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INFORME FINAL DE PLAN DE
ACCIÓN E INDICADORES DE
GESTIÓN CUARTO
TRIMESTRE 2018
GRUPO DE PLANEACIÓN
2018
INSTITUTO CARO Y CUERVO
INFORME TRIMESTRAL
ENERO/2018
2
INTRODUCCIÓN
El presente informe, se elabora en función del análisis de la evaluación de la gestión de los
diferentes procesos, permite observar la gestión de las diferentes áreas del Instituto, en
relación con el logro de los objetivos y metas previstos en el Plan de Acción Institucional 2017.
Los indicadores son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos
en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad, diseñados a partir del
direccionamiento estratégico y de la caracterización de los procesos. Se efectúan seguimientos
trimestrales a la información y su respectivo análisis se enfoca en determinar los avances de la
ejecución física de la Entidad y a establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento,
con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los
resultados planificados. A continuación, se presenta el resultado obtenido por cada uno de los
procesos, correspondientes al periodo octubre- diciembre de 2017 con su correspondiente
resultado.
1. METODOLOGÍA
El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se mide
por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por las dependencias que
desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la entidad permitiendo determinar
el porcentaje de avance o cumplimiento. De igual manera, se establece el resultado acumulado
al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con respecto a la
programación establecida por los ejecutores o responsables de cada indicador.
La importancia de la medición parte del entendido en que existe un vínculo entre ésta y la
planeación institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan las
actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a través de
la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos
periódicamente, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.
La información de cada una de las áreas es recibida por el profesional especializado de
planeación a través de los informes trimestrales de seguimiento, luego se consolidan los datos
de cada uno de los indicadores en las tablas de control general en donde se identifican y se
asocian a los objetivos específicos, a los procesos de la entidad, y a sus dependencias; este
informe se consolida trimestralmente para el seguimiento y funciona como insumo para la
revisión del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno y debe
determinar los avances de la ejecución de la Entidad y establecer las causas o impedimentos
en el cumplimiento con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que
permitan alcanzar los resultados planificados.
Para evaluar la gestión general de la entidad se estableció un criterio de calificación con los
líderes de cada uno de los procesos que hacen parte de la gestión institucional que se
enmarcan en los ejes Estratégico, Misional, de Apoyo, Evaluación y control, con pesos
ponderados de acuerdo con la incidencia de cada uno, en el cumplimiento de los objetivos
3
institucionales, tal como se ilustra en las tablas de resultados más adelante.
El avance de los indicadores para la vigencia 2017 en términos generales fue satisfactorio,
haciendo hincapié en el desempeño de los indicadores de la facultad Seminario Andrés Bello
tras su proceso de transformación y ampliación de la oferta académica, lo que refleja el amplio
camino recorrido por el Instituto en su esfuerzo por consolidarse como centro de educación e
investigación en torno a los saberes del lenguaje, sin embargo tras la revisión y compilación de
los diferentes indicadores el grupo de Planeación realiza aclaraciones y observaciones
pertinentes para algunos indicadores que no presentaron los avances esperados.
Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que son de corte ponderado, se
tienen en cuenta los siguientes intervalos, al final de la vigencia.
Rango Interpretación Estado del
Avance
Menor a 90 % Insatisfactorio
Mayor o igual a 90 % y menor a 99 % Aceptable
Igual o superior a 99% Satisfactorio
Para esta medición trimestral los rangos de medición de los indicadores acumulados son los
siguientes
Rango Interpretación Estado del
Avance
Menor a 90 % Insatisfactorio
Mayor a 90% y menor a 99 % Aceptable
Igual o superior a 99 % Satisfactorio
Igualmente se debe tener en cuenta que hay dos tipos de indicadores como se muestra a
continuación:
Tipo de indicador Características
Avance acumulado
Aplica para los indicadores ya identificados en la matriz de
seguimiento y su valor corresponde al avance acumulado desde el
trimestre anterior, este valor se puede modificar durante el último
período reportado. De acuerdo al esquema establecido para el
cálculo del avance acumulado se usa siguiente fórmula:
Fórmula = Avance Acumulado a la vigencia anterior + Avance de la
vigencia actual
El objetivo del comportamiento del indicador es acumular entre
períodos reportados.
