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_________________________________________________________ “TODOS SOMOS CONTROL”

“LO HACEMOS BIEN SIEMPRE…” 1

PROCESO AUDITOR INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERN AMENTAL MOD ALIDAD ESPECIAL

LOTERIA DEL TOLIMA

VERSION: 2.0 CODIGO: A01-PR-AUD-009

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL

LOTERIA DEL TOLIMA VIGENCIA 2010

MAYO 2011




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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL MODALIDAD ESPECIAL

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Contralor Departamental: Freddy Camacho Díaz Contralor Auxiliar: Myriam Cecilia Acero Velandia Director Técnico de Control Fraxi Nelly Gerena López Fiscal y Medio Ambiente: Equipo de Auditoria: Luís Raúl Rubio Rojas - Líder José Arturo Corchuelo Guarnizo-Auditor




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TABLA DE CONTENIDO

Página

1 CARTA DE CONCLUSIONES 2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 1 2.1 ACTIVOS 1 2.1.1 Efectivo 1 2.1.1.1 Caja 1 2.1.1.2 Bancos y Corporaciones 1-3 2.1.2 Deudores 3-4 2.1.2.1 Prestación de Servicios 4-5 2.1.2.2 Avances y Anticipos Entregados 5-7 2.1.2.3 Otros Deudores 7-8 2.1.2.4 Deudas de Difícil Cobro y Provisión Deudores 8-11 2.1.3 Propiedades, planta y equipo 11-13 2.2 PASIVOS 13 2.2.1 Cuentas por Pagar 13 2.2.1.1 Transferencias 13-14 2.2.1.2 Acreedores 14-15 2.2.1.3 Sentencias y Conciliaciones 15-16 2.2.1.4 Premios por Pagar 16-19 2.2.2 Obligaciones Laborales 19 2.2.2.1 Cesantías y Vacaciones 19-21 2.2.3 Pasivos Estimados 21-22 2.2.3.1 Reserva Técnica para el Pago de Premios 22-23 2.3 INGRESOS 23-24 2.4 GASTOS 24 2.5 CONTROL INTERNO CONTABLE 24-26 2.6 REVISION CUENTA ANUAL 26-27 3 CUADRO DE HALLAZGOS 28




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1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctor FREDY TORRES CERQUERA Gerente Lotería del Tolima. E.I.C.E La Contralor ía Departamental del Tolima, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272, en concordancia con los artículos 267 y 268 Constitucionales y la Ley 42 de 1993, practicó Auditoria Gubernamental modalidad Especial a la Loter ía del Tolima, por la vigencia f iscal 2010, a los Estados Contables. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad. La responsabilidad de la Contraloría Departamental del Tolima consiste en producir un informe, que con base en las pruebas practicadas y las evidencias obtenidas contenga un concepto objetivo sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditor ía gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditor ía (NIAS) y conforme a las polít icas y procedimientos de auditor ía gubernamental establecidos en el Manual de Fiscalización del Tolima MAFISTOL Versión 2.0. En consecuencia, el proceso auditor se adelantó teniendo en cuenta las fases de planeación, ejecución e informe, de manera que el examen proporciona una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditor ia se adelantó mediante el examen selectivo de los documentos que soportan las operaciones o actividades del proceso auditado, con el f in de verif icar el cumplimiento, razonabilidad de los Estados Contables y procedimientos aplicables, el logro de los objetivos propuestos y la confiabilidad del sistema de control interno. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Dirección Técnica de Control Fiscal y Medio Ambiente. ALCANCE La auditoria a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Auditoría Financiera a los Estados Contables vigencia f iscal 2010. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Departamental del Tolima, como resultado de la auditoria especial adelantada, conceptúa que:




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Permanentemente se identif ican diferencias entre los registros producidos por la Unidad de Contabilidad, a través de las diferentes cuentas y las reportadas por otras Unidades, tales como Tesorería, Loter ías, Recursos Humanos, entre otras. La Unidad de Tesorería no t iene certeza sobre el valor individual de los Rendimientos Financieros generados por cada Certif icado de Depósito de Ahorro a Término. CDT-Premios No Reclamados, de tal manera que se puedan identif icar en los Extractos Bancarios de las Cuentas Corrientes y Ahorro dispuestas para tal f in. En diversas ocasiones se evidencia la violación de la normatividad aplicable para los juegos de Suerte y Azar. La Lotería del Tolima, desde vigencias anteriores al periodo Auditado, presenta una Cartera (Deudores Distribuidores) acumulada, la cual se activa año a año, debido al atraso signif icativo en el Proceso de Legalización de Premios (Lectura), eventualidad que impide establecer certeramente el Saldo Real de la Cuenta Deudores. Es evidente el estado de atraso de la cuenta 2465-Premios por Pagar, en lo concerniente con la no actualización de la Legalización o Lectura de Premios, que se viene presentando desde la vigencia 2005, hasta el 31 de Diciembre de 2010, recurriendo en últimas a Reclasif icar en la subcuenta 24650501-Premios No Reclamados. Es observable el hecho que desde el mes de marzo hasta septiembre y de noviembre a diciembre de 2010, no se haya descargado en los libros auxiliares las respectivas reservas técnicas calculadas que garanticen el pago de premios. El Sujeto de Control, adolece de un módulo de cartera organizado, de tal manera que se cuente con información en línea para establecer a ciencia cierta en un momento determinado los derechos de cobro. No se tienen establecidas políticas formales para el manejo y estimación de la provisión para deudores, circunstancia que deja en liberalidad a la Unidad Contable para estimarla aplicando porcentajes sin elaborar un estudio técnico que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por eventual insolvencia del deudor, análisis que debe efectuarse por lo menos al cierre de cada período contable, contraviniendo lo establecido en la Circular Externa 011 del 15 de noviembre de 1996 de la CGN numeral 5.2.2.

Las funcionarias auxiliares que desarrollan labores dentro del proceso contable, no reúnen requisitos técnicos que permitan determinar calidad y confianza en la gestión contable.

En lo relacionado con la Evaluación del Control Interno Contable, al cierre de la vigencia 2010, con una calif icación del Sistema de 4.63, esta comisión auditora hace las siguientes precisiones:




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Se realizaron preguntas que incluyen variables relacionadas con hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, sin embargo, la respuesta se enfoca a la parte ambiental, quedando las demás variables que tienen que ver con la misión de la empresa (E.I.C.E) sin ser evaluadas.

En ocasiones al identif icar la actividad que genera riesgo, se dejan observaciones puntuales, que al ser evaluadas se les da un puntaje de calif icación alto, el cual no es acorde con la realidad de los hechos.

Producto del análisis efectuado por la comisión auditora a las Notas a los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2010, se solicitó mediante oficio AFLT-002 de fecha 3 de marzo de 2011 a la Sub-Gerencia Administrativa y Financiera, la ampliación de 19 aspectos que fueron tratados superficialmente en las notas explicativas a los estados f inancieros, debido a que las mismas no fueron tratadas explícitamente en el sentido de aclarar las cifras reportadas en el Balance General, por lo tanto la calif icación otorgada (5,0) en el código 1.45, no se ajusta ala realidad.

Las funcionarias que durante la vigencia 2010, estuvieron encargadas de la Unidad de Control Interno realizaron dos (02) auditorias al Area de Cartera, en los meses de Febrero y Diciembre, cuyo Alcance fue el “Seguimiento al Proceso de Registro y Contabilización de las Consignaciones Recibidas por Concepto de Venta de Lotería correspondiente a los meses de Noviembre de 2009 y 2010”, sin notarse suficiencia técnica en dichos estudios. Es de anotar que las demás áreas no fueron visitadas ni evaluadas por la oficina de control interno durante la vigencia 2010. OPINION SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES Nuestra revisión se practicó teniendo en cuenta las normas, postulados y técnicas que orientan el proceso contable. El control incluyó el análisis, evaluación y verif icación de la información f inanciero contable. Por lo anterior, se pudo establecer que:

Durante la vigencia objeto de estudio, al hacer seguimiento a la cuenta Bancos y Corporaciones, se encontró que la subcuenta 111008-Certif icados de Depósito de Ahorro a Término-Premios No Reclamados, cierra con un saldo de $1.276.323.617,88, que al ser cruzado con el auxiliar contable de la subcuenta 246505-Premios No Reclamados, por $1.849.778.546,90, evidencia una diferencia signif icativa de $573.454.929,02.

El saldo contable del Grupo Deudores presenta deficiencias que no reflejan la realidad financiera de la Loter ía del Tolima, en las siguientes cuentas:

1407-Prestación de Servicios, por valor de $1.088.521.389,94.oo, debido a deudas vigentes desde el 2006 hasta el 2010. El saldo inicial que aparece en los auxiliares de la subcuenta 14070301-Deudores Distribuidores Lotería del Tolima, a Enero de 2010, por $1.331.063.853,26, presenta saldos signif icativos de este orden durante todos los meses




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hasta Diciembre. La Cartera (Deudores Distribuidores) acumulada, es activada año a año, debido al atraso signif icativo en el Proceso de Legalización de Premios. 1470-Otros Deudores, por valor de $29.143.212,oo, el seguimiento realizado a las subcuentas 14709001-Beneficencia del Tolima y 14709008-Otros Deudores, desde el 2005 hasta el 30 de Diciembre de 2010, demuestran la inactividad de las mismas ante la no legalización de premios. En oficio de respuesta a la auditor ía, por parte de la Unidad de Contabilidad se indica que se tratan de saldos por Depurar y Ajustar. 1475-Deudas de Difícil Cobro y 1480-Provisión para Deudores, registrándose saldos por $27.570.645,82 y $8.296.758,33 (CR), al conservarse dichos saldos desde hace cinco (5) años, sin haberse adelantado en su momento las acciones Contables y Jur ídicas pertinentes, van en contravía a lo estipulado por la Contaduría General de la Nación-CGN, a través de la Circular Externa No.064 de 2006

Cotejado el saldo del Grupo Propiedades, Planta y Equipo (cuentas 1640-1675), por valor de 1.033.917.606,oo, frente al saldo Boletín Almacén Consolidado por $1.039.964.760,61, presenta una diferencia de $6.047.154,61, circunstancia que impide establecer certeramente el valor real de los bienes de propiedad de la Loter ía.

