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Informe de Gestión
Gerente de Administración
Período 2014-2018
En concordancia con lo estipulado en la Ley General de Control Interno en la Sección I: Deberes del jerarca y los titulares subordinados, Articulo12, inciso e que literalmente expresa: “Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa”, presento mi respectivo informe de Gestión al concluir con mi ejercicio como Gerente de Administración del Patronato Nacional de la Infancia. Según lo expresado en el Manual de Normas de Generales de Control Interno, “la
rendición de cuentas es la obligación de responder por la responsabilidad
conferida, misma que incluye la obligación de explicar y justificar acciones
específicas realizadas con el patrimonio público”.
Presentación:
La Gerencia de Administración como instancia del nivel ejecutivo, tiene entre sus
atribuciones dirigir administrativamente toda la gestión institucional, siguiendo las
políticas de la Junta Directiva y la Presidencia Ejecutiva.
Dentro de las funciones del despacho de la Gerencia de Administración, corresponde
organizar, coordinar, dirigir y controlar todas las acciones tendientes a asegurar los
recursos humanos, financieros y materiales, para lograr a cabalidad los objetivos
institucionales.
La Gerencia de Administración es una estructura de apoyo administrativo-financiero y
tecnológico a la gestión técnica. Sus atribuciones se encuentran enmarcadas en la Ley
Orgánica del PANI 7648. Para llevar a cabo su gestión, el Gerente Administrativo cuenta
en el despacho con un cuerpo de apoyo administrativo, técnico y profesional integrado
por:
Cantidad Clase de Puesto Cargo
1 Asistente Administrativo B Secretaria
1 Conductor Asistente Chofer
1 Técnico de Apoyo B Técnico de Procesos
3 Profesionales Especialistas B Asistentes de Despacho
Gestiones realizadas por el Despacho de la Gerencia de Administración
Preside las Comisiones internas de:
Comisión de Tecnologías de información
Comisión de Simplificación de Trámites
Comisión de Presupuesto
Comisión seguimiento asuntos de Activos Fijos
Comisión Gestión Ambiental
Comisiones en las que participa:
Comisión de Tecnologías de información, su fin es analizar las necesidades en materia de tecnología para brindar recomendaciones a la Junta Directiva.
Comisión de Presupuesto, es la encargada de realizar todas las gestiones pertinentes para la realización de los presupuestos institucional, así como el seguimiento de su ejecución presupuestaria.
Comisión de Capacitación, cuya finalidad es velar por el cumplimiento del plan de capacitación institucional del ejercicio económico mediante la realización de sesiones mensuales para atender diferentes solicitudes en esta materia.
Comisión CIMAD, la cual presentó el borrador final del Plan de Mejora del IGEDA
en el PANI, el cual se presentó en la Presidencia Ejecutiva para consideración y aprobación. Otras acciones realizadas de esta comisión fue la de retomar el informe del comité de Derechos del Niño, mediante el cual se siguiere el estado del país en materia de niñez y adolescencia con discapacidad, de lo cual está pendiente una reforma a los artículos del Código de la Niñez y la Adolescencia en esta materia.
Simplificación de trámites: Este proceso se desarrolla por medio del Ministerio de Economía, Industria y Comercio-MEIC, mediante el cual la institución revisa cuales son los tramites que realiza el PANI, y los pone a disposición del público en general mediante su página www.meic.go.cr. El fin primordial es minimizar los trámites que los usuarios deben de realizar en cada institución.
Comisión de Gestión Ambiental: La regulación está establecida por el MINAE para aplicación institucional, cuyo fin es disminuir la contaminación ambiental, por medio de ahorro energético, de agua, reciclaje, entre otros. La Comisión encargada realiza diferentes actividades con el fin de concientizar a los funcionarios y vecinos de la necesidad de cuidar al planeta.
Comisión de Ética y Valores. Es una comisión interna que se conformó con la finalidad de cumplir con lo establecido en la Decreto Ejecutivo No. 23944-J-C (1994) obligatoriedad para el sector público de contar con comisiones de ética y valores con el objetivo de coadyuvar en el desarrollo de una cultura organizacional fundamentada en ética y valores, a través de la conducción técnica de la gestión ética en la institución coordinación que realiza la Comisión Nacional de Ética y Valores.
Comisión seguimiento de Activos Fijos, la cual se rige conforme a lo indicado en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes o Activos del Patronero Nacional de la Infancia. Esta comisión debe trabajar en función de las disposiciones generales de dicho reglamento, alta de bienes, prestamos de bienes, traslado de bienes, baja, donaciones entre otros que requiere el registro de bienes, inventarios, verificación de inventarios faltantes u destinos de éstos, entre otros.
Comisión de Género: primera convocatoria el 13 de diciembre del año en curso.
Coordinaciones internas, externas y direccionamientos:
Coordinación de las citas de Merlink y para firma digital
Coordinación IGI (Índice de Gestión Institucional) – CGR evaluación de las áreas administrativas y técnicas de la Institución.
Direccionamiento presupuestaria para obra publica
Direccionamiento sobre las modificaciones presupuestarias
Direccionamiento de la utilización de los recursos del superávit institucional.
