informe de revision gerencial jul 2012 - · pdf fileinforme de revisión gerencial julio...

INFORME DE REVISIÓN GERENCIAL Julio 2012

INFO

RME

DE

REVI

SIÓ

N

GER

ENCI

AL

Julio

201

2


El presente informe considera la revisión gerencial que se realiza a la gestión de los diferentes procesos de la organización, cuyo objetivo es garantizar la eficiencia, eficacia, efectividad, adecuación y conveniencia del sistema integrado de gestión. Este documento se genera teniendo como base lo establecido en los numerales 5.6 de las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 y el numeral 4.6 de la OHSAS 18001:2007. Para este informe, se reportan los siguientes aspectos:

1. Resumen de las auditorías internas integrales

2. Desempeño de los procesos

3. Retroalimentación con el cliente

4. Acciones Correctivas y Preventivas.

5. Estado de la investigación de accidentes e incidentes

6. Administración del riesgo de acuerdo al nivel de exposición

7. Verificación del cumplimiento legal

8. Acciones de seguimiento previas

9. Cambios que pueden afectar el sistema

10. Recomendaciones para la mejora.


El presente informe ejecutivo contiene los diferentes elementos del Sistema Integral Gestión que requieren ser revisados a nivel gerencial para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 5.6. de las normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008 y 4.6 de la norma OHSAS 18001. Esta revisión por la Dirección, busca ante todo darle una mirada muy global y gerencial al resultado de la auditoria del SIG, evaluar el desempeño del sistema en un periodo de tiempo y tomar decisiones en los aspectos que hay que mejorar, en cumplimiento del procedimiento Revisión por la Dirección. Los ítems que hacen parte de este informe son los requeridos en el numeral de revisión por la dirección registrados en las normas certificadas en GENSA. Es importante destacar que el sistema está bien estructurado, los procesos bien identificados se resalta el compromiso y esfuerzo que está haciendo la entidad para el fortalecimiento y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión; igualmente se ha evidenciado la disposición y participación por todos los integrantes de la organización en la aplicación del mejoramiento continuo en los diferentes procesos. 1. RESUMEN AUDITORIAS INTERNAS INTEGRALES (1er Ciclo año

2012)

Durante este ciclo de auditorías se plantearon los siguientes objetivos los cuales fueron informados a todos los auditados en el plan de auditorías difundido en la reunión de apertura realizada el 14 de mayo del presente año:

Conocer el estado del sostenimiento de la normas: NTC ISO 9001, NTC GP 1000 y OHSAS 18001.

Realizar el diagnóstico del nivel de implementación de la norma ISO 14001.

Buscar oportunidades de mejora. Verificar el cumplimiento de los procedimientos. Verificar la capacidad para alcanzar resultados. Promover el control del proceso y la toma de acciones eficaces.

AUDITADOS

PROCESO

ESTR

ATÉG

ICOS Análisis y Planeación de Negocios

Alta DirecciónControl de Gest ión (SIG)

Control de Gest ión (Control Interno)


PROCESO

GERE

NCIA

LES

Gerencia de Proyectos Especiales

Gerencia de Ingenier ía

Dirección Administ rat iva y de Logíst ica

COPASO

PROCESO

APOY

O

Gest ión AmbientalGest ión Compras

Gest ión DocumentalGest ión Informát ica

Gest ión Jur ídica y de ContrataciónGest ión Financiera

Gest ión Talento Humano

PROCESO

MIS

IONA

LES

AOM Bahía SolanoAOM GuapiAOM Inír idaAOM M itú

Gerenciamiento Eléctr icoAOM M aquinar ia Pesada

Comercialización de Energía Generación de Energía Eléctr ica

Cable Villamar íaAcción Social

Plan VialZona Franca


0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Aspectos por Resaltar Aspectos por M ejorar No conform idades

COMPARATIVO RESULTADO DE AUDITORÍAS INTERNASPROCESOS DE APOYO

2011

2012

0

10

20

30

40

50

60


COMPARATIVO RESULTADO DE AUDITORÍAS INTERNASPROCESOS ESTRATÉGICOS

2011

2012

RESULTADOS

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180


COMPARATIVO RESULTADO DE AUDITORÍAS INTERNASPROCESOS MISIONALES

2011

2012

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50


COMPARATIVO RESULTADO DE AUDITORÍAS INTERNASGERENCIALES

2011

2012

CRITERIO 2011 2012

Proceso y/o Proyectos auditados 26 27

Aspectos por Resaltar 348 300

Aspectos por Mejorar 154 121

No Conformidades 27 36


Número de part icipantes en la auditoría Sede M anizales y AOM 29

Número de part icipantes en la auditoría Sede Paipa 16

Número de Auditores en Formación 8

Número de Auditores del grupo de Paipa que auditaron en la Sede M anizales

2

Número de Auditores del grupo de M anizales que auditaron en la Sede Paipa

1

Número de Auditores que realizaron su ejercicio por primera vez 5

Número de Auditores observadores de la ILC 7

DATOS DE INTERÉS DE ESTE CICLO DE AUDITORIAS INTERNAS INTEGRALES

! Para el año 2012, se incluyó en las auditorías internas el proceso de

Gerenciamiento Civil Zona Franca.

