informe de gestión archivo digital 2019

Informe de Gestión Archivo Digital 2019

San José, mayo 2020

INFORME DE GESTIÓN ARCHIVO DIGITAL - 2019

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TABLA DE CONTENIDO

INFORME EJECUTIVO ........................................................................ 3

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................. 5

1.1 Origen ................................................................................................... 5 1.2 Objetivos ............................................................................................... 5 1.3 Alcance y limitaciones ........................................................................... 6 1.4 Metodología ........................................................................................... 7 1.5 Marco jurídico ....................................................................................... 8

1.5.1 Ley del Sistema Nacional de Archivo N°7202 y su Reglamento ........ 8 1.5.2 Ley General de Control Interno N°8292 ........................................... 8 1.5.3 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos N°8454 ..................................................................................................... 9 1.5.4 Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente ........................................................................... 10 1.5.5 Normas de control interno para el Sector Público .......................... 10 1.5.6 Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de información ............................................................................................ 11 1.5.7 Directriz Nº67-MICITT-H-MEIC, “Masificación de la Implementación y el uso de la Firma Digital en el Sector Público Costarricense” ................ 11 1.5.8 Estrategia de Transformación Digital hacia la Costa Rica del Bicentenario 4.0 ..................................................................................... 13 1.5.9 Directriz: Sobre el Desarrollo del Gobierno Digital del Bicentenario13 1.5.10 Otras directrices de Junta Administrativa del Archivo Nacional .. 14

2. RESULTADOS ............................................................................... 18

2.1 Gestión de documentos electrónicos en el Ministerio ........................... 18 2.2 Donación de Sistema Integrado de Documentos .................................. 19 2.3 Normativa interna ................................................................................ 21 2.4 Aspectos generales del archivo físico .................................................... 25

2.4.1 Estructura organizacional ............................................................. 25 2.4.2 Condiciones físicas para la preservación de los documentos ......... 28 2.4.3 Publicación de las actas de destrucción de documentos ................ 32 2.4.4 Sala de facilitación de documentos ................................................ 34 2.4.5 Tratamiento de archivos de misiones en casos especiales .............. 35

3. CONCLUSIONES ........................................................................... 40

4. RECOMENDACIONES .................................................................... 42

5 ANEXO ........................................................................................... 45

5.1 Anexo 1: Definiciones .......................................................................... 45 5.2 Anexo 2: Estado de infraestructura ..................................................... 47


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INFORME EJECUTIVO

El estudio corresponde a una de las actividades programadas del Plan

Anual de Trabajo de la Auditoría General 2019, el cual tiene como

objetivo “Evaluar la suficiencia del control interno y procedimientos de la

seguridad y custodia de la información en archivo digital”, comprende el

período del 1 de enero de 2017 al 30 de junio de 2019, ampliándose en

los casos en que se estimó conveniente.

El Ministerio no dispone de un sistema de gestión para tratar la

documentación en formato electrónico, por lo que no se logra una

adecuada gestión, conservación, publicación y seguridad sobre los

documentos electrónicos.

La Administración a realizado gestiones para obtener un gestor de

documentos electrónicos del año 2019, por medio de una donación, pero

a la fecha solo es una expectativa.

Tampoco ha logrado, salvaguardar la información que se está generado

en un repositorio de documentos electrónicos, porque no han realizado

acciones para su implementación desde que se publicó el Manual del

Archivo en marzo de 2018.

El personal de apoyo que ha tenido el Archivo Central no es técnico en

archivística, por lo que trabaja bajo supervisión, sin tomar decisiones y

en caso de vacaciones o incapacidades no hay quien sustituya al jefe del

Archivo Central, además fue trasladado a otra área porque no se le

pueden delegar funciones de Archivista por la emergencia del COVID-19.

Además, el Archivo Central se ubica en el sótano del Edificio

Administrativo, área que originalmente era destinada para parqueo, por


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lo que hay una serie de inconvenientes para la conservación de los

documentos, por las filtraciones de aguas, bajantes y tubería de agua

potable existentes, que ponen en peligro el acervo documental.

También, se determinó que las actas de eliminación de documentos no se

están publicando en la página Web del Ministerio.

Debido al poco espacio del área administrativa, no hay un área exclusiva

que permita la facilitación de documentos.

Finalmente, hay algunas situaciones en el manejo de los archivos que no

están reguladas, como la pérdida de información en caso de incendio,

inundaciones, robo entre otros.


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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El estudio corresponde a una de las actividades programadas en el Plan

Anual de Trabajo de la Auditoría General 2019, con fundamento en lo

establecido en la Ley General de Control Interno, Artículo 22 inciso a)

“Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con

los fondos públicos sujetos a su competencia institucional” (…) y de

conformidad con las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en

el Sector Público.

La Auditoría General consideró conveniente efectuar un estudio en el

Archivo Central del Ministerio, para evaluar la gestión de conservación y

seguridad de los documentos producidos en formatos electrónicos.

1.2 Objetivos

Objetivo general

Determinar la suficiencia del control interno y procedimientos de la

seguridad y custodia de la información en archivo digital.


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Objetivos Específicos

Determinar las acciones que apoyen el uso de las tecnologías de

información para el desarrollo del archivo digital, tendiente a la

reducción de costos y simplificación de trámites.

Determinar si hay un gestor de documentos electrónicos.

Determinar si el Archivo Central cuenta con los recursos para el

cumplimiento de sus funciones.

Verificar si el procedimiento y las funciones establecidas cumplen

con la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

1.3 Alcance y limitaciones

El estudio comprende el período del 1 de enero de 2016 al 30 de junio de

2019, ampliándose en los casos en que se estimó conveniente.

Una de las limitaciones del estudio es que el Ministerio, no ha

implementado un archivo digital, por lo que no se puede hacer un

análisis de los procedimientos. Así las cosas, el estudio se enfocó a la

normativa que se debe cumplir para llegar a implementar un archivo

digital y en algunos aspectos generales del archivo físico para mejorar su

control interno, ya que la inspección física del Archivo Central se observó

que existen limitaciones físicas y ambientales en las instalaciones,

relacionados con la humedad, ventilación, filtraciones de agua,

deficiencias que es necesario atenderlas adecuadamente.

También, cabe señalar que el estudio no contempla, la gestión

documental correspondiente al trasladado de información de las

diferentes dependencias del Ministerio al Archivo Central. Así como la


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información que se publica en la página oficial del Ministerio, como por

ejemplo la Gaceta Ministerial o Red de Transparencia, dado que solo se

debe archivar la documentación establecida en las tablas de plazos de

conservación de documentos de cada dependencia.

1.4 Metodología

Ordenamiento aplicable. Las actividades consideradas en este estudio

se evaluaron con la ayuda de las siguientes normativas: la Ley General

de Control Interno No. 8292, Normas de Control Interno para el Sector

Público, las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, así

como la legislación vigente que regula lo concerniente al Sistema

Nacional de Archivos; con el propósito de fiscalizar la gestión realizada de

los documentos electrónicos.

Para el cumplimiento de los objetivos del estudio se efectuaron los

siguientes procedimientos:

Evaluar la normativa aplicable.

Entrevistas al personal asignado en el Archivo Central.

Inspección ocular de la infraestructura.

Evaluación de la seguridad y el entorno.

Evaluación de la suficiencia de los recursos informáticos.

Evaluación de gestión de documentos electrónicos.

Además, se recopiló información de otras dependencias del Ministerio.


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1.5 Marco jurídico

El marco jurídico que regula la actividad del Archivo Nacional en Costa

Rica está constituido principalmente por la Ley del Sistema Nacional de

Archivo Nº7202 y su Reglamento, así también un cúmulo de normas,

directrices y normativa emitida por la Dirección de Archivo Nacional tal

como se detalla a continuación.

1.5.1 Ley del Sistema Nacional de Archivo N°7202 y su

Reglamento

En el caso de la Ley del Sistema Nacional de Archivo N°7202, publicada

en el Diario Oficial La Gaceta el 24 de octubre de 1990 y su Reglamento,

según Decreto Ejecutivo Nº40554 del 29 de junio de 2017, que, a pesar

de no hacer referencia al tratamiento de los archivos electrónicos, otras

regulaciones la citan para que estos documentos reciban el mismo

tratamiento que los generados en papel. El reglamento a dicha ley

establece que por parte del jerarca debe haber un respaldo institucional:

Artículo 40. Respaldo Institucional. Los Jerarcas de las Instituciones que forman

parte del Sistema, deberán vigilar porque el sistema institucional de archivos y su

recurso humano, cuenten con las condiciones óptimas para ejercer la función

archivística con excelencia y cumplir con la legislación vigente.

1.5.2 Ley General de Control Interno N°8292

Por su parte la Ley General de Control Interno N°8292, en el Artículo 16

establece la obligación de los jerarcas y titulares subordinados de


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contar con sistemas de información que permitan a la Administración

activa tener una gestión documental institucional.