Elaboración de propuesta anual presupuesto gasto ordinario
Proyectos:
Proyecto BN Flotas (para la implementación del sistema de control vehicular y de combustible como mecanismo adicional
Proyecto con Pricesmart adquisición de membresías
Proyecto con ICE adquisición de líneas celulares y aparatos telefónicos (para dotar a cada Dirección Regional, Oficina Local Centro de Intervención Temprana y Unidades Móviles de este servicio tan necesario para las coordinaciones pertinentes)
Avance de Proyecto Correos de Costa Rica, para contratación de Servicios de mensajería documental, con el fin de agilizar y minimizar los gastos variables para la entrega de diversos documentos
Sistema ERP. Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, recursos humanos, inventario, envíos, facturas y contabilidad de una organización de forma modular. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como pagos, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos. Este ERP sometido a análisis para su adquisición sustituiría al Sistema Informático actual que se encuentra legado, con la integración de los módulos de Proveeduría, Contabilidad, Tesorería y Presupuesto.
Actualización de Reglamentos de Fondos de Trabajo, Reclutamiento y Selección.
Elaboración Reglamentos uso de taxi y kilometraje.
Coordinación de elaboración de presupuestos ordinarios, extraordinarios y modificaciones internas
Informes:
Informe Trimestral de cumplimiento directriz 023 H a la STAP
Informe mensual de ejecución presupuestaria art. 4 Directriz 023
Informes sobre solicitudes de levantamiento de límite de gasto
Informe mensual de consumo de combustible
Informe Trimestral de cumplimiento directriz 70 H a la STAP
Informe mensual de ejecución presupuestaria art. 4 Directriz 70 H STAP
Informe de Plan de Gestión Ambiental Institucional PGAI
Plan de Mejora Regulatoria (MEIC)
Informe semestral control de armas al Ministerio de Seguridad Pública
Contrataciones
Contratación de Cámaras de seguridad para oficinas locales y direcciones regionales
Contratación sistemas alternativos de profesionales actual contratación con U.N.A
Sistema alternativo compra de juguetes, ropa para navidad y útiles escolares y uniformes (para PME ubicadas en Albergues Institucionales)
Compras ordinarias según calendario de compras DSBS realizadas mediante el sistema institucional de adquisiciones.
Adquisición de 34 vehículos nuevos (vehículos rural, microbuses, camión de carga, pick up) para Oficinas Locales, Unidades Móviles, Administrativo para reemplazar los activos por depreciación y apoyar la atención de personas menores de edad con el traslado a las comunidades.
Adquisición de planta eléctrica institucional.
Adquisición de áreas de juegos para personas menores de edad de los albergues institucionales.
Contratación de empresa de seguridad y limpieza para atención de Oficinas Centrales, 52 Oficinas Locales, 10 Direcciones Regionales, Aldea Arthur Gough, Aldea de Moín y Aldea Punta Riel
Actividades realizadas:
Revisión de Reglamentos: Fondos de Trabajo, Celulares, Activos Fijos, Donaciones, Firma digital.
Recepción y tramitaciones varias por las profesionales del despacho
Elaboración de informes de uso de superávit
Autorización y tramitación de decisiones iniciales y sus anexos sobre de servicios de vigilancia y de limpieza.
Apoyo y colaboración en gestiones administrativas al área de arquitectura
Tramitación de decisiones iniciales de servicios de ingeniería o de obra publica
Tramitación general y autorización de contrataciones de obra pública
Tramitación de decisiones iniciales de servicios de ingeniería o de obra publica
Tramitación de alquileres, donaciones y compra de propiedades
Tramitación general y autorización de contrataciones de obra pública
Administración del parqueo institucional de oficinas centrales autorizaciones y otros
Atención y asesoría en de consultas vía telefónica o vía correo electrónico de carácter administrativo.
Seguimiento y control de informes de auditorías internas y externas respectivamente
Otorgamiento de aval para rompimiento de tope de caja chica para proyectos especiales (continuación de servicios y tutorías para las pme)
Seguimiento y control de acuerdos de Junta Directiva
Control de activos del despacho
Sistema ERP (Sistema informático del Departamento Financiero Contable)
Revisión de acciones de personal previo y autorización por la Gerente Administrativa.
Avales para contratación de tutores físicos, servicios de asistente de pacientes
y enfermería, han tramitado aproximadamente más de 80 avales durante el 2017.
Al 1° de diciembre se han tramitado 178 facturas para pago durante el 2017.
Documentos recibidos y tramitados: 1.659 durante el 2017
Facturas tramitadas por servicios de vigilancia y limpieza: más de 200
Coordinaciones y atención de correspondencia con entes externos tales como: Contraloría General de la República, Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, FODESAF, entre otros.
Otras labores realizadas:
Apoyo a la gestión del Albergue de Inmigrantes
Coordinación, compras y otras diligencias a consecuencia de la emergencia nacional presentada por el Huracán Otto.
Estudio de la cuenta de alimentos región Caribe
Estudio e informe de activos de la Oficina Local de Upala
Estudio de consumo de la cuenta de transporte de la Aldea AG
Coordinación con el Departamento de Acreditación sobre los activos de la ONG Divina Misericordia.
Comisiones externas de la Gerencia de Administración:
Simplificación de trámites: Este proceso se desarrolla por medio del MEIC (Ministerio de Economía, Industria y Comercio), mediante el cual la institución revisa cuales son los tramites que realiza el PANI, y los pone a disposición del público en general mediante su página www.meic.go.cr, el fin primordial es minimizar los tramites que los usuarios deben de realizar en cada institución. Actualmente se tienen 4 trámites en dicha página, que deben ser actualizados y revisados constantemente, igualmente se elaboró a petición de dicho Ministerio para este año el Plan de Mejora Regulatorio, en donde se estableció mejorar o simplificar dos tramites institucionales. Revisión del Plan de Mejora regulatoria.
Comisión de Gestión Ambiental: Liderada por el MINAE, para luchar por evitar la contaminación del planeta, por medio de ahorro energético, de agua, reciclaje, entre otros, por medio de la Comisión encargada se realizan diferentes actividades con el fin de concientizar a los funcionarios y vecinos de la necesidad de cuidar al planeta, por medio del reciclaje.
