informe final interarchivos ltda

Servicio Nacional de Aprendizaje

Sistema de Gestión de la Calidad

INTERARCHIVOS LTDA

INTEGRANTES

NELLY YURANNY ROJAS GAMBOANURY FABIOLA ORIGUA ORTIZ

CENTRO AGROECOLOGICO Y EMPRESARIAL

FEBRERO 22 de 2010

Sistema de Gestión de la

Calidad

Regional CundinamarcaCentro Agroecológico y Empresarial

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CONTENIDO

INTRODUCCION1. OBJETIVOS1.1 OBJETIVO GENERAL1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS2. DESARROLLO DEL PROYECTO 2.1 NOMBRE DE LA EMPRESA2.2 SECTOR ECONOMICO2.3 LOGOTIPO2.4 ESTRUCTURA ORGANICA 2.5 DESCRIPCION GENERICA DE LA EMPRESA2.5.1 MISION Y VISION2.5.2 PLAN DE TRABAJO Y ACTIVIDADES3. DESCRIPCION DEL PROCESO DE ADMINISTRACION DE

PERSONAL.3.1 DESCRIPCION PUESTO DE TRABAJO3.2 CONVOCATORIA DE PERSONAL3.3 PROVISION3.4 SELECCIÓN DE PERSONAL3.5 ENTREVISTAS DE PERSONAL3.6 CONTRATACION DE PERSONAL3.7 EVALUACION DE PERSONAL

CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

DIRECCION BLOGG DEL PROYECTO


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INTRODUCCION

La organización de los archivos debe ser el punto de partida para lograr laeficiencia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades, no son solamente el testimonio de su existencia, sino la referencia para la toma de decisiones. El archivo no es simplemente un montón de papeles acumulados indiscriminadamente si se tiene en cuenta además, que la finalidad de los archivos es controlar la documentación y dar la información a los usuarios en forma adecuada y oportuna, para lo cual se hace necesario organizar los documentos atendiendo a los principios rectores de la archivística moderna.

Los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar las actividades cotidianas de las organizaciones, al aumentar la producción de documentos, los volúmenes se van haciendo inmanejables y la toma de decisiones se hace más difícil, debido a la imposibilidad de tener la información en el lugar y en el momento oportuno. Es por esto que se crea el proyecto empresarial de organización de fondos acumulados a cargo de INTERARCHIVOS LTDA.


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1. OBJETIVOS

3.7 OBJETIVO GENERAL:

Organizar el fondo documental acumulado con base en los principios archivístico, normas de gestión de calidad, tablas de retención documental (TRD), y legislación vigente.

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

preservar los documentos teniendo en cuenta las condiciones del depósito, muebles, y normas técnicas.

Aplicar las nuevas tecnologías en la preservación y conservación documental en los procesos de recuperación de la información, de acuerdo con las políticas de la organización.


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2. DESARROLLO DEL PROYECTO

2.1. NOMBRE DE LA EMPRESA: INTERARCHIVO LTDA 2.2. LOGOTIPO

2.3 SECTOR ECONOMICO DE LA EMPRESA

Sector terciario o sector servicios

http://es.wikipedia.org/wiki/Sector_terciario


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2.4 ESTRUCTURA ORGANICA

GERENTE GENERAL

SUBGERENTE

GERENCIA ADMINISTRATIVA

GERENCIA OPERATIVA

RECURSOS HUMANOS

COORDINADOR DE ARCHIVO

TESORERIA AUXILIARES DE ARCHIVO

GERENCIA COMERCIAL

PUBLICIDAD

VENTA DE SERVICIOS.

DIGITALIZADORES


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2.5 MISION Y VISION

MISIÓN

INTERARARCHIVO LTDA Es una empresa constituida con el fin de brindar capacitación, asesoría para la adecuada gestión documental de una empresa, la organización de fondos acumulados y la conservación de sus documentos desde su producción hasta su destino final.

VISIÓN

INTERARCHIVO LTDA Será una empresa líder en conocimientos archivísticos, mediante sus estrategias y metodologías de capacitación, con las tendencias y cambios tecnológicos impactando positivamente la productividad, la competitividad de acuerdo a las necesidades de nuestros usuarios.

