informe de sostenibilidad 2012 - grupo epm · teresita Álvarez dávila gustavo molina juan carlos...

Informe de Sostenibilidad 2012 /Aguas de Occidente 1

INFORME DE SOSTENIBILIDAD 2012


Contenido

CARTA DEL GERENTE 4

1. PERFIL 7 1.1 Estrategia y análisis.

1.2 Misión y Visión.

2. LOGROS 2012 11

2.1 Resultados de Gestión.

2.2 indicadores CMI.

2.3. Impactos, Riesgos y Oportunidades.

2.4. Estado de Resultados Financieros

2.4.1 Gestión Financiera.

2.4.2 Resultados Financieros.

2.4.3 Indicadores Financieros.

2.4.4 Necesidad de Crédito.

2.4.5 Integralidad del ERP.

2.4.6 Gestión Documental.

2.5 Restos en Sostenibilidad

3. PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN 22

3.1 Estructura Organizacional y Números de Empleados.

3.2 Hitos y Cambios.

4. LA EMPRESA Y SUS ÓRGANOS DE GOBIERNO 31

4.1 Socios.

4.2 Junta Directiva.

4.3 Roles y Desempeño de la Junta Directiva.

4.4 Gerencia.

4.5 Valores Corporativos.


4.6 Comunicación 4.6.1 Boletín Interno: En Primicia. 4.6.2 Propiedad Intelectual y Derechos de Autor 4.7 Empleo y Equidad. 4.7.1 Entorno de Trabajo.

4.8 Participación

4.8.1 Comité de Salud Ocupacional.

4.8.2 Comité de Acoso Laboral.

4.8.3 Gestión de Derechos Humanos.

4.8.4 Protección de la Honra y la Dignidad.

4.8.5 Aplicación del Principio de Legalidad.

4.8.6 Libertad de Consciencia y Religión.

4.8.7 Derecho a la Reunión y Libertad de Asociación.

4.8.8 Protección a la Familia.

5. CLIENTES Y USUARIOS 44

5.1 Tarifas. 5.2 Comparativo Tarifario. 5.3 Subsidios. 5.4 Infraestructura de Recaudo. 5.5 Morosidad. 5.6 Cobertura.

6. RESPONSABILIDAD POR EL PRODUCTO 53

6.1 Indicadores de Gestión. 6.2 Indicadores de Continuidad del Servicio. 6.3 Satisfacción del Cliente. 6.4 Programas de Educación al Cliente.

7. COMUNIDAD Y MEDIOA AMBIENTE 58

7.1 Operación de la Empresa. 7.2 Sistema de Almacenamiento de Agua Potable. 7.3 Subsidios.

8. PROVEEDORES Y CONTRATISTAS 63

8.1 Impacto de la Contratación. 8.2 Generación de Empleo.

9. ESTADO 66

9.1 Relacionamiento con los Entes Externos. 9.2 Coordinación con los Entes Externos.

Contenido


Entendiendo que el progreso de las regiones se mide por la disminución de las necesidades básicas insatisfechas, año tras año, Aguas de Occidente presenta este informe social y financiero del trabajo realizado en 2012, con la seguridad de que su gestión se tradujo en desarrollo, bienestar social y crecimiento económico para los municipios y habitantes del Occidente Cercano de Antioquia. En este texto, no sólo se hablará de cifras, sino que también daremos fe del trabajo arduo y continuo realizado por todos los colaboradores de Aguas de Occidente, que constituyen el activo más valioso de la empresa y a quienes, además, agradezco su dedicación, responsabilidad y sentido de pertenencia; jamás hubiéramos podido conseguir los resultados tan positivos que obtuvimos en 2012 sin el concurso de ellos. Finalizar el año operando con excelentes indicadores de calidad en todos y cada uno de los sistemas de los municipios dueños de Aguas de Occidente, se convirtió en el reto más importante que cumplimos a cabalidad en 2012, cuando a partir del mes de agosto, se recibió el sistema de Santa Fe de Antioquia, y creemos, sin temor a equivocarnos, que ese logro se consiguió por las siguientes razones:

Presentación

Incluir en nuestra planta de personal, con el aval de nuestra Junta Directiva, a once trabajadores que venían laborando desde años atrás con el anterior operador, Conhydra.

El proceso comercial orientado desde casa matriz, sumado a las actividades de relacionamiento ejecutadas por nuestra empresa durante todo el primer semestre del año, fueron otra fortaleza más del proceso de recepción del sistema, ya que, a pesar de las dificultades para definir la base de datos de los más de 6500 usuarios y su respectiva cartera, el trabajo conjunto y coordinado de la Subdirección de Servicios Comerciales de EPM y Aguas de Occidente, permitió salir avante y continuar mejorando nuestro indicador de recaudo, hasta el punto de alcanzar el 98% de eficiencia.

La auditoría permanente a las operaciones efectivas de caja y a los estados financieros del anterior operador, casi desde el inicio de operación en 2008, nos permitió conocer más al detalle la forma en que deberíamos seguir con la administración de la operación.

Las constantes mesas de trabajo técnicas que se realizaron con Conhydra desde finales de 2009, también sirvieron como punto de apoyo para que el proceso de empalme se pudiera realizar sin mayores inconvenientes y la comunidad no notara este cambio.


De otro lado, continuando con la ejecución de obras tendientes a la interconexión de los sistemas como la estrategia de Aguas de Occidente para garantizar la sostenibilidad y el desarrollo de la región, cumplimos con la meta trazada desde 2011 de conseguir $3.000 millones con recursos de crédito para ejecutar obras de expansión de redes primarias y construcción de tanques de almacenamiento, para posibilitar la disponibilidad del servicio en zonas donde antes no teníamos cobertura. Lo más rescatable de este proceso, además de haber obtenido una calificación A+ y conseguido una tasa muy por debajo de las que se conseguían habitualmente en el mercado bursátil, fue adquirir el conocimiento necesario para presentar la empresa ante firmas calificadoras del riesgo y entidades bancarias, de tal manera que se pueda asegurar a futuro la consecución de nuevos recursos por esta vía o por vías de entidades financieras de carácter público. El cumplimiento de las metas comerciales y financieras casi al 100%, nos permite concluir que la planeación de la empresa es cada vez más asertiva y aunque sabemos que tenemos falencias en temas de procesos de gestión y en la estabilización de los cargos administrativos, consideramos que vamos por buen camino, y esto se debe ratificar y mejorar en 2013, con el concurso de todos nosotros, los empleados, ya que venimos en un proceso de aprendizaje y crecimiento, en el ámbito individual y organizacional.

El mejoramiento en la ejecución de inversiones y la optimización del proceso de vinculación de clientes se convierten en la ruta crítica para la gestión 2013, dado que en 2012 aprendimos cómo podemos expandir el servicio a través de la financiación de redes secundarias con dineros de la empresa y de los usuarios, copropietarios o urbanizadores; gracias a que nuestra Junta Directiva nos dotó de los lineamientos para definir los esquemas de financiación en cada uno de los casos que se puedan presentar . Nuestro compromiso es seguir creciendo todos los días con sostenibilidad, convirtiendo la proyección hacia la excelencia en generación de progreso y calidad de vida para nuestras poblaciones, proteger la naturaleza y procurar el bien común. Los resultados del año 2012 son toda una motivación para potenciarlos y hacer que Aguas de Occidente y el Grupo EPM sigan evolucionando positivamente en la región. WALTHER DARÍO MORENO CARMONA Gerente Aguas de Occidente

Presentación


Junta directiva

Principales

Edgardo Martínez Echeverry

Javier Ernesto Ceballos Ochoa

Luis Fernando Arango Arango

César Augusto Hernández Correa

Frey León Rodríguez Vargas

Suplentes

Teresita Álvarez Dávila

Gustavo Molina

Juan Carlos González Ramírez

Astrid Barrera

Luis Alberto Pulgarín


Parte 1:

Perfil


1.1 Estrategia

y análisis


Estrategia y análisis

Aguas de Occidente es una empresa prestadora de servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado que radica su accionar en las zonas urbanas y periurbanas de los municipios de Santa Fe de Antioquia, Sopetrán, San Jerónimo y Olaya con su corregimiento, Sucre; con capital 100% estatal, del tipo de las Sociedades Anónimas que se rige bajo el modelo del régimen privado para la contratación y el manejo de sus empleados. El modelo Regional implementado en el Occidente Cercano obedece a la política sectorial del Gobierno Nacional articulado con el Plan Departamental del Agua para Antioquia, ubicando a Regional de Occidente S.A. E.S.P. en una posición preferente para la prestación del servicio frente a otros posibles prestadores. En las zonas urbanas y periurbanas de los cuatro municipios atendidos se da una participación del 100% y en las zonas rurales la empresa tiene la facultad para operar, siempre y cuando la prestación de los servicios sea eficiente y permita la sostenibilidad de la misma.

El modelo de procesos de Aguas de Occidente se fundamenta en la replicación y la unificación de los principales procesos del modelo de la Matriz, EPM, dadas las características similares entre las empresas, que permite alta estandarización de los procesos de planeación, negocio, soporte y verificación que se encuentran enmarcados en el ciclo PHVA.

