras: Aratoca, Vistahermosa, Pradera, Florida, Miranda, Puerto Libertador, Montelíbano, Caloto, San Jo-

sé de Ure, Caucasia, El Bagre.

40

Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas.

Las causas principales por las cuales esta dirección presenta un bajo cumpli-

miento son:

El resultado obtenido durante el tercer trimestre tiene asociadas diversas situa-

ciones, como son la nueva normatividad para el manejo de sustancias y pro-

ductos químicos controlados en Colombia expedida a través de la Resolución

0001 del 08 de Enero de 2015.

Durante el tercer trimestre se observa un incremento en las solicitudes recibidas con respecto al trimestre an-

terior en un 37%, esto obedece a la aplicación de la Resolución N° 0001 del 08 de Enero de 2015 ya que en

virtud de la misma, los límites mínimos de control para tres sustancias controladas fueron disminuidos, hubo in-

clusión de cuatro nuevas sustancias a nivel nacional y para los agentes de la cadena de combustibles regis-

trados en el sistema SICOM y ubicados en los 10 departamentos con mayor afectación por presencia de cul-

tivos ilícito, se expide una autorización ordinaria. Es importante anotar que la transición para aquellas sustan-

cias cuyo límite se redujo venció en el mes de abril, motivo por el cual desde el mes de marzo el número de

solicitudes ha sido significativo. Con relación al Resultado de la Variable 1, vale la pena anotar que gracias a

la gestión y desempeño de las personas que trabajan en la Subdirección, el porcentaje de solicitudes gestio-

nadas con relación al primer trimestre se incremento en un 78%, lo que equivale a 1320 trámites.

Nombre del indicador Objetivo asociado Proceso Tipo de proceso %

Optimización del trámite de expedición del CCITE

para el manejo de sustancias químicas controladas

Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del Estado colombiano

para prevenir y controlar la problemáticas de las drogas y

activ idades relacionadas

INSPECCIÓN, CONTROL Y

VIGILANCIAProcesos Misionales 91%

41

Grupo de Gestión Administrativa.

Las razones por la cual el cumplimiento de esta dirección se encuentra con un

promedio bajo es porque es afectada directamente con el cumplimiento del

registro de correspondencia externa.

Se realizó el inventario para aproximadamente 200 funcionarios. Es este perio-

do se modificó la base de cálculo para el indicador dejando como parámetro

480 funcionarios y se reprogramaron las metas del indicador.

Se realizaron los 6 cierres mensuales del periodo.

Se organizó la información en medio físico (carpetas). Se mantienen actualizadas las hojas de vida de los

vehículos, se controla el número total de operarios de aseo y cafetería, adicionalmente finalizando cada mes

se realiza el pedido de materiales e insumos que se consumirán en el próximo mes para realizar el pedido co-

Nombre del indicador Objetivo asociado Proceso Subproceso Tipo de proceso %

Tablas de retención documental

actualizadas

Gerencia efectiva y


GESTIÓN

DOCUMENTALProcesos de Apoyo 100%

Registro de correspondencia externa

despachada

Gerencia efectiva y


GESTIÓN


Registro de correspondencia recibidaGerencia efectiva y


GESTIÓN


Mantenimiento de los sistemas del MJD

(Ascensores, Aire Acondicionado,

Respaldo Eléctrico y Electrobombas)

Gerencia efectiva y


GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOSProcesos de Apoyo 100%

Hojas de v ida parque automotor

actualizadas

Gerencia efectiva y


GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOSProcesos de Apoyo 100%

Baja de bienes del inventario del MJDGerencia efectiva y


GESTIÓN

ADMINISTRATIVAGESTIÓN DE BIENES Procesos de Apoyo

Actualización y mantenimiento del

movimiento del almacén del MJD

Gerencia efectiva y


GESTIÓN

ADMINISTRATIVAGESTIÓN DE BIENES Procesos de Apoyo 100%

Levantamiento de inventarios indiv idualesGerencia efectiva y


GESTIÓN

ADMINISTRATIVAGESTIÓN DE BIENES Procesos de Apoyo 100%

42

rrespondiente. En este periodo se ajustó el nombre del indicador para mayor precisión.

se continuó con la documentación del proceso de gestión documental; se realizaron seis asistencias técnicas

por demanda atendiendo la necesidad de las dependencias solicitantes; se continuó prestando servicio de

administración de los archivos de gestión para Oficina Asesora Jurídica y Grupo de Gestión Contractual man-

teniendo actualizados los expedientes con las inclusiones documentales y llevando control de préstamos; se

hizo la clasificación, organización y descripción de las Historias Laborales y Contratos del fondo acumulado

"Fondo de Seguridad de la Rama Judicial".

Se recepcionaron y registraron un total de 15,324 correspondencias en el primer trimestre de 2015 (5.330 en

abril, 5.047 en mayo y 4.947junio).

El Grupo de Gestión Administrativa despachó 8.805 documentos al interior o al exterior de acuerdo con las

solicitudes de las dependencias del MJD (3.231 en abril, 2.717 en mayo y 2.857 en junio).

Se elaboró un formato modelo para el registro de la información sobre el mantenimiento del inmueble, el

cual fue diligenciado cada mes por los operarios. Para el mantenimiento de los equipos de los inmuebles, el

contratista entregó un informe con actividades ejecutas en cada equipo.

Se realizó la actividad de solicitar reseteo de las claves de las líneas celufijas asignadas a las diferentes de-

pendencias y reasignarlas llevando un estricto control y seguimiento al uso de las mismas. La campaña de

concientización sobre el buen uso de los recursos no se ha efectuado.

Se realizó el ajuste a la Guía de Administración de Riesgos y se unificaron las fechas de acuerdo con la guía

de riesgos de corrupción. Se reprograma para el mes de agosto, las dependencias de apoyo entregaron los

respectivos indicadores con corte al 31 de marzo y se adelantaron auditorías al proceso de Gestión e la infor-

mación.

43

Grupo de Gestión Humana.

En el período objeto de seguimiento se adelantaron 26 de las 31 actividades

programadas para el sistema de seguridad y salud en el trabajo.

Se realizaron las actividades programadas: Programación y remisión de las eva-

luaciones médicas laborales (ingreso, periódica y egreso), Capacitación briga-

da de emergencia del Ministerio de Justicia y del Derecho, Reunión mensual del

COPASST, Actividad lúdico pedagógica "El reinado de la Papaya" para la pre-

vención en escaleras y a nivel, Inspección de puestos de trabajo e Intervención

en riesgo psicosocial del grupo de Servicio al Ciudadano, para lo cual se contó con la participación y cober-

tura de todos los convocados en cada uno de las actividades planeadas. En el período asistieron 279 funcio-

narios y contratistas a las actividades relacionadas con el SSST.