La institución se convirtió en centro de acopio en coordinación con la
Municipalidad de San José, se envían boletines informativos, se realizó la Feria
Ambiental 2016 y otras actividades, igualmente se debe enviar semestral al
MINAE un informe que arroja el consumo de agua, energía eléctrica, combustible
y papel, generado por la Institución.
Comisión de Ética y Valores. Es una comisión interna que se conformó con la finalidad de cumplir con lo establecido en la Decreto Ejecutivo No. 23944-J-C (1994) obligatoriedad para el sector público de contar con comisiones de ética y valores con el objetivo de coadyuvar en el desarrollo de una cultura organizacional fundamentada en ética y valores, a través de la conducción
técnica de la gestión ética en la institución coordinación que realiza la Comisión Nacional de Ética y Valores.
Dentro de sus activos asignados se cuenta con:
Cuatro vehículos de uso oficial que se detallan:
Toyota Rav4 placa 290-280 modelo 2009
Vehículo pick-up Nissan placa 290-126 modelo 2001(trasladado temporalmente a la oficina local de Osa)
Vehículo Toyota Rav4 placa 290-323 modelo 2017
Así también administra la Buseta placa 290-299 modelo 2014, con capacidad para 30
personas, que se está utilizando para el transporte de niños, niñas y adolescentes
ubicados en nuestros albergues, según las necesidades existentes y previa solicitud del
Director Regional.
Presupuestos asignados al Despacho de la Gerencia Administración
RESUMEN PRESUPUESTO
DESPACHO GERENCIA DE ADMINISTRACION
AÑO Monto asignado
2014 2.901.914.076,00
2015 396.550.000,00
2016 411.300.000,00
2017 395.000.000,00
El monto asignado contempla los recursos que
se presupuestan a nivel institucional para pago de
Servicios tales como: Telecomunicaciones, Agua,
Electricidad, limpieza, vigilancia, contrataciones de
de ingeniería entre otros.
CONFORMACIÓN DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION
El equipo de apoyo y gestión que desarrolla las tareas y funciones de esta Gerencia de
Administración está conformado por los siguientes departamentos:
Financiero Contable
Administración de Presupuesto
Suministros de Bienes y Servicios
Tecnologías de Información
Recursos Humanos
Archivo Central
Departamento Financiero Contable
El Departamento Financiero Contable depende de la Gerencia de Administración. Su
objetivo principal consiste en garantizar que la ejecución de los procesos de gestión y
registro de recursos financieros se realicen de manera articulada, eficaz y con la calidad
requerida, para lo cual define criterios técnicos, formula planes y proyectos, establece
procedimientos, desarrolla sistemas y ejecuta directamente las actividades operativas
de estos procesos.
Brinda supervisión, capacitación y acompañamiento técnico y profesional a nivel
nacional en los niveles central, regional y local, todo con el propósito de coadyuvar en
el cumplimiento de las funciones más importantes que le competen al Patronato
Nacional de la Infancia y que se derivan del encargo que le hace su Ley Orgánica 7648
y que están estrechamente relacionadas con los fines y atribuciones que la ley le
encarga.
Para lo anterior, se organiza internamente de la siguiente manera:
Proceso de Contabilidad
Proceso de Tesorería
Proceso de Transferencias y Control
Descripción de los procesos:
Proceso de Contabilidad: Responsable de garantizar una adecuada gestión administrativa a nivel nacional, que posibilite el registro sistemático de las transacciones que afectan la situación económica, financiera y presupuestaria del Patronato Nacional de la Infancia, con el fin de brindar información para la toma de decisiones.
Proceso de Tesorería: Se encarga de garantizar de manera eficiente las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de fondos, valores y documentos negociables que se administran en la Institución, así como realizar el control de los ingresos, análisis financieros y la programación de caja.
Proceso de Transferencias y Control: Responsable de transferir y fiscalizar la utilización de los recursos girados a las organizaciones y beneficiarios subvencionados por el Patronato Nacional de la Infancia y dar seguimiento al desarrollo de los programas, verificando los controles internos, esto mediante la aplicación de sistemas y procedimientos de control financiero tratando de garantizar la correcta aplicación de los recursos que se transfieren a las organizaciones privadas, públicas y los beneficiarios de Hogares Solidarios.
Departamento Presupuesto
El Departamento de Administración de Presupuesto como una instancia administrativa,
adscrita a la Gerencia de Administración que coordina y dirige las acciones contables,
financieras y presupuestarias de la institución, respondiendo a las normas, directrices y
políticas emitidas en esa materia. Le ha correspondido en este periodo ejercer una
función contable y de control presupuestario para ofrecer un trámite expedito en el
proceso previo a la realización de gastos, en el trámite de pago para gastos
devengados, en procesamiento de datos que han permitido generar información precisa,
oportuna y confiable de todas las transacciones presupuestarias llevadas a cabo en la
institución para que la administración y los responsables de los diferentes programas
pudieran ejercer un control de sus operaciones, así como la toma de las medidas
correctivas, vía modificación interna para lograr un mejor aprovechamiento de los
recursos presupuestarios asignados en el período.
Estructura Organizacional
Departamento Presupuesto
Departamento Suministros, Bienes y Servicios
Es una instancia de apoyo institucional, para el logro del objetivo estratégico y la gestión ordinaria, mediante la adquisición de bienes y servicios en forma eficiente, oportuna y de alta calidad; cuyo objetivo es garantizar que se adquieran y suministren los bienes y servicios indispensables para la institución en oportunidad, costos y calidad idóneos. Por otra parte, esta dependencia es la encargada de garantizar que la logística de transporte, seguridad, limpieza, obra pública y mantenimiento de infraestructura, se den en forma oportuna y eficiente, como apoyo a la gestión institucional.