• Crecimiento Estrategia

• Sostenibilidad Propósito

DIRECCIONAMIENTO

Aguas de Occidente orienta su accionar bajo el direccionamiento Estratégico del Grupo Empresarial EPM:

Como modelo y herramienta de gestión y seguimiento a la

estrategia, el Grupo Empresarial ha adoptado el Cuadro de

Mando Integral - CMI, en el cual se expresan el mapa de

objetivos estratégicos, los indicadores y las metas. Éste se

constituye en un elemento práctico que facilita la

traducción de la estrategia, garantiza la sincronización de

actividades y el despliegue de la estrategia en los

diferentes niveles de la organización, hasta involucrar los

resultados de la gestión de las personas individualmente

consideradas.


0

Garantizar la disponibilidad, confiabilidad e integridad de la

información para la toma de decisiones

Mapa de Objetivos Estratégicos Aguas de Urabá

Alcanzar la excelencia en la

prestación de los servicios de

Acueducto y Alcantarillado

Ap

ren

diz

aje

y D

esarr

oll

oO

pe

rac

ion

es

Fin

an

zas

Cli

en

tes y

Merc

ad

os

Re

lacio

nes c

on

el en

torn

o

Desarrollar las capacidades

organizacionales

Actuar con

responsabilidad

social y ambiental

Consolidar el negocio

en el mercado actual

Fortalecer las

relaciones y las

comunicaciones con

los grupos de interés

Incrementar el

valor para los

grupos de

interés

Potencializar y desarrollar las

capacidades del talento humano

Fortalecer las relaciones y la comunicación efectiva con la fuerza laboral

Mapa de objetivos estratégicos para el Grupo EPM


1

Regional de Occidente S.A. E.S.P., es una Empresa

Prestadora de Servicios Públicos Domiciliarios,

dedicada a suministrar a sus usuarios agua potable y

saneamiento básico con excelentes estándares de

calidad y respeto por el medio ambiente. Para

lograrlo, cuenta con un personal idóneo y altamente

comprometido. De esta manera, contribuimos al

logro de los fines esenciales del Estado y mejoramos

la calidad de vida de la comunidad.

Misión

Visión

Para 2015 seremos líderes en la prestación de

servicios de acueducto y alcantarillado en el

Occidente cercano del Departamento de Antioquia,

destacándonos por la excelencia en nuestros

procesos y calidad en el servicio, manteniendo un

claro compromiso social, brindando satisfacción y

generando confianza en nuestros usuarios.


2

1.2 Logros 2012


3

Objetivo estratégico / Indicador Indicador 2009 Indicador 2010 Indicador 2011 Indicador 2012

Incrementar el valor para los grupos de interés.

Margen EBITDA o Resultados financieros

30% 1,3% -2,2% 21,89%

Fortalecer las relaciones y las comunicaciones con los grupos de interés externos.

Índice de Satisfacción Napoleón – Franco

74,6 82,3 En proceso En proceso

Índice de Transparencia 61% 67,5% 65% En proceso

Indicador de quejas 0,01% 0,01% 0,01% 0,01%

Indicador de reclamos 0,44% 0,07% 0,08% 0,079

Actuar con responsabilidad social y ambiental en las zonas de influencia de los negocios

Índice IGAE (Lo mide la casa matriz a partir de información que suministra la filial)

28 45 55 En proceso

Lograr excelencia operacional en los procesos.

Índice de Calidad Operativa (ICO).

97,79% 98,3% 96,41% 99,28%

Cumplimiento del Plan de Inversiones = (Valor ejecutado a la fecha / valor presupuestado a la fecha) * 100

3% 53% 99% 46%

Resultados de gestión


4

Objetivo Estratégico / Indicador Mecanismo de Gestión

Fortalecer las relaciones y las comunicaciones con los grupos de interés externos.

Índice de Satisfacción

A través del desarrollo de mesas de trabajo con EPM Comercial se analizó el servicio de atención en las oficinas de EPM, con el objetivo de mejorar la calidad en la información que se le da al usuario y en aras de realizar una recepción del sistema de Santa Fe de Antioquia sin mayores contratiempos para la comunidad, se acordó atender a los usuarios en una oficina alterna, cerca al parque principal, donde antes funcionaba el anterior operador. Pensando en generar un impacto positivo para la población de Santa Fe de Antioquia, la Junta Directiva aprobó mecanismos de financiación de cartera bastante blandos y disminución del cargo fijo de acueducto que venía cobrando el anterior operador.

Índice de Transparencia

Aguas de Occidente se hizo visible frente a los diferentes grupos de interés, haciéndolos participes de las actividades programadas en los municipios de influencia, como fueron: La presentación del Informe de Gestión 2011 a los Concejos Municipales, Alcaldías y Acciones Comunales, participación activa en las Mesas Ambientales, entrega de plegables con la Gestión 2008- 2011, entrega de los kits escolares y realización de talleres de educación al cliente. La página web, los periódicos de circulación local y la participación quincenal en 3 emisoras de la Región nos permitieron mantener informada a la comunidad de nuestras actuaciones en 2012.

Indicador de quejas

El seguimiento al acta de ejecución con la Subdirección de Servicios Comerciales de EPM, entidad que desarrolló todo el proceso comercial en la empresa, permite dar un parte de tranquilidad por el cumplimiento de la meta de tener menos de 5 quejas o reclamos imputables al sistema por cada 10.000 clientes. Sólo se presentaron incrementos en estos indicadores por el tema de aclaración de subsidios en Santa Fe de Antioquia y por demoras en la vinculación de nuevos clientes.

Indicador de reclamos

Actuar con Responsabilidad Social y Ambiental

Índice IGAE

La ejecución de los proyectos bajo el seguimiento a los Planes de Manejo Ambiental presentados por los contratistas, ha permitido determinar el nivel de la gestión ambiental de la empresa de acuerdo con la política ambiental y lineamientos del Grupo EPM.

Lograr excelencia operacional en los procesos.

Índice de Calidad Operativa (ICO).

Se realizó seguimiento a la evolución del indicador ICO durante todas las juntas directivas del año, donde se pudo evidenciar ampliamente el cumplimiento de la meta trazada al inicio del año fiscal. El seguimiento a las inversiones durante todas las juntas directivas nos permitió concluir que el retraso en la ejecución de las mismas obedece a la no adjudicación del contrato de red matriz de Sopetrán- La Florida, que no impacta significativamente la meta de usuarios de 2012 ni de 2013; pero de no corregir y mejorar la ejecución de inversiones, se corre el riesgo de incumplir la meta de usuarios 2014.

Cumplimiento del Plan de Inversiones


5

Impactos, riesgos y oportunidades Riesgo identificado

Principales incidencias sobre

sostenibilidadDesafíos 2012

Suspensión en la prestación del servicio

por turbiedad alta y obstrucción en

bocatoma.

Crisis sanitaria en las regiones

atendidas por la empresa,

afectación a la imagen y posibles

sanciones económicas para la

empresa por el no cumplimiento de

la normatividad relativa a la

continuidad.

Supervisión y seguimiento

continuo del estado de las

bocatomas

Construcción de bocatoma del

sistema de Sopetrán

Exploración de alternativas para el

suministro de agua potable

mediante poso profundoLesiones o muerte del personal

operativo en el desarrollo de sus

funciones.

Dificultades financieras por

demandas falladas contra la

empresa, daño a la imagen y a las

relaciones con los grupos de interés

especialmente trabajadores.

Mantener actualizado el certificado

de trabajo en alturas del personal

operativo actual mente vinculado

Capacitar a los nuevos operarios

que ingresan a la empresa con

ocasión de la entrada en

operación del sistema de Santa fe

Afectación económicas por perdidas

técnicas en la red de distribución

No contar con los recursos

financieros para cumplir con el

financiamiento del plan de

inversiones.

Reducir las pérdidas de agua a un

26,6%.

Suspensión del servicio por daños en la

tubería de distribución

Crisis sanitaria en las regiones

atendidas por la empresa,

afectación a la imagen y posibles

sanciones económicas para la

empresa por el no cumplimiento de

la normatividad relativa a la

continuidad.

Ejecutar obras del plan de

inversiones anual contenido dentro

del plan maestro regional.

Deterioro de la imagen de la empresa

ante la comunidad por demoras en

atención y reparación de daños

Afectación de la imagen por

eventuales demandas de orden

económico y de operación de los

sistemas

Mejoramiento de los mecanismos

de atención al cliente, Oficina de

atención al cliente, atención

oportuna de fontaneros,

comunicación efectiva de daños.

Deterioro de la imagen por insuficiencia

en la cantidad y calidad del agua

disponible.

Pérdidas económicas por demandas

falladas contra la empresa,

eventuales afectaciones en la salud

de los usuarios, daño a la imagen y

relaciones con los grupos de interés

especialmente usuarios y

comunidad.

*Optimizar las plantas de

tratamiento agua potable.

