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Presentado por: FERNANDO ANDRADE RUIZ
GERENTE
IPIALES, AGOSTO 2018
Página 0
INFORME DE GESTION
2017-2018
1
TABLA DE CONTENIDO
1 INTRODUCCION ................................................................................................................... 3
2 INFORME DE GESTION ............................................................................................................................. 4
2.1 GESTIÓN ESTRATÉGICA .....................................................................................................................................4
2.1.1 MISIÓN ............................................................................................................................. 4
2.1.2 VISIÓN........................................................................................................................................ 5
2.1.3 POLÍTICA DE CALIDAD ........................................................................................................................ 5
2.1.4 PRINCIPIOS CORPORATIVOS ............................................................................................................. 5
2.1.5 INFORMACIÓN GENERAL ................................................................................................................... 8
2.1.6 COMPOSICIÓN ACCIONARIA ............................................................................................................. 8
2.1.7 ESTRUCTURA ORGANICA ................................................................................................................ 10
2.1.8 MAPA DE PROCESOS ........................................................................................................................ 11
2.1.9 MODELO DE DESARROLLO EMPRESARIAL .............................................................................................. 12
2.2 GESTION TECNICA ................................................................................................................................ 13
2.2.1 GESTIÓN SERVICIO DE INTERNET .............................................................................................................................................. 13
2.2.2 AVANCES EN EL SISTEMA DE FACTURACION ................................................................................. 19
2.2.3 PUBLICIDAD EN PANTALLAS ........................................................................................................... 19
2.3 GESTION COMERCIAL .......................................................................................................................... 21
2.3.1 ESTRUCTURA DEL NEGOCIO. .......................................................................................................... 22
2.3.2 PENETRACIÓN EN EL MERCADO DE TIC EN IPIALES ...................................................................... 22
2.3.3 MEJORAMIENTO EN PROCESOS DE ATENCIÓN AL CLIENTE ............................................................ 24
2.3.4 PROYECCIÓN DE VENTAS .................................................................................................................... 24
2.4 GESTION FINANCIERA ......................................................................................................................... 26
2.4.1 INTEGRACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS A TRAVÉS DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN CONTABLE ........................................................................................................................... 26
2.4.2 APLICACIÓN DE SANEAMIENTO CONTABLE Y DEPURACIÓN DE CARTERA ................................ 26
2.4.3 OBLIGACIONES DE DEPURACIÓN .............................................................................................................................................. 29
2.4.4 GESTIÓN DE COBRO ..................................................................................................................................................................... 30
2.4.5 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LAS FACILIDADES DE PAGO .................................................................................... 30
2.4.6 GESTIÓN DE SEGUIMIENTO ACUERDOS DE PAGO ............................................................................................................... 31
2.4.7 PROYECTO DE ADICIÓN ............................................................................................................................................................... 31
2.4.8 ANALISIS FINANCIERO ULTIMOS CUATRO AÑOS .......................................................................... 31
2.4.9 PROTOCOLO DE ATENCIÓN AL USUARIO ................................................................................................................................ 33
2.4.10 ESTRATEGIAS PARA LA GESTIÓN DE CARTERA ..................................................................................................................... 34
2.4.11 DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIONES INTRA Y EXTRA INSTITUCIONAL
INCENTIVOS .................................................................................................................................................... 35
2.4.12 APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE
NECESIDADES.............................................................................................................................................................. 35
2.4.13 ESTUDIO DE NECESIDADES Y DIAGNOSTICO ............................................................................... 36
2.4.14 INCENTIVOS ..................................................................................................................................... 37
2.4.15 MEJORAMIENTO CONTINÚO EN PROCESOS DE TALENTO HUMANO ........................................................................... 40
2
2.4.16 INDUCCION Y REINDUCCION ......................................................................................................... 41
2.4.17 INVENTARIO FÍSICO LEVANTADO Y SISTEMATIZADO ................................................................ 41
2.4.18 DOCUMENTACIÓN Y EJECUCIÓN DE PLAN DE PAGOS................................................................ 42
2.4.19 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ............................................................ 42
2.4.20 SEGUIMIENTO Y MONITOREO A ACCIONES DEFINIDAS DESDE EL COMPONENTE
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ................................................................................................................ 43
2.4.21 GESTIÓN OFICINA DE ARCHIVO DE 2018 ...................................................................................... 43
2.4.21.1 DISEÑO Y EJECUCIÓN DE RENDICIÓN DE CUENTAS EN CUMPLIMIENTO CON EL COMPONENTE DEL PLAN
ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO .................................................................................................................................... 44
2.4.22 ASPECTOS FINANCIEROS POSITIVOS ...................................................................................................................................... 44
2.5 GESTION DE PROCESOS ...................................................................................................................... 46
2.5.1 JEFATURA DE PLANEACION ....................................................................................................................................................... 46
2.5.2 JEFATURA JURÍDICA..................................................................................................................................................................... 48
2.5.3 JEFATURA DE CONTROL INTERNO ............................................................................................................................................ 51
2.5.4 CONTROL INTERNO CONTABLE ...................................................................................................... 56
2.5.5 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL ................................................................................... 57
3 PROYECTOS EJECUTADOS ................................................................................................................................ 58
3.1 CONEXIÓN TOTAL IPIALES .............................................................................................................................................................. 58
3.2 IMPLEMENTACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN CCTV EN SECTORES URBANOS Y
CENTROS POBLADOS DEL MUNICIPIO DE IPIALES – NARIÑO ............................................................................................................. 58
3.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL SISTEMA CERRADO DE TELEVISIÓN Y VIDEO VIGILANCIA CCTV –
SIES DE LA POLICÍA NACIONAL DEL MUNICIPIO DE IPIALES – NARIÑO ........................................................................................... 59
3.4 ENTRETENIMIENTO IP ....................................................................................................................................................................... 60
3.5 PRIMER DIPLOMADO EN TIC PARA EL EMPRENDIMIENTO ...................................................................................................... 60
4 NUEVOS PROYECTOS ............................................................................................................................. 62
4.1 CONECTIVIDAD AL CORREGIMIENTO DE LA VICTORIA ............................................................................................................ 62
4.2 NUEVO SERVICIO DE RASTREO DE VEHÍCULOS .......................................................................................................................... 62
4.3 APOYO SEGUNDA FASE DE SEGURIDAD CIUDADANA .............................................................................................................. 62
4.4 ZONAS WIFI PAGADAS ................................................................................................................................................... 62
4.5 MIGRACIÓN DE A NUEVOS SERVICIOS DE CONECTIVIDAD ..................................................................................................... 62
4.6 EXPANSIÓN DE LA COBERTURA DE RED ...................................................................................................................................... 62
5 CONCLUSIONES ...................................................................................................................................... 63
6 ANEXOS ........................................................................................................................................64
3
1 INTRODUCCION
El presente documento construido con el apoyo incondicional del equipo de Trabajo
de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A E.S.P. es el
reflejo del compromiso y responsabilidad asumida de cara a la búsqueda incansable
de la satisfacción del usuario; con el apoyo del direccionamiento Estratégico impartido
por la Alta dirección, buscamos día a día posicionar el buen nombre de UNIMOS en el
mercado de las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (TIC) y
convertirnos como un referente tecnológico para el desarrollo y crecimiento social,
económico y cultural en el Municipio de Ipiales y la región.
Este informe describe los detalles de la gestión realizada en UNIMOS S.A E.S.P en el
año 2017 y primer semestre de 2018.
ALEX FERNANDO ANDRADE RUIZ
Gerente
UNIMOS S.A E.S.P.
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2 INFORME DE GESTION
El presente informe de gestión se desarrolla en cuatro (4) componentes esenciales
que enmarcan el actuar de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones UNIMOS
S.A E.S.P. el cual se presenta a continuación:
de Ipiales UNIMOS S.A E.S.P. es la herramienta de gestión administrativa que permite
orientar cada acción hacia la búsqueda de los objetivos trazados desde la alta
dirección y está compuesta por:
2.1.1 MISIÓN
UNIMOS Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales S.A. E.S.P., es una
empresa 100% municipal, que presta servicios de tecnología de información y
2.1 GESTIÓN ESTRATÉGICA
La gestión estratégica de la empresa Municipal de Telecomunicaciones del Municipio
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comunicaciones a la comunidad de Ipiales, con responsabilidad social, calidad y
competitividad, a través del desarrollo humano y la aplicación de nuevas tecnologías.
2.1.2 VISIÓN
UNIMOS Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales S.A. E.S.P., será una
empresa líder en la región, moderna y comprometida con la comunidad de Ipiales en
del talento humano, la eficiencia de nuestros recursos, y el uso apropiado de nuevas
tecnologías.
2.1.4 PRINCIPIOS CORPORATIVOS
CALIDAD: En Unimos Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales
S.A. E.S.P. es parte esencial de las actuaciones, procedimientos, gestión
administrativa, relaciones humanas; es un reto diario y permanente,
facilitar el acceso a las tecnologías de información y al conocimiento, con un eficiente
desarrollo del talento humano, técnico y comercial, teniendo como razón de ser la
satisfacción de sus clientes.
2.1.3 POLÍTICA DE CALIDAD
UNIMOS S.A E.S.P, se compromete con sus clientes a prestar servicios de tecnología
de información, y comunicaciones con oportunidad, confiabilidad, suficiente
información comercial y responsabilidad social. Nuestro reto diario es el mejoramiento
continuo y excelencia en la atención, para lograrlo nos apoyamos en la competencia
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garantizando calidad del servicio a todos sus usuarios, la calidad es un
compromiso y responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios de la
entidad.
PRODUCTIVIDAD: Unimos Empresa Municipal de Telecomunicaciones de
Ipiales S.A. E.S.P. seguirá buscando niveles óptimos de productividad para
producir y asegurar el desarrollo, cumplimiento, obligaciones, responsabilidad
para con el cliente interno y externo, proveedores, entidades estatales y
privadas.
TALENTO HUMANO: Para Unimos Empresa Municipal de Telecomunicaciones
de Ipiales S.A. E.S.P. es patrimonio fundamental el tener cualidades específicas
como: lealtad, responsabilidad, honestidad, valores humanos, principios
morales imprescindibles en la entidad.
HONESTIDAD: Unimos Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales
S.A. E.S.P. Se caracteriza por la transparencia en la conducta y
comportamiento de todos los funcionarios, respeto por normas, leyes y ante
todo respeto por sus clientes internos como externos.
RESPONSABILIDAD: Unimos Empresa Municipal de Telecomunicaciones de
Ipiales S.A. E.S.P. asume compromisos que le competen con todos sus
miembros, con usuarios a fin de cumplir oportunamente sus obligaciones en el
manejo adecuado y eficiente de todos sus recursos para cumplir su objeto.
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COMPROMISO CON EL CLIENTE: El mayor y más importante patrimonio que
debe tener toda empresa es sus clientes internos y externos, razón de ser de
las empresas, por lo que la entidad buscará esfuerzos en brindar un excelente
servicio de calidad a la comunidad en general, satisfaciendo sus verdaderas y
reales necesidades y expectativas referente a las telecomunicaciones.