2.6 PLAN DE TRABAJO Y ACTIVIDADES


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INTERARCHIVOS LTDA comprenderá el siguiente plan de trabajoY actividades:

1. Limpieza de la documentación.2. Inventario general.3. Clasificación de la documentación.4. Ordenación de la documentación.5. Valoración documental.6. Selección documental.7. Descripción documental.8. Inventario especifico.9. Foliación documental.10. Rotulación de las unidades de conservación.11. Ubicación topográfica de documentos.12 Identificación de la estantería donde se ubicará la documentación.13. Elaboración de manual de archivo para consulta, préstamo, y custodia de la documentación.14. Digitalización de las series documentales.


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3. DESCRIPCION DEL PROCESO DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

3.7 DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE REQUISITOS

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Denominación: Auxiliar de archivo

Código: 00-550

Dependencia:Administración Documental

Jefe

Inmediato:

Jefe de archivo

Propósito Estratégico:

Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la organización., actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la organización.

IDENTIFICACION FUNCIONES ESPECIFICAS

Identificar las carpetas donde va a ser archivado el material.


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Recibir el material para archivar.

Suministrar expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente.

Archivar en los expedientes y/o carpetas correspondientes los documentos recibidos.

Ubicar las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.

Retirar e incorporar en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos.

Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos.

Preparar los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.

Entregar la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualización del Thesauro en términos claves.

Recibir el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de la dirección o coordinación.

Desincorporar de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos.

Proporcionar información del material archivado, según las normas establecidas.

Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.


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PERFILES REQUERIDOS:

DIRECTOR:

Profesional en Ciencias Humanas, Sistemas de Información yDocumentación, Bibliotecólogo y archivista, Antropólogo, o historiador,con experiencia relacionada en temas de gestión documental yprocesos de organización de fondos acumulados mínimo de cincoaños o cinco procesos de organización de fondos acumulados dedocumentos. Demostrados mediante certificaciones de prestación deservicio,

PROFESIONAL

Profesional en ciencias de la información, Administración deDocumentos, Ingeniería de Sistemas o electrónico, con experiencia enprocesos de organización de archivos y de soporte técnico eninformática mínimo de tres (3) años.

TECNICO

COMPETENCIAS LABORALES REQUERIDAS

COMPETENCIA CONDUCTAS ASOCIADAS

Mínimo 3 Competencias

ConfidencialidadResponsabilidadToma de decisiones

-Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.-Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.- participa en la toma de decisiones basadas en procedimientos y/o experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo.


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Documentalistas, archivistas, o estudiantes universitarios mínimosexto semestre de sistemas de información y documentación, oingeniería eléctrica con experiencia de tres años en procesos deOrganización de fondos acumulados.

DIGITADOR

Requisito mínimo ser bachiller y tener experiencia minina de dos (2)años, en ingreso y procesamiento de inventarios referenciales, basesde datos en varios lenguajes y conocer el lenguaje archivístico.

AUXILIAR DE ARCHIVO

Ser bachiller, y tener mínimo un curso básico de archivo o experienciaen procesos de organización de Fondos Acumulados.

3.2 CONVOCATORIA DE PERSONAL


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Se realiza la convocatoria externa por medio de la prensa y volantes publicitarios para mayor cobertura y asistencia de personal.

3.3 PROVISION DE PERSONAL

Se realizara una base de datos con el fin de lograr el contacto con aspirantes en el cargo de auxiliar de archivo, llegado el caso de una deserción de personal de la empresa y así cubrir la plaza.

