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INFORME DESEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN
AL CIUDADANO INSTITUCIONAL PRIMER TRIMESTREVIGENCIA 2.018
OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTION
Chinacota, 2 de mayo del 2018
Contenido
INTRODUCCIÓN............................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
OBJETIVO......................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
ALCANCE.......................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
MARCO NORMATIVO. ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES MÁS SIGNIFICATIVAS..................... ¡Error! Marcador no definido.
RECOMENDACIONES. ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.
CONCLUSIONES. .............................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
INFORME DE SEGUIMIENTO
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCI€N Y DE ATENCI€NAL CIUDADANO INSTITUCIONAL PRIMER TRIMESTRE DE LA VIGENCIA
2.018
INTRODUCCI€N
La administraci€n del Riesgo de Corrupci€n en todos sus €rdenes cobra hoy lamayor importancia, dado el dinamismo y los constantes cambios que el mundoglobalizado de hoy exige; estos cambios hacen que dichas entidades debanenfrentarse a factores internos y externos que pueden crear incertidumbre sobreel logro de sus objetivos, para lo cual, el Departamento Administrativo de laFunci€n P•blica (DAFP) define el Riesgo como ‚esa incertidumbreƒ, la cual debeser detectada, valorada y controlada; lo que motiva a la Oficina de Control Internode la E.S.E HOSPITAL REGIONAL SUR ORIENTAL a efectuar seguimiento, conel fin de evitar desviaciones que materialicen las incertidumbres - riesgos que sepuedan generar en los procesos de la Entidad.
Es de entender que la Construcci€n del Plan Anticorrupci€n y de Atenci€n alCiudadano, es una estrategia, una herramienta o un instrumento de tipopreventivo para el control de la gesti€n, donde su metodolog„a incluye cincocomponentes aut€nomos e independientes, que contienen par…metros y soportesnormativos propios.
La Oficina de Control Interno, de la E.S.E HOSPITAL REGIONAL SURORIENTAL, en cumplimiento de los par…metros y lineamientos establecidos porel Departamento Administrativo de la Funci€n P•blica (DAFP), realiz€ el primer(1) seguimiento al Plan Anticorrupci€n y de Atenci€n al Ciudadano Institucionalde la presente vigencia de 2.018; en el cual conforme al objetivo trazado, sevaloraron los componentes utilizando el m†todo de muestreo, analizando algunasde las acciones emprendidas por las dependencias que conforman la Entidad, endesarrollo de la estrategia, permitiendo a la Oficina de Control Interno en ejerciciodel control posterior asignado por la Ley, concluir y elevar recomendaciones quepuedan dar mejoramiento en el desarrollo y ejecuci€n de esta estrategia en lavigencia de 2.018.
OBJETIVO
Realizar an…lisis y evaluaci€n al Plan Anticorrupci€n y de Atenci€n al Ciudadano,respecto de temas como son su elaboraci€n, visibilizaci€n, y accionesemprendidas para materializarlo.
ALCANCE.
La Oficina de Control Interno, con base en el Plan Anticorrupci€n y de Atenci€n alCiudadano dise‡ado y publicado por la Subgerencia en la web, conforme a suscompetencias realiz€ evaluaci€n al referido plan, para lo cual tuvo en cuenta lospar…metros y lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de laFunci€n P•blica (DAFP), abordando cada uno de los componentes, determinandolos avances en la materia.
MARCO NORMATIVO.
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474de 2011 y los Decretos reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras,corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de ControlInterno est† formalmente establecido dentro de la organizaci€n y que su ejerciciosea intr„nseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, aunado a loanterior, justifica efectuar el presente ejercicio, dar cumplimiento de la instrucci€nimpartida por la Ley 1474 de 2.011 a las Oficinas de Control Interno en el sentidode efectuar control posterior a la elaboraci€n, visibilizaci€n y seguimiento del Planque ahora nos ocupa.
AN•LISIS Y OBSERVACIONES
Se analizar… por los componentes:
En ese orden de ideas, la Oficina de Control Interno, conforme a la evidenciaobjetiva recaudada, la cual se presenta a continuaci€n, pudo establecer que acorte 30 de abril de 2018, se evidencia un porcentaje de avance del 19%,Teniendo en cuenta que son cinco componentes cada uno con un valor de ‚20%si se cumplen todas las actividades en un 100%.
COMPONENTE 1: GESTI€N DEL RIESGO - MAPA DE RIESGOS DECORRUPCI€N
Para la vigencia 2018, la ESE Hospital Regional Sur Oriental, se encuentra enproceso de actualizaci€n de su Mapa de Riesgos de Corrupci€n teniendo en
cuenta las indicaciones impartidas por el DAFP, sin embargo, se actualizo laPol„tica de administraci€n del riesgo de corrupci€n y se socializo esta pol„tica.
En cuanto al componente ‚Metodolog„a para la identificaci€n del Riesgo deCorrupci€n y Acciones para su Manejoƒ que su cumplimiento total, es decir, en un100%, otorgar„a un aporte del 20% a la sumatoria definitiva. En la actualidad, laentidad ha dado cumplimiento en un 20%, con lo cual obtendr„amos para la sumaentre componentes un 4% por el componente ‚Metodolog„a para la identificaci€ndel Riesgo de Corrupci€n y Acciones para su Manejoƒ.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 1: Gestión de Riesgos de Corrupción - Mapa de Riesgos deCorrupción
Subcomponente Actividades Meta o
ProductoResponsa
bleFechainicio
Fechafinalizaci
ón
Observaciones
Política deAdministraci
ón deRiesgos
1.1.
Actualizarpar la
vigencia2018 la
política deadministra
ción delriesgo demanera
que incluyalos riesgos
decorrupción
ActoAdministra
tivo deAdopción
Subgerencia
20/01/2018
28/02/2018
Seactualizo lapolítica deadministra
ción delriesgo de
corrupción
1.2
Socializarla política
deAdministra
ción deriesgos
100 % delos
procesos,con
socialización de lapolítica yprogramade riesgosajustados
Subgerencia
20/01/2018
28/03/2018
Sesocializó lapolítica deadministra
ción delriesgo.
Construcción del Mapade Riesgos
deCorrupción
2.1.
Ajustar elmapa deriesgos
institucional con lainclusión
de losriesgos decorrupción
.
Mapariesgos
institucional con
riesgos decorrupciónincluidos
Subgerencia
20/01/2018
28/02/2018
Seencuentraen Etapa
deActualizaci
ón
Consulta ydivulgación
3.1.
Realizar lapublicacióndel Mapa
de Riesgosconsolidad
o deCorrupción
en laPáginaWeb
Mapa deRiesgos deCorrupció
npublicado
IngSistemas
31/01/2018
28/02/2018
Seencuentraen Etapa
deActualizaci
ón
Monitoreo yRevisión
4.1.
Consolidarcada
cuatromeses elresultado
de larevisión
efectuadapor los
procesos asus riesgos
decorrupción, aplicandoajustes enel Mapa,en casoque se
requieran
Seguimiento al mapade Riesgos
decorrupción
(3)
Subgerencia
01/03/2018
31/12/2018
Seguimiento
5.1.
Realizar elseguimiento al Mapade Riesgos
deCorrupción
,reportand
o ypublicando
elresultado
de larevisión
efectuada,en losplazos
establecidos por ley.
Informede
Seguimiento(3)
Oficinade
ControlInterno
01/03/2018
31/12/2018
Por lo cual la oficina de control interno sugiere, seguir trabajando y Ajustar el mapade riesgos institucional con la inclusi€n de los riesgos de corrupci€n seg•n losnuevos lineamientos impartidos por el DAFP.