! Los Aspectos por Resaltar disminuyeron en un 16%.

! Los Aspectos por Mejorar disminuyeron en un 27%.

! Las no conformidades aumentaron en un 25%.

La actividad de auditoría y el ejercicio realizado por el grupo auditor fue evaluado, registrándose en esta valoración la evidencia de que el grupo y el rol que realizan diversos integrantes de la organización como auditores internos integrales ha venido mejorando, todo esto gracias a la permanente formación que obtienen; durante el mes de marzo Cotecna dio curso de auditor HSEQ para el grupo auditor de Paipa y Manizales.

! En el período mayo - junio de 2012, se realizaron 27 auditorías internas integrales, de las cuales 4 son gerenciales, con este número de auditorías se cubrió toda la Sede Manizales y las AOM. En Paipa se realizaron 12 auditorías, las cuales contemplaron todas las actividades que componen el proceso de Generación.

! Se realizaron auditorías en sitio para los procesos: AOM Inírida, Bahía Solano, Guapi, Mitú y Combos de Maquinaria; al igual que a los procesos de Gerenciamiento Civil Plan Vial, Zona Franca y Cable Villamaría.

! Para este ciclo se auditó el proceso de Gestión Informática (Sede Manizales y Paipa) en forma simultánea, a través de video conferencia.

! Por segundo año, el grupo auditor trabajó con la categorización (Auditores Senior y Junior) establecida por la Dirección de Control Interno.


! Las no conformidades halladas en los procesos y que sean derivadas de otro, serán compartidas.

! Las auditorías gerenciales han permitido promover la integración y participación activa en el mejoramiento continuo.

! Las recomendaciones de mejora serán expuestas a la Alta Dirección, de tal manera que las mismas se puedan atender con la jerarquía y autoridad necesaria para la toma de decisiones.

3,8

4,0

4,2

4,4

4,6

4,8

5,0

EVALUACIÓN PROMEDIO DE TODOS LOS AUDITORES VS. ÁREAS EVALUADASMayo - Junio de 2012

Desde la Unidad de Comunicaciones de GENSA se trabaja por enfocar la comunicación como uno de los pilares institucionales luchando porque sea asertiva, oportuna y eficaz con los clientes y las partes interesadas. Durante este periodo se fortalecieron los sistemas de información y se desarrollaron mecanismos adecuados con el fin de mantener una comunicación integral y estratégica y posicionar la imagen corporativa aportando de esta manera a la reputación Organizacional. De igual forma que manteniendo colaboradores 100% informados y comunicados lo que impactó en el desarrollo profesional y social de quienes interactúan en el entorno empresarial. Las actividades programadas están incluidas en el Plan Anual de Comunicaciones en que la UCS articula su plan de trabajo, con el fin de cumplir con los objetivos trazados para el año en curso, con la medición del

3,8

3,9

4,0

4,1

4,2

4,3

4,4

4,5

4,6

4,7

4,8

4,9

PLAN AUDITORÍA CLARO

INDEPENDENCIA DE LOS

AUDIOTORES

DESARROLLO DE LA REUNIÓN DE

APERTURA

FORM A DE HACER LA ENTREVISTA

TOM A DE EVIDENCIAS OBJETIVAS

CIERRE DE LA REUNIÓN

PROM EDIO

EVALUACIÓN ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍAMayo - Junio de 2012

4,6%


indicador que se encuentra registrado en la caracterización del proceso de la Alta Dirección; se determina que la Unidad de Comunicación Social está cumpliendo con los objetivos trazados a principio del año. Es importante precisar que el tiempo de gestión de cada uno de los colaboradores de la Unidad también está dedicado a atender solicitudes hechas por otras áreas y que no están incluidas en la medición de este indicador.

BOLETINES AL CORRIENTE 2012 No. TEMAS FECHA

221 Lugares limpios y ordenados. Más cerca de los colaboradores (Paipa). Más amigables con el medio ambiente. Adjudicación obra Cañaveral- Samaná.

18 de enero

222 Especial 3 años de la gestión de AOM maquinaría. 26 de enero

223 Un paso adelante en la internacionalización (Viaje Honduras). Nueva Junta Directiva. Mesa de Servicios. Salud en Paipa. Firma convenio FAZNI. Capacitación para grupos de interés.

2 de febrero

224 En GENSA todos somos SIG. 15 de febrero

225 Control en GENSA. Capacitación SIG. La salud fue la protagonista. Listos en las canchas. GENSA ganó por partida doble.

29 de febrero

226 Especial. GENSA recupera cerca de seis millones de dólares. 15 de Marzo

227 Se avecinan mantenimientos preventivos. ¿Sabías qué? Seguridad informática. Socialización ambiental. Ciclo paseo en Paipa. Novedades. Día de la mujer.

22 de marzo

228 Asamblea Ordinaria de Accionistas de GENSA. Continúan los grandes proyectos en Paipa. Label. Encargo Gerente de Ingeniería.

