informe de seguimineto al plan de racionalizaciÓn · 2020. 9. 10. · decano de la facultad de...
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INFORME DE SEGUIMINETO AL PLAN DE RACIONALIZACIÓN
DE TRÁMITES
CARTAGENA, BOLIVAR
SEPTIEMBRE, 2020
JAIRO MENDOZA ALVAREZ
Rector
JUAN ARRAUT CAMARGO
Vicerrector Académico
EMILIA POLO
Decana de Facultad de Administración y Turismo
FABIAN SALEBE
Decano de la Facultad de Ciencias Sociales y Educación
MABEL AGAMEZ VEGA
Directora de la Oficina de Planeación y Calidad
Educativa
LEYDI HADECHINI MEZA
Coordinadora de Investigación Institucional
SONIA PEÑA PERTUZ
Coordinadora de Centro de Extensión
YORELLY PEÑALOZA MORALES
Coordinadora de Egresados
FELIX BUSTOS VIANA
Coordinador de Admisiones, Registro y Control
Académico
CINDY VASQUEZ ARRIETA
Coordinadora de Bienestar.
OLGA LUCIA RIVERA RODRIGUEZ
Asesora de Vicerrectoría Académica
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 6
2. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................. 7
3. MARCO LEGAL ......................................................................................................... 8
4. PLAN DE RACIONALIZACION DE TRÁMITES .......................................................... 9
5. SEGUIMIENTO A CADA ETAPA ............................................................................ 10
5.1. PREPARACIÓN ..................................................................................................... 10
5.2. IDENTIFICACIÓN DE TRAMITES ................................................................................. 10
5.3. PRIORIZACIÓN DE TRAMITES ................................................................................... 12
5.4. RACIONALIZACIÓN .............................................................................................. 15
5.5. SEGUIMIENTO ....................................................................................................... 24
6. CONCLUSIONES .................................................................................................... 25
7. ANEXOS .................................................................................................................. 26
8. REFRERENCIAS ....................................................................................................... 27
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1. Marco legal – Racionalización de trámites............................................... 8
Tabla 2. Plan de racionalización de trámites de la ITCM ..................................... 9
Tabla 3. Matriz Inventario de trámites n la plataforma SUIT................................. 11
Tabla 4. Clasificación de trámites u OPA ............................................................... 12
Tabla 5. Priorización de trámites ............................................................................... 14
LISTADO DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Tramites priorizados con su respectiva caracterización ............... 16
Ilustración 2. Documentos en el Drive institucional del trámite habilitación ... 16
Ilustración 3. Ingreso a plataforma SUIT ................................................................... 17
Ilustración 4. Módulos del SUIT y su porcentaje de cumplimiento ..................... 18
Ilustración 5. Modulo gestión de usuarios ............................................................... 18
Ilustración 6. Modulo gestión de formularios .......................................................... 19
Ilustración 7. Proceso de inscripción en WAS ......................................................... 20
Ilustración 8. Instructivos de proceso de pre- inscripción e inscripción en pág.
Web................................................................................................................................ 20
Ilustración 9. Proceso de inscripción en WAS ......................................................... 21
Ilustración 10. Socialización en pág. web de la ITCM de habilitación del pago
de matrícula en línea ................................................................................................. 22
Ilustración 11. Socialización en pág. web de la ITCM de instructivo del trámite
para matrícula de estudiantes de pregrado ......................................................... 22
1. INTRODUCCIÓN
La política de Racionalización de trámites busca facilitar al ciudadano el
acceso a los trámites y servicios que brinda la administración pública, por lo
que cada entidad debe implementar acciones normativas, administrativas o
tecnológicas tendientes a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y
automatizar los trámites existentes.
La Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar, como entidad pública y
educativa, se encuentra comprometida con la mejora continua de sus
procesos para así lograr la satisfacción de las partes interesadas, por tal motivo
se constantemente se esfuerza por fortalecer la interrelación ciudadana –
estado, logrando así hacer más sencillo el acceso al portafolio de trámites y
servicios institucionales de cara a la ciudadanía.
