informe de indicadores de gestion 2015 · el cumplimiento de las metas para el primer semestre de...
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INFORME DE
INDICADORES DE
GESTIÓN PRIMER
SEMESTRE 2015
OFICINA DE PLANEACIÓN
2015
INSTITUTO CARO Y CUERVO
INFORME SEMESTRAL
JULIO/2015
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INTRODUCCIÓN
Con el objeto de realizar un seguimiento a la gestión del Instituto, se realiza el presente
informe sobre el desempeño a partir de los indicadores de gestión durante el primer
semestre del año 2015, revisando su cumplimiento para cada uno de los procesos y de
acuerdo al objetivo estratégico que apunta cada indicador así como su clasificación en
cuanto a la eficiencia, eficacia y efectividad; los datos presentados han sido reportados
a la oficina de planeación de acuerdo al cronograma definido para esta vigencia y bajo
los formatos establecidos.
1. METODOLOGÍA
El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y
se mide por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por las
dependencias que desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la
entidad permitiendo determinar el porcentaje de avance o cumplimiento, el resultado
acumulado al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con
respecto a la programación establecida por los ejecutores o responsables de cada
indicador.
La importancia de la medición parte del entendido en que existe un vínculo entre ésta y
la planeación institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan
las actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a
través de la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar
hechos en tiempo real, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.
La información de cada una de las áreas es recibida por el profesional de planeación a
través de los informes trimestrales de seguimiento, luego se consolidan los datos de
cada uno de los indicadores en las tablas de control general en donde se identifican y
se asocian a los objetivos específicos, a los procesos de la entidad, y a sus
dependencias; este informe se consolida semestralmente para el seguimiento y se
debe presentar anualmente a la Dirección del Instituto como insumo para la revisión del
Sistema de Gestión de Calidad, y del Modelo Estándar de Control Interno y debe
determinar los avances de la ejecución física de la Entidad y establecer las causas o
impedimentos en el cumplimiento con el fin de adelantar acciones correctivas,
preventivas y de mejora que permitan alcanzar los resultados planificados.
Para evaluar la gestión general de la entidad se estableció un criterio de calificación
con los líderes de cada uno de los de los procesos que hacen parte de la gestión
institucional de la Entidad que se enmarcan en los ejes Estratégico, Misional, de Apoyo,
Evaluación y control, con pesos ponderados de acuerdo con la incidencia de cada uno,
en el cumplimiento de los objetivos institucionales, tal como se ilustra en las tablas de
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resultados más adelante.
El cumplimiento de las metas para el primer semestre de 2015 en general ha sido satisfactorio, sin embargo se realizan aclaraciones pertinentes para algunos indicadores correspondientes a algunos proceso.
Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que no son de corte acumulado, se tienen en cuenta los siguientes intervalos al final de la vigencia.
Rango Interpretación Estado del Avance
Menor a 70 % Insatisfactorio
Mayor o igual a 70 % y menor a 85 % Aceptable
Mayor o igual a 85 % Satisfactorio
Para esta medición semestral los rangos de medición son los siguientes
Rango Interpretación Estado del Avance
Menor a 35 % Insatisfactorio
Mayor o igual a 35 % y menor a 42,5 % Aceptable
Mayor o igual a 42,5 % Satisfactorio
Igualmente se debe tener en cuenta que hay dos tipos de indicadores
Tipo de indicador Características
Avance acumulado
Aplica para los indicadores ya identificados en la matriz de seguimiento y su valor corresponde al avance acumulado desde el trimestre anterior, este valor se puede modificar durante el último período reportado. De acuerdo al esquema establecido para el cálculo del avance acumulado se usa siguiente fórmula:
Fórmula = Avance Acumulado a la vigencia anterior + Avance de la vigencia actual
El objetivo del comportamiento del indicador es acumular entre períodos reportados.
Ponderado Corresponde al peso del indicador dentro del total de las mediciones del mismo; la suma de las ponderaciones de estos indicadores debe ser igual a 100%.
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2. EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO
En el mapa de procesos de la entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en
cuatro macro procesos:
Estratégicos
Misionales
Apoyo
Control y evaluación
A continuación se describe por proceso el comportamiento tanto cualitativo como
cuantitativo de los indicadores de gestión durante lo transcurrido del año 2015
reflejando la evaluación de la Gestión del Instituto Caro y Cuervo.
