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El futuro es de todos SEGUIMIENTO Y VERIFICACION
Proceso asociado: Evaluacidn, Control y Mejoramiento
Octubre 18 de 2019Evaluacion, Control y Mejoramiento
Informe de Resultados del Plan deOficina de Control Interne Mejoramiento CGR - Tercer Trimestre 2019.
John William Martinez Dorado - Asesor
Directiva Presidencial 03 de abril 3 de 2012.
Resolucion 7350 de diciembre 3 de 2013.
Principios, fundamentos y aspectos generales para las auditonas en lacgr: Octubre 18 de 2019.fe,&
Guia de auditona financiera - GAF.
Resolucion 0493 de julio 7 de 2017, Art 8 numeral 5.
Circular 05 de marzo 11 de 2019.
Presentar a la Direccion del Departamento Administrative de la Presidencia de la Republica, un informe de seguimiento trimestral, en donde se determine el cumplimiento y avances a los compromises concertados en los Planes de Mejoramiento vigentes, producto de las auditories realizadas por la Contralon'a General de la Republica al DAPRE.
@<83&32> Auditonas:
Financiera DAPRE vigencia 2015.Cumplimiento al Posconflicto DAPRE - FCP.Desempeno Objetivo de Desarrollo Sostenible ODS5 Equidad de Genero. Cumplimiento al Catastro Multiproposito.
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%..Proceso asociado: Evaluacion, Control y Mejoramiento
MEJORAS ACTIVAS EN DESARROLLO Y PARA DECLARAR EFICACIA.
La Entidad transmitio por el Sistema de Rendicion Electronica de la Cuenta e Informes "SIRECI" de la Contralorfa General de la Republica, el informe semestral con corte a 30 de junio de 2019, en donde se reportan las (9) nueve mejoras activas pendientes de realizar e! cierre y de verificar en auditona la eficacia de las acciones.
A continuacion, se relacionan los planes de mejoramiento, los hallazgos y las acciones realizadas y en desarrollo:
1 Plan de Mejoramiento Auditona Financiera DAPRE 2015.Informe Final Auditoria 024 DAPRE 2016http://www.contraloria.eQv.CQ/documents/20181/479114/INFORME+FINAL+AUDITORIA+024+DAPRE+VIGENCIA+2Q15 l.PDF/b3881545-
3295-4884-804b-213S9938423f?version=1.0
Hallazgo No. 2. Mecanismos de medicion resultados esperados CONPES 3723. NCR-0578.
En el Sistema Integrado de Gestion de la Presidencia de la Republica - SIGEPRE y en el Sistema de Proyectos de Inversion del DNP, el DAPRE no establecio mecanismos de medicion (indicadores, metas discriminadas por vigencia en el Horizonte del proyecto) que permitan realizar el seguimiento a los resultados esperados que se relacionan en el documento CONPES 3723 de 2012, sobre los siguientes aspectos: reduccion en el numero de victimas civiles y cantidad de metros cuadrados de tierra liberado de minas antipersona en los municipios priorizados.
2-1 • Elaborar el analisis de resultados de las metas establecidas en el Conpes 3723 de 2012. DAICMA.
Suscripcion del contrato No 035-16 con el objeto "Asesorar tecnicamente las actividades en el marco del Proyecto "Fortalecimiento de la Accion Integral contra Minas Antipersonal en Colombia". En el punto 6. Realizar el analisis de los resultados obtenidos en el proyecto y del avance Conpes 3723 de 2012 y en e! punto 7. Apoyar tecnicamente a la Direccion para la Accion Integral contra Minas Antipersonal con la formulacion del documento CONPES. Entregables: 1. Informe de resultados Conpes (documento Word) y 2. Matriz de seguimiento Conpes (en Excel).
2-2 Documentar y socializar el procedimiento de seguimiento a documentos Conpes.
Se realize la socializacion del procedimiento a los enlaces, adicionalmente se cumplio con la publicacion del procedimiento de seguimiento a documentos Conpes, cuenta con los aspectos a considerar en el seguimiento con la definicion de responsables y actividades.
Validar que todas las dependencies con responsabiiidades en los documentos Conpes incluyan en sus planes de accion la estrategia de Fortalecimiento a documentos Conpes y el indicador correspondiente.
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Se presentan ocho dependencias que incluyen en los planes de accion, la estrategia de fortalecimiento a documentos Conpes con los respectivos indicadores Asi:
1. Direccion del Departamento, Documento Conpes 3851 - Politica general de propiedad de empresas estatales del orden nacional.
2. Direccion del Departamento, Conpes 3762 - Lineamientos de politica para el desarrollo de Proyectos de Interes Nacional y Estrategicos (PINES).
