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Informe de Gestión Superintendencia de Notariado y Registro Año 2014

INFORME

DE GESTIÓN

Superintendencia de Notariado y Registro


CONSEJO DIRECTIVO AÑO 2014

ALFONSO GÓMEZ MÉNDEZ

MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

MAURICIO PERFETTI

DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ESTADÍSTICA - DANE

JUAN ANTONIO NIETO

DIRECTOR INSTITUTO NACIONAL AGUSTÍN CODAZZI - IGAC

JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA

SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

EQUIPO DIRECTIVO

JORGE ENRIQUE VÉLEZ GARCÍA

SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO

MARÍA EMMA OROZCO ESPINOSA

SECRETARIA GENERAL

ARCHIBALDO JOSÉ VILLANUEVA PERRUELO

SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL REGISTRO DE

INSTRUMENTOS PÚBLICOS

MARIA VICTORIA ALVAREZ BUILES

SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOTARIADO

JAIRO ALONSO MESA GUERRA

SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA PROTECCIÓN,

RESTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN DE TIERRAS

NÉSTOR RAÚL SÁNCHEZ ESPITIA

DIRECTOR DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

CARLOS AUGUSTO PRIETO LEÓN

DIRECTOR DESARROLLO REGISTRAL

SERGIO AGÓN MARTÍNEZ

DIRECTOR DE GESTIÓN NOTARIAL

OSCAR ANÍBAL LUNA OLIVERA

DIRECTOR FINANCIERO

JORGE ELIECER DELGADO SALAS

DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN

LILIANA A. FERNANDEZ MUÑOZ

DIRECTORA ADMINISTRATIVA

MARIA ISABEL ORTEGA SAURITH

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

MARCOS JAHER PARRA OVIEDO

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

ELBA LUCIA CORREDOR

JEFE OFICINA DE INFORMÁTICA

DIEGO SALAZAR SAA

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

KAREN VARÓN LOZANO

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

ENERO DE 2015

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

EQUIPO DE TRABAJO:

ARIEL LEONEL MELO,

COORDINADOR GRUPO DE ESTADISTICA

CLAUDIA JEANNETTE MOGUI CELENO

HENRY PINILLA HERNANDEZ

NATALI RENDON HUERTAS

LUIS ANTONIO GUTIÉRREZ PEDRAZA

República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro


Contenido PRESENTACIÓN........................................................................................................................................................................ 1

1. MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS DE LA SUPERINTENDENCIA ................................................................................ 4

1.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................................................................................. 4

1.1.1. GESTIÓN CALIDAD - MECI ............................................................................................................................ 4

1.1.2. GESTIÓN ESTADÍSTICA ................................................................................................................................... 6

1.1.3. GESTIÓN PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS ....................................................................................11

1.2. DIVULGACIÓN Y COMUNICACIONES ........................................................................................................................17

1.2.1. BOLETINES DE PRENSA .............................................................................................................................17

1.2.1. IMPACTO EN MEDIOS ........................................................................................................................................18

2. MACROPROCESOS MISIONALES DE LA SUPERINTENDENCIA ...................................................................................22

2.1. GESTIÓN REGISTRAL ...............................................................................................................................................22

2.1.1. VISITAS GENERALES, ESPECIALES, DE APOYO E INTERVENCIONES A LAS ORIP´S. .............................22

2.1.2. SEGUNDA INSTANCIA REGISTRAL ..................................................................................................................22

2.1.3. INTERRELACIÓN REGISTRO CATASTRO. .........................................................................................................22

2.1.4. VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO – VUR ....................................................................................................23

2.1.5. PROYECTO REORGANIZACIÓN DE CÍRCULOS REGISTRALES ............................................................................25

2.2. GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN RESTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN DE TIERRAS .......................................................26

2.2.1. PROTECCIÓN PATRIMONIAL A PREDIOS ........................................................................................................26

2.2.2. RESTITUCIÓN DE TIERRAS .............................................................................................................................27

2.2.3. FORMALIZACIÓN DE TIERRAS .......................................................................................................................28

2.3. GESTIÓN NOTARIAL ...............................................................................................................................................30

2.3.1. CREACIÓN DE NOTARIAS ..............................................................................................................................30

2.3.2. SISTEMA DE INFORMACIÓN BIOMÉTRICA .....................................................................................................35

2.3.3. CONCURSO DE NOTARIOS ............................................................................................................................36

2.3.4. ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS) .........37

2.3.5. ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL (VISITAS GENERALES, ESPECIALES) .............39

2.3.6. ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL (INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS) ..........39

2.3.7. SISTEMA INTEGRAL PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

40

2.4. CULTURA DEL SERVICIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO .............................................................................................42

2.4.1. MODELO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO........................................................................................................42

2.5. GESTIÓN FINANCIERA .............................................................................................................................................43

2.5.1. BANCARIZACIÓN CONTROL Y ASEGURAMIENTO AL RECAUDO. .....................................................................43

2.5.2. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ......................................................................................................................48

3.1.3. PASIVO PENSIONAL ............................................................................................................................................51

3.1.4. RECUPERACIÓN DE LA CARTERA DE VIVIENDA ..............................................................................................52

3.1.5. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF NACIÓN II ..........................................................54

3.1.6. NORMAS INTERNACIONALES NIIF ................................................................................................................54

3.2. GESTIÓN INFORMÁTICA ..........................................................................................................................................55

3.2.1. FORTALECIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA ........................................................................55

3.2.2. INTERNET IPV6 ...........................................................................................................................................55

3.2.3. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN .....................................56

3.2.4. IMPLEMENTACIÓN DE SERVICIOS DE INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN -RAVEC- ..........................................57

3.2.5. MIGRACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE FOLIO MAGNÉTICO A SIR Y SOPORTAR TÉCNICAMENTE LAS MISMAS. 57

3.2.6. ELABORAR EL MODELO DE GESTION DOCUMENTAL - SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GD /SGD DE LA SNR. 58

3.2.7. IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA GOBIERNO EN LÍNEA – GEL ..............................................................58


3.2.8. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIONES VOIP. .....................................................................59

3.3. GESTIÓN LOGÍSTICA ...............................................................................................................................................59

3.3.1. INFRAESTRUCTURA .......................................................................................................................................59

3.3.2. GESTIÓN DOCUMENTAL ...............................................................................................................................61

3.3.3. BIENES MUEBLES INMUEBLES Y SEGUROS ...................................................................................................63

3.3.4. SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ......................................................................................................................64

3.3.5. CONTRATACIÓN ...........................................................................................................................................65

3.3.6. CONTROL Y SEGUIMIENTO CONTRACTUAL ...................................................................................................65

3.4. GESTIÓN HUMANA ................................................................................................................................................66

3.4.1. PROTECCIÓN Y SERVICIOS SOCIALES ..............................................................................................................66

3.4.2. CALIDAD DE VIDA LABORAL - CLIMA ORGANIZACIONAL ................................................................................67

3.4.3. CULTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................................68

3.4.4. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN ......................................................................................................70

3.4.5. PLAN ANUAL DE VACANTES .........................................................................................................................76

3.4.6. TEMAS DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO ..............................................................................................77

3.5. GESTIÓN JURÍDICA .................................................................................................................................................78

3.5.1. ADMINISTRACIÓN JUDICIAL ..........................................................................................................................78

3.5.2. APOYO JURÍDICO NOTARIAL Y REGISTRAL ....................................................................................................80

3.5.3. SEGUIMIENTO CONCURSO DE REGISTRADORES .............................................................................................80

4. MACROPROCESOS DE SEGUIMIENTO CONTROL Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. ....82

4.2. AUDITORIAS DE CALIDAD .......................................................................................................................................82

4.2 AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN .......................................................................................................................82

4.3. PLANES DE MEJORAMIENTO ...............................................................................................................................82

4.4. AUDITORIAS FINANCIERAS CON ENFOQUE FORENSE ...................................................................................83


PRESENTACIÓN

La Superintendencia de Notariado y Registro – SNR –, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, es la entidad encargada de prestar el servicio público de registro de instrumentos públicos al tiempo que lo orienta, vigila, inspecciona y controla al igual que el servicio público notarial. Es importante resaltar que el actual gobierno con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1450 de 2011, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 exigió de esta Entidad apoyo para jalonar la locomotora del sector agropecuario, en especial en lo relacionado con la aplicación de la Ley de Victimas y Restitución de Tierras, que busca restablecer el derecho que sobre sus propiedades perdieron miles de familias que fueron despojadas, en el marco del conflicto armado interno que desde hace varias décadas vive el país. El logro más visible dentro del proceso de Gestión Registral, se obtuvo con el premio a la Alta Gerencia de la Función Pública al reconocimiento de la estrategia de Gobierno para simplificar los trámites y hacer más fácil el registro inmobiliario, por la implementación de la Nueva Reforma al Estatuto Registral (Ley 1579 de 2012) y la implementación de la Ventanilla – VUR. Atendiendo las directrices del Gobierno Nacional, de facilitar el acceso al Servicio Público Notarial, se crearon 23 notarías en diferentes departamentos del país. Se crea el Círculo Registral y la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Apartadó en el Departamento de Antioquia y se modifican los Círculos Registrales de Dabeiba, Frontino y Turbo.

La Superintendencia de Notariado y Registro, realizó el 28 de abril de 2014, la Audiencia Pública de rendición de cuentas 2013, conforme a lo establecido en el documento CONPES 3654 de 2010 y el Estatuto Anticorrupción - Ley 1474 de 2011.


MISIÓN

La Superintendencia de Notariado y Registro, como

responsable de la guarda de la Fe Pública, garantiza

mediante la orientación, inspección, vigilancia y

control, la seguridad jurídica y administración del

servicio público registral inmobiliario; así como la

actividad notarial. A partir de la innovación y

efectividad en sus procesos y calidad de los servicios

ofrecidos a nuestros clientes.

VISIÓN

En el 2014 la SNR será una institución modelo en la

prestación del servicio público registral y en la guarda

de la Fe Pública. Líder en el proceso de protección,

restitución y formalización para que los colombianos

recuperen su tierra, con recurso humano calificado y

tecnología de punta.

OBJETIVOS

ESTRATÉGICOS

CLIENTE/SOCIEDAD/ESTADO

Posicionamiento de la Imagen Institucional -

Transparencia.

Mejorar el índice de satisfacción al

ciudadano / cliente.

Generar superávit en el ingreso de los

servicios registrales.

Proteger, restituir, formalizar, investigar la

situación de las tierras de Colombia.


PROCESOS

Garantizar la seguridad jurídica en los

procesos registrales y notariales.

Mejorar la calidad y la oportunidad de los

servicios registrales.

Disminuir los tiempos de respuesta de las

Quejas y Reclamos.

Consolidar el SIG incluyendo todas las

Oficinas de Registro.

Fortalecer la orientación, Inspección,

vigilancia, control, Notarial y Registral.

Efectuar la inspección, control y vigilancia de

las ORIP’S por Delegada Tierras

FINANCIERO

Gestionar y garantizar la estabilidad

financiera.

Gestionar recursos de cooperación

internacional para el desarrollo de

proyectos.

Desarrollar e implementar un sistema de

administración de riesgos financieros.

APRENDIZAJE

Desarrollar un programa de capacitación

para los servidores públicos enfocando los

nuevos retos de la institución.

Fortalecer las competencias del talento

humano.

Desarrollar los procesos de selección a

través de concursos.

Desarrollar e implementar un sistema de

información que soporte la

interoperabilidad entre las entidades que

tienen competencia en la restitución,

formalización y protección de tierras.

Diseñar e implementar una estructura

organizacional para responder a los nuevos

retos de la institución.

Fortalecer y modernizar la plataforma

tecnológica. Generar soluciones de negocio

de valor agregado basados en tecnología.


1. Macroprocesos Estratégicos de la Superintendencia

1.1. Direccionamiento Estratégico

1.1.1. Gestión Calidad - MECI

La Norma Técnica de Calidad Gestión Pública – NTCGP 1000:2009 e ISO 9000:2009 y la Superintendencia de Notariado y Registro - SNR En cumplimiento de lo establecido en el Artículo 6º de la Ley 872 de 2003, la Entidad implementa el Sistema de Gestión de la Calidad - SIG, aplicable a la rama ejecutiva del poder público. La orientación de esta norma, promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, el cual consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque, es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales, que forman parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción. Este enfoque permite mejorar la satisfacción de los clientes y el desempeño de las entidades, circunstancia que debe ser la principal motivación para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad y no simplemente la certificación con una norma, la cual debe verse como un reconocimiento, pero nunca como un fin. La Superintendencia de Notariado y Registro, durante la vigencia 2014, realizó auditorías de calidad a los procesos certificados y a las 35 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos – ORIP del país, junto con las seccionales de los círculos de Medellín y Bucaramanga. Posteriormente, recibió una auditoría, para ampliación, sostenimiento y renovación del Sistema de Gestión de la Calidad por parte del ICONTEC. Como resultado de ésta auditoría, se detectó una No Conformidad (NC) menor afectando el numeral 8.5.3. Acción Preventiva. Tabla 1 Auditorías realizadas en el proceso de certificación

Ítem Cantidad

Auditorias de Calidad 11

Auditorias de Ampliación 2

Auditorias de Sostenimiento 1

Procesos de Nivel Central Certificados 12

Oficinas de Registro Certificadas 79

Fuente: Grupo de MECI - Calidad

Gráfico 1 Distribución porcentual de la certificación de las ORIP´s

Fuente: Grupo de MECI - Calidad Tabla 2 Certificación en los tipos de ORIP´s

Tipo de ORIP´s Cantidad

Principal 35

Seccional 44

Total de ORIP´s certificadas 79


ORIP´s Certificadas

40,93%

ORIP´s No Certificadas

59,07%


Modelo Estándar de Control Interno 2014 La Entidad en cumplimiento del Decreto N° 943 del 21 de Mayo de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI” y en procura del mejoramiento continuo desarrolló las siguientes actividades: Tabla 3 Actividades desarrolladas Implementación nuevo modelo de control Interno 2014

Fase Actividad

Conocimiento

Lectura del documento

Apropiación de los conocimientos

Sensibilización a los servidores públicos

Diagnostico

Identificación de los cambios en el Modelo

Diseño del Diagnóstico

Aplicación del Diagnóstico

Análisis del Diagnóstico

Identificación de puntos críticos

Identificación de victorias tempranas

Planeación De La Actualización

Identificación de actividades a realizar

Identificación de los responsables de ejecución de las actividades

Definición de fechas de inicio y finales de las actividades

Ejecución Y Seguimiento Seguimiento de las actividades

Realización de correcciones

Cierre

Compilación de los resultados

Presentación de los resultados finales

Realización de jornadas de actualización

Realización del nuevo Diagnóstico

Análisis de los resultados del Diagnóstico


La Superintendencia de Notariado y Registro, adelantó y culminó las etapas del Nuevo Modelo MECI:2014, en cuanto a conocimiento, diagnóstico, planeación de la actualización, ejecución, seguimiento y cierre, alcanzando una meta del 93% en una escala de 100%, catalogada como sobresaliente por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. Actualizar e Implementar el aplicativo ISOLUCION para dar soporte al SIG. Teniendo la información de los procesos en el aplicativo, se realizaron los respectivos ajustes de orden técnico para la puesta en marcha, se impartió capacitación a los facilitadores de calidad, de cada uno de los procesos del Nivel Central sobre el aplicativo en relación con los Módulos de indicadores, MECI, Auditorias, Talento Humano, Mejoramiento y Riesgos. Se validó, la puesta en marcha del aplicativo ISOLUCION de conformidad con los requisitos establecidos, en conjunto con la parte técnica de la SNR y la firma designada. La parametrización se adelantó, con la información que se confronto entre lo que existía en el aplicativo y la base de datos de la SNR. Avanzando en un 60% de la totalidad de información por parametrizar (documentación, indicadores, riesgos, etc.) por parte de cada uno de los responsables del grupo. Después, de verificar y actualizar los macro procesos, procesos, procedimientos e instructivos, desarrollados en las diferentes áreas de la Entidad, se destacaron los macro procesos de Gestión del Servicio Registral y el de Protección, Restitución y Formalización de Tierras, avanzando con esto en un 80%.


Se culminaron con éxito las actividades de capacitación del aplicativo ISOLUCIÓN, a usuarios técnicos, administradores y funcionarios líderes en el mes de junio y julio, orientada a la parte técnica (Centro de Computo SNR), con un cubrimiento a la totalidad de procesos, del Nivel Central de la SNR. Dado que las capacitaciones se culminaron hasta el mes de julio, en los meses de agosto y septiembre se proyectó el cronograma para la implementación de los 8 módulos del aplicativo, contando con el soporte y apoyo de la firma ISOLUCION.

1.1.2. Gestión Estadística

La Superintendencia de Notariado y Registro, continua con el fortalecimiento de los sistemas de información estadística, dando a conocer de manera oportuna y confiable a todos los Colombianos, la información producto del quehacer de la Entidad, reuniendo las estadísticas y cifras centrales de las transacciones adelantadas por los ciudadanos en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y las Notarías del país. Constituyéndose, en una fuente de consulta que busca propiciar el análisis e identificación de las evoluciones que ha tenido el país en materia de: virtualización de los servicios registrales y notariales, políticas anti-trámites de cara a la Ley de Victimas y Restitución de Tierras (Ley 1448) que abandera el Gobierno Nacional. En el año 2012, la Superintendencia, fijó los lineamientos para las políticas estadísticas mediante la Resolución No 7145 del 06 de agosto de 2012, iniciando el diseño del Sistema Estadístico Institucional, que busca mejorar la organización y procesamiento de la información registral y notarial. Además, de generar alianzas estratégicas con entidades públicas y/o privadas, para facilitar el logro de nuestros objetivos misionales que apoyan la generación de las políticas públicas y toma de decisiones. Por tal motivo y con el apoyo del Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, como autoridad en esta materia y coordinador del Sistema Estadístico Nacional, en el marco del proyecto de Planificación y Armonización Estadística del país, se plantea el Plan Estadístico de la Superintendencia de Notariado y Registro, que tiene como fin mejorar, la calidad de la información estadística registral y notarial, su disponibilidad, oportunidad y accesibilidad para responder a las exigencias de información estadística, con calidad que requiere un país con proyección hacia el desarrollo económico y social, teniendo en cuenta un serio compromiso hacia lo ambiental. Descripción de la producción estadística de la Entidad La producción estadística de la Superintendencia de Notariado y Registro, se centra en dos operaciones: “Movimiento registral inmobiliario Colombiano” y “Movimiento Notarial Colombiano”, que fueron identificadas con la aplicación del formulario “Existencias y usos de información estadística”. Tales operaciones, pertenecen al área temática social, que informan sobre las actividades del estado en cuanto a temas de registro y notariado en Colombia. Para esta producción de estadística debemos tener en cuenta: Tabla 4 Demanda de las operaciones estadísticas de la SNR.

Demandante Requerimientos de información Objetivo

Origen de la demanda

Características demandadas

Periodicidad Desagregación

Nivel Central SNR Estadísticas e indicadores de las oficinas de registro de instrumentos públicos

Decreto 2163 de 2011 Art 25

Mensual Por Circulo Registral

Nivel Central SNR Estadísticas relacionadas con la actividad de los notarios Decreto 2163 de 2011 Art 2

Mensual Por Circulo Notarial

Entidades judiciales y administrativas

Información registral de los predios rurales Decreto 0238 de 2012

Bajo Demanda

Bajo Demanda


Nivel Central SNR – Divulgación y Comunicaciones

Recolectar y consolidar información estadística de los servicios notariales y registrales

Resolución 6126 de 2011 Art 8

Bajo Demanda

Bajo Demanda

Unión Colegiada del Notariado Colombiano –U.C.N.C-

Totalidad de trámites notariales F2 Trimestral Municipio Departamento

Ministerio de Agricultura UPRA

Mercado de tierras: transacciones por municipio, desagregadas para lo urbano y rural, que permitan asociar el costo de la transacción y valor reportado por cada una de estas.

F2 Trimestral Municipio Área urbana, rural


Estudios de concentración de la propiedad: listado y cantidad de propietarios por predio, que se pueda filtrar por municipio, urbano, rural, área del predio, % de participación del propietario sobre el predio

F2 Trimestral Municipio Área urbana, rural


Mercado de tierras: listado de transacciones por tipo y por cada una de las notarías, separando urbano, rural, municipio, departamento, valor del bien reportado y costo de la transacción

F2 Trimestral

Departamento Municipio Área urbana, rural

Fuente: Oficina Asesora de Planeación

Tabla 5 Oferta de las operaciones estadísticas de la SNR

Operación Estadística Productor Periodicidad Desagregación

Movimiento registral Superintendencia de Notariado

y Registro – ORIP Trimestral

Nacional, Departamental, Regional, Área metropolitana, Municipal.

Movimiento notarial Superintendencia de Notariado

y Registro – Notarias Trimestral

Nacional, Departamental, Regional, Área metropolitana, Municipal.


Operación Estadística: Movimiento Notarial Colombiano El Notariado, es un servicio público que implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial, otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en el caso y con los requisitos que la ley establece. (Artículo 1º del Decreto 2148 de 1983). Existen tres clases de círculos de notarías: De primera categoría, segunda y tercera categoría. Esta clasificación obedece a aspectos administrativos y organizacionales, ya que la labor que desempeñan los notarios es la misma al igual que sus competencias; Los notarios son nombrados así: Los de primera categoría por el Gobierno Nacional; los de segunda y tercera, por los Gobernadores respectivos.


Tabla 6Numero de Notarías por Departamento y categoría

Departamento 1a. 2a. 3a. Total

Antioquia 43 26 64 133

Bogotá 77

77

Valle 37 11 27 75

Cundinamarca 18 34 14 66

Santander 17 17 19 53

Boyacá 11 10 32 53

Tolima 14 16 8 38

Norte De Santander 11 4 19 34

Bolívar 7 5 20 32

Caldas 8 8 13 29

Cauca 3 3 22 28

Magdalena 4 3 19 26

Atlántico 14 2 10 26

Nariño 6 4 15 25

Cesar 6 10 8 24

Huila 12 6 5 23

Córdoba 3 6 14 23

Sucre 3 3 15 21

Risaralda 9 2 9 20

Choco 2 1 13 16

Meta 4 4 7 15

Quindío 5 3 7 15

Casanare 2 2 6 10

Putumayo 1 1 6 8

Caquetá 2 1 5 8

Guajira 2

6 8

Arauca 1

6 7

Vichada 1

3 4

San Andres Y Providencia 1

1 2

Guaviare 1

1

Vaupés 1

1

Guainía 1

1

Amazonas 1

1

Total general 328 182 393 903


Gráfico 2 Porcentaje de Notarías por Categoría a nivel Nacional


Gráfico 3 Relación de Municipios de Colombia y municipios con Notarias


Gráfica 1 Numero de notarías en las principales ciudades de

Colombia

Ciudad Cantidad

Bogotá 77

Medellín 31

Cali 23

Barranquilla 12

Bucaramanga 11


Características actuales de la operación estadística “Movimiento Notarial Colombiano” La información estadística generada por las 903 notarías del país, se consolidada como operación estadística desde el segundo semestre de 2011, obteniendo series históricas y difundida, por medio de la página web de la Entidad; su objetivo es dar a conocer a los ciudadanos en general el comportamiento del movimiento notarial en Colombia.

Primera Categoría

36%

Segunda Categoría

20%

Tercera Categoría

44%

1119

646

473

Numero de Municipios Colombia

Numero de Municipios conNotarias en Colombia

Numero de Municipios SinNotarias en Colombia


Tabla 7 Características de la Operación Estadística Movimiento Notarial Colombiano

Cobertura geográfica

Nacional

Desagregación

Nacional Regional Departamental Municipal

Periodicidad de difusión

Trimestral

Acceso a los resultados

Página web Medio magnético

Medio de difusión

Página de la entidad Estadísticas Boletines

estadísticos

Soporte legal

Decreto 2163 de 2011 Resolución 6126 de 2011


Tabla 8 Variables de la Operación Estadística Movimiento Notarial Colombiano

Escrituración Otros actos notariales

Compraventa Autenticación documentos y firmas

Permuta Acta comparecencia

Hipoteca (y/o ampliación) Diligencias fuera despacho

Cancelación hipoteca Declaración extra juicio

Venta con hipoteca Conciliaciones

Constitución de sociedad Copias escrituras

Liquidación de sociedad Registro civil de nacimiento

Reforma social Registro civil de matrimonio

Sucesiones Registro civil de defunción

Reglamento propiedad y/o reformas Copias de registro civil

Protocolizaciones Libro de varios

Matrimonios civiles Conciliaciones de sociedad patrimonial de personas del mismo sexo

Sociedad patrimonial de personas del mismo sexo Remates

Correcciones de registro Otros ingreso

Vivienda de interés social Interdicción judicial

Divorcios

Otros ingresos

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Operación Estadística: Movimiento Registral Colombiano El registro inmobiliario, representa la historia jurídica de los bienes inmuebles que se materializan a través de las diferentes inscripciones que se visualizan en el folio de matrícula inmobiliaria, de los actos, contratos, providencias judiciales, administrativas o arbitrales, que impliquen constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real principal o accesorio sobre bienes raíces; al igual que los que dispongan las cancelaciones de dichas inscripciones. En el país existen 193 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, distribuidas en 35 capitales departamentales, la ciudad de Bogotá tiene 3 Oficinas de Registro y la Ciudad de Medellín 2 Oficinas de Registro y 158 en ciudades intermedias. Cada una de ellas, tiene una compresión municipal, de acuerdo a su ubicación. Esta cobertura es denominada círculo registral.


En las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país, tanto en las Principales como en las Seccionales; se prestan los siguientes servicios: Expedición certificados

Tradición y libertad. Certificado en línea.

Para adelantar procesos de pertenencia o adjudicación de baldíos.

Tradición superior a veinte (20) años. Registro de Instrumentos Públicos

Registro de la propiedad - inmueble y otros derechos reales.

Registro de testamentos cerrado y abierto.