29 de marzo

229 Capacitación norma ISO 50001.Capacitación Mitú. Deportes Paipa 19 de abril

230 Especial. Afectaciones en Termopaipa por temporada de invierno en el País. 24 de abril

231 Crisis superada. Unidos por un beneficio común. Sistema de Participación Ciudadana 7 de mayo

232 Desactivado el coreo interno en GENSA. Nuevo ciclo de auditorías internas. Se celebró el mejor oficio del mundo (día de la madre). Nuevos nacimientos

16 de mayo

233 Nuevo Presidente en GENSA. Todos con los datos. La Unidad Informática dispone nueva herramienta para los directorios internos. Recolección de información de RSE. Torneos en Termopaipa.

29 de mayo

234

Cable Aéreo como punto de información (reunión con diputados y periodistas). Conductores bien capacitados. Conocedores de la gestión pública (Termopaipa). Balance positivo del Ministerio de Transporte (Plan Vial de Caldas). Propuesta de adición en el Plan Vial de Caldas. En GENSA hay belleza (Camila Estrada candidata al reinado nacional del café). Equipo de voleibol en torneo.

5 de junio

235 Listo Código de Buen Gobierno. Presidente de visita en Termopaipa. Más conscientes en las vías. Un reconocimiento más en Termopaipa (ambiental).Un escenario perfecto(prueba de triatrol en Paipa)

14 de junio


236

Portavoz oficial de GENSA (Presidente de GENSA). Un sistema de cargas más óptimos(Paipa).Conectarse al instante(publitag). ¿Quién hace que? (Luis Ricardo Moreno. Paipa).certificados en línea(comprobantes). Celebración del día del padre.

21 de junio

237 Participación más activa en Termopaipa. Inconvenientes en el fluido eléctrico en las oficinas de Manizales. Mejoras en la Web. Tips de gestión del conocimiento. Simulacro en Manizales. Nacimiento en Termopaipa

27 de junio

238Visita Bureau Veritas. Los combos son dignos de replicar. Listos para el simulacro. Nueva inscripción de proveedores. "Yo soy gestor de calidad". ¿Qué pasó durante la visita de la Contraloría?

5 de julio

239

Colombia respaldará a Venezuela con energía. Más cerca de nuestros grupos de interés en Paipa (carboneros) Proyecto Neira -Manzanares en su 95 % de ejecución. Finalizó mantenimiento. (Paipa) Buzón Virtual, su aliado. En la mira de los juegos nacionales del sector eléctrico. Postergada visita de Bureau Veritas. Mejor tiempo de respuesta en el simulacro.

12 de julio

240 Especial de los Juegos del Sector 13 de julio 241 Especial de los Juegos del Sector 17 de julio

242 Ellos son quienes nos representarán. (Especial Juegos Nacionales del Sector Eléctrico) 23 de julio

243 Cumplimos generando energía. Cumplimos en las auditorías intenas. Todos en simulacro. De plan ecológico. Torneo del deporte Típico de la región. Novedades (Jornada SYSO).

25 de julio

244 Ellos son quienes nos representarán. Deportistas 100% preparados. 27 de julio

245 La Inauguración estuvo llena de energía. La foto oficial. Las jugadas del primer día. Novedades (Delegación de Termopaipa presente)

2 de agosto

246 Conociendo más a mi Manizales del Alma. Las jugadas del 2 día. 3 de agosto

247 Las Jugadas del 3 día. 3 de agosto

248 ¡Cumplimos!. Resultados. Ellos lo dicen. Baile. Los mejores momentos 9 de agosto

249 Proyecto de RSE. GENSA crece en imagen. 10 de agosto 250 Nuestros comités. 15 de agosto

251 Balance del Plan Vial de Caldas. Visita del Gobernador. Visita de Inspección. Así se Vivió la Jornada SYSO. Festival Virgen del Carmen. Te interesa (correspondencia)

17 de agosto

252 Seguimiento a nuestra RSE. Gestión Integral de residuos peligrosos. COPASO. ¿Sabías qué? 22 de agosto

253 Sigue avanzando obra en la Vía a Palestina. GENSA es solidaria. Pilas con las pilas. Gestión Integral del Riesgo. Novedades (Listos y en auditoría. Sabías que "Manual de Comunicaciones" y derechos fundamentales.

31de agosto


CAMPAÑAS INSTITUCIONALES 2011 Nombre Finalidad Cronograma

Segunda jornada SISO

Promover la participación de los colaboradores en la jornada SISO

Agosto

Apoteosys Generar expectativa y mostrar los beneficios de la plataforma de Apoteosys

Febrero

Cine club Motivar a los colaboradores a participar del cine club Junio Cine Infantil Invitar a los hijos de los colaboradores a participar de

la tarde infantil Abril

Comparendo Ambiental

Dar conocimiento de las sanciones en las que pueden incurrir los colaboradores al destinar mal sus desechos.

