informe de gestiÓn · 2018-07-18 · informe de la gestion ... contrato no. cd-23 del 17 de...

INFORME DE GESTIÓN

1 Elaboró: Ricardo Galindo Bueno

INFORME DE GESTIÓN

AGENCIA NACIONAL DE DE

SEGURIDAD VIAL

Ricardo Galindo Bueno

Noviembre 2016 – noviembre 2017

INFORME DE GESTIÓN


INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 1. ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LA ANSV................................................................. 9

CAPÍTULO 2. INFORME DE GESTIÓN OBSERVATORIO NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL ................... 10

2.1. Logros obtenidos ............................................................................................................... 10

2.2. Algunos de los temas que requiere especial atención ...................................................... 12

CAPÍTULO 3. INFORME DE GESTIÓN DIRECCIÒN DE INFRAESTRUCTURA Y VEHICULOS................... 13

3.1. Avances en reglamentación y normatividad ..................................................................... 13

3.2. Avances en guías y manuales ............................................................................................ 13

3.3. Actividades con gremios ................................................................................................... 14

3.4. Desarrollo de contratación ................................................................................................ 14

CAPÍTULO 4. INFORME DE GESTIÓN DIRECCIÓN TÉCNICA DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL

........................................................................................................................................................... 15

4.1. Informe de la gestion ........................................................................................................ 15

4.2. Aspectos administrativos .................................................................................................. 15

4.2.1. Recurso Humano ............................................................................................................. 15

4.2.2. Gestión de Coordinación ................................................................................................ 17

4.2.3. Solicitudes de Asistencia Técnica para Planes Locales de Seguridad Vial ...................... 20

4.2.4. Solicitudes de apoyo Financiero por parte de Entes Territoriales ................................. 21

4.2.5. Instancias de Coordinación dispuestas en la Ley 1702 de 2013 ..................................... 24

4.2.6. Supervisión Contratos de Prestación de Servicios 2017 ................................................. 25

4.3. Convenios con entes territoriales ..................................................................................... 26

4.3.1. Convenios Vigencia 2015 ................................................................................................. 26

4.3.2. Convenios Vigencia 2016 ................................................................................................ 27

4.3.3. Seguimiento y Ejecución ................................................................................................. 28

4.3.4. Convenios Vigencia 2017 ................................................................................................ 30

4.3.5. Priorización de Entes Territoriales y Asignación de Recursos ........................................ 30

4.3.6. Línea de Tiempo de los Convenios ................................................................................. 33

4.3.7. Situación Actual de convenios 2017 ............................................................................... 35

4.4. Recomendaciones y sugerencias a corto plazo ................................................................. 38

4.4.1. Con respecto a Planes estratégicos de seguridad vial – PESV......................................... 38

INFORME DE GESTIÓN


4.4.2. Con respecto a los Planes Locales de Seguridad Vial ..................................................... 39

CAPÍTULO 5. INFORME DE LOS AVANCES CON RESPECTO AL RECAUDO DE TASAS Y SOAT ............. 41

CAPÍTULO 6. INFORME DE GESTIÓN OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES .............................. 43

CAPÍTULO 7. INFORME DE SECRETARÍA GENERAL ............................................................................ 47

CAPÍTULO 8. ESTRUCTURA DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ANSV ............................................. 48

CAPÍTULO 9. PROCESOS DE LA SECRETARÍA GENERAL ..................................................................... 49

9.1. Nivel estratégico ................................................................................................................ 50

9.2. Nivel de apoyo ................................................................................................................... 50

9.3. Nivel de seguimiento y control ......................................................................................... 51

9.4. Nivel de atención al ciudadano ......................................................................................... 51

CAPÍTULO 10. PROCESOS CONTRACTUALES ..................................................................................... 52

10.1. Implementación de Secop II. ............................................................................................. 52

CAPÍTULO 11. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TALENTO HUMANO ........ 54

11.1. Bienestar social ................................................................................................................. 54

11.2. Área de protección y servicios sociales ............................................................................. 54

11.3. Área de calidad de vida laboral ......................................................................................... 55

11.4. Informe ejecución plan de bienestar 2017 ....................................................................... 56

11.5. Creación de la mascota institucional interna .................................................................... 63

11.5.1. ¿Cómo es Prudencia? ..................................................................................................... 63

11.5.2. ¿Cómo Quiere ser Recordada? ...................................................................................... 64

11.6. Concurso misión – visión ANSV ......................................................................................... 65

11.7. Actividad valores ANSV ..................................................................................................... 67

11.8. Plan institucional de capacitación ..................................................................................... 68

11.9. Informe ejecución plan institucional de capacitación 2017 .............................................. 70

11.10. Proceso de inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo .................................. 71

11.11. Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo ................................................. 71

11.12. Planta de personal ......................................................................................................... 73

11.13. Sistema integrado de gestión del empleo público SIGEP .............................................. 75

11.14. Nómina .......................................................................................................................... 76

11.15. Incapacidades ................................................................................................................ 78

INFORME DE GESTIÓN


11.16. Resolución de horario y sistema biométrico ................................................................. 79

11.17. Actividades pendientes ................................................................................................. 80

11.17.1. Informe Actividades Pendientes Plan de Bienestar 2017 ............................................. 80

11.17.2. Informe Actividades Pendientes Seguridad y Salud en el Trabajo 2017 ...................... 80

11.18. Asesor externo .............................................................................................................. 81

11.19. Proyección Talento Humano 2018 ................................................................................ 81

CAPÍTULO 12. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES ......................................................................................... 82

12.1. Objetivo ............................................................................................................................. 82

12.2. Marco legal ........................................................................................................................ 82

12.3. Avances ............................................................................................................................. 83

12.3.1. Proceso adquisición de una solución para la adecuación de centros de cableado ....... 83

12.3.2. Proceso adquisición de conectividad ............................................................................ 84

12.3.3. Proceso licencias office 365 .......................................................................................... 84

12.3.4. Proceso adquisición de centro de datos para nube ...................................................... 85

12.3.5. Proceso adquisición de computadores de escritorio .................................................... 86

12.4. Seguridad de la información ......................................................................................... 87

12.4.1. Creación procedimientos del GIT TICS. .......................................................................... 87

12.4.2. Proyecto SINIT ............................................................................................................... 88

12.4.3. Pendientes..................................................................................................................... 88

12.5. (Proyecto MINTRANSPORTE – Gestión de proyectos de infraestructura) ........................ 89

12.6. Proyecciones 2018 ........................................................................................................ 89

CAPÍTULO 13. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE FINANCIERA .................... 91

13.1. Informe ejecución presupuestal vigencia 2016 ................................................................ 92

13.2. Presupuesto de inversión corte a diciembre 31-2016 ...................................................... 93

13.3. Presupuesto de inversión 2016 a corte noviembre 15 de 2017 ....................................... 93

13.4. informe ejecución presupuestal 2017 a corte noviembre 15 de 2017 ......................... 94

13.5. Procedimiento de ejecución.............................................................................................. 95

13.6. Presupuesto de inversión corte noviembre 15 de 2017 ............................................... 95

13.7. Tesoreria ............................................................................................................................ 98

INFORME DE GESTIÓN


13.8. Gestión .............................................................................................................................. 99

13.9. Ingresos 2017 .............................................................................................................. 101

