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INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO-VIGENCIA-2016

OFICINA DE CONTROL INTERNO


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I. INTRODUCCIÓN

La Oficina de Control Interno (OCIN) de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) evaluó la implementación y mantenimiento del Sistema de Control Interno en la entidad, para la Vigencia 2016, en el marco de las normas MECI 1000:2014 (Decreto 943 de 2014) y las Normas Técnicas de Calidad para Gestión Pública NTCGP1000. Lo anterior con base en los resultados de la encuesta anual del estado del Sistema de Control Interno de las entidades públicas que el Departamento Administrativo de la Función Pública dispuso su diligenciamiento a través de las circulares externas No. 21 de 20161 y 003 del 07 de febrero de 20172, dentro de la coordinación y lineamientos que en materia de Control Interno le competen y en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1083 de 2015, artículo 2.2.21.2.2, literal c)3. Igualmente, la Función Pública indicó en las circulares antes mencionadas que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018”, integró en un sólo Sistema de Gestión los de la Calidad (Ley 872 de 2003) y de Desarrollo Administrativo (Ley 489 de 1998) y ordenó articularlo con el Sistema Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998, lo anterior con el fin de dotar a las entidades de una herramienta que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de las mismas. En consecuencia, la OCIN presenta el siguiente informe que contiene los avances en el desarrollo de cada uno de los módulos que integran el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y las recomendaciones para su mejora, lo que redundará en una eficiente, eficaz y efectiva gestión de la Corporación.

1 DAFP. Circular Externa No.100-21-2016 2 DAFP. Circular Externa No. 003-2017 3 Decreto 1083 de 2015, artículo 2.2.21.2.2, literal c):“Los Representantes Legales y Jefes de Organismos de las entidades a que se refiere el artículo 2.2.21.1.2 del presente decreto, son responsables de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen la correcta aplicación y utilización de las políticas y normas constitucionales y legales en materia de control interno. Así mismo, remitirán al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, antes del 28 de febrero, copia del Informe Ejecutivo Anual que contenga el resultado final de la evaluación del Sistema de Control Interno, documento que servirá de base para el Informe que sobre el avance del Control Interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República.”


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1. DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA

Para la elaboración del presente informe se tuvo en cuenta el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 2014 y los resultados de las auditorías, los seguimientos, especialmente al Plan de Mejoramiento, resultado de indicadores de gestión, riesgos, información financiera, informes de gestión de los procesos, los informes de ley y los Informes Pormenorizados realizados en la vigencia 2016.

Aplicación de la Encuesta. La Encuesta para la Evaluación Independiente del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), fue diligenciada por la Oficina de Control Interno, con el fin de evaluar los avances en el desarrollo, mantenimiento de cada uno de los módulos que lo componen, así como de su eje transversal “Información y Comunicación”.

Elementos del Informe: La encuesta MECI se encuentra en los siguientes grupos: A) Entorno de Control B) Información y Comunicación C) Seguimiento D) Direccionamiento Estratégico E) Administración del Riesgo Así mismo, se diligenció la encuesta correspondiente al Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión, Furag preparatorio, el cual tiene como finalidad preparar a las entidades en el nuevo esquema de medición de las políticas de Desarrollo Administrativo, y que en atención a los lineamientos de la Función Pública, no generará calificación.

2. OBJETIVO

Evaluar el Sistema de Control Interno de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) durante la vigencia 2016.

3. ALCANCE DEL INFORME

Los resultados plasmados en el presente documento, cubren operaciones realizadas entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2016.


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4. MARCO LEGAL Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno

en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Decreto 1826 de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993. Ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Decreto Único 1083 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública, (disposición que compila los decretos 2145 de 199, 2539 de 2000 y 943 de 2014, entre otros).

Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). Circular Externa No. 21 de 2016 del Departamento Administrativo de la Función

Pública, Evaluación Modelo Estándar de Control Interno y Modelo Integrado de Planeación y Gestión vigencia 2016.

Circular Externa No. 003 de 2017 del Departamento Administrativo de la Función Pública, Reporte sobre implementación de las Políticas de Desarrollo Administrativo y Modelo Estándar de Control Interno vigencia 2016, a través del formulario de reporte de avance a la gestión.

Cuestionarios diseñados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, para determinar la implementación y desarrollo del MECI a través del aplicativo FURAG. 5. ANTECEDENTES

La Función Pública presentó los resultados de la evaluación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) de la entidad, realizada con corte a 31 de diciembre de 2015, tal como se observa en el siguiente cuadro.

