informe de rendición de cuentas - archivo general · 2018-09-12 · cabildos y resguardos, como...

1Rendición de Cuentas año 2014

Informe deRendición de Cuentas Año 2014

Febrero de 2015


Tabla de ContenidoPresentación

Despliegue estratégico* Eje estratégico No. 1 Moderniza-ción de los archivos públicos.* Eje estratégico No. 2: Fortaleci-miento y consolidación del Siste-ma Nacional de Archivos (SNA).* Eje estratégico No. 3: Recupera-ción y conservación del patrimo-nio documentaldel país.* Eje estratégico No. 4: Fortaleci-miento institucional.

Proyectos de inversión AGN

Implantación del Sistema Nacional de Archivos en Colombia

* Resultados gestión.1. Acompañamiento a los grupos étnicos, en el registro, la confor-mación y la protección de sus ar-chivos.2. Articular las instancias e institu-ciones del SNA.3. Beca de investigación “Los ar-chivos y los derechos humanos” y Beca de investigación “Archivos fotográficos” – Programa Nacio-nal de Estímulos.4. Desarrollar la adecuación nor-mativa.5. Diseñar e implementar la polí-tica pública relacionada con la gestión y administración de los archivos de derechos humanos y memoria histórica.

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6. Diseñar e implementar el SISNA.7. Diseñar e implementar la polí-tica pública relacionada con la gestión y administración de los ar-chivos audiovisuales, sonoros, fo-tográficos, orales y otros archivos especiales.8. Fomentar el desarrollo de pro-yectos archivísticos y desarrollo de proyectos venta de servicios.9. Fortalecer la modernización y eficiencia del estado a través de la revisión y evaluación de las TRD y TVD de los actores del SNA.10. Fortalecer y modernizar el AGN11. Seguimiento a la implementa-ción de la política en los actores del SNA.

Preservación del Patrimonio Docu-mental Colombiano.

* Resultados gestión.1. Adquisición de bienes del patri-monio documental.2. Divulgar y difundir a los colom-bianos el patrimonio documental archivístico del AGN y demás ac-tores del SNA.3. Microfilmar y digitalizar el patri-monio documental que custodia el AGN para su preservación y di-fusión.4. Organizar los fondos documen-tales del AGN.5. Realizar procesos de investiga-ción, prevención, diagnóstico y recuperación de la documenta-ción, perteneciente al AGN y de-más actores del SNA.

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Aplicación Sistema Integral Nacio-nal de Archivos Electrónicos Nacio-nal – SINAE.

*Resultados gestión 2014.1. Generación de un modelo de lineamientos para el sistema de gestión documental.2. Análisis, investigación y formu-lación de modelos y herramientas que permitan la identificación y apropiación en materia de tec-nologías de la información y co-municaciones en Gestión Docu-mental.3. Elaboración de la arquitectura de la información del micrositio para el evento de Preservación Digital como su adaptación de dispositivos móviles.4. Laboratorio de innovación digi-tal archivística, para generación de lineamientos en sistemas de gestión documental electrónica de archivo.

Renovación e Implementación de Tecnologías de la Información en el AGN.

*Resultados gestión 2014.1. Fortalecimiento Tecnológico.2. Soporte sistemas de informa-ción y apoyo administrativo.

Remodelación y adquisición del in-mueble aledaño al edificio del AGN.

*Resultados gestión 2014.1. Remodelación del Casa Aleda-ña.

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Mejoramiento, dotación y adecua-ción del inmueble para la creación y puesta en funcionamiento del Ar-chivo intermedio de las Entidades fi-nancieras públicas liquidadas.

*Resultados gestión 2014.1. Adecuación y mantenimiento anual del Archivo Santander.

Mantenimiento y adecuación de las instalaciones del AGN.

*Resultados gestión 2014.

Logros y avances cuatrienio 2011 - 2014.- Evaluación y Transferencias Docu-mentales.- Asistencia Técnica y Proyectos Ar-chivísticos.- Recuperación y conservación del Patrimonio Documental.- Modernización y homogeneización del SNA.- Seguimiento a la implementación de la política en los actores del SNA cuatrienio.

Retos AGN 2015 – 2018.

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Presentación

Señores ciudadanos:

De conformidad con lo establecido en la Constitución Nacional de la República de Colombia y La Ley de Participación Ciuda-dana, el proceso de rendición de cuentas, propicia los espacios para socializar y re-troalimentar una relación de doble vía en-tre la Administración y la ciudadanía que permite incentivar el buen desempeño y comportamiento de las entidades y sus equipos de trabajo.

El Archivo General de la Nación – AGN es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, la cual fue crea-da para dirigir y coordinar la Función Archi-vística y el Sistema Nacional de Archivos, coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y conservar, difundir y salvaguardar el patrimonio documental del país como parte integral de la riqueza cultural de la Nación.

Así pues, el AGN en concordancia con su Plan Estratégico “Hacia un programa de gestión documental electrónico 2011-2014” y el Plan Nacional de Desarrollo “Prosperidad para Todos”, a través del si-guiente informe de rendición de cuentas pone a consideración de la ciudadanía los resultados obtenidos en la ejecución de los proyectos de inversión, los logros y metas alcanzados durante el período enero – di-ciembre 2014.


Despliegue estratégicoEl AGN tiene como objetivo principal lo-grar la formulación, coordinación, control y seguimiento de la Política Nacional de Archivos y Gestión Documental con el fin de garantizar el acceso a la información, contribuir a salvaguardar los derechos de los ciudadanos y apoyar el desarrollo de políticas que mejoren la eficiencia en los trámites de la administración pública a tra-vés de la gestión documental articulada con el uso de la Tecnología.

Para dar cumplimiento a este objetivo la Entidad cuenta con cuatro (4) ejes estra-tégicos que se presentan a continuación:

Eje estratégico No. 1: Modernización de los archivos públicos.

Objetivos estratégicos:• Modernizar y adecuar la política archi-vística a las exigencias de la sociedad actual y a los avances de las tecnolo-gías de la información.• Apoyar la modernización de los archi-vos públicos del país y la gestión docu-mental a través de las tecnologías de la información y la comunicación.• Fomentar la adopción de estándares de gobierno para metadatos e intero-perabilidad que permitan una mayor convergencia y trabajo interinstitucio-nal en documento electrónico y gestión de archivos y en la distribución y el in-tercambio de documentos electrónicos entre los sistemas de gobierno.


• Desarrollar proyectos relacionados con el portafolio de servicios.• Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patri-monio documental de la nación, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro.

Para el desarrollo de estos objetivos, se en-cuentran inscritos ante el Departamento Nacional de Planeación (DNP) los siguien-tes proyectos de inversión.

• Aplicación del Sistema Nacional Inte-gral de Archivos Electrónicos.• Implantación del Sistema Nacional de Archivos.

Eje estratégico No. 2: Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos (SNA).

Objetivos estratégicos:• Fortalecer el Sistema Nacional de Ar-chivos para el desarrollo de la política pública de archivos.• Establecer y desarrollar el sistema de información del Sistema Nacional de Ar-chivos – SISNA.• Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patri-monio documental de la nación, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro.


Para el desarrollo de estos objetivos, se en-cuentra inscrito ante el DNP el proyecto de inversión:

• Implantación del Sistema Nacional de Archivos.

Eje estratégico No. 3: Recuperación y conservación del patrimonio documen-tal del país.

Objetivos estratégicos• Salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patri-monio documental de la nación, con el propósito de que sirva de testimonio de la identidad cultural nacional, tanto en el presente como en el futuro.

