informe de la auditorÍa de carÁcter …...presenta la copia del cheque es 24 de octubre del 2016....

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AI 005/2018

20 de diciembre, 2018

noviembre……………

…Junio, 2016

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA

DE ALGUNOS ASPECTOS DE LA GESTIÓN DEL COMITÉ CANTONAL

DE DEPORTES Y RECREACIÓN.

2018




AI 005/2018



…Junio, 2016 CONTENIDO

INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL ACERCA DE

ALGUNOS ASPECTOS DE LA GESTIÓN DEL COMITÉ CANTONAL DE

DEPORTES Y RECREACIÓN.

RESUMEN EJECUTIVO Nº de página

1. INTRODUCCION

Origen del estudio…………….……….……………………………………….……………1

Objetivos y alcance del estudio…..…………………………………………………….…...1

Comunicación verbal de resultados……………………………………………………........1

Limitación al alcance……………………………………………………………………..…2

2. RESULTADOS................................................................................................................... 2

Base de datos de los comprobantes de pago emitidos por el CCDR…………………… 2

Proceso de gestión de pagos del CCDR………………………………………………... 5

Procesos de contratación administrativa llevados a cabo por el CCDR..………………. 9

Recomendaciones pendientes de implementación……………………………………… 11

3. CONCLUSIONES………………………........................................................................ 12

4. RECOMENDACIONES..….………..…………………………………………………. 12

A la Junta Directiva del CCDR ...…………………………………………………... 12




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…Junio, 2016

RESUMEN EJECUTIVO




El presente resumen se refiere a los resultados del estudio efectuado sobre algunos aspectos

relacionados con la gestión del Comité Cantonal de Deportes y Recreación (en adelante

CCDR) en materia de presupuesto y contratación administrativa.

El objetivo de este estudio consistió en determinar si la utilización de los recursos de

conformidad con los presupuestos, prácticas de control interno en la aprobación y ejecución de

gastos y contrataciones, se llevó a cabo de acuerdo a la normativa legal y técnica aplicable.

Según los resultados de este estudio, existió una limitación al alcance para la revisión del

proceso presupuestario, por cuanto no fue posible obtener la documentación pertinente para su

ejecución.

Asimismo, se observaron algunas inconsistencias y debilidades de control en la base de datos

de pagos a proveedores.

El proceso de gestión de pagos muestra además debilidades de control, entre las que se pueden

citar, falta de documentación de respaldo y de orden de compra, entre otras.

Por otro lado, se observaron algunas debilidades en el proceso de contratación administrativa

de las compras realizadas por el CCDR.

Finalmente, se determina que existen una serie de recomendaciones emitidas por esta

Auditoría en informes anteriores que a la fecha de este informe se encuentran pendientes de

implementación.

En conclusión, esta Auditoría Interna considera que se deben establecer controles adecuados

que aseguren que el CCDR realice sus actividades en estricto apego a la normativa vigente en

materia presupuestaria y de contratación administrativa.

Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el

artículo 12 de la Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las

recomendaciones pertinentes para que la Junta Directiva de este Comité realice las acciones

correspondientes.

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20 de diciembre del 2018




1. INTRODUCCIÓN:

Origen del estudio

1.1. El presente estudio se llevó a cabo en cumplimiento al plan anual de Auditoría Interna para el año

2018.

Objetivo y alcance del estudio 1.2. Determinar si la utilización de los recursos de conformidad con los presupuestos, prácticas de

control interno en la aprobación y ejecución de gastos y contrataciones, se llevaron a cabo de

acuerdo a la normativa legal y técnica aplicable.

1.3. La auditoría consideró, fundamentalmente, el análisis de los siguientes temas vinculados al

Comité Cantonal de Deportes y Recreación (CCDR): la utilización de los recursos de

conformidad con los presupuestos, prácticas de control interno en la aprobación y ejecución de

gastos y contrataciones, si se llevaron a cabo de acuerdo a la normativa legal y técnica aplicable.

1.4. El periodo de análisis corresponde del 01 de julio del 2016 al 31 de diciembre del 2017, el cual se

ampliaría de ser necesario.

1.5. El estudio se efectuó de conformidad con el Manual Normas para el Ejercicio de la Auditoría

Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009) y las Normas Generales de Auditoría para el

Sector Público (R-D-064-2014) entre otras normas legales y técnicas vigentes.