Al cierre de la vigencia 2010, el Grupo Cuentas por Pagar, registra deficiencias en los saldos de algunas cuentas, así: 2425-Acreedores, el libro auxiliar de la subcuenta 242590-Otros Acreedores, evidencia un saldo de $499.717.097,80, la subcuenta 24259023-Otros Acreedores 2010, muestra un saldo contable por valor de $464.868.581,oo, al cruzar dicho valor con la Relación Cuentas por Pagar Tesorer ía 2010, se registra la suma de $524.587.814,oo, estableciéndose una diferencia entre las dos (02) Unidades por $59.719.233.oo. 2465-Premios por Pagar, el saldo registrado por $2.616.299.503,80, evidencia en la subcuenta 24650501-Premios No Reclamados, un saldo por $1.849.778.546,90, el Informe presentado por la Unidad de Loterías señala que los Premios No Reclamados a Diciembre de 2010, los constituyen las Aproximaciones Pendientes de Legalización (lectura de premios) por $1.174.475.684,84 y la diferencia de $675.302.862,06, corresponden a vigencias anteriores. Lo anterior, hace evidente el atraso de la cuenta 2465-Premios por Pagar, en lo concerniente con la no actualización de la Legalización o Lectura de Premios, que se viene presentando desde la vigencia 2005, hasta el 31 de Diciembre de 2010, recurriendo en últimas a Reclasif icar en la subcuenta 24650501-Premios No Reclamados.

El Grupo Obligaciones Laborales , presenta deficiencias en las subcuentas Salarios y Prestaciones Sociales-2505, en la Relación de Incapacidades, al liquidarse a los funcionarios el sueldo normal que se encontraban en esta condición, sin tener en cuenta lo dispuesto en la normatividad vigente, asumiendo y cancelando la Loter ía, la suma de $3.379.418,30, que no le correspondía.




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El Grupo Pasivos Estimados , registra saldo por $172.184.407,oo, representado en su totalidad por la cuenta 2710-Provisión para Contingencias y la subcuenta 271016-Reserva Técnica para el Pago de Premios. Se observó que desde el mes de marzo hasta septiembre y de noviembre a diciembre de 2010, no se ha descargado en los libros auxiliares las respectivas reservas técnicas, a pesar que los Premios en Poder del Público fueron inferiores al 40% de las Ventas Brutas, valor que asciende a $1.399.264.308,oo, violando la normatividad actual aplicable. En nuestra opinión debido a los efectos de los asuntos mencionados en los párrafos anteriores, los Estados Contables no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación f inanciera de la Loter ía del Tolima, a 31 de Diciembre de 2010, los resultados de sus operaciones y los Flujos de Efectivo por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptados.

CONCLUSION SOBRE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoria se establecieron (14) hallazgos administrativos, de los cuales dos (2) tienen presunto alcance fiscal por valor de $19.250.638,25, siete (7) tienen posible alcance disciplinario y (1) tienen presunta incidencia sancionatoria, los cuales serán trasladados a las autoridades competentes. Ibagué,

FREDDY CAMACHO DIAZ Contralor Departamental del Tolima

Revisó: FRAXI NELLY GERENA LOPEZ Directora Técnico de Control Fiscal y Medio Ambiente

Proy ectó: LUIS RAUL RUBIO ROJAS Líder Equipo Auditor (31-May o-2011)




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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1 ACTIVOS

2.1.1 Efectivo. 11

Al cierre de la vigencia 2010, la cuenta Efectivo registra en el Balance un saldo por $1.747.511.536,53, representando el 100% de la cuenta Bancos y Corporaciones.

2.1.1.1 Caja 1105

Durante la vigencia objeto de estudio, se observa dicha cuenta formando parte del efectivo, pero sin mantenerse saldos en Caja Principal, que puedan reflejar movimientos en el libro auxiliar. De igual manera, en lo relacionado con la Caja Menor, los libros auxiliares no registran saldos en esta subcuenta. Es de anotar que a través de la Resolución No.0003 del 04 de enero de 2010, se constituyó y reglamentó el funcionamiento de la Caja Menor en la Lotería del Tolima E. I. C. E, pero posteriormente por intermedio de la Resolución No.00113 de fecha 16 de Noviembre del mismo año, se dejó sin efectos la Resolución inicial, ordenándose reintegrar los valores de la disponibilidad No.0037 y registro presupuestal No.0028 del 06 de enero de 2010, al Presupuesto de Gastos de la Lotería. 2.1.1.2 Bancos y Corporaciones 1110

El Balance General a 31 de diciembre de 2010, muestra como saldo de la cuenta Bancos y Corporaciones el valor de $1.747.511.536,53, el cual lo constituye las subcuentas 111005-Cuenta Corriente, cuyo saldo cierra con $80.353.517,15, depositado en diez (10) Cuentas Bancarias; 111006-Cuenta de Ahorros por $389.878.376,20, con catorce (14) Cuentas y 111008-Certificados de Depósito de Ahorro a Término, valor que asciende a $1.276.323.617,88, soportados con veinticuatro (24) CDT. Lo anterior refleja que el 73,03% de los recursos de Bancos y Corporaciones, se encuentran representados en Certificados de Depósito de Ahorro a Término. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.1.(D,F). El seguimiento a la Cuenta 1110-Bancos y Corporaciones, durante la vigencia 2010, permitió comparar el saldo del Balance




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General según Contabilidad, el cual suma $1.747.511.536,53, frente al registrado por la Unidad de Tesorería, evidenciándose el mismo valor. Sin embargo, se encontró como limitante que el Boletín de Caja y Bancos, emitido por Tesorería, no consolida al final de cada mes movimientos y saldos, de tal manera que posibilite el cruce con los auxiliares de contabilidad. El seguimiento mensualizado durante la vigencia 2010, a los libros auxiliares contables, correspondientes a la subcuenta 111008-Certificados de Depósito de Ahorro a Término, registró como saldo al cierre, la suma de $1.276.323.617,88; cruzada dicha cifra con el Boletín de Caja y Bancos expedido por la Unidad de Tesorería, es visible el mismo saldo, el cual se soporta con veinticuatro (24) CDT-Premios No Reclamados, como se observa en el siguiente cuadro: CUADRO 2 MOVIMIENTOS CDT-PREMIOS NO RECLAMADOS VIGENCIA 2010

No Código Contable

CDT-Registrados s/n Libros Auxiliares

(Contable y Tesorería) a Dic-2010

CDT-Físicos s/n Tesorería (Renovados

sin Actualizarse el Numero en Auxiliares

2010)

Saldos s/n Libros Auxiliares

(Contable y Tesorería) Ene-

2010

Saldos s/n Libros Auxiliares (Contable y Tesorería) Dic-2010

1 11100804 3906450 - BBVA 4057754 - 4057902 20.000.000.oo 40.000.000.oo 2 11100805 3906451 - BBVA 4022830 20.000.000.oo 40.000.000.oo 3 11100806 3906452 - BBVA 4039357 10.000.000.oo 20.000.000.oo 4 11100807 0636001439440555 -

BBVA 4038467 - 4057881 20.000.000.oo 40.000.000.oo

5 11100808 3896652 - BBVA 4038411 20.000.000.oo 40.000.000.oo 6 11100809 3906493 - BBVA 4070924 20.000.000.oo 65.000.000.oo 7 11100810 3906494 - BBVA 4022821 20.000.000.oo 20.000.000.oo 8 11100811 3896645 - BBVA 4022840 20.000.000.oo 20.000.000.oo 9 11100812 39427266 - BBVA 4057898 20.000.000.oo 20.000.000.oo

10 11100813 39427274 - BBVA 4038468 20.000.000.oo 20.000.000.oo 11 11100815 3958160 - BBVA 4057924 20.000.000.oo 20.000.000.oo 12 11100816 39636270 - BBVA 4070880 766.903.595.88 103.903.595.88 13 11100817 39581895 - BBVA 4057945 20.000.000.oo 20.000.000.oo 14 11100818 39581705 - BBVA 4057692 - 4057950 55.000.000.oo 55.000.000.oo 15 11100819 39581689 - BBVA 4070863 20.000.000.oo 20.000.000.oo 16 11100820 39581903 - BBVA 4057964 - 4057693 73.419.388.oo 73.419.388.oo 17 11100821 3958245 - BBVA 4022815 20.000.000.oo 20.000.000.oo 18 11100822 3958232-3 - BBVA 4022809 20.000.000.oo 20.000.000.oo 19 11100825 39825719 - BBVA 0 40.000.000.oo 58.000.000.oo 20 11100826 3985720 - BBVA 4038453 - 4038454 80.000.000.oo 80.000.000.oo 21 11100827 4004685 - BBVA 10494670 - 10492794 20.000.000.oo 371.000.634.oo 22 11100828 4004686 - BBVA 4057934 50.000.000.oo 50.000.000.oo 23 11100829 4004683 - BBVA 4047472 40.000.000.oo 40.000.000.oo 24 11100830 4004684 - BBVA 4057899 20.000.000.oo 20.000.000.oo

SALDOS 1.435.322.983. $1.276.323.617.8 Fuente: Libros Auxiliares Contable y Tesorería

Analizado el sustento del presunto hallazgo, es evidente que los números con que se identifican los CDT, en cada una de las subcuentas de los libros auxiliares (Contabilidad y Tesorería), no corresponden a los números de los CDT físicos que reposan en Tesorería, habiendo sido estos renovados desde vigencias anteriores




