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INFORME DE GESTIÓN

COOPERATIVA DE APORTE Y CRÉDITO DEL

SECTOR PETROLERO

PETROCOOP

Enero a Diciembre de 2012

ASAMBLEA ORDINARIA DE DELEGADOS 2013

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TABLA DE CONTENIDO Página No Preámbulo Gestión de los órganos de administración 3

1- Gestión 1.1- Composición de la base social 4 1.2- Situación de las empresas con convenio y gestión comercial 5 1.3- Beneficios para los asociados 8

Cambio de Corredor de Seguros 1.4- Eventos comerciales 15 2- Resultados de la colocación créditos 17 3 Resultados de la gestión de cartera 3.1 Informes de cartera 18 3.2 Informes de la gestión de cobranza 22 3.3 Situación de las inversiones en Interbolsa 25 Creación manual de política de inversión de excedentes 3.4 Tareas de cartera en conjunto con la Junta de Vigilancia 27 4 - Indicadores Financieros 30 4.1 Calidadad de la cartera 30 4.2 Cartera improductiva 31 4.3 Nivel del activo improductivo 31 4.4 Cobertura de cartera con calificación diferente de A 32 4.5 Endeudamiento 33 4.6 Quebranto patrimonial 34 4.7 Gastos operacionales contra el activo 35 4.8 Margen Total 36 4.9 Retorno operacional contra activo 37 4.10 Retorno patrimonial 38 4.11 Indicadores financieros sugeridos por la supersolidaria 39

5 - Retos para el año 2013 41

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PRESENTACIÓN La Compañía de Consultoría Profesional CCP Ltda., agradece a la Asamblea General de Delegados, la confianza depositada en la Administración de la Cooperativa. A continuación presentamos nuestro informe de gestión del año 2012, en este documento, haremos un resumen de las principales actividades desarrolladas de manera conjunta con el Consejo de Administración, todas ellas tendientes al desarrollo de temas del normal fucionamiento de la cooperativa. PREAMBULO El trabajo mancomunado entre la Administración y el Consejo de Administración, busca mejorar las condiciones sociales y económicas de los cooperados, siempre persiguiendo beneficios y soluciones para enriquecer la calidad de vida.

1- GESTION

Gestión de los órganos de Administración y Vigilanc ia

A.Consejo de Administración

El equipo administrativo prepara y presenta informes de gestión mensualmente al Consejo de Administración, de manera conjunta se analizan las diferentes situaciones y se toman las respectivas decisiones, en las cuales el concepto del Revisor Fiscal, es importante.

Reuniones ordinarias realizadas de enero a diciembre de 2012

12 Se hicieron las reuniones habituales del Consejo de Administración el último jueves de cada mes.

Reuniones extra ordinarias realizadas en 2012

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Aprobaciones especiales por e -mail 2 Febrero - Noviembre Total cesiones 18 % frecuencia 150%

B. Junta de vigilancia. A la Junta de Vigilancia está debidamente enterada de las actuaciones del Consejo de Administración, a través de de las Actas que les enviamos mensualmente, donde evidencia las actuaciones de la administración, el estado de

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cada asociado en el respectivo informe de casos especiales y las recomendaciones del Consejo de administración de acuerdo a cada tema tratado. C. Revisoría Fiscal. Auditoría y Gestión Contable, a través del señor Luis Fernando Otero López, ha acompañado las actuaciones del ente administrativo, durante el año 2012, avala las actividades administrativas, operativas y financieras, y da su respectivo concepto en cada presentación de informes al Consejo de Administración, es fuente de consulta para la administración y miembro activo de cada reunión del Consejo de Administración, por solicitud de este organismo. D. Representación Legal y Gerencia: La Representación Legal de la Cooperativa, está en el Señor Giovanni Eduardo Briceño Rosas, quien es además Gerente y Representante de la firma de outsurcing, que actualmente Administra Petrocoop, el Gerente Administrativo es el Señor Edgar Ricardo Burbano Coral, quien es el responsable de la operación diaria y del normal funcionamiento de la cooperativa. El equipo de trabajo lo compone personal profesional interdiscipliario comprometido con la función social.

1.1 COMPOSICION DE LA BASE SOCIAL

En enero del 2012 empezamos con 359 asociados, al cierre de diciembre la base social es de 384, hemos aumentado los asociados en un 7%, sin contar los asociados que han solicitado retiro voluntario de la cooperativa, el total de asociados nuevos en el 2012 es de 50, entre funcionarios de Hocol, Emerald, Maurel, Topen, Shell y Particulares.

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Se puede apreciar que dentro de los ingresos registrados en el año 2012 se mantuvo una paridad en cuanto al número de ingresos por empresa, siendo asociados particulares los de mayor vinculación durante el año. 1.2 SITUACION DE EMPRESAS CON CONVENIO DE COLABORAC ION VIGENTE

CON PETROCOOP

Hocol S.A: En Hocol S.A, se concentra el mayor número de asociados empleados de empresas con convenio de colaboración vigente, hay asociados en Bogotá, Neiva y otros lugares del país donde Hocol cuenta con presencia, hay un total de 121 asociados empleados. El equipo Administrativo de Petrocoop mantiene presencia activa con los asociados en Bogotá y ha visitado a los asociados de Neiva, buscando atender solicitudes especiales de créditos, servicios y convenios de asociados de esta ciudad. Con Hocol S.A., la estrategia de ampliar la base social se ha realizado de la siguiente manera: La Administración tiene un objetivo claro en ampliar nuestra base social, para esto diseñamos una estrategia de comunicación para llegar a los trabajadores de Hocol que todavía no pertenecen a la Cooperativa, en conjunto con el departamento de recursos humanos, participamos de las inducciones a los nuevos funcionarios a fin de darles a conocer los servicios y beneficios de la cooperativa, esto ha permitido la vinculación de 10 nuevos asociados.

