GRUPO DE ARCHIVO Siete Auxiliares de Archivo

EQUIPOS ESTADISTICA Dos equipos conformados cada uno por dos Auxiliares de archivo

APOYOS AREAS ADMINISTRATIVAS Tres Auxiliares de Archivo asignado uno por dependencia

APOYO ARCHIVO HOJAS DE VIDA TALENTO HUMANOUn auxiliar de Archivo

GRUPO DE CORRESPONDENCIA1 Recepcionista

1 Apoyo de oficina

MENSAJERO A PIE1 Mensajero a pie

MENSAJERO MOTORIZADO 1 Mensajero Motorizado

ACTIVIDAD DESCRIPCION PORCENTAJE DE AVANCE

CORRESPONDENCIA ENTRADA

Se realiza el control y registro de la totalidad de la información recepcionada en la Institución y se entrega a su destinatario final. 100%

CORRESPONDENCIA SALIDA

Se realiza el control y registro de la totalidad de la información de salida de las diferentes áreas a entidades externas, realizando la gestión y entrega de las misma de a cuerdo a las necesidades del servicios.

95%

CORRESPONDENCIA INTERNA

Se realiza el control y registro de la documentación entregada a esta dependencia, se administra especialmente la documentación con destino a los diferentes centros de atención y a las áreas que tiene como destino dependencias que están fuera de la sede administrativa .

100%

RECORRIDO DE LABORATORIO

Se planifica, se controla y se hace seguimiento al recorrido de colección de muestras de los diferentes centros de atención, de igual manera se lleva a cabo el proceso de radicación de muestras ante el laboratorio de SDS de acuerdo a cronograma establecido.

100%

RECORRIDO CORRESPONDENCIA SDS

Con miras a garantizar el flujo de información entre la SDS y el Hospital de Usme, se ha planificado los recorridos del mensajero a pie con el fin de que todos los días radique correspondencia en la SDS y de igual manera recepcione la que tiene como destino el Hospital de Usme.

100%

RADICACION CUENTAS MEDICAS

En el desarrollo de los procesos de la institución se lleva a cabo la radicación de las cuentas medicas ante los diferentes pagadores de acuerdo al cronograma fijado.

90%

ATENCION CONMUTADOR Se realiza la atención del conmutador de la Institución, y direccionamiento de las llamadas recepcionadas. 90%

RECEPCION Se realiza el control de ingreso de visitantes, atención al cliente interno y externo , control al ingreso y salida de equipos y bienes 90%

ACTIVIDAD DESCRIPCION PORCENTAJE DE AVANCE

LEVANTAMIENTO INVENTARIO HISTORIAS

CLINICAS

Se inicio el proceso realizando la recolección de las Historias Clínicas que se encontraban abandonadas en los diferentes centros, de igual manera historias que se trasladaron sin legalizar la transferencia documental . El proceso se desarrolla en las siguientes etapas : depuración, limpieza, foliación, rotulado, sistematización y disposición final.

50%

LEVANTAMIENTO INVENTARIO

DOCUMENTAL OPS - CONTRATOS

El desarrollo de esta actividad inicio con la recopilación de la información almacenada en el área Jurídica, de igual manera se ha realizado la recolección de documentación varia la cuál se encontraba en Salud Publica, Upa Fiscala , Upa San Juan Bautista y deposito de propiedad planta y equipo .

40%

ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE HOJAS DE VIDA DEL PERSONAL DE PLANTA

Se esta realizando la organización de las hojas de vida del personal activo e inactivo que se encuentran en el área de Talento Humano. Fases del proceso : Depuración, limpieza, restauración, foliación, rotulado , reporte de novedades individuales , relación de documentos a eliminar para su aprobación, levantamiento de inventario final.

30%

LEVANTAMIENTO INVENTARIO

DOCUMENTAL ADMINISTRATIVO

Se esta llevando a cabo el proceso de organización, normalización e inventario de la diferente documentación que se encontró en la bodega de archivo , de igual manera de la documentación que se ha encontrada en situación de abandono en los diferentes centros de atención y áreas como Upa Fiscala, Salud publica, propiedad planta y equipo.

40%

ACTIVIDAD DESCRIPCION PORCENTAJE DE AVANCE

LEVANTAMIENTO TRD

En atención que el Hospital de Usme no cuenta con TRD , se esta llevando a cabo acciones tendientes a realizar el levantamiento, la validación y aprobación de las TRD, esto con el apoyo y orientación del Archivo de Bogotá. Es de resaltar que es una tarea que requiere mayor dedicación de tiempo, tanto del área de Gestión Documental como de la dependencia con la cual se va a trabajar , así mismo el proceso de validación tiene varias etapas, lo anterior hace que sea un proceso complejo de llevar a cabo.