*Explorar de otras alternativas

como fuente de suministro de

Agua

Capacitación a todo el personal operativo

en manejo de alturas

Se elaboraron las fichas técnicas de

elementos de protección personal

se incluyo en el presupuesto de salud

ocupacional la compra de todos los

elementos de seguridad industrial

Se continua la operativizacion del COPASO

Se capacitación al 100% al personal

operativo en el curso básico de salud *Revisiones continuas en la red,

especialmente en los puntos críticos.

*Seguimiento mensual al Índice de Agua No

Contabilizada.

*Revisión de presión en los puntos críticos

de la red.

*Control de lectura a los macromedidores.

*Atención oportuna de daños*Reposición de tubería.

*Regulación de presiones mediante

estaciones reguladoras

*Información oportuna a la comunidad

sobre daños o suspensiones del servicio.

*Análisis periódico en laboratorios del agua

en la red, para garantizar la calidad del

agua suministrada

*Mejoramiento de instalaciones de las

plantas de tratamiento

Gestión 2011

*Revisión y mantenimiento periódico a la

bocatoma y exploración de fuentes alternas

para abastecimiento de agua a las plantas

de potabilización.

*Mejoramiento de desarenadores

*Información oportuna a la comunidad

sobre daños o suspensiones del servicio.

*atención y reparación de los daños

recortando el tiempo de respuesta.


6

Indicadores CMI

Daños al medio ambiente (cualquiera de

sus componentes) por la no

observancia de mejores prácticas y

normatividad relacionada con la

preservación del mismo por parte del

personal de la empresa o proveedores.

*Disminución de agua para

potabilizar.

*Pérdidas económicas por

demandas falladas contra la

empresa.

*Daño a la imagen y relaciones con

los grupos de interés.

*Mejorar el Indicador de Gestión

Ambiental Empresarial (IGAE).

*Reducción de la emisión de

olores en los sistemas de

tratamiento de agua residuales.

*Reducción de puntos de

vertimientos de aguas residuales

*Mejorar la cultura ambiental

dentro de la empresa.

*Continuar el trabajo articulado

con la autoridad ambiental

Pérdida de la información o inexactitud

en la misma.

Retrasos o fallas en procesos claves

debido a la falta de información o

mala calidad de esta.

* Migrar a otro sistema como el

ONE WORD, qué va a soportar

mayores fuentes de información y

permitirá estar cumplir con los

requerimientos bajo NIIF para el

balance de apertura en el año

2013

Pérdidas económicas y daños a la

imagen de la empresa ante los grupos

de interés por ocurrencia de fraude.

No contar con los recursos

financieros para cumplir con el

financiamiento del plan de

inversiones y deterioro en la imagen

de la empresa.

*Realización de auditorías internas

con base en NIA´s y riesgos

*Control y monitoreo a los

informes de gestión

Pérdidas económicas por sanciones de

entes de control.

No contar con liquidez suficiente

para atender gastos normales de la

empresa.

Cumplimiento del 100% en la

entrega oportuna de

requerimientos externos.

Daños a la imagen por el no pago o

pago extemporáneo de obligaciones

tributarias.

Deterioro en la credibilidad y

confianza de la empresa por parte

de sus grupos de interés.

Pago oportuno del 100% de las

obligaciones tributarias y

presentación de Informes.

Afectación en las personas, debido a las

inconformidades y desacuerdos en el

método aplicado en la evaluación de

desempeño

Baja productividad y no alineación

de los servidores con los objetivos

organizacionales.

Las evaluación de desempeño

deberán estar perfectamente

alineadas desde los objetivos

estratégicos de la organización y el

modelo de gestión de desempeño

por competencias, para ello se

debe tener el 100% de

cumplimiento en los seguimientos

a la evaluación de desempeño

durante mínimo 3 veces en el año.

Identificación y seguimiento permanente a

obligaciones con entes de control.

Identificación y pago oportuno de

obligaciones tributarias.

Se recibió formación especifica por parte de

consultor experto en el tema sobre la

metodología, el enfoque y la finalidad de

evaluación de desempeño con miras a

minimizar el riesgo de una mala formulación

y seguimiento a la evaluación de

desempeño

*^Planes de mejoramiento Gestión

Ambiental de la empresa

*Seguimiento a los consumos de energía y

combustible

*Trabajo articulado con las autoridades

ambientales para garantizar el cumplimiento

de la normatividad existente

*inclusión de lineamientos ambientales

dentro de lo solicitado en los pliegos de los

procesos de contratación

*Verificación del correcto manejo ambiental

en las obras contratadas.

*Campañas y talleres de educación al

clientes en temas como ahorro y uso

eficiente del agua

*se inicia con el SGF con el objetivo de

tener el respaldo de la información tanto

impresa como medio magnético con el fin

de garantizar la información

Realización de auditorías internas y

monitoreo de la gestión empresarial.

*Constitución de póliza de responsabilidad

civil directivos, implementación de control

dual para realización de pagos, Control a la

Gestión Financiera y divulgación de valores

y principios éticos.


7

Estados de resultados financieros a diciembre de 2012

En el segundo semestre de 2012, con el inicio de la operación directa en el Municipio de Santa Fe de Antioquia, comenzó una etapa muy positiva para el entendimiento de la gestión financiera puesto que la administración y consolidación directa de recaudos y compras en la operación de los servicios de acueducto y alcantarillado de todo el Regional, permitieron economías de escala en los costos y gastos operativos; lo que se tradujo al finalizar el periodo fiscal, en mayores utilidades para la empresa.

En el proceso de continuar con la implementación del

Programa NIIF, cuyo objetivo fundamental es presentar los

estados financieros bajo estándares internacionales sin

afectar la continuidad de las operaciones durante todo el

programa, se adelantó la etapa de análisis de impactos y

balance de apertura.


8

CONCEPTO 2007 2008 2009 2010 2011 2012

Ingresos

Operacionales0 3.557 5.016 5.166 4.998 5.529

Excedente

Operacional-68 -178 1.420 -93 -526 523

Ebitda -68 -123 1.486 69 -111 1.210

Excedente del

Ejercicio-33 45 1.143 108 -214 530

Activos 3.603 5.809 12.936 14.848 12.503 14.651

Pasivos 7 895 6.501 4.128 1.721 3.338

Patrimonio 3.596 4.914 6.435 10.720 10.782 11.313

Gestión financiera

Resultados financieros (cifras en millones)


9

2012Millones

de $

Ingresos

Operacionales5.529

Excedente

Operacional523

Ebitda 1.210

Excedente del

Ejercicio530

Activos 14.651

Pasivos 3.338

Patrimonio 11.313

Indicadores financieros


0

Aguas de Occidente viene desarrollando su Plan de

Negocios para el período 2012 -2015, habiendo identificado

en sus proyecciones financieras la necesidad de recursos de

endeudamiento interno que cuentan con aprobación de la

Junta Directiva. Durante el segundo semestre del año 2012,

nuestra empresa obtuvo recursos en el sector financiero,

necesarios para la ejecución de dichas inversiones.

Necesidad de crédito


1

A través de la participación de funcionarios de Aguas de Occidente y de EPM, se inició durante el último trimestre de 2012 la planeación y cargue de saldos del nuevo ERP One World, en los módulos de compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios, activos, presupuesto y contabilidad, con el fin de garantizar una gestión eficiente y transparente, en el desarrollo de todos los procesos, optimizando tiempos y calidad de información.

Integralidad del ERP

En el año 2012 se continuó con la consolidación de todo el proceso de Gestión Documental, dando como resultados el levantamiento de procedimientos para las tablas de retención, creación y dinamización del comité de Gestión de Documentos, sistematización de información histórica y actual, y adecuación locativa de los documentos físicos en cumplimiento de la normatividad vigente.

Estos procedimientos se realizaron con el fin de fortalecer los procesos de disposición para los grupos de interés en condiciones óptimas de autenticidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad y confidencialidad.

Gestión documental


2

En lo operativo: Mantener los indicadores

de la prestación del servicio por encima del 95%, buscar la sostenibilidad de los proyectos a través del cumplimiento de las metas comerciales de vinculación de clientes, garantizar la continuidad y producción del agua con la ampliación de las concesiones de agua y obras de mitigación de riesgos en bocatoma y conducciones, asegurar sus redes y evitar el riesgo de pérdida, en especial en el municipio de Sopetrán.

En lo ambiental: Unificar esfuerzos y

proyectos en torno a las mesas ambientales de cada uno de los municipios, lideradas por la autoridad ambiental y fomentar la participación en la formulación y construcción de proyectos ambientales.

En lo Financiero: Conseguir recursos en

cumplimiento del plan de créditos para inversiones, además de continuar con la implementación del programa NIIF y del ERP One World, unificando criterios de trabajo.

Retos en sostenibilidad


3

1.3 Perfil de la

Organización


4

Antioquia

Ubicación geográfica


5

Regional de Occidente S.A. E.S.P. se constituye como una

propuesta de solución para el logro de la prestación de servicios

públicos eficientes en los municipios de Santa Fe de Antioquia,

Sopetrán, San Jerónimo y Olaya, en los cuales, a partir de un

diagnóstico técnico, se identificaron deficiencias en la calidad del

servicio para las comunidades allí asentadas, traducidas en bajos

indicadores de calidad del agua, continuidad del servicio,

cobertura, así como sistemas de tratamiento de aguas residuales y

altas pérdidas físicas (IANC) en la operación.