Artículo 16.-Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información

que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional,

entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar,

almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida

o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de

prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá

estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán

contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas,

las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

(…)

1.5.3 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos

Electrónicos N°8454

Del mismo modo, la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos

Electrónicos N°8454, en el Artículo 6 hace referencia a la gestión y

conservación de documentos electrónicos, tal como se detalla:

“Artículo 6º-Gestión y conservación de documentos electrónicos. Cuando legalmente

se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar

por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad

necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta

posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras

características básicas.

(…)

También es importante señalar, que a partir del 2005 mediante dicha

Ley, los documentos electrónicos tienen validez mediante dicha ley, a

excepción de algunos actos establecidos en el Artículo 5 de la citada Ley.


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1.5.4 Política de Formatos Oficiales de los Documentos

Electrónicos Firmados Digitalmente

Por su parte, la Dirección de Certificadores de Firma Digital y el

Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones emitió la

“Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados

Digitalmente” (Gaceta del N°95 del 20 de mayo de 2013), al amparo de la

Ley N°8454 para regular los formatos oficiales que deben ser acogidos

por toda entidad pública.

1.5.5 Normas de control interno para el Sector Público

Por su parte las “Normas de control interno para el Sector Público” (N-2-

2009-CO-DFOE) y reforma Resoluciones N° R-CO-64-2005, N° R-CO-26-

2007, N° R-CO-10-2007 emitidas por la Contraloría General de la

República, en su Capítulo V, Normas sobre Sistemas de Información,

entre otros indican:

5.1 Sistemas de información El jerarca y los titulares subordinados, según sus

competencias, deben disponer los elementos y condiciones necesarias para que de

manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades de

obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con

apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de

interés para la consecución de los objetivos institucionales. El conjunto de esos

elementos y condiciones con las características y fines indicados, se denomina

sistema de información, los cuales pueden instaurarse en forma manual,

automatizada, o ambas.

(…)

5.4 Gestión documental

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar

razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión

documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se

recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de

conformidad con las necesidades institucionales.

5.5 Archivo institucional


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El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar,

comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo

apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución

deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En

todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al

Sistema Nacional de Archivos.

Lo anterior incluye lo relativo a las políticas y procedimientos para la creación,

organización, utilización, disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad,

migración, respaldo periódico y conservación de los documentos en soporte

electrónico, así como otras condiciones pertinentes.

1.5.6 Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las

Tecnologías de información

En el caso de las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las

Tecnologías de información (N-2-2007-CO-DFOE), Capitulo IV

Prestación de servicios y mantenimiento establece:

4.3 Administración de los datos. La organización debe asegurarse de que los datos

que son procesados mediante TI corresponden a transacciones válidas y debidamente

autorizadas, que son procesados en forma completa, exacta y oportuna, y

transmitidos, almacenados y desechados en forma íntegra y segura.

1.5.7 Directriz Nº67-MICITT-H-MEIC, “Masificación de la

Implementación y el uso de la Firma Digital en el Sector

Público Costarricense”

En el caso de la Directriz Nº67-MICITT-H-MEIC, lo que promulga es la

masificación del uso de la firma digital, dado el valor y eficacia probatoria

de los documentos electrónicos firmados digitalmente con respecto a los

documentos físicos firmados de manera manuscrita, desde su

publicación en la Gaceta Nº79 del 25 abril de 2014. Que, entre los

considerandos de dicha Directriz, resaltan:


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XIII.—Que la implementación de servicios o sistemas informáticos que utilicen la

firma digital, implica un ahorro importante de tiempo y recursos

que redundan en beneficios para la Administración

Pública y el administrado, garantizando además una mayor transparencia en la

ejecución de los trámites. De igual manera permite a las instituciones posicionarse

como organizaciones tecnológicas, que invierten y mantienen infraestructura

tecnológica altamente modernizada y eficiente, garantizando un adecuado servicio y

potenciando la interconexión e interoperabilidad con otras instituciones del Estado,

colaborando activamente en el desarrollo del gobierno electrónico, de la

simplificación de trámites, y brindando mayor agilidad y seguridad tecnológica y

jurídica en los servicios que se ofrecen al ciudadano. Lo respaldado no es del original.

En lo que en lo nos interesa, dicha directriz establece:

Artículo 1°—A partir de la publicación de esta directriz, todas las instituciones del

sector público costarricense deberán tomar las medidas técnicas y financieras

necesarias que le permitan disponer de los medios electrónicos para que los

ciudadanos puedan obtener información, realizar consultas, formular solicitudes,

manifestar consentimiento y compromiso, efectuar pagos, realizar transacciones y

oponerse a las resoluciones y actos administrativos. Se busca con esta directriz hacer

efectivo el derecho a exigir igualdad en el acceso por medios electrónicos a todos los

servicios que se ofrecen por medios físicos, pudiendo las personas físicas utilizar en

cualquier escenario la capacidad de firma digital certificada, ya sea para autenticarse

o para firmar todos los trámites con la institución por vía electrónica.

Artículo 2°—Las instituciones del sector público costarricense deberán incluir dentro

de sus procesos de compra, y en la medida de sus posibilidades presupuestarias, la

adquisición de los mecanismos de firma digital certificada para sus funcionarios.

Además, deberán implementar procesos internos soportados en plataformas digitales

que utilicen la capacidad de autenticación y de firma digital certificada de sus

funcionarios, y que potencien la reducción en el uso de papel y la mejora

de su eficiencia y eficacia operativa. Lo respaldado no es del original.

(…)

Artículo 8°—Las instituciones del sector público costarricense deberán realizar

campañas y actividades de educación para sus funcionarios, que les permita aprender

a utilizar los mecanismos de firma digital, así como reconocer la equivalencia

jurídica y la eficacia probatoria de los documentos electrónicos firmados digitalmente

con respecto a los documentos en papel con firmas autógrafas, tal como la Ley N°

8454 lo establece. Para el caso de aquellos funcionarios responsables de la recepción

y/o trámite de los documentos electrónicos, deberán también capacitarlos

técnicamente para poder reconocer, interpretar y validar las firmas digitales

asociadas a éstos documentos electrónicos.

De acuerdo con lo anterior, la administración debe tomar las acciones

necesarias ya sea por medio de políticas, reglamentos o directrices,


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tendientes a regular las implicaciones del ámbito de acción de la firma

digital, que conlleven a la reducción de uso del papel y otros recursos.

1.5.8 Estrategia de Transformación Digital hacia la Costa Rica

del Bicentenario 4.0

Finalmente, debido al bicentenario de la independencia de Costa Rica, el

Gobierno ha lanzado una Estrategia de Transformación Digital hacia la

Costa Rica del Bicentenario 4.0. que, entre las líneas de acción, busca

“Despapelización Institucional” y “Disminuir el uso, trasiego y conservación

del papel”.

1.5.9 Directriz: Sobre el Desarrollo del Gobierno Digital del

Bicentenario

La Estrategia de Transformación Digital hacia la Costa Rica del

Bicentenario 4.0. está acompañada de varias directrices, de las cuales

destaca la Directriz "Sobre El Desarrollo del Gobierno Digital del

Bicentenario" que en el Artículo 3, se ordena:

c) Desplazar gradualmente el uso institucional y la conservación de los documentos

con firma autógrafa en soporte papel, en favor del uso y la conservación de

documentos electrónicos firmados digitalmente. Se deberán modificar

adecuadamente los formularios o plantillas que se utilizan en la actualidad para que

soporten los mecanismos y normativa vigente en materia de firma digital certificada.

La transición deberá llegar a que al menos un 75% de todos los documentos que se

gestionan y conservan en la institución sean documentos electrónicos firmados

digitalmente, antes del 1ero de diciembre del 2020


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1.5.10 Otras directrices de Junta Administrativa del Archivo

Nacional

Ahora bien, la Junta Administrativa del Archivo Nacional, es el órgano

rector del Sistema Nacional de Archivos y de acuerdo con sus

atribuciones, es la que regula lo relativo al documento electrónico, su

gestión, y conservación a largo plazo, dirigida a todas las instituciones

que conforman el referido Sistema.

Entonces, dicha Junta ha tratado de regular la gestión de los

documentos electrónicos, en primera instancia en el 2007, emitió las:

“Regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema

Nacional de Archivos para la gestión de documentos producidos por medios

automáticos”

Normativa que estuvo vigente, poco más de 10 años, aprobado según

acuerdo Nº4.1, en la sesión N° 29-2007, celebrada el 14 de noviembre del

2007. Posteriormente, en el 2018, dicha regulación es derogada, según

acuerdo Nº 7, de la sesión 15-2018, del 25 de abril del 2018 y se emite la

nueva normativa, que regula lo relativo al documento electrónico, su

gestión y conservación a largo plazo, publicada en la Gaceta Nº88 del 21

de mayo de 2018):

Norma técnica para la gestión de documentos electrónicos en el Sistema Nacional de

Archivos

La cual viene a regular una serie de situaciones que no estaban

contempladas por su antecesora, para una adecuada gestión de los

documentos electrónicos que se producen, ya que no todos tienen la

misma validez y deben ser archivados, además deben cumplir una serie

de requisitos.