La ESE Hospital Regional Sur Oriental, ha realizado las siguientes actividades deMecanismos de atenci€n al Ciudadano:
MECANISMOS DE ATENCION AL CIUDADANOLa entidad cuenta con un espacio para que losciudadanos presenten quejas y denuncias delos actos de corrupci€n realizados por losfuncionarios.
x La entidad cuenta con formatos de Quejas,reclamos, sugerencias
Se ha realizado actualizaciones permanentesde la informaci€n relacionada con los planes yproyectos del hospital.
x La entidad cuenta con un plan de desarrollosocializado a la comunidad
La entidad dispone permanentemente de unaoficina de atenci€n al usuario, quien seencarga de asesorar y proveer informaci€nmisional veraz y oportuna a los ciudadanos deforma presencial.
x Cuenta con una oficina y coordinador delSIAU para toda la red de IPS
La entidad cuenta con una figura de defensordel ciudadano. x La entidad cuenta con un representante de
usuarios ante la junta directiva
Se tienen mecanismos o canales decomunicaci€n para que el usuario tengaacceso a la informaci€n sobre los servicios queofrece la entidad.
xSe cuenta con mecanismos f„sicos como laoficina del SIAU, v„a telef€nica y la p…ginaWEB
Se ha realizado rendici€n de cuentasperi€dicas; con el objeto de informar a laciudadan„a sobre el proceso de avance ycumplimientos de la meta del plan de gesti€n.
x La rendici€n de cuentas est… programadapara realizarse en el mes de agosto.
La entidad promueve la participaci€n de laciudadan„a, organizaciones sociales ycomunitarias, usuarios y beneficiarios,veedur„as y comit†s de vigilancia entre otros,para prevenir, racionalizar, proponer,acompa‡ar, sancionar, vigilar y controlar lagesti€n p•blica.
xDentro de las funciones asignadas alcoordinador del SIAU la socializaci€n de losderechos y deberes de los usuarios.
· La entidad cuenta con una oficina de atenci€n al usuario, y a su vez con lap…gina Web la cual dispone del link decontacto y atenci€n al cliente, paraque los ciudadanos o usuarios den cuenta de cualquier anomal„a o acto decorrupci€n que pueda afectar la prestaci€n del servicio.
· La entidad ha realizado actualizaciones permanentes de la informaci€nrelacionada con los planes y proyectos del hospital a trav†s de la p…ginaWeb institucional.
· La entidad cuenta con una figura de defensor del ciudadano, que es elrepresentante de los usuarios en la Junta Directiva de la ESE HospitalRegional Sur Oriental.
· La entidad cuenta con una oficina de orientaci€n al usuario con un horariode atenci€n de lunes a viernes 7:00 a.m. - 12:00 a.m. y 2:00p.m -6. p.m.
· La entidad p•blica a trav†s de medios informativos, constituidos por la P…g.Web Institucional y la cartelera informativa de la Entidad, acerca de losservicios que ofrece la ESE Hospital Regional Sur oriental.
· Nuestra Entidad promueve la participaci€n de la comunidad, lasorganizaciones sociales y comunitarias , la red de usuarios y beneficiarios,veedur„as y comit†s de vigilancia entre otros, a fin de prevenir,racionalizar, proponer, acompa‡ar, sancionar, vigilar y controlar la gesti€npublica a traves de procesos de capacitaciones en la sala de espera de lainstitucion.
MAPA DE RIESGOS DE LA CORRUPCION
8
Se tiene un proceso para selecci€n deproveedores que permite la escogencia sinfavorecimiento alguno.
La entidad realiza evaluaci€n de losproveedores donde se analizan los requisitoshabilitantes y las especificaciones t†cnicasestablecidas en los estudios previos
XLa entidad cuenta con evaluaci€nt†cnica y jur„dica para valorar a losproveedores
9 Ha la entidad le han realizado hallazgo en elproceso contractual. x
A la entidad no se la ha encontradohallazgos por parte de auditor„as deentes de control.
10 La entidad ha realizado pagos errados. X
11 La entidad cuenta con procesos disciplinariospor manejo indebido de la nomina x
La entidad no cuenta con unproceso disciplinario por manejoindebido de n€mina.
12 La entidad cuenta con hallazgos fiscales pormanejo de la tesorer„a. X
13 Se han encontrado faltantes en las cajas de laentidad. x
En la vigencia 2017 y lo transcurridoen la vigencia 2018 no se hanencontrado diferencia o faltantes decaja.
14A la entidad se han abierto proceso fiscales ohallazgo de auditoria por falsedad omanipulaci€n de la informaci€n.
X
14Se han abierto procesos fiscales poridentificado faltantes en los inventarios sindebida justificaci€n
X
15
Se publican los estados financieros de laentidad con sus notas explicativas.
La contrataci€n cuenta con estudios previoselaborados por un equipo interdisciplinario de laentidad y cuenta con referencias de precios demercado como son base de hist€ricos ycotizaciones.
XLa entidad presenta sus estadosfinancieros con sus notas aclarativasy cuenta con un comit† de comprascuando hay convocatorias publicas
16
La contrataci€n cuenta con estudios previoselaborados por un equipo interdisciplinario de laentidad y cuenta con referencias de precios demercado como son base de hist€ricos ycotizaciones.
XEl equipo interdisciplinario est…liderado por subgerencia en el que seeval•an las cotizacionespresentadas.
17
Se han desarrollado acciones como verificaci€nde la informaci€n, para expedir constancias,revisi€n del pago de los impuestos,cumplimiento de los tiempos estipulados para laentrega de las mismas.
X
La entidad cuenta con un procesode verificaci€n de la informaci€n porparte del supervisor de contratospara expedir constancias,certificaciones, y realizar los pagos
18
La ESE Hospital Regional Sur Oriental, cuentacon mobiliario adecuado para elalmacenamiento de archivo de gesti€n, y cuentacon un espacio dentro de la misma para elarchivo hist€rico o central. (oh a gestionado unespacio para tal fin)
xLa entidad cuenta conalmacenamiento de gesti€n yespacio dentro de la misma sinembargo su mobiliario ya cumpli€ suvida •til de funcionamiento.
19
La entidad adquiri€ un software SIEDOP y el deHistoria cl„nicas para salvaguardar lainformaci€n, la documentaci€n e historiascl„nicas, para lo cual capacito a los funcionariosy se crearon el sistema los respectivos usuarios.
xLa entidad cuenta con un softwareSIEDOP y se han realizadocapacitaciones por el proveedorcontratista actualizando usuario,contrase‡a y funcionamiento.
20
Se han recepcionado Comunicaciones para losdiferentes procesos. Las cuales han sidotramitadas en su totalidad. X
Se radica toda la correspondenciaen el SIEDOP, y se asigna al l„der
del proceso.
21
Se han tramitado constancias laborales yCertificaciones de bonos pensionales. Se haentregado en los tiempos establecidos, debidoa la consulta en archivo de la entidad y alan…lisis de tiempo de antigˆedad en la entidad
XSe encuentra carpetas de
evidencias de las constanciaslaborales y bonos pensionales
22Se cuenta con manual de funciones ycontrataci€n. Y Se han actualizado la planta depersonal constantemente.
XSe encuentra manual de funciones
vigente, junto con ello se actualizadola planta de personal
23Se ha orientado por parte de la oficina del SIAUpermanentemente al ciudadano en el tramite arealizar y presentaci€n de requerimientos
xEl coordinador del SIAU brinda
informaci€n al usuario, dependiendode su requerimiento.
24
Se ha canalizado oportunamente losrequerimientos que son competencia de laentidad. x
25Rendir informaci€n oportunamente a los entesde control. X
IDS, Contadur„a general de laNaci€n, procuradur„a, contralor„a,
supersalud y el ministerio.
26La oficina administrativa y financiera realiza lasactividades de control de verificar los requisitosnecesarios para realizar un pago. X
Se evidencia requisitos como(comprobantes de egreso y sus
respectivos soportes) dependiendodel pago
27
La oficina de Almac†n ha realizado lassiguientes actividades de control: Los bienes deconsuno o de uso se registran oportunamenteen el software TNS.
XSe evidencia en el software contable
TNS, que se realiza los registrosoportunos de los bienes de uso y
consumo.
28
Se ha realizado seguimiento constante a lasactividades desarrolladas por los diferentesfuncionarios en cada uno de los procesosasistenciales por parte de la coordinadora decalidad, coordinadora de laboratorios,coordinador de odontolog„a, coordinador depyp, Auditor Medico, a quienes se les socializosus funciones aclarando dudas relacionadascon los procedimientos descritos. Igualmente,se les ha socializado el uso de los formatosconcernientes a sus actividades, revisi€n,seguimiento permanente y entrega de losinformes mensuales, bimensuales ytrimestrales, que se deben presentar ante laESE y ante el IDS. De igual forma con el fin demejorar las condiciones de trabajo se les hacreado un correo institucional a trav†s del cualcada funcionario puede mantener contactodirecto con cada coordinador y mantenerloinformado de los avances de su trabajo diario,permitiendo as„, la atenci€n pronta ainquietudes, dudas y sugerencias que sepresentan.
