informe de gestión institucional sobre resultados...
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Informe de Gestión Institucional sobre resultados 2014
INF-UPI-004-2015
______________________
Steven Núñez Rímola
Jefe Unidad de Planificación Institucional
PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA Febrero 2015
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Tabla de contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 1
Objetivos del Informe Consolidado de Gestión Institucional ............................................................. 2
Estrategia Metodológica ..................................................................................................................... 3
Principales resultados alcanzados durante el 2014 ............................................................................ 5
1. Principales logros alcanzados por la Gestión Política durante el año 2014 ............................ 6
2. Principales logros alcanzados de la Gestión Administrativa durante el año 2014 ................. 8
A. Nivel Directivo ..................................................................................................................... 9
B. Instancias asesoras ............................................................................................................ 10
C. Nivel departamental.......................................................................................................... 11
D. Unidades funcionales administrativas .............................................................................. 12
Medidas correctivas relacionadas a objetivos con menor porcentaje de avance ............................ 13
1. Medidas correctivas de la Gestión Política ........................................................................... 13
2. Medidas correctivas de la Gestión Administrativa ............................................................... 16
Hallazgos ........................................................................................................................................... 20
Mejoras por implementar ................................................................................................................. 22
Fuentes de información .................................................................................................................... 23
Anexos ............................................................................................................................................... 25
Anexo 1 .......................................................................................................................................... 25
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Resumen ejecutivo
Con el propósito de dar a conocer a la Administración los principales resultados del año
2014, obtenidos a partir de la ejecución del plan de trabajo realizado durante ese año, las
diferentes unidades funcionales realizaron un informe de gestión del período de octubre a
diciembre del 2014, en donde se identificaron los logros o tareas ya concluidas y medidas
correctivas necesarias, para cumplir con aquellos objetivos planteados que no pudieron
alcanzar el 100% de ejecución y por ende, deben ser tomados en consideración por las
autoridades institucionales correspondientes. Algunos hallazgos cuantitativos se
mencionan a continuación:
En primera instancia, y considerando a 27 áreas organizativas, se pudo contar con el 85,2%
de participación por parte de las diferentes unidades funcionales. Para una mejor
comprensión se presenta la siguiente tabla:
Tabla 1: Participación de las áreas organizativas de Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia en el Informe de Gestión Institucional 2014.
Se les solicitó el informe
Remitieron el informe
Porcentaje de participación (%)
Nivel Político 6 4 66,7
Direcciones 2 2 100
Nivel operativo 14 12 85,7
Instancias Asesoras 3 3 100
Instancias Adscritas 2 2 100
TOTAL 27 23 85,2 Fuente: Elaboración de la UPI con informes recibidos.
De la tabla anterior se puede extraer la siguiente información:
A diferencia del informe anterior de gestión institucional, ahora el nivel operativo y
el nivel político son los niveles en donde se concentra el menor porcentaje de
participación por parte de las distintas unidades funcionales para la entrega del
informe.
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En lo que respecta a las instancias asesoras, en donde forman parte la Unidad de
Planificación Institucional, la Oficina de la Primera Dama y la Asesoría Legal, se
observa el 100% de participación, lo que corresponde a un 67% de incremento en la
participación, por parte de estas unidades, respecto al pasado informe.
A nivel político el dato no varía, ya que se cuenta con el mismo porcentaje de
participación presentado en el informe anterior, siendo así se contó con la
participación del Despacho de la Primera Vicepresidencia, el Despacho del Ministro
de la Presidencia y sus dos Viceministros.
Por otro lado, respecto al porcentaje de cumplimiento del Plan de Trabajo, tanto para la
Presidencia de la República como el Ministerio de la Presidencia, se reporta un 89,4% de
cumplimiento, avanzando así, con respecto al informe anterior, en dos puntos
porcentuales, dicho resultado se desglosa en la siguiente tabla:
Tabla 2: Porcentaje de avance en el cumplimiento de objetivos para Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia 2014.
Niveles Porcentaje de cumplimiento
al 31 de setiembre (%)
Porcentaje de cumplimiento
al 31 de diciembre (%)
Nivel Político 88,0 92
Direcciones 92,5 90
Nivel operativo 72,9 85,41
Instancias Asesoras 81,0 91
Instancias Adscritas 100,0 88,62
Total 86,9 89,40 Fuente: Elaboración de la UPI, con datos suministrados en los informes de gestión de las diferentes unidades funcionales, 2014.
Según la información mostrada en la tabla anterior se revela que, en términos generales,
de octubre a diciembre, el incremento en la ejecución del plan de trabajo del 2014 fue de
un 2%, por ende, se constata que no se cumplió con el plan de trabajo en su totalidad
faltando alrededor de un 10%.
iv
Las unidades a nivel político presentan el mayor porcentaje de avance, mientras que el
nivel operativo continúa presentando un menor porcentaje de cumplimiento con respecto
a otros niveles, sin embargo, se puede visualizar que este último nivel aumentó un 12,5%
en los meses de octubre a diciembre del 2014, siendo quienes presentan un mayor avance.
A nivel directivo es donde surge un retroceso de 2,5 puntos porcentuales para el
cumplimiento de los objetivos establecidos durante el 2014, ocasionando una diferencia
con respecto al comportamiento de los demás niveles que se encuentran en análisis, en
donde tienden a aumentar el porcentaje de ejecución del Plan de Trabajo.
Es importante reconocer, que a diferencia de los informes de gestión presentados
anteriormente, los que se presentaron ahora se ajustaron, en una mayor medida, a lo
establecido en el formato dispuesto por la Unidad de Planificación Institucional, existiendo
una mayor vinculación entre los objetivos establecidos y los avances comunicados por parte
de las unidades funcionales, permitiendo consolidar los datos de acuerdo con la
metodología determinada.
v
GLOSARIO DE TERMINOS1
Nivel político: Es aquel del que emanan las políticas, objetivos, estrategias, planes,
programas y normas de la entidad y como tal exige el cumplimiento
de ellas al mismo tiempo que ejerce la orientación, dirección de la
organización.
Direcciones: Es la unidad encargada de dirigir, coordinar y controlar las acciones
desarrolladas por las direcciones administrativas y técnicas de la
institución.
Nivel operativo: En este se agrupan las unidades administrativas de las instituciones
públicas que ejecutan las decisiones o lineamientos del nivel superior,
para cumplir los objetivos organizacionales y garantizando la
presentación de los servicios públicos. Este nivel es responsable
directo ante el Nivel Político o Directivo de planificar, organizar,
dirigir, coordinar y controlar las actividades sustantivas dirigidas al
logro de los objetivos institucionales.
Instancias Asesoras: En el nivel superior se pueden adicionar unidades staff que cumplen
competencias asesoras principalmente a la alta jerarquía, pero
también al resto de la organización. Algunas de ellas tienen su propio
asidero legal y, por tanto, son de incorporación obligatoria, tal es el
caso de la Auditoria Interna y Planificación Institucional.
Instancias adscritas: Gozan de independencia total o parcial con respecto a la institución
a la que pertenecen. Son órganos especializados en materias
específicas, sin embargo sus competencias no están desligadas
orgánicamente de la estructura de la Administración Central.
1Glosario de Términos de Planificación Presupuesto y Evaluación: Costa Rica / Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica - San José, CR: MIDEPLAN, 2012.
1
Introducción
Con el objetivo de encontrar los principales resultados de gestión producto del cambio de
administración, y en consecuencia del “Informe Consolidado de Gestión Institucional del 08
de mayo al 31 de setiembre del 2014”, se vio la necesidad, tanto por parte del Despacho de
la Viceministra de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano, como la Unidad de Planificación
Institucional, realizar el análisis correspondiente de los meses de octubre a diciembre para
medir el nivel de cumplimiento del Plan de Trabajo que previamente habían presentado en
el informe citado.
Por ende, el presente informe pretende dar a conocer los principales logros alcanzados
durante el 2014, los cuales se encuentran manifiestos en el plan de trabajo de cada unidad
funcional a través del establecimiento de metas e indicadores que fueron desarrollando
durante el segundo semestre del 2014. Dichas metas consolidan el alcance de los objetivos
específicos que alberga cada área política o administrativa de la Presidencia de la República
y Ministerio de la Presidencia.
Así mismo, este informe da a conocer las medidas correctivas propuestas por cada unidad
funcional para subsanar los objetivos con menos porcentaje de avance, dichas medidas
permiten dar cuenta de carencias importantes que padecen algunas unidades por falta de
capacitación, recursos humanos o financieros, que obstaculizan, en buena parte, el
cumplimiento de algunos de sus objetivos.
Cabe aclarar que, el cambio de gobierno, la adaptabilidad de los nuevos funcionarios, y un
periodo de tiempo más corto, fueron circunstancias que afectaron, en alguna medida, a las
distintas unidades funcionales, para poder cumplir con la totalidad de metas propuestas en
los planes de trabajo. No obstante, el objetivo principal es que este tipo de informes se
realice de manera semestral contando con la participación de la totalidad de unidades
funcionales, permitiendo a la administración un mayor control y transparencia en la labor
realizada.