Agosto

Mesas 3A Crear expectativa sobre las nuevas mesas de trabajo que la Dirección de Control Interno ofrece a los colaboradores

Mayo

COPASO Exaltar a los colaboradores por tener buenas prácticas en el lugar de trabajo

Octubre

Correspondencia Dar a conocer el nuevo sistema de correspondencia por carpetas

Septiembre

Dispositivo de Emergencia

Dar a conocer el nuevo sistema de seguridad implementado en las instalaciones de GENSA Manizales

Mayo

Escritorio limpio Promover una cultura de aseo en los colaboradores con el fin de que mantengan su sitio de trabajo más limpio, y el aseo que se realiza los fines de semana pueda ser más eficaz

Noviembre

Financiera Difundir entre los colaboradores la nueva política comercial para que ellos a su vez informen a sus proveedores

Marzo

Jornada de lectura infantil

Motivar a los colaboradores para que traigan a sus hijos a participar de la jornada de lectura

Julio

Participación ciudadana

Promover tanto en el cliente interno como externo el uso de la plataforma de participación ciudadana como una forma de hacer saber su opinión de la empresa

Noviembre

Pilas con las pilas Promover la disposición final adecuada de pilas y baterías en el contenedor dispuesto para tal fin

Noviembre

Proveedores Informar a todos los colaboradores de la obligación de llenar el formato para la inscripción de los proveedores en la base de datos de GENSA

Agosto

Reciclaje Motivar a los colaboradores a realizar una disposición final adecuada de los desechos de la oficina en las canecas definidas para este uso

Septiembre

Riesgos Motivar a los colaboradores para que retroalimenten la matriz de riesgos de sus proceso y estar atentos a los riesgos con mayor impacto

Septiembre

Service Desk - CME

Posicionar la herramienta entre los usuarios y los controladores (Manillas de seguridad)

Febrero

Pausas Activas Motivar a los colaboradores de practicar las pausas activas en sus puestos de trabajo a través de guias de ejercicios

Febrero

Yoga Incentivar a los colaboradores de practicar yoga Febrero Vasos Concientizar a los colaboradores del uso de los

vasos desechables hechos de material reciclable Noviembre


CAMPAÑAS INSTITUCIONALES 2012 Nombre Finalidad Cronograma

Seguridad Concientizar a los colaboradores de la importancia de cerrar adecuadamente las instalaciones de la Organización, para evitar robos

Enero

Buzón Motivar a los colaboradores de la Organización para que opinen acerca de la Gestión de la Secretaría General

Febrero

Seguros Aprovechar los beneficios que ofrecen las compañías de seguros a GENSA y a sus colaboradores

Febrero

Apoyo Sicológico Motivar a los colaboradores para que aprovechen el nuevo espacio con la sicóloga organizacional

Febrero

SISO Motivar a los colaboradores a la jornada de relajación Abril Transferencia de archivos

Recordar a los colaboradores la política de transferencia de archivo

Mayo

Afiche SIG Difundir a toda la Organización los auditores internos de calidad

Mayo

AOM Motivar a los combos de maquinaría y a talleres para asumir el SIG como una manera eficiente de trabajar. Concurso soy gestor del SIG

Mayo

MONITOREO MEDIOS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

MEDIO TEMA MODALIDAD Género Fecha Portafolio Guapi- Bahía Solano Free Press Aviso

ene-12

La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia El heraldo de

Honduras Nuevo Proyecto de

GENSA Free Press Noticia Portafolio ZNI Contratado Aviso

El heraldo de Honduras

Convenio interadministrativo Free Press Noticia

La Patria Plan Vial de Caldas Free Press Noticia El Andino Publicidad Free Press Publicidad

El Andino Balance y proyecciones de GENSA Free Press Rueda de

prensa La República Asamblea

Extraordinaria Contratado Aviso

La Patria Asamblea Extraordinaria Contratado Aviso

La Patria Estadio Palogrande Free Press Opinión

feb-12

La Patria Miel I Free Press Noticia Portafolio Combustible Contratado Aviso Portafolio Mitú Contratado Aviso Portafolio ZNI Contratado Aviso La Patria Combos de Maquinaría

- Plan Vial Free Press Noticia

La Patria Nuevo Presidente de GENSA Free Press Breves

mar-12

La Patria Presidente encargado de GENSA Free Press Noticia

La Patria Salida de Presidente de GENSA Free Press Noticia

La Patria Miel II Free Press Noticia La República Miel II Free Press Noticia

La Patria Plan Víal de Caldas Free Press Infografico


Portafolio Convenio Contratado Aviso La Patria Renuncia del

Presidente de GENSA Free Press Noticia

La Patria Renuncia del Presidente de GENSA Free Press Noticia

Portafolio Asamblea General Contratado Aviso La Patria Salida de Presidente de

GENSA Free Press Breves

La Patria Renuncia del Presidente de GENSA Free Press Entrevista

La República Convenio interadministrativo Contratado Aviso

abr-12 La Patria Nuevo Presidente de GENSA Free Press Breves

La Patria Gobernador de Caldas Free Press Noticia El Andino Presidencia de Gensa Free Press Opinión La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia

may-12

La Patria Nuevo Pte de GENSA Free Press Entrevista La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia La Patria Plan Vial de Caldas Free Press Noticia La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia La Patria Prseidente de GENSA Free Press Breves La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia La Patria Cable Aéreo Free Press Opinión La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia La Patria Plan Vial de Caldas Free Press Noticia

