informe de gestiÓn 2018 - rpi · nuestra gestiÓn 2018 pag. aprobación exitosa para la...
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NUESTROS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS1. Mantener a la Institución como medio de tradición del dominio de los bienes raíces y de los otros derechos reales constituidos en ellos.
2. Dar publicidad a los contratos y actos que trasladan el dominio de los bienes raíces o imponen gravámenes o limitaciones a dicho dominio.
3. Mejorar la infraestructura, el equipamiento y la tecnología de la institución
4. Brindar una atención y servicio al cliente tanto interno como externo de calidad y con calidez, entregando un valor agregado y optimizando el tiempo en cada servicio ofrecido por la Institución.
5. Fortalecer la estructura de la Institución y la Cultura Organizacional, priorizando al talento humano de la misma, de conformidad con la normativa legal pertinente.
Somos una institución pública autónoma adscrita al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San Miguel de Ibarra y formamos parte de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, servimos como medio de transferencia de dominio, brindando seguridad jurídica a la información de la propiedad inmobiliaria y su gestión documental en el Cantón Ibarra.
NUESTRA MISIÓN
En el 2023 el Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra será una institución totalmente digitalizada constituyéndose como líder, pionera en poseer un modelo de gestión de calidad certificada; altamente capaz de brindar certeza jurídica y seguridad registral fundamentados en el principio de legalidad.
NUESTRA VISIÓN
NUESTRA POLÍTICA DE CALIDAD“Proveemos servicios registrales de actos de propiedad inmobiliaria cumpliendo con la normativa legal vigente, con el propósito de satisfacer las necesidades de la ciudadanía del cantón Ibarra trabajando con personal idóneo y comprometido en la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad plasmados en la seguridad jurídica”.
VERSIÓN No. 002 17 - Sept - 2018
NUESTRA GESTIÓN 2018PAG.
Aprobación exitosa para la certificación de calidad ISO 9001:2015Emisión de certificados en 24 horasInscripciones registrales en 48 horasRazones de inscripción en tan solo 4 horasCódigos de seguridad QR en documentos registralesAire acondicionado para archivos registralesConsulta de estado de trámite OnlineMódulo táctil para consulta de serviciosPago de servicios con tarjetas de crédito o débitoEntrega histórica de remanenteDispositivos para calificación del servicioRegistro de la propiedad Ibarra un referente a nivel nacionalSistema de SMS para observaciones registralesMejoramiento de servicios para personas con discapacidadAdecuaciones para el bienestar de usuariosEstudio de ergonomía para servidoresFormulario único de solicitud de certificadosInstalación de alarma para evacuación de instalacionesAcuerdos interinstitucionalesFumigación preventiva y correctiva del archivoColocación de hidrometros en archivoÁrea gratuita para la creación de correos electrónicosEquipos para brindar primeros auxiliosComité paritario de seguridad y salud ocupacionalCertificación de edificio libre de humo de tabacoSistema de detección de humoApoyo constante en proceso de transferencia del ex teodoro GómezInicia proceso de digitalización del archivo institucionalEl sueño de una casa propia cada vez más cerca de cristalizarse
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Códigos de seguridad QR en documentos registralesAire acondicionado para archivos registralesConsulta de estado de trámite OnlineMódulo táctil para consulta de serviciosPago de servicios con tarjetas de crédito o débitoEntrega histórica de remanenteDispositivos para calificación del servicioRegistro de la propiedad Ibarra un referente a nivel nacionalSistema de SMS para observaciones registralesMejoramiento de servicios para personas con discapacidadAdecuaciones para el bienestar de usuariosEstudio de ergonomía para servidoresFormulario único de solicitud de certificadosInstalación de alarma para evacuación de instalacionesAcuerdos interinstitucionalesFumigación preventiva y correctiva del archivoColocación de hidrometros en archivoÁrea gratuita para la creación de correos electrónicos
Instalación de alarma para evacuación de instalaciones
Estudio de ergonomía para servidoresFormulario único de solicitud de certificadosInstalación de alarma para evacuación de instalaciones
Sistema de SMS para observaciones registralesMejoramiento de servicios para personas con discapacidadAdecuaciones para el bienestar de usuariosEstudio de ergonomía para servidoresFormulario único de solicitud de certificadosInstalación de alarma para evacuación de instalaciones
Registro de la propiedad Ibarra un referente a nivel nacionalSistema de SMS para observaciones registralesMejoramiento de servicios para personas con discapacidadAdecuaciones para el bienestar de usuariosEstudio de ergonomía para servidoresFormulario único de solicitud de certificadosInstalación de alarma para evacuación de instalacionesInstalación de alarma para evacuación de instalacionesInstalación de alarma para evacuación de instalaciones
Mejoramiento de servicios para personas con discapacidad
Instalación de alarma para evacuación de instalaciones
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Pago de servicios con tarjetas de crédito o débito
Registro de la propiedad Ibarra un referente a nivel nacionalSistema de SMS para observaciones registralesMejoramiento de servicios para personas con discapacidadMejoramiento de servicios para personas con discapacidadAdecuaciones para el bienestar de usuariosMejoramiento de servicios para personas con discapacidad
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APROBACIÓN EXITOSA PARA LACERTIFICACIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015
Alcanzar la Certificación de calidad es un proyecto que inició en noviembre del año pasado, el Ing. Álvaro Castillo, Alcalde de nuestro Cantón fue quién planteo este objetivo a todas las empresas municipales y a todas las instituciones adscritas, con esta directriz el Dr. Patricio Rosas inicio la gestión para obtener esta certificación.
Tras capacitarse durante más de 7 meses en los principios de la Norma de calidad ISO 9001:2015 y la forma de implementación del sistema, 25 funcionarios aprobaron con éxito las Jornadas de Capacitación para desempeñarse como auditores internos con más de 90 horas de estudio.