Comunicación verbal de resultados

1.6. Mediante oficio AU-255-18 del 13 de diciembre del 2018 se convocó a la presidenta del Concejo

Municipal y a la Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación (CCDR) a una

reunión el 19 de diciembre del mismo año, a las 5:00 p.m., en la sala de sesiones del Concejo

Municipal, con el propósito de comentar algunas situaciones identificadas en la auditoría del

Comité Cantonal de Deportes y Recreación. Asimismo, se le indicó a la presidenta de este

Órgano Colegiado que, por su medio, se participa a cualquier miembro del Concejo Municipal

que consideren, deba encontrarse en dicha reunión. No obstante, a dicha reunión no se presentó

ninguno de los invitados.

1.7. El borrador del informe se entregó a la Junta del CCDR y a la presidenta del Concejo Municipal,

mediante el oficio AU-101-263-18 del día 20 de diciembre del 2018, con el propósito de que en

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un plazo no mayor a cinco días hábiles se formularan y remitieran a la Auditoría Interna, las

observaciones que se consideraran pertinentes sobre su contenido.

1.8. Sobre el particular, no remitieron a la Auditoría Interna ningún oficio mediante el cual

externaran observaciones al contenido del borrador del informe.

Limitación al alcance para revisión del proceso presupuestario

1.9. En el desarrollo del presente estudio, se presentó una limitación al alcance en la revisión del

proceso presupuestario, por cuanto no fue posible obtener el expediente presupuestario del 2016

y 2017.

1.10. Mediante oficio AU-101-141-18 del 29 de mayo del presente, esta Auditoría Interna solicitó al

presidente de la Junta Directiva en ese momento, el presupuesto y los documentos

presupuestarios que respaldan dicho informe, el cual debería estar compilado en un expediente,

así como el informe de ejecución presupuestaria con el fin de llevar a cabo un análisis del proceso

presupuestario y verificar que éste se desarrolló de conformidad con la normativa vigente en

materia presupuestaria.

1.11. Durante el desarrollo de esta auditoría, dicho presidente renunció, por lo que fue nombrado un

presidente interino, el cual responde al oficio enviado por la Auditoría, con el oficio

CCDRCoronado-174-2018, en el cual manifiesta que los documentos presupuestarios

correspondientes al período 2017 no fueron localizados, razón por la que no fue posible para esta

Auditoría llevar a cabo la evaluación del proceso presupuestario para el período en revisión.

2. RESULTADOS

2.1 De conformidad con el estudio realizado, se observaron algunas debilidades de control las cuales

se mencionan a continuación:

Bases de datos de los comprobantes de pago emitidos por el CCDR.

2.2 De acuerdo con la revisión efectuada a la base de datos de los cheques emitidos por el CCDR (en

adelante, base de datos) durante el segundo semestre del 2016 y el 2017, se observó lo siguiente:

Algunos comprobantes de cheques emitidos en el 2016, aparecen en la base de datos con numeración incorrecta. Así por ejemplo, los comprobantes que en la base de datos aparecen con

la siguiente numeración: 6364-6365-6366-6367-6368, en los documentos físicos se comprobó

que corresponden a los cheques 8364-8365-8366-8367-8368 respectivamente.

El comprobante de cheque 8247 del 26 de setiembre del 2016, emitido a nombre de la Federación Costarricense de Tenis de Mesa por concepto de pago de inscripciones y alimentación

campeonato nacional por un monto de ¢60.000,00, aparece en el comprobante de pago por un

monto de ¢220.000, no obstante la copia del cheque sí indica ¢60.000.

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En la base de datos aparece el comprobante del cheque 8277 como emitido el 26 de setiembre del

2016, así como el comprobante físico presenta esta misma fecha. No obstante, la fecha que

presenta la copia del cheque es 24 de octubre del 2016.

En la base de datos el comprobante del cheque 8298 se registra con fecha del 07 de octubre del 2016, para el pago de planilla de la primera quincena de noviembre 2016 a nombre de Alexis

Soto Blanco, sin embargo, el comprobante físico indica que la fecha de emisión fue 07 de

noviembre del 2016.