Para el desarrollo del objetivo, se encuen-tra inscrito ante el DNP el proyecto de in-versión:

• Preservación del Patrimonio Documen-tal Colombiano

Eje estratégico No. 4: Fortalecimiento institucional

Objetivos estratégicos• Desarrollar una política de gestión del conocimiento para el crecimiento y compromiso del talento humano en el AGN que impulse la adecuada gestión documental.• Adecuar estructuralmente al AGN con el marco normativo vigente.• Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión.


• Fortalecer la Infraestructura tecnológi-ca y física de la Entidad.• Fortalecer la Gestión Sostenible.

Para el desarrollo de estos objetivos, se en-cuentran inscritos ante el DNP los siguientes proyectos de inversión:

• Remodelación y Adquisición del In-mueble Aledaño al Edificio.• Mantenimiento y Adecuación de las Instalaciones del AGN.• Renovación e Implementación de TIC en el AGN.• Mejoramiento, dotación y Adecua-ción del Inmueble para la creación del Archivo Intermedio de las Entidades Pú-blicas Liquidadas.• Implantación Sistema Nacional de Ar-chivos en Colombia.

A continuación se presenta el balance ge-neral para la vigencia 2014 de los ejes es-tratégicos de la Entidad correlacionados con los respectivos proyectos de inversión.


Tabla 1. Balance General Ejes Estratégicos vs. Pro-yectos de Inversión


Proyectos de inversión AGN


Implantación del Sistema Nacional de Archivos en ColombiaEl estado final de ejecución de este pro-yecto se puede observar en la siguiente tabla:

Tabla 2. Estado final proyecto de implantación del SNA en Colombia.

Resultados gestión

A continuación se presentan los principales resultados obtenidos del desarrollo de la gestión realizada por los grupos de trabajo inmersos en este proyecto de inversión.

1. Acompañamiento a los grupos étni-cos, en el registro, la conformación y la protección de sus archivos.

El AGN adelanta procesos de interlocu-ción con comunidades pertenecientes a los grupos étnicos del país, mediante los cuales está buscando establecer escena-rios de diálogo intercultural encaminados a aportar los elementos y herramientas que éstas consideren relevantes y útiles para su proceso de consolidación étnica y cultural. A partir de estos procesos se ha


logrado compartir y discutir nociones sobre la memoria, el patrimonio cultural y docu-mental, los archivos, los documentos y los procesos para su organización y conserva-ción, abordados desde los ámbitos social y archivístico.

También se están efectuando aproxima-ciones a aspectos sobre la tradición oral, la propiedad intelectual en las comunida-des, la protección de conocimientos tradi-cionales y su relación con la protección de los archivos.

Tabla 3. Subactividades relacionadas al acompa-ñamiento.

En ese sentido, la experiencia resultante de la puesta en marcha del acompañamiento del AGN puede incidir en el fortalecimiento institucional que requieren las instancias or-ganizativas de los Pueblos y Comunidades Indígenas en el entendido de que tanto los cabildos y resguardos, como las demás or-ganizaciones que los agrupan, al cumplir funciones de tipo administrativo producen y reciben documentos en desarrollo de sus actividades y asuntos.


Tabla 4. Capacitación a comunidades.

2. Articular las instancias e instituciones del SNA

Se realizó el acompañamiento, capaci-tación y seguimiento para los planes, pro-gramas y proyectos relacionados con los Consejos Territoriales de Archivo, los Archi-vos Generales departamentales, distritales y municipales.

Así pues, se llevó a cabo una reunión con los Consejos Territoriales de Archivos men-sualmente en los departamentos de Sucre, Cauca, Vaupés, Choco, Huila, Cundina-marca, Nariño, Buenaventura, Cartagena, Caquetá, Boyacá y Bogotá. A continua-ción se relacionan los principales resulta-dos de esta gestión:


Tabla 5. Capacitaciones Regionales.

Comités técnicos del SNA

Se desarrollaron reuniones semestrales de los Comités Técnicos Asesores del SNA - CTA, convocadas por el AGN y la con participa-ción de los presidentes y secretarios corres-pondientes. Durante la vigencia 2014, se efectuaron las reuniones programadas por el AGN en cada una de las regiones de los Comités Territoriales de Archivo.

Gráfico 1. Resultados de Comités Técnicos.


Desarrollo de la caracterización de ciu-dadanos usuarios o grupos de interés del servicio de capacitación archivísti-ca y otros servicios del SNA

• Se caracterizó a los usuarios investiga-dores y protocolos notariales.• Actualización del Manual de Servicio al Ciudadano2014 y de la carta de trato digno al ciudadano.• Realización de cuatro (4) talleres y ca-pacitaciones sobre servicio al ciudada-no.• En desarrollo de la campaña de co-municaciones: “El servicio al ciudadano nuestra razón de ser”, se diseñaron y vi-sualizaron 23 fondos de pantalla.• Realización de seguimiento a la apli-cación del protocolo de atención tele-fónica.• Revisión y mejoras de la arquitectura de la información de la sección de servi-cio al ciudadano del portal web.

Tabla 6. Comunicaciones Usuarios Internos y Exter-nos.

Red Nacional de Archivos

En desarrollo de esta actividad se han ade-lantado las siguientes acciones:


Gráfico 2. Acciones Red Nacional de Archivos.

Planificación y desarrollo del Programa de Capacitación Archivística

Se realizaron todos los eventos programa-dos en la parrilla de capacitación y se atendieron los eventos que por demanda fueron contratados.

Tabla 7. Capacitaciones realizadas 2014.

Tabla 8. Capacitaciones por línea de venta de ser-vicios.


3. Beca de investigación “Los archivos y los derechos humanos” y Beca de investigación “Archivos fotográficos” – Programa Nacional de Estímulos.

Tabla 9. Ejecución de Becas 2014.

4. Desarrollar la adecuación normativa

En cuanto a esta actividad se realizaron los siguientes avances en materia normativa:

• Proyecto Acuerdo por el cual se re-glamenta la gestión documental para archivos relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Inter-nacional Humanitario en el Marco del Conflicto Armado Interno Colombiano, el cual se encuentra para aprobación por el Consejo Directivo.• Proyecto Acuerdo por el cual se regla-menta la Gestión Electrónica de Docu-mentos, el cual se encuentra para apro-bación del Consejo Directivo.• Actualización de la Ley 594 de 2000.• Expedición Decreto Entidades en Liqui-dación – Decreto 029 de 2015.• Expedición Acuerdo Sistema Integra-do de Conservación – Acuerdo 006 de 2014.• Elaboración Proyecto de Reglamenta-ción Libros del Comerciante.


• Elaboración Proyecto de Reglamenta-ción archivos de empresas de vigilancia, especialmente los videos.• Elaboración Proyecto de Reglamen-tación archivos judiciales, con énfasis en los que se graban en CD´S o medios magnéticos, en conjunto con el Conse-jo Superior de la Judicatura, el convenio con el Consejo Superior de la Judicatura fue aprobado por este y está próximo a suscribirse con el AGN, para desarrollar el proyecto y realizar capacitaciones a nivel nacional.• Elaboración Proyecto de Acuerdo Cuadros de Clasificación documental.• Proyecto de Inspección y vigilancia fue sancionado por el Presidente de la República como el Decreto 106 de 2015.• Expedición Decreto 1100 de 2014 que trata el tema de Bienes de Interés Cultu-ral.• En conjunto con la oficina de transpa-rencia de la Presidencia de la República se trabajó el proyecto de Decreto que reglamenta la Ley de Transparencia, que fue sancionado por el Presidente de la República como el Decreto 103 de 2015.• Expedición Acuerdo 007 de 2014 que reglamenta la reconstrucción de expe-dientes de archivo.• Expedición Acuerdo 008 de 2014 por medio del cual se reglamenta la presta-ción de servicios archivísticos.• Expedición Acuerdo 002 de 2014 por medio del cual se reglamenta la organi-zación de expedientes de archivo.