Registro de Embargos. Tabla 9 Numero de ORIP’s por Departamento y categoría

Departamento Principales Seccionales Total

Antioquia 2 30 32

Santander 1 14 15

Boyacá 1 13 14

Cundinamarca 0 13 13

Tolima 1 11 12

Caldas 1 9 10

Nariño 1 7 8

Cauca 1 7 8

Valle 1 7 8

Norte De Santander 1 6 7

Magdalena 1 5 6

Risaralda 1 5 6

Córdoba 1 5 6

Bolívar 1 4 5

Sucre 1 3 4

Meta 1 3 4

Huila 1 3 4

Bogotá 3 3

Casanare 1 2 3

Cesar 1 2 3

Choco 1 2 3

Quindío 1 2 3

Guajira 1 2 3

Putumayo 1 1 2

Caquetá 1 1 2

Atlántico 1 1 2

San Andres Y Providencia 1 1

Vaupés 1 1

Amazonas 1 1

Guaviare 1 1

Vichada 1 1

Arauca 1 1

Guainía 1 1

Total general 35 158 193


Gráfico 4 Porcentaje de ORIP’S por regiones registrales de Colombia


Central 35%

Andina 26%

Caribe 16%

Pacifico 14%

Orinoquia 9%


Tabla 10 Características de la Operación Estadística Movimiento Registral Colombiano

Nacional

Cobertura geográfica

Nacional Regional Departamental Municipal

Desagregación

Trimestral

Periodicidad de difusión

Página web Medio magnético

Acceso a los resultados

Página de la entidad Estadísticas Boletines estadísticos

Medio de difusión

Decreto 2163 de 2011 Resolución 6126 de 2011

Soporte legal

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Características actuales de la operación estadística “Movimiento Registral Colombiano”

Su objetivo, es dar a conocer el comportamiento del movimiento registral en Colombia. Inició como operación estadística, en el segundo semestre de 2011y las variables que componen el registro administrativo son: Tabla 11 Variables de la Operación Estadística Movimiento Registral Colombiano

Bloque de actos registrales

Bloque de folios

Compraventa

Folios de inmobiliaria

Hipoteca

Total folios

Cancelaciones de actos registrales

Remate

Bloque de certificados de tradición y libertad

Sucesión

Certificados de tradición y libertad

Permuta

Certificados reimpresos

Embargos

Certificados anulados

Desembargos

Certificados exentos

Certificados antiguo sistema

Bloque documentos de registro

Bloque de tierras

Documentos radicados

Declaratoria de desplazamiento forzado

Documentos devueltos

Prevención registradores de abstenerse a inscribir

Correcciones

Solicitudes de protección individual

Documentos con mayor valor

Prohibición de enajenar

Funcionarios calificadores

Turnos repartidos (último turno del mes)

Bloque de ingresos

Turnos anulados

Total ingresos documentos

Documentos pendientes del mes

Total ingreso por certificados

Documentos pendientes acumulados

Total otros ingresos

Total general de ingresos


1.1.3. Gestión Planes, Programas y Proyectos

El presupuesto de Inversión, es una herramienta de gestión que concibe a las entidades de la administración como unidades gerenciales, esto es, con la misión de generar valor público para los ciudadanos. A diferencia del presupuesto de funcionamiento, este establece una relación directa entre el gasto, los bienes y servicios finales (productos y resultados), que cada proyecto priorizado por la Entidad, debe entregar en cumplimiento de los objetivos, estrategias y programas del Plan Estratégico Institucional y Plan Nacional de Desarrollo durante una vigencia.


Durante los últimos años, la Superintendencia viene adelantando el proceso de Sistematización y Modernización de los servicios de la Entidad (Servicio Registral y la inspección, vigilancia y control del servicio Notarial), al igual que la sistematización de los procesos administrativos y jurídicos, por lo que se requieren recursos financieros adecuados para la ejecución de sus proyectos de inversión, tanto en programas de sistematización como de obra pública. Con relación a la Ley de Victimas la superintendencia de Notariado y Registro, creo la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, creada en el marco de la Ley 1448 de 2011, mediante los Decretos N° 0238 y N° 0239 del 01 de febrero de 2012, cuyas principales funciones son; adelantar las gestiones necesarias para promover la formalización masiva de la propiedad inmobiliaria rural y urbana; diseñar, implementar y evaluar el programa de orientación e información a las víctimas del despojo acerca de los derechos, los medio y rutas judiciales y administrativas; fijar las políticas y adoptar los planes generales de protección, formalización y restitución jurídica de los inmuebles despojados y velar por su cabal cumplimiento, por parte de las ORIPS; interactuar con las entidades relacionadas con el tema de la titulación y formalización de la propiedad y con las de atención integral a la población víctima del desplazamiento forzado y despojo de tierras. Apropiación de recursos proyectos de inversión - vigencia 2014

Para la vigencia 2014, le aprobaron a la Entidad, un presupuesto de $374.801.122.919,00 distribuidos y priorizados en 13 proyectos de inversión de acuerdo con la disponibilidad de recursos, donde el 30.72% corresponde a Inversión Directa, por valor de $115.153.996.839,00 y el 69.28% a la Inversión Indirecta - Transferencias por Ley 55 de 1985, por valor de $259.647.126.080,00, valor incluido dentro de la proyección del Marco de Gasto de Mediano Plazo. A la fecha de corte del informe, el porcentaje de avance con respecto a la obligación para la Inversión Directa de los 12 proyectos de inversión, es del 48.31% y del 100.00% para la Inversión Indirecta por Ley 55 de 1985. El porcentaje de avance de la obligación con respecto al total de la inversión, es del 84.12%. Tabla 12 Tipo de presupuesto y su porcentaje de apropiación y

obligación.

Presupuesto Apropiado %

Apropiado %Obligación

Inversión Directa

115.154 30,72% 48,31%

Inversión Indirecta

259.647 69,28% 100,00%

Total Inversión 374.801 100,00% 84,12%

Fuente: Grupo de Proyectos Nota: Datos en miles de millones

Tabla 13 Proyecto: Ejecución del proyecto de inversión indirecta Implantación convenio para ejecución de proyectos de inversión

para el sector justicia en desarrollo de la ley 55 de 1985

Apropiación Vigente 259.647,13

CDP 259.647,13

Compromiso 259.647,13

Obligación 259.647,13

Pagos 253.000,00

%Ejecución

CDP / Aprop 100,00%

Com / Aprop 100,00%

Oblig / Aprop 100,00%

Pagos / Aprop 97,44%


Tabla 14 Ejecución inversión directa proyectos de inversión

Proyecto Apr Vig CDP Com Obl Pag

%Ejecución

CDP/ Aprop

Com/ Apro

Obl/ Apro

Pag/ Apro

Reposición Y Recuperación De La Infraestructura Registral

449,90

374,41

374,41

355,48

289,53

83,2% 83,2% 79,0% 64,4%


Proyecto Apr Vig CDP Com Obl Pag

%Ejecución

CDP/ Aprop

Com/ Apro

Obl/ Apro

Pag/ Apro

Estudios De Vulnerabilidad Y Obras De Reforzamiento Estructural En140 ORIP´s

9.550,10

7.754,00

7.754,00

5.166,13

5.160,39

81,2% 81,2% 54,1% 54,0%

Adquisición Lote Y Construcción Sede Facatativá

1.400,00

1.384,49

1.375,82

641,24

641,24

98,9% 98,3% 45,8% 45,8%

Construcción Oficinas De Registro De Cartagena, Santa Marta Y Monte Líbano ( Córdoba )

4.000,00

3.194,28

1.968,91

1.808,22

1.807,88

79,9% 49,2% 45,2% 45,2%

Sistematización Y Modernización De Los Servicios De La Superintendencia

48.364,00

47.130,17

24.055,01

21.323,08

21.263,76

97,4% 49,7% 44,1% 44,0%

Sistematización De Los Procesos Administrativos Y Jurídicos De La Superintendencia

13.000,00

12.053,85

11.559,99

8.995,12

8.944,78

92,7% 88,9% 69,2% 68,8%

Diseño E Implementación Del Modelo Tecnológico Y De Gestión Para La Ventanilla Única De Registro

9.000,00

8.805,55

7.434,65

3.083,96

3.074,30

97,8% 82,6% 34,3% 34,2%

Asistencia Técnica De La Administración Central A La Sistematización De Oficinas De Registro

11.000,00

10.950,91

2.226,19

1.757,23

1.753,53

99,6% 20,2% 16,0% 15,9%

Implementación Interrelación Catastro Registro Nacional

5.000,00

4.475,94

3.897,49

3.149,47

3.139,99

89,5% 77,9% 63,0% 62,8%

Ampliación Y Sostenibilidad Del Sistema Integrado De Gestión

1.500,00

1.271,08

1.228,12

1.061,52

1.058,30

84,7% 81,9% 70,8% 70,6%

Protección Registral A Los Derechos De Bienes Inmuebles Abandonados Por La Población Desplazada Conforme A La Política De Tierras En Colombia

8.800,00

8.314,56

7.546,29

6.510,51

6.490,65

94,5% 85,8% 74,0% 73,8%

Desarrollo Implementación Y Administración De La Reorganización De Los Círculos Registrales

3.090,00

3.023,36

3.012,78

1.784,46

1.777,48

97,8% 97,5% 57,7% 57,5%

Total Inversión Directa

115.154,0

108.732,6

72.433,7

55.636,4

55.401,8 94,4% 62,9% 48,3% 48,1%


Tabla 15 Ejecución inversión directa proyectos de inversión

Proyecto Apro Vig CDP Com Obli Pag %Ejecución

CDP / Apr

Com / Apr

Obl/ Apr Pag / Apr

Total Inversión Indirecta

259.647,13

259.647,13

259.647,13

259.647,13

253.000,00

100,00% 100,00% 100,00% 97,44%

Total Inversión Directa

115.154,00

108.732,58

72.433,66

55.636,42

55.401,83

94,42% 62,90% 48,31% 48,11%

Total Inversión 374.801,12

368.379,70

332.080,79

315.283,54

308.401,83

98,29% 88,60% 84,12% 82,28%


Análisis: Finalizada la vigencia 2014, la inversión total de los proyectos en relación con los recursos comprometidos presento un avance del 88.60%, en recursos obligados del 84.12% y en pagos del 82.28%, sobre el total apropiado.


Gráfico 5 Ejecución proyectos de inversión


Adicionalmente, durante la vigencia 2014, se realizaron actividades tendientes a articular, consolidar y socializar, la temática relacionada con el Plan Anual de Adquisiciones - 2014 formulación 2015. En términos de proyectos de inversión, se emprendieron acciones tendientes a la elaboración del anteproyecto de presupuesto para la vigencia 2015, asesoramiento y acompañamiento en la formulación de los proyectos de inversión para la vigencia 2015 materializando dichas iniciativas en el Registro de los mismos por parte del Departamento Nacional de Planeación; No obstante, toda esta gestión se basó en mesas de trabajado con la Alta Dirección en donde todas las estrategias planeadas fueron incorporadas en los planes operativos de inversión inherentes a cada proyecto formulado. Gestión y seguimiento a los proyectos de inversión

Cumplimiento Metas del Gobierno

La Superintendencia de Notariado y Registro, formuló para la vigencia 2014, cuatro (4) indicadores para el cuatrienio, los cuales a diciembre 31 de 2014 presentan el siguiente avance: Pilar: Soportes transversales de la prosperidad democrática Objetivo: Buen gobierno, participación ciudadana y lucha contra la corrupción Programa: Modernizar el servicio público registral

Gráfico 6 Avance Acumulado de la Sistematización de las ORIP´s

Fuente: Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno Nota: Meta Cuatrienio 192 ORIP´s

Gráfico 7 Avance Acumulado Folios Interrelacionados

Fuente: Sinergia Nota: Meta para el cuatrienio 4.100.000 Cumplimiento: 148%

98,29%

88,60%

84,12%

82,28%

CDP / Aprop

Compr / Aprop

Oblig / Aprop

Pagos / Aprop

141

157

173

192 192

Línea debase

Ene-Dic2011

Ene-Dic2012

Ene-Dic2013

Ene-Dic2014

800.000

1.901.729

3.590.757

6.067.973

Año 2011 Año 2012 Año 2013 Año 2014


Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos automatizadas En el mes de julio de 2013, se cumplió la meta asignada de sistematizar cincuenta y una (51) ORIP’s. El indicador, presenta un acumulado de diecinueve (19) ORIP’s, que se encuentran en producción, en el Sistema de Información Registral – SIR, con un avance del 100,00%. Folios Interrelacionados Registro – Catastro La Entidad, a través del proyecto de Interrelación catastro registro al mes de diciembre de 2014, interrelacionó 2.477.216 folios, para un acumulado de 6.067.973 folios de matrícula inmobiliaria interrelacionados en el cuatrienio. Con este resultado, se cumple y se supera la meta programada para la vigencia 2014, alcanzando un cumplimiento del 190.56%. Notarias con Ventanilla Única de Registro - VUR implementadas En el mes de junio de 2014, se logró la meta programada para la presente vigencia integrado cuarenta (40) notarías, con esta cifra se cumple con la ejecución del 100,00% programado para la vigencia y se supera la meta para el cuatrienio en un 142.41%, con la integración de 272 notarias al VUR. Gráfico 8 Notarías con VUR implementadas

Fuente: Sinergia Nota: Meta para el cuatrienio 192 Cumplimiento: 142.41%

Pilar Soportes transversales de la prosperidad democrática Objetivo Buen gobierno, participación ciudadana y lucha contra la corrupción Programa Modernizar el servicio público registral

Estudios Técnicos para la creación de notarias

Durante la vigencia del 2014, se crearon cuatro (4) notarias a nivel nacional y se modificó el círculo notarial de Pacho, Cundinamarca. Fueron creadas las notarías de Santa Rosa del Sur, Bolívar, Santa Rosalía, Vichada, Algarrobo, Magdalena y Acevedo, Huila, todas de tercera categoría, así: Tabla 16 Notarias de tercera categoría creadas

Departamento Municipio No. Notarias Creadas

Bolívar Santa Rosa del Sur 1

Vichada Santa Rosalía 1

Magdalena Algarrobo 1

Huila Acevedo 1

Total 4

Fuente: Grupo de Proyectos

Por último con el Decreto N°1856 del 26 de septiembre de 2014, se modifica el círculo notarial de Pacho, Cundinamarca y que expresa: “por el cual se modifican las circunscripciones de unos círculos notariales y se dictan otras disposiciones”, trasladados así: San Cayetano forma parte del círculo de Zipaquirá y Villagómez hará parte del círculo notarial de Paime, ambas pertenecientes a el Departamento de Cundinamarca.

Estudios técnicos para la creación de ORIP´s

El Proyecto de Desarrollo, Implementación y Administración de la Reorganización de los Círculos Registrales a Nivel Nacional, prioriza las necesidades de los ciudadanos para optimizar la prestación del Servicio Público

8

149

232 272

Ene-Dic 2011 Ene-Dic 2012 Ene-Dic 2013 Ene-Dic 2014


Registral, creando y reorganizando algunos de los círculos registrales. Con la creación de las Oficinas de Registro, descongestionó la oficina de la cual se segrega algunos municipios y por ende la capacidad productiva de la misma, aumentando su calidad y tiempo de respuesta. Así mismo, se agrupa una cantidad de municipios, que se encontraban distantes de la oficina original. Disminuyendo notablemente los tiempos de desplazamiento y los costos de transporte, los cuales influyen dentro de la población campesina. El Gobierno Nacional expidió el Decreto No. 2056 del 16 de octubre de 2014, por medio del cual se modifica el círculo registral de Barranquilla, Departamento de Atlántico y la competencia territorial de la Oficina Principal de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá Zona Sur, Departamento de Cundinamarca y se crean los círculos registrales de Soacha - Cundinamarca y Soledad – Atlántico, con una Oficina Seccional de Registro de Instrumentos Públicos en cada uno. Tabla 17 Círculos registrales modificados

Departamento Circulo Registral Modificado

Nueva Comprensión Municipal Decreto De Creación

Atlántico Barranquilla

Barranquilla

Decreto 2056 Del 16 De Octubre De 2014

Puerto Colombia

Tubara

Galapa

Baraona

Cundinamarca Bogotá Zona Sur Inmuebles Ubicados En La Calle 1a Sur Y Al Sur De Esta, De La Ciudad De Bogotá


Tabla 18 Creación de Círculos registrales vigencia 2014

Departamento Oficina Seccional Comprensión Municipal Decreto De Creación

Atlántico Soledad

Soledad

Decreto 2056 Del 16 De Octubre De 2014

Malambo

Sabana grande

Santo Tomas

Palmar De Varela

Cundinamarca Soacha

Soacha

Sibaté

Granada


Junto con la Superintendencia Delegada para el Registro, se elaboraron los estudios técnicos de la creación de Soacha, Soledad y Sibundoy. Estudio técnico de la reorganización de los círculos de Girardot, La Mesa y Agua de Dios del Departamento de Cundinamarca; Ocaña y Cúcuta en el Departamento de Norte de Santander; Aguachica en el Departamento del Cesar; El Banco y Plato en el Departamento del Magdalena; Mompós en el Departamento de Bolívar; Marinilla, Rionegro, Andes y Ciudad Bolívar, en el Departamento de Antioquia; Villavicencio y San Martín, en el Departamento del Meta y Bolívar y Popayán en el Departamento del Cauca. Se elaboró la resolución de asignación de códigos, a los círculos de registro correspondientes a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos Seccionales de Soacha - Cundinamarca y Soledad - Atlántico.


1.2. Divulgación y Comunicaciones

Tabla 19 Caracterización audiencias SNR

Audiencias Canales De Comunicación

Clientes Internos: Funcionarios de nivel central, funcionarios de las oficinas de registro y notarios

Correo electrónico, página web, redes sociales, carteleras, libros, cartillas, plegables, programa de tv Fe Pública, Escribano, Boletín de Jueves a Jueves – Monitoreo Diario de Noticias

Usuarios Externos Por Suscripción: Usuarios de la página web, que se han suscrito para el envío de información relevante de la Superintendencia (No suscritos)

Página web, redes sociales, correo electrónico, programa de tv Fe Pública

Medios De Comunicación: Periodistas de los medios de comunicación nacional y regionales

boletines de prensa a través del correo electrónico, llamadas personalizadas, programa de tv Fe Pública), redes sociales

Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones

1.2.1. Boletines de prensa

El trabajo de comunicación de la Oficina de Divulgación de la Superintendencia de Notariado y Registro, inicia con la construcción comunicados de prensa y su posterior envío a las diferentes audiencias. El propósito de estos boletines, es mantener informados a los diversos públicos identificados. En resumen lo que busca es que la información de la SNR, sea replicada por éstos y con ello, de conocimiento público. Durante el año 2014, la Oficina de Divulgación desarrolló 236 boletines de prensa. Dichos comunicados fueron envidos a las bases de datos de medios de comunicación del orden nacional y regional, a funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro, a Notarías y a suscriptores. Estos boletines de prensa son cargados a su vez en el portal de la Entidad y expuestos en el “Home” durante un tiempo determinado, para lograr tránsito y su fácil comprensión. Tabla 20 Boletines en cifras

Temática Cantidad

Notariado 27

Registro 43

Supernotariado 1

Tierras 165

Total general 236


Gráfico 9 Comparativo Boletín años 2012-2014


En materia noticiosa, la Superintendencia de Notariado y Registro, se destacó por emitir contenidos referentes en su mayor parte a las Delegadas de Registro y de Tierras. En Registro, se destacan temas como posesión de nuevos Registradores de Instrumentos Públicos, implementación de servicios en línea y Botón de Pago. En lo que respecta a la Delegada de Tierras, los temas más publicados fueron: Recorridos de la Unidad Móvil de Registro, entrega de títulos de propiedad en diferentes regiones del país, estudios registrales, y protección de bienes de uso público como parques y playas. Cada año se evidencia un crecimiento en el número de boletines de prensa emitidos y de información generada gracias a los nuevos retos que asume la Entidad.

52

145

236

AÑO 2012 AÑO 2013 AÑO 2014


1.2.1. Impacto en Medios

Parte del resultado de la función de los boletines de prensa, se ve reflejado en el impacto en medios de comunicación. En éstos también, se refleja el trabajo realizado en cada región, cuando se llevan a cabo eventos y se visita a medios de comunicación locales o cuando se producen actos, en espacios públicos, previamente preparados para generar opinión. A través, de cada uno de los medios tradicionales, se presenta el balance de la respuesta obtenida con la información generada. Cabe destacar, que este no es el total de los artículos, audios o notas televisivas publicadas, ya que es imposible acceder a éstos. Este informe, se construyó con las notas que sistemas ALERTAS DE GOOGLE, el sistema de Alertas Siglo Data, que para el año 2014, comenzó a operar desde el mes de octubre y el monitoreo que de lunes a viernes se hace de forma manual. Prensa El Monitoreo de prensa permitió rastrear la publicación de 2.153 artículos de prensa en los diferentes diarios del orden nacional y regional. A continuación presentamos un cuadro de medios que permite identificar los diarios que respondieron a las acciones mediáticas de la SNR y la cantidad de notas publicadas. Tabla 21Cuadro respuesta de medios

Medio Total Medio Total Medio Total

ADN 1 El Meridiano de Córdoba 110 La Crónica del Quindío 63

Ámbito Jurídico 2 El Meridiano de Sucre 36 La Libertad 22

Diario del Otún 3 El Nuevo Día 78 La Patria 24

Diario del Sur 8 El Nuevo Siglo 210 La República 175

El Colombiano 20 El País 75 La Tarde 104

El Diario del Huila 12 El País Vallenato 48 Llano 7 Días 28

El Diario del Otún 7 El Periódico 17 Meridiano de Córdoba 58

El Espacio 8 El Pilón 18 Portafolio 180

El Espectador 45 El Tiempo 209 Semana 31

El Heraldo 120 El Universal 120 Vanguardia Liberal 288

Voz 33

Total 2.153

Fuente: Grupo de Divulgación y Comunicaciones En la tabla anterior, se permite identificar la respuesta de medios del orden nacional como El Tiempo y del orden local, diarios regionales como el Meridiano de Córdoba, el Meridiano de Sucre, La Tarde, el Heraldo, entre otros, permitiendo que la Superintendencia de Notariado y Registro avance en su posicionamiento regional.

Tabla 22 Noticias generadas por la superintendencia vs noticias generadas por terceros

Generado Total

Supernotariado 2.153

Terceros 1.800


Tabla 23 Salida en medios por delegada vs impacto positivo/ negativo

Nominación Registro SNR Tierras Notariado Total

Positivo 174 63 683 32 952

Negativo 43 2 53 2 100

Neutro 111 83 741 166 1101

Total 328 148 1477 200 2153



Es de resaltar que, para la Entidad es importante que hablen que terceros, mencionen los temas relevantes y estén en su referente y lo más importante, que los comentarios siempre sean positivos. Caso que fue muy mencionado en la vigencia 2014. Las categorías 1, 2 y 3, corresponden en su orden a: Positivo, Negativo o Neutro respectivamente. Los neutros, son aquellos que por su naturaleza son informativos y no afectan la percepción de imagen sobre la Entidad. De acuerdo a las cifras del cuadro anteriormente expuesto, se evidencia que es mayor el porcentaje de noticias que generan un impacto positivo sobre la imagen de la Superintendencia. En segundo grado de relevancia están aquellas que no afectan la percepción de imagen como cifras de matrimonios, divorcios o matrimonios, aquellas donde la Superintendencia es citada en diferentes notas para relatar avances de investigaciones sobre administraciones anteriores que comienzan a dar resultado o está vinculada en temas del orden nacional pero que no son de corte misional. Y en tercera instancia, están aquellas donde la imagen si puede verse afectada negativamente, caso que en el cuadro, muestra que el impacto en noticias negativas es representativo, teniendo en cuenta que en años anteriores este fue nulo. Radio El Monitoreo de prensa y los sistemas SIGLODATA y ALERTAS DE GOOGLE, permitieron rastrear la publicación de 74 notas radiales en las diferentes emisoras del orden nacional y regional. A continuación presentamos un cuadro de medios que permite identificar las emisoras que respondieron a las acciones mediáticas de la SNR y la cantidad de notas publicadas. Tabla 24 Cuadro de medios

Radio Cantidad

Radio Cantidad h Radio Cantidad

ABC Atlántico 1

Emisoras Fuentes 1

La W radio 11

Bluradio 1

HSB Radio 1

Ondas de Ibagué 2

Cadena Melodía 2

Guajira Estéreo 1

Radio Cartagena 1

Caracol Radio 20

La Caliente de San Gil 1

Radio Guatapurí 2

Colmundo Radio 3

La Cariñosa 1

Radio Red 2

Ecos del Combeima 1

La FM 2

Radio Santa Fe 9

Emisora del Atlántico 1

La Hora de la Verdad 2

RCN Radio 6

Emisora del Atlántico 1

La voz de la Dorada 1

Señal Radio Colombia 1

Total 74


En la tabla anterior, podemos destacar que se presenta a continuación la respuesta de los medios radiales del orden nacional como Caracol Radio, La W Radio, Ecos del Combeima, Entre otros, se evidencia la acogida de la información emitida sobre temas de formalización de la propiedad y restitución de tierras. Es de resaltar que uno de los temas de mayor relevancia durante el 2014, en esta materia fue el Parque Tayrona, formalización de tierras y baldíos, posesión de Registradores y construcción del Registro único de Propietarios de Armero. La Delegada para el Notariado, también generó un impacto representativo en medios radiales, gracias a temas como estadísticas de divorcios, matrimonios y nacimientos. Televisión El Monitoreo de prensa y los sistemas SIGLODATA y ALERTAS DE GOOGLE, permitieron rastrear la publicación de 278 notas de televisión en los diferentes canales del orden nacional y regional. A continuación presentamos un cuadro de medios que permite identificar los canales de televisión que respondieron a las acciones mediáticas de la SNR y la cantidad de notas publicadas.