Dentro de sus principales procesos se encuentran:
PROFESIONAL COORDINADOR
Profesional Administrativo B
Profesional Administrativo B
Profesional Administrativo B
Tecnico Administrativo B Tecnico Administrativo B
Unidad de Control de Pagos
Unidad de Contratación Administrativa
Departamento Tecnologías de Información
Es la instancia institucional que desarrolla las tecnologías de información, idóneas e
integradas, acorde con las necesidades estratégicas y operativas del Patronato
Nacional de la Infancia. Cuyo objetivo es garantizar que los sistemas de información,
relacionados con el software, hardware y bases de datos, permitan generar información
oportuna, confiable, suficiente y segura, para la gestión institucional, planificación, toma
de decisiones
Dentro de sus principales procesos se encuentran:
Infraestructura y Sistemas Informáticos.
Centro de Atención Técnica (CAT).
Departamento Recursos Humanos
El papel de la Gestión de Recursos Humanos está altamente ligado a la planeación estratégica institucional, buscando un equilibrio de oportunidades y retos y mejorando las debilidades, estableciendo acciones consistentes, dentro del marco esos planes estratégicos institucionales.
La Gestión de Recursos Humanos implica planificar, organizar, controlar y ejecutar procesos eficientes, en referencia a la dotación de personal, educación y desarrollo, compensaciones, relaciones laborales entre otros. El producto es la eficiencia administrativa; la cual se obtiene garantizando la eficiencia en los procesos, por otra parte, contratando, capacitando y desarrollando los funcionarios en pro del cumplimiento de la misión, visión y objetivos.
Esta gestión de Recursos Humanos coadyuva al logro de la excelencia organizacional, a través del aprendizaje, calidad, trabajo en equipo, reingeniería, etc; es por ello, que debe de realizar una gestión de recursos humanos, proporcionando a la institución empleados competentes de alto rendimiento que sean capaces de sostener su nivel de desempeño a largo plazo. Este proceso conlleva una serie de funciones como lo son: la adición de personal, reducción de personal, adaptación, desarrollo y actualización de personal, e identificación de problemas de desempeño, entre otros.
El Departamento de Recursos Humanos, cuenta con una estructura interna, compuesta
por procesos interdependientes que generan insumos importantes a la institución y por
ende a la niñez y la adolescencia nacional.
Procesos de Recursos Humanos
Departamento Archivo Central
Este departamento establece las políticas, procedimientos y estrategias en materia
archivística, con el fin de obtener una adecuada gestión documental del sistema
institucional de archivos de gestión y el eficiente funcionamiento del Departamento
Archivo Central para la conservación, facilitación y resguardo de la memoria institucional
de conformidad con la legislación vigente.
Cuyo objetivo es garantizar que el acervo institucional este organizado de acuerdo a la
teoría archivística con eficiencia y eficacia, dando acceso a la información para dar
cumplimiento a los derechos e intereses de los usuarios de las dependencias
instituciones y otras entidades relacionadas con los derechos y deberes de las personas
menores de edad del Estado Costarricense.
PRINCIPALES LOGROS
Control Interno
Mediante circulares emanadas durante el período de gestión se definieron y regularon
aspectos cuyo fin era mejorar los procesos internos para cumplir con las normativas
que nos regulan.
Algunos de las circulares realizadas fueron:
Ejecución Presupuestaria
Calendarización compras
Regulaciones Equipo Cómputo
Trámites que se requieren en la construcción de oficinas y albergues
Nombramiento de Fiscalizadores
Lineamiento foleado documentos
Reclutamiento y Selección
Gestión y Desarrollo del
Talento Humano
Administración de Salarios
Lineamiento solicitud de avales para levantamiento de tope
Presentación presupuestos, mejora en ejecución presupuestaria
Los presupuestos ordinarios y extraordinarios fueron presentados en tiempo y según las
necesidades institucionales según fuera el caso para los extraordinarios. Lo anterior a
pesar de la incertidumbre generada a partir del 2016 de los montos que finalmente se
aprobaran. Estas situaciones generaron que debiera realizarse presupuestos una y otra
vez en forma conjunta con la Presidencia Ejecutiva y la Gerencia Técnica.
De esta labor efectuada se derivó que las ejecuciones presupuestarias aumentaran en
durante el período de Gestión, incluso para el 2017 a pesar del presupuesto
extraordinario aprobado en octubre por más de 11 mil millones de colones se genera
una ejecución del presupuesto ordinario 76.21% y una ejecución de ordinario y
extraordinario de 82.63%. Lo anterior significo un esfuerzo enorme para maximizar el
recurso humano y económico para brindar a nuestra población meta los beneficios
proyectados
A continuación, se muestra un cuadro de los porcentajes de ejecución presupuestaria
de los últimos años:
PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA
Porcentaje de Ejecución de Presupuesto Asignado
Año Presupuesto
Asignado
Presupuesto
Ejecutado % Ejecutado
2014 44,582,898,147.05 34,470,029,922.38 77.32%
2015 54,456,198,121.44 40,006,209,430.86 73.46%
2016 60,471,117,180.67 49,229,101,796.05 81.41%
2017 72,804,208,262.94 55,480,637,942.63 76.21%
Aprobaciones Plazas
Con el incremento presupuestario se prevé la apertura de nuevas oficinas locales,
programas nuevos tales como: Unidades Móviles y Centros de Intervención,
Administración; razón por la cual se realizan las gestiones pertinentes ante la Secretaría
Técnica de Autoridad Presupuestaria para aprobaciones de plazas nuevas. Desde está
Gerencia junto con Recursos Humanos se realizaron todas las gestiones necesarias
internas y externas para lograr incrementar las plazas, mismas que se detallan en
cuadro adjunto:
Apertura de Oficinas Locales
Durante la gestión se logró incrementar 7 oficinas locales para el 2016 y 5 oficinas para
el 2017. La participación de esta Gerencia se da desde la solicitud de plazas hasta toda
la logística que implica la apertura de una oficina como lo es: búsqueda de inmueble,
proceso de alquiler, adquisición de mobiliario y equipo de oficina, vehículos, equipo de
cómputo.