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2.1.5 INFORMACIÓN GENERAL
Naturaleza Jurídica
NIT 900292948-3
Representante legal ALEX FERNANDO ANDRADE
Nivel Gubernamental Municipal
Fecha de inicio de operaciones 01 de Junio de 2009
Servicios prestados TPBCL, Banda Ancha, Entretenimiento IP ,
Publicidad en Pantalla LED
Registro TIC 96000503
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2.1.6 COMPOSICIÓN ACCIONARIA
SOCIO
NIT % PARTICIPACIÓN
Alcaldía Municipal de Ipiales 800099095-7 99.56
Instituto de Servicios Varios de
Ipiales – ISERVI 800200999-2 0.27
Empresa de Obras Sanitarias de la Provincia de Obando –
EMPOOBANDO 891200549-2 0.08
Fondo Rotario de Valorización Municipal (Liq.)
800140132-6 0.08
Organización para la Recreación y Deporte – ORDEPI
837000033-1 0.0008
TOTAL 100%
10
2.1.7 ESTRUCTURA ORGANICA
11
2.1.8 MAPA DE PROCESOS
12
2.1.9 MODELO DE DESARROLLO EMPRESARIAL
13
2.2 GESTION TECNICA
En UNIMOS ESP SA. Trabajamos para garantizar a nuestros clientes calidad en el
servicio y cobertura a la ciudad de Ipiales. La gestión en infraestructura del año 2017
y primer semestre de 2018 se compone de:
Gestión servicios de Internet.
Gestión servicio telefónico.
Gestión de sistemas y servicios de publicidad
Instalación DSLAM distrito 1
2.2.1 Gestión servicio de internet
Basados en la inversión inteligente, durante el 2017 llevamos a cabo una expansión
de red de interconexión en coordinación con la estrategia comercial, identificando
puntos potenciales de expansión. Para ello se adquirió dos nuevos DSLAM los cuales
fueron instalados en los distrito 1(Barrio La Frontera) y distrito 27(Barrio Centenario)
de la ciudad.
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cobertura inalámbrica y mejora de su sistema, para contar con una conexión estable a
los servicios de internet Inalámbrico y servicio de internet empresarial que se brinda al
centro comercial Rumichaca y sus alrededores, Instalando un SWITCH CORE con
conexión a fibra óptica, tecnología que permite ofrecer altas velocidades de
navegación.
Con el fin de realizar mejoras del servicio a entidades del municipio se desarrolló el
plan de mejora de interconexión de acceso a Internet de entidades públicas,
permitiendo expandir fibra óptica a las dependencias de: Secretaria de Hacienda,
Despacho Municipal, ISERVI E.S.P., Empoobando E.S.P., Terminal Terrestre
Para garantizar un acceso adecuado a los servicios de Internet se adquirió equipos de
CORE ROUTING y SWITCHING, los cuales permiten ampliar la interconexión con los
proveedores de internet a 10 Gbps (giga bits por segundo) y un mejoramiento en el
procesamiento de paquetes de datos, lo cual se ve reflejado en un mejoramiento del
servicio que disfrutan los usuarios actuales de UNIMOS, así mismo se dispuso la
ampliación a un nuevo Rack (Armario), para centralizar los equipos de procesamiento
y direccionamiento cumpliendo las normas técnicas en materia de TIC.
Se intervino el nodo de Interconexión Rumichaca generando la ampliación de
Municipal, IPS Municipal, garantizando estabilidad de conectividad. Así mismo durante
el primer semestre de 2018 se amplió la red de fibra óptica para brindar servicios de
internet en planes coorporativos a entidades como Hospital Civil de Ipiales, IPS
municipal, Secretaria de Movilidad, Combuscol, entre otras.
Gracias a la gestión gerencial en la negociación con el carrier principal “Proveedor de
Internet” se logró una disminución de costos en aproximadamente un 36% , lo cual
permitió trasladar este beneficio de reducción de costo al usuario final y brindar mayor
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capacidad de velocidad en navegación a los usuarios del servicio de internet,
reduciendo el coeficiente de reúso entregado a los clientes. Es decir, aumentamos
velocidad de navegación y bajamos tarifas, a partir del 1 de noviembre de 2017,
proyectando mejorar las ventas para el año 2018.
El promedio de ahorro en costo por megabits fue de un 36.38% (ver grafica), cifra
significativa que ayuda a la empresa a ser más competitiva en el mercado.
Es importante resaltar que se proyectó el mejoramiento de la infraestructura
tecnológica de la empresa, como una política de mejoramiento continuo para avanzar
en estratégicas comerciales que permitan posicionar nuevamente a Unimos en el
La disminución de costo por mega contratada nos llevó a copar la capacidad del
servicio de internet contratado y se proyecta la ampliación de 300 Mbps más que en
año anterior (ver grafica).
2018
Valor
Tít
ulo
de
l eje
Va
lor e
n p
es
os
16
12.000
10.000
8.000
6.000
4.000
2.000
Como parte de ejercicios de responsabilidad social con el Municipio de Ipiales,
UNIMOS implementó dos zonas WIFI gratuitas que benefician a la población así:
1. En el corregimiento de Las Lajas, se brinda conexión a internet mediante
tecnología inalámbrica WIFI, de manera gratuita, en dos sectores donde existe
mercado como un líder en servicios TIC, pasando de la planeación a la ejecución en
un periodo de doce (12) meses, donde se puede evidenciar cambios significativos en
la prestación del servicio.
2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 PRO
TPBCL 10.962 10.576 9.630 9.419 8.878 8.350 8.248 9.184
INTERNET 1.050 1.156 1.451 1.726 1.866 1.852 1.882 1.656
la mayor concurrencia de visitantes del santuario de Nuestra Señora de Las
Lajas. Para ello se realizó la instalación de una (1) antena NanoStation M5, dos
(1) radios Rocket M2, un (1) antena sectorial M2 y una antena omnidireccional
M2. Ubicadas en el Centro de Salud y en la Cúpula de la iglesia. Las antenas
están en funcionamiento permanente, desde el día 12 de Marzo de 2017, fecha
donde iniciaban las festividades de la virgen de Las Lajas.
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5. Se adquirieron 2 antenas de alta capacidad de conexión, de marca .ALTAI, las
cuales pueden brindar conexión a 250 usuarios en concurrencia, con el
propósito de habilitar zonas WIFI pagadas con base al proyecto de masificación
del uso del internet en zonas concurridas como son RUMICHACHA y EL
TERMINAL de transporte terrestre de Ipiales, aunque se vienen haciendo
pruebas de potencia en señal inalámbrica para realizar pilotajes en barrios que
necesiten el servicio pero que no cuenten con infraestructura cableada.
1.2.2. Gestión de servicio telefónico
2. En el parque 20 de Julio por parte del MINTIC se implementó un nueva zona
WIFI gratuita, razón por la cual los equipos de propiedad de UNIMOS fueron
desinstalados y retirados de esta ubicación.
3. Se encuentra en ejecución el traslado de los equipos que prestaban el servicio
en la plaza 20 de Julio , para implementarlos en el parque San Felipe, y habilitar
una zona WIFI.
4. Instalación de servicios de internet dedicado, con tecnología de última milla de
fibra óptica para CCTV vigilancia proyecto pavimentación Carrera 11, capacidad
de 10 Mbps rehusó 1:1
Por otra parte, en la red externa se realizó mejoramientos preventivos en la red
principal para evitar el deterioro de la red, realizando las siguientes acciones: cambios
de cajas de distribución, mantenimientos de distritos y remotos, adecuación red
principal por obras de construcción vial, reubicación y cambio de postes por diferentes
accidentes que afectaron nuestra infraestructura.
Como plan de mejora de nuestro servicio se amplió la red para nuevos clientes en las
siguientes edificaciones (Edificio Praga, Conjunto residencial primaveral, y ampliación
de caja a distrito 27).
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debido a los cambios del mercado, es por ello que se viene apoyando un plan de
inversión en infraestructura tecnológica que permitan mejorar y brindar mas servicios
basados en tecnología y aprovechar los recursos físicos con los que cuenta UNIMOS.
1.3. Gestión de Sistemas de Información y Servicio de publicidad en pantallas
Desde el área de sistemas se viene trabajando en el plan anual de mantenimiento de
sistemas de información así como la elaboración de los diferentes planes de acción
para fomentar el uso responsable y adecuado de las tecnologías de información,
campaña CERO PAPEL y aplicación de protocolos y herramientas que apoyen la
eficiencia administrativa.
Por parte de Red Interna se desplego mantenimientos preventivos y correctivos en
los siguientes sistemas:
• Mantenimientos preventivos y correctivos aires acondicionados.
• Mantenimiento al MDF y verificación de conexiones
• Se atendió las solicitudes por parte de los operadores que actualmente están
interconectados con la central telefónica.
Actualmente el servicio de telefonía se encuentra con una tendencia decreciente
Se implementó un NUEVO portal web institucional de UNIMOS, bajo la URL.
www.unimosesp.com.co permitiendo una interacción sencilla y rápida entre el portal y
los ciudadanos, se implementó el servicio de chat en línea para brindar un nuevo
servicio en línea, en cumplimiento de la ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA,
como una alternativa de comunicación con la entidad, para facilitar y mejorar la
atención a los usuarios, así mismo se implementó el TURNERO WEB, herramienta
que permite a las personas solicitar una cita de atención mediante el portal web, horas
o un día antes, para que fije la hora exacta en la cual será atendida presencialmente
19
en las instalaciones de UNIMOS S.A. E.S.P. esto sin duda ahorra costos de
desplazamientos, mejora tiempos y genera mejor interacción con el cliente.
2.2.2 AVANCES EN EL SISTEMA DE
FACTURACION
Por parte del proveedor del sistema de facturación se realizó mantenimiento preventivo
y ajustes al sistema de facturación, los cuales fortalecen; el módulo de facturación,
modulo de PQR de gestión de incidentes así como la entrega vía correo de la factura,
con el fin de mejorar y granizar la integración de las tecnologías de
• Epson L575
2.2.3 PUBLICIDAD EN PANTALLAS
UNIMOS SA ESP busca un rendimiento óptimo en nuestro servicio de publicidad, para
ello se dispuso el mantenimiento preventivo y correctivo de las pantallas con el fin de
brindar un servicio de calidad. Realizando una adecuación visual de limpieza y pintura
a la pantalla del 20 de Julio y así mismo está programada la limpieza de la pantalla del
información, esto permite desde próximos meses enviar la factura en formato PDF, a
los usuarios que autoricen el envió por medio electrónico.
2.2.2.1 ADQUISICION DE IMPRESORAS
Para mejorar los procesos de facturación fue necesario adquirir 3 impresoras para
trabajo pesado, que garanticen la calidad de la impresión y la digitalización de
documentos y no se dependa de un proveedor de impresión externa como se venía
manejando en años anteriores. Los equipos que se adquirieron fueron:
• Kyocera FSM3550IDN multifuncional
• Kyocera FSM2040DN multifuncional
20
parque San Felipe. Además se instaló el cambio de módulos led P10 y fuentes de
conexión que se encontraban quemadas en las diferentes pantallas.