X
29
Conforme a las auditor„as realizadas por el IDS,en la cuales se determinaron actividades demejoras, estas han sido socializadas con losl„deres de procesos en la reuni€n general deComit†s para que estas observaciones seantenidas en cuentas y se apliquen los correctivosen aras de contribuir cada d„a al mejoramientocontinuo de la entidad.
XSe evidencian actas de
compromisos a las mejoras por lasauditorias
30
Se elabor€ plan de Auditoria Interna por partede esta oficina de Control Interno de Gesti€n yse dio un cumplimiento a la fecha, del cual sehizo entrega de los informes respectivos alGerente de la ESE Hospital Regional SurOriental.El Objetivo de estas auditor„as era verificar el
cumplimiento de los objetivos institucionalesplasmados en el plan de Acci€n, y criterios atener en cuenta en el Plan de Desarrollo,procedimientos establecidos y legislaci€nreguladora.
XSe ha realizado auditoriaprogramadas seg•n el plan anual deauditor„as a la fecha.
31
En lo referente al proceso de SIAU de la ESEHospital Regional Sur Oriental, en cumplimientode canalizar adecuada y oportunamente losdiferentes requerimientos de la comunidad, serealiza consultas diarias al correo creado paratal fin por parte de ingeniero de Sistemas de laentidad el cual manifiesta que a la fecha noexisten PQRS instauradas por este mecanismo,as„ como la recepci€n diaria de los mismo atrav†s de la ventanilla SIAU y el Buz€n deSugerencias el cual es abierto cada 15 d„asseg•n lo indica el procedimiento para tal fin.
x
La entidad cuenta con unprocedimiento estandarizado paracanalizar las PQRS por el buz€n desugerencias en el que se le darespuesta por parte de lasubgerencia.
· Actualizaci€n del Plan Anticorrupci€n y Atenci€n al ciudadanopublic…ndose en la p…gina web.
· La entidad cuenta con manual de procesos y procedimientos de lainstituci€n que fue aprobado mediante resoluci€n 951 de 2012. contandocon proceso de selecci€n de proveedores MS-RM-AB Adquisici€n deBienes, control de inventarios, egresos de elementos de almac†n, ingresosde elementos de almac†n, as„ mismo tiene publicado en la p…ginaWebInstitucional el plan de adquisici€n anual y se puede conseguir el link quenos permite observar la informaci€n en el SIA observa y SECOP I larelaci€n de la contrataci€n.
· La entidad ha publicado los estados financieros con sus notas explicativasa trav†s de la P…g. web.
· La entidad realiza evaluaci€n de los proveedores donde se analizan losrequisitos habilitantes y las especificaciones t†cnicas establecidas en losestudios previos.
· Se han desarrollado acciones como verificaci€n de la informaci€n, paraexpedir constancias, revisi€n del pago de los impuestos, cumplimiento delos tiempos estipulados para la entrega de las mismas.
· La ESE Hospital Regional Sur Oriental, cuenta con mobiliario adecuadopara el almacenamiento de archivo de gesti€n, y cuenta con un espaciodentro de la misma para el archivo hist€rico o central. (ha gestionado unespacio), aunque en la actualidad su mobiliario ya cumpli€ su vida •til.
· La entidad adquiri€ un software SIEDOP y el de Historia cl„nicas parasalvaguardar la informaci€n, la documentaci€n e historias cl„nicas, para locual capacito a los funcionarios y se crearon en el sistema los respectivosusuarios.
· Se han recepcionado Comunicaciones para los diferentes procesos. Lascuales han sido tramitadas en su totalidad.
· Se han tramitado constancias laborales y Certificaciones de bonospensionales. Se ha entregado en los tiempos establecidos, debido a laconsulta en archivo de la entidad y al an…lisis de tiempo de antigˆedad enla entidad.
· Se cuenta con manual de funciones y contrataci€n. Y Se han actualizadola planta de personal constantemente.
· Se ha orientado por parte de la oficina del SIAU permanentemente alciudadano en el tramite a realizar y presentaci€n de requerimientos.
· Se ha canalizado oportunamente los requerimientos que son competenciade la entidad.
· Rendir informaci€n oportunamente a los entes de control.· De las Capacitaciones programadas en el ‰rea asistencial se cumpli€ con
el 10% del total programado es decir se capacito lo relacionado enprocesos (protocolos, gu„as y programas asistenciales)
· La oficina administrativa y financiera realiza las actividades de control deverificarlos requisitos necesarios para realizar un pago.
· La oficina de Almac†n ha realizado las siguientes actividades de control:Los bienes de consumo o de uso se registran oportunamente en elsoftware TNS.
· Se ha realizado seguimiento constante a las actividades desarrolladas porlos diferentes funcionarios en cada uno de los procesos asistenciales porparte de la coordinadora de calidad, coordinadora de laboratorios,coordinador de odontolog„a, coordinador de pyp, Auditor M†dico, a quienesse les socializo sus funciones aclarando dudas relacionadas con losprocedimientos descritos. Igualmente, se les ha socializado el uso de losformatos concernientes a sus actividades, revisi€n, seguimientopermanente y entrega de los informes mensuales, bimensuales y
trimestrales, que se deben presentar ante la ESE y ante el IDS. De igualforma con el fin de mejorar las condiciones de trabajo se les ha creado uncorreo institucional a trav†s del cual cada funcionario puede mantenercontacto directo con cada coordinador y mantenerlo informado de losavances de su trabajo diario, permitiendo as„, la atenci€n pronta ainquietudes, dudas y sugerencias que se presentan.
· En lo referente al proceso de SIAU de la ESE Hospital Regional SurOriental, en cumplimiento de canalizar adecuada y oportunamente losdiferentes requerimientos de la comunidad, se realiza consultas diarias alcorreo creado para tal fin por parte de ingeniero de Sistemas de la entidadel cual manifiesta que a la fecha no existen PQRS instauradas por estemecanismo, as„ como la recepci€n diaria de los mismo a trav†s de laventanilla SIAU y el Buz€n de Sugerencias el cual es abierto cada 15 d„asseg•n lo indica el procedimiento para tal fin.
· Conforme a las auditor„as realizadas por el IDS, en la cuales sedeterminaron actividades de mejoras, estas han sido socializadas con losl„deres de procesos en la reuni€n general de Comit†s para que estasobservaciones sean tenidas en cuentas y se apliquen los correctivos enaras de contribuir cada d„a al mejoramiento continuo de la entidad. Encuanto al plan de mejoramiento suscrito este lleva un nivel de cumplimientodel 95%.
· Se elabor€ plan de Auditoria Interna por parte de esta oficina de ControlInterno de Gesti€n y se dio un cumplimiento del mismo, del cual se hizo
entrega de los informes respectivos al Gerente de la ESE Hospital RegionalSur Oriental. El Objetivo de estas auditor„as era verificar el cumplimientode los objetivos institucionales plasmados en el plan de Acci€n, y criteriosa tener en cuenta en el Plan de Desarrollo, procedimientos establecidos ylegislaci€n reguladora.
Se sugiere tener en cuenta en esta vigencia del 2018:
Que se deben agilizar las acciones en el establecimiento de la Matriz de RiesgoAnticorrupci€n y Mapa de Riesgo a nivel Institucional ya que esta actividad deb„aser cumplida antes del 28 de febrero del 2018.
SEGUNDO COMPONENTE: RACIONALIZACI€N DE TR•MITES
La Oficina de Control Interno, conforme a la evidencia objetiva recaudada, la cualse presenta a continuaci€n, pudo establecer que a corte 30 de Abril de 2018, seevidencia un porcentaje de avance del 33.3%, conforme se ilustra a continuaci€n,lo cual nos otorgar„a un 7% m…spara la suma entre componentes.