La base de datos correspondiente al período 2017 presenta datos incorrectos de los cuales se detallan a continuación, algunos casos observados:

Fecha Número de

comprobante

Beneficiario base de

datos

Beneficiario según

comprobante de

cheque

Concepto Monto

04/12/2017 24631665 Alexander Zamora

Gómez

CCSS Pago cuotas obrero

patronales CCSS

411.713

27/04/2017 27969077 Edgar Gerardo Mora

Zuñiga

Edgar Alonso

Gomez Solano

Pago servicios

fisioterapeuta Abril

2017

125.000

01/12/2017 25313357 Guido Rodríguez

Calvo

No fue posible

verificar el

beneficiario correcto

porque comprobante

físico no aparece

Reintegro de caja

chica

133.666.70

02/10/2017 34851298 Johnny Alberto León

Brenes

ICE Pago teléfono

2292-6380

21.240

01/12/2017 25316035 CNFL, S.A. Johnny Alberto León

Brenes

Servicios de

entrenador futbol

base mes de

diciembre 2017

300.000

01/12/2017 25316036

ASOCIACIÓN

CENTRAL DE

ARBITROS DE

FUTBOL

Juan Carlos Sánchez

Bogantes

Servicios de

entrenador

atletismo mes de

diciembre 2017

200.000

De acuerdo con la base de pagos efectuados por el CCDR durante el período 2017, se efectuaron 22 pagos al señor Guido Rodríguez Calvo los cuales suman un total de ¢772.500 por concepto de

Transporte de máquina para cortar césped. Mediante oficio AU-101-223-18 se consultó al

presidente del CCDR sobre la existencia de un contrato con el señor Rodríguez, dada la

frecuencia de estas contrataciones, no obstante, manifiesta en oficio CCDRCoronado-187 que no

se tenía ningún contrato ya que no era siempre que se requería el servicio. A continuación se

detallan dichos pagos:

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De acuerdo con revisión efectuada a los comprobantes de pago de los meses de enero, febrero, mayo y setiembre 2017 se determinó que existen transacciones efectuadas por el CCDR las

cuales se reflejan en el estado de cuenta de la cuenta de este Comité con el Banco Nacional, pero

no cuentan con el debido respaldo documental. Es decir se registra el débito en la cuenta

bancaria, no obstante en el expediente mensual de los comprobantes de pago no se encuentra la

documentación que justifica la erogación. A continuación se presenta un detalle de algunas

transacciones observadas por esta Auditoría Interna que no cuentan con los documentos soporte

de dicho pago:

Fecha Comprobante Descripción Monto

01/02/2017 90029422 BN-PAR/ICETEL-No. Tel 22926380 17.670

06/02/2017 90584486 BN-PAR/CNFL-NISE_CNFL27332534 3.955

07/02/2017 19929184 CCSS cancelación de facturas CCSS 405.690

20/02/2017 93460027 BN-PAR/AyA NIS AYA 3368014 81.641

21/02/2017 93647931 BN-PAR/AyA NIS AYA 3369642 2.158

No. Comprobante Fecha Monto

20529671 24/01/2017 30.000,00

20903704 30/01/2017 30.000,00

22053442 14/02/2017 15.000,00

23152141 28/02/2017 30.000,00

24415082 14/03/2017 30.000,00

25183774 22/03/2017 15.000,00

25795995 30/03/2017 30.000,00

27823845 25/04/2017 15.000,00

27824314 25/04/2017 30.000,00

20152976 24/05/2017 45.000,00

20747438 01/06/2017 45.000,00

22962847 29/06/2017 45.000,00

23667036 06/07/2017 45.000,00

24813341 20/07/2017 45.000,00

26340010 10/08/2017 45.000,00

27818230 30/08/2017 45.000,00

28907986 12/09/2017 45.000,00

20827050 06/10/2017 37.500,00

22007612 20/10/2017 45.000,00

24769662 24/11/2017 45.000,00

29494769 07/12/2017 30.000,00

26548480 14/12/2017 30.000,00

Total cancelado 772.500,00

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21/02/2017 93649107 BN-PAR/AyA NIS AYA 5273938 16.380