21
2.3 GESTION COMERCIAL
La gestión comercial entendida como la puerta de conexión entre las necesidades de
los usuarios y la oferta de servicios y alternativas tecnológicas ofrecidas por la empresa
UNIMOS S.A E.S.P, durante la vigencia 2017 realizo diferentes actividades tendientes
a lograr la satisfacción de la comunidad de Ipiales y sus alrededores así:
El equipo de la Subgerencia de Comercialización y Atención al cliente de UNIMOS
S.A. E.S.P., en los servicios de comercialización, tanto de internet y telefonía ha
impulsado la conectividad para que el sector empresarial y residencial de nuestra
ciudad pueda acceder a nuestros servicios con capacidad y precios que permitan su
desarrollo y mejoramiento de la calidad de vida.
En el servicio de internet se resalta: el crecimiento de usuarios debido en gran medida
al nuevo plan tarifario aprobado el 10 de octubre 2017, e implementado a partir del 01
de noviembre de 2017, que ha permitido que en un solo mes la empresa logrará un
record de ventas de 87 usuarios nuevos conectados al servicio de internet.
Bajo la estrategia comercial “Bajamos
Tarifas, Aumentamos velocidad de
navegación” se busca impulsar el
mercado de los servicios de Internet y
Telefonía local en el municipio de Ipiales
para rescatar el posicionamiento de
UNIMOS en el sector de las
Telecomunicaciones.
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2.3.1 ESTRUCTURA DEL NEGOCIO.
UNIMOS S.A. E.S.P. Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales S.A. E.S.P.
a Julio de 2018 cuenta con la cantidad de 8.257 usuarios de los cuales 8.248
pertenecen al segmento de TPBCL, 1882 al servicio de internet y 9 al servicio de
publicidad a través de pantallas LED.
2.3.2 PENETRACIÓN EN EL MERCADO DE TIC EN IPIALES
El analizado en cuanto a la penetración de los servicios de internet y telefonía fija
durante los últimos seis (6) años, UNIMOS S.A. E.S.P. presenta una tendencia
decreciente en el servicio TPBCL y creciente el servicio de internet del 1.3% y 1,6%
respectivamente, respecto del periodo inmediatamente anterior; sin embargo, la
penetración del servicio de internet respecto de la meta fijada en el plan de desarrollo
municipal (2.025) usuarios, a julio de 2018 presenta un cumplimiento del 74%.
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PENETRACIÒN DEL MERCADO EN IPIALES
12.000
10.000
8.000
6.000
4.000
2.000
0
TPBCL INTERNET Lineal (TPBCL) Lineal (INTERNET)
Durante el primer semestre de 2018 UNIMOS S.A. E.S.P. en el servicio de telefonía
perdió 102 usuarios y en el servicio de Internet registro 30 usuarios más que el año
anterior, esto se debe, a que la estrategia de implementar nuevas tarifas con mayor
capacidad de velocidad en navegación a menor precio contrarrestó la devolución
masiva del servicio de TPBCL cuyo promedio semestral se ubicaba por el orden de
261 devoluciones.
Este tipo de estrategias comerciales impartidas desde la gerencia permitieron que la
empresa no pierda usuarios y permita compensar entre los usuarios que se retiran y
los que se suscriben nuevamente.
Sin embargo es importante aclarar que en los primeros meses del año 2018 se
realizaron ventas en planes corporativos mediante canales de fibra óptica a entidades
como IPS MUNICIPAL, HOSPITAL CIVIL DE IPIALES, COMBUSCOL, entre otros,
clientes de segmentos corporativos que contratan canales superiores a los 20 Mbps y
que equivale a la venta de aproximadamente 15 usuarios segmento hogar. Este tipo
de servicios, ventas y clientes le garantizan a UNIMOS generación de ingresos
mensuales estables con menor desgaste en soporte técnico.
2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 PRO
TPBCL 10.962 10.576 9.630 9.419 8.878 8.350 8.248 9.184
INTERNET 1.050 1.156 1.451 1.726 1.866 1.852 1.882 1.656
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Atención al Usuario en sitio y/o desde la página web de la empresa.
Así mismo se unificó la atención al ciudadano a través de las líneas gratuitas 113, 114
y 185 destinando un funcionario específico para esta labor, con el cual también se
proyecta la atención virtual, aplicando protocolos de atención al cliente.
Por otro lado es de resaltar la gestión que se ha adelantado con el proveedor del
software de facturación, gestionando el funcionamiento del módulo de PQR´S con el
fin de eliminar tramites manuales en el proceso de recepción y gestión de soporte
técnico, instalaciones, traslados entre otros, con niveles de escalonamiento de acuerdo
2.3.3 MEJORAMIENTO EN PROCESOS DE ATENCIÓN AL CLIENTE.
En atención al ciudadano se resalta la implementación de un nuevo sistema de turnero
web, el cual permite, ofrecer servicios en línea para la asignación de citas, en caso de
que el usuario desee realizar una petición, queja, reclamo, denuncia o la gestión de un
trámite, esta herramienta facilita reportes para realizar análisis estadísticos en tablas y
gráficas, que permite evaluar picos de demandas de servicios, altas frecuencias y
tiempos de atención por parte del personal de la Subgerencia de Comercialización y
a la complejidad del asunto a resolver.
2.3.4 PROYECCIÓN DE VENTAS
Como retos para la vigencia 2018, se plantea la comercialización agresiva de los
servicios, que se han fortalecido, entre ellos el nuevo servicio de ENTRETENIMIENTO
IP, con el fin de penetrar en lugares y sectores donde la Empresa Municipal de
Telecomunicaciones aún no tiene presencia, utilizando publicidad inteligente, radial e
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impresa, la exhibición en puntos estratégicos de la mascota (CUY-INGENIERO) como
insignia de la labor tecnológica y social que durante muchos años ha venido ejecutando
UNIMOS en el municipio y el aprovechamiento de las redes sociales como herramienta
de comunicación masiva.
Se proyecta el incremento en venta con 250 nuevos usuarios, teniendo en cuenta que
UNIMOS cuenta actualmente con un stock de 250 nuevos módems ADSL, que se
entregaran en comodato al usuario final mientras se encuentre vigente el contrato de
prestación del servicio de internet.
Se espera superar la meta establecida en el plan de desarrollo municipal, logrando
contar una cantidad de usuarios del servicio de internet suscritos a UNIMOS, superior
a los 2.100 usuarios hasta diciembre de 2018.
26
2.4 GESTION FINANCIERA
2.4.1 INTEGRACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS A TRAVÉS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE
Hasta el momento se han integrado al sistema financiero y contable, las jefaturas de almacén, tesorería, facturación de servicios complementarios por la oficina de atención al usuario, contabilidad y presupuesto; se trabaja en integrar la Cartera de la empresa tomando como prioridad el saneamiento de las cuentas por cobrar que maneja esta oficina.
Al mismo tiempo se viene trabajado en la implementación de un sistema que sea eficiente y con costos asequibles para la oficina de Talento Humano, con el objetivo de mejorar este proceso.
Se está trabajando con los desarrolladores del sistema de facturación, con el objetivo de solicitar los módulos de interface de la información que permitan el registro de las transacciones en el software contable de manera oportuna y confiable.
Es de anotar que la actualización del software que maneja el área financiera es de suma importancia, ya que se debe considerar, tener actualizaciones que sean acordes con la vigencia normativa y con los requerimientos exigidos por los entes de control, y poder avanzar en los procesos de integración de manera más ágil y oportuna.
2.4.2 APLICACIÓN DE
SANEAMIENTO CONTABLE Y DEPURACIÓN DE CARTERA.-
En el proceso de saneamiento contable y depuración de cartera esta se encuentra actualizada al mes de Mayo de 2018, con el fin de que la oficina de cartera de cobro coactivo pueda realizar la gestión con una información más acertada. En cuanto a gestiones de cartera se puede decir lo siguiente:
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RESUMEN CARTERA POR EDADES UNIMOS
CARTERA VALOR VALOR DEPURADO
2011 $ 21.979.530 DEUDA PRESCRITA
2012 $ 26.366.085 $ 6.676.382
2013 $ 51.136.450 $ 11.274.174
2014 $ 138.774.229 $ 138.171.849
2015 $ 29.035.130 $ 29.035.130
2016 $ 35.350.943 $ 35.350.943
2017 $ 8.538.025 $ 8.538.025
2018 $9.507.685 $9.507.685
TOTAL CARTERA $ 320.688.077 $238.554.188
2.4.2.1 Clasificación de Cartera
Clasificación por recuperabilidad de las obligaciones cartera 2012,2013, 2014, 2015, 2016, 2017 y 2018.
Cobrable: Recuperación probable al poseer Información cierta de la ubicación del deudor, CARTERA 2012 Y 2013.
Con base en el “INFORME SANEAMIENTO 12 DE JULIO DE 2018”, se pudo
establecer una actualización de deudas de cartera.
Así mismo con esta depuración contable se pudo identificar que la cartera 2011,
cartera 2012, cartera 2013, a favor de UNIMOS, corresponden a una Cartera de alta
Criticidad, de difícil cobro en tanto no es recuperable tras haberse presentado la
prescripción de la acción de cobro de las obligaciones de conformidad a lo estipulado
por el artículo 817 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 86 de la Ley 788
de 2002 y el artículo 8 de la Ley 1066 de 2006, puesto que han trascurrido más de
cinco años contados a partir de la fecha en que se hicieron legalmente exigibles.
Sin embargo tras la conformación de expedientes de la cartera 2012 y cartera 2013,
se logró constatar oficios de cobro pre jurídico y mandamientos de pago entregados
conforme a usuarios deudores, dándose por notificados debidamente, y
constituyéndose una causa de interrupción de la prescripción en virtud del artículo 818
del Estatuto Tributario.
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Cobrable: Recuperación probable al poseer Información cierta de la ubicación del deudor, CARTERA 2014, 2015, 2016,2017 y 2018.
Cartera 2014: La cartera 2014, asciende a la suma de $ 138.960.300, posee actualmente 468 deudores y tiene un alto índice de prescribir, de ahí la necesidad de mayor atención para vincular a usuarios deudores al cobro coactivo; por ello se ha proyectado la elaboración para notificación de 117 cobros coactivos mensuales, que serán cumplidos a cabalidad hasta el mes de noviembre de 2018.
A la fecha se han elaborado y enviado doscientos (200) oficios de cobro pre jurídico,
en atención a lo previsto en el capítulo 9 del manual de cartera 2017, para efecto de
notificaciones.
También los resultados obtenidos han sido la suscripción de los siguientes acuerdos
de pago: Se otorgó facilidad de pago y el deudor está cumpliendo con lo pactado.
Para un total de recaudo a la fecha por la suma de $ 613.415.
Cartera 2015 y 2016: En la cartera 2015 los valores adeudados ascienden a la suma de
$29.035.130 y la cartera 2016 ascienden a la suma de$35.350.943, por ello una vez
identificada la antigüedad, criticidad y la cuantía de las mismas se efectuaron los
requerimientos persuasivos a cien (100) deudores a fin de realizar gestión de recaudo,
cobro, celebración de acuerdos para obtener el pago de acreencias a favor de la
entidad, que serán entregados con la facturación del mes de julio de 2018.