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generalmente Trimestre Vencido, sin tenerse el registro histórico y sin que dichas novedades hallan sido tenidas en cuenta en los Libros Auxiliares. Así mismo, sin que la Unidad de Tesorería tenga certeza sobre el valor individual de los Rendimientos Financieros generados por cada Certificado de Depósito de Ahorro a Término. CDT-Premios No Reclamados, de tal manera que se puedan identificar en los Extractos Bancarios de las Cuentas (Corrientes y Ahorro) dispuestas para tal fin, sin posibilitar el cruce entre estas, las Notas Contables (NCLT) y la causación del Ingreso en los auxiliares de la subcuenta 48052201-Intereses Sobre Depósitos en Instituciones Financieras, la cual registra un saldo en el auxiliar por $12.771.906,80, que cruzado dicho valor con el documento denominado “Certificado de Retención en la Fuente a Título de Renta”, expedido por el Banco BBVA, por el año gravable 2010, se relaciona el Concepto Rendimientos Financieros CDTS, por la suma de $30.799.061,16, con un valor retenido a los mismos por $2.155.934,41, quedando como Neto Liquidado a Favor de la Lotería la suma de $28.643.126,75; la diferencia entre este y los Intereses registrados en la subcuenta 48052201-Intereses sobre Depósitos en Instituciones Financieros, genera un Presunto Hallazgo Fiscal por $15.871.219,95. Al cotejar el saldo reportado a Diciembre en el libro auxiliar de tesorería, de la subcuenta 111008-Certificados de Depósito de Ahorro a Término-Premios No Reclamados por valor de $1.276.323.617,88, frente al registrado en el auxiliar contable de la subcuenta 246505-Premios No Reclamados, por $1.849.778.546,90, se evidencia una diferencia significativa de $573.454.929,02, eventualidad violatoria a lo establecido en el Artículo 28 del Decreto Reglamentario No.2975 del 14 de Septiembre de 2004, que a la letra dispone: “Premios no Reclamados. Las sumas de dinero correspondientes al valor de los premios que caigan en poder del público y no sean reclamados deberán ser consignadas y conservadas en una cuenta especial creada para tal fin por el término de diez (10) años. …” . Circunstancia que impide establecer con certeza los valores reales reportados en los Estados Financieros. 2.1.2 Deudores. 14

Finalizada la vigencia 2010, el grupo registra en el Balance General un saldo contable de $1.136.938.489,43, conformado básicamente por las cuentas 1407- Prestación de Servicios, subcuenta 140703-Juegos de Suerte y Azar, por $1.088.521.389,94, representando el 95,74% del total de los deudores; 1420-Avances y Anticipos Entregados; 1470-Otros Deudores, con un saldo de $29.143.212,oo, constituyendo el 2,56% dentro del grupo; 1475-Deudas de Difícil




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Cobro, subcuenta 147509-Prestación de Servicios, por $27.570.645,82, con un peso porcentual del 2,42%; cierra este grupo la cuenta 1480- Provisión para Deudores (CR), representada por la subcuenta 148012- Prestación de Servicios $8.296.758,33. 2.1.2.1 Prestación de Servicios. 1407

El valor registrado en el Balance General con corte a 31 de diciembre de 2010, por $1.088.521.389,94 y Notas a los Estados Financieros, señala que se trata de derechos a favor de la empresa por concepto del despacho y distribución de billetería Lotería del Tolima.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.2. Cotejado el anterior saldo con el Libro Auxiliar de la subcuenta 14070301-Distribución Lotería del Tolima y el Listado de Saldos de Agentes (Cartera Loterías), hasta la vigencia 2006 (cinco años atrás), se encontraron registros de deudas correspondientes a los años 2006, 2007, 2008, 2009 y 2010, por las sumas de $339.852.663,69; $834.645.908,55; $1.109.718.449,19; $1.331.819.999,87 y $1.088.521.389,94, respectivamente, mostrándose un incremento de la cartera de un año a otro (excepto 2010), del 245,59%, 132,96%, 120,01% y 81,72%, encontrándose aún vigentes a corte 31 de diciembre de 2010. Al cruzar los saldos registrados en el Listado de Deudores Cartera Lotería, frente a los del Libro Auxiliar de la subcuenta 14070301, se encuentran diferencias en las cinco (5) vigencias observadas, entre Cartera y Contabilidad en el siguiente orden: 2006 por $20.753.115,73; 2007 por $1.200.879.13; 2008 por $0.69; 2009 por ($ 756.146, 61) y 2010 por $187.383,36, tal como se observa en el cuadro. CUADRO 3 DEUDORES JUEGOS DE SUERTE Y AZAR (LOTERIAS)

Fuente: Listado D eudores (Loterías) y Li bros Auxiliares Contables

AÑO

SALDOS DEUDORES

SEGÚN CARTERA

SALDOS DEUDORES

S/G AUXILIAR CON.14070301

DIFERENCIAS

SALDOS CARTERA DISTRIBUIDORES RESPECTO VIGENCIA 2010

2006 2007 2008 2009 2010

2006 339.852.663,7 360.605.779,4 -20.753.115,7 210.938.069,5 639.730.225,4 1.123.297.596,3 1.332.079.572,8 1.108.688.351,96

2007 834.645.908,6 835.846.787,7 -1.200.879,1

2008 1.109.718.449,2 1.109.718.449,9 -0,7

2009 1.331.819.999,9 1.331.063.853,3 756.146,6

2010 1.088.334.006,6 1.088.521.389,9 -187.383,4




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Comparado el Listado de Agentes Deudores (Distribuidores) a Diciembre de 2010, donde aparecen ciento cuarenta y cuatro (144), por valor de $1.108.521.688,96, respecto a los del año 2006 y 2007, es evidente que noventa y cuatro (94) y ciento cuatro (104), se encuentran aún vigentes en la Cartera que se lleva en la Unidad de Loterías, con saldos de $210.938.069,48 y $639.730.225,38, respectivamente. Corrobora el anterior análisis, el Informe General sobre el Estado de Cartera de los Distribuidores a Diciembre de 2010, presentado por la Unidad de Loterías , donde se aduce que la entidad presenta una situación de atraso en el Proceso de Legalización de Premios (Lectura), dado que los Premios Caídos en Poder del Público desde el año 2007, han sido reclamados por los apostadores y descontados por los Distribuidores Sorteo a Sorteo, hecho que no se ha legalizado en un 100% al cierre de Diciembre de 2010, por inconvenientes de orden presupuestal desde el 2007. En consecuencia, es observable el saldo inicial que aparece en los auxiliares de la subcuenta 14070301-Deudores Distribuidores Lotería del Tolima, a Enero de 2010, por $1.331.063.853,26 (acumulado de vigencias anteriores), presentándose saldos significativos de este orden durante todos los meses, hasta el cierre de Diciembre por valor de $1.088.521.389,94, con una escasa reducción de $242.542.463,32. Concordante con lo anterior, en respuesta al oficio AFLT-06 del 06 de abril de 2011 y Certificación anexa, la Unidad de Loterías informa que a 31 de Diciembre de 2010, existían en la Cuenta Aproximaciones Pendientes de Legalización (246503) un saldo por $1.174.475.684,84, de los cuales $203.130.604,84, se clasificaron como Premios No Reclamados (246505), debido a que no fueron cobrados por el público en un periodo superior a seis (06) meses, quedando una diferencia de $971.345.080.oo, los cuales afectaron Cartera, es decir, Deudores- Distribuidores Lotería del Tolima (14070301). De lo anterior se deduce, que la Lotería del Tolima, desde vigencias anteriores al periodo Auditado, presenta una Cartera (Deudores Distribuidores) acumulada, la cual se activa año a año, debido al atraso significativo en el Proceso de Legalización de Premios (Lectura), eventualidad que impide establecer certeramente el Saldo Real de la Cuenta Deudores, generando de esta manera Incertidumbre que afecta la razonabilidad de los saldos registrados en los Estados Financieros. 2.1.2.2 Avances y Anticipos Entregados. 1420




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El Balance General a 31 de Diciembre de 2010, reporta en esta cuenta saldo Cero (0), la cual se encuentra constituida por las subcuentas 142011-Avance para Viáticos – Gastos de Viaje y 142090-Otros Avances-Anticipos. Es de anotar que según el libro auxiliar de cuentas, los viáticos y los otros avances, girados en la vigencia 2010, fueron por $4.322.920,oo y $8.321.980.oo, respectivamente.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.3. (D). Identificada la referida información en los auxiliares de contabilidad y cruzada frente a documentos soportes de tesorería durante la vigencia 2010, correspondientes a las citadas subcuentas; asi como con el Acuerdo No.000005 de Octubre de 2009, “Anteproyecto de Presupuesto de la Lotería del Tolima E. I. C. E, para la vigencia fiscal año 2010”, los Artículos 18, 19 y 20, señalan literalmente lo siguiente: “ARTICULO 18. Para efectos de otorgamiento de avances será necesario la autorización del Gerente mediante Resolución que ordene la respectiva comisión, y el diligenciamiento de formato destinado para tal fin. ARTICULO 19. La entrega de los avances se hará a través de la Unidad de Tesorería de la empresa. ARTICULO 20. La legalización de los avances deberá hacerse dentro de los cinco (5) dias hábiles siguientes al cumplimiento de la comisión. En caso de no legalizar el avance dentro del plazo estipulado se procederá a efectuar el descuento por nómina.”; es apreciable que en diez (10) beneficiarios de Avances para Viáticos (14201101) y dos (02) de Otros Avances (14209001), se encontraron anomalías que riñen con lo dispuesto en la mencionada norma, tal como se visualiza en el siguiente cuadro:

CUADRO 4 INCUMPLIMIENTO DEL ACUERDO No.000005 DE OCTUBRE DE 2009

BENEFICIARIO VALOR FECHA FECHA

DIAS DE INCUMPLIMIENTO AVANCE PAGO LEGALIZ

Nina Liliana Cadena B 108.600,oo 30/09/10 30/10/10 Legalizo 16 días después Alba Rosel Avilés M 1.500.000,oo 08/11/10 30/12/10 Legalizo 31 días después

Alba Rosel Avilés M 80.760,oo 28/04/10 31/12/10 Legalizo 162 días después Luis Hernán Quevedo D 74.000,oo 28/04/10 31/12/10 Legalizo 162 días después

Luis Hernán Quevedo D 79.000,oo 18/05/10 15/07/10 Legalizo 34 días después Nina Liliana Cadena B 170.760,oo 21/06/10 06/08/10 Legalizo 27 días después Luis Hernán Quevedo D 118.085,oo 30/06/10 06/08/10 Legalizo 20 días después Luis Hernán Quevedo D 53.000,oo 08/07/10 02/09/10 Legalizo 33 días después

Blanca Ena Barragán T 50.000,oo 20/09/10 31/12/10 Legalizo 65 días después Luis Heverth Mogollón B 59.075,oo 28/10/10 30/12/10 Legalizo 38 días después Freddy Torres C erquera 217.890,oo 03/11/10 22/12/10 Legalizo 35 días después Luis Hernán Quevedo D 219.770,oo 03/11/10 30/12/10 Legalizo 35 días después Fuente: Información Contable y Tesorería




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Paralelo a lo anterior, es de resaltar que en los formatos diseñados para los Avances y las Ordenes de Comisión-Pago, no se diligencia la información relacionada con el número del cheque, nombre del banco y valor del mismo, eventualidad que imposibilitó el cruce con los respectivos Extractos Bancarios.