13.10. Plan anual mensualizado de caja- pac ......................................................................... 102

13.11. Marco de gasto de mediano plazo (MGMP) ............................................................... 103

13.12. Vigencias futuras ......................................................................................................... 103

13.12.1. Vigencias futuras tramitadas ...................................................................................... 103

13.12.2. Vigencias futuras en trámite ..................................................................................... 103

13.13. Reportes del area financiera a la Contraloria General de la República ...................... 104

13.13.1. Presupuesto cualitativo .............................................................................................. 104

13.13.2. Contabilidad ............................................................................................................... 105

13.13.3. Estados financieros 2016 ........................................................................................... 105

13.13.4. Estados financieros 2017 ........................................................................................... 106

13.13.5. Anexo información financiera a 30 de marzo, 30 junio y 30 de septiembre de 2017

................................................................................................................................................. 106

13.14. Impuestos .................................................................................................................... 107

13.15. Pendientes en Financiera ............................................................................................ 107

13.16. Contratación supervisor área Financiera .................................................................... 109

13.16.1. Contrato de Asesoria No. 0006 de 2017 .................................................................... 109

13.16.2. Contrato IP-MC-ANSV-002-2017 ............................................................................... 110

13.16.3. Contrato No. CD-23 del 17 de octubre de 2017 ........................................................ 111

CAPÍTULO 14. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

......................................................................................................................................................... 112

14.1. Objetivo ........................................................................................................................... 112

14.2. Marco legal .................................................................................................................. 112

14.3. Avances ....................................................................................................................... 112

14.3.1. Verificación de unidades documentales ...................................................................... 113

14.3.2. Documentar y normalizar el manejo de los archivos de gestión de la ANSV ............. 113

14.3.3. Entrega de archivo (Ley 594 del 2000 acuerdo 042 de 2002) ..................................... 113

14.3.4. Guía de préstamo y consulta versión 1 ....................................................................... 114

14.3.5. Organización de archivos de gestión .......................................................................... 114

INFORME DE GESTIÓN


14.3.6. Distribución y asignación de los depósitos de archivo ............................................... 114

14.3.7. Instrumentos archivisticos (inventario documental) .................................................. 115

14.3.8. Instrumentos archivisticos (tablas de retención documental) ................................... 116

14.3.9. Instrumentos archivisticos (Programa de Gestión Documental PGD) (Plan Institucional

de Archivo PINAR) ................................................................................................................... 116

14.3.10. Organización de la serie documental (contratos) ..................................................... 117

14.4. Intervención de fondo documental acumulado del extinto fondo de prevención vial

117

14.4.1. Acciones de mejora ..................................................................................................... 119

14.4.2. Proyecciones año 2018 ............................................................................................... 119

CAPÍTULO 15. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

......................................................................................................................................................... 120

15.1. Objetivo ........................................................................................................................... 120

15.2. Marco legal ...................................................................................................................... 120

15.3. Avances ........................................................................................................................... 121

15.3.1. Acompañamiento Departamento Nacional de Planeación (DNP) ............................... 121

15.3.2. Alcaldía de Bogotá ....................................................................................................... 123

15.3.3. Índice de Transparencia de la Entidades Públicas (ITEP) ............................................ 124

15.3.4. Creación formato PQRSD ............................................................................................ 126

15.4. Manual de atencion al ciudadano ............................................................................... 130

15.5. Canales de atención al ciudadano ................................................................................... 130

15.6. Oficina de atención al ciudadano – atención presencial ............................................. 131

15.7. Página web: sistema pqrsd .............................................................................................. 131

15.8. Linea telefónica ............................................................................................................... 131

15.9. Correo electrónico ....................................................................................................... 131

15.10. Carta de trato digno .................................................................................................... 132

15.11. Seguimiento correspondencia .................................................................................... 132

15.12. Conclusiones ................................................................................................................ 133

15.13. Acciones de mejora ..................................................................................................... 134

15.14. Proyección a 2018 ....................................................................................................... 135

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 16. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO ................................................................................................................................. 136

16.1. Marco normativo............................................................................................................. 136

CAPÍTULO 17. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS .......................................................................................................................... 152

17.1. Plan anual de adquisiciones ............................................................................................ 152

17.2. Almacén e Inventarios ..................................................................................................... 154

17.2.1. Logros ........................................................................................................................... 155

17.2.2. Bienes que se asumieron del fondo de prevención vial .............................................. 156

17.2.3. Bajas de elementos ..................................................................................................... 162

17.3. Acciones que han contribuido al mejoramiento del clima laboral de la ANSV ............... 164

17.4. Pendientes ....................................................................................................................... 171

17.5. Procesos de alto impacto ................................................................................................ 171

17.5.1. Contrato suscrito con la empresa ETB: ........................................................................ 171

17.5.2. Contrato suscrito con Colliers: .................................................................................... 172

CAPÍTULO 18. OTRAS GESTIONES DE LA SECRETARIA GENERAL POR DELEGACIÓN ....................... 173

18.1. Comité de conciliación .................................................................................................... 173

18.2. Funciones de coordinación de la gestión contractual ..................................................... 173

CAPÍTULO 19. INFORME DE CIRCULARES PROFERIDAS POR LA SECRETARIA GENERAL ................. 174

CAPÍTULO 20. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .................................... 176

CAPÍTULO 21. INTERVENCIÓN DE ARCHIVO DEL EXTINTO FONDO DE PREVENCION VIAL ............. 186

CAPÍTULO 22. INFORMES REPORTADOS A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA ........... 192

CAPÍTULO 23. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL -

ANSV ................................................................................................................................................ 193

CAPÍTULO 24. CONTRATOS DE SUPERVISIÓN A CARGO ................................................................. 194

CAPÍTULO 25. CONSEJO DIRECTIVO ................................................................................................ 196

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 1. ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LA ANSV

Imagen 1 Organigrama

Fuente: Agencia Nacional de Seguridad Vial

Director General

Dirección Técnica de

Comportamiento

Dirección Técnica

Infraestructura y Vehículos

Dirección Técnica Coordinación

Interinstitucional

Dirección Técnica

Observatorio

Secretaría General

Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora PlaneaciónOficina Asesora Comunicaciones

Oficina Control Interno

Asesor 1020 18 (2)Asesor 1020 05 (1)Secretario Ejecutivo 24 (1)

Conductor Mecánico 20 (1)

Director Técnico (1)Profesional 24 (2)Profesional 20 (1)

Profesional 16 (1)Secretario Ejecutivo 22 (1)



Profesional 16 (1)Secretario Ejecutivo 22 (1)


Director Técnico (1)Asesor 16 (5)

Profesional 20 (1)

Profesional 16 (3)Técnico Administrativo 16 (2)

Secretario Ejecutivo 22 (1)Conductor Mecánico 20 (1)



Secretario Ejecutivo 22 (1)Conductor Mecánico 20 (1)

Profesional 20 (1)Profesional 16 (1)Secretario Ejecutivo 22 (1)


Jefe de Oficina (1)Profesional 24 (1)Profesional 20 (2)


Secretario Ejecutivo 22 (1)

Jefe de Oficina (1)Profesional 20 (3)Profesional 16 (2)

Técnico Administrativo 16 (1)Secretario Ejecutivo 22 (1)

Jefe de Oficina (1)Profesional 16 (3)