Avance ponderado Corresponde al peso del indicador dentro del total de las mediciones
del mismo; la suma de las ponderaciones de estos indicadores debe
ser igual a 100%.
4
2. EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO
Figura 1 Mapa de procesos ICC
En el mapa de procesos de la entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en cuatro
macro procesos:
Estratégicos
Misionales
Apoyo
Control y evaluación
A continuación se describe para cada uno de los procesos de acuerdo a la información
reportada por las áreas el comportamiento tanto cualitativo como cuantitativo de los indicadores
de gestión durante la vigencia 2017 reflejando la evaluación de la Gestión del Instituto Caro y
Cuervo.
Nota:
Si desea ahondar y conocer las características para cada uno de los indicadores de Gestión del
Instituto o las observaciones de las áreas para el trimestre reportado puede consultar el Anexo
1 a este informe Tablero de indicadores cuarto trimestre.
5
3. PROCESOS ESTRATÉGICOS En el macro proceso estratégico de la entidad se reúnen los indicadores aportados por el proceso de
Planeación, Organización (gestión de calidad, gestión jurídica y gestión ambiental), Alianzas (Relaciones
Interinstitucionales), y Talento Humano. En general este macroproceso tiene un cumplimiento
satisfactorio y los indicadores de Gestión Jurídica han sido reportados como acción correctiva a la
carencia de reportes previos.
SATISFACTORIO
INDICADORES ACUMULADOS 99.2%
INSATISFACTORIO
INDICADORES PONDERADOS 80.47%*
*Este resultado es insatisfactorio para los indicadores de los procesos estratégicos pues se cuenta en
cero (%) el reporte de Gestión Jurídica que no reportó la información en las fechas establecidas.
SATISFACTORIO
INDICADORES PONDERADOS 100%*
*Este es el resultado para los indicadores de los procesos estratégicos si no se tienen en cuenta en el
cómputo de los datos el reporte de Gestión Jurídica que no reportó la información en las fechas
establecidas y afecta a los demás procesos en su valoración de desempeño.
3.1 Planeación
El proceso de Planeación presenta los siguientes resultados.
Indicador Periodicidad Corte Resultado
1. Formulación
estratégica. Anual Acumulado 100%
2. Revisión estratégica Anual Acumulado 100%
3. Actualización de las
herramientas de Trimestral Acumulado 100%
4. Seguimiento
Proyectos de Inversión Trimestral Acumulado 100%
5. Transparencia
administrativa Semestral Acumulado 100%
6. Información dirigida a
entes de Control Trimestral Ponderado 100%
3.2 Organización
El proceso de organización se compone de los indicadores de Gestión de Calidad y Gestión
Jurídica, y de acuerdo a lo informado obtuvo para este período evaluado los siguientes
resultados:
Indicador Periodicidad Corte Resultado
1. Sistema Integrado de
Gestión mejorado Trimestral Acumulado 94.59%
6
2. Sistema Integrado de
Gestión Divulgado Trimestral Acumulado 100%
1. Representación
judicial en sede
administrativa y judicial
Semestral
Acumulado No se presentó reporte en las fechas estimadas
2. Actos Administrativos Semestral Acumulado No se presentó reporte en
las fechas estimadas
3. Conceptos jurídicos Semestral Acumulado No se presentó reporte en
las fechas estimadas
3.3 Alianzas
Indicador Periodicidad Corte Resultado 1. Gestión, control y
seguimiento sobre el estado
de los convenios
Trimestral Acumulado 100%
2. Gestión de actividades
interinstitucionales (ELE
FOCALAE)
Semestral Acumulado 100%
3. Realización de
actividades
interinstitucionales
Trimestral Acumulado 100%
3.4 Talento Humano
Los seguimientos a los indicadores de Talento Humano reportan la siguiente información. Para
el segundo semestre del año se ha solicitado una revisión de los indicadores puesto que estos
no se modificaron a principios de año.
Indicador Periodicidad Corte Resultado
Oportunidad en la
respuesta a solicitudes Trimestral Acumulado 100%
Efectividad en las
capacitaciones Trimestral Acumulado 100%
Cumplimiento del Plan
Institucional de
Bienestar social e
incentivos.