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Objetivos del Informe Consolidado de Gestión Institucional
Objetivo General:
Dar a conocer a la administración los principales logros alcanzados por la
Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia durante el año 2014.
Objetivos Específicos:
1. Determinar, a nivel político y administrativo, los principales logros alcanzados
durante el año 2014.
2. Informar a la administración sobre las principales medidas correctivas de aquellos
objetivos con menor porcentaje de avance.
3. Informar a la administración sobre los principales hallazgos encontrados en el
periodo sujeto de análisis.
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Estrategia Metodológica
Para la elaboración del presente informe de gestión, la Unidad de Planificación Institucional
(UPI), teniendo en consideración el actual organigrama que define la estructura organizativa
de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, determinó hacer una
división en dos grandes áreas, primeramente un nivel político conformado por el despacho
del Presidente de la República, los despachos de las dos Vicepresidencias, el despacho del
Ministro de la Presidencia y Viceministros de la Presidencia. Por otro lado, se contempla
otra área, que para efectos de este informe, se le denomina nivel administrativo, el cual
está conformado por las instancias asesoras, direcciones, departamentos y otras unidades
funcionales administrativas no reflejadas en el organigrama.
Por ende, se les solicitó a todas las unidades funcionales, tanto a nivel administrativo como
a nivel político, la remisión de un informe de gestión de resultados. Para ello, se
confeccionaron dos guías para desarrollar el informe, uno dirigido al nivel político y el otro
al nivel administrativo. A grandes rasgos se solicitó información respecto a los logros
alcanzados o tareas ya concluidas en relación con el objetivo que lo sustentaba, además de
las medidas correctivas a implementar, para alcanzar las metas propuestas en aquel
objetivo con menos porcentaje de avance.
Una vez remitido el informe, por las distintas unidades funcionales, se realizó un trabajo de
retroalimentación, con el fin de subsanar algunas debilidades detectadas en los informes,
así como solicitar información adicional, con el fin de que al momento de recopilar los datos,
se contara con el mismo formato y con la misma línea de información para la realización del
análisis descriptivo del informe. Tomando en cuenta lo anterior, el informe de gestión,
remitido por la Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional, no fue tomado en
consideración, para la elaboración del presente informe, ya que no se ajustaron a la guía
remitida para la elaboración del mismo.
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Al disponer de dicha información, y con el fin de realizar el informe consolidado de gestión
institucional, la UPI, realizó una matriz de diagnóstico con el fin de detectar los logros más
sobresalientes durante el 2014, basados en la información remitida por las distintas
unidades funcionales. Dicha matriz está conformada por elementos directamente
relacionados con el objetivo del informe. Estos elementos se presentan a continuación:
1. Unidad funcional.
2. Porcentaje de cumplimiento del plan de trabajo.
3. Objetivo(s) con mayor porcentaje de avance.
4. Avance más importante.
5. Objetivo con menos avance (haciendo la relación entre el indicador y meta más
afectada).
6. Medidas correctivas que presenta cada unidad funcional en relación con el objetivo
con menos porcentaje de avance.
7. Observaciones y recomendaciones.
Así mismo, como se puede evidenciar en el presente informe, se realizó un análisis
meramente descriptivo en donde se dan a conocer datos cualitativos como cuantitativos,
que le permitirán a la administración conocer el porcentaje de cumplimiento, el estado de
gestión actual del Ministerio de la Presidencia y Presidencia de la República y los principales
logros alcanzados durante el 2014.
Cabe decir que existen cuatro unidades funcionales que para esta ocasión no participaron
de la entrega del informe de gestión, por lo que las mismas no serán tomadas en
consideración para el análisis descriptivo de este informe.
En virtud de lo anterior, se exponen los resultados de las distintas unidades organizativas
que participaron para la elaboración de este informe.
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Principales resultados alcanzados durante el 2014
En este aparte se da a conocer el porcentaje de avance de los objetivos trazados y los logros
alcanzados más sobresalientes, planteados por los diferentes despachos políticos, unidades
administrativas, instancias asesoras e instancias adscritas de la Presidencia de la República
y Ministerio de la Presidencia.
Cabe destacar que, según la última actualización del organigrama institucional, aprobado
por MIDEPLAN el 26 de noviembre del 2013, el nivel político de la Presidencia de la
República y el Ministerio de la Presidencia está conformado por las siguientes unidades
políticas:
Despacho del Presidente de la República.
Despacho del Primer Vicepresidente.
Despacho de la Segunda Vicepresidencia.
Despacho del Ministro de la Presidencia.
Despacho de la Viceministra de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano.
Despacho del Viceministro de Asuntos Políticos y Legislativos.
En lo que respecta al nivel administrativo, se encuentra conformado por el nivel directivo,
las instancias asesoras y el nivel operativo; este último está integrado por los diferentes
departamentos y otras unidades funcionales administrativas. Dichos niveles se desglosan
de la siguiente manera:
Nivel directivo: Dirección General, Dirección de Información y Comunicación,
Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional y, Unidad Especial de Intervención.
Instancias asesoras: Unidad de Planificación Institucional, Asesoría Jurídica y
Despacho de la Primera Dama.
Nivel departamental: Tecnologías de la Información, Financiero, Servicios
Generales, Proveeduría, Transportes, Oficina de Gestión Institucional de Recursos
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Humanos, Unidad de Compras, Protocolo, Giras, Leyes y Decretos y Consejo de
Gobierno.
Unidades funcionales administrativas: Consultorio Médico, Archivo Central, Gestión
Documental.
Tal como se hizo mención anteriormente, de las anteriores unidades que conforman el nivel
político solo dos de ellas no participaron de la entrega del informe de gestión, contando así
con el 67% de participación en este nivel.
En lo que respecta al nivel administrativo se pudo contar con un 88% de participación,
dejando de remitir el informe las siguientes unidades funcionales que se detallan a
continuación:
Departamento de Tecnologías de la Información.
Departamento de Gestión Documental.
En los siguientes apartes, se detalla el análisis sobre los principales logros alcanzados tanto
a nivel político como a nivel administrativo.
1. Principales logros alcanzados por la Gestión Política durante el año 2014
Es importante resaltar que los cuatro despachos que se analizan a continuación, presentan
un porcentaje de avance del 92% en su plan de trabajo del 2014, para más detalle se puede
apreciar, en el anexo 1, los logros detectados a partir de los objetivos con mayor porcentaje
de avance. Sin embargo, en este aparte se hace referencia a los logros más trascendentales
que se encontraron a partir del análisis realizado por la Unidad de Planificación Institucional,
basado en los informes remitidos por los distintos despachos políticos que participaron en
el proceso.
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En lo que respecta a la Primera Vicepresidencia, sus principales logros están directamente
relacionados con las labores del Consejo Presidencial Económico, en donde se destaca el
diseño de las siguientes políticas:
Política agropecuaria.
Política de servicios en informática y planificación nacional.
Política de PYMES.
Política de comercio exterior.
En lo concerniente con el Ministerio de la Presidencia se realizó una estrecha coordinación
con las y los diputados de diferentes comisiones, como fue la Comisión Permanente de
Asuntos Hacendarios, así como con las y los diputados que integran el Plenario Legislativo
para llevar a cabo la aprobación de proyectos de ley afines a los intereses gubernamentales,
tal como el proyecto de Banca de Desarrollo.
Cabe destacar los logros más sobresalientes desarrollados a partir del Despacho de la
Viceministra de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano, en donde destaca el diálogo
SINTRAJAP-JAPDEVA sobre la concesión de la nueva Terminal de Contenedores de Moín
donde también colaboró el Despacho de Asuntos Políticas y Legislativos. En esta
negociación, la empresa APM Terminals se comprometió a entregar un 7,5% de sus ingresos
brutos para proyectos de desarrollo de la provincia y a inversiones de capital en JAPDEVA.
En lo que respecta al desarrollo comunal y territorial, este despacho impulsó la creación de
una comisión formada por la Dirección General de Ingeniería de Tránsito del Ministerio de
Obras Públicas y Transporte, la Municipalidad de Desamparados y el Consejo de Transporte
Público, con el fin de analizar las alternativas de solución al problema de congestionamiento
vehicular. Por otro lado, y promoviendo las mesas de diálogo, se ha llevado a cabo una
coordinación interinstitucional entre el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social – Instituto
Mixto de Ayuda Social – Dirección Nacional de Desarrollo de la Comunidad – Viceministerio
de la Presidencia para el abordaje del tema indígena; así como la realización del Encuentro
Internacional de Gobierno Abierto en Costa Rica, promoviendo, al mismo tiempo, un avance
importante del plan estratégico en esta temática.
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Para el caso del Viceministerio de Asuntos Políticos y Legislativos, entre sus principales
logros alcanzados, durante el año 2014, y promoviendo las mesas de diálogo, se
desarrollaron diálogos de tipo productivo, social y político. Entre los diálogos más
importantes sobresale el Diálogo de la Ley de Recurso Hídrico y, tal como se hizo mención
en el párrafo anterior, el diálogo con la Defensoría de los Habitantes, JAPDEVA y SINTRAJAP.