Nombre del indicador Objetivo asociado Proceso SubprocesoTipo de

proceso%

Plan Institucional de Capacitación

(PIC) ejecutado


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

DESARROLLO DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo71%

Plan del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo

ejecutado


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

DESARROLLO DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo90%

Plan Institucional de Capacitación

(PIC) elaborado y aprobado


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

DESARROLLO DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo100%

Cobertura Programa de Bienestar

Social e Incentivos ejecutado


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

DESARROLLO DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo79%

Cobertura Plan del Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo ejecutado


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

DESARROLLO DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo100%

Cobertura Plan Institucional de

Capacitación (PIC) ejecutado


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

DESARROLLO DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo74%

Trámite de la v inculación de los

funcionarios


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

ADMINISTRACIÓN DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo100%

Porcentaje de solicitudes de primas

técnicas tramitadas


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

ADMINISTRACIÓN DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo100%

Liquidación y trámite de la NóminaGerencia efectiva y desarrollo

institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

ADMINISTRACIÓN DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo100%

Comisiones de serv icios tramitadasGerencia efectiva y desarrollo

institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

ADMINISTRACIÓN DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo100%

Atención de requerimientos de

información laboral


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO HUMANO

ADMINISTRACIÓN DEL

TALENTO HUMANO

Procesos de

Apoyo100%

44

En el período registró un total general de 1.830 asistentes a las actividades de bienestar de los 2.311 convoca-

dos de los que se esperaba su asistencia, lo cual refleja un 19,2% adicional de lo esperado, se ejecutaron las

siguientes actividades relacionadas con el programa de capacitación del Plan de Desarrollo de Talento Hu-

mano: Jornada de inducción y Taller de servicio al ciudadano en el mes de abril, Capacitación en materia

de Evaluación del desempeño laboral y capacitación en operación de SIGEP en mayo, Charla de historias

laborales en el mes de junio. Es importante señalar que las demás actividades programadas en el PDTH 2015,

se encuentran supeditadas a la finalización del proceso de contratación para llevar a cabo el Plan Institucio-

nal de Capacitación del Ministerio.

Se realizaron 26 de las 31 actividades propuestas para el trimestre quedando pendiente para el siguiente mes

el establecimiento de la política y los objetivos del SG-SST debido a que esta actividad debe definirse de

acuerdo al Manual del SG SST. Se realizaron las siguientes actividades: Revisión y modificación del documen-

to Plan de Emergencias, Programación y remisión de las evaluaciones medicas laborales (ingreso, periódica y

egreso), Capacitación brigada de emergencia del Ministerio de Justicia y del Derecho, Reunión mensual del

COPASST, Actividad lúdico pedagógica "El reinado de la Papaya" para la prevención en escaleras y a nivel,

Inspección de puestos de trabajo e Intervención en riesgo psicosocial del grupo de Servicio al Ciudadano .

Componente Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo realizado con la participación del ARL Positiva. Rea-

lización del Diagnóstico inicial del SG-SST y su implementación en la Entidad.

En el período objeto de seguimiento, asistieron en promedio un total de 79,2% de los funcionarios convocados

a las actividades de bienestar social e incentivos, lo cual refleja un aumento en la participación de los servi-

dores de la entidad para el tercer trimestre del año, específicamente en actividades tales como las fechas

especiales del día del niño, el día de la secretaria, la caminata ecológica y el inicio del torneo de futbol sala

del Ministerio.

45

Grupo de Gestión Contractual.

El manual de contratación se adoptó con Resolución Número 0290 de 29 de

abril del 2015, y la Secretaria General realizó divulgación del Manual M-GC-V3 el

día 15 de Mayo, sin embargo la publicación ya se había efectuado con anterio-

ridad. Los procedimientos están elaborados y en revisión, se espera publicarlo en

julio (por tanto el avance del indicador a junio 30).

Se realizó una verificación del inventario de los contratos pendientes por liquidar,

sin embargo es necesario seguir en esta revisión para llegar a una conclusión cierta. Y de las 85 solicitudes de

liquidación recibidas por GGC se elaboraron 69 liquidaciones y Actas de cierre lo cual lleva a un cumplimien-

to de la liquidación de contratos del 81,2%.




mación.

Para el 2 trimestre 72 Contratos y fue radicado en Secretaria General los 72 contratos dando un cumplimiento

a esta meta en un 100% En relación a este indicador de total de Contratos suscritos por el MJD en el 2 trimes-

tre, es de 72 contratos en relación con los contratos proyectado en el Plan Anual de Compras se tiene un

cumplimiento del 98,6%.

Se recibieron durante el 2 trimestre 97 solicitudes, de las cuales se atendieron en su totalidad, cumpliendo el

100% de la meta para el periodo.

Nombre del indicador Objetivo asociado ProcesoTipo de

proceso%

Porcentaje de Contratos Suscritos por el MJD – sobre

solicitudes de contratación aceptadas por el Grupo

de Gestión Contractual


institucional

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Procesos de

Apoyo100%

Porcentaje de cumplimiento en la liquidación de

contratos


institucional

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Procesos de

Apoyo81%

Porcentaje de solicitudes de contratación aceptadas

– sobre las solicitudes presentadas


institucional

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Procesos de

Apoyo100%

Porcentaje de Contratos Suscritos por el MJD - sobre

los contratos proyectados en el plan de contratación


institucional

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Procesos de

Apoyo99%

Porcentaje de Cumplimiento cronogramas iniciales

en procesos públicos de selección - sobre solicitudes

presentadas


institucional

GESTIÓN

CONTRACTUAL

Procesos de

Apoyo100%

46

Grupo de Gestión Financiera. Nombre del indicador Objetivo asociado Proceso Tipo de proceso Ajustados

Registro, actualización y presentación

de los estados financieros del

Ministerio de Justicia y del Derecho

Gerencia efectiva y


GESTIÓN

FINANCIERA

Procesos de

Apoyo100%

Pagos de compromisosGerencia efectiva y


GESTIÓN

FINANCIERA

Procesos de

Apoyo100%

Modificaciones presupuestalesGerencia efectiva y


GESTIÓN

FINANCIERA

Procesos de

Apoyo100%

Expedición de Registros

Presupuestales

Gerencia efectiva y


GESTIÓN

FINANCIERA

Procesos de

Apoyo100%

Expedición de Certificados de

Disponibilidad Presupuestal

Gerencia efectiva y


GESTIÓN

FINANCIERA

Procesos de

Apoyo100%

Durante el período reportado se obtuvieron los siguientes resultados: En abril se expidieron 46

CDPs, en mayo 25 CDPs y junio 19 CDPs, para un total del periodo de 90 CDPs. Las solicitudes

de Certificados de Disponibilidad Presupuestal recibidas se atendieron durante el período

oportunamente, En abril se expidieron 191 Registros Presupuestales, en mayo 99 RPs y en junio

92 RPs.

El Grupo de Gestión Financiera y Contable tramitó nueve (9) modificaciones presupuestales,

en abril 5, en mayo 3 y en junio 1. Las modificaciones presupuestales que se solicitaron fueron atendidas oportunamen-

te, los estados financieros del MJD, con corte al 31 de marzo de 2015, fueron transferidos a la Contaduría General de la

Nación y se encuentran publicados en la página web del Ministerio de Justicia y del Derecho.

El indicador de pago de compromisos, durante el tercer trimestre, refleja que se ha cumplido en el 100%, es decir, las

cuentas o solicitudes de pago presentadas a tesorería se tramitaron eficazmente, se puede analizar que durante el ter-

cer trimestre del año 2015, el número de modificaciones presupuestales es equivalente al trimestre anterior, esto refleja

que la Planeación al inicio de la vigencia 2015 por parte de las diferentes áreas del MJD ha sido moderadamente ade-

cuada.

Para el tercer trimestre el indicador Expedición de Registros Presupuestales nos muestra que la mayor cantidad de ex-

pedición de RPs se realizó en el mes de abril, su comportamiento se ha mantenido con una pequeña variación en los

meses de mayo y junio. Se cumplió la meta del indicador en 100%.

En el indicador Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal se puede analizar que durante el tercer tri-

mestre del año 2015 el mayor número de CDPs se expidió en el mes de abril. Se cumplió la meta del indicador.

100%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100

47

Subdirección de Sistemas.