3.4 SELECCIÓN DE PERSONAL

INTERARCHIVOS LTDA NECESITA AUXILIARES DE ARCHIVO DE 18 A 30 AÑOS DE EDAD, MINIMO SEIS MESES DE EXPERIENCIA.LLEVAR HOJAS DE VIDA A LA CRA 8 Nº 7-09 LOS DIAS 21,22 Y 23 DE SEPTIEMBREHORARIO: 8:00 AM – 2:00 PM PARA MAYOR INFORMACIÒN COMUNICARSE AL TELEFONO 867 23 25 – 310 8576453


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El proceso de selección de personal se realizara mediante el análisis de la hoja de vida de los aspirantes de acuerdo al siguiente formato:

DATOS PERSONALES

CARGO: Auxiliar de ArchivoNOMBRES:APELLIDOSNºCEDULA: EXPEDIDA:FECHA DE NACIMIENTO: DIA____MES____AÑO______LUGAR DE NACIMIENTOEDAD: SEXO:NºLIBRITA MILITAR: PRIMERA CLASE __

SEGUNDA CLASE __DOMICILIO: CIUDAD:TELEFONO: CELULARASPIRACION SALARIAL:__________________

ESTUDIOS REALIZADOS

TECNICO____ TECNOLOGO____ PROFECIONAL___ OTROS____CUALES___________________________________________

EXPERIENCIA LABORAL

MINIMO SEIS MESES DE EXPERIENCIA

ULTIMO CARGO:

EMPRESA:

TIEMPO LABORADO:

MOTIVO DE RETIRO:

HOJA DE VIDA


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REFERENCIAS PERSONALES

NOMBRES Y APELLIDOS:

OCUPACION:

TELEFONO:

NOMBRES Y APELLIDOS:

OCUPACION:

TELEFONO:

MENCIONE BREVEMENTE ESPECTATIVAS A NIVEL PROFECIONAL, LABORAR Y PERSONAL:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3.5 ENTREVISTA DE PERSONAL

El tipo de entrevista que realizaremos la empresa INTERARCHIVOS LTDA será mixta ya que permite profundizar en las características especificas del candidato. Por ello, permite una mayor libertad y flexibilidad en la obtención de información.

Se realizara con anticipación la preparación de las preguntas y se tendrán en cuenta las que obtengan mayor valoración, se distinguirá al candidato, luego vendrán las preguntas que se han realizado con anticipación hacia el candidato, después se le dará a conocer al candidato lo que podría llegar ser su puesto de trabajo y quizás las labores que este deberá realizar y por último se le agradecerá por su sinceridad y por haber optado por ir a dicha empresa y se le dirá que lo estaremos llamando para darle una respuesta.

PRICIPALES ASPECTOS A EVALUAR

ELEMENTOS DE JUICIO PONDERACION 100%


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PRESENTACION PERSONAL 7%

HABILIDADES DE A FAVOR 10%

EXPERIENCIA LABORAL 13%

PUNTUALIDAD 5%

EMPATIA 5%

OBJETIVOS PROFESIONALES 15%

INICIATIVA 10%

TOMA DE DECISIONES 15%

CONOCIMIENTOS 15%

PRESICION Y CLARIDAD 10%

FORMATO DE ENTREVISTA

CARGO: AUXILIAR DE ARCHIVO

EMPRESA:

OBJETIVO: Obtener información sobre el postulante determinando si si puede ser parte del proceso de ingreso y los pasos restantes.

ENTREVISTADORES: NELLY YURANNY ROJAS GAMBOA NURY FABIOLA ORIGUA ORTIZ

DATOS DEL CANDIDATO:APELLIDOS:NOMBRES:EDAD:PERSONALIDAD


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1. Defínase usted mismo.2. ¿Cuáles son sus objetivos a corto, medio y largo plazo?3. ¿Qué méritos o puntos fuertes le pueden proporcionar ventajas

respecto a otros candidatos?4. ¿Qué aficiones tiene para sus ratos de ocio? ¿En que los ocupa?5. ¿Qué otras aficiones no ha podido desarrollar y aspira a hacerlo en el

futuro?6. ¿Cuáles son sus mejores cualidades? Describa tres principales7. Si tiene que tomar una decisión ¿es impulsivo o reflexivo?8. ¿Cuáles han sido los logros que ha conseguido en sus anteriores

puestos de trabajo?

FORMACION9. ¿Qué estudios realizó y porque los eligió?10.¿Repetiría su elección de estudios si volviera a empezar?