Igualmente, y en concordancia con su política integrada da cumplimiento a
la normatividad legal vigente, entre ellas la estrategia nacional de
racionalización de trámites y eficiencia administrativa, específicamente lo
plasmado en el artículo 1º de la Ley 962 de 2005 y el artículo 39 del Decreto
Ley 019 de 2012. Para ello se encuentra desarrollando herramientas de
diagnóstico y planeación, que permitan fortalecer los procesos, de tal manera
que se logre reducir costos, tiempos, documentos, pasos, procesos,
procedimientos y a generar esquemas no presenciales de acceso al trámite a
través del uso de correos electrónicos, internet, páginas web, entre otro.
De acuerdo a ello, el presente documento plantea la estrategia de
racionalización de trámites de la Institución Tecnológica Colegio Mayor de
Bolívar, bajo los principios de la transparencia y lucha contra la corrupción,
permanentemente en búsqueda de mejoramiento continuo.
2. OBJETIVO GENERAL
Presentar informe del estado de las actividades consignadas en el plan de
racionalización de trámites, revisión de la Matriz Racionalización de trámites y
la plataforma SUIT.
2.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar el seguimiento de la ejecución de las actividades del plan de
racionalización de tramites
Realizar seguimiento a la plata forma SUIT
Realizar seguimientos a acciones de OPAs (Otros procesos
administrativos)
3. MARCO LEGAL
NORMA REFERENCIA
Ley 962 de 2005
Por la cual se dictan disposiciones
sobre la realización de trámites y
procedimientos administrativos de los
organismos del estado.
Ley 1474 de 2011
Establece el procedimiento para la
creación de nuevos trámites y la
elaboración del plan de
anticorrupción y de atención al
ciudadano que tiene como
componente la estrategia Anti
tramites. (Artículo 73 y 75).
Ley 019 de 2012
Procedimiento para establecer los
trámites autorizados por la Ley
Tabla 1. Marco legal – Racionalización de trámites
Fuente: Informe de seguimiento plan de racionalización de tramites
4. PLAN DE RACIONALIZACION DE TRÁMITES
La ITCMB estableció en su direccionamiento estratégico para el año 2020, un plan de racionalización de trámites (Anexo
3), el cual tiene como guía un cronograma que se muestra a continuación:
ETAPA OBJETIVO ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE
EJECUCIÓN PRODUCTO
4 RACIONALIZACION
DE TRAMITES
Reducir los trámites,
con el menor
esfuerzo y costo para
el usuario, a través de
estrategias jurídicas,
administrativas o
tecnológicas
Identificar la
disponibilidad de recursos
Comité de Gestión y
Desempeño
1/09/2020 al
30/11/2020 CDP
Diseñar y definir acciones
para mejorar tramites
Comité de Gestión y
Desempeño / Oficina de
Planeación y Mejoramiento de
la Calidad/Responsables del
proceso asociadas con los
trámites
1/09/2020 al
30/11/2020
Acciones de mejora
definidas
Presentación y
aprobación de
propuestas y desarrollo de
acciones de mejora en
aspectos
procedimentales, jurídicos
o tecnológicos para los
trámites priorizados
Comité de Gestión y
Desempeño / Oficina de
Planeación y Mejoramiento de
la Calidad/Responsables del
proceso asociadas con los
trámites
30/10/2020 Plan de mejora de
trámites
Registrar estrategias de
racionalización de
tramites en SUIT
Oficina de Planeación y
Mejoramiento de la Calidad
1/02/2020 al
15/12/2020 SUIT
5
SEGUIMIENTO
Verificar el
cumplimiento del plan
de racionalización de
tramites
Realizar seguimientos
periódicos a la estrategia
de racionalización de
tramites
Oficina de Planeación y
Mejoramiento de la
Calidad/Control Interno
30/04/2020
30/08/2020
20/12/2020
Formato
racionalización de
tramites
Tabla 2. Plan de racionalización de trámites de la ITCM
Fuente: Construcción del autor
5. SEGUIMIENTO A CADA ETAPA
5.1. Preparación
Esta etapa se realizó el alistamiento de los insumos necesarios para llevar a
cabo la formulación de la estrategia, dentro de los cuales se contemplan la
planeación y análisis de los factores institucionales que intervienen en el
proceso de racionalización.