Se elaboraron estudios previos para PETI y SGSI. Se firmaron contratos para Adquisi-

ción de la solución basada en búsqueda empresaria y adquisición de certificados

digitales.

Firma de segundo contrato de Fábrica de software, entrada en producción en data

center del MJD del Observatorio de Drogas, Soporte técnico a SIE, SICOQ y Legal

App. Se continúa con el soporte técnico a todos los sistemas. En este periodo se mo-

dificaron las metas del indicador debido a que la actividad referente a cobro coacti-

vo no continuará.

Prorroga y adición No. 3 del contrato 254 de 2013 (de abril a mayo del 2015 por valor de $ 7.026.984) y nuevo contrato

490 del 2015 del 5 de mayo (de junio 1 a diciembre 15 del 2015 por valor de $ 28.878.000) mantenimiento planta telefó-

nica. Proceso pre- contractual para la renovación del mantenimiento de servidores (21 de abril de 2015) y UPS

(contrato 499 de 2015, del 22 de mayo). Suscripción del Anexo 17 de 2015 de fecha 9 de abril de 2015 (mesa de ayu-

da). Generación del contrato No. 517 de 2915 con fecha 24 de junio (correo electrónico). Orden 1482-2 desde marzo

16 de 2015.hasta noviembre 15 de 2015 (servicio de internet).

Se realizó el ajuste a la Guía de Administración de Riesgos y se unificaron las fechas de acuerdo con la guía de riesgos

de corrupción. Se reprograma para el mes de agosto, las dependencias de apoyo entregaron los respectivos indicado-

res con corte al 31 de marzo y se adelantaron auditorías al proceso de Gestión e la información.

El indicadores de “oportunidad en la atención” y “satisfacción de las necesidades de los usuarios” durante el tercer tri-

mestre tuvieron una mejora considerable, dado que para el periodo de tiempo finalizo el traslado de la sede del Minis-

terio, lo cual influyo de manera positiva en los usuarios finales a quienes ya se les pudo asignar un puesto de trabajo de-

finitivo. Así mismo se realizaron ajustes internos con el personal de soporte técnico en cuanto a incrementar los niveles

de calidad en la prestación del servicio y la respectiva documentación en la herramienta Aranda. Así mismo se realizó

una sensibilización con el personal de soporte técnico respecto de la administración de los tiempos de atención de los

requerimientos en la herramienta Aranda.


Satisfacción de las necesidad de los

usuarios


institucional

GESTIÓN DE RECURSOS

INFORMATICOS

Procesos de

Apoyo100%

Oportunidad en la atención del soporte

requerido


institucional


INFORMATICOS

Procesos de

Apoyo97%

Disponibilidad de los sistemas críticosGerencia efectiva y desarrollo

institucional


INFORMATICOS

Procesos de

Apoyo99%

48

Dirección de Desarrollo del Derecho y del Ordena-

miento Jurídico.

Durante el tercer trimestre de 2015 la dirección realizó

La revisión de 90 Diarios Oficiales, elaborando una lista de ciento dieciséis (116) nor-

mas que deben ser registradas en el sistema. Se registraron y cargaron ciento dieci-

séis (116) normas en el sistema SUIN-JURISCOL.

El Grupo de Actualización Normativa elaboró cuatro (4) conceptos a los siguientes

proyectos de ley:

(1) P.L. 033/14S "Por la cual se fija la cotización en salud de los pensionados con menos de seis (6) salario míni-

mos legales mensuales" Rta: 21 de abril-2015 OFI15-0010471. Elaboró: Diana Mercado.

(2) P. L. E. 187/2014C- 78/2014S. "Por la cual se modifican los artículos 15 y 16 de la ley 270 de 1996, Estatutaria

de la Administración de Justicia" (Modificación Sala Laboral Corte Suprema de Justicia) Rta: mayo 15-2015 -

OFI15-0012930. Elaboró: Fernando Álvarez.

(3). P.L. 171/14 S- 216/14 C "por medio de la cual se modifica la ley 1482 de 2011, para sancionar penalmente

la discriminación contra las personas con discapacidad". Rta: 29 de mayo-2015- OFI15-0014062. Elaboró. Ana

Beatriz Castelblanco.

100%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100




Propiciar una Justicia eficaz y

eficiente en el marco de una

atención integral

FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN

DE POLÍTICAS

Procesos

Misionales


documentos CONPES



atención integral

FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN

DE POLÍTICAS

Procesos

Misionales100%


elaboración o revisión o

actos administrativos



atención integral

DISEÑO DE NORMASProcesos

Misionales

49

(4).Concepto propuesta proyecto sobre inseminación artificial No. Rta: Febrero 24-2015 - OFI15-0004676. Car-

los Mario Mejía.

Se fijaron en lista ocho (8) procesos de constitucionalidad de competencia del Ministerio, se presentó inter-

vención ante la Corte Constitucional en siete (7) procesos, entre los más importantes, se pueden destacar:

Abril: 1. D-10609 -Código Gral. Del Proceso (ley 1564 de 2012-Art. 7). Decisiones de los jueces conforme a la

ley. Autonomía judicial. Dr. Carlos Mario Mejía. DEF- 150000029-17-04-15. 2. D-10655 - Decreto 1953 de 2014-

Art. 56 transitorio. Conformación entidades para territorios indígenas. Dra. Ana Beatriz Castelblanco. DEF-

150000030-20-04-15. 3. D-10665- Código Carcelario y Penitenciario (Ley 1709 de 2014, art 59). Facultad al Go-

bierno para crear estímulos tributarios a título de exoneración o rebaja de impuestos a empresas que vinculen

a programas de trabajo y educación en las cárceles. Dr. Carlos Mario Mejía. MEM-150003955.

Mayo: 4. D- 10702-Código Gral. Del Proceso Art. 291- Notificación personal – efectos de rehusarse a recibir la

notificación. (Se solicita a la Corte inhibición) Asignado a Dr. Carlos Mario Mejía. DEF-150000032-08-05-15. 5. D-

10698- Ley 1737 de 2014 Art. 102. Presupuesto de descongestión judicial: ejecución por doceavas. Asignado a

Dra. Ana Beatriz Castelblanco- DEF-150000033-19-05-15. 6. D-10701- ley 1395 de 2010 Ar.44 Ley 1564 de 2012 /

Ley 1564 de 2012 art.627 /Ley 1716 de 2014 Art. 1. Libertad de configuración legislativa en materia de defini-

ción de la vigencia de la ley. Asignado a Dr. Carlos Mario Mejía. DEF-150000034-21-05-15.

Junio: 7. D-10744 – Código Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011

art.86).Resolución no oportuna de los recursos con sanción de falta gravísima. Asignado a Dr. Carlos Mario

Mejía. DEF-MEM150005233-04-0615.

La DDDOJ, luego de terminar su participación en la elaboración del ya publicado Documento Conpes 3816

de Octubre de 2014, se encuentra participando en la elaboración de un documento pre Conpes orientado a

la calidad y la eficacia producción de las normas jurídicas del Gobierno Nacional. El avance en la elabora-

ción de estos se registra en la hoja de indicadores respectiva.

La Secretaría Jurídica de la Presidencia de la República y el DNP, tomaron la decisión de dividir en dos docu-

mentos diferentes pero complementarios y armónicos el PRE-CONPES de Mejora en la Producción Normativa

50

en la Rama Ejecutiva, uno específicamente orientado a la calidad y la eficacia producción de las normas

jurídicas del Gobierno Nacional y el otro a la calidad y eficacia de las normas que integran el marco regula-

torio. En el primero de dichos documentos, el MJD lidera la elaboración y en el segundo participa. A 31 de di-

ciembre de 2014 sólo se aprobó el Conpes 3816 de Octubre de 2014. La expedición del otro Conpes quedó

aplazada para el año 2015, de acuerdo con las instrucciones que emita la Presidencia de la República

51

Oficina Asesora de Planeación.