A las 15h00 del viernes 30 de noviembre finalizó la auditoria externa realizada al Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra, durante 2 días por el equipo de auditores de la empresa Bureau Veritas, quienes constataron la aplicación exitosa del Sistema de Gestión de Calidad y realizarán la recomendación favorable para que el RPI reciba
La Certificación de Calidad ISO 9001:2015. Patricio Sánchez, quien realizo la auditoria de los procesos y procedimientos implantados felicitó la gestión desarrollada por el Dr. Patricio Rosas y todos los funcionarios de la institución, reconoció además que muy pocas veces se ve un Sistema bien implementado por una institución pública.
La visión de que todas las entidades municipales alcancen esta Certificación se impulso desde la Alcaldía en diciembre del año pasado y durante 11 meses tanto el Registrador como los auditores internos se prepararon para aplicar la Norma de Calidad, los resultados se plasmaron en el informe favorable que se entregará a la respectiva entidad
Certificadora.
Ahora la institución se plantea alcanzar nuevas certificaciones como la Certificación de Calidad en Seguridad y Salud Ocupacional y la Certificación de Calidad en Seguridad de la información.
El Registro de la Propiedad del
Cantón Ibarra es la primera entidad
pública que brinda este tipo de servicios
en aprobar la auditoría con
Bureau Veritas.
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EMISIÓN DE CERTIFICADOS EN 24 HORASAntes del año 2017 la entrega de Certificados tardaba entre 3 y 4 días, sin embargo, luego de poner a prueba el sistema de actualización de este tipo de documentos en 24 horas y tras un resultado favorable en la aplicación se realizan un cambio radical y durante el año 2018 se aplicó este mismo mecanismo a nivel general y se generan un promedio de 170 trámites diariamente. De igual manera la actualización de un certificado paso de 24 horas a tan solo 4 horas, agilitando aún más los procesos y beneficiando a un mayor número de personas.
INSCRIPCIONES REGISTRALES EN 48 HORASEl proceso de inscripciones normalmente requiere un tiempo prudente para revisar la información pertinente, sin embargo antes se empleaba el método de pre-revisión el cual tardaba entre 2 y 3 días y posterior a eso pasaba a la etapa de inscripción el cual tardaba entre 3 a 4 días, lo que suponía un lapso demasiado extenso para cualquier usuario, actualmente todo se realiza en un solo proceso en el cual el inscriptor revisa e inscribe y se emplean apenas 2 días y en algunos casos hasta de 24 horas siempre que el trámite no presente observaciones.
RAZONES DE INSCRIPCIÓN EN TAN SOLO 4 HORASLa emisión de una razón de inscripción es sumamente importante pues determina si un bien inmueble se encuentra inscrito o no en el Registro de la Propiedad del cantón donde se ubica.
En la Institución este trámite paso de emitirse de 2 días a tan solo 4 horas sumándose al resto de trámites que se emiten en tiempo récord comparado con instituciones de características similares, a esto se suma el compromiso de los servidores de la institución para agilitar aún mas los procesos en el año 2019.
CÓDIGOS DE SEGURIDAD QR EN DOCUMENTOS REGISTRALES
Brindar la mayor seguridad posible a cada uno de los documentos registrales se constituye en uno de los objetivos más importantes de la institución para esto se han incorporado CÓDIGOS QR en cada uno de los documentos que se emiten.
A través de este medio tanto el usuario como las entidades bancarias o Notarias podrán verificar la veracidad del documento registral y evitar así falsificaciones o adulteraciones, basta con descargarse un lector de códigos QR en el dispositivo móvil y este nos indicará datos importantes del documento, otorgándole así la debida seguridad jurídica y haciendo usando de nuevas tecnologías que se encuentran al alcance de todo el mundo.
Adicional a esto cada documento contará con un código numérico mismo que se podrá consultar en la página web del registro de la propiedad, el usuario podrá visualizar el documento emitido así como datos del solicitante la fecha en la que ingreso la solicitud y la fecha en la que se emitió, es decir se crearan múltiples canales de consulta a disposición del usuario.
AIRE ACONDICIONADO PARA ARCHIVOS REGISTRALES
El archivo registral que maneja la institución es sumamente extenso ya que ocupa 2 habitaciones de las instalaciones, estos resguardan la información de más de 60 años atrás, algunos tomos de estos aún se usan para la emisión de documentos.
Con el propósito de conservar la temperatura adecuada en las áreas de archivo se instalaron 2 sistemas de aires acondicionados, ubicados estrategicamente en cada una de las habitaciones, adicional a esto se realizo una separación entre las estanterías de los libros y la sección de control de salida e ingreso de tomos dejando que todo el aire se controle de manera sistemática solo en las área que son necesarias.
Estas acciones se acompañan del control de temperatura rutinario que realiza la Gestión de Comunicación y Tecnologías dos veces por día con lo cual se puede reconocer si el clima tuvo variaciones inadecuadas que pongan en riesgo la conservación de los documentos históricos.
uno de los documentos que se emiten.
A través de este medio tanto el usuario como las entidades bancarias o Notarias podrán verificar la veracidad del documento registral y evitar así falsificaciones o adulteraciones, basta con descargarse un lector de códigos QR en el dispositivo móvil y este nos indicará datos importantes del documento, otorgándole así la debida seguridad jurídica y haciendo usando de nuevas tecnologías que se encuentran al alcance de todo el mundo.
Adicional a esto cada documento contará con un código numérico mismo que se podrá consultar en la página web del registro de la propiedad, el usuario podrá visualizar el documento emitido así como datos del solicitante la fecha en la que ingreso la solicitud y la fecha en la que se emitió, es decir se crearan múltiples canales de consulta a disposición del usuario.
AIRE ACONDICIONADO PARA ARCHIVOS REGISTRALES
El archivo registral que maneja la institución es sumamente extenso ya que ocupa 2 habitaciones de las instalaciones, estos resguardan la información de más de 60 años atrás, algunos tomos de estos aún se usan
El archivo registral que maneja la
datos del solicitante la fecha en la que ingreso la solicitud y la fecha en la que se emitió, es decir se crearan múltiples canales de consulta a disposición del usuario.