N‚
Nombre DelTrƒmite,Proceso
OProcedimiento
Tipo DeRacionalizaci„n
Acci„nEspec…fica De
Racionalizaci„nSituaci„n
Actual
Descripci„nDe La Mejora
ARealizar Al
Trƒmite,Proceso O
Procedimiento
Beneficio AlCiudadano
Y/OEntidad
DependenciaResponsable
Fecha realizaci„n observaciones
INICIODd/Mm/Aa
FINDd/Mm/Aa
1 Proceso SIAU Administrativa Identificaci€n detramites
8 tramitesInscritos yaprobados enel SUIT
Identificar ypriorizar elinventario detramites de laentidad
Inventario detramites
priorizado yactualizado
SIAU 01/02/2018 30/03/2018
Se tieneinscritos 8tr…mites y
aprobados enel suit
2 Racionalizaci€nde tramites Tecnol€gica Publicaci€n en
la Web
No estapublicada lapol„tica, nitramitesactualizados.
Publicar laestrategia deracionalizaci€nde tramites enla web de laentidad
Tramitespublicados y en
lazados alSUIT
SIAU-Ing. deSistemas-Planeaci€n
01/02/2018 30/06/2018
3 Servicio deVacunaci€n Administrativa Registro en el
SUIT No registrado
tramiteInscritos yaprobado en elSUIT
Informaci€npara el usuario
SIAU Š Ing.Sistemas-Planeaci€n
01/02/2018 30/08/2018
· Igualmente teniendo en cuenta que este segundo componente buscafacilitar el acceso a los tramites y servicios que brinda la administracionpublica, implementando acciones normativas, administrativas otecnologicas tendientes a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar yautorizar tramites existentes la entidad a inscrito 8 tramites ante el SUITque son :
El SUIT, es un sistema electr€nico de administraci€n de informaci€n de tr…mites y servicios de la Administraci€nP•blicaColombiana que opera a trav†s del Portal del Estado Colombiano, administrado por el DAFP por mandato legal, en alianzaestrat†gica con el Ministerio de Comunicaciones- Programa Gobierno en l„nea. Este sistema permite integrar la informaci€ny actualizaci€n de los tr…mites y servicios de las entidades de la administraci€n p•blica, para facilitar a los ciudadanos
En el marco de la Estrategia de Racionalizaci€n de Tramites las actividades
ESTRATEGIA ANTITRAMITESLa entidad no solicita copias del documento y delcarnet de salud para la prestaci€n de servicios desalud.
x La entidad solicita copia del documentodentro de la prestaci€n de los servicios
Se entregan citas m†dicas por v„a telef€nica. XLa entidad cuenta con una ventanilla •nica parala atenci€n al usuario. XSe adoptan medios de comunicaci€n oficial atrav†s de los correos institucionales. X
Se simplifican los documentos soportes para elpago de cuentas. xImplementar y Socializar el plan estrat†gico decomunicaciones, cuyo objetivo es fortalecer losmecanismos de participaci€n ciudadana yopini€n p•blica externa
xEst…programado hacer la socializaci€n
nuevamente del plan estrat†gico decomunicaciones vigencia 2017-2018
· Se implement€ un link de contacto y atenci€n al cliente en la p…gina webde la entidad, con el fin de que la comunidad interesada instaure PQRS,de cualquier anomal„a o acto de corrupci€n que pueda afectar la prestaci€ndel servicio y para que la entidad pueda hacer seguimiento de las mismas,verificar su veracidad y tomar decisiones de mejoras correspondiente conel fin de a dar cumplimiento a la misi€n y raz€n de ser de la ESE HospitalRegional Sur Oriental.
· simplifican los documentos soportes para el pago de cuentas; este procesono ha sido posible, dado que los entes de control piden que se anexentodos los soportes correspondientes para efectuar el pago.
· La entidad adopta medios de comunicaci€n oficial a trav†s de los correosinstitucionales:
Se sugiere tener en cuenta en esta vigencia del 2018:
· Simplificar los documentos para el pago de cuentas.
· Implementar y Socializar el plan estrat†gico de comunicaciones, cuyoobjetivo es fortalecer los mecanismos de participaci€n ciudadana y opini€np•blica externa .
RESPONSABLE CORREOCorreo Insttucional [email protected]
Gerenciia [email protected]
Subgerencia [email protected]
Control Interno [email protected]
Coordinadora calidad [email protected]
Coordinadora Pyp [email protected]
Financiero [email protected]
Sistemas [email protected]
Coordinadora Laboratorio [email protected]
SIAU [email protected]
Cartera [email protected]
Coordinador Bochalema [email protected]
Coordinador Durania [email protected]
Coordinador La Donjuana [email protected]
Coordinador Ragonvalia [email protected]
Coordinador Labateca [email protected]
Coordinador Toledo [email protected]
Coordinador Samore [email protected]
Coordinador Gibraltar [email protected]
Coordinador SanBernardo [email protected]
TERCER COMPONENTE: RENDICI€N DE CUENTAS
La Oficina de Control Interno, conforme a la evidencia objetiva recaudada, la cualse presenta a continuaci€n, pudo establecer que a corte 30 de abril de 2018, seevidencia un porcentaje de avance del 10%, conforme se ilustra a continuaci€n,lo cual nos otorgar„a un 2% m…spara la suma entre componentes
En el marco de la Estrategia de Rendici€n de Cuentas, las actividadesdesarrolladas por la ESE Hospital Regional Sur Oriental son:
Plan Anticorrupción y de Atención al CiudadanoComponente 3: Rendición de Cuentas
Subcomponente Actividades
Metao
Producto
Responsable Fechainicio
Fechafinaliza
ción
observaciones
Información de
calidad yen
lenguajecomprensi
ble
1.1.
Reunión con elequipo
directivo para laplaneación dela estrategiarendición de
cuentasvigencia
vencida 2017
Actade
Reunión
Planeación 01/02/2018
30/03/2018
Se realizó la reunióncon los lideres
1.2
Publicar en lapágina web en
el link derendición de
cuentas lafecha, lugar ydocumentosasociados.
Informe
publicado
Ing. Sistemas 01/02/2018
10/04/2018
Se está trabajandoen la realización deestas actividades ypor lo tanto no seha publicado en la
página WEB
1.3
Diseñar y enviarpor diferentes
canales, lasinvitaciones
para laaudiencia
Invitaciones de
manera
virtua
Ing. Sistemas.Secretaria
01/02/2018
10/04/2018
Se está trabajandoen la realización deestas actividades ypor lo tanto no seha publicado en la
página WEB
pública derendición de
cuentas
l ypresencial
Dialogo dedoble vía
con laciudadaní
a y susorganizaci
ones
2.1.
Realizar laAudienciaPública de
Rendición deCuentas
AudienciaPúbli
carealizada
Gerencia 01/04/2018
30/06/2018
2.2
Aplicarencuesta yRealizar la
evaluación a laejecución de laEstrategia deRendición deCuentas del
2017
Informede
Evaluación
SIAU – ControlInterno
01/04/2018
30/06/2018
Incentivospara
motivar lacultura derendición
decuentas
3.1
Informar a losusuarios los
mecanismos departicipación
Fortalecer
laparticipación
ciudadana
SIAU 01/02/2018
30/12/2018
Evaluacióny
retroalimentación dela gestióninstitucion
al
4.1
Retroalimentarlos resultados
de lasaudiencias
públicas con loslíderes de cadaproceso para
que sean tenidoen cuenta en el
modelo demejoramientoinstitucional
PlanMejoramie
nto
Subgerencia 01/02/2018
30/12/2018
· Es oportuno se‡alar que la E.S.E Hospital Regional Sur oriental ofrece ala ciudadan„a la posibilidad de participaci€n y comunicaci€n a trav†s dediversos mecanismos como la realizaci€n de la conformaci€n de veedur„asciudadanas y asociaciones de usuarios (aunque en la vigencia 2017 laAsociaci€n de usuarios no se conform€ y se espera contar con esta en lavigencia 2018, para lo cual se ha solicitado acompa‡amiento del IDS),atenci€n de peticiones y sugerencias por los canales p…gina web, redessociales, presencial, escrito y telef€nico.