RESULTADOS INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO-VIG 2015

FACTOR PUNTAJE 2015 NIVEL

ENTORNO DE CONTROL 4,77 AVANZADO

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 4,82 AVANZADO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 4,86 AVANZADO

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 4,62 SATISFACTORIO

SEGUIMIENTO 4,34 SATISFACTORIO

INDICADOR DE MADUREZ MECI 92,05% AVANZADO

Fuente: DAFP. Encuesta Modelo Estándar de Control Interno MECI Calidad: Encuesta MECI Calidad.

Conforme lo anterior, la Corporación se ubicó en el Indicador de Madurez MECI del 92,05% que corresponde a nivel AVANZADO; lo cual indica que la Entidad gestiona el modelo de control interno de forma continua y sistemática.

http://mecicalidad.dafp.gov.co/


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II. INFORME EJECUTIVO

La Oficina de Control Interno (OCIN) consideró pertinente contar con el acompañamiento de los responsables de los temas objeto de evaluación, de acuerdo a la estructura del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y factores de evaluación determinados, con fin de cotejar estos resultados con las autoevaluaciones de gestión y de control realizadas por esta dependencia, para lo cual se llevó a cabo el diligenciamiento del formulario en el aplicativo estructurado.

A. Entorno de Control

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), en la vigencia 2016 contó con una Alta Dirección comprometida con la implementación y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión, con el fin de dar cumplimiento a su Misión y Visión, mediante la formulación y adopción del Plan de Acción 2016-2019. Así mismo, se fortaleció la difusión del Código de Ética, implementación de su Plan Institucional de Capacitación y Programa de Bienestar e Incentivos, inducción y reinducción. Igualmente, adelantó las actividades formuladas en el Plan anual de Seguridad y Salud en el Trabajo, del cual se realizó autoevaluación y seguimiento y permitió fomentar la Seguridad y Salud en el trabajo para todos los servidores públicos de la CAR. La Corporación de conformidad con lo estipulado en el artículo 15 de la Ley 909 de 2004, y con el fin de planear el recurso humano y formular políticas, elaboró el Plan Estratégico de Recursos Humanos y Plan Anual de Vacantes, el cual fue adoptado mediante Resolución CAR No. 2160 del 04 de octubre de 2016. En esta resolución se estableció que la gestión del talento humano de la entidad se desarrollará a través de la formulación, adopción, organización, ejecución y evaluación de los siguientes Planes Institucionales: Plan Estratégico de Recursos Humanos. Planes Anuales de: Vacantes, Previsión del Recurso Humano, Capacitación, Bienestar Social, de Incentivos y de Vacaciones. De igual manera, se actualizó el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales, como herramienta administrativa para la adecuada ejecución de las políticas corporativas asociadas con el desarrollo del talento humano institucional, mediante la Resolución CAR N° 1760 de 19 de agosto de 2016, “Por la cual se establece el Manual de Funciones, Requisitos, Competencias Comunes y Competencias Comportamentales por Nivel Jerárquico de los Empleos de la Planta de Personal de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR)”. Se realizaron estudios de verificación de requisitos para el otorgamiento de encargos, como también se estructuró un documento para la duración y terminación de los mismos y los nombramientos provisionales (vacancias definitivas empleos de carrera), de conformidad con la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1083 de 2015, mientras se surte el proceso de selección para la provisión de los empleos de carrera.


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La estructura organizacional de la Corporación está definida y publicada en la página web de la Entidad, en el link: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16986. Así mismo, el Organigrama se encuentra publicado en el link: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=15745.

B. Direccionamiento estratégico El Modelo de Operación por procesos de la Corporación representa gráficamente la estructura, la cadena de valor y la interacción de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación del Sistema Integrado de Gestión Pública (SIGESPU) de la Corporación, de acuerdo con el esquema definido en el mapa de procesos, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas y de esta forma garantiza el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Se cuenta con un Link: “S:\ Procesos y Procedimientos”., que facilita el conocimiento y aplicación de los elementos del Modelo de Operación por Procesos, Políticas de Operación donde se pueden consultar las caracterizaciones de los Procesos del Sistema de Gestión Pública (SIGESPU), los lineamientos, las guías, los procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios, lo que permite identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades, así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios. Durante el período de análisis, se realizaron cambios y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Pública. En el marco de la Auditoria Externa de Seguimiento al Sistema de Gestión HSEQ por parte del Ente Certificador SGS Colombia, se adelantaron actividades sensibilización del Sistema Integrado de Gestión, con el objetivo de ampliar su cobertura y mejorar el nivel de aprehensión a la totalidad de los servidores públicos de la Entidad. Con respecto a la formulación de Plan de Acción 2016-2019, la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca-CAR en el marco de lo definido por el Decreto 1200 de 2004, mediante el cual se determinan los Instrumentos de Planificación Ambiental, y conscientes de la importancia de generar escenarios de diálogo y construcción colectiva, formuló su Plan de Acción 2016 – 2019, con el desarrollo de mesas de trabajo con los diferentes actores que tienen incidencia en el área de su jurisdicción.

