PROCESOS EN LA ADMINISTRACION DE MATERIALES EN UNA OBRA DE CONSTRUCCIONCuando se trata de materiales en una obra es preciso considerar los diferentes procesos para lograr una buena administracin del recursos; la suma de estos procesos conlleva a la optimizacin mxima de los recursos destinados para materiales, bien sea obteniendo mejores precios o disminuyendo las prdidas de dinero causadas por el desperdicio de materiales.

A continuacin se realiza un planteamiento de los diferentes procesos involucrados en la administracin de los materiales en un proyecto de construccin:

ANALISIS DE LA INFORMACION:El primer aspecto que tenemos que tener en cuenta para iniciar un proyecto de construccin son los planos definitivos completos con detalles constructivos, asi como las especificaciones tcnicas completas que nos permitan saber las caractersticas de los materiales y la cantidad que vamos a necesitar para llevar a cabo el proyecto.

Una de las causas relacionadas con la perdida de los materiales es la carencia o deficiencia de planos y especificaciones tcnicas, es por ello que antes de iniciar cualquier proyecto se debe contar con la totalidad de planos, especificaciones tcnicas, presupuesto detallado de obra con sus respectivos anlisis de precio unitario, la programacin de obra detallada ajustada a los rendimientos verdaderos, es decir, todo el contexto en particular en el cual se desarrollara el proyecto y que permitir realizar una planeacin de compras. Es por ello que se considera que la primera fase inicia con el anlisis de la informacin, siendo esta la base del proyecto de planeacin, cotizacin y compra.

LA PLANEACION:Esta segunda etapa corresponde a la fase de proyeccin para la adquisicin de los recursos materiales e inicia con la identificacin y cuantificacin de cada uno de ellos de acuerdo a las necesidades planteadas por el proyecto, incluyendo los desperdicios.

Es muy importante distribuir los recursos del presupuesto de obra en las actividades del programa para lo cual se puede hacer uso de las tecnologas actuales o de una sencilla hoja electrnica que integre los recursos presupuestados con el tiempo programado; paralelo a esta programacin debe hacerse un cronograma de suministro de materiales, a fin de saber a ciencia cierta las fecha en las que se requieren los materiales en el sitio para su utilizacin. Estas dos programaciones sern la base para el control del recurso en mencin, por lo cual se hace importante que sean comunicados a las partes interesadas como la gerencia, coordinacin de obra y el departamento de compras, pues es importante tener en cuenta el rol que cumple la comunicacin en aras de una administracin eficiente.

Una vez se a definido una forma para el control de los recursos, se procede a la planeacin de la distribucin y disposicin de los recursos en el sitio.REQUISICIN DE MATERIALES: La requisicin de materiales tambin se llama solicitud de materiales. Es una hoja especial que generalmente se hace por triplicado, exigida por el almacenista para entregar la materia prima con destino a un trabajo especfico. Una de las copias de esa solicitud queda en poder del almacenista, y las otras dos se envan a los departamentos de contabilidad y de Costos. Se establece as un control ms efectivo de los materiales que se suministran a produccin.

Las requisiciones pueden tomar diversas formas de acuerdo con el tamao y la naturaleza de la empresa. Deben tener el nombre correspondiente o su cdigo, con datos sobre el nmero, la fecha de entrega, la clase de trabajo en que se aplicarn los materiales, la cantidad, la descripcin y el costo unitario, as como las firmas autorizadas del jefe de produccin o cualquier otro alto funcionario.

1. En el almacn: una vez que se ha estudiado la requisicin de materiales y stos se han despachado oportunamente, se procede a registrar la salida correspondiente en el software de Inventarios. Una de las copias se guarda en un archivo especial y las otras dos, con destino a contabilidad general y costos, se guardan para entregarlas cada fin de semana, o cada quince das, segn las polticas que tenga la compaa.