· Se adelant€ Audiencia Publica el d„a 2 de junio del 2017 en el Auditorio dela IPS de Chinacota, en donde se present€ el informe de rendici€n deCuentas de la ESE Hospital Regional Sur Oriental, el cual fue publicadooportunamente en la p…gina web. Se cont€ con la asistencia de lacomunidad en general y entes de control, fue un evento donde participaron60 Personas.
Igualmente, para la vigencia 2018, la rendicion de cuentas esta planeada para elmes de agosto, aunque en el calendario publicado en el Plan anticorrupcion yatencion al ciudadano quedo con fecha del mes de julio, por tal motivo serecomienda a la ESE Hospital Regional Esclarecer la fecha de la rendicion decuentas de la vigencia 2018.
ESTRATEGIAS DE DIVULGACION
44 Se ha realizado rendici€n de cuentas. XLa rendici€n de cuentas vigencia2017 est… programada paraejecutarse en el mes de agosto.
La Oficina de Control Interno, conforme a la evidencia objetiva recaudada, la cualse presenta a continuaci€n, pudo establecer que a corte 30 de abril de 2018, seevidencia un porcentaje de avance del 30%, conforme se ilustra a continuaci€n,lo cual nos otorgar„a un 6% entre las sumas de los componentes en estudio.
Plan Anticorrupci„n E.S.E. Hospital Regional Sur Oriental -2018
COMPONENTE No.3 RENDICION DE CUENTAS
No. PUNTO A VERIFICAR FECHA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Mantener actualizada la P…gina WEB de la Entidad con losproductos generados por los procesos misionales, como mediopara que los ciudadanos conozcan sus productos: ‹ planesInstitucionales y seguimiento, ‹ Informes de auditor„a ‹ Informesde gesti€n ‹ Informaci€n contrataci€n ‹ Informaci€n financiera ypresupuestal ‹ Planes de mejoramiento ‹ Normas,procedimientos, decretos, Resoluciones ‹ Plan anticorrupci€n ‹Procedimientos ‹ Informes de Tramites a las PQRS
Enero adiciembredel 2018
X Se cuenta con la p…ginaweb institucionalactualizada donde seencuentran todos losinformes, planes ydocumentaci€ncorrespondiente
2 Rendici€n de cuentas a la ciudadan„aAgosto2018 X
La rendici€n de cuentasest… programada para elmes de agosto
3Dar a conocer a la opini€n p•blica la gesti€n de la entidad,socializaci€n a trav†s de redes sociales
Enero adiciembredel 2018 X
se encuentra en la p…ginaweb de la instituci€n y enFacebook actualizado conla informaci€n de gesti€nde la entidad.
4 Ejecutar el programa de Bienestar Social.
Enero adiciembredel 2018 X
La entidad cuenta con uncronograma para el plande bienestar social en elque se ejecuta mes a messeg•n la actividadagendada.
5 Desarrollar jornadas de capacitaci€n
Enero adiciembredel 2018 X
La entidad cuenta con uncronograma para el plande capacitaci€ninstitucional en el seejecutan mes a mes lasactividades agendadaseg•n los l„deres deproceso
6
Implementar y Socializar el plan estrat†gico de comunicaciones,cuyo objetivo es fortalecer los mecanismos de participaci€nciudadana y opini€n p•blica externa.
Vigencia2017-2018 X
Se cuenta con planestrat†gico decomunicaciones
7
Utilizar de manera interactiva las plataformas en redes socialescomo: Facebook, Twitter, e Instagram y canal de YouTube paradar a conocer temas de inter†s. Enero a
diciembredel 2018 x
Se cuenta conplataformas de redessociales Facebook yYouTube para dar aconocer informaci€n deinter†s
8
Realizar la publicaci€n oportuna de avisos, notificaciones yrespuestas en el portal web de la entidad creando para ello un linkdenominado NOTIFICACIONES.
X
La p…gina web cuentacon un link denominadoSURITA INFORMA en elque se dispone paranotificar a la opini€npublica la gesti€n de laentidad.
9
Realizar Capacitaciones a la comunidad en general y a lasorganizaciones comunitarias en formaci€n ciudadana y pol„ticasp•blicas.
Enero adiciembredel 2018 x
La entidad cuenta concronograma de jornadasespeciales en el que seeduca y forma a laciudadan„a
Este porcentaje se debe a que no se realizaron acciones para las siguientesactividades:
· Aunque se cuenta con el comit† de Bienestar Social durante la vigencia2017 no se implement€ ning•n programa de Bienestar social y por lo tantono se ejecut€ ninguna actividad recreativa, deportiva, sociocultural yacciones de fortalecimiento de la calidad de vida laboral y dereconocimiento para los servidores p•blicos. Y en la vigencia 2018, laentidad cuenta con un cronograma para el plan de bienestar social en elque se ejecuta mes a mes seg•n la actividad agendada.
· La entidad cuenta con un cronograma para el plan de capacitaci€ninstitucional en †l se ejecutan mes a mes las actividades agendada seg•nlos l„deres de proceso.
· Se cuenta con plataformas de redes sociales Facebook y YouTube paradar a conocer informaci€n de inter†s.
· La p…gina web cuentacon un link denominado SURITA INFORMA en elque se dispone para notificar a la opini€n publica la gesti€n de la entidad.
· No se desarrollaron jornadas de capacitaci€n para fomentar el ejercicio delcontrol social, aunque se realizan en las reuniones con los usuarios, perono se deja evidencia, se tiene un cronograma de estas actividades.
Se sugiere para el 2018:
· Realizar Capacitaciones a la comunidad en general y a las organizacionescomunitarias en formaci€n ciudadana y pol„ticas p•blicas y dejarevidencias de las mismas.
· Se recomienda crear la Asociaci€n de usuarios en todas las IPs de la ESEHospital Regional Sur oriental.
CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LAATENCI€N AL CIUDADANO
La Oficina de Control Interno, conforme a la evidencia objetiva recaudada, la cualse presenta a continuaci€n, pudo establecer que a corte 30 de Abril de 2018, seevidencia un porcentaje de avance del 10%, conforme se ilustra a continuaci€n,lo cual nos otorgar„a un 2% m…spara la suma entre componentes
En el marco de la Estrategia ‚Mecanismos Para Mejorar La Atenci€n AlCiudadano†, las actividades desarrolladas por la ESE Hospital RegionalSur Oriental son:
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 4: Mecanismos para la atención al ciudadano
Subcomponente Actividades
Meta oProduc
to
Responsable
Fechainicio
Fechafinaliza
ción
Observaciones
Estructuraadministrati
va yDirecciona
mientoestratégico
1.1.
Realizar unasesión
Mensual delComité de
éticaHospitalaria
Actas
Coordinador
Calidad -SIAU
01/02/2018
31/12/2018
El comité hasesionado
mensualmente a la fecha
Fortalecimiento de loscanales deAtención
2.1.
Revisar yactualizar lainformaciónrelacionada
con laatención alciudadano
en la páginaweb
Páginaweb
Actualizada
SIAU- Ing.Sistemas
01/02/2018
31/12/2018
La página semantiene
actualizada
Talentohumano 3.1
Incorporaren el plan
institucionalde
capacitación temas
relacionados con el
Personal
capacitado enatenci
ónal
usuari
Subgerencia - SIAU
01/02/2018
31/12/2018
Se pidió apoyoa las cajas de
compensaciónfamiliar, SENA
y ARL parafortalecer el
PIC
mejoramiento del
servicio alciudadano
o -Cultura
deservici
o.
Normativo yprocedimen
tal4.1
Actualizar elprotocolodel SIAU ygestión delas PQRS
Protocolo
actualizado
SIAU-Planeació
n
01/02/2018
31/12/2018
Se estáfinalizando enel diseño del
protocolo parasocializarse en
el siguientemes
Relacionamiento con elCiudadano
5.1
Aplicaciónde
encuestasseguimiento
a PQRS
Informe PQRS
SIAU-ControlInterno
01/02/2018
31/12/2018
Se realizamensualmente y se lleva un
informeestadístico
· En la estructura organizacional la ESE Hospital Regional Sur Oriental,cuenta con la oficina de Atenci€n al Usuario SIAU, dependencia que realizael an…lisis y tr…mite de las peticiones, quejas, reclamos, denuncias ysolicitudes de informaci€n recibida mediante los diferentes canalesoficiales implementados por la Entidad y es un escenario que busca elacceso de los usuarios del sistema.
