informe definitivo de auditorÍa modalidad … · educativa betulia baja de la vigencia 2015, ......

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES

CÓDIGO

FECHA VERSIÓN PÁGINAS

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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA

MODALIDAD EXPRES

AUDITORÍA EXPRES A LOS FONDOS EDUCATIVOS Y RECURSOS FINANCIEROS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA BETULIA BAJA

INSTITUCION EDUCATIVA BETULIA BAJA

VIGENCIA 2015

ACI-8 Informe Final


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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA

Pereira, Febrero 7 de 2016

INSTITUCION EDUCATIVA BETULIA BAJA

Contralor Territorial ALBERTO DE JESUS ARIAS DAVILA

Equipo Directivo

JUAN DAVID HURTADO BEDOYA CARLOS ANDRES DE LA PAVA ISAZA

ESPERANZA LONDOÑO OCAMPO DORA ANGELA TORRES QUICENO

Equipo Auditor

OSCAR ALEXANDER GONZALEZ HERRERA Profesional Universitario - Coordinador

REINALDO TABARES RUIZ

Profesional Universitario

ADRIANA MARIA POSADA VELASQUEZ Técnico


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TABLA DE CONTENIDO

Pagina

1 CARTA DE CONCLUSIONES 4

2 RESULTADO DE AUDITORIA 7

2.1 ALCANCE 7

2.2 HALLAZGOS 16


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1. CARTA DE CONCLUSIONES

Pereira, Doctor JULIO CESAR LOPEZ HENAO Rector Institución Educativa Betulia Baja Vereda Betulia Baja Pereira, Risaralda Asunto: Carta de Conclusiones La Contraloría Municipal de Pereira, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó “Auditoría Exprés a los Fondos de Servicios Educativos y Recursos Financieros de la Institución Educativa Betulia Baja de la vigencia 2015, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el proceso de contratación. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Territorial. La responsabilidad de la Contraloría Municipal de Pereira consiste en producir un Informe de Auditoría Exprés que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal de Pereira, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Pereira.


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CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Municipal de Pereira como resultado de la “Auditoria Exprés al Fondo de Servicio Educativo y Recursos Financieros de la Institución Educativa Alfredo García Vigencia 2015”, conceptúa que la gestión en el proceso contratación y presupuesto es desfavorable, por cuanto no cumple con los principios evaluados de acuerdo a los objetivos y componente auditados, tal como se detalla:

Ineficiencia y desconocimiento en el manejo de los recursos asignados.

Incumplimiento en los requisitos obligatorios para contratar

Incumplimiento de la publicidad de la contratación en la página del SECOP.

Incumplimiento en la rendición y revisión de la cuenta por inconsistencias en la información rendida.

Deficiente manejo del régimen de contratación.

Debilidades de forma en el archivo y manejo de los expedientes de los contratos

Deficiente planeación en la ejecución de los gastos. PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría Territorial. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Atentamente, _______________________________ ALBERTO DE JESUS ARIAS DAVILA Contralor Municipal de Pereira


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2. RESULTADO DE LA AUDITORIA

2.1 ALCANCE La Contraloría Municipal de Pereira en cumplimiento de su función constitucional y del Plan General de Auditorías de la presente vigencia aprobado mediante la Resolución No. 127 del 8 de junio de 2016, a través del memorando de asignación No. 040-2016 de octubre 26, asignó la realización de la “Auditoría Exprés a los Fondos de Servicios Educativos y Recursos Financieros de la Institución Educativa Betulia Baja de la vigencia 2015, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad (cumplimiento de las normas internas y externas aplicables, y efectividad de los controles en los componentes evaluados, gestión contractual, rendición y revisión de la cuenta, legalidad y programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el área, actividad o proceso examinado. La presente auditoría pretendió dar respuesta a los objetivos específicos definidos dentro del memorando de asignación, los cuales se transcriben a continuación:

Verificar la eficiencia en el manejo de los recursos asignados a los establecimientos educativos por concepto de fondo de servicios docentes cumpliendo con lo establecido por la ley.