La creación de Aguas de Occidente cumple con los criterios

establecidos para los Planes Departamentales del Agua –PDA-,

definidos por el Gobierno Nacional mediante Decreto 3200 de

2008, como son la concepción de planes de obra e inversiones

integrales y con una visión regional, y la articulación de las

diferentes fuentes de recursos que sirven de apalancamiento, para

evitar el desvío a otras actividades.

El esquema regional, unido a la experiencia y el conocimiento que

ha adquirido EPM durante 58 años como prestador de servicios

públicos, se convierten en ventajas competitivas, en la medida que

se traducen en la prestación de servicios de excelencia. Para

materializar este elemento diferenciador, la empresa ha venido

consolidando un modelo estandarizado a la luz de las directrices

impartidas por la casa matriz, donde se han adaptado una serie de

procesos operativos y de apoyo, que garantizan la aplicación de las

mejores prácticas que permiten entregar a los usuarios, servicios públicos de excelente calidad con unas tarifas razonables soportadas en una estructura de costos eficiente.

La ejecución del Plan de Inversiones a treinta años asciende a $45.488 millones y se prevé financiar así:

$7.500 millones con recursos no recuperables vía tarifas: $6.000 millones provenientes del Gobierno Nacional y $1.500 millones del Gobierno Departamental.

$9.734 millones corresponden al plan de capitalizaciones de los socios, de los cuales EPM aportará el 56% y el Departamento y los municipios socios el 44%.

La diferencia será financiada con generación interna de fondos y recursos del crédito, donde se incluyen los recursos del SGP que los municipios se comprometieron a entregar para el cubrimiento de subsidios.

Perfil organizacional


6

INDICADOR ACTUAL 2012 PROYECTADO 2023

Continuidad 99,5% 99%

Cobertura acueducto 98,71% 100%

Cobertura alcantarillado 82,9% 94%

Índice Agua No

Contabilizada

27,4% 23%

Calidad del agua 0 < IRCA < 5 0 < IRCA < 5

Usuarios acueducto 12.696 22.262

Usuarios alcantarillado 9.661 12.105

Mediante la ejecución de estos planes se busca llevar los sistemas de cada uno de los municipios a condiciones óptimas, que se reflejan en la siguiente evolución esperada de los indicadores:

Como brújula conductora del esquema regional de Aguas de Occidente surgen los Planes Maestros de Acueducto y Alcantarillado que trazarán el norte de la empresa para los próximos 30 años, no sólo en las zonas urbanas delimitadas por los esquemas de ordenamiento territorial de cada uno de los municipios, sino que también determinarán el radio de acción de la filial, llevando especialmente el servicio de acueducto a las zonas suburbanas, zonas de expansión, zonas de parcelación y algunos centros poblados de los 4 municipios accionistas de Aguas de Occidente.


7

La Empresa Regional de Occidente S.A. E.S.P. nació bajo la forma de una sociedad por acciones, de la especie anónima, constituida mediante Escritura Pública N° 209 del 26 de diciembre de 2006 de la Notaría Única de San Jerónimo, Antioquia y domicilio social en el mismo municipio. Los accionistas fueron el Departamento de Antioquia y los municipios de Santa Fe de Antioquia, Sopetrán, San Jerónimo y Olaya; la Sociedad fue registrada en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia el 26 de enero de 2007, con el objeto social de prestar los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo.

Posteriormente, Empresas Públicas de Medellín E.S.P. fue invitada por el Gobierno Nacional, el Departamento de Antioquia y los municipios accionistas para vincularse al desarrollo de la región del Occidente Antioqueño, mediante la participación como accionista de esta empresa, en aras de aprovechar su experiencia como operador y como administrador de sistemas asociados a la prestación del servicio. La vinculación de EPM se materializó en diciembre 28 de 2007.

Con la vinculación de EPM a la sociedad, el capital autorizado se elevó a diez mil millones de pesos ($10.000.000.000) representados en 10.000 acciones de un valor nominal de un millón de pesos ($1.000.000) cada una y compuesto por 8.646 acciones ordinarias y 1.354 acciones con derecho preferencial y sin derecho a voto.

Aguas de Occidente


8

ACCIONISTA No ACCIONES PARTICIPACIÓN

Capital Suscrito/Pagado 9734 100%

Departamento de Antioquia. Ord. 1.844 18,94%

M. Santa Fe de Antioquia. Ord. 1.063 10,92%

M. Santa Fe de Antioquia. Pref. 0

M. Sopetrán Ordinarias 413 4,24%

M. Sopetrán Preferentes 0

M. San Jerónimo Ordinarias 298 3,06%

M. San Jerónimo Pref. 0

M. Olaya Ordinarias 70 0,72%

M. Olaya Preferentes 0

EPM E.S.P. Ordinarias 5.838 59,98%

EPM Inversiones Ordinarias 208 2,14%

Según el acuerdo y la Asamblea General de Accionistas, celebrada en marzo de 2012, la estructura patrimonial actualmente

registrada en el libro de accionistas se compone de un total de 9.734 acciones ordinarias distribuidas así:

Los aportes de EPM le permitirán una participación accionaria que en principio ascenderá hasta un 62%, pero una vez se haya alcanzado un nivel de eficiencia en la operación, mediante la ejecución del Plan de Inversiones y las mejoras en la gestión de operación y se generen utilidades, la participación de EPM se reducirá al 56% mediante la recompra de acciones por parte de la sociedad, tal como está previsto desde el Acuerdo de Accionistas.


9

Estructura organizacional y número de empleados

A. Administrativo

Gerente

Co

mer

cia

l /

Soci

al

Pro

yect

os

de

Infr

aes

tru

ctu

ra

3

4

Op

era

ció

n y

M

an

ten

imie

nto

Co

mp

ras

y Lo

gís

tica

Ges

tió

n H

um

an

a

y D

esa

rro

llo

Org

an

iza

cio

na

l

Ges

tió

n

Fin

an

cier

a

40 1 2 3

GERENCIA

2 Gestión Jurídica

51

1

2

Gestión Técnica y Comercial

Planeación

Control Interno

7

Gestión de Recursos

1

1

P. Jurídica

Jefe 1

1

P. Comunicaciones 1

P. Comercial 1 Líder 1

2 Profesional

Líder 1

1

10

14

A.Proc. OPyM

Operador

Oficial (R)

Profesional 1 Profesional 1

Profesional 1

1 Aux. Procesos

Jefe 1

Jefe 1

A. Procesos 2

Jefe 1 Jefe 1

Profesional 1 1 Aux. Adminis.

1 P. Social

Aux. Procesos 1

1 Aux. Procesos

NÚMERO DE PLAZAS 66

Aux. Procesos 1

Ges

tió

n

Am

bie

nta

l

1

P. Ambiental 1

5

Líder 1


0

Ejecución de inversiones con base en los diseños del Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado Subregional, que marcará el norte para el desarrollo de 16.000 hectáreas parcelables en suelo rural de todos los municipios donde presta el servicio Aguas de Occidente.

Definición del Plan de Inversiones y proyecciones financieras a 10

años. Consecución de crédito por $3.000 millones, luego de la evaluación

financiera de la empresa con calificación A+, realizada por la firma Fitch Raiting, para financiar las inversiones definidas en el plan de negocios.

Diseño y aprobación del Plan de Financiación de proyectos para

construir redes secundarias con base en los lineamientos del Decreto 302 de 2000 y los procedimientos establecidos por la casa matriz para tal fin.

Hitos y cambios 2012


1

Hitos y cambios 2012

Proyecto Anillo de San Jerónimo Se notificó a urbanizadores beneficiados del Proyecto

del Anillo ofreciendo el servicio, generando la aceptación de la misma para vinculación de 176 usuarios entre Urb. Campiñas de La Pradera, Los Cedros y Urb. Vegas del Aurra, este último con proyecto de vinculación en 2013.

Proyecto Redes en El Llano - Sopetrán Se realizó el proyecto de extensión de redes con

participación del sector privado para beneficiar a más de 400 usuarios, de los cuales se vincularan 26 de la parcelación Los Micos y 27 de la parcelación Los Pinos, entre octubre de 2012 y junio de 2013.

Proyecto La Florida

Se han realizado reuniones con el Consejo de Administración de la Parcelación para vinculación por etapas a nuestro sistema de acueducto una vez se construya la red matriz desde Sopetrán, prevista para el primer semestre de 2013.

•

•


2

1.4 La Empresa

y sus Órganos

de Gobierno


3

Asamblea de socios

Representada por los accionistas dueños de la sociedad, es decir, Los Alcaldes de los cuatro municipios, El Gobernador del Departamento de Antioquia, el Gerente General de EPM y el Gerente de EPM INVERSIONES, definen las directrices generales para la empresa y son el máximo órgano jerárquico de la misma.

Junta Directiva

Compuesta por cinco miembros principales con sus respectivos suplentes, elegida por cociente electoral, con tres renglones de EPM, un renglón del Departamento de Antioquia y uno en representación de los Alcaldes de los cuatro municipios.