· La Entidad a trav†s de los diferentes canales recibe las peticiones, quejas,reclamos, denuncias y solicitudes de los ciudadanos respecto a lasposibles vulneraciones de sus derechos.
· Los funcionarios del SIAU, dan respuestas a las peticiones y realizanfunciones de inspecci€n y vigilancia respecto de las reclamaciones de losusuarios contra la prestaci€n del servicio de salud.
· Se difunde permanentemente la utilizaci€n de la p…gina webespec„ficamente el link identificado para recepcionar quejas, sugerencias,reclamos y denuncias por parte de la ciudadan„a. Igualmente al correoelectr€nico suroriental@gmail,com y siauchinacota@gmail,com.
· Se Revisa y se generara la encuesta que mide la satisfacci€n delciudadano en relaci€n con los servicios que presta la ESE HospitalRegional Sur Oriental
MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO
Se ha dado respuesta de manera oportuna a lasquejas y reclamos planteadas por los usuarios. X
La respuesta a las PQRS se le dancada 15 d„as que es el plazo de abrirel buz€n de sugerencia
La entidad cuenta con buzones de sugerencia y secuenta con las actas de apertura. X Toda la red de IPS cuenta con buz€n
de sugerenciaLa entidad cuenta con un plan de formaci€n para losusuarios. x La entidad cuenta con capacitaci€n a
los usuarios.
La entidad cuenta con plan de mejoramiento para laspropuestas quejas y reclamos planteados por lacomunidad.
xSe cuenta con un plan demejoramiento para el comit† †ticahospitalaria que enfoca al desarrollo yfortalecimiento de los procesos delSIAU.
Plan Anticorrupci„n E.S.E. Hosp ital Regional Sur Oriental -2018
Cuarto Componente: Mecanismos Para Mejorar La Atenci„n Al Ciudadano
No. PUNTO A VERIFICAR FECHA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Hacer presencia institucional de atenci€n alciudadano en las 10 IPS que conforman laE.S.E.
Enero adiciembre2018 x
En todas las IPS se cuenta con personal paraatender el SIAU.
2
Establecer mecanismo de comunicaci€ndirecta entre las …reas de la E.S.E, el …reade servicio al ciudadano y la Alta Direcci€npara facilitar la toma de decisiones y eldesarrollo de iniciativas de mejora.
Enero adiciembre2018 x
La oficina de SAU cuenta con un buz€n desugerencias y buz€n virtual donde los usuariospueden plasmar sus inquietudes
3
Socializar a toda la entidad el portafolio detr…mites y servicios de la ESE, con †nfasisen las funciones de las IPS.
Enero adiciembre2018 x
Se socializa dos veces por semana a losusuarios.
4Socializar a toda la entidad la Gu„a deAtenci€n al Ciudadano
Enero,febrero,marzo yabril x
Est…en dise‡o el manual de atenci€n alusuario.
5
Incentivar la cultura de servicio alciudadano con estrategias deretroalimentaci€n de esta importante laboral interior de la E.S.E.
Enero adiciembre2018 x
se hace presencialmente por los funcionariosdel SIAU
6
Implementar protocolos de servicio alciudadano en todos los canales paragarantizar la calidad y cordialidad en laatenci€n al ciudadano.
Enero adiciembre2018 x
Se cuenta con canales de comunicaci€n comola web, tel†fono, y atenci€n personalizada.
7
Evaluar el desempe‡o de los servidoresp•blicos en relaci€n con la atenci€n a losusuarios
Febrero,agosto,diciembre x se realizaron evaluaciones de desempe‡o
8 Capacitaciones Servicio al cliente x
9 Cumplir con la SGSST
Enero adiciembre2018 x
A la fecha se ha cumplido con las actividadesprogramadas en el plan anual de SST
10
Definir mecanismo de actualizaci€nnormativa y cualificaci€n a servidores enesta …rea.
Enero adiciembre2018 x se encuentran publicados en la p…gina web
11Elaborar y publicar en la p…gina WEB losprocedimientos aprobados el SUIT
Abril de2018 x Se encuentran publicados en la p…gina web
12
Realizar peri€dicamente mediciones depercepci€n de los ciudadanos y de losservidores p•blicos que atienden usuarios,respecto a la calidad y accesibilidad de laoferta institucional y el servicio recibido, einformar los resultados al nivel directivo conel fin de identificar oportunidades yacciones de mejora.
Enero adiciembre2018 x
La oficina del SIAU mensualmente realizainforme estad„stico sobre las solicitudesrecibidas en todas las IPS de la red prestadorade Salud
13
En la estructura organizacional la ESEHospital Regional Sur Oriental, cuenta conla oficina de Atenci€n al Usuario SIAU,dependencia que realiza el an…lisis y tr…mitede las peticiones, quejas, reclamos,denuncias y solicitudes de informaci€nrecibida mediante los diferentes canalesoficiales implementados por la Entidad y esun escenario que busca el acceso de losusuarios del sistema.
Enero adiciembre2018 x
14
La Entidad a trav†s de los diferentescanales recibe las peticiones, quejas,reclamos, denuncias y solicitudes de losciudadanos respecto a las posiblesvulneraciones de sus derechos.
Enero adiciembre2018 x
Se reciben por medio del buz€n desugerencias, encuesta desatisfacci€n y el link del PQRS por lap…ginaWEB
15
Los funcionarios del SIAU, dan respuestasa las peticiones y realizan funciones deinspecci€n y vigilancia respecto de lasreclamaciones de los usuarios contra laprestaci€n del servicio de salud.
Enero adiciembre2018 x
16
Difundir permanentemente la utilizaci€n dela p…gina web espec„ficamente el linkidentificado para recepcionar quejas,sugerencias, reclamos y denuncias porparte de la ciudadan„a. Igualmente alcorreo electr€nico suroriental@gmail,com ysiauchinacota@gmail,com.
Enero adiciembre2018
x La entidad cuenta con la difusi€n del link delcorreo electr€nico en la cartelera informativa
17
Se ha fomentado del uso de PQRS de lap…gina web en la vigencia 2018 (primertrimestre), donde se capacitoconstantemente a los usuarios y seincentiv€ a la comunidad para que haga usopermanente e interactivo de nuestra p…ginaweb, a trav†s de charlas y folletosinformativos alusivos a la utilizaci€n de lamisma. x
18
Reviso y genero la encuesta para medir lasatisfacci€n del ciudadano en relaci€n conlos servicios que presta la ESE HospitalRegional Sur Oriental.
Enero adiciembre2018 x
Mensualmente se realiz€ la encuesta paramedir la satisfacci€n de los usuarios
19
Se realiz€ en la vigencia 2018 (primertrimestre) Campa‡as educativas a losfuncionarios sobre la responsabilidad de losservidores p•blicos frente a los derechos delos usuarios. x
20
Identifico oportunidades de mejora en laatenci€n al p•blico de ESE HospitalRegional Sur Oriental.
Enero adiciembre2018 X
Se observ€ mejoras sin embargo no quedaronplasmadas en un plan de mejoramiento
Sugerencias:
· Se sugiere que la entidad inicie un proceso de fomentaci€n del uso dePQRS de la p…gina web en la vigencia 2018, donde se capaciteconstantemente a los usuarios y contin•e incentivando a la comunidadpara que haga uso permanente e interactivo de nuestra p…gina web, atrav†s de charlas y folletos informativos alusivos a la utilizaci€n de lamisma.
· Se recomienda dar capacitaciones al Servicio al cliente y dejar evidenciade las mismas.
· Se sugiere Identificar oportunidades de mejora en la atenci€n al p•blico deESE Hospital Regional Sur Oriental.
· Se recomienda realizar en el a‡o 2018 una Campa‡as educativas a losfuncionarios sobre la responsabilidad de los servidores p•blicos frente alos derechos de los ciudadanos.
· Dar cumplimiento al plan de capacitaci€n.
· Socializar a toda la entidad la Gu„a de Atenci€n al Ciudadano.