PROCESOS ESTRATÉGICOS
En el macro proceso estratégico de la entidad se reúnen los indicadores de
Direccionamiento Estratégico, aportados por el grupo de Planeación y Sistemas
(Planeación, gestión de calidad, gestión ambiental y sistemas), así como la Oficina de
Comunicaciones y Prensa. (Ver tabla No. 1).
Son dieciséis (16) los indicadores correspondientes a éste tipo de proceso, evaluados
en el semestre. El resultado de estos procesos fue satisfactorio ya que para las
actividades de direccionamiento estratégico (Planeación) se contó con un logro del
62,6% acumulado a los dos primeros trimestres del año y un 66,5% para las
actividades de Gestión de Calidad. Es muy importante señalar que en lo relacionado a
las actividades de gestión ambiental se debe tener en cuenta que aunque el PIGA se
constituye como un instrumento de planeación y que se encuentra adscrito a la Oficina
Asesora de Planeación y Sistemas, su diseño, implementación y evaluación dependen
de la Subdirección Administrativa y Financiera, debido a su carácter normativo y de
aplicación institucional, lo cual le permite interactuar con las demás, buscando generar
compromiso frente a la ejecución de acciones orientadas a garantizar adecuadas
condiciones ambientales para el desarrollo de las funciones misionales del Instituto.
Dentro de las actividades programadas para el 2015 se ha avanzado en un 65%
(acumulado), haciendo salvedad de la importancia de redefinir el Plan de gestión
ambiental actualizando su montaje a las nuevas necesidades y proyecciones del
Instituto a corto y mediano plazo, la información de respaldo que sustenta la medición
de estos indicadores reposa en los computadores del área y se evidencia en el
cumplimiento y publicación de los seguimientos y las actualizaciones respectivas en las
plataformas de seguimiento a proyectos y en la web institucional.
Para el proceso de Comunicaciones se logró un 100% de avance ponderado para
gestión de eventos y difusión de las actividades realizadas por el Instituto así como el
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diseño de las piezas comunicativas. Finalmente los indicadores del área de Sistemas
presentan un nivel satisfactorio de cumplimiento y reflejan las acciones de mejora que
se vienen implementando en aras de proteger la información institucional bajo
estándares de seguridad y calidad.
En general el promedio de cumplimiento de este macro proceso alcanzó un
cumplimiento global de 84,79% como indicador satisfactorio de la gestión semestral.
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Tabla No. 1 Reporte de Indicadores de Direccionamiento Estratégico
Macro proceso
Proceso Nombre del indicador Resultado Rango de desempeño
Cumplimiento por proceso
DIR
EC
CIÓ
N E
ST
RA
TÉ
GIC
A
Pla
ne
ació
n In
sti
tucio
nal
1. Apoyo a las áreas y proyectos para la elaboración del Plan de Acción.
100%
62,6%
Satisfactorio
2.Seguimiento al Plan de Acción de las dependencias 50%
3. Elaboración de actividades para la rendicion de cuentas institucional
50%
4. Elaboración y presentación de los planes e informes dirigidos a entes de control.
63%
5. Seguimientos a los Proyectos de Inversión. 50%
Gesti
ó
n d
e
Calid
ad
1. Implementación del SGC-MECI 83% 66,5%
Satisfactorio 2. Mejoramiento del SIG
50%
Gesti
ón
Am
bie
nta
l
1. Actividades para la orientación e implementación del Plan de Manejo Ambiental en el Instituto Caro y Cuervo (La medición de este indicador garantizará actividades orientadas al mayor uso eficiente de materiales, insumos, agua, y energia, · La reduccion de los costos, mediante la reduccion del consumo, · La reduccion de los residuos y las emisiones, mediante la separacion de residuos y la planeacion en el uso de vehiculos para desplazamiento de funcionarios)
75%
67,5%
Satisfactorio
Nota: (Tener en cuenta la observación anteriormente mencionada, dónde la oficina de planeación recomienda)
2. Actividades divulgativas para el Manejo Ambiental 60%
7
Sis
tem
as
1. Gestionar los soportes relacionados con la atencion a funcionarios y contratistas, y la oportunidad en el soporte técnico sobre las terminales y aplicaciones de uso interno en el Instituto.