Luego de realizar un análisis de los diferentes factores para cada trámite
priorizado se le asigna un presupuesto para la materialización de lo planeado,
El comité de gestión es el que aprueba la racionalización de los trámites y a
fecha de 09/07/2020, se han aprobado recursos para la racionalización de:
- Trámite para la pre- incepción e inscripción de estudiantes de pregrado
- Matricula a estudiantes de pregrado
- Solicitud de documentos, en el cual se encuentran: Certificado y
constancia de estudio, copia original de acta de grado, Duplicado de
diploma
5.2. Identificación de tramites
Esta etapa comprende las siguientes actividades:
a. Revisión de los trámites de la Institución inscritos en la plataforma SUIT.
Para llevar a cabo esta actividad la institución realizó recopilación de los
trámites inscrito en el SUIT con el fin de definir el inventario y se procedió a
consignarlos en la siguiente matriz:
LISTADO DE TRAMITES IDENTIFICADOS ITCMB 2020
ESTADO EN PLATAFORMA SUIT
N° Descripción Sin
gestión
En
creación
Pendiente
aprobar
Inscritos
SUIT
1
Inscripción y matrícula a
programas de trabajo y
desarrollo humano x
2 Cursos intersemestrales x
3
Transferencias de
estudiantes de pregrado x
4
Renovación de matrícula de
estudiantes x
5 Registro de asignatura x
6 Movilidad académica x
7
Grado de pregrado y
postgrado x
8 Carnetización x
9
Inscripción de estudiantes
de pregrado x
10
Cancelación de matrícula
académica x
11
Reingreso / reintegro a
programa académico x
12 Aplazamiento del semestre x
13
Matricula aspirantes inscritos
a programa de pregrado x
14
Devolución y/o
compensación de pagos en
exceso y
pagos de lo no debido por
conceptos no tributarios x
Tabla 3. Matriz Inventario de trámites n la plataforma SUIT
Fuente: Construcción del autor
b. Identificación de procedimientos regulados
Luego, se procedió a realizar la clasificación de los procedimientos por
regulados y no regulados y, además, señalar el soporte normativo o las
necesidades de verificación y/o actualización en la regulación de los
procedimientos. Es importante mencionar que se tiene en cuenta el
documento de derechos pecuniarios emitido por la ITCMB, donde se indica el
valor de cada tramite según lo establecido por la ley. (Ver anexo 4)
N° Descripción Observación
1
Inscripción y matrícula a programas de trabajo y
desarrollo humano
2 Cursos intersemestrales
3 Transferencias de estudiantes de pregrado
4 Renovación de matrícula de estudiantes
5 Registro de asignatura No es un tramite
6 Movilidad académica No es un tramite
7 Grado de pregrado y postgrado
8 Carnetización
9 Inscripción de estudiantes de pregrado
10 Cancelación de matrícula académica no es un tramite
11 Reingreso / reintegro a programa académico
12 Aplazamiento del semestre no es un tramite
13 Matricula aspirantes inscritos a programa de pregrado
14
Devolución y/o compensación de pagos en exceso y
pagos de lo no debido por conceptos no tributarios Tabla 4. Clasificación de trámites u OPA
Fuente: Construcción del Autor
5.3. Priorización de tramites
A partir del reconocimiento de los tramites u OPA vigentes, y que resultan
viables para un proceso de racionalización, se identificó información que
permita priorizar los procedimientos a intervenir durante un ciclo; los tramites,
por su carácter de obligatoriedad ante el usuario, han de tener ya de por si
preferencia.