De conformidad con lo analizado, esta comisión auditora encuentra que los referidos beneficiarios, durante la vigencia 2010, demoraron para legalizar avances entre 16 y 162 días hábiles; así mismo, la Unidad de Tesorería no exigió el cumplimiento de la misma, por parte de los referidos servidores públicos, violándose el Artículo 20 del Acuerdo No.000005 de fecha 21 de Octubre de 2009. 2.1.2.3 Otros Deudores. 1470

Esta cuenta al cierre de la vigencia 2010, registra un saldo por $29.143.212,oo, siendo representativa la subcuenta 147090-Otros Deudores, quien asume la totalidad del valor. Teniendo claro que esta cuenta representa los derechos de la empresa por concepto de operaciones diferentes, al cotejar el anterior saldo frente al libro auxiliar de Otros Deudores, se observa que esta incluye las subcuentas 14709001-Beneficencia del Tolima, por $5.205.508.oo; 14709008-Otros Deudores, por $16.600.621,oo; 14709009-Incapacidad Humanavivir, por $1.524.669.oo; 14709010-Incapacidad Cafesalud, por $427.956,oo; 14709011-Incapacidad Saludcoop, por $4.910.075,oo; 14709016-Incapacidad Saludtotal, por $54.309,oo. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.4. Al cruzar los referidos registros, con las Notas a los Estados Financieros y la respuesta que sobre el particular entregó la Unidad de Contabilidad-Presupuesto, es apreciable que la suma de $5.205.508.oo, corresponde a un valor adeudado por la Beneficencia del Tolima en Liquidación, que deberá reclamarse al Departamento del Tolima. Es de anotar, que sobre este hecho la Lotería allega a la Comisión Auditora, un (01) único oficio, identificado con el G.G-00131 del 17 de marzo de 2008, solicitando lo adeudado por $4.273.627,55, el cual fue remitido por la Gerencia de la época, al Secretario de Hacienda del Departamento, sin haberse obtenido respuesta. El seguimiento realizado a los Libros Auxiliares de la subcuenta 14709001-Beneficencia del Tolima, desde la vigencia 2005 hasta el 30 de Diciembre de 2010, evidencia a Diciembre de 2005, un saldo por $5.640.258.oo; al cierre de 2006, por $5.205.508,oo, el cual permaneció sin movimientos por los años 2007,




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2008, 2009 y a Diciembre de 2010, situación que demuestra la inactividad de la subcuenta, ante la no gestión de cobro por parte de la Lotería del Tolima. La respuesta y soportes obtenidos de la Lotería, dejan ver que a la fecha no se ha dado cumplimiento a lo estipulado en el Convenio de Compensación, sin fecha firmado con la Gobernación del Tolima, así como no se ha procedido a depurarlos . HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.5. (D). El seguimiento realizado en los Libros Auxiliares a las subcuentas 14709008-Otros Deudores, por valor de $16.600.621,oo; 14709009-Incapacidad Humanavivir, por $1.524.669.oo; 14709010-Incapacidad Cafesalud, por $427.956,oo; 14709011-Incapacidad Saludcoop, por $4.910.075,oo y 14709016-Incapacidad Saludtotal, por $54.309,oo; evidencia que desde el 2005, la primera subcuenta finaliza con un saldo por valor de $327.480,oo, permaneciendo en continuo movimiento hasta Diciembre de 2010. Así mismo, las demás subcuentas generadas por incapacidades a cuatro (04) EPS, traen saldos desde el 2006, hasta el cierre de 2010; el oficio de respuesta sobre el particular por parte de la Unidad de Presupuesto-Contabilidad, aclara que se trata de Saldos por Depurar y Ajustar, por valor de $29.143.212,oo. En consecuencia se observa el incumplimiento de la Circular Externa No.064 de 2006 de la CGN, relacionada con garantizar la sostenibilidad y permanencia del Sistema Contable. Sobre el particular, el hallazgo admite que a 30 de Diciembre de 2010, la sumatoria de dichos saldos por $23.517.630.oo, se encontraban sin Depurar y ajustar. 2.1.2.4 Deudas de Difícil Cobro. 1475 y Provisión para Deudores. 1480

El Balance General a 31 de diciembre de 2010, registra en la primera cuenta un saldo por $27.570.645,82, el cual es asumido en su totalidad por la subcuenta 14750901-Distribución Lotería del Tolima. Igualmente, el Balance a la misma fecha muestra un saldo en la cuenta 1480-Provisión para Deudores, por $8.296.758,33 (CR), conformado únicamente por la subcuenta 14801201-Distribución Lotería del Tolima. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.6. Las Notas a los Estados Financieros expresan: “Las deudas de difícil cobro suman $27.570.645,82, con una Provisión de $8.296.758,oo. Sin embargo, la entidad ya inició los procesos ejecutivos respectivos, utilizando para esto las garantías ofrecidas por ellos. Distribuidores con Deudas de Difícil Cobro: La Fuente de los Millones $13.578.750.oo y Distribuidora de Loterías Ramírez $13.991.895,82.”; al cruzar esta información frente a la existente en los Libros Auxiliares de Contabilidad, se observa lo que se ilustra en el siguiente cuadro:




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CUADRO 5 SALDOS DEUDAS DIFICIL COBRO Y PROVISION DEUDORES S/G LIBROS AUXILIARES 14750901 Y 14801201-DISTRIBUIDORES LOTERIA DEL TOLIMA.

Nombre del Distribuidor

Saldo a Dic-2004

Saldo a Dic-2005

Saldo a Dic-2006

Saldo a Dic-2007

Saldo a Dic-2008

Saldo a Dic-2009

Saldo a Dic-2010

La Fuente de l os Millones-Luis A. Guarín.

13.773.576,64

13.773.576,64

13.578.750,o

13.578.750,o

13.578.750,

13.578.750,

13.578.750,

Loterías Ramírez-Alfonso Ramírez Rojas.

20.741.895,82

8.296.758,3

20.741.895,82

8.296.758,3

13.991.895,8

8.296.758,3

13.991.895,

8.296.758,3

13.991.895,

8.296.758,3

13.991.895,

8.296.758,3 Fuente: Libr os Auxiliares

Lo anterior refleja, que la Lotería del Tolima en lo relacionado con el primer distribuidor “La Fuente de los Millones-Luis A-Guarín”, en sus Libros Auxiliares ha venido sosteniendo un saldo desde la vigencia 2004, por $13.773.576,64, finalizando a Diciembre de 2010, con una suma similar por $13.578.750,oo. La Distribuidora de Loterías Ramírez-Alfonso Ramírez Rojas, desde el 30 de Noviembre de 2005, registró la suma de $20.741.895,82; a partir del 30 de Abril de 2007, debido a Ajustes por Reclasificación ($6.750.000,oo), se disminuye el saldo a $13.991.895,82, el cual se mantiene hasta 30 de Diciembre de 2010. Es de anotar que la Gerencia de la época, emitió la Resolución No.075 de fecha 29 de Septiembre de 2006, la cual en lo relacionado con las Deudas de Difícil Cobro, especificó en uno de sus apartes así: “Que a 31 de Agosto de 2006, las Deudas de Difícil Cobro suman $60.400.371,91, de las cuales existen algunas de difícil recaudo que suman $25.068.544,47, que deben ser excluidas del Balance de la empresa. … Que así mismo el Comité de Conciliación del 12 de Julio de 2005 recomienda, que las cuentas de difícil cobro inferiores a cinco salarios mínimos mensuales vigentes que no tengan póliza de cumplimiento, una vez se realice la provisión en el 100%, para cada una, deben ser castigadas excluyéndolas del Balance General de la Empresa, por cuanto su recuperación resulta demasiado onerosa para la Lotería.”. Posterior a la citada Resolución, se observa el Acta No.16 del 30 de Octubre de 2007, expedida por el Comité de Conciliación, que en lo pertinente con las Deudas de Difícil Cobro, indica: “. En reunión celebrada entre los 5 miembros delegados se determinó que el monto de la cartera morosa reclasificada como de difícil cobro es de $28.581.827,44, …”. Producto del análisis efectuado por la Comisión Auditora, a las Deudas de Difícil Cobro, subcuenta 14750901-Distribución Lotería del Tolima, cuyo saldo a Diciembre de 2010, fue por $27.570.645,82, se solicitó por intermedio del oficio AFLT-002 de fecha 03 de Marzo de 2011, informar a cerca del estado de los diferentes Procesos Jurídicos que sobre el particular se adelantan, a lo cual en los




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apartes finales del oficio de respuesta, textualmente se señala: “… La Secretaria General y Jurídica, deja constancia que en la oficina no aparecen Procesos Ejecutivos por valor de $27.570.645.82, por deudas de difícil cobro ante los estrados judiciales.”. El estudio a la cuenta 1480-Provisión para Deudores, cuyos saldos se registran en los Libros Auxiliares de la subcuenta 14801201-Distribución Lotería del Tolima, desde el año 2005 y durante toda la vigencia 2010, por $8.296.758,33 (CR), al cruzarlos con la información que reposa al interior de la Resolución No.075 del 29 de Septiembre de 2006, en lo pertinente a Provisión a la letra indica: “Que el Comité de Conciliación según las actas del 15 de Noviembre de 2005 y 05 del 12 de Julio de 2006, recomienda Provisionar el 100% de aquella cartera e iniciar el Proceso de Castigo de ésta, …”. Así mismo, el Acta No.16 fechada 30 de Octubre de 2007, aclara: “En cuanto a la Distribuidora de Loterías Ramírez, existe una Provisión de $8.296.758,33, restando por provisionar la suma de $5.695.137,49 y la Distribuidora La Fuente de los Millones, se le debe provisionar la suma de $13.578.750,oo.”. De conformidad con lo estipulado en los referidos Actos Administrativos, es observable que la Unidad de Presupuesto y Contabilidad, no cumplió con lo ordenado en los mismos, evidenciándose que al cierre de la vigencia 2010, para el caso de la Distribuidora de Loterías Ramírez, aún se tiene provisionado la suma de $8.296.758,33, es decir el 59,30 % de lo adeudado desde el año 2005. Situación extrema sucede con La Fuente de los Millones-Luis A. Guarín, que existiendo la deuda desde el año 2004, a corte Diciembre 2010, no se le provisionó el 100%, por valor de $13.578.750,oo. Adicionalmente, la Auditoría encuentra que no se tienen establecidas políticas formales para el manejo y estimación de la Provisión Deudores, circunstancia que deja en liberalidad al Contador para estimarla sin elaborar un estudio técnico que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por eventual insolvencia del deudor, análisis que debe efectuarse por lo menos al cierre de cada período contable, contraviniendo lo establecido en la Circular Externa 011 del 15 de noviembre de 1996 de la CGN numeral 5.2.2.