100%
Ponderado
97%
2. Implementación de las solicitudes para el mantenimiento preventivo y correctivo sobre las terminales de uso interno de la entidad (Actualización Hoja de vida de Equipos)
77%
Ponderado
3. Copias de Respaldo de la Información como actividad dentro del proceso de recuperacion de informacion
100%
Ponderado
4. Control periódico trimestral a las aplicaciones de la página web y a los elementos que garanticen la seguridad de la página web
100%
Ponderado
5. Campana de educacion tecnologica en tipos de impresion,
100%
Ponderado
Co
mu
nic
aci
on
es
1. Difusion 100%
2. Desarrollo de nuevos elementos de comunicaciones 100%
3. Gestión de eventos 100%
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PROCESOS MISIONALES
Aquí se pueden visualizar los indicadores correspondientes a los procesos misionales de la entidad, pertenecientes a los grupos de Investigaciones (a quienes se les dedica un capítulo aparte en el presente informe), al proceso de Formación Seminario Andrés Bello, la Gestión Editorial que contempla las actividades de la Imprenta Patriótica, el Programa ELE Colombia y la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni.
Vemos así que ponderando los resultados de los indicadores que se pueden apreciar en la Tabla No. 2 (Seminario Andrés Bello, Gestión Editorial y Programa ELE Colombia), se verifica que estos procesos alcanzan un cumplimiento del 51,8% quedando en el rango de desempeño satisfactorio hasta la fecha del 30 de junio1, donde sus resultados aquí mencionados fueron: 46% para la Gestión editorial reflejando principalmente una alerta sobre el uso y aprovechamiento de recursos, 75,7% para el Seminario Andrés Bello y un 21,5% para las actividades del Programa ELE.
Para lograr la medición de la Biblioteca debemos tener en cuenta que sus indicadores son medibles bajo criterios diferentes definidos por su grupo de trabajo tal y como lo veremos en la Tabla No. 3 y su descripción respectiva. De igual manera la gestión de los grupos de investigación se resalta en la Tabla No. 4 con su respectivo análisis del cumplimiento.
1 Nota: Se excluyen aquellos cuyas actividades inician en el segundo semestre del año
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Tabla No. 2 Reporte de Indicadores de Procesos Misionales
Macro proceso
Proceso Nombre del indicador Resultado Rango de desempeño
Cumplimiento por proceso
MIS
ION
AL
ES
GE
ST
ION
ED
ITO
RIA
L
1. Impresión de Proyectos Editoriales 40%
Acumulado
46%
Satisfactorio
2. Coediciones 50%
Acumulado
3. Publicaciones Electrónicas 10%
Acumulado
4. Cumplimiento de producción 100%
Acumulado
5. Aprovechamiento de recursos 1%
Acumulado
6. Participación en eventos divulgativos del libro 75%
Acumulado
SE
MIN
AR
IO A
ND
RÉ
S B
EL
LO
1. Cursos de extensión 43%
Acumulado
75,75%
Satisfactorio
2. Programa de becas ICC-MinCultura
100%
Acumulado
3. Mantenimiento del registro calificado de la Maestrías
80%
Acumulado
4. Actividades para lograr el nuevo registro calificado de la Maestría
80%
Acumulado
5. Estudiantes matriculados N.A Las matriculas y
el inicio de
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6. Relacion docentes estudiantes N.A
clases en las Maestrías será efectuado durante el segundo semestre de año.
MIS
ION
AL
ES
PR
OG
RA
MA
EL
E C
OL
OM
BIA
1. Diseño, formulacion, programación y realizacion de diplomados ELE (Presencial)
33%
Acumulado
21,5%
Insatisfactorio
Nota: El inicio de las actividades en el Diplomado Virtual se ha planteado para el segundo semestre del 2015. Aunque se han adelantado la solicitud de cotizaciones para la contratación de los expertos encargados del proceso de virtualización del Diplomado y se inició el proceso de contratación.
2. Diseño, formulacion, programación y realizacion de diplomados ELE (Virtual)
10%
Acumulado
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Como se mencionó anteriormente, los indicadores para la biblioteca cuentan con un formato de medición diferente a los
de las demás áreas del Instituto pues aquí se debe medir la adquisición de material bibliográfico con un indicador
porcentual acumulado similar a los demás de la entidad, pero con un segundo indicador que mide la calidad en la
prestación del servicio medible a partir de las estadísticas, la consulta en sala y los préstamos externos con un rango de
cumplimiento entre 2% y 5% del material disponible, vemos así que el resultado para el segumento al primer semestre de
este indicador se encuentra un punto por debajo de la meta establecida que es de 3% aun cuando el indicador se
encuentra un punto por debajo de la meta, se mantiene en límite inferior del rango establecido reflejando un nivel de
cumplimiento aceptable.