Cabe decir, que para el tratamiento de diversos temas políticos y sociales se pudo evidenciar
la existencia de productos de trabajo que fueron coordinados en conjunto con los diferentes
despachos que conforman la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia,
logrando un planteamiento eficiente de las metas y objetos propuestos.
2. Principales logros alcanzados de la Gestión Administrativa durante el año
2014
Es importante reiterar que a nivel administrativo se ejecutó el plan de trabajo en un 88%,
en donde se lograron proyectos de gran impacto para la administración, que a pesar del
cambio de Gobierno, en muchos de los departamentos que participaron de la elaboración
del informe, se pudo solventar y adaptar, rápidamente, la rotación de personal, así como
plantear indicadores y metas que fueran acordes con las necesidades presentadas en cada
área. Para la elaboración de este segundo informe se contó con la facilidad de que ya tenían
elaborado el plan de trabajo y por ende, les fue mucho más factible realizar el análisis
respectivo para dar cuenta del porcentaje adquirido con respecto a dicho plan de trabajo y
por ende, detectar los logros alcanzados durante el año 2014.
Entre las unidades que lograron ejecutar en su totalidad el plan de trabajo se encuentran
las siguientes:
Dirección General.
Servicios Generales.
Unidad de Compras.
Consejo de Gobierno.
Protocolo.
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Asesoría Jurídica.
Unidad Especial de Intervención.
Después de realizado un análisis exhaustivo por parte de la UPI, basado en los informes
remitidos por las diferentes unidades funcionales, se detalla a continuación los logros más
sobresalientes alcanzados por algunas unidades funcionales que permiten dar cuenta del
alcance de los objetivos específicos propuestos por dichas áreas.
A. Nivel Directivo
En lo que respecta a la Dirección General su función principal fue brindar los servicios de
apoyo administrativo, logístico y de asistencia técnica de forma oportuna y eficiente a los
Despachos y Direcciones que conforman la Presidencia de la República y Ministerio de la
Presidencia. Además destaca la coordinación de las labores técnicas y operativas de las
unidades a su cargo, por lo que muchos de sus logros están correlacionados con los logros
de sus respectivas dependencias. Entre los logros más destacados se detallan los siguientes:
Se estableció el procedimiento a seguir para el trámite de las solicitudes de pedido de
compra.
Se realiza el informe de marcas mensual de los funcionarios con el nuevo sistema
adquirido.
Se ha logrado el 100% de avance correspondiente al proyecto para el envío de decretos
en forma digital a la Imprenta Nacional.
Se ha logrado el 100% de avance correspondiente al proyecto para la creación de la
Comisión de visitas guiadas.
Sobre esta misma línea, la Dirección General destaca otros logros administrativos, que no
necesariamente están correlacionados con algún objetivo, pero que sin embargo, son de
gran importancia mencionarlos por el impacto que generaron a nivel institucional. Entre
ellos, resalta los esfuerzos de coordinación departamental para con el nuevo Sistema
Integrado Documental (SID), que para el nuevo periodo 2015 se estará ejecutando en la
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Institución por medio del convenio de préstamo entre el Ministerio de la Presidencia y el
Instituto de Acueductos y Alcantarillados. Sumado a este se encuentra el Sistema de
Seguridad de Casa Presidencial (SEG), de consulta y seguimiento de entrada desarrollado
por el capital humano del departamento, que permite a los empleados de seguridad dar
mejor flujo de ingreso y salida a los funcionarios de la Casa Presidencial así como a las
personas externas a la organización.
Tomando en consideración a la Dirección de Información y Comunicación, dentro de sus
principales objetivos se encuentra el de “Atender a la prensa en forma pronta, clara,
verídica y respetuosa”. Según indica esta Dirección, en su informe de gestión, dicho objetivo
se logró alcanzar en su totalidad producto de la cobertura periodística que se les dio a todos
los eventos, giras y actividades presidenciales. Más específicamente, en el último trimestres
del 2014 se realizaron 8 conferencias de prensa, 56 comunicados de prensa, atención de 59
giras nacionales y 4 extranjeras, y la realización de 6 producciones de mensajes en Cadena
Nacional, lo que permite identificar el logro alcanzado.
Para la Unidad Especial de Intervención, su logro más sobresaliente fue prever y atender las
167 situaciones de crisis que atentaron contra la integridad territorial y física del país y sus
habitantes, con el propósito de preservar la institucionalidad del Estado de Derecho.
B. Instancias asesoras
Siendo el Despacho de la Primera Dama una instancia que es política, pero principalmente
asesora y teniendo como objetivo principal el desarrollo territorial, es importante resaltar,
como uno de los logros fundamentales de la Presidencia de la República, la presentación
del proyecto Tejiendo Desarrollo, el cual contó con la participación de los dos
viceministerios de la Presidencia, entre otras instancias y es coordinado desde el Despacho
de la Primera Dama. Durante el 2014 se finalizó la etapa del diagnóstico y el diseño del
programa, en donde se realizó una coordinación interinstitucional entre el Ministerio de
Planificación y Política Económica (MIDEPLAN), el Instituto de Desarrollo Rural (INDER),
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Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), la Dirección Nacional de Desarrollo de la
Comunidad (DINADECO) y este despacho. Cabe destacar que el proyecto busca articular las
instituciones estatales para responder a las necesidades de los territorios priorizados y
fortalecer los procesos de diálogo y participación ciudadana, con el fin de promover el
desarrollo endógeno desde los territorios.
En lo que respecta a la Unidad de Planificación Institucional (UPI), y con el fin de mejorar la
gestión institucional mediante metodologías que permitan un uso eficiente y racional de los
recursos institucionales, así como el diseño de políticas y análisis del ordenamiento de la
estructura organizativa, se logró realizar un diagnóstico de la actual estructura organizativa
de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, con el fin de adaptar la
estructura a las nuevas necesidades organizacionales de la Institución.
Por otro lado y en relación a la implementación de las herramientas de control interno, que
generan un adecuado ambiente de control, la UPI debió generar productos de gran
relevancia que permitieran sentar las bases y promover la ejecución de estas herramientas
durante la Administración Solís Rivera, dichos productos se mencionan a continuación:
Elaboración del plan estratégico para la metodología del SEVRI 2014-2018.
Elaboración de la política del SEVRI 2014-2018.
Capacitación en autoevaluación y SEVRI programada.
Plan estratégico de autoevaluación 2014-2018
C. Nivel departamental
Todas las áreas departamentales manifestaron haber finalizado tareas o actividades que les
permitieron alcanzar metas propuestas dentro del plan de trabajo (ver anexo 1). Por
consiguiente, a continuación se hace relevancia de algunas de estas tareas concluidas o
logros alcanzados más sobresalientes.
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Para el caso de la Proveeduría Institucional y la Unidad de Compras sobresale el hecho de
haber logrado tramitar en su totalidad todas las solicitudes de pedido, existiendo además,
un control y seguimiento de todos los bienes y servicios adjudicados.
En lo que respecta a los departamentos de Protocolo y Giras, se logró atender y protocolizar
todas las actividades locales, y salidas internas y externas del señor Presidente. Para este
último departamento, se logró plantear un procedimiento de giras mucho más eficiente y
estratégico a partir del mes de setiembre, logrando efectuar un informe, una investigación
y una propuesta de seguimiento de cada salida realizada.
Tomando en consideración uno de los objetivos específicos de la Oficina de Gestión
Institucional de Recursos Humanos, en donde se establece la necesidad de coordinar,
organizar y controlar todas las acciones de carácter técnico que promuevan el desempeño
eficiente y oportuno de las funciones, se destacan los siguientes logros:
Se fomentó la política de registro de asistencia para todos los funcionarios incluyendo
Jefes y Directores.
Actualmente todos los funcionarios de Casa Presidencial realizan el registro de la
marca correspondiente.
Reducción del pago de tiempo extra mediante el establecimiento de criterios
relacionados con los regímenes de confianza y servicio civil.
D. Unidades funcionales administrativas
Este nivel es conformado específicamente por tres unidades funcionales que no se
encuentran visibles dentro del organigrama institucional, sin embargo, cumplen un papel
preponderante para toda la Administración. Cabe decir, que aunque Gestión Documental
pertenece a este grupo, no puede ser tomada en consideración debido a que no se cuenta
con el informe de gestión por parte de dicha unidad.
Sin embargo, en lo que respecta al Archivo Central destaca el hecho de que es una de las
unidades que mejor se ha apegado a los requerimientos para la presentación del informe,
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así mismo es una de las unidades más consecuentes con el plan de trabajo presentado. Uno
de sus objetivos es administrar y organizar los documentos del Archivo Central. Para cumplir
con dicho fin, durante el año 2014, esta unidad logró eliminar 50 metros lineales de
documentos que habían cumplido la vigencia administrativa-legal de acuerdo con las tablas
de plazos de conservación.