La Patria Nuevo Presidente de GENSA Free Press Opinión

La Patria Nuevo Presidente de GENSA Free Press Noticia

La Patria Nuevo Presidente de GENSA Free Press Breves

La Patria Plan Vial de Caldas Free Press Infográfico La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia

jun-12

La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia La Patria Plan Vial de Caldas Free Press Infográfico

Eje Noticias Combos de Maquinaria Free Press Noticia La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia La Patria Plan Vial de Caldas Free Press Noticia El Andino Cable Aéreo Free Press Editorial El Andino Cable Aéreo Free Press Caricatura

La Patria Cable Aéreo Free Press Rueda de Prensa

La Patria Cable Aéreo Free Press Opinión Eje Noticias Cable Aéreo Free Press Breves

La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia La Patria Cable Aéreo Free Press Opinión

Eje Noticias Cable Aéreo Free Press Rueda de prensa

El Andino Cable Aéreo Free Press Noticia El Andino Cable Aéreo Free Press Caricatura


La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia El andino Cable Aéreo Free Press Noticia

El Andino Plan Vial de Caldas Free Press Rueda de prensa

jul-12 La Patria Cable Aéreo Free Press Columna de Opinión

La Patria Cable Aéreo Free Press Noticia Prensa Llanera Presidente de GENSA Free Press Noticia

BOLETINES AL CORRIENTE SEGUNDO SEMESTRE 2011 No. TEMAS FECHA

197 En pro de los colaboradores (Termopaipa),jornada con el presidente(Dirección financiera), quien hace que: carolina Jaramillo 08 de junio

198 Visionando una nueva Unidad para Termopaipa, toda una estrategia para usted (COPASO), M + A3, Una celebración muy ambiental, nueva sede en barranquilla.

15 de junio

199 Especial Presidente de GENSA 2 años en la Empresa 22 de junio

200 Cambio de Imagen Boletín Virtual 24 de junio 201 Especial Mesoamérica 30 de junio

202 Una buena gestión. Comunicadores de Manizales satisfechos. Para recordar del Copaso. Nuevo costurero en GENSA. salud oral para todos. Cambios en la Organización. Buenos momentos

05 de julio

203 Hacia un control de gestión más participativo. Entre las empresas con poder. Buen rendimiento. Comunidad satisfecha con el plan vial de caldas. Sanitas

12 de julio

204 Oportunidad para todos, capacitación en Paipa, en auditoría permanente, con los brazos abiertos, intragensa también en la web . Fongensa informa 15 de julio

205 Salud ocupacional, medición integral del riesgo, pequeños lectores, preparados para la comunicación en tiempo de crisis. Labor titánica. Conociendo el colaborador COPASO del mes.

28 de julio

206 Medición integral del riesgo. Junta directiva, una niña de la casa llega a la unidad de bienes, quien hace que, (conductores)oportunidad para mostrar la gestión. Toda una maratón, más analíticos frente al cine

4 de agosto

207 plan vial sigue entregando soluciones, cada vez mas cercanos, construyendo la vía Pacora - Salamina. Construyendo un sueño de ciudad. Avance del 50% en el plan vial espéralo ACTV. participa en la 2da jornada de SYSO

ago-10

208

En rutados hacía el conocimiento externo (DAL), Comité ampliado de Presidencia, Termopaipa comprometido con el medio ambiente, grandes campeones(Termopaipa), conociendo al colaborador COPASO del mes, colaboradores más capacitados en Termopaipa, taller de habilidades comunicativas Termopaipa

01 de septiembre

209 Interviniendo los grandes proyectos de Caldas (CHEC), plan vial de Caldas, Ingeniería socializó sus proyectos, cosechando buenos frutos (cultivo de ideas),Torneo interno de bolos de Paipa, RSE al día.

08 de septiembre

210 GENSA tiene un verdadero SIG (auditoría externa), estado actual miel II, más comunicados (grupos BB), fotos noticia Honduras y Capacitación Paipa, celebración día del amor y la amistad

14 de septiembre

211 Especial. Lo que dijo el auditor externo. 20 de septiembre

212 Nuevo ministro de Minas y Energía. Prueba de carga del puente patio de cenizas. ¿Quién hace que?. Satisfechos por variante de Neira.

3 de octubre

213 GENSA es garantía de proyectos en Caldas (ZFA). Lea y compare. Quien hace que?( Dorynel Flórez).celebración para fortalecer la amistad. 12-oct

214 GENSA de cara a la emergencia con soluciones, gestiones en emergencias. (especial emergencia del agua en Manizales)

20 de octubre

215 Especial emergencia del agua en Manizales 26 de octubre

216 Exitoso encuentro en Paipa. Pilas con las Pilas toma más fuerza. Más 2 de


resultado en emergencia. noviembre

217 Reconocimiento significativo al líder de Mitú. Quien hace que, Andrés Angulo. Termopaipa más cerca de los estudiantes

218 Especial Emergencia Barrio Cervantes de Manizales 1 de diciembre

219 Especial Centroamérica 13 de diciembre

AL CORRIENTE TV

PROGRAMA TEMAS FECHA 1 Entrevista Jaime Zapata Franco Diciembre de 2010 2 Proyectos de GENSA. Balance sedes. Sistema de

participación ciudadana. Problemática del carbón. Visita familias colaboradores al estadio. Colaborador saludable. Deportes. Cultura. Recorrido por las sedes. Entrevista financiera. Cultivando ideas.