Cartera 2017: En cuanto a la cartera 2017 esta asciende a la suma $ 299.333.874,
acreencia que representa un mayor déficit financiero a la entidad que a merita omitir el
procedimiento de cobro persuasivo para iniciar la etapa coactiva.
Cartera 2018: La cartera 2018 se clasificado como de fácil cobro y se ha ejecutado
una gestión persuasiva.
Después de haber analizado e identificado el estado de deuda mayor e igual a seis
(06) facturas vencidas, en la base de datos denominada “INFORME SANEAMIENTO
12 DE JULIO DE 2018”, se elaboraron setenta y nueve (79) oficios de cobro persuasivo
cartera 2018, para que sean enviados junto con la factura del periodo del mes de junio
de 2018; en los cuales se ha invitado al deudor a que realice el pago de la obligación
insatisfecha de forma voluntaria, sin que se vea abocado a las implicaciones y costos
asociados al cobro coactivo.
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Así mismo se ha efectuado la Clasificación de obligaciones nuevas, es decir de la
cartera rotativa 2018, en la cual conjuntamente se elaboraron veintiséis (26) oficios de
cobro persuasivo; para que sean enviados junto con la factura del periodo del mes de
junio de 2018.
En dichos eventos como efecto de la gestión persuasiva los deudores acudieron a la
Entidad, permitiendo que la atención se realice en nuestras instalaciones, dentro del
espacio dispuesto para ello, observando las reglas de cortesía atendiendo las
directrices impartidas y retomando el Protocolo de Atención al Usuario con el fin
fortalecer la calidad de la atención ofrecida.
Coadyuvante a ello al presentarse interacción entre los usuarios se ha podido
actualizar su información de contacto.
En correspondencia a lo expuesto se ha obtenido como resultado, la suscripción de
acuerdos con facilidad de pago y el deudor está cumpliendo con lo pactado.
2.4.3 Obligaciones de depuración:
2.4.3.1 Obligaciones prescritas:
Se pudo identificar que la cartera 2011 a favor de UNIMOS Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales S.A. E.S.P., corresponde a una Cartera de alta Criticidad, de difícil cobro en tanto no es recuperable tras haberse presentado la prescripción de la acción de cobro de las obligaciones de conformidad a lo estipulado por el artículo 817 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 86 de la Ley 788 de 2002 y el artículo 8 de la Ley 1066 de 2006, puesto que han trascurrido más de cinco años contados a partir de la fecha en que se hicieron legalmente exigibles.
Por las razones expuestas y para efectos de su depuración y saneamiento, a través del presente informe se solicita al Comité técnico de sostenibilidad contable o a quien corresponda, recomendar al gerente la autorización para la Declaración de la prescripción de cobro de la cartera 2011.
Conjuntamente se solicitara esta misma acción respecto al 90% de las obligaciones adeudadas para la Cartera 2012 y 2013, toda vez que para el 10% de estas, como ya se expuso inicialmente tras la conformación de expedientes se logró constatar oficios de cobro pre jurídico y mandamientos de pago entregados conforme a usuarios deudores, dándose por notificados debidamente, y constituyéndose una causa de interrupción de la prescripción en virtud del artículo 818 del Estatuto Tributario.
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2.4.3.1 Conformación de Expedientes.
Conforme al artículo 36 de la Ley 1437, la Administración debe conformar expedientes que contengan los registros de las actuaciones, garantizando su debida instrumentalización, conservación y acceso, conforme a lo consagrado en la Ley 594 de 2000 y en las normas institucionales referentes a la gestión documental. En virtud de ello se ha dado la conformación de expedientes de la cartera coactiva 2012 y 2013. Conjuntamente una vez constatado la entrega conforme por parte de los usuarios deudores de los oficios de cobro coactivo de la cartera 2014, 2015, 2016, y oficios de cobro persuasivo cartera 2018 y cartera rotativa 2018, se encuentra actualmente en proceso la asignación permanente de expedientes, que permiten garantizar seguimiento a los procedimientos y continuidad en la gestión. Así mismo se crearon las bases de datos para realizar el seguimiento y control a la totalidad de expedientes a cargo.
2.4.4 GESTIÓN DE COBRO.
Realizada la revisión de acuerdos de pago suscritos, se pudo verificar las obligaciones contenidas en pagare a favor de UNIMOS Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales S.A. E.S.P. Con base en lo dispuesto en las Leyes 1066 de 2006 y 1437 de 2011, para la recuperación pronta de los recursos a favor del Estado, de forma que se garantice el cumplimiento de los cometidos constitucionales, se realizó investigación de bienes de los deudores para lograr establecer bienes o ingresos de estos, para lo cual, de forma previa y durante la ejecución del procedimiento, se solicitar a entidades públicas como REGISTRADURIA DE INSTRUMENTOS PUBLICOS DE LA CIUDAD DE IPIALES y privadas como ENTIDADES BANCARIAS, la información que permita esta identificación, así como indagaciones para ubicación del deudor. Estando a la espera de una respuesta dentro del término legal establecido en el Artículo 30 de la Ley 1437 de 2011 y amparado en el artículo 623-2 del E.T., que permita dar inicio al proceso ejecutivo de conformidad con el Artículo 599 del Código General del Proceso.
2.4.5 LINEAMIENTOS GENERALES PARA
LAS FACILIDADES DE PAGO.
En la suscripción de acuerdos de pago se ha dado aplicación a la Resolución No 300 de 2011, por medio de la cual se adoptan medidas de recuperación de la cartera
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morosa de UNIMOS S.A. E.S.P., la condonación del 100% de los intereses moratorios generados a aquellos usuarios que a la fecha no se les aplico en debida forma los procesos internos de cobro persuasivo y coactivo establecidos para el efecto por la Empresa.
2.4.6 GESTIÓN DE SEGUIMIENTO
ACUERDOS DE PAGO
A través de llamadas telefónicas se realiza el seguimiento al cumplimiento de los
acuerdos de pago del año 2017 y 2018, con el cumplir con el objetivo planteado.
2.4.7 PROYECTO DE ADICIÓN
En lo concerniente al manual de cartera vigente se hace la apreciación inicial de que este no se encuentra firmado por la autoridad competente y de que si bien este contiene las disposiciones generales que regulan el procedimiento administrativo de cobro coactivo, no se ha incluido el Marco normativo, ni su jerarquía omitiendo la mención y aplicación de la Resolución No 300 de 2011, por medio de la cual se adoptan medidas de recuperación de la cartera morosa de UNIMOS S.A. E.S.P., un procedimiento de cartera, de gestión de cartera morosa, aplicación de prorroga e incumplimiento de acuerdos de pago. Por lo expuesto se encuentra en proceso el proyecto de adición de los aspectos en mención.
2.4.8 ANALISIS FINANCIERO
ULTIMOS CUATRO AÑOS
Estado de Resultados
Los ingresos presentaron un incremento importante el año 2016, debido a la facturación inicial del convenio de conectividad, en el año 2017 los ingresos disminuyen en relación a este concepto pero se recuperó ingresos por otros convenios, para el año 2018 se busca diversificar los servicios de telecomunicaciones y ampliación de cobertura, con el fin de mantener o incrementar el nivel de ventas.
Los costos han sido proporcionales a sus ingresos en los tres últimos años, mientras en los gastos de administración se han realizado acciones para disminuirlos y buscar ser eficientes con los recursos generados.
Es de mencionar que, Unimos presentó pérdidas hasta el año 2015 por un valor superior a los mil millones de pesos. Sin embargo gracias a la adecuada gestión
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administrativa y financiera, en los dos últimos periodos se ha logrado obtener utilidades de $178.494.000 en 2016 y $54.231.000 en el 2017. Los ingresos alcanzan a cubrir sus costos y gastos de prestación de servicios y funcionamiento pero no representan rentabilidad frente a sus activos y capital invertido.
Balance General
La empresa busca mantener su dinámica para disminuir los pasivos, siguiendo la política de cancelar oportunamente su contratación corriente y en la medida de disponibilidad de recursos cancelar obligaciones encontradas de vigencias anteriores como ejemplo está el caso de las obligaciones tributarias pagadas a la Dian, y en el presente año se están realizando acuerdos de pago a las obligaciones con el MINTIC y demás proveedores.
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El 75% de los activos de la empresa son no corrientes, representados principalmente en Propiedades, planta y Equipos dentro de los cuales se destacan las infraestructuras de líneas, redes y cables instaladas en el casco urbano de la ciudad de Ipiales, los mismos que son los generadores directos de ingresos.
2.4.9 PROTOCOLO DE ATENCIÓN AL
USUARIO.
El área de cartera ha retomado el uso del formato de encuesta del servicio, dirigida al usuario, con el fin fortalecer la calidad de la atención ofrecida, a través de los canales telefónico, presencial, virtual y por correspondencia, con el fin de propiciar una mejor interacción entre los usuarios y quienes tenemos a nuestro cargo trámites tendientes a realizar una gestión de cartera oportuna y controlada y en general, la atención directa al ciudadano.
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2.4.10 ESTRATEGIAS PARA LA GESTIÓN
DE CARTERA.
Con el propósito de hacer una gestión oportuna, eficiente y eficaz de las obligaciones a cargo, es preciso establecer lineamientos que permitan optimizar los recursos y mejorar los resultados, En razón de este fin se han creado alianzas con entidades como DATA CREDITO EXPERIAN, fundamentado en que para la EMPRESA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES DE IPIALES S.A. E.S.P., ha sido pertinente y necesario contar con el respaldo de la base de datos más confiable, completa y actualizada del país que DATA CREDITO EXPERIAN posee, la cual comprende información crediticia positiva, negativa e histórica detallada de todas las obligaciones de las personas naturales y jurídicas, que le han permitido acceder de manera permanente a la misma, con el fin de tener Información cierta de la ubicación y contacto del deudor para el recaudo y cobro de obligaciones adeudadas a través del cobro coactivo y persuasivo.
Esta necesidad surge a partir de evidenciar la antigüedad de la cartera de difícil cobro y los usuarios deudores a notificar, obteniendo que una vez realizado a través del servicio de correo certificado en atención a lo previsto en el capítulo 9 del manual de cartera 2017, notificaciones a los usuarios, se presentaron en su gran mayoría novedades, como usuario desconocido, usuario se traslado, dirección no existe, entre otros, imposibilitándose dicho fin.
Así mimo el reporte de los usuarios a su Central de información, como consecuencia del incumplimiento de una obligación; ejecutado bajo los parámetros del derecho al habeas data, ha resultado útil para la recuperación de cartera, puesto que esta circunstancia obliga al usuario a cancelar para evitar el deterioro de su imagen comercial o financiera.
Actualmente se solicitó a esta entidad enviar una cotización de los servicios expuestos, para que se permita realizar el estudio previo para contratar y suscribir un nuevo contrato.