La medición del indicador en el período comprendido entre los meses de enero y junio arroja un porcentaje del 2% y al
igual que las otras áreas misionales refleja una gestión ponderada de carácter satisfactorio como podemos ver en la
siguiente tabla. La información de respaldo de estos indicadores se encuentra en el Formato ficha de Indicadores donde
se registra el seguimiento realizado a las diferentes áreas durante el 2014 y los documentos enviados por las áreas a la
oficina de Planeación. El indicador de medición de satisfacción de los usuarios se mide tras la ponderación de las
encuestas recogidas anualmente por lo tanto este no refleja aplicabilidad para este período evaluado.
Tabla No. 3 Reporte de Indicadores de la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni
Macro proceso
Proceso Nombre del indicador Resultado Rango de desempeño
Cumplimiento por proceso
MIS
ION
AL
ES
BIB
LIO
TE
CA
JO
SÉ
MA
NU
EL
RIV
AS
SA
CO
NN
I
1. Adqusición de Material Bibliográfico
90%
Acumulado
2. Prestación del Servicio En el primer semestre el indicador se encuentra un punto por debajo de la meta establecida; aun cuando el indicador se encuentra un punto por debajo de la meta, se mantiene en límite inferior del rango establecido
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Éste indicador no es de carácter porcentual
3. Satisfacción de usuarios N.A
Este indicador se medirá a finalizar la vigencia
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Tabla No. 4 Reporte de Indicadores de los Proyectos de Investigación:(El reporte de
los Indicadores de Gestión de los grupos de investigación se presenta en archivo adjunto denominado: INFORME DE INDICADORES DE INVESTIGACIONES PRIMER SEMESTRE
PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo cuentan con 33 indicadores asociados a sus diferentes actividades. El proceso con mayor número de indicadores es el de Gestión Financiera la cual se divide en tres subprocesos que corresponden a Presupuesto con cumplimiento de 56,6% en la planeación y ejecución presupuestal (teniendo en cuenta que este indicador es de medición acumulada teniendo un rango satisfactorio de cumplimiento) aparece una pequeña alarma tras la proyección del presupuesto de ingresos con un indicador que señala cumplimiento insatisfactorio con un valor ubicado sobre el límite de cumplimiento, la tesorería con un cumplimiento de 96,2% en ejecución de PAC y contabilidad con 100%.
Por su parte Gestión del Talento Humano refleja un cumplimiento promediado de 83,4% en sus indicadores reflejando una gestión satisfactoria.
En cuanto a las particularidades como la presentada por el grupo de Recursos físicos que actualmente se encuentra en reorganización de sus procesos administrativos no presenta su respectivo reporte de indicadores para este semestre, situación que debe ser enmendada en la próxima medición la cual tendrá curso en el mes de Octubre allí se presentará la gestión para el período acumulado del 2015.
Gestión Documental también presenta una situación particular dentro de la medición de sus indicadores, en primer lugar a petición de la coordinadora del grupo tras la medición del primer trimestre solicitó una reconfiguración de sus indicadores la cual tuvo lugar en el mes de Julio los mismos serán tenidos en cuenta a partir del segundo semestre del 2015, por dichas razones los indicadores asociados al cumplimiento del Programa de Gestión Documental no tienen medición pues aún no se ha dado inicio a las Transferencias Documentales y la implementación de las Tablas de Retención enviadas a convalidación por parte del Archivo General de la Nación. Las demás actividades cotidianas del grupo de Gestión Documental como lo son recepción de documentos, asesorías, consultas e inventarios se cumplieron satisfactoriamente de acuerdo a lo reportado en los indicadores.
El Proceso de Gestión Contractual cuenta con un desempeño satisfactorio de un 100% en su gestión al igual que la Gestión Jurídica que reporta un seguimiento oportuno a los procesos en curso indicando un 100% de cumplimiento en los procesos judiciales atendidos durante lo transcurrido del año 2015.
Podemos ver señales de alarma que llaman a la pronta implementación de procedimientos de control en el proceso de Recursos Físicos para los cuales se han venido realizando mejoras que se están atendiendo desde la misma Subdirección Administrativa igualmente la implementación del Programa de Gestión Documental que requiere una pronta implementación para iniciar con la organización documental que requiere la entidad y así dar cumplimiento a los preceptos de la Ley 1712 de 2014 o ley de transparencia, ley 594 de 2000 y la atención a las directrices de la estrategia de Gobierno en línea.