A ellos compete el direccionamiento y administración de la empresa, junto con el Gerente.

Las funciones de la Junta Directiva se encuentran determinadas en el artículo vigésimo séptimo de los Estatutos Sociales y entre las más importantes se destacan la facultad para determinar la organización administrativa, dictar las directrices de operación y dirección financiera, nombrar el Gerente, aprobar el presupuesto anual y el plan de negocios, direccionar y controlar la contratación interna de la Empresa.

La Junta Directiva es nombrada por la Asamblea y se reúne mensualmente de manera ordinaria, cuenta con un Secretario, que a su vez es el Secretario General de la Entidad, de libre nombramiento y remoción.

Rol del Presidente de la Junta Directiva: Evaluar y aprobar la agenda de reuniones, presidir las reuniones, someter los asuntos a votación, presentar a la Asamblea informe de funcionamiento de la Junta Directiva.

Roles y desempeño de la Junta Directiva


4

Gerencia

Equipo de Gerencia El Gerente de Regional de Occidente S.A. E.S.P., es el Representante Legal y administrador de su patrimonio, por tanto puede obligar a la Empresa siempre y cuando la cuantía obligada no exceda de 500 SMLMV; sus funciones se encuentran detalladas en el artículo 32 de los Estatutos Sociales.

En 2012 se hacen modificaciones a la planta de cargos de la siguiente manera: Acta 51 del 7 de junio de 2012, se traslada la plaza de Profesional (Comunicación) de la dependencia de Gestión Jurídica a Gerencia y por tanto ajustar el cargo de Jefe de Gestión Jurídica y Relaciones a Jefe de Gestión Jurídica. Acta 54 del 6 de septiembre de 2012, se aprueba la creación de Líder Contable y Financiero y la eliminación de una plaza de Profesional de Gestión Financiera. Acta 56 del 1 de noviembre de 2012, por la adopción de Control Interno se realiza el cambio de denominación de Jefe de Control Interno a Jefe de Auditoría Interna. El Equipo de Gerencia se compuso durante 2012, por el Gerente y los diferentes Jefes de Gestión: Técnica y Comercial, Recursos, Jurídica y Auditoría Interna. A ellos les corresponde ejecutar las decisiones y directrices impartidas por la Junta Directiva.


5

Valores corporativos

Responsabilidad Es el firme compromiso de la entidad con el logro de su objeto social, en condiciones de calidad y eficiencia, dedicando toda su capacidad y empeño al cumplimiento del deber.

Respeto Brindar a los clientes internos y externos un trato justo y respetuoso, prestando debida atención a sus requerimientos.

Transparencia Como entidad pública, Aguas de Occidente se compromete a dar cuenta sobre el uso de los recursos a su cargo, a la ciudadanía, autoridades de vigilancia y control y demás partes interesadas, procurando que la información que se suministre, sea confiable y coherente con la realidad de la empresa.


6

Comunicación Desde junio del 2011, la comunicación interna de Aguas

de Occidente es direccionada por el Profesional de

Comunicaciones, quien vela por la correcta traducción

de las estrategias y las acciones propuestas en el Plan

de Comunicaciones; esta comunicación no trató sólo de

la emisión de mensajes, sino también de la búsqueda

de hechos relevantes y su clasificación y selección.

Informar bien a nuestro grupo de interés interno de

todo lo relevante que ocurre en la empresa, resultó

una tarea imprescindible para lograr una buena

comunicación dentro de ella.

La comunicación dentro de Aguas de Occidente se

planificó durante el pasado 2012 acorde con el objetivo

estratégico “fortalecer las relaciones y la comunicación

efectiva con los grupos de interés internos”, de manera

coherente con los objetivos anuales de la empresa

(recogidos en el plan de negocios y en el plan de

comunicaciones). Sólo de este modo, la comunicación

interna sirvió para desarrollar y aplicar con éxito esos

objetivos anuales y acciones concretas. La empresa

tiene un plan de comunicación, que involucra

estrategias internas y que desde allí se ejecutan

acciones para fortalecer el ámbito organizacional y

acompañar los énfasis de trabajo de gestión humana, lo

que redunda en beneficios en aspectos como el

mejoramiento del clima y la calidad de las relaciones

Logros de la buena comunicación interna

de Aguas de Occidente:

Empleados sintiéndose parte de la empresa porque

conocen sus decisiones, sus proyectos, sus

iniciativas, etc.

Más posibilidades de participación en todos los

procesos y acciones de la empresa.

Mayor información y motivación para la toma de

decisiones, y por tanto se presentan más iniciativas

para el crecimiento de la empresa.

Se logró que se trasmitiera el sentido de pertenencia

entre compañeros, creando cohesión entre los

miembros del equipo y en su entorno.

La continua formación e información aportó a la

mejora del trabajo y a la participación en la empresa

siendo más eficientes en las tareas del día a día.


7

Boletín interno: En primicia

El boletín interno de Aguas de Occidente tiene como objetivo básico informar sobre la cultura organizacional, en la perspectiva de dinamizar los flujos informativos de la empresa. De allí que sea el medio para divulgar las líneas estratégicas trazadas por la gerencia, consolidar el clima laboral, generar sentido de pertenencia, informar, formar, educar y entrenar.

En él se encuentra la voz de Aguas de Occidente hacia sus públicos internos, y en muchos casos, se abre el espacio para el diálogo institucional. La Gerencia, en conjunto con el profesional de comunicaciones, deciden sobre los contenidos, el estilo de la redacción y la periodicidad con la circulación del boletín.

La sociedad cumple con las disposiciones legales

contenidas en el artículo 1 de la Ley 603 de 2000 en

cuanto a Propiedad Intelectual y Derechos de Autor y

el software utilizado en sus operaciones se encuentra

debidamente legalizado.

Propiedad intelectual

y derechos de autor


8

Parte 2:

Gestión por

Grupos de Interés


9

2.1 Empleados


0

NIVEL M F TOTAL M F

NIVEL

SALARIAL

DIRECTIVO 3 2 5 60% 40% 6 a 13 SMMLV

PROFESIONAL 4 3 7 57% 43% 4 a 5 SMMLV

ADMINISTRATIVO 1 5 6 17% 83% 2 a 3 SMMLV

OPERATIVO 30 0 30 100% 0% 1 a 2 SMMLV

Total 38 10 48 79% 21%

Empleo y equidad Una de las prioridades y estrategias de la OIT es la incorporación de la dimensión de género en la promoción del empleo, de conformidad con las normas internacionales, promoviendo el trabajo decente y productivo y las oportunidades de obtener ingresos en igualdad de condiciones para hombres y mujeres. La incorporación de las cuestiones de género en el fomento del empleo puede contribuir a promover la productividad y el crecimiento económico, el desarrollo de los recursos humanos, el crecimiento sostenible y la reducción de la pobreza de manera más eficaz, en relación con este desafío internacional, Aguas de Occidente para el año 2012 presentó una planta de 48 trabajadores distribuidos por género así: 10 mujeres de 48 (21%) y 38 hombres de 48 (79%). En cuanto a la distribución funcional vs género, el desempeño se da proporcionalmente así:

Del análisis de la información presentada en el cuadro anterior se pueden extraer las siguientes conclusiones:


1

En los niveles de ocupación no calificada o semi calificada, que en este caso pertenecen a los operarios de planta, oficiales de servicios y ayudantes operativos, se observa una gran brecha en relación con la equidad en la ocupación, perteneciendo el 100 % de los empleados operativos al género masculino, situación que se explica no tanto por los niveles de educación de la población sino por las características propias del trabajo, que requieren para el caso de oficiales y ayudantes mayor fuerza física y para el caso de los operadores de planta el trabajo nocturno; dichas características no son comunes de encontrar en el género femenino, por razones de tipo físico y cultural propias de la región.

En los niveles de ocupación calificada pero con niveles de ingreso bajo, que en este caso corresponden a cargos de auxiliares administrativos, la situación de inequidad anterior se invierte totalmente; es así como el 83% de las vinculaciones pertenecen al género femenino y el 17% corresponde al género masculino; dicho fenómeno se explica por razones de tipo cultural y educativo; no puede negarse que en la última década el ingreso al sector educativo ha venido en gran ascenso no sólo en las grandes ciudades sino igualmente en las pequeñas poblaciones, es así como las carreras técnicas y tecnológicas en las ocupaciones de tipo administrativo, son ocupadas principalmente por las mujeres interviniendo allí un factor de tipo cultural en donde dichas tareas son mayormente desempeñadas por este género.

Continuando en la pirámide económica y educativa, para el nivel profesional se encuentra un 60% hombres y 40% mujeres, este fenómeno se explica igualmente por el cada vez mayor ascenso de la mujer en los niveles profesionales, en las diferentes áreas del conocimiento.

Para el caso de los niveles directivos, sigue siendo mayor el porcentaje de los hombres en estos cargos, pero la brecha tiende a cerrarse cada vez más situación nada ajena a la realidad del país en los últimos años.

Cada día la mujer está ganando más espacio en el mundo laboral. Sus niveles de educación y la brecha de ingresos entre hombres y mujeres se han ido disminuyendo de manera acelerada en los últimos años.