En consecuencia el Equipo Auditor concluye, que las eventualidades relacionadas en las Cuentas 1475-Deudas de Difícil Cobro y 1480-Provisión para Deudores, al conservarse dichos saldos desde hace cinco (5) años, sin haberse adelantado en su momento las acciones Contables y Jurídicas pertinentes, van en contravía a




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lo estipulado por la Contaduría General de la Nación-CGN, a través de la Circular Externa No.064 de 2006, pues las Entidades Públicas están obligadas a Desarrollar y Realizar un Proceso Permanente de Depuración Contable, de tal manera que permitan determinar la existencia real de los Bienes, Derechos y Obligaciones que afecten su Patrimonio Público. Asi mismo, cumplir con lo preceptuado en la Circular Externa 011 del 15 de noviembre de 1996 de la CGN numeral 5.2.2. De igual manera, no se le dio total aplicabilidad a lo ordenado en la Resolución de Gerencia No.075 de fecha 29 de Septiembre de 2006 y Acta No.16 del 30 de Octubre de 2007. Paralelo a lo anterior, el Estatuto Tributario sobre la “Prescripción de la Acción de Cobro”, en su artículo 817, literalmente expone: “Término de la Prescripción.- La acción de cobro de las obligaciones fiscales prescribe en el término de cinco (5) años, contados a partir de la fecha en que se hicieron legalmente exigibles. …”. 2.1.3 Propiedades, Planta y Equipo. 16

El Balance General a 31 de Diciembre de 2010, reporta un saldo en este grupo por $528.445.848,26, encontrándose constituido por las cuentas Edificaciones con un saldo de $492.896.000.oo, que representa el 47,67% del total de Propiedades, Planta y Equipo. Lo siguen las cuentas que por lo representativo de los saldos revisten importancia, así: 1665-Muebles, Enseres y Equipo de Oficina con $220.413.775,oo, (21,32%) y 1670-Equipos de Comunicación y Computación por $249.562.631,oo, contribuyendo con el 24,14%. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.7. Con el fin de verificar los valores registrados en el Boletín de Almacén (formato F-12), el Grupo Auditor revisó el aplicativo SIA, encontrándose información diferente, lo que conllevó a requerir la misma en forma impresa a la funcionaria encargada, para lo cual se allegó el cuadro denominado: “Reporte de Ajustes y Depreciados por Grupo”, que una vez cruzada con las cuentas que componen la Propiedad, Planta y Equipo, comprendidas entre la 1640 hasta la 1675, del Balance General a Diciembre de 2010, se evidenció una diferencia demás en el Almacén respecto a los auxiliares de contabilidad por $6.047.154,61.




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CUADRO 6 SALDOS BOLETIN ALMACEN VS CUENTAS PROPIEDADES-PLANTA Y EQUIPO

Fuente: Boletín Al macén a 31 de diciembre de 2010 Cuenta 16-Propi edades, Pl anta y Equi po del Balance General a 31 de diciembr e de 2010

Código

Cuenta Saldo a 31 Dic-2010 S/G Boletín

Almacén Consolidado

(1)

Deprec. S/G Boletín de Almacén

(2)

Saldo a 31-Dic-2010. Cuenta

16-Prop-Planta y Equipo

S/G Balance General

(3)

Deprec. S/G Cuenta

16-Prop-Planta y Equipo

Balance General

(4)

Diferencias

(1-3)

164002 OFICINAS

485.142.000,oo 91.368.410,00 485.142.000,00 0

164017 PARQ Y GARAJES

7.754.000,oo 1.460.186,00 7.754.000,00 0

165590 OTRAS MAQ. Y EQUIPOS

545.200,00 145.376,00 545.200,00 0

166501 MUEBLES Y ENSERES

115.521.075,07 108.807.414,63 115.463.695,00 57.380.07

166502 EQUIPO Y MAQ. OFIC.

28.954.090,90 25.701.024,00 28.954.090.00 0.

166590 OTROS MUE, ENSE Y EQUIPOS DE OFICINA

75.995.990,90 43.622.484,00 75.995.990,00 0,90

167001 EQUIPO DE COM.

29.193.405,00 26.660.331,00 29.193.405,00 0

167002 EQUIPO DE COMPUTACIÓN

196.053.426,74 174.246.960,74 194.002.426,00 2.051.000,74

167003 LINEAS TELEFONIC

5.678.772,00 0 0 5.678.772,00

167090 OTROS EQUIPOS DE COMUN Y COMPUTO

24.626.800,00 0 26.366.800,00 (1.740.000,00)

167502 TERRESTRE (Vehículos)

70.500.000,00 28.787.402,00 70.500.000,00 0

16850101 OFICINAS 91.368.410.03 16850102 PARQUEADERO

S 1.460.196.69

168504 MAQUIN Y EQUIP

145.376,00

16850601 MUEBLES Y ENS 109.412.559,26

16850602 EQIP, MAQUI OFIC

25.122.689.38

16850603 OTROS MUEB - ENSER

43.622.517.19

16850701 EQUIP. COMUNIC

26.945.356,23

16850702 EQUIP COMPUTO

176.555.004,96

16850703 OTROS EQ. COM- COMP

2.052.230,00

16850801 VEHICULOS 28.787.418,00

TOTAL 1.039.964.760,61 500.799.588,37 1.033.917.606,0 505.471.757,74 6.047.154,61




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Similar comparativo se realizó entre la Depreciación que lleva Almacén y Contabilidad para las mismas cuentas, reflejándose una diferencia de más en los libros auxiliares contables, respecto al Cuadro de Almacén por $4.672.169,37, tal como se ilustra en el cuadro precedente. Las referidas circunstancias impiden establecer con certeza el valor real de los bienes propiedad de la Lotería del Tolima y por ende la razonabilidad de los Estados Contables.

En cuanto a la Frecuencia de las Actualizaciones de Propiedades, planta y equipo, se adjuntó Comprobante de Contabilidad, por $1.032.190.000,oo, soportados con los documentos correspondientes a los Avalúos Comerciales de fechas 06 de Septiembre de 2010, por concepto de Valorización de las Oficinas (1.014,19 M2) por $1.014.190.000,oo; así como los Parqueaderos (12,483 M2) 3-18 y 3-19, por $9.000.000,oo cada uno. En lo relacionado con el cálculo de la depreciación (1685), la revisión a los estados financieros muestra que esta se aplica de manera individual, utilizando el método de Línea Recta, de acuerdo con la Resolución No.356 de 2007 y Carta Circular No.77 de septiembre de 2007, expedida por la CGN. El Balance General, no refleja la aplicabilidad de la cuenta 1695-Provisiones para Protección de Propiedades, Planta y Equipo. 2.2 PASIVOS

2.2.1 Cuentas por Pagar. 24

Al cierre de la vigencia 2010, se registra en el Balance General un saldo por $3.702.022.023,25, que representa el 65.48% del Pasivo que tiene la Lotería del Tolima-E.I.C.E ($5.654.019.824,40). Dada la relevancia de los saldos, este grupo lo constituyen básicamente las siguientes cuentas: 2403-Transferencias ($330.391.317,63); 2425-Acreedores ($512.130.045,97); 2460-Sentencias-Conciliaciones ($334.485.394,oo) y 2465-Premios por Pagar por $2.616.299.503,80, es de anotar que este saldo representa el 70.67% de las Cuentas por Pagar. 2.2.1.1 Transferencias. 2403




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Esta cuenta la conforma la subcuenta 240315-Otras Transferencias, por donde se efectúan los movimientos contables que registran el 17% del Impuesto a Ganadores (24031501); el 12% de Renta Mínima de Ingresos Brutos por Venta de Loterías (24031502) y los Derechos de Explotación de las Apuestas Permanentes-Chance (24031503). HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.8. En lo relacionado con la subcuenta 24031501-17% Impuesto a Ganadores, que finaliza a Diciembre de 2010, con un saldo por $139.186.556,72, al revisar el movimiento Crédito de la vigencia, este cierra con la suma de $595.274.035,88, al efectuar el recalculo sobre los Premios Totales Reconocidos o Legalizados en la vigencia 2010 ($3.498.296.352,15), certificados por la Unidad de Loterías, al aplicarse el 17%, arroja el valor de $594.710.379,87, existiendo de esta manera una diferencia de $563.656,04. En lo relacionado con la subcuenta 24031503-Derechos de Explotación Apuestas Permanentes, el cual registra en Auxiliares Contables movimiento Crédito Acumulado por $2.187.133.966,oo (Ingresos Derechos Explotación), al ser cotejado con lo ingresado a la Unidad de Tesorería hasta Junio de 2010, (Debido que posterior a ello se siguieron haciendo las Transferencias directamente por parte del Operador-SEAPTO, a la Tesorería General del Departamento) de acuerdo a las Notas de Contabilidad (NCLT), suman $1.413.967.404.oo, reflejándose de esta manera una diferencia significativa entre las dos (02) Unidades de $773.166.562,oo. 2.2.1.2 Acreedores. 2425

HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.9 (D). El recorrido efectuado durante la vigencia 2010, al Libro Auxiliar de la subcuenta 242590-Otros Acreedores, evidencia un saldo de $499.717.097,80, representando el 97.58% de los Acreedores ($512.130.045,97). A su vez, el auxiliar 24259023-Otros Acreedores 2010, arrojó un saldo contable por valor de $464.868.581,oo; al cruzar dicho valor con la Relación Cuentas por Pagar Tesorería 2010, se registra la suma de $524.587.814,oo detectándose una diferencia entre las dos (02) Unidades por $59.719.233.oo. El sujeto de control admite dicha diferencia debido a errores de contabilización presentado en la Unidad de Tesorería. Revisado en su interior la subcuenta 24259023-Otros Acreedores, a través del Auxiliar de Cuentas desde Enero a Diciembre, se evidencia que la firma Thomas Greg & Sons de Colombia S.A, con quien se tiene suscrito el Contrato No.008 del 10 de Febrero de 2010, para realizar el diseño, elaboración, impresión, suministro, mezcla, distribución y recolección de devoluciones de cupos de