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Así las cosas, es necesario tener claro algunos conceptos, definidos en el

apartado II Definiciones de la citada norma, que son primordiales para

llegar a entender la gestión de los documentos electrónicos, por ejemplo:

Sistemas de gestión de documentos electrónicos: Un sistema informático cuya principal función es la de gestionar la creación, uso,

mantenimiento y disposición de los documentos creados electrónicamente a efectos de

proporcionar evidencia de las actividades de la institución.

(Ver Anexo 1, para más detalle).

Luego en el apartado III, Gestión de documentos electrónicos, de la

misma norma, es importante señalar la serie de instrumentos mínimos,

que deben cumplir las instituciones que quieren implementar dicha

gestión:

a. un cuadro de clasificación basado en las actividades de la organización;

b. tablas de plazos de conservación de documentos; y

c. una tabla de acceso y seguridad.

Además, existen otras herramientas no específicas de la gestión de documentos, que

es prudente aplicar a la hora de gestionar documentos:

a. un análisis del marco normativo;

b. un análisis de riesgos;

c. una relación de asignación de responsabilidades en la organización; y

d. un registro de los empleados y de los permisos de usuario del sistema

Además, en la producción de estos documentos electrónicos, es de suma

importancia, el requisito de identificación, que en lo que nos interesa la

norma en mención señala, la existencia de un documento electrónico

debe ser mediante un sistema de información que lo permita verificar, en

el cual cada documento tenga un identificador vinculado de manera

permanente, con el fin de localizar los documentos electrónicos y ayudar

a distinguir entre versiones.


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Tipo de documentos

Por su parte la norma citada anteriormente, solo establece dos tipos de

documentos, los documentos electrónicos firmados digitalmente y los

documentos electrónicos sin firma digital, “que por su clase

(características externas) pueden no ser firmados digitalmente, por

ejemplo, las fotografías, las grabaciones, los planos, entre otros

documentos audiovisuales y gráficos”, además, establece los formatos de

los documentos electrónicos y los metadatos para los procesos de gestión

de documentos.

En contraste, según las Tablas de Plazos de Conservación de

Documentos establecidas por el Ministerio, los documentos físicos se

clarifican por su serie o tipo documental, cabe destacar que hay

documentos que deben ser archivados, pero no se firman digitalmente

como por ejemplo en el Despacho del Ministro, los inventarios de bienes,

control de consecutivo de correspondencia entregadas, entre otros, los

cuales se crean en papel.

De la misma, manera en otras dependencias hay documentos que no se

crean en formato digital, como en el caso de la Dirección Financiera, que

archiva los expedientes de cancelación de viáticos, expedientes de

liquidación menajes los cuales son documentos que se generan en papel.

Para citar otras dependencias, en el Instituto Diplomático, se archivan

expedientes de capacitaciones, en el caso de la Asesoría Jurídica,

expedientes de asilo político, expedientes de procesos administrativos y

extradiciones; en el caso del Departamento de Pasaportes, se archivan

expedientes de pasaportes, en la Dirección de Política Exterior,

expedientes de visitas oficiales. En fin, existen documentos que no son

firmados digitalmente, pero deben ser archivados, según lo establecido

en las tablas de plazos.


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En este punto es importante aclarar que los documentos electrónicos que

se producen como parte de los diferentes flujos de trabajo de una

organización (borradores o versiones) no se consideran documentos de

archivo, por lo que este tipo de documentos no están regulados por esta

norma técnica y no deben archivarse. También es importante señalar que

la información que se publica en la página web del Ministerio tampoco

debe ser archivada, hay que recordar que solo se archiva lo que está

aprobado en la tabla de plazos.


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2. RESULTADOS

2.1 Gestión de documentos electrónicos en el Ministerio

El Ministerio desde hace algunos años viene promoviendo la gestión

automatizada de documentos, bajo la política de eliminación del uso de

papel, actualmente la gran mayoría de dependencias e incluso los

Despachos de la Administración Superior aplican esta modalidad y la

documentación o correspondencia con el uso de la firma digital.

Así las cosas, el Ministerio no tiene un sistema de gestión para tratar la

documentación en formato electrónico, por lo que no hay una adecuada

conservación, publicación y trabajo sobre los documentos que se generan

de forma electrónica, tampoco se tiene las condiciones aptas, para un

repositorio de documentos electrónicos.

Lo anterior en cumplimiento de la amplia normativa indicada en el punto

1.5 Marco Jurídico de este informe, respecto a la gestión de documentos

electrónicos, que permita el cumplimiento de todos los requisitos para

una adecuada gestión y validez.

La falta de un gestor de documentos electrónicos es producto de una

planificación insuficiente por parte de la Administración Activa, de

implementar oportunamente las herramientas tecnológicas y normativas

necesarias para el cumplimiento de la gestión archivística de la

documentación en soporte electrónico, que deben manejar los archivos

centrales. Aunado también a la falta de recurso humano idóneo que

garantice el cumplimento de las funciones y actividades del Archivo

Central y el volumen documental manejado a diario, ya que se producen


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grandes cantidades de documentos resguardados en los archivos de

gestión que luego son trasladados al Archivo Central, todo esto sin tomar

en cuenta la falta de coordinación por parte de la Administración Activa

para la realización de una correcta gestión electrónica de documentos.

Según entrevista con el señor Monge Trejos, en el pasado se han

realizado esfuerzo por tener un gestor de documentos, sin embargo, no

se ha materializado.

En consecuencia, la falta de un gestor de documentos electrónicos

incrementa el riesgo de que los documentos electrónicos firmados con

firma digital o no, sean accesados por terceros no autorizados, ser

modificados sin autorización, hasta algún impedimento en el acceso a la

información, entre otros. Así las cosas, no es posible garantizar la

confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información

Todo lo anterior, compromete la transparencia y una apropiada rendición

de cuentas, ya que los funcionarios se exponen a posibles sanciones

establecidas, así como al régimen disciplinario por no acatar las

disposiciones normativas para una adecuada gestión del Archivo Central.

2.2 Donación de Sistema Integrado de Documentos

Desde principios del año 2019, la Administración valoró la posibilidad de

dotar al Ministerio de un gestor electrónico de documentos mediante un

convenio de donación, con el Instituto Nacional de Acueductos y

Alcantarillados (AYA). Lo anterior por cuanto, se tiene como antecedente

que dicha institución desarrolló un “Sistema Documental Integrado” para

el manejo de los documentos electrónicos, el cual fue donado al

Ministerio de la Presidencia.


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Entonces, luego de varias valoraciones sobre la funcionalidad de dicho

sistema, en junio de 2019, mediante oficio DVMA-0326-19 del 19 de

junio de 2019, la Viceministra Administrativa en su momento, señora

Yorleny Jiménez Chacón, le solicita formalmente a la señora Yamilette

Astorga Espeleta, Presidenta Ejecutiva del Instituto Costarricense de

Acueductos y Alcantarillados, “(…) estudiar la posibilidad de que dicho

Programa sea donado a este Ministerio, para su implementación en

nuestras oficina.”

Solicitud, que fue aprobada mediante Oficio PRE-2019-01098, del 3 de

septiembre de 2019, suscrito por la señora Astorga, así como la

autorización para que la Asesoría Legal confeccionara el convenio de

donación. No obstante, en dicha nota hace la salvedad, que están

desarrollando una nueva versión y hasta cuando se estabilice se

procederá a realizar la entrega, tal como se transcribe:

Sin embargo, hacemos la salvedad de que próximamente se estará liberando la nueva

versión del sistema, que, por conveniencia técnica y funcional, será la versión que se

les facilitará, por tanto, luego de que se instale en el AyA y se estabilice, se procederá

a realizar la entrega formal.

Lo anterior en procura de dar cumplimiento a la normativa indicada en el

punto 1.5 Marco Jurídico, para la gestión de los archivos generados

electrónicamente.

En vista de lo anterior, en conversación telefónica del 24 de abril de

2020, el señor Esteban Rojas Nuñez, Jefe a.i. del Centro de Tecnologías

de Información y Comunicación, indicó que dicha donación no se

concretó porque estaban en proceso de desarrollo de una nueva versión y

entonces hasta que ese proceso termine, se retomaran las

conversaciones para finiquitar la donación, que a la fecha no han tenido

respuesta y no se tiene claro cuánto tiempo más hay que esperar. De

igual menara el señor Monje Trejos, indicó en consulta telefónica del 4 de


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mayo de 2020, que a la fecha no se sabe qué pasó con la donación del

sistema del AYA y que no ha recibido ningún comunicado.