MOTIVOS DE SOLICITUD11.¿Qué piensa que puede usted aportar a nuestra empresa?12.¿Por qué le gustaría pertenecer a nuestra empresa?13.¿En qué piensa que puede usted mejorar trabajando con nosotros?

COMPORTAMIENTO EN EL TRABAJO14.Cómo le gustaría trabajar: ¿sólo? ¿en equipo? 15.¿Prefiere formar grupo con personas con los que previamente tiene

amistad?

3.8 CONTRATACION DE PERSONAL

En nuestro proyecto formativo aplicaremos el contrato a término fijo que tendrá una duración de un año para el cargo de auxiliar de archivo. Este contrato costa de once clausulas a cumplir por parte del empleador y del empleado contratado. Hace mención al valor de la remuneración de la empresa para el empleado. Se formalizara por escrito de la siguiente manera:


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CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO A TERMINO FIJO INFERIOR A UN AÑO

Entre ________________ y _______________ personas mayores y vecinas de esta ciudad, identificadas como aparece al pie de nuestras correspondientes firmas, quienes para los efectos legales se denominan EL EMPLEADOR, la primera, y EL TRABAJADOR, la segunda, acuerdan celebrar el presente Contrato Individual de Trabajo a Término Fijo, por un tiempo de ____________ (indicarse el lapso, que debe siempre ser inferior a 12 meses), regido por las siguientes cláusulas:

PRIMERA: El empleador contrata los servicios profesionales, del trabajador para desempeñar los oficios de ____________ (determinar el cargo, indicando las labores a que se obliga el empleado), a partir del ___________ (establecer día, mes y año), en un horario de ___________ a ____________, labor que desarrollará en __________ (dirección donde se ubica el cargo contratado) de la ciudad de ___________, departamento de ___________, devengado un salario de ________ pesos ($_______) mensuales, pagaderos en _____________ (lugar), el día ____________ de cada mes (o por quincenas, el día ______________ y el día ______________ respectivamente).

SEGUNDA: Son obligaciones especiales del trabajador: a. Colocar al servicio del empleador toda su capacidad normal de trabajo, de manera exclusiva, en el desempeño de las funciones propias del cargo contratado y en las labores conexas y complementarias del mismo, en consideración con las órdenes e instrucciones que le imparta al empleador o sus representantes. b. No prestar directa ni indirectamente servicios laborales a otros empleadores, ni trabajar por cuenta propia en el mismo oficio, durante la vigencia del presente contrato; c. Laborar la jornada ordinaria en los turnos y dentro del horario señalado en este contrato, pudiendo el empleador efectuar ajustes o cambios de horario cuando lo estime conveniente. d. Las demás consagradas en el artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo.

TERCERA: como contraprestación por su labor, el Empleador pagará al Trabajador el salario estipulado, el cual deberá cancelar en la fecha y el lugar indicado, quedando establecido que en dicho pago se halla incluida la remuneración correspondiente a los descansos dominicales y festivos de que tratan los artículos 172 a 178 del Código Sustantivo del Trabajo.

CUARTA: El trabajo suplementario o en horas extras, así como todo trabajo en domingo o festivo en los que deba concederse descanso, será remunerado conforme a la Ley, al igual que los respectivos recargos nocturnos. Es de advertir que dicho trabajo debe ser autorizado por el empleador o sus


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representantes, para efecto de su reconocimiento y pago.

QUINTA: Son justas causas para dar por terminado unilateralmente el presente contrato, por cualquiera de las partes, las expresadas en los artículos 62 y 63 del Código Sustantivo del Trabajo, en concordancia con las modificaciones introducidas por el artículo 7º. del decreto 2351 de 1965.

SEXTA: Aunque el lugar de trabajo es el indicado en este contrato, las partes pueden acordar que el mismo se presta en sitio diferente, siempre que las condiciones laborales del trabajador no sufran desmemoria o se disminuya su remuneración o le cause perjuicio. De todos modos, corren por cuenta del empleador los gastos que ocasione dicho traslado.

SEPTIMA: El trabajador desde ahora acepta los cambios de oficio que decida el empleador, siempre que sus condiciones laborales se mantengan, se respeten sus derechos y no le causen perjuicios.