3. Secretaria de Transparencia, Conpes 167 y 3867.4. Direccion para el Sistema Nacional de juventud Colombia Joven, Conpes 173 - Oportunidades para
los jovenes.5. Consejeria Presidencia para la Equidad de la Mujer, Conpes 161 y 166.6. Direccion para el Posconflicto, Conpes 3867.7. Consejeria Presidencial para los Derechos Humarios Conpes 161, 3799'y 3828.8. Direccion de Minas Conpes 3799 y 166.9. Consejeria para las Regiones, Conpes 3849.
Mostrar en el resumen ejecutivo del proyecto cargado en SPI los avances en las acciones de los Conpes y reflejar el registro en el SUIFP, para el caso de documentos Conpes financiados con recursos de inversion.
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Los compromises del plan son, la presentacion de 4 resumenes ejecutivos de los proyectos de inversion asociados en (Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Publica) SUIFP, dos de DAICMA y dos de la Consejeria para la Equidad de, la Mujer, con informacion de avance en acciones del Conpes y cargados en SPI.
Por parte de la Direccion de Minas, cargaron en el SPI los resumenes ejecutivos, avances en el Conpes 3723, 166 y 3799, se presento modificacion N° 01 de 2017 del Conpes 3729, 166 y el 3799, adicionalmente se cargaron en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversion - SPI los resumenes ejecutivos (con corte a junio de 2017) de los proyectos de inversion identificados con codigo BPIN 2011011000158 cerrado (en junio se ejecuto la reserva presupuestal y se presento evidencia de la meta que quedo rezagada.) y 2014011000237 abierto. Para el primer proyecto no se presentan avances toda vez que su ejecucion finalize en 2016 pero se requirio hacer resumen, toda vez que quedaba una reserva presupuestal. Para ei segundo se presenta avance en los Conpes 166 y 3799.
Por parte de la Consejeria para la Equidad de la Mujer, presentan avances en la atencion a la linea telefonica 155 recibieron 221.324 casos que requirieron asesoria en cumplimiento de las metas establecidas en el Conpes 161. La actividad se cumple antes del 28 de febrero de 2018 con los informes cargados de las dependencias antes mencionadas. Son 4 informes cargados en el SPI de 4.
Divulgar por lo menos una vez al ano los avances de los documentos Conpes que son responsabilidad de la Direccion-2-5
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La Direccion para !a Accion Integral contra Minas Antipersonal - Descontamina Colombia en el resumen ejecutivo incluye , los avances Conpes y los publica en la pagina web, http://www.accioncontraminas,gov.co/direccion/paginas/lnformes-Gestion.aspx.
Actividades documentadasy aprobadas por los responsables, para verificar la EFICACIA.
2 Plan de Mejoramiento Cumplimiento al Posconflicto.Informe final de auditoria 022 DAPRE AC Posconflicto. 5 Hallazgos.
httPs://www.contraloria.gov.co/documents/20181/1074434/INFORME+FINAL+AUDITORIA+022+CUMPLIMIENTO+PRESIDENCIA,PDF/299b6fl6-3&65-4bac-9048-2cf86bce587a?version*l,0
El Fondo Colombia en Paz mediante comunicacion EXT18-00131388 de diciembre 5 de 2018, remitio el seguimiento al plan con corte a noviembre 30 de 2018. Mediante comunicacion OFI18-00163996 del 12 de diciembre del mismo afio, la Presidencia realiza solicitud formal de los soportes del plan. El Fondo Colombia en Paz mediante comunicacion EXT18-00139803 del 28/12/2018 remite las respuestas y soportes a cada una de los hallazgos de la siguiente forma:
Hallazgo No. 1 Contrato 541 de 2018 (IP Y D). NCR-0735.
En ejecucion del contrato 541 de 2018, Debilidades en la planeacion del contrato 541 de 2018, por cuanto se celebro al parecer sin considerar todos los elementos y variables del proceso contractual, ni con una adecuada prevision del resultado a obtener. El Comite de Operacion cuando tomo la decision de la terminacion anticipada del contrato, no contaba con el numero de miembros suficientes.
1. Determiner un punto de control a traves de la verificacion previa ante el Comite de fiducias consorciadas (que administren el PA-FCP), para verificar si la necesidad de software para el funcionamiento del FCP, puede ser satisfecho a traves de las fiduciaries.
H.1.1 Producto: 4 actas de sesiones de los comites de apoyo de las fiducias, con los respectivos listados de asistencia.
2. En el acta del Comite de Fiduciarias Consorciadas, se consignard la verificacion adelantada de herramientas y software que se requieran para la operacion del FCP.