En el análisis realizado por el equipo de la ITCMB, se identificó, que existen
tramites que no habían sido contemplados en todo el proceso, y se decidió
que era necesario incluirlos, teniendo en cuenta que se debía hacer un
trabajo con el líder del proceso al que pertenece dichos tramites y recopilar el
paso a paso y documentos necesarios para la racionalización, así como tener
la aprobación de la alta dirección.
A continuación se presenta una tabla resumen, en la cual se indica cuales tramites se priorizaron y la acción a
tomar con cada uno (Incluir en la plataforma, eliminar, actualizar o cambiar el nombre)
LISTADO DE TRAMITES IDENTIFICADOS ITCMB 2020
N° Descripción
SIN
INCLUIR
A
PLATAF
ORMA
SIN
GESTION
EN
CREACIO
N
PENDIENT
E
APROBAR
INSCRITOS
SUIT ELIMINAR ACTUALIZAR OBSERVACION
1
Inscripción y matrícula a
programas de trabajo y
desarrollo humano X X
Inscripción de estudiantes de
pregrado
2 Cursos intersemestrales X X
Matricula a cursos
intersemestrales /vacacionales
3
Transferencias de
estudiantes de pregrado X X Transferencias externa
4
Renovación de matrícula
de estudiantes X
5 Registro de asignatura X X No es un tramite
6 Movilidad académica X X No es un tramite
7
Grado de pregrado y
postgrado X X Solicitud de grado
8 Carnetización X X
9
Inscripción de estudiantes
de pregrado X X
10
Cancelación de matrícula
académica X no es un tramite
11
Reingreso / reintegro a
programa académico X X
12 Aplazamiento del semestre X X no es un tramite
13
Matricula aspirantes
inscritos a programa de
pregrado X
Matricula aspirantes inscritos a
programa de pregrado
14
Devolución y/o
compensación de pagos
en exceso y
pagos de lo no debido por
conceptos no tributarios X
15
Certificados y constancias
de estudio X
16
Copia Original Acta de
Grado X
17 Duplicado Diploma X
18 Pago de Multas Biblioteca X
19
Compra de créditos
adicionales X
20 Habilitación X
21 Examen de suficiencia X
Tabla 5. Priorización de trámites
Fuente. Construcción del autor
5.4. Racionalización
El acceso a trámites y servicios útiles, simples y oportunos es la base de una
adecuada relación entre el Estado y la ciudadana en la gestión de lo público.
Llegar a esta situación, sin embargo, no procede de acciones aleatorias, sino
de un correcto reconocimiento de la población objetivo de la gestión de las
instituciones.
De acuerdo a los análisis surtidos mediante el instrumento anteriormente
descrito se procedió al desarrollo de acciones de mejora en aspectos
procedimentales, jurídicos o tecnológicos para los trámites priorizados.
1. Caracterización de los tramites:
- Estado: CULMINADO
- Descripción: este proceso de realizó ya que existió la necesidad de la
descripción paso a paso de cada proceso a racionalizar y así poder
identificar los tipos de racionalización que se podían realizar , a corte de
09/07/2020, todos los tramites priorizados se encuentran caracterizados
y la información se encuentra compartida en la nube ( GOOGLE DRIVE
- HERRAMIENTA INSTITUCIONAL, en la cual tiene acceso todo el equipo
de planeación, incluyendo a la persona responsable de hacer el cargue
de la información en la plataforma SUIT.
En la siguiente imagen se puede observar los trámites que fueron
priorizados, a los cuales le fue creada una carpeta en el drive institucional:
Ilustración 1. Tramites priorizados con su respectiva caracterización
Fuente: Drive ITCM – Carpeta planeación institucional – Plan de Racionalización de tramites
Cada uno de los tramites tiene un documento en formato Word, en el se
describe el paso a paso, seguido de un documento en Excel, donde están las
opciones o requisitos exigidas por la plataforma SUIT al momento del cague
del trámite y se le anexa los documentos legales que rigen el cobro del trámite,
para el cado de habilitación (ver ilustración 2) esta se encuentra regida por
los derechos pecuniarios publicados por la ITCMB en el 2019.