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Tabla No. 5 Reporte de Indicadores de Procesos Misionales
Macro proceso
Proceso Subproceso Nombre del indicador Resultado Rango de
desempeño
Cumplimiento
por proceso
PR
OC
ES
OS
DE
AP
OY
O
GE
ST
IÓN
FIN
AN
CIE
RA
PR
ES
UP
UE
ST
O
1. Planeación del Presupuesto Gastos
42%
Acumulado
56,6%
Satisfactorio
2. Planeación del Presupuesto Ingresos
34%
Acumulado
3. Control de Presupuesto Obligaciones
45%
Acumulado
4. Control de Presupuesto Compromisos
64%
Acumulado
5. Ejecución del Rezago presupuestal (Reservas presupuestales)
55%
Acumulado
6. Ejecución del Rezago presupuestal (Cuentas por pagar)
100%
Acumulado
PR
OC
ES
OS
DE
AP
OY
O
GE
ST
IÓN
FIN
AN
CIE
RA
TE
SO
RE
RIA
1. Porcentaje de PAC ejecutado Vigencia; Gastos de Personal
93,3%
Ponderado
96,26%
Satisfactorio 2. Porcentaje de PAC ejecutado
Vigencia; Gastos Generales 96,7%
14
Ponderado
3. Porcentaje de PAC ejecutado; Vigencia Inversion
91,3%
Ponderado
4. PAC ejecutado rezago
100%
Ponderado
5. PAC ejecutado de las cuentas por pagar
100%
Ponderado
PR
OC
ES
OS
DE
AP
OY
O
GE
ST
IÓN
FIN
AN
CIE
RA
CO
NT
AB
ILID
AD
1. Consolidación de la información contable
100%
Ponderado
100%
2. Estados Financieros
100%
Ponderado
3. Presentación de Informes externos
100%
Ponderado
4. Efectividad de obligaciones tributarias
100%
Ponderado
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Macro proceso
Proceso Nombre del indicador Resultado Rango de
desempeño Cumplimiento por proceso
PR
OC
ES
OS
DE
AP
OY
O
TA
LE
NT
O H
UM
AN
O
1. Cumplimiento Plan de Salud Ocupacional
72,22%
Acumulado
83,43%
Satisfactorio
2. Cumplimiento del Plan Institucional de Bienestar social e incentivos
87,50
Acumulado
3. Cumplimiento del Plan Anual de Capacitación
75%
Acumulado
4. Solicitudes y certificaciones atendidas
99%
Ponderado
RE
CU
RS
OS
FÍS
ICO
S 2. Inventario elementos devolutivos del almacén
3. Traslado de Inventarios
PR
OC
ES
OS
DE
AP
OY
O
GE
ST
IÓN
DO
CU
ME
NT
AL
1. Recepción y radicacion para el control de documentos
100%
Ponderado
100% 2. Asesorías para el manejo del Programa de gestión Documental Organización y actualización de las tablas de retención
100%
Ponderado
3. Transferencias Documentales N.A
16
4. Inventarios Documentales
100%
Ponderado
5. Consultas
100%
Ponderado
G
ES
TIÓ
N
CO
NT
RA
C
TU
AL 1. Gestión Contractual del Instituto
100%
Ponderado
100%
GE
ST
IÓN
JU
RÍD
ICA
1. Control de vencimiento de términos
100%
Ponderado
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PROCESOS DE MONITOREO, CONTROL Y EVALUACIÓN
Tabla No. 6 Reporte de Indicadores de Procesos de Monitoreo, Control y Evaluación
La Oficina de Control Interno continúa con la difusión de la cultura de auto control mediante las auditorías realizadas durante el segundo semestre de 2014 y el primer semestre de 2015 en las dependencias señaladas tanto en la ficha de seguimiento a indicadores como en el informe pormenorizado de Control Interno, lo anterior con el fin de socializar y plantear las recomendaciones relacionadas con la aplicabilidad de las normas vigentes y los temas relacionados al Sistema de Control Interno lo anterior sustenta un cumplimiento ponderado de 54,75% de cumplimiento acumulado para el proceso de Control Interno de la Gestión.
Por su parte en el proceso de Control Interno Disciplinario se han atendido, asistido y sustanciado todas las diligencias judiciales, en pro de los intereses del Instituto Caro y Cuervo. No se ha vencido ningún término. Lo que refleja un cumplimiento de 100% aunque vemos en el indicador de procesos finalizados marca un nivel bajo de cumplimiento esto se debe a que este inidicador tiene una periodicidad anual.