2. En el departamento de costos: una vez recibidas las requisiciones, se separan las directas de las indirectas; las directas se suman y el total se coloca en la hoja de costos por trabajo en la seccin correspondiente a los materiales directos.3. En el departamento de contabilidad general: se separan y se suman las requisiciones de materiales directosREQUISICION DE INSUMOS DE MATERIALES

No DE REQUISICION:FECHA:

DEPARTAMENTO SOLICITANTE:

CANTIDADPRODUCTOMARCAENVASE CONTENIDOPRECIOTOTAL

FIRMA DE RECIBIDO:

LA COTIZACION:Con base en la programacin de compras realizadas, es posible llevar a cabo el proceso de cotizaciones, el cual consiste en la solicitud y el anlisis de cotizaciones. Una manera de realizar el proceso de cotizaciones es:

a. Solicitar cotizaciones a diferentes proveedores, basados en el conocimiento del mercado.

b. Analizar las cotizaciones recibidas, a travs de la elaboracin de un cuadro comparativo, a fin de elegir la mejor opcin comercial con base en las condiciones de compra tales como precio, tiempo de entrega, crdito, garantas.

c. Determinar la propuesta ideal, y con base en ella negociar con los proveedores las condiciones ms favorables.ANALISIS DE COTIZACIONES

CONSTRUCTORA:

OBRA:

DIRECCIONTELEFONO

FECHA

MATERIALUNIDAD CANTPROVEEDOR 1PROVEEDOR 2PROVEEDOR 3COTIZACION MAS BAJACOTIZACION OPTIMA

VALOR UNITARIOVALOR TOTALVALOR UNITARIOVALOR TOTALVALOR UNITARIOVALOR TOTAL

CEMENTOBULTO 300 $ 17.200 $ 5.160.000 $ 17.500 $ 5.250.000 $ 17.300 $ 5.190.000 $ 5.160.000 $ 5.160.000

ACERO FIGURADO 6000 PSIKG 11.520 $ 1.480 $ 17.049.600 $ 1.450 $ 16.704.000 $ 1.500 $ 17.280.000 $ 17.049.600 $ 16.704.000

LADRILLO H10UNIDAD 6.000 $ 600 $ 3.600.000 $ 540 $ 3.240.000 $ 550 $ 3.300.000 $ 3.600.000 $ 3.240.000

ANTISOLTAMBOR 2 $ 576.000 $ 1.152.000 $ 580.000 $ 1.160.000 $ 575.000 $ 1.150.000 $ 1.152.000 $ 1.150.000

PUNTILLASLB 100 $ 2.000 $ 200.000 $ 1.950 $ 195.000 $ 1.958 $ 195.800 $ 200.000 $ 195.000

ALAMBRE NEGROKG 750 $ 1.950 $ 1.462.500 $ 1.940 $ 1.455.000 $ 1.930 $ 1.447.500 $ 1.462.500 $ 1.447.500

TOTAL $ 28.624.100 $ 28.004.000 $ 28.563.300 $ 28.624.100 $ 57.187.400

OBSERVACIONES: SE RECOMIENDA COMPRAR CON BASE A LA COTIZACION OPTIMA

LA COMPRA

Las compras se hacen buscando el punto de equilibrio entre el costo del pedido, el inventario y la tasa de consumo.

El punto de partida en esta fase es la solicitud de material que realiza el rea de produccin al rea administrativa, y como base el cronograma del suministro de materiales, el rea administrativa (compras) se encarga de verificar la cantidad de material solicitado vs los pedidos realizados anteriormente hechos del mismo tipo y el presupuesto de control establecido en la fase de planeacin a fin de no sobrepasar el rubro proyectado para cada captulo o actividad. Una vez realizada la anterior verificacin, se procede a la investigacin de materiales, que comprende la inteligencia de mercado o recopilacin, clasificacin y anlisis de los diferentes tipos de material, la demanda, el precio, el anlisis de los productos ofrecidos por los diferentes proveedores de acuerdo a las requisicione fijadas por el programa de produccin, la capacidad financiera de los mismos, las condiciones de pago, las garantas ofrecidas.