Igualmente, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 2.2.8.6.4.2 y siguientes del Decreto 1076 de 2015, realizó invitación a los diferentes actores a participar en la Audiencia Pública para la Presentación del Plan de Acción CAR 2016 – 2019, con el fin de recibir los comentarios, sugerencias y propuestas de ajuste al mismo.

https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16986

https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=15745


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Los proyectos del Plan de Acción 2016 – 2019 están enmarcados en la gestión ambiental por cuenca, como unidad de planificación de la autoridad ambiental, el cual tienen como uno de sus más importantes referentes las Políticas y Estrategias Ambientales que se han adoptado en el sector, ya que la implementación de estas se concreta en el marco de la gestión regional de las entidades ambientales, territoriales, el sector privado y la sociedad. En este sentido, la Corporación aprobó mediante Acuerdo CAR No. 008 del 7 de abril de 2016 el Plan de Acción Cuatrienal 2016-2019, para el área de jurisdicción de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), instrumento que se convierte en la herramienta de planificación mediante el cual se concreta el compromiso institucional trazado para el cuatrienio. El Plan de Acción Cuatrienal, 2016 – 2019, definió veintidós (22) proyectos que contribuirán con la protección y recuperación de los Recursos Naturales a partir de la implementación de políticas, planes, programas y proyectos ambientales que contribuyan al desarrollo sostenible y armónico de la región. De otro lado, la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) definió los mecanismos de Seguimiento, Medición, Análisis y Mejora con el fin de garantizar el logro de los objetivos definidos en la Planeación Estratégica, los Planes de Acción, Programas y Proyectos y de los procesos del Sistema Integrado de Gestión Pública. Entre ellos se encuentran los Indicadores de Gestión que cuentan con las hojas de metodológicas respectivas en las que se definen los objetivos, las fórmulas de cálculo, los rangos de calificación y la periodicidad de la medición. La Corporación presenta el reporte de los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, que son remitidos por las áreas a la Oficia Asesora de Planeación mediante los informes de gestión y a los cuales la OCIN realiza seguimiento y genera las recomendaciones correspondientes. Igualmente, la Oficina Asesora de Planeación (OAP) realizó sensibilización de los conceptos asociados al Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPYG, con el objetivo de ampliar su cobertura y mejorar el nivel de aprehensión a la totalidad de los servidores públicos de la Corporación. Con respecto a las necesidades de los usuarios la Corporación Autónoma Regional De Cundinamarca (CAR), definió en su Plan de Acción 2016 – 2019 la ejecución del proyecto 5 “Cultura del Servicio para Fortalecer la Gestión Ambiental”, cuyo objetivo general es “Mejorar la accesibilidad del ciudadano a los trámites y servicios de la Corporación, para satisfacer las necesidades de información, cumpliendo los lineamientos de la Política Nacional de Servicio al Ciudadano”. En atención a este proyecto la Corporación adoptó mediante Resolución CAR 2396 del 24 de noviembre d e2016 el Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano (PIASC), cuyos principios se basan en el respeto, inclusión, trato digno, accesibilidad, logrando la excelencia del servicio, garantizando el cumplimiento de los derechos y buscando la plena satisfacción de la necesidades y expectativas de los Ciudadanos.