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billetería de la Lotería del Tolima a nivel Nacional, estableció en su Cláusula Cuarta-Forma de Pago, dentro de los cuarenta y cinco (45) dias calendario, siguientes a la presentación de la factura respectiva; sin embargo, se cierran con saldos ascendentes entre otros así: febrero con $31.899.082,oo, Junio $306.637.995,oo, Septiembre $447.530.898,oo y Diciembre con $381.285.619,oo, no dándose cumplimiento a la Cláusula Cuarta del aludido contrato. En la Circularización a diferentes Entidades Prestadoras de Servicios a la Lotería del Tolima E.I.C.E, se encontró que a 31 de Diciembre de 2010, existen acreencias por concepto de obligaciones adquiridas, las cuales se condensan en el siguiente cuadro. CUADRO 7. CIRCULARIZACION ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS A LA LOTERIA

DEL TOLIMA

ENTIDAD ACREEDORA

PERIODO ADEUD ADO CAPITAL INTERESES TOTAL

HORIZONTE Pensiones y Cesantias

Diciembre 31 de 2010

19.284.560,oo 13.124.413,oo 32.408.973,oo

Fuente: Circularización diferentes acreedores

2.2.1.3 Sentencias y Conciliaciones. 2460

A 31 de Diciembre de 2010, esta subcuenta cierra con un saldo de $334.485.394,oo, teniendo una representación porcentual dentro del Grupo Cuentas por Pagar del 9,03%. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.10. El seguimiento efectuado a la subcuenta 24600201-Sentencias y Conciliaciones, por intermedio de los Libros Auxiliares, indica que el 30 de Noviembre del citado año, se contabilizó la suma de $334.485.394,oo, correspondiente al Fallo emitido por el Juzgado Tercero Administrativo, a favor del señor Alberto Granados Velásquez. (El concepto del Libro registró erróneamente: Causación 70% Fallo Juzgado Primero Administrativo del Circuito). Sobre el particular es preciso anotar, que el Tribunal Administrativo del Tolima, a través del oficio SNAP-0898 de fecha 21 de Septiembre de 2010, comunicó el 23 de Septiembre, al Representante Legal de la Lotería del Tolima E.I.C.E, fotocopia auténtica de la Providencia proferida por el Juzgado Tercero Administrativo del Circuito de Ibagué, el 30 de Octubre de 2009 y por el Tribunal Administrativo el 03 de Septiembre de 2010, con el fin de dársele cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 176 y 177 del Código Contencioso Administrativo.




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Concordante con lo citado, la Gerencia a través de la Resolución No.0095 del 04 de Octubre de 2010, adoptó el Fallo Judicial, disponiéndose textualmente en su Artículo Segundo, lo siguiente: “Comuníquese y envíese copia de los documentos allegados con la providencia mencionada en la parte considerativa de esta resolución a la Unidad de Contabilidad – Presupuesto y a la Unidad de Recursos Humanos-Físicos de la Lotería, para lo de su competencia.”. Observado el Código Contencioso Administrativo, en su Artículo 177-Efectividad de Condenas Contra Entidades Públicas, sobre el caso referenciado en algunos de sus apartes menciona: “El Congreso, las asambleas, los concejos, el Contralor General de la República, los contralores departamentales, municipales y distritales, el Consejo de Estado y los tribunales contencioso administrativos y las demás autoridades del caso deberán abstenerse de aprobar o ejecutar presupuestos en los que no se hayan incluído partidas o apropiaciones suficientes para atender al pago de todas las condenas que haya relacionado el Ministerio Público.”. Contrario a lo anterior, en el oficio sin número de fecha 15 de Abril de los corrientes, la Unidad de Contabilidad y Presupuesto, informa que solo hasta en la vigencia 2011, quedó apropiado Presupuestalmente dicho valor, debido a que al cierre del 2010, la Lotería no contaba con presupuesto para dejarse como Reserva Presupuestal; de igual manera, a la fecha la Lotería del Tolima, no ha realizado el respectivo Acuerdo de Pago. En consecuencia, la aludida situación hace lenta la gestión administrativa, al no cumplir eficientemente con los compromisos ordenados y adquiridos. Asi como, los Principios de la Función Pública Administrativa.

2.2.1.4 Premios por Pagar. 2465

Al finalizar la vigencia 2010, se registra en el Balance General un saldo por $2.616.299.503,80, que representa el 70.67% de las Cuentas por Pagar. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.11 (D). Efectuado el seguimiento a este saldo, a través de la información solicitada por el equipo auditor a la Unidad de Loterías, denominado “Comportamiento de Ventas y Utilidad Operacional vigencia 2010”, el mismo relaciona el número de Sorteos realizados cada mes, desde Enero hasta Diciembre, identificándose los Premios Vendidos en Poder del Público, que para el año en estudio ascendió a $2.596.740.181,oo. Para efectos de verificar la Causación contable de dicho saldo, se cruzó dentro de los Costos en Ventas (6) con la subcuenta 642001-Pago de Premios, la cual




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registra saldo acumulado en Diciembre de 2010, por $2.448.279.730,16, que es complementado con el saldo débito de la subcuenta 27101601-Reserva Técnica Pago de Premios, por $148.460.431,14; cotejado el anterior registro débito ($2.596.740.181,oo), con la contrapartida de la cuenta 2465-Premios por Pagar, constituida a su vez por los saldos de las subcuentas 24650201-Premios Secos Pendientes de Pago $80.322.717,92; 24650301-Premios de Aproximaciones Pendientes de Pago $661.400.782,28 y 24659002-Otros Premios-Tripleta $24.797.456,70, estos ascienden a $766.520.957,oo, que sumado al Pago de dos (2) Premios Mayores durante el período por $900.000.000,oo, llegan a $1.666.520.957,oo; al ser restado dicho valor a los Premios Vendidos en Poder del Público, arrojan una diferencia de Premios por Legalizar, de $930.219.225,oo. Es de anotar, que según el Informe de la Unidad de Loterías, se legalizaron Aproximaciones (Lectura Óptica de Billetería) en el 2010, por la suma de $522.264.496,oo, que restados a los Premios por Legalizar, dejan como resultado “Premios No Reclamados” según Loterías por $407.954.728,58. Teniendo en cuenta que los valores registrados en la subcuenta Premios No Reclamados, según la Lotería son aquellos que superan los 180 dias, sin que sean cobrados por el apostador; a partir de Enero y hasta Diciembre de 2010, se incluyeron allí los saldos existentes desde el mes de Julio de 2009 hasta Junio de 2010, que de acuerdo con los reportes mensuales generados por Contabilidad y el Libro Auxiliar de la subcuenta 24650501-Premios No Reclamados, al cierre de la vigencia representaron Débitos por $530.963.866,76 (Reclasificados) y Créditos por $903.769.739,43 (Constituidos como Premios No Reclamados), arrojando de esta manera un saldo como Premios No Reclamados, por $372.805.872,67, valor este que cotejado con lo informado por la Unidad de Loterías, deja ver una diferencia entre las dos Unidades, por $35.148.855,91. (Ver cuadro No.8). Cabe anotar, que revisada la Circular Externa No.014 del 20 de Abril de 2005, emitida por la Superintendencia Nacional de Salud, dirigida a las entidades que exploten, administren u operen el Juego de Lotería Tradicional, en ningún momento establece el término superior de 180 dias (6 meses), para reclasificar los Premios por Pagar, a la subcuenta 246505-Premios por Pagar No Reclamados. Los apartes finales del numeral 5.2.14 de dicha Circular, prevé textualmente lo siguiente: “Los premios no reclamados deberán ser retirados de la cuenta contable en la que se registren los premios por pagar, para ser reclasificados en la cuenta contable de premios por pagar no reclamados.”




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La comisión auditora encuentra en los auxiliares, que la subcuenta 24650501-Premios No Reclamados, al cierre del periodo evidencia un saldo por $1.849.778.546,90, el cual representa el 70,70%, de los Premios por Pagar ($2.616.299.503,80). El Informe presentado por Unidad de Loterías señala que el saldo registrado como Premios No Reclamados a Diciembre de 2010, los constituyen las Aproximaciones Pendientes de Legalización (lectura de premios) en la vigencia por $1.174.475.684,84 y la diferencia de $675.302.862,06, corresponden a vigencias anteriores al año 2010. Que a partir de la vigencia 2007, no se legalizaron premios por inconvenientes de orden presupuestal, al no apropiarse los recursos suficientes en el rubro Premios en Poder del Público. Sobre el particular es de anotar, que dicha subcuenta viene acumulando saldos crecientes de otros periodos asi: 2005 $261.449.213,54; 2006 $522.955.815,10; 2007 $670.327.671,31; 2008 $965.451.714,68; 2009 $1.476.972.674,23 y 2010 $1.849.778.546,90. En consecuencia, el equipo auditor encuentra el evidente estado de atraso de la cuenta 2465-Premios por Pagar, en lo concerniente con la no actualización de la Legalización o Lectura de Premios, que se viene presentando desde la vigencia 2005, hasta el 31 de Diciembre de 2010, recurriendo en últimas a Reclasificar en la subcuenta 24650501-Premios No Reclamados (cuando estos superan los 180 dias) los saldos de las subcuentas 24650101-Premios Mayores Pendientes de Pago, 24650201-Premios Secos Pendientes de Pago, 24650301-Premios de Aproximaciones Pendientes de Pago y 246590-Otros Premios, sin que se establezca taxativamente a cerca del plazo, en la Circular Externa de la Superintendencia Nacional de Salud No.014 del 20 de Abril de 2005. Circunstancia que a su vez impide establecer con certeza los valores reportados en la citada cuenta. 2.2.2 Obligaciones Laborales. 25