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Se han realizado campañas de vinculación y ferias comerciales dentro de las instalaciones de Hocol, lo que ha permitido mejorar la percepción de los asociados y no asociados de los servicios y beneficios de la cooperativa. Topen Oil: Petrocoop tiene presencia activa dentro de Topen Oil, gracias al apoyo de las directivas de la empresa, quienes han procurado que la cooperativa sea un beneficio para sus empleados. Las campañas dirigidas a ampliar la base social logró la vinculación de 10 nuevos asociados empleados de la compañía. Emerald Energy PLC Sucursal Colombia : Hay una presencia activa de los empleados de Emerald en la cooperativa, con la vinculación al Consejo de Administración de Piedad García Serrano y en la Junta de Vigilancia de Luz Yamile Ruiz. Con ayuda del departamento de recursos humanos Petrocoop participa de las inducciones a los nuevos empleados, a fin de vincularlos como socios de la cooperativa, esto ha logrado la vinculación de 10 nuevos asociados. Fundación Hocol: La Fundación Hocol cesó labores en septiembre del año 2012, las obligacones laborales de sus empleados fueron cubiertas por la fundación, de los 5 asociados empleados en la entidad, 3 asociados decidieron continuar con la cooperativa. Maurel & Prom: Como reto para Petrocoop es vincular el 100% a los funcionarios de Maurel como asociados a la cooperativa. Maurel tiene presencia dentro del cuadro directivo de la cooperativa con la presencia dentro de la Junta de Vigilancia de Silvia Ronderos. La presencia de Petrocoop con apoyo del departamento de Recursos Humanos, logró la vinculación de 10 asociados nuevos. Consultec Internacional Sucursal Colombia Empresa asociada como persona jurídica, ha abierto la posibilidad para la vinculación como asociados a sus empleados, actualmente ofrece a través de Petrocoop servicios de medicina prepagada para un total de 40 usuarios. Shell Colombia: Mantiene una mínima presencia dentro de la cooperativa, ya que la empresa cuenta con un fondo de empleados que ofrece productos y servicios en una condición muy similar a las que ofrece Petrocoop, más sin embargo, la cooperativa

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mantiene las puertas abiertas para los empleados de esta compañía que decidan ingresar a Petrocoop. Hay que destacar el extricto cumplimiento de los acuerdos de colaboración que de manera verbal y por tradición existen entre Shell y Petrocoop, esto se evidencia con el retiro de asociados a los cuales la compañía ha cubierto el total de sus obligaciones con la cooperativa. El Reto que tiene Petrocoop con Shell es mantener la presencia, ampliar la base social y firmar el documento acuerdo de colaboración para fines de blindar la cartera colocada con los asociados en esta empresa. Particulares: La gestión encamindada a los asociados Particulares, está en hacerlos particicipes de las actividades de cooperativa, Petrocoop ha sido fuente de apoyo en sus necesidades de salud, créditos y bienestar, la base social de asociados particulares, en su mayoría está compuesta por ex – empleados de empresas del sector hidrocarburos, que requieren mantener sus servicios activos y a un buen costo. La constante presencia con estos asociados, se ha visto reflejada con el ingreso de 11 nuevos asociados, quienes demandan créditos y servicios. GESTION COMERCIAL CON EMPRESAS DEL SECTOR: Meridiam Consulting : Se realizaron 4 visitas a la empresa entre febrero y junio, a fin de presentar el portafolio de servicios Interoil Colombia. Se hizo reunión comercial con esta empresa a fin de mostrar el portafolio de servicios y beneficios de la cooperativa. Acipet (Asociación Colombiana de Ingenieros de Petr oleos) La propuesta de convenio de colaboración con Acipet, fue bien recibida por la Junta Directiva de la Asociación, estamos por definir lineamientos a seguir con esta entidad. OTRAS EMPRESAS VISITADAS Parex and Resources Petroleros Asociados Sun Gemini S.A Rosen Tecnology & Research Center Petronova

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BENCH MARKETING EMPRESAS DE SECTOR SOLIDARIO FONDO OXY La Gerencia visitó el Fondo Oxy, el objeto de la visita, fue conocer que líneas de productos y servicios maneja este fondo: concluimos en que el Fondo Oxy cuenta con productos similares a Petrocoop, en cuanto a línea de créditos y servicios. En servicios, ofrece pólizas de Vehículos, Hogar, Vida, Medicina Prepagada. Otro objetivo que buscamos con nuestra visita, es conocer como están manejando el programa de seguros para los asociados. El Fondo Oxy, maneja las pólizas a través de una Agencia de Seguros pequeña. Esta visita nos dio la oportunidad de visualizar claramente la viabilidad administrativa de recibir ingresos adicionales para Petrocoop, por concepto de la administración de seguros, mediante los retornos directos de la aseguradora y de los corredores. FONDO EXXONMOBIL Reunión sostenida con Sonia Vargas ocupa el cargo de Gerente, la señora Vargas cuenta con 35 años de experiencia al frente del fondo, maneja aproximadamente 1000 asociados de los cuales el 50% son pensionados y el resto son personal laboralmente activo.

En servicios, ofrece pólizas de Vehículos, Hogar, Vida, Medicina Prepagada con Colsánitas y Coomeva.

Las pólizas son manejadas a través Willis Colombia Corredores de Seguros los cuales les ofrecen un retorno del 6% en las pólizas de vehículos y vida. Los retornos generados por las pólizas de vida, van a un fondo que ayuda con la póliza de vida de los más ancianos del fondo.

La medicina prepagada está suscrita con Colsánitas y Coomeva, con Colsánitas, se maneja directamente con la entidad, quienes han dispuesto de una asesora de servicio especializada que atiende a los asociados de manera personal

El fondo maneja su propia base de datos en cuanto a pólizas, vencimientos, renovaciones, tarifas, ajustes y demás a fin de tener a la mano la información, que es cotejada con las facturas que envía la aseguradora.

1.3 BENEFICIOS PARA LOS ASOCIADOS Cambio de Corredor de Seguros :

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En el mes de febrero del 2012, se inicio un proyecto encaminado a mejorar las condiciones de servicio y de retorno en la Gestion del Portafolio de Seguros de Petrocoop, mediante la implementacion de un programa estructurado de seguros, para eso se invito a 4 firmas de corredores de Seguros reconocidas a un sondeo de mercado, para que nos envíen sus propuestas. El equipo de administración junto con los servicios profesionales de una asesora experta elaboraró unos términos de referencia donde se permitía evaluar temas importantes como son: propuesta técnicos, atención a usuarios, atención de siniestros, retornos económicos. De los 4 invitados a proponer, sólo 3 empresas hicieron llegar su documentación, estas son AON COLOMBIA, DE LIMA MARSH, GRUPO HELM CORREDORES DE SEGUROS. En el proceso de evaluación técnica del sondeo de mercados, la firma ganadora fue Grupo Helm, quien obtuvo mayor puntaje, en los siguientes aspectos, propuesta técnica, oferta de servicios, retornos económicos para la cooperativa. Desarrollo de las actividades encaminadas al cambio de corredor de seguros El grupo de Gerencia en acompañamiento de la firma Auditoría y Gestión Contable realizaron las siguientes actividades:

• Elaborar los términos de referencia los cuales fueron enviados al consejo de

administración y aprobados por este organismo de la cooperativa. • Se conformó un comité técnico integrado por Giovanni Briceño y Ricardo

Burbano por parte de Petrocoop y Doris Otero Profesional Experta en temas de seguros, quien hace parte del equipo de Auditores.