Técnico Administrativo 16 (1)

Secretario Ejecutivo 22 (1)

Asesor 14 (1)Profesional 24 (1)Profesional 16 (1)


Talento Humano

Asesor 16 (1)Profesional 24 (1)Profesional 20 (1)Profesional 16 (1)

Técnico Administrativo 16 (1)Auxiliar 19 (1)

Gestión Financiera

Asesor 16 (1)Profesional 22 (3)Profesional 16 (1)


Servicios Administrativos

Asesor 16 (1)Profesional 22 (1)Profesional 20 (1)Profesional 16 (1)

Universitario 11 (1)Técnico Administrativo 16 (1)

Auxiliar 19 (1)Conductor Mecánico 20 (1)

Atención al Ciudadano

Profesional 20 (1)Profesional 16 (1)


Tecnologías de la Información y las comunicaciones

Asesor 1 (1)Profesional 16 (2)


Control Interno Disciplinario



Gestión Documental



INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 2. INFORME DE GESTIÓN OBSERVATORIO NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL

2.1. Logros obtenidos

• Se adelantó de forma rutinaria el proceso de depuración, validación y consistencia

de la información entregada por las fuentes, en aras de garantizar que la información

que alimenta las decisiones y políticas de seguridad vial nacional y local sean

válidas. En la actualidad el ONSV cuenta con información histórica de muertos y

lesionados valorados por el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias

Forenses y la relacionada con el Registro Nacional de Accidentes de Tránsito -

RUNT - RNAT, lo que permite tener información tener información de fallecidos y

lesionados en hechos de tránsito 2005 – 2016 y 2017p y accidentes de tránsito y

vehículos involucrados 2007 – 2016 y 2017.

• Se realizaron adelantos significativos en la construcción de metodologías para la

generación de alertas tempranas de morbimortalidad en hechos de tránsito, con el

fin de generar información que alerte sobre el comportamiento del fenómeno y que

sirva de sustento a los tomadores de decisiones para la generación de acciones

conjuntas interinstitucionales de prevención y control y para la identificación y

visualización geográfica de los sitios y zonas de mayor concentración de accidentes

de tránsito.

• Se elaboró una metodología para la identificación y visualización geográfica de los

sitios y zonas de mayor concentración de accidentes de tránsito y otra metodología

para la emisión de alertas tempranas

• Se diseñó e implementó el Sistema Integrado de Información Intersectorial en

Seguridad Vial - SIISVial, en su versión 1.0, el cual le permite al sector de

transporte, investigadores y ciudadanía en general, consultar información

estadística en línea de la caracterización de los hechos de transito que ocurren en

el territorio nacional y analizar espacialmente los sitios - zonas de mayor

concentración de víctimas (fallecidos y lesionados) en el país.

INFORME DE GESTIÓN


• Elaboración y publicación del Sistema de Información Geográfico de Accidentes

Viales - SIGAV, esta herramienta permite analizar espacialmente los sitios y las

zonas de mayor concentración de víctimas (fallecidos, lesionados y accidentes) en

el país. A la fecha se cuenta con la georreferenciación del 70% en ciudades capitales

zona urbana, de un 60% en zonas urbanas de ciudades de más de 50.000

habitantes y de un 50% de las zonas urbanas de los demás municipios del país.

• Se realizó el diseño inicial de la Estrategia de Circuitos por la Seguridad Vial y

posteriormente se proporcionó la información necesaria para que se implementará

de acuerdo con las modificaciones realizadas a la misma desde la Dirección

General.

• Se elaboraron y publicaron tres boletines estadísticos trimestrales de seguridad vial

y uno semestral el cual contiene el comportamiento de la siniestralidad en Colombia.

• Se coordinó como país anfitrión la realización de la Reunión anual de Coordinadores

de datos del Observatorio Iberoamericano de Seguridad Vial - OISEVI, contando

con la participación de 16 países e invitados especiales, logrando definir los ejes

temáticos y las líneas de acción que guiaran el trabajo conjunto del OISEVI en el

corto y mediano plazo.

• El Observatorio ha producido diversos documentos técnicos entre los que se puede

mencionar la preparación del Informe Global de Seguridad Vial para la OMS

Capitulo Colombia; la preparación de la información de Colombia para el

International Road Traffic and Accident Database –IRTAD, Perfil país para el VIII

Informe OISEVI, participación en la elaboración del Proyecto Conjunto

ITF/FIA/OISEVI “BENCHMARKING DE LA SEGURIDAD VIAL EN AMERICA

LATINA1. Además de atender los diferentes requerimientos ciudadanos, así como

de las entidades en el orden nacional como este Ministerio de Transporte, el DNP y

el Congreso de la República, por citar solo algunos.

1 Documento Benchmarking de Seguridad Vial financiado por el ITF y La FIA. Disponible en: https://www.itf-oecd.org/benchmarking-seguridad-vial-américa-latina

https://www.itf-oecd.org/benchmarking-seguridad-vial-américa-latina

https://www.itf-oecd.org/benchmarking-seguridad-vial-américa-latina

INFORME DE GESTIÓN


• Se elaboraron y se entregaron el día 5 de octubre de 2017 los estudios previos para

iniciar el proceso de contratación de una consultoría para diseñar el modelo de

arquitectura empresarial para el ONSV.

• Se elaboró el documento Plan Estratégico del ONSV 2017 - 2019, el cual se

encuentra en etapa de socialización y validación.

2.2. Algunos de los temas que requiere especial atención

• La estructura interna del ONSV que define el Decreto 0787 de 21 de abril 2015 solo

cuenta con el Director, el resto de personal no ha sido provisto, lo que supone

dificultades para cumplir con las funciones. Adicionalmente, a los tres contratistas

que apoyan temas en el ONSV se les vence el contrato el 31 de diciembre del

presente año.

• No se cuenta actualmente con las herramientas de software estadístico y de

georreferenciación que permitan fortalecer los procesos de análisis que se vienen

desarrollando-

• La contratación de una consultoría para definir el modelo de Arquitectura

Empresarial para el ONSV, es fundamental porque define en gran medida las

inversiones que se deben realizar en materia de tecnologías de información y

comunicaciones para que el Observatorio Nacional de Seguridad Vial, pueda contar

con la infraestructura de hardware y software necesarias para el cumplimiento de

sus objetivos. Debido a las demoras que ha tenido el proceso contractual no será

posible ejecutar la totalidad de los recursos asignados al ONSV y se debe evaluar

inmediatamente su reasignación o devolución.

• Es importante la aprobación por parte de las directivas del documento Plan

Estratégico del ONSV 2017 – 2019 y continuar su ejecución.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 3. INFORME DE GESTIÓN DIRECCIÒN DE INFRAESTRUCTURA Y VEHICULOS

En el presente documento se presentan las principales actividades y logros desarrollados

por la Dirección de infraestructura y Vehículos, desde mi posesión el 1 de agosto de 2017

y hasta la fecha:

3.1. Avances en reglamentación y normatividad

TEMA

LOGRO

Reglamento técnico de cascos

para motociclistas

Culminó fase pre-regulatoria. Estudio técnico y

proyecto de resolución enviados a Mintransporte

entidad que debe remitirlos al punto de contacto de la

Organización Mundial del Comercio para su notificación

internacional.