· Socializar a toda la entidad el portafolio de tr…mites y servicios de la ESE,con †nfasis en las funciones de las IPS, pero de estas se recomienda dejaruna evidencia.
PROCESO: EVALUACIŒN Y CONTROLINSTITUCIONAL FT-CI-06
FORMATO INFORME SEGUIMIENTO VERSI€N 1
Carrera 3 Calle 10 Esquina Barrio El Dique Š Chin…cota Norte de SantanderTel†fono: +7 5864120 Fax: +7864499 Correo: [email protected]
P…gina: www.esesurorietal.gov.co
QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA YEL ACCESO A LA INFORMACI€N
La E.S.E. HOSPITAL REGIONAL SUR ORIENTAL en desarrollo de la normatividadrelacionada y en cumplimiento de su pol„tica de transparencia, ha venidodesarrollado un plan de trabajo que le permite establecer actividades puntuales, as„como responsables y fechas de cumplimiento.
La Oficina de Control Interno, conforme a la evidencia objetiva recaudada, la cualse presenta a continuaci€n, pudo establecer que a corte 31 de abril de 2018, seevidencia un porcentaje de avance del 20%, lo cual nos otorgar„a a la suma entrecomponentes un 4% conforme se ilustra a continuaci€n
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 5: Mecanismos Para La Transparencia Y El Acceso a La Información
Subcomponente Actividades Meta oProducto
Responsable
Fechainicio
Fechafinaliza
ciónobservación
Lineamientos detrasparencia
activa
1.1.
Aplicar la matrizde
autodiagnósticopara medir la
aplicación de laLey1712 de
2014.
Medir %cumplimie
nto ley
IngSistemas
01/02/2018
28/02/2018
Se realizó lamatriz
1.2.
Actualizar laPagina web con
los criteriosestablecidos
por la Ley1712de 2014.
Páginaweb
actualizada
IngSistemas
01/02/2018
31/05/2018
Se actualizóla pagina
Lineamiento detrasparencia
pasiva2.1.
Realizarformulario
electrónico parala recepción desolicitudes de
Formularioelectrónic
o PQRS
IngSistemas
01/02/2018
31/05/2018
PROCESO: EVALUACIŒN Y CONTROLINSTITUCIONAL FT-CI-06
FORMATO INFORME SEGUIMIENTO VERSI€N 1
Carrera 3 Calle 10 Esquina Barrio El Dique Š Chin…cota Norte de SantanderTel†fono: +7 5864120 Fax: +7864499 Correo: [email protected]
P…gina: www.esesurorietal.gov.co
acceso deinformación.
Elaboración deInstrumentos de
Gestión de laInformación
3.1
Estructurar yactualizar el
inventario deactivos de
información
Inventariode activoslevantado
ypublicadoen la web
IngSistemas
01/02/2018
31/06/2018
Criteriodiferencial deAccesibilidad
4.1
Mantenerhabilitada la
secciónaccesibilidad enla página web
Páginaweb
actualizada
IngSistemas
01/02/2018
31/12/2018
Monitoreo delAcceso a laInformaciónPública
5.1.
Realizarevaluación
semestral delnivel de
implementaciónde la ley 1712
de 2014,
Páginaweb
actualizada
IngSistemas
01-06-2018
31/12/2018
Teniendo en cuenta lo anterior se puede concluir que la ESE Hospital Regional SurOriental realizo las siguientes actividades como mecanismo para la transparencia yel Acceso a la informaci€n:
Plan Anticorrupci„n E.S.E. Hosp ital Regional Sur Oriental -2018
Quinto Componente: Mecanismos Para La Transparencia Y El Acceso A La Informaci„n
No. PUNTO A VERIFICAR FECHA SI NO N/A OBSERVACIONES
1
Verificar que el Cronograma de Rendici€n de Cuentas a laCiudadan„a contenga la exigencia de publicaci€n de Informaci€nm„nima obligatoria en cumplimiento de la Rendici€n de Cuentasy normatividad de transparencia y acceso a la informaci€n Junio 2018 x
Est…programada paraagosto 2018
2.
Capacitar a los funcionarios en el Programa de Gesti€nDocumental • Primer nivel: clasificaci€n y Tipificaci€n de lainformaci€n y Gesti€n de documentos electr€nico Junio 2018 x
3. Realizar lineamientos para el manejo de sistemas de informaci€n
Enero adiciembre2018 x
se cuenta con un programapara esta actividad
PROCESO: EVALUACIŒN Y CONTROLINSTITUCIONAL FT-CI-06
FORMATO INFORME SEGUIMIENTO VERSI€N 1
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P…gina: www.esesurorietal.gov.co
4.
Crear plan de capacitaci€n interna para los funcionarios, para darcumplimiento a las peticiones de informaci€n acorde a loestablecido en la Ley 1712 de 2014 y sus complementarias, as„como a los lineamientos establecidos por la Entidad en cuanto ala gesti€n de la informaci€n clasificada y reservada. Enero 2018 x
Se dise‡€ y se hanimplementados algunas delas capacitaciones dentrodel plan
5.
Difundir en la P…gina Web de la entidad, boletines existentesinternas y externas, la informaci€n m„nima publicada en el link,transparencia y acceso a la informaci€n
Enero adiciembre2018 X
Se pueden observar en lap…gina web
6.realizar monitoreo respecto a las solicitudes de acceso ainformaci€n p•blica.
Enero adiciembre2018 X
se hacen informes deseguimiento por parte delSIAU
7
Se tiene creado en el portal web una secci€n llamadaTransparencia y Acceso a la informaci€n p•blica y se utilizaadecuadamente publicando all„ toda la informaci€n seg•n lasespecificaciones de ley.
Enero adiciembre2018 X
Se observa en la p…ginaWeb, el acceso a la secci€nde transparencia y accesoa la informaci€n actualizado
8Se Defini€, aprob€, socializo e implemento la pol„tica editorial
Enero adiciembre2018 X
Se encuentra visible en lap…gina Web
9Se Aplica la matriz de autodiagn€stico estipulada para dar
cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 xSe aplic€ la matriz paraactualizar la p…gina web.
10Se Realizan acciones tendientes al tratamiento de los datosabiertos X
11 Se Elabor€ el inventario de activos de informaci€n X
12 Se dise‡€ y elaboro el esquema de informaci€n X
13 Se Defini€ y realizo el „ndice de informaci€n clasificada X
14Se Realiz€ las gestiones para publicar la informaci€n relevante enun segundo idioma en el portal web de la entidad X
15Se Llev€ a cabo la caracterizaci€n de los usuarios seg•n los
grupos †tnicos y culturales de la regi€n y de nuestra jurisdicci€n xNo se ha realizado la
caracterizaci€n
16Se Elabor€ un informe estad„stico de solicitudes de informaci€nrecibidas, trasladadas a otra instituci€n y tramitadas X
17
Se Foment€ el uso de la aplicaci€n para telefon„a m€vil con el finde que los ciudadanos interpongan denuncias y quejas, desdeGoogle Play. X
· Con la implementaci€n en la p…gina web del Link planes y programas,gesti€n transparente, estados financieros, boletines y noticias , encumplimiento del Decreto 103 del 2015 en donde se consolida la informaci€ny acceso al ciudadano, se ha incentivado a las consultas por parte de losciudadanos y partes interesadas que quieren conocer m…s a fondo laestructura organizaci€n de la ESE hospital Regional Sur oriental, los tr…mitesy servicios que se prestan, y consultar otros aspectos de inter†s generaltales como : Misi€n, Visi€n, Objetivos, principios, valores †ticos,compromisos, manual de funciones, pol„tica de calidad, Mapa Estrat†gico y
PROCESO: EVALUACIŒN Y CONTROLINSTITUCIONAL FT-CI-06
FORMATO INFORME SEGUIMIENTO VERSI€N 1
Carrera 3 Calle 10 Esquina Barrio El Dique Š Chin…cota Norte de SantanderTel†fono: +7 5864120 Fax: +7864499 Correo: [email protected]
P…gina: www.esesurorietal.gov.co
de Procesos, Estructura organizacional, Informaci€n Presupuestal, Planes yProyectos, Plan de Acci€n, Plan de Gesti€n, Plan de Desarrollo Institucional,rendici€n de Cuentas, Tramites Servicios, Normatividad, Informes de Control,PQRS.