Junio de 2011

3 Entrevista Presidente. Junta Directiva. Direccionamiento estratégico. Proyecciones financieras. Inversiones Paipa. Recorrido por las sedes. RSE.Medio ambiente. Contrato Sindical. Sección Interactiva (proyectos ).Gestión Humana y Colaborador saludable. Deportes. Voxpopulli. Cultura. Agradecimientos

Enero de 2012

AL CORRIENTE RADIO 2011 EDICIÓN TEMAS FECHA

17

Programa en Directo. Cuál es el estado actual de la Empresa, responde el Presidente de GENSA. Acompáñenos por el habitual recorrido por las sedes. Invitación a Gestión…ando (Dirección de Planeación). Termopaipa es noticia en Al Corriente Radio.

30 de mayo

18

Conozca el nuevo espacio virtual de Fongensa. La tecnología tuvo su espacio en GENSA. Habitual recorrido por las sedes. La invitada especial Dr. María Alejandra Escobar, quien habla del concurso interno para proveer la vacante de Bienes y Servicios.

15 de julio

19 Termopaipa. 15 de agosto

20 Taller de habilidades comunicativas (Paipa). AOM maquinaria. Recorrido por las sedes. 6 de septiembre

21 Balance del curso introductorio de RCM 2. Primera jornada deportiva de Fongensa. Termopaipa. Normas básicas para el buen uso de las impresoras.

26 de septiembre

22 Responsabilidad Social Empresarial. Vox Populli. Balance obras en CHEC. Termopaipa. Campaña ZNI fin de año. 15 de octubre

23 Proyecto la Esmeralda. RSE. Termopaipa. 1 de noviembre 24 Recorrido x las sedes y Termopaipa. 15 de noviembre 25 Beneficios Fortinet. Termopaipa. 15 de diciembre

AL CORRIENTE RADIO 2011EDICIÓN TEMAS FECHA

26 Proyecto de GENSA en Honduras. Convenio AOM combos de maquinaria. Plan Vial de Caldas. Recorrido por las sedes. Gerente Inficaldas.

03 de febrero

27 Proyectos de GENSA en Caldas. Plan Vial, Cable Aéreo. Zona Franca y Miel II. 15 de Marzo

28 Fongensa hace su balance. 30 de Marzo 29 Estado Central Termopaipa. 25 de abril


30 Especial auditorías internas. 15 de mayo 31 Especial entrevista Presidente. 5 de junio 32 Especial socialización Código de Buen Gobierno. 19 de junio

Boletín externo No. Temas Fecha

1 la comunicación un gana-gana. Proyectos exitosos de GENSA.

Julio de 2011

2 Emergencia con el agua. Exitoso encuentro en Paipa. Pilas con las pilas toma más fuerza

noviembre de 2011

3 Nuevo presidente ( e) en GENSA. Encargo en la Gerencia de Ingeniería. Se cumplió asamblea ordinaria de accionistas.

Marzo de 2012

4 Listo el Código del Buen Gobierno. Portavoz oficial. De visita en Termopaipa. Contactarse al instante es posible.

Junio de 2012

2. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

El reporte de los indicadores que realiza cada uno de los procesos se ha venido culturizando a través de la herramienta diseñada por la Unidad de Informática, aplicativo BSC, el cual no solo sirve como mecanismo de participación y comunicación sino que adicionalmente es una muestra abierta de la transparencia de la información. El Anexo No. 2 muestra el comportamiento de los diferentes procesos con corte a Junio de 2012 de los indicadores inherentes a las diferentes caracterizaciones en forma adicional a través del aplicativo con el mismo corte ya se encuentran reportados los que hacen parte del direccionamiento estratégico de la organización. 3. RETROALIMENTACIÓN CON EL CLIENTE

La medición del indicador de tiempo de respuesta a solicitudes de terceros para el segundo trimestre del 2012 muestra que se recibieron 30 solicitudes de las cuales el 100% fueron contestadas en el tiempo establecido como meta. Para el segundo trimestre de 2012 el promedio de días de respuesta fue de 10 días, no obstante haber aumentado considerablemente el número de solicitudes con respecto al período anterior.