Condiciones de uso e instalación

de cintas reflectivas para

vehículos pesados

Culminó fase pre-regulatoria. Estudio técnico y

proyecto de resolución enviados a Mintransporte.

Reglamento técnico de cascos

para ciclistas.

Se culminó estudio técnico.

Dispositivos de iluminación para

motocicletas.

Se culminó estudio técnico.

Dispositivos de iluminación para

bicicletas.

Se culminó estudio técnico, se cuenta con proyecto

para publicación en Mintransporte.

3.2. Avances en guías y manuales

Guía o Manual Descripción

Manual de Auditorías de

Seguridad Vial

Acompañamiento técnico en la revisión de los

productos de la consultoría del Manual de Auditorías

para Colombia.

Guía de Tráfico Calmado.

.

INFORME DE GESTIÓN


Metodología para el cálculo de

Velocidades Límite en Zonas

Urbanas.

Acompañamiento técnico en la revisión de los

productos de la consultoría y apoyo en la publicación

de las mismas.

3.3. Actividades con gremios

Tema Descripción

Mesa de trabajo con industria,

ensambladores y fabricantes de

motocicletas

Se instalo la mesa y producto de la misma se empieza

la campaña de entrega de protocolos de movilidad

segura y sostenible

Publicidad de equipamiento de

seguridad en vehículos nuevos.

Se culminó estudio técnico. Se cuenta con proyecto

para socialización con gremios e industria en esta

semana.

Revisión técnico mecánica y

emisiones contaminantes

Se esta acompañando la mesa instalada por el MT

cuyo fin primordial es modernizar esta actividad.

Reglamento Técnico de frenos Se inicio trabajo con Asopartes y Mincomercio para

iniciar la actualización del reglamento.

3.4. Desarrollo de contratación

Objeto Avance y/o estado

Entrenamiento y capacitación en

la gestión de los resultados

sistema de gestión vial (IRAP)

Se tiene listas las bases para la contratación de la

capacitación del equipo de la ANSV y retomar los

resultados del estudio realizado en 2012.

Auditorias de seguridad vial Se tienen los términos de referencia para la realización

de auditorías y/o inspecciones de seguridad vial en

sectores con alta accidentalidad

Inventario Único de Señalización

- SISCOL

Términos y estudios previos en revisión de la oficina

jurídica

Nota:

• Se están elaborando los documentos y estudios previos para la contratación de

elementos tecnológicos aplicados a la seguridad vial, desde la infraestructura.

• Se están elaborando los documentos y estudios previos para la contratación de la

actualización de varios documentos técnicos que dejo elaborados el fondo de

prevención vial.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 4. INFORME DE GESTIÓN DIRECCIÓN TÉCNICA DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL

4.1. Informe de la gestion

Se consignan en este documento los principales logros alcanzados durante la gestión

realizada en el período febrero 13 de 2017 a noviembre 20 de 2017, en el desempeño del

cargo Director General de la Agencia Nacional de Seguridad Vial:

4.2. Aspectos administrativos

4.2.1. Recurso Humano

• La dirección Técnica de Coordinación Interinstitucional cuenta con dos (2)

profesionales como apoyo a la supervisión de los convenios con contratos por orden

de prestación de servicios suscritos hasta el 31 de diciembre de 2017, una secretaria

ejecutiva y tres (3) asesores Código 1020 Grado 16 de libre nombramiento y

remoción (uno encargado de la Dirección Técnica por renuncia del titular).

Contratistas (profesionales de apoyo):

✓ Martha Jeanette Cortés

✓ Martha Janeth Fonseca

Secretaria Ejecutiva:

✓ Yeimi Roa

Asesores:

✓ Reynaldo García Burgos

✓ Diego Vivas Tafur

✓ Israel Londoño

INFORME DE GESTIÓN


• Durante los meses de junio y julio de 2017, se contratan por prestación de

servicios cinco (5) profesionales para el desempeño de labores como apoyo a la

supervisión y enlace con las regiones así:

CUADRO No 1

RELACIÓN DE CONTRATISTAS ENLACE REGIONALES

CONTRATIS

TA

REGION Valor $ Fecha Inicio Fecha Final Objeto

Indira Gómez

Muñoz

Enlace Dpto

del Cauca

$58.452.000 14/07/2017 31/12/2017 Apoyo a la

supervisión

de convenios

entre otras

actividades.

Luis

Fernando

Castrillón

Enlace Dptos

Huila, Tolima.

Caquetá

$57.283.000 16/06/2017 31/12/2017 Apoyo a la

supervisión

de convenios

entre otras

actividades.

José

Humberto

García

Enlace Dptos

Eje Cafetero

$77.128.000 04/05/2017 31/12/2017 Apoyo a la

supervisión

de convenios

entre otras

actividades.

Luis

Fernando

Ramírez

Enlace

DeptoValle

del Cauca.

$49.737.000 14/07/2017 31/12/2017 Apoyo a la

supervisión

de convenios

entre otras

actividades.

Santiago

Sorza

Aristizabal

Enlace Dpto

Antioquia

$42.044.000 14/06/2017 31/12/2017 Apoyo a la

supervisión

de convenios

entre otras

actividades.

Total 284.644.000

• Es decir que la Dirección de coordinación Interinstitucional cuenta con una planta

de once (11) personas: siete (7) por prestación de servicios con actividades de

seguimiento a convenios y cuatro (4) nombrados en propiedad.

INFORME DE GESTIÓN


Recomendación

Se recomienda que, a corto o mediano plazo, se cuente con el recurso humano necesario

para atender las siguientes labores que se consideran prioritarias y que están asociadas a

la gestión de esta dirección:

a) Apoyo técnico para la supervisión de los convenios en ejecución. Dentro de la

obligación que tiene la agencia de desarrollar una estrategia de seguridad vial

respaldada por esquemas de cooperación intergubernamental y de coordinación

vertical de la actividad nacional, regional y local; de acuerdo al artículo 9 numeral

1.2 de la Ley 1702 de 2013.

b) Apoyo técnico y administrativo para el desarrollo de todas las instancias de

coordinación dispuestas en la Ley (numeral 7.3 de la Ley 1702 de 2013).

c) Apoyo técnico requerido para el desarrollo del proceso de ajuste del Plan Nacional

de Seguridad vial, como lo determina la Ley (numeral 1.2 de la Ley 1702 de 2013).

d) Apoyo técnico para el desarrollo de los procesos de asistencias técnicas de los

planes locales de seguridad vial.

e) Apoyo técnico para las actividades relacionadas con el reporte y demás que se

determinen frente a los planes estratégicos de seguridad vial.

4.2.2. Gestión de Coordinación

A través de la Dirección Técnica de Coordinación Interinstitucional, la Agencia participó y

Coordinó entre otras, las siguientes actividades:

• Para el mes de abril de 2017 se atendió la invitación de la Secretaría de Movilidad de

Bogotá para realizar la campaña “ABRIL MES DEL MOTOCICLISTA, para lo cual se

coordinó la participación de los municipios de Santiago de Cali, Montería,

Bucaramanga y Neiva desarrollándose actividades académicas, operativas de

prevención y campañas de concientización con motociclistas.