En lo concerniente al Consultorio Médico, su equipo de trabajo se dio a la tarea de suplir el
consultorio médico de una adecuada organización del trabajo para la habilitación del
establecimiento y soporte de su labor asistencial, logrando así el permiso sanitario de
funcionamiento válido por 5 años, otorgado por el Ministerio de Salud.
Medidas correctivas relacionadas a objetivos con menor porcentaje
de avance
Una vez señalados estos avances de suma importancia, tanto a lo interno de la Institución
como fuera de ella, es trascendental dar cuenta de los objetivos trazados por estos
despachos políticos y unidades administrativas que se han visto afectados por diferentes
factores para cumplir con las metas estipuladas, lo que ha implicado para estas autoridades
institucionales plantearse medidas correctivas, que les permitan de alguna manera
solventar las debilidades encontradas. Dichas medidas serán descritas a continuación.
1. Medidas correctivas de la Gestión Política
Durante el 2014, se dio el cambio de administración, típico de cada cuatro años, sin
embargo, a diferencia de las unidades administrativas, las unidades políticas varían por lo
general, la totalidad del personal que las conforma, lo que trae consigo nuevas propuestas,
metas, metodologías de trabajo, entre otros aspectos, que se van diseñando, ajustando y
formalizando durante el primer año de administración.
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Dicho escenario trae consigo algunos factores que dificultan, de alguna manera, el
cumplimiento de los objetivos propuestos. Por ello, en este informe se detallan algunas
medidas correctivas establecidas por el Despacho de la Primera Vicepresidencia y del
Ministerio de la Presidencia, para subsanar ciertas limitantes que han obstaculizado el
cumplimiento de la totalidad del plan de trabajo formulado por cada Despacho. Dichas
medidas correctivas se presentan a continuación en la siguiente tabla:
Tabla 1: Medidas Correctivas a Nivel Político, 2014.
Despacho Objetivo con menos avance Medida correctiva Primera
Vicepresidencia.
Atender de manera satisfactoria, los requerimientos del Consejo Presidencial Económico, con el fin de lograr el adecuado funcionamiento y concretar sus acciones, de acuerdo con las instrucciones del Primer Vicepresidente y Comisionado del Consejo
En torno al tema de obra pública con financiamiento externo, las medidas serán: 1. Solicitar a los jerarcas el grado de ejecución de los proyectos y una propuesta para acelerar los que están atrasados. 2. Nuevos proyectos acordes con los tres pilares y darles 3 meses para hablar con los abogados para ver la forma de declarar este tema de interés público. 3. Diseñar un mecanismo claro a través de MIDEPLAN para que las obras que se deseen ejecutar sean autorizadas y priorizadas por este Ministerio. Y especializar un grupo de personas en la estructuración de estos vehículos. Garantías Inmobiliarias: Es necesaria una declaración pública, de que el tema es de interés de Estado y por tanto, debe ser establecida la reglamentación. Es conveniente buscar asesoría de organismos internacionales, como apoyo en la implementación de este tema.
Solicitar a MIDEPLAN, que presente en un plazo aproximado de dos meses, las evaluaciones que se van a hacer y el tipo, en función de los planes y proyectos contenidos en el Plan Nacional de Desarrollo. En torno a la presentación de la matriz insumo/ producto: Crear un grupo de trabajo conformado por el Banco Central de Costa Rica, Ministerio de Comercio Exterior, Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, Ministerio de Agricultura y Ganadería, Ministerio de Economía
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Industria y Comercio y el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, para trabajar con esta herramienta y tener mayor claridad en las áreas en las que se deben enfocar las políticas.
Atender de manera satisfactoria los requerimientos del Consejo de Competitividad, a fin de lograr el adecuado funcionamiento y concretar las acciones de este Consejo, de acuerdo con las instrucciones del Primer Vicepresidente de la República, en coordinación con el sector privado y la Segunda Vicepresidencia de la República
Debe finiquitarse el nombramiento del Secretario Técnico de este Consejo.
Ministerio de la
Presidencia.
Servir de enlace entre la Presidencia y los Ministerios y entidades autónomas y semiautónomas para cumplir con los objetivos del Gobierno. Servir de enlace con las organizaciones de la sociedad civil y los sectores productivos para conocer sus necesidades prioridades y proyectos.
Rehabilitación de los diques. El éxito del trabajo depende de SETENA, los requisitos no permiten que avancemos.
Conseguir fondos frescos de cooperación internacional para proyectos especiales que requiere la Presidencia de la República en acciones concretas. Ponerlo en la agenda del Sr. Ministro como prioridad para atender de forma urgente la firma del decreto que se requiere para dar inicio a esta importante tarea.
Planes de desarrollo de la Región Chorotega, se necesita: elaborarlos, socializarlos en las comunidades y en la institucionalidad de gobiernos locales y central. Problemas de falta de apoyo técnico, para la elaboración de planes, y no tener la estructura de Tejiendo Desarrollo y territorios rurales del INDER, hace que los planes tengan que esperar.
Articulación de giras en el Gran Área Metropolitana. Establecer mayor comunicación con el Departamento de Giras para coordinar de manera conjunta las giras de los jerarcas.
Fuente: Elaboración de la UPI con datos suministrados por las diferentes unidades funcionales de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, 2014.
Es importante aclarar que, tanto el Viceministerio de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano
como el de Asuntos Políticos y Legislativos, manifestaron tener un 100% de avance en su
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plan de trabajo por lo que no remitieron ninguna medida correctiva sobre ninguno de sus
objetivos específicos.
2. Medidas correctivas de la Gestión Administrativa
En lo que respecta al nivel administrativo las distintas unidades funcionales, que no
pudieron ejecutar el plan de trabajo en su totalidad, presentaron medidas correctivas con
el fin de lograr subsanar las debilidades encontradas que obstaculizaron alcanzar todas las
metas propuestas, debido a varios inconvenientes que se presentaron durante el 2014.
Algunos de estos inconvenientes fueron producto de la falta de personal, la falta de
capacitaciones, y de la dependencia existente, con otras instancias, para lograr el
cumplimiento de metas planteadas. Cabe decir, que existen unidades funcionales que
muestran un menor porcentaje de avance en su plan de trabajo. A continuación se detalla,
en la siguiente tabla, dichas unidades con sus respectivas medidas correctivas.
Tabla 2: Medidas correctivas de unidades administrativas con menor porcentaje de avance, 2014.
Unidad Funcional Objetivo con el menor porcentaje de avance
Medida Correctiva
Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos
Coordinar las acciones que se desarrollen en los subprocesos de selección, clasificación, evaluación, provisión, promoción, capacitación, salud laboral y ocupacional, mantenimiento y seguimiento de acuerdo con las necesidades institucionales y a lineamientos legales vigentes. METAS:
1. Lograr el 50% de la implementación del plan de trabajo de la comisión de salud ocupacional.
2. Ejecución del 100% del presupuesto destinado a capacitación.
3. Lograr el 100% de la implementación del sistema de evaluación de desempeño y necesidades de capacitación integrado.
Planear, organizar, coordinar y controlar todas aquellas acciones de carácter técnico
1. Debe coordinarse con el Consultorio Médico la creación de la Comisión de Salud Ocupacional considerando los funcionarios capacitados en el tema para elaborar y ejecutar el plan de trabajo de la misma. 2.Realizar el DNC desde el I Semestre. Dar seguimiento a los resultados de las capacitaciones internas y externas. 2. Tomar en cuenta el apartado dentro del formulario de evaluación del desempeño concerniente a capacitación. 3. Falta la implementación planificada para la primera quincena de febrero. 1. La persona a cargo de esta tarea ya no trabaja en Casa Presidencial por lo
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especifico que promuevan el desempeño eficiente y oportuno, en el desarrollo de las funciones individuales con propósito de que se alcancen los mejores intereses institucionales. METAS:
1. Lograr el 50% del diseño del manual de cargos Institucional por competencias.
2. Lograr al 50% la unificación de programas presupuestarios.
3. Diseño de sistema de información socioeconómica de Recursos Humanos
Solventar los requerimientos de información documental o virtual según la legislación vigente, para el control de las actividades globales que desarrolla la Dirección de Recursos Humanos: META
1. Lograr al menos el 40% de la información digitalizada
que debe designarse un nuevo responsable de la misma. 2. Falta el diseño del sistema en coordinación con la Dirección de TI. 3. Hasta el momento únicamente se han realizado investigaciones al respecto, por lo que debe acelerarse el proceso de decisión y compra o diseño de expediente único 1. Hasta el momento
únicamente se han realizado investigaciones al respecto, por lo que debe acelerarse el proceso de decisión y compra o diseño de expediente único para iniciar la digitalización de documentos.
Departamento Financiero
Promover la capacitación de los funcionarios de la Dirección Financiera, en materia de Normas Internacionales de Contabilidad para el sector Público, con el fin de generar nuevas capacitaciones y conocimientos en el nuevo proceso de implementación de dichas normas. Incentivar la implementación del uso de tarjetas para el pago de viáticos en coordinación con la Tesorería Nacional, con el fin de garantizar un mayor control en el uso de los recursos destinados en el presupuesto para el pago de viáticos tanto al interior como al exterior del país. Gestionar capacitaciones relacionadas con el uso del Sistema Merlink
Realizar más capacitaciones en coordinación con el Ministerio de Hacienda quien es el ente rector en la materia
Se solicitó mediante oficio DF-1247-2014 incorporar al Ministerio de la Presidencia en el plan piloto de la Tesorería Nacional de implementar este tipo de tarjetas
Se requiere gestionar las capacitaciones.