Apertura de Centros de Intervención Temprana
Esta administración amplía los servicios que tradicionalmente prestaba el PANI,
ampliándolos a Prevención y Educación, siendo el Centro de Intervención Temprana un
programa de Prevención que busca localizar a personas menores de edad ubicadas en
poblaciones vulnerables para brindar apoyo sico-educativo. Durante este período se
logra la apertura de 10 Centros de Intervención en distintos lugares del país.
Actualización y aumento de flotilla de vehicular
A continuación, se detalla las adquisiciones de vehículos durante el período, mismos
que fueron gestionados desde este Despacho:
ADQUISICON DE VEHICULOS NUEVOS
AÑO CANTIDAD Y DESCRIPCION
2014 3 Microbús de 34 pasajeros Marca Mitsubishi Estilo Rosa Modelo 2015, color blanco, BL9098
2014 5 Pick Up doble cabina 4x4, L200, Modelo 2015, color gris oscuro/negro (4) y color gris (1)
2014 1 Camión de Carga con carrocería tipo furgón de 5 toneladas marca Mitsubishi Canter
Cantidad Oficio Aprobación Fecha
57 PLAZAS STAP-0385-2015
35 PLAZAS STAP-2444-2016 Del 01/12/2016
78 PLAZAS STAP-1421-2015 Del 29/07/2015
58 PLAZAS STAP-1599-2016 Del 28/07/2016
53 PLAZAS STAP-1503-2017 Del 29/09/2017
Fuente: DRH
RESUMEN PLAZAS APROBADAS 2015-2017
2015 4 Vehículos estilo rural capacidad 5 pasajeros doble tracción, marca Toyota estilo Rav 4 SX 4 x modelo 2016 para las nuevas oficinas del PANI.
2016 11 Vehículos estilo rural capacidad 5 pasajeros doble tracción, marca Toyota estilo Rav 4X4 modelo 2017.
2016 1 Vehículo Pick up, doble cabina, Hilux 4x4
2016 1 Vehículo Coaster 30PSJ, motor 1HZ0853446
2016 2 Vehículos marca Toyota, estilo Hiace, Microbús de 15 pasajeros modelo 2017, color blanco
2016 4 Vehículos marca Toyota, estilo Hiace, de 16 pasajeros, modelo 2017, color blanco
2017 1 VEHICULO TOYOTA RAV4 CON CAPACIDAD PARA 5 PASAJEROS MODELO 2017
2017 1 VEHICULO TOYOTA RAV4 CON CAPACIDAD PARA 5 PASAJEROS MODELO 2017
ASUNTOS PENDIENTES
Alquileres
Durante el 2017 y 2018 se tiene programado la apertura de oficinas nuevas y centros de
intervención, para los cuales debe realizarse las gestiones pertinentes para alquilar el local. La
Gerencia junto con los arquitectos y salud ocupacional realizan una serie de visitas, búsqueda y
valoraciones que permitan que los locales cumplan con la normativa.
Actualmente se está a la búsqueda de varios inmuebles de los cuales me permito detallar su
estado:
OFICINAS LOCALES
Cantón Oficina Ofertas
Acosta Se realizaran visitas el martes 24 de octubre, se cancelaron por el
mal tiempo. 09/11 se realizo visita,
Mora
1- Luis Carmona Madrigal, $ 2790 alquiler, se enviaron las fotos para
revision de los Arquitectos 06/09/2017 ya tiene uso de suelo.
Solicite Visita 02/10, se espera el informe de la visita. 05/12 se
envia informes al dueño, contesta 11/12 no esta dea cuerdo con un
arreglo, se espera reunion con arquitecto 14/12
HerediaSanta
Bárbara
1- Edwin Ulloa, envia fotos de lo electrico a Luis, y se solicito mas
fotografias 04/09, se solicito visita 02/10 2-
Juan Bautista Moya, esperando fotos y uso de suelo. Solicite visita
02/10 Se espera informes de la visita de una propiedad, 18/12, falta
visita a otra propiedad.
Cartago Jimenez-
Alvarado
Se solicito mas fotografias del sistema electrico pues envio solo 2.
06/09. $1200, se visito el 24/10 se descarta por la ubicación en
montaña. Propiedad de Bancredito, cumple, se
solicito visita del Arquitecto 26/10, visita se realiza 02/11, 14/11 se
solicito visita por parte de Planificacion. 28/11 se envian a Monica y
Ricardo los dos informes, esperar respuesta. 18/12 Se solicito visita
de Dirección Regional y Don Ricardo.