OCTAVA: Podrán las partes convenir, expresa o tácitamente, repartir las horas de la jornada ordinaria en la forma permitida por el artículo 164 del Código Sustantivo del Trabajo, teniendo en cuenta que las secciones de descanso entre las jornadas de trabajo no se computan dentro de la misma, conforme lo prescribe el artículo 167 del mismo código.

NOVENA: Acuerdan las partes fijar como período de prueba los primeros _______ días (tiempo que no es superior a la quinta parte del término del contrato, ni exceder de dos meses). En el caso de existir prórroga o un nuevo contrato entre las partes, se entiende que tampoco existirá nuevo período de prueba. Durante este lapso puede el empleador y/o trabajador darlo por terminado unilateralmente. Vencido el término de duración del contrato, sin que las partes lo hayan dado por terminado, se torna indefinido, siempre que subsistan las causas que lo originaron y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá dar por terminado unilateralmente este contrato, comunicando por escrito su decisión al empleador, con antelación no inferior a treinta (30) días. En caso de no producirse tal aviso, o de hacerlo en un término inferior al establecido, deberá el trabajador a favor del empleador, a título de indemnización, el equivalente a treinta (30) días de salario o proporcional al tiempo que falte, suma deducible de sus prestaciones sociales.

DECIMA: El presente contrato reemplaza y deja sin efecto cualquier otro contrato verbal o escrito, que se hubiera celebrado entre las partes con anterioridad.

UNDECIMA: Cualquier modificación al presente contrato debe efectuarse por escrito y anotarse a continuación de su texto.


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Para constancia se firma por las partes intervinientes, en la ciudad de ___________, departamento de _________, a los __________ días del mes ____________ del año ______________.

EL EMPLEADOR

C.C. No. __________ De _________________

EL TRABAJADOR ________________ ________

C.C. No. _______ ______de _______________

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3.7 EVALUACION DE DESMPEÑO PARA AUXILIAR DE ARCHIVOEMPRESA: INTERARCHIVO LTDA

Para evaluar el desempeño de nuestros auxiliares de archivo implementaremos una prueba en la cual se medirán resultados de acuerdo a los conceptos de la evaluación:

De 1-3 deficienteDe 4-6 Aceptable De 7 – 10 excelente

Se tendrán en cuenta los puntajes más bajos para realizar un plan de mejora y luego de este plan se desarrollara una nueva evaluación más avanzada para determinar si se está cumpliendo o no el plan de mejora y determinar si se puede continuar o definitivamente esa persona no está dando resultados óptimos para la empresa.


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Habilidades


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Concepto Calificación ComentariosIniciativa Creatividad Adaptabilidad (temas, grupos, funciones)

Potencialidad – Capacidad de Aprendizaje

Carisma Compromiso hacia el equipo

Manejo de conflictos Manejo y optimización del grupo

Coordinación Toma de decisiones

Resumen de la Evaluación

Concepto CalificaciónDesempeño Actitud Habilidades

Describa las principales fortalezas

Describa las oportunidades de mejora detectadas


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CONCLUSIONES

Los fondos documentales acumulados exigen implementar estrategias y herramientas administrativas que permitan su organización, las cuales deben involucrar a todos los miembros de la organización, especialmente a los directivos para conseguir el aval y tener el respaldo estratégico fundamental para el desarrollo de una propuesta de este alcance.

En la planificación de un fondo documental acumulado debe involucrarse una administración encargada de garantizar que el archivo tenga una infraestructura física, administrativa y organizacional que corresponda con las necesidades de la organización y del mismo archivo.

Se debe propender por involucrar y sensibilizar a todos los funcionarios sobre la importancia del archivo para la organización, además de ser un instrumento para la administración, donde se encuentra el testimonio de las actuaciones administrativas, productivas y económicas indispensable para la toma de decisiones, es la memoria de la entidad, en los cuales se registran todas sus operaciones.


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BIBLIOGRAFIA

BLOGG PROYECTO

http//wwwinterarchivosltda.blogspot.com


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