21/02/2017 93649822 BN-PAR/AyA NIS AYA 5472071 1.829

22/02/2017 22780449 Arbitraje TLINAFA 25 Febr 15.500

03/05/2017 28437024 Arbitraje fútbol femenino 46.000

05/05/2017 28611057 Méndez Briones Roberto/ Viáticos atletismo 10 atletas 40.000

08/05/2017 28729620 Factura FCR-5106 SUM 102.264.78

08/05/2017 28729794 Empresarios Unidos /Transporte Taekwondo Fu 160.000

08/05/2017 28729877 Heiner Rafael Ugalde/ Fact. 648 Servicios 165.000

8/05/2017 28729794 Empresarios Unidos d/Transp. Taekwondo Fu 160.000

2.3 La norma 4.7 de las Normas de control interno para el Sector Público señala que: en el caso de

las instituciones de menor tamaño deben implantar las prácticas necesarias para documentar,

actualizar y dar a conocer a todos los funcionarios, los procedimientos y demás regulaciones

atinentes al funcionamiento del SCI, así como las relativas a los siguientes asuntos:

i. Manejo y protección de activos.

ii. Uso de documentos y registros para la debida anotación de las operaciones, incluyendo los

libros legales que correspondan.

iii. Verificaciones y comprobaciones periódicas de la exactitud de los registros, incluyendo

arqueos, inventarios, conciliaciones u otro.

2.4 Las debilidades observadas en la base de datos de pagos del CCDR se debe a la ausencia de

controles que garanticen una adecuada conciliación de los registros de los pagos efectuados por

este Comité.

2.5 Estas situaciones anteriormente mencionadas podrían generar que no se cuente con información

confiable para la toma de decisiones, así como falta de credibilidad en la información financiero-

contable que maneja el CCDR por no contar con una base de datos debidamente conciliada y

controlada.

Proceso de gestión de pagos del CCDR.

2.6 De acuerdo con la revisión efectuada a una muestra de 50 comprobantes de pago seleccionados,

se determinaron las siguientes debilidades de control:

Algunos comprobantes de pago no se encuentran debidamente respaldados por una factura timbrada o comprobante correspondiente (23616593-251929119). De igual manera, no aparece

documentación de respaldo de los comprobantes de pago 24254890-25311357 correspondientes a

reintegros de caja chica.

En algunos casos, el monto de la factura es diferente al monto del comprobante que respalda la

erogación (22948294-24768635).

En la mayoría de los documentos revisados de la muestra, no se observa orden de compra.

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Algunos de los comprobantes de pago de la muestra seleccionada, indican el número de acta en la

cual se aprueba dicha erogación, no obstante, en algunas actas el acuerdo de pago no contiene la

transacción y en un caso el acta no registra acuerdos de pago. A continuación se detallan algunos

de los casos en los cuales se observó esta situación:

Fecha Comprobante Monto Acta según

comprobante

observaciones

21/12/2016 8371 630.000 47 Según manifiesta el presidente del CCDR en oficio

CCDRCoronado-197-2018, en el acta 39 del 31 de

octubre se encuentra el acuerdo y las cotizaciones

presentadas, no obstante, este acuerdo corresponde

a la adjudicación, no al acuerdo del pago por el

servicio recibido.

01/01/2017 84496933 21.545 48 En esta acta no se consignan acuerdos de pago.

26/01/2017 20651581 150.000 50

30/01/2017 89633335 116.290 51

Asimismo, algunos comprobantes de pago no registran el número de acta en el cual se aprobó el acuerdo del pago respectivo. A continuación se detallan los casos observados en la muestra

seleccionada:

Fecha Comprobante Monto

21/02/2017 22683975 57.000

28/02/2017 23155015 150.000

28/02/2017 23220946 250.000

09/03/2017 24040724 165.000

16/03/2017 24717112 14.375

22/03/2017 25188583 477.208.50

27/03/2017 25532160 165.000

30/3/2017 25795599 150.000

30/03/2017 25796291 174.000

04/04/2017 26176900 104.000,00

12/04/2017 26944085 70.000,00

18/04/2017 27330963 350.000,00

25/04/2017 27824314 30.000,00

26/04/2017 27823874 94.320,00

27/04/2017 27969077 125.000,00

12/05/2017 29157648 66.635,10

25/05/2017 20269028 142.789,50

01/06/2017 20737135 56.770,00

01/06/2017 20740003 300.000,00

01/06/2017 20754432 240.000,00

05/06/2017 20958724 62.500,00

06/06/2017 21193524 10.675.000,00

29/06/2017 22948294 135.893,36

29/06/2017 22956967 135.893,36

06/07/2017 23166593 2.562.210,00

06/07/2017 23667039 1.111.320,00

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06/07/2017 23667040 999.600,00