INFORME DE GESTIÓN


• Se participó en el rediseño de la GUÍA METODOLOGICA PARA LA RESENTACION

DE PROYECTOS DE COFINANCIACION EN SEGURIDAD VIAL PARA

ENTIDADES TERRITORIALES, de acuerdo con lo solicitado por la Dirección

General en Comité Directivo. Una estructura metodológica basada en el marco

lógico para la definición de los programas y proyectos a ejecutar, la definición de las

actividades que no elegibles y por lo tanto financiables con los recursos de inversión

dados por la Agencia en administración. Los ajustes propuestos quedaron

pendientes de discusión, sin embargo, con ocasión del apoyo y acompañamiento

que se dio a los entes territoriales con la revisión y asesoría a sus proyectos de

inversión, por parte del grupo de seguridad vial de la Agencia, se logró consolidar y

ajustar aún más la guía, la cual se anexa para revisión, aprobación y adopción por

parte de la entidad.

• A través de la dirección técnica de coordinación interinstitucional, se trabajó en las

reuniones para el desarrollo del programa “ENRUTADOS” de la Superintendencia

de Puertos y Transporte, donde se planteó la necesidad, que las campañas de

capacitación y educación vial que se impartan deban estar avaladas por la ANSV

de acuerdo con lo establecido por la ley 1702 de 2013. Se propuso elaborar un Plan

de Acción para ser discutido con la Superintendencia, de acuerdo con lo establecido

en la ley 1702 la cual determina que corresponde a la ANSV “formular para su

adopción por el Ministerio de Educación y el Ministerio de Transporte la política de

educación en materia de Seguridad Vial y establecer los contenidos, metodologías,

mecanismos y metas para su ejecución, a lo largo de todos los niveles de

formación”. Se proyectó comunicación al Superintendente de Puertos y Transporte

para la discusión del tema y unificar contenidos de lo que debe ser la educación vial

en todas las instituciones educativas del país. Este es un tema que queda pendiente

pues no se ha tenido respuesta por parte de la Superintendencia.

• Se proyectó comunicado al Ministerio de Educación Nacional para propiciar una

reunión con el objetivo de incluir, dentro de las pruebas SABER un cuestionario con

contenido determinado entre la Agencia, Ministerio e ICFES para ser aplicado a los

grados 3º, 5º, 9º y 11º en los temas de seguridad vial. Se planteó el siguiente

alcance: Durante la presente vigencia suscribir el convenio con el ICFES para el

diseño de una encuesta que caracterice a los estudiantes de los grados

INFORME DE GESTIÓN


mencionados y que involucre las condiciones de movilidad segura en las

instituciones educativas. Se plantea que la encuesta sea aplicada durante el 2.018

por el Ministerio de Educación Nacional de acuerdo a los parámetros definidos por

el ICFES. Que durante el 2.018 el ICFES desarrolle en conjunto con la Agencia y el

Ministerio de Transporte un modelo para la inclusión definitiva de las competencias

en movilidad segura dentro de las competencias ciudadanas, cumpliendo así lo

establecido en el artículo 2.3.2.1.1 del Decreto único reglamentario del sector

Transporte 1079 de 2.015.

• Con representantes del Observatorio de Seguridad Vial de la Agencia, se participó

en reuniones con la Universidad Nacional para la contratación de una consultoría

tendiente al diseño de una Herramienta Pedagógica Asociada a las Tecnologías de

la Información orientada a niños en preescolar, básica y media para la educación

en seguridad vial en todo el país. Se llegó hasta el nivel de propuesta por parte de

VIVELAP de la Universidad Nacional.

• Con la Dirección de coordinación Interinstitucional se participó en las primeras

reuniones para la programación y ejecución de la Semana Nacional por la Movilidad

realizada 18 al 24 de septiembre del presente año.

• Se participó en dos (2) reuniones cuya discusión fueron los Manuales de Auditorías

de Seguridad Vial la cual fue convocada por la Sociedad de Ingenieros de Colombia,

tema en el cual la Agencia tiene un papel preponderante en el proceso de transición,

especialmente en:

✓ Crear y administrar el registro de auditores.

✓ Establecer lineamientos para definir planes de auditorías de seguridad vial

✓ Establecer el Plan Básico de Auditorías.

✓ Articular los procesos de formación y de actualización de Auditorías de

seguridad vial y de equipos de auditores.

• Se participó en el desarrollo de las mesas técnicas de infraestructura y seguridad

vial con las Gobernaciones de Santander, Cesar y Magdalena.

INFORME DE GESTIÓN


• Se coordinó la participación de secretarios de tránsito del país en el Seminario

Internacional de Seguridad Vial llevado a cabo del 2 al 4 de octubre del presente

año en Bogotá.

4.2.3. Solicitudes de Asistencia Técnica para Planes Locales de Seguridad Vial

Con respecto a los Planes Locales de Seguridad Vial, se dio respuesta a las solicitudes

realizadas por los Entes Territoriales, quienes requieren Asistencia Técnica en este aspecto,

estableciéndose un compromiso para el 2018, situación que requiere el acompañamiento de

personal técnico con el cual aún no cuenta la Dirección técnica de Coordinación

Interinstitucional.

El cuadro siguiente detalla los Entes Territoriales que requieren asistencia técnica:

CUADRO No 2

SOLICITUDES DE ASISTENCIA TECNICA

RADICADO FECHA MUNICIPIO /DEPARTAMENTO

191 630 07/02/2017 ALCALDIA MUNICIPAL DE GINEBRA

230 651 15/02/2017 ALCALDIA BARANOA

231 649 15/02/2017 ALCALDIA MUNICIPAL DE CHINU

232 650 15/02/2017 MUNICIPIO DE MOÑITOS CORDOBA

233 648 15/02/2017 ALCALDIA MUNICIPAL DE SAHAGUN

234 645 15/02/2017

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIENAGA DE

ORO

235 626 15/02/2017 ALCALDIA ARBOLETES - ANTIOQUIA

236 632 15/02/2017 ALCALDIA DE CERETE

237 646 15/02/2017 MUNICIPIO DE VALENCIA

261 627 17/02/2017

ALCALDIA MUNICIPAL DE SANTA

CATALINA

262 642 17/02/2017 ALCALDIA MUNICIPAL DE TURBANA

INFORME DE GESTIÓN


360 635 07/03/2017 ALCALDIA DE FUNZA

383 644 09/03/2017

ALCALDIA MUNICIPAL DE BELEN DE

UMBRIA

384 637 09/03/2017 MUNICIPIO DE EL BAGRE

385 629 09/03/2017 ALCALDIA MUNICIPAL DE LA VIRGINIA

386 638 09/03/2017 ALCALDIA MUNICIPAL COROZAL

387 636 09/03/2017 ALCALDIA DE BALBOA

388 641 09/03/2017 MUNICIPIO DE SUAN

389 643 09/03/2017 MUNICIPIO CAMPOS DE LA CRUZ

390 639 09/03/2017 ALCALDIA MUNICIPAL DE MANATI

391 640 09/03/2017

ALCALDIA MUNICIPIO DE SAN JUAN DE

URABA

392 647 09/03/2017 MUNICIPIO D EPUERTO ESCONDIDO

393 633 09/03/2017 ALCALDIA DE LOS CORDOBAS

448 628 16/03/2017 ALCALDIA DE SAN JACINTO

449 631 16/03/2017 ALCALDIA MUNICIPAL EL CERRITO

880 754 12/05/2017 SECRETARIA DE GOBIERNO CALDAS

966 1259 19/05/2017

ALCALDIA MUNICIPAL DE FILANDIA

QUINDIO

4.2.4. Solicitudes de apoyo Financiero por parte de Entes Territoriales

Adicionalmente, se ha dado respuesta oportuna a los diversos entes territoriales que han

presentado proyectos de inversión en seguridad vial y que solicitan de la ANSV apoyo

financiero, informándoseles, que dichas solicitudes serán estudias y evaluadas para el

2018.