Tabla 25 Notas publicitadas en televisión

Televisión Cantidad

Televisión Cantidad Televisión Cantidad

Canal Uno 2

Noticias Caracol 24 Semana en Vivo 11

CM& 30

Noticias uno 14 Tele País 12

CNC noticias 3

Polos opuestos Caracol 8 Tele Antioquia Actos y decisiones 13

Hora 13 8

RCN 9 Tele Antioquia Noticias 98

Llano al mundo noticias 5

Red + Noticias 10 Tele caribe 15

Valledupar Noticias 16


Redes Sociales Las redes sociales, han logrado posicionarse como un elemento fundamental en la estrategia de comunicación para las instituciones del Estado, porque han permitido un acercamiento directo de los gobiernos a una sociedad inmersa y activa a través de este tipo de plataformas de comunicación. Es fundamental, generar comunicación a través de las redes sociales porque la institución se convierte en un facilitador, en un canal directo entre la ciudadanía y las instituciones. Esto permite una interacción especial, donde se genera participación ciudadana, información veraz en tiempo real, de contenidos especiales para informar a través de las herramientas que brindan las Nuevas Tecnologías de la Información. La Superintendencia de Notariado consciente de ello, ha reforzado su estrategia, se ha capacitado en temas técnicos y estratégicos en redes sociales y ha avanzado en su plan de comunicaciones. Tabla 26 Estado actual de las redes sociales en la Superintendencia de Notariado y Registro

Red Social Año 2012 Año 2013 Año 2014

Twitter 3.950 Seguidores 10.400 Seguidores 13.400 Seguidores

Facebook 1.180 Fans 1.481 Fans 3.155 Fans

YouTube 22 Videos 1. 441 Reproducciones

117 Videos - 9270 Reproducciones

243 Videos – 17.761 Reproducciones


Para identificar el estado de las redes sociales del gobierno, desarrollamos el índice e-gobierno digital que analiza las fases en las que se encuentran las redes sociales de las diversas entidades nacionales. Los resultados del estudio realizado posicionan a cada institución en una de las siguientes categorías: Entidades que tienen un puntaje final que se ubica en un rango de 0% a 69%, en esta categoría se ubican los Ministerios que:

Están iniciando su participación en redes sociales.

El equipo de comunicaciones y prensa, realiza también funciones de comunicación digital y gestión de redes sociales.

Los contenidos que se difunden en las redes sociales, son los que genera la oficina de prensa para sus bases de datos.

Ministerios y entidades que tienen un puntaje final que se ubican en el rango entre 70% y 89%:

Son conscientes de la importancia de las redes sociales para divulgar su información y están realizando acciones para mejorar.

Tienen 2 cuentas en redes sociales, alrededor de los 5.000 seguidores.

Tienen personas encargadas de las redes sociales pero ellas no se encargan exclusivamente de este tema y necesitan apoyo para mejorar la gestión.

Actualizan sus redes diaria o semanalmente.

Gráfico 10 Índice de e-gobierno SNR Gráfico 11Público Objetivo




Gráfico 12 El tamaño de los círculos indica la importancia del grupo objetivo


Gráfico 13 Estado actual de la presencia en redes sociales



2. Macroprocesos Misionales de la Superintendencia

2.1. Gestión Registral

2.1.1. Visitas generales, especiales, de apoyo e Intervenciones a las ORIP´s.

La Superintendencia Delegada para el Registro, viene prestando un decidido apoyo a las oficinas de registro en la orientación al registro de la vivienda de interés prioritario, a través de circulares e instrucciones, así como también con apoyo de personal en las diferentes oficinas de registro, específicamente Cúcuta, Popayán, Santa Marta, Montería, Barranquilla, Sincelejo, Girardot, Cartagena, con el fin de apoyar la actual política de vivienda del Gobierno Nacional.

Tabla 27 Tipo de visitas a las ORIP´s

Visitas Cantidad

Generales 120

Apoyo 201

Especiales 91

Intervenciones 5

Fuente: Superintendencia Delegada para el Registro

2.1.2. Segunda instancia registral

En la vigencia 2014, se presentaron 663 radicados, dando trámite a 146. Generando El no cumplimiento de las metas establecidas, debido a la ausencia de 10 profesionales del derecho, por causa de retiro, traslados, pensión de jubilación y asignación a otros cargos, entre otros. Una situación similar, se presentó en el año 2013; se radicaron 231 expedientes y se tramitaron 196. Aunado a lo anterior, fue necesario prestar apoyo por largos períodos, a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de diferentes Círculos Registrales del país. Actualización de la relatoría de la segunda instancia registral publicada en la página web de la Entidad. Se encuentran divulgadas 72 decisiones.

2.1.3. Interrelación Registro Catastro.

Se realizó la revisión puntual de los datos folio – predio de 109 municipios, ésta corresponde a parejas no interrelacionadas con el proceso inicial (ICARE). En diciembre de 2014, se contrató a un Ingeniero, que va a construir los web service del sistema SIR, para transmitir la información digital a los catastros, se debe contar con dicho recurso para la vigencia 2015. Se activaron, las Oficinas de Registro que manejan el sistema de Folio Magnético para transmisión de información digital al IGAC (Duitama y Calarcá), Barranquilla ya estaba en funcionamiento, se ha transmitido automáticamente información de 2.614 transacciones registrales de Duitama, 789 de Calarcá y 39.850 de Barranquilla. Se adelantaron gestiones con los catastros descentralizados de Antioquia y Medellín, en los cuales se socializó avance del proceso Interrelación Permanente y se definieron labores para intercomunicar dichos catastros con SNR vía VPN (Virtual Private Network), toda vez que la interconexión con la red RAVEC (Red de alta velocidad


del Gobierno Colombiano), tendría costo a partir de diciembre de 2014 –hubo una prórroga por dos meses más para su uso en las entidades del estado. Se actualizó, la información referente al Numero Predial Nacional en 2’293.290 folios de matrícula, de ORIPS que operan con Folio Magnético, se aprobó ajuste para que el operador del Sistema de Información Registral SIR, realice las actualizaciones del caso para permitir la actualización catastral en la ORIPS que operan con dicho aplicativo. Se incorporó la información registral contenida en 1.123 libros del Antiguo Sistema misional de la ORIPS, se revisó la información de 307.602 folios de matrícula, validando que estuviesen adecuadamente abiertos. En el 2014, se finalizó la labor de incorporación de la información registral contenida en los Libros de Antiguo sistema al sistema misional en la oficinas de: Barrancabermeja, San Martín Piedecuesta y Aguachica. En anteriores vigencias se ha finalizado ésta labor en las ORIP de Manizales, Puerto López, Jericó, Leticia y Ocaña; total de oficinas finalizadas: 9 Se contrató, la conservación y digitalización de 1.506 libros del Antiguo Sistema (contrato 712 de 2014 – finalizado contratados 1386), de las oficinas de Barbacoas, Corozal, Sitio Nuevo, San Marcos y Cartagena. Se realizó, la verificación a los datos de secuencias en 400.000 anotaciones en las ORIPS de Bogotá Centro, Sur, Norte, Barranquilla y Medellín. En la vigencia 2015 se debe realizar la contratación de un Ingeniero, para actualizar tanto ésta información, como la que revise mensualmente por parte de los contratistas encargados de realizar esa actividad.

2.1.4. Ventanilla Única de Registro – VUR

El proyecto en cuanto a indicadores y avances de implementación de ciudades para la vigencia 2014, efectuó el levantamiento y socialización de los de los diagnósticos de las veinte (20) ciudades, integró las cuarenta (40) notarías programadas y suscribió diecinueve (19) convenios VUR, quedando pendiente la firma del convenio con el Municipio de Ipiales.

Se realizaron capacitaciones a 886 Notarias y 88 Consulados en repositorio de poderes, quedando pendiente 11 Notarías por dificultades en el acceso a internet.

Se mantienen las mejoras sustanciales las posiciones en el Ranking del Doing Businees (78 en el 2009 al 42 en el 2014)

Se ha implementado de manera exitosa el servicio virtual de liquidador y pago de Derechos de Registro en sesenta y ocho notarías del país. Entre los meses de enero y el 30 de diciembre de 2014 se han realizado 28.199 transacciones por un monto de $12.030.000.000 millones de pesos.

Se ha dado acceso a 83 entidades a las consultas jurídicas del inmueble, en cumplimiento del artículo 15 del Decreto Anti trámites (45 de ellas en vigencia 2014).

Adicionalmente al levantamiento de los 20 diagnósticos de las ciudades VUR 2014, se realizó el levantamiento del diagnóstico en los Departamentos de San Andrés, Arauca y Putumayo.

Adicionalmente a los convenios VUR establecidos como meta para la vigencia 2014, el proyecto VUR firmo convenio con los municipios de:

o La Estrella (Antioquía) o La Ceja (Antioquía) o Girardota (Antioquía) o El Retiro (Antioquía) o Sampues (Sucre)


o Palestina (Caldas) o Copacabana (Antioquía) o Caldas (Antioquía)

2.1.4.1. Liquidador De Derechos De Registro

Qué es el liquidador virtual de Derechos de Registro: Es una herramienta tecnológica implementada por la SNR, en la cual interactúan notarías y Oficinas de Registro, permitiendo a las notarías obtener los recibos de pago de la liquidación de los derechos de registro con el fin de reducir los pasos que debe realizar el ciudadano dentro del proceso de registro inmobiliario. Cobertura del Servicio El servicio del liquidador de Derechos de Registro inició su implementación en los meses de Octubre y noviembre de 2013 en las ciudades de Manizales e Ibagué. Durante el año 2014, se realizó la réplica del servicio en las notarías de cuatro ciudades del país: Santa Marta, Valledupar, Bucaramanga, Armenia y en ocho notarías de la ciudad de Bogotá (*1, 18, 24, 29, 37, 38, 41, 42 y 73). Así mismo, se implementó este servicio en las notarías de los municipios de Girón, Floridablanca, Lebrija, Matanza, El Playón, Rio negro, Chinchiná, Villa maría, Facatativá, Zipaquirá y Dosquebradas. Entre los meses de enero y el 30 de diciembre de 2014 se han realizado 28.199 transacciones por un monto de $12.030 millones de pesos. Datos adicionales: El liquidador de los derechos de Registro, es un esfuerzo conjunto de la Dirección Financiera y del Equipo del Proyecto VUR, que cumple con las expectativas tanto en simplificación de trámites como de transparencia y agilidad de los recaudos de las oficinas de registro. La transferencia de datos y de documentos del modelo de servicio cumple con los criterios definidos en la normatividad en materia de gobierno electrónico. Las escrituras se remiten con el certificado digital del Notario y/o Notaria. El liquidador de derechos de registros, se ha perfilado también como una importante iniciativa que apoya la estandarización de los criterios de liquidación a nivel nacional; el modelo de servicio permite que funcionarios del nivel central revisen escrituras de todo el país. Todas las transacciones tienen un número de verificación, que permite establecer si la escritura ha sido paga, de tal suerte que el sistema junto con unos controles implementados en los sistemas registrales; se permite a las oficinas de registro garantizar el recaudo de los documentos dispuestos al proceso de registro. El servicio del liquidador otorga mayor confianza y seguridad a las prácticas notariales en la prestación del servicio de registro; el modelo garantiza transacciones electrónicas evitando: a) Desplazamientos de los mensajeros de las notarías con altos sumas de dinero. b) Cumplimiento del esquema de recaudo definido en los estatutos notarial y tributario; recaudo por deposito

en la cuenta única notarial y pago a través de esta misma cuenta. c) Reconocimiento de los criterios de liquidación, gracias a que las ORIP realizan devoluciones sustentadas. -

Como soporte del sistema se cuenta con el apoyo de la mesa de ayuda correo:


[email protected], teléfonos: 2483470 y 2483476 en Bogotá y con la asistencia directa de las líderes funcionales del servicio, tanto del equipo VUR como de la Dirección Financiera.

2.1.4.2. Simplificación de Trámites – Impacto - Beneficios del VUR Comparativo del

Doing Business

Acorde con la clasificación Doing Business 2015 realizada por el Banco Mundial, Colombia a nivel mundial se sitúa en el 42 en el ranking de 189 economías en la facilidad de registro de la propiedad. Frente a la medición realizada por el Banco Mundial para el año 2014. El país mejoro 12 posiciones en la categoría de Registro de propiedades al pasar de la posición 54 en 2014 a la 42 para 2015. Gráfico 14 Título: Ranking Registro de la propiedad 2009-2015

Fuente: http://espanol.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/colombia

2.1.5. Proyecto Reorganización de Círculos Registrales

Mediante el Decreto N° 2056 del 16 de octubre de 2014, se crearon los círculos registrales de Soledad y Soacha, el proyecto de reorganización de algunos círculos registrales se encuentran en el Ministerio de Justicia y del Derecho, así como el de creación del círculo registral de Sibundoy. A través del Contrato de Prestación de Servicios 263 del 2014, cuyo objeto es la organización y transporte del fondo documental correspondiente a los folios de matrícula inmobiliaria, antecedentes registrales y demás documentos para la reorganización de los Círculos Registrales, se organizaron los antecedentes registrales de los municipios que serían impactados de los Círculos Registrales de Barranquilla, Plato, El Banco, Aguachica, Ocaña, Andes, Ciudad Bolívar, San Martín, Ayapel, Bolívar, Girardot y Mocoa. Pendiente el traslado para las Oficinas destino. Quedó sin trámite los proyectos de decreto de reorganización de Círculos Registrales y la creación del Círculo Registral de Sibundoy con una Oficina de Registro. El proyecto, contó con una apropiación de $3.090.000.000, de los cuales quedaron sin ejecutar 2,49%.

78

51 54 53 52 53

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

http://espanol.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/colombia


2.2. Gestión para la Protección Restitución y Formalización de Tierras

La Superintendencia de Notariado y Registro, tiene la misión de prestar el Servicio Público Registral, el cual debe otorgar significativamente la confianza ciudadana y en particular de la población desplazada, en el Estado como garante de la tradición de sus derechos sobre el predio abandonado por causa de la violencia, así como en la protección de los mismos, previniendo que por medio de la coerción a las víctimas se transfieran sus derechos sobre la tierra. Ofrecer a los poseedores y ocupantes que una vez le sea adjudicado por la autoridad competente, judicial o administrativa la propiedad sobre la tierra, se garantiza que el inmueble tendrá una identificación registral (Folio de Matrícula Inmobiliaria), en donde al inscribirse el nombre del desplazado como propietario, se puede proteger su libre derecho a la transferencia con la inscripción de las medidas de protección.

2.2.1. Protección Patrimonial a Predios

Registro Único de Predios y Territorios Abandonados a Causa de la Violencia - RUPTA (Ruta Colectiva /Ruta Individual). RUPTA INDIVIDUAL Y COLECTIVA: Desde 2.009, la Superintendencia de Notariado y Registro, coadministrador junto con el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural - INCODER, el Sistema de Protección Patrimonial de Tierras, cuya finalidad es amparar los derechos de propiedad sobre los bienes inmuebles de quiénes han tenido que abandonarlos o están en riesgo de tener que hacerlo a causa de la violencia, protegiendo la voluntad de disposición del inmueble por parte de los titulares de derechos. Así mismo, que de forma específica y para atender las investigaciones relacionadas con la restitución jurídica de la propiedad de los predios despojados y la recuperación de baldíos de propiedad de la Nación.

Gráfico 15 Solicitudes RUPTA - 2014

Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras. Nota: El Cumplimiento de los indicadores está sujeta a la demanda de las solicitudes de protección individual y a la declaración de las medidas de protección colectiva emanadas por los comités departamentales y municipales de atención integral para la reparación de víctimas.

Tabla 28 Solicitudes RUPTA - 2014

Descripción Solicitudes

Meta 2014 RUPTA Individual 6.700

Solicitudes Actualizadas en RUPTA Individual Diciembre 127

Acumulado Vigencia 2014 3.359

Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras.

6700

127

3359

SOLICITUDES

Meta 2014 RUPTA INDIVIDUAL

Solicitudes actualizadas en RUPTA Individual Diciembre

Acumulado vigencia 2014


Tabla 29 Medidas de Protección Individual Por Departamento

Departamento Cantidad



Amazonas 0

Cesar 119 Norte De Santander 63

Antioquia 584

Chocó 122 Putumayo 164

Arauca 71

Córdoba 16 Quindío 10

Atlántico 81

Cundinamarca 119 Risaralda 62

Bogotá, D.C. 6

Guainía 6

Santander 239

Bolívar 154

Guajira 7

Sucre 2

Boyacá 26

Guaviare 122

Tolima 220

Caldas 60

Huila 100

Valle Del Cauca 97

Caquetá 155

Magdalena 182

Vaupés 0

Casanare 159

Meta 210

Vichada 100

Cauca 60

Nariño 43

Total 3,339


Levantamiento de una medida de protección colectiva que afectaba 3.585 predios, con igual número de folios de matrícula inmobiliaria, del municipio de La Palma - Cundinamarca. Durante el año 2014, se realizaron 10 visitas de apoyo para la actualización de estados RUPTA a las ORIP de Santa Marta - Magdalena, Acacias - Meta, Istmina y Quibdó - Choco, Carmen de Bolívar – Bolívar, Puerto Carreño – Vichada y Arauca - Arauca. Requerimientos de Información Atendidos (Fiscalía / DIJIN) Atendiendo y cumpliendo, con el principio de cooperación interinstitucional la Superintendencia Delegada para la Protección, Restitución y Formalización de Tierras, ha atendido y dado respuesta a todos los requerimientos de las entidades involucradas en el proceso de los entes de control del Estado: Gráfico 16 Solicitudes Fiscalía - DIJIN


Gráfico 17 solicitudes INCODER, UAERGRT, UARIV, PNN y congreso


2.2.2. Restitución de Tierras

Estudios registrales individuales de la historia jurídica de la propiedad de los predios rurales en proceso de Restitución de tierras despojadas a las víctimas del conflicto armado (Ley 1448 de 2011), así como el análisis y recuperación de los baldíos de la Nación que han sido objeto de usurpación y falsa tradición. Total asignaciones Registrales año 2014: 2.575

CERTIFICADOS DE

LIBERTAD 49%

COPIA ESCRITURA

S 1%

BUSQUEDA POR INDICE

DE PROPIETARI

OS 50%

CERTIFICADOS DE

LIBERTAD; 10.922

COPIA ESCRITURAS;

25

BUSQUEDA POR INDICE

DE PROPIETARIO

S; 9.243


Diagnósticos Registrales Generales Según la programación de actividades del Plan Anual de Gestión de la Delegada para el año del presente informe, se realizaron 6 Diagnósticos Registrales de la situación de despojo de las siguientes zonas, Vichada, Casanare, Cesar, Parque Nacional Natural Galeras, zona protegida de Doña Juana y Yaigojé Apaporis; alcanzando aproximadamente 1’400.000 hectáreas revisadas. Actuaciones Administrativas En la actualidad, se han dado inicio a 238 actuaciones administrativas producto de los hallazgos derivados de los diagnósticos registrales de las ORIP de Santa Marta, Cali, Carmen de Bolívar, Ocaña, San Martin, Puerto López, Barranquilla, Cúcuta y Santander; de las cuales sólo en 2014 se iniciaron 82 actuaciones, que se encuentran en curso de ser culminadas.

2.2.3. Formalización de Tierras

Con el objeto de ejecutar las Políticas nacionales sobre la formalización de la propiedad Rural y Urbana, la Delegada de Tierras ha implementado el programa de Formalización de Tierras, mediante el cual , conjuntamente con los Ministerios de Agricultura y Desarrollo Rural y de Vivienda, el INCODER, y el IGAC, se promueve el registro de la propiedad , prestando el servicio a través de las Unidades Móviles y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, adelantando campañas de comunicación y capacitación y realizando jornadas asesoría jurídica gratuita en temas de saneamiento y formalización de la propiedad. Tabla 30 Jornadas de asesoría jurídica en saneamiento y formalización de la propiedad inmobiliaria

Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras

Tabla 31 Convenios firmados con entes territoriales para la formalización de la propiedad inmobiliaria

Departamento Municipio

Cauca

Argelia

Sucre

Mercaderes

Magdalena Zona Bananera

Algarrobo

Valle del Cauca Yumbo

Pradera

Departamento Número de Jornadas

Valle del Cauca 25

Tolima 20

Boyacá 20

Cundinamarca 19

Casanare 13

Antioquia 10

Huila 9

Caldas 9

Santander 8

Cauca 8

Bogotá 5

Putumayo 3

Total general 149

Departamento Personas Atendidas

Boyacá 2096

Cundinamarca 1952

Tolima 1859

Casanare 1730

Valle del Cauca 1643

Caldas 1073

Huila 897

Cauca 861

Antioquia 636

Santander 563

Putumayo 279

Bogotá 54

Total General 13.643


Caldas Pensilvania

Samaná

Cundinamarca Soacha

Total Convenios 10


En el desarrollo de los convenios interadministrativos, se registraron y se entregaron 9.903 títulos en el marco de los convenios suscritos con las diferentes entidades territoriales. Como productos del proyecto, se realizaron las siguientes publicaciones impresas:

¿De quién es el Parque el Tayrona?

Como se robaron la tierra en Colombia

Guía práctica proceso de Restitución de Tierras. Tabla 32 Indicadores del proyecto de inversión

Unidad de Medida Meta Vigente 2014 Avance Vigencia 2014 % Avance 2014

Oficinas de registro dotadas con apoyo humano y logístico para el registro de la medida de protección.

60 100 100%

*Folios de matrícula inmobiliaria con medida de protección colectiva - 100 * 3585 0%

*solicitudes de protección individual atendidas por las ORIPS - 6700 3359 51%

Fuente: Superintendencia Delegada para la Protección Restitución y Formalización de Tierras. Nota: El Cumplimiento de los indicadores está sujeta a la demanda de las solicitudes de protección individual y a la declaración de las medidas de protección colectiva emanada por los comités departamentales y municipales de atención integral para la reparación de víctimas. Levantamiento de una medida de protección colectiva que afectaba 3.585 predios, con igual número de folios de matrícula inmobiliaria, del municipio de La Palma Cundinamarca.


2.3. Gestión Notarial

2.3.1. Creación de Notarias

El Gobierno Nacional, en el marco del Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014: “Prosperidad para Todos”: Más Empleo, Menos Pobreza y Más Seguridad, consciente de la imperiosa necesidad de garantizar el cumplimiento de su compromiso irrestricto de alcanzar la Prosperidad para Todos, ha venido formulando e implementando una serie de acciones de carácter estratégico con el propósito de establecer las bases programáticas e institucionales para lograr la prosperidad y consolidación de la paz, mediante un esfuerzo conjunto, coordinado y sostenido, creando sinergias entre diferentes actores institucionales y sectores de la sociedad. Por lo anterior la Superintendencia de Notariado y Registro, crea Nuevas Notarias y Notarias en Zonas de Consolidación. Unos de los propósitos de la creación de estas Notarias es acercar a todos los Colombianos el servicio Notarial con lo cual se estaría beneficiando un aproximado de 539.059 pobladores de estos territorios históricamente afectados por grupos armados ilegales y cultivos ilícitos.

Proyección de creación de notarias para el año 2014

Se elaboraron los estudios técnicos socioeconómicos para la creación de dieciséis (16) notarias en zonas de consolidación territorial con el apoyo de Gobernadores y Alcaldes, trabajo de campo que fue realizado con profesionales de la Delegada para el Notariado y la Oficina Asesora de Planeación, quedo compilado en un solo decreto y fue remitido por la Oficina Asesora Jurídica con el siguiente radicado EXT14-0020819 de fecha 17 de junio de 2014 ante el Ministerio de justicia y del Derecho para su debido procedimiento ante los entes de Gobierno, todas estas notarías son de tercera categoría, distribuidas en varios departamentos la notaría de Acevedo - Huila y Santa Rosalía - Vichada los estudios se realizaron en el 2013.

A corte del mes de julio de 2014, se elaboraron estudios técnicos para analizar la factibilidad de la creación de veinte (20) notarias a nivel nacional. De los cuales fueron presentado 19 con el siguiente radicado EXT14-0020819 de fecha 17 de junio de 2014 ante el Ministerio de justicia y del Derecho para su debido procedimiento ante los entes de Gobierno y la faltante que es la creación de la notaría del Algarrobo, Magdalena esta pronta a ser presentada ante el Ministerio mismo. Todas estas notarías son de tercera categoría veinte (20) distribuidas en varios departamentos así: Tabla 33 Notaría programadas para el año 2014

Fuente: Grupo de proyectos - Oficina Asesora de Planeación.


Tabla 34 Proyección en cubrimiento Regional de Notarías en Colombia: 2014-2015 Regiones Departamento Notaría a crear Vigencia 2014 - 2015 Número de Notarías

Andina

Antioquia Campamento y Mutatá 2

Cauca Argelia, El Tambo, Paez, Cajibio y Jambaló 5

Orinoquia

Guaviare En los municipios de Calamar, El Retorno 2

Putumayo En los municipios de San Francisco 1

Pacífico Nariño

En los municipios de Leiva, Mayama, Policarpa, a Llanada, La Tola, Francisco Pizarro, Mosquera, Olaya Herrera, Santa Bárbara, Maguí, Cumbitara y Roberto Payan.

13

Quibdó En los municipios de Carmen del Darién (Chocó).

1

Central Tolima En los municipios de Alpujarra, Roncesvalles,

Prado, e Icononzo 4

4 total 28


Con los decretos 1410, 1411 y 1412 de fecha 31 de julio de 2014 fueron creadas las Notarías de los municipios de Algarrobo - Magdalena, Santa Rosa del Sur - Bolívar y Santa Rosalía - Vichada, por lo cual se generó la Resolución de creación de los códigos notariales para cada una, la cual quedó numerada así: Resolución N° 9044 del 14 de agosto de 2014.