Fuente: Elaboración de la UPI con datos suministrados por las diferentes unidades funcionales de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, 2014.
Tomando en consideración las otras áreas administrativas, es trascendental dar a conocer
algunas de las medidas correctivas, de gran relevancia, que plantearon dichas unidades,
sobre objetivos que obtuvieron un menor porcentaje de avance con respecto a los otros
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objetivos que conforman su plan de trabajo. Dichas medidas se presentan en la siguiente
tabla:
Tabla 3: Medidas Correctivas a Nivel Administrativo, 2014.
Unidad Funcional Objetivo con el menor porcentaje de avance
Medida Correctiva
Dirección de Información y Comunicación.
Crear un sistema de gestión, producción y difusión de información para la rendición de cuentas a la ciudanía, desde el fortalecimiento de las direcciones y oficinas de prensa y comunicación de las instituciones públicas
Ampliar a junio 2015 el plazo designado para la realización de las reuniones individuales con los jerarcas y las oficinas de prensa del sector público.
Organizar las reuniones por sectores. Por ejemplo: sector agrícola, social, cultural y otros.
Proveeduría. Llevar el control y seguimiento de los bienes de las instituciones y su respectivo registro en el sistema de bienes SIBINET del Ministerio de Hacienda
Se debe actualizar la información contenida en el sistema SIBINET.
Se requiere más personal.
Transportes. Capacitar al personal administrativo y operativo en los temas relacionados con el quehacer del Departamento de transportes
Proponer a la oficina de Recursos Humanos más cursos de capacitación en los cuales involucre a todos los funcionarios del Departamento, en temas relacionados con el que hacer del Departamento de Transportes.
Archivo. Velar por el adecuado cumplimiento de las políticas archivísticas en la Casa Presidencial, mediante la realización de visitas e inspecciones archivísticas, para evaluar el cumplimiento de la normativa.
Difundir institucionalmente la existencia de un Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos para los Archivos de Gestión.
Capacitar a los (as) funcionarios (as) en el mes de febrero 2015 sobre la existencia de las políticas archivísticas.
Realizar visitas periódicamente para verificar el cumplimiento de las políticas archivísticas en los archivos de gestión.
Giras. Mantener un mapa temático que sea espejo de la situación del país
Compra de licencia SIG.
Fortalecer las reuniones de programación de Giras.
Realizar más visitas a campo de seguimiento e información.
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Leyes y Decretos. Continuar con la II Etapa del proyecto de Presidencial Digital, realizando reuniones con la Secretaría Técnica de Gobierno Digital y la Imprenta Nacional. Además, capacitar a los nuevos usuarios del Sistema On Base
Continuar con la STGD, con el proceso de la II etapa. Cambio del office a 2013.
Unidad de Planificación Institucional.
Implementar el sistema de planificación estratégica y operativa institucional, en las áreas políticas, técnicas y administrativas, incluyendo las etapas de diagnóstico programación y evaluación
Se trabajará el Plan Estratégico Institucional de manera conjunta con MIDEPLAN.
Se enfatiza en la necesidad de requerimiento de al menos un profesional más.
Fuente: Elaboración de la UPI con datos suministrados por las diferentes unidades funcionales de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, 2014.
Según la información que se extrae de la tabla anterior, se sigue presentando la necesidad
de contar con un mayor número de personal, así como la realización de capacitaciones en
diferentes áreas, entre otros temas.
Cabe indicar que, existen unidades funcionales de las que no se hace mención, ya que no
presentan ninguna medida correctiva, esto debido a la ejecución completa del Plan de
Trabajo. Dichas unidades son las siguientes:
Dirección General
Unidad de Compras
Servicios Generales
Protocolo
Secretaría del Consejo
Asesoría Jurídica
Unidad Especial de Intervención.
Es de suma importancia llevar a cabo las medidas correctivas manifiestas por todas las
unidades funcionales de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, a fin
de lograr los objetivos institucionales presentes en el Plan Anual Operativo 2015, que
beneficia la funcionalidad y operatividad institucional de la Casa Presidencial mediante la
modernización de los procesos y tareas establecidas.
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Hallazgos
La nueva guía remitida mediante la circular DVMP-AGZA-010-2015, para la elaboración del
informe de gestión sobre resultados 2015, trató de ser más enfática y práctica, para
recopilar los datos y resultados más sobresalientes durante el 2014, para ello se elaboraron
dos cuadros con el propósito de absorber dicha información en donde se vinculaba el
objetivo con el logro alcanzado.
Por ende, a la hora de implementar la herramienta fue de mayor facilidad incorporar los
datos detectados a partir del análisis realizado respecto al plan de trabajo ya elaborado por
cada unidad funcional, siendo evidente, en estos informes, el conocimiento ya existente
sobre la relación entre objetivo específico, indicador, meta, y tareas ya concluidas o logros
alcanzados. En resumen, se puede hacer manifiesto la existencia de informes, que se
acoplaron en su totalidad a la guía remitida para la elaboración de los mismos.
No obstante, y a pesar de contar con la existencia de un plan de trabajo previamente
establecido, se detectaron ciertas debilidades de algunas unidades funcionales con
objetivos específicos que dependían del desarrollo de un solo indicador, el cual estaba
directamente correlacionado al desempeño de una sola tarea, por lo que al no cumplir con
esa tarea se generó como resultado, bajos porcentajes de avance en dichos objetivos.
Observándose así una confusión entre lo que es realmente el establecimiento de tareas y
actividades, para alcanzar cierto objetivo y la formulación de un objetivo específico. Cabe
decir, que los bajos porcentajes de cumplimiento en el plan de trabajo de dichas unidades
funcionales, ocasionó, que a nivel general, estos bajos resultados, distorsionaran el
resultado final de cumplimiento en el plan de trabajo Institucional.
Otra de las debilidades encontradas, es la incongruencia existente entre los objetivos
específicos y los manifiestos en las tablas del informe o en el plan de trabajo, lo que
obstaculiza realizar el análisis respectivo a través de cada objetivo específico.
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Por otro lado, sigue existiendo la impuntualidad a la hora de entregar el informe de gestión
de más de dos semanas en algunos casos, lo que dificultó la recopilación de datos, y por
ende, la realización del análisis de resultados.
Cabe mencionar la constante necesidad que presentan varias unidades funcionales sobre la
solicitud de contratación de personal para el logro de algunos objetivos, en donde la
carencia de personal hace que algunos funcionarios tengan recargo de funciones y por
ende, incumplimiento de tareas.
Otra situación que se presenta es la necesidad de capacitaciones en distintas áreas para
fortalecer el conocimiento y práctica profesional de los funcionarios, algunas de las áreas
en donde se manifiesta la urgencia de capacitación es en el área de contratación
administrativa, Políticas archivísticas y temas relacionados con el quehacer del
Departamento de Transportes.
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Mejoras por implementar
a) Para las unidades funcionales a nivel político y administrativo:
1. Diseño de objetivos específicos acordes con las características propias del diseño
de un objetivo, con el fin de evitar confundir un objetivo con lo que realmente
es una tarea o actividad.
2. Se recomienda no diseñar ni establecer objetivos específicos que dependan
directamente de otra instancia para poderlos llevar a cabo.
3. Se insta a tener una misma línea de objetivos específicos, es decir, que los
objetivos específicos sean los mismos que están manifiestos en el Plan Anual
Operativo o Plan de Trabajo Institucional.
4. Acatar el plazo y formato establecido por la Administración en la entrega del
informe de gestión, con el fin de facilitar y/o agilizar en tiempo y procesamiento
de datos, por consiguiente no afectar la calendarización y la evaluación del grado
de avance de la gestión institucional.
b) Para la Unidad de Planificación Institucional:
1. Programar capacitación dirigida a los funcionarios cuya responsabilidad sea la
formulación de objetivos, indicadores, metas y resultados.
c) Para las autoridades ministeriales.
1. Solventar la escasez de personal para mitigar los inconvenientes existentes
dentro del nivel administrativo mediante la contratación de personal calificado,
con el fin de que las diferentes unidades funcionales puedan cumplir los
objetivos trazados.
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Fuentes de información
- Oficio DM-0065-2015 de fecha 26 de enero 2015, emitido por la Sra. Cecilia León
Retana, Directora de Despacho, Ministerio de la Presidencia.
- Oficio DPV-023-2015 de fecha 30 de enero de 2015, emitido por la Sra. Marianella
Monge Quirós, Directora de Despacho, Primera Vicepresidencia.
- Oficio DVMP-AGZA-032-2015 de fecha 29 de enero de 2015, emitido por la Sra. Ana
Gabriel Zúñiga Aponte, Viceministra de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano,
Ministerio de la Presidencia.