13/07/2017 24155629 264.000,00

14/07/2017 24254890 187.995,00

20/07/2017 24814565 90.000,00

20/07/2017 24816267 360.000,00

19/08/2017 29494766 736.141.70

06/10/2017 20827054 504.423.78

24/11/2017 24768635 175.000

01/12/2017 25313357 133.666,70

07/12/2017 25923666 369.565,85

14/12/2017 26512882 570.600,00

Las actas que van de la 48 del 2 de enero a la 63 del 24 de abril del 2017, se encuentran sin legalizar por cuanto, el libro de actas correspondiente (Tomo 6), registra la razón de apertura por

parte de la Auditoría Interna con fecha 26 de abril el 2017. Por lo tanto los acuerdos de pago

emitidos por la Junta Directiva en estas sesiones, se encuentran en la misma condición.

En muchos de los comprobantes de pago no se observa una justificación para la adquisición del bien o servicio. Así por ejemplo, el comprobante 8301 por un monto de ¢98.923.80 a nombre de

Distribuidora de Materiales Irazú del 7 de noviembre del 2016, indica “Compra de puerta,

bisagra y picaporte”, la factura registra la compra de 6 de cada uno de ellos, no obstante, no

queda evidencia del lugar donde serán colocadas.

Los pagos que a continuación se detallan, corresponden a la cancelación de algunos cobros

efectuados por AyA correspondientes al 2014 y 2015, sobre el medidor 5296630, el cual se ubica

en la casa que habita el funcionario a cargo del Gimnasio Municipal y que se encuentra ubicada

en esta instalación.

Comprobante Fecha Descripción Monto

25921535 07/12/2017 NIS 5296630 2.636

25923487 07/12/2017 NIS 5296630 2.636

25923666 07/12/2017 NIS 5296630 369.565

25923856 07/12/2017 NIS 5296630 7.080

Mediante oficio AU-101-223-18 se consultó al presidente del CCDR, la razón por la que en esta

fecha se están cancelando recibos del período 2014 y 2015, a lo que manifiesta en oficio

CCDRCoronado-187-2018 que dicha cancelación corresponde a un medidor de agua que tenía el

Gimnasio Municipal y por lo tanto se debía cancelar el acumulado de esos años.

Algunas facturas se les aplicó el monto de retención del 2% que se debe cancelar al Ministerio de Hacienda, no obstante, este Comité no se encuentra inscrito en este régimen. En respuesta a

consulta efectuada por esta Auditoría sobre si este Órgano Colegiado se encontraba registrado en

Hacienda, manifiesta el presidente del CCDR, en oficio CCDRCoronado-203-2018: “Este comité

no se encuentra inscrito en Hacienda; al inicio de este período se había encargado al

representante legal para efectuar dicho trámite y no se efectuó, dado que solicitamos la factura

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digital a todos los que ofrecen servicios y bienes, estamos solo a la espera del cambio del

representante legal que al momento es interino” (23616593-23667039-2366740-29494766).

Los comprobantes de pago de las transacciones efectuadas por el CCDR, emitidos a partir de

mayo 2017 no registran firma de hecho por, revisado por ni de recibido por.

El comprobante de pago 23220946 del 28 de febrero del 2017 se efectuó para cancelar el primer pago de conciliación por demanda presentada por el señor Manuel Fernández Piedra, por un

monto de ¢250.000. El mismo se realizó inicialmente a la cuenta de la señora Karen Artavia

Herrera, anterior presidenta del CCDR, y posteriormente se realizó el depósito a la cuenta del

señor Fernández.

2.7 La Ley de Contratación Administrativa (LCA) y su Reglamento establecen que: “Una vez

tramitada la decisión inicial se debe conformar un expediente el cual deberá estar debidamente

foliado y contendrá los documentos en el mismo orden en que se presentan por los oferentes”.

(Artículo 11 del Reglamento).

Asimismo, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa establece todos los

lineamientos que deben acoger todas las instituciones públicas e instituciones adscritas, en el

proceso de gestión de compras.

2.8 Por otro lado, el artículo 23, inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta, N.° 7092 establecen

que: (…) las municipalidades en los casos de licitaciones públicas o privadas, contrataciones,

negocios u otras operaciones realizadas por ellas, que paguen o acrediten rentas a personas físicas

o jurídicas con domicilio en el país, deben retener el dos por ciento (2%) del producto bruto sobre

las cantidades mencionadas.