Se presentaron ante el Ministerio de Justicia y del Derecho, con el radicado número EXT 14-0031291 de fecha 3 de septiembre de 2014, los estudios técnicos para analizar la factibilidad de la creación de dieciséis (16) notarias en Zonas de Consolidación con los ajustes solicitados por la Oficina Jurídica del Ministerio mismo, hecho que se realizó con la Oficina Jurídica y Planeación de la SNR. Con la creación de la notaría del Algarrobo - Magdalena por medio del Decreto 1410/14, Santa Rosa del Sur - Bolívar con el Decreto 1411/14, la de Santa Rosalía - Vichada con el Decreto 1412/14, la de Acevedo - Huila con el Decreto 1857/14 y con el Decreto 1856 de fecha 26 de septiembre de 2014 se modifica las circunscripciones de unos círculos notariales como son el de Pacho, Paime y Zipaquirá en Cundinamarca así:

Tabla 35 Modificación según Decreto 1856/2014

Círculo Notarial

Comprensión Notarial

No. Círculos

No. Notarías

Código Notarial Notaría Categoría Decretos (Sancionados por Presidencia)

Pacho Pacho 1 1 2551300001 Única 1a 1028/80

El Peñón 25258000

La Peña 25398000

Supatá 25777000

Topaipi 25823000

Paime Paime 1 1 2551800001 Única 2a 965/94

Villagómez 25871000

Zipaquirá Zipaquirá 1 2 2589901 Primera 1a 1028/80

2589902 Segunda 1a 1337/93

San Cayetano 25653000

Cogua


Cambio de categoría de Yumbo – Valle Se hace necesario tener en cuenta, la conformación de El Valle del Cauca, por 42 Municipios agrupados en 5 sub regiones. La población de Yumbo, es denominada capital industrial del departamento y sede de más de 2.000 industrias de diversos tipos. En los últimos 9 años, el municipio de Yumbo ha mostrado una tendencia constante de crecimiento en su población. Para el año 2012, la población fue de 109.131, en el año 2013 fue de 111.753 y para este año se proyecta de 114.427, generando un crecimiento significativo, aunque no suficiente

http://es.wikipedia.org/wiki/Valle_del_Cauca

http://es.wikipedia.org/wiki/Yumbo


para cumplir con el requisito de 300.000 habitantes lo cual es necesario para subir la categoría del Círculo Notarial de Yumbo, Valle a primera categoría y si se suma la población flotante que oscila en 33.000 habitantes aproximadamente, no alcanzaría tampoco. El incentivo tributario, su posición geográfica y la infraestructura vial han hecho que el municipio sea atractivo para la industria y el comercio, no solo para los nacionales sino para los extranjeros, puesto que se facilita la salida al interior del país y hacia el Puerto de Buenaventura, siendo este el principal puerto de Colombia sobre el Océano Pacífico. Un 90% de estas familias, habita en la zona urbana del Municipio de Yumbo, principalmente en las comunas 1, 3 y 4, (Barrios: Panorama, San Jorge, Juan Pablo II, Buenos Aires, Las Cruces y Bellavista), mientras que el 10% restante habita en la zona rural (Dapa, Arroyohondo, Mulaló, San Marcos y El Chocho). El tener un municipio con importante desarrollo económico ha incidido en que este pueda tener dos notarias de segunda categoría las cuales presentan un comportamiento así: Tabla 36 Promedio anual de escrituras otorgados durante los últimos cinco años.

Categoría de los círculos notariales

Escrituras 2010 2011 2012 2013 2014*

Tercera Candelaria 988 948 1.009 1.024 778

Segunda Dagua 844 789 536 565 400

Tercera La Cumbre 456 402 527 659 444

Tercera Vijes 338 397 315 300 291

Segunda Yumbo 2.451 2.350 2.399 3.489 1.472

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Nota: El total de escrituras del año 2014 corresponden al período comprendido entre el 01/01/2014 y 30/09/2014.

En cuanto al comportamiento por escrituración del Círculo Notarial de Yumbo con respecto a los Círculos Notariales vecinos, se muestra en la Tabla 2 que el volumen promedio ha sido considerablemente mayor durante los últimos cinco (5) años, razón por la cual podría sugerirse el cambio de categoría de una inferior a una superior del Círculo en comento. Tabla 37 Promedio anual de Ingresos otorgados durante los últimos cinco años. Categoría de los círculos notariales

Ingresos 2010 2011 2012 2013 2014*

Tercera Candelaria 115.889.544,00 100.645.733,00 123.044.141,00 141.045.640,00 78.369.403,00

Segunda Dagua 77.501.607,00 84.797.178,00 46.443.184,00 68.386.033,00 48.203.983,00

Tercera La Cumbre 46.739.486,00 52.006.212,00 81.644.368,00 140.630.006,00 111.846.243,00

Tercera Vijes 40.534.616,00 42.529.682,00 36.964.406,00 32.061.723,00 72.580.441,00

Segunda Yumbo 808.743.767,00 818.740.246,00 962.531.358,00 1.474.953.988,00 567.945.919,00

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Nota: El total de ingresos del año 2014, corresponden al período comprendido entre el 01/01/2014 y 30/09/2014.

Ahora, en cuanto al comportamiento de los ingresos de los Círculos Notariales cercanos a el Círculo de Yumbo, Valle como se puede observar en la Tabla 3 y en su orden están: Candelaria, Dagua, La Cumbre y Vijes – Valle, se puede leer que la Notaría Única de Yumbo, encabeza el promedio anual de ingresos con un valor de $926.583.056, esto significa que este Municipio tiene un pujante crecimiento socioeconómico. Al modificar la categoría segunda del Círculo Notarial de Yumbo - Valle, se estaría reconociendo el posicionamiento de la imagen empresarial de dicho municipio, que redunda en una rentabilidad social y económica de los ciudadanos que allí viven y trabajan. Por lo tanto se puede concluir sobre la situación del Círculo Notarial de Yumbo – Valle, lo siguiente: Que tras el análisis de las diferentes variables socio económicas que dicho municipio presenta, se puede decir que aunque estas no son las fortalezas que permiten cumplir con los requerimientos para la cambio de categoría de este Círculo Notarial y teniendo en cuenta el informe aportado por el Grupo de Recaudos y


Subsidios Notarias y el cual hace parte de la Dirección Financiera de la Superintendencia de Notariado y Registro, su resultado puede ser es positivo y viable con el apoyo del Gobierno Nacional, que se cambie de categoría de una inferior a una superior el Círculo Notarial de Yumbo (Valle) y pueda sugerirse, quede así las Notarías que lo conforman: Notaría Primera de Yumbo de primera categoría y Notaría Segunda de Yumbo de primera categoría. Ubicación de una notaría en la Localidad 18 de Bogotá (Rafael Uribe)

La Localidad 18, de la ciudad de Bogotá, está denominada como Rafael Uribe, se analizó su composición geográfica y la ubicación de las notarías que existen en su entorno, esto con el fin de mirar la posibilidad de ser trasladada una notaría para esta localidad o la creación de una en el lugar. Tiene una población aproximada a corte del año 2014, de 376.060 habitantes. Ubicación geográfica:

Norte: Avenida Primero de Mayo, con la localidad de Antonio Nariño Sur: Calles 46, 47 y 54 Sur y Vía a Usme con la localidad de Usme Este: Carrera 10.ª y caño de Chiguaza, con la localidad de San Cristóbal Oeste: Carrera 27 y Carrera 33, con la localidad de Tunjuelito

Tabla 38 Proporcionalidad de habitantes y vivienda / comparativo entre las localidades que conforman la ciudad de Bogotá.

No.

Localidad

Notarías (Cantidad)

Proporcionalidad

Habitantes (1)

Habitantes/Notaría Vivienda (2) Vivienda/Notaría

1 Localidad 1: Usaquén 8 489.526,00 61.191,00 162.641,00 20.330,00

2 Localidad 2: Chapinero 30 137.281,00 4.576,00 55.919,00 1.864,00

3 Localidad 3: Santa Fe 5 109.974,00 21.995,00 36.163,00 7.233,00

4 Localidad 4: San Cristóbal 1 407.416,00 407.416,00 112.721,00 112.721,00

5 Localidad 5: Usme 1 427.090,00 427.090,00 99.114,00 99.114,00

6 Localidad 6: Tunjuelito 2 200.725,00 100.363,00 49.168,00 24.584,00

7 Localidad 7: Bosa 1 629.066,00 629.066,00 133.097,00 133.097,00

8 Localidad 8: Kennedy 2 1.054.850,00 527.425,00 269.028,00 134.514,00

9 Localidad 9: Fontibón 3 370.976,00 123.659,00 166.233,00 38.744,00

10 Localidad 10: Engativá 4 866.719,00 216.680,00 232.205,00 58.051,00

11 Localidad 11: Suba 7 1.146.985,00 163.855,00 288.568,00 41.224,00

12 Localidad 12: Barrios Unidos 2 238.380,00 119.190,00 57.196,00 28.598,00

13 Localidad 13: Teusaquillo 4 150.236,00 37.559,00 57.972,00 14.493,00

14 Localidad 14: Los Mártires 1 98.637,00 98.637,00 27.497,00 27.497,00

15 Localidad 15: Antonio Nariño 1 108.766,00 108.766,00 27.774,00 27.774,00

16 Localidad 16: Puente Aranda 2 258.154,00 129.077,00 70.682,00 35.341,00

17 Localidad 17: La Candelaria 2 24.140,00 12.070,00 7.857,00 3.929,00

18 Localidad 18: Rafael Uribe Uribe 0 376.060,00 - 104.433,00 -

19 Localidad 19: Ciudad Bolívar 1 675.471,00 675.471,00 152.266,00 152.266,00

20 Localidad 20: Sumapaz 0 6.393,00 - 1.743,00 -

Total 77 7.776.845,00 3.864.086,00 2.112.277,00 961.374,00

Fuente: Oficina Asesora Jurídica - JM Notas: (1) Secretaría Distrital de planeación: Subsecretaría de información y estudios estratégicos-dirección de información, cartografía y estadística de población por sexo tasa de crecimiento 2005-2015/Proyección de población (2014) (Fecha de consulta: 06-05/14). (2) Secretaría Distrital de Planeación: Subsecretaría de información y estudios estratégicos-Dirección de información, cartografía y estadística: Población, viviendas y hogares por estrato socioeconómico/número de viviendas (2011) (fecha de consulta: 06-05-14).

La localidad de San Cristóbal, está dividida en cinco Unidades de Planeamiento Zonal - UPZ. A su vez, estas unidades están divididas en barrios, como se muestra a continuación, algunas UPZ comparten barrios:

http://es.wikipedia.org/wiki/Avenida_Primero_de_Mayo_(Bogot%C3%A1)

http://es.wikipedia.org/wiki/Antonio_Nari%C3%B1o_(Bogot%C3%A1)

http://es.wikipedia.org/wiki/Usme

http://es.wikipedia.org/wiki/San_Crist%C3%B3bal_(Bogot%C3%A1)

http://es.wikipedia.org/wiki/Tunjuelito

http://es.wikipedia.org/wiki/Unidades_de_Planeamiento_Zonal


San Blas: Aguas Claras, Altos del Zipa, Amapolas, Amapolas II, Balcón de La Castaña, Bella Vista Sector Lucero, Bellavista Parte Baja, Bellavista Sur, Bosque de Los Alpes, Buenavista Suroriental, Camino Viejo San Cristóbal, Cerros de San Vicente, Ciudad de Londres, Corinto, El Balcón de La Castaña, El Futuro, El Ramajal, El Ramajal (San Pedro), Gran Colombia (Molinos de Oriente), Horacio Orjuela, La Castaña, La Cecilia, La Gran Colombia, La Herradura, La Joyita Centro (Bello Horizonte), La Playa, La Roca, La Sagrada Familia, Las Acacias, Las Mercedes, Laureles Sur Oriental II Sector, Los Alpes, Los Alpes Futuro, Los Arrayanes Sector Santa Inés, Los Laureles Sur Oriental I Sector, Macarena Los Alpes, Manantial, Manila, Miraflores, Molinos de Oriente, Montecarlo, Nueva España, Nueva España Parte Alta, Ramajal, Rincón de La Victoria-Bellavista, Sagrada Familia, San Blas, San Blas (parcelas), San Blas II Sector, San Cristóbal Alto, San Cristóbal Viejo, San Pedro, San Vicente, San Vicente Alto, San Vicente Bajo, San Vicente Sur Oriental, Triángulo, Triángulo Alto, Triángulo Bajo, Vereda Altos de San Blas, Vitelma. Ilustración 1 Barrio Calvo Sur

Sosiego: Golconda, Primero de Mayo, Buenos Aires, Calvo Sur, Camino Viejo de San Cristóbal, La María, Las Brisas, Los dos Leones, Modelo Sur, Nariño Sur, Quinta Ramos, República de Venezuela, San Cristóbal Sur, San Javier, Santa Ana, Santa Ana Sur, Sosiego, Velódromo, Villa Albania, Villa Javier. 20 de Julio: Atenas, 20 de julio, Atenas I, Ayacucho, Barcelona, Barcelona Sur, Barcelona Sur Oriental, Bello Horizonte, Bello Horizonte III Sector, Córdoba, El Ángulo, El Encanto, Granada Sur, Granada Sur III Sector, La Joyita, La Serafina, Las Lomas, Managua, Montebello, San Isidro, San Isidro I y II, San Isidro Sur, San Luis, Sur América, Villa de Los Alpes, Villa de Los Alpes I, Villa Nataly 20 de Julio. La Gloria: Altamira, Altamira Chiquita, Altos del Poblado, Altos del Virrey, Altos del Zuque, Bellavista Parte Alta, El Pilar, Bellavista Sur Oriental, Buenos Aires, Ciudadela Santa Rosa, El Quindío, El Recodo-República de Canadá, El Rodeo, La Colmena, La Gloria Baja, La Gloria MZ 11, La Gloria Occidental, La Gloria Oriental, La Gloria San Miguel, La Grovana, La Victoria, La Victoria II Sector, La Victoria III Sector, Las Guacamayas, Las Guacamayas I, II y III, Las Lomas, Los Puentes, Malvinas, Miraflores, Moralva, Panorama, Paseito III, Puente Colorado, Quindío, Quindío I y II, San José, San José Oriental, San José Sur Oriental, San Martín de Loba I y II, San Martín Sur. Los Libertadores: Antioquia, Canadá La Guirá, Canadá La Guirá II Sector, Canadá-San Luis, Chiguaza, Ciudad de Londres, El Paraíso, El Pinar (República del Canadá II), El Triunfo, Juan Rey (La Paz), La Belleza, La Nueva Gloria, La Nueva Gloria II Sector, La Península, La Sierra, Las Gaviotas, Los Libertadores, Los Libertadores Sector El Tesoro, Los Libertadores Sector La Colina, Los Libertadores Sector San Ignacio, Los Libertadores Sector San Isidro, Los Libertadores Sector San José, Los Libertadores Sector San Luis, Los Libertadores Sector San Miguel, Los Libertadores Bosque Diamante Triángulo, Los Pinares, Los Pinos, Los Puentes, Nueva Delly, Nueva Gloria, Nueva Roma, Nuevas Malvinas (El Triunfo), República del Canadá, República del Canadá-El Pinar, San Jacinto, San Manuel, San Rafael Sur Oriental, San Rafael Usme, Santa Rita I, II y III, Santa Rita Sur Oriental, Valparaíso, Villa Angélica-Canadá-La Guirá, Villa Aurora, Villa del Cerro, Villabell, Yomasa, Villa Angélica, El Paraíso Sur Oriental I Sector, Juan Rey I y II, Villa Begonia

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Villa_Javier&action=edit&redlink=1

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Barrio_Calvo_Sur_Kr_7_A_cl_1_A_Sur_-_Bogot%C3%A1.JPG


Tabla 39Direcciones de las notarías ubicadas en el entorno de la localidad Rafael Uribe de Bogotá No

Denominación

Categoría

Notario (a)

Estado

Dirección

Ubicación

Localidad UPZ Barrio

1 54 Primera Elsa Villalobos Sarmiento

Propiedad Carrera 10 No. 15-04 sur Localidad 1: Antonio Nariño

Ciudad Jardín

Ciudad Jardín

2 66 Primera Oscar Fernando Martínez Bustamante

Propiedad Calle 69F Sur No. 18-23 Localidad 5: Usme

Gran Yomasa

La Aurora

3 17 Primera Eduardo González Montoya

Propiedad Carrera 10 No. 16-22 Sur Localidad 4: San Cristóbal

Sosiego Sosiego

4 57 Primera Nibardo Agustín Fuentes Morales

Propiedad Av. Calle 45A Sur No. 50-47 Localidad 6: Tunjuelito

Tunal Oriental

Venecia

5 58 Primera Claret Antonio Perea Figueroa

Propiedad Calle 51 Sur No. 16A-21 Localidad 6: Tunjuelito

Tunal Oriental

Venecia

Fuente: Oficina Asesora de Jurídica JM

2.3.2. Sistema de Información Biométrica

Ilustración 2 Verificación de Identidad

Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado.

Objetivos:

• Mejorar la seguridad ciudadana • Mejorar la seguridad jurídica en los procesos y/o servicios notariales • Prestar servicios notariales en línea • Apoyar la Ley de víctimas y restitución de Tierras en sitio • Llevar a cabo de la mejor manera el objeto misional de la entidad, como lo es la Orientación,

Inspección, Vigilancia y Control de la Gestión Notarial en el País Convenio Interadministrativo No. 01 de 2013 Unión Colegida del Notariado Colombiano, Registraduría Nacional-Grupo de Acceso a la Información Y Protección Datos Personales, Delegado para el Registro Civil e Identificación- Gerente General Certicamara S.A. base de datos biométrica (REPLICA II) para el proceso de autenticación biométrica. Se debe mantener la confidencialidad, integridad y custodia de los datos incorporados y conservar la protección legal. La Registraduría Nacional se reserva el derecho de realizar las auditorías a las notarías conforme a su nivel de competencias. Se tiene prevista para el mes de enero y febrero de 2015, el proceso de enrolamiento personal de los notarios. Una vez efectuado el enrolamiento personal de los Señores Notarios, podrán acceder al Sistema de Identificación y Autenticación Biométrica, en programación que se ejecutará a partir del día 2 de febrero de


2015, en acto que se realizará en una Notaría de la ciudad de Bogotá D.C., con la presencia de los Señores Ministro de Justicia y del Derecho, Registrador Nacional del Estado Civil, Superintendente de Notariado y Registro, Presidente Mundial de nuestro aliado tecnológico de Francia, ID3 Technologies y Gerente de Certicámara S.A., estimamos que la puesta en marcha del Sistema Biométrico en todas las Notarías del país, se cumplirá entre el 2 de febrero al 30 de mayo de 2015.

2.3.3. Concurso de Notarios

CONCURSO PÚBLICO PARA LA PROVISION DE 176 NOTARIAS VACANTES AÑO 2014 Se cumplió con el nombramiento en el 93% de las notarías convocadas.

La razón por la cual algunas notarías no fueron entregadas, es que ninguno de los concursantes aceptó el nombramiento, como en el caso del círculo de San Vicente del Caguán en Caquetá o del círculo de Mesetas en Meta.

Concurso 2014-2015

Preliminares del concurso 2014-2015

Actualmente se están adelantando las actividades correspondientes al próximo concurso para el nombramiento de notarios en propiedad e ingreso a la carrera notarial. Durante el año 2014 se adelantaron todas las actividades preliminares: se hizo la solicitud de aprobación de vigencias futuras ante el Ministerio de Hacienda, solicitud que fue aprobada en diciembre de 2014; se presentaron los estudios previos de acuerdo a la cotización presentada por la Universidad Nacional de Colombia; el Consejo Superior de la Carrera Notarial aprobó que la contratación para la operación del concurso se hiciera con la Universidad Nacional de Colombia debido a las condiciones particulares de infraestructura y experiencia específica en concurso notarial; por último, se suscribió el contrato de operación del concurso, con lo cual quedaron listos los elementos necesarios para iniciar con el procedimiento.

Notarías a convocar

Inicialmente se proyectó la convocatoria de 110 notarías, sin embargo, como se señaló en los estudios previos, en el contrato mismo y como se señalará en la Convocatoria oficialmente emitida por el Consejo Superior de la Carrera Notarial, en esta oportunidad durante el desarrollo del concurso y durante la vigencia de la lista de elegibles, la lista de cargos de notario a proveer se puede incrementar en la medida en que se presenten renuncias de notarios titulares, cumplimiento de edad de retiro forzoso, desplazamiento del titular en ejercicio del derecho de preferencia, destituciones u otros casos que impliquen la necesidad de un nombramiento para la prestación del servicio público notarial.

93%

7%

PORCENTAJE

NOTARIOSNOMBRADOS 146

NOTARÍAS FALTANTES11


Archivo de Hojas de Vida

A partir del año 2011, se implementó el sistema de hojas de vida de notarios desarrollado por la Universidad de

Pamplona, que permite digitalizar el archivo. Actualmente se está llevando a cabo la labor de digitalización y

actualización del sistema. Al 31 de diciembre de 2014, se actualizó un total del 666 hojas de vida en el sistema,

durante los primeros meses de 2015 se planea culminar la tarea con las 232 restantes aproximadamente.

En cuanto al archivo físico: 2010 y 2011, se organizó el archivo de hojas de vida de notarios en anaqueles

apropiados para la manipulación y conservación de los documentos, actualmente, el archivo se mantiene

actualizado diariamente a través de la labor de funcionarios dedicados a la manutención y actualización física

permanente.

Sucesiones

Se implementó el sistema de reporte de sucesiones adelantadas en notaría para disminuir el consumo de papel y agilizar el trámite de respuesta a consultas ciudadanas.

De acuerdo con las indicaciones divulgadas a través de las Instrucciones Administrativas 09 de 2012 y 06 de 2013, en la actualidad, todos los notarios del país deben reportar la apertura, trámite y cierre de sucesiones en el sistema implementado para tal fin. Cada notario cuenta con un usuario y una contraseña para acceder al sistema e ingresar la información. En la actualidad, la Dirección de Gestión Notarial responde un promedio de 15 solicitudes de información sobre sucesiones al mes.

Permisos y licencias

Se implementó una base de datos de permisos y licencias de notarios de primera categoría en la que se plasman los datos específicos de cada situación como tipo (permiso o licencia), cantidad de días, número de resolución por la cual se concede, nombre y cédula del encargado. Esta base de datos que se mantiene actualizada a diario, permite tener un control adecuado de las ausencias de notarios y de los funcionarios que los reemplazan.

En la Dirección de Gestión Notarial, se proyectan los actos administrativos de licencias y permisos para notarios de primera categoría. En 2010 se tramitaron en promedio alrededor de 500 permisos y licencias mensuales para notarios de primera categoría. En 2014 el promedio mensual de trámites de actos administrativos para notarios de primera categoría es de 750, o que indica que los notarios están acudiendo más a la Superintendencia en lugar de acudir a alcaldías y gobernaciones, gracias a la celeridad con la que se atienden tales requerimientos actualmente. Entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2014 se tramitaron en total 7.202 solicitudes de permiso y 2.439 solicitudes de licencia.

2.3.4. Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial (Peticiones, Quejas y Reclamos)

En lo que corresponde al procedimiento de Peticiones, Quejas y Reclamos , dentro del Proceso de Vigilancia de la Gestión Notarial, durante el periodo evaluado, esto es lo que comprende desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre de 2014, se recibieron en la Superintendencia Delegada para el Notariado, un total de 1.234 requerimientos de los ciudadanos para su trámite, encontrando que los meses con mayor número de radicados fueron febrero y septiembre, y aquellos con menor cantidad fueron junio, noviembre y diciembre. Así, se tiene que respecto al número de requerimientos recibidos en la Delegada para el Notariado, la cantidad mes a mes durante todo el año presenta como tendencia una disminución, según se evidencia en la gráfica. Se tiene entonces que para brindar una solución efectiva al ciudadano, se recepcionan y evalúan los requerimientos, según su clasificación, bien sean derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes de información, consultas, denuncias y tutelas, de manera tal que para el año 2014 y de los 1234 requerimientos


tramitados por la Delegada para el Notariado el 24,7 % corresponde a solicitudes de información, el 23,7% corresponde a quejas, el 23,6% corresponde a reclamos y el 22,0% a derechos de petición. Gráfico 18 Número de Requerimientos por mes


Gráfico 19 Tipo de Requerimientos


Ahora bien, el resultado de la gestión realizada por la Delegada para el Notariado en este procedimiento, en lo que tiene que ver con los tiempo de respuesta, se muestra positivo para el año 2014, ya que una vez obtenido el promedio de días por mes que se necesitó para dar solución efectiva a los ciudadanos, la tendencia es de disminución, según se representa en la siguiente gráfica. Gráfico 20 Promedio de días de respuesta por mes


98

137 125

96 104

83 94

114

137

110

84

52 40

60

80

100

120

140

160

CONSULTA 1%

DENUNCIA 4%

DERECHO DE PETICION

22%

QUEJA 24%

RECLAMO 23%

SOLICITUD 25%

TUTELA 1%

17,5

12,5

7,5

12,0

7,9

11,9

14,6

10,2

7,8

5,4 6,5

8,5

4,06,08,0

10,012,014,016,018,020,0


Una vez evaluados los requerimientos de los ciudadanos, se procede a definir las acciones a implementar, por lo que de ser posible se brinda respuesta efectiva mediante un oficio, debiéndose en algunos casos requerir a los vigilados, adelantar acciones de mejora, ordenar visitas generales y especiales, ordenar indagación preliminar o apertura de investigación disciplinaria, entre otras actuaciones. En tal orden, del análisis de las PQR, la Delegada para el Notariado puede igualmente proyectar circulares, proferir autos de prescripción, caducidad, inhibitorios, inadmisorios y de archivo. Durante el año 2014, las actuaciones surtidas como respuesta a los requerimientos de los ciudadanos fueron en su mayoría concretadas mediante oficios, ya que si bien es necesario dar solución de fondo a los requerimientos, se ha optado por oficiar a los Notarios en la mayoría de los casos, para recibir la explicación sobre los hechos puestos en conocimiento y evitar acciones disciplinarias innecesarias. Gráfico 21 tipo de actuación surtida


2.3.5. Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial (Visitas generales, especiales)

Visitas Generales Se cumplió con el cronograma de visitas generales 2014 de acuerdo a lo proyectado de 330. Esto permitió una cobertura del 90% de las notarías del país en los tres últimos años.De las trescientos treinta (330), visitas generales programadas en el año 2014 culminaron con las siguientes decisiones: Se han venido practicando las visitas generales a las Notarías, con el apoyo de los funcionarios que se encuentran ubicados en cada una de las regiones del País. Se cumplió con el cronograma de visitas generales de 330. Se profirieron las siguientes decisiones: 189 archivos, 118 planes de mejoramiento y se han ordenado 23 procesos disciplinarios. Se ha realizado requerimiento a las Notarías que a la fecha no han cumplido con los planes de mejoramiento. Visitas Especiales Conforme a los requerimientos recibidos, se ordenaron 222 visitas especiales donde se atendieron: 59 entregas de notarías, verificación para aprobación de locales 67 y práctica de pruebas 96.