• El día 4 de mayo se envió la invitación a las siguientes firmas de Corredores de seguros legalmente establecidas en el país a fin de colocarlos a concursar en condiciones iguales, ellas son: AON RISK SERVICE COLOMBIA, WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEGUROS, HELM CORREDORRES DE SEGUROS, DELIMA MARSH.

• El cierre del proceso se hizo el lunes 14 de mayo. • La apertura de la urna se realizó el 15 de mayo, se recibieron propuestas de

AON RISK SERVICE COLOMBIA, DELIMA MARSH, HELM CORREDORES DE SEGUROS.

• El comité técnico elaboró un formato Excel para proceder con el proceso de evaluación.

• Para trasparencia del proceso de elección, se elaboraron las actas respectivas de cada proceso.

El Resultado de la evaluación es el siguiente:

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La Administración de Petrocoop, luego de analizar los resultados obtenidos en la evaluación de las propuestas de los corredores de seguros, recomienda contratar el manejo del portafolio de seguros de la Cooperativa de Aporte y Crédito del Sector Petrolero Petrocoop a la firma Helm Corredores de Seguros, debido a lo siguiente: Ofrece experiencia en dirección de pólizas colectivas, atención de siniestros de manera eficiente, está dentro de los parámetros en cuanto a calidad de personal y dedicación para la cooperativa, nos otorga un valor agregado en auditoría de contratos actuales, programas de prevención, por último, el efecto neto del retorno económico en favor de la cooperativa.

Logros: Petrocoop tiene manejo y relación directa con nuestros proveedores de pólizas de seguros y servicios de medicina prepagada, logrando consolidar un programa de seguros diseñado de acuerdo a nuestras necesidades. Atención directa dentro de las oficinas de Petrocoop, para los asociados, hemos ganado velocidad de respuesta a las diferentes solicitudes. Capacitación del equipo de trabajo asignado a la cooperativa, en todos los temas de seguros y medicina prepagada. Gestión comercial para el crecimiento de los productos de seguros, y hemos logrado fuerza comercial directa de los proveedores. Mejoramiento de las condiciones de las pólizas suscritas, a través de negociación directa con las aseguradoras, siempre asesorados de nuestro corredor. Ingresos por retornos administrativos, directo de las aseguradoras por valor de $20.813.295 Ingresos por retornos administrativos, directo del corredor por valor de $9.306.744 CONFORMACION DEL PROGAMA DE SEGUROS:

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Grupo Helm es nombrado como nuevo Corredor de Seguros de Petrocoop a partir del 1 de Junio de 2013 para el manejo de los seguros de Autos, Prepagada, Hogar, Vida Grupo, Vida Deudores y Exequias Se asignó un Ejecutivo Comercial quien está en las oficinas de Petrocoop de Lunes a Viernes Medio día con el fin de facilitar su gestión y atender las solicitudes en Línea con el equipo de Helm Corredor y las Compañías de Seguros. Se realizan comités mensuales con el Subgerente Comercial y la Gerencia de la Cooperativa a fin de revisar los productos del programa de seguros. Se realizó capacitación a todo el personal de Petrocoop en: Seguro de Vehículo, Seguro de Hogar. Participó activamente en los Eventos de Petrocoop realizados en Neiva y Bogotá, encaminados a la celebración de los 40 años de la cooperativa, asistió con el acompañamiento de las Compañías de Seguros (Sura, Colmedica, Ace, Liberty, Medplus) quienes participaron activamente en las actividades y nos aportaron obsequios para rifar entre los Asociados y publicidad. Está encargado de la negociación para la renovación de los Seguros de Hogar, Manejo y Prepagada, se prorrogaron los seguros de Manejo y Hogar hasta Febrero 28 de 2013 para lograr la unificación de las vigencias Renovación póliza colectiva de vehículos: Logramos que Suramericana mantuviera por 17 meses las condiciones favorables en costos y coberturas en la renovación de Seguro de Vehículos a partir del 30 de Septiembre de 2012 hasta Febrero 28 de 2014

� Disminución en las tasas para los seguros de los vehículos último modelo de 2,08% a 2,05%

� Incremento de la Cobertura de Responsabilidad Civil Extracontractual en Exceso: de 800 Millones a 1.000 Millones

� Aumento Gastos de Transporte por Pérdidas Totales de $40.000 a $80.000 � Incremento de la Cobertura de Accidentes al Conductor de $25 Millones a

$35 Millones � Obsequio de la Revisión Técnico Mecánica en las ciudades de Bogotá, Cali,

Ibagué, Barranquilla, Medellín, Bucaramanga, Pereira, Dosquebradas. Aplica para vehículos particulares: Automóviles, Camperos y Pickups.

Al inicio del 2011 la póliza contó con 473 vehículos, para finalizar el 2012, hay un total de 548 vehículos el índice de crecimiento de la póliza es del 9%, sin contar con las exclusiones.