5. Diseñar e implementar la política pú-blica relacionada con la gestión y ad-ministración de los archivos de dere-chos humanos y memoria histórica

Los avances más importantes se circuns-criben principalmente al desarrollo de la política e identificación de las nece-sidades normativas para la protección de los archivos relacionados con los de-rechos humanos y el conflicto armado interno en Colombia, en las entidades que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley General de Ar-chivos, Ley 594 de 2000.

Tabla 10. Metas alcanzadas en el diseño e imple-mentación de la política relacionada con DDHH.

Diseño de política y expedición norma-tiva relacionada con la protección de Archivos de memoria histórica y dere-chos humanos

Definición y concertación del plan de tra-bajo para la elaboración del protocolo de política archivística y de gestión documen-tal, definición de objetivos, principios orien-


tadores, salvaguarda de la información, criterios misionales, alcance y ámbito de aplicación y la coordinación interinstitucio-nal de los archivos referidos a las violacio-nes de DDDHH e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario de las que trata la Ley 1448 de 2011.

Con lo anterior, se cuenta con la primera versión completa del protocolo, la cual se encuentra en revisión interna por parte del AGN y del CNMH para establecer las co-rrecciones y precisiones necesarias.

Capacitación en Derechos Humanos y archivos

Se llevó a cabo la sensibilización y capaci-tación presencial de nueve (9) entidades mediante videoconferencias y talleres en los que se dan lineamientos para el levan-tamiento de información sobre los archivos de DDHH, DIH y se conocen las actividades desarrolladas en este sentido por las enti-dades territoriales y nacionales que atien-den a las víctimas, para la identificación de los documentos que se generan en ese trámite.

Tabla 11. Capacitación en DDHH.


Sistematización y análisis de la informa-ción sobre archivos de derechos huma-nos en Colombia

El Grupo de Inspección, Control y Vigilan-cia elaboró un documento inicial que tie-ne como objetivo presentar un balance general sobre las acciones dirigidas a las víctimas por cada una de las entidades, haciendo énfasis especial en las acciones vinculadas con la producción documental de Archivos de derechos humanos existen-tes en las entidades.

El documento presentó para cada enti-dad las acciones que se están realizando en atención a las víctimas e implementa-ción de la ley. La fuente principal de esta información es el Informe del Gobierno Na-cional para las Comisiones Primeras de Se-nado y Cámara presentado en agosto de 2013.

Se presentaron observaciones críticas a la implementación de la Ley de Víctimas a cargo de los organismos de control y se emplearon como fuente el primer informe de seguimiento y monitoreo a la imple-mentación de los decretos ley de víctimas indígenas, negras, afrocolombianas, pa-lenqueras, raizales y ROM 2013, el primer informe de seguimiento y monitoreo a la implementación de los decretos ley de víc-timas indígenas, negras, afrocolombianas, palenqueras, raizales y ROM 2013 y el se-gundo informe de seguimiento y monitoreo a la implementación de la ley de víctimas y restitución de tierras 2012-2013.


6. Diseñar e implementar el SISNA

• Construcción de la base de datos del SNA: La información de construcción re-portada y contenida en la base de da-tos permitió tener un conocimiento del estado en que se encuentran las enti-dades del SNA, en materia de capaci-tación, asistencia técnica e indicadores de gestión.Las propuestas de actos administrativos para el desarrollo normativo y la emisión de conceptos técnicos, sirvieron de base para responder adecuadamente las so-licitudes e inquietudes formuladas por las entidades, en el marco de los nue-vos retos derivados de la actualización normativa del AGN y la apropiación de modelos y sistemas desarrollados por el estado.• Capacitaciones realizadas en 16 ciu-dades: Bogotá, Medellín, Cúcuta, Buca-ramanga, Villavicencio, Cali, San Andrés, Barranquilla, Bogotá (Sector Cul-tura), Ibagué, Pasto, Neiva, Popayán, Pereira, Tunja Y Puerto Carreño• Elaboración de las especificaciones y análisis de requerimientos, diseño y ar-quitectura del Banco de Proyectos de Gestión Documental y el Archivo Nacio-nal Digital, correspondientes a los módu-los del Sistema de Información del Siste-ma Nacional de Archivos – SISNA.• Formulación de la Guía Metodológica del modelo de madurez del Sistema de Gestión Documental. Elaboración de los manuales para la implementación de los instrumentos archivísticos (PINAR, PGD)• Elaboración de objetos virtuales, dia-


gramación y herramientas infografías de sensibilización, capacitación y divulga-ción.• Elaboración de dos (2) Objetos Virtua-les de Aprendizaje (OVAS) y seis (6) info-grafías para la promoción y divulgación de temas archivísticos.

7. Diseñar e implementar la política pública relacionada con la gestión y administración de los archivos audio-visuales, sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales.

Tabla 12. Actividades Implementación de Políticas.

Durante el año 2014 se llevaron a cabo:

• Cuatro (4) Reuniones de trabajo.• Tres (3) Plenarias• Elaboración de un borrador del decre-to por el cual se reglamentan los títulos I, IV, V y XI de la ley 594 de 2000, el título III de la ley 1379 de 2010, los artículos I y III de la ley 814 de 2003, y se estable-cen otras disposiciones sobre la conser-vación y preservación de documentos audiovisuales, sonoros, fotográficos, y otros archivos especiales y en soportes diferentes al papel.


Investigación sobre manejo técnico y archivístico de documentos audiovi-suales, sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales.

Se han recopilado normas y propuestas in-ternacionales y nacionales sobre el tema que han dado como resultado la elección de acciones que deben llevarse a cabo para desarrollar esta política a partir de la Ley 594 de 2000, planteando a la iniciación del trabajo bajo la modalidad de redes di-ferenciadas así:

• Red de fonotecas, centros de docu-mentación y archivos sonoros.• Red de fototecas, centros de docu-mentación y archivos fotográficos.• Articulación con el SIPAC y las iniciati-vas para archivos audiovisuales del Mi-nisterio de Cultura.

Asimismo, se realizaron visitas a once (11) entidades con el objetivo de conocer el estado de conservación y las necesidades que presentan diferentes entidades alre-dedor del país con respecto a la gestión de estos documentos.


8. Fomentar el desarrollo de proyectos archivísticos y desarrollo de proyectos venta de servicios

La meta del Grupo de Asistencia Técnica fue:

Gráfico 3. Asistencias por Tema.

Lo anterior evidencia el interés y la impor-tancia que estos temas tienen en las en-tidades públicas, así como la toma de conciencia sobre su responsabilidad que consideran deben tener en cuenta la apli-cación de metodologías y lineamientos del Archivo General de la Nación.

Se recibieron un total de 115 solicitudes, siendo atendidas 101 de ellas a través de


la misma cantidad de asistencias técnicas a las diferentes entidades solicitantes, que-dando pendientes por asistir técnicamen-te catorce (14) entidades, las cuales serán visitadas a partir del mes de enero de 2015, de acuerdo con la disponibilidad de pre-supuesto, recurso humano (profesionales) y las posibilidades de traslado a las diferen-tes regiones del país.

Las 101 asistencias técnicas se prestaron en 18 departamentos, la mayor cantidad en la ciudad de Bogotá con un porcentaje de 57%, debido a la facilidad de despla-zamiento y la concentración de entidades en esta ciudad, le siguen Cundinamarca con 7%, y Antioquia con el 5% entre los más visitados. El porcentaje de atención es del 88 %, el cual es bastante significativo, te-niendo en cuenta que hay limitaciones re-cursos económicos, humanos, de despla-zamiento, entre otros.