Confrontar la información rendida al Ente de Control con la que reposa en el centro docente y verificar la veracidad y consistencia de la misma.

Verificar la existencia y la correcta aplicación del plan de compras.

Constatar la correcta realización de los pagos y recaudos de fondos de servicios educativos por parte del centro docente.

Verificar que los contratos, suscritos por la entidad con los recursos del fondo de servicios educativos, dispongan de los documentos que lo soporten legal y presupuestalmente.

La estrategia general que aplicó el equipo auditor para lograr los objetivos antes citados, se desarrolló de conformidad con el artículo 267° Constitucional, la Ley 42 de 1993, sus reglamentarios y demás normas aplicables al ejercicio de control fiscal fundados en los principios generales de la norma superior, artículo 209° de la Constitución Política de Colombia.


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GESTIÓN CONTRACTUAL La contratación estatal se encuentra principalmente regulada por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, cuyo objeto es disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales, sin embargo, no todas las entidades estatales están sometidas al régimen de esta Ley, ya que tienen un régimen de contratación especial, es el caso de las entidades prestadoras de salud, las empresas de servicios públicos, instituciones educativas, entre otras.

Es así como la contratación estatal aplicable a los Fondos de Servicios Educativos de Instituciones Oficiales se rige por lo establecido en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, en concordancia con la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008, que reglamenta el funcionamiento de los mismos. No obstante, los establecimientos educativos a través de cada Consejo Directivo en su haber, reglamentará la contratación administrativa no más allá de los 20 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV). MUESTRA CONTRACTUAL Para la Institución Educativa Betulia Baja, se revisó una muestra contractual de un tamaño de cinco (05) contratos de prestación de servicios, contratos de suministros y ordenes de suministros, con un nivel de confianza del 90% y un margen de error del 10%, los cuales suman un valor de $14.292.300 que corresponden a las mayores cuantías, arrojando una cobertura en valor del 64.3%

CUADRO No. 1 INSTITUCION EDUCATIVA BETULIA BAJA

SELECTIVO SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORIAS SIA VIGENCIA 2015

Cifras en pesos

Número del

contrato u orden de

suministro

Objeto del contrato u orden de compra

Valor inicial del contrato

Nombre completo del contratista

Fecha suscripción del

contrato

1 PAGO DE FUMIGACION PLANTA FISICA

900,000

MEGA CONTROL DEL EJECAFETERO

2015-01-13

3 ASESORIA CONTABLE DE ENERO DICIEMBRE

4,200,000

JHON FREDY OSPINA LOAIZA

2015-01-30


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Número

del contrato u orden de

suministro

Objeto del contrato u orden de compra

Valor inicial del contrato

Nombre completo del contratista

Fecha suscripción del

contrato

5

COMPRA DE MATERIALES SUMINISTRO PARQUE INFANTIL

6,500,000

FERNANDO FRANCO VEGA/LABORATORIO Y SUMINISTRO DIDACTICOS

2015-05-27

6

COMPRA DE SUMINISTRO DE MATERIAL DE ASEO Y PRIMEROS AUXILIOS

1,092,300

JORGE MARIO ALZATE LEON/INDUSTRIAS QUIMICAS EL LEON

2015-06-04

7

COMPRA DE MATERIALES DE PAPELERIA PARA LA I.E

2,500,000

COMPUTADORES Y SUMINISTROS

2015-05-29

TOTAL 14,292,300

Fuente: Información suministrada por el Área de Tesorería y SIA Misional

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA Se emite una opinión DEFICIENTE, por cuanto en la revisión de los formatos F20_1A_AGR acciones de control a la contratación de sujetos y F20_1B_AGR acciones de control y de conformidad con lo establecido en Resolución No. 197 del 18 de noviembre del 2013 “por la cual se reglamenta la rendición de la cuenta en línea y se unifica la información que se presenta a la Contraloría Municipal de Pereira, que de acuerdo a los criterios de oportunidad, suficiencia y calidad en cumplimiento, obtuvo los siguientes resultados: Oportunidad: La entidad cumple con los plazos establecidos en el aplicativo Sistema Integrado de Auditorias SIA. Suficiencia: Una vez verificada la información rendida, la entidad no diligenció todos los expedientes en el aplicativo SIA. Calidad: Presentó inconsistencias en la información rendida, por cuanto no especifica cuáles son contratos y cuales son órdenes de suministros.