Ilustración 2. Documentos en el Drive institucional del trámite habilitación
Fuente: Drive ITCM – Carpeta planeación institucional – Plan de Racionalización de tramites
2. Cargue de tramites en la plataforma SUIT
- Estado: EN PROCESO
- Descripción: Este proceso se está realizando, con el apoyo de la oficina
de planeación, se está tomando cada uno de los tramite racionalizados
y se ingresa el paso a paso en el SUIT
Para el ingreso en la plata forma de SUIT, se tiene como usuario a la
coordinadora de planeación SIRIA CUETO
Usuario para el colegio mayor de bolívar: SCUETO19 (ver ilustración 3)
Ilustración 3. Ingreso a plataforma SUIT
Fuente: http://tramites1.suit.gov.co/suit-web/suit_authentication
La plataforma SUIT cuenta con tres módulos:
- Gestión de usuarios
- Gestión de formularios
- Gestión de inventarios
El porcentaje de avance para cada módulo es de 100%, 80% y 63%. (Ver ilustración
4)
Ilustración 4. Módulos del SUIT y su porcentaje de cumplimiento
Fuente: http://tramites1.suit.gov.co/suit-web/suit_authentication
En el módulo de gestión de Usuarios, la ITCM cuenta con 3 personas con acceso,
con un cumplimiento del 100%
- Emerson Rivera- Líder del proceso de soporte y desarrollo tecnológico
- Siria Cueto- Coordinadora de Planeación
- Nelly Carranza- Líder del proceso de Control interno
Ilustración 5. Modulo gestión de usuarios
Fuente: http://tramites1.suit.gov.co/suit-web/suit_authentication
En el módulo de gestión de Formularios muestra todos los trámites que han sido
cargados en el SUIT, con un cumplimiento del 83% como lo muestra la siguiente
imagen
Ilustración 6. Modulo gestión de formularios
Fuente: http://tramites1.suit.gov.co/suit-web/suit_authentication
Sin embargo, es importante resaltar la gestión que se viene realizando para la
realización de trámites en la ITCMB, la cual se describe a continuación:
Nombre del Tramite: Pre- inscripción e inscripción de estudiantes
Proceso: Admisión, registro y control
Tipo de racionalización: optimización y automatización
Estado: Culminado
SUIT: No cargado
Descripción: Los usuarios pueden realizar el proceso de pre- inscripción
e inscripción desde la página web institucional, se les proporciona un
instructivo del paso a paso del proceso.
Ilustración 7. Proceso de inscripción en WAS
Fuente: https://was.colmayorbolivar.edu.co/autogestion/
Ilustración 8. Instructivos de proceso de pre- inscripción e inscripción en pág. Web
Fuente: https://was.colmayorbolivar.edu.co/autogestion/
Ilustración 9. Proceso de inscripción en WAS
Fuente: https://was.colmayorbolivar.edu.co/autogestion/
Nombre del Tramite: Matricula de estudiantes de pregrado
Proceso: Gestión Financiera
Tipo de racionalización: optimización y automatización
Estado: Culminado
SUIT: No cargado
Descripción: Los usuarios pueden realizar el proceso de matrícula y pago
de matrícula desde la página web instituciones, se les proporciona un
instructivo del paso a paso del proceso y les fue habilitado el botón de
pagos electrónicos.