Una vez seleccionado el proveedor, el rea de compras emitir una orden de compra debidamente soportada; las rdenes de compra, son documentos elaborados en formatos pre impresos u hojas electrnicas usualmente apoyados d un software especializado en control de costos para para facilitar el control, es decir, que el material que llega a la obra sea el que se pidi y sin variaciones en el costo que se acord con el proveedor. Este documento contiene los datos generales de la obra, fecha, nombre del proveedor, detalle del material solicitado (unidad, cantidad, valor); en ocasiones, cuando la obra se desarrolla en diferentes frentes de trabajo, esta orden de compra puede especificar la parte de la obra para la que ser destinado el material, para efectos de verificacin de las cantidades acumuladas para su utilizacin en cada parte con las proyectadas. Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisin, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderas pedidas y condiciones de pago y entrega. Es importante que se aclare que dicho documento no es vlido como factura. La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operacin que se concretar: el comprador, para demostrar qu mercaderas ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturacin.

Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorizacin que el comprador concede a que le presenten una factura por la compra de las mercancas.EMPRESA:

RUC:

No DE ORDEN: _________

ORDEN DE COMPRA

SEORES: __________________

FECHA:________________

RUC: ______________________

FORMA DE PAGO:___________

SIRVASE ATENDER EL SIGUIENTE PEDIDO:

ITEMMATERIALCODIGOUNIDADCANTIDADVALOR UNITARIOVALOR TOTAL

1CEMENTOBULTO3.000$17.200$51.600.000

2ACERO FIGURADO 6000 PSIKG11.520$1.450$16.704.000

3LADRILLO H-10UNIDAD6.000$540$ 3.240.000

4ANTISOLTAMBOR2$575.000 $ 1.150.000

5PUNTILLASLB100$1.950 $ 195.000

6ALAMBRE NEGROKG750$1.930 $ 1.447.500

OBSERVACION: LOS PRECIOS INCLUYEN IVATOTAL$ 74.336.500

SON: (VALOR EN LETRAS)

ELABORO: ______________________________ APROBO:_____________________________

En ocasiones, las cantidades del material sobrepasan lo planeado, cuando esto se presente, quien realiza la solicitud debe justificar este incremento de material con las proyecciones de mayores cantidades de obra o con la rectificacin de las cantidades de obra en caso de que las cuantificadas inicialmente presenten inconsistencias. Otro caso que puede presentarse, es el de solicitar un material que no se encuentre listado dentro de los productos base, para lo que tambin debe haber una justificacin de soporte.

Una vez una orden de compra sea aprobada y procesada, el tiempo de respuesta depender directamente de la eficiencia del proveedor y en cierta forma de la calidad de comunicacin entre el solicitante y el proveedor, de la claridad de la orden de compra y la accesibilidad y tipo de material solicitado, su disponibilidad, el historial de pago de la empresa constructora, los plazos de entregas acordados, entre otros.

Es aqu donde radica la importancia del cronograma de solicitud de materiales, puesto que es de vital importancia conocer cundo se debe hacer la solicitud de un material, tomando como base la fecha en la cual se inicia la utilizacin del material, el tiempo de consecucin del mimo por partes del proveedor y sus diferentes factores influyentes y la capacidad mxima de almacenaje en la obra.

REMISION DE MATERIALES:Es un documento que normalmente se adjunta a un material que se va a entregar. Usualmente tiene aspecto de factura, y en l se describe la relacin de los materiales o servicios que se van a entregar o efectuar. Sirve como un comprobante de la recepcin de dichos materiales y servicios. En ocasiones ya incluye el importe y un pagar, as como los datos de facturacin y de la direccin y persona donde se recibirn. Cabe resaltar que dependiendo de la empresa se trabaja cierto tipo de software para manejar las remisiones a continuacin presentamos un formato como ejemplo de una empresa en particular es decir, las remisiones varan de software para su creacin y manejo.