H.1.2 Producto: 4 Actas en el que se traten temas sobre verificacion de herramientas y software que requiera el FCP.
Respuesta FCP: "Teniendo en cuenta que la terminacion del Contrato 541 de 2018suscrito con SYNER5I5 S.A., obedecio a instrucciones del Consejo Directive, maxima organo del FCP, con ocasion de la implementacion de los ajustes aprobados al modelo de negocio, por encontrar que los servicios derivados de este contrato eran redundantes con los sistemas con los que cuenta la Fiduciaria llder del nuevo jpfnsorcio y de los que_hoy hace uso el Fondo Colombia en Paz para lograr su finalidad y cometido, el
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tema sobre verification de herramientas y software que requiera el FCP, no ha side objeto de estudio en los diferentes comites de Consorciadas.
Sobre el particular, se informa que, Fiduprevisora S.A. como Fiduciaria llder del nuevo Consorcio FCP. 2018, cuenta con herramientas tecnologicas compatibles con la operation del Fondo Colombia en Paz, como son:
1. People Soft: Sistema Financiero. En production.
2. Orfeo: Sistema de Gestion Documental. En production.
3. Orion: Sistema Contractual. En implantation.
4. SMP: Sistema Masivo de Pagos. En production.
5. PORFIN: Sistema de Inversiones. En production. Se accede por medio de VPN.
Y las mismas han sido dispuestas para el desarrollo de las actividades operatives derivadas del contrato de Fiducia Mercantil.
No obstante, en Comite de Consorciadas No. 007 defecha 12 de diciembre de 2018, se discutio el tema de arquitectura empresarial y BPM, con el que deberia contar el Fondo, concluyendose que el asunto debla revisarse por parte del Comite Fiduciario y el Consejo Directivo, pues en el esquema fiduciario se actua bajo instruction, independientemente de que de ello dependa el cumplimiento de las obligaciones del Contrato de Fiducia Mercantil. Se adjunta archivo PDF del extracto de acta de comite de consorciadas denominado (Comite Tecnico ART-22 Ctistas-05 de octubre de 2018.pdf)."
Mediante la comunicacion EXT19-00038087 Orden archivo IP SYNERSIS.pdf, la Contralona General de la Republica informa "que mediante Auto No. 026 de fecha 10 de abril de 2019, la Contralona General de la Republica, por intermedio de la Direccion de Vigilancia Fiscal de la Contralona Delegada para la Gestion Publica e Instituciones Financieras, dispuso el archivo de la indagacion preliminar de la referencia, tramitada por hechos relacionados con la terminacion del Contrato No. 541 de 2018, suscrito entre el Departamento Administrative de la Presidencia de la Republica - Patrimonio Autonomo Fondo Colombia En Paz con la firma SYNERSIS S.A.S".
Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.
Hallazgo No. 2 - Condiciones Analisis Preliminar de la Contratacion (D). NCR-0736.Revisado el analisis preliminar de los siguientes contratos se observan incumplimientosfrente al manual de contratacion, asl: en modalidad y valor 617/18, 403/18, 559/17, 123/17, 124/17, en experiencia 066/18, 674/18, 761/18, 576/18, 732/18, 548/18, 394/18.
Determiner un punto de control a traves de la verification previa ante el Comite defiducias consorciadas (que administren el PA-FCP), para verificar si la necesidad de software para el funcionamiento del FCP, puede ser satisfecho a traves de las fiduciaries.
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Procesoasociado: Evaluacion, Control v Mejoramiento
H.2.1 Producto: Acta que evidencie la revision de acuerdo con lo establecido en el numeral 3 del 1.3.4 del Manual de Contratacion, con la validacion de las solicitudes contractuales de las entidades ejecutoras.
Respuesta FCP: "Se remite en archive PDF el acta de Comite Tecnico del 5 de octubre de 2018, en el que se revisaron las solicitudes de contratacion directa presentadas por la entidad ejecutora, Agenda de Renovacion del Territorio (ART) para la prestacion de servicios profesionales y tecnicos de persona natural y donde ademas se evidencia el cumplimiento de lo establecido en el numeral 1.3.4 del Manual de Contratacion."
Anexo: Comite Tecnico ART - 22 Ctistos - 05 de octubre de 2018.pdf, Estudio-de-Mecado-y-Sector- Convocatoria-Publica~No~022-de-2018.pdf
Verificar a traves del Comite Tecnico de lo establecido en el numeral 3 del 2.2 del Manual de Contratacion respecto a la determinacion del valor estimado del contrato, valor estara basado en las condiciones del mercadoy de sector segun corresponda. En desarrollo, Producto: Analisis Sector-Tabla de Honorarios definido.