Macro proceso
Proceso Subproce
so Nombre del indicador Resultado
Rango de desempeño
Cumplimiento por proceso
PR
OC
ES
OS
DE
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CO
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CO
NT
RO
L Y
EV
AL
UA
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N
1. Porcentaje de cumplimiento del Plan Auditorias
66%
Acumulado
71,25%
2. Elaboracion de Informes de Auditoria
52%
Acumulado
3. Atención a las observaciones dadas por la Contraloría
97%
Acumulado
4. Control posterior
70%
Acumulado
18
CO
NT
RO
L IN
TE
RN
O
DIS
CIP
LIN
AR
IO
CO
NT
RO
L IN
TE
RN
O
DIS
CIP
LIN
AR
IO
1. Tramite de quejas
100%
Ponderado
50%
2. Procesos finalizados
Este indicador tiene una periodicidad anual debido a los tiempos de los procesos vigentes pues están sujetos al procedimiento de la Ley 734 de 2002.
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3. OBSERVACIONES DE LAS ÁREAS
Quince (15) áreas de la entidad, reportaron los indicadores de gestión que debían ser
reportados para el primer semestre de 2015. Sobre los indicadores reportados, algunas
dependencias presentaron dificultades con dicho reporte, y ante esto ellas manifestaron
lo siguiente a lo cual el área de planeación dio tratamiento respectivo de acuerdo a sus
solicitudes:
Control Interno Disciplinario: presenta la siguiente observacion: Que el indicador no
arroja el resultado esperado, por cuanto los trámites establecidos en la Ley 734 de
2002 y la práctica de las pruebas y notificaciones, alarga de alguna manera los
procedimientos lo cual ya no refleja la gestión del Instituto pues depende de factores
externos que afectan los procesos allí tratados`. El tratamiento que se da es medir
este indicador con una periodicidad anual, pero reportando avances trimestrales.
Gestión Documental: se estableció una nueva configuración a los Indicadores de
gestión abriendo paso a la implementación del Programa de Gestión Documental y a
una medición más oportuna teniendo en cuenta tiempos de respuesta
Programa ELE: se replantearon los Indicadores teniendo en cuenta las actividades
programadas para el 2015 presentando así una medición mas amplia que contempla
las actividades que se han ido incorporando a su gestión las cuales representan
ejecución de esfuerzos y recursos.
Proyectos de investigación: se ha venido trabajando en un proceso de seguimiento más
oportuno dadas sus dinámicas diferentes a las administrativas. De esta manera se
trabaja actualmente con el área investigativa con el objetivo de establecer un
procedimiento de reporte que logre articularse a los indicadores que los mismos
reportan a Colciencias a través de la plataforma ScienTI y CvLAC (Currículum Vitae de
Latinoamérica y el Caribe) pues normalmente con los indicadores actuales que por
facilidad técnica y de reporte se han articulado al cumplimiento del Plan de Acción y
éstos no logran reflejar 100% en la ejecución de sus actividades puesto que algunas de
ellas se re contemplan teniendo mayor impacto en el desarrollo del proyecto y varían
dependiendo de los intereses pero sin obtener una mejor calificación en la gestión.
Seminario Andrés Bello: para los indicadores asociados a las Maestrías es importante
reiterar que la apertura de los programas académicos se tiene planteada para el
segundo semestre de la vigencia 2015.
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4. RECOMENDACIONES GENERALES
Con el fin de garantizar la cultura del mejoramiento continuo al interior del Instituto,
después de realizar la medición de los indicadores los líderes de los procesos junto con
sus grupos de trabajo deben realizar el análisis de datos de los resultados e
implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y de ser
necesario la modificacion de los indicadores que así lo requieran.
Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y
archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores. Adicionalmente
deben estar disponibles para efectos de auditoría.
De acuerdo con el formato establecido para el seguimiento y medición a través de
indicadores se debe tener en cuenta que todos los reportes de indicadores de gestión
deben venir acompañados del respectivo análisis de datos como herramienta de control
y en caso de que el reporte sea aceptable o insatisfactorio, pueda usarse para la toma
de decisiones e implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora.
Con el fin de implementar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora es
necesario que los procesos apliquen su respectivo plan de mejoramiento por procesos -
acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora establecido en el SIG.
Estas acciones de mejora adelantadas deben ser socializadas en cada una de las
dependencias responsables del proceso, los documentos soportes deben estar
disponibles para efectos de auditoría.