En consecuencia, el Ministerio sigue sin tener un gestor de documentos

electrónicos, se tiene una gestión para la donación de sistema

desarrollado por el AYA, pero no ha tenido resultados positivos y a la

fecha es una posibilidad incierta, que no resuelve la falta de dicho gestor,

para un adecuado tratamiento de los documentos electrónicos que está

generando el Ministerio, incumpliendo la normativa citada.

2.3 Normativa interna

Respecto a la normativa interna, se tiene que el Manual de Archivo se

emitió en marzo de 2018, no contempla la gestión de documentos

electrónico mediante un programa o un gestor, aunque contiene algunas

políticas e indicaciones para un repositorio de documentos electrónicos.

No obstante, los documentos electrónicos firmados digitalmente y los

documentos electrónicos sin firma digital no están recibiendo un

tratamiento adecuado, actualmente no se cuenta con un registro de

traslado de este tipo de documentos, ni se tienen las condiciones idóneas

de un repositorio para su salvaguardia por parte del Archivo Central. En

fin, las series o tipos documentales se archivan solo en soporte papel,

según lo establecido en las tablas de Plazos de Conservación de

Documentos y no regulan los documentos electrónicos firmados con

firma o sin firma digital, a pesar de que tienen la misma validez que un

documento firmado en manuscrito.

Cabe iniciar que el Ministerio ha tomado algunas acciones, pero estas

prácticas se enfocan en la conservación del medio ambiente, hacen falta


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más acciones para que se materialice la reducción en el uso de papel y

los beneficios de ahorro en tiempo y recursos para la Administración.

Tal como se indicó en el apartado 1.5 Marco Jurídico, es muy amplia las

normas que regulan el archivo, dado el caso de que no se tiene un gestor

electrónico de documentos, el Manual del Archivo del Ministerio, respecto

a los archivos electrónicos dispone lo siguiente:

8.1.5 Políticas de la Administración de documentos,

(...)

Todos los documentos producidos o recibidos por medios electrónicos se

conservan en ese formato y reciben el mismo tratamiento que los documentos en

soporte papel.

(...)

8.1.6. Políticas de Conformación de las Carpetas

(…)

Los documentos electrónicos se deben de conservar siguiendo los mismos

procedimientos que un documento en papel, pero en carpetas electrónicas bien

identificadas.

(…)

9.10.4. Políticas

(…)

Para los documentos que se generen y conserven en formato digital, se debe

realizar el mismo procedimiento que se cumple con los documentos que se

conservan en papel.

(…)

9.14.4 Políticas

• Únicamente los documentos firmados electrónicamente tienen el valor probatorio

y legal tal como lo establece la Ley de Firmas y Certificados Digitales No. 8454,

aquellos documentos que son escaneados de un original en papel, tienen como

resultado una copia digitalizada.

• De contar con un sistema institucional de gestión electrónica de documentos,

para garantizar el adecuado respaldo y resguardo de los documentos enviados y

recibidos en formato electrónico y que satisfaga todas las necesidades de los

usuarios que intervienen en el proceso, se tiene que tomar en cuenta la: Directriz

con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por

medios automáticos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional (anexo 19) y

las Normas Técnicas para la Gestión y Control de Tecnologías de la Información

de la Contraloría General de la República.

• Hasta no contar con un sistema de gestión de documentos

electrónicos, se debe utilizar el Sistema de Gestión Documental,

que es un programa repositorio de documentos electrónicos.

• Los documentos firmados electrónicos ÚNICAMENTE tienen

valor en el soporte que fueron creados, por lo tanto, al ser


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impresos pierden totalmente su valor legal y probatorio, por

consiguiente, siempre deben ser conservados electrónicamente. • El uso del correo es un medio oficial de comunicación, por lo tanto, se debe ser

muy cuidadoso con el uso que todos (as) los (as) funcionarios (as) le dan, ya que

pueden ser usados como prueba en un proceso administrativo o judicial. La

validez recae mientras se mantenga en el formato electrónico, la impresión de un

correo electrónico no garantiza autenticidad, integridad ni confiabilidad de la

información que contiene.

• Los repositorios de los documentos electrónicos, deben contar con políticas de

respaldo dadas por la Dirección de Tecnologías de la Información, ya sea en un

servidor o en algún medio que dicha Dirección recomiende y garantice a todos los

usuarios que la información conservada puede ser consultada en cualquier

momento.

• Lo ideal es que todos los documentos producidos en medios de almacenaje

magnético, óptico o electrónico sean "subidos" a un servidor con capacidades

superiores y con políticas de respaldos establecidas.

(…)

Lo resaltado no es del original.

En la entrevista realizada al funcionario Monge Trejos, indicó que el

Manual fue publicado en la página del Ministerio en marzo del 2019 y

posteriormente el 07 de octubre del mismo año lo envió a los jefes y

directores vía correo electrónico mediante oficio AC-018-19, indicándoles

las implicaciones sobre la pérdida de documentos.

También se le consultó al señor Monge Trejos, sobre las condiciones de

los repositorios de documentos electrónicos y las políticas de respaldo, de

acuerdo con el punto 9.14.4 Política, de Conservación de Documentos en

medios electrónicos del Manual de Archivo, a lo cual indicó que:

2- Como le indiqué en su visita, no se ha emitido ninguna disposición adicional a lo

expuesto en el Manual, ya que éste es la guía básica para el quehacer en los archivos

de gestión. Por otra parte, no se han recibido transferencias de documentos

electrónicos. 3- A nosotros, el CTIC no nos ha emitido directamente ninguna política, habría que

realizar la consulta a esa dependencia.

También es importante señalar algunas acciones de la Administración,

como la creación de la Comisión de Ambiental Institucional, en atención

a la “Política Ambiental Institucional del Ministerio Relaciones Exteriores


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y Culto”, comunicada al personal mediante correo electrónico del 19

septiembre de 2018, suscrita por la señora Canciller en ese momento,

Epsy Campbell Barr, en complimiento con los enunciados en el Decreto

Ejecutivo N°36499-S-Minaet “Reglamento para la Elaboración de

Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa

Rica”.

Por otro, lado el señor Daniel Barquero Rivera, miembro de la Comisión

de Ambiental Institucional, indicó que la Administración está

desarrollando un reglamento para regular todo lo concerniente a las

comunicaciones en el Ministerio, según correo electrónico del 8 de mayo

de 2020 señalo:

El nombre completo del proyecto de reglamento consultado es "Reglamento de

Notificaciones y Comunicaciones Administrativas en el Ministerio de Relaciones

Exteriores y Culto Mediante Correo Electrónico".

En relación con su consulta relacionada con el estado actual de dicho proyecto de

reglamento, el borrador del mismo encuentra en fase de análisis y observaciones

correspondientes por parte del Despacho del señor Ministro.

Sin embargo, en consulta telefónica al señor Monge Trejos el día 11 de

mayo de 2020, manifestó que no tiene conocimiento de dicho

reglamento ni sus alcances.

Cabe indicar que en la presentación del informe al señor Monge Trejos

el 5 de mayo de 2020, mencionó que está trabajando en la actualización

del Manual del Archivo.

Además, hay que indicar que el Ministerio carece de una política formal

de cero papeles, como lo han emitido algunas otras instituciones, en

atención al cúmulo de normativas y directrices tendientes al uso de la

firma digital.


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En fin, se están haciendo acciones por mejorar la gestión de los archivos

electrónicos y la comunicación interna en el Ministerio, por lo que las

diferentes dependencias deben considerar toda la normativa que regula

la actividad del Archivo Central, sin olvidar la actualización de las

normas internas, con fin establecer los procedimientos de control interno

pertinentes.

En consecuencia, el Ministerio tampoco logra implementar un

repositorio de documentos electrónicos, de manera supletoria por la

falta de un gestor de documentos electrónicos y las acciones que

realiza, no contribuyen a garantizar la confidencialidad, integridad y

disponibilidad de dicha información, dado que ni se está recolectando la

información.

2.4 Aspectos generales del archivo físico

Es importante mencionar que para el periodo 2016 al 2018, el jefe del

Archivo Central ha cumplido con la presentación de los informes anuales

del desarrollo archivísticos al Archivo Nacional.

2.4.1 Estructura organizacional

El Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto está a

cargo del señor, Carlos Eduardo Monge Trejos, el cual tiene una plaza de

Profesional de Servicio Civil 2, con Especialidad Archivística. No

obstante, el personal de apoyo nunca ha tenido nivel técnico o

profesional en archivística.


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En cuanto al personal que debe tener el Archivo Central, el Artículo 43,

de la Ley del Sistema Nacional de Archivos #7202, en lo que nos interesa

señala que:

Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos, a un técnico

profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad.