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Revisión periódica al contrato de medicina prepagad a con Colmédica Se realiza reuniónes mensuales con nuestros corredores de seguros a fin de analizar, para conocer el comportamiento del crecimiento y la siniestralidad en medicina prepagada, esto nos brinda herramientas y argumentos para las futuras negociaciones de renovación de tarifas, de igual manera buscamos alternativas comerciales a fin de mejorar la vinculación de asociados al contrato de medicina prepagada y generar un equilibrio. En el año 2012, Petrocoop suscribió un nuevo contrato de medicina prepagada encaminado a atender los requerimientos de la nueva empresa asociada Consultec. El plan Esmeralda Premium el cual cuenta con 40 usuarios. Renovación contrato de medicina prepagada con Medpl us antes Cafesalud . La renovación de la póliza de medicina prepagada de Cafesalud se realizó por el periodo 15 de septiembre del 2012 al 14 de septiembre del 2013, para la renovación Medplus incrementó la tarifa en un 10%, eliminó el descuento POS de $12.000. El contrato de medicina prepagada con Medplus es muy pequeño, son 22 usuarios de los cuales 6 son adultos mayores de 64 años. Es un plan con tarifa competitiva frente al mercado, es una tarifa para grupos entre 75 y 300 usuarios. Se trata de un Plan de alta gama tipo Café Excelso con las mejores coberturas de planes similar a otros planes de mismo nivel dentro del mercado de las medicinas prepagadas, ya que cuenta con grandes beneficios para servicios ambulatorios, hospitalarios, enfermedades de alto costo, medicamentos, entre otros; sin límites y con un esquema de copagos (bonos) muy favorable para los usuarios. Renovación póliza de exequias Debido al cambio de corredor se mantuvo las condiciones de renovación de la póliza exequial tiene un vencimiento en julio 1 del 2013 y se busca unificar fecha de renovación a febrero del 2014. Renovación póliza de hogar y manejo Las condiciones de la póliza de hogar y manejo se mantienen con el ingreso del nuevo corredor, mas sin embargo Petrocoop adelantó proceso de reclamación del siniestro por los actos desleales cometidos por la señora Sandra Molina, lo acual afectó la póliza de manejo global de la cooperativa.

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Renovación de seguros de vida y vida deudores: Debido al cambio de Corredor, se decidió la renovación con ACE Seguros, la aseguradora con la cual se tienen suscritas las pólizas manteniendo los amparos y beneficios alcanzados en bienestar de los asociados. Logros alcanzados: Incremento auxilio de exequias por fallecimieno del asegurado principal de $4.500.000 a $5.000.000 Bono canasta: de $500.000 a $600.000 Auxilio de Ambulancia: de $250.000 a $300.000 RETORNOS ECONOMICOS PRODUCTO DEL PROGRAMA DE SEGURO S A partir del 1 de julio del 2012, el Grupo Helm Corredores ha entregado retornos a la cooperativa, descritos en el siguiente cuadro

El corredor de seguros ha gestionado los retornos directo de las aseguradoras a favor de Petrocoop recibiendo la cooperativa:

Para destacar:

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Los retornos económicos del programa de seguros han impactado favorablemente en los ingresos no operacionales en los estados financieros, lo cual se evidencia en los resultados de esta gestión.

SINIESTROS ATENDIDOS POR LOS CORREDORES

Otras actividades desarrolladas dentro del programa de Seguros: SOAT: Seguro obligatorio de Accidentes de Tránsito: Desde diciembre del 2011, la Organización Llach Zuniga Corredores de Seguros tiene participación activa dentro del programa de seguros, en asocio con esta empresa se desarrollo un programa de alerta temprana para la renovación del SOAT, la cual informa a los asociados, el vencimiento de este documento. El crecimiento en ventas de este servicio ha sido de un 80% en lo corrido del año 2012. De igual manera el programa de SOAT ha generado retornos económicos a favor de la cooperativa por valor de $610.538 Logros: Alerta oportuna para el vencimiento del SOAT con cubrimiento de un 90% de la base social de asociados que poseen vehículo. Optimización en tiempos de entrega del documento Retorno económico a favor de la cooperativa. 1.4. EVENTOS COMERCIALES CELEBRADOS ENTRE ENERO Y D ICIEMBRE Evento Petrocoop 40 años De acuerdo a lo aprobado por el Consejo de Administración de la cooperativa, se realizó en Neiva el 28 de septiembre y en Bogotá el 6 de diciembre del 2012, los eventos conmemorativos de la celebración de los 40 años de existencia de la cooperativa.

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Neiva:

• Fechas viernes 28 de septiembre: • Lugar Restaurante La Casa del Folclor • Invitados 54 asociados de la cooperativa en Neiva e invitados especiales

representantes de Colmédica, Suramericana, Liberty, Ace, Medplus. • Tipo de invitación: Almuerzo con presentación de Petrocoop, estado actual,

portafolio de convenios, servicios, créditos. • Premios: se entregó 1 plan todo incluido al hotel Decámeron Baru 3 días 2

noches, para 2 personas, en temporada baja. 2 planes todo incluido para 2 personas al eje cafetero a la finca hotel el Despertar, del asociado Jairo Ortíz, en temporada baja.

2 bonos cada uno de 50.000 que otorga Grupo Helm Regalos suvenir que entregan nuestros aseguradores. Bogotá: El evento de la celebración de los 40 años de existencia de Petrocoop, con la participación de 70 asociados de 347 invitados, y un total de 98 asistentes, entre socios, invitados especiales, estratégicos y personal de planta, con gran éxito se celebró realizó un homenaje a 40 años de historia y de trayectoria de una cooperativa que ha crecido de la mano de sus asociados. Premios:

SURAMERICANA DE SEGUROS

1 DVD BLURAY

COLMEDICA 2 TARJETAD DEBITO POR VALOR DE 100.000 CADA UNA

ACE SEGUROS MESA PARA DESAYUNO GRUPO HELM CORREDORES

2 TARJETAD DEBITO POR VALOR DE $50.000 CADA UNA

PETROCOOP 1 PLAN TURISTICO EJE CAFETERO PARA 2 PERSONAS

PETROCOOP 1 PLAN TURISTICO DECAMERON BARU PARA 2 PERSONAS

PETROCOOP 1 PLAN TURISTICO CRUCERO POR EL CARIBE PARA 2 PERSONAS

PETROCOOP AGENDA DEL ASOCIADO Y LLAVEROS PARA TODOS LOS PRESENTE

Objetivos logrados con los eventos

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� Fortalecer la imagen y cercanía de la Cooperativa con el asociados en Bogotá y Neiva

� Informar el estado actual de Petrocoop (alcance, beneficios, logros, proyección)

� Crear nuevos espacios para que el asociado interactúe y participe activamente

� Generar estrategias de fidelización y recordación � Conocer y convocar a los aliados estratégicos en seguros a participar y

apoyar la gestión con los asociados en Bogotá y en Neiva � Dar a conocer la Cooperativa como su mejor aliado en solución de

necesidades para el asociado actual y el potencial � Recuperar la confianza y la credibilidad en el trabajo para los asociados � Celebrar los 40 años de Petrocoop

MUESTRAS COMERCIALES

Hocol S.A.