Gráfico 4. Comparativo anual de Asistencias Técni-cas realizadas.


Desarrollo de proyectos archivísticos.

La mayoría de los ingresos propios del Ar-chivo General de la Nación provienen de la suscripción de contratos con entidades públicas, los contratos en la vigencia 2014 ascendieron a 43, los cuales se discriminan en la siguiente tabla.

Tabla 13. Total contratos 2014.

El aporte que se hizo por proyectos durante la vigencia 2014 fue de $10,571 millones de pesos, logrando un cumplimiento del 194% del presupuesto establecido, en la gráfica se muestra la participación de los ingresos por los diferentes conceptos.

Gráfico 5. Ingresos vigencia 2014.


9. Fortalecer la modernización y efi-ciencia del estado a través de la revi-sión y evaluación de las TRD y TVD de los actores del SNA

Con el propósito de contribuir a la recu-peración del patrimonio documental se elaboró un documento que desarrolla el procedimiento para la realización de las transferencias secundarias que las entida-des públicas del orden nacional deben realizar al AGN. Sin embargo, se requiere de la participación de las áreas de siste-mas y tecnologías de la información con el fin de establecer unos criterios para las transferencias de documentos electróni-cos.

Tabla 14. Actividades Ejecutadas en Transferencias.

Así pues, las METAS establecidas para la vi-gencia se explican a continuación:

• Se elaboró un documento que desa-rrolla el procedimiento para la realiza-


ción de las transferencias secundarias que las entidades públicas del orden na-cional deben realizar al AGN. Sin embar-go, se requiere de la participación de las áreas de sistemas y tecnologías de la información con el fin de establecer unos criterios para las transferencias de documentos electrónicos.• Conjuntamente con 12 de las entida-des obligadas a transferir la documen-tación de carácter histórico al AGN se logró definir cronogramas de transferen-cias. • Se realizaron cuarenta y cuatro (44) visitas de socialización del Decreto 1515 de 2013 y de cotejo las transferencias secundarias programadas. Resultado de estas actividades se logró el ingre-so mediante transferencia, donación y compra de documentación de carác-ter histórico que incrementa el acervo documental que custodia el AGN, para un total de diecinueve (19) ingresos.• Se realizaron cinco (5) visitas a archi-vos privados, aprovechando los despla-zamientos de algunos funcionarios del Grupo a las regiones. Al respecto, es im-portante informar que la actividad no se pudo desarrollar completamente dada la dificultad de acceder a los archivos privados.


Inscripción en el registro único de series documentales - RUSD

Se desarrolló como parte del programa es-pecífico de documento electrónico, en el marco del proyecto sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo y en el cual se diseñó el flujo del procedimien-to electrónico y se automatizo el proce-dimiento para la convalidación de TRD y TVD.

También vale indicar que le RUSD está en-marcado en la normatividad archivística vigente, el cual se puede realizar a través de la sede electrónica “archivogeneral.gov.co” para todas las entidades que de-seen utilizar esta herramienta.

10. Fortalecer y modernizar el AGN

El AGN centró sus esfuerzos en la imple-mentación, mantenimiento y mejora con-tinua de su Sistema Integrado de Gestión compuesto por el Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma GP-1000, el Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO 14001 y el MECI.

• Sistema de Gestión de Calidad

Durante la vigencia 2014, el grupo SIG se centró en la actualización total de la documentación establecida para los 14 procesos, realizando el seguimiento y validación de los procedimientos exis-tentes.


Gráfico 6. Documentación 2014.

Como se puede observar en la Gráfica 8, cuatro de los catorce procesos alcan-zaron el 100% de la actualización de la documentación. Asimismo, se reportan a los procesos de Gestión de Servicios Archivísticos y de Inspección, Control y Vigilancia como los procesos críticos en cuanto a la actualización de su docu-mentación que se encuentra por deba-jo del 50%.

El ciclo de mejora inicia una vez se pre-senten los indicadores que se presenten en el 2015, ya que es una actividad que se realiza en conjunto con la Oficina de Control Interno y los jefes de Procesos.

• Sistema de Gestión Ambiental

Durante la vigencia 2014, el AGN pro-yecto su gestión ambiental hacia un mo-delo de gestión internacional dado por la ISO 14001, desarrollando actividades de planificación, adopción e implemen-tación de los requisitos de dicha norma a la Entidad en miras de dar el manejo


adecuado a los aspectos ambientales propios y su respectivo cumplimiento le-gal.

Gráfico 7. Implementación 14001 en el AGN.

Dando cumplimiento a los requisitos - numerales de la NTC ISO 14001:2004, el porcentaje de avance de cada uno de los requisitos principales dictados por la norma durante la vigencia, se pueden observar en la siguiente tabla.

Tabla 15. Porcentaje de avance de la Imple-mentación.


Se debe resaltar que durante esta fase de implementación las actividades de-sarrolladas se centraron en la actua-lización y generación de los procedi-mientos obligatorios, la realización de actividades que aportaron al avance de los demás numerales y de la sociali-zación y articulación del sistema dentro de la entidad.

Gráfico 8. Avances bimestrales de la Implemen-tación.

Como se observa en el gráfico anterior, se denota un avance en todas las fases de implementación de la norma, dando cumplimiento a las actividades progra-madas dentro del plan de acción apro-bado por el Comité Institucional de De-sarrollo Administrativo.

Emisión de conceptos ambientales para compras

El AGN demostró su compromiso con el ambiente iniciando la integración del componente ambiental en sus procesos


de compras y adquisiciones, mediante la emisión de 368 conceptos técnicos ambientales con el fin de adelantar los estudios de mercados de la ficha téc-nica relacionada que hacen parte del PAA de la vigencia 2014.

Campañas ambientales

Se realizaron a lo largo del año publica-ciones internas mediante el uso del papel tapiz para la socialización de campañas ambientales enfocadas a la promoción de buenas prácticas en el manejo de la estrategia Cero Papel y a la creación de la conciencia ambiental en los usuarios sobre la importancia de las diferentes te-máticas ambientales.


• Modelo Estándar de Control Interno

Se realizó la actualización de dicho mo-delo de acuerdo con la normatividad vigente, adelantando socializaciones y capacitaciones a los funcionarios de la entidad.

11. Seguimiento a la implementación de la política en los actores del SNA

Respecto a las visitas de Inspección, control y vigilancia, a continuación se describen las acciones adelantadas por el Grupo de Inspección y vigilancia en cumplimiento de sus actividades:

Tabla 16. Acciones de Inspección, Control y Vi-gilancia.

La siguiente gráfica ilustra el crecimiento de la población objeto del Sistema Na-cional de Archivos en los últimos cinco (5) años.


Tabla 17. Consolidado Población por año.

Gráfico 9. Avances bimestrales de la Implementa-ción.

Para el 2014 el Grupo de Inspección y Vi-gilancia fijo una meta de 240 visitas de inspección a entidades, de las cuales se llevaron a cabo 182 correspondiente a un 76% de cumplimiento. La distribución de las mismas correspondió a 37 Entidades de Orden Nacional (20%) y 145 del Orden Te-rritorial (80%).

Tabla 18. Visitas de Inspección según su Orden.


Gráfico 10. Comportamiento del desarrollo de Visi-tas de Inspección y vigilancia por mes

Gráfico 11. Discriminación de Visitas de Inspección efectuadas por departamento.


Preservación del Patrimo-nio Documental Colom-biano.El avance de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla:

Tabla 19. Estado final proyecto de Preservación del Patrimonio Documental Colombiano.

Resultados de Gestión 2014


1. Adquisición de bienes del patrimonio documental

Durante la vigencia, fueron dados a con-sulta diversos fondos documentales históri-cos:

• Ministerio de Relacio-nes Exteriores: Pasapor-tes – Visas (1970-1989)• Hospital San Juan de Dios en Liquidación: Ac-tas Comité Científico, Programa “Mamá Can-guro”, Planos del Hospi-tal.