La OAP consolidó las modificaciones a las fichas técnicas de los indicadores SINERGIA.

De otra parte se incorporó información suministrada por la Oficina de Información en

Justicia y la Dirección de Política Criminal y Penitenciaria para adicionar al Plan Estra-

tégico indicadores diferentes a los de SINERGIA (a la fecha, son las únicas respuestas a

la solicitud presentada por la OAP). La OAP elaboró la propuesta para el acto admi-

nistrativo de adopción del Plan Estratégico Institucional y Sectorial que fue presentada

a consideración de la Oficina Asesora Jurídica y la Secretaría General del MJD. En vir-

tud de que la norma del PND (Ley 1753) fue aprobada en el último mes del trimestre (9

de junio de 2015), y el Señor Ministro firmó la Resolución 0426 del 17 de junio. Al finalizar el periodo se cuenta

con los planes estratégicos sectorial e institucional aprobados, sin embargo, continúa el ajuste de los mismos

con la posible inclusión de nuevos indicadores.

La Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Justicia y del Derecho realizó los 49 controles de proyectos

solicitados por las dependencias y las entidades del Sector: MJD 16 controles (8 en abril, 6 en mayo y 2 en ju-

nio), SNR 7 (2 en mayo y 5 en junio), INPEC 15 controles (4 en abril y 11 en mayo), ANDJE 3 (2 en abril y 1 en

mayo) y USPEC 8 (4 en abril y 4 en mayo). La OAP avanzó en el ajuste al procedimiento de proyectos de in-

versión dado que se independiza la función de seguimiento en un nuevo procedimiento. Se espera que el

ajuste al procedimiento sea aprobado en el tercer trimestre. La OAP prestó asesoría y acompañamiento para

la formulación de los nuevos proyectos del MJD para la vigencia 2016 en virtud de la decisión de integración

de los proyectos que se ejecutan en 2015. Todos los proyectos de la vigencia 2016 quedaron registrados en el

módulo BPIN del Sistema SUIFP.

99%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100


Porcentaje de avance en el diseño e implementación del Sistema Integrado de GestiónGerencia efectiva y desarrollo

institucionalMEJORAMIENTO CONTINUO

Procesos de

Evaluacion

Desempeño del Sistema Integrado de GestiónGerencia efectiva y desarrollo

institucionalMEJORAMIENTO CONTINUO

Procesos de

Evaluacion95%

Solicitudes de registros o actualización de proyectos de inversión tramitadas en el módulo

Banco de Programas y Proyectos de Inversión - BPIN del Sistema Unificado de Inversión y

Finanzas Públicas - SUIFP


institucional

DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN

INSTITUCIONALProcesos Estrategicos 100%

Seguimiento a los resultas del Plan de Acción institucionalGerencia efectiva y desarrollo

institucional



Seguimiento a la gestión del Plan de Acción institucionalGerencia efectiva y desarrollo

institucional



Tiempo de respuesta a la solicitudes de modificación del presupuesto realizadoGerencia efectiva y desarrollo

institucional



Trámites de autorización de vigencias futuras realizadosGerencia efectiva y desarrollo

institucional



Trámites de modificación del presupuesto realizadosGerencia efectiva y desarrollo

institucional



52

Se actualizó el procedimiento y el formato para la identificación y tratamiento del producto no conforme,

con lo cual inició la actualización de las características de calidad de los productos asociados a la Dirección

de Desarrollo del Derecho y del Ordenamiento Jurídico y la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de

Conflictos, Se actualizaron documentos relacionados con el proceso de Gestión Contractual, Gestión de Ta-

lento Humano, Gestión Financiera y Mejoramiento Continuo. Se evidencia el desarrollo de esta actividad en

los documentos publicados en la página web, Se revisó y actualizó la matriz consolidada de acciones de me-

joramiento, lo cual originó que las dependencias elaboraran análisis de causas y el seguimiento a los hallaz-

gos correspondientes. Esto implicó que desde la OAP se brindara una asesoría integras a cada una de ellas,

las evidencias se encuentran en la matriz consolidada de acciones de mejora, e realizó el ajuste a la Guía de

Administración de Riesgos y se unificaron las fechas de acuerdo con la guía de riesgos de corrupción. Se re-

programa para el mes de agosto y por último se preparó la información con la respectiva presentación para

la realización de la revisión por la dirección, a la fecha se espera la confirmación del comité directivo.

53

Oficina de Información en

Justicia y Grupo de Servicio al Ciudadano.

Se elaboró un informe consolidado semestral del trabajo realizado con la in-

formación el Plan Estratégico de Datos de Información (PEDI) para las cuatro

Entidades Adscritas al Sector Administrativo de Justicia. Se redefinió la fórmula

de cálculo del indicador para ajustar el alcance del mismo, de acuerdo con

las competencias de la OIJ del MJD. Antes estaba "número de entidades con

la segunda fase del plan estratégico sectorial de información implementa-

do / número de entidades adscritas al MJD", de manera que ahora tenemos

"número de entidades con información organizada, analizada y dispuesta

para la implementación del Plan sectorial en materia de Información / Núme-

ro de entidades adscritas al MJD".

Se elaboraron informes de “balance de ejecución y análisis de exploración de datos con la información del

INPEC y USPEC” y “balance de ejecución frente a la temática de Superintendencia de Notariado y Registro”,

informe que fue presentado al Sr. Ministro, la Viceministra de Promoción a la Justicia y los asesores de Despa-

cho para las temáticas de Política Criminal y Métodos Alternativos de Solución de Conflictos. Se adelantaron

actividades de visualización y matriz de variables de la información de dichas temáticas.

Se realizó: i) Acompañamiento de la Oficina de Información para ajustes al Plan de Mejoramiento del proce-

so de la calidad estadística a cargo de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, pre-

paración y remisión del Plan de Mejoramiento al DANE ii) Se gestionó la visita de MINTIC para lo cual realizó

una presentación a las direcciones misionales, líderes GEL del Sector Administrativo de Justicia y miembros de

la Mesa Temática GEL para cumplir con la etapa de la política denominada "informar". Adicionalmente la

Oficina de Información realizó acompañamiento técnico a Legal App (mapa de Justicia) y apoyó a la Subdi-

rección de Sistemas en la definición de los requerimientos técnicos y lineamientos necesarios para la contrac-

ción del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) iii) De acuerdo con lo previsto en la Ley de

100%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100

Nombre del indicador Objetivo asociado Proceso Subproceso Tipo de proceso %

Percepción del ciudadano frente a la atención

recibida por el Grupo de Serv icio al Ciudadano



GESTIÓN DE LA

INFORMACIÓN

SERVICIO AL

CIUDADANO

Procesos

Estrategicos97%

Cumplimiento en la respuesta según los término

legales establecidos



GESTIÓN DE LA

INFORMACIÓN

SERVICIO AL

CIUDADANO

Procesos

Estrategicos100%

Calidad de la informaciónPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en el


GESTIÓN DE LA

INFORMACIÓN

Procesos

Estrategicos

54

Transparencia y del Derecho de acceso a la Información Pública (Ley 17102 de 2013),0 el Decreto 103 de

2015 se elaboró un formato que permite realizar un chequeo al contenido de la información publicada en la

página web y los diferentes portales del Ministerio. Se realizaron validaciones con las dependencias del Minis-

terio para actualización del Índice de Información Clasificada y Reservada y el Esquema Publicación de In-

formación.