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C. Administración de Riesgos Mediante la Resolución CAR No. 2045 del 30 de septiembre de 2016 se actualizó la Política de Administración de Riesgos de la Corporación, la cual tiene como objetivo proteger a la Entidad de cualquier evento o situación indeseable interna o externa, que ocasionen el incumplimiento de la misión y objetivos institucionales. Conforme lo anterior, se hace necesario realizar jornadas de socialización y sensibilización para que la política sea aplicada como la herramienta para la valoración de los riesgos. Para esto es indispensable contar con la participación de los procesos y el impulso necesario de todos los líderes de proceso. De otro lado, este tema debe ser tenido en cuenta dentro de las estrategias de sensibilización establecidas en el plan de trabajo de mejoramiento del Sistema. La Entidad cuenta con el Procedimiento Administración de Riesgos GSG-PR-05, el cual describe la metodología, pasos y responsabilidades para detectar, analizar, valorar, administrar y eliminar las causas de los riesgos potenciales de los procesos con el objetivo de prevenir su materialización. Describe, igualmente, los pasos a aplicar para realizar el seguimiento y evaluación de la eficacia de las acciones tomadas. También, en el marco de la Ley 87 de 1993, el Decreto 1537 del 26 de julio de 2001, el Decreto 943 del 2014 y en cumplimiento de los principios de la función administrativa y transparencia de la gestión se realizó ajuste de los mapas de riesgos a la versión orientada en la guía de administración de riesgos del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), de acuerdo con los parámetros de evaluación establecidos por este departamento, según los cuales se deben incluir los niveles de aceptación o tolerancia al riesgo, los niveles para calificar el impacto en los procesos, los responsables del monitoreo y seguimiento a los mapas de riesgo y la periodicidad del seguimiento, según los niveles de riesgo residual, respondiendo a la filosofía de mejora continua a partir del conocimiento de mejores prácticas y el análisis situacional de cada proceso. En la definición, documentación y formalización de los mapas de riesgos administrativos y de corrupción se realizó el análisis y la valoración de los riegos identificados, confrontando los resultados de la evaluación con los controles preventivos y correctivos existentes y definiendo las acciones que contribuyen a la mitigación de riesgos, de acuerdo con las valoraciones y resultados del análisis realizado. Adicionalmente, se formularon y publicaron los Riesgos de Corrupción, de acuerdo con las directrices emitidas por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2" y se realizó el seguimiento a las actividades previstas en el Plan Anticorrupción, atendiendo las fechas establecidas para tal fin.

D. Información y Comunicación La Corporación actualizó la Imagen Corporativa de la Entidad, con el fin de ser utilizada en todos los mensajes visuales, impresos, audiovisuales, digitales y tridimensionales que


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produce la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR), entre otros aspectos, cambia el eslogan a: “Protección Ambiental… Responsabilidad de Todos”. Igualmente, la Corporación cuenta con el Procedimiento Administración Página Web y Redes Sociales, el cual tiene como objetivo administrar la página Web y las redes sociales activas de la CAR con el fin de mantener sus contenidos actualizados y brindar acceso eficiente a los usuarios internos y externos. Además, cuenta con canales de comunicación apropiados para la recepción de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias, tiene un sistema de registro adecuado en donde se puede realizar la trazabilidad de las mismas, de igual forma, tiene implementado formatos electrónicos que facilita la presentación de las mismas por parte de los usuarios y garantiza el seguimiento de los diferentes trámites radicados en la entidad. La Corporación tiene implementados tres (3) canales de recepción de peticiones las cuales corresponden a: 1. Atención Personalizada: Los usuarios CAR tienen a su disposición atención

personalizada por profesionales idóneos a través del Servicio de Atención al Ciudadano (SAC) de las 14 Direcciones Regionales y del nivel central. (Ver direcciones y teléfonos en la página web www.car.gov.co, y en la Línea Telefónica gratuita 01 8000 915 317 - 01 8000 913606).

2. Radicación Escrita: Los usuarios tienen la oportunidad de presentar documentos en

el SAC de las 14 Direcciones Regionales o a través del área de Gestión Documental ubicado en la sede central de la Corporación en la carrera 7 No. 36-45.

3. Medios Electrónicos: Con el propósito de brindar información y de atender las

peticiones de los usuarios CAR, la Corporación cuenta con los siguientes medios electrónicos disponibles de forma permanente: Página Institucional: www.car.gov.co, y en el Correo Electrónico Institucional: [email protected].

CANAL MEDIO

Correo electrónico [email protected]

PQRS Sitio web https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=16636

VITAL4 4 https://www.car.gov.co/index.php?idcate

goria=26290

La atención al usuario y el seguimiento a Derechos de Petición en la CAR se desarrolla bajo lo establecido en el Procedimiento GSC-PR-02, cuyo objetivo es: “Brindar una

4 La Ventanilla Integral de Trámites Ambientales en Línea (VITAL) es una herramienta administrada por ANLA y el Sistema Administrador de Trámites Ambientales de La Corporación, que busca que los usuarios tengan acceso vía web para realizar los trámite de licencias y permisos ambientales y colocar quejas y denuncias por infracciones contra los recursos naturales.

mailto:[email protected]