Ejemplo:

ALMACENAMIENTODependiendo del tipo de material se requerir para su almacenamiento un recinto cerrado o un espacio abierto con caractersticas determinadas. Es importante tener en cuenta que los materiales que reaccionan al contacto con la atmosfera deben ser almacenados en espacios cerrados; cuando los materiales ocupan gran espacio o son entregados a granel pueden almacenarse en espacios abiertos, generalmente cerca a los frentes de trabajos, y a la asignacin se realiza a ellos mismos, y bajo vigilancia se evita que se les d un uso diferente al planeado.

La fase de compra se encuentra con relacin estrecha a la fase de almacenamiento, ya que la adquisicin de los recursos depende directamente de las condiciones de almacenamientos existentes.

Es importante que el acceso al almacn este limitado solo al personal de esta rea, quien deber estar afianzado con una compaa aseguradora. Generalmente las prdidas que de producen en esta etapa obedecen a deterioros, roturas, hurtos o desorganizacin. Estas prdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos eficientes, tales como el etiquetado de cantidad y ubicacin de cada artculo en el almacn, divisin del almacn en subsecciones y ubicacin de los artculos dependiendo de sus caractersticas (frecuencia de uso, tamao, costo, entre otros) otra prctica recomendada es la realizacin de recuentos peridicos a fin de efectuar un control administrativo que permita tomar decisiones acertadas para alcanzar los objetivos de la empresa.En esta fase se destaca la importancia de mantener registro de todos los movimientos de material que se realicen a fin de facilitar la localizacin inmediata de los artculos. A estos movimientos se les denomina Entradas y Salidas de almacn.

ENTRADAS DE ALMACEN: Al momento que el material llega a la obra se procede a verificar sus especificaciones, precios, integridad y cantidad, de acuerdo con la orden de compra y posteriormente a realizar la respectiva entrada de almacn, que es un movimiento en la cual se carga el material contablemente al inventario. Cuando el material que llega a la obra no cumple con las especificaciones de la orden de compra, el responsable del almacn informara al rea de compras y al rea de produccin quienes realizaran el seguimiento al material faltante para su consecucin en el menor tiempo posible. En la mayora de los casos dentro del precio de venta del material no se encuentra incluido el descargue por lo que se debe prever este aspecto y contar con los recursos necesarios para el descargue y traslado al sitio de almacenamiento.

ENTRADA DE ALMACEN

PROVEEDOR: ALDIAORDEN DE COMPRA No 25

MATERIALUNIDADCANTVALORVALOR TOTAL

CEMENTOBULTO 700 $ 17.200 $ 12.040.000

ACEROKG 7.500 $ 1.450 $ 10.875.000

LADRILLO H-10UNIDAD 6.000 $ 540 $ 3.240.000

ANTISOLTAMBOR 2 $ 575.000 $ 1.150.000

PUNTILLASLIBRA 100 $ 1.950 $ 195.000

ALAMBRE NEGROKG 500 $ 1.930 $ 965.000

TOTAL $ 28.465.000

FECHA: AGOSTO 25 DE 2014

ESTADO DE ORDEN DE COMPRA: una vez se haya recibido el material en la obra es fcil llevar el control del estado de la orden de compra. Una forma de llevarlo es la siguiente:ESTADO DE ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR: ALDIAORDEN DE COMPRA No 25