Se gestionó la visita de MINTIC para lo cual realizó una presentación a las direcciones misionales, líderes GEL

del Sector Administrativo de Justicia y miembros de la Mesa Temática GEL para cumplir con la etapa de la

política denominada "informar". Adicionalmente la Oficina de Información realizó acompañamiento técnico

a Legal App (mapa de Justicia) y apoyó a la Subdirección de Sistemas en la definición de los requerimientos

técnicos y lineamientos necesarios para la contratación del Plan Estratégico de Tecnologías de la Informa-

ción (PETI)

Hay un indicador que no presenta reporte a la hora de cierre para la realización de este informe.

55

Oficina Asesora Jurídica.

Tercer trimestre se recibieron 60 solicitudes, 24 en abril, 11 en mayo y 35 en junio.

Durante los meses de abril a junio se atendieron 170 derechos de petición

(incluidas tutelas), de los cuales el Grupo de Actuaciones Administrativas atendió

129, el Grupo de Extinción de dominio 38, el Grupo de Defensa Jurídica 2 y el Gru-

po de Cobro Coactivo una tutela, pleno el cumplimiento de los términos. (55 en

abril, 53 en mayo y 62 en junio).

De abril a junio, en cumplimiento al Decreto 272 de 2015, modificado por el Decre-

to 723 de del mismo año, se procedió a la preparación de la documentación y entrega de expedientes al

Consejo Superior de la Judicatura. En tal sentido, no aplican las actividades ni los indicadores propuestos al

momento de la formulación, en tanto, se informa la gestión adelantada para la transferencia de asuntos.

Entre los meses de abril a junio se atendieron 117 solicitudes de usuarios: 94 escritas, 15 personalmente y 8 vía

telefónica.

Grupo de Defensa Jurídica registró 1.350 procesos judiciales a su cargo. En el tercer trimestre se inició el trámi-

te de 80 nuevas demandas notificadas a la entidad, y se realizó la revisión del estado procesal de los pleitos

en los que interviene el MJD, con las limitaciones propias del alto flujo de procesos a cargo de la Oficina Ase-

sora Jurídica.

En los meses de abril a junio se inició el trámite de 101 nuevas solicitudes de conciliación notificadas, y se

100%

0

10

20

30

4050

60

70

80

90

100

Nombre del indicador Objetivo asociado Proceso SubprocesoResponsable

IndicadorDependencia Tipo de proceso %

Gestión de pago de sentencias condenatorias y conciliacionesGerencia efectiva y

desarrollo institucionalGESTIÓN JURÍDICA DEFENSA JURÍDICA OAJ Oficina Asesora Jurídica

Procesos de

Apoyo100%

Atención de demandas contra el MJDGerencia efectiva y


Procesos de

Apoyo100%

Atención de solicitudes de conciliación prejudicial en las que

se convoque al MJD

Gerencia efectiva y


Procesos de

Apoyo100%

Constituir al Ministerio de Justicia y del Derecho como parte en

los procesos de Extinción de Dominio que sean identificados

por el área y en los cuales le asista interés jurídico para actuar

Gerencia efectiva y

desarrollo institucionalGESTIÓN JURÍDICA OAJ Oficina Asesora Jurídica

Procesos de

Apoyo100%

Gestionar y elaborar las acciones de tutela de competencia

de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Justicia y del

Derecho

Gerencia efectiva y

desarrollo institucionalGESTIÓN JURÍDICA

ACTUACIONES

ADMINISTRATIVASOAJ Oficina Asesora Jurídica

Procesos de

Apoyo100%

Derechos de petición atendidosGerencia efectiva y


ACTUACIONES


Procesos de

Apoyo100%

Consultas tramitadasGerencia efectiva y


ACTUACIONES


Procesos de

Apoyo100%

Actos administrativos elaboradosGerencia efectiva y


ACTUACIONES


Procesos de

Apoyo100%

56

atendieron las audiencias a las que fue convocada la entidad, con las limitaciones propias del alto flujo de

solicitudes a cargo de la Oficina Asesora Jurídica.

Entre abril y junio no se recibieron nuevas solicitudes de pago. Se continuó con el trámite de las dos (2) solici-

tudes de pago que vienen del periodo anterior.




mación.

El Ministerio de Justicia y del Derecho se constituyó como parte en los procesos en los cuales se determinó

con base en las directrices del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Se debe tener en cuenta que se recibieron

2.436 procesos de extinción de dominio por parte de la Dirección Nacional de Estupefacientes los cuales ha

sido asignados gradualmente a los abogados que componen este Grupo Interno de Trabajo, esto atendien-

do al movimiento que tengan los mismos en las Fiscalías, Juzgados y Tribunal a 30 de junio de 2015 el área ha

actuado en 1.301 procesos de extinción de dominio.

El dato del número de los procesos en los cuales se interviene se toma una vez el proceso es asignado al apo-

derado correspondiente, independientemente de la fecha de radicación del poder, pues no es necesario

tomar la fecha de presentación del mismo ya que esta sólo tiene efectos formales, pues la intervención es de

Ley, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5° de la Ley 793 de 2002 modificado por el artículo 74 de la

Ley 1453 de 2011 Y 32 de la Ley 1708 de 2014. Es de anotar que en el mes de junio de 2014 se recibieron pro-

cesos de la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación y en la actualidad el Grupo interviene en

1310 los cuales se conforman de esa carga laboral así como los que ha comunicado la Fiscalía, los cuales

han sido asignados gradualmente y de conformidad con los criterios de selección establecidos en el Manual

de Intervención del Ministerio de Justicia y del Derecho. 255-50.

Durante los meses de abril a junio se atendieron 136 derechos de petición (sin incluir tutelas, como se venía

efectuando en periodos anteriores), de las cuales el Grupo de Actuaciones Administrativas atendió 107, el

Grupo de Extinción de dominio 27 y el Grupo de Defensa Jurídica 2, pleno el cumplimiento de los términos.

(45 en abril, 47 en mayo y 44 en junio).

En el período se formuló una consulta al Consejo de Estado, se revisaron los actos administrativos sometidos a

consideración de la Oficina Asesora Jurídica.

57

Grupo de Agenda Legislativa

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El grupo de agenda legislativa solo tiene dos indicadores con cum-

plimiento para el tercer trimestre del 100%

A partir del primer periodo de la legislatura 2014-2015, las citaciones

presentadas por el Congreso de la Republica para la asistencia del

Ministro de Justicia y Derecho , fueron atendidas por el Ministro, por

la Viceministra de Promoción la Justicia o el Viceministro de Política

Criminal y Justicia Restaurativa, cumpliendo en un cien por ciento la

meta establecida para el periodo sin embargo es importante resal-

tar que de las citaciones allegadas al Ministerio a todas se les ha da-

do su respectiva respuesta. Las personas que hacen parte del grupo

de Agenda Legislativa asistieron a las sesiones del Congreso de la

Republica en el mes de Abril, Mayo y Junio, 23 veces teniendo en

cuenta que se sesiona los días martes y miércoles de cada semana.