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atención, adecuada y oportuna a los Derechos de Petición presentados a la Corporación, según los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad”. Igualmente, cuenta con mecanismos e instrumentos para la recepción, registro y atención de las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos de los ciudadanos, tales como: Procedimiento GDO-PR-01 “Seguimiento Archivo de Gestión, Transferencias y SIDCAR Administración del Archivo Central e Histórico”; GDO-PR-02 “Distribución Documentos Internos Sede Central”; GDO-PR-03 “Organización Archivos de Gestión”; GDO-PR-04 “Recibo de Comunicaciones Externas”; GDO-PR-05 “Envió Comunicaciones Externas”; GDO-PR-06 “Operación y Manejo Buzón Correo Electrónico Certificado de salida”; GDO-PR-07 “Elaboración, Implementación y Actualización de TRD”. Además, en el procedimiento de atención y seguimiento a derechos de petición, la entidad establece que los ciudadanos pueden presentar la petición en el SAC, “de manera verbal o escrita mediante el uso de canales de comunicación tales como: contacto telefónico o atención personalizada en 15 puntos uno en la Sede Central y en las 14 Direcciones Regionales, como también radicar correspondencia, vía fax, registro de petición en portal web institucional o comunicación digital al buzón de correo electrónico: [email protected]” (Tomado de informe Pqrs), liderada por Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano DCASC, área encargada de dar orientación sobre los trámites y servicios de la Entidad. La CAR cuenta con información física publicada en lugares visibles, diferentes al medio electrónico como: Horarios de atención, Localización física Sede Central, Canales de atención, Carta de Trato Digno, correo de contacto con la Corporación, noticias. Igualmente, existe una sección en página web identificada como “Transparencia y Acceso a la Información Pública” en la cual se encuentran linkeados los requerimientos según normatividad. En atención, a las disposiciones de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014 y de su Decreto reglamentario 1081 de 2015, es necesario adoptar el documento de caracterización de ciudadanos, que permita la planeación e implementación de estrategias orientadas hacia el mejoramiento de la relación usuario – entidad pública. Así mismo, la Entidad formuló Políticas de Seguridad Informática orientadas a proteger la información, el uso apropiado de los equipos de cómputo, el manejo eficiente de los servicios de Internet, correo electrónico, Intranet, las cuentas de usuario y la seguridad física, entre otros, dando a los servidores públicos lineamientos para la adecuada utilización de dichos recursos. De otro lado, de acuerdo con el marco de interoperabilidad de la Estrategia Gobierno en Línea, la Corporación obtuvo certificación de nivel 3 en el cumplimiento de interoperabilidad GEL. De los 26 trámites identificados se publicaron veintidós (22) en el Sistema Único de Información y Tramites (SUIT) y en la página web de la Corporación, pertenecientes de manera exclusiva al proceso Misional de Autoridad Ambiental. Así mismo, se compartió información de la Corporación con el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible para la implementación de la Ventanilla Única de Trámites ambientales VITAL (enlace en página web) y demás ventanillas ambientales.

mailto:[email protected]


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En el componente de rendición de cuentas la Corporación realizó todas las actividades previstas en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano 2016, fortaleciendo la interacción con la ciudadanía y la publicidad de la información de la gestión institucional. En el marco general de la política nacional fijada en el Conpes 3654 de 2010 "Política de rendición de cuentas de la Rama Ejecutiva a los ciudadanos", es necesario revisar que la estrategia de Audiencias Públicas contenga los lineamientos metodológicos y contenidos mínimos definidos en el artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y las indicaciones señaladas en el Manual que Rendición de Cuentas que deben seguir las entidades del orden nacional y territorial para diseñar su estrategia de Rendición de Cuentas5. La Corporación cuenta con un procedimiento de Audiencias Públicas que tiene como objetivo “Permitir que la comunidad en general participe en los procesos de construcción democrática del Plan de Acción que desarrollará la entidad en un periodo de gestión, generar un espacio de encuentro, reflexión e información a la ciudadanía sobre los resultados de la gestión en un periodo, sometiéndose al control social, esto es a la revisión pública y evaluación de la ciudadanía sobre la gestión desarrollada”. En atención a Políticas archivísticas la Corporación modificó las tablas de retención documental, de acuerdo a las recomendaciones generadas por el Archivo General de la Nación y acorde con la nueva estructura de la Entidad establecida por el Acuerdo 22 del 2014.