• Ministerio de Salud: Planos de hospita-les del país: 8.933 planos (1935-2008).

2. Divulgar y difundir a los colombianos el patrimonio documental archivístico del AGN y demás actores del SNA

El Grupo de Investigación y Fondos Docu-mentales Históricos llevó a cabo las siguien-tes Exposiciones Documentales:

• “LA ESCLAVITUD EN COLOMBIA: Yugo y Libertad 1566-1851” (Quibdó)• “Presencia del bacilo de Hansen en Colombia”. (Lepra)• Muestra Documental fotográfica sobre el terremoto de la ciudad de Popayán en el año 1983. Esta muestra fue dada en préstamo al AGN por parte del SENA de Popayán, y fue expuesta en los pasi-llos aledaños al auditorio.• Propósito de los 100 años de la Primera Guerra Mundial: “LA GRAN GUERRA: Na-rrativas y vivencias al final de una era”. Exposición coordinada por el Instituto Caro y Cuervo, en circuito con exposi-ciones complementarias en la Biblioteca Nacional y el Archivo de Bogotá.

Feria internacional del libro & ferias na-cionales de servicio al ciudadano

Entre los días 29 de abril y 12 de mayo, el AGN participó con la presentación de un stand en la 27ª Feria Internacional del Libro de Bogotá. Allí se contó con la presencia de múltiples visitantes y de grupos de estu-diantes de todas las edades, los cuales se divirtieron aprendiendo a partir de los fon-


dos documentales históricos que conserva el AGN.

Tabla 20. Consolidado Ferias de Servicio al Ciuda-dano.

Consultas Patrimonio Documental

Se prestaron los servicios de atención de consultas del patrimonio documental de la Nación que custodia el AGN a los investi-gadores, usuarios notariales y usuarios de la biblioteca especializada.

Tabla 21. Consolidado Usuarios AGN.

A lo largo del año ingresaron diversos títu-los, por la modalidad de canje o donación. La mayoría de éstos correspondieron a pu-blicaciones elaboradas por Investigadores consultando los fondos históricos, que se comprometen, en el momento de tramitar su Carnet de Investigador, a entregar un ejemplar de su trabajo para la Biblioteca.


Número de títulos ingresado: 85

La Biblioteca Especializada realizó el proce-samiento de material bibliográfico, como se muestra en la tabla a continuación.

Tabla 22. Consolidado Procesamiento Material Bi-bliográfico.

Reprografía (fotocopia, heliografía) de protocolos notariales y documentación de los fondos históricos.


Tabla 23. Consolidado Fotocopias 2014.

• Comunicación Interna


Tabla 24. Consolidado Comunicaciones Internas.

• Comunicación externa

Gráfico 12. Estrategia de Participación ciudada-na - Reconocimiento de MinTIC.

Tabla 25. Consolidado Comunicaciones Externas


Gráfico 13. Resultados en Redes Sociales

• Difusión Asociación Latinoamerica-na de Archivos

Iniciamos el 1° de agosto con 12 países: Chile, Colombia, España, Portugal, Brasil, República Dominicana, Puerto Rico, Pa-raguay, Uruguay, México, Ecuador y Ve-nezuela. El 24 de septiembre se vinculó Cuba a la iniciativa.

Durante el desarrollo de la #SinergiaALA, Puerto Rico creó cuentas en Facebook y Twitter, España, Costa Rica y República


Dominicana, crearon cuentas en Twit-ter y Paraguay creó su cuenta en Face-book.

Hemos hecho más de 1000 publicacio-nes en Twitter con el hashtag #Sinergia-ALA. Hemos contado con publicaciones en Facebook con más de 100 “Me gusta”, como la infografía de cómo construir mi archivo personal (de Colombia), en la cuenta de Archivos Estatales.

3. Microfilmar y digitalizar el patrimonio documental que custodia el AGN para su preservación y difusión

• Compra de 10 computadores, cinco (5) scanner cama plana A3 y dos (2) scanner cama plana para digitalización negativos de fotografía.

• Conversión de rollo microfilm a ima-gen digital de 650.000 imágenes. La ac-tividad consiste en digitalizar el rollo de microfilm obteniendo como producto fi-nal las imágenes digitales de los fotogra-mas, imágenes que facilitan la consulta por medio de la base de datos, tanto en el AGN como vía internet a través de la página web de la institución.

• Creación de signatura topográfica y migración de 629.065 imágenes que co-rresponden al 89.87 % del total planea-do. Esta actividad consiste en el ingreso de las imágenes producto de la digitali-zación en la base de datos ArchiDoc.


• Digitalización de 622.061 imágenes (100%). La digitalización, al igual que la microfilmación, propende por la con-servación, preservación y seguridad de los documentos, además, permite facili-tar la consulta de éstos por medio de la base de datos, tanto en el AGN como vía internet a través de la página web de la institución.

• Digitalización y/o microfilmación de 13.632 mapas y planos, documentos de gran formato que se digitalizan median-te toma fotográfica o mediante esca-neo en el scanner de gran formato. La actividad se enfocó en la culminación de la digitalización de las mapotecas 1 a 8 las cuales contiene lo mapas y pla-nos históricos del AGN.

• Levantamiento del inventario de rollos de microfilm que se encontraban en la bóveda de seguridad- Depósito 27 AGN y Archivo de Bogotá..

• Mantenimiento correctivo y preventi-vo del 80% de los equipos de reprografía mediante la ejecución de tres contratos: Contrato Interprocesos -equipo digitali-zador de rollos de microfilm Mekel Mach V; Contrato Albatech - cámaras de mi-crofilmación, lectores de microfilm y ma-quina procesadora de rollos; y el Contra-to Terra-ferme - equipos de digitalización ScanRobot.

• Microfilmación de 733 rollos de Fon-dos Documentales del AGN y Revelado y duplicado de 1700 Rollos de microfilm cumpliendo la meta propuesta.


• Revisión, alistamiento y conversión de imagen digital a rollo de microfilm de 141 rollos, lo que correspondería al 40,29% de la meta inicial que era 350 rollos.

4. Organizar los fondos documentales del AGN

• Se realizó el informe de diagnóstico integral de los fondos del AGN y la pro-puesta de intervención con el fin de im-plementar un Plan estratégico Archivís-tico a corto, mediano y largo plazo de actualización de los fondos, incluyendo la Guía General.

• Se culminó el inventario en estado natural de la Sección Archivo Anexo II – Paquetes (depósito 5), compuesto por 1396 cajas.

• Se elaboró y desarrolló la metodología para la identificación, actualización y registro de archivos históricos, mediante la construcción de documentos y forma-tos que permitieran articular este proce-so, realizando 2 pruebas piloto con la Universidad Nacional de Colombia. A la par, se cumplió con la primera parte de esta labor la cual consistía en la identi-ficación archivos históricos para lo cual se enviaron diferentes comunicaciones a las regiones, solicitando información puntual sobre el tema.

• Se realizó el ingreso de la informa-ción contenida en 690 cajas, producto del proceso de descripción a la Base de Datos ArchiDoc, Asimismo se norma-


lizaron términos para generar consultas acertadas.

• Finalizando la vigencia del año 2014, se pudo contar con una sustancial me-jora en la herramienta de consulta de los documentos históricos en línea a través de la web: la nueva versión de ArchiDoc permitió acceder remotamente a los fon-dos digitalizados, con la nueva opción de utilizar diversos tipos de navegador, ya se cuenta con la opción de descar-gar imágenes e imprimir, girar imágenes, entre otras opciones. Esta actualización, evidenció un incremento notable en el promedio de consultas que pasó de 25 mil al año a más de 72 mil en el mes de noviembre y en diciembre 62,177.