Trimestral Acumulado 93%
7
4. PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo cuentan con una batería de indicadores extensa asociados
a sus diferentes actividades entre las cuales el proceso con mayor número de
indicadores es el de Gestión Financiera, los respectivos resultados del trimestre se
presentan a continuación:
En general los procesos de apoyo tienen un nivel satisfactorio con la salvedad de
no contabilizar los indicadores de Gestión Documental los cuales no se reportaron
y no se tienen en cuenta dentro de este cómputo. A partir del tercer trimestre se
recomienda como acción correctiva y de mejora presentar los reportes
correspondientes a esta área así tengan avances bajos, se sugiere implementar un
plan de implementación con indicadores alineados al Plan de Acción y Plan
Estratégico.
SATISFACTORIO
INDICADORES ACUMULADOS* 99 %
SATISFACTORIO
INDICADORES PONDERADOS* 99.3%
*Estos resultados se efectúan sin contemplar los Indicadores de Gestión Documental
los cuales de acuerdo a solicitud del coordinador del área fueron inactivados durante el
período final del 2017 para poder actualizar los cronogramas de trabajo y suscribir plan
de trabajo con el cual se podrán reformular o trabajar durante el 2018.
4.1 Financiero
Este proceso muestra durante el trimestre un desempeño satisfactorio como se
evidencia a continuación:
Indicador Periodicidad Corte Resultado
1. Planeación del
Presupuesto Gastos Trimestral Acumulado 99.12%.
2. Planeación del
Presupuesto Ingresos Trimestral Acumulado 120%
3. Ejecución del Rezago
presupuestal (Reservas
presupuestales) Trimestral Acumulado 100%
1. Porcentaje de PAC
ejecutado Vigencia;
Gastos de Personal Trimestral Ponderado 96%
8
2. Porcentaje de PAC
ejecutado Vigencia;
Gastos Generales Trimestral Ponderado 98.7%
3. Porcentaje de PAC
ejecutado; Vigencia
Inversion Trimestral Ponderado 99.7%
4. PAC ejecutado
rezago Trimestral Ponderado 100%
5. PAC ejecutado de las
cuentas por pagar Trimestral Ponderado 100%
1. Consolidación de la
información contable Trimestral Ponderado 100%
2. Estados Financieros
Trimestral Ponderado 100%
3. Presentación de
Informes externos Trimestral Ponderado 100%
4. Efectividad de
obligaciones tributarias Trimestral Ponderado 100%
4.2 Tecnologías de la información
Indicador Periodicidad Corte Resultado
1. Soportes técnicos Trimestral Ponderado 100%
2. Administración de
infraestructura Trimestral Ponderado 96%
3. Gestión de seguridad
de la información Trimestral Ponderado 100%
4. Campañas de
educacion tecnológica Trimestral Acumulado 100%
5. Aseguramiento de la
plataforma tecnológica Trimestral Ponderado 100%
6. Implementación
estrategia GEL Trimestral Acumulado 100%
7. Ejecución de
proyectos Semestral Acumulado 66.7%
9
4.3 Comunicaciones
Indicador Periodicidad Corte Resultado
1. Difusión
comunicativa (externa) Trimestral Acumulado 100%
2. Difusión
comunicativa (interna) Trimestral Acumulado 100%
3. Acompañamiento
agenda de eventos Trimestral Acumulado 100%
4. Desarrollo
actividades
comunicativas temas
coyunturales
Trimestral
Acumulado 100%
4.4 Adquisiciones
Indicador Periodicidad Corte Resultado
1. Procesos
contractuales realizados Trimestral Ponderado 100%
2. Procesos
contractuales
publicados
Trimestral
Ponderado
100%
4.5 Gestión Documental
El Grupo de Gestión Documental durante el 2017 efectuó un proceso de reorganización de sus
actividades y para este corte no reportó sus indicadores activos, que durante el anterior
trimestre dos de los mismos tuvieron avance insatisfactorio ante lo cual se informa que el
nuevo coordinador del grupo realizó solicitud al Grupo de planeación para Inactivar los
Indicadores de Gestión que una vez el Archivo General de la Nación determine fecha de
sustentación de las Tablas de Retención Documental, se sustentarán y así se podrá determinar
el avance en los demás indicadores inactivos. Se sugiere suscribir un plan de mejora con
priorización en el Plan de Acción 2018.