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LEGALIDAD Se emite una opinión DEFICIENTE, por cuanto al revisar y verificar el cumplimiento de la normatividad de contratación y presupuesto vigente para la institución educativa, se evidencio lo siguiente:

En los estudios previos o documentos previos de los contratos no se definen reglas para la constitución de las garantías.

Certificados de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal posteriores al perfeccionamiento del contrato.

REVISION PRESUPUESTO Y EJECUCION DE LOS RECURSOS 2015 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES


MODIFICACIONES PRESUPUESTALES VIGENCIA 2015

Cifras en pesos

Acto Administrativo Fecha Descripción Adición

Adición al presupuesto Acuerdo N° 1 Recursos del Balance

2015/03/12 Mantenimiento 8.815.000,0

SUBTOTAL 8.815.000,0

Adición 2015/09/28 Transferencia SGP- Materiales y suministros.

3.684.515,0

SUBTOTAL 3.684.515,0

GRAN TOTAL 12.499.515,0

Fuente: Información Suministrada por la tesorería y cálculos del Auditor

Durante la vigencia 2015 la Institución Educativa Betulia Baja, presenta adiciones presupuestales por valor de $12.499.515,0 la primera adición se encuentra incorporada al presupuesto en cuantía de $8.815.000, y la segunda por


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$3.684.515,0 correspondiente al Sistema General de Participación, para un total de ingresos aforado vigente de $33.249.515,0

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL INGRESO


EJECUCION PRESUPUESTAL DEL INGRESO VIGENCIA 2015

Cifras en pesos

MODIFICACI

ONESADICIONES

INGRESSOS 3,400,000.0 0.0 17,350,000.0 20,750,000.0 12,499,515.0 33,249,515.0 29,673,579.0INGRESSOS

OPERACIONA

LES 400,000.0 0.0 0.0 400,000.0 0.0 400,000.0 179,764.0COBRO

COMPLEMENT

ARIOS 400,000.0 0.0 0.0 400,000.0 0.0 400,000.0 179,764.0

Certificados y

Constancias 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0

Otros Ingresos 400,000.0 0.0 0.0 400,000.0 0.0 400,000.0 179,764.0EXPLOTACIO

N DE BIENES

Y SERVICIOS 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0Arriendo

(Concecion

Cafeteria) 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0Uso de bienes

y espacios -

Alquiler coliseo 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0

TRASFERENCI

AS 0.0 0.0 17,350,000.0 17,350,000.0 3,684,515.0 21,034,515.0 17,678,815.0

Nacional SGP

Gratuidad 0.0 0.0 17,350,000.0 17,350,000.0 3,684,515.0 21,034,515.0 17,678,815.0