• Se inició el proceso de organización de las tarjetas alfabéticas y decadacti-lares contenidas en 12 cajas.

• Se realizaron 20 visitas a entidades del orden nacional del nivel central para brindar acompañamiento respecto a la implementación de la Norma ISAD-G (Norma internacional para la descrip-ción archivística) para las transferencias de los documentos Históricos a la enti-dad.

5. Realizar procesos de investigación, prevención, diagnóstico y recupera-ción de la documentación, pertene-ciente al AGN y demás actores del SNA.

• Se realizó el diagnóstico general del acervo documental del AGN, mediante diagnósticos aleatorios de los fondos do-


cumentales ubicados en los depósitos 1, 2, 3, 7, 8, 11, 16 y 18 y el diagnóstico pun-tual en fondos como Bienes Nacionales, Ministerio de Gobierno (República), Mi-nisterio de Minas y Energía (Transferen-cias), Notarías Quinta y Sexta (Notarías) y la serie Narváez Borda, del Fondo Aca-demia Colombiana de Historia, entre-gando informes bimestrales de las activi-dades realizadas.

• El Grupo de Conservación y Restaura-ción del Patrimonio Documental - GCR-PD apoyó la realización del curso virtual “Vivamos el Patrimonio”, mediante la revisión y actualización de las guías de aprendizaje, preparación de conteni-dos, montaje y desarrollo de la primera cohorte, con la apertura de los grupos códigos 751100 y 751148, del cual fue-ron entregados en 3 informes.

• Se realizó el desempaste y almacena-miento de documentos en proceso de digitalización pertenecientes a nueve fondos documentales y mediante con-trato interadministrativo se desempas-taron 20 legajos del Archivo Histórico de Valledupar, dentro del proceso de inter-vención y recuperación de este acervo documental. En total se desempastaron 118 tomos, superando la meta progra-mada de 100 tomos.

• Se realizó el estudio y prueba expe-rimental del deterioro de los sellos de oblea y cera y su relación con el estado de conservación de los documentos, en fondos de la Sección Colonia, presen-tando una propuesta de intervención


integral de dichos fondos dando cumpli-miento a lo programado.

• Se realizó el estudio caracterización de encuadernaciones en pergamino perte-necientes al acervo documental de cin-co estilos diferentes, con el fin de reali-zar una propuesta de tratamiento para cada uno y dejar constancia de la im-portancia de este material usado como cubierta de libros manuscritos de archi-vo o impresos en la época de la Colonia y principios de la República.

• Se realizó el estudio verificación del comportamiento del papel térmico para la preservación de la información, con el fin de evaluar alguna alternativa como respuesta a las solicitudes de concepto técnico realizadas por diferentes entida-des del país.

• Se realizó el estudio verificación del comportamiento de los productos fúngi-cos extracto de semilla de toronja y el extracto de Neemen diferentes concen-traciones y tiempos de acción, como al-ternativa para la desinfección de depó-sitos y áreas utilizadas en el AGN, con el fin de evaluar su efecto fungicida.

• Se identificaron los pigmentos y fibras de documentos constitutivos del acervo documental del AGN: 5 muestras men-suales, como apoyo a los procesos de intervención y en respuesta a solicitu-des realizadas por clientes externos. Las muestras se tomaron según solicitud.


• Se realizaron procesos de intervención de 8.555 folios con deterioro medio y alto pertenecientes al patrimonio docu-mental de la Nación principalmente en proceso de digitalización superando la meta programada de 6.000 folios.

• Se realizó la intervención de 39 do-cumentos de mapas y planos de gran formato superando la meta de 5 docu-mentos de gran formato programados, incluyendo mapas de la Sección Mapas y Planos del AGN y una colección de 31 caricaturas del maestro Jaime Molina, pertenecientes al Archivo Histórico de Valledupar.

• Se realizó el monitoreo mensual de la temperatura, la humedad relativa y el nivel de contaminantes atmosféricos al interior de los depósitos y áreas de al-macenamiento documental, con el pro-pósito de detectar posibles variaciones que pudieran generar procesos de de-terioro sobre los documentos.

• Se realizó el monitoreo mensual de los depósitos y zonas en las cuales se alma-cenan documentos, mediante la toma de muestras de ambientes y superficies, con el fin de establecer el nivel de con-taminación biológica al interior y tomar las medidas necesarias para evitar pro-cesos de deterioro sobre éstos. Así mis-mo, se realizaron monitoreos en diferen-tes oficinas y áreas administrativas, con el propósito de identificar la necesidad de realizar desinfecciones por nebuliza-ción para optimizar la calidad del aire


en los puestos de trabajo de los funcio-narios del AGN.

• Se realizó el acompañamiento a los procesos de diagnóstico e intervención de documentos realizados en el Labo-ratorio de Restauración, tomando las muestras que, por solicitud de los restau-radores, se requería analizar para deter-minar la presencia de microorganismos (hongos y/o bacterias) en soportes do-cumentales en proceso de intervención y/o diagnóstico.

• Se adelantaron conversaciones con diferentes entidades para apoyar una propuesta de formación y dichos resul-tados se presentaron en dos informes dando cumplimiento a lo programado.

• Se realmacenaron, identificaron y re-pararon 500 unidades de mapas, pla-nos y documentos de gran formato que requerían cambio de unidad de alma-cenamiento (carpeta) o que carecían de ella; asimismo, se realizaron repara-ciones menores en aquellos que por su estado de conservación así lo requerían.


Aplicación Sistema Inte-gral Nacional de Archi-vos Electrónicos Nacional – SINAEEl avance de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla:

Tabla 26. Estado final proyecto de Aplicación SINAE.




1. Generación de un modelo de linea-mientos para el sistema de gestión do-cumental

Durante la vigencia 2014 se reportaron los siguientes resultados:

• Elaboración, implementación y actua-lización de la Tabla de Retención Docu-mental – TRD institucional.• Actualización del Programa de Ges-tión Documental y se diseñó el Plan Ins-titucional de Archivos, se presentaron


avances al comité de desarrollo admi-nistrativo en sesión del 30 de septiembre de 2014.

Las metas establecidas para la vigencia 2014 se sustentaron en la definición de 3(tres) líneas de trabajo, así:

Línea 1: Investigación, Innovación y Desarrollo Tecnológico: articular los ac-tores de archivo, planeación y tecnolo-gía en torno a la generación y gestión de conocimiento pertinente y oportuno, que responda a las necesidades y tendencias, a través del monitoreo de modelos, meto-dologías, políticas, y buenas prácticas en gestión documental soportada en TIC y análisis de aplicabilidad bajo el contexto nacional.

Se obtuvieron como resultados:

• Articulación, coordinación, apoyo y desarrollo de actividades que contribu-yeron a la implementación de la Estra-tegia GEL.• Elaboración de un Instrumento de en-cuestas que reúne temas de firma elec-trónica, interoperabilidad, estándares gestión documental y SGDE.• Documento de evaluación de mode-los de innovación y apropiación de tec-nologías.• Generación de Informes estadísticos sobre las prácticas utilizadas en el ma-nejo de apropiación de tecnologías de la información archivística• Guía metodológica que permita defi-nir, documentar y desarrollar proyectos


de investigación, desarrollo, innovación en materia archivística y gestión de do-cumentos electrónicos.

Línea 2: Herramientas Tecnológicas: apropiación tecnológica a través de análi-sis de tendencias y referentes tecnológicos basados en soluciones de software libre que den soporte a la gestión documental en sus diferentes fases.