Respuesta FCP: "Se remite en archivo PDF del estudio de mercado y analisis del sector realizado para la convocatoria publico No. 022 de 2018, cuyo objeto es "Contratar la Interventoria Tecnico, Social, Administrative, Juridico, Financiera y Contable a los proyectos resultado de los contratos que tienen por objeto "Estructurar, disehar, y ejecutar las acetones necesarias para la implementacion de la Estrategia de Proyectos de Pequeha Infraestructura Social y Comunitaria ''PIC' en sufase II, as! como ejecutar las acciones defortalecimiento comunitario en los territorios determinados por la ART”
De igua! forma, se remite archivo PDF de la tabla de honorarios de la Entidad Ejecutora Agenda de Renovacion del Territorio."
Anexo: Tabla de Honorarios - Contratistas (ART).pdf.
H.2.2 Producto: Certificacion de la Entidad Ejecutora del cumplimiento de los requisites tecnicos, financieros, juridicos, economicos y de caiidad para adelantar la contratacion. (Manual de Contratacion numeral 2.3.3.3). En desarrollo.
Respuesta FCP: "Se remiten 3 archives PDF, correspondientes a certificaciones expedidas por la Entidad Ejecutora, dejando constancia de que una vez verificada la documentation la oferta presentada cumpte con los requisites tecnicos, financieros, juridicos, economicos y de caiidad para adelantar la contratacion."
Anexos: Factor Adan Gutierrez.pdf, Juan C Flor.pdf NeiserA Castro.pdf
Activldad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.
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Proceso asociado: Evaluacion, Control y Mejoramiento
Hallazgo No. 3 Documento de Disponibilidad Presupuestal -DDP. NCR-0737.El PA FCP suscribio los contratos 394/17, 501/17, 473/17, 469/17, 003/18 y verificados los documentos necesorios para el inicio del procedimiento de contratacion y para la celebracion de cualquier contrato, se evidencio que el Documento de Disponibilidad Presupuestal fue expedido de forma posterior, lo que genero que el contrato inicialmente no contara con el respaldo economico por parte del FCP para la ejecucion del mismo.
H3. Producto: Acta de verificacion a lo establecido en el numeral 16 del 2.2 del manual de contratacion.
Respuesta FCP: "Se remite archivo PDF del acta de Comite Tecnico del 5 de octubre de 2018, donde se puede evidenciar (parte final pag. 14) la revision del plan operative aprobado de la subcuenta, donde se verifica la disponibilidad presupuestal para adelantar la contratacion solicitada por la Entidad Ejecutora (ART)".
Anexo: Comite Tecnico ART-22 Contratistas - 05 de octubre de 2018.pdf.
Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.
Hallazgo No. 4 Garantias. NCR-0738.
Del analisis de los contratos establecidos en la muestra, se evidencio que en los siguientes contratos no se cumple con lo establecido en el manual de contratacion del FCP con relacion a las polizas, ash 617/18, 335/17,403/18, 788/18.
H4. Producto: Acta de verificacion del Comite Tecnico a lo establecido en el numeral 2 del 3.1.1 del Manual de Contratacion respecto a la revision y aprobacion de las garantias previo al inicio del contrato.
Respuesta FCP: "En este punto se aclara, que el Comite Tecnico no es el encargado de verificar lo relacionado con la revision y aprobacion de garantias, pues dicha competencia recae en la Coordinacion Jurldica del Consorcio FCP 2018 como vocero del PA-FCP, por tratarse de un trdmite posterior a la perfection del contrato, sobre el particular, senala el numeral 3.1.1 del Manual de Contratacion:
... (. . .) "2. Perfeccionado el contrato, se procedera al cumplimiento de los requisites de ejecucion que implica, entre otros, la aprobacion de polizas y garantias y la suscripcion de acta de inicio, en los cases en que aplique de conformidad con lo regulado en el analisis preliminar y el contrato” (...)...
De igua! forma, se aclara, que de acuerdo con el numeral 3.1.3 .1 del Manual de Contratacion, las garantias no son obligatorias en los contratos de emprestito; contratos y convenios con entidades territoriales y entidades publicas; contratos de seguro; en aquellos cuyo pago sea contra entrega; en la compra de bienes cuya garantla es defabrica y en los contratos cuyo valor sea'igualo inferior a Cincuenta (50) salarios mlnimos mensuales legates vigentes.