AIRE ACONDICIONADO
datos del solicitante la fecha en la que ingreso la solicitud y la fecha en la que se emitió, es decir se crearan múltiples canales de consulta a disposición del usuario.datos del solicitante la fecha en la que ingreso la solicitud y la fecha en la que se emitió, es decir se
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A través de este medio tanto el usuario como las entidades bancarias o Notarias podrán verificar la veracidad del documento registral y evitar así falsificaciones o adulteraciones, basta con descargarse un lector de códigos QR en el dispositivo móvil y este nos indicará datos importantes del documento, otorgándole así la debida seguridad jurídica y haciendo usando de nuevas tecnologías que se
Adicional a esto cada documento contará con un código numérico mismo que se podrá consultar en la página web del registro de la propiedad, el usuario podrá visualizar el documento emitido así como datos del solicitante la fecha en la que ingreso la solicitud y la fecha en la que se emitió, es decir se crearan múltiples canales de consulta a disposición del usuario.
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PAGO DE SERVICIOS CON TARJETAS DE CRÉDITO O DÉBITOFacilitar la forma de pago a los usuarios sin la necesidad de que usen el efectivo es un servicio primordial, par a lo cual la institución al fin cuenta con un dispositivo con el cual el usuario puede diferir el costo de la inscripción de su trámite o a su vez cancelar el valor total a través del sistema por débito.Decenas de usuarios ya han utilizado este servicio y felicitan la acción de la institución al proveer múltiples formas de acceder al pago de distintos trámites.
CONSULTA DE ESTADO DE TRÁMITE ONLINECon el uso y la aplicación de nuevas tecnologías hemos logrado crear una nueva herramienta tecnológica, la implementación de un nuevo módulo web ahora le permite al usuario consultar como avanza el estado de su trámite desde su ingreso en ventanilla.
Existen 4 fases que el usuario puede visualizar: 1 en desarrollo, 2 en observación, 3 en proceso de firma y 4 en módulo de entrega, este servicio se hizo posible gracias a la instalación de los códigos de barras y dispositivos que permiten su lectura acoplados a un software creado por tecnologías en la institución registral.
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MÓDULO TÁCTIL PARA CONSULTA DE SERVICIOSTécnicos de la gestión de tecnologías elaboraron una aplicación que se instaló en una pantalla táctil que anteriormente se ubicaba en el área de espera sin un propósito determinado.
Esta aplicación que permite al usuario acceder a 3 tipos de servicios como la consulta del estado de trámites, además se puso a disposición una calculadora virtual en la cual se puede visualizar el valor a pagar de acuerdo al avalúo del bien, otro de los servicios que dispone la herramienta es la de consultar los valores fijos para determinados trámites.
ENTREGA HISTÓRICA DE REMANENTE
El remanente o excedente financiero anual se calcula al finalizar cada año fiscal restando las inversiones y gastos de la institución registral del presupuesto anual, estos fondos restantes se transfieren a la Municipalidad de acuerdo a la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos y de acuerdo a la Ordenanza Municipal que rige el Registro.
Como resultado de una buena administración financiera el mes de abril del 2018 desde el Registro de la Propiedad se transfirieron $ 574.976,03 dólares hasta las arcas municipales con un valor histórico puesto que nunca antes desde la declaratoria de la institución como entidad pública se había realizado una transferencia de esta magnitud, duplicando incluso el remanente del año 2016 que fue de $ 299.695,47 dólares.
Cabe destacar que durante el año 2017 se realizaron grandes inversiones en el mejoramiento de todos los servicios así como el equipamiento del área técnica con impresoras multifunción y aún así se genero esta importante cantidad de ingresos.
Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos y de acuerdo a la Ordenanza Municipal que rige el Registro.
Como resultado de una buena administración financiera el mes de abril del 2018 desde el Registro de la Propiedad se transfirieron $ 574.976,03 dólares hasta las arcas municipales con un valor histórico puesto que nunca antes desde la declaratoria de la institución como entidad pública se había realizado una transferencia de esta magnitud, duplicando incluso el remanente del año 2016 que fue de $ 299.695,47 dólares.
Cabe destacar que durante el año 2017 se realizaron grandes inversiones en el mejoramiento de todos los servicios así como el equipamiento del área técnica con impresoras multifunción y aún así se genero esta importante cantidad de ingresos.los servicios así como el equipamiento del área técnica con impresoras multifunción y aún así se genero esta importante cantidad de ingresos.
Cabe destacar que durante el año 2017 se realizaron grandes inversiones en el mejoramiento de todos los servicios así como el equipamiento del área técnica con impresoras multifunción y aún así se genero esta importante cantidad de ingresos.los servicios así como el equipamiento del área técnica con impresoras multifunción y aún así se
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Como resultado de una buena administración financiera el mes de abril del 2018 desde el Registro de la Propiedad se transfirieron $ 574.976,03 dólares hasta las arcas municipales con un valor histórico puesto que nunca antes desde la declaratoria de la institución como entidad pública se había realizado una transferencia de esta magnitud, duplicando incluso el remanente del año 2016 que fue de
Cabe destacar que durante el año 2017 se realizaron grandes inversiones en el mejoramiento de todos los servicios así como el equipamiento del área técnica con impresoras multifunción y aún así se
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DISPOSITIVOS PARA CALIFICACIÓN DEL SERVICIO
La percepción del usuario sobre el servicio que recibe se constituye en un punto de referencia importante para realizar un auto examen institucional constante y lograr que cada ciudadano que visita la institución se sienta conforme durante la realización de su trámite. Desde el 1 de junio del año 2018 se instalaron 8 dispositivos que permiten calificar el servicio brindado en aquellos módulos en los cuales los funcionarios atienden directamente al público, a finales del mes de septiembre se instalaron 3 nuevos dispositivos más contando con un total de 11 puntos de control; el usuario tiene 4 opciones para calificar el desempeño del servidor: un botón de color verde para excelente, un botón azul para bueno, un botón amarillo para regular y un botón rojo para describir que el servicio fue malo.