• Propuesta metodológica para la pro-moción de iniciativas innovadoras en materia apropiación de tecnologías y buenas prácticas archivísticas en la ges-tión de documentos electrónicos y su aplicación en las entidades del estado.• Análisis comparativo Herramientas Gestión documental basado en Moreq2• Documento análisis de tendencias so-bre alternativas de software de código abierto.• Implementación L.I.D.A: Laboratorio de Innovación Digital Archivística• Herramientas software en materia de descripción archivística y gestión docu-mental expuesta a través de L.I.D.A: La-boratorio de Innovación Digital Archivís-tica.• Guías de instalación y uso de herra-mientas software libre.• Artículos publicados en L.I.D.A: Labora-torio de Innovación Digital Archivística.• Crear, administrar espacios de colabo-ración a través de la conformación de grupos y comunidades virtuales en ma-teria de instalación y uso de herramien-


tas software libre sobre temáticas priori-zadas.• Semana de Innovación• Análisis, Instalación, configuración pa-rametrización de herramienta web que permita la gestión y seguimiento de ta-reas de la implementación de la estra-tegia GEL.• Elaboración documento de análisis de tendencias sobre herramientas de soft-ware libre utilizadas en materia de ges-tión documental• Realizar estudios técnicos para la adopción de nuevas tecnologías (Cal-culadora, Recorrido Virtual, Gestor de Ideas)

Línea 3: Formación y Apropiación de Conocimiento / Asistencia Técnica: dis-poner de mecanismos y contenidos que faciliten la transferencia de conocimiento en torno a la gestión documental.


• Documento de la arquitectura de la información e implementación de los mi-crositios para la publicidad de los even-tos de Preservación Digital y semana de innovación.• Propuesta metodológica para el dise-ño general de un programa de e-lear-ning para el AGN• Conceptos Técnicos• Presentaciones o memorias de capa-citaciones o seminarios.• Herramienta E-learning. URL: http://192.168.0.111:8081/


2. Análisis, investigación y formulación de modelos y herramientas que permi-tan la identificación y apropiación en materia de tecnologías de la informa-ción y comunicaciones en Gestión Do-cumental.

Se apoyó la formulación de herramientas, guías y demás documentos propuestos por la Subdirección TIADE para facilitar la apropiación por parte de las entidades pú-blicas y privadas que cumplen funciones públicas de directrices relacionadas con la adopción e implementación de herra-mientas y aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

Se obtuvieron como resultado:

• Guía de tablas de control de acceso• Proceso de interoperabilidad y gestión documental• Guía para el análisis y diseño de siste-mas y formulación de proyectos infor-máticos en gestión electrónica de do-cumentos• Guía de migración y conversión de do-cumentos electrónicos

3. Elaboración de la arquitectura de la información del micrositio para el evento de Preservación Digital como su adaptación de dispositivos móviles.


• Manual de usuario de micrositios–ALA• Plantillas, licenciamientos, material de capacitación a usuarios.


• Manual de usuario de micrositios -Se-mana de innovación.• Informe de entrega de los micrositios de ALA, innovación, Intranet y página web.

4. Laboratorio de innovación digital ar-chivística, para generación de linea-mientos en sistemas de gestión docu-mental electrónica de archivo.


• Planeación, programación, ejecución y evaluación de la semana de la inno-vación tecnológica archivística, como estrategia para la apropiación de ten-dencias, identificación de casos de éxito, mejores prácticas y alternativas tecnológicas que brindan soporte a la gestión documental.

• Servicios técnicos para apoyar las acti-vidades de cargue de contenidos, man-tenimiento técnico y pruebas al portal web del AGN, la intranet institucional, el laboratorio de innovación digital archi-vística y los micrositios del grupo de in-novación, conforme a las necesidades institucionales de la estrategia de divul-gación de los proyectos del Sistema In-tegral Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE e implementación Sistema de Información del Sistema Nacional de Ar-chivos – SISNA.

• Formulación de herramientas estraté-gicas de autoevaluación, orientadas a establecer mejores prácticas de gestión


documental para las entidades del Esta-do, en el marco de los objetivos previstos en el proyecto Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos – SINAE.

• Documento de lineamientos generales para que las entidades que lo requieran puedan alcanzar el nivel básico del mo-delo de madurez del Sistema de gestión documental elaborado por el Archivo General de la Nación.

• Documento de identificación de ele-mentos básicos de armonización del modelo de madurez del Sistema de ges-tión documental, con un sistema inte-grado de gestión.

• Implementación de los lineamien-tos del manual Gobierno en Línea, en gestión de contenidos, desarrollo e im-plementación de los componentes o módulos de la página web e intranet institucional, para optimizar su funciona-lidad, conforme con la arquitectura de información definida por el AGN.

• Ejecución de actividades de análisis, desarrollo y verificación de cumplimien-to de los requisitos funcionales y no fun-cionales de la implementación y puesta en producción del módulo de Censo del SISNA, así como del módulo II del Archivo Nacional Digital, conforme a los módu-los del Sistema de Información del Siste-ma Nacional de Archivos – SISNA, como aporte a la estructuración y articulación del Sistema Integral Nacional de Archi-vos Electrónicos SINAE.


• Capacitación, soporte técnico, sumi-nistro de insumos y parametrización de la interfaz gráfica de la biblioteca virtual del Archivo General de la Nación, de conformidad con los requerimientos pre-vistos en el anexo técnico de este pro-ceso de selección.


Renovación e Implemen-tación de Tecnologías de la Información en el AGNEl avance de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla:

Tabla 27. Estado final proyecto de Renovación e implementación de Tecnologías de la Información.



1. Fortalecimiento Tecnológico

Principales resultados de la gestión realiza-da:

• Adquisición y puesta en funcionamien-to de nuevos equipos de cómputo y de impresoras empresariales para agilizar las actividades de los funcionarios per-tenecientes a las diferentes oficinas de la Entidad.

• Actualización de tecnología e infraes-tructura de la entidad con la compra de equipos para dotar a las diferentes


áreas de nueva tecnología (computa-dores impresoras y escanners)

• Adquisición y puesta en funcionamien-to de nuevos servidores para actualizar los que se tenían ya que presentaban una obsolescencia de 5 años.

• Adquisición y puesta en funcionamien-to de 5 escáner de alto rendimiento para realizar la digitalización del acervo documental

• Adquisición de licencias y software de Office y Antivirus y renovación de la li-cencia del UTM FORTINET 200b.

• Adquisición y puesta en funcionamien-to de 5 proyectores ubicados en las sa-las de capacitación.

2. Soporte sistemas de información y apoyo administrativo

Como principales resultados de la gestión realizada a lo largo del año 2014 se en-cuentran los siguientes:

• Seguimiento al contrato 543 de ETB cumplimiento de las obligaciones sopor-te a los canales de internet Hosting y so-lución de SGDEA.

• Procedimientos electrónicos actualiza-dos: Inspección y Vigilancia, Conceptos técnicos, gestión de comunicaciones oficiales; Procedimientos creados: Ca-pacitación archivística y Registro Único de Series Documentales – RUSD.


• Asistencia de incidencias en el sistema JIRA, soporte técnico presencial de un mes, manuales actualizados de proce-dimientos, suministro de certificados di-gitales (firma), estampado cronológico (ilimitado), certificados SSL (2), licencias de movilidad (10), y migración del SG-DEA de servidores ETB a servidores AGN – sede centro.

• Actualización y puesta en producción de la nueva versión de Archidoc para el acceso desde cualquier dispositivo con internet a los documentos históricos que conserva el archivo general de la na-ción, así mismo prueba piloto de la ver-sión interna web para ser implementada la próxima vigencia.