- Oficio CML-004-2015 de fecha 28 de enero de 2015, emitido por el Sr. Adrián
Rechnitzer Mora, Consultorio Médico.
- Oficio DC-BR-025-2015 de fecha 27 de enero de 2015, emitido por el Sr. Boris
Ramírez Vega, Director de Comunicación de Casa Presidencial.
- Oficio DF-0051-2014 de fecha 27 de enero del 2015, emitido por la Srta. Sofía
Cordero, Sub Directora Financiera.
- Oficio DPG-2701-2015 de fecha 27 de enero de 2015, emitido por la Sra. Paola
González Castillo, Directora de Giras.
- Oficio SCG-XCHR-045-2015 de fecha 26 de enero de 2015, emitido por la Sra. Xinia
Chacón Rodríguez, Secretaría del Consejo de Gobierno.
- Oficio UEI-DRMP-015-2015 de fecha 22 de enero de 2015, emitido por el Sr. Miguel
Torres Sanabria, Jefe de Operaciones, Unidad Especial de Intervención.
- Oficio UEC-018-2015 de fecha 05 de febrero de 2015, emitido por el Sr. Eyrrol Mora
Mejía, Unidad de Compras.
- Oficio DJ-046-2015 de fecha 26 de enero de 2015, emitido por la Sra. María Isabel
Bonilla Herrera, Subdirectora Jurídica, Dirección Jurídica.
- Oficio LYD-1674/01-15-C de fecha 26 de enero de 2015, emitido por la Sra. Carmen
María Masís Aguilar, Dirección de Leyes y Decretos.
- Oficio DRH-0042-2015 de fecha 22 de enero de 2015, emitido por la Sra. Angélica
Vega Hernández, Directora de Recursos Humanos.
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- Oficio DT-039-2015 de fecha 22 de enero de 2015, emitido por la Sra. Yanet Núñez
Camacho, Asistente Administrativo, Departamento de Transportes.
- Oficio AC-009-2015 de fecha 22 de enero de 2015, emitido por el Sr. Ricardo Zúñiga
Zúñiga, Archivo Central.
- Oficio PI-024-2015 de fecha 21 de enero de 2015, emitido por el Sr. Andrés Arias
Rodríguez, Proveedor Institucional.
- Oficio DSG-077-2015 de fecha 03 de febrero de 2015, emitido por la Sra. María de
los Ángeles Sánchez, Directora de Servicios Generales.
- Oficio DG-MCH-049-2015 de fecha 30 de enero de 2015, emitido por la Sra. Mireya
Chavarría Quesada, Directora General del Ministerio de la Presidencia.
- Memorando DP-020-2015 de fecha 26 de enero de 2015, emitido por el Sr. Luis
Carlos Marín Cascante, Protocolo.
- Informe de fecha 21 de enero de 2015, emitido por el Sr. Fabio Rojas Jiménez,
Director del Despacho, Viceministerio de Asuntos Políticos y Legislativos.
- Informe de fecha 26 de enero de 2015, emitido por el Sr. Steven Núñez Rímola,
Unidad de Planificación Institucional.
- Correo Electrónico de fecha 19 de enero de 2015, emitido por la Sra. Ana Lorena
Sánchez Castro, Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional.
- Correo electrónico de fecha 03 de febrero de 2015, emitido por la Sra. Marlen Mora,
Despacho de la Primera Dama.
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Anexos
Anexo 1
Tabla resumen de los resultados alcanzados por las Unidades Funcionales de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia durante el 2014.
Unidad Funcional
Porcentaje de Avance
Objetivo con mejores resultados
Avance más importante Objetivo con menos avance Medidas correctivas
Nivel Político
Despacho de la Primera Vicepresidencia.
78% Atender de manera satisfactoria, los requerimientos del Consejo Presidencial Económico, con el fin de lograr el adecuado funcionamiento y concretar sus acciones, de acuerdo con las instrucciones del Primer Vicepresidente y Comisionado del Consejo.
Se establece la Política Agropecuaria , la Política de servicios en informática y Planificación Nacional , Política de PYMES y Política de Comercio Exterior.
Atender de manera satisfactoria, los requerimientos del Consejo Presidencial Económico, con el fin de lograr el adecuado funcionamiento y concretar sus acciones, de acuerdo con las instrucciones del Primer Vicepresidente y Comisionado del Consejo.
En lo concerniente a la Estrategia de Política de Desarrollo Energético en la Administración Solís Rivera y la Presentación del Programa Macroeconómico 2014-2015, se tomarán las siguientes medidas: Realizar la presentación en el Consejo Económico, en una ocasión posterior los avances en materia de la matriz energética, para la generación de combustibles y los avances en la implementación de la estrategia integral.
En torno al tema de obra pública con financiamiento externo, las medidas serán: 1. Solicitar a los jerarcas el grado de ejecución de los proyectos y una propuesta para acelerar los que están atrasados. 2. Nuevos proyectos acordes con los tres pilares y darles 3 meses para Hablar con los abogados para ver la forma de declarar este tema de interés público. 3. Diseñar un mecanismo claro a través de MIDEPLAN para que las obras que se deseen ejecutar sean autorizadas y priorizadas por este
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Ministerio. Y especializar un grupo de personas en la estructuración de estos vehículos.
Garantías Inmobiliarias: Es necesaria una declaración pública, de que el tema es de interés de Estado y por tanto, debe ser establecida la reglamentación. Es conveniente buscar asesoría de organismos internacionales, como apoyo en la implementación de este tema. Mes a mes se va a seguir presentando los acuerdos pendientes en la sesión del Consejo Económico, de no resultar el seguimiento, el señor Helio Fallas en calidad de Coordinador estaría tomando las medidas del caso.
Pasos para la Ejecución de la Agenda Nacional de Evaluaciones, e Importancia de la Evaluación en la Gestión Pública para el Desarrollo. Solicitar a MIDEPLAN, que presente en un plazo aproximado de dos meses, las evaluaciones que se van a hacer y el tipo, en función de los planes y proyectos contenidos en el Plan Nacional de Desarrollo.
En torno a la Presentación de la Matriz Insumo Producto: Crear un grupo de trabajo conformado por el Banco Central de Costa Rica, Ministerio de Comercio Exterior, Ministerio de Planificación y Política Económica (MIDEPLAN), Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC) y el Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICITT), para trabajar con esta herramienta y tener mayor claridad en las áreas
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en las que se deben enfocar las políticas.
Atender de manera satisfactoria los requerimientos del Consejo de Competitividad, a fin de lograr el adecuado funcionamiento y concretar las acciones de este Consejo, de acuerdo con las instrucciones del Primer Vicepresidente de la República, en coordinación con el sector privado y la Segunda Vicepresidencia de la República
Debe finiquitarse el nombramiento del Secretario Técnico de este Consejo.
Despacho Ministro de la Presidencia.
90% Servir de enlace entre la Presidencia y la Asamblea Legislativa para materializar las prioridades y proyectos del Gobierno. Mantener una comunicación fluida y efectiva con los medios de comunicación masiva.
Se realizó una estrecha coordinación con las y los Diputados de la Comisión Permanente de Asuntos Hacendarios, así como con las y los que integran el Plenario Legislativo. Se elaboró y coordinó una estrategia de medios para los temas prioritarios de la Administración. Se concedieron numerosas entrevistas sobre temas de interés del acontecer nacional.
Servir de enlace entre la Presidencia y los Ministerios y entidades autónomas y semiautónomas para cumplir con los objetivos del Gobierno. Servir de enlace con las organizaciones de la sociedad civil y los sectores productivos para conocer sus necesidades, prioridades y proyectos.
Rehabilitación de los diques. El éxito del trabajo depende de SETENA, los requisitos no permiten avance. Conseguir fondos frescos de cooperación internacional para proyectos especiales que requiere la Presidencia de la República en acciones concretas. Ponerlo en la agenda del Sr. Ministro como prioridad para atender de forma urgente la firma del Decreto que se requiere para dar inicio a esta importante tarea. Planes de desarrollo de la Región Chorotega, se necesita: Elaborarlos, Socializarlos en las comunidades y en la institucionalidad de Gobiernos locales y Central. Problemas de falta de apoyo técnico, para la elaboración de planes, y no tener la estructura de Tejiendo Desarrollo y territorios rurales del INDER, hace que los planes tengan que esperar. Articulación de giras en el Gran Área Metropolitana. Establecer mayor comunicación con el Departamento de Giras para
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coordinar de manera conjunta las giras de los jerarcas.
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Despacho de la Viceministra de Asuntos Políticos y Diálogo Ciudadano.
100% Atención de las demandas de los sectores vulnerados o violentados a través del establecimiento de procesos de dialogo interinstitucionales para la mediación y solución de sus conflictos o necesidades Promover el desarrollo comunal y territorial a través de mecanismos y programas de coordinación interinstitucional para el fortalecimiento de la participación ciudadana, reactivación de la economía y el desarrollo endógeno a nivel local. Coordinación interinstitucional con las diferentes direcciones administrativas de Casa Presidencial e instituciones de gobierno para atender situaciones o conflictos en los que se requiera una mediación a través del dialogo.