Las cifras hablan por sí solas. Las mujeres han venido preparándose y cada vez en mayor proporción que los hombres (en los últimos 20 años, la mujer aumentó en 2,8 años el promedio de estudios, mientras que los hombres lo hicieron en 1,2 años). Y las diferencias de salario se han ido cerrando de manera acelerada.


2

RANGO N° %

De 20 a 29 años 5 11%

De 30 a 39 años 18 38%

De 40 a 49 años 17 36%

De 50 a 59 años 7 15%

Total 47 100%

En relación con la variable de permanencia, las estadísticas son las siguientes:

Para el año 2008, fecha en la que entró en funcionamiento la empresa, se vincularon 20 personas. De éstas, sólo una se retiró en el 2011, fruto de un proceso de reestructuración de la empresa, en donde el cargo ocupado por este profesional fue suprimido y se abrió concurso de méritos para proveer el cargo que lo supliría. Para el año de 2009 se vincula una (1) persona, en el 2010 se vinculan cuatro (4) personas, en el 2011 se vinculan doce (12) personas y en el 2012 se vinculan diecinueve (19) personas más, para un total de 48 empleados de los cuales se retiraron ocho (8).

En relación con la edad de los empleados, encontramos los siguientes datos:

Del análisis del cuadro anterior puede encontrarse una alta inclusión en relación con los diferentes niveles de segmentación demográfica, porque aún cuando la mayor población trabajadora de la empresa se encuentra en el rango de mayor productividad y experiencia 30 a 39 y 40 a 49; no se excluyen rangos que tradicionalmente son marginados como lo son los muy jóvenes, con poca experiencia, de 20 a 29 y los ya mayores de 50 a 59.


3

Las políticas de ingreso en Aguas de Occidente están claramente definidas y en ellas se garantiza el acceso en igualdad de condiciones a todas las personas sin discriminación por género, raza, orientación política o religiosa; se aplica bajo criterios de transparencia, oportunidad, calidad, confiabilidad y participación de la comunidad.

El proceso de selección se realiza bajo modalidad abierta y, en consecuencia, en él pueden participar personas vinculadas o no a la Empresa. Este lineamiento posibilita un proceso equitativo y participativo.

Evidencia de ello lo constituyen las convocatorias realizadas en el año 2011 bajo las que se vincularon un total de 12 personas distribuidas en los diferentes niveles jerárquicos y en donde los criterios exigidos estuvieron referenciados únicamente hacia el nivel de competencia específica en el cargo y niveles educativos básicos de acuerdo con la función a desempeñar.

En el entorno de trabajo es especialmente relevante la capacitación recibida en el año 2011 por el 100% de los empleados operativos, en el tema de salud Ocupacional.

Entorno de trabajo


4

Participación

Comité de salud ocupacional La empresa cuenta con comité paritario de salud ocupacional constituido desde el 1 de agosto de 2008; dicho comité está conformado según resolución 1016 de 1989 y Decreto 1295 de 1994 y en él se cuenta con la participación de 1 operador de planta, 1 oficial, 1 auxiliar administrativo y 1 directivo; con dicha constitución se da una participación representativa de los diferentes estamentos de la empresa.

Los espacios del comité son aprovechados para escuchar las diversas inquietudes en materia de salud ocupacional, allí se debaten los diferentes temas pertinentes a esta temática y se toman las medidas necesarias para garantizar la integridad de los empleados de la empresa.

Comité de acoso laboral

El comité de acoso laboral fue constituido mediante resolución 016 del 29 de octubre de 2008 y conformado en atención a lo estipulado por la ley 1010 de 2006. Dicho comité desarrolla, entre otras, las funciones de capacitación sobre la ley 1010; establecer políticas que contribuyan a la prevención del acoso laboral. En él tienen asiento diversos miembros representativos de los estamentos de la empresa, con lo que se pretende la orientación de las relaciones laborales bajo el principio constitucional consagrado en el artículo 29 de la Constitución Nacional.

Como mecanismo de integración y comunicación, los anteriores comités contribuyen en forma significativa a la integración de los diferentes estamentos, siendo espacios válidos para la articulación de las diferentes políticas encaminadas al logro del bienestar laboral y personal, enmarcado en la normatividad laboral y las disposiciones acogidas en el marco de los derechos humanos.

Gestión de derechos humanos

Nuestra política de Gestión Humana plantea en forma específica como el gerenciamiento del talento humano se basa en el desarrollo de competencias y se propicia a través de un entorno de trabajo en donde uno de los pilares fundamentales son las disposiciones nacionales e internacionales acogidas en el marco de los derechos humanos.


5

Participación

Protección de la honra y de la dignidad En relación con este principio, cabe anotar que todos los procedimientos llevados a cabo con los empleados gozan de absoluta reserva, desde el proceso de selección en donde cada uno de los informes generados por los psicólogos encargados de la selección tiene una especial custodia evitando que sean de conocimiento público. Igual sucede con las evaluaciones del desempeño, que se formulan únicamente con el empleado interesado, y los acuerdos desde el proceso de formulación de meta, el seguimiento y cierre se hacen bajo un mecanismo de conciliación.

Un proceso que merece especial cuidado en este sentido es el que se lleva en lo relacionado con el derecho disciplinario privado en donde se rige en forma cuidadosa por el código sustantivo de trabajo y demás normas de derecho laboral aplicables al tema, los procesos como tal cumplen en forma cuidadosa con los principios constitucionales, las sanciones se aplican teniendo en cuenta los antecedentes o conducta anterior del trabajador, las circunstancias de la falta, el cargo del trabajador y los perjuicios sufridos por la empresa con motivo de la falta.

Antes de aplicar una sanción disciplinaria, el empleador deberá oír al trabajador implicado. En todo caso se dejará constancia escrita de los hechos, y de la decisión de la empresa de imponer o no, la sanción definitiva.

Libertad de consciencia y religión

Dentro de los mecanismos de gestión del personal se garantiza la aplicación de este principio desde el proceso de selección del personal, en donde no se establece ningún tipo de restricción a las personas para su ingreso por razón de sexo, raza o religión; ya durante el desarrollo de la vida laboral, no se imponen ningún tipo de práctica religiosa a los empleados, manteniendo un respeto permanente por sus creencias religiosas.


6

Aplicación del principio de legalidad En aplicación a este principio, Aguas de Occidente cuenta con un reglamento interno de trabajo que consagra en forma previa las normas bajo las cuales será juzgada la conducta de sus servidores, en donde se contemplan en forma taxativa las conductas reprochables con su correspondiente sanción. El artículo 65 es concluyente al afirmar: “Artículo 65: La empresa no puede imponer a sus trabajadores sanciones no previstas en este reglamento, en convenios colectivos, fallos arbitrales o en contrato de trabajo o en la ley. Cuando se entienda que en aquellas disposiciones del reglamento de trabajo que afecten directamente a los trabajadores, como son las escalas de sanciones y faltas y el procedimiento para formular quejas, debe el empleador escuchar a los trabajadores y abrir el escenario propio para hacer efectiva su participación”.

Participación

Protección a la familia Es criterio fundamental en la gestión del personal en Aguas de Occidente, el respeto por la constitución de la familia, cualquiera que sea su forma de constitución, dirigiendo mensajes específicos frente a la relevancia que la familia tiene para el fortalecimiento emocional de sus empleados. Es así como anualmente se realiza un informe de gestión para los empleados y sus familias, en donde se socializan los retos de la empresa y el compromiso de ésta con su entorno.

Derecho de reunión y

Libertad de asociación La empresa no impone ningún tipo de restricción a sus empleados en relación con la agremiación y reconoce el derecho a la conformación de sindicatos; contemplándolo como una prohibición en su artículo 64 numeral 10 “Coartar la libertad para trabajar o no trabajar, o para afiliarse o no a un sindicato, o permanecer en él o retirarse”; no obstante en el momento la empresa no cuenta con sindicato constituido, ya que no se ha generado esta iniciativa por parte de los empleados.


7

2.2 Clientes y Usuarios


8

USUARIOS AGUA POTABLE AGUA RESIDUAL

Categoría/Subcategoría 2008 2009 2010 2011 2012 2008 2009 2010 2011 2012

Total Residencial 9.327 9.911 10.473 10.959 11.589 6.986 7.090 7.657 8.063 8751

Estrato 1 1.727 1.753 1.822 1.915 1.743 1.159 1.199 1.251 1.339 1270

Estrato 2 4.382 4.434 4.584 4.780 5.423 3.560 3.611 3.748 3.956 4387

Estrato 3 2.267 2.325 2.482 2.514 2.588 1.971 2.020 2.076 2.188 2214

Estrato 4 204 570 698 832 987 63 56 372 365 664

Estrato 5 563 649 676 703 795 146 202 210 214 215

Estrato 6 184 180 211 215 53 87 2 0 1 1

Total No Residencial 990 1.068 1.067 1.101 1.107 881 933 922 961 910

Comercial 845 908 905 926 929 760 803 787 817 774

Industrial 23 8 7 8 18 6 1 2 3 5

Oficial 122 135 135 144 143 104 113 115 121 117

Exenta 0 17 20 23 17 11 16 18 20 14

Total Residencial + No Residencial

10.317 10.979 11.540 12.060 12.696 7.867 8.023 8.579 9.024 9.661

Clientes y usuarios Aguas de Occidente tiene 12.696 clientes suscritos al servicio de acueducto y 9.661 al servicio de alcantarillado. El incremento de los clientes a diciembre de 2012 por el servicio de acueducto es del 5,3% y por el servicio de alcantarillado del 7% con respecto al año anterior, evidenciando un aumento en el nivel de crecimiento, en gran medida por la entrada en operación del sistema de Santa Fe de Antioquia.