Indicador Periodicidad Corte Resultado Recepción y radicación
para el control de
documentos
Trimestral N.A N.A
Actualización de las tablas
de retención Trimestral N.A N.A
10
Transferencias
Documentales Trimestral N.A N.A
Consultas Trimestral N.A N.A
4.6 Infraestructura
Indicador Periodicidad Corte Resultado
Porcentaje de áreas
adecuadas y/o
construidas (Yerbabuena9
Yerbabuena
Trimestral
Acumulado
100%
Porcentaje de áreas
adecuadas y/o
construidas (Casa de
Cuervo)
Casa de Cuervo
Trimestral Acumulado 100%
Mantenimiento de las
áreas y bienes del ICC Trimestral Acumulado 100%
Nota:
Si desea conocer información complementaria a la gestión administrativa pueden consultar el Informe de
Gestión de la vigencia 2017 en el espacio de Transparencia y Acceso a la Información que cuenta con mayor
detalle sobre las actividades realizadas.
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5. PROCESOS MISIONALES
En este apartado del informe se pueden visualizar los indicadores correspondientes a los
procesos misionales de la entidad, el proceso de formación desarrollado por la unidad
académica Seminario Andrés Bello (Maestrías y Educación Continua), la Gestión Editorial que
contempla las actividades de la Imprenta Patriótica y el Sello editorial (Ediciones y
coediciones), ELE Colombia y los servicios de la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni.
ELE Colombia posee un indicador con metas programadas en el tablero de Indicadores de la
Presidencia de la República que evalúa y registra su seguimiento a través del Sistema
Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA liderado desde el
Departamento Nacional de Planeación, allí se gestiona el manejo de la información relacionada
con la agenda de evaluación a indicadores del Plan Nacional de Desarrollo.
Por otro lado a los grupos de Investigaciones (Lingüística y Literatura), debido a su dinámica
académica y producción que no se puede limitar a indicadores de gestión administrativos
registran su información en la plataforma C-VLAC y Group Lac de Colciencias. Para presentar
estos temas se dedica un informe adicional Anexo 2. Informe consolidado de investigación.
Vemos así que los resultados de los indicadores que se pueden apreciar en la Tabla No. 2
(Seminario Andrés Bello) alcanzan un rango de desempeño aceptable en sus indicadores
acumulados con un 97.5% de avance a diciembre de 2017, donde sus resultados se enfocan
fundamentalmente al desarrollo y puesta en marcha de los programas académicos.
Actualmente el indicador de autoevaluación para los programas de maestría y recolección de
información mantiene el promedio bajo del otro indicador correspondiente a las actividades de
educación continua. Esta situación se espera subsanar durante el primer semestre del año
2018. De persistir se debe suscribir un plan de mejora con priorización en el segundo semestre
de 2018.
Adicionalmente el indicador de ELE Colombia presentó un avance aceptable respecto a la meta
planteada para la vigencia pero gracias a la sumatoria de los avances obtenidos en años
anteriores que fueron superiores a la meta, el avance del cuatrienio va satisfactorio con un
73.38% pero se deben hacer acciones durante el 2018 que apunten al cumplimiento de este
compromiso institucional.
Por otra parte la Gestión editorial refleja un cumplimiento aceptable pues hay un avance del
96.6% sobre el total de las actividades planificadas para el año.
Finalmente, para lograr la medición de la Biblioteca debemos tener en cuenta que sus
indicadores son medibles bajo criterios diferentes dadas las características de sus actividades
por su grupo de trabajo tal y como lo veremos en la Tabla No. 3 y su descripción respectiva.
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5.1 Formación
Nombre: Profesores formados en el diplomado de Pedagogía y Didáctica para la Enseñanza del Español como Lengua Extranjera (ELE), de manera presencial y virtual
Macro
proceso Proceso Nombre del indicador
Rango de
desempeño
Cumplimiento por
proceso M
ISIO
NA
LE
S
SE
MIN
AR
IO A
ND
RÉ
S B
EL
LO
1. Educación continua 100% 97.5%
Acumulado
Aceptable
2. Procesos de autoevaluación 95%
3. Matriculas N.A
4. Docentes con doctorado
(Se ajusta el nombre de este indicador
debido a que no coincidía con la
información de reporte)
35%
Indicador que no
se califica bajo el
concepto de los
demás
indicadores de
este informe
Observación:
Se miden con corte
anual y una vez
finalizados los
procesos de
formación.