· Se ha rendido la informaci€n contractual al Sistema Electr€nico para laContrataci€n P•blica SECOP y SIA.
· Se envi€ informe de Rendici€n de Cuentas a la Contralor„a General delDepartamento y se public€ en la web.
· Verificar que el Cronograma de Rendici€n de Cuentas a la Ciudadan„acontenga la exigencia de publicaci€n de Informaci€n m„nima obligatoria encumplimiento de la Rendici€n de Cuentas y normatividad de transparencia yacceso a la informaci€n
· Realizar lineamientos para el manejo de sistemas de informaci€n· Difundir en la P…gina Web de la entidad, boletines existentes internas y
externas, la informaci€n m„nima publicada en el link, transparencia y accesoa la informaci€n
· Realizar monitoreo respecto a las solicitudes de acceso a informaci€np•blica .
Se sugiere:
· Realizar las acciones tendientes al tratamiento de los datos abiertos· Elaborar el inventario de activos de informaci€n· dise‡ar y elaborar el esquema de informaci€n· Definir y realizar el „ndice de informaci€n clasificada· Elaborar un informe estad„stico de solicitudes de informaci€n recibidas,
trasladadas a otra instituci€n y tramitadas.· Fomentar el uso de la aplicaci€n para telefon„a m€vil con el fin de que los
ciudadanos interpongan denuncias y quejas, desde Google Play.· Que la entidad dise‡e un plan de mejoramiento a las quejas y reclamos
planteadas por los usuarios.· Que la entidad dise‡e un plan de formaci€n de los usuarios y que se
ejecute, de modo que el mismo quede documentado ya que en lasreuniones realizadas por la oficina SIAU se les da capacitaciones a losusuarios
PROCESO: EVALUACIŒN Y CONTROLINSTITUCIONAL FT-CI-06
FORMATO INFORME SEGUIMIENTO VERSI€N 1
Carrera 3 Calle 10 Esquina Barrio El Dique Š Chin…cota Norte de SantanderTel†fono: +7 5864120 Fax: +7864499 Correo: [email protected]
P…gina: www.esesurorietal.gov.co
RECOMENDACIONES.
· Se sugiere, agilizar las acciones en el establecimiento de la Matriz de RiesgoAnticorrupci€n y Mapa de Riesgo a nivel Institucional ya que esta actividaddeb„a ser cumplida antes del 28 de febrero del 2018.
· Realizar Capacitaciones a la comunidad en general y a las organizacionescomunitarias en formaci€n ciudadana, pol„ticas p•blicas, Servicio al cliente ydejar evidencias de las mismas. Igualmente se sugiere que la entidad inicieun proceso de fomentaci€n del uso de PQRS de la p…gina web en la vigencia2018, donde se capacite constantemente a los usuarios y contin•eincentivando a la comunidad para que haga uso permanente e interactivo denuestra p…gina web, a trav†s de charlas y folletos informativos alusivos a lautilizaci€n de la misma.
· Se recomienda documentar el proceso de formaci€n de los usuarios y/ocomunidad implementando un plan de formaci€n de los usuarios. y tratar lasquejas en comit† de calidad para elaborar y destinar recursos para la mejorade las mismas
· Se recomienda crear la Asociaci€n de usuarios en todas las IPS de la ESEHospital Regional Sur Oriental.
· Se sugiere Identificar oportunidades de mejora en la atenci€n al p•blico deESE Hospital Regional Sur Oriental.
· Se recomienda realizar en el a‡o 2018 Campa‡as educativas a losfuncionarios sobre la responsabilidad de los servidores p•blicos frente a losderechos de los ciudadanos.
· Se sugiere dar cumplimiento al plan de Capacitaci€n, al Plan de BienestarSocial e Incentivos, al Plan anticorrupci€n y Atenci€n al CiudadanoInstitucional.
· Se debe dar cumplimiento a las estrategias de divulgaci€n presentadas en elPlan Anticorrupci€n y Atenci€n al ciudadano.
· Se recomienda, Socializar el plan estrat†gico de comunicaciones, cuyoobjetivo es fortalecer los mecanismos de participaci€n ciudadana y opini€np•blica externa .
PROCESO: EVALUACIŒN Y CONTROLINSTITUCIONAL FT-CI-06
FORMATO INFORME SEGUIMIENTO VERSI€N 1
Carrera 3 Calle 10 Esquina Barrio El Dique Š Chin…cota Norte de SantanderTel†fono: +7 5864120 Fax: +7864499 Correo: [email protected]
P…gina: www.esesurorietal.gov.co
· Se sugiere, fomentar a trav†s de campa‡as la utilizaci€n de la p…gina Webde la ESE para que los ciudadanos realicen sus consultas y soliciteninformaciones y peticiones
· Se recomienda, socializar a toda la entidad la Gu„a de Atenci€n al Ciudadano.
· Se sugiere, Socializar a toda la entidad el portafolio de tr…mites y servicios dela ESE, con †nfasis en las funciones de las IPS, pero de estas se recomiendadejar una evidencia.
· Realizar las acciones tendientes al tratamiento de los datos abiertos.
· Elaborar el inventario de activos de informaci€n.
· dise‡ar y elaborar el esquema de informaci€n.
· Definir y realizar el „ndice de informaci€n clasificada.
· Elaborar un informe estad„stico de solicitudes de informaci€n recibidas,trasladadas a otra instituci€n y tramitadas.
· Fomentar el uso de la aplicaci€n para telefon„a m€vil con el fin de que losciudadanos interpongan denuncias y quejas, desde Google Play.
· Simplificar los documentos para el pago de cuentas.
· Publicar en la p…gina web Institucional el presente informe de acuerdo a loestablecido en la ley 1474 de 2014.
· Igualmente, para la vigencia 2018, la rendicion de cuentas esta planeadapara el mes de agosto, aunque en el calendario publicado en el Plananticorrupcion y atencion al ciudadano quedo con fecha del mes de julio, portal motivo se recomienda a la ESE Hospital Regional Esclarecer la fecha dela rendicion de cuentas de la vigencia 2018.
PROCESO: EVALUACIŒN Y CONTROLINSTITUCIONAL FT-CI-06
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Carrera 3 Calle 10 Esquina Barrio El Dique Š Chin…cota Norte de SantanderTel†fono: +7 5864120 Fax: +7864499 Correo: [email protected]
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CONCLUSIONES:
· La oficina de Control Interno, concluye, que la ESE Hospital Regional SurOriental, Presenta al 31 de abril del 2018, un cumplimiento del 19% de lasactividades presentadas en el Plan Anticorrupci€n y Atenci€n al ciudadano.
Esta calificaci€n se obtuvo de la sumatoria del aporte que realiza cadacomponente seg•n su avance a la fecha la cual fue la siguiente:
Primer Componente: Gesti€n Del Riesgo - Mapa De Riesgos De Corrupci€n:4%
Segundo Componente: Racionalizaci€n De Tr…mites: 7% Tercer Componente: Rendici€n De Cuentas: 2% Cuarto Componente: Mecanismos Para Mejorar La Atenci€n Al Ciudadano:
2% Quinto Componente: Mecanismos Para La Transparencia Y El Acceso A La
Informaci€n: 2%
Por tal motivo, la entidad, deber… fortalecerla Implementaci€n y ejecuci€n delas actividades propuestas en el presente Plan y cumplir las estrategias dedivulgaci€n presentadas en el Plan Anticorrupci€n y Atenci€n al ciudadano.
Conforme a la muestra evaluada, dependencias como la Subgerencia, la oficina delSIAU y la oficina de sistemas, y planeaci€n, han cumplido con gran parte de lasactividades propuestas en el Plan Anticorrupci€n y de Atenci€n al Ciudadano atrav†s de los diferentes Componentes que lo integran. Sin embargo, deben agilizarun poco m…s el establecimiento de la Matriz de Riesgo Anticorrupci€n a nivelInstitucional ya que esta actividad deb„a ser cumplida antes del 28 de febrero del2018.
__________________________________BIBIANA ISABEL GARNICA LAGOSOficina de Control Interno de Gesti€n.