PRESENTACIÓN Y REPORTE DE INFORMES A ENTES DE CONTROL
Se han presentado oportunamente los informes financieros y contables a los diferentes entes de control como son: La contraloría departamental de Nariño, la Contaduría General de la Nación y la Contraloría General de la Nación, el SIUST del Mintic y reportes de información a DANE. De igual manera se contestan los requerimientos enviados por el MINTIC, el ICBF, Sena y demás. Se ha cumplido con la obligación de pagar los impuestos a tiempo con entidades recaudadoras de la Dian, Fondo de las
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tecnologías de Información, la Comisión reguladoras de las Comunicaciones, y la secretaria de Hacienda.
2.4.11 DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL
PLAN ANUAL DE CAPACITACIONES INTRA Y EXTRA INSTITUCIONAL INCENTIVOS.
Se realizó el proceso de Actualización el Plan Estratégico de Talento Humano 2018, según el marco normativo que lo rige teniendo en cuenta que los planes de Bienestar e Incentivos a los servidores públicos dan cumplimiento a los lineamientos establecidos por la administración pública nacional y que dichos programas permiten reconocer la gestión y así mismo mejorar la calidad de vida de los servidores públicos, empleados y sus familias. Se realizó los siguientes procesos:
Encuestas de Plan Institucional de Capacitación (PIC) para cada uno de los
funcionarios de la Empresa Unimos S.A E.S.P.
Encuesta de Plan de Bienestar Social e incentivos (PBSI) para cada uno de los
funcionarios de la Empresa Unimos S.A E.S.P.
2.4.12 APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE NECESIDADES.
El Plan Estratégico de Talento Humano está dirigido a todos los funcionarios de la entidad, elaborado a partir de la aplicación y resultado de la encuesta de percepción realizada cada año a los funcionarios, de igual manera teniendo en cuenta las necesidades del trabajador, el presupuesto asignado, las directrices de la alta dirección y las recomendaciones de las oficinas asesoras, esto con el fin de fomentar el excelente desempeño laboral y una formulación adecuada del Plan que sea acorde a la realidad de la entidad.
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2.4.13 ESTUDIO DE NECESIDADES Y DIAGNOSTICO
El estudio de las necesidades en materia de Capacitación, Bienestar e Incentivos se realizó mediante encuesta mencionada anteriormente, identificando en la gran mayoría las siguientes necesidades teniendo en cuenta los cuatro (04) aspectos del bienestar.
Las siguientes son las actividades sugeridas por la oficina de talento humano de la entidad las cuales se programan para el cumplimiento en la vigencia 2018.
A.- ACTIVIDADES DEPORTIVAS
Voleibol criollo
Bailo terapia
Actividades que se realicen en conjunto con la Caja de Compensación Familiar – COMFAMILIAR DE NARIÑO.
Rana
Futbol
Baloncesto
Natación
Tenis de mesa.
Caminata Ecológica
B.- ACTIVIDADES ARTÍSTICAS, CULTURALES Y/O RECREATIVAS
Jornadas de Karaoke
Participación de los funcionarios en los carnavales Multicolor de la Frontera
Sensibilización, motivación e invitación a los funcionarios a los diferentes eventos que realice la Alcaldía Municipal de Ipiales.
Envío de tarjetas y/o comunicados por correo electrónico en los días de cumpleaños, nacimientos, fallecimientos y fechas especiales como: Día de la Mujer, Día del Hombre, Día de la Madre, Día del Padre, Día del niño entre otros.
Celebración Cumpleaños.
Celebración Halloween.
Celebración Navidad, para los hijos de los funcionarios con edades comprendidas entre los 5 a 12 años.
C.- PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN DE LA SALUD
Exámenes Oftalmológicos
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Exámenes detectar posibles enfermedades primarias
Manejo de stress
Jornadas de Salud General.
Tamizajes
D.- INCENTIVOS PECUNIARIOS
Reconocimiento económico al mejor empleado y/o al mejor equipo de trabajo
Permisos remunerados
E.- INCENTIVOS NO PECUNIARIOS
Medio día de descanso en el día de los cumpleaños
Boletas de cine
2.4.14 INCENTIVOS
Incentivos por desempeño individual No. Funcionarios
Ninguno 3
Pago de matrícula de educación formal al servidor publico
13
Participación en proyectos especiales de la entidad
11
Programa de turismo familiar 9
Incentivos por equipos de trabajo No. Funcionarios
Bonos de vestuario, alimentación o electrodomésticos
8
Diplomado o cursos formales 11
Inscripción a gimnasio 4
Ninguno 3
Pasadía Caja de Compensación 6
2.4.14.1 EJECUCIÓN PLAN ESTRATEGICO TALENTO HUMANO
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La ejecución del Plan Estratégico de Talento Humano se desarrollará por parte de la Gerencia de la entidad y la oficina de Talento Humano en conjunto con el Comité de Gestión y desempeño Institucional.
De igual manera se realizó en el Plan Estratégico lo relacionado a los Funcionarios en
vacancia de la Empresa Unimos S.A E.S.P.
2.4.14.2 PLAN ANUAL DE VACANTES
El proceso de planeación del Talento Humano en UNIMOS S.A. E.S.P., se realiza partiendo de la planta de personal aprobada mediante Decisión No. 02 de 28 de diciembre de 2017 “por medio del cual se establece la nomenclatura, escala y grado salarial, codificación y clasificación de empleos públicos y de nómina privada al servicio de la UNIMOS S.A. E.S.P., para la vigencia 2018” Con corte al treinta (30) de junio la entidad registra las siguientes vacantes:
CONCEPTO TOTAL DE
CARGOS EN PLANTA
NÚMERO DE CARGOS
PROVISTOS
NÚMERO DE CARGOS
VACANTES
Empleos de Libre Nombramiento y
Remoción
17
17
0
Empleos de Trabajadores Oficiales
26 26 0
1.5.11.6 CRONOGRAMA PLAN ESTRATÉGICO DE TALENTO HUMANO 2018 (
programación de algunas Actividades y con valores aproximados que pueden ser disminuidos).
ACTIVIDAD VALOR
APROXIMADO
Caminata ecológica (1) 500.000
Campeonato femenino de baloncesto 400.000
Campeonato masculino de Futbol 400.000
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Campeonato mixto de rana 200.000
Caminata ecológica (2) 300.000
Gestionar la participación e inscripción de la entidad en un campeonato de voleibol.
400.000
Envío de tarjetas y/o comunicados por correo electrónico en los días de cumpleaños, nacimientos, fallecimientos y fechas especiales como: Día de la Mujer, Día del Hombre, Día de la Madre, Día del Padre, Día del niño entre otros.
0
Celebración cumpleaños 200.000
Celebración día de los niños 2.630.000
Elaboración de un mural en la ciudad de Ipiales por la empresa integrando a funcionarios y familias.
600.000
Jornada de decoración navideña en la entidad
1.500.000
Celebración Navidad para los hijos de los funcionarios e hijos de los usuarios
3.200.000
Semana de la salud 500.000
Clases de rumba terapia y aeróbicos 100.000
Medio día de descanso en el día de los cumpleaños
0
Gestionar pases de cortesía de cine, teatro, conciertos entre otros y otorgarles la boletería a funcionarios destacados por su sentido de pertenencia, puntualidad, trabajo en equipo y respeto hacia la entidad y el trabajo.
0
Realizar una votación por parte de todos los funcionarios y elegir seis personas; por parte de los funcionarios administrativos tres y por parte de los operativos tres, que por su trabajo destacado a nivel individual
100.000
40
y en equipo se gane el reconocimiento de mejores empleado del PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2018 y se le otorgue una mención de honor y un (01) día hábil de descanso remunerado.
Realizar una votación por parte de todos los funcionarios y elegir seis personas; por parte de los funcionarios administrativos tres y por parte de los operativos tres, que por su trabajo destacado a nivel individual y en equipo se gane el reconocimiento de mejores empleado del SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO 2018 y se le otorgue una mención de honor y un (01) día hábil de descanso remunerado.
100.000
2.4.15 MEJORAMIENTO CONTINÚO EN
PROCESOS DE TALENTO HUMANO:
En conjunto con la oficina de Planeación se realizó el seguimiento al proceso de la
Oficina de Talento Humano donde se realizó el análisis paso a paso y se implementaron los siguientes Procedimientos, formatos para registro y control:
Cronograma de Capacitaciones
Control de Asistencia a Reuniones
Control de Vinculación
Inducción y Re inducción
Selección y vinculación
Nomina
Liquidación de Prestaciones sociales
Liquidación de Vacaciones
Liquidación de Prima de Servicios
Liquidación de Navidad
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2.4.16 INDUCCION Y REINDUCCION
El programa de Inducción y Re-inducción de la Entidad, hace parte del Plan Institucional de Capacitación – PIC, de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A E.S.P., el cual tiene como Objetivo facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a ayudarle a desarrollar habilidades gerenciales y de servicio público y a proporcionarle información necesaria para un mejor conocimiento de la función pública y de la Empresa, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, practico y participativo. En cumplimiento a estos propósitos. Se realizó la inducción y re-inducción a los funcionarios que ingresaron, a los funcionarios que continuaron con la Empresa y al personal de Custodia (Conserjes), entregando copia de las funciones del cargo señaladas en el Manual de Funciones y Competencias vigente a la fecha y los contratos con cada una de sus funciones.
Fueron presentados con todo el personal de la Empresa y en cabeza del Jefe
Asesor de Planeación se realizó una charla sobre los temas relacionados con
la Inducción para los nuevos funcionarios.
De igual manera se está realizando el proceso de actualización del Manual de
funciones de la empresa.
2.4.17 INVENTARIO FÍSICO
LEVANTADO Y SISTEMATIZADO
Dentro de la gestión realizada por la oficina de almacén con el acompañamiento del contrato realizado para saneamiento contable y el apoyo del área Financiera se cumplió con la directriz emanada desde la Gerencia de realizar el levantamiento del Inventario físico y su correcta clasificación respondiendo a la necesidad de actualizar la información contable, refiérase esto a tener datos reales de los bienes y artículos que reposan en almacén e incluyendo toda esta información con los procesos que ello conlleva al sistema Siigo permitiendo verificar y tener un control de los bienes que se incluyeron en el inventario y el adecuado manejo de las rotaciones de los elementos. Todo esto con la finalidad de proporcionar Estados Financieros confiables y reales.
Este proceso ha permitido una organización y control en el manejo de los bienes existentes y los que según la necesidad de la empresa se han adquirido realizando las
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entradas y salidas correspondientes de tal manera que los inventarios se mantengan actualizados cumpliendo con la labor de mejora continua pero sobretodo con la transparencia en el manejo de los recursos a cargo del área de almacén.
De la misma manera respondiendo a la campaña de recolección de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos elevada por la Secretaria de Ambiente y Desarrollo Sostenible junto a la Secretaria General de la Gobernación de Nariño e Iservi cumpliendo con lo establecido en el Manual de Bajas de la Empresa se entregó todos aquellos elementos que eran necesarios retirar definitivamente del patrimonio de la entidad por encontrarse desactualizados tecnológicamente y en deterioro físico y que no les permite cumplir con la función para la cual fueron adquiridos.
Al finalizar el mes de Julio de 2018 se ejecutó el segundo inventario físico, donde se busca ajustar y consolidar el informe de inventario en el sistema contables, con el fin de tener una información sólida para la toma física por inventarios rotativos por grupos y el del cierre a fin de año en el mes de Diciembre.