matrícula en las
maestrías
5. Deserción
0%
Indicador no
porcentual más
cerca a cero es
satisfactorio
Macro
proceso Proceso Nombre del indicador
Rango de
desempeño
Cumplimiento por
proceso
MIS
ION
AL
ES
EL
E C
OL
OM
BIA
1. Profesores formados en el Diplomado
de Pedagogía y Didáctica para la
Enseñanza del Español como Lengua
Extranjera (ELE), de manera presencial y
virtual. (Indicador Sinergia)
96%
Acumulado
Aceptable para la
vigencia pero
13
Programa: Promoción del Sistema Nacional de Cultura Sector: Cultura Tipo Indicador: Producto
Descripción: Reporta la cantidad de profesores formados en el diplomado de Pedagogía y didáctica para la Enseñanza del Español como Lengua Extranjera - ELE, de manera presencial y virtual que cumplen con el 80% del proceso de formación. Metodología de la medición: Para el cálculo del indicador se realiza la sumatoria de estudiantes formados en el diplomado en Pedagogía y didáctica para la enseñanza del español como Lengua Extranjera en sus modalidades presencial y virtual. Fórmula de cálculo: Sumatoria de personas certificadas en el Diplomado de pedagogía y didáctica para la Enseñanza del Español como Lengua Extranjera - ELE Unidad de medida: Número de profesores Línea de base: 96,00 Metas de gobierno y avances obtenidos:
2014-2018 2015 2016 2017 2018
Meta Avance Meta Avance Meta Avance Meta Avance Meta Avance
800 587 150 174 180 202 220 211 250 N.A
14
5.2 Editorial
5.3 Gestión de bibliotecas
Los indicadores correspondientes a la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni arrojan los
siguientes resultados:
*Nota:
El indicador de prestación del servicio se mantiene un punto por debajo de la meta establecida;
a pesar de esto se sitúa en límite inferior del rango establecido. La medición del indicador en el
período octubre a diciembre arrojó un porcentaje del 2% de esta manera se mantiene en el
límite inferior del rango establecido. La medición del indicador en el período enero a diciembre
arroja un porcentaje del 2%.
Macro
proceso Proceso Nombre del indicador
Rango de
desempeño
Cumplimiento por
proceso
MIS
ION
AL
GE
ST
ION
ED
ITO
RIA
L
1. Impresión de Proyectos Editoriales 95%
Acumulado
96.6 %
En los indicadores
acumulados.
2. Coediciones 100%
Acumulado
3. Publicaciones Electrónicas 90%
Acumulado
4. Publicaciones electrónicas 95%
Acumulado
5. Aprovechamiento de recursos
(Este indicador se mide sobre los recursos
que dispone el ICC para la Gestión
Editorial para la vigencia)
100%
Acumulado
6. Participación en eventos divulgativos del
libro
100%
Acumulado
Macro
proceso Proceso Nombre del indicador
Rango de
desempeño
Cumplimiento por
proceso
MIS
ION
AL
GE
ST
IÓN
DE
BIB
LIO
TE
CA
S
1. Adquisición de Material Bibliográfico 89%
Acumulado
En general se puede
interpretar el avance
en el proceso como
satisfactorio tras
evaluar su
desempeño durante
el año
2. Prestación del Servicio 2% Aceptable *Ver nota
3. Satisfacción de usuarios 100%
Satisfechos
15
"En el mes diciembre se aplicará la encuesta de satisfacción para el diligenciamiento de los
usuarios se tomarán en cuenta todas las encuestas diligenciadas y una vez revisados los
resultados, se evidenciara la satisfacción de los usuarios con los servicios de la biblioteca”
Adicional a esta actividad se ha trabajado con el área de Servicio al Ciudadano con el objetivo
de unificar las encuestas de las diferentes áreas de servicio.
5.4 Gestión de Museos
Para este último reporte de indicadores el área de Museología reporta sus avances haciendo
énfasis que el incumplimiento del indicador así como durante el segundo trimestre evidenció un
avance bajo, se ha recuperado un poco y se subsanará en el período restante del daño y
mencionan que se ha avanzado por encima de la meta planeada en el indicador 3.