2.3.6. Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial (Investigaciones Disciplinarias)

Procesos Disciplinarios 2014 Se hizo la depuración de la base de datos, con los expedientes físicos y la información, que reposa en el Sistema de Información Disciplinaria, así:

2

30

13

31

1

25

7

1

7

11 1106

0 200 400 600 800 1000 1200

ARCHIVO

AUTO APERTURA DE INVESTIGACION

AUTO DE CADUCIDAD

AUTO INDAGACION

AUTO INDAMISORIO

AUTO INHIBITORIO

AUTO PRESCRIPCION

AUTO REMITE POR COMPETENCIA

AUTO VISITA

CIRCULAR

OFICIO


Gráfico 22 Procesos disciplinarios


Procesos Disciplinarios

Se hizo la depuración de la base de datos y el inventario de los procesos disciplinarios activos del 2009 al 2014.

A diciembre 30 de 2014 el inventario de expedientes tiene un total de 850, Se están firmando actas de

compromiso con los profesionales para el impulso de las etapas procesales.

Se formalizaron actas de compromiso, con cada uno de los profesionales para el impulso de los procesos disciplinarios por lo que a la fecha no existe procesos del año 2009; de igual forma se ha venido impulsando los procesos más antiguos; en la vigencia del 2014 se ha venido depurando las quejas con el fin de darle tramite en tiempo real y disminuir la apertura de actuaciones disciplinarias. Con el Contrato No. 239 de 2014 se hizo la digitalización de 2502 procesos disciplinarios y vistas que se encontraba en medio físico. El operador del contrato se compromete a entregar la información que se digitalizó. Se hizo la parametrización de la segunda instancia para la trazabilidad de la información esto permite contar con información real en la herramienta Sistema de Información de Procesos disciplinarios-SIID en la medida que se actualice la información de forma permanente. Tabla 40Repositorio de poderes por tipo: 29-10-2013 AL 30-12-2014

Entidad Especial General Cantidad Cargada

Notarias 86248 14301 100549

Consulados 5876 24 5900

Cantidad Cargada 92124 14325 106449

Fuente: Superintendencia Delegada para el Notariado

2.3.7. Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

Implementación del SIPLAFT en las Notarías del país Mediante Circular No. 1812 de 2013, se adoptó la Guía para la Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en sector Notarial en la que se instruyó a los Notarios sobre la implementación del SIPLAFT en la vigencia 2014. Mediante ccirculares expedida por la Delegada para el Notariado, Nos. 1536, 1812, 2173 de 2013 y 1324 de 2014, ha venido orientando sobre la obligación del SIPLAFT, como un sistema integral de prevención y control de riesgo de LA/FT, donde se adoptan políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos que contemplan las actividades que se realizan a través de Escritura Pública, en desarrollo de la

132 278

389 197 186 219 231 174

1806

GESTIÓN 2013

0 0 0 74

172 214 216 174

850

GESTIÓN 2014


función notaría y que se ajusten al tamaño de la Notaría. El manual SIPLAFT, no son más que reglas de conductas que orienten la actuación de la Notaría, que le permita generar los reportes internos para la notaría y los externos a la UIAF. Las notarías reportan a través del Sistema de Reporte en Línea SIREL para lo cual deben tener usuario, clave y matriz de autenticación, así como consultar el manual de usuario para notarías publicado en la página web de la UIAF. Gráfica 2 Coordinador SIPLAFT

En la ciudad de Bogotá durante los días 8 al 12 de diciembre, en el marco del Congreso Nacional de Notariado Colombiano, se contó con el acompañamiento de funcionarios de la Unidad de Información y Análisis Financiero-UIAF, donde se hizo énfasis del notario responsable de información a la UIAF y atender los problemas de conectividad para el envío de la información a través del SIREL.

Implementar y desarrollar los procesos a través de

los cuales se llevarán a la práctica las políticas del

SIPLAFT.

Identificar las situaciones que puedan generar riesgo

de LA/FT en los actos.

Implementar y desarrollar los controles a las

situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en

los actos.

Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles

establecidos.

Velar por la conservación adecuada del protocolo,

con el fin de que éste refleje la información

relativa al riesgo de LA/FT en la organización.

Participar en el diseño y desarrollo de los

programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento.

Proponer ajustes o modificaciones necesarios

a las políticas del SIPLAFT.

Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones

inusuales o sospechosas y realizar, cuando proceda, el

reporte a la UIAF.

Presentar un informe por escrito donde exponga el resultado de su gestión.


2.4. Cultura del Servicio y Atención al Ciudadano

2.4.1. Modelo de atención al ciudadano

Se publicó en la página web de la Entidad, el documento de protocolos de atención al ciudadano en el link https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/index.php?option=com_content&view=article&id=29846:2014-09-26-20-26-17&catid=1990:2014-09-26-19-32-00&Itemid=3337

En este documento, se establece el ciclo de servicio que se define como el mapa de los momentos de verdad que experimentan secuencialmente los ciudadanos-clientes al realizar un trámite, servicio o solicitud de información en su interacción con una entidad de la administración pública. Genera un esquema de lineamientos, desde que empieza el servicio con el primer contacto entre el ciudadano/cliente - entidad y el momento en que termina cuando el servicio está completo. En la construcción de ciclos de servicio fue indispensable definir de manera secuencial los procedimientos que se siguen en el momento de la prestación del servicio o trámite identificados con sus puntos de control, con la concepción de una mejora continua. La idea es que una vez implementados los protocolos definidos, se mida el servicio a través de las encuestas de satisfacción, de los resultados de estas encuestas la entidad adoptará las acciones de mejora correspondientes.

Diagnostico “Atención al Ciudadano de la SNR respecto de la Estrategia para la construcción del Plan de Atención al Ciudadano del DNP”. En este documento se identificaron las debilidades del modelo de atención al ciudadano de la SNR y se recomienda implementar cuanto antes la herramienta tecnológica adecuada, que permita cumplir con todos los requerimientos citados dentro del diagnóstico, para de esta forma dar cumplimiento a la normatividad existente en materia de atención y servicio al ciudadano, y evitar que en futuras auditorias de calidad, el ICONTEC o ente certificador, establezca esta situación de manera reiterada como una no conformidad, lo que pondría en riesgo la certificación de calidad de la Entidad. Se hicieron varias pruebas sobre la funcionabilidad y beneficios de solución basada en búsqueda de google, como consta en las actas de fechas: 30/09/2014; 02/10/2014; 08/10/2014; 03/09/2014; 10/10/2014.

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Gráfico 23 Número de Requerimientos por canales de Atención con el Ciudadano

Fuente: Grupo de cultura del servicio y Atencion al Ciudadano

Gráfico 24 Número de peticiones por modalidad

Fuente: Grupo de cultura del servicio y Atencion al Ciudadano

2.5. Gestión Financiera

2.5.1. Bancarización Control y Aseguramiento al Recaudo.

CHAT; 7.278

CORRESPONDENCIA; 219

E-MAIL; 15.195

LINEA 01800 ; 995

PERSONAL; 18

PRESENCIAL; 3.701

TELEFONO; 2.704

2

10 641

14

2.377

271

149

23

5.257

373

14.042

17

TUTELA

DENUNCIA

FELICITACION

INFORMACION RADICADO

PETICION - SOLICITUD INTERES GENERAL O PARTICULAR

PETICION CONSULTA

PETICION DE INFORMACION

PETICION DOCUMENTOS

PETICION INFORMATIVA 1 er NIVEL

QUEJA

RECLAMO

RECURSO


La Superintendencia de Notariado y Registro, a través del proceso de bancarización en las 193 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, en las cuales se presta el Servicio Público Registral, ha venido modernizando el sistema de recaudo, con el objetivo de garantizar y sostener los índices anuales, asegurar el incremento de los ingresos presupuestados y reducir los riesgos de posibles manejos indebidos, optimizando las herramientas que ofrecen las entidades financieras para controlar con mayor oportunidad el recaudo de la SNR. Para lo cual se ha realizado la sostenibilidad de la implementación de las modalidades de recaudo por medios electrónicos de la siguiente forma: Gráfico 25 Modalidades de recaudo

Fuente Dirección Financiera.

Con la implementación y sostenibilidad de nuevas modalidades de recaudo en la SNR, en sus componentes organizacionales, tecnológicos, seguridad, humanos y físicos, con el objetivo de optimizar procesos y dar seguridad al recaudo en la SNR, mediante sistemas de información estandarizados, estableciendo estrategias financieras que permitan adoptar los servicios ofrecidos por el sector financiero y los medios virtuales así:

Eliminación del recaudo en efectivo.

Ajuste a los convenios de recaudo por reciprocidad, mejorando las condiciones de información requerida para la SNR, para la identificación, registro y control del recaudo.

Continuidad en la implementación del PIN, el cual amplia la accesibilidad de los ciudadanos a los servicios registrales.

Ampliación de cobertura de recaudo a través de datafonos a las Oficinas de Registro.

Implementación del recaudo a través de PSE en las Notarías y Oficinas de Registro.

Las anteriores acciones implementadas permiten ampliar las modalidades como se define en la siguiente gráfica:

Gráfico 26Modalidades de recaudo

Fuente: Dirección Financiera

2.5.1.1. Código de Barras

Con esta modalidad de recaudo a la SNR le es posible realizar el recaudo de un gran número de Oficinas de Registro en cuentas centralizadoras, lo cual reduce costos bancarios y administrativos, que genera tener una cuenta de recaudo en cada ORIP. Adicionalmente, reduce la operación administrativa optimizándola con los mecanismos de control a implementar.

Botón de Pago Supercades

PIN de recaudo

DatafonosPSE

Recaudos en VUR

Kioscos

RECAUDO

Extensión de Caja

Recaudo directo en el banco

Recaudo en efectivo

Recaudo centralizado

Pin Baloto


Este proceso se encuentra en ajustes técnicos por parte de la ETB en la interoperabilidad del recibo de caja con Código de Barras y los sistemas misionales SIR y Folio, hasta tanto se realizaran los recaudos por este medio.

2.5.1.2. Datafonos

El Objetivo es controlar el recaudo en línea de las Oficinas de Registro, que cuentan con el servicio de datafono en la actualidad. La estrategia, es realizar un seguimiento al recaudo, por medio de la conciliación mensual de los informes presentados por la entidad financiera. Esta modalidad consiste en terminales que fueron instaladas en 115 Oficinas de Registro, con el fin de reducir el recaudo en efectivo y facilitar a los ciudadanos el pago de los derechos de registro con Tarjetas Débito y/o Crédito y ofrecer un servicio ágil, seguro y cómodo. En la siguiente grafica se indica el comportamiento de recaudo a través de este medio de pago, el cual a diciembre ascendió a $18.265 millones, teniendo un incremento muy representativo en el mes de diciembre con un valor recaudado de $2.418 millones. Tabla 41 Comparativo recaudo datafonos 2014 vs.2013

Año Total

Año 2014 $ 18.265.359.075

Año 2013 $ 10.588.701.583


Por Datafonos, el recaudo en la vigencia 2014, se incrementó en $7.700 millones, frente al recaudo en la vigencia 2013 el cual correspondió a $10.589 millones, situación que refleja que esta forma de recaudo ha tenido una aceptación importante por los ciudadanos, y va creciendo en forma significativa, descongestionando en las ORIPS el recaudo en efectivo.

2.5.1.3. PSE

La modalidad de recaudo de Derechos de Registro a través de PSE, consiste en un proyecto estratégico del Gobierno Nacional, que busca acercar el proceso de registro de inmueble a la ciudadanía a partir de la facilitación de las relaciones del ciudadano con las entidades vinculadas, en la simplificación de los trámites asociados al proceso. Esto ha traído a la Ciudadanía y a la SNR beneficios importantes como, reducir los trámites, plazos, costos y requisitos necesarios para formalizar los procesos de escrituración y registro de la propiedad inmueble, principalmente para los actos de transferencia de dominio. OBJETIVO Permitir la realización de transacciones en línea entre ciudadanos-Notarías-Oficinas de Instrumentos Públicos, reduciendo tiempo, costos, haciendo más eficiente el proceso. ESTRATEGIAS

Implementar el Liquidador de derechos de registro en las Oficinas de Registro y Notarias del País.

Recaudar a nivel nacional los derechos de registro a través del liquidador PSE.

Reducir los trámites, tiempo, procesos, documentos entre otros requisitos necesarios para formalizar el registro de la propiedad inmueble (Anti tramites).

Asegurar el recaudo a través de PSE Derechos de Registro. Este recaudo para la vigencia 2014 ascendió a $11.942 así:


Año 2014 Total

Total Recaudo $ 11.942.248.727


Tabla 42 Notarias presentan mayor uso aplicativo

Circulo Notaría Cantidad Registro Recaudo

Manizales 2 6338 2.302.699.700,00

Manizales 4 3053 633.058.500,00

Pereira 5 2742 1.249.366.300,00

Pereira 4 1646 264.410.700,00

Bucaramanga 3 1594 1.118.157.700,00

Bucaramanga 7 1257 240.432.600,00

Manizales 1 882 280.798.900,00

Manizales 5 797 317.616.200,00

Pereira 1 713 228.400.800,00

Valledupar 2 627 235.342.200,00

Pereira 3 536 120.272.800,00

Armenia 4 485 155.011.300,00

Pereira 6 473 211.239.100,00

Armenia 3 453 121.852.200,00

Bucaramanga 9 373 276.823.100,00

Bucaramanga 4 369 110.732.200,00

Manizales 3 363 44.988.100,00

Armenia 1 325 71.970.900,00

Ibagué 5 289 73.574.300,00

Bucaramanga 2 279 197.954.100,00

Manizales 1 Villa maría 269 42.425.600,00

Armenia 5 263 131.118.500,00

Ibagué 4 256 49.912.900,00

Bogotá Norte 42 232 388.851.400,00

Bogotá Norte 24 227 265.653.600,00

Bogotá Norte 29 223 492.475.800,00

Bogotá Centro 29 208 684.402.500,00

Bogotá Sur 24 199 140.904.700,00

Pereira 2 198 150.363.600,00

Fuente; Dirección Financiera

3.1.1.4 Pin Baloto

OBJETIVO Orientación al ciudadano al acceso de las nuevas alternativas implementadas por la Superintendencia de Notariado y Registro para la satisfacción del servicio de expedición del certificado de tradición y libertad. Velar por el mejoramiento de los procesos correspondientes al trámite que implica la obtención del certificado. Agilizar la gestión relacionada con el acceso al sistema en línea el cual facilita la obtención del certificado. ESTRATEGIAS

Suministrar alternativas para acceder al sistema de tramites implementados por la Superintendencia de Notariado y Registro para usuarios no bancarizados.


Favorecer a los usuarios bancarizados y no bancarizados en cuanto al ahorro de desplazamientos Oficinas de Registro.

Implementar modalidades de pago que agilicen el trámite requerido por el usuario.

Ampliación del horario de atención al usuario brindado por la SNR a través de puntos vía baloto

Cobertura nacional de la SNR para beneficiar al usuario que tenga como necesidad la expedición del Certificado de Libertad y tradición.

2.5.1.4. Kioscos

OBJETIVO Ofrecer al ciudadano al acceso de las nuevas alternativas implementadas por la Superintendencia de Notariado y Registro para la satisfacción del servicio de expedición del certificado de tradición y libertad, a través de agilizadores dentro de las oficinas de registro. ESTRATEGIAS

Suministrar alternativas para acceder al sistema de tramites implementados por la Superintendencia de Notariado y Registro para usuarios no bancarizados.

Descongestionar las oficinas de registro minimizando el recaudo en efectivo por venta de certificados

brindar agilidad en el servicio al ciudadano dentro de las oficinas de registro. Tabla 43 Certificados emitidos y recaudo por Kioscos

Ítem Total

Certificados Emitidos 2014 15.122

Total Recaudo $204.153.560 Fuente: Dirección Financiera

3.1.1.6 Consultas

OBJETIVO Facilitar el acceso del servicio de consultas a los interesados mediante cupos y masivos por PSE, a través de un Web Services que controla el recaudo y envía la información solicitada por medio de informes y alertas. ESTRATEGIAS

Realizar convenios de asociación entre personas jurídicas y naturales. Tabla 44 Interesados en el servicio

Sistemcobro Data Crédito

BBVA Cifin

Colpatria Otros



3.1.1.7. Herramienta De Gestión Financiera Integral

Objetivo Implementar una herramienta de gestión financiera integral, con el fin de hacer el seguimiento, prevención, detección y corrección, de situaciones disfuncionales relacionadas con los procesos de gestión de costos, gestión de riesgos financieros, auditoría con enfoque forense, propiedad, planta y equipo y gestión de incidentes, que permita garantizar la veracidad de la información financiera en SIIF Nación II. Acción Descripción del Avance

Levantamiento de información de cada proceso de Gestion involucrado en el proyecto

esta etapa comprende visitas, entrevistas y solicitud de información para el desarrollo del Diagnostico Técnico y Funcional de la SNR y la Herramienta de Gestion Integral Financiera

análisis de fuentes de Datos comprende el análisis de la estructura, calidad y periodicidad de la información recolectada por Holística Organizacional

análisis de Herramientas de TI Análisis de las Herramientas tecnológicas que intervienen en los procesos.

Diagnóstico del Esquema actual de Gestion Entrega del primer produce to pactado en el contrato 611 de 2014

Arquitectura funcional y Técnica Definición de la herramienta tecnología de gestión integral financiera

plan de acción de implementación ejecución del Plan del Proyecto

operación de la herramienta Documento que tiene la planeación, los recursos involucrados (Técnicos logísticos y humanos) y los tiempos requeridos para colocar en operación la herramienta.

Identificación y definición de las funciones a implementar en la herramienta de gestión integral financiera


2.5.2. Ejecución Presupuestal

2.5.2.1. Presupuesto de Ingresos

En concordancia con la apropiación presupuestal de ingresos para la vigencia 2014, la cual asciende a $727.747 mil millones de pesos, a la fecha de corte 14 de enero de 2014, el recaudo asciende a un valor de $696.403 mil millones, que corresponde al 96% del valor aforado, es importante resaltar que el recaudo a la fecha no se encuentra consolidada con el 100% de las ORIP´s, por razones de cierre financiero anual previsto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el 20 de enero de 2015. Tabla 45 Presupuesto de ingresos ejecutado

Descripción Aforo Vigente Recaudo En Efectivo Acumulado % Ejecución Saldo De Aforo Por Recaudar

I-Ingresos De Los Establecimientos Públicos 727.747.064.440 696.403.060.146 96% 33.103.072.284

A-Ingresos Corrientes 642.548.193.681 609.493.275.664 95% 34.813.986.007

No Tributarios 642.548.193.681 609.493.275.664 95% 34.813.986.007

Aportes De Otras Entidades 10.045.000.000 12.130.096.279 121% -2.084.279.579

Tasas, Multas Y Contribuciones 564.572.252.160 540.902.976.123 96% 25.383.146.228

Otros Ingresos 3.064.082.519 2.736.820.220 89% 328.897.098

Fondos Especiales 64.866.859.002 53.723.383.040 83% 11.186.222.260

B-Recursos De Capital 85.198.870.759 86.909.784.481 102% -1.710.913.722

Rendimientos Financieros 7.000.000.000 7.894.742.933 113% -894.742.933

Rendimientos Financieros 7.000.000.000 7.894.742.933 113% -894.742.933

Recursos Del Balance 78.198.870.759 79.015.041.547 101% -816.170.788

Excedentes Financieros 78.198.870.759 78.198.870.759 100% 0



Tabla 46 Total ingresos por venta servicios de registro

Modalidad Super- Cades

CEPS Botón De Pago Pin Baloto P.S.E Datafonos Oficinas Total

Total 5.319 131 21.435 1.324 11.942 18.265 500.093 558.510

Fuente: Dirección Financiera Nota: Cifras que se encuentran en proceso de consolidación y validación de cierre presupuestal, determinado por el Ministerio de Hacienda para el 20 de enero de 2015.

Teniendo en cuenta las diferentes modalidades de recaudo, se realiza comparativo de los mismos el cual nos permite concluir que las nuevas de formas de recaudo implementadas se han sostenido y han tenido aceptación por parte de la ciudadanía que accede a los servicios de registro inmobiliario. Tabla 47 Comparativo Modalidades De Recaudo 2014 Vs. 2013

Año 2013 Año 2014 $500.530 $504.890


RECAUDOS Y SUBSIDIOS NOTARIALES

El Fondo Especial de Notarios para la vigencia 2014, contó con un presupuesto inicial de ingresos por 56.6 mil

millones de pesos, el cual a la fecha muestra un recaudo de 59.6 mil millones de pesos, superando el recaudo

en un 5.32%, que corresponde a 3.000 mil millones de pesos.

Tabla 48 Ejecución De Ingresos Fondo Especial De Notarios

Ingresos 2014 Presupuestado Ejecutado 2014 % Ejecución

Aportes 0 6.948 12,27

Recaudos 0 9.861 17,42

Aportes Especiales 0 32.443 57,31

Rendimientos Financieros/TES 0 10.346 18,28

Otros Ingresos (Sostenibilidad Contable) 0 20 0,03

Total 56.608 59.618 105,32


3.1.2.2. Presupuesto de Gastos

En concordancia con la apropiación presupuestal de gastos para la vigencia 2014, la cual ascendió a 727.747 mil millones de pesos, a la fecha de corte 14 de enero de 2014, se generaron unas obligaciones por valor de 592.700 mil millones de pesos, que corresponde al 81% del valor aforado, es importante resaltar que la ejecución de gastos a la fecha se encuentra en proceso de conciliación, en razón al cierre financiero anual previsto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para el 20 de enero de 2015.

$0

$0

$0

$52

$5.326

$8.808

$16.466 $469.878

$166

$9.739

$1.208

$118

$4.977

$15.848

$21.423

$451.411

Kioscos

P.S.E

P. Baloto

CEP´s

Supercades

Datafonos

Boton de Pago

Oficinas


Descripción Apr. Vigente Obligación Obli/Apr. Vigente Pagos Pagos/Apr. Vigente

Total Presupuesto 727.747.064.440 592.700.909.993 81% 555.532.096.360 76%


Tabla 49 Ejecución consolidada presupuesto de funcionamiento

Descripción Apr. Vigente Apr. Disponible Compromiso Com/Ap

Vig Obligación

Obl/Apr Vigente

Pagos Pag/Apr Vigente

Total Gastos De Personal

122.822.650.307

65.574.221.507 83.213.368.640 68% 83.153.075.243 68% 83.101.061.910 68%

Total Gastos Generales

32.772.373.492 11.216.723.311 32.179.842.100 98% 31.225.368.727 95% 30.126.023.739 92%

Transferencias Corrientes

197.100.917.722

92.590.488.600

161.726.729.408 82%

161.161.292.700

82%

133.903.444.813 68%

Total Gastos De Funcionamiento

352.695.941.521

169.381.433.419

277.119.940.147

79%

275.539.736.670 78%

247.130.530.462

70%


Tabla 50 Ejecución Consolidada Presupuesto De Inversión Vigencia 2014

Proyecto Apr. Vigente Obligación Obli/Apr.

Vigente Pagos

Pagos/Apr. Vigente

Reposición Y Recuperación De La Infraestructura Registral Del Orden Nacional

449.900.000 355.478.992 79% 289.529.260 64%

Estudios De Vulnerabilidad Y Obras De Reforzamiento Estructural En140 Oficinas De Registro De Instrumentos Públicos A Nivel Nacional

9.800.100.000 5.186.842.998 53% 5.160.386.640 53%

Adquisición Lote Y Construcción Sede De Notariado Y Registro Del Municipio De Facatativá Departamento De Cundinamarca

1.400.000.000 641.236.503 46% 641.236.503 46%

Construcción Oficinas De Registro De Cartagena, Santa Marta Y Monte Líbano ( Córdoba )

4.000.000.000 1.808.224.822 45% 1.807.884.136 45%

Sistematización Y Modernización De Los Servicios De La Superintendencia De Notariado Y Registro A Nivel Nacional

48.363.996.839 21.624.682.127 45% 21.263.498.612 44%

Sistematización De Los Procesos Administrativos Y Jurídicos De La Superintendencia De Notariado Y Registro.