Guatuso
1-Jacinto Adolfo tiene dos inmuebles, se solicito mas fotografias
por dentro del inmueble y del sistema electrico, se espera informe
del Viviana (SEgun informe de Mario las casas son muy pequeñas,
entraremos a valorar la tercera propuesta de Pablo Renne, solicite
mas fotos a Heiling 13/11 14/11, queda descartada segun correo de
Heiling, 27/11 se envian informes a Don Jacinto para que envie la
nota de aceptacion y la oferta con monto. 12/12 Se solicito avaluo y
diseño de distribucion a Mario. 15/12 envio diseño de oficina a
Maria Amalia y solicito avaluo. 18/12 se solicita visita de Ricardo
2- Lesly Luna oferta ingreso 06/09/2017, solicite fotos y oferta. 02/10
pedi mas fotos, 10/02 enviaron fotos del sistema electrico y no
cumple. por lo cual se descarto la oferta,
Poas
Julio Herrera, solicite mas fotos de la acometida electrica, en
apariencia cumple. Solicite visita 02/10, Envie el informe del
Arquitecto al dueño 02/11 Se espera otros informes del Arquitecto
y de Salud Ocupacional, Enviar informes a dueños y solicitar visita a
un nuevo inmueble. Se envían los informes a los dueños 30/11, se
espera respuesta de uno, porque el otro quedo descartado.
Se solicita visita a otra opción. 06/12 se le pasa información a Luis
para valorar y se espera fecha de visita. 20/12 se vuelve a solicitar
fecha de visita.
San Jose
Alajuela
Pacifico Central Parrita
DRPC-0655-2017, se les pidio mas informacion 25/10, Recordatorio
06/11. Dos ofertas, solicite mas fotografias a los dueños y
visita por parte de la Regional. 07/11/2017. Informe DRPC-0796-
2017, no da muchos datos, Converse con Osvaldo un dueño me va
enviar fotos y mas al correo 19/12. Converse con Estefania 20/12
envia mas información y con Don Osvaldo envia mas informacion.
Chorotega La Cruz 20/12 DRCH-0775-2017 Se estan valorando 4 propiedades, se solicito
mas informacion a la Regional. Se solicito visita al arquitecto
Abangares
Jessica Sanchez, en centro comercial, se solicito mas informacion
como precio, fotos y otros. 05/09/2017, 03/10 solicite mas
informacion y fotos del sistema electrico, mide 164m2, es muy
pequeño debe descartarse. 07/11 Correo a Maribel y Magda
para que indiquen si tienen alguna opcion
Matina no hay ofertasTalamanca
traslado de
la oficina
Maria del Rosario Avendaño, DRHC-0277-2017, 20/12 se solicita mas
informacion a la dueña
Huetar Norte Zarcero
Se recibieron los informes del Arquitecto, solo cumple un
inmueble, pero estaba en consturccion por lo cual el arquitecto
solicita otra visita una vez concluido el mismo, el dueño debe
informar que ya esta terminado. se espera realizar con el de
Planificacion. 28/11 Se cuenta con otra opcion Alexander
Herrera, se espera nueva visita a la zona por parte del Arquitecto.
06/12 se solicito mas fotos. Nueva opcion Luis Quesada hoy envia
fotos y documentos
Aguas
Zarcas
Arquitecto envio informes, 13/11 le pase el informe a Oscar
Barrantes, 14/11 se solicito visita por parte de Planificacion. 28/11
se envia informes a ambos proveedores, esperar respuesta. Falta
anuencia de parte de Oscar. 18/12 se solicita plano a Don Jose para
la visita del miercoles 20/12, espera de informes 22/12
Total 12
Huetar Caribe
Centros Intervención Temprana
Cantón CIT Ofertas Estado actual Alajuelita La Region tiene varias ofertas
Hatillo
Visita el 03 de noviembre
Haciendo informe,
coordinando con dueños,
realizar visita a un 4
inmueble el miercoles Los Diques-el
Guarco Se va a instalar en el Centro Civico
La Unión- San
DiegoIngreso una pero se descarto por el
sistema electrico
Liberiase escogio el inmueble donde esta
ubicada la DR, se debe esperar que se
traslade.
Solicite avaluo DR 19/10,
recordatorio 06/11
Lepanto
DRPC-0654-2017 1 inmueble Juan Carlos
Carranza, solicite mas fotos del sistema
electrico 25/10 Recordatorio 06/11
Huetar
Caribe
Talamanca/
Puerto Viejo
1-Ingreso una pero se descarto por el
sistema electrico.
2- Diana Smith se solicito visita a la
Region. SE descarto según visita de la
Region 3- Maria del Rosario
Avendaño, solicite mas informacion a
Harold 26/10, se visualiza para el
traslado de la Oficina de Talamanca.
Huetar
Norte San Carlos
1- Rocio Maldonado precio ¢500.000.00
Se paso expediente a Suministros
2 -Ingreso una pero se descarto por el
precio ¢4.000.000.00 y el dueño no
estaba dispuesto a rebajar.
3- Silvia Soto solicite fotos y oferta de la
propiedad 05/09 monto ¢1.000.000.00 Ga-1355-2017 traslado del
expediente para
Suministros 06/11/2017
Total 8
San Jose
Chorotega
Cartago
Obra Pública
Al ingresar está Administración ya se tenían comprometidas la realización de obra pública en:
Aldea de Moín, Corredores y La Cruz, sin embargo, durante el período de gestión se han
suscitado ciertos eventos que han imposibilitado su culminación. Esta situación generó que
actualmente se tenga contratada una asesoría legal y técnica que realice un estudio completo
de los hechos generados para determinar cuál es el mejor proceder en cada una de las obras.