Macro
proceso Proceso Nombre del indicador
Rango de
desempeño
Cumplimiento por
proceso
MIS
ION
AL
ES
MU
SE
OL
OG
ÍA
1. Museología 100%
Acumulado
100.6%
2. Investigación de colecciones 105%
Acumulado
3. Exposiciones realizadas 100%
4. Conservación: Piezas sometidas a
procesos de conservación preventiva
100%
Acumulado
5. Conservación: Estados de
conservación (elaboración)
100%
Acumulado
6. Registro Colecciones
Los procedimientos de registro se han
postergado e iniciarán durante el tercer
trimestre del año, debido a las actividades
de desmontaje y montaje de las
exposiciones realizadas en 2015.
100%
Acumulado
7. Comunicación Educativa: Visitas
guiadas
100%
Acumulado
8. Comunicación Educativa: Visitantes
100%
Acumulado
16
6. PROCESOS DE EVALUACIÓN
Tabla No. 6 Reporte de Indicadores de Procesos de Monitoreo, Control y Evaluación
El equipo de Control Interno continúa con la difusión de la cultura de auto-control mediante las
actividades realizadas y las 3 auditorías adelantadas que en general se han enfocado en la
valoración del riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la
cultura del control y relación con los entes externos, lo anterior con el fin de asesorar a la
dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes
establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las
metas y objetivos previstos planteando las recomendaciones relacionadas con la aplicabilidad
de las normas vigentes y los temas relacionados al Sistema de Control Interno.
Por su parte el proceso de Control Interno Disciplinario indica que se han atendido, asistido y
sustanciado todas las quejas, en pro de los intereses Institucionales. Aunque veamos que el
indicador de evacuación de procesos marca un nivel bajo de cumplimiento esto se debe a que
este indicador depende de que los procesos estén sujetos al procedimiento de la Ley 734 de
2002 y a los cambios de subdirección y temas procedimentales, razón por la cual no se dio
terminación a ningún proceso.
17
Macro
proceso
Proceso Subproceso Nombre del indicador Rango de
desempeño
Cumplimiento
por proceso
PR
OC
ES
OS
DE
MO
NIT
OR
EO
, C
ON
TR
OL
Y
EV
AL
UA
CIÓ
N
CO
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RO
L I
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NO
DE
LA
GE
ST
IÓN
CO
NT
RO
L Y
EV
AL
UA
CIÓ
N
1. Porcentaje de cumplimiento del Plan
Auditorias
70%
Se encuentra
pendiente la
entrega de
informes definitivo
de la auditoria de
y preliminar de la
auditoría al
proceso editorial.
Se encuentra
pendiente la
entrega de
informes definitivo
de la auditoria de
y preliminar de la
auditoria al
proceso editorial.
2. Elaboración de Informes de Auditoria 50%
3. Atención a las observaciones dadas
por la Contraloría N.A
No se
suscribieron
formalmente
planes de
mejoramiento en
la vigencia.
CO
NT
RO
L I
NT
ER
NO
DIS
CIP
LIN
AR
IO
CO
NT
RO
L I
NT
ER
NO
DIS
CIP
LIN
AR
IO
1. Oportunidad en la atención a quejas 100% N.A
2. Evacuación de procesos
N.A
Indicador
de corte
semestral
no se mide
avance en
este corte
El indicador está
formulado para
evaluar lo
desarrollado
durante el 2016,
se deberá
actualizar con el
grupo de
Planeación.
18
7. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
El seguimiento a la ejecución presupuestal se ha efectuado de maneras diversas y en distintos
niveles para lograr las metas establecidas tanto en el Plan Anual de Adquisiciones, Plan
Contractual así como en la programación de las metas presupuestales PAC. La revisión se
realiza de forma periódica en el marco del Equipo de apoyo al Plan Anual de Adquisiciones
conformado por Gestión Financiera, Gestión Contractual y Planeación en acompañamiento de
la Subdirección Administrativa y Financiera; a corte del 31 de diciembre.