2.4.18 DOCUMENTACIÓN Y
EJECUCIÓN DE PLAN DE PAGOS
De acuerdo a lo establecido en el PLAN ANUAL OPERATIVO, en el Mejoramiento Administrativo y Financiero, con lo que respecta a Documentación y Ejecución de PLAN DE PAGOS, la oficina de tesorería está cumpliendo al 100%. En el proceso de acuerdo a las cuentas radicadas en la oficina deben cumplir con toda la documentación necesaria para la elaboración de la remesa de pago, la cual es aprobada por la gerencia de acuerdo al flujo de efectivo existente en las cuentas bancarias que maneja la empresa
2.4.19 DOCUMENTACIÓN DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Se trabaja en la implementación de los procesos y procedimientos que se deben desarrollar para mayor control y eficiencia de cada una de las oficinas del área financiera. Con el apoyo de planeación ya se ha trabajado con la Oficina de Tesorería, Contabilidad y Presupuesto en relación con el proceso de pago a contratistas y proveedores. De la misma manera se seguirá adelantando los procesos con las demás oficinas.
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2.4.20 SEGUIMIENTO Y MONITOREO A ACCIONES DEFINIDAS DESDE EL COMPONENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Se trabaja en la realización de reuniones con el fin de hacer seguimiento a los procesos en desarrollo del área financiera, teniendo en cuenta las falencias y el estudio de posibilidad de mejoras para la realización de procesos eficientes. Con los comités de saneamiento contable, de bajas y de sostenibilidad contable; se realizan reuniones de seguimiento a los planes de mejora continua y ejecución de tareas planteadas de acuerdo al cumplimiento de las obligaciones teniendo en cuenta la normatividad vigente.
2.4.21 GESTIÓN OFICINA DE
ARCHIVO DE 2018
En la oficina de archivo de la empresa se puede medir el nivel de ejecución en cuanto a la recepción, préstamo de documentos, información mensual de las carpetas manipuladas allegadas a la oficina de Archivo por concepto de documentos producidos por las áreas como Atención al Usuario, Cartera, Técnica, Banda Ancha, Planta Interna, lo mismo que revisión de documentos con Atención al Usuario para la venta de líneas nuevas, también verificar si las carpetas se encuentra en el lugar correcto cuando se realizan ventas y retiros definitivo de las líneas, cuyo objetivo principal es tener claro cuántos documentos se prestan, cuantos nos devuelven y cuantos quedan pendientes ya que se dan 3 y hasta 5 días para la devolución de los mismos caso contrario solicitamos la devolución de los documentos vía correo institucional, si existe la necesidad de tener los documentos deben enviar por correo institucional la extensión del tiempo de préstamo de los mismos.
Así mismo lo concerniente al Plan de Gestión Documental PINAR- lo propio la elaboración del Sistema General Documental –SGD- acatando la orden impartida por el Gobierno nacional mediante la ley 612 del 4 de abril de 2018.
Actualmente la oficina de archivo sigue aplicando procesos de mejoramiento continuo para optimizar procedimientos que aporten a la eficiencia administrativa.
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2.4.21.1 Diseño y Ejecución de Rendición de cuentas en cumplimiento con el componente del plan anticorrupción y atención al ciudadano.
En cuanto al diseño y ejecución de Rendición de Cuentas en cumplimiento con el componente del Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano.- Se cumple a cabalidad con este componente y se trabaja para brindar una información clara y oportuna para presentarla en rendición de cuentas con el fin de informar el proceso administrativo y financiero que se maneja en la empresa y los resultados obtenidos.
Finalmente se puede concluir que, de acuerdo a la consolidación de informes de las diferentes oficinas del área Administrativa y Financiera de la entidad, el avance en la gestión y en el proceso de acuerdo al plan de acción de este año es de un 85%, sin embargo para llegar al 100% de integralidad, funcionalidad y eficiencia; se está trabajando con las oficinas del área y con el resto de áreas de la empresa teniendo como visión general en la empresa información confiable y sistematizada, al terminar el año 2018.
2.4.22 ASPECTOS FINANCIEROS
POSITIVOS
Se logra pagar mediante acuerdo de pago, deudas de la DIAN, de años anteriores, de
periodos de los años 2012, 2013, 2014 y 2015, correspondiente a impuestos a la
riqueza y de IVA por valor de $397.634.000 incluyendo intereses.
Con la aprobación de descuento de intereses por parte de la Junta directiva de la
empresa, se trabaja en la recuperación de cartera, definiendo metas en promedio de
$8.000.000 mensuales.
Se avanza en el proceso de saneamiento contable en la parte financiera, tomando
como base la revisión de las diferentes cuentas contables, cuentas por pagar, cartera,
inventarios, propiedad, planta y equipo, y saldos por conciliar con operadores por
valores dejados de cancelar en años anteriores.
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Se realiza un trabajo en conjunto con el área financiera y gerencia en el sentido de
reclamar saldos a favor de UNIMOS por concepto de auto retenciones del CREE año
2015 y 2016, resultando aceptada la reclamación resolviendo entregar a UNIMOS la
suma de ($ 63.140.000), en parte para que estos dineros se inviertan en pagos de
impuestos para la siguiente vigencia.
La información que reposaba en la oficina de presupuesto y que anteriormente se
trabajaba de forma manual, ahora se registra en el sistema SIIGO, permitiendo la
notificación.
Para dar parte de tranquilidad a la comunidad y a pesar de dar cumplimiento con las
obligaciones de administraciones anteriores que no se cumplieron en su momento, en
el año 2017 se obtiene una utilidad por valor de $54.231.198, debido en gran medida
al esfuerzo de la alta dirección y el equipo de trabajo que respalda el mejoramiento
continuo de la empresa.
sistematización de la información, la minimización de errores y la afectación adecuada
y en tiempo real en las áreas contable, presupuestal, almacén, tesorería y cartera con
el objetivo de tener información integrada, confiable y oportuna.
Conjuntamente con Gerencia, se trabaja en un acuerdo de pago para poner al día, los
impuestos ante el Ministerio de las Telecomunicaciones, impuestos dejados de pagar
de años anteriores, que a la fecha, con actualización de intereses, ascienden a la suma
de $285.510.000, gestión realizada por la gerencia y que ante el MINTIC, se pudo
llegar a un acuerdo de pago con cuotas diferidas a 5 años, con el fin que los montos a
cancelar puedan ser cubiertos por los ingresos propios de la empresa, sin afectar el
flujo de efectivo, actualmente este proceso en el MINTIC, se encuentra en estado de
46
2.5 GESTION DE PROCESOS
2.5.1 JEFATURA DE PLANEACION
La Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A E.S.P. ha
venido desarrollando grandes esfuerzos para lograr el mejoramiento en el desempeño
de sus funciones; es por ello que avanza en la transformación cultural enfocada en la
gestión por procesos, referenciados en normas de calidad que permiten la
identificación, documentación, estandarización y mejoramiento continuo de los
ciudadanos.
2. Se hace la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano en
cumplimiento a la Política de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Lucha
Contra la Corrupción, en esta actividad participan todos los líderes de los procesos.
3. Construcción del Mapa de Riesgos Institucional con el fin de identificar
situaciones que puedan afectar el desempeño normal de los procesos y elaborar
acciones tendientes a mitigarlos o reducir su impacto.
procesos.
Desde la Jefatura Asesora de Planeación y atendiendo el propósito principal de definir
políticas, planes, proyectos que permitan el cumplimiento con el Direccionamiento
Estratégico, se describen a continuación las actividades que a 31 de Julio de 2018, se
han venido desarrollando:
1. Se formula el Plan Operativo Anual vigencia 2018 como carta de navegación
que los procesos de la empresa debe seguir para el cumplimiento de los objetivos
Institucionales. Las actividades definidas por cada proceso se encuentran alineadas al
plan de desarrollo municipal, en cumplimiento a las necesidades y derechos de los
47
4. Se logra la estructuración del Plan Anual de Adquisiciones como herramienta
de planificación en el cual se proyectan las necesidades de bienes y servicios que los
procesos de UNIMOS S.A. E.S.P. identifica para la gestión de sus operaciones,
además se convierte como insumo primordial para el establecimiento del presupuesto
y desarrollo de proyectos.
5. Se hace acompañamiento a los procesos de: Atención al cliente y
Comercialización, Gestión Financiera – Gestión Jurídica – Sistemas y facturación y
gestión de Talento Humano en la formulación de los procedimientos, los cuales sirve
de guía para la ejecución de sus labores diarias.
1. Se realiza la autoevaluación frente a los estándares mínimos de seguridad y
salud en el trabajo, obteniendo como resultado 79.75% de cumplimiento.
2. Se elabora el Plan anual de Trabajo, en cuya matriz se definen las acciones
necesarias para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la normatividad que
regula el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. Se define el Plan Anual de Capacitaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo,
el cual busca generar una cultura de prevención y protección de la salud de los
7. Se hace acompañamiento en la construcción de los siguientes planes en
cumplimiento con el decreto 612 de 2018 así: Plan Estratégico de Talento Humano,
Plan anual de Capacitaciones, Plan de Previsión de Recursos Humanos, Plan de
vacantes, Plan de incentivos Institucionales, Plan Institucional de Archivo (PINAR),
Plan Estratégico de tecnologías de la Información y las comunicaciones, Plan de
Seguridad y privacidad de la información.
En cumplimiento con el decreto 1072 de 2015 y la resolución 11 de 2017, la empresa
UNIMOS S.A E.S.P. viene adelantando la Implementación del Sistema de gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, cuyas actividades principales desarrolladas se
encuentran:
48
trabajadores de UNIMOS S.A E.S.P. además de fortalecer sus competencias
relacionadas con esta materia.
4. Se diseñan procedimientos como base documental para el control de los
procesos y dar cumplimiento a los requisitos normativos.
5. Se elabora material didáctico como un mecanismo de comunicación activo para
dar a conocer aspectos relevantes relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.
6. Se hace la señalización respectiva para la identificación de peligros a los que
se encuentra expuesto el personal de la empresa, así como también la definición de
rutas de evacuación para emergencias.
2.5.2 JEFATURA JURÍDICA
Se hace la Proyección y aprobación manual de contratación año 2017, un manual
adaptado a los nuevos cambios normativos con relación a la ley 80 de 1993, ley 1150
de 2007, y demás pronunciamientos emanados por la sección tercera del concejo de
estado, en el cual se busca llevar a cabo un proceso de contratación transparente, con
precios justos, y dando la oportunidad a la comunidad de Ipiales a ser participes del
proceso de contratación, de las necesidades planteadas por UNIMOS S.A.E.S.P. y sus
respectivas áreas.
7. Se logra la conformación y entrenamiento de la Primera Brigada de
emergencias de la Empresa UNIMOS S.A E.S.P.
8. Se coordinan actividades de promoción a la salud y prevención de
enfermedades laborales con la ARL, mejorando así el bienestar laboral y generando
entornos saludables.
Iniciamos trabajos para la Implementación del Modelo Integrado de Planeacion y
Gestión, mecanismo por el cual buscamos volver a la empresa más eficiente y que
responda a las necesidades de la comunidad. La información de la gestión realizada
hasta hoy se aporta desde el proceso de Control Interno.