Se realizaron 2 muestras comerciales para atención de los asociados en Hocol, otras empresas, y particulares con los siguientes resultados:

FECHA LUGAR CONVENIOS CREDITOS VALOR ASISTENTES MAY. 2012

HOCOL S.A.

11 29 $6.719.645 110

SEPT. 2012

HOCOL S.A.

14 29 $6.080.350 90

Ventas por convenio que han generado ingresos para la cooperativa Petrocoop ha sido facilitador para que nuestras empresas asociadas a través nuestro adquieran bienes y servicios, generando presencia y beneficios económicos para la cooperativa, como ejemplo: Hocol S.A.

Conseción compra de tarjetas de regalo obtuvimos utilidades a favor de la cooperativa por valor de $1.365.000

Idealtour

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Adquisición de planes turísticos que ofrecen descuentos a favor de Petrocoop, por valor de $439.830

Las ventas generadas por utilización de los convenios comerciales y las muestras comerciales han generado bienestar social y beneficios económicos para la cooperativa 2 INFORMES DE GESTION DEL PROGRAMA DE CREDITOS Colocación de créditos Gracias a la oportuna gestión del Consejo de Administración y de la Gerencia de Petrocoop se pudo estimular las solicitudes de crédito por parte de los asociados, en búsqueda de maximizar la colocación ha otorgado créditos a los asociados, con tasas de interés inferiores al mercado real. COLOCACION CREDITOS ENERO – DICIEMBRE 2012

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Comparativo año 2011-2012

La gestión de colocación mejoró con respecto al año 2011, se tuvo un incremento acumulado del 13.04% respecto al año anterior. Lo anterior se debe a las campañas de colocaciones a tasas especiales que efectuó la administración durante el año 2012 y a la acogida del crédito de vehículo entre los asociados Estado de la cartera

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3- RESULTADOS DE LA COLOCACION DE CAPITAL, INGRESO S Y GESTION DE COBRO 3.1 Cartera Resultados colocación créditos al corte de 31 de di ciembre La Cooperativa mantiene abiertas las siguientes líneas de crédito

Durante el año 2012 se ha hecho un riguroso seguimiento a la cartera y el recobro de la misma dentro de los 10 días siguientes al corte mensual. Como resultado de dicho proceso tenemos una cartera reducida en comparación con el año anterior comparativamente, de igual manera se ha búsquedo la solución de casos especiales y el control a la mora superior a 30 y 60 días. Al cierre de diciembre de 2012 la situación de la cartera era la siguiente:

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Las gráficas nos muestran una cartera de créditos muy sana, con una mora equivalente al 1%, controlada por una buena gestión de cobro del equipo de trabajo de Petrocoop.

CARTERA CREDITOS AÑO 2012

AL DIA 2.876.505.063

EN MORA 29.535.028

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. Comportamiento de la cartera de créditos durante el año 2012.

El trabajo en el recobro de la cartera morosa y de la comunicación permanente con los asociados nos permitió, durante el año 2012 mantener la cartera morosa en promedio equivalente inferior al 1% de la cartera total así:

Se puede apreciar que el porcentaje de capital en mora en comparación con el monto total de los créditos colocados disminuyo al cierre de diciembre respecto al mes de enero de 2012, pasando de un 1.41% a un 1.02%, esto demuestra la gestión de cobro de la administración encaminada a mejorar este indicador. Estado de la Cartera de Servicios al cierre de dici embre

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La cartera de servicios es alta frente a la colocación, es variable y depende del hábito de pago de asociados empleados y particulares que realizan estos pagos por tesorería. Del total colocado, la cartera de servicios es más representativa que la cartera de créditos en referencia, la colocación mensual de servicios aproximadamente es de $110.000.000, es decir que la mora en servicios alcanza un 26%. 3.2 Gestion de cobranza: La Gerencia en conjunto con el Consejo de Administración ha diseñado estratégias para buscar reducir la cartera, de igual manera, recuperar la provisión individual y general que han afectado los estados financieros. Casos especiales de cartera de créditos Cobro jurídico : Con el ánimo de sanear la cartera, la administración y el Consejo de Administración decidieron mantener los procesos ejecutivos instaurados desde el 2011 de los siguientes asociados: Los saldos reflejados son los valores de capital que están generaldo la provisión, no se tienen en cuenta los intereses generados al cierre del 31 de diciembre

1. Orlando Hernández Angarita: debido a una gestión de cobranza del equipo de Petrocoop se logró contactar al asociado quien se acercó a la cooperativa en el mes de junio del 2012 a fin de llegar a un acuerdo que permita normalizar su estado de cuenta, el Consejo de Administración autorizó a la Gerencia de la cooperativa a negociar directamente con el señor Hernández, lo que concluyó con el abono por parte del asociado de

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$23.300.000, mas sin embargo, el proceso ejecutivo contra el señor sigue adelante, ya que al cierre de diciembre, el asociado permanece en mora.

2. José Eustacio Rodríguez: El asociado mostró interés por Conciliar con

Petrocoop, argumentando que: está enfermo, no puede trabajar, ya pagó mas de la deuda a Petrocoop. Estos argumentos el señor asociado no ha podido demostrar, por tanto el proceso sigue en el juzgado de Neiva.

La Gerencia y el Consejo decidieron instaurar un proceso ejecutivo para el cobro al siguiente asociado

3. Luisa Fernanda Galindo Rengifo: Ex empleada de Emerald Energy, usuaria de un crédito de vehículo, crédito libre inversión, y crédito de temporada. La presión del abogado y la gestión de cobro de los empleados de la cooperativa, logró llegar a un acuerdo para la recuperación del capital mediante la entrega y recibo del vehículo pignorado a favor de la cooperativa, esta negociación estuvo superivisada por el abogado contratado para adelantar el proceso ejecutivo y aprobada por el Consejo de Administración. En el mes de septiembre, Petrocoop recibió en dación de pago un vehículo marca Kia modelo 2012, el cual fue vendido a un tercero.