La situación de ejecución presupuestal es la siguiente para los presupuestos de inversión y
funcionamiento
Cuadro Ejecución presupuestal - presupuesto de inversión 2017
Identificación del proyecto de
Inversión
Presupuesto
asignado
Apropiación
reducida Apropiación final Presupuesto obligado
Adecuación, mejoramiento,
mantenimiento, dotación y control
arquitectónico de las sedes del
Instituto Caro y Cuervo en la
ciudad de Bogotá y en el municipio
de Chía
$ 800.000.000 $ 0,00 $800.000.000 $799.901.183,56
Adquisición de obras para la
biblioteca y de equipos para el
funcionamiento y modernización
de la imprenta y los procesos
misionales y de apoyo a nivel
nacional
$800.000.000 $0.00 $800.000.000 $787.745.799,86
Investigación , edición y
divulgación de los trabajos del
Instituto en las áreas de
lingüística, literatura y semiótica a
nivel nacional
$3.643.000.000 $0.00 $3.643.000.000 $3.596.982.996,33
Investigación , edición y
divulgación de los trabajos del
Instituto en las áreas de
lingüística, literatura y semiótica a
nivel nacional (propios)
$35.952.597 $0.00 $35.952.597 $35.952.597
Fortalecimiento del desarrollo
institucional del Instituto Caro y
Cuervo a nivel nacional
$130.000.000 $0.00 $130.000.000 $129.999.998
Presupuesto de inversión $ 5.408.952.597 $0.00 $ 5.408.952.597 $ 5.350.582.574,75
Presupuesto total 2017
Descripción Apropiación
Inicial
Adicionada Reducida Vigente Obligación
Funcionamiento $ 6.664.437.535 $ 721.975.864 $ 420.964.577 $ 6.965.448.822 $ 6.915.035.811
Inversión $ 5.408.952.597 $ 0,00 $ 0.00 $ 5.408.952.597 $ 5.350.582.574
Total $12.073.390.132 $ 721.975.864 $420.964.577 $ 12.374.401.419 $ 12.265.618.386
19
Para ver la ejecución presupuestal acumulada con corte al 31 de diciembre de 2017, ver el
siguiente enlace: http://www.caroycuervo.gov.co/Transparencia/52-ejecucion-presupuestal-
historica-anual#1.
Para ver Los Estados financieros con corte a diciembre 31 de 2017, ver el siguiente enlace:
http://www.caroycuervo.gov.co/Transparencia/53-estados-financieros#1.
Para ver en detalle la ejecución puede consultarla en el siguiente vínculo electrónico:
http://www.caroycuervo.gov.co/Transparencia/52-ejecucion-presupuestal-historica-anual#1 o en
el archivo Anexo 3 Ejecución presupuestal detallada.
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8. OBSERVACIONES GENERALES
Las áreas de la entidad que cuentan con indicadores activos, realizaron el reporte
correspondiente al cuarto trimestre del 2017. La consolidación del reporte se llevó a cabo en el
mes de enero de 2018 y a continuación se señalan algunas de las principales observaciones a
los reportes entregados.
Un llamado de atención sobre el Indicador No. 2 de Formación ”Procesos de
Autoevaluación” de la Facultad Seminario Andrés Bello que presenta un bajo nivel de
cumplimiento frente a sus procesos de autoevaluación y renovación del registro
calificado de las maestrías en Literatura y cultura y la maestría en Lingüística. Se debe
atender con prontitud el levantamiento del procedimiento de autoevaluación y la
recolección de información para la autoevaluación del programa de maestría en
lingüística. Este indicador baja el promedio de los demás indicadores del proceso de
formación.
Se hace llamado de atención al encargado de Gestión Jurídica pues no se presentó el
reporte correspondiente al último período de evaluación de la vigencia. Esta situación
se debe subsanar durante el primer trimestre del año, aclarando el seguimiento a las
actividades del área.
Adicionalmente se presentó una solicitud de modificación al Plan de Acción Anual
correspondiente al indicador de Educación Continua pues con la puesta en marcha de
dos procesos de selección para las cohortes de los Diplomados en latín y griego se
cambia la meta establecida para la vigencia.
Se mantienen las alertas que llaman a la pronta implementación de puntos de control y
atención de parte de las Subdirecciones y la Dirección frente al proceso de Gestión
Documental el cual es transversal a la entidad, pues se requiere la pronta
implementación del Programa de Gestión Documental para iniciar con la organización
que requiere la entidad y así dar cumplimiento a los preceptos de la Ley 1712 de 2014
(ley de transparencia), ley 594 de 2000 y la atención a las directrices de la estrategia de
Gobierno en línea pues el incumplimiento de normatividad para el caso de la
implementación del Programa de Gestión Documental es causante de la posible pérdida
de documentos e información con la probabilidad de generar poca confiabilidad e
integridad de la información disponible del Instituto. De acuerdo a lo mencionado en el
apartado 4.5 de este informe se recomienda surtir un Plan de Mejora durante el 2018
con el objetivo de atender con prioridad dichas actividades que se encuentran en
rezago.