2.9 Asimismo, el apartado 2.8.2.8 del documento denominado “Tipos de retenciones en la fuente

Impuesto sobre la Renta” emitido por la Dirección General de Tributación Directa, manifiesta

que “El Estado o sus instituciones, autónomas o semiautónomas, las municipalidades, las

empresas públicas y otros entes públicos, en los casos de licitaciones públicas o privadas,

contrataciones, negocios u otras operaciones realizadas por ellas, que paguen o acrediten rentas a

personas físicas o jurídicas con domicilio en el país, deben retener el 2% del producto bruto sobre

las cantidades mencionadas, aun cuando se trate de pagos a cuenta o adelanto de esas operaciones

[…]”.

2.10 Además, la norma 4.4.1 de las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen que

el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas

pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos

relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen

razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.

2.11 Las causas por las cuales suceden este tipo de irregularidades obedece a la falta de controles

sobre la gestión de adquisición de bienes y servicios, aunado al incumplimiento en la

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implementación de las recomendaciones establecidas por la Auditoría Interna en los informes de

Auditoría.

2.12 Las debilidades observadas en la gestión de pagos del CCDR podrían generar un uso inadecuado

de los recursos trasladados al CCDR por no llevar a cabo una adecuada gestión de compras

conforme a la normativa vigente.

Procesos de contratación administrativa.

2.13 El proceso de contratación administrativa para la adquisición de bienes o servicios no se está

llevando a cabo de conformidad con los lineamientos establecidos en la Ley de Contratación

Administrativa y su Reglamento. De conformidad con la revisión efectuada a una muestra

seleccionada de contrataciones llevadas a cabo por el Comité para el período en estudio se

observó lo siguiente:

No se llevan expedientes de las contrataciones. Según oficio AU-101-221-18 esta Auditoría solicitó al CCDR los expedientes del proceso de contratación de una muestra de 24 compras

llevadas a cabo en el segundo semestre del 2016 y el 2017. Mediante oficio CCDRCoronado-

186-2018, el presidente del Comité hace entrega de la documentación que se logró recopilar,

cabe destacar que de 9 contrataciones no se recibió ningún documento que respaldara el proceso

de contratación y los demás documentos recibidos corresponden a fotocopias recopiladas de los

procesos llevados a cabo, que no obedecen a la conformación de un expediente de contratación.

De conformidad con los lineamientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su

Reglamento, Los documentos facilitados por el CCDR carecen de:

Foliatura.

Decisión inicial.

Cartel de invitación con las especificaciones del bien o servicio requerido.

Fecha de recepción de ofertas.

Ofertas de proveedores tres como mínimo (en contratación directa). Algunas ofertas no presentan

la firma del oferente.

Orden de compra.

No se evidencia del contenido presupuestario para llevar a cabo la erogación.

Algunos oferentes no se encuentran registrados en Hacienda (24816267).

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En algunos procesos se recibieron varias cotizaciones con diferentes precios, no obstante, no se

escogió la de menor valor. Al no existir cartel de la contratación con las especificaciones

requeridas, no fue posible observar si la elección se debía a un tema de calidad del producto

solicitado (22964502-23667039-24155629).

En la contratación de uniformes para presentación JDN 2017, se cotizaron 237 camisetas y 79

juegos de buzos, sin embargo, se confeccionaron 249 camisetas y 83 buzos, sin que se registrara

una justificación de la diferencia contratada (23616593).

Para la compra de uniformes de futsala se recibieron tres cotizaciones las cuales fueron

presentadas el 18 de octubre del 2017, no obstante, la compra se llevó a cabo en diciembre y se

canceló mediante el comprobante 26512282 por ¢ 570,600 del 14 del mismo mes. Cabe

mencionar que el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa indica, con respecto al

acto de adjudicación, que deberá dictarse en un plazo máximo de diez días hábiles, prorrogable

por un plazo igual en casos debidamente justificados, contados a partir del día de la apertura de

ofertas y de inmediato será comunicado a los participantes.

Durante el período 2017 se llevó a cabo la licitación abreviada para la construcción del Parque

Biosaludable, financiado por el ICODER. Este proyecto lo llevó a cabo el CCDR en coordinación

con la Municipalidad. En el proceso de contratación se observaron algunas debilidades, las cuales

se mencionan a continuación:

Para la revisión de esta licitación, esta Auditoría no contó con los documentos originales, debido

a que el CCDR suministró una fotocopia del expediente y no facilitó la documentación original.