Diálogo Sintrajap-Japdeva sobre concesión de nueva Terminal de Contenedores de Moín: • La empresa APM Terminals se comprometió a entregar un 7,5% de sus ingresos brutos para proyectos de desarrollo de la provincia y a inversiones de capital en JAPDEVA. • Apoyo en la creación del programa Tejiendo Desarrollo. Unión Cívica de San Miguel de Desamparados: • Se ha integrado una comisión formada por la Dirección General de Ingeniería de Transito del MOPT, la Municipalidad de Desamparados, el Consejo de Transporte Público para analizar las alternativas de una solución del problema de congestionamiento vehicular. La Municipalidad de Desamparados tomó la iniciativa y está coordinando una reunión con todas las partes involucradas. Coordinación interinstitucional entre MTSS-IMAS-DINADECO-VMP para el abordaje del tema indígena: Desarrollo de mesa periódica de trabajo interinstitucional para abordar las situaciones Indígenas.
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Despacho Viceministro en Asuntos Políticos y Legislativos.
100% Efectuar audiencias con representantes de Sectores Legislativos y Empresariales para debatir temas afines a los ejes nombrados. Desarrollar mediante Mesas de Diálogo, intereses propios del Gobierno de la República en pro del mejoramiento de las condiciones de vida de las y los ciudadanos.
Coordinación y articulación de la huelga SINTRAJAP. Revisión de Convenciones Colectivas. Coordinación Programa Tejiendo Desarrollo. Se da diálogo Productivo, Social, Político. Entre los diálogos más sobresalientes está el Diálogo de la Ley de Recurso Hídrico y el Diálogo de la Defensoría de los Habitantes con JAPDEVA y SINTRAJAP.
Nivel Directivo
Dirección General.
100% Garantizar y gestionar los diferentes recursos que permitan dar soporte auxiliar y administrativo a las áreas sustantivas de Casa Presidencial. Coordinar, documentar y dar seguimiento a la labor de las Unidades Administrativas, con la finalidad de cubrir los requerimientos de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia a través de los planes de trabajo y en concordancia con los informes de labores.
Se estableció el procedimiento a seguir para el trámite de las solicitudes de pedido de compra. Se realiza el informe de marcas mensual de los funcionarios con el nuevo sistema adquirido. Se ha logrado el 25% de avance correspondiente al proyecto de un sistema de expediente único. Se ha logrado el 100% de avance correspondiente al proyecto para el envío de Decretos en Forma Digital a la Imprenta Nacional. Se ha logrado el 100% de avance correspondiente al proyecto para la creación de la Comisión de Visitas Guiadas.
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Dirección de Información y comunicación.
80% Atender a la prensa en forma pronta, clara, verídica y respetuosa.
Se logró dar cobertura periodística a la totalidad de los eventos, giras y actividades presidenciales.
Crear un sistema de gestión, producción y difusión de información para la rendición de cuentas a la ciudanía, desde el fortalecimiento de las direcciones y oficinas de prensa y comunicación de las instituciones públicas.
Ampliar a junio 2015 el plazo designado para la realización de las reuniones individuales con los jerarcas y las oficinas de prensa del sector público. Organizar las reuniones por sectores. Por ejemplo: sector agrícola, social, cultural y otros.
Nivel Operativo Departamentos
Financiero 54% Coordinar, consolidar y formular el anteproyecto de presupuesto del Ministerio de la Presidencia y Presidencia de la República atendiendo la normativa técnica establecida por la Dirección General de Presupuesto Nacional así como los lineamientos y directrices generales y específicas emitidos por la Autoridad presupuestaria. Consolidar, dar seguimiento y presentar al Ministerio de Hacienda la programación financiera de la ejecución del presupuesto y velar por el cumplimiento de la programación presupuestaria definitiva.
Anteproyecto de Presupuesto. Se gestionó cuatro partidas y un decreto correspondiente al ahorro en plazas vacantes.
Promover la capacitación de los funcionarios de la Dirección Financiera, en materia de Normas Internacionales de Contabilidad para el sector Público, con el fin de generar nuevas capacitaciones y conocimientos en el nuevo proceso de implementación de dichas normas. Incentivar la implementación del uso de tarjetas para el pago de viáticos en coordinación con la Tesorería Nacional, con el fin de garantizar un mayor control en el uso de los recursos destinados en el presupuesto para el pago de viáticos tanto al interior como al exterior del país. Gestionar capacitaciones relacionadas con el uso del Sistema Merlink.
Realizar más capacitaciones en coordinación con el Ministerio de Hacienda quien es el ente rector en la materia. Se solicitó mediante oficio DF-1247-2014 incorporar al Ministerio de la Presidencia en el plan piloto de la Tesorería Nacional de implementar este tipo de tarjetas. Se requiere gestionar las capacitaciones.
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Unidad de compras.
100% Comprar los bienes o servicios requeridos por la administración superior. Llevar un control y seguimiento de los bienes o servicios adjudicados.
Se recibieron un total de 271 solicitudes de pedido las cuales se le dieron trámite en su totalidad. Existe un control y seguimiento del 100% de todos los bienes y servicios adjudicados.
Comprar los bienes o servicios requeridos por la administración superior.
Se propone el envío de una circular a todos los departamentos y despachos, estableciendo las fechas límite de envío de las solicitudes de necesidades a la Unidad de Compra. Esto tomando en cuenta un periodo posterior considerable para la gestión de las solicitudes por parte de la Unidad de Compras. Además, el establecimiento de un formato para la solicitud y justificación de las solicitudes de necesidades, donde se elimine la problemática de la falta de información de los bienes y servicios, definición de los encargados de contrato, presupuesto disponible en cada partida por departamento y demás información relevante para la gestión de compras.
Proveeduría. 88% Planear, ejecutar y controlar las compras anuales predeterminadas por los programas, con relación al presupuesto anual establecido. Almacenamiento y control de los bienes y servicios adquiridos por la Proveeduría institucional.
Se tramitaron 492 solicitudes de pedido. Se tiene el 100% de los suministros inventariados.
Llevar el control y seguimiento de los bienes de las instituciones y su respectivo registro en el sistema de bienes SIBINET del Ministerio de Hacienda.
Se debe actualizar la información contenida en el sistema SIBINET Se requiere más personal.
Servicios Generales.
100% Lograr una correcta distribución del presupuesto.
Se estableció un plan de compras contemplando los diferentes proyectos como servicios a ejecutar, lográndose una correcta distribución del presupuesto.
No hay medidas correctivas porque todos los objetivos tienen un 100% de avance.
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Transportes. 95% Revisión de la flotilla vehicular de los programas 021-Presidencia de la República y 034-Ministerio de la Presidencia, así como los vehículos en convenio, con el fin de dar el mantenimiento preventivo y correctivo. Revisar y evaluar las licitaciones referentes a adquisiciones, compras de repuestos y accesorios del Departamento de Transportes. Renovar flotilla de vehículos oficiales del programa 02100 y 03400 de la administración superior.
se logró ejecutar a satisfacción los controles correspondientes a reparación y mantenimiento de equipo de transporte, de los programas 021-034. Se logró evaluar todas las licitaciones en las cuales se incluía lo solicitado por el Departamento, en cuanto a la compra de llantas, filtros, aceite, baterías para carro, recarga de extintores, entre otros. Se concluyó el canje puro de vehículos, lográndose canjear el vehículo Land Rover, Discovery 4S, asignado para uso del señor Presidente, por dos vehículos nuevos año 2015 Rover Discovery S., y uno usado Land Rover Freelander año 2008.
Capacitar al personal administrativo y operativo en los temas relacionados con el quehacer del Departamento de transportes.
Proponer a la oficina de Recursos Humanos más cursos de capacitación en los cuales involucre a todos los funcionarios del Departamento, en temas relacionados con el que hacer del Departamento de Transportes.
Consultorio Médico.
95% Suplir al consultorio médico de una adecuada organización del trabajo para la habilitación del establecimiento y soporte de su labor asistencial.
El consultorio médico cuenta con el Permiso Sanitario de Funcionamiento válido por 5 años, otorgado por el Ministerio de Salud.
Procurar una asistencia médica eficaz y oportuna al trabajador de la institución.
Mantener un inventario de medicamentos y acelerar la entrega de los medicamentos despachados por la farmacia.
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Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos.
37% Planear, organizar, coordinar y controlar todas aquellas acciones de carácter técnico especifico que promuevan el desempeño eficiente y oportuno, en el desarrollo de las funciones individuales con propósito de que se alcancen los mejores intereses institucionales.
Se fomentó la política de registro de asistencia para todos los funcionarios incluyendo Jefes y Directores. Actualmente todos los funcionarios de Casa Presidencial realizan el registro de la marca correspondiente. Reducción del pago de tiempo extra mediante el establecimiento de criterios relacionados con los regímenes de confianza y Servicio Civil.