Como resultado de este sistema de medición los resultados obtenidos hasta la fecha indican que 28.125 usuarios usaron estos dispositivos de los cuales el 99,46% han calificado como excelente y bueno la atención, lo que indica que se ha realizado un buen trabajo en el mejoramiento del servicio y también es el resultado de las capacitaciones impartidas directamente sobre el servicio.
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REGISTRO DE LA PROPIEDAD IBARRAUN REFERENTE A NIVEL NACIONAL
Los cambios trascendentales generados en el Registro de la Propiedad han llamado la atención de otras instituciones registrales a nivel nacional, gracias a la eficiencia administrativa implementada y apoyada desde la Alcaldía, el Dr. Patricio Rosas, Registrador del Cantón Ibarra, participó como ponente en el taller Nacional denominado “LA ORGANIZACIÓN DE LOS REGISTROS PARA EL SIGLO XXI – NUEVAS TENDENCIAS”, con el objetivo de plasmar como ejemplo para otras instituciones nuevas formas de mejorar la eficiencia en el servicio y el manejo de las instituciones avanzando de la mano de la tecnología.
El evento se desarrolló en Guayaquil , a este acto asistieron Registradores de la Propiedad y Mercantil de todo el país, así como representantes de instituciones que se relacionan a la actividad jurídica; los expositores abordaron temáticas como: La evolución de los Registros de la Propiedad. Las nuevas tecnologías para la organización de los registros.
En el taller el Doctor Rosas disertó el tema: “GESTIÓN ADMINISTRATIVA REGISTRAL Y APLICACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS” en el cual se destacó como se planificaron 4 ejes de cambio que han dado como resultado el mejoramiento del servicio al usuario al entregar trámites en corto tiempo y la creación de nuevos
servicios web, explicó además como se ha logrado establecer un clima laboral que promueve en los servidores brindar atención con agilidad, calidad y calidez; otro de los puntos fue como se han conseguido optimizar los recursos institucionales logrando la planificación para iniciar la construcción de un edificio propio con instalaciones que promuevan un servicio equitativo y accesible,
a esto se suma el trabajo actual que desarrolló la institución para alcanzar la Certificación ISO 9001:2015
Posterior al taller se llevará a cabo la Asamblea Nacional organizada por el Colegio de Registradores del Ecuador.
En el país existen 222 Registros de la Propiedad de estos
solo 3 tienen Certificación de
Calidad ISO 9001:2015, el RPI esta entre uno de
ellos.
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MEJORAMIENTO DE SERVICIOS PARA PERSONAS CON DISCAPACIDADUn objetivo común establecido para todas las instituciones públicas y privadas es la de facilitar la accesibilidad a los diferentes servicios para los usuarios prioritarios como aquellos que presenten algún tipo de discapacidad, sean personas de la tercera edad, personas con niños en brazos o mujeres embarazadas.
La adquisición de una silla de ruedas se realizó frente a la necesidad de movilizar de forma cómoda a quienes conforman el grupo prioritario antes mencionado o de igual manera a los usuarios a quienes es necesario trasladar por este medio.
SISTEMA DE SMS PARA OBSERVACIONES REGISTRALESDesde el mes de agosto del 2018 se implemento un nuevo sistema de información para todos aquellos trámites que presenten observaciones.
Anteriormente un funcionario se encargaba de redactar el mensaje manualmente para enviarlo a cada uno de los usuario, ahora desde la Gestión de Comunicación y Tecnologías de la institución un funcionario capacitado para la generación de nuevo software desarrollo un nuevo sistema para la institución que permite enviar un SMS de forma sistemática a cada uno de los usuarios cuando el documento detecta la lectura del código de barras del trámite por parte del funcionario.
Al mismo tiempo el usuario recibe en su correo electrónico con un informe detallado de las observaciones en su trámite por lo cual si existen pasos que puedan subsanarse antes de incluso el usuario se acerque a la institución este puede agilitar algunos documentos que podrían subsanar las observaciones
Las observaciones evitan que el usuario a futuro tenga inconvenientes con sus escrituras puesto que dejar pasar por alto la información necesaria podría generarle gastos innecesarios o peor aún invalidar todo el trámite realizado.
La generación de este nuevo sistema por funcionarios de la misma institución le ahorra al Registro de la Propiedad alrededor de $ 50.000 dólares.
ESTUDIO DE ERGONOMÍAPARA SERVIDORESLos espacios adecuados de trabajo hacen que el funcionario se desempeñe con facilidad en su labores diarias, con este fin se realizó un estudio de ergonomía para determinar si el área de cada uno de ellos es adecuado y le proporciona la funcionalidad adecuada.
SOING fue la empresa especializada en adquirir los datos necesarios para elaborar un informe real determinando que se necesitaban implementar accesorios como mouse ergonómicos, levanta pantallas y apoya pies, proporcionando un espacio apto para el trabajo.
En la institución el 98% de los funcionarios hace uso de este accesorio por lo que el Dr. Patricio Rosas realizó las gestiones pertinentes para proveer a cada uno de los funcionarios un mouse ergonómico, de igual manera para corregir la posición de la columna se colocó un mueble levanta pantallas en cada escritorio del personal técnico y se instalarán apoya pies.
De esta manera se cumple con precautelar la salud de cada uno de lo funcionarios para que en lo posterior sus funciones no afecten la emisión de los documentos que se emiten desde la institución.
ADECUACIONES PARA EL BIENESTAR DE USUARIOSConvertir el ambiente de la institución en un lugar acogedor es un objetivo que se mantiene constante; en el área de espera se instalaron 2 puntos de hidratación gratuitos con la colocación de dispensadores de agua al servicio de usuarios y funcionarios.