Actualización reglamento fondo de trabajo, kilometraje, taxis, becas
La Gerencia de Administración realizo una revisión para actualizar los reglamentos de: Fondos
de trabajo, kilometraje, taxis y becas; es importante culminar con la aprobación de estos que
actualmente se encuentran en:
Fondo de Trabajo: debe trasladarse desde la Gerencia a Asesoría Jurídica
Kilometraje, taxis y becas: se encuentra en revisión por parte de la Gerencia Técnica
Contrataciones atención demanda media hora
Actualmente se tiene en proceso de licitación las contrataciones que se tienen definidas como
necesarias para atender la petición del juzgado para realizar el cálculo sobre la demanda laboral.
Este proceso está siendo lidera por Recursos Humanos.
Cantón CONSULTORIOS Ofertas AvalúoPavas o Rohmoser no hay ofertas
Coronado o Moravia o
Guadalupe
1-Catalina Montero,
oferat por un millon, se
solicito uso de suelo y
mas fotografias 09/10,
Recordatorio 26/10
San Jose Centro o San Pedro
1- Inmueble ya se hizo
visita, y el informe dio
positivo, esperando el
avaluo.
2- Edificio de dos
plantas, valor $4500, en
espera de informe.
se visualiza para
albergu. Se descarto
Alajuela Poas/Alajuela
Marielos Soto Salas,
¢1.500.000.00 Se solicito
visita 03/10. Solicito
Avaluo 15/12 . 18/12 Se
solicita visita de Ricardo
Julio Herrera por
tamaño, puede albergar
las dos areas de trabajo
San Jose
Revisión de compromisos que traspasan el 2018 del 2017
Es necesario se revise los compromisos de la institución que traspasaron del 2017 al 2018 para
que mediante una modificación interna inmediata se le brinde el contenido presupuestario
pertinente para continuar con los procesos respectivos
INFORMES DE AUDITORIA INTERNA
No. Informe Recomendación Documentos Generados Grado de
Cumplimiento
AII-03-2017
denominado
“AUDITORÍA DE
CUMPLIMIENT
O DE LA
GESTIÓN ETICA
INSTITUCIONAL
”
6.5 Girar instrucciones a la Gerencia
Administrativa para que:
7. Que se incluya el tema de la Etica y
Valores como un apartado específico en los procesos de inducción y capacitación
a los funcionarios de reciente ingreso y
futuros nombramientos.
8. Que en los procesos de reclutamiento y
selección, en el apartado de competencias se explote el tema de los valores asociados
a la Institución como parte del perfil de
cada puesto, tomando en consideración que los valores, al igual que las
competencias, también se constituyen en
un medio para obtener los fines estratégicos de la Organización.
9. Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación debe enviar a la Auditoría
Interna, en el plazo de 2 meses el oficio en
el que se comunique a esta Auditoría las
acciones realizadas para atender estas
recomendaciones.
Se remite oficio GA-701-2017 a Giovanni Leiva
plan de trabajo
Se recibe DRH-0384-207 acciones a realizar y
realizadas
Se remite oficio GA-0875-2017 de fecha 28 de julio a la Presidencia Ejecutiva informando de las
acciones realizadas por DRH
CUMPLIDA
AII-04-2017
Estado de
cumplimiento
delas
recomendaciones
de informes
emitidos en el
2016
Oficio AI-050-
2017
PE-1481-2017
A la Gerencia de Administración
Oficio A.I.090-2017
6.3. Que la presencia Ejecutiva solicite un plazo definitivo a la Gerencia de Administración para
la acreditación de las recomendaciones 7.3, 7.7,
7.9, y 7.19 del Informe 07-2017 sobre el Estudio de Evaluación del Control Interno de
Liquidación Presupuestaria 2015 incluyendo los
procedimientos y su aprobación por Junta Directiva. Este plazo debe ser consensuado con
los involucrados a fin de que tome en
consideración el tiempo real de cumplimiento mismo que no requiera de prorrogas, esto por
cuanto ya se han implementado algunas
acciones y no es conveniente postergas el cumplimiento de las mismas pues se trata de
procedimientos que son necesarios para
garantizar la calidad de la información financiera y presupuestaria de la institución.
6.4 Que se elabore un procedimiento en el cual se garantice que los Administradores de las
Direcciones Regionales mantengan cercanía y
comunicación con aquellas Organizaciones No
Con relación a las recomendaciones vertidas en el
Informe AII-007-2016 denominado “Estudio evaluación del control interno de la liquidación
presupuestaria 2015"
Oficio A.I.068-2016
Acciones: Reunión 20 de noviembre 2017
9 am y 13 diciembre 2017. Redactar documentos con Bernal Navarro y
Oscar Cascante.
Punto 7.1 Oscar Cascante se encargará de rectar oficio
Punto 7.2 Bernal Navarro va a elaborar
certificación de que se está cumpliendo con las recomendaciones
Punto 7.3. Se redactará documento conjuntamente Bernal Navarro e Ivette Solís (enero 2018).
Punto 7.4. Manual de procedimientos obre la liquidación presupuestaria (redactar Bernal
Navarro e Ivette Solís-Enero 2018).
Punto 7.5. Cronograma implementación ERP
Punto 7.6. Este punto fue atendido con oficio GA-1373-2016 (8 DIC 2016) se considera cumplido
Punto 7.7 Procedimiento de Monitoreo Ejecución Presupuestaria. Redactar documento en Enero
2018 (Bernal Navarro e Ivette Solís).
6.4. La Gerencia de Administración emite los
siguientes oficios.