Cumpliendo en un cien por ciento la meta establecida para el pe-

riodo.


proceso%

Citaciones atendidas al Congreso

de la República



atención integral

DISEÑO DE

NORMAS

Procesos

Misionales100%

Proyectos de ley y/o acto

legislativos en trámite



atención integral

DISEÑO DE

NORMAS

Procesos

Misionales100%

58

Dirección de Política Criminal

El MJD realizó el desembolso a finales de mayo fecha en la cual UNODC inicia activida-

des. El 5 de junio se llevó a cabo la cuarta sesión de 2015.

(i) Se diseñó la estructura del documento que contendrá la estrategia de transversali-

zación. (ii) Se elaboró la introducción, el marco teórico del documento y se inició la re-

dacción del capítulo de contextualización institucional. (iii) Siendo las cifras y estadísti-

cas diferenciales, datos primordiales para la estrategia, se inició la recolección de esta-

dísticas del sistema penitenciario y carcelario relacionadas con variables de las muje-

res, niñas y niños menores de tres (3) años y población en situación de discapacidad privados de libertad.

El segundo borrador del informe de diagnóstico presenta las dificultades principales para la gestión de infor-

mación por parte de la Dirección de Política Criminal y Penitenciaria y los datos necesarios para la construc-

ción, seguimiento y evaluación de la política criminal. Este diagnóstico se constituye en la primera parte del

documento técnico. Se cuenta con un documento en Word.

Por otra parte, la base de datos elaborada contiene los contactos principales y los observatorios del delito u

oficinas que realizan actividades relevantes para el Observatorio, para el establecimiento de los contactos y

alianzas.

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100


proceso%

Informes de v isitas a establecimientos

penitenciarios y carcelarios

Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y

proyectos para la prevención, persecución del delito y



VIGILANCIA

Procesos

Misionales100%

Porcentaje de centros penitenciarios y

carcelarios con diagnósticos elaborados





VIGILANCIA

Procesos

Misionales100%

Porcentaje de avance de documentos

CONPES




FORMULACIÓN Y

ADOPCIÓN DE POLÍTICAS

Procesos

Misionales100%

Porcentaje de avance de elaboración

de políticas




FORMULACIÓN Y

ADOPCIÓN DE POLÍTICAS

Procesos

Misionales

Porcentaje de avance de elaboración

o rev isión o actos administrativos




DISEÑO DE NORMASProcesos

Misionales

59

Surtidos los trámites necesarios el decreto ya tiene la aprobación fiscal y solo falta la firma de Presidencia, se

están realizando con INPEC y USPEC priorización de los establecimientos donde se hará el plan piloto. El 19 de

mayo fue aprobado el Conpes No. 3828, Política Penitenciaria

El 21 y 22 de Mayo de 2015, se realizó visita a los centros de internamiento preventivo, centro de atención es-

pecializada y centro transitorio de la ciudad de Pasto. El 11 y 12 de junio de 2015, se visitó el centro de forma-

ción juvenil del cesar-CAE, CIP, CETRA, el centro de servicios judiciales y la fundación para el desarrollo de la

infancia y la adolescencia- FUNDINAJ- centro de medidas abiertas. prestación de servicios a la comunidad

de la ciudad de Valledupar. EL 18 y 19 de junio se visitó el CAE, CIP y Restablecimiento- centro Toribio Maya y

FUNCED medidas abiertas y Transitorio de la ciudad de Popayán. El 25 y 26 de junio se visitó la fundación go-

tas de paz- CIP, CETRA, centro de medidas abiertas, libertad vigilada y prestación de servicios a la comuni-

dad, secretaria de gobierno, fiscalía de infancia y adolescencia de la ciudad de San Andrés.

60

Oficina de Control Interno

En el tercer trimestre de 2015 la oficina de control interno

Se programaron, ejecutaron y presentaron 6 Informes de Auditorías Inter-

nas así: Durante el tercer trimestre del 2015 se presentaron 6 Informes de

Auditorías Internas correspondientes a los procesos de:

Direccionamiento y Planeación Institucional y Subproceso C-DP01 "Gestión

de Proyectos del Sector Justicia Financiados por Organismos Internaciona-

les - cuyo informe preliminar se remitió mediante MEM15-0005232-OCI-1400

del 04 de junio de 2015.

Proceso Aplicación de Política y/o Normas - Subproceso de Asuntos de Asuntos Internacionales -

Procedimientos: Tramitar Solicitudes de Extradición Pasiva y Tramitar Solicitudes de Extradición Activa - cuyo

informe preliminar se remitió mediante MEM15 0005009 del 29 de mayo de 2015.

Procedimiento Expedir Acto Administrativo que resuelve Indulto - cuyo informe preliminar se remitió mediante

MEM15-0005693 del 19 junio de 2015. Proceso C-GF Gestión Financiera- cuyo informe preliminar se remitió me-

diante MEM-15- 0005784-OCI-1400 del 23 junio de 2015.

Proceso Gestión de Recursos Informáticos - cuyo informe preliminar se remitió mediante MEM15-0005786-OCI-

1400 del 23 de junio de 2015. Procedimiento Atención a Peticiones, Quejas, Reclamos o Sugerencias/ Guía de

Servicio al Ciudadano - cuyo informe preliminar se remitió mediante MEM15-0005622-OCI-1400 del 17 de junio

de 2015.

Durante el segundo trimestre de 2015, se realizó 1 (una) Auditoria para la “verificación de la eficacia de las

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proceso%

EFECTIVIDAD: Efectiv idad en las acciones de

mejoramiento dentrol del SIG


institucionalSEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Procesos de

Evaluacion

EFICACIA: % De cumplimiento del programa de

auditorías


institucionalSEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Procesos de

Evaluacion100%

61

acciones de mejora del Proceso de Gestión de la Información. Se programó, ejecutó y entregó un (1) Informe

de Auditoría Interna de Calidad realizada al Proceso de Gestión de la Información y al Manual de Comunica-

ciones.




mación.

No se reportan datos para el indicador, toda vez que la matriz de Acciones de mejoramiento - Formato

“Solicitud y consolidación de acciones de mejoramiento” fue actualizada y ajustada recientemente por la

Oficina Asesora de Planeación, por lo tanto la OCI durante el primer semestre no pudo diligenciar dicha ma-

triz, situación que impide contar con datos suficientes para generar una estadística confiable.

Se dio cumplimiento a la meta definida en el plan de acción de la Oficina de Control Interno, que consistía

en realizar seis (6) auditorías internas en el tercer trimestre.

Se elaboraron y presentaron 9 (Nueve) Informes de Ley.

62

Dirección de Política Contra las Drogas.

Se realizó el foro "Asumiendo el control: caminos hacia políticas de drogas eficaces", donde se presentó el informe de la

Comisión Global de Drogas.