0

2

4

6

8

10

12

may-05 oct-06 feb-08 jul-09 nov-10 abr -12 ago-13

Cantidad de solicitudes

Cantidades de SolicitudesPromedio por mes

Lineal (Cantidades de SolicitudesPromedio por mes)


0

2

4

6

8

10

12

14

may-05 oct-06 feb-08 jul-09 nov-10 abr -12 ago-13

Dias promedio de respuesta

No. de Dias Promedio

Lineal (No. de Dias Promedio )

4. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Gestión de la Alta Dirección 14 8 1 1 0Análisis y Planeación de Negocios 6 2 2 4 0Control de Gestión - SGC 16 2 0 2 0Control de Gestión - Control Interno 13 1 2 2 0Comercialización de Energía Eléctrica 7 2 0Gerenciamiento Civil - Acción Social 11 9 0Gerenciamiento Mecánico - AOM Maquinaria Pesada

18 2 0

Gerenciamiento Civil – Zona Franca 12 4 5 5 0Gerenciamiento Civil - Cable Villamaría 4 3 2 2 0Gerenciamiento Civil - Plan Vial 11 6 2 2 0Gerenciamiento Eléctrico 7 4 0AOM de Infraestructura Energética – Mitú 24 3 2 2 0AOM de Infraestructura Energética - Inírida 18 11 0AOM de Infraestructura Energética - Guapi 26 1 0AOM de Infraestructura Energética – Bahía Solano

13 16 2 2 0

Gestión Documental 11 5 1 1 0Gestión Informática 15 5 8 7 1Gestión de Compras 4 3 2 0 2Gestión Financiera 8 9 3 3 0Gestión del Talento Humano 6 6 3 1 2Gestión Ambiental 14 2 1 1 0Gestión Jurídica y de Contratación 8 3 0COPASO 8 2 0Gerencia de Ingeniería 3 1 0Gerencia de Proyectos Especiales 7 4 0Dirección Administrativa y de Logística 10 3 0

294 117 36

ASPECTOS POR RESALTAR

ASPECTOS POR MEJORAR

NO CONFORMIDADES

GERE

NCIAL

ESPR

OCES

OS

ESTR

ATÉG

ICOS

PROC

ESOS

MISIO

NALES

PROC

ESOS

DE AP

OYO

ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVASPRIMER CICLO DE AUDITORÍAS 2012

AGOSTO DE 2012

PROCESO ABIERTAS CERRADAS


5. ESTADO DE LA INVESTIGACION DE INCIDENTES Y ACCIDENTES

Durante el periodo julio 2011 a junio 2012 no se presentaron incidentes es de anotar que las acciones tomadas respecto a cada accidente se encuentran registradas en las investigaciones de accidentes que reposan en la Unidad S&SO de Gensa.

6. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO SEGÚN EL NIVEL DE EXPOSICIÓN.

Para el año 2012, en materia de administración del riesgo empresarial, se buscó ajustar el instrumento de recolección de información de forma participativa, con los auditores internos de calidad quienes a través del proceso auditor han obtenido información valiosa que permitió ajustar la matriz de riesgos de forma tal que brindara mayor claridad al momento de identificar y valorar los riesgos y cumplir con las exigencias de cada una de las normas técnicas a las cuales está dirigido, esto es la NTCGP 1000 – 2009, OSHAS 18001 – 2007, ISO 14001. Las modificaciones efectuadas permitieron integrar a mayor nivel de análisis y consulta los riesgos estratégicos, los peligros de seguridad industrial y salud ocupacional S&SO y los impactos ambientales, así como por primera vez tener una medición de cada uno de ellos por los procesos definidos en el mapa estratégico de la empresa. En los procesos estratégicos el riesgo empresarial obtuvo un incremento de tres (3) puntos en el promedio general, (7 a 11), ubicándose en la categoría de riesgos que requieren un monitoreo continuo, esta circunstancia puede obedecer a cambios estructurales en los procesos y a la inclusión de riesgos evidenciados por parte de entidades de control externo.

Mes Sede Identi. Nombre y Apellidos Edad (Años) Cargo Diagnóstico AT Días

Incap.

JULIO DE 2011 MANIZALES 30,298,384 VELEZ ARIAS OLGA LUCIA 46 INGENIERA DE PROYECTOS

LESION EN EL DEDO 5, DE LA MANO IZQUIERDA X

AGOSTO DE 2011 MANIZALES 1,053,774,906 OROZCO ARBOLEDA VALENTINA 23ANALISTA DE CALIDAD AOM MAQUINARIA

TORCEDURA DEDO DE LA MITAD, MANO DERECHA X 3

SEPTIEMBRE DE 2011

LA ESMERALDA 75.103.829 AVALO ZAPATA ALEJANDRO

26

INGENIERO MECANICO CUERPO EXTRAÑO EN LA CORNEA

X1

PAIPA 19.388.621 ALFONSO SANCHEZ GUERRERO 53 ALMACENISTA CAIDA DE EL CARRETEL DONDE SE ENVUELVE EL CABLE X 0

GUAPI 10.386.237 CARABALI FERRIN HOLMES 42 AYUDANTE DE MANTENIMIENTO PUNTAPIE CANECA DE ACPM X 7

ENERO DE 2011 MITU 71.003.320 ZAPATA LONDOÑO MANUELALEJANDRO 38 MECANICO DE

MANTENIMIENTO

LA PULIDORA REBOTÓ EN EL COLABORADOR GENERANDO UNA CORTADA EN LA PARTE INFERIOR DE LA ROTULA

X 1

MANIZAES 75.078.165 FRANCO OSORIO JUAN PABLO 36 INGENIERO UNIDAD DE INGENIERIA

PARTIDO DE BALONCESTO, COLABORADOR QUE CAE SOBRE SU MANO DERECHA

X 0

TERMOPAIPA 52.780.293 PEREZ GUTIERREZ DIANA JACQUELINE 27

PROFESIONAL UNIDAD FISICO BIOTICA

SUBIENDO ESCALAS SE CAE GENERANDO DOLOR EN LA ESPALDA.