No obstante, en los casos que si son obligatorias las garantias y as! se hayan exigido en el analisis apeliminar, la Coordinacion Jurldica junto con el abogado encargado realizan la verificacion de
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Prosidencia de la Republica SEGUIMIENTO Y VERIFICACI6N
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constitucion de la poliza, para lo cual diligencian el formate "Certificado de aprobacion de garantla de cumplimiento", verificando espedficamente los alcances, plazos y cubrimientos exigidos en los contratos. Este formato es aprobado por el Gerente y Apoderado General del Consordo FCP 2018 y archivado en la respective carpeta contractual.
En consecuencia, remiten en archive PDF 3 certificados de aprobacion de garantias de cumplimiento, donde se verifica la revision y aprobacion de las garantias previo al inicio del contrato".
Anexos: Poliza y Aprobacion CTO 897-2018 - Persona Jurfdica.pdf, Poliza y Aprobacion CTO 1082-2018 - Persona Jundica.pdf Poliza y Aprobacion CTO 1083'2018-Persona Natural.pdf.
Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.
Hallazgo No. 5 Soportes contractuales. NCR-0739.
En las carpetas contractuales de la muestra revisada, se establecio que el FCP no esta dando cumplimiento a "..Custodia y archivo del expediente contentivo del contrato el cual debera incluir todos los documentos que se hubieren producido en desarrollo de las etapas precontractual, contractualy post contractual.
A5.1. Producto: Contrato realizado para el gestor documental para la organizacion y custodia documental.
A5.2 Producto: Acta de aprobacion del procedimiento por parte del comite fiduciario
Respuesta FCP: "En este panto, se informa, que si bien no se ha celebrado contrato para la organizacion y custodia documental, en aras de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del Contrato de Fiducia Mercantil No. 001 de 2018, la administracion, organizacion y custodia del archivo del PA-FCP, viene siendo ejecutada por el area de archivo del Consorcio FCP 2018, que esta conformada por un profesional en gestion documental y dos tecnicos en archivo.
As! mismo, se informa que, previo a la celebracion del contrato para la organizacion, administracion y custodia del archivo documental del PA-FCP, se debe contar con las Tobias de Retencion Documental para el Fondo Colombia en Paz, las cuales deben ser aprobadas por el Archivo General de la Nacion (AGN) y/o el DAPRE, gestion que se viene adelantando desde el mes de junio de 2018 y de la cual informamos la trazabilidad, en los siguientes terminos:
1. Comunicacion dirigida al Doctor Sergio Bueno Aguirre, como Ordenador del Gasto y Supervisor del Contrato de Fiducia Mercantil 001-2018. Radicado 20181160828501 del 12 de junio de 2018.
En esta comunicacion, solicitamos el contacto establecido en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica - DAPRE, con el fin de realizar una mesa tecnica de trabajo para recibir el jniumo y lineamientos para la aplicacion de los terminos y condiciones de la Ley 594 de 2000, por medio
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de la cualse dicta la Ley General de Archives y se dicta otras disposiciones, frente a las tablas de retencion documental para el Fondo Colombia en Paz.
2. Mesas de trabajo.
Luego de esta comunicacion, se realizaron dos (2) mesas de trabajo los dlas 18 y 22 de junio de 2018 con la Doctora Adriana Andrade Jaimes - Jefe del Area Administrative del DAPRE, Dr. dscar Fabian Moreno - Coordinador del Archive del DAPRE, Dr. Carlos Zapata - Asesor de la Direccion de Operaciones del DAPRE.
En dichas mesas, se concluyo que "El Fondo Colombia en Paz no tiene estructura administrativa propia, a traves de la cual puedan crearse las tablas de retencion", por lo tanto es necesario que dichas tablas sean avaladas por el DAPRE o elAGN.
3. Comunicacion dirigida al Doctor Sergio Bueno Aguirre, como Ordenador del Gasto y Supervisor del Contrato de Fiducia No. 001-2018. Radicado 20181151360191 del29 de agosto 2018.
En consecuencia, una vez se aprueben las Tablas de Retencion Documental para el Fondo Colombia en Paz, por parte del Archive General de la Nacion (AGN) y/o el DAPRE, se podra celebrar el respectivo contrato, as! como aplicar de manera tecnica el procedimiento de archive que requiere el Fondo Colombia en Paz, de acuerdo con las obligaciones establecidas en el contrato fiduciario.
Aunado a lo anterior, en Comite Fiduciario No. 33 dell9 de diciembre de 2018 se informo que, dentro del PDA de la subcuenta Funcionamiento para la vigencia 2019, que sera sometido para aprobacion en el proximos Consejo Directive que se celebre, se incluira el presupuesto correspondiente para la contratacidn del gestor documental, tramite que como ya se sehalo, esta sujeto a la aprobacion de las Tablas de Retencion Documental para el Fondo Colombia en Paz."
Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.
3 Plan de Mejoramiento Desempeno ODS5.
Informe final de auditoria 001 CDSS de desempeno al ODS5 Equidad de genero.
https://www.contraloria.Qov.co/resultados/Droceso-auditor/auditorias-liberadas/sector-social/auditorias-social-liberadas-ano-2019/-/asset Publisher/b5mCbBCvUQ8V/document/id/1438Q69?inheritRedirect=false&redirect=httos%3A%2F%2Fwww.contraloria.QQv.co%3A443%2Fresultados%2Fproceso-auditor%2Fauditorias-liberadas%2Fsector-social%2Fauditorias-social-liberadas-ano-2019%3Fp p id%3D101 INSTANCE b5mCbBCvUQ8V%26p p lifecvcle%3D0%26p o state%3Dnormal%26p p mode%3Dview%26p p col id%3D 118 INSTANCE ssfLRJBnaAvd column-1 %26p p col count%3D1
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Hallazgo 1CGR - 2019 Planes de Desarrollo Territoriales (PDT) NCR-0782.
Planes de desarrollo territoriales no contemplan acciones afirmativas para todas las metas ODS 5.
1.1. Adecuar las herramientas tecnicas y metodoiogicas de la Consejena a las brechas de desigualdad abordadas en el ODS 5
La naturaleza de las metas del ODS 5 implica realizar ajustes tecnicos y metodologicos en el instrumento para transversalizar el enfoque de genero en la gestion publica subnacional. En este sentido, el instrumento que se utilizara para el asesoramiento tecnico respondera a las brechas de desigualdad abordadas en el ODS 5.
Producto: 1 Guia, programada del 2019/11/01 al 2020/01/31. Actividad en DESARROLLO.
1. 2. Elaborar planes de trabajo de integracion del ODS 5 en los planes de desarrollo territoriales 2020 -2023
El personal de la Consejena esbozara planes de trabajo de integracion del ODS 5 en los planes de desarrollo territoriales 2020 - 2023, en convergencia con la distribucion tematica y regional que se defina.
Producto: 32 planes de trabajo, programadas del 2020/01/01 al 2020/02/28. Actividad en DESARROLLO.
1.3. Brindar asistencia tecnica a personal de las entidades subnacionales en integracion del ODS 5 en los planes de desarrollo territoriales 2020 - 2023.
El equipo tecnico de la Consejena prestara asistencia tecnica en integracion del ODS 5 en los planes de desarrollo territoriales 2020 - 2023, apoyandose en la Guia de Transversalidad del Enfoque de Genero y en los planes de trabajo ODS, Se hara especial hincapie en la insercion de acciones afirmativas para responder a las metas ODS 5,
Producto: 32 asistencias tecnicas, programadas del 2020/01/01 al 2020/04/30. Actividad en DESARROLLO.
1. 4. Realizar un balance de la asistencia tecnica en integracion del ODS 5 en los planes de desarrollo territoriales 2020-2023
Se efectuara un balance de la asistencia tecnica prestada en la formulaci6n.de los planes de desarrollo territoriales 2020 - 2023, haciendo un analisis de las acciones afirmativas insertadas en los planes de desarrollo territoriales.
Producto: 1 informe de evaluacion de resultados, programadas del 2020/06/01 al 2020/07/31. Actividad eruDESARROLLO.
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Proceso asociado: Evaluacion, Control y Mejoramiento
4 Plan de Mejoramiento Cumplimiento a Catastro Multiproposito.
Informe final de auditon'a de cumplimiento Catastro Multiproposito
https://www.contraloria.gov.co/documents/20181/1486504/INFORME+DE+AUDITQRIA+017+-+IMPLEMENTACI%C3%93N+DEl+CATASTRO+NAClQNAL++CON+£NFQQUg+MULTIPRQP%C3%93SlTO.PDF/7e3412c4-6989-4f8d-b738-648349f98fd9?version=1.0
Hallazgo 1 CGR - 2019 H2. Creadon del Comite Catastro Registro - DAPRE (D) NCR-0808.
1. A 31 de diciembre de 2018, no se llevo acabo la creacion del comite Catastro - Registro, a pesar que debia realizarsea mas tardaren juliode 2016, y que el CSAOSR, en virtud del articulo4 del Decreto 2367 del 7 de diciembre de 2015 tiene la potestad para la creacion de comites tecnicos de trabajo intersectorial.