• Instalación de nuevos servidores, un sistema de almacenamiento y se migra-ron todos los servicios que estaban en los servidores antiguos con sus respecti-vas bases de datos, se creó una nueva máquina para la consola de antivirus, se creó una máquina para las actualiza-ciones de los sistemas operativos y se im-plementó una solución de virtualización.

• Se implementó la nueva versión de Ar-chidoc que permite la consulta de do-cumentos históricos en línea desde cual-quier dispositivo móvil garantizando que cualquier persona en cualquier lugar del mundo pueda acceder a los documen-tos que conserva el AGN

• Mantenimiento dela red de datos del AGN, segmentación lógica y arreglo fí-


sicos de puntos de red y organización de centros de cableado, con el fin de garantizar el mejoramiento de la red y así mismo se puede realizar el restableci-miento del servicio de una manera más rápida.

• 2200 soportes técnicos a las diferentes dependencias de la entidad a través de la mesa de ayuda y elaboró hoja de vida de cada uno de los equipos, con su respectivo hardware y software insta-lado, además se realizó mantenimiento preventivo a 120 equipos de cómputo de la Entidad.

• Soporte y mantenimiento del aplicati-vo SICOF cumpliendo con todos los ítems del anexo uno del contrato de presta-ción de servicios.

En cuanto al sistema de seguridad de la in-formación se consolida:

• Plan de sensibilización• Inventario de activos de información del SGSI fase 2• Inventario de datos abiertos de la polí-tica archivística, gestión estratégica, ser-vicios archivísticos y del GIV• Inventario de datos abiertos de servi-cios archivísticos• Inventario de datos abiertos de GIV • Guía metodológica de gestión del ries-go• Inventario de datos abiertos del proce-so de Gestión Estratégica• Política de tratamiento de datos• Inventario de datos abiertos de la sub-


dirección del sistema nacional de archi-vos• Matriz de análisis de riesgos del sistema de seguridad de la información fase 2 y matriz de selección controles SGSI fase 2• Inventario datos abiertos del área de gestión financiera • Seguimiento, controles y políticas del grupo de sistemas• Procedimientos de monitoreo de re-cursos TIC, control de cambios TIC, y ges-tión de incidentes.


Remodelación y adquisi-ción del inmueble aleda-ño al edificio del AGNEl avance de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla:

Tabla 28. Estado final proyecto de Remodelación y adquisición del inmueble aledaño al AGN.


1. Remodelación del Casa Aledaña

Se realiza la ejecución de las obras de re-forzamiento de la fachada de la casa ale-daña, obra prioritarias a fin de garantizar la estabilidad de la estructura en cumpli-miento con lo programado.


Mejoramiento, dotación y adecuación del inmueble para la creación y pues-ta en funcionamiento del Archivo intermedio de las Entidades financieras pú-blicas liquidadasEl estado de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla:

Tabla 29. Estado final proyecto de Mejoramiento, dotación y adecuación del inmueble del AGN.


1. Adecuación y mantenimiento anual del Archivo Santander

• Desarrollo de los diseños arquitectóni-cos, estructurales, hidráulicos y eléctri-cos del edificio administrativo del Archi-vo Santander.

• Informe de vulnerabilidad y estudios de suelos y edificios Archivo Santander.

• Mantenimiento de sistema de bombeo y lavado de los tanques de 5m3.


Mantenimiento y ade-cuación de las instalacio-nes del AGNEl avance de ejecución de este proyecto se puede observar en la siguiente tabla:

Tabla 30. Estado final proyecto de Mejoramiento, dotación y adecuación del inmueble del AGN.


• Revisión del sistema de ventilación en-tregando un informe pormenorizado del estado de los equipos de Aire Acondicio-nado Marca York y del Sistema de Des-humectación Marca Munster. Además, se logra restablecer el servicio del Chi-ller, se regula la operación del sistema de ventilación mecánica con la puesta a punto y bobinado de los motores.

• Estudios de suelos, apiques, verifica-ción de dimensiones, regatas en colum-nas, extracción de núcleos y se obtuvo el informe de vulnerabilidad y estudios de suelos edificios AGN Centro.

• Traslado de las UPS de la Entidad lo-grándose eliminar la falla de temperatu-


ra del equipo y mejorar las condiciones de operación de las UPS.

• Instalación de divisiones y aires acon-dicionados en las salas de capacitación para mejorar las condiciones locales.

• Lavado de los tanques de almacena-miento de agua potable y el manteni-miento preventivo al sistema de bom-beo.


Logros y avances cuatrie-nio 2011 - 2014A continuación se consolidan los principa-les resultados alcanzados durante el cua-trienio con relación a los trámites ofrecidos por el AGN asociados a este eje estratégi-co:

Evaluación y transferencias documen-tales

La gestión realizada en materia de eva-luación, aprobación y convalidación de tablas de retención documental y tablas de valoración documental, se presenta en comparativo año a año en la siguiente gráfica.

Gráfico 14. Consolidación de resultados alcanza-dos en la ejecución de actividad.

Nota: durante la vigencia 2014 el trámite “Evaluación y Aprobación de TRD y TVD” se renombra como Evaluación y convali-dación e TRD y TVD”.


Asistencia Técnica y Proyectos Archi-vísticos

En este aparte se presentan los resultados comparativos de los últimos cuatro años, los cuales, muestran un incremento signifi-cativo tanto en el cumplimiento como en la superación de las metas establecidas en la Entidad.

Gráfico 15. Ejecución Principales Variables AGN.

En cuanto a las solicitudes de servicios ar-chivísticos recibidas en el AGN por parte de entidades, se presenta el comparativo de las solicitudes recibidas y atendidas por la Entidad a lo largo del cuatrienio y se pue-de destacar que el número acumulado de asistencias atendidas seha ido incremen-tando con los años.

Gráfico 16. Solicitudes y Asistencias Técnica y Pro-yectos archivísticos.


Recuperación y conservación del Pa-trimonio Documental

A continuación se consolidan los principa-les resultados alcanzados durante el cua-trienio en relación a los productos y/o ser-vicios ofrecidos por el AGN asociados a la conservación del patrimonio documental.

Tabla 31. Estadísticas de la recuperación y conser-vación del patrimonio documental.

Gráfico 17. Servicios de recuperación y conserva-ción del patrimonio del cuatrienio.


Modernización y homogeneización del SNA

A continuación se consolidan los principa-les resultados alcanzados durante el cua-trienio con relación a los servicios y princi-pales funciones del AGN, de las siguientes categorías de acción de la Entidad:

• Capacitaciones en temas archivísti-cos.• Reuniones realizadas por los Comités Técnicos• Número de Entidades del Territorio Na-cional visitadas (inspección y vigilancia)

Tabla 32. Actividades de modernización y homoge-neización del SNA.

Como se puede observar en la siguiente gráfica, en el año 2012 se realizó el mayor número de visitas de inspección y vigilan-cia del cuatrienio, en el año 2013 se realizó el mayor número de capacitaciones y en el año 2014 se realizó el mayor número de comités técnicos.


Gráfico 18. Actividades de modernización y homo-geneización del SNA.

Seguimiento a la implementación de la política en los actores del SNA cuatrie-nio

Respecto a las visitas de Inspección, con-trol y vigilancia, en la siguiente tabla se presenta la población impactada por las acciones adelantadas por el Grupo de Ins-pección y Vigilancia del AGN en cumpli-miento de sus funciones.

Tabla 33. Población objeto del Sistema Nacional de Archivos.

Como se puede observar en la siguiente gráfica, el número de población atendida en el cuatrienio incremento con el paso de los años, siendo el año 2014 el año del cua-trienio con mayor número de población impactada por los servicios de inspección, control y vigilancia.


Gráfico 19. Población objeto sistema nacional de archivos SNA.


Retos AGN 2015 – 2018

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