Se avanzó en las siguientes actividades, 1) se ha logrado avanzar conforme al documento

sobre las recomendaciones de México y se ha participado en las teleconferencias convoca-

das por la Cancillería para hacer seguimiento al documento, 2) Reunión del Grupo de Traba-

jo encargado de elaborar el Plan de Acción 2016 – 2020 de la Estrategia Hemisférica sobre

Drogas, de acuerdo al mandato contenido en la Resolución de Guatemala del 19 de sep-

tiembre 2014, 3) Participó del 27 de abril al 1 de mayo en la ciudad de Washington, D.C. en el

57° Período Ordinario de Sesiones de la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas – CICAD, el MJD

tuvo un diálogo con agencias de drogas (DEA, Departamento de Justicia, INL y USAID) con el fin de revisar las políticas

de drogas actuales de los dos países, en New York participó en el Diálogo Interactivo de Alto Nivel de la Asamblea Ge-

neral hacia la UNGASS de 2016 sobre Drogas, en la ciudad de Quito, Ecuador en la II Reunión Ministerial sobre el proble-

ma mundial de las drogas de la Comunidad de Estados Latinoamericanos y el Caribe – CELAC, en la Universidad de

São Paulo organizaron un seminario sobre la aplicación de la Ley de Drogas del 15 y 16 de junio, en São Paulo, Brasil y

del 17 al 19 se realizaron visitas al Programa "De Braços Abertos" y a los equipamientos de salud mental en la ciudad de

São Bernardo do Campo, se llevó a cabo el Diálogo Regional sobre Políticas de Drogas y VIH, participó como experto e

invitado especial en la “Reunión de Expertos en Desarrollo Alternativo en el Marco del Nexo de Seguridad – Desarrollo G

-7 Roma, lanzamiento del “Informe Mundial de Drogas 2015” en Viena, participó en la 13° Conferencia de Política de

Drogas en Buenos Aires, Argentina, asistió a las reuniones preparatorias para definir experticias e intereses en relación a

la Comisión mixta de Drogas Colombia-Bolivia y participación del Ministerio de Justicia en el Mecanismo de Alto Nivel

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Objetivo asociado Proceso Tipo de proceso %

Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del Estado colombiano para prevenir y

controlar la problemáticas de las drogas y actividades relacionadas

FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN DE

POLÍTICASProcesos Misionales


controlar la problemáticas de las drogas y actividades relacionadas


POLÍTICASProcesos Misionales


controlar la problemáticas de las drogas y actividades relacionadasDISEÑO DE NORMAS Procesos Misionales 100%

63

en Seguridad y Cooperación Judicial entre Colombia y Perú. Por otra parte se desarrolló la propuesta de trabajo que se

entregó en primer trimestre con miras a la construcción de la Estrategia de Cooperación internacional, se reactivó la

relación con el representante del proyecto de la Unión Europea PRELAC (Prevención del Desvío de Sustancias Precurso-

ras de Drogas en los Países de América Latina y el Caribe, -programa financiado por la Unión Europea en el marco del

Instrumento de Estabilidad) y se remitió oficialmente el documento de manifestación formal de interés en el que Co-

lombia hizo explícita su intención de participar en la propuesta de aplicación liderada por España para pertenecer al

consorcio beneficiario de la segunda versión del Programa de Cooperación entre América Latina y la Unión Europea

en Políticas de Drogas (COPOLAD II).

64

Dirección de Justicia Transicional.

Los datos reportados por esta dependencia no poseen actividades desarrolladas en torno a los indicadores

que reportan por la cual no se puede establecer un nivel de cumplimiento de las mismas.

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65

Grupo Disciplinario Interno.

En el segundo trimestre de 2015, se realizaron cuarenta y dos (42) actuaciones procesales en la etapa de in-

dagación preliminar.

En el tercer trimestre de 2015, se realizaron trece (13) actuaciones procesales en la etapa de investigación

disciplinaria.

No se requirió proferir auto de cargos, ni auto de archivo de investigación.

En el tercer trimestre de 2015, se definió un temario adicional y la metodología de di-

seño del documento a elaborar en materia disciplinaria: Los particulares como suje-

tos disciplinables. Además, se subió el respectivo documento a la intranet y se realiza-

ron dos (2) capacitaciones para el Grupo.

En el segundo trimestre de 2015, el Grupo no participó charlas sobre PQRS.




mación.

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proceso%

Cumplimiento del término legal de la etapa de

indagación preliminar


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO

HUMANO

GESTIÓN DE ASUNTOS

DISCIPLINARIOS

Procesos de

Apoyo100%

Cumplimiento del término legal de la etapa de

investigación disciplinaria


institucional

GESTIÓN DEL

TALENTO

HUMANO

GESTIÓN DE ASUNTOS

DISCIPLINARIOS

Procesos de

Apoyo

66

Dirección de Justicia Formal.

La Dirección realizó ajuste del anteproyecto de decreto que reglamenta el artícu-

lo 3 de la ley 1555 de 2013.

Durante el trimestre no se solicitó a la Dirección la elaboración ni participación en

proyectos de Ley, se revisó la documentación, la que se entregó en julio a la Im-

prenta Nacional para su publicación.

La Dirección entrego estudios previos y análisis del sector al GGC. Se firmó el con-

trato 509-15 con AVANCE JURIDICO, se firmó el contrato No. 467/15 con PARNERS

COL. En reunión de trabajo el contratista y la Dirección definieron el cronograma de actividades, el contratis-

ta ha compilado 429 documentos entre libros y revistas y se está trabajando con la Sub-Sistemas, la opción

de pasar del Excel a Base de Datos la información ya compilada.

Se realizaron 4 eventos de socialización de las nuevas tendencias y desafíos de la formación profesional de

los abogados en Colombia. En este periodo se reprogramaron las metas del indicador.

Se realizó el proceso de selección del contratista y se firmó el contrato No. 500 de 2015 con UNIANDES. En el

tercer trimestre se ajustaron las metas del indicador de acuerdo con la disponibilidad de recursos financieros.

Se realizaron dos eventos de sensibilización en discapacidad a Facultades de Derecho en Bogotá y Neiva. En

este trimestre se ajustó la fórmula de cálculo del indicador y reprogramaron las metas.

En este trimestre la Dirección recibió y respondió oportunamente 56 peticiones.


Porcentaje de avance de documentos

CONPES




POLÍTICAS

Procesos

Misionales

Porcentaje de avance de elaboración de

políticas




POLÍTICAS

Procesos

Misionales


revisión o actos administrativos


marco de una atención integralDISEÑO DE NORMAS

Procesos

Misionales100%

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67

Los cinco proyectos a cargo de la Dirección se encuentran actualizados en el SUIFP

Se ajustó el procedimiento y el formato utilizado para hacer seguimiento al producto no conforme, y se ade-

lantó el seguimiento a los productos correspondientes a la Dirección de Desarrollo del derecho y del ordena-

miento Jurídico y la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, se realizó el ajuste a la Guía

de Administración de Riesgos y se unificaron las fechas de acuerdo con la guía de riesgos de corrupción, las

dependencias Misionales entregaron los respectivos indicadores con corte al 31 de diciembre de 2014. Se dili-

genciaron y entregaron los indicadores con corte al 31 de marzo.

Durante el tercer trimestre la Dirección no recibió solicitudes telefónicas ni de atención personal de usuarios.

68

Oficina de Asuntos Internacionales.

Para el tercer trimestre del año 2015, Se adelantaron dos (02) reuniones de seguimiento al proyecto en los meses de

abril y junio para verificar las actividades pendientes por adelantar así como la presenta-

ción del proyecto y sus avances.

Se elaboró documento de Adenddum al Convenio de Financiación para ejecutar activi-

dades de cierre del proyecto y se ha venido actualizando el cuadro de control de pa-

gos, para verificar la ejecución presupuestal del proyecto.

Durante el periodo reportado, la Oficina de Asuntos Internacionales tiene una apropia-

ción presupuestal por un valor de $917.500.000, de los cuales se comprometieron

$343.741.483 dando un cumplimiento en el primer semestre del año 2015 del 37,5%, para

el mes de junio fueron incorporados al presupuesto del Ministerio $170.000.000 a través de

la Agencia Presidencial de Cooperación APC, con el fin de adelantar las actividades propias del proyecto "Apoyo al

fortalecimiento del acceso a la justicia - AECID", para ser ejecutados en la presente vigencia. En consecuencia se tiene

que si bien es cierto el porcentaje de ejecución presupuestal está en el 37,5%, frente a la meta de compromisos presu-

puestales se viene cumpliendo con la misma, teniendo en cuenta la programación contractual.