Coordinar las acciones que se desarrollen en los subprocesos de selección, clasificación, evaluación, provisión, promoción, capacitación, salud laboral y ocupacional, mantenimiento. METAS: 1. Lograr el 50% de la implementación del plan de trabajo de la comisión de salud ocupacional. 2. Ejecución del 100% del presupuesto destinado a capacitación. 3. Lograr el 100% de la implementación del sistema de Evaluación de desempeño y Necesidades de Capacitación integrado. Planear, organizar, coordinar y controlar todas aquellas acciones de carácter técnico especifico que promuevan el desempeño eficiente y oportuno, en el desarrollo de las funciones individuales con propósito de que se alcancen los mejores intereses institucionales. METAS: 1. Lograr el 50% del diseño del manual de cargos Institucional por competencias. 2. Lograr al 50% la unificación de programas presupuestarios. 3. Diseño de sistema de información socioeconómica de Recursos Humanos. Solventar los requerimientos de información documental o virtual según la legislación vigente, para el control de las actividades globales que desarrolla la Dirección de Recursos Humanos: META: Lograr al menos el 40% de la información digitalizada.
1. Debe coordinarse con el Consultorio Médico la creación de la Comisión de Salud Ocupacional considerando los funcionarios capacitados en el tema para elaborar y ejecutar el plan de trabajo de la misma. 2. Realizar el DNC desde el I Semestre. Dar seguimiento a los resultados de las capacitaciones internas y externas. 2. Tomar en cuenta el apartado dentro del formulario de evaluación del desempeño concerniente a capacitación. 3. Falta la implementación planificada para la primera quincena de febrero. 1. La persona a cargo de esta tarea ya no trabaja en Casa Presidencial por lo que debe designarse un nuevo responsable de la misma. 2. Falta el diseño del sistema en coordinación con la Dirección de TI. 3. Hasta el momento únicamente se han realizado investigaciones al respecto, por lo que debe acelerarse el proceso de decisión y compra o diseño de expediente único. Hasta el momento únicamente se han realizado investigaciones al respecto, por lo que debe acelerarse el proceso de decisión y compra o diseño de expediente único para iniciar la digitalización de documentos.
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Archivo. 90% Administrar los documentos que se custodian en los depósitos del Archivo Central, cuando algún usuario interno o externo lo requiera y en el medio que le sea más pertinente al usuario. Organizar el depósito del Archivo Central. Clasificar y Ordenar documentos Despacho Señora Presidente (2011-2012) para envío al Archivo Nacional.
Se logró eliminar 50 metros lineales de documentos que habían cumplido la vigencia administrativa-legal de acuerdo con las Tablas de Plazos de Conservación. Se logró reorganizar el depósito para lo cual fue necesario movilizar y trasladar de lugar 200 cajas de los estantes del depósito documental. Se logró clasificar y ordenar las 57 cajas con documentos. correspondientes al Despacho de la Señora Presidenta (2011-2012).
Velar por el adecuado cumplimiento de las políticas archivísticas en la Casa Presidencial, mediante la realización de visitas e inspecciones archivísticas, para evaluar el cumplimiento de la normativa.
• Difundir institucionalmente la existencia de una Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos para los Archivos de Gestión. • Capacitar a los (as) funcionarios (as) en el mes de febrero 2015 sobre la existencia de las políticas archivísticas. • Realizar visitas periódicamente para verificar el cumplimiento de las políticas archivísticas en los archivos de gestión.
Protocolo. 100% Organizar, coordinar, asistir y supervisar las actividades y eventos en que participe el Señor Presidente, la Primera Dama y las Vicepresidencias tanto dentro como fuera del país. Atender, coordinar las audiencias del Presidente. Coordinar la presentación y acreditación de Cartas Credenciales.
Atender 69 actividades locales. Efectuar 7 viajes exterior. Atención de 74 audiencias. Recibimiento de 7 cartas credenciales.
No presentan medidas correctivas porque todos los objetivos se cumplieron en su totalidad.
Giras. 86,6% Planificación y ejecución de la gira bajo la premisa de tres componentes: Político, territorial y estratégico
Se logró plantear un procedimiento y un protocolo de giras mucho más eficiente y estratégico a partir del mes de setiembre. De cada salida realizada se cuenta con un informe, una investigación y una propuesta de seguimiento.
Mantener un mapa temático que sea espejo de la situación del país.
1. Compra de licencia SIG. 2. Fortalecer las reuniones de programación de Giras. 3. Realizar más visitas a campo de seguimiento e información.
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Secretaría del Consejo de Gobierno.
100% Levantar y firmar las actas del Consejo. Diligenciar el despacho de los asuntos del Consejo. Dirigir los procedimientos administrativos pendientes ante el Consejo. Asistir al Presidente como su Secretario Particular en el desempeño de sus funciones de Presidente del Consejo.
31 sesiones ordinarias. 34 actas. 102 acuerdos del Consejo de Gobierno publicados en la Gaceta. 176 nombramientos efectuados en juntas directivas. 30 nombramientos de embajadores. 31 sesiones ordinarias con sus respectivas agendas.
todos los objetivos los cumplieron al 100% por lo que no se presentaron medidas correctivas.
Leyes y Decretos.
80% Revisar proyectos de ley en su forma y tramitar ante el ministro, Presidencia de la República y Asamblea Legislativa.
Haber presentado ante la Asamblea Legislativa todos los proyectos.
Continuar con la II Etapa del proyecto de Presidencial Digital, realizando reuniones con la Secretaría Técnica de Gobierno Digital y la Imprenta Nacional. Además, capacitar a los nuevos usuarios del Sistema On Base.
Continuar con la STGD, con el proceso de la II etapa. Cambio el office a 2013.
Instancias Asesoras
Unidad de Planificación Institucional.
95% Mejorar la gestión institucional mediante metodologías que permitan un uso eficiente y racional de los recursos institucionales, así como el diseño de políticas y análisis del ordenamiento de la estructura organizativa. Coadyuvar en el diseño, implementación, seguimiento, evaluación y mejoramiento del sistema de control interno y sus herramientas para promover un adecuado ambiente de control.
1. Elaboración y remisión del informe IGI período 2013. 2. Presentación de informe sobre diagnóstico de la estructura organización al Señor Ministro de la Presidencia. 3. Actualización y aprobación de manuales de procedimientos institucionales. 1. Informe consolidado de autoevaluación y SEVRI periodo 2013. 2. Elaboración del plan estratégico para la metodología del SEVRI 2014-2018. 3. Elaboración de la política del SEVRI 2014-2018. 4. Se impartió la capacitación en autoevaluación y SEVRI programada.
Implementar el sistema de planificación estratégica y operativa institucional, en las áreas políticas, técnicas y administrativas, incluyendo las etapas de diagnóstico programación y evaluación.
Se trabajará el Plan Estratégico Institucional de manera conjunta con MIDEPLAN. Se enfatiza en la necesidad de requerimiento de al menos un profesional más.
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5. Informe de seguimiento autoevaluación de SEVRI. 6. Plan estratégico de autoevaluación 2014-2018.
Asesoría Jurídica.
100% Emitir en forma eficiente y eficaz criterios legales y resolución de asuntos de índole jurídica, además de asesorar en general al Ministerio de la Presidencia, Presidencia de la República, Programas Adscritos, Comités y Consejos de los cuales se forma parte.
Se han emitido todos los criterios legales solicitados hasta el momento y se ha proporcionado toda la asesoría jurídica requerida.
Todos los objetivos los cumplieron en un 100%, sin embargo presentan algunas medidas correctivas que de igual forma consideran necesarias
1, Capacitación constante de todo el personal que conforma la Dirección Jurídica en los diversos temas legales en los cuales se ven inmersos. 2, Fomentar la retroalimentación cognitiva de la Dirección Jurídica, con base en los diferentes casos. 3, Fomentar la conformación de una biblioteca jurídica más completa y accesible.
Despacho de la Primera Dama.
78,2% Desarrollo de proyectos emblemáticos, articulación de los temas sociales en los territorios, contribución en la gestión del Despacho en intervenciones específicas (emergencias nacionales, proyectos puntuales), así como generación de informes sobre temas sociales que le permitan tener un posicionamiento a la Primera Dama.
Gestión de becas y exoneraciones en su totalidad. Diseño del proyecto Tejiendo Desarrollo.
Para cada uno de los Programas establecer con los actores involucrados: -Indicadores -Plan de trabajo -Cronograma -Sistema de monitoreo e implementación. Realizar taller de formulación de Curso de Gestión de Desarrollo Territorial con funcionarios/as del Instituto de Formación y Capacitación Municipal y Desarrollo Local de la Universidad Nacional Estatal a Distancia (UNED).
Instancias adscritas
Unidad Especial de Intervención.
100% Prever y atender situaciones de crisis de alto riesgo que atentan contra la integridad territorial y física del país y sus habitantes, con el propósito de preservar la institucionalidad del Estado de Derecho
Durante este periodo, se previeron y atendieron las 167 situaciones de crisis que atentaron contra la integridad territorial y física del país y sus habitantes, con el propósito de preservar la institucionalidad del Estado de Derecho
todos los objetivos los cumplieron al 100% por lo que no se presentaron medidas correctivas