Con el objetivo de atender las solicitudes de las áreas que requieren cambios y
reformulación en sus indicadores de gestión, el grupo de planeación abrirá calendario
durante el primer trimestre del año 2018 para organizar las variables y trabajar en la
reconstrucción y diseño de los indicadores profundizando las categorías de los mismos
y evaluando el cumplimiento de los objetivos institucionales a través de sus diversas
dimensiones eficiencia, economía, eficacia y calidad con el objetivo de llevar la
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información con la mayor calidad posible a nuestros grupos de interés.
Nota:
Si desea consultar a detalle la información de los Indicadores reportadas por las áreas ver
Anexo 1. Tablero de indicadores de gestión cuarto trimestre
9. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LAS ÁREAS
Se mantienen las recomendaciones que se han venido informando a lo largo del año por el
Grupo de Planeación en los informes de seguimientos trimestrales y en las reuniones de
Comité de Desarrollo Administrativo respecto al desempeño de los diferentes procesos
adicional a estas recomendaciones se efectuará la actualización de los indicadores para la
vigencia 2018, articulando a las actividades plasmadas en el Plan de Acción de la misma
vigencia.
Los líderes de proceso deben tener presente el cronograma de reporte de indicadores
trimestral establecido desde inicios de la vigencia para organizar su esquema de
reportes internos pues la demora en el informe de un área causa retraso en la
compilación y reporte general de la entidad, por este motivo la información que no
llegue en los plazos establecidos será reportada con avance cero (0) para indicadores
ponderados o el último avance reportado para indicadores acumulados del año.
Con el fin de garantizar la cultura del mejoramiento continuo al interior del Instituto,
después de realizar la medición de los indicadores los líderes de los procesos junto con
sus grupos de trabajo deben realizar el análisis de datos de los resultados e
implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y de ser
necesario la modificación de los indicadores que así ́lo requieran.
Los resultados deben ser socializados en cada una de las dependencias responsables
del proceso, al igual las acciones de mejora.
Los indicadores de proceso deben venir acompañados del respectivo análisis de datos,
si el resultado fue de cumplimiento explicar las estrategias y actividades para ese buen
resultado, si estuvo en zona de alerta que faltó para lograr el cumplimiento y si se ubicó
en zona de alerta cual fue la causa raíz para ese mal desempeño.
Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y
archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores. Adicionalmente
deben estar disponibles para efectos de auditoría.
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La oficina de Planeación enviará a principios de la vigencia el cronograma de reporte y
previo a cada medición los recordatorios respectivos para realizar las mediciones
trimestrales, también comunicará los cambios en los formatos y procedimiento de
reporte que tengan lugar.
A partir de la primera medición de 2018 se intensificarán las acciones de revisión de los
reportes que se envíen al Grupo de Planeación con el objetivo de organizar el
repositorio único de información institucional y oficializar la información institucional
mediante un solo canal con diferentes puntos de validación de la misma, lo anterior con
el fin de garantizar la fidelidad de la misma.
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6. EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS POR OBJETIVOS DE CALIDAD A DICIEMBRE 2017
El acumulado promedio de acuerdo a los objetivos de calidad relacionados a los Indicadores de
gestión presenta la ejecución de acuerdo a la siguiente tabla.
Rango Estado del Avance
Proponer políticas para proteger la diversidad lingüística de la nación.
N.A
Fortalecer la oferta académica del Instituto Caro y cuervo. INSATISFACTORIO 100% Acumulado
Fomentar la investigación del patrimonio lingüístico. SATISFACTORIO 99.4% Acumulado
Crear estrategias de comunicación que faciliten la divulgación de
los productos y servicios del Instituto Caro y Cuervo. ACEPTABLE 98.18% Acumulado
Actualizar los procesos del Instituto Caro y Cuervo de acuerdo
con sus necesidades.
INSATISFACTORIO 50% Ponderado
INSATISFACTORIO 88.19% Acumulado
Propender por la excelencia administrativa y financiera.
INSATISFACTORIO 86.7% Acumulado
SATISFACTORIO 99.5% Ponderado (Excluyendo Gestión Documental)