Municipales 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0

RECURSOS

DE CAPITAL 3,000,000.0 0.0 0.0 0.0 8,815,000.0 8,815,000.0 11,815,000.0

Rendimientos

Financieros 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0

Recursos del

Balance 3,000,000.0 0.0 0.0 0.0 8,815,000.0 8,815,000.0 11,815,000.0

DESCRIPCIONRECURSOS

PROPIOS

TRANSFE

RENCIAS

MUNICIPA

LES

TRANSFER

ENCIAS

NACIONALE

S

EJE 2015Aforo

Vigente

INICIAL

2015

Fuente: Información Suministrada por la tesorería y cálculos del Auditor


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La Institución Educativa Betulia Baja presenta un presupuesto inicial aprobado por $20.750.000, durante la vigencia se realizan adiciones por $12.499.515,0 para un total aforado de $33.249.515, de los cuales se ejecutaron $29.673.579, que equivalen al 89.24%, dicha información fue suministrada por la el área de tesorería y contabilidad de la institución educativa. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL GASTO La Institución Educativa Betulia Baja presenta un presupuesto inicial aprobado por $20.750.000, durante la vigencia se realizan adiciones por $12.499.515,0, para un total aforado de $33.249.515 en su presupuesto de gastos, presentando una ejecución deficiente de $22.563.214, que equivalen al 67.86%. La institución educativa aduce que algunos recursos se incorporan al presupuesto al inicio de la vigencia como recursos del balance, debido a que llegan a la entidad finalizando el año y no alcanzan a ser adicionados para ser ejecutados inmediatamente. Sin embargo, se puedo verificar que la última transferencia le llegó a la institución educativa en el mes de octubre, evidenciándose falta de planeación en los rubros de los gastos.


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CUADRO No. 4

INSTITUCION EDUCATIVA BETULIA BAJA EJECUCION PRESUPUESTAL DEL GASTO

VIGENCIA 2015 Cifras en pesos

Nombre Rubro

Presupuestal

RECURSOS

PROPIOS

TRANSFE

RENCIA

MUNICIP

ALES

TRANSFER

ENCIAS

NACIONAL

ES

Ppto Inicial

2015Adiciones

Presupuesto

vigente

Ejecucion

2015

GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO20,750,000.0 0.0 0.0 20,750,000.0 12,499,515.0 33,249,515.0 22,563,214.0

GASTOS DE

PERSONAL5,200,000.0 0.0 0.0 5,200,000.0 0.0 5,200,000.0 4,200,000.0

SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS - HONORARIOS5,200,000.0 0.0 0.0 5,200,000.0 0.0 5,200,000.0 4,200,000.0

Remuneracion por servicios profesionales5,200,000.0 0.0 0.0 5,200,000.0 0.0 5,200,000.0 4,200,000.0

GASTOS

GENERALES

14,650,000.0 0.0 0.0 14,650,000.0 12,499,515.027,149,515.0

18,363,214.0

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS14,650,000.0 0.0 0.0 14,650,000.0 12,499,515.0 27,149,515.0 18,363,214.0

Compra de Equipo muebles y enseres1,000,000.0 0.0 0.0 1,000,000.0 3,684,515.0 4,684,515.0 2,560,000.0

Compra de Equipo maquinaria de oficina700,000.0 0.0 0.0 700,000.0 0.0 700,000.0 0.0

Compra de Equipo computacion y comunicaciones1,000,000.0 0.0 0.0 1,000,000.0 0.0 1,000,000.0 0.0

Compra de equipo Software y licencias1,500,000.0 0.0 0.0 1,500,000.0 0.0 1,500,000.0 0.0

Materiales y suministros4,450,000.0 0.0 0.0 4,450,000.0 8,815,000.0 13,265,000.0 10,857,820.0

Mantenimiento de infraestructura3,750,000.0 0.0 0.0 3,750,000.0 0 3,750,000.0 3,749,400.0

Servicios públicos 530,000.0 0.0 0.0 530,000.0 0.0 530,000.0 383,030.0

Impresos y Publicaciones 220,000.0 0.0 0.0 220,000.0 0.0 220,000.0 178,250.0

Gastos Financieros 350,000.0 0.0 0.0 350,000.0 0.0 350,000.0 318,714.0

H.Comunicaciones y transporte 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0

Inscripciones y participaciones 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0 0.0

L.Realizacion de Actividades deportivas cientificas y culturales. Salidas pedagogicas1,050,000.0 0.0 0.0 1,050,000.0 0.0 1,050,000.0 216,000.0

Otros 100,000.0 0.0 0.0 100,000.0 0.0 100,000.0 100,000.0

GASTOS DE INVERSION900,000.0 0.0 0.0 900,000.0 0.0 900,000.0 0.0

Proyecto Escuela de padres150,000.0 0.0 0.0 150,000.0 0.0 150,000.0 0.0

Proyecto para la educacion medio ambiente150,000.0 0.0 0.0 150,000.0 0.0 150,000.0 0.0

Proyecto utilizacion del tiempo libre150,000.0 0.0 0.0 150,000.0 0.0 150,000.0 0.0