49
Se logra la Proyección y aprobación manual de bajas de bienes muebles de UNIMOS
S.A.E.S.P, Un manual que se acoge a las necesidades de UNIMOS S.A.E.S.P. en
relación a bienes de propiedad de esta entidad que perdieron su vida útil es decir los
cuales prestaron sus servicios a esta entidad y con el paso del tiempo y avances
tecnológico se vieron relegados por equipos de mas capacidad, y menor tamaño, de
la misma manera algunos bienes que por el paso de los años y el poco cuidado de las
personas responsables se extraviaron, plantea y proyecta el procedimiento legal y
jurídico, con el fin de depurar el inventario de UNIMOS S.A.E.S.P. y de esa manera
realizan con referencia al código único disciplinario (ley 734 de 2002) para personas
regidas a reglamento interno de trabajo, y para personas que ostentan la calidad de
funcionarios públicos si se estipula por la norma ya referenciada y demás normas
concordantes.
Durante la vigencia 2016 y 2017 se ha dado apertura a 6 procesos disciplinarios, en
los cuales se tiene como balance de 1 proceso sancionatorio, 1 proceso absolutorio, 2
procesos archivados por falta de elementos materiales probatorios, y 2 procesos en
curso.
poder presentar ante la junta directiva de esta entidad, y en especial a la comunidad
de Ipiales, el valor real de los bienes tanto muebles como inmuebles de UNIMOS
S.A.E.S.P.
Según lo estipulado en la decisión número 001 de mayo 22 de 2015, se inicia la
apertura de procesos disciplinarios en UNIMOS S.A.E.S.P. bajo el liderazgo de la
oficina asesora jurídica con facultades de control interno disciplinario. Es de resaltar
que en los archivos de esta dependencia, no existía antecedentes de apertura de
investigaciones disciplinarias tanto a funcionarios como a trabajadores de esta entidad.
De la misma manera es importante mencionar que los procesos disciplinarios se
50
Para tal efecto se adjunta un cuadro comparativo de contratación del año 2017 y
2018:
UNIMOS S.A.E.S.P. es del orden municipal del nivel descentralizado, en donde su
mayor accionista es el municipio de Ipiales en cabeza del alcalde municipal, con un
capital accionario del 99.56% del total de su capital de conformación, razón a la cual
la convierte en una entidad estatal, y la cual según ley 1150 de 2007 es del orden
especial, para lo cual se expide resolución 080 de 2009 por medio de la cual se crea
el manual de contratación, en donde se establece las cuantías y modalidades de
contratación de UNIMOS S.A.E.S.P.
Vigencia 2017 Vigencia 2018
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
3
9
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
3
3
CONTRATO DE SUMINISTRO
1
5
CONTRATO DE SUMINISTRO
1
2
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
2
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
1
OTROS
0
OTROS: ALIANZA ESTRATEGICA “
PRIMER DIPLOMADOEN TIC PARA EL
EMPRENDIMIENTO”
1
TOTAL CONTRATACION
5
6
TOTAL DE CONTRATACION
4
7
51
Es de anotar que dentro de la modalidad de prestación de servicios se enmarcan los
servicios profesionales de apoyo a la gestión, entretenimiento IPE, servicio de
mensajería, servicio de telecomunicaciones y tecnologías de la información, servicio
entrega facturación.
UNIMOS S.A.E.S.P. a la fecha en instancias judiciales se encuentra involucrado en los
siguientes procesos:
PROCESO DEMANDANTES JUZGADO
Laboral ordinario 2 Primero laboral de circuito - Ipiales
Nulidad y restablecimiento del
derecho
2 Juzgados administrativo de circuito – Pasto
Ejecutivo Laboral 1 Primero laboral de circuito de Ipiales
Tutelas 2 Tercero Penal Municipal de Ipiales y Primero Civil del Circuito
PROCESO DEMANDANTES JUZGADO
Acción de Repetición UNIMOS S.A.
E.S.P
Juzgado Séptimo Administrativo- Pasto
PROCESO DEMANDANTES JUZGADO
Denuncia Penal UNIMOS S.A.
E.S.P
Fiscalía 25 Seccional
2.5.3 JEFATURA DE CONTROL INTERNO
La gestión realizada por este proceso se relaciona a continuación:
Se elabora y ejecuta el programa de Auditoría 2017 y primer semestre 2018, teniendo
en cuenta la priorización de procesos que requerían ser evaluados y al nivel de riesgo
que representan en el cumplimiento de metas institucionales de acuerdo a los
resultados de los programas auditados en la vigencia anterior; durante la vigencia 2016
52
y 2017, se ejecutó el 100% de lo programado y los resultados fueron comunicados a
la Representante Legal de la empresa y a los responsables de los temas y programas
auditados, incluyéndose las respectivas alertas, para la implementación de acciones
de mejora en caso de requerirse.
Se elaboró el Plan de Acción para la vigencia 2018, se cumplió al 100%, de acuerdo a
la planeación de las actividades.
Se realizó apoyo en la elaboración del Plan Anticorrupción de la empresa vigencia
Mejoramiento, remitidos a la Contraloría Municipal.
Se presentó informe de cumplimiento de Política de Austeridad en el Gasto Público,
vigencia 2018 con corte 31 de marzo, con las respectivas recomendaciones.
Se diligenció encuesta virtual para la evaluación del Sistema de Control Interno de
UNIMOS SA. E.S.Pl, vigencia 2017, reportada al Departamento Administrativo de la
Función Pública, en el aplicativo FURAG II, con certificado de recepción de recibido y
se recibe la respectiva evaluación del mismo.
2018, de acuerdo a la metodología plasmada por el Departamento Nacional de
Planeación- DNP- y seguimiento a la publicación en la página web de la entidad.
http://unimosesp.com.co/inicio/files/2018/informes/Plan-Anticorrupcion-y-atencion-al-
cliente-2018.pdf
Se elaboró el informe de seguimiento al avance del Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano de la empresa UNIMOS S.A. E.SP.
Se consolidaron y enviaron los Avances de los Planes de Mejoramiento suscritos con
la Contraloría Departamental de Nariño, con corte a 30 de junio de 2018 y sus
respectivos Informes Ejecutivos del apoyo al seguimiento de dichos Planes de
53
Se presentó y rindió el Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable,
vigencia 2017 al CHIP de la Contaduría General de la Nación y se hicieron las
respectivas recomendaciones.
Se realizaron y publicaron en la página web de la entidad los informes de
evaluación de los indicadores del proceso de Atención al Ciudadano -
Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencia y Denuncias – PQRSD, vigencia
2018, para el periodo enero a abril de 2018 con las respectivas
recomendaciones
Se participó de y se realizó el seguimiento al Comité de Conciliación, sobre el
trámite dado a las Acciones de Repetición por responsabilidad de los servidores
públicos y asuntos de defensa jurídica de la entidad vigencia 2018.
Se participa y se realiza seguimiento a los Comités Gerenciales de la entidad
http://unimosesp.com.co/inicio/files/2018/informes/Indicadores-de-atencion-al-
usuario-2018.pdf
Se elaboraron y publicaron dos Informes Pormenorizados del Estado de Control
Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, link de consulta:
http://unimosesp.com.co/inicio/index.php/atencion-al-usuario/informes/control-
interno/informes-pormenorizados-de-control-interno
Se presentó un Informe de derechos de autor - Software, vigencia 2016, a través
del aplicativo habilitado por la Dirección Nacional de Derechos de Autor DNDA,
En el mes de marzo de 2018.
54
Se logró la adopción y conformación con sus correspondientes actos
administrativos del Comité de Coordinación de Control Interno en cumplimiento
de lo ordenado por los decretos 1753 de 2015, 1083 de 2015, 1499 de 2017
648 de 2017.
Se realizó permanentemente asesoría y acompañamiento a las diferentes
Dependencias de acuerdo a sus requerimientos.
Se realizó seguimiento para la entrega oportuna de requerimientos de los
Conciliación y defensa jurídica, Comité de Bajas, Inventarios y Avalúos, Comité
de Archivo, Comité de Convivencia Laboral, Comité evaluador de Contratación,
Comité de Sostenibilidad Contable; entre otros, actuando en calidad de invitado
con voz pero sin voto.
Se atendieron los requerimientos de la Procuraduría Provincial de Ipiales
realizados con ocasión al control de cumplimiento de los procesos electorales
(Ley de Garantías) para los comicios de Congreso y elecciones Presidenciales
órganos de control externo.
Se realizaron recomendaciones en asuntos de control interno en las
dependencias, jefaturas y subgerencias de la entidad, prestando apoyo
continuo, para coadyuvar acciones necesarias para generar control y
seguimiento a los procesos y procedimientos con el fin de mejorar
continuamente los mismos.
Se participó como invitado permanente en los distintos Comités Gerenciales
convocados por la Alta dirección y en diferentes Comités existentes en la
entidad, entre otros: Comité de Coordinación de Control Interno, Comité de
55
por dependencias, realizando las respectivas recomendaciones en cada
seguimiento.
Se cumplió al 100%, con el programa de Auditoría Interna programadas para el
último trimestre de 2017 con la presentación de los informes respectivos y la
celebración de los planes de mejoramiento en el primer trimestre de 2018
especialmente debido a los hallazgos encontrados en las siguientes Auditorías:
Sistemas y Facturación.
Contratación vigencia 2017 y primer semestre de 2018.
Seguimiento y verificación de comodatos con entes externos.
Seguimiento y verificación de Aulas virtuales y comodatos con la Alcaldía
Se ha atendido oportunamente a los requerimientos realizados por la
Personería Municipal de Ipiales, relacionados con el seguimiento a los procesos
de empalme y cambio de administración de la vigencia 2016-2019.
Se asesoró en la elaboración de los Planes de Mejoramiento, producto de
Auditorías Externas y se remitieron al ente de control.
Se brinda apoyó permanentemente a la Gerencia de la empresa, en el
seguimiento al cumplimiento de las acciones plasmadas en los Planes de acción
Municipal de Ipiales.
Verificación y revisión de documentación y plan de manejo de parque automotor
de propiedad de la entidad.
Proceso de tesorería.
Proceso Contable
Proceso de gestión documental y archivo.
Oficina de Atención al Cliente
Se realiza seguimiento y verificación mensual del funcionamiento de la Caja
Menor de la entidad, con el objetivo de garantizar el cumplimiento de las
56
directrices emanadas por la resolución No. 002 del 02 de enero de 2018 Manual
para el funcionamiento de Caja Menor, implementado por la empresa UNIMOS
S.A. .S.P.
Seguimiento cumplimiento principio de publicidad electrónica en contratación
celebrada por la empresa a través del SECOP I.
Seguimiento al cumplimiento al programa anual de gestión documental y de
transferencia de archivos. I Y II trimestre de 2018.