FECHA: AGOSTO 25 DE 2014

MATERIALUNIDADPEDIDORECIBIDOPENDIENTE

CEMENTOBULTO 3.000 700 2.300

ACEROKG 11.520 7.500 4.020

LADRILLO H-10UNIDAD 6.000 6.000 -

ANTISOLTAMBOR 2 2 -

PUNTILLASLIBRA 100 100 -

ALAMBRE NEGROKG 750 500 250

SALIDAS DE ALMACEN: Esta etapa es muy importante en el proceso de materiales, ya que es la directamente responsable de la ruta del material hasta el lugar de utilizacin; aqu es donde se autoriza y se controla el movimiento de material de la obra y a su vez se obtiene una base actualizada del inventario de materiales. Se sugiere hacer una programacin peridica de salidas de almacn con base en la programacin de obra para de esta manera controlar el material que se le entrega a cada frente de trabajo, sirviendo esta informacin como base para saber con anticipacin el consumo de material de cada actividad. PROGRAMACION SEMANAL DE SALIDAS DE MATERIALES

OBRA:

FECHA: AGOSTO 20 DE 2014SEMANA DEAGOSTO 20 A 25 DE 2014

ACTIVIDAD: CONCRETO DE ZAPATASCANTIDADA: 9 M3

SOLICITA: MAESTRO CARLOS DUARTEAUTORIZA: ING ELENA SERRANO

MATERIAL UNIDAD CANTIDAD

ARENA M3 5,04

CEMENTO BULTO 63,00

TRITURADO M3 7,74

PUNTILLAS LB 2,00

TABLA DE CARACOLI UNIDAD 4,00

En base a la programacin de salidas de almacn, se requiere llevar el control del material entregado a diario, para tal efecto se sugiere llevar un registro de dicha salida.SALIDA DE MATERIALES

OBRA:

ENTREGADO A: MAESTRO CARLOS DUARTESEMANA DEAGOSTO 20 A 25 DE 2014

ACTIVIDAD: CONCRETO DE ZAPATASCANTIDADA: 9 M3

MATERIAL UNIDAD CANTAPROVADA LUNES MARTES MIERCOLESJUEVESVIERNESSABADO

ARENA M3 5,04 0 1,68 0 1,68 1,68 0

CEMENTO BULTO 63,00 0 21 0 21 21 0

TRITURADO M3 7,74 0 2,58 0 2,58 2,58 0

PUNTILLAS LB 2,00 100000

TABLA DE CARACOLI UNIDAD 4,00 200000

RECIBE

TARJETA KARDEX: La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien o producto, existen muchos tipos de Kardex pero como hablamos de inventarios hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario la cual, es una herramienta que le permite tener reportes con informacin resumida acerca de las transacciones de inventario de la compaa. Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancas en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la compaa.Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que proporcionan informacin y ayudan al control de los mismos.El Kardex es muy importante puesto que es el historial de cada material permitiendo as dejar la trazabilidad de cada material utilizado en la obra.

CONTROL DE EXISTENCIAS EN EL INVENTARIO

PRODUCTOCANTIDAD MAXIMACANTIDAD MINIMAMETODO

NoFECHADETALLEENTRADASENTRADASSALDOS

CONCEPTOFAC NoCANTIDADV. UNITARIOV. TOTALCANTIDADV. UNITARIOV. TOTALCANTIDADV. UNITARIOV. TOTAL

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

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16

17

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19

20

CONTROL DE ANTICIPOS: Esta verificacin es muy importante ya que en algunas negociaciones de material se logra muy buenos descuentos con la realizacin de pagos anticipados igualmente algunas negociaciones y/o materiales exigen este tipo de pago, es por ello que es muy importante llevar un control riguroso de ello, as como tambin del material que ha llegado a la obra por lotes y hacer su respectiva amortizacin.

CONTROL DE ANTICIPO

OBRA:

PROVEEDOR: FERRETERIA ALDIA

FECHAANTICIPOCONCEPTOAMORTIZACIONSALDO

JULIO 15/2014 $ 20.000.000 COMPRA DE CEMENTO - 20.000.000

JULIO 25/20140REMISION 2345 $ 10.000.000 $ 10.000.000

AGOSTO 01/20140REMISION 3401 $ 7.500.000 $ 2.500.000

INVENTARIO

SCI (Sistema Control de Inventarios) Comprende todas las actividades necesarias para el manejo y control de almacn de obra y departamentos de compra. Permite hacer el seguimiento de todos y cada uno de los materiales y equipos solicitados desde la obra a travs de requisiciones controlando que no excedan en cantidad lo presupuestado.