Proyecto de educacion para la sexualidad y valor150,000.0 0.0 0.0 150,000.0 0.0 150,000.0 0.0

Proyecto para la prevencion de desastres150,000.0 0.0 0.0 150,000.0 0.0 150,000.0 0.0

Proyecto comité publicidad150,000.0 0.0 0.0 150,000.0 0.0 150,000.0 0.0 Fuente: Información Suministrada por la tesorería, Secretaria de Educación y cálculos del Auditor


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2.2 HALLAZGOS El informe preliminar se socializó mediante oficio No. 01738 de diciembre 15 de 2016, concediéndole cinco (05) días hábiles para ejercer el derecho de contradicción, cuyo vencimiento corresponde al día 22 de diciembre de la presente anualidad, documento que fue devuelto por la empresa de mensajería porque la institución educativa se encontraba en vacaciones, lo que demoro la respuesta, el cual fue allegado finalmente mediante oficio con radicado interno No. 00175 de enero 23 de 2017. Una vez analizado el derecho de contradicción se establecieron finalmente cuatro (04) hallazgos administrativos para que el rector de la institución educativa tome medidas preventivas y oportunas con el fin de solucionar las situaciones detectadas por el organismo de control, teniendo en cuenta que las observaciones No. 3 y 5 fueron desestimadas. Además los hallazgos identificados con el No. 2 cuenta con incidencia disciplinaria, el No. 4 unificó las observaciones 4, 6 y 7 en uno presunto disciplinario por contemplar la misma deficiencia. Hallazgo No. 1. Expedientes de los Contratos. Administrativo Condición Al momento de la ejecución de la auditoría, se pudo evidenciar que todos los expedientes de los contratos facilitados por el área de tesorería, a pesar de ser de la vigencia 2015 no se encuentran foliados, ni relacionados en un índice o formato de verificación documental de contratos, no se archivan sus comprobantes de egreso u órdenes de pago y no se archivan todos los documentos de manera cronológica. Criterio No se está dando cumplimiento a la Ley No. 594 de julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”, que es de obligatorio cumplimiento para la administración pública en sus diferentes niveles y que le impone el principio de responsabilidad en este sentido a los servidores públicos en cuanto su organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Causa Procedimientos inadecuados, falta de mecanismos de control que no permitieron advertir oportunamente el problema.


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Efecto Se produce el incumplimiento de disposiciones, inefectividad en el trabajo por cuanto los expedientes no se archivan debidamente, se generan registros inexactos y se podría ocasionar pérdida de la información con la que cuenta la institución para soportar el quehacer contractual en ejercicio de su misión institucional. En el derecho de contradicción, la institución educativa planteó “.,..En los expedientes entregados a la funcionaría de la Contraloría se entregó copias de los comprobantes y anexos de los documentos del contratista; pero no se entregaron carpetas completas de la documentación por cada proveedor y es allí que la carpeta que reposa en el archivo está foliada y con una tabla de contenido la cual se anexa como evidencia de que se viene realizando dicho proceso. Con referencia a la forma de archivar los comprobantes de egreso y órdenes de pago, éstos están organizados cronológicamente en una carpeta independiente a la documentación que contiene cada contrato por cada proveedor. En visitas anteriores realizadas por los auditores de Secretaría de Educación nos expresaban que para la parte contable se debe tener de esta forma, y otra carpeta donde está el perfeccionamiento del contrato…” Por lo anterior, el equipo auditor considera que los argumentos planteados no son suficientes para desestimar la observación porque en la visita fiscal no aportaron la documentación requerida, por lo tanto, se consolida un hallazgo con connotación administrativa, con el objeto que se adelanten acciones correctivas al respecto, que busquen solucionar las deficiencias enunciadas por el organismo de control. Hallazgo No. 2. Incumplimiento de la Publicidad de la contratación en la Página del SECOP. Administrativo con incidencia disciplinaria. Condición De la revisión de los contratos, se pudo evidenciar que los contratos identificados con los números 1, 3, 5, 6 y 7, que corresponden a contratos de prestación de servicios, contratos de suministros y órdenes de suministros, no fueron publicados en la página del SECOP. Lo anterior incumple el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.