9

13.7%

42.7% 20.4%

7.8%

6.3%

0.4% 7.3%

0.1% 1.1% 0.1%

Usuarios Acueducto

13.1%

45.4%

22.9%

6.9%

2.2%

0.0%

8.0%

0.1% 1.2% 0.1%

Usuarios Alcantarillado

Residencial Estrato 1






Comercial

Industrial

Oficial

Exenta

En el año 2012, la meta de usuarios era de 761 nuevos suscriptores. Los resultados permiten concluir que dicha meta se cumplió en un 98,71% en acueducto y 99,12% en alcantarillado, ya que se logró vincular un total acumulado de 636 usuarios. Cabe anotar que en 2012 se modificó el EOT en San Jerónimo, que afecta el perímetro urbano y la cobertura.

Clientes y usuarios


0

23%

3%

21%

53%

CLIENTES ACUEDUCTO

SOPETRAN OLAYA SAN JERONIMO SANTA FE DE ANTIOQUIA

20%

3%

22%

55%

CLIENTES ALCANTARILLADO


1

La fijación de tarifas en Regional de Occidente S.A. E.S.P. corresponde a regulaciones basadas en las características macroeconómicas y el otorgamiento y distribución de subsidios en cada municipio. En el año 2010 se efectuó un estudio tarifario cuyo resultado posibilitó la construcción de una nueva estructura tarifaria que empezó a regir a partir del primer semestre de 2011 y cuyo resultado fue la unificación del cargo fijo en acueducto y alcantarillado, beneficiando a los municipios de Sopetrán, San Jerónimo y Olaya. A partir de agosto de 2012, Regional de Occidente S.A. E.S.P. inició la operación del sistema de Santa Fe de Antioquia con la reducción del cargo fijo. En el año 2012 la tarifa fue indexada por el 3%, del IPC acumulado desde el último cambio en las tarifas, Incremento del 3.5% trimestral en los cargos fijos por la variación de tarifas (puntaje DEA a partir de marzo de 2013 hasta junio de 2014).

Tarifas


2

TARIFAS REGIONAL OCCIDENTE (TARIFA PLENA ALCANTARILLADO)

CONCEPTO SANTA FE DE ANTIOQUIA

SAN JERÓNIMO SOPETRÁN OLAYA

2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012

Cargo fijo 2.920,00 3.018,65 1.667,50 1.772,63 1.667,50 1.772,63 1.667,50 1.772,63

Consumo (m3)

844,00 897,60 802,60 828,26 473,15 487,69 288,10 295,74

TARIFAS REGIONAL OCCIDENTE (TARIFA PLENA ACUEDUCTO)

CONCEPTO SANTA FE DE ANTIOQUIA

SAN JERÓNIMO SOPETRÁN OLAYA

2011 2012 2011 2012 2011 2012 2011 2012

Cargo fijo 6.436,87 5.275,21 3.402,38 3.616,90 3.402,38 3.616,90 3.402,38 3.616,90

Consumo (m3)

1.272,00 1.353,60 1.141,09 1.177,62 625,80 646,09 426,25 440,15

Comparativo tarifario


3

Subsidios Uno de los temas relevantes con clientes, asociados a comprabilidad con los beneficios transferibles, que aunque no provienen de recursos de Aguas de Occidente, sí involucran gestión de la empresa, en el asesoramiento y acompañamiento con las Alcaldías y Concejos de cada uno de los municipios para fijar los porcentajes a establecer.

En aguas, los subsidios cubren un porcentaje del cargo fijo y hasta los primeros 20 m3 del cargo por consumo, pues a partir del m3 número 21 se cobra tarifa plena, es decir, la del estrato 4. Los porcentajes mencionados anteriormente se fijan al inicio del año por cada municipio por medio de un Acuerdo, basándose en la proyección enviada por la empresa en el mes de junio del año anterior y en el presupuesto del período en análisis.

En 2012 se aplicaron subsidios para los servicios de acueducto

y alcantarillado en estratos 1, 2 y 3 de la siguiente manera: En

los municipios de San Jerónimo y Sopetrán, subsidios del 70%,

40% y 15%, respectivamente; en Olaya, subsidios del 50%, 40%

y 15% y en el municipio de Santa Fe de Antioquia, subsidios del

40%, 34% y 5%.

Los recursos para cubrir los subsidios anteriormente descritos provienen de dos (2) fuentes: la contribución o sobrecargo del 50%, 60%, 50% y 30% que se factura a los clientes de estratos 5, 6, comercial e industrial, respectivamente, y los recursos disponibles de cada municipio del sistema General de Participación, girados por el Gobierno Nacional.


4

CARTERA POR EDAD DE MORA

Infraestructura de recaudo Aguas de Occidente ha facilitado, en la zona de influencia, la diversificación de puntos para que sus usuarios efectúen sus transacciones, como la banca electrónica, cajeros automáticos, datafonos, bancos, corporaciones, cooperativas y corresponsales no bancarios. Lo anterior arrojó resultados de eficiencia en el recaudo, en 2011 , de un promedio del 98,0%.

Morosidad El cliente de Aguas de Occidente conserva una buena cultura de pago, ante lo cual los tiempos de reconexión del servicio son bajos. A continuación se presenta la cartera al corte de diciembre 2012, para los municipios de San Jerónimo, Sopetrán, Olaya y Santa Fe de Antioquia


5

ITEM 2008 2009 2010 2011 2012 2015 2020

Cobertura acueducto 96,0% 99,0% 99,0% 99.06% 97,3% 99,6% 99,8%

Cobertura alcantarillado 74,0% 75.20% 75.20% 75.40% 82,9% 90,0% 94,0%

Continuidad 74,0% 99.20% 99.20% 99.20% 99,5% 99,6% 99,6%

IANC 43,0% 29,0% 29,0% 28.8% 27,4% 24,0% 23,0%

Calidad - IRCA 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Usuarios acueducto 10.317 10.979 11.540 12.060 12.696 15.729 23.558

Usuarios alcantarillado 7.867 8.023 8.579 9.024 9.661 11.508 14.137

Cobertura


6

2.3

Responsabilidad

por el Producto


7

ÍNDICE DE CALIDAD OPERATIVA DICIEMBRE DE 2012

VARIABLES Promedio ponderado Real 2012 diciembre

Metas diciembre 2012 % de Cumplimiento a 31 de

diciembre de 2012

Cobertura acueducto 97,31% 99,3% 97,98%

Cobertura alcantarillado 82,65% 84,0% 98,40%

Calidad del agua 0,00% 0 < IRCA < 5 100,00%

Agua no contabilizada 27,37% 27,7% 100,00%

Continuidad del servicio 99,5% 99,5% 100,00%

ICO 99,28%

98.0%

99.3%

95.0%

94.0%

95.0%

96.0%

97.0%

98.0%

99.0%

100.0%

dic-11 ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

ICO MÍNIMO

Indicadores de calidad


8

Programas de educación al cliente Nuestro propósito es el de fortalecer las relaciones y comunicaciones con nuestros grupos de interés externos, en el marco de la responsabilidad social empresarial y la gestión comercial, a través de las estrategias de educación, comunicación y orientación.

En 2012 Regional de Occidente desarrolló actividades principalmente en educación, relacionamiento y orientación.


9

EVENTOS DESCRIPCIÓN PÚBLICO IMPACTADO

Celebración día del agua en instituciones educativas

Sensibilización a los niños, jóvenes y educadores acerca de la importancia de cuidar y preservar los recursos naturales y el uso eficiente del agua.

Se visitaron 11 Instituciones Educativas, con 3.720 personas impactadas.

Alfabetizadores En convenio con la Secretaría de Educación de los municipios de nuestra zona de influencia, conformamos nuestro equipo Protectores del Agua.

11 personas

Ferias del agua Espacios para concientizar a la población estudiantil sobre la importancia de cuidar los recursos naturales, vinculando los educadores y directivas de las instituciones educativas de los diferentes municipios.

4 ferias, impactando 6.380 personas

60 Minutos por el planeta Participación en la campaña que se realizó a nivel mundial de los 60 minutos por el planeta. La empresa se vinculó con la Universidad de Antioquia Seccional Occidente (Santa Fe de Antioquia).

60 personas impactadas.

Programas radiales Espacio para la comunidad donde se tratan diversos temas de interés y de opinión, fortaleciendo así el vínculo usuario-empresa.

Público abierto, cobertura en todos los municipios (52).

Tomas barriales Espacio generado para acercar a la comunidad, desarrollar actividades educativas y conocer de primera mano sus necesidades.