X 0

DICIEMBRE DE 2011

ACCIDENTES DE TRABAJO

MARZO DE 2012


De la misma manera los peligros de los procesos estratégicos presentaron un grado de exposición aceptable (6) y los ambientales una necesidad de supervisión periódica (7). Por su parte la caracterización de apoyo presentó en sus riesgos estratégicos una disminución numérica leve (1) punto, sin embargo, siguen exigiendo una supervisión periódica por parte de sus líderes, para evitar un impacto negativo en el cumplimiento del objetivo del proceso o proyecto, igual comportamiento presentaron estos procesos respecto de sus impactos ambientales (6). En la valoración de los peligros SISO, los procesos de apoyo, presentaron una exposición aceptable (5), lo cual evidencia la eficacia de los controles implementados para administrar los factores de riesgo, que se presentan en estos ambientes de trabajo. La actividad misional de la empresa presentó un incremento numérico en aquellos riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa, (9 a 10), lo cual implica una supervisión periódica al comportamiento de los mismos, comoquiera que se habla en este espacio del objeto social que desarrolla la empresa. En el componente SISO y Ambiental los proceso misionales presentaron un grado de exposición que igualmente requiere esa supervisión periódica (6), es circunstancia se explica en razón de que la actividad misional de la empresa se ejecuta en campo, lugares en los que aspectos ambientales y los agentes generadores de peligros son mucho más abundantes. Los resultados expuestos muestran que el riesgo empresarial tuvo un ligero incremento numérico (1 punto), sin embargo los tres componentes se ubican en una categoría que relaciona acciones de administración periódicas tendientes a la administración de los mismos. El incremento descrito hace que el indicador de riesgos empresarial se incremente y que no se cumpla el referente establecido para el mismo, lo cuál necesariamente implica la implementación de acciones correctivas en cada uno de los procesos de cara a la disminución del riesgo.


7. VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO LEGAL Mediante el comité de normas conformado para el estudio y divulgación del marco legal aplicable a la organización y en forma específica a los diferentes procesos, se realiza un análisis sobre la pertinencia de la normatividad, la cual reposa en los respectivos normogramas de proceso (Actas Comité) . De igual manera mediante la actividad de auditorías internas se realiza la evaluación del cumplimiento legal. 8. ACCIONES DE SEGUIMIENTO Y REVISIONES DE PRESIDENCIA

PREVIAS

Actividades a Realizar Responsable Seguimiento

Promover mecanismos de participación que

fortalezcan la cultura de mejoramiento

continuo

Profesional Unidad SGC

Las auditorías internas recogieron en sus apreciaciones aspectos a mejorar en los que el SIG debe

trabajar. Dichos aspectos que se convertirán en compromisos serán

llevados a la alta dirección con propuestas concretas de acciones a realizar, lo anterior con el fin de buscar respaldo de la presidencia.

Continuar con los acompañamientos

por parte de la Unidad del SGC a

todos los procesos de la organización

Profesional Unidad SGC

Durante el primer semestre del año se hicieron visitas a los

diferentes procesos con el ánimo de sensibilizarlos frente al BSC, herramienta de registro de actas

de grupos primarios y temas generales del SIG. La continuidad

de esta actividad seguirá en el segundo semestre del año.

Hacer partícipes a todos los integrantes

de Gensa de las actividades tendientes a

implementación de ISO 14001 y la

importancia de su involucramiento

Dirección de Planeación Dirección Ambiental

En conjunto con la dirección administrativa y la ambiental, se

realizó revisión a propuestas comerciales de implementación en

la norma ISO 14001, dicha actividad generó conformar un

grupo interdisciplinario para esta actividad, este semestre se realizo diagnóstico y análisis diferencial del estado actual de la norma en la organización. Las labores de sensibilización e implementación se profundizarán en el segundo

semestre del año.


9. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA

• Ingreso de nuevo presidente. • Cambios en la Junta Directiva • Cambios en las políticas de la nueva administración • Ingreso permanente de personal a la organización

10. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

• Promover mecanismos de participación que fortalezcan la cultura de mejoramiento continuo

• -Hacer partícipes a todos los integrantes de GENSA en las actividades tendientes a implementar la ISO 14001.

• -Fortalecer permanentemente el grupo auditor enfocando su perfil en auditorías gerenciales y que promuevan cambios que vayan en pro de la eficiencia, eficacia y efectividad organizacional.

ELABORADO POR: Claudia Cecilia Gómez Arias – Profesional Unidad Sistema de

Gestión REVISADO POR: Henry William Cruz Casas – Representante SIG

informe de revision gerencial jul 2012 - · pdf fileinforme de revisión gerencial julio...

Documents