Este expediente presenta algunos documentos borrosos, ilegibles, mal foliados, sin firma o con

firma digital, la cual no le da validez a un documento impreso.

De acuerdo con convenio establecido con el ICODER, la Municipalidad y el CCDR, la

Municipalidad se comprometió a brindar apoyo técnico en cuanto a la supervisión del proyecto,

sin embargo, no se encuentra en expediente evidencia de la supervisión efectuada por los

funcionarios de la Municipalidad, ni de ningún documento que constate que dicha obra fue

recibida a satisfacción, ni por funcionarios municipales, ni por miembros del CCDR. Cabe

mencionar que mediante oficio CCDRCoronado-137-2017 del 30 de mayo del 2017, la

presidenta del CCDR en ese momento, le manifestó al alcalde municipal haber recibido la

colaboración del director de Planificación Urbana durante la ejecución del proyecto y a su vez le

solicita que el ingeniero colabore con el visto bueno para la recepción de la obra, no obstante, no

consta en expediente documento que confirme el visto bueno de la obra.

En el cartel de la licitación se observó un error con respecto a la garantía de cumplimiento. En la

cláusula 7.11 refiere a la "Garantía de Cumplimiento", sin embargo, se observa un error en el

segundo párrafo de este apartado que a la letra dice: "La garantía de participación será de un 5%

del monto total adjudicado y tendrá una vigencia de 45 días naturales adicionales al plazo de

entrega propuesto". En los párrafos subsiguientes queda claro que el ítem se refiere a la garantía

de cumplimiento.

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Con respecto a las ofertas presentadas, no se encontró evidencia en el expediente de que se hayan

presentado en sobre cerrado, conforme se define en el cartel de invitación en el punto 5.3, Forma

de presentar la oferta, el cual indica: “La oferta debe ser presentada en forma física, en sobre

cerrado […]”.

No se encontró evidencia en expediente del cumplimiento de la empresa adjudicada con la

garantía de cumplimiento.

2.14 El Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa establece todos los lineamientos a que

deben acogerse todas las instituciones públicas en el proceso de adquisición de bienes y servicios.

Dependiendo del monto de la compra o del servicio que se requiera, será el tipo de contratación

que se llevará a cabo y cada una de ellas debe sujetarse al cumplimiento de los requisitos

establecidos en este Reglamento. De igual manera se debe cumplir con algunos requisitos

generales tales como, la emisión de la decisión inicial, la existencia de contenido presupuestario,

la conformación del expediente de proyecto, entre otros.

2.15 La razón por la que se dieron estas situaciones es debido a la falta de apego a la normativa

vigente en el tema de contratación administrativa.

2.16 La falta de apego a esta normativa podría generar un uso inadecuado de los recursos municipales

por no llevar a cabo contrataciones de conformidad con lo que establece la normativa vigente.

Recomendaciones pendientes de implementación.

2.17 De conformidad con la revisión efectuada a las recomendaciones de Auditoría emitidas en

informes anteriores, pendientes de implementación, se observó que existen recomendaciones de

años anteriores, las cuales no han sido atendidas por los diferentes comités de deportes que han

fungido en el Cantón.

2.18 Mediante oficio AU-101-224-18 se consultó sobre el estado de implementación de las

recomendaciones pendientes al 31 de diciembre del 2017 y, según respuesta emitida a esta

Auditoría en oficio CCDRCoronado-196-2018, el común denominador es que aún se encuentran

en proceso de implementación.

2.19 Cabe destacar que, la mayoría de las desviaciones a los controles denotadas en este estudio

corresponden a errores que en informes anteriores ya se han mencionado y la situación es

recurrente, por lo que se considera necesario tomar con seriedad, prontitud y oportunidad la

adopción de dichas recomendaciones por parte de este Comité, con el fin de subsanar estas

situaciones anteriormente mencionadas.

2.20 El artículo 36 y 37 de La Ley de Control Interno indica cómo debe proceder el jerarca y los

titulares subordinados para la implementación de las recomendaciones emitidas en los informes

de auditoría, así como los plazos, para su cumplimiento.

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2.21 Asimismo, la norma 206.02 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público señala

que la administración es responsable de implementar y dar seguimiento a las recomendaciones de

la Auditoría Interna.