Por su parte, el Artículo 39 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional

de Archivos, en cuanto al personal se refiere de la siguiente manera:

El Jefe o Encargado de cada Archivo Central será preferiblemente un profesional

con especialidad en Archivística, a quien le corresponderá planificar, dirigir,

coordinar, controlar, supervisar y evaluar las funciones archivísticas del sistema

institucional de archivos. Contará con profesionales y técnicos con especialidad en

archivística y el personal que requiera para cumplir sus competencias.

Así las cosas, el jefe del Archivo Central, el señor Monge Trejos, en

entrevista realizada el día 29 de agosto de 2019, indicó nunca ha tenido

personal técnico en archivística. Situación que fue corroborada con el

Jefe de Recursos Humanos a.i., el señor Alexander Hidalgo Mesén, quien

indicó que, de febrero 2014 a mayo 2017, se tenía asignado en el Archivo

Central a un Técnico de Servicio Civil 1, que se acogió a su derecho de

pensión y posteriormente se asignó a un Oficinista de Servicio Civil 1,

desde mayo 2017 al presente, no obstante, también está próximo a

pensionarse.

Cabe indicar que, el jefe del Archivo Central, en correo electrónico del 18

octubre de 2019, indicó que ha realizado varias gestiones, pero no ha

obtenido una respuesta que le resuelva la falta de personal especializado,

tal como se detalla a continuación.

El Archivo Central ha solicitado en varias reuniones con la Dirección General

Administrativa Financiera y posteriormente con el Despacho del Viceministro

Administrativo (todo de manera verbal) que se analice la posibilidad de dotar a esta

oficina con personal capacitado en materia archivística y la respuesta siempre ha sido

que no se pueden crear nuevas plazas o que hay escasez de recurso humano en todo

el Ministerio. Entre el 2006 y el 2007 se planteó la posibilidad de recalificar una


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plaza de un funcionario que estaba en el Archivo y que iba a quedar libre, pero la

respuesta recibida fue la misma, se adjuntan los oficios AC-027-2006, AC-011-2007 y

AC-012-2007, así como unos correos electrónicos, mismos que fueron la única

respuesta recibida.

Adicionalmente, en conversación telefónica por la plataforma Teams, 4 de

mayo del 2020, el señor Monge, mencionó que dada la emergencia del

COVID 19, se quedó sin personal de apoyo, ya que, por no tener un perfil

de archivística, no podía delegar funciones y se debió reubicar al

funcionario en otra dependencia, para que pudiera hacer teletrabajo por

ser un adulto mayor de alto riesgo.

En consecuencia, el personal de apoyo no cumple el perfil en archivística

requerido, situación que afecta la adecuada gestión, ya que se trabaja

bajo supervisión, sin tomar decisiones; en el caso del jefe del Archivo

Central, en caso de vacaciones o incapacidades no hay quien lo

sustituya, situación que podría provocar posibles afectaciones en los

servicios que se brindan, ya que no se puede garantizar el cumplimiento

de las funciones del Archivo Central.

Además, hay una pérdida de conocimiento, al nombrar funcionarios que

están próximos a pensionarse, por lo que es necesario nombrar personal

atinente para mantener el conocimiento, máxime que en el mediano

plazo (11 años), el jefe del Archivo Central también se pensiona, por lo

que es necesario tomar las acciones pertinentes para velar por la

continuidad del servicio.


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2.4.2 Condiciones físicas para la preservación de los

documentos

En la inspección ocular a los depósitos de documentos, se determinó que

han surgido varios inconvenientes que inciden en la adecuada

conservación de los documentos. Ver Anexo1 para mayor detalle.

Ubicación y filtraciones de agua: El Archivo Central tiene un área de

172,3 m2, de los cuales 24 m2 son oficinas y los restantes 148.3 m2 son

para el depósito de documentos, ubicado en el sótano del Edificio

Administrativo. Área que originalmente estaba destinada para parqueo y

al estar por debajo del nivel de los jardines, tiene mucha humedad en

algunas paredes y las filtraciones de agua han sido una constante en

cada invierno.

En el pasado, se tienen registros de inundaciones que han afectado el

piso de los archivadores, ubicados por la puerta de salida de

emergencias, los cuales tienen un piso de aserrín prensado con una

alfombra, que se ha ido deteriorando, acumulado humedad y malos

olores.

También se observó (29 agosto de 2019) que hay dos filtraciones, una por

la puerta de emergencias, allí se filtra el agua que baja por las escaleras

que sirven para salir al jardín del lado este del edificio y a pesar de que la

Administración hasta instalo un techo en la puerta, cuando llueve con

viento siempre se escurre el agua por debajo de la puerta. Luego a un

lado de la puerta de emergencias, pasa un bajante de las aguas pluviales

del techo del edificio, por donde hay una filtración de agua, que tiene

como dos años de estar dando problemas y a pesar de que se han

realizado algunos trabajos, no se ha determinado el origen de la


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filtración, por lo que tienen dos baldes para recolectar el agua, situación

que conlleva al riesgo de que en lluvias fuerte se rebasen los baldes y se

inunde el archivo.

Además, hay que indicar, que, sobre gran parte de los archivadores, pasa

una canoa de cemento que recoge aguas pluviales de la pared del lado

norte del edificio, la cual desagua con 2 tubos de 2 pulgadas, por lo que,

para evitar posibles daños, lo que hizo la Administración en su momento

fue techarla con láminas de plástico para que recoja menos agua y no se

rebalse. De igual manera, sobre los archivos, pasan 4 bajantes de 4

pulgadas, de las aguas pluviales que se recogen del techo de lado norte

del edificio, los cuales no hay posibilidad de reubicarlos. Además, junto a

todas las tuberías antes indicadas, también pasan las tuberías de

electricidad, agua potable, por lo que el riesgo es inminente y podría

provocar daños muy graves.

Antigüedad de los aires acondicionados: En el SIBINET hay registrados

4 aires acondicionados, que tienen una antigüedad de alrededor de 15

años. Sin embargo, la Dirección de Fiscalización de Adquisiciones y

Registros de Bienes, del Ministerio de Hacienda solicitó una investigación

sobre los valores registrados de varios activos, entre ellos los aires

condicionados ya que dos de ellos presentaba valores superiores a lo

normal. Por lo que, en oficio PI-264-18 del 31 de octubre de 2018, lo que

logró recabar, la Unidad de Administración de Bienes del Ministerio de

Relaciones Exteriores, es que dichos activos al parecer fueron donados

por la Asociación para el Desarrollo de la Política Exterior de Costa Rica,

que fue disuelta en el 2007, en razón de que se rompieron las relaciones

diplomáticas con la República de Taiwán, pero no hay documentación de

la donación, ni facturas, solo los testimonios del Coordinador

Administrativo en su momento y del Jefe del Archivo, que indican que los


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aires acondicionados fueron donados por dicha asociación. En fin, dichos

activos en principio están completamente depreciados, aparentemente

funcionan bien, reciben mantenimiento y supuestamente no tienen

ningún daño estructural, no obstante, al no tener certeza de su

antigüedad, existe la posibilidad de que en cualquier momento puedan

fallar y no se tiene previsto su sustitución.

Ruido de aires acondicionados. Aunado a lo anterior, existen varias

quejas a nivel de correo electrónico, sobre el ruido que generan las

unidades exteriores de los aires acondicionados, por parte de los

funcionarios ubicados en las oficinas de Recepción de Facturas y la

Administración de Bienes Institucionales de la Proveeduría Institucional.

Lo anterior es una situación de conocimiento del Departamento de

Servicios Generales, lo cierto es que no se ha encontrado una solución

definitiva para aislar el ruido. Entonces, supletoriamente el jefe del

Archivo Central lo que acordó fue programar la temperatura de lo aires

acondicionados en el límite superior de 23 grados de forma automática,

para que no estén encendidos todo el día y se disminuya el ruido, sin

embargo, esto no es lo más adecuado para la conservación de los

documentos.

Deshumedecedores: En el SIBINET hay registrado 5 deshumedecedores

muy antiguos, estos no indican el porcentaje de humedad relativa, ya

que son de controles de perillas por lo que no miden la humedad que hay

en el depósito de documentos. De dichos activos hay que indicar que uno

esta malo (Patrimonio #27268), los otros no funcionan adecuadamente y

están completamente depreciados, su vida útil es de 10 años, 2 de ellos

fueron comparados en 1995, otro en 1999 y el más reciente en el 2004,

por lo que en cualquier momento pueden fallar. Al respeto el Jefe del


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Archivo Central indicó que, para el presupuesto del 2020, se incluyó la

compra de 3 extractores de humedad.

El Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Artículo 84,

respecto a las “Medidas de Preservación de Documentos en Soporte

Tradicional” establecen:

Artículo 84. Medidas de Preservación de Documentos en Soporte Tradicional. En los

depósitos, salas de consulta y de tratamiento archivístico de los archivos del Sistema,

se deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los

documentos en soporte tradicional: (…)

e-. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.

g-. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre el 45% y

55%.

h-. La temperatura en los depósitos deberá mantenerse en lo posible entre los 18º C y

22º C.

i-. Las paredes, suelos y cielo raso serán de material no flamable.

l-. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de

humedad.

(…)

Al respecto, el señor Monge Trejos, mediante oficio AC-050-2017, con

fecha del 31 de octubre de 2017, realizó un diagnostico general del

Archivo Central al señor Jorge Gutiérrez Espeleta, Viceministro

Administrativo en ese momento, explicando los problemas estructurales

y las condiciones ambientales para una adecuada custodia y

conservación de los documentos.

Además, indicó que en reuniones hace referencia a los problemas que

tiene, como la falta de piso en algunas áreas, además ha insistido con las

filtraciones de agua, ya que no se logra determinar el origen, así como

otras necesidades.

En la presentación de los resultados de este estudio el 5 de mayo de

2020, mediante la plataforma Teams al señor Carlos Monje Trejos, Jefe

del Archivo Central y el Señor Roger Cascante Rodríguez, Coordinador


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Administrativo a.i., mencionaron que en el mes de abril se sacó el cartel

de licitación (2020CD-000054-0013000001) para la compra de los 3

deshumidificadores, por lo que pronto se estará adjudicando. Además, el

señor Cascante indicó que para el segundo semestre se tiene planeado

entre las actividades de mantenimiento, incluir la reparación de la

filtración de agua que hay en el Archivo Central. De igual manera, en la

presentación del informe al Señor Ministro el 13 de mayo de 2020, la

Directora General, la señora Yorleny Jiménez Chacón, Directora General,

indicó que los la contracción de los deshumidificadores ya había sido

adjudicadas y que para el segundo semestre se prevé hacer las

reparaciones de las filtraciones de agua del Archivo central.

En consecuencia, los problemas de filtraciones y humedad son una

constante, dada la ubicación del Archivo Central, así como la falta del

control del nivel de humedad, imposibilitando una adecuada

preservación de los documentos almacenados, lo que incrementa el

riesgo de pérdida de información, tanto de valor administrativo como

científico y cultura que son irremplazables.

2.4.3 Publicación de las actas de destrucción de documentos

Se determinó que las actas de eliminación de documentos no se están

publicado en la página Web del Ministerio.

Según el Artículo 27 de Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema

Nacional de Archivo, Decreto N°40554 -C, publicado el 29 de junio de

2017, señala que se debe publicar las actas de eliminación de

documentos, como se detalla a continuación:


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Artículo 27. Acta de Eliminación Las Instituciones productoras levantarán un acta,

suscrita por un representante de la Unidad Administrativa Productora y el Jefe o

Encargado del Archivo Central o quien este delegue, que contenga: el número de

Sesión y fecha en que el CISED, aprobó los instrumentos de valoración documental,

número de Resolución o número de Sesión y fecha en que la CNSED, autorizó la

eliminación; todos los tipos y series documentales y la descripción de su contenido,

sus fechas extremas y cantidad por eliminar. El acta se conservará en el Archivo

Central y una copia en el Archivo de Gestión de la Unidad Productora. Las actas

deberán publicarse por el plazo de un año en el sitio web de cada Institución.

Así las cosas, nuevamente se le consultó al señor Monge Trejos, las

razones por las cuales dicha disposición no se cumple y en correo

electrónico del 18 de octubre de 2019, se refirió de la siguiente manera:

Efectivamente no se han publicado las Acta de Eliminación en la página del

Ministerio, debido a que se ha pospuesto por diferentes razones, generadas

principalmente por no poder delegar ninguna función en materia archivista. Por un

lado, el reglamento anterior no solicitaba realizar este tipo de publicaciones y cuando

salió la nueva versión (se recibió la notificación a mediados de diciembre del 2017) el

Archivo Central estaba inmerso, desde agosto de ese año, en el proceso de la

elaboración del Manual de Archivo, mismo que fue entregado a principios del 2018, y

después de realizarle varios ajustes y correcciones solicitadas, se procedió con la

firma del mismo hasta abril de 2019. En ese mismo mes, se tuvo que gestionar el

rescate del contrato que se tenía con la empresa que nos brinda el servicio de

bodegaje y almacenamiento de cajas, debido al cambio de la razón social, se adjunta

oficio AC-011-2019 donde se hace el recuento de lo actuado. Entre los meses de junio

y julio, se tuvo que atender lo relativo al informe que presentó la Auditoría, sobre el

sistema de vacaciones y el requerimiento que nos hizo el Despacho de la Señora

Viceministra Administrativa, en ese mismo periodo, se inició con la elaboración de

las pantallas e información que debía presentar el sistema para el préstamo y control

de los expedientes, mismo que fue entregado ya firmado hasta el 14 del mes en curso.

Mientras se confeccionaba este documento, se realizó una consulta verbal, sobre el

procedimiento para publicar las Actas y el día 15, se remitió correo al Director a.i. del

CTIC. Ese mismo día se recibió una llamada del señor Director a.i. indicándome que,

se iba a realizar las modificaciones requeridas, para habilitar que el Archivo Central

pueda publicar las Actas en la página del Ministerio, específicamente en la sección de

los Documentos Digitales. Se está a la espera de que se nos comunique que ya fuimos

autorizados y se nos indique el procedimiento a seguir.

Adicionalmente, el señor Monge Trejos, en correo del 15 de octubre de

2019, le consultó al Jefe de Centro de Tecnologías y Comunicación, el

señor Esteban Roja Núñez, sobre “el trámite a seguir para dar

cumplimiento con la norma”, por lo que dándole seguimiento a dicho

correo, se le consultó señor Monge Trejos si había recibido alguna


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respuesta y mediante correo electrónico del 28 de abril de 2020, nos

indicó:

(…) hasta tuve una reunión con Valeria y otro muchacho, que eran los que estaban

realizando ese proceso de habilitar un espacio para publicar las actas y otros

documentos del Archivo Central en la página del Ministerio, pero con el recorte de

presupuestos y la afectación que generó en los contratos de personal que tenía el

CTIC, todo se le recargó a Valeria y la verdad, sé que está en proceso (muy lerdo),

pero a la fecha no tengo nada en concreto.

En consecuencia, hay un incumplimiento a la normativa citada por parte

de la Administración Activa, la cual está al tanto de la situación y a abril

de 2020, la situación sigue igual, sin habilitar al señor Monge Trejos la

plataforma de Documentos Digitales, para que cumpla con la publicación

de las actas de eliminación de documentos en la página del Ministerio.

2.4.4 Sala de facilitación de documentos

El Archivo Central no tiene un espacio físico exclusivo para la facilitación

de documentos, ya que el único espacio disponible es una mesa a la

entrada del Archivo, la cual ocupa un tercio del espacio para una

computadora y un multifuncional (obsoletas y totalmente depreciadas), el

resto del espacio se comparte con las tareas de recepción de documentos

para archivar y para la preparación de documentos sujetos a su

eliminación.

Lo anterior de conformidad con el Artículo 98 del Reglamento a la Ley del

Sistema Nacional de Archivo:

Artículo 98. Personal y Salas para la Facilitación. El servicio de facilitación de

documentos a los usuarios, será efectuado exclusivamente por personal de las áreas

de consulta debidamente autorizado para esos efectos y utilizando los instrumentos de

control respectivos. Los documentos que se faciliten al público serán reubicados en

los depósitos el mismo día, salvo que el trámite a realizar lo impida, tales como

tramitación de reproducciones legales.


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Es evidente la falta de espacio, las instalaciones actuales no fueron

creadas para tal propósito, la distribución física no es la más adecuada,

no obstante, cabe indicar que la Administración Activa ha hecho

esfuerzos ampliando el depósito de los documentos en su momento.

En consecuencia, de los tres procesos que se ejecutan en una misma

mesa, solo se puede realizar uno a la vez, por ejemplo, si se ésta

revisando información para su destrucción, se tiene que interrumpir el

proceso para atender la recepción de documentos o atender usuarios.

2.4.5 Tratamiento de archivos de misiones en casos especiales

Como parte de las indagaciones realizadas en la gestión de los archivos,

se determinó que no hay procedimientos o instrucciones normadas para

situaciones imprevistas, como en el caso del cierre de misiones, un

incendio, una inundación, robo, perdida de archivos o falta de espacios

para almacenar, entre otros, ni establecido una autoridad a la que se le

deba comunicar según sea el caso.