Se adjunta cuadro soporte de las diferentes solicitudes de apoyo financiero, por parte de

las entidades territoriales:

INFORME DE GESTIÓN


CUADRO No 3

SOLICITUDES DE RECURSOS DE INVERSION ENTES TERRITORIALES

N

o

MUNICIPIO

/DEPARTAMENTO VALOR ($)

N

o

MUNICIPIO

/DEPARTAMENTO VALOR ($)

1 PALMIRA

1.590.000.000 37 UBATE

10.000.000

2 ARACATACA

515.000.000 38 SALAMINA

1.906.000.000

3 FRONTINO

231.917.592 39 CIENAGA

1.000.000.000

4 YARUMAL

399.059.622 40 ARGELIA

312.200.000

5

PUERTO TEJADA

CAUCA

1.200.000.000 41 GIRON

52.470.000

6 CALOTO CAUCA

700.000.000 42 FLORIDABLANCA

1.824.908.200

7 YUMBO

500.000.000 43

DOSQUEBRADAS -

RISARALDA

600.000.000

8

SANTA CRUZ DE

MOMPOX

494.320.378 44

DOSQUEBRADAS -

RISARALDA

850.000.000

9 PIEDECUESTA

1.246.540.000 45

DOSQUEBRADAS -

RISARALDA

3.500.000.000

10 PIEDECUESTA

1.246.540.000 46

BARRANCABERMEJ

A

9.858.350.645

11 PIEDECUESTA

1.650.000.000 47 PRADERA

1.600.830.000

12

TRANSITO LOS

PATIOS - NORTE

DE SANTANDER

500.000.000 48 EL CERRITO

286.088.734

13

VILLA DEL

ROSARIO - NORTE

DE SANTANDER

1.150.000.000 49 PAIPA

400.000.000

INFORME DE GESTIÓN


14

FUNDACION -

MAGDALENA

450.000.000 50 GARAGOA

300.000.000

15

SAN JOSE DEL

GUAVIARE

225.668.700 51 CIRCACIA - QUINDIO

16

SAN JOSE DEL

GUAVIARE

912.828.320 52 URRAO - ANTIOQUIA

53.000.000

17

SAN JOSE DEL

GUAVIARE

406.435.932 53

SAN CARLOS -

ANTIOQUIA

26.975.500

18

LA JAGUA DE

IBIRICO

10.000.000 54 AMALFI

260.000.000

19

LA JAGUA DE

IBIRICO

10.000.000 55 ENVIGADO

157.722.600

20

LA JAGUA DE

IBIRICO

12.000.000 56

EL BAGRE -

ANTIOQUIA

700.000.000

21

LA JAGUA DE

IBIRICO

42.000.000 57

EL BAGRE -

ANTIOQUIA

172.000.000

22

LA JAGUA DE

IBIRICO

12.000.000 58

EL BAGRE -

ANTIOQUIA

150.000.000

23

AGUSTIN

CODAZZI - CESAR

1.262.913.264 59

EL BAGRE -

ANTIOQUIA

25.000.000

24

AGUSTIN

CODAZZI - CESAR

200.000.000 60

EL BAGRE -

ANTIOQUIA

80.000.000

25

AGUACHICA -

CESAR

450.000.000 61 GUACHICA - CESAR

1.200.000.000

26

AGUACHICA -

CESAR

736.386.440 62

BOLIVAR -

ANTIOQUIA

352.081.420

27

AGUACHICA -

CESAR

1.238.000.000 63 GIRARDOTA

678.007.907

28

AGUACHICA -

CESAR

360.456.989 64 ACACIAS

1.189.010.000

29

AGUACHICA -

CESAR

370.450.000 65 ACACIAS

799.680.000

INFORME DE GESTIÓN


30

AGUACHICA -

CESAR

1.388.000.000 66 BUCARAMANGA

2.350.000.000

31

AGUACHICA -

CESAR

1.898.756.767 67 ANSERMA CALDAS

483.500.000

32

AGUACHICA -

CESAR

395.000.000 68

GIRARDOTA -

ANTIOQUIA

33

PIENDAMO -

TUNIA CAUCA

850.000.000 69 CARTAGO

708.597.000

34 EL TAMBO

233.090.000 70

SANTA ROSA DE

CABAL

240.000.000

35 FUSAGASUGA

10.000.000 71 BELEN DE UMBRIA

100.000.000

36 PACHO

10.000.000 72

SANTAFE DE

ANTIOQUIA

145.000.000

TOTAL

22.907.364.004

32.371.422.006

GRAN TOTAL

55.278.786.010

4.2.5. Instancias de Coordinación dispuestas en la Ley 1702 de 2013

Dado que una de las actividades asignadas a la Dirección de Coordinación Interinstitucional

es la de articular y coordinar acciones con otros niveles y sectores, con el apoyo de la

doctora Luz Amparo Méndez, consultora de la ANSV, se desarrollaron los actos

administrativos para la creación de las instancias de coordinación, conforme a lo dispuesto

en la Ley 1702 de 2013. Dichas instancias son fundamentales para poder visibilizar el

trabajo de la Entidad a nivel de coordinación, además de permitir conocer y evaluar la

gestión de las demás entidades en torno a la seguridad vial. El estado de las instancias a

la fecha es el siguiente:

Comité Operativo de Seguridad Vial. Esta propuesta de acto administrativo ya fue

revisada por los técnicos de la Agencia. Se presentó a la DITRA para las observaciones de

dicha institución (no es obligatorio que ellos lo revisen). Aunque al momento de la entrega

INFORME DE GESTIÓN


de este informe no se tiene ningún pronunciamiento, este Acto Administrativo se puede

suscribir de forma inmediata.

Comisión Interministerial de Seguridad Vial. Esta propuesta de acto administrativo ya

fue revisada por los técnicos de la ANSV y fue aprobado por el Consejo Directivo (como lo

indica la Ley 1702 de 2013). Se entregó el acto administrativo con la atención a las

observaciones hechas por el mismo Consejo. Queda pendiente la suscripción, la cual se

puede suscribir de forma inmediata.

Comité Territorial de Seguridad Vial. Esta propuesta de acto administrativo ya fue

revisada por los técnicos de la ANSV. Se puede suscribir de forma inmediata el Acto

Administrativo. Adicionalmente, fueron entregados borradores dirigidos al Ministerio de

Transporte y a la Federación de Municipios para que se surtan las gestiones necesarias

para designar a los alcaldes delegados, como lo indica la Ley 1702 de 2013.

Consejo Consultivo de Seguridad Vial. Esta propuesta de acto administrativo fue

revisada por los técnicos de la ANSV. Queda pendiente la socialización del acto

administrativo y la metodología de la delegación de los miembros (gremios, academia,

colectivo y víctimas).