E. Seguimiento El Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014 en el numeral 2.1.1. establece “La Autoevaluación comprende el monitoreo que se le debe realizar a la operación de la entidad a través de la medición de los resultados generados en cada proceso”, para lo cual la OCIN adelantó las diferentes actividades desde su rol de evaluador independiente, observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la Entidad, sirviendo como parte interesada en busca de la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión Pública (SIGESPU). Dentro del proceso de Medición, Seguimiento y Mejora se dio cumplimiento al plan de trabajo fijado por la Oficina de Control Interno para la vigencia 2016 de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 87 de 1993, sus Decretos Reglamentarios 2145 de 1999 y 1537 de 2001, y demás normas legales concordantes, herramienta que ha permitido dar cumplimiento a los objetivos propuestos, con un enfoque hacia el mejoramiento continuo. La OCIN de acuerdo con los procedimientos “MSM-PR-05 Seguimiento” y “MSM-PR-01 Auditorias” realizó la evaluación de los riesgos, seguimiento al Plan de Acción, indicadores y Planes de Mejoramiento del SIGESPU, de lo cual generó observaciones y recomendaciones, así mismo, invitó a los líderes de procesos a que, junto con los

4 Departamento Nacional de Planeación. Consejo Nacional de Política Económica y Social. “Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos”. Documento Conpes 3654 de 2010. Disponible en: http://ebookbrowse.com/documento-conpes-3654-de-2010-rendici%C3%B3n-de-cuentas-a-la-ciudadan%- C3%ADa-pdf-d75195182 (21/03/2012).


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funcionarios que participan del proceso evalúen la existencia de controles y su efectividad en el proceso, con el objetivo de que esta autoevaluación permita el cumplimento de los planes, metas y objetivos previstos. También, exhortó a los líderes de proceso para que en conjunto con los miembros de su equipo de trabajo, programen reuniones periódicas, en las que se realicen ejercicios de autoevaluación, y que a través de estas se genere una disciplina al interior de los procesos. El Seguimiento del Plan de Acción Cuatrienal se realizó mediante el monitoreo a los indicadores y cumplimiento de las metas planteadas en el mismo, se corroboraron las evidencias y soportes derivados de las actividades, las cuales soportan el cumplimiento de las tareas propuestas para las diferentes metas, generando recomendaciones a los líderes de las metas y exhortándolos a fortalecer las acciones tendientes a efectuar control y seguimiento permanente, con el fin de fomentar las políticas de autoevaluación y tomar decisiones frente a las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora a implementar. Adicionalmente, se sugirió fortalecer los instrumentos de seguimiento a la planeación (Plan Contractual, P.A., Seguimiento y Ejecución de los Proyectos de Inversión), con el objetivo de mejorar los niveles de ejecución contractual, presupuestal y física de las metas, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1,2,1 del MECI Planes, programas y proyectos "…Este proceso plantea la necesidad de analizar desafíos y oportunidades que entrega un entorno cambiante, al tiempo que requiere estar atento a la realidad interna y circunstancias particulares de las entidades, con el fin de alcanzar procesos de planeación eficaces y que puedan materializarse de la mejor manera, permitiendo alcanzar las metas y resultados previstos… ". La Oficina de Control Interno (OCIN) efectuó el monitoreo y la evaluación independiente del cumplimiento de la Metodología de Administración de Riesgos y su impacto en la gestión de la Entidad, para lo cual generó un informe en el que se reportó a los responsables de los Procesos, las debilidades y fortalezas en cuanto a la identificación, análisis, valoración de controles y acciones de mitigación relacionadas con el desarrollo de las actividades en cumplimiento de los objetivos del proceso y el direccionamiento estratégico de la Entidad. Además, evaluó la gestión de los procesos utilizando una metodología de calificación en términos de eficacia, entendida como el grado en que se realizan las actividades para el cumplimiento de los objetivos y/o resultados planificados, en este caso, se evaluó que cada proceso haya cumplido con la identificación de los riesgos, análisis de los riesgos, valoración de controles, así como también con el establecimiento de planes de mitigación y el respectivo seguimiento y/o monitoreo. Se generaron algunas recomendaciones que deben ser acogidas por los líderes de los procesos, como: Que los líderes de los procesos involucren a sus equipos de trabajo en esta etapa de la administración del riesgo, ya que son ellos quienes aplican los controles y pueden dar