De igual manera la difusión de las acciones que desarrolla la Municipalidad y el Registro de la Propiedad en beneficio de la ciudadanía se difunde visualmente en la sala de espera para esto se implementó una pantalla de mayor tamaño y se realizó la implementación de 4 altavoces que emiten el sonido de los vídeos y atención de turnos en forma clara, además este sistema servirá para capacitaciones institucionales
También se colocaron en 5 dispensadores de gel antiséptico en distintos puntos promoviendo el cuidado personal y evitando el contagio de bacterias, además para brindar continuamente un olor agradable se instalaron 3 dispositivos automatizados esto hace que la ciudadanía al ingresar percibe una fragancia que contribuye a que se sienta relajada mientras realiza sus trámites.
ESTUDIO DE ERGONOMÍAPARA SERVIDORESLos espacios adecuados de trabajo hacen que el funcionario se desempeñe con facilidad en su labores diarias, con este fin se realizó un estudio de ergonomía para determinar si el área de cada uno de ellos es adecuado y le proporciona la funcionalidad adecuada.
De igual manera la difusión de las acciones que desarrolla la Municipalidad y el Registro de la Propiedad en beneficio de la ciudadanía se difunde visualmente en la sala de espera para esto se implementó una pantalla de mayor tamaño y se realizó la implementación de 4 altavoces que emiten el sonido de los vídeos y atención de turnos en forma clara, además este sistema servirá para capacitaciones
También se colocaron en 5 dispensadores de gel antiséptico en distintos puntos promoviendo el cuidado personal y evitando el contagio de bacterias, además para brindar continuamente un olor agradable se instalaron 3 dispositivos automatizados esto hace que la ciudadanía al ingresar percibe una fragancia que contribuye a que se sienta relajada mientras realiza sus trámites.
hacen que el funcionario se desempeñe Los espacios adecuados de trabajo
ESTUDIO DE ERGONOMÍA
También se colocaron en 5 dispensadores de gel antiséptico en distintos puntos promoviendo el cuidado personal y evitando el contagio de bacterias, además para brindar continuamente un olor agradable se instalaron 3 dispositivos automatizados esto hace que la ciudadanía al ingresar percibe una fragancia que contribuye a que se sienta relajada mientras realiza sus trámites.
ESTUDIO DE ERGONOMÍA
También se colocaron en 5 dispensadores de gel antiséptico en distintos puntos promoviendo el cuidado personal y evitando el contagio de bacterias, además para brindar continuamente un olor agradable se instalaron 3 dispositivos automatizados esto hace que la ciudadanía al ingresar percibe una fragancia que contribuye a que se sienta relajada mientras realiza sus trámites.
También se colocaron en 5 dispensadores de gel antiséptico en distintos puntos promoviendo el cuidado personal y evitando el contagio de bacterias, además para brindar continuamente un olor agradable se instalaron 3 dispositivos automatizados esto hace que la ciudadanía al ingresar percibe una fragancia que contribuye a que se sienta relajada mientras realiza sus trámites.
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una pantalla de mayor tamaño y se realizó la implementación de 4 altavoces que emiten el sonido de los vídeos y atención de turnos en forma clara, además este sistema servirá para capacitaciones
También se colocaron en 5 dispensadores de gel antiséptico en distintos puntos promoviendo el cuidado personal y evitando el contagio de bacterias, además para brindar continuamente un olor agradable se instalaron 3 dispositivos automatizados esto hace que la ciudadanía al ingresar percibe una fragancia que contribuye a que se sienta relajada mientras realiza sus trámites. una fragancia que contribuye a que se sienta relajada mientras realiza sus trámites. una fragancia que contribuye a que se sienta relajada mientras realiza sus trámites.
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Las adecuaciones implementadas benefician a un promedio de 400 personas que visitan diariamente la institución registral.
FORMULARIO ÚNICO DE SOLICITUD DE CERTIFICADOSAnteriormente para solicitar Certificados de Gravamen con diferente tipo de información el usuario tenía a su disposición 3 diferentes tipos de solicitudes, sin embargo la institución apunta a digitalzar todos los procedimientos hasta el año 2023 y para ello se inició con la disminución de uso de papel en el mayor porcentaje posible por lo que desde el mes de marzo entró en vigencia el uso de un formulario único puesto que diariamente se emiten un promedio de 170 Certificaciones y esto contribuirá a cumplir la visión.
para ello se inició con la disminución de uso de papel en el mayor porcentaje posible por lo que desde el mes de marzo entró en vigencia el uso de un formulario único puesto que diariamente se emiten un promedio de 170 Certificaciones y esto contribuirá a cumplir la visión.
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posible por lo que desde el mes de marzo entró en vigencia el uso de un formulario único puesto que diariamente se emiten un promedio de 170 Certificaciones y esto contribuirá a cumplir la visión.
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ACUERDOS INTERINSTITUCIONALESLas Notarías brindan un servicio público que genera diferentes tipos de trámites, posteriormente algunos de ellos se inscriben en el Registro de la Propiedad de manera que se relacionan por la función de brindar seguridad jurídica.En la generación de escrituras suelen realizarse observaciones que obligan al usuario a regresar hasta las Notarías para determinadas correcciones en este documento y por mucho tiempo esto sido una molestia para con los ciudadanos, por lo tanto se han establecido acuerdos entre las dos instituciones para lograr una forma de trabajo directo.
INSTALACIÓN DE ALARMA PARA EVACUACIÓN DE INSTALACIONESUna vez establecido el nuevo plan de seguridad y al contar con los elementos necesarios para actuar en casos de emergencia se realizó la instalación de una sirena que emita el sonido de alerta y motiva la evacuación inmediata de las instalaciones. En 3 simulacros en los que se usó el dispositivo, este cumplió con su función sin presentar novedad alguna logrando la evacuación de todos los presentes en un tiempo récord.