Ilustración 10. Socialización en pág. web de la ITCM de habilitación del pago de matrícula en línea
Fuente. www.colmayorbolivar.edu.co
Ilustración 11. Socialización en pág. web de la ITCM de instructivo del trámite para matrícula de
estudiantes de pregrado
Fuente. www.colmayor.edu.co
Nombre del Tramite: Solicitud de documento
Proceso: Admisión, registro y control
Tipo de racionalización: optimización y automatización
Estado: En pruebas
SUIT: No cargado
Descripción: Se desarrolló un módulo en la herramienta WAS, en el cual
los usuarios pueden solicitar diferentes documentos como son:
Certificado y constancia de estudio, copia original de acta de grado,
Duplicado de diploma, en este momento se encuentra en fase de
prueba, una vez superada esta fase, se procederá a la socialización y
al cargue del trámite en la plataforma SUIT.
5.4.1. Varios
Desde la oficina de control interno, se viene adelantando un proceso, en el
cual se viene estudiando la posibilidad de reducir los residuos de papel
correspondiente al proceso de cobro de cuentas por parte del personal
contratado por OPS.
Tipo de racionalización que se lograría en esta OPA: Simplificación y
eliminación
La propuesta busca:
Facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública,
de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el
ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se
desarrollen de conformidad con los principios establecidos en los
artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de
obligatoria observancia los siguientes principios como rectores de la
política de racionalización, estandarización y automatización de
trámites, a fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados
Utilizar medios digitales, de manera preferente, y evitar impresiones. En
caso de realizar impresiones, racionalizar el uso de papel y de tinta.
Quedan prohibidas las publicaciones impresas y, en especial, las de
costos elevados correspondientes a impresiones a color o en papeles
especiales. Las publicaciones de toda entidad deberán hacerse en su
espacio web.
Reducir el consumo, reutilizar y reciclar implementos de oficina.
Las suscripciones a bases de datos electrónicas especializadas se
efectuarán solamente cuando sea necesario. Las licencias se adquirirán
en las cantidades suficientes para suplir las necesidades del servicio.
Esta propuesta no ha sido aprobada por la alta dirección, sin embargo se
vienen adelantando gestiones ya que se encuentra demostrado y ofrece un
amplio análisis que si es aplicable.
5.5. Seguimiento
El objetivo de esta etapa es verificar el cumplimiento del plan de
racionalización de trámites, con este fin, se realizar el presente informe el cual
será publicado en la página web: http://colmayorbolivar.edu.co/
6. CONCLUSIONES
En general, es notorio el trabajo que se viene realizando desde los
diferentes procesos para realizar la racionalización de trámites, y se
debe resaltar el compromiso que tiene la alta dirección otorgando
los recursos para poder materializar el plan.
Se resalta el cumplimiento del cronograma
A corte de septiembre del 2020, se han racionalizado 2. tramites:
Pago de matrícula estudiantes de pregrado, pre- inscripción e
inscripción de estudiantes de pregrado, de estos solo 1 se encuentro
publicado y actualizado en el SUIT, debe realizarse el cargue de los
dos en su totalidad.
El tramite solicitud de documentos académicos, se encuentra en
proceso de pruebas, podemos decir que por motivos de la
contingencia COVID 19 no hemos visto obligado a brindar
facilidades a nuestros usuarios y en este trámite en específico se
encuentra en la fase de prueba para ponerlo en posterior marcha
(80% de avance).
El avance por módulos en el SUIT es : módulo de gestión de usuarios
100%, módulo de gestión de formularios 80% y módulo de gestión de
inventarios 60%
Se recomienda realizar un procedimiento de racionalización de
trámites, en el cual se centralice la información y se tengan registros
unificados del proceso de racionalización de trámites en la ITCMB.
7. ANEXOS
Anexo 1. Cronograma de racionalización de la ITCMB
Anexo 2. Cronograma de caracterización de tramites
Anexo 3. Plan de racionalización de tramite 2020
Anexo 4. Acuerdo pecuniarios ITCMB 2019
Anexo 5. Implementación de Ley Anti-tramite y la cultura de cero
papeles.
8. REFRERENCIAS
Guía para la metodología de racionalización de trámites versión 1- Función
publica
Plan de racionalización de tramite 2020 ITCME
Informe de seguimiento del plan de racionalización de tramites 2020 ITCMB-
1er cuatrimestre.