Informe de otros procesos jurídicos instaurados por la cooperativa Sandra Patricia Molina Celis: El pasado 19 de octubre Liberty Seguros realizó el desembolso de la indemnización a favor de Petrocoop por valor de $21.418.555 Destacamos la gestión de Helm Corredor de Seguros en el proceso de reclamación, el cual se hizo de manera efectiva. El valor de la reclamación total fue de $ 25.198.300, pero la aseguradora aplicó un deducible del 15%, el cual lo habíamos estimado. La Compañía de Consultoría profesional CCP Ltda, actual contratista Administrador de la cooperativa de manera Autónoma y voluntaria, a pesar de no estar legalmente obligada a esto, consignó a favor de Petrocoop el valor de $2.165.145. Estos dineros fueron recibidos junto con un acta firmada por el Representante Legal de CCP Ltda donde hace claridad expresa que este dinero no fue entregado a la cooperativa por solidaridad frente a un delito cometido por una ex – empleada

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de Rúbrica y después de CCP Ltda, sino para que no se vean afectados los recursos de la cooperativa. Giovanni Briceño en calidad de Representante Legal de CCP Ltda, envió un correo a María Victoria Castro, Representante Legal del anterior contratista Rubrica Derecho y Creación, donde le sugirió hacer lo mismo con la parte del deducible que le corresponde a esta empresa en el periodo afectado. María Victoria por correo enviado el día 26 de noviembre informa, que no está en condición económica de cubrir la parte del deducible. El proceso judicial en contra de la señora Sandra Molina sigue en la fiscalía, adjuntamos informe del Dr Carlos Cano, quien representa a Petrocoop. Carpeta con impuestos encontrada Este informe hizo parte de los informes entregados en el año 2011, como informa el abogado encargado del litigio, el proceso jurídico sigue en investigación. El informe de los 2 procesos judiciales instaurados por la cooperativa en contra de Sandra Molina y por la carpeta con impuestos, en averiguación, mantienen constante monitoreo por parte de la administración de Petrocoop y del abogado encargado de los 2 casos El informe adjunto hace parte integral del informe de gestión de los procesos jurídicos ( documento escaneado):

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3.3 Situación de las inversiones de Petrocoop en In terbolsa

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Antecedentes: De acuerdo a la decisión tomada en el Consejo de Administración 201 celebrado en el mes de marzo de 2011, se autorizo a la Gerencia, la inversión en el mercado bursatil para la adquisición de un paquete de acciones Grupo Aval o Avianca Taca. El monto inicial de la oferta fue por valor de $20.000.000 y se optó adquirir acciones de Avianca Taca, por decisión de inversión. La oferta se realizó por intermedio de Interbolsa, ya que con esta entidad Petrocoop maneja un portafolio de inversión desde el año 2007 cuyo negocio inicial fue la compra de acciones Isagén. Petrocoop no tuvo adjudicación de acciones de Avianca Taca. Interbolsa presentó una alternativa de inversión para estos dineros mediante una cartera colectiva a la vista (Cartera colectiva Credit). Esta alternativa fue presentada al Consejo de Administración, según acta número 203 del mes de mayo de 2011 y este organismo aprobó mantener los recursos en dicha cartera hasta que el flujo de caja de Petrocoop requiera el retiro de dichos dineros. Por decisión del Consejo de Administración del pasado mayo del 2012, se decidió explorar en el mercado bursatil otras opciones de inversión, a fin de disponer de los excedentes de liquidez debido a la baja colocación en cartera de créditos, se exploró alternativas como: Inversión en cartera colectiva con Correval FONVAL la cual tiene calificación AAA + 1 Inversión en Repos con Corredores Asociados Inversión en libranzas de las fuerzas militares con Asesores en Valores Inversión en fiducuenta Bancolombia ( existente) Inversión en cartera colectiva con Interbolsa Credit, (Existente). Por la seguridad, la trayectoria, la rentabilidad, la decisión unánime del Consejo de diversificar las inversiones, se decidió lo siguiente: Mantener la cartera colectiva de Interbolsa y enviar parte de los excedentes a esta cartera.

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Se mantuvo la fiducuenta de Bancolombia y enviar parte de los excedentes a esta cuenta. Se dio apertura a la cartera colectiva FONVAL con Correval, con un monto inicial de $100.000.000 y en el mes de agosto se aumentó la inversión a $200.000.000. La gerencia informa al Consejo, que dentro de la elección de Corredor, se contempló cual firma es la más grande y que brinde mayor seguridad, en el portafolio de inversiones, podemos destacar que Petrocoop hizo inversiones en las empresas más grandes del sector.

Informe movimientos de tesorería con Interbolsa

Hechos:

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El día Jueves 01 de noviembre de 2012 (2:00 p.m.) se detecta por parte del Revisor Fiscal una eventual intervención a la firma Comisionista Interbolsa parte de la Superintendencia Financiera. Se siguió (de acuerdo con el procedimiento de este comisionista) a radicar la solicitud de reintegro de los dineros invertidos en la Cartera Colectiva. Las solicitudes realizadas después de la 1:00 p.m. se procesan el siguiente día hábil. El día viernes 02 de noviembre de 2012, La Superintendencia Financiera de Colombia, mediante Resolución No. 1795, ordenó la toma de posesión inmediata de los bienes, haberes y negocios de la Sociedad Comisionista de Bolsa Interbolsa con domicilio principal en Medellín. Esto debido a que la firma Interbolsa incurrió en la causal descrita en el literal a) del artículo 114 del EOSF, por cuanto suspendió el pago de sus obligaciones con una entidad financiera para un crédito solicitado intradia. La Superintendencia Financiera ordenó la suspensión de todas las actividades del grupo Interbolsa, incluida la SAI (Sociedad Administradora de Inversión), quien es la entidad encargada de la administración de las carteras colectivas incluida la cartera colectiva Credit, en la cual Petrocoop mantiene los recursos. El martes 7 de noviembre de 2012, la Superintendencia Financiera ordena la “Liquidación forzosa” de Interbolsa” y hace expresa claridad mediante Comunicado de Prensa acerca de la SAI Interbolsa: “Adicionalmente, debe manifestarse que la medida de liquidación solo cubre la sociedad comisionista de bolsa y, en ningún caso, se extiende a la sociedad administradora de inversión” Interbolsa SAI.” La SAI Interbolsa no está en liquidación en este momento. Sin embargo la operación y negociación de las carteras colectivas de la SAI están congeladas hasta que se cumplan las asambleas que se deben realizar la próxima semana (15 de Noviembre de 2012). Los participantes de dichas carteras son quienes tienen la última palabra para decidir si se liquidan las carteras colectivas o si se pide un cambio de gestor o de administrador de las carteras, es decir, que pasen de esta SAI a otra. Giovanni Briceño, en calidad de Representante Legal de Petrocoop, asistió a la asamblea general de la SAI, celebrada el pasado 15 de noviembre, la cual solamente fue informativa, sobre el estado actual de la cartera. La SAI, que maneja la cartera, programó una asamblea deliberatoria para el día 5 de diciembre del 2012. La Asamblea de la cartera Credit, informó sobre la composición del portafolio, como temas preocupantes, hay claros indicios de unas inversiones no reguladas en acciones y empresas de los mismos socios de Interbolsa, las cuales dejan en riesgo un 15% del capital total de la cartera, por lo que el Revisor Fiscal propone que se diseñe el mecanismo de provisionar esta inversión en Interbolsa.