2.22 Además, la norma 1.4.g de las Normas de Control Interno para el Sector Público, menciona la

responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el sistema de control interno, de

brindar una atención adecuada a las recomendaciones y disposiciones que los distintos órganos de

fiscalización emitan.

2.23 Por otro lado, la norma 6.4 del citado cuerpo normativo establece que la instancia a la que sean

dirigidas las recomendaciones de los órganos de fiscalización y control, deben emprender las

acciones necesarias para su cumplimiento y en los plazos establecidos.

2.24 La ausencia de seguimiento oportuno es la causa por la que se encuentran pendientes las

recomendaciones emitidas por esta Auditoría Interna.

2.25 Esta falta de seguimiento oportuno a las recomendaciones de Auditoría, podría generar

debilitamiento del sistema de control interno del Comité.

3 CONCLUSIONES

3.1 Los resultados obtenidos de este estudio, permiten concluir que, a pesar que en reiteradas

ocasiones, esta Auditoría Interna ha manifestado tanto a los miembros de la Junta Directiva del

Comité, como a los miembros del Concejo Municipal, la necesidad de fortalecer la estructura de

control interno y tomar las acciones que sean necesarias para corregir todas las debilidades de

control que en el pasado se han mencionado en informes de Auditoría, el Comité ha hecho caso

omiso a la mayoría de recomendaciones indicadas por esta Auditoría.

3.2 Si bien es cierto, la Junta Directiva del CCDR actual, tiene poco tiempo de haber sido nombrada, la mayoría de sus miembros ya han estado en juntas directivas anteriores y son conocedores de

los temas tratados en los informes de Auditoría y de las recomendaciones emitidas, sin embargo,

las debilidades de control se continúan reflejando en la gestión de este Comité.

3.3 Es por ello que esta Auditoría Interna considera conveniente el fortalecimiento del control interno

del Comité, en pro de una mejor utilización de los recursos que, por Ley, debe destinar este

Municipio para el desarrollo del deporte y la recreación en el Cantón.

4 RECOMENDACIONES

A la Junta Directiva del CCDR

4.1 Establecer un procedimiento de control en el cual se definan los lineamientos así como los

responsables de recibir, organizar, archivar y custodiar la información relativa al proceso

presupuestario. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante el

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envío a esta Auditoría Interna de un oficio en el cual se consigne el procedimiento establecido

por el CCDR para llevar a cabo el proceso presupuestario, a más tardar el 31 de enero 2019. Ver

párrafos del 1.6 al 1.1.8 de este informe.

4.2 Establecer los controles necesarios que garanticen que el proceso de registro en la base de datos

de documentos relacionados con el pago de erogaciones del Comité, se llevan adecuadamente y

de conformidad con lo establecido en la normativa vigente y los responsables de su ejecución. La

acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante el envío a esta Auditoría

Interna de un oficio en el cual se consignen los controles establecidos por el CCDR para llevar a

cabo dicho proceso y los responsables de su ejecución, a más tardar el 31 de enero del 2019. Ver

párrafos del 2.2 al 2.5 de este informe

4.3 Llevar a cabo la implementación de controles que garanticen que el proceso de gestión de pagos

se lleve a cabo de manera transparente y en apego a la normativa vigente. La acreditación del

cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría

Interna en el que se consignen los controles establecidos, a más tardar el 31 de enero del 2019.

Ver párrafo 2.6 al 2.12 de este informe.

4.4 Establecer los procedimientos necesarios que garanticen que las contrataciones para la

adquisición de bienes o prestación de servicios que lleve a cabo el CCDR se realicen en estricto

apego a la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. La acreditación del

cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría

Interna en el que se consignen los procedimientos establecidos por el Comité para garantizar que

la gestión de compras se lleve a cabo de conformidad con la normativa vigente, a más tardar el 31

de enero del 2019. Ver párrafo 2.13 al 2.16 de este informe.

4.5 Tomar las acciones para que las recomendaciones emitidas por esta Auditoría Interna que se

encuentren pendientes, se implementen de inmediato. La acreditación del cumplimiento de esta

recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se

consigne las acciones llevadas a cabo para su implementación, más tardar el 31 de enero del

2019. Ver párrafo 2.17 al 2.25 de este informe.

informe de la auditorÍa de carÁcter …...presenta la copia del cheque es 24 de octubre del 2016....

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