Recomendaciones y apoyo a la implementación de la política cero papel.
de Control Interno Contable correspondiente a la vigencia de 2017, cuyo resultado
arrojó una ponderación de 4.71 ubicándolo en el rango de “ADECUADO”; dicho
informe fue transmitido a través del aplicativo CHIP, dentro de los términos previstos
en las Resoluciones 193 de 05 de mayo de 2016 y 706 del 16 de diciembre de 2016,
emanadas por la Contaduría General de la Nación. El informe también contiene las
recomendaciones que a tener en cuenta desde las dependencias y/o procesos que se
involucran en la generación de información contable, para que mejore en las
debilidades detectadas.
Presentación y asistencia en la realización de los autodiagnósticos, como base
para arrancar el proceso de implementación del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión versión 2 – MipgV2
En cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de acción Anual, la
Oficina de Control Interno realizó siete (7) seguimientos y evaluaciones de los
dos (2) programados, logrando así el 100% de lo planeado.
2.5.4 CONTROL INTERNO CONTABLE
En el mes de febrero de 2018, la Oficina de Control Interno evaluó y rindió el Informe
57
alrededor de 600 hallazgos para corrección de errores en la información de los
abonados de la empresa mismos que cuentan con acciones de mejora totalmente
cumplidas a la fecha de rendición de este informe, y dos (02) hallazgos de carácter
fiscal y disciplinario donde se ven involucrados presumiblemente recursos públicos,
situaciones que fueron puestas en conocimiento mediante informe escrito a la oficina
de Control Interno disciplinario con la evidencia respectiva para el inicio de la
investigación en caso de que sea pertinente hacerlo.
Por otra parte se ha ejecutado la auditoria especial de revisión de vehículos
automotores de propiedad de la empresa, lográndose corregir dificultades de
2.5.5 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
La Oficina de Control Interno realizó seguimiento a las acciones que se adelantaron
entre enero de 2018 al 31 de julio de 2018 para hacer frente a los hallazgos de la
Auditoría Internas desarrolladas en el último trimestre de 2017
Al igual que la suscripción de correctivos de la Auditoria Especial ordenada por la
Gerencia de la Empresa correspondiente a los procesos de Sistemas y Facturación en
los meses de noviembre y diciembre de 2017; producto de esta labor, se evidenció
documentos reglamentarios que permiten la movilidad al igual que requisitos
documentales de los conductores; así como también las recomendaciones necesarias
para un mantenimiento preventivo y correctivo de los automotores procurando su
conservación y funcionalidad adecuada
Con los planes de mejoramiento y las acciones correctivas se ha observado y
reconocido el esfuerzo de los líderes de los procesos de las diferentes áreas en el
cumplimiento de las acciones de mejora propuestas para eliminar las causas que
dieron origen a los hallazgos.
58
3 PROYECTOS EJECUTADOS
3.1 CONEXIÓN TOTAL IPIALES
En el Municipio de Ipiales, a través de la Secretaria de Educación Municipal, se ha
venido contratando el servicio de internet banda ancha con la Empresa Municipal de
3.2 IMPLEMENTACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE CIRCUITO CERRADO DE
TELEVISIÓN CCTV EN SECTORES URBANOS Y CENTROS POBLADOS DEL
MUNICIPIO DE IPIALES – NARIÑO.
Se cumplió con el contrato Interadministrativo 180-2017 cumpliendo con el objeto de
implementar y configurar sesenta (60) kits CCTV con tecnología digital en sectores
urbanos y centros poblados del municipio de Ipiales –Nariño por un valor de doscientos
trece millones cuatrocientos cuarenta mil pesos( $213.440.000) pesos.
Telecomunicaciones UNIMOS S.A. E.S.P. desde el año 2010, en la actualidad el
convenio Interadministrativo número 007-2018 por un valor de doscientos setenta y
cuatro millones seiscientos sesenta y nueve mil quinientos ochenta y tres
pesos(274.669.583), celebrado entre la Alcaldía Municipal de Ipiales y UNIMOS E.S.P.
S.A., con fecha de inicio 04 de Julio de 2018, brindando el servicio de conectividad a
55 Sedes Educativas, con las tecnologías de última milla, Fibra Óptica, Radioenlace,
ADSL y Móvil, de la siguiente manera, 3 mediante tecnología DSL, 21 por Radioenlace,
13 con Fibra Óptica y 18 conectados con planes Móviles. Actualmente se encuentra
en fase de ejecución, cabe resaltar que la empresa viene presentando el servicio desde
los primeros días de enero debido a la retraso en la aprobación de los estudios
previos por parte del ministerio de educación.
59
Se implementaron 60 KITS de video vigilancia en 60 barrios de Ipiales, cada kit estaba
compuesto por:
1 NVR (Network Video Recorder )
4 Cámaras IP
1 Disco Duro
Cable UTP para exterior
1 Rack
Accesorios
Se cumplio a satisfacción, 240 DOSCIENTAS CUARENTA CAMARAS
por un valor ciento treinta y tres millones ciento once mil quinientos pesos
($133.111.500), teniendo en cuenta que la alcaldía municipal requiere garantizar el
orden, la vigilancia, y la seguridad a su población, con el fin de salvaguardar sus
derechos fundamentales. Con fecha de perfeccionamiento nueve (09) de Noviembre
de 2017 con prórroga del plazo hasta el 31 de agosto 2018.
Actualmente el proyecto se encuentra en fase final de ejecución y liquidación de
contrato.
IMPLEMENTADAS EN IPIALES y que aportan a la seguridad ciudadana.
Actualmente el proyecto se encuentra liquidado y termino su ejecución en el primer
semestre del año, finalizando la instalación completa a satisfacción.
3.3 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL SISTEMA CERRADO DE
TELEVISIÓN Y VIDEO VIGILANCIA CCTV – SIES DE LA POLICÍA NACIONAL
DEL MUNICIPIO DE IPIALES – NARIÑO
Se cumple con el convenio Interadministrativo 189-2017 el cual contempla por parte
de la EMPRESA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES DE IPIALES UNIMOS
S.A. E.S.P., El mantenimiento preventivo y correctivo del sistema cerrado de televisión
y video vigilancia CCTV – SIES de la Policía Nacional del Municipio de Ipiales – Nariño
60
Cabe resaltar que en el mes Junio a la POLICÍA NACIONAL DE IPIALES se da a
conocer un conflicto de red el cual fue causado por modificaciones a la red LAN de la
Policía, por miembro técnicos de área técnica de telemática policía, afectando la red
LAN de las Cámaras, lo cual dejo por fuera por varios días el servicio de algunas
cámaras, se solucionó y se realizó las recomendaciones pertinentes para evitar este
tipo de incidentes. Además se presentó inconvenientes en los 6 NVR que en su
momento fue necesario realizar una actualización adicional para su funcionamiento.
3.4 ENTRETENIMIENTO IP.
millones de pesos, UNIMOS puede ofrecer un nuevo servicio de entretenimiento IP.
Se realizaran los ajustes necesarios para minimizar los costos del servicio con el fin
de beneficiar a la comunidad de Ipiales.
3.5 PRIMER DIPLOMADO EN TIC PARA EL EMPRENDIMIENTO.
Actualmente y luego de haber superado las pruebas piloto, se encuentra activo el
servicio de ENTRETENIMIENTO IP, el cual permita llevar 46 canales de televisión via
streaming entretenimiento a los hogares y empresas de Ipiales , utilizando y
aprovechando la amplia red con la que cuenta UNMOS, adicionalmente del servicio
que puede llegar hasta una SET TOP BOX y convertir a cualquier televisor en un
SMART TV, el usuario con una misma cuenta puede acceder hasta 4 dispositivos
electrónicos para disfrutar del contenido de TV .
Este servicio se logró mediante la alianza estrategia establecida entre UNIMOS S.A
ES.P Y TV YOPAL, bajo la plataforma SIRIUSTV,
Actualmente UNIMOS cuenta con una cabecera digital que permite hacer la repetición
del cable operador TV YOPAL. Con una inversión mínima que no supera los 25
61
En un Ejercicio de Responsabilidad Social UNIMOS, programó y ejecutó el Primer
Diplomado en Tics para el Emprendimiento en Alianza de UNIMOS con SERSUR -
IDES como parte de su política de responsabilidad social empresarial.
En el Diplomado, que se dictarón en las instalaciones del Punto Vive Digital Lab de
Ipiales, con temas de vanguardia relacionados con cableado estructurado, redes de
telecomunicaciones, fibra óptica, sistemas de información y emprendimiento con
presupuesto ajustado.
Una exitosa convocatoria para una iniciativa de formación para la innovación y la
tecnología. Con la participación de más de 88 personas.
62
4 NUEVOS PROYECTOS
Para el tiempo restante del año 2018 y la vigencia 2019, con base en el plan gerencial
establecido con el equipo de trabajo de UNIMOS, se pretende convertir en realidad los
siguientes proyectos:
4.1 Conectividad al corregimiento de La Victoria.
4.2 NUEVO SERVICIO DE RASTREO DE VEHÍCULOS
Se pretende implementar un nuevo servicio basado en el internet de las cosas mediante aliados estratégicos, dispositivos especiales , plataformas web y servicio de internet se aportara a la seguridad ciudadana en sistemas de seguimiento y rastreo vehicular y cosas.
4.3 APOYO SEGUNDA FASE DE SEGURIDAD CIUDADANA
Se proyecta el apoyo a la secretaria de gobierno del municipio de Ipiales en la implementación de la segunda fase de KITS para video vigilancia, con servicio de conectividad.
4.4 ZONAS WIFI PAGADAS
Se contempla la implementación de 2 zonas de internet comunitario inalámbrico para beneficiar a población que requiere el servicio y no cuenta con instalaciones cableadas, el servicio tendrá costos con tarifas económicas.
4.5 MIGRACIÓN DE A NUEVOS SERVICIOS DE CONECTIVIDAD
Mediante tecnologías de última milla en fibra Óptica Al Hogar FTTH se proyecta mejorar las conexiones a hogares, negocios y empresas
4.6 Expansión de la cobertura de red
Se proyecta brindar servicios a corregimientos y municipios cercanos a Ipiales.
63
5 CONCLUSIONES
Las actividades desarrolladas en la vigencia 2017 y 2018 , pese a las diferentes
dificultades presentadas por deudas heredadas de administraciones anteriores,
están enfocadas en el cumplimiento a uno de los ejes de desarrollo de la
empresa, determinada por la innovación tecnológica y la diversificación de
servicios, buscando garantizar a los usuarios una opción de preferencia en el
mercado de las telecomunicaciones.
tecnológica para ofrecer servicios estables de calidad y con oportunidad.
Se requiere aumentar cada día la confianza de los usuarios a través del
mejoramiento en la oportunidad, eficiencia y eficacia en la prestación de los
servicios que UNIMOS ofrece.
Durante el año 2017 y el primer semestre del año 2018 se desarrolló diferentes
actividades de mejoramiento de las condiciones físicas de la Empresa Municipal
de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A E.S.P. y estas se continuaran
durante la vigencia 2018, brindando a la comunidad y a los trabajadores
ambientes laborales cómodos y seguros.
Se trabaja continuamente en mejoramiento de procesos y procedimientos
internos para avanzar en eficiencia administrativa.
Se proyecta nuevas inversiones en el mejoramiento de la infraestructura
64
6 ANEXOS
ESTADOS FINANCIEROS AÑOS 2016 Y 2017
65
66
67