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Por otra parte, hay propuestas que se definirán en la siguiente asamblea de accionistas, del día 5 de diciembre, entre las cuales están liquidación total de la cartera, adjudicación del portafolio a otra firma inversionista, o dejar el manejo en manos de la SAI y esperar la maduración de cada producto para empezar a hacer la redención de los dineros. El Consejo de Administración decide que la posición de Petrocoop es unirse a la decisión de la mayoría absoluta de accionistas de la cartera de credit.

Giovanni Briceño, en calidad de Representante Legal de Petrocoop, asistió a la asamblea general de la SAI, celebrada el pasado 5 de diciembre, la cual tenía como objeto tomar decisión sobre los destinos de la cartera. Decisiones tomadas:

• Liquidación progresiva de la cartera a 2 años • La cartera colectiva pretende devolver los recursos y rendimientos con corte

5 de diciembre en su totalidad ( fuente: documento de Interbolsa) • A partir del 19 de diciembre, la SAI hará unos pagos correspondientes al

12.6% de lo invertido en la cartera colectiva y así trimestralmente hasta completar el 51.5% de la inversión

• Se fijó fecha para la próxima asamblea el día 4 de diciembre del 2013 para definir la forma de pago del 48.5% restante y la continuidad de la administración de la cartera a través de la SAI.

• La asamblea aprobó descontar del total de la cartera el valor correspondiente al 3% para cubrir los gastos de administración de la liquidación.

• Conforme a la decisión del Consejo de Administración, Petrocoop se acogió a la voluntad de la mayoría de los votantes, la cual fue la liquidación progresiva de la cartera.

Programación de pagos, de acuerdo a la Asamblea de la SAI de Interbolsa de diciembre 5 del 2012. 12.6% a Diciembre 19 del 2012 36.7% a marzo del 2013 41.7% a julio del 2013 49.5% a octubre 2013 51.5 % a diciembre 2013 Para el segundo año: A 1.5 años 54.9% junio del 2014 A 2 años 100% diciembre del 2014

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Primeros resultados: Interbolsa canceló un total de $45.521.625 correspondiente al 15%, este pago fue recibido el día 19 de diciembre 2012. La administración de la cooperativa está alerta ante cualquier movimiento que realice la cartera colectiva de Interbolsa. En vista de lo anterior, el Consejo de Administración de Petrocoop, decidió de manera unánime, contratar a un experto financiero a fin de establecer un manual de inversión de excedentes, que contemple tipos de inversiones, entidades, capital invertido, de igual manera el asesor deberá asesorar a la cooperativa para establecer la respectiva provisión de cartera con respecto al capital colocado en Interbolsa. El Manual de Inversión de Excedentes, será tratado en la Asamblea General Ordinaria de Delegados como propuesta para ser aprobado. 3.4 Tareas de cartera en conjunto con la Junta de V igilancia Sobre los siguientes asociados, la Gerencia informó al Consejo sobre su estado de inactividad, de igual manera informó a la Junta de Vigilancia para que este organismo tome acción.

La Junta de Vigilancia se reunió en el mes de junio e hizo el compromiso de ayudar con la localización de los asociados que presentan inactividad o que la administración desconoce domicilo, a fin de que normalicen su situación con la cooperativa. En reunión posterior la Junta de Vigilancia entregó datos concretos de 4 asociados. 4. INDICADORES FINANCIEROS

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A continuación presentamos los indicadores financieros de la cooperativa y su variación respecto de la vigencia 2011. Encontrarán un resumen del indicador, la fórmula con la que se midió y los parámetros de interpretación del mismo seguido de la gráfica que muestra el comportamiento del indicador que finalizó el 2012. 4.1 Calidad de la Cartera

4.2 Nivel de Cartera Improductiva

Fórmula para obtener el porcentaje Cartera calificada en B, C, D y E Cartera Bruta (CB) CB = Cuenta 14 + Provisiones de Cartera

Parámetro con el que s e medirá Resultado (%) Parámetros de interpretación Resultados Posibles Muy positivo Por debajo del 6% Positivo Entre el 6% y el 15% Negativo Entre el 15% y el 25% Muy Negativo Superior al 25% Metas - Resultados Esperados Periodicidad de las Medi ciones Nuestra meta es ubicarnos en el segmento muy positivo o positivo.

Mensual

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4.3 Nivel de Activo Improductivo

Fórmula para obtener el porcentaje Cartera calificada en C, D y E Cartera Bruta (CB) CB = Cuenta 14 + Provisiones de Cartera

Parámetro con el que se medirá Resultado (%) Parámetros de interpretación Resultados Posibles Muy positivo Por debajo del 4% Positivo Entre el 4% y el 10% Negativo Entre el 10% y el 20% Muy Negativo Superior al 20% Metas - Resultados Espera dos Periodicidad de las Mediciones Nuestra meta es estar en el rango muy positivo o positivo.

Mensual

Fórmula para obtener el porcentaje Activo total + Provisiones - Activo productivo Activo Total Activo productivo = Fondo de liquidez del disponible + Inversiones + Cartera A y B

Parámetro con el que se medirá Resultado (%) Parámetros de interpretación Resultados Posibles Muy positivo Por debajo del 20%

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4.4 Cobertura de la cartera con calificación difere nte de A

Positivo Entre el 20% y el 30% Negativo Entre el 30% y el 40% Muy Negativo Superior al 40% Metas - Resultados Esperados Periodicidad de las Mediciones Nuestra meta es estar en el rango muy positivo o positivo.