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Criterio Colombia Compra Eficiente expidió la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013, en donde recordó a todas las entidades del Estado su obligación de publicar de forma oportuna su actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP, además se incumple el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 y 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015. Causa Lo anterior ocasionado por la falta de planeación en la forma que debe incorporarse la información contractual en el SECOP, de tal forma que permita cumplir con los términos establecidos en las normas. Efecto Se denotan falencias en los mecanismos de control y seguimiento a la actualización de procesos en el aplicativo SECOP, lo que se traduce en incumplimiento de disposiciones generales, con la generación de registros incompletos que no garantizan el principio de publicidad. En el derecho de contradicción la institución educativa propone “…Estos contratos por los montos realizados se publican en la cartelera institucional y se socializan en el Consejo Directivo y rendición de cuentas a la comunidad, y al respecto de este tema se vino a pronunciar Secretaría de Educación dando directrices que era a partir del 2016 en adelante, y en efecto se ha venido publicando el Plan de Adquisición que se actualiza a inicios de cada vigencia fiscal. Los contratos que se publican en el Secop son los contratos de mínima cuantía, Ley 80, entre otros, y es así que nuestro presupuesto no alcanza a ser mayor de $23.000.000. El equipo auditor considera que analizado el derecho de contradicción no desestima la observación, por cuanto Colombia Compra Eficiente expidió la Circular Externa No. 1 el 21 de Junio de 2013, en donde recordó a todas las entidades del Estado su obligación de publicar de forma oportuna su actividad contractual en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP–, independientemente del régimen jurídico aplicable, su naturaleza jurídica, o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Lo anterior, teniendo en cuenta que el literal c) del artículo 3 de la ley 1150 de 2011 establece que el SECOP “contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos”. Por tal motivo, las entidades que no se encuentran sometidas al régimen de contratación estatal pero que contratan utilizando dineros públicos, deben publicar todos los contratos, las adiciones, prórrogas, modificaciones o


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suspensiones, cesiones y todos los demás documentos relacionados con la actividad contractual, siempre y cuando utilice dineros públicos. Así las cosas, en el caso particular de las instituciones educativas tienen la obligación de publicar su actividad en el SECOP. Igualmente deberán hacerlo cuando administren fondos de servicios educativos, pero cuando la cuantía del contrato no supere los veinte salarios mínimos mensuales legales vigentes (20 SMMLV), deberán publicar en el módulo de “Régimen Especial” dentro del término establecido para tal efecto, lo que se traduce en un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. Hallazgo No. 4. Contrato de Prestación de Servicios No. 03, Orden de Suministro No. 06 y Contrato de Suministro No. 07. Administrativo con incidencia disciplinaria. Condición En la revisión del contrato de prestación de servicios No. 03 se evidencia que no existen físicamente documentos obligatorios al contrato, tales como: a) Fotocopia de la cedula de ciudadanía, hoja de vida función publica, tarjeta

profesional, certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal por valor de $4.200.000, pólizas, propuestas, antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios, informes de labores, informes de interventoría, ordenes de pago, oficio de designación de supervisión e interventoría, aportes de seguridad social, actas de inicio, de liquidación y recibidos a satisfacción.

En la revisión de la orden de suministro No. 06 no existen físicamente documentos obligatorios, tales como: a) Fotocopia de la cedula de ciudadanía, hoja de vida función publica, póliza de

garantía y afiliación aportes de seguridad social en salud. b) Certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal posteriores al

perfeccionamiento del contrato y acta de inicio. En la revisión del contrato de suministro No. 07 se evidencia el incumplimiento de los siguientes documentos: a) Certificados de requerimientos judiciales, disciplinarios, penales y certificado de

registro mercantil o representación legal posteriores al perfeccionamiento del contrato.

b) No reposa la póliza de garantía. c) No se encuentra certificado de disponibilidad presupuestal y registro

presupuestal por valor de $2.500.000.