4 tomas barriales, impactaron 230 personas en diferentes municipios


0

EVENTOS DESCRIPCIÓN PUBLICO IMPACTADO

Artículo en la página web de la fundación Buena Nota

« En Aguas de Occidente el cuidado del planeta hace parte de nuestro día a día».

Publicación página Web buena nota.

Jornadas en visitas puerta a puerta

El objetivo principal de las visitas fue el diligenciamiento de encuestas para caracterizar la población, de educación y dar a conocer la empresa. Estrategias para la recuperación de cartera, minimizar el impacto en la comunidad de Santa Fe de Antioquia con la entrada en operación al sistema.

1320 visitas enfocadas en diferentes temas de educación e información a las comunidades.

Carpa móvil Acompañamiento en sectores de los diferentes municipios, llevando recreación y educación a estas comunidades

420 personas asistieron a estos eventos.

Visita a Plantas de Tratamiento (AP-AR)

Conocimiento de todo el proceso del agua para llevarla potable a cada uno de los hogares que se encuentran en la zona de influencia de Aguas de Occidente, y de la operación de la Planta de tratamiento de aguas residuales de Santa Fe de Antioquia

58 Personas

Instrucción y coordinación para desarrollo de programas de televisión

Un espacio para contarle a las diferentes comunidades la gestión de Aguas de Occidente en la zona.

2 programas

Patrocinios Participación con la hidratación en los diferentes eventos desarrollados por las administraciones municipales, propiciando el relacionamiento con estos grupos de interés

80 eventos

Caminatas ecológicas Participación en las mesas ambientales conformadas por personas de la región que trabajan por la preservación de los recursos naturales.

40 personas miembros del grupo ecológico.


1

DESCRIPCIÓN

2.4 Comunidad

y Medio

Ambiente


2

Comunidad y medio ambiente

Regional de Occidente S.A. E.S.P cuenta con una gestión

ambiental que está incluida desde la Planeación Estratégica, en

el Plan de Negocios 2012-2021, en el capítulo 8, en la misión

de la empresa. La política ambiental del Grupo EPM fue

adoptada por Aguas de Occidente en sesión ordinaria de Junta

Directiva del 3 de agosto de 2010.

Se realizan acciones de divulgación o sensibilización de las

obras que se encuentran en ejecución, además de las actas de

vecindad donde se socializa sobre la obra, tanto al inicio como

la finalizar.

La empresa cuenta con lineamientos, directrices y similares

para orientar las relaciones en materia ambiental con sus

diferentes grupos de interés como son usuarios, contratistas,

dueños, proveedores, servidores de la empresa, el Estado, la

comunidad y el medio ambiente.

La empresa realiza la identificación de los aspectos e impactos

ambientales generados durante las fases de operación y

mantenimiento en los procesos y actividades, incluyendo las

de tipo administrativo.

Se ha realizado trabajo en cuanto se refiere al cambio

climático, a través de la mitigación de emisiones de gases, con

la cobertura de la laguna anaerobia y quema de gas H2S, en el

municipio de Santa Fe de Antioquia, logrando disminuir el

impacto ambiental por contaminación atmosférica y malos

olores.


3

Grupos de residuos Tipo Año anterior vigencia reporte (2011) Año vigencia reporte (2012)

Cantidad (kg/año) % Cantidad (kg/año) %

Reciclables no peligrosos

Cartón, kraft y plegadiza 19,02 8% 30,4 9%

Papel (oficina, archivo) 36,16 15% 60,48 18%

Papel periódico 0 0% 0 0%

Vidrio 25,11 10% 9 3%

Plástico 39,97 17% 8,16 2%

Chatarra ferrosa 0 0% 0 0%

Aluminio 0 0% 0 0%

Cobre 0 0% 0 0%

Cables 0 0% 0 0%

Biodegradables

Restos de alimentos 70,1 29% 142,18 43%

Macrófitas 0% 0%

Residuos vegetales (tala y poda) 0 0% 0 0%

Madera 0 0% 0 0%

Ordinarios e inertes Ordinarios e inertes 51,09 21% 82,94 25%

Ordinarios e inertes mezclados 0 0% 0 0%

TOTAL 241,45 100,00% 333,16 100,00%

Dentro de la empresa se identifican, actualizan y verifican, periódicamente, los requisitos legales ambientales aplicables a los

procesos y actividades realizadas por la empresa. Para cumplir con lo anterior, nos valemos cumpliendo las normas, leyes, y

decretos que nos rigen. En aras de cumplir y dar ejemplo, Aguas de Occidente realiza seguimiento y control a los residuos

generados en la sede administrativa, lugar donde permanece la mayoría del personal. En el año 2012 se adelantó una encuesta

de satisfacción realizada por IPSOS- Napoleón Franco, donde se analizan varios aspectos, ente ellos el de RSE y el tema

ambiental.

Gestión de Impactos ambientales y sociales


4

Principales proyectos ejecutados durante 2012

San Jerónimo

Optimización del sistema de acueducto del municipio de San Jerónimo mediante la construcción de la segunda

etapa del circuito Leticia-El Rincón-Piedecuesta-La Lomita-Sector centro. ($739.863.119 incluida

interventoría)

Con esta obra se da continuidad a la primera etapa de construcción del Anillo de San Jerónimo, en una longitud de 1,7 km con

cobertura hacia la vía antigua a Medellín, incluyendo parcelaciones como Campiñas de la Pradera 1, 2 y 3 y Los Cedros, que

fueron vinculadas como clientes.


5

Principales proyectos ejecutados durante el 2012

Santa Fe de Antioquia

En esta vigencia se termina este proyecto en un 100%,

aumentando la capacidad de captación del sistema y

la capacidad de tratamiento de la planta de

tratamiento de agua potable de 110 l/s a 200 l/s.

Optimización de la bocatoma, desarenador,

planta de potabilización, construcción de la

aducción tercera etapa ($2.736,4 millones

incluida interventoría).

Reposición geomembrana sobre laguna de

oxidación en la planta de tratamiento de

aguas residuales

Se efectuó la reposición de la geomembrana que cubre la laguna anaerobia de la planta de tratamiento de aguas residuales, que sufrió el accidente de incendio en el año 2011, cuyos costos asumió el contratista y que permitió mejorar el sistema de drenaje de aguas y los mecanismos de seguridad de los quemadores de gas.


6

2.5 Proveedores y

Contratistas


7

Proveedores y contratistas La contratación en Regional de Occidente S.A. E.S.P.

se rige por los principios de buena fe, moralidad,

transparencia, economía, equidad, responsabilidad,

igualdad, imparcialidad y celeridad y su desarrollo

se realiza en un ambiente de libre competencia con

criterios de eficaz y eficiente administración.

El marco normativo de la contratación interna lo

componen la Constitución Política de Colombia, la

Ley 142 de 1994 y el Manual de Contratación

Interno, Decreto No.8 de 2009 de Junta Directiva.

Este decreto define como modalidades de la

Contratación la Solicitud Privada de Única Oferta Y

la Solicitud Pública de Oferta.

Para el año 2012 se contrataron 12 suministros de

bienes y muebles, 4 interventorías y se realizaron

56 contratos de prestación de servicios y 6 de obra.


8

Contratación 2012

Número de contratos Valor ($millones) Porcentaje

Obra 6 1.835 50%

Interventoría 4 155 4,2%

Prestación de servicios 56 1.310 35,6%

Suministro de bienes y muebles

12 377 10,2%

Totales 63 3.677 100%

Impacto de la contratación


9

2.5 Estado


0

Relacionamiento con los entes externos

Durante el año 2012 se rindieron informes a los diferentes Órganos de Control encargados de vigilar la gestión de la Empresa como La Contraloría General de Medellín. efectuó la auditoria especial denominada “regional de occidente entrega operador Conhydra” y también efectuó la auditoría “AGEI Especial componente fiscal y financiero, regular regional de occidente.”

Aguas de Occidente en el 2012 también desarrolló con

CORATIOQUIA – TERRITORIAL HEVÉXICOS fuertes lazos de trabajo en pro del medio ambiente, desarrollando conjuntamente actividades como las visitas guiadas a las plantas de tratamiento de agua potable de los municipios de San Jerónimo y Santa Fe de Antioquia, propuestas en las mesas ambientales.

La Gerencia y El Equipo Comercial en el año 2012 también participaron en los Concejos municipales de Olaya, Santa Fe de Antioquia, Sopetrán y San Jerónimo, donde se entregaron informes de gestión, tarifas, subsidios y en muchas ocasiones, sólo para resolver las inquietudes que se presentaban dentro del municipio, logrando consolidar el diálogo y la transparencia de la empresa ante sus grupos de interés externos.


1

Coordinación con entes externos

Durante el año 2012, la Contraloría General de

Medellín efectuó la auditoria especial denominada

“regional de occidente entrega operador Conhydra”

y también efectuó la auditoría “AGEI Especial

componente fiscal y financiero, regular regional de

occidente.”


2

Parte III: Informe

Financiero

(Anexo)

informe de sostenibilidad 2012 - grupo epm · teresita Álvarez dávila gustavo molina juan carlos...

Documents