Entre abril y junio de 2015 se recibieron 17 solicitudes de traslado, así: 7 en abril, 6 en mayo y 4 en junio. De las solicitudes

recibidas durante el tercer trimestre del año 2015, fueron evaluadas en el marco del comité celebrado el día 29 de ma-

yo de 2015, 9 solicitudes de las cuales fueron aprobadas 3 y negadas 6, 93 que habían sido recibidas en los trimestres

anteriores, de las cuales fueron aprobadas 36 y negadas 57. Adicionalmente, durante comité la Comisión evaluó 1 re-

curso de reposición de una solicitud que había sido estudiada en el trimestre anterior, en la cual se confirmó la decisión

inicial. En el marco de dicho comité, también se estudiaron 2 solicitudes de reconsideración que habían sido estudia-

das y negadas en el año 2014, de las cuales se aprobó 1 y se negó la otra. Así las cosas, del acumulado total de las 178

solicitudes, han sido evaluadas 153 y a la fecha están pendientes de ser evaluadas 25 solicitudes.


proceso%

Ejecución presupuestal Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en



INSTITUCIONAL




Procesos

Estrategicos37%

Eficacia de gestión contractualPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en



INSTITUCIONAL




Procesos

Estrategicos96%

Cumplimiento de desembolsosPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en



INSTITUCIONAL




Procesos

Estrategicos78%

Requerimientos en materia de cooperación

judicial de autoridades Nacionales y Extranjeras


el marco de una atención integralAPLICACIÓN DE POLÍTICAS Y O NORMAS ASUNTOS INTERNACIONALES

Procesos

Misionales100%

Trámites de solicitudes de extradiciónPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en


Procesos

Misionales100%

Trámites de repatriaciónPropiciar una Justicia eficaz y eficiente en


Procesos

Misionales100%

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La Comisión Intersectorial para el Estudio de las Solicitudes de Repatriación de Presos se reunió de manera ordinaria el

día 29 de mayo del presente año, a fin de evaluar 102 solicitudes, de las cuales fueron aprobadas 39 y negadas 63.

Se atendieron 32 consultas vía telefónica relacionadas con el trámite de repatriación; además de eso se dio respuesta

escrita a 34 solicitudes recibidas de la misma forma.

70

Subdirección de Estrategia y Análisis.

En el primer y tercer trimestre, se han realizado seguimiento a la implementación

de las acciones que buscan apoyar el proceso de formalización de tierras y se ha

hecho supervisión de su desarrollo nutriéndose de los reportes emitidos por

UNODC, de visitas y talleres en campo y por los reportes de comités.

En el tercer trimestre de 2015 se realizaron: Se realizaron 24 sesiones de trabajo pa-

ra promover la política regional de drogas en

1. Atlántico, 2.Caldas (junio), 3.Caldas (abril), 4.Casanare, 5.Cauca, 6.Chocó, 7.Córdoba, 8.Cundinamarca, 9,

Guainía, 10.Guajira, 11Guaviare, 12, Magdalena, 13. Meta, 14.Neiva ,15. Norte de Santander, 16.Putumayo,

17.Quindio, 18.Risaralda (mayo). 19. Risaralda (junio), 20.San Andrés y Providencia, 21.Santander, 22.Sucre, 23

Tolima, 24, Valle.

Se avanzó en las siguientes implementaciones:

1 Implementación de desarrollo para caracterizaciones regionales con información a nivel de consulta, re-

portes y visor geográfico.

2 Desarrollo de las implementaciones y mejoras definidas para la fase de mantenimiento del proyecto.


proceso%

Proyectos de desarrollo alternativo (de un portafolio

cofinanciado)




APLICACIÓN DE POLÍTICAS Y O

NORMAS

ESTRATEGIA

Y ANÁLISIS

Procesos

Misionales91%

Seguimiento a los proyectos seleccionados para financiar -

(Prácticas Demostrativas)





NORMAS

ESTRATEGIA

Y ANÁLISIS

Procesos

Misionales

Proceso de legalización y titulación de tierras a beneficiarios

de desarrollo alternativo en el marco de la estrategia de

apoyo a iniciativas territoriales para fortalecer la

implementación de una política regional de drogas,

apoyado y superv isado





NORMAS

ESTRATEGIA

Y ANÁLISIS

Procesos

Misionales100%

Consejos Seccionales de Estupefacientes y/o Comités

Departamentales de drogas y/o capacitaciones temáticas a

entes territoriales asesorados, acompañados y/o

capacitados





NORMAS

ESTRATEGIA

Y ANÁLISIS

Procesos

Misionales100%

Sistema de información del Observatorio de Drogas de

Colombia – Generación de datos en el Sistema de

información del Observatorio de Drogas de Colombia –

ODC.





NORMAS

ESTRATEGIA

Y ANÁLISIS

Procesos

Misionales100%

Generación de conocimiento sobre la problemática de las

drogas y activ idades relacionadas





NORMAS

ESTRATEGIA

Y ANÁLISIS

Procesos

Misionales

Entes territoriales asesorados para la gestión de planes

departamentales de drogas





NORMAS

ESTRATEGIA

Y ANÁLISIS

Procesos

Misionales100%

71

Grupo de Comunicaciones.

Se registraron 72 boletines de prensa (abril 24, mayo 22, junio 26) en los que se hizo cu-

brimiento a eventos, y actividades propias de la gestión.

Para este periodo de tiempo se debe resaltar que debido a la jornada de rendición

de cuentas de la Presidencia de la República en conjunto con los distintos Ministerios,

la página web debió ser actualizada diariamente con imagen de portada y portada

falsa. Las redes sociales del Ministerio de Justicia y del Derecho son actualizadas dia-

riamente con textos e imágenes. Generalmente el contenido de los mensajes divulga-

dos en las redes sociales, obedecen a los comunicados y boletines oficiales del Minis-

terio.

De acuerdo a la gestión de las directivas del Ministerio y las solicitudes de acompañamiento que se realizaron, se con-

cluyó que en el tercer trimestre del año se hizo acompañamiento a 47 eventos o actos que requerían cubrimiento pe-

riodístico.

Como estrategia comunicativa e informativa al interior del ministerio de justicia el equipo de comunicaciones diaria-

mente incluyendo fines de semana y días festivos realiza un monitoreo y envío de los artículos periodísticos que tienen

relación con el Ministerio.

La actualización de las pantallas de los ascensores se venía realizando semanalmente. Sin embargo los dvds que permi-

ten la difusión de la información presentaron daños técnicos, lo que impidió poder continuar con dicha labor en el 3

mes del tercer trimestre.

Para este periodo de tiempo el Grupo de Comunicaciones preparó un cambio de esquema para la intranet y elaboro

una campaña de expectativa para su lanzamiento, desde ese momento se mantiene la actualización de la informa-

ción de manera semanal.

De las 60 personas encuestadas sobre la calidad de información divulgada por el Grupo de Comunicaciones tan solo 1

de ellas manifestó que debería mejorar los tiempos de entrega de información e incluso aumentar los formatos de infor-

mación. Por el contario el 98,3% de los encuestados manifiestan estar satisfechos con el manejo que se le da la a infor-

mación del Ministerio de Justicia.


Impacto de las noticias que genera el

Ministerio


institucional

GESTIÓN DE LA

INFORMACIÓNProcesos Estrategicos 98%

informe indicadores - minjusticia.gov.co mauricio/informes... · 2 introducción en este informe se...

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