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Criterio Incumplimiento de los Decretos 1510 del 2013 “por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública” articulo 34 y 1082 de 2015 “por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional”, Artículo 2.2.1.1.2.3.1, que definieron reglas para la contratación pública, contemplando una serie de requisitos que deberán cumplir las personas naturales y jurídicas a la hora de contratar con el Estado. Respecto a la Ley 734 de 2002 se observa vulneración de los artículos 34 y 35, por parte de los responsables de realizar la contratación. Causa Deficiencias de comunicación entre dependencias y funcionarios; falta de conocimiento de requisitos, falta de mecanismos de seguimiento y debilidades de control que no permitan advertir oportunamente el problema. Efecto Pérdida de ingresos potenciales, inefectividad en el trabajo y gastos indebidos. En el derecho de contradicción la institución educativa anexa “…46 copias de los documentos requeridos. Con referencia a la póliza para la prestación de este servicio, las aseguradoras lo realizan por un monto superior a $ 5.500.000, y al momento de realizarlo el perfeccionamiento del contrato no es una exigencia para contratar una asesoría contable…” “…10 copias de los documentos requeridos. Con referencia a la póliza de garantía no se realizó ya que es un contrato de suministros y se recibe en el momento del pago, y es por un valor no superior a $5.500.000…” “…15 copias de los documentos requeridos. Con referencia a la póliza de garantía no se realizó ya que es un contrato de suministros y se recibe en el momento del pago, y es por un valor no superior a $ 5.500.000…” Con base en lo anteriormente expuesto, se enfatiza que la institución educativa firmó contrato de prestación de servicios, orden de suministro y contrato de suministro sin el lleno de requisitos legales, expidió certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales con fechas posteriores al perfeccionamiento del contrato, en algunos casos expidió CDP y RP con valores menores al valor total del contrato. En la contratación directa la exigencia de garantías establecidas en la sección 3, que comprende los artículos 2.2.1.2.3.1.1 al 2.2.1.2.3.5.1., del Decreto 1082 de 2015, no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos, por lo que se configura y se unifica en un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria y


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se desestimó la incidencia fiscal por cuanto se comprobó que se prestaron los servicios, se recibieron los productos y se cumplió a cabalidad con las funciones asignadas en los contratos y ordenes respectivamente. Hallazgo No. 8. Ejecución presupuestal del gasto. Administrativa Condición La institución educativa para la vigencia 2015 presenta una deficiente planeación en la ejecución de los gastos, debido a que solo ejecuta el 67.86%, de los recursos asignados, dejando sin ejecutar el 32.14%. Criterio Contraviene lo establecido en el Decreto 4791 de 2008 en sus artículos 7, 9, 10, 12 y 13 presupuesto anual, presupuesto de gastos o apropiaciones, ejecución del presupuesto, adiciones, traslados presupuestales y prohibiciones en la ejecución del gasto. Causa Debilidad de control que no permiten advertir oportunamente el problema y falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Efecto Inefectividad en el trabajo y control inadecuado de recursos y actividades En el derecho de contradicción la institución educativa plantea “…debido a la planeación que se tenía presupuestalmente ya que sólo contábamos con un valor inferior a esta cantidad y nos llegó recursos en el mes de octubre a los que se le realizó la Adición Presupuestal que sumados a los recursos que se iban a dejar como recursos del balance para gastos del siguiente año aumenta a este porcentaje; puesto que se pretendía no hacer una contratación a la ligera y sin una programación en el Plan de Compras. De los $ 13.383.298 que se tenían en el mes de octubre, quedaron $ 6.968.587 en el mes de diciembre...” Por lo anterior, se considera que los argumentos planteados no desestiman la observación y por ende, se configura como un hallazgo con connotación administrativo, para que por medio de un plan de mejoramiento se subsane la irregularidad detectada, a la cual el ente de control realizará seguimiento y verificación en posterior ejercicio de auditoría.

informe definitivo de auditorÍa modalidad … · educativa betulia baja de la vigencia 2015, ......

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