COLOCACIÓN DE HIDROMETROS EN ARCHIVO
La conservación de los tomos registrales se logra con la preservación de un ambiente adecuado, según la normativa una temperatura de entre 21 Cº y 23 Cº son adecuados para la conservación de libros.
La institución adquirió 3 dispositivos adecuados para controlar la temperatura en las habitaciones destinadas para resguardar la información de más de 60 años relacionada a las transferencias de dominio del cantón, esto fue posible gracias a las adecuaciones realizadas con la colocación de estanterías.
FUMIGACIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA DEL ARCHIVO
Por segunda vez se replicó el tratamiento preventivo al área en el que reposan los tomos de los archivos del Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra, en ellos se conserva la información de la transferencia, inscripción de bienes inmuebles e información similar de todo el cantón desde el año 1931.
Para realizar este procedimiento se emplearon 4 días puesto que se usan cápsulas que emanan un gas inerte tóxico el cual elimina cualquier tipo de virus o bacterias que pudieran afectar a los libros, este proceso inicio con el sellado de puertas y ventanas para proceder a colocar las cápsulas en lugares estratégicos como los corredores de los archivos de la institución.
El Dr. Patricio Rosas, Registrador de la Propiedad, considera primordial proteger la información registral, la cual es de suma importancia al realizar los trámites que solicita la ciudadanía, además de fortalecer el plan de prevención que el mismo instauro por primera vez el año pasado.
Lenin Lucero, Técnico del Instituto de Cultura y Patrimonio, encargado de llevar a cabo este tratamiento explico: "Existen pocas instituciones que se preocupen por proteger los archivos, más aún cuando muchos de estos libros no solo conservan información sino más bien forman parte de la historia y cultura de nuestro sector", de igual manera menciono que el Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra es el único a nivel nacional que ha implementado este proceso de protección.
COLOCACIÓN DE HIDROMETROS EN ARCHIVO
información similar de todo el cantón
Para realizar este procedimiento se emplearon 4 días puesto que se usan cápsulas que emanan un gas inerte tóxico el cual elimina cualquier tipo de virus o bacterias que pudieran afectar a los libros, este proceso inicio con el sellado de puertas y ventanas para proceder a colocar las cápsulas en lugares estratégicos como los corredores de los archivos de la institución.
El Dr. Patricio Rosas, Registrador de la Propiedad, considera primordial proteger la información registral, la cual es de suma importancia al realizar los trámites que solicita la ciudadanía, además de fortalecer el plan de prevención que el mismo instauro por primera vez el año pasado.
Lenin Lucero, Técnico del Instituto de Cultura y Patrimonio, encargado de llevar a cabo este tratamiento explico: "Existen pocas instituciones que se preocupen por proteger los archivos, más aún cuando muchos de estos libros no solo conservan información sino más bien forman parte de la historia y cultura de nuestro sector", de igual manera menciono que el Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra es el único a nivel nacional que ha implementado este proceso de protección. Cantón Ibarra es el único a nivel nacional que ha implementado este proceso de protección.
cuando muchos de estos libros no solo conservan información sino más bien forman parte de la historia y cultura de nuestro sector", de igual manera menciono que el Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra es el único a nivel nacional que ha implementado este proceso de protección.
El Dr. Patricio Rosas, Registrador de la Propiedad, considera primordial proteger la información registral, la cual es de suma importancia al realizar los trámites que solicita la ciudadanía, además de fortalecer el plan de prevención que el mismo instauro por primera vez el año pasado.
Lenin Lucero, Técnico del Instituto de Cultura y Patrimonio, encargado de llevar a cabo este tratamiento explico: "Existen pocas instituciones que se preocupen por proteger los archivos, más aún cuando muchos de estos libros no solo conservan información sino más bien forman parte de la historia y cultura de nuestro sector", de igual manera menciono que el Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra es el único a nivel nacional que ha implementado este proceso de protección.
El Dr. Patricio Rosas, Registrador de la Propiedad, considera primordial proteger la información registral, la cual es de suma importancia al realizar los trámites que solicita la ciudadanía, además de fortalecer el plan de prevención que el mismo instauro por primera vez el año pasado.
Lenin Lucero, Técnico del Instituto de Cultura y Patrimonio, encargado de llevar a cabo este tratamiento explico: "Existen pocas instituciones que se preocupen por proteger los archivos, más aún cuando muchos de estos libros no solo conservan información sino más bien forman parte de la historia y cultura de nuestro sector", de igual manera menciono que el Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra es el único a nivel nacional que ha implementado este proceso de protección. Cantón Ibarra es el único a nivel nacional que ha implementado este proceso de protección.
cuando muchos de estos libros no solo conservan información sino más bien forman parte de la historia y cultura de nuestro sector", de igual manera menciono que el Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra es el único a nivel nacional que ha implementado este proceso de protección.
El Dr. Patricio Rosas, Registrador de la Propiedad, considera primordial proteger la información registral, la cual es de suma importancia al realizar los trámites que solicita la ciudadanía, además de fortalecer el plan de prevención que el mismo instauro por primera vez el año pasado.
Lenin Lucero, Técnico del Instituto de Cultura y Patrimonio, encargado de llevar a cabo este tratamiento explico: "Existen pocas instituciones que se preocupen por proteger los archivos, más aún cuando muchos de estos libros no solo conservan información sino más bien forman parte de la historia y cultura de nuestro sector", de igual manera menciono que el Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra es el único a nivel nacional que ha implementado este proceso de protección.
Ltratamiento explico: "Existen pocas instituciones que se preocupen por proteger los archivos, más aún Ltratamiento explico: "Existen pocas instituciones que se preocupen por proteger los archivos, más aún
tóxico el cual elimina cualquier tipo de virus o bacterias que pudieran afectar a los libros, este proceso inicio con el sellado de puertas y ventanas para proceder a colocar las cápsulas en lugares estratégicos como los corredores de los archivos de la institución.