El control de inventario es una gran preocupacin para todas las empresas y sin buenos registros mantener los niveles de inventarios bajo control sera muy difcil, de aqu obtenemos la utilidad de las rdenes de compra en el seguimientos de prdidas o retrasos.Es necesario hacer inventario de materiales peridicamente, se recomienda hacerlo cada mes o cada dos meses dependiendo del tamao del proyecto. De esta manera se pueden detectar robos de materiales y tomar correctivos a tiempo, para que situaciones no deudas no se vuelvan a presentar tambin saber que materiales realmente tenemos, para poder programar compras de los periodos siguientes y no llegar a comprar de ms o en su defecto detener la obra por falta de materiales.

Las anteriores son las fases que integran el ciclo del flujo de los materiales dentro de un proyecto de construccin. En algunas ocasiones el ciclo podra ser mas complejo debido a que se hace necesario incorporar otros procesos lo cual dependera de la envergadura del proyecto.

ESQUEMA FLUJO DE MATERIALES EN UNA CONSTRUCCIONAnlisis de InformacinCONTROL

Especificaciones tcnicaspresupuestos y programacin

Planeacin

Programacin compra y Requisiciones

Cotizacin

Anlisis de cotizaciones escogencia del proveedor

Compras

ORDEN DE COMPRA

Almacn

Entradas y salidas de almacn, autorizacin salidas de almacn, tarjeta Kardex, almacenamiento

Uso

Manipulacin de materiales

USO Y CONTROL

El punto de partida de esta fase corresponde a la salida de almacn, la cual se mencion anteriormente y bajo la cual se asigna un responsable para las diferentes fracciones y tipos de material, esta fraccin es cargada al tem de la obra correspondiente, de esta manera se mantiene actualizado el inventario y a su vez se puede conocer que cantidad de material se ha usado para cada rea del proyecto. Una vez el material es asignado, corresponde al proceso de control la verificacin de su uso, a fin de ejecutar con las cantidades presupuestadas, bajo los rendimientos usados para el presupuesto proyectado y que corresponden a las condiciones estipuladas por cada actividad de acuerdo a las lecciones aprendidas.El control es un de las fases ms importantes del proceso, consiste en el establecimientos de sistemas que permitan comparar lo ejecutado con lo planeado, detectar errores, desviaciones, las causas y las alternativas de solucin a fin de continuar el buen desarrollo del proyecto. La fase del control de los materiales no es una fase independiente sino que integra a todas las fases anteriormente descritas y constituye una herramienta en la toma de decisiones en pro de la prevencin y la correccin de sobreprecios, desperdicios, calidad deficiente, robos, perdidas, entre otros.

Despus de haber analizado todas las fases que componen el proceso de administracin de materiales es posible sintetizar las ventajas de una buena gestin as:

1. Al realizar el seguimiento del flujo de los materiales desde la planeacin se minimiza el riesgo de robo, extravi o su uso inadecuado.

2. Evita retrasos en la programacin de la obra, ya que el abastecimiento de los materiales necesarios para ejecutar la produccin en el tiempo programado se convierte en una actividad programada en el tiempo de produccin, compras y almacn.

3. Se evitan trastornos administrativos a travs del control de la informacin de las compras realizadas y el control de inventarios.

4. Se mitiga el riesgo de sobrecosto por administracin de materiales en la obra.

5. Proporciona un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operacin de la organizacin.

6. Mejora la posicin competitiva de la organizacin ya que al controlar los costos a su vez protege los mrgenes de utilidad.