13.000.000.000 9.363.589.290 72% 8.944.776.807 69%

Diseño E Implementación Del Modelo Tecnológico Y De Gestion Para La Ventanilla Unica De Registro A Nivel Nacional

9.000.000.000 3.103.057.833 34% 3.074.301.454 34%

Asistencia Técnica De La Administración Central A La Sistematización De Oficinas De Registro

11.000.000.000 2.192.513.409 20% 1.753.534.188 16%

Implementación Interrelación Catastro Registro Nacional 5.000.000.000 3.160.186.081 63% 3.139.990.891 63%

Ampliación Y Sostenibilidad Del Sistema Integrado De Gestión De La Superintendencia De Notariado Y Registro A Nivel Nacional

1.500.000.000 1.066.099.165 71% 1.058.303.911 71%

Protección Registral A Los Derechos De Bienes Inmuebles Abandonados Por La Población Desplazada Conforme A La Política De Tierras En Colombia

8.800.000.000 6.561.269.871 75% 6.490.646.183 74%

Desarrollo Implementación Y Administración De La Reorganización De Los Círculos Registrales A Nivel Nacional

3.090.000.000 2.450.866.154 79% 1.777.477.314 58%

Implantación Convenio Para Ejecución De Proyectos De Inversión Para El Sector Justicia En Desarrollo De La Ley 55 De 1985

259.647.126.080

259.647.126.080

100%

253.000.000.000 97%

Total Inversión 375.051.122.919 317.161.173.323 85% 308.401.565.898 82%



Recaudos y Subsidios Notariales El Fondo Especial de Notarios para la vigencia 2014, contó con un presupuesto inicial gastos de 56.6 mil millones de pesos, el cual a la fecha muestra un recaudo de 55.5 mil millones de pesos, ejecutando un 98% del presupuesto asignado, siendo el más representativo lo correspondiente al pago de subsidio de notarios. Tabla 51 Ejecución del presupuesto de gastos – Recaudos y Subsidios Notariales

Año 2014 Presupuestado Ejecutado Diferencia % Ejecución

Subsidios 49.362.479.793 48.469.405.741 893.074.052 98,19

Capacitación 4.878.038.119 4.878.038.119 0 100,00

Concurso Notarial 1.506.880.000 1.439.997.986 66.882.014 95,56

Financiación Archivo Notarial AGN(Pamplona) 311.539.090 267.969.041 43.570.049 86,01

Divulgación Derecho Notarial 30.000.000 0 30.000.000 0,00

Impresos Y Publicaciones 0 0 0 0,00

Gravamen Financiero y Operaciones de Tesorería 520.000.000 470.855.465 49.144.535 90,55

Total 56.608.937.002 55.526.266.352 1.082.670.650 98,09


3.1.3. Pasivo Pensional

El Bono Pensional es un instrumento o título de deuda pública calculado con base en los aportes realizados por los afiliados con anterioridad a la afiliación a los fondos privados, o el traslado al ISS. Constituye el reconocimiento de los aportes realizados por cada afiliado, al régimen del ISS o cualquier entidad que administraba pensiones antes de la Ley 100 de 1993. (Art. 113 y 121 ley 100/93). En su conjunto, los Bonos Pensionales tipo A contribuyen, como aportes, a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad administrado por las AFP. Los Bonos tipo B entran al Fondo Común del ISS y sirven para pagar las pensiones causadas hoy. Los Bonos Pensionales constituyen una institución compleja, porque exigen condiciones para adquirir el derecho, definen unas bases técnicas para calcularlos, establecen responsabilidades en emisores y contribuyentes respecto de su monto y valor, tanto en su liquidación, emisión y expedición, como en su redención y pago. La Superintendencia de Notariado y Registro, en las vigencia 2013 y 2014 realizó el pago de los siguientes bonos pensionales:

Bonos Pagados Año 2013 Año 2014

Tipo A 848.738.000 138.927.000

Tipo B 597.413.468 192.074.000

Devoluciones de aportes 0 1.961.445

Total 1.446.151.468 332.962.445


Tabla 52 Nómina de pensionados

Ítem Valor 2013 Valor 2014

Total 7.758.798.867 7.874.531.004



El pago de la nómina será asumida por la UGPP, en cuanto se realice la entrega en todos sus frentes temáticos, (gestión documental, determinación, atención al ciudadano, defensa judicial, nómina, estructuras FOPEP, normalización , Cálculo Actuarial, Tecnología), el cual está dependiendo de la sanción presidencial del Decreto Ley por medio del cual la UGPP asume el pasivo pensional de la SNR. A la fecha, ya fue entregado en totalidad tanto en medio físico como en magnético los expedientes de los pensionados (278), acorde con los parámetros impartidos por la UGPPN y se está trabajando mediante reuniones conjuntas con la UGPP. Tabla 53 Actividades adelantadas

Actividades adelantadas

Digitación de información

Solicitud de "llaves" FOPEP

Primer envío a pruebas FOPEP

Primer análisis de errores emitido por consorcio FOPEP

Segundo envío a pruebas FOPEP

Segundo análisis de errores emitido por consorcio FOPEP

Tercer envío a pruebas FOPEP

Tercer análisis de errores emitido por consorcio FOPEP


Del tercer análisis de la información se han realizado las siguientes actividades con el fin de subsanar las observaciones:

Revisión de información de 17 expedientes de pensionados.

Datos Básicos Nuevos Pensionados (1)

Descuentos (2)

Nota: Teniendo en cuenta la densidad de la información, el FOPEP advierte que recibe la misma con un margen de error mayor a 0, pero mínimo conforme a sus parámetros. IMPACTO DEL TRASLADO DEL PASIVO PENSIONAL A UGPP Y FOPEP El traslado del pasivo pensional tiene los siguientes beneficios para la SNR:

Supresión de trámites administrativos en lo correspondiente al pago de auxilios funerarios, pago de nómina, pago de seguridad social y novedades.

Disminución de riesgo antijurídico para la Entidad en el tema pensional.

3.1.4. Recuperación de la Cartera de vivienda

El procedimiento de recaudo créditos de vivienda, se refiere al cobro de las cuotas establecidas para cada uno

de los créditos otorgados a través del Fondo de Previsión Social “FONPRENOR” a los funcionarios de la

Superintendencia de Notariado y Registro, Oficias de Registro, Fonprenor y Notarias a nivel nacional.


Tabla 54 Eficiencia

Créditos Eficientes 72 40%

Créditos Deficientes 107 60%

Total 179 100%

Fuente: Dirección Financiera Tabla 55 Créditos Cancelados

Cancelados Cantidad

Cancelación 183 93%

Fallecimiento 10 5%

Invalidez 3 2%

Total 196 100%


Tabla 56 Estado Jurídico De Los Créditos

Créditos Al Día 53 14%

Mora 1- 3 Meses 45 12%

Mora 4-12 Meses 30 8%



Mora + De 37 Meses 36 10%

Cancelados 196 52%

Total 377 100%


Convenio Interadministrativo N° 112 suscrito entre El Fondo Nacional del Ahorro y la Superintendencia de Notariado y Registro Se han realizado las siguientes actividades, entre otras:

Elaboración de cartilla didáctica para dar a conocer a los beneficiarios los beneficios y obligaciones del mismo, fue remitido por el Grupo de divulgación a nivel nacional.

Elaboración de cronograma de visitas a Notarias y ORIPS para dar a conocer el convenio, pendiente definir su ejecución.

Implementación de formato de postulación para ser diligenciado por los funcionarios que se quieran acoger a los beneficios que da el convenio.

En Juntas de Crédito de Vivienda celebradas en la vigencia 2014 se han emitido los siguientes actos administrativos, por los cuales se han otorgado 106 subsidios a la tasa de interés de los créditos otorgados por el Fondo Nacional del Ahorro los funcionarios de la SNR y empleados de notarías a nivel nacional:

Resolución No. 9650 de 2014 01 de septiembre de 2014 por medio de la cual se otorgaron 56 subsidios a la tasa de interés de los créditos de vivienda de los funcionarios de la SNR y empleados de notarías a nivel nacional.

Resolución No. 12179 de 30 de octubre de 2014 por medio de la cual se otorgaron 46 subsidios a la tasa de interés de los créditos de vivienda de los funcionarios de la SNR y empleados de notarías a nivel nacional.

Resolución No. 13504 de 02 de diciembre de 2014 por medio de la cual se otorgaron 4 subsidios a la tasa de interés de los créditos de vivienda de los funcionarios de la SNR y empleados de notarías a nivel nacional.

Valor creditos al dia 14,0%

Valor creditos con carta prejuridica

18,4%

Valor creditos con cobro coactivo

7,9%

Valor creditos con demanda

59,7%

Valor creditos con demanda en elaboracion

0,0%


3.1.5. Sistema Integrado De Información Financiera SIIF Nación II

Implementación en 32 Oficinas de Registro Seccionales, clasificando la información de sus ingresos en el Aplicativo SIIF Nación II, con el alistamiento, depuración y cargue de la info rmación de los ingresos por parte de los usuarios de las oficinas de registro en sus seccionales. Se amplió la cobertura del año anterior, con la programación de la implementación de estas tareas para el óptimo funcionamiento del SIIF en dichas oficinas seccionales para que así el Macroproceso de Ingresos sea eficiente y se consolide toda la información de las mismas. Para el ingreso en producción del Macroproceso, se definió con la identificación de las ORIP, con mayores ingresos, solicitud de usuarios al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, configuración de los equipos de cómputo y acompañamiento en el alistamiento de la información e ingreso al SIIF. Ilustración 3 Implementación macroproceso ingreso a las seccionales


De acuerdo al plan anteriormente definido, fue implementado el macroproceso de ingresos en las siguientes Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos: En este sentido quedaron pendientes por implementar el mencionado Macroproceso, la seccional de Nuquí - Chocó y Barbacoas - Nariño.

3.1.6. Normas Internacionales NIIF

Con el fin de iniciar el proceso de capacitación en la “NORMAS INTERNACIONALES NIIF”, se suscribió el Convenio 339 De 2014 SNR y la Fundación Francisca Radke Para El Desarrollo De La Universidad Pedagógica Nacional, el cual tiene una cobertura a nivel nacional de 120 beneficiarios, esta contratación ascendió a un valor de 228.017.720 el cual se encuentra desarrollando el siguiente temario:

Estado del Proceso de convergencia a las NIIF – NIC – Cuerpo normativo del NIIF – NIC

Marco conceptual de las NIIF – NIC – NIIF 13 – Medición del valor razonable

Normas Internacionales Contables (NIC) y Normas Internacionales de la información (NIIF)

Normas relativas al reconocimiento, revelación y medición de activos

Normas relativas al reconocimiento, revelación y medición de pasivos.


3.2. Gestión Informática

3.2.1. Fortalecimiento de la Infraestructura Tecnológica

Compromiso estratégico conformado por las siguientes cuatro (4) acciones, las cuales con corte al 31 de Diciembre de 2014, se cumplieron al 100%: Actualización de la matriz de riesgos y de los indicadores del macroproceso Gestión Tecnológica. RESULTADO: Se realizó la evaluación de los indicadores y medición del indicador para el Proceso Gestión de Incorporación de Tecnología (GIT). Cumplimiento al 100% Elaboración de los estudios de mercado y estudios previos para la Implementación del Proyecto 1 - Año 1: Ampliación de la Infraestructura del Centro de Datos (Plataforma Oracle) de acuerdo al documento Plan Estratégico de tecnologías de la Información y las comunicaciones RESULTADO: Actividad culminada en el primer semestre. Cumplimiento al 100% Ejecución proceso precontractual (Licitación Pública) para la Implementación del Proyecto 1 - Año 1: Ampliación de la Infraestructura del Centro de Datos (Plataforma Oracle) de acuerdo al documento Plan Estratégico de tecnologías de la Información y las comunicaciones. RESULTADO: Se suscribió el contrato de prestación de servicios No. 683 de 2014 con la firma COMWARE S.A, el cual finalizó el día 31 de Diciembre. Cumplimiento al 100% Ejecución del contrato cuyo objeto obedece a la Implementación del Proyecto 1 - Año 1: Ampliación de la Infraestructura del Centro de Datos (Plataforma Oracle) de acuerdo al documento Plan Estratégico de tecnologías de la Información y las comunicaciones RESULTADO: Se ejecutó el contrato No. 683 de 2014 cuyo objeto se definió como: “Contratar una solución integral de Hardware, Software y servicios para el crecimiento horizontal de la infraestructura tecnológica de la SNR compatible con los sistemas Exadata X2-2 y Exalogic X3-2, incluyendo instalación y puesta en funcionamiento”. Finalizó el día 31 de Diciembre de 2014. Cumplimiento al 100%

3.2.2. Internet IPV6

Compromiso estratégico conformado por las siguientes tres (3) acciones. Continuar con la actividad de mejoramiento del servicio de Internet por parte del Operador: El desarrollo de producto (procesos, acuerdos con áreas operativas, ANS, etc.).

RESULTADO: El operador ETB reportó que adelantó: La conectividad avanzada IP, internet dedicado (ID) e Internet + con IPV6 y que continua el desarrollo del producto de forma manual: Cliente por cliente. Avance 90% Continuar con la actividad de mejoramiento del servicio de Internet por parte del Operador: DNS Autoritativo para alojar dominios de los clientes. RESULTADO: El DNS caché de navegación está operativo y queda pendiente el DNS autoritativo para resolver dominios alojados en ETB. Avance 90%


Pruebas internet: Las pruebas se realizarán en conjunto con el operador cuando este finalice las actividades predecesoras. RESULTADO: Se continúa a la espera de un reporte por parte del operador, en términos de un status de pruebas. Avance 0%

3.2.3. Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

Compromiso estratégico conformado por las siguientes cuatro (4) acciones. Definición del Oficial de Seguridad de la Información (Capacitado en ISO 27001 Auditor líder), Equipo de trabajo de seguridad de la Información (Auditor Interno ISO 27001, especializaciones en seguridad de redes, entre otras) y Comité de Seguridad de la Información. RESULTADO: Se adelantan actividades de Conformación del Equipo de Seguridad de la Información a fin de cumplir con el pleno de los requisitos legales para la formalización del equipo en la Entidad. Avance 75% Elaboración estudios de mercado y estudios previos para contratar la "Divulgación, socialización y sensibilización del Instructivo de Políticas de Activos de información y valoración del riesgo, Política corporativa de seguridad, políticas adicionales por dominio en el Nivel Central e Implementación de políticas, (documentación detallada de procedimientos, ajustes de medición de indicadores bases, ajustes de ley y normatividad relacionada). RESULTADO: Se continua en la revisión y mejora de las políticas implementadas en el Firewall Checkpoint del CDP y CDA, se inicia proceso de documentación de las reglas establecidas en el dispositivo, se realiza aprobación de permisos de navegación y se realiza modificación de configuraciones de reglas de forma particular a global. Se realiza bloqueo de redes P2P por medio de un afinamiento sobre la herramienta de antivirus que actualmente se encuentra en funcionamiento en la entidad. Cumplimiento 100%

Diseño y ejecución del proceso precontractual para la "Divulgación, socialización y sensibilización del Instructivo de Políticas de Activos de información y valoración del riesgo, Política corporativa de seguridad, políticas adicionales por dominio en el Nivel Central e Implementación de políticas, (documentación detallada de procedimientos, ajustes de medición de indicadores bases, ajustes de ley y normatividad relacionada). RESULTADO: Se realizan afinamientos al módulo al Blade Antispam de la SNR, se ingresan nuevas direcciones externas que son enviadas a la entidad y que generan spam. Se continúa en la implementación y se configuran VPN con entidades tales como Alcaldía, servicios y otros. Se realiza revisión de módulos de blades para alineamiento con políticas y se realiza documentación para garantizar afinamiento. Se realizan informes de vulnerabilidades y se procede a realizar subsanación de las mismas en la plataforma. Se realiza seguimiento a la línea de Seguridad de la Información para afianzar los controles establecidos en la plataforma. Se realiza implementación del cambio de la solución de directorio activo de la versión 2003 a 2012 y se refuerza el entorno de la solución y se distribuye en regionales. Con respecto a la actividad, se cumple con el 100% del diseño, que equivale al 25% de la totalidad del proceso precontractual, es decir que está pendiente el 75% correspondiente a la ejecución y que no se ha realizado. Ejecución contractual del objeto: "Divulgación, socialización y sensibilización del Instructivo de Políticas de Activos de información y valoración del riesgo, Política corporativa de seguridad, políticas adicionales por dominio en el Nivel Central e Implementación de políticas, (documentación detallada de procedimientos, ajustes de medición de indicadores bases, ajustes de ley y normatividad relacionada).


RESULTADO: El proceso de contratación de Divulgación, Sensibilización y Difusión del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información se encuentra pendiente de aprobación por encontrarse en revisión. Avance 0%, en atención a que el presupuesto destinado para esta actividad fue asignado a la operación Tics – SNR.

3.2.4. Implementación de servicios de intercambio de información -RAVEC-

Compromiso estratégico conformado por las siguientes tres (3) acciones. Prestación del servicio de consultas de la información registral a las entidades gubernamentales que tienen convenio con la Superintendencia de Notariado y Registro y que están en RAVEC.

RESULTADO: De conformidad a la política establecida por MINTIC, la actual red de alta velocidad del estado Colombiano RAVEC será reemplazada por un nuevo modelo de conectividad, lo que implica no seguir utilizando RAVEC. En consecuencia la SNR, dio cumplimiento hasta el momento de la disposición emitida. Avance 40%

Establecer el modelo de conectividad de las Entidades con convenio autorizadas para ingresar a la consulta de información registral.


Capacitación a las Entidades sobre el acceso y el uso de la información registral.


3.2.5. Migración del sistema de información de folio magnético a SIR y soportar técnicamente las

mismas.

Compromiso estratégico conformado por las siguientes Cinco (5) acciones, alcanzando el 50% en razón a la finalización del contrato 654 de 2013. Depuración de la información registral en 34 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos - ORIP´s.

RESULTADO: La actividad de Depuración se llevó a cabo en 56 oficinas de registro, quedando pendiente las Oficinas de Bogotá Centro y Bogotá Norte, por designación de los Abogados de la Dirección de Desarrollo Registral para el apoyo funcional.

Ejecución de los simulacros establecidos para las oficinas de tamaño grande, mediano y pequeño.

RESULTADO: Dentro de la fase de transición del proyecto se efectuaron simulacros de migración en nueve (9) oficinas de Registro (Tipo: Grande, Mediano y Pequeño).

Sincronización del aplicativo folio magnético con el esquema de replicación de la migración.

RESULTADO: Dentro la fase de transición del proyecto se definió y ejecutó el modelo de sincronización en veintinueve (29) oficinas de registro.

Generación de los “export” de las bases de datos de las 58 oficinas como punto de partida para el esquema de replicación de la migración.


RESULTADO: Actividad con cumplimiento al 100% Migración de las bases de datos de las 58 ORIP´s.

RESULTADO: Con la finalización del contrato 654 de 2013 y la no entrada a la fase de operación del operador ETB, los servicios asociados a la Línea de Migración de la Información de Folio Magnético a SIR no se efectuaron. Avance 0%

3.2.6. Elaborar el Modelo de Gestion Documental - Sistema de Gestión Documental GD /SGD de la SNR.

Compromiso estratégico conformado por las siguientes cuatro (4) acciones, las cuales con corte al 31 de Diciembre de 2014, por parte de la Oficina se cumplieron al 100%: Valoración del estado actual de la Gestión Documental.

RESULTADO: Actividad con cumplimiento al 100%. Soporte Documento Diagnóstico PGD/SGD – SNR 2013 - 2014 Análisis situacional atendiendo la legislación y normatividad referente al Programa de Gestión Documental.

RESULTADO: Actividad con cumplimiento al 100% de la acción, está documentado en "Gestión Documental/Sistema Gestión Documental.

Consolidación y entrega del documento.

RESULTADO: El cumplimiento al 100% de la acción, está documentado en "Modelo Integral de Gestión Documental/SGD-MIGD.

Socialización y retroalimentación con las áreas funcionales. RESULTADO: El “Modelo Integral Funcional y Técnico de Gestión Documental” fueron presentados en cumplimiento de sus obligaciones contractuales por parte de la profesional especializada y a solicitud de la Dra. María Emma Orozco – Presidenta del Comité de Desarrollo Administrativo se presentó el documento contentivo del “SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL NORMATIVIDAD – PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS – MODELO INTEGRADO SNR – ESTADO ACTUAL”, para revisión y posterior aprobación, socialización y divulgación. La actividad por parte de la Oficina de Informática se cumple al 100%.

3.2.7. Implementación de la Estrategia Gobierno en Línea – GEL

Compromiso estratégico conformado por las siguientes Dos (2) acciones. COMPONENTE ELEMENTOS TRANSVERSALES. Actividad: Implementar un sistema de gestión de tecnología: Diseñar e implementar el Plan de Recuperación ante de desastres, DRP -por sus siglas en inglés- que garantice la disponibilidad de las aplicaciones críticas de la SNR dentro de la metodología del estándar DRI (Disaster Recovery Institute). La efectividad del DRP se garantiza a través de la ejecución periódica de simulacros operativos y la permanente revisión y actualización de la documentación técnica y procedimental.

RESULTADO: La SNR cuenta con un plan de Recuperación de Desastres DRP, al cual se le realizan periódicamente simulacros operativos, para garantizar la continuidad de la prestación del servicio. Actividad con cumplimiento al 100% COMPONENTE DE INTERACCION EN LINEA. Actividad: Habilitar espacios para interponer peticiones - Sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias.


RESULTADO: El Ciudadano cuenta con canales de interacción con la SNR a través del Portal Institucional, como son el Chat, Correo de atención al ciudadano ([email protected]), foros, redes sociales y vía telefónica (018000911616). Actividad con cumplimiento al 100%

3.2.8. Implementación del Sistema de comunicaciones VoIP.

Compromiso estratégico conformado por las siguientes Cuatro (4) acciones, las cuales se cumplieron por parte de la Oficina de Informática en 100%. Instalación.

RESULTADO: El operador realizó la instalación en las 24 ORIP´s y en el Nivel Central. Actividad con cumplimiento al 100%.

Configuración.

RESULTADO: El operador realizó la configuración en las 24 ORIP´s y en el Nivel Central. Actividad con cumplimiento al 100%. Pruebas.

RESULTADO: El operador realizó las pruebas en las 24 ORIP´s y en el Nivel Central. Actividad con cumplimiento al 100%. Puesta en funcionamiento.

RESULTADO: El operador realizó la puesta en funcionamiento en las 24 ORIP´s y en el Nivel Central. Actividad con cumplimiento al 100%.

3.3. Gestión Logística

3.3.1. Infraestructura

Funcionamiento – Mantenimiento de Bienes Inmuebles Se solicitó la asignación de Recursos por valor de $251.489.731, para atender las necesidades prioritarias en Infraestructura en 50 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos a Nivel Nacional. Gráfico 27 Asignación para atender requerimientos de infraestructura

Fuente: Grupo Infraestructura

367.132.915

156.070.261

90.244.464

177.831.110

251.489.731

96 47 36 63 50

Año 2010 Año 2011 Año 2012 Año 2013 Año 2014

Valor Oficinas


Funcionamiento arrendamiento de bienes inmuebles. Se supervisan los contratos de arrendamiento de 47 Inmuebles, para el funcionamiento de Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y dependencia de La Superintendencia de Notariado y Registro, por valor de $ 2.242.955.110.

PROYECTO: REPOSICION Y RECUPERACION DE INFRAESTRUCTURA REGISTRAL DEL ORDEN NACIONAL Recursos asignados iniciales: $4.000.000.000 Recursos asignados después del traslado presupuestal: $449.900.000 Cumplimiento metas 2014: Oficinas de Registro Adecuadas y con Suministro de Muebles: Durante la vigencia 2014, con los recursos asignados después de realizar el traslado presupuestal a otro proyecto de inversión por valor de $3.550.100.000, se asignaron recursos a 34 Oficinas de Registro para atender necesidades en adecuaciones locativas, mantenimiento de aires acondicionados y suministro e instalación de mobiliario y archivo rodante, de las cuales han informado 23 Oficinas de Registro que han ejecutado y pagado los recursos asignados, teniendo así un avance general de cumplimiento de las metas del 70%. Tabla 57 Número oficinas atendidas

Año Oficinas Atendidas Presupuesto Asignado

2014 34 449.000.000

Fuente: Grupo de Infraestructura

Proyecto: estudios de vulnerabilidad y obras de reforzamiento estructural en 140 oficinas de registro

Cumplimiento metas 2014: Ejecutar las Obras de Reforzamiento Estructural en 7 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Se ejecutó el 100% de las obras contractuales en 7 Oficinas de Registro, pero se tuvo que realizar una adición a dicho contrato, para la terminación de dichas ORIP’s, las cuales serán entregadas en la Vigencia de 2015, teniendo un avance para la entrega en promedio del 80%, teniendo así un avance general de cumplimiento de las metas del 90%. Tabla 58 Presupuesto asignado 2014

Año Oficinas

Reforzadas Presupuesto

Asignado

2014 7,00* 6.000.000.000

Fuente: Grupo de Infraestructura *Dichas obras se encuentran en ejecución y serán entregadas en la Vigencia 2015.

PROYECTO: CONSTRUCCIÓN DE LAS OFICINAS DE REGISTRO DE CARTAGENA, SANTA MARTA Y

MONTELÍBANO

Cumplimiento metas 2014: Se realizaron los Estudios Técnicos para la construcción de la Oficina de Registro de Santa Marta y se adquirió el Inmueble para la Oficina de Registro de Cartagena, teniendo así un avance general de cumplimiento de las metas del 70%. Tabla 59 Avance de cumplimiento

Oficina De Registro Cartagena Santa Marta Montelíbano

Inmueble Adquirido 1 - -

Estudios Y Diseños - 1 -

Inicio de la Construcción - 1 1


No fue posible comprometer los Recursos para la construcción de las Oficinas de Registro Santa Marta y Montelíbano, en razón a que el proceso de licitación fue declarado desierto.


PROYECTO: ADQUISICIÓN DE LOTE Y CONSTRUCCIÓN DE LA OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE FACATATIVÁ – CUNDINAMARCA.

Cumplimiento metas 2014: Realizar los Estudios y diseños y obtención de la licencia de construcción de la Oficina de Registro de Facatativá – Cundinamarca y ejecutar y entregar las obras de construcción de la ORIP de Facatativá. Esta última actividad se realizará en la vigencia 2015, teniendo en cuenta que La Entidad no contaba con la licencia de construcción para iniciar las obras, teniendo así un avance general de cumplimiento de las metas del 50%. Tabla 60 Cumplimiento de meta

Inmueble Adquirido Estudios y Diseños Construcción

Vigencia 2.012 2.014 2014 - 2015

Valor 420.000.000 74.495.033 1.318.055.364


3.3.2. Gestión Documental

Implementación del sistema de Gestión documental – IRIS DOCUMENTAL, en el proceso de Gestión Documental Registral: Durante el año 2014 se digitalizaron 1.087.934 documentos que fueron ingresados al Sistema IRIS lo que representa un porcentaje del 63% de la totalidad de documentos misionales radicados a nivel nacional en la vigencia. Se observa una tendencia del último cuatrienio constante debido a que el número de 51 ORIP que cuentan con la implementación de este sistema no aumentó.