El Dr. Patricio Rosas, Registrador de la Propiedad, considera primordial proteger la información registral, la cual es de suma importancia al realizar los trámites que solicita la ciudadanía, además de fortalecer el plan de prevención que el mismo instauro por primera vez el año pasado.
Lenin Lucero, Técnico del Instituto de Cultura y Patrimonio, encargado de llevar a cabo este tratamiento explico: "Existen pocas instituciones que se preocupen por proteger los archivos, más aún
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Antes del año 2017 no se había realizado este tipo de tratamiento especial, hoy este procedimiento se realiza anualmente en los más de 2.000 libros de archivo.
EQUIPOS PARA BRINDAR PRIMEROS AUXILIOSSe realizaron capacitaciones con instituciones como el Cuerpo de Bomberos y la Policía Nacional, tras lo cual se adquirió equipos que permitan la atención de pacientes y la evacuación de los mismos en casos de emergencia.
Se realizaron simulacros para medir el tiempo de evacuación uno de los cuales contó con más de 70 participantes ejemplificando situaciones con 3 pacientes, miembros del Cuerpo de Bomberos supervisaron y aprobaron este ejercicio.
COMITÉ PARITARIODE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONALEl Registro de la Propiedad del cantón Ibarra cumpliendo con el Artículo 14 del Reglamento de Seguridad y Salud de los Trabajadores y Mejoramiento del Medio Ambiente de Trabajo eligió un representante de cada departamento para formar el comité paritario, su función principal es prevenir y proteger a los trabajadores de los riesgos a su salud presentes en el ambiente laboral, el comité desarrollara estrategias que ayuden a los funcionarios a sentirse cómodos en su trabajo.
cuales contó con más de 70 participantes ejemplificando situaciones con 3 pacientes, miembros del
EQUIPOS PARA BRINDAR PRIMEROS AUXILIOSSe realizaron capacitaciones con instituciones como el Cuerpo de Bomberos y la Policía Nacional, tras lo cual se adquirió equipos que permitan la atención de pacientes y la evacuación de los mismos en casos
Se realizaron simulacros para medir el tiempo de evacuación uno de los cuales contó con más de 70 participantes ejemplificando situaciones con 3 pacientes, miembros del Cuerpo de Bomberos supervisaron y aprobaron este ejercicio.
evacuación de los mismos en casos
Se realizaron capacitaciones con instituciones como el Cuerpo de Bomberos y la Policía Nacional, tras lo cual se adquirió equipos que permitan la atención de pacientes y la evacuación de los mismos en casos
Bomberos y la Policía Nacional, tras lo cual se adquirió equipos que permitan la atención de pacientes y la L
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ÁREA GRATUITA PARA LA CREACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOSTras analizar la necesidad de algunos usuarios que acuden hasta la institución a realizar sus trámites y aún no cuentan con un correo electrónico, se implementó un área para facilitar un computador gratuitamente a quienes necesitan acceder a este servicio.
Se redactaron distintos manuales de creación con los cuales el usuario puede por si solo generar un correo, ya que este requisito es importante para acceder a los servicios que brinda el Registro de la Propiedad; al correo electrónico facilitado por el ciudadano se envía la respectiva factura electrónica y de igual manera se empezaron a enviar las observaciones en el caso de las inscripciones. Hasta el momento más de 405 personas se han beneficiado de este servicio, estas acciones promueven el avance digital que se viene implementando en la institución la cual apunta a cumplir su objetivo en el 2023.
CERTIFICACIÓN DE EDIFICIO LIBRE DE HUMODE TABACO
Contribuir a proteger la salud de todas las personas que ingresan y laboran en el Registro de la Propiedad ha sido una de las metas con los cuales se ha manejado la actual administración registral, por ese motivo se han realizado una serie se capacitaciones concientizadoras y se siguieron los pasos necesarios para alcanzar la Certificación como INSTITUCIÓN 100% LIBRE DE HUMO DE TABACO, este evento se desarrolló el 31 de mayo en las instalaciones de la entidad registral con la presencia de autoridades del Ministerio de Salud pública ente que es el único autorizado para emitir este tipo de reconocimiento.
El Dr. Harvi Reascos, Director Distrital de Salud, participó en el evento y fue el encargado de la revelación del reconocimiento otorgado por la entidad gubernamental, resaltando la gran labor del Registrador al contribuir a crear un espacio público adecuado y saludable.
Para mantener esta certificación se han implementado campañas constantes tanto para usuarios como para funcionarios en las cuales se brinda información sobre los peligros que representa el consumo de tabaco.
SISTEMA DE DETECCIÓNDE HUMOOtro de los factores de riesgo que presentaba la institución ante un posible incendio era la falta de detectores de humo, esto según lo indicaron los responsables de aprobar el plan de riesgos y recursos.
Para aplicar un plan inmediato a este riesgo se colocaron 22 detectores de humo en las instalaciones, en el área de archivo se colocaron 6 pues representa el mayor riesgo ante un conato e incendio, de igual manera se ubicaron 6 extintores en puntos estratégicos para mitigar riesgos en caso de una emergencia de este tipo.
realizado una serie se capacitaciones concientizadoras y se siguieron los pasos necesarios para alcanzar la Certificación como INSTITUCIÓN 100% LIBRE DE HUMO DE TABACO, este evento se desarrolló el 31 de mayo en las instalaciones de la entidad registral con la presencia de autoridades del Ministerio de Salud pública ente que es el único autorizado para emitir este tipo de reconocimiento.
El Dr. Harvi Reascos, Director Distrital de Salud, participó en el evento y fue el encargado de la revelación del reconocimiento otorgado por la entidad gubernamental, resaltando la gran labor del Registrador al contribuir a crear un espacio público adecuado y saludable.
Para mantener esta certificación se han implementado campañas constantes tanto para usuarios como para funcionarios en las cuales se brinda información sobre los peligros que representa el consumo de tabaco.