4.2.6. Supervisión Contratos de Prestación de Servicios 2017

En el desarrollo de la gestión realizada en la Dirección Técnica de Coordinación

Interinstitucional se realizó la supervisión de los informes presentados por los contratistas

de las labores realizadas en las regiones, las cuales se describen a continuación:

Contratista No. contrato Fecha de

inicio

Fecha

terminación

Martha

Jeannette

Cortes G.

063 10-05-2017 31 diciembre

2017

Martha Janeth

Fonseca M.

070 27-06-2017 31 diciembre

2017

Indira Gómez

Muñoz

076 14-07-2017 31 diciembre

2017

INFORME DE GESTIÓN


Luis Fernando

Castrillón

069 16-06-2017 31 diciembre

2017

José Humberto

García

065 04-05-2017 31 diciembre

2017

Santiago

Sorza

067 14-6-2017 31 diciembre

2017

Luis Fernando

Ramírez

14-07-2017 31 diciembre

2017

Los informes de gestión de cada una de las actividades y/o obligaciones pactadas en los

contratos de prestación de servicios y ejecutadas en el transcurso de su ejecución reposan

en los archivos de las carpetas de contratación.

4.3. Convenios con entes territoriales

4.3.1. Convenios Vigencia 2015

Para la vigencia 2015 se tiene la siguiente lista de convenios suscritos y su situación actual:

CUADRO No 6

Ente

Territorial

SITUACION CONVENIOS VIGENCIA 2015

VALOR ANSV CONTRA

PARTIDA

Primer 50%

(Septiembre

2016)

Segundo 50% Devolución

Recursos

TOTAL

EJECUTADO

ANSV

ESTADO

Manizales $1.483.987.056 $151.886.324 $741.993.528 $741.993.528 $0 $1.483.987.056 Ejecutado -

Liquidado

Sincelejo $1.499.834.588 $110.000.000 $749.917.294 $749.917.294 $0 $1.499.834.588 Ejecutado -

Liquidado

Palmira $1.417.974.347 $0 $708.987.174 $708.987.174 $0 $1.417.974.347 Ejecutado -

Liquidado

Neiva $1.607.000.510 $0 $803.500.255 $803.500.255 12.251.862 $1.594.748.648 Ejecutado -

Liquidado

Medellín $4.011.364.861 $553.030.000 $2.005.682.430 $2.005.682.430 $0 $4.011.364.861 Ejecutado - en

Liquidación

Palermo $478.666.275 $18.999.996 $239.333.138 $239.333.138 $0 $478.666.275 Ejecutado -

Liquidado

Boyacá $3.080.159.021 $0 $1.540.079.511 $1.540.079.511 $0 $3.080.159.021 En liquidación

Pasto $1.869.563.920 $300.000.000 $934.781.960 $934.781.960 $1.869.563.920 Ejecutado -

Liquidado

INFORME DE GESTIÓN


Barranquilla $1.661.219.842 $157.095.000 $830.609.921 $0 $621.194.428 $209.415.493 Ejecutado -

Liquidado

Montería $674.298.150 $63.969.830 $337.149.075 $0 $72.329.075 $264.820.000 Ejecutado -

Liquidado

Popayán $3.052.287.875 $90.000.000 $1.526.143.938 $0 $937.354.872 $588.789.066 Ejecutado -

Liquidado

Bucaramanga $1.294.597.898 $216.000.000 $647.298.949 $0 $119.547.990 $527.750.959 Ejecutado -

Liquidado

Santa Marta $1.762.343.201 $0 $881.171.601 $0 $796.831.600,50 $84.340.000 Ejecutado -

Liquidado

Villavicencio $1.962.290.351 $22.400.000 $981.145.176 $0 $431.035.221,00 $550.109.955 Ejecutado -

Liquidado

Ibagué $1.607.821.411 $0 $803.910.706 $0 $204.341.042,00 $599.569.664 Ejecutado -

Liquidado

San Andrés 1.903.190.694 $0 $951.595.347 $0 921.895.346,87 $29.700.000 Ejecutado -

Liquidado

TOTAL $29.366.600.000 $1.683.381.150 $14.683.300.00

0 $7.724.275.289 $4.116.781.437 $18.290.793.851

Al 20 de noviembre de 2017, de los convenios 2015 (16 CONVENIOS) siguen pendientes

por liquidación los convenios suscritos con Medellín y Boyacá (Instituto de Tránsito de

Boyacá):


Para la vigencia 2016 se tiene la suscripción de dieciocho (18) convenios por valor de

$8.300 millones, que se detallan así:

CUADRO No 9

SITUACION CONVENIOS 2016

Ente Territorial

2016

VALOR ANSV Primer

desembolso (50%)

Segundo

desembolso (50%) TOTAL ESTADO

Pasto $ 300.000.000 $ 150.000.000 $ 150.000.000 $ 300.000.000 En ejecución 31/12/17

Armenia $ 500.000.000 $ 250.000.000 $ 250.000.000 $ 500.000.000 Ejecutado - liquidado

Valledupar $ 500.000.000 $ 250.000.000 $ 250.000.000 $ 500.000.000 Ejecutado- liquidado

Los Patios $ 500.000.000 $ 250.000.000 $ 250.000.000 $ 500.000.000 Ejecutado- en liquidación

Riosucio $ 500.000.000 $ 250.000.000 $ 250.000.000 $ 500.000.000 Ejecutado en liquidación

INFORME DE GESTIÓN


La Tebaida $ 300.000.000 $ 150.000.000 $ 150.000.000 $ 300.000.000 Ejecutado en liquidación

Chinchiná $ 500.000.000 $ 250.000.000 $ 250.000.000 $ 500.000.000 Ejecutado en liquidación

Pereira $ 1.000.000.000 $ 500.000.000 $ 500.000.000 En ejecución 30/11/17

La Dorada $ 300.000.000 $ 150.000.000 150.000.000 $ 300.000.000 En ejecución 50% 30/09/17

Villamaría $ 300.000.000 $ 150.000.000 150.000.000 $

3000.000.000 En ejecución 30/11/17

Soacha $ 500.000.000 $ 250.000.000 $ 250.000.000 En ejecución 30/12/17

Tunja $ 500.000.000 $ 250.000.000 $ 250.000.000 En liquidación 50% 30/06/17

Salento $ 100.000.000 $ 50.000.000 $ 50.000.000 En liquidación 50% 30/06/17

Tuluá $ 500.000.000 $ 0 Liquidado

Yumbo $ 500.000.000 $ 0 En liquidación

Florida $ 500.000.000 $ 0 En liquidación

Riohacha $ 500.000.000 $ 0 Liquidado

Sogamoso $ 500.000.000 $ 0 Liquidado

TOTAL $8.300.000.000 $2.900.000.000 $1.850.000.000

$

4.750.000.000

4.3.3. Seguimiento y Ejecución

En atención a la Resolución No 0157 de marzo de 2017, Por la cual se delega la supervisión

de los convenios interadministrativos, celebrados entre la Agencia Nacional de seguridad Vial

y distintos entes territoriales, se otorgaron (16) prorrogas para trece (13) convenios.

Se ordenaron visitas de seguimiento a la ejecución de estos convenios, las cuales se realizaron

en el mes de abril de 2017. Las visitas de seguimiento fueron asignadas a los Asesores de la

Dirección General doctores Juan José Silva y Fuad Abdala Salaiman Verbel y por parte de la

dirección de Coordinación Interinstitucional el asesor Reynaldo García Burgos.