30%

LEVANTAMIENTO TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Esta actividad se esta desarrollando teniendo en cuenta la reciente circular emitida por el Archivo de Bogotá , es de resaltar que se ha manifestado la inconformidad por el poco tiempo permitido para el desarrollo de dicho proceso, es de resaltar que así mismo se ha desarrollado un plan de acción el cuál nos permita dar cumplimiento al requerimiento del archivo de Bogotá.

30%

APOYO AL ALISTAMIENTO DE TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL AREAS ADMINISTRATIVAS

En atención a que una gran mayoría de las áreas administrativas de la institución no han realizado transferencia documental de archivo hace varios años, se formulo un cronograma de trabajo el cual permita brindar apoyo a las diferentes dependencias administrativas para realizar el alistamiento de la información a transferir al archivo central , y con ello optimizar los espacios existentes.

85%

ACTIVIDAD DESCRIPCION PORCENTAJE DE AVANCE

APOYO AL ALISTAMIENTO DE TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL ESTADISTICA DE LOS

CENTROS

Una vez visitado los diferentes centro de atención del Hospital de Usme, se pudo evidenciar que las áreas de estadística tenían un alto volumen de Historias Clínicas inactivas sin transferir , por lo cual se formulo un plan de trabajo para realizar la intervención de dichas áreas, y con ello proceder a realizar las transferencias documentales de acuerdo a la normatividad vigente es de resaltar que de igual manera con este proceso de genera la optimización de espacios, y se depurar los archivo para la implementación de la Historia Clínica Digital.Esta actividad se planifico junto con la coordinación del área de Estadística, con el fin de tener articulación en el proceso.

100%

ACTIVIDAD DESCRIPCION PORCENTAJE DE AVANCE

DISEÑO APLICATIVO DE GESTION DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta los altos volúmenes de documentación administrados en la entidad, y las novedades presentadas en la administración documental institucional se llevo a cabo un estudio de campo para la adquisición de un software de Gestión Documental, y pero teniendo en cuenta los altos costos del mismo, y las diferentes limitantes que se encuentra en la entidad, se inicio el proceso para desarrollar una aplicación que nos permita mejorar nuestra administración documental, y que sea una herramienta de fácil acceso y administración, por lo cual se llevo a cabo el diseño de dicha aplicación bajo software libre.

80%

DISEÑO FORMULARIOS ELECTRONICO

En atención a la Política de cero papel promovida desde la presidencia de la republica , se han evaluado varios proceso de la entidad en los cuales se puedan suprimir etapas del proceso que requieran una alta demanda de papel, dicho tramite se remplazara por la gestión de la solicitud en medio electrónico mediante un formulario digital , esto apoyara la Política de cero papel, política ambienta, y la política de gestión documental institucional.

35%

DEPENDENCIA DEPENDENCIA

Atención al Ciudadano Caja Menor

Activos Fijos Mantenimiento

Presupuesto Control interno Disciplinario

Almacén Contabilidad

Talento Humano Jurídica

Gestión Publica Vigilancia Sanitaria

Prestación de Servicios en Salud

Vigilancia Epidemiológica

CENTRO N DE

HISTORIAS REVISADAS

N DE HISTORIAS ACTIVAS

%N DE

HISTORIAS PASIVAS

%

FISCALA 5294 4645 87,7 649 12,26DANUBIO 13607 9972 73,3 3635 26,71LA FLORA 9091 7073 77,8 2018 22,20

BETANIA 19855 15440 77,8 4415 22,24ARRAYANES

3406 2791 81,9 615 18,06

YOMASA 21245 14359 67,6 6886 32,41

FORTALEZAS 1. Se cuenta con un talento humano alta mente comprometido con el plan de trabajo del grupo de Gestión Documental.2. Apoyo de la administración para lograr el cumplimiento del plan de trabajo.

3. Apoyo del Archivo de Bogotá para el levantamiento de herramientas fundamentales para la gestión documental institucional, como lo son las TRD y las TVD.4. Diseño propio de una aplicación para la Administración Documental de la Entidad.

OPORTUNIDADES DE MEJORA 1. Suministro de insumos suficientes para el desarrollo del programa de Gestión Documental.2. Suministro de elementos de protección para el personal de archivo.

3. Finalización de las adecuaciones de los espacios de Archivo.

4.Mejoramiento de las condiciones salariales del personal de Gestión Documental, esto sujeto a la optimización del grupo de trabajo, y unos niveles más altos de productividad.