SISTEMA DE DETECCIÓN
Otro de los factores de riesgo que presentaba la institución ante un posible incendio era la falta de
revelación del reconocimiento otorgado por la entidad gubernamental, resaltando la gran labor del Registrador al contribuir a crear un espacio público adecuado y saludable.
Para mantener esta certificación se han implementado campañas constantes tanto para usuarios como para funcionarios en las cuales se brinda información sobre los peligros que representa el
revelación del reconocimiento otorgado por la entidad gubernamental, resaltando la gran labor del Registrador al contribuir a crear un espacio público adecuado y saludable.
Para mantener esta certificación se han implementado campañas constantes tanto para usuarios como para funcionarios en las cuales se brinda información sobre los peligros que representa el
revelación del reconocimiento otorgado por la entidad gubernamental, resaltando la gran labor del Registrador al contribuir a crear un espacio público adecuado y saludable.
Para mantener esta certificación se han implementado campañas constantes tanto para usuarios como para funcionarios en las cuales se brinda información sobre los peligros que representa el
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Lcomo para funcionarios en las cuales se brinda información sobre los peligros que representa el
mayo en las instalaciones de la entidad registral con la presencia de autoridades del Ministerio de Salud pública ente que es el único autorizado para emitir este tipo de reconocimiento.
El Dr. Harvi Reascos, Director Distrital de Salud, participó en el evento y fue el encargado de la revelación del reconocimiento otorgado por la entidad gubernamental, resaltando la gran labor del Registrador al contribuir a crear un espacio público adecuado y saludable.
Para mantener esta certificación se han implementado campañas constantes tanto para usuarios como para funcionarios en las cuales se brinda información sobre los peligros que representa el Para mantener esta certificación se han implementado campañas constantes tanto para usuarios
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En la ciudad solo existen 4 instituciones que poseen esta Certificación y el Registro de la Propiedad es una de ellas.
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INICIA PROCESO DEDIGITALIZACIÓN DELARCHIVO INSTITUCIONAL
La adquisición de un scanner especial dio inicio a la digitalización de los tomos registrales que se conservan en la institución desde 1931 en adelante, con este scanner se podrán generar PDF que a futuro se enlazaran directamente al Sistema Registral vigente de modo que la consulta de información se generé de forma inmediata y esto contribuirá a reducir aún más los tiempos en la emisión de trámites registrales.
Este proyecto de complementa con la digitalización del archivo histórico que ya se encuentra en marcha y que hasta el momento ha generado la digitalización de más de 35 tomos registrales, de modo que se puede realizar un copilado digital de toda la información registral.
APOYO CONSTANTEEN PROCESO DE TRANSFERENCIA DEL EX TEODORO GÓMEZ
Con el sentimiento que mueve a un ex "teodorista" el Dr. Patricio Rosas, participó desde un inicio en todo el proceso relacionado en lograr que el predio del antiguo Colegio Teodoro Gómez de la Torre pase del Ministerio de Educación a la Municipalidad.
El Dr. Patricio Rosas, organizó personalmente las reuniones iniciales de trabajo con el fin de encontrar el mecanismo necesario para que la transferencia se pueda realizar sin ningún tipo de contratiempos; en algunas ocasiones el personal técnico de la Dirección Registral acompañaron al Dr. Rosas quién visitó personalmente las entidades implicadas con el fin de subsanar algunos pendientes.
Finalmente la mañana del 24 de julio se realizó un acto solemne en el cual el Ministerio de Educación transfirió el dominio de "El Torreón" y de las instalaciones del antiguo Colegio Teodoro Gómez a la Municipalidad, el Registrador de la Propiedad participó desde hace más de 1 año en todas las actividades interinstitucionales para alcanzar este objetivo, que hoy al fin forma parte de los predios Municipales y que será intervenido desde octubre según lo resaltó el Ing. Álvaro Castillo, Alcalde de nuestro cantón.
En la institución registral se realizaron más de 5 reuniones de trabajo con el objetivo de consensuar lo acuerdos que logren la transferencia del bien.
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EL SUEÑO DE UNA CASA PROPIACADA VEZ MÁS CERCA DE CRISTALIZARSE
Actualmente el Registro de la Propiedad del Cantón Ibarra brinda sus servicios en una edificación alquilada, a pesar de las adecuaciones realizadas el espacio físico tanto en el área de espera como en cada una de las oficinas se va acortando cada vez más, por esta razón el Dr. Patricio Rosas, inició con los trámites necesarios para iniciar el proyecto para la construcción de una edificación propia.
La Municipalidad de Ibarra, bajo la administración del Ing. Álvaro Castillo, donó un predio a esta institución adscrita el cual se ubica en la Calle García Moreno entre las Calles Sánchez y Cifuentes y Chica Narváez.
La nueva edificación cuenta con 3 plantas que están distribuidas equitativamente en un área de construcción de 2006.95 m2 y está proyectada para un mejor servicio al usuario con espacios innovadores como: áreas lúdica para aquellos usuarios que acuden con niños, una amplia sala de espera y un auditorio para 80 personas.
Para iniciar este proyecto se realizaron los acercamientos necesarios con arquitectos de la localidad para receptar ideas prácticas y aplicables de los cuales se realizó un render virtual de como se verían las nuevas instalaciones, luego se procedió con la presentación de este diseño al señor Alcalde de la
ciudad para solicitarle su aprobación, el apoyo técnico y financiero desde la Municipalidad
Se iniciaron los estudios definitivos que determinarán el monto al cual ascenderá la obra y una vez realizado el procedimiento respectivo a través de los lineamientos gubernamentales en el portal de contratación se aspira iniciar con la construcción que se
estima dure alrededor de 12 meses
No cabe duda que esta nueva infraestructura contribuirá a brindar un servicio de calidad a la ciudadanía, con nuevos espacios que facilitaran a los usuarios el acceso a los distintos servicios que brinda la institución.
El nuevo edificio contará con un área
de espera más extensa y cómoda, y para los usuarios que asisten con sus hijos
se creara una sección lúdica.