Este grupo registra en el Balance General a Diciembre de 2010, un saldo de $139.501.863.oo, conformado básicamente por la cuenta 2505-Salarios y Prestaciones Sociales, que asume la totalidad de la cifra reportada, observándose valores representativos en las subcuentas 250502-Cesantías, por $44.237.885.oo y 250504-Vacaciones, por $41.952.860,oo, representando las dos (2) el 61,78% de las obligaciones. 2.2.2.1 Cesantías. 250502. Vacaciones. 250504




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HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.12. Efectuado el seguimiento a estas dos (02) subcuentas, a través de los libros auxiliares desde enero hasta Diciembre de 2010, se evidencia que la subcuenta 25050201-Cesantías, al cierre genera saldo por valor $44.237.885,oo, que al ser cotejado con la información presentada por la Unidad de Recursos Humanos-Físicos, denominado “Consolidados vigencia 2010”, la columna Cesantías totaliza la suma de $43.124.608,oo arrojando una diferencia entre Contabilidad y Recursos Humanos por $1.113.277,oo. Situación similar es observable en la subcuenta 250504-Vacaciones, que genera un saldo contable a Diciembre por $41.952.860,oo, el cual una vez cruzado con el saldo reportado por la Unidad de Recursos Humanos-Físicos, en la columna Vacaciones, por $29.855.306,oo, muestra una diferencia entre las dos (02) Unidades por valor de $12.097.554,oo. La respuesta del sujeto de control, admite sobre la existencia de dichas diferencias contables al cierre de la vigencia. HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.13 (D, F). De otro lado, revisadas la Relación de Incapacidades elaboradas por la Unidad de Recursos Humanos-Físicos, con corte Diciembre de 2010, se pudo observar que se les liquidó a los funcionarios que se relacionan en el “Cuadro Incapacidades”, el sueldo normal durante el tiempo que estuvieron en esta condición, sin tener en cuenta lo dispuesto en los Decretos 1406 de 1999, Artículo 40, el cual establece que de 1 a 3 dias de incapacidad, esta será reconocida por el empleador y el 770 de 1975, Artículo 9, Literal C, donde se estipula que las EPS, le reconocerá al incapacitado lo correspondiente a las 2/3 partes del Ingreso Base de su Cotización y la 1/3 parte restante la asumirá el empleado, quedando de esta manera exento de pago alguno el empleador durante el tiempo que permanezca la incapacidad. No obstante lo anterior, la Lotería omitió cumplir con dichas normatividades, pagando a los trabajadores incapacitados la suma de $9.978.493,30, cuando las EPS, reconocieron de acuerdo a la norma el valor de $6.599.075,00, asumiendo y cancelando la diferencia que no le correspondía por $3.379.418,30. Motivo por el cual se deja dicha diferencia como Presunto Faltante.




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CUADRO 9. INCAPACIDADES EMPLEADOS LOTERIA-VIGENCIA 2010

2.2.3 Pasivos Estimados. 27

El Balance General a 31 Diciembre de 2010, muestra que la Lotería cerro este grupo registrando un saldo de $172.184.407,oo, el cual está representado en su totalidad por la cuenta 2710-Provisión para Contingencias y la subcuenta 271016-Reserva Técnica para el Pago de Premios. Es de anotar que en el mes de Noviembre, se provisionó en la subcuenta 271005-Litigios o Demandas, lo correspondiente al Sentencia notificada proferida por el Juzgado Tercero Administrativo del Circuito de Ibagué, el 30 de Octubre de 2009 y

BENEFICIARIO FECHA DE LA INCAPACIDAD

Nro.DE DIAS DE

INCAPACIDAD

Nro.DE DIAS CANCELADOS POR LA EPS Y

NO LABORADOS

VALOR DE UN DIA

LABORADO

VALOR CANCELADO

POR LA LOTRIA DEL TOLIMA S/ NOMINA

Vr. PAGADO POR LA EPS 2/3 (66.67%)

DIFERENCIA

JOSE ALBEIRO NARANJO

12 al 19 de marzo 8

119 39.309,40 4.677.818,60 3.064.683,00 1.613.135,60

20 de marzo al 03 abril 15

5 de abril al 4 de mayo 30

24 de mayo al 7 de junio 15

26 agost al 14 de sept 20

15 sept al 4 de octubre 20

5 al 9 de oc tubr e 5 10 al 24 de

octubre 15 COTYANA ELIZABETH ROJAS S

31 mayo al 3 de junio 4 1 43.129,00 43.129,00 28.756,00 14.373,00

OLGA LUCIA DIAZ ROZO 8 al 11 de

septiembr e 4 1 43.129,00 43.129,00 28.756,00 14.373,00

MARIA MELBA MORENO LOZADA

15 al 26 de septiembr e 12

57 27.256,60 1.553.626,20 1.036.158,00 517.468,20 27 sept al 8 de

octubre 12

9 al 14 de octubre 6 15 octub al 13

novimb 30

ALBA ROSEL AVILES MARTINEZ

16 al 20 de agosto 5 9 131.878,90 1.186.910,10 791.240,00 395.670,10

26 agost al 1 septi 7 YANETH REYES MONTAÑA

4 dic/10 al 2 ene/11 30 27 91.625,20 2.473.880,40 1.649.482,00 824.398,40

TOTALES 238 214 9.978.493,30 6.599.075,00 3.379.418,30

Fuente: Incapaci dades generadas por la oficina de recursos Humanos y F ísicos.




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por el Tribunal Administrativo el 03 de Septiembre de 2010, por la suma de $334.485.394,oo. 2.2.3.1 Reserva Técnica para el Pago de Premios. 271016 HALLAZGO ADMINISTRATIVO No.14 (D) El recorrido contable durante la vigencia 2010, muestra que el libro auxiliar de la subcuenta 27101601-Reserva Técnica Pago de Premios, registra al final del periodo un saldo por $172.184.407,oo. Al consultar el Acuerdo No.0010 del 24 de marzo de 2006 “Por el cual se establecen las reservas técnicas para el pago de premios y de capitalización para los operadores del Juego de Lotería”, expedido por el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar, sobre el particular se evidencia algunos apartes del Artículo 2, así: “Para cada sorteo, los operadores del juego de lotería deberán constituir una provisión para el pago de premios equivalente como mínimo a la diferencia entre el valor de los premios en poder del público y el 40% de las ventas brutas, …4. A partir del 1º de enero del año 2009, la reserva deberá estar constituida por el 100% . … Parágrafo 2º. Cuando el valor de los premios en poder del público supere el 40% de las ventas, los operadores podrán amortizar contra la provisión previamente creada.”. De acuerdo a lo anterior, cruzada la información contable con la depositada en el cuadro denominado “Reserva Técnica para el Pago de Premios-2010”, es observable que habiendo ascendido en el mes de Enero los Premios en Poder del Público a $139.174.769.oo, frente al 40% de las Ventas Brutas, por $287.635.200,oo, se constituyó la Reserva por valor de $148.460.431,oo, (para cubrir el sorteo 3327 del 10 de Febrero) debido a que los Premios en Poder del Público fueron inferiores al 40% de las Ventas Brutas. Caso contrario sucede en el mes de febrero, donde los Premios obtenidos en Poder del Público ($684.519.761,oo), fueron superiores el 40% de las Ventas Brutas ($300.717.600,oo), generándose una diferencia negativa por $383.802.161,oo. Esta comisión auditora, encuentra contradictorio el hecho que desde el mes de marzo hasta septiembre y de noviembre a diciembre de 2010, no se haya descargado en los libros auxiliares las respectivas reservas técnicas, a pesar que de conformidad al cuadro aludido, los Premios en Poder del Público fueron inferiores al 40% de las Ventas Brutas, valor que asciende a $1.399.264.308,oo, violando lo establecido en el Artículo 2 del Acuerdo No.0010 del 24 de marzo de 2006 y de paso generando incertidumbre en las cifras reportadas en el Balance General, como se puede corroborar en el siguiente cuadro.




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CUADRO 10. RESERVAS TECNICAS QUE DEBIERON SER CONSTITUIDAS EN EL 2010 CONFORME AL ACUERDO 0010 DE MARZO DE 2006.

MES SORTEO (1)

VENTAS BRUTAS MES (2)

40% VENTAS BRUTAS

(3)

PREMIOS OBTENIDOS EN PODER

DEL PUBLICO (4)

DIFERENCIA RESERVA TECNICA

(3 - 4)

MES RESERVA NO REFLEJADA CONTABLEMEN

TE

ENERO 719.088.000 287.635.200 139.174.769 148.460.431 FEBRERO 751.794.000 300.717.600 684.519.761 -383.802.161 MARZO 859.004.000 343.601.600 179.340.247 164.261.353 164.261.353 ABRIL 718.740.000 287.496.000 128.535.681 158.960.319 158.960.319

MAYO 840.660.000 336.264.000 174.855.693 161.408.307 161.408.307 JUNIO 573.840.000 229.536.000 119.707.366 109.828.634 109.828.634 JULIO 650.402.000 260.160.800 122.029.257 138.131.543 138.131.543 AGOSTO 823.372.000 329.348.800 167.008.319 162.340.481 162.340.481

SEPTIEMBR E 686.702.000 274.680.800 124.292.354 150.388.446 150.388.446 OCTUBRE 660.094.000 264.037.600 519.505.141 -255.467.541 NOVIEMBRE 786.794.000 314.717.600 143.557.463 171.160.137 171.160.137

DICIEMBRE 692.498.000 276.999.200 94.214.112 182.785.088 182.785.088

TOTALES 8.762.988.000 3.505.195.200 2.596.740.163 908.455.037 1.399.264.308 FUENTE: Cuadro Reservas Técnicas 2010 Lo expuesto por el sujeto de control, no controvierte plenamente lo sustentado en el presente hallazgo. 2.3 INGRESOS Verificada la información relacionada con el flujo de recursos que ingresan a la Lotería, con corte a 31 de diciembre de 2010, el Estado de Resultados señala un saldo por $9.647.972.412,oo, representado básicamente por los Grupos Ingresos Fiscales-41, por $2.296.141.158,oo, constituido por las subcuentas 411059-Derechos de Explotación ($2.170.927.405,oo) y 411090-Otros Ingresos No Tributarios ($125.213.753,oo); Venta de Servicios-43 por $6.572.241.000,oo, que representa el 68.12% del total de los ingresos, conformado por las subcuentas 434001-Loterías Ordinarias ($8.762.988.000,oo) y 439508-Devoluciones-Rebajas-Descuentos-Juegos de Suerte y Azar (-$2.190.747.000,oo) y finalmente Otros Ingresos-48 con un saldo de $997.038.084,85, integrado por las cuentas 4805-Otros Ingresos Financieros ($197.551.036,oo) y 4810-Otros Ingresos Extraordinarios ($799.487.048,05). Cabe aclarar que de los referidos ingresos se tomó como muestra la cuenta 4340-Venta de Servicios-Juegos de Suerte y Azar, debido que la misión del ente de Control, es la de prestar dichos servicios en la venta de Lotería y los derechos de