2. El documento CONPES.fue expedido en 06 de 2016 y 14 meses despues, en 08 de 2017, la Direccion de Gobierno y Areas estrategicas asume la responsabilidad de ejecutar la actividad 4.6 de creacion del Comite Catastro Registro; es decir, cuando ya habia vencido el plazo establecido en el PAS para fa ejecucion de la actividad, lo que constituye una meta no cumplida, sin que se evidencien acciones de ajuste o modificacion de plazos debidamente sustentadas o motivadas.
Aunado a lo anterior, no se evidencian gestiones posteriores por parte de la Direccion de Gobierno y Areas Estrategicas para el cumplimiento de la meta, a pesar de que los reportes de seguimiento del PAS 3859 de 2016, en el SisConpes 2.0 reflejaron en los cortes de junio de 2016, diciembre de 2016; junio de 2017, diciembre de 2017 y junio de 2018, un porcentaje de avance del indicador del 0%.
1.1. Verificacion del cierre Conpes 3859 de 2016. Efectuar seguimiento al cierre del PAS del CONPES 3859.
ENTREGABLES:
Se documenta el memorando por parte de la Subdirectora de Descentralizacion y Fortalecimiento Fiscal el 11 de Julio de 2019, solicitando el Seguimiento CONPES 3958 y el retiro CONPES 3859 al Coordinador del Grupo CONPES.
Y se adjuntan tres documentos soportes:
•. Memorando Seguimiento CONPES 3958 y retiro CONPES 3859.• Formato F-SDS-01 HV para el documento CONPES 3859 con el cual se solicita el cierre.• Cuadro PAS de seguimiento a las nuevas acciones documentos CONPES.
Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.
Codigo: F-EM-14 Version 06
ft Elfuturo es de todos SEGUIMIENTO Y VERIFICACI6NI
* ..Proceso asociado: Evaluacion, Control y Mejoramiento
1.2. Acta del Comite de Catastro o Comite de registro. Adjuntar acta de la Sesion del 18 de abril de 2019 del Consejo Superior para la Administracion y Ordenamiento del Suela Rural y la creacion del Comite de registro. Actividad en DESARROLLO.
Hallazgo 2 CGR - 2019 H4. Asistencia y Compromisos CONPES 3859 de 2016 - DAPRE NCR-0809.
2.1. Revisar y mejorar el formato Informe de Entrega del Cargo. Revision del procedimiento de retiro del servicio y del formato Informe de Entrega del Cargo, con el fin de incorporar informacion relevante para ia entidad. Debe incluir entre otros aspectos el seguimiento a la elaboracion y seguimiento a documentos CONPES.
ENTREGABLES: Revision del procedimiento y formato a cargo del Area e Talento Humano del DAPRE. Programado del 2019/08/01 al 2019/08/31.
Se realizo la actualizacion del procedimiento P-DE-12 Preparacion y seguimiento a documentos CONPES Version 4, con fecha 23-agosto-2019 por parte de la Oficina de Planeacion.
Formato informe de entrega del cargo. Actividad programada del 2019/09/01 al 2019/12/31 en DESARROLLO.
2.2. Ajustar el procedimiento de seguimiento a documentos CONPES. Consiste en ampliar el alcance del procedimiento al seguimiento, incluyendo la etapa de preparacion.
ENTREGABLES: La Oficina de Planeacion del DAPRE realizo la actualizacion del procedimiento P-DE-12 Preparacion y seguimiento a documentos CONPES Version 4, con fecha 23-agosto-2019. Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.
2.3 Ampliar el alcance de la actividad de seguimiento a documentos CONPES inciuida en la estrategia transversal de SIGEPRE. Consiste en ajustar en el aplicativo SIGEPRE la descripcion de la actividad de seguimiento a documentos CONPES. Con el proposito que las dependencias registren los avances y carguen las evidencias relacionadas con la elaboracion de los documentos CONPES en SIGEPRE.
ENTREGABLES: Se amplio la descripcion de la actividad Realizar seguimiento a acciones de documentos CONPES, en la estrategia transversal "Mantener el Sistema Integrado de Gestion de la Presidencia de la Republica":
Descripcion anterior: La dependencia registra el seguimiento a las acciones que se encuentran bajo su responsabilidad en el SisConpes.