Un ejemplo es el caso del Consulado en Chicago, fue cerrado el 30 abril

de 2009, se reabrió a partir del 1 de abril de 2013, sin embargo, esta

Oficina Consular solo cuenta con los archivos iniciados en el 2013, a la

fecha y a pesar de que se preguntó en diferentes dependencias, no se

logró determinar que sucedió con los documentos. Cabe indicar que la

señora cónsul fue nombrada en comisión en aquel momento y ya no

trabaja para el Ministerio. En el Archivo Central indicaron que no

recibieron archivos de ese consulado y solo unos cuantos documentos

referentes a cédulas y pasaportes se tiene registro de que estaban en

custodia en el Consulado en Washington DC.


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En el caso de los archivos que fueron repatriados a Costa Rica, como fue

el de la Embajada y Consulado en Trinidad y Tobago, cerrada desde el

1 de agosto de 2019, según indicó el señor Monge Trejos, mediante correo

electrónico del 5 de diciembre de 2019, “Esta documentación había sido

remitida a la Dirección General de Servicio Exterior, sin ningún tipo de

inventario o lista de remisión y el Archivo Central la recibió de esa manera,

como una colaboración a dicha Dirección”. Además, en la entrevista

realizada al señor Monge, indicó que al final recibió 8 cajas, de las cuales

solo 2 fueron archivadas, dado que una parte se eliminó adecuadamente

y la otra simplemente se destruyó ya que no era información que se debía

archivar, como papelería, revistas y libros.

Otros casos por incendio, fue el que afectó la Embajada de Costa Rica

en Washington, Estados Unidos de América y más recientemente el

conato de incendio en la Embajada y Consulado de Costa Rica en El

Salvador en 2017, de los cuales no hay ninguna documentación que

conste la pérdida de información o algún detalle en el Archivo Central.

Otra de las situaciones imprevistas con el manejo de los archivos, es el

caso del Consulado en Panamá, el cual, en el 2015, trasladó 43 cajas de

documentos consulares por falta de espacio al Archivo de la Dirección

General de Migración y Extranjería, los cuales todavía no cumplían el

plazo para su destrucción. Lo anterior, a solicitud del señor Gustavo

Zeledón, Cónsul de Costa Rica en Panamá en ese momento, según

consta en oficio AC-004-2015, de fecha 6 de febrero de 2015.

Cabe señalar que se preguntó si dicha información ya fue eliminada y el

señor Monge Trejos, indicó mediante correo electrónico que no tenía

conocimiento del asunto.


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La Ley del Sistema Nacional de Archivos, con respecto al resguardo de

los documentos señala:

Artículo 8.-

Los documentos producidos en las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la

presente ley, como producto de su gestión, cualquiera que sea su soporte: papel,

película, cintas, "diskettes", serán propiedad de esas instituciones durante su gestión

y su permanencia en los respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto en el

artículo 53 de esta ley. Ninguna persona, funcionario o no, podrá apropiarse de ellos.

Posteriormente formarán parte del fondo documental que custodia la Dirección

General del Archivo Nacional.

Artículo 9.-

Si algún funcionario público, o cualquier particular, transgrediere las disposiciones

del artículo anterior, será sancionado de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 208

y 209 del Código Penal. En cualquier caso, además, se le obligará a devolver los

documentos.

Además, el Artículo 42, del mismo cuerpo normativo, señala entre las

funciones de los archivos centrales:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la

institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.

b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la

ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva. c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar

el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General

del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia

administrativa.

ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios

para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.

d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar

técnicamente al personal de la institución que labore en los

archivos de gestión. e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo

central y de los archivos de gestión de la entidad.

(…)

Lo anterior, responde a una privación de acciones de control interno que

regulan el tratamiento de los archivos en situaciones imprevistas, lo

anterior, a pesar del esfuerzo de elaborar el Manual de Archivo e


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implementar las tablas de destrucción de plazos en el 2009 que ha

realizado la Administración, lo cierto es que a la fecha existen algunas

situaciones que no han sido reguladas.

En el caso de los manuales emitidos por la Dirección de Servicio Exterior,

tampoco se trata este tema. Se le consultó a la señora Araya Rojas,

acerca de las directrices, circulares, normas emitidas y procedimientos

para el manejo de los archivos en casos por cierre de funciones o

fortuitos, la cual indicó mediante oficio DSE-2538-2019, del 16 de

diciembre de 2019 que:

(…) previo al cierre de las embajadas, la Dirección de Servicio instruyó los

respectivos Jefes de Misión para que se pusieran en contacto con el Sr. Calos Monge,

jefe del Archivo Central para que coordinaran lo relativo a la clasificación y embalaje

del material de archivo.

“(…) las misiones en el exterior deben cumplir con las normas para el efecto hay

emitido en Archivo Central o el Despacho del Viceministro Administrativo”

En cuanto a los problemas de almacenamiento de archivos, cabe

recordar que este proceso de eliminación debe ser sistemático para evitar

que se acumule grandes cantidades de archivos que ya no son necesarios

resguárdalos y dado que las tablas de conservación de documentos no se

actualizan desde que fueron creadas en 2009, es provechoso revisar que

variables han cambiado, así como la demanda en los servicios consulares

y la acumulación de documentos para actualizar los plazos entre otras

consideraciones.

En consecuencia, al no haber una clara definición de los instrucciones a

seguir, no existe la certeza del proceder en las diferentes situaciones,

hasta el momento la práctica ha sido que la información se envía sin

estar clasificad, recargando ésta acción al Archivo Central y ocasionando

un gasto innecesario en los recursos utilizados para la repatriación de los

archivos, lo anterior, porque muchos de los documentos no están


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contemplados en la tabla de eliminación de documentos, como lo son las

revistas, libros y otros, que una vez que llegan al Archivo Central lo que

procede es desecharlos, haciendo imposible determinar los faltantes.


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3. CONCLUSIONES

3.1 La Administración está realizando esfuerzos para minimizar el uso de

papel en la gestión sin embargo no se han llevado a la práctica

adecuados procedimientos para la conservación y seguridad de la

información generada de manera automatizada.

3.2 Los documentos físicos y electrónicos, en materia de archivo y las

directrices emitidas por el Archivo Nacional tienen el mismo valor y no

guardan diferencia en su tratamiento para efectos de la conservación de

la información, aspecto a considerar en la gestión administrativa.

3.3 El Ministerio no cuenta con un gestor de documentos electrónico,

que asegure la creación, organización, utilización, disponibilidad, acceso,

confidencialidad, autenticidad, migración, respaldo y conservación de los

documentos electrónicos con firma o sin firma digital que se están

generando.

3.4 Las acciones por parte de la Administración Activa para dotar de un

gestor de documentos no han tenido resultados positivos, con una

posibilidad de donación incierta.

3.5 Tampoco se ha logrado implementar un repositorio para documentos

electrónicos, como una medida alternativa por la falta de dicho gestor.

3.6 El Ministerio tiene toda su información en papel, por lo que se tiene

un alto riesgo de pérdida de información irremplazable, si se llaga a

materializar un evento como por ejemplo un incendio, filtraciones de

agua o robo de la información.

3.7 No se ha logrado cumplir e implementar adecuadamente la

normativa referente a la gestión documental electrónica, a pesar de


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acciones que se han llevado a cabo debido a que se carece de políticas

para la conservación, clasificación, selección y administración de

documentos en soporte digital.

3.8 El Archivo Central adolece de al menos un técnico con formación en

archivística, que colabore en la conservación y resguardo de la

documentación de forma organizada y que a la vez facilite brindar

algunos servicios en caso de ausencia del jefe de Archivo.

3.9 La ubicación del Archivo Central, con sus problemas de filtraciones y

humedad no es la más adecuada para la conservación de los documentos

y su traslado no es una posibilidad en este momento, por lo que algunas

reparaciones son urgentes, así como el equipamiento para mantener las

condiciones de humedad relativa.

3.10 Existe un incumplimiento de la obligatoriedad de publicación de las

actas de destrucción de documentos en la página Web del Ministerio,

desde la publicación del nuevo Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema

Nacional de Archivo, Decreto N°40554 -C, en junio de 2017.

3.11 Las condiciones actuales de la infraestructura del Archivo Central

no permiten un lugar adecuado para la facilitación de documentos,

situación que no es posible mejorar.

3.12 Existen situaciones particulares con el manejo de los archivos en

las sedes del Servicio Exterior Costarricense, que no están reguladas en

el Manual de Archivo, como es el caso de cierre de misiones o en caso

fortuito como incendio o inundación, robo o perdida de información por

otras causas y hasta por falta de espacio, no hay procedimientos

claramente definidos de acciones por hacer.


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4. RECOMENDACIONES

4.1 Al Ministro

4.1.1 Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para que

se ejecuten las recomendaciones del presente informe.

4.1.2 Girar las instrucciones necesarias a las instancias

correspondientes para dotar de un sistema o gestor de documentos

electrónico al Ministerio, que permita la gestión, conservación,

publicación de los documentos producidos o recibidos por medios

electrónicos, así como asignar los recursos económicos necesarios para

su implementación, el mantenimiento y respaldos externos al Ministerio.