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explotación de las apuestas permanentes; en consecuencia se hizo seguimiento a la subcuenta 140703, encontrándose las observaciones plasmadas al interior de la misma. 2.4 GASTOS

El Estado de Resultados a 31 de Diciembre de 2010, registra un saldo por $5.141.027.556,69, constituido de la siguiente manera; el Grupo 51-Administración, con un saldo de $1.428.638.626,97, conformado por las cuentas 5101-Sueldos y Salarios ($991.267.259,oo), 5102-Contribuciones Imputadas ($82.576.911,oo), 5103-Contribuciones Efectivas ($85.877.572,oo), 5104-Aportes Sobre Nómina ($32.202.496,oo), 5111-Generales ($186.499.001,82) y 5120-Impuestos-Contribuciones y Tasas ($50.215.387,15), representando el 27,79% del total de los gastos. Grupo 53- Provisión, Agotamiento-Depreciación, con un saldo de $385.935.824,oo, integrado por las cuentas 5314-Litigios-Demandas ($334.485.394,oo), 5330-Depreciación ($48.794.647,oo) y 5345-Amortización de Intangibles ($2.655.783,oo). Grupo 54-Transferencias, con un saldo de $3.222.485.965,oo, conformado básicamente por la cuenta 5423-Otras Transferencias, por la totalidad de dicho valor, representando el 62,68% de los Gastos y el Grupo 58-Gastos Financieros, cierra con un saldo por $103.967.140,72, integrándolo las cuentas 5801-Intereses ($60.200.138,19), 5802-Comisiones –Otros Gastos Bancarios ($19.754.240,08) y 5815-Ajustes, por $24.012.761,55. 2.5 CONTROL INTERNO CONTABLE

Analizada la documentación allegada por la Lotería del Tolima, con ocasión de la Auditoria Financiera a los Estados Contables, se pudo comprobar que se da cumplimiento artículo 26 de la Resolución 349 de octubre de 2009, sobre el Informe Anual de Control Interno, el cual tiene que ver con el enviado a la Contaduría General de la Nación, a través del Sistema CHIP. Con el fin de determinar la confiabilidad del Sistema de Control Interno Contable por parte de la entidad auditada, se procedió a verificar el referido Informe, encontrándose deficiencias del siguiente orden: Permanentemente se identifican diferencias entre los registros producidos por la

Unidad de Contabilidad, a través de las diferentes cuentas y las reportadas por otras Unidades, tales como Tesorería, Loterías, Recursos Humanos, entre otras.




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La Unidad de Tesorería no tiene certeza sobre el valor individual de los Rendimientos Financieros generados por cada Certificado de Depósito de Ahorro a Término. CDT-Premios No Reclamados, de tal manera que se puedan identificar en los Extractos Bancarios de las Cuentas Corrientes y Ahorro dispuestas para tal fin.

En diversas ocasiones se evidencia la violación de la normatividad aplicable para

los juegos de Suerte y Azar. La Lotería del Tolima, desde vigencias anteriores al periodo Auditado, presenta

una Cartera (Deudores Distribuidores) acumulada, la cual se activa año a año, debido al atraso significativo en el Proceso de Legalización de Premios (Lectura), eventualidad que impide establecer certeramente el Saldo Real de la Cuenta Deudores.

Es evidente el estado de atraso de la cuenta 2465-Premios por Pagar, en lo

concerniente con la no actualización de la Legalización o Lectura de Premios, que se viene presentando desde la vigencia 2005, hasta el 31 de Diciembre de 2010, recurriendo en últimas a Reclasificar en la subcuenta 24650501-Premios No Reclamados.

Es observable el hecho que desde el mes de marzo hasta septiembre y de

noviembre a diciembre de 2010, no se haya descargado en los libros auxiliares las respectivas reservas técnicas calculadas que garanticen el pago de premios.

El Sujeto de Control, adolece de un módulo de cartera organizado, de tal manera

que se cuente con información en línea para establecer a ciencia cierta en un momento determinado los derechos de cobro.

No se tienen establecidas políticas formales para el manejo y estimación de la

provisión para deudores, circunstancia que deja en liberalidad a la Unidad Contable para estimarla aplicando porcentajes sin elaborar un estudio técnico que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por eventual insolvencia del deudor, análisis que debe efectuarse por lo menos al cierre de cada período contable, contraviniendo lo establecido en la Circular Externa 011 del 15 de noviembre de 1996 de la CGN numeral 5.2.2.

Las funcionarias auxiliares que desarrollan labores dentro del proceso contable, no reúnen requisitos técnicos que permitan determinar calidad y confianza en la gestión contable.




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En lo relacionado con la Evaluación del Control Interno Contable, al cierre de la vigencia 2010, con una calificación del Sistema de 4.63, esta comisión auditora hace las siguientes precisiones:

Se realizaron preguntas que incluyen variables relacionadas con hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, sin embargo, la respuesta se enfoca a la parte ambiental, quedando las demás variables que tienen que ver con la misión de la empresa (E.I.C.E) sin ser evaluadas.

En ocasiones al identificar la actividad que genera riesgo, se dejan observaciones puntuales, que al ser evaluadas se les da un puntaje de calificación alto, el cual no es acorde con la realidad de los hechos.

Producto del análisis efectuado por la comisión auditora a las Notas a los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2010, se solicitó mediante oficio AFLT-002 de fecha 3 de marzo de 2011 a la Sub-Gerencia Administrativa y Financiera, la ampliación de 19 aspectos que fueron tratados superficialmente en las notas explicativas a los estados financieros, debido a que las mismas no fueron tratadas explícitamente en el sentido de aclarar las cifras reportadas en el Balance General, por lo tanto la calificación otorgada (5,0) en el código 1.45, no se ajusta a la realidad.

Las funcionarias que durante la vigencia 2010, estuvieron encargadas de la Unidad de Control Interno realizaron dos (02) auditorias al Area de Cartera, en los meses de Febrero y Diciembre, cuyo Alcance fue el “Seguimiento al Proceso de Registro y Contabilización de las Consignaciones Recibidas por Concepto de Venta de Lotería correspondiente a los meses de Noviembre de 2009 y 2010”, sin notarse suficiencia técnica en dichos estudios. Es de anotar que las demás áreas no fueron visitadas ni evaluadas por la oficina de control interno durante la vigencia 2010. 2.6 REVISION CUENTA ANUAL

Estudiada la Cuenta Anual presentada por la Lotería del Tolima-E.I.C.E, correspondiente a la Vigencia Fiscal de 2010, se observa que de acuerdo a lo normado en el Artículo 21 de la Resolución 349 de 2009, cumplió con la rendición de la totalidad de la información mediante el Sistema Integral de Auditorías-SIA.




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Sin embargo, durante el desarrollo de la Auditoría Financiera a los Estados Contables adelantada de conformidad con el PGA 2011, se solicitaron los Estados Financieros Básicos y demás soportes, elaborados por la Lotería del Tolima, evidenciándose lo siguiente: Efectuada la revisión y análisis a la información relacionada, se pudo verificar que al cotejar el saldo reportado a Diciembre en el libro auxiliar de tesorería, de la subcuenta 111008-Certificados de Depósito de Ahorro a Término-Premios No Reclamados por valor de $1.276.323.617,88, frente al registrado en el auxiliar contable de la subcuenta 246505-Premios No Reclamados, por $1.849.778.546,90, se evidencia una diferencia significativa de $573.454.929,02. Verificados los valores registrados en el Boletín de Almacén (formato F-12), el Grupo Auditor revisó el aplicativo SIA, encontrándose información diferente, lo que conllevó a requerir la misma en forma impresa a la funcionaria encargada, para lo cual se allegó el cuadro denominado: “Reporte de Ajustes y Depreciados por Grupo”, que una vez cruzada con las cuentas que componen la Propiedad, Planta y Equipo, comprendidas entre la 1640 hasta la 1675, del Balance General a Diciembre de 2010, se evidenció una diferencia demás en el Almacén respecto a los auxiliares de contabilidad por $6.047.154,61. Los auxiliares de la subcuenta 24650501-Premios No Reclamados, al cierre del periodo evidencia un saldo por $1.849.778.546,90, el cual representa el 70,70%, de los Premios por Pagar ($2.616.299.503,80). El Informe presentado por la Unidad de Loterías señala que el saldo registrado como Premios No Reclamados a Diciembre de 2010, los constituyen las Aproximaciones Pendientes de Legalización (lectura de premios) en la vigencia por $1.174.475.684,84 y la diferencia de $675.302.862,06, corresponden a vigencias anteriores al año 2010. En consecuencia, las observaciones referenciadas se dejaron como presuntos hallazgos dentro del anális is efectuado en Informe de Auditoría. Finalmente se advierte que tanto las inconsistencias detectadas en la Revisión de la Cuenta, como las encontradas en el Informe producto de la Auditoría Financiera a los Estados Contables, con lleva a concluir al Equipo Auditor que la Cuenta Fiscal Anual NO SE FENECE.




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3. CUADRO DE HALLAZGOS

NUMERO HALLAZGO

INCIDENCIA PÁGINA

ADMITIVO FISCAL VALOR DISCIPLINARIA

PENAL

1 X X $15.871.219,95 X 1-3

2 X 4-5

3 X X 6-7

4 X 7-8

5 X X 8

6 X 8-11

7 X 11-13

8 X 14

9 X X 14-15

10 X 15-16

11 X X 16-19

12 X 19-20

13 X X $3.379.418,30 X 20-21

14 X X 21-23

15 Sancionatorio

TOTAL 14 2 $19.250.638,25 7

informe definitivo de auditoria gubernamental modalidad … · 2425-acreedores, el libro auxiliar...

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