Tabla 61 Digitalización de documentos

Fuente: Grupo de Gestión Documental

Intervención en la organización de los fondos acumulados de la serie documental registro de matrícula inmobiliaria, organizado y digitalizado para su conservación: Para el año 2014, el total de imágenes que se encontraban en fondos acumulados intervenidos, ascendió a 41.768.554

Tabla 62Imágenes De Los Fondos Documentales Intervenidos

ORIP Intervenidas

Cantidad

Carmen De Bolívar 616.522

Plato 502.518

Puerto Lopez 56.254

Santa Martha 2.474.179

Marinilla 1.816.148

Turbo 1.033.856

San Martin 1.247.911

Bogotá Norte 8.697.248

Bogotá Sur 8.358.127

Facatativá 2.921.910

Villavicencio 4.729.624

Valledupar 3.520.835

Año Número De Documentos Radicados

(193 ORIP) Número De Documentos Con Respaldo Digital (51 ORIP) % Documentos Procesados

2009 1.561.950 89.217 6%

2010 1.627.031 997.370 61%

2011 1.592.031 1.007.755 63%

2012 1.629.031 1.256.490 77%

2013 1.666.351 1.267.467 76%

2014 1.727.673 1.087.934 63%


Montería 2.334.427

San Vicente Del Caguán 411.995

Barranquilla 3.047.000

Total 41.768.554


Conservación y custodia documental, Bodega – Funza: En la vigencia 2014 se continuó el traslado documental

desde las distintas sedes u ORIP hacia la Bodega de Funza que nos permiten presentar el siguiente consolidado

de antecedentes registrales y libros de antiguo sistema:

Tabla 63 Conservación Y Custodia Antecedentes Registrales

Oficinas De Registro Cantidad (Cajas X 300) En Metros Lineales

Bogotá Zona Norte 4.445 1.482

Bogotá Zona Sur 5.314 1.771

Bogotá Zona Centro 5.250 1.750

Facatativá 1.539 513

Montería 1.396 465

Villavicencio 2.112 704

Valledupar 1.585 528

Facatativá 117 39

San Vicente Del Caguán 225 75

Cartagena 256 85,33

Barranquilla 2.033 677,67

Total 24.272 8.090


Tabla 64 Conservación y custodia libros antiguo sistema

Oficinas De Registro Cantidad

Girardot 762

Santa Marta 330

Espinal 556

Total 1.648


Tabla 65 Conservación y custodia comunicaciones oficiales

Nivel Central Cantidad Cajas X-300 En Metros Lineales

Fondos Documentales Organizados 5.263 1.754

Fondos Documentales En Estado Natural 3.584 1.195

Total 8.847 2.949


Al terminar la vigencia 2014, la ocupación de la bodega era de 24.272 cajas X-300 de archivo misional, 8.947 cajas X-300 de comunicaciones oficiales de la sede central y 1.648 libros de antiguo sistema, lo que generó también la necesidad de continuar la Fase II del proyecto consistente en la ampliación de la estantería para lograr una disponibilidad a 31 de diciembre de 2014 de 61.949 cajas X-300 Tabla 66 Fases del Proyecto

Programación estantería en unidades de conservación x - 300

Capacidad en unidades de conservación

ocupación en unidades de conservación

Disponibilidad en unidades de conservación

Fase I Adquisición y estantería 2012 35.452 33.119 2.333

Fase 2: Aplicación estantería contrato 708 de 2014

59.616 0 59.616

Total 95.068 33.119 61.949



Gestión Comunicaciones Oficiales Nivel Central: El operador 4-72 realizó durante la vigencia, la radicación de 58.911 documentos que fueron ingresados en el IRIS documental, digitalizados al 100%

3.3.3. Bienes Muebles Inmuebles Y Seguros

Mediante Circular No. 1664 de Noviembre 13 de 2014, se estableció la Jornada Anual de Inventarios arrojando los siguientes resultados a 31 de diciembre de 2014:17 Círculos reportados y 19 Círculos no reportados, inconsistencia que tiene como consecuencia la imposibilidad de la actualización del inventario.

Tabla 67 Reporte Levantamiento de Inventarios Jornada 2014 - ORIP’s


Respecto al proceso de baja de bienes inservibles u obsoletos vs. No reportadas, en vigencia 2014 se logró la baja de 1.704 elementos a nivel nacional con tendencia creciente comparado con los años 2012 y 2013 para un total acumulado de 4.167 elementos desde la creación del Grupo. Gráfica 3 comparativo de baja de bienes inservibles 2012, 2013 y 2014


En materia de inmuebles, se procedió a realizar la trasferencia a título gratuito de 18 inmuebles a Central de Inversiones CISA S.A. en virtud de lo ordenado en el Decreto 047 de 2014. Para tal efecto se emitieron las Resoluciones 11815 y 12991 de 20 de noviembre de 2014. El trámite se encuentra en ejecución para proceder a la entrega material de los inmuebles en el año 2015.

17

19

16

16,5

17

17,5

18

18,5

19

19,5

1

OFICINAS (CIRCULO REGISTRAL) ENTREGADAS

PENDIENTES X ENTREGAR

117 32

638

188 267

130

280

96

406

9 0

300

59 0

660

56 54

875

0

200

400

600

800

1000

Andina Caribe Central Orinoquia Pacifica Nivel Central(SNR)

2012 2013 2014


Tabla 68 Reporte de siniestros presentados a las aseguradoras.

Aseguradora Ramo Póliza Valor Siniestros

QBE Todo Riesgo Daño Material 72.100.002.034 21.160.320

Automóviles 703.657.363 38.008.845

Total 72.803.659.397 59.169.165


3.3.4. Servicios Administrativos

Tabla 69 Asignaciones ORIP´s Gastos Generales Tabla 70 Numero de ORIP´s Asignación

Fuente: Grupo de Servicios Generales Fuente: Grupo de Servicios Generales

En 2014, la Administración destinó una importante suma de dinero para atender las necesidades de mantenimiento de bienes muebles en 126 Oficinas de Registro de Instrumentos Público, en relación creciente frente a los años 2012 y 2013. Por medio de Servicios Administrativos se realizó la contratación de los bienes y servicios del año 2014 lográndose en los procesos públicos de contratación un significativo ahorro de 4.756.439.476, como a continuación se indica:

Modalidad de Selección y/o clase de contrato

No. De Contratos

Presupuesto oficial de contraltos

Valor Contratado Ahorro Porcentaje de Ahorro

Licitación Publica 8 30.560.475.864 28.031.053.249 2.529.422.615 8%

Concurso de méritos 4 1.908.381.406 1.900.139.443 8.241.963 0

Selección abreviada menor cuantía 5 2.016.311.467 1.891.720.320 124.591.147 6%

Subasta inversa 5 8.961.792.162 6.933.987.112 2.027.805.050 23%

Órdenes de compra 11 12.434.605.783 12.434.605.783 0 0%

Mínima Cuantía 11 335.759.904 269.381.203 66.378.702 20%

Contratos de prestación de Servicios 549 28.129.495.846 28.129.495.846 0 0%

Contrato de prestación de servicios profesionales

289 18.780.294.126 18.780.294.126 0 0%

Contratos interadministrativos 14 8.150.399.369 8.150.399.369 0 0%

Arrendamientos 57 14.994.131.180 14.994.134.180 0 0%

Compraventa bienes inmuebles 1 1.691.000.000 1.691.000.000 0 0%

Comodato 6 0 0 0 0%

Anulados 52 0 0 0 0%

Total 1012 127.962.647.107 123.206.210.630 4.756.439.476 4%

Adiciones 491 8.239.979.165 8.239.879.165 0 0%

Total Contratado 1012 136.202.626.272 131.446.089.796 4.756.439.476 4%

543.858.797,55

405.760.576,79

506.804.339,54

601.187.948,20

2011

2012

2013

2014

133

119

95

126

Año 2011 Año 2012 Año 2013 Año 2014


3.3.5. Contratación

3.3.6. Control y Seguimiento Contractual

Con el objetivo de adelantar las gestiones necesarias para apoyar y acompañar a la supervisión y/o interventoría, para lograr el cumplimiento de los fines de la contratación y la ejecución del objeto contractual, en estricto respeto y protección de los derechos e intereses de la Entidad y de terceros que pudieran verse afectados con la ejecución del contrato, implementando y/o adoptando las medidas que resulten necesarias para superar las dificultades o diferencias surgidas con ocasión a dicha ejecución o en su defecto dar aplicación al procedimiento dispuesto para la imposición de multas, sanciones o declaratoria de incumplimiento, teniendo en cuenta la relación y estado de los procesos de contratación, el número y valor de los contratos terminados y en ejecución (Objeto, Monto y estado)

Metas Alcanzadas

Seguimiento Preventivo 283

Seguimiento Correctivo 45

Total Audiencia 184

Visitas Realizadas 37

Incumplimientos Declarados 3

Periodo Reportado 01/01/2014 Al 15/12/2014

Anualidad 2014

Fecha 15/12/2014


3.4. Gestión Humana

La planta global de la Superintendencia de Notariado y Registro que rigió durante la vigencia 2014, correspondió a la generada por la estructura orgánica establecida en los decretos 2164 de 2011 y 1068 de 2013. A diciembre de 2014 presentó la siguiente situación: Tabla 71 Planta Global de personal

Cargos Planta 2014 Total

Cargos

Cargos De Carrera Administrativa 2115

Funcionarios Escalafonados 895

Funcionarios En Provisionalidad 1030

Cargos De Libre Nombramiento Y Remisión

24

Registradores Principales Y Seccionales 193

Registradores Delegados 6

Cargos Registradores En Trámite 3

Fuente: Grupo de Talento Humano

Tabla 72 Planta de Personal Por Niveles

Cargos Planta 2014 Total

Cargos Participación

%

Directivo y Asesor 19 0,81%

Registradores Principales, Seccionales y Delegados

199 8,56%

Profesional 591 25,27%

Técnico 289 12,36%

Asistencial 1240 53%

TOTAL 2338 100,00%


Tabla 73 Planta Temporal De La Superintendencia Delegada Para La Protección, Restitución Y Formalización De Tierras

Total Cargos De La Planta

46


3.4.1. Protección y servicios sociales

En cuanto a la calidad de vida laboral el grupo de Desarrollo Humano de la Superintendencia de Notariado y Registro con el apoyo de la ARL COLMENA realizo el levantamiento de la batería psicosocial en 19 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en todo el país realizando una muestra con 556 funcionarios, sumado al levantamiento de la batería hecha en las Oficinas de Registro de Bogota y el nivel central durante el 2013; además mediante contrato No de 2014 se realizó la encuesta de clima organizacional que encuesto 1958 funcionarios de los cuales 686 se hicieron de carácter presencial y 1272 se ejecutaron On Line.

A través del Contrato 036 de 2014 se realizaron talleres para la construcción del Código de Ética de la SNR en los cuales participaron 478 funcionarios y realizaron la encuesta correspondiente 453, de este trabajo se derivó el Proyecto de Resolución por medio de la cual se adopta el Código de Ética de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Se adelantó el trabajo de construcción del manual del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo de la entidad el cual fue adoptado por la Resolución 11152 de 2014.

A través del Contrato No. 061 de 2014 la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD adelanto el trabajo para elaborar el Diccionario de competencias y el proyecto del Manual de Competencias Laborales por Cargo de la SNR, adicionalmente se entregó la propuesta preliminar de implementación del teletrabajo en el proceso de gestión registral y el documento que integra las competencias funcionales y comportamentales al sistema propio de evaluación de desempeño.


Tabla 74 Plan de Bienestar

Actividad Cantidad de Actividades No. De personas impactadas Presupuesto

Créditos Educativos 2 109 270.099.933

Mejor Funcionario Mes a Mes 12 736 0

Actividades de Bienestar 5 1.480 21.990.000

Gimnasio 1 400 201.600.000

Canchas Disciplinas Deportivas 3 72 27.303.346

Torneos deportivos y actividades deportivas 4 390 19.600.000

Entrenadores Equipos Disciplinas Deportivas 2011 5 72 72.000.000

Realización de la Feria de los servicios públicos 1 0 400.000

Día del conductor 1 0 0

Bienvenida la Navidad 1 0 0

Celebración de la novena de Aguinaldos 1 400 0

Incentivos 1 36 36.000.000

Mejor equipo de Trabajo 1 2 4.000.000

Comité directivos y Reuniones de trabajo 1 40 30.069.750

Total 39 3.737 683.063.029

Fuente: Grupo de Desarrollo Humano

3.4.2. Calidad de vida laboral - Clima Organizacional

Medición de clima: A continuación se detalla el panorama de los resultados de acuerdo con la clasificación por dominios y sus respectivas dimensiones relacionados con los factores intra laborales: El resultado dado en porcentaje, cuya interpretación se agrupa en dos categorías: Fortaleza, puntuaciones que superan el 80%; oportunidades de mejora, correspondiente a las puntuaciones entre 60% y 79% y las puntuaciones inferiores al 60% consideradas como debilidades. Los resultados nacionales arrojaron los siguientes datos:

Fuente: Grupo de Desarrollo Humano

41%

60%

62%

63%

69%

72%

76%

77%

78%

79%

90%

reconocimiento e incentivos

Satisfacción con el trabajo

Comunicación

Evaluación y control de gestión

Toma de decisiones

Capacitación y desarrollo

Relaciones Interpersonales

Trabajo en equipo

Organización del trabajo

Identidad y compromiso

Calidad y Productividad


Se puede Observar que hay fortaleza en el Factor Calidad y Productividad y una debilidad manifiesta el factor de Reconocimiento e Incentivos. Los demás factores, presentan oportunidades de mejora, explicables en la medida que este es un clima que evidencia la oportunidad se reconstrucción y consolidación positiva. Se observa que a pesar de que la Entidad tiene una alta orientación hacía la calidad y la productividad, la evaluación y control de gestión tiene oportunidades de mejora definidas, fundamentalmente por el resultado y consecuencias de dicha evaluación y control y no por la evaluación en si misma; pues en este factor está uno de los ítems peor evaluados de toda la encuesta a Nivel Nacional y es el que responde a la pregunta: ¿Los ascensos, capacitaciones, traslados o despidos se toman con base en el desempeño del trabajador?.

3.4.3. Cultura Organizacional

La tendencia hacía uno de los extremos va determinado lo que podemos llamar personalidad institucional, y la pregunta lógica sería; ¿Esta cultura o (personalidad) organizacional resulta constructiva y eficaz para lograr el propósito establecido en la Misión y nos ayudará a evolucionar hacía lo que se plantea en la visión institucional? A continuación, se presentan los resultados:

En general lo que encontramos es que el sentir de los trabajadores es que su labor está fuertemente orientada al servicio, se autoevalúan conocedores de los clientes, preocupados por sus necesidades y dispuestos a solucionarlas con amabilidad y se auto-perciben dispuestos al cambio y con un enfoque estratégico de posible mejoría, por reforzar de parte de la Entidad; esto último significa que en un 67% los valores e intereses personales están alineados con los intereses organizacionales; pero sienten que hay poca preocupación por el desarrollo humano en la organización; La tendencia reflejó claramente el rechazo de un 70% de funcionarios a esta variable y aunque no todos los funcionarios mencionaron en la pregunta abierta opciones para aplicar, las que se evidenciaron fueron las siguientes:

Integración familiar

Actividades deportivas: Bolos

Estímulos e incentivos-Plan de Bienestar

Actividades deportivas diferentes

Talleres, seminarios o cursos relacionados con las funciones

55%

55%

56%

60%

62%

64%

67%

76%

85%

89%

Desarrollo humano

Motivación

Estabilidad financiera

Desarrollo tecnológico

Estilo de dirección

Principios y valores

Enfoque estratégico

Adaptabilidad al cambio

Servicio al Ciudadano

Autoevaluación


De acuerdo a los hallazgos, consideramos que los principales factores que determinan la satisfacción laboral son y que es necesario revisar en esta organización son:

Reto del trabajo

Sistema de recompensas justas

Condiciones favorables de trabajo

Colegas que brinden apoyo Adicionalmente:

Compatibilidad entre intereses personales y puesto de trabajo

Satisfacción con el trabajo en si – Reto del trabajo

La importancia del trabajo mismo como un determinante principal de la satisfacción del puesto.

Variedad de habilidades, el grado en el cual un puesto requiere de una variedad de diferentes actividades para ejecutar el trabajo, lo que representa el uso de diferentes habilidades y talentos por parte del empleado.

Identidad de la tarea, el grado en el cual el puesto requiere ejecutar una tarea o proceso desde el principio hasta el final con un resultado visible.

Significación de la tarea, el grado en que el puesto tiene un impacto sobre las vidas o el trabajo de otras personas en la organización inmediata o en el ambiente externo.

Autonomía, el grado en el cual el puesto proporciona libertad, independencia y discreción sustanciales al empleado en la programación de su trabajo y la utilización de las herramientas necesarias para ello.

Retroalimentación del puesto mismo, el grado en el cual el desempeño de las actividades de trabajo requeridas por el puesto produce que el empleado obtenga información clara y directa acerca de la efectividad de su actuación.

Los empleados, tienden a preferir trabajos que les den oportunidad de usar sus habilidades, que ofrezcan una variedad de tareas, libertad y retroalimentación de cómo se están desempeñando, de tal manera que un reto moderado causa placer y satisfacción. Es por eso que el enriquecimiento del puesto a través de la expansión vertical del mismo puede elevar la satisfacción laboral ya que se incrementa la libertad, independencia, variedad de tareas y retroalimentación de su propia actuación. Se debe tomar en cuenta que el reto debe ser moderado, ya que un reto demasiado grande crearía frustración y sensaciones de fracaso en el empleado, disminuyendo la satisfacción. Sistemas de recompensas justas En este punto nos referimos al sistema de salarios y políticas de ascensos que se tiene en la organización. Este sistema debe ser percibido como justo por parte de los empleados para que se sientan satisfechos con el mismo, no debe permitir ambigüedades y debe estar acorde con sus expectativas. En la percepción de justicia influyen la comparación social, las demandas del trabajo en sí y las habilidades del individuo y los estándares de salario de la comunidad. Liderazgo En lo que se refiere a la conducta de orientación a la tarea por parte del líder formal, es necesario ajustarse a las condiciones; cuando los papeles son ambiguos los trabajadores desean un supervisor o jefe que les escale los requerimientos de su papel, y cuando por el contrario las tareas están claramente definidas y se puede actuar competentemente sin guía e instrucción frecuente, se preferirá un líder que brinde autonomía pero que permita la comunicación de doble vía. Las recomendaciones generales, son las siguientes:

Reforzar la identificación del empleado con la Entidad, a través del reconocimiento de logros individuales y de equipo; de manera que el éxito obtenido en el desempeño laboral sea motivado en continuidad.


Mantener un nivel elevado de motivación individual que se contagie en el ambiente laboral de forma global y positivamente. Un empleado motivado está dispuesto a dar más de sí dentro del puesto de trabajo, pues se siente cómodo con la reciprocidad de dar y recibir.

Fortalecer la cultura de trabajo en equipo actual en la empresa, de manera que las tareas sean realizadas de manera eficiente y colaboradora; evitando conflictos que entorpecen el desempeño individual y departamental repercutiendo finalmente en el ambiente de la organización.

Mantener de forma óptima los canales estratégicos de comunicación, a fin de que el empleado esté enterado de las actividades que la empresa está realizando. Al mantener informado al empleado de los cambios, mejoras y proyectos de la organización, fomentará su participación y evitará que se forme una resistencia ante los cambios. De igual forma, puede lograrse un aprendizaje a través de las experiencias de otros colaboradores.

Fortalecer el ambiente de estabilidad que la empresa ofrece, a través de la formación de un plan de carrera de acuerdo a los planes a largo plazo que la organización posee.

RESULTADOS CULTURA

Tomando como base la realidad institucional, los miembros de la organización comienzan gradualmente a construir valores, compartir significados, creencias y presunciones básicas que se manifiestan a través de actitudes, modos específicos de relacionarse, lenguajes, ritos y leyendas que conforman una base que les permite organizarse y mantener una coherencia y cohesión en sus relaciones y con la misión y los proyectos empresariales. Por supuesto que la creación de una cultura organizacional no es cosa de un día, los valores, presunciones, interpretaciones, significados se afianzan y modifican, en algunos casos incluso llegan a cambiar. La identidad institucional comienza a vislumbrarse entre los complicados entretejidos de la cultura, no solo en la medida en que esta determina los modos de hacer y un estilo en la empresa, sino más bien en el resultado de la suma con el subsistema que conforma la identidad visual de la institución, subsistema que favorece enormemente la coherencia, fuerza e integración del conjunto. La cultura igual que el clima fueron medidos por factores compuestos por preguntas encaminadas a recoger la percepción y sentimientos de los trabajadores frente a situaciones cotidianas que van construyendo la cultura; si bien el resultado se muestra de manera numérica, la interpretación se mueve dentro de constructos que tienen extremos que pueden ser igualmente positivos o negativos solo de acuerdo con las circunstancias presentes. En el concepto de cultura no existen buenas o malas culturas, solo comportamientos culturales que pueden llevar al éxito o al fracaso dadas ciertas condiciones del entorno. La tendencia hacía uno de los extremos va determinado lo que podemos llamar personalidad institucional, y la pregunta lógica sería; ¿Esta cultura o (personalidad) organizacional resulta constructiva y eficaz para lograr el propósito establecido en la Misión y nos ayudará a evolucionar hacía lo que se plantea en la visión institucional? En general lo que encontramos es que el sentir de los trabajadores es que su labor está fuertemente orientada al servicio, se autoevalúan conocedores de los clientes, preocupados por sus necesidades y dispuestos a solucionarlas con amabilidad y se auto-perciben dispuestos al cambio y con un enfoque estratégico de posible mejoría, por reforzar de parte de la Entidad; esto último significa que en un 67% los valores e intereses personales están alineados con los intereses organizacionales; pero sienten que hay poca preocupación por el desarrollo humano en la organización;

3.4.4. Plan Institucional de Capacitación

Se estructuró y se formuló el Plan Institucional de Capacitación PIC 2014 con la Resolución No. 4957 de 2014 encaminado a solucionar problemas cotidianos que presentaron los servidores de la SNR, fortaleciendo sus competencias con el fin de mejorar la prestación del servicio y la atención al ciudadano


La formulación del Plan Institucional de Capacitación para el 2014, se fundamentó en la metodología

establecida por el DAFP, basada en los Proyectos de Aprendizaje en Equipo- PAE, las Encuestas individuales de

las necesidades de capacitación realizadas a los funcionarios de Superintendencia de Notariado y Registro, los

Hallazgos relevantes presentados por la Contraloría General de la República, las no conformidades que se

proporcionaron en la Auditoria de Calidad, Evaluación del Desempeño de los funcionarios que obtuvieron

puntajes inferiores a lo estipulado, las PQRS más relevantes presentadas en la oficina de Atención y Servicio al

Ciudadano, y número de contratos por prestación de servicios; insumos esenciales para la consolidación del

diagnóstico de necesidades de capacitación de la SNR, herramienta principal para la formulación y elaboración

del PIC- 2014 y el mayor insumo, en procura de lograr eficiencia y calidad en la prestación del Servicio Público

Registral.

Cumpliendo con las políticas trazadas por la Entidad y las metas proyectadas en el aludido plan 2014, se propuso fortalecer las competencias del talento humano de la SNR, a través de organizar y realizar diferentes talleres de capacitación con temáticas basadas en las necesidades de capacitación requeridas por los distintos niveles de cargos y dependencias de la SNR. Las actividades y talleres de capacitación, fueron desarrollados a lo largo y ancho del territorio nacional, teniendo en cuenta fundamentalmente las ORIP’s de cada una de las Regiones Registrales contempladas en la Ley 1579 de 2012, Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos y se dictan otras disposiciones y considerando el perfil de formación, nivel de cargo que ocupa, funciones que realizan los servidores y requerimientos de los mismos. Seis de los talleres o capacitaciones brindadas, se efectuaron bajo la modalidad de video conferencia, utilizando las tecnologías de la información y comunicación con el objeto de alcanzar el mayor número de funcionarios capacitados y lograr mayor eficiencia en el uso de los recursos. Es importante revelar que diversas de las capacitaciones brindadas a los servidores de la SNR, se lograron con las gestiones realizadas por la Dirección de Capacitación aprovechando la oferta externa, las cuales no están contenidas en el PIC 2014, pero que se requerían para los servidores de la SNR. Los talleres registrales por la modernización del Servicio Publico Registral sobre calificación, se dirigieron a

forjar la gestión del conocimiento a fin de que, la gran mayoría de servidores aprendan, conozcan y manejen el

proceso de calificación en las ORIP’s, pero fundamentalmente a fortalecer las competencias habilidades y

destrezas de los servidores de la SNR, unificar criterios en temáticas como: Interrelación catastro registro –

ICARE, Ventanilla Única de Registro – VUR, vivienda de interés social- VIS, vivienda de interés prioritario – VIP,

Gestión protección restitución y formalización de tierras, Ley Agraria, Gestión Registral, propiedad horizontal,

actuaciones administrativas frente a la Ley 1437 de 2011, principio de legalidad, calificación, notas devolutivas,

recursos, causales de devolución y código general del proceso frente al registro.

Como acción de mejora en las jornadas regionales Notariales, que se realizaron a finales de diciembre de 2014, se dictó taller de capacitación con la presencia de los notarios del País, donde se hizo énfasis en la lista de chequeo formalizada mediante circular No. 582 del 7 de abril de 2014, como una herramienta de autocontrol para el notario y sus empleados, en la que se contempla todos los aspectos administrativos, jurídicos, fiscales que rige la función notarial, esto permita disminuir las actuaciones disciplinarias y mejorar el índice de satisfacción de la ciudadanía órganos de control y entidades que guardan relación con el cometido misional.

Objetivo General Estructurar procesos de formación y capacitación, encaminados a brindar alternativas de solución a problemas de conocimiento cotidianos que presentan los servidores públicos de la Superintendencia de Notariado y Registro en el cumplimiento de sus funciones, respondiendo a situaciones concretas de necesidades de capacitación, fortalecer sus competencias, mejorar la prestación del servicio público y la atención al ciudadano.


Objetivos específicos

Implantar alternativas de capacitación que permitan mejorar la calidad de la prestación de los servicios a cargo de la SNR y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, para el bienestar general y la consecución de los fines que le son propios; así como garantizar la ejecución de competencias y capacidades para desarrollar las diferentes labores de los servidores.

Constituir espacios encaminados a lograr servidores integrales tocando las diferentes dimensiones del SER desde su esencia. Su dimensión cognitiva, su dimensión física, su dimensión emocional y su dimensión trascendente, para alcanzar un aprendizaje integral.

Contribuir al fortalecimiento de competencias necesarias del talento humano el ser, hacer y saber, la capacidad para la innovación y para afrontar el cambio, identificar los requerimientos del entorno, tomar decisiones acertadas en situaciones complejas, trabajar en equipo, valorar y respetar.