1. Oficio GA-1130-2017 de fecha 3
octubre 2017 a Oscar Cascante se
remite oficio PE-1481-2017 y se
remiten recomendaciones de la A.I. se solicita remisión de Plan de trabajo en
10 días vencimiento 18 de octubre
2017
En ejecución
Gubernamentales que brindan servicios al
PANI, que requieran de mayor acompañamiento
en el sentido de que sean auxiliares del
Departamento Financiero en actividades de
Control Interno como las recomendaciones
6.5. Que se instruya al Departamento Financiero
Contable para que realice las visitas de
supervisión a la Dirección Regional San José
Central con el propósito de que se verifique si las recomendaciones sobre control interno
emitidas por la auditoría están debidamente
implementadas en los procedimientos de cada Dirección Regional y se envíe el informe
pertinente a su cumplimiento.
2. Oficio GA-1198-2017 se informa a la
PE que por un error involuntario el
oficio PE-1481-2017 no se atendió sino
hasta octubre.
3. Se recibe PE-2052-2017 se otorgó
plazo al 14 de noviembre 2017 para
presentar plan.
4. Oficio GA-1344-2017 del 31/oct a Oscar Cascante se concede plazo hasta
el 10 de noviembre para presentar el
plan de trabajo.
6.5.
Se remite Oficio GA-1417-2017 de fecha 15 de
noviembre 2017 se emplaza al DFC para que
envíen para la revisión en Región San José
Central el 1 dic 2017
AII-05-2017
“Auditoría al
Proceso de
Atención de
Denuncias sobre
situaciones de
riesgo a la
integridad física o
violación de
derechos de las
Personas Menores
de Edad, Fase II –
Valoración en
primera instancia”
Oficio
A.I.067-2017
7. A la Presidencia Ejecutiva del
PANI:
Gire las instrucciones a la Gerencia de Administración para que:
7.5 Realice un análisis sobre la posibilidad de incluir en el Reglamento de transporte
vigente el pago de kilometraje, de fin de que los funcionarios de la institución
puedan desplazarse en sus vehículos a
realizar actividades de valoración y atención de denuncias. Ver resultado 5.1
de este informe.
7.6 Dote a cada oficina local de otro vehículo y tomar acciones para concretar
diferentes alternativas para la conducción
de los mismos tales como: solicitud de nuevas plazas para operadores de equipo
móvil, estableciendo un plan de
conducción por parte de los funcionarios o la contratación de servicios privados de
choferes. Ver resultado 5.1 de este
informe.
Para acreditar el cumplimiento de esta
recomendación se debe enviar a la Auditoría Interna, a más tardar el 15 de octubre de 2017,
copia del oficio en el que se giren las
instrucciones. Asimismo, presentar al 30 de noviembre 2017, por parte de los responsables
un detalle de las actividades a realizar así como
un cronograma para su cumplimiento.
Se ha venido trabajando en una nueva propuesta de pago de taxi y kilometraje el cual debe ser
presentado a este despacho el 17 de noviembre.
Aún pendiente de revisión por parte de la Asesoría Jurídica y su posterior aprobación por Junta
Directiva.
Por otra parte la Presidencia Ejecutiva realizó
consulta a los Directores Regionales para ver la
posibilidad de que los funcionarios manejen los
Vehículos institucionales.
Se hace oficio GA-1413-2017 a la Asesoría
Jurídica para solicitar criterio respecto al tema de
ilegalidad que existe respecto a que la institución reconozca el 100% del pago del deducible.
Oficio a la Presidencia Ejecutiva GA-1414-2017 informando de las acciones realizadas c.c. A.I.
En ejecución
Oficio A.I.090-
2017
INFORME
AII-006-2017
Evaluación sobre
el funcionamiento
del sistema
4.2. En vista de los aspectos por mejorar indicados en este informe, se
recomienda a la Gerencia
Administrativa y a la Gerencia Técnica girar las instrucciones
necesarias para:
a. Mejorar el proceso de selección de comercios, con el fin de: *Asegurar
una mayor variedad y calidad de los
Una vez recibido el informe de Auditoría Interna respecto a la evaluación del sistema alternativo
para las compras navideñas y escolares.
Se convocó a reunión con la Gerencia Técnica y
Departamento de Acreditación para revisar las
recomendaciones a fin de revisar las posibles propuestas de mejora en el sistema, con el cual se
solicitaría a la Contraloría General de la República
CUMPLIDA
Finalmente, agradezco profundamente a esta institución la oportunidad de haber laborado en
ella y al equipo que me acompaño siempre y permitió cumplir muchas metas.
Mis mejores deseos para que las personas menores de edad a quien se debe el PANI, continúen
recibiendo los mejores servicios de atención, educación y prevención.
Cordialmente,
Evelyn Sibaja Garbanzo
alternativo para
las compras
navideñas y
escolares
productos, que satisfagan mejor las
necesidades de las PME de todos los grupos etarios, así como el de las
PME que presentan condiciones
especiales. *Asegurar la escogencia de una mayor variedad y calidad de
los comercios, en especial en las
regiones que se encuentran fuera del área metropolitana. *Valorar la
posibilidad de tomar en cuenta la
opinión de las pme y de los equipo de compra de las Direcciones
Regionales, en la escogencia de los comercios.
la solicitud de prórroga del sistema para las
compras 2017-2018.
Por lo que en un trabajo conjunto con el
Departamento de Acreditación, Gerencia Técnica y esta Gerencia se presentó a la CGR varios oficios
en los cuales se explicó la necesidad de la
utilización del sistema, los cambios en los porcentajes de los factores de evaluación respecto
al del 2016, se explicó la logística que se realiza
para llevar a buen fin este proceso, el mismo oficio se aborda también las recomendaciones de la
Auditoría Interna, siendo el último el PANI-PE-OF2104-2017 de fecha 3 de noviembre 2017
aprobando la CGR mediante oficio 13940, DCA-
2936 de fecha 13 noviembre 2017 la prórroga del sistema alternativo para las compras navideñas y
escolares.