(Ver comentario en 2.1)

4.2 A la Directora General

4.2.1 Explorar las posibilidades de donación del gestor de documentos

con otras instituciones del Sector Público, ante la incertidumbre con el

AYA. (Ver comentario en 2.2)

4.2.2 Aunado a la implementación del gestor electrónico de dados,

reglamentar los procedimientos de la gestión de los documentos

electrónicos, en concordancia con la normativa emitida por el Sistema

Nacional de Archivo y otras entidades. (Ver comentario en 2.3)

4.2.3 Desarrollar una política institucional de cero papeles, en

concordancia con las normativas emitidas con el uso de la firma digital,

tendiente a la reducción del uso del papel y un ahorro importante de

recursos para la Administración, pero a su vez, paralelamente se


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planifique la adecuada seguridad de la información. (Ver comentario en

2.1 y 2.3)

4.2.4 Coordinar con las diferentes dependencias el proceso de traslado

de la información producida o recibida por medios electrónicos, hasta

tanto no se tenga un gestor de documentos electrónicos, de acuerdo con

el punto 9.14.4 Políticas, del Manual de Archivo. (Ver comentario en

2.3)

4.2.5 En la medida de lo posible, dotar al Archivo Central de personal

necesario para que se cumplan a cabalidad todas las funciones que dicta

la Ley nº.7202 del Sistema Nacional de Archivos y Reglamento mediante

un estudio de cargas de trabajo. (Ver comentario en 2.4.1)

4.2.6 Girar las instrucciones necesarias a las instancias

correspondientes, para mejorar las condiciones actuales de la

infraestructura asignada al Archivo Central para que cumpla con los

requisitos mínimos para la conservación de los documentos. (Ver

comentario en 2.4.2)

4.2.7 Girar las instrucciones necesarias para cumplir con el mandato de

la publicidad de las actas de eliminación de documentos en la página

web del Ministerio. (Ver comentario en 2.2.3)

4.3 Al Jefe Archivo Central

4.3.1 Velar por la implementación de los procedimientos, políticas,

normas y directrices que apoyen la gestión documental electrónica. (Ver

comentario en 2.1 y 2.3)


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4.3.2 Actualizar la “Tabla de Plazos de Conservación de Documentos”

someterlas a valoración y obtener las autorizaciones correspondientes,

con el fin e incluir nuevas series o tipo documentales de ser el caso,

cambiar el soporte físico a electrónico de las series o tipo documentales

que se estén generando en firma digital y los plazos de conservación. (Ver

comentario en 2.3)

4.3.3 Velar por la seguridad de los documentos custodiado en el Archivo

Central mientras se prestan los servicios de facilitación de documentos.

(Ver comentario en 2.4.4)

4.3.4 Gestionar la actualización del Manual del Archivo, para que

incluya los procedimientos en las circunstancias extraordinarias en el

manejo de archivos en los casos de cierre de misiones, perdida de

información en casos fortuitos, como incendio, inundación, robo o

perdida de información por otras causas, con el fin de establecer los

procedimientos de esos casos extraordinarios. (Ver comentario en

2.4.5)

ELABORADO POR: Rosibel Ruiz Hernández.

Revisado por: Alexander Loaiza Carvajal.


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5 ANEXO

5.1 Anexo 1: Definiciones

Fuente: Norma Técnica para la Gestión de Documentos Electrónicos en

el Sistema Nacional de Archivos, aprobaba según Acuerdo Nº 7, de la

sesión 15-2018, del 25 de abril del 2018 publicada en la Gaceta Nº88 del

21 de mayo de 2018.

II.DEFINICIONES:

Almacenamiento (Conservación): Comprende aquellas actividades destinadas a la preservación

de los documentos y recomienda considerar factores como volumen y crecimiento de los

documentos de archivo, características de su uso, necesidades de seguridad, características físicas,

frecuencia de uso, costo de almacenamiento externo. En cuanto al almacenamiento digital se

recomienda contar con estrategias tales como el respaldo, procesos de mantenimiento y la

actualización de hardware o software para evitar la pérdida de documentos.

Almacenamiento de alta disponibilidad: Dispositivo o sistema diseñado para asegurar la

continuidad operacional durante un período de medición dado. La disponibilidad es la condición

de dicho dispositivo para permitir que las personas usuarias puedan acceder a la información

almacenada en éste.

Autenticidad: La característica de un documento electrónico que permite probar que es lo que

afirma ser y que ha sido creado por la persona de la cual se afirma que lo produjo.

Conservación documental: es el conjunto de acciones que tienen como objetivo evitar, detener o

reparar el deterioro y daños sufridos en los documentos, y las medidas necesarias para asegurar su

perdurabilidad en el tiempo. Tiene dos elementos importantes que son

la restauración y la preservación.

Conservación de largo plazo: Conservar por un período de tiempo que excede la expectativa de

vida de la tecnología (hardware y software) utilizada para crear y mantener comprensible la

información y las evidencias que soportan su autenticidad a largo plazo.

Digitalización: Proceso para convertir documentos físicos o analógicos a formato digital. El uso

de la digitalización no implica de ninguna manera, en la actualidad, la eliminación del documento

original. Es recomendable el uso de procesos de digitalización de documentos originales en

soportes físicos o analógicos como estrategia para potenciar la conservación, así como para la

facilidad de acceso y difusión de la información.

Documento de archivo: es una expresión testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa, en

cualquier lenguaje natural o codificado, así como en cualquier soporte que ha sido producida o

recibida en la ejecución, realización o término de las actividades institucionales y que engloba el

contenido, el contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de esa actividad.

Documento en soporte electrónico: cualquier manifestación con carácter representativo o

declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por


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jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios

físicos.

En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o

comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos. No obstante,

el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el

cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio

jurídico en particular.

Documento firmado digitalmente: aquel documento electrónico, cualesquiera que sean su

contenido, contexto y estructura, que tiene lógicamente asociada una firma digital. En otras

palabras, es un objeto conceptual que contiene tanto el documento electrónico como una firma

digital, sin importar que estos dos elementos puedan encontrarse representados por conjuntos de

datos diferentes.

Fiabilidad: Característica de un documento electrónico cuyo contenido puede ser considerado

una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que

da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades.

Firma Digital: entiéndase por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente

asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en

forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. Una

firma digital se considerará certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital

vigente, expedido por un certificador registrado.

Integridad: Propiedad de un documento electrónico que denota que su contenido y

características de identificación han permanecido inalterables desde el momento de su emisión.

Interoperabilidad: es la capacidad que tiene un producto o un sistema, cuyas interfaces son

totalmente conocidas, para funcionar con otros productos o sistemas existentes o futuros y eso sin

restricción de acceso o de implementación.

Legibilidad o Inteligibilidad: Los mecanismos o procedimientos que garanticen que un

documento electrónico de archivo pueda ser accedido y consultado en el largo plazo. Es decir,

implica no solo garantizar la conservación del documento electrónico de archivo, sino también la

lógica (software, hardware o equivalentes) que permitan y aseguren que el documento pueda ser

accedido y consultado.

Migración: Proceso de transferir documentos electrónicos de un entorno de software/hardware o

soporte de almacenamiento a otro entorno o soporte de almacenamiento con poca o ninguna

alteración de su estructura, y sin alteración del contenido y contexto.

Metadatos: Datos que describen el contenido, contexto y la estructura de un documento

electrónico y su conservación de largo plazo.

Obsolescencia tecnológica: Desplazamiento o desuso de tecnología como resultado de mejoras

tecnológicas en el mercado.

Preservación Digital: La preservación digital es el conjunto de medidas necesarias para

mantener la integridad física y funcional de los documentos y su estructura lógica en soporte

electrónico, de forma tal que se garantice su integridad, inalterabilidad, autenticidad y

disponibilidad, de acuerdo con las normas y estándares profesionales sobre la materia. En el caso

de documentos electrónicos, deberán preverse las políticas de migración necesarias para asegurar

la conservación de largo plazo, lo cual debe incluir los metadatos mínimos que aseguren la

información relativa a su origen y otras características básicas.

Repositorio Digital: Es un conjunto de herramientas que permiten un acceso fiable a largo plazo

de los objetos digitales de una determinada organización, en el momento actual y en el futuro. Es

decir, siguiendo el modelo OAIS, el repositorio debe asegurar que la información se conserve

garantice la integridad y la autenticidad a través del tiempo como sea necesario.


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5.2 Anexo 2: Estado de infraestructura

Bajantes y cables eléctricos.

Bajantes y tuvo de agua potable.


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Filtraciones escaleras y deterioro de paredes.


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Filtraciones por bajante

Balde que recoge el agua que se filtra por el bajante.


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Deshumedicador en mal estado.

Piso de un archivador, deteriorado por filtraciones de agua.

informe de gestión archivo digital 2019

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