Encaminar acciones para impulsar la profesionalización de los empleados públicos de la SNR, gestionando convenios de formación y capacitación que respondan a las efectivas necesidades de los mismos.

Actividades de capacitación programadas y ejecutadas 2014

En las diligencias de ejecución del PIC 2014, se programaron desarrollar diferentes actividades o talleres de capacitación entre las cuales podemos resaltar: Talleres de capacitación Cumpliendo con las políticas trazadas por la entidad y las metas proyectadas en el aludido plan 2014, se propuso fortalecer las competencias del talento humano de la SNR, a través de organizar y realizar diferentes talleres de capacitación con temáticas basadas en las necesidades de capacitación requeridas por los distintos niveles de cargos y dependencias de la SNR. En este sentido las capacitaciones y talleres realizados y el total de funcionarios capacitados en cada uno, fueron: Tabla 75 Talleres De Capacitación Realizados

Temas Funcionarios Capacitados

Sensibilización en la formulación de los proyecto de aprendizaje en equipos – PAE. 13

Taller de capacitación en presupuesto publico 106

Taller de lineamientos para la construcción de acción interinstitucional para la recuperación y protección de bienes de uso marítimo

24

Taller de capacitación sobre el proyecto de interrelación catastro registro 282

Capacitación sobre el Sistema Integrado de Gestión de Calidad 51

Taller en Contratación Administrativa 42

Capacitación en Programación Neurolingüística PNL 31

Taller el impacto del estatuto anticorrupción en el derecho disciplinario 70

Taller sobre el proceso verbal y el pliego de cargos 40

Capacitación sobre procedimientos para liquidar la Retención en la Fuente 50

Capacitación sobre el tratamiento de las P.Q.R.S 32

Instrucción sobre competencias digitales, validación de datos, filtros avanzados, formato condicional, formatear campos y graficas en Excel.

20

Adiestramiento sobre la reforma tributaria mediante la ley 1607 de 2012, para personas obligadas a presentar declaración de renta en el 2014.

25

Capacitación en redacción de textos legales, estructuras de textos informativos, expositivos y argumentativos y normas de publicación ( APA - ICONTEC)

27

Capacitación en la administración, manejo y alimentación de la herramienta ISOLUCION. 30


Capacitación de control interno de gestión nuevo - MECI y control interno contable 5

Capacitación supervisión de contratos a supervisores e interventores frente al nuevo estatuto de contratación estatal. 34

taller de capacitación código contencioso administrativo y procedimiento administrativo ley 1437 de 2012 60

Capacitación sobre el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG 28

Taller cierre contable, presupuestal y financiero. 80

Capacitación sobre el sistema de información disciplinaria a Control Interno Disciplinario. 18

Sub - Total De Servidores Capacitados 1.068

Fuente: Dirección de Investigación y Capacitación

Las actividades y talleres de capacitación puntualizados en el cuadro anterior fueron desarrollados a lo largo y ancho del territorio nacional, teniendo en cuenta fundamentalmente las ORIP’s de cada una de las Regiones Registrales contempladas en la ley 1579 de 2012, Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos y se dictan otras disposiciones y considerando el perfil de formación, nivel de cargo que ocupa, funciones que realizan los servidores y requerimientos de los mismos. Seis de los talleres o capacitaciones brindadas, se efectuaron bajo la modalidad de video conferencia, utilizando las tecnologías de la información y comunicación con el objeto de alcanzar el mayor número de funcionarios capacitados y lograr mayor eficiencia en el uso de los recursos. Es importante revelar que diversas de las capacitaciones brindadas a los servidores de la SNR, se lograron con las gestiones realizadas por la Dirección de Capacitación aprovechando la oferta externa, las cuales no están contenidas en el PIC 2014, pero que se requerían para los servidores de la SNR. Continuando con la dinámica y cumplimiento de las actividades de capacitación planeadas para la vigencia objeto del presente informe, asumimos la organización, coordinación y ejecución del Primer Simposio Nacional de Registro. Tabla 76 Primer Simposio Nacional de Registro

Temática Ofrecida

derechos de registro-tarifas especiales mejoras -d. construcción-nuda propiedad-Ley 1182-1183

transferencia de dominio contrato de arrendamiento - liquidaciones - sucesiones

permuta- dación en pago-donación- fideicomiso civil-comodato-remate-embargos

Ley 1579 de 2012, Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos

calificación - causales de devolución

Recursos – revocatorias – Ley 1437 de 2011

Actuaciones administrativas – correcciones

Taller de medidas cautelares reales , personales y coactivas, y extinción de dominio en procesos de justicia y paz- restitución de tierras

VIS- Vivienda de Interés Social


VIP – Vivienda de Interés Prioritario

VUR – Ventanilla Única de Registro

Ley 675 de 2001

ICARE- Interrelación Catastro Registro

Folio magnético - aplicativos

SIR – Sistema de Información Registral- Aplicativo – taller practico

Ley 1448/2011 – protección – restitución y formalización

SIIF NACION II- Sistema Integrado de Información Financiera

Ley 1564 de 2012- Código General del Proceso

Sub Total De Servidores Capacitados Registradores Asistentes 190


Cumpliendo con las directrices del Alto Gobierno que se caracteriza por ser un gobierno eficiente y fiscalmente responsable, se racionalizaron los gastos de funcionamiento, generando ahorro utilizando las herramientas tecnologías con que cuenta la Entidad con lo que se obtuvo ahorros en los gastos de funcionamiento de esta manera se logró más y mejor con menos recursos.

Tabla 77 Talleres Registrales sobre calificación Ciudad De Realización

ORIP’s De Los Departamentos Convocados Numero De Funcionarios

Capacitados

Barranquilla Bolívar – Atlántico - San Andres - Córdoba 30

Medellin Antioquia – Caldas – Risaralda – Quindío - Choco 45

Cali Valle – Cauca – Nariño 35

Bogota Cundinamarca – Boyacá - Huila – Tolima – Meta – Arauca – Casanare – Vichada – Guaina – Guaviare – Vaupés – Amazonas – Caquetá - Putumayo – Santander – Norte De Santander

110

Sub Te Servidores Capacitados 220



los talleres registrales por la modernización del Servicio Publico Registral sobre calificación, se dirigieron a forjar la gestión del conocimiento a fin de que, la gran mayoría de servidores aprendan, conozcan y manejen el proceso de calificación en las ORIP’s, pero fundamentalmente a fortalecer las competencias habilidades y destrezas de los servidores de la SNR, unificando criterios en temáticas como: Interrelación catastro registro – ICARE, Ventanilla Única de Registro – VUR, vivienda de interés social- VIS, vivienda de interés prioritario – VIP, gestión protección restitución y formalización de tierras, Ley Agraria, Gestión Registral, propiedad horizontal, actuaciones administrativas frente a la Ley 1437 de 2011, principio de legalidad, calificación, notas devolutivas, recursos, causales de devolución y código general del proceso frente al registro. Total de servidores capacitados por la SNR, en el 2014: 1.478

Como conclusión, la capacitación al Recurso Humano de la Superintendencia, se constituyó en uno de los factores determinantes para el cumplimiento de los objetivos de la Entidad. Desarrollar, tanto actitudes como destrezas, crecimiento personal y profesional, conocimiento y actualización en los empleados permite que éstos desempeñen su trabajo con mayor eficiencia y calidad. La capacitación es, por tanto, una inversión trascendental. Pues los resultados que se obtienen de ella, no sólo benefician al funcionario, sino que contribuye y aporta de manera principal al logro de los objetivos estratégicos institucionales y metas de Gobierno Nacional, sin capacitación, sin conocimiento y sin compromiso sería imposible lograr los resultados. Capacitación a Funcionarios: Fortalecimiento de las competencias de los servidores de la Delegada y del Nivel Central en temas de Protección, Restitución y Formalización de Tierras, se capacitaron 513 funcionarios a través de diferentes foros registrales liderados por la Delegada de tierras. Tabla 78 Foros Delegada de Tierras

Temas Ciudad

Funcionarios y/o

Contratistas SNR

No. De Funcionarios y

Contratistas Otras Entidades

Intensidad Horaria

Observaciones

Capacitación en Restitución Bogotá 70 0 8 horas Dirigida a nivel Nacional, Funcionarios y Contratistas de la SNR

I Foro: sobre la aplicación de la instrucción administrativa conjunta 01-11 de 2010 DE LA SNR E IGAC

Medellín 38 217 16 horas

Dirigida a Registradores de Instrumentos Públicos, funcionarios de Catastro y Notarios, de los Departamento de Santander y Norte de Santander con la finalidad de unificar criterios respecto a su aplicación y verificar aspectos para su modificación.

II Foro: sobre la aplicación de la B/manga 55 143 16 horas Dirigida a Registradores de Instrumentos

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Recursos_Humanos/

http://www.monografias.com/trabajos12/cntbtres/cntbtres.shtml


Temas Ciudad

Funcionarios y/o

Contratistas SNR

No. De Funcionarios y

Contratistas Otras Entidades

Intensidad Horaria

Observaciones

instrucción administrativa conjunta 01-11 de 2010 DE LA SNR E IGAC

Públicos, funcionarios de Catastro y Notarios, de los Departamento de Santander y Norte de Santander con la finalidad de unificar criterios respecto a su aplicación y verificar aspectos para su modificación.

Actuaciones de la Superintendencia Delegada de Tierras, frente al proceso de Restitución

Bogotá 0 10 4 horas Dirigida a Funcionarios de la Unidad de Atención y Reparación a las Víctimas

Sesión de aprendizaje "trabajo colaborativo"

Bogotá 10 0 8 horas

Dirigida a funcionarios y contratistas de la Delegada de Tierras, como parte de la formación requerida en la cultura de Gestión de Conocimiento de la SNR

Sesión de "aprendizaje continuo" Bogotá 10 0 8 horas


Sesión de aprendizaje "Innovación abierta"

Bogotá 10 0 8 horas


Taller " Formador de Formadores" Bogotá 5 0 12 horas


Iii Foro Regional De Identificación Registral Y Catastral De Inmuebles En Colombia

Cali 53 124 16 horas Dirigido a Funcionarios, Contratistas y Notarios de la SNR, personal externo de IGAC, PNN y Catastro Regional

Iv Foro Regional De Identificación Registral Y Catastral De Inmuebles En Colombia

B/quilla 30 113 16 horas Dirigido a Funcionarios, Contratistas y Notarios de la SNR, personal externo de IGAC, PNN y Catastro Regional

V Foro Regional De Identificación Registral Y Catastral De Inmuebles En Colombia

V/cio 60 80 16 horas Dirigido a Funcionarios, Contratistas y Notarios de la SNR, personal externo de IGAC, PNN y Catastro Regional

Vi Foro Regional De Identificación Registral Y Catastral De Inmuebles En Colombia

Bogotá 61 123 16 horas Dirigido a Funcionarios, Contratistas y Notarios de la SNR, personal externo de IGAC, PNN y Catastro Regional


3.4.5. Plan Anual de Vacantes

En desarrollo del Plan Anual de Vacantes 2014, se presentaron las siguientes novedades con corte a 31 de

diciembre:

Tabla 79 Plan Anual Vacantes 2014

Tipo Cantidad

Nombramientos 197

Desvinculaciones 282

Encargos 63

Planta provista 31 diciembre 2186

Planta vacantes 31 diciembre 180


Respeto al cargue de la información de las hojas de vida en el aplicativo SIGEP del DAFP, se reporta a 31 de

diciembre: 2.170 hojas de vida.


3.4.6. Temas de Control Disciplinario Interno

De las 341 quejas radicadas en el año 2014, las conductas más comunes estaban relacionadas con el cobro de

derechos e impuestos de registro, errores en la calificación, incumplimiento en el horario de trabajo y

problemas menores, de los que muchas veces no requerían el inicio de alguna actuación de carácter

disciplinario.

De las 341 quejas, sumadas a las 110 dejadas de tramitar en años anteriores, el 57% eran relacionadas con

conductas irrelevantes disciplinariamente, o de imposible ocurrencia o que podían ser solucionados por el Jefe

inmediato.

De las 341 quejas, sumadas a las 110 dejadas de tramitar en años anteriores, el 30% fueron consideradas que

requerían alguna averiguación, especialmente las relacionadas con el incumplimiento del horario de trabajo y

errores en la calificación.

De las 134 quejas que dieron lugar al inicio de una actuación disciplinaria en averiguación, el 41% dio mérito

para continuar y poder imputar una conducta, quedando pendiente establecer la responsabilidad, muchas de

esas conductas estaban relacionadas con el incumplimiento del horario de trabajo, en errores en la calificación,

perdidas y manejos irregulares de dineros, la no respuesta oportuna a los derechos de petición y del trámite

irregular de documentos.

De estas investigaciones disciplinarias, 17 dieron lugar a establecer responsabilidades profiriendo Pliego de

Cargos, entrando así a una etapa definitiva de Juzgamiento, en este ítem se encuentran conductas como las del

incumplimiento del horario de trabajo, el no dar respuesta oportuna a derechos de petición, perdida y manejos

irregulares de dineros y trámite de documentos, de los cuales como se mirara en el cuadro siguiente, en el

2014, el 64% se trasladaron para alegar de conclusión, estando pendiente el fallo de primera instancia.

De los 13 fallos proferidos, 15 personas fueron sancionadas, con destitución e inhabilidad general de 10-20

años 9, con suspensión 5 y amonestación 1, sin que con ello no quiera decirse que no se hayan proferido

decisiones absolutorias.

Los fallos proferidos con destitución estaban relacionados con el manejo irregular de los dineros de la entidad

en cuanto al cobro de derechos e impuestos de registro, y el incumplimiento del horario de trabajo que dio

lugar al abandono injustificado del mismo, las suspensiones, se dieron por conductas como las de no dar

respuesta oportuna a los derechos de petición, incumplimiento reiterado sin justificación alguna del horario de

trabajo, tramite de documentos y errores en la calificación no justificados; y el de amonestación es una

conducta irregular pero de poco impacto como el de error en la calificación, o incumplimiento justificado del

horario de trabajo.

341

256

219

134

55

13

11

Reparto Quejas

Inhibitorios 2014

Autos Trámite

Indagaciones 2014

Investigaciones

Fallos 2014

Alegastos 2014


El cuadro, refleja las diferentes actuaciones dentro de los procesos, por lo que de los 184, al interior de cada

uno para dar impulso se hicieron 219 trámites.

Tabla 80 Acción Preventiva - Capacitaciones Año 2014

ORIP Funcionarios Capacitados

Pereira-Risaralda 20

Ocaña-Norte De Santander 11

Florencia-Caquetá 9

Teleconferencia A Nivel Nacional 20

Medellin Zona-Sur 45

Barranquilla 24

Quibdó- Choco 8

Villavicencio 22

Valledupar 28

Palmira 21

Manizales 24

Silvia 5

Villavicencio 17

Taller Registral Barranquilla 30

Fuente: Grupo de Control Disciplinario Interno

Es una acción que puede verse reflejada en el aumento o disminución de las quejas.

3.5. Gestión Jurídica

La Superintendencia de Notariado y Registro, ha presentado un avance significativo en la Eficacia, Eficiencia y Efectividad en lo concerniente a la gestión en la defensa judicial, en la Administración del Concurso Notarial y Registral y en la Sistematización de los procesos judiciales.

3.5.1. Administración Judicial

Tabla 81 Procesos –primera instancia:

fallos favorables vs. Fallos desfavorables

Fuente: Oficina Asesora Jurídica

Fallos Cantidad

Favorables 378

Desfavorables 89

Total 467

La gráfica, muestra un nivel de eficiencia superior en la Defensa Jurídica de la Entidad, comparando el número

total de fallos favorables (378, equivalentes al 80.94%) vs. los fallos desfavorables (89, equivalentes al 19.06%)

en primera instancia, que se han dictado en el último cuatrienio.

Favorables

81%

Desfavorables

19%


Tabla 82 Procesos -Segunda instancia: fallos

favorables vs. Fallos desfavorables


Fallos Total

Favorables 168

Desfavorables 47

Total 215

La gráfica muestra un nivel de eficiencia superior en la Defensa Jurídica de la Entidad, comparando el número

total de fallos favorables (168, equivalentes al 78.14%) vs. los fallos desfavorables (47, equivalentes al 21.86%)

en segunda instancia.

Tabla 83 Procesos ejecutoriados:

fallos favorables vs. Fallos desfavorables.


Fallos Total

Favorables 1 263.670.050.447

Desfavorables 3.622.651.687

Total 267.292.702.134

La urbanizadora López y Suarez, pretendió mediante distintos recursos que la Superintendencia los reconociera

la suma de 150 mil millones de pesos por lo que ellos consideraban un error registral. El fallo del consejo de

estado resolvió el recurso de súplica desestimando las pretensiones de la demanda, señalando que el

registrador tiene competencia para reconstruir folios de matrícula inmobiliaria adulterados o suplantados

teniendo como fundamento los documentos auténticos. Se resalta que el fallo es el resultado del esfuerzo del

equipo jurídico de la entidad.

La gráfica muestra la cuantía consolidada de los fallos favorables (263.670.050.447) vs. Los fallos desfavorables (3.622.651.687), que ya se encuentran ejecutoriados.

Favorables 78%

Desfavorables 22%

Favorables 1

99%

Desfavorables

1%


3.5.2. Apoyo Jurídico Notarial Y Registral

Tabla 84 Derecho de Petición y Acciones de Tutela

emitido por la Oficina Asesora Jurídica

ÍTEM TOTAL

Conceptos 1099

Derechos de petición 132

Acciones de tutela 128

Total 1359


En la gráfica se refleja el número de conceptos, derechos de petición y acciones de tutela emitidos por la Oficina Asesora Jurídica durante el último cuatrienio.

3.5.3. Seguimiento concurso de registradores

Tabla 85 Concurso Registral

Ítem Total

Personas Inscritas 4.526

Personas Rechazadas 1.446

Personas Sin Consolidar Inscripción 2.525

TOTAL 8.497 Fuente: Oficina Asesora Jurídica

En la gráfica se refleja el número de personas que se inscribieron y fueron admitidas, el número de personas

rechazadas y el número de personas que no consolidaron su inscripción, para un total de 8497 aspirantes.

Tabla 86 Concurso Registral: Oficinas Principales


Ítem Total

Registradores Posesionados 31

Pendientes De Posesión 1

Vacantes 3

Total 35

En la gráfica, se refleja el movimiento de las oficinas principales que fueron objeto de concurso, a la fecha, de

las 35 oficinas a proveer, en 31 ya se dio la posesión del Registrador, en una hubo aceptación de la

Conceptos 81%

Derechos de petición

10%

Acciones de tutela 9%

Personas Inscritas

53%

Personas Rechazadas

17%

Personas Sin Consolidar Inscripción

30%

Registradores

Posesionados

89%

Pendientes De

Posesión 3%

Vacantes 8%


postulación, pero está en trámite el nombramiento y la posesión. Los tres restantes, se presentó a las personas

que hacen parte de la lista de elegibles.

Tabla 87 Concurso Registral: Oficinas Seccionales

Ítem Total

Registradores Posesionados 62

Pendientes De Posesión 1

Oficinas Pendientes Por Proveer 80

TOTAL 143


En la gráfica, se refleja el movimiento de las oficinas seccionales que fueron objeto de concurso, a la fecha, de las 143 oficinas a proveer, en 62 ya se dio la posesión del Registrador, en una hubo aceptación y nombramiento pendiente de posesión por solicitud de prórroga por parte del nominado, y las 80 restantes se están postulando a las personas que aun forman parte de la lista de elegibles. Tabla 88 Apoyo Jurídico Concurso Notarial Y Registral

Ítem Total

Conceptos 135

Derechos De Petición 365

Acciones De Tutela 82

Derechos De Preferencia 60

Defensa Judicial 32

TOTAL 674


Registradores Posesionados

43%

Pendientes De

Posesión 1%

Oficinas Pendientes Por

Proveer 56%

Conceptos 20%

Derechos De Petición

54%

Acciones De Tutela 12%

Derechos De Preferencia

9%

Defensa Judicial

5%


4. Macroprocesos de Seguimiento Control y Evaluación del Sistema Integrado de

Gestión.

4.2. Auditorias de Calidad

En cumplimiento al numeral 8.2.2 Auditorías Internas que contempla la NTCGP 1000:2009, en donde se debe

planificar un programa de auditorías internas tomando en consideración el estado de la importancia de los

procesos por auditar. Teniendo en cuenta lo anterior, la Oficina de Control Interno de Gestión realizó las

siguientes auditorias en la vigencia 2014.

Tabla 89 Cantidades de las No Conformidades Abiertas y Cerradas

año 2014 Ítem Cantidad

No conformidades 47

No conformidades Abiertas 26

No conformidades Cerradas 21

Fuente: Oficina de Control Interno de Gestión

Tabla 90 Cantidad de Auditorias

Cantidad Auditorias

4 Auditorias primer semestre Macroprocesos Nivel Central

4 Auditorias segundo semestre Macroprocesos Nivel Central

18 Auditorias segundo semestre ORIP´S

26 Total

Fuente: Oficina de Control Interno de Gestión

4.2 Auditorías Internas de Gestión

La Oficina de Control Interno, en el desempeño de las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, dentro del marco del Decreto 1537 del 26 de julio de 2001, y con el propósito de cooperar en el proceso de fortalecimiento del Sistema de Control Interno y en el logro de los objetivos institucionales y con el fin de promover el mejoramiento continuo, se realizaron 63 auditorías en la vigencia 2014,

Lo anterior, contribuyo para el retiro de los hallazgos suscritos con la Contraloría General de la Republica de las

Oficinas de Registros de instrumentos Públicos de Neiva, Cali, Tunja, Cartagena, Ibagué, Popayán, Pereira,

Pasto, Palmira, Manizales, Cerete, Cúcuta, Sincelejo, Filandia, Bucaramanga, Valledupar, Medellín Zona Norte.

En la actualidad, la única Oficina de Registro de Instrumentos Públicos que cuenta con Plan de Mejoramiento

suscrito con la Contraloría General de la Republica es la ORIP de San Martin – Meta.

4.3. Planes de mejoramiento

Como resultado de la auditoría y seguimiento al Plan de Mejoramiento practicada por la CGR con corte a 31 de

diciembre de 2013, el cual contaba con 56 hallazgos y 148 metas, de los cuales retiran 37 hallazgos cumplidos y

126 metas, quedando pendiente 19 hallazgos que pasan a hacer parte de la vigencia 2014 más 13 hallazgos

para un total de 32 hallazgos y 118 metas.

De igual forma, en esta vigencia 2014 se suscribieron dos Planes de Mejoramientos atendiendo lo dispuesto en

el artículo 41 de la Resolución Orgánica No. 6289 del 08 de marzo de 2011, en el cual se establecieron

inicialmente 28 hallazgos con 61 metas como resultado de la auditoría realizada en el primer semestre 2014

(Vigencia 2013) y 2 hallazgos con 6 metas como resultado del dictamen de la actuación especial realizada a la


Política Publica: Unidad de Restitución de Tierras Despojadas y Abandonadas Nivel Central (Vigencia 2013) del

total de los hallazgos, para un consolidado de 30 hallazgos.

Sub Total Hallazgos 2014 28 Hallazgos

Más Total de hallazgos vigencia 2013 69 Hallazgos

Menos Hallazgos retirados: 37 (ORIP’s y Nivel Central)

Más Total de hallazgos Tierras 2014 02 Hallazgos

Total cierre vigencia 2014 62 Hallazgos

Es importante tener en cuenta que a la gestión de seguimiento, evaluación y control realizada por la Oficina de Control Interno de Gestión, ha permitido subsanar los hallazgos suscritos con la Contraloría General de la Republica el retiro y fenecimiento de las cuentas consecutivamente.

4.4. Auditorias Financieras Con Enfoque Forense

OBJETIVO Realizar auditoria con enfoque forense a los procesos de liquidación, calificación y recaudo de los derechos por concepto de la función registral ESTRATEGIAS

Determinar posibles irregularidades de los procesos en las oficinas de registro.

Presentar informes mensuales de inconsistencias y hallazgos encontrados en los procesos ejecutados en las ORIP’s.

Establecer hallazgos potenciales de los informes remitidos a dirección financiera

En noviembre de 2014 se iniciaron 18 auditorías en las Oficinas de:


Tabla 91 Muestra analizada

ORIP´s No. Auditores Turnos Analizados h ORIP´s Turnos con Inconsistencias

Armenia 1 762

Armenia 12

Bogota Centro 3 870

Florencia 24

Bogota Norte 2 367

Montería 16

Bogota Sur 2 491

Pasto 18

Bucaramanga 2 579

Quibdó 9

Cúcuta 1 385

Sincelejo 24

Florencia 1 844

Valledupar 18

Ibagué 1 75

Total 121

Montería 2 92

Neiva 1 150

VALLEDUPAR

QUIBDO

BOGOTA

NORTE

BOGOTA CENTRO

BOGOTA SUR

PASTO

CUCUTA

ARMENIA BUCARAMANGA

IBAGUE

PUERTO CARREÑO

MONTERIA SINCELEJO

POPAYAN

PEREIRA

TUNJA

FLORENCIA

NEIVA


Pasto 1 301

Parreira 2 1.217

Popayán 1 140

Puerto Carreño 1 188

Quibdó 1 246

Sincelejo 2 1.660

Tunja 1 134

Valledupar 2 443

Total 27 8.944


Tabla 92 Inconsistencias y Hallazgos en las auditorias Tipo de inconsistencias Tipo de hallazgos

No se exige la documentación necesaria para el registro. Liquidación errónea.

Aceptación de avaluó catastrales de años anteriores. Documentos mal calificados.

Aceptación de licencias vencidas (6 meses) para las divisiones materiales.

No existen soportes del pago de derechos de registro, ni pago del impuesto de registro.

Aceptación de sentencias sin certificación ejecutoria. Notas devolutivas injustificadas.

Documentos en fotocopia. Documentación diferente al trámite cancelado en dinero.

No se exige el paz y salvo del impuesto predial. Modificación interna de los folios de matricula

Oficinas con alto índice de notas devolutivas injustificadas.

Restitución de turnos alta.


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