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cuenta de su efectividad y establecer, eliminar o actualizar controles respecto de su efectividad en la mitigación de los riesgos. Fortalecer el proceso de seguimiento y control, verificando el resultado de evaluación e implementar las correcciones y acciones de mejora. Así mismo, efectuó visitas de asesoría o acompañamiento a las diferentes Direcciones Regionales y áreas en general, producto de ello generó sugerencias y recomendaciones tendientes a fortalecer los procesos y a la consecución de los resultados esperados. De igual modo, la OCIN, interesada en promover la cultura de Autocontrol emite mensajes referentes a la autoevaluación, con el propósito de fomentar la mejora continua. Por otra parte, en cuanto a indicadores en los diferentes informes la OCIN manifestó que se presentan debilidades en la consolidación de los datos enviados por las áreas, por lo cual exhortó a realizar análisis y depuración de los indicadores, así como fortalecer y mejorar los mecanismos e instrumentos relacionados con el Análisis de Datos en lo referente a que las mediciones que arrojan los indicadores permitan tomar decisiones que conduzcan a la mejora de la gestión, ya que la finalidad el indicador no debe limitarse únicamente a evaluar el cumplimiento de la meta, este debe orientarse también a evaluar la gestión adelantada para el logro de la meta propuesta, con fin de monitorear avances, detectar inconsistencias y tomar los correctivos que correspondan. Se generó recomendación a los líderes de proceso con relación a que se evalúen los criterios para establecer los objetivos del indicador, ya que en algunos casos se identificó que no están encaminados a lograr el cumplimiento de los objetivos de los procesos. Además, analizó y evaluó la información consignada en las hojas metodológicas y el cuadro consolidado de los Indicadores Mínimos de Gestión que se reporta al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS) y presentó resultados de los mismos en el marco de la Resolución 964 de 2007 al Comité de Control Interno, en el cual se verificó el cumplimiento de la meta asignada. En desarrollo del artículo 13 de la Ley 87 de 1993 el cual establece que: “Los organismos y entidades que se refiere el artículo 5 de la presente Ley, deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización”, en este sentido, el 29 de marzo y 09 de septiembre de 2016, se adelantaron reuniones de Comité de Coordinación de Control Interno; entre otros aspectos, se efectuó la presentación de seguimiento a los compromisos registrados, seguimiento a los compromisos de la Revisión por la Dirección (RV), se presentaron los informes y recomendaciones por parte de la Oficina de Control Interno para el mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno en la Entidad de conformidad con las normas vigentes. De igual manera, producto de la gestión desarrollada por la Oficina de Control Interno se emitieron informes de ley a entes de control donde permitieron dar a conocer los resultados del Sistema de Control Interno en la entidad.


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Por otro lado, la CAR realizó de manera periódica Comités Directivos donde la Alta Dirección realiza evaluación y seguimiento a los controles, a la gestión institucional, a los proyectos de inversión, a la contratación, entre otros temas, que permitieron tomar decisiones para alcanzar los objetivos y metas institucionales de conformidad con el Plan de Acción de la vigencia. El seguimiento al Sistema de Control Interno de la Corporación se realizó a través de las auditorías ejecutadas por la Oficina de Control Interno, con el propósito de identificar las oportunidades de mejora a la gestión y contribuir al logro de los objetivos institucionales. La Corporación cuenta con el Procedimiento de Auditorías MSM-PR-01. El objetivo de este Procedimiento “es programar, planificar, ejecutar e informar los resultados de las auditorías al Sistema Integrado de Gestión Pública y demás sistemas de gestión implementados en la Corporación”. Así mismo, se ejecutó el Programa Anual de Auditorías vigencia 2016, en el cual se verificó el marco legal aplicable, cumplimiento legal, riesgos, indicadores, planes de mejoramiento, efectividad de los controles, entre otros; también, se informaron los resultados de las auditorías internas a los líderes de los procesos y al Comité de Coordinación Control Interno para que se implementaran las correcciones, acciones correctivas y preventivas a que haya lugar. La Corporación construyó el procedimiento MSM-PR-03 Formulación Planes de Mejoramiento, con el objetivo de establecer la metodología para realizar el análisis de causa raíz y formular las acciones correctivas y preventivas, así como las actividades necesarias, para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales para prevenir que las mismas vuelvan a ocurrir y de esta forma reducir los riesgos y mejorar en el Sistema de Control Interno. De la auditoría regular realizada por la Contraloría General de la Republica (CGR) a la vigencia 2015 resultaron 63 hallazgos, sobre los cuales la entidad se pronunció y formuló el respectivo Plan de Mejoramiento. En cuanto al seguimiento a Planes de Mejoramiento, la OCIN envió requerimientos a las diferentes áreas para que reporten el cumplimiento y avance de este instrumento y a la vez envíen los soportes de las actividades cerradas. Así mismo, los diferentes enlaces realizaron acompañamiento y asesoría en el seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos, de acuerdo con las fechas de cumplimiento y actividades establecidas. Igualmente, exhortó a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos, dentro de los tiempos programados y que permitan solucionar de fondo las deficiencias, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 2,3 Planes de Mejoramiento del Manual Técnico del MECI. La OCIN realizó monitoreo y seguimiento a la efectividad de las acciones propuestas en el Plan Único de Mejoramiento Institucional (PUMI), para subsanar los hallazgos, atendiendo lo fijado en el instructivo MSM-PR-03-GI-01. Informe que fue remitido a los líderes de Proceso, en el cual se generaron recomendaciones tendientes a implementar acciones