Mensual

Fórmula para obtener el porcentaje Provisiones de Cartera Cartera calificada en B, C, D y E

Parámetro con el que se medirá Resultado (%) Parámetros de interpretación Resultados Posibles Muy positivo Por encima del 60% Positivo Entre el 40% y el 60% Negativo Entre el 20% y el 40% Muy Negativo Inferior al 20% Metas - Resultados Esperados Periodicidad de las Mediciones Nuestra meta es estar en el rango muy positivo o positivo.

Mensual

Observaciones Mide el grado de protección de la cartera con calificación diferente de A, sin embargo incluye el valor arrastrado

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4.5 Endeudamiento

según la ley de arrastre.

Fórmula para obtener el porcentaje Pasivo Activo

Parámetro con el que se medirá Resultado (%) Parámetros de interpretación Resultados Posibles Muy positivo Por debajo del 10% Positivo Entre el 10% y el 20% Negativo Entre el 20% y el 30% Muy Negativo Superior al 30%

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4.6 Quebranto Patrimonial

Metas - Resultados Esperados Periodicidad de las Mediciones Nuestra meta es estar en el rango muy positivo o positivo.

Mensual a partir del agosto

Fórmula para obtener el porcentaje Patrimonio Capital Social

Parámetro con el que se medirá Resultado (%) Parámetros de interpretación Resultados Posibles Muy positivo Superior al 110% Positivo Entre el 100% y el 110% Negativo Entre el 80% y el 100% Muy Negativo Inferior al 80% Metas - Resultados Esperados Periodicidad de las Mediciones Nuestra meta es estar en el rango muy positivo o positivo.

Mensual

Observaciones Porcentajes menores al 50% implican causal de liquidación social.

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4.7 Gastos Operacionales contra el Activo

Fórmula para obtener el porcentaje Gastos Operacionales Activo CB = Cuenta 14 + Provisiones de Cartera

Parámetro con el q ue se medirá Resultado (%) Parámetros de interpretación Resultados Posibles Muy positivo Por debajo del 10% Positivo Entre el 10% y el 15% Negativo Entre el 15% y el 25% Muy Negativo Superior al 25% Metas - Resultados Esperados Periodicidad de la s Mediciones Nuestra meta es estar en el rango muy positivo o positivo.

Mensual

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4.8 Margen Total

Fórmula para obtener el porcentaje Excedente Neto

Ingresos Totales

Parámetro con el que se medirá Resultado (%) Parámetros de interpretación Resultados Posibles Muy positivo Por encima del 8% Positivo Entre el 4 y el 8% Negativo Negativo hasta (-) 5% Muy Negativo Negativo por debajo de (-) 5% Metas - Resultados Esperados Periodicidad de las Mediciones Nuestra meta es estar en el rango positivo en agosto y a partir de septiembre estar en el rango muy positivo.

Mensual a partir de agosto de 2009

Observaciones Muestra la proporción de los ingresos que deja el negocio después de descontar los gastos.

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4.9 Retorno operacional del activo

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4.10 Retorno Patrimonial

Fórmula para obtener el porcentaje Excedente Neto Patrimonio Promedio

Parámetro con el que se medirá Resultado (%) de los dos meses anteriores promediado

Parámetros de interpretación Resultados Posibles Muy positivo Superior al 1,5% Positivo Entre 0% y 1,5% Negativo Negativo hasta (-) 5% Muy Negativo Negativo por debajo de (-) 5% Metas - Resultados Esperados Periodicidad de las Mediciones Nuestra meta es estar en el rango positivo en agosto y a partir de septiembre estar en el rango muy positivo.

Mensual a partir de agosto de 2009

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De la anterior información es importante resaltar:

- Mantuvimos el indicador de calidad de la cartera en el 1% - De la misma se mantuvo el indicador de cartera improductiva en rangos del

1% al 3%, lo que indica que para el total de la cartera de Petrocoop, más del 95% se encuentra en calificación A.

4.11 Indicadores Financieros – Superintendencia de la economía Solidaria

Los siguientes indicadores se miden de manera trimestral, su información está comparada con el periodo correspondiente al año anterior. Se mide un total de 20 indicadores de los cuales 14 de ellos miden la rentabilidad del capital, 6 miden la gestión de la administración. Medición con corte al 30 de Diciembre 2012:

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No. Indicadores medidos: 20 – Indicadores de liquidez: 2 – Indicadores de cartera de créditos: 3 – Indicadores de cuentas por cobrar: 1 – Indicadores con la activ socioeconómica: 1 – Indicadores de rentabilidad: 7 – Indicadores de endeudamiento: 4 – Indicadores de estructura financiera: 1 – Indicadores de crisis: 1

Calificación por tipo indicador

– Indicadores positivos: 11 – Indicadores estables: 3 – Indicadores negativos: 6

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5. RETOS PARA EL AÑO 2013 Las metas que la administración considera que se deben orientar las actividades de la cooperativa durante el año 2013 se resumen en los siguientes puntos: Implementar una planeación estratégica que permita identificar quienes somos, como estamos y a donde queremos llegar con la cooperativa, Petrocoop fija sus objetivos, sus metas, y luego debe planear cómo cumplirlos y que hacer para lograrlos. La planeación supone la necesidad de anticipar el futuro, anticipar los riesgos, los beneficios, las oportunidades, las falencias, para con base a ellos fijar un plan para actuar en función de lo previsto y así aprovechar al máximo las oportunidades detectadas y evitar los riesgos, o por lo menos mitigar sus consecuencias. Estrategia: Fortalecimiento de los programas de créditos. Fortalecimiento del programa de seguros. Mejoramiento de los convenios comerciales Aprovechamiento de la página web como herramienta comercial Otros retos: Reforma estatutaria ajustada al marco legal. Ampliar la base social.. Aumentar la colocación manteniendo tasas competitivas. La fortaleza crediticia de Petrocoop han sido sus tasas bajas, frente a las del sector real. Mejorar el balance social. Los asociados buscan a Petrocoop por sus soluciones de servicios, estos beneficios deben estar encaminados a la consecución de convenios que favorezcan al asociado en adqusición de bienes y servicios a costos razonables. Mejorar el cobro de cartera. Controlar la mora por servicios incentivando la cultura solidaria en nuestros asociados. Presencia administrativa a nuestros asociados en Bogotá y Neiva Capacitar en cooperativismo a los asociados

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Todas las sugerencias por mejoramiento continuo que surjan durante este nuevo año. Cordial saludo Equipo de Gerencia.

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