Descripcion nueva: La dependencia registra el seguimiento a las acciones que se encuentran bajo su responsabilidad en el SisConpes. Adicionalmente, se registran los avances y se cargan las evidencias
Codigo: F-EM-14 Version 06|l
© El futUTO ■Presioencia es de todos SEGUIMIENTO Y VERIFICACI^N
Proceso asociado: Evaluacion, Control y Mejoramiento
relacionadas con el proceso de elaboracion o construccion de los documentos CONPES. Aplica para las siguientes dependencias:
• Consejena Presidencial para los Derechos Humanos y Asuntos Intemacionales• Consejena Presidencial para las Regiones• Consejena Presidencial para Equidad de la Mujer• Consejeria Presidencial para Competitividad - Gestion Publica y Privada.• Consejeria Presidencial para la Estabilizacion• Consejeria Presidencial para Ninez y Adolescencia• Secretaria de Transparency• Oficina del Alto Comisionado para la Paz• Consejeria Presidencial para la Innovacion y Transformacion Digital• Despacho del Director del Departamento.
Actividad documentada y aprobada por el responsable, para verificar la EFICACIA.
2.4. Programar auditoria especifica a documentos CONPES. Dentro del programa anual de auditonas incluir una auditoria especifica para el seguimiento a las acciones definidas en los PAS - Plan de Accion y Seguimiento de los documentos CONPES bajo la responsabilidad de las dependencias. Actividad en DESARROLLO.
La Oficina de Control Interne del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, en el Programa Anual de Auditorias de la vigencia 2019, en el ciclo de auditoria al Sistema de Gestion de la Presidencia de la Republica, estimo revisar la eficacia a los planes de Mejoramiento, verificando que las acciones de mejora realizadas ban desaparecido o ban modificado los supuestos hechos que dieron origen a los hallazgos.
La evaluacion de las mejoras se realizara por parte de la Oficina de Control Interno de la Presidencia de la Republica, en atencion a la Circular 05 de marzo 11 de 2019, en donde se establece que "correspcmde a las Oficinos de Control Interno de los suietos de control, dentro de susfunciones, verificar las acciones que a su juicio hayan subsanado las deficiencias quefueron objeto de observacion por parte de la CGR. Estas acciones deben estar evidenciados, lo cual sera el soporte para darlas por cumplidas e informarlo a la Contralona General de la Republica, en comunicacion dirigida al contralor que le corresponda".
En la misma circular se establece que "la rendicion de los avances semestrales del plan de mejoramiento que presenten los sujetos de control fiscal, solamente debera contener las acciones correctives y preventives que, a la fecha de corte de su presentacion, aun no se hayan subsanado las causas que generaron el hallazgo".
Cddigo: F-EM-14 Versidn 06
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Prosidoncia de la Republica SEGUIMIENTO Y VERIFICACI6N
Proceso asociado: Evaluation, Control y Mejoramiento
El plan de mejoramiento consolidado presenta con corte a 30 de septiembre de 2019, los siguientes resultados: Avance del 75.60% cumpliendo 16 de los 23 compromisos concertados y un cumplimiento del 100%.
Nivel de AvancePLAN DE MEJORAMIENTO DAPRE
En desarrollo 24,40%
^^Porcentaje deAvance75,60%
Nivel de Cumplimiento PLAN DE MEJORAMIENTO DAPRE
Incumplido 0,00%
Cumplido100,00%
En total se cuenta con (9) mejoras en el plan de mejoramiento discriminadas de la siguiente forma:
(6) Seis se encuentran terminadas y documentadas en el aplicativo SIGEPRE y
(3) tres mejoras en desarrollo product© de las Auditorias notificadas por la Contralona General de la Republica al DAPRE en la presente vigencia asi:
(1) un product© de la Auditoria ODS5 Equidad de Genero y
(2) dos de la Auditoria de Cumplimiento a Catastro Multiproposito.
Realizada la verificacion a la informacion, la Oficina de Control Interno considera importante resaltar lo siguiente:
Cddigo: F-EM-14 Versidn 06
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Proceso asociado: Evaluacion, Control y Mejoramiento
Se cumple con la labor de realizar seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos por la Entidad, determinando el grado de avance y cumplimiento.
El cumplimiento es del 100% y el nivel de avance 75.60. %, acorde al tiempo y la disponibilidad de la documentacion soporte. La Oficina de Control Interne considera que el plan se ajusta en la aplicacion de las medidas de la mejora continua en el Departamento Administrative de la Presidencia de la Republica.
Lo anterior se fundamenta en el seguimiento permanente que se realiza en el aplicativo SIGEPRE, modulo de mejoras, el cual permite el seguimiento constante en tiempo real. Asi mismo es importante resaltar, que la administracion realiza un seguimiento permanente al avance y al cumplimiento del plan de mejoramiento, por medio de !os Comites de Seguimiento, Subcomites del Sistema de Control Interne y las Auditorias Internas realizadas por el equipo de la Oficina de Control Interno.
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/ o (1f uditor Oficina de Control Interno Jefe Oficina de Control Interno
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