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internas con el fin de subsanar la recurrencia y fortalecer el seguimiento y control por parte de los responsables de las acciones y dueños del proceso. De otro lado, en octubre de 2016 se efectuó la auditoria externa realizada por SGS Colombia S.A., convalidando la conformidad de los Sistemas de Gestión implementados y certificados por la Entidad frente a los requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007; como resultado, recomendaron la continuidad de los sellos que avalan la buena gestión, implementación y mantenimiento de los Sistemas antes mencionados. Con relación a las Políticas Contables la CAR entregó oportunamente los informes y reportes contables que deben presentarse ante el Representante Legal, la Contaduría General de la Nación, los organismos de inspección, vigilancia y control y a las demás partes interesadas. Adicionalmente, la entidad identificó los riesgos asociados al proceso contable, no obstante, se evidencia que no se cuenta con una instancia superior que asesoré sobre los riesgos contables. Se sugirió que se incluyan estos riesgos en el Manual de Políticas Contables el cual debe ser revisado y actualizado ya que no está controlado dentro del Sistema de Gestión de la Corporación. Por otra parte, es pertinente que la Dirección Administrativa y Financiera (DAF) imparta a aquellas dependencias proveedoras de la información contable los lineamientos que deben cumplir, así como que se determine cuáles son los soportes que se deben remitir como insumo de la información contable, haciendo énfasis que se debe remitir dentro de tiempos al área de contabilidad. Finalmente, en el Sistema de Control Interno de la Entidad se evidencian avances positivos en los módulos de control tanto en planeación como evaluación y seguimiento de actividades; Igualmente, se observó un trabajo constante y persistente por parte de la Corporación para obtener la conformidad de los sistemas implementados por la Entidad frente a los requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 el cual condujo a la Certificación del Sistema integrado de Gestión Pública SIGESPU.

OPORTUNIDADES DE MEJORA En atención, a las disposiciones de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso

a la Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014 y de su Decreto reglamentario 1081 de 2015, es necesario adoptar el documento de caracterización de ciudadanos, que permita la planeación e implementación de estrategias orientadas hacia el mejoramiento de la relación usuario – entidad pública.

En el marco general de la política nacional fijada en el Conpes 3654 de 2010 "Política de rendición de cuentas de la Rama Ejecutiva a los ciudadanos", es necesario revisar que la estrategia de Audiencias Públicas contenga los lineamientos metodológicos y contenidos mínimos definidos en el artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y las indicaciones señaladas en el Manual que Rendición de Cuentas


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que deben seguir las entidades del orden nacional y territorial para diseñar su estrategia de Rendición de Cuentas.

Realizar análisis y depuración de los indicadores, así como fortalecer y mejorar los mecanismos e instrumentos relacionados con el Análisis de Datos en lo referente a que las mediciones que arrojan los indicadores permitan tomar decisiones que conduzcan a la mejora de la gestión. Así mismo, que se evalúen los criterios para establecer los objetivos del indicador, ya que en algunos casos se identificó que no están encaminados a lograr el cumplimiento de los objetivos de los procesos.

Con relación a la Política de Administración de riesgos es necesario realizar jornadas de socialización y sensibilización para que la política sea aplicada como herramienta para la valoración de los riesgos. Para esto es indispensable contar con la participación de los procesos y el impulso necesario de todos los líderes de proceso.

Incluir los riesgos del proceso contable en el Manual de Políticas Contables el cual debe ser revisado y actualizado ya que no está controlado dentro del Sistema de Gestión de la Corporación.

Por otra parte, es pertinente que la Dirección Administrativa y Financiera (DAF) imparta a aquellas dependencias proveedoras de la información contable los lineamientos que deben cumplir, así como que se determine cuáles son los soportes que se deben remitir como insumo de la información contable, haciendo énfasis que se debe remitir dentro de tiempos al área de contabilidad.

ORIGINAL FIRMADO

____________________________________________________ CLAUDIA ROCIÓ SANDOVAL RUIZ

Jefe Oficina de Control Interno

Fecha de elaboración: 23 de febrero de 2017

Elaboró: Gladys Bonilla Pineda Revisó: Oscar Fernando Miranda Miranda Aprobó: Claudia Roció Sandoval Ruiz

informe ejecutivo anual de control interno-vigencia … · ley 87 de 1993, por la cual se...

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