Como resultado del seguimiento realizado se determina la situación de los convenios 2016,

así:

• Los convenios con los municipios de Valledupar, Los Patios, Armenia, La Tebaida,

Riosucio y Chinchiná, La Dorada y Villamaría acreditaron los compromisos para

segundo desembolso. Se suscribió actas de liquidación de Valledupar y Armenia.

INFORME DE GESTIÓN


Quedan pendientes para la suscripción de actas de terminación los convenios suscritos

con Pasto, Villamaría, La Dorada, Los Patios y Riosucio.

• El convenio suscrito con Pereira no ha solicitado segundo desembolso. El convenio

suscrito con Soacha está en ejecución hasta el 31 de diciembre y sin segundo

desembolso.

• Los convenios con los municipios de Tunja y Salento deben liquidarse de común

acuerdo, como resultado de previas reuniones con los entes terriotriales, quienes

contaban con ejecución del 50% del primer desembolso, pero por vencimiento de

términos en la solicitud de prórroga se procede a su liquidación. Queda pendiente la

elaboración de las respectivas actas de liquidación.

• Se sugirió la aprobación de la liquidación de cinco (5) convenios por incumplimiento de

los términos pactados en los mismos. Los convenios son:

CUADRO No 10

CONVENIOS VIGENCIA 2016 EN LIQUIDACION

CONV

ENIO

No

MUNICI

PIO VALOR

Fecha

Firma

Acta de

Inicio

PLAZO

FINAL

Desem

bolsos OBSERVACIONES ESTADO

21 Tuluá $ 500.000.000 Noviembre

8 de 2016 23-1-17 31-3-17 NO

* El alcalde solicitó liquidación bilateral.

No se registran desembolsos.

Incumplimiento del Objeto del convenio

Liquidado Bilateralmente

22 Yumbo $ 500.000.000 Noviembre

8 de 2016 6-12-16 31-3-17 NO

* El alcalde manifestó imposibilidad para

ejecutar el convenio. No hay registro de

desembolsos.

En proceso de terminación y

Liquidación. Falta firma de

representante legal del Ente

Territorial.

23 Florida $ 500.000.000 Octubre 7

de 2016 6-12-16 30-9-17 NO

Se registra embargo de cuentas del

municipio. No registro de desembolsos.

En proceso de terminación y

Liquidación. Falta firma de

representante legal del Ente

Territorial.

26 Sogam

oso $ 500.000.000

Noviembre

8 de 2016 6-12-16 30-6-17 NO

No se concedió prórroga solicitada. En

reunión se acuerda liquidación bilateral. Liquidado Bilateralmente

28 Riohac

ha $ 500.000.000

Noviembre

8 de 2016 6-12-16 31-3-17 NO

Incumplimiento en el objeto del convenio.

Problemas de gobierno suspensión

alcalde. Vencimiento del plazo. No hay

desembolsos

Liquidado Bilateralmente

TOTAL $

2.500.000.000

INFORME DE GESTIÓN



Antecedentes

En cumplimiento de la ley y en especial en lo establecido en el parágrafo primero del artículo

20 de la Ley 1702 de 2013, modificado por el Artículo 30° Ley 1753 de 2015, que dispone

que “La Agencia Nacional de Seguridad Vial, con cargo a los recursos mencionados en el

presente artículo y los demás ingresos del Fondo Nacional de Seguridad Vial, podrá apoyar

a las autoridades de tránsito que requieran intervención con base en sus indicadores de

seguridad vial, así como a la Policía Nacional a través de convenios que tendrán por objeto,

tanto las acciones de fortalecimiento institucional, como las preventivas y de control,

incluyendo, cuando proceda, el uso de dispositivos de detección de aquellas infracciones

de tránsito que generen mayor riesgo de accidente”.

4.3.5. Priorización de Entes Territoriales y Asignación de Recursos

De acuerdo con lo anterior, se apropiaron los recursos en el Plan de Acción de la Agencia

para la vigencia 2017, en el Pilar GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL, “Apoyo en el

Fortalecimiento Local en Seguridad Vial”, para el desarrollo de convenios con entes

territoriales.

Se priorizaron Municipios y Departamentos para ser beneficiarios con recursos de

cofinanciación para el 2017 por un monto de $36.400 millones, con miras a la disminución

de los índices de morbimortalidad.

Los Entes Territoriales priorizados se detallan a continuación:

CUADRO No 12

ENTES TERRITORIALES PRIORIZADOS 2017

INFORME DE GESTIÓN


MUERTES

ACCIDENTES

DE

TRÁNSITO

TASA X

100.000

HABITANTES ENTIDAD TERRITORIAL INVERSION

1 CUNDINAMARCA 2.500.000.000 564 20,72

2 ANTIOQUIA 2.000.000.000 859 13,14

3 VALLE 2.000.000.000 918 19,7

4 ATLÁNTICO 1.000.000.000 225 9,04

5 CÓRDOBA 1.000.000.000 210 12,1

6 MAGDALENA 800000000 169 13,28

7 BOLIVAR 1.500.000.000 189 8,91

8 SUCRE 1.500.000.000 99 11,51

9 BOYACÁ 1.000.000.000 179 14,01

10 NORTE DE SANTANDER 1.000.000.000 206 15,06

11 CAQUETÁ 500000000 53 10,95

12 ARAUCA 1000000000 72 27,15

13 TOLIMA 1000000000 243 17,21

14 SANTANDER 1.000.000.000 326 15,74

15 HUILA 1.000.000.000 236 22,33

16 CESAR 1.000.000.000 257 22,67

17 CALDAS 500.000.000 110 11.11

18 CASANARE 750.000.000 135 37,2

19 QUINDIO 500.000.000 108 19

SUBTOTAL

DEPARTAMENTOS 21.550.000.000 5.158

1 CALI 1.000.000.000 422 16,79

2 BARRANQUILLA 1.050.000.000 101 9,23

3 MANIZALES 750000000 48 12,08

4 POPAYÁN 1.000.000.000 67 23,92

5 IBAGUÉ 1.000.000.000 96 17,18

6 SINCELEJO 1.000.000.000 45 16,13

INFORME DE GESTIÓN


7 MONTERÍA 750000000 98 21,89

8 CÚCUTA 750000000 79 12,04

9 VALLEDUPAR 700.000.000 66 14,25

10 CARTAGENA 1.000.000.000 96 9,47

11 QUIBDÓ 500.000.000 13 11,22

12 VILLAVICENCIO 500.000.000 97 19,59

13 ARMENIA 500.000.000 71 23,81

14 BUCARAMANGA 500.000.000 72 13,63

15 YOPAL 500.000.000 46 32,17

16 BUENAVENTURA 500.000.000 48 11,77

17 MOCOA 200.000.000 16 37,31

18 NEIVA 400.000.000 73 21,22

19 VITERBO 200.000.000 2 16,08

20 SOGAMOSO 500.000.000 11 9,8

21 PIENDAMO 150.000.000 10 22,9

22 GARAGOA 150.000.000 1 5,9

23 AGUACHICA 400.000.000 38 40,5

24 PALMIRA 500.000.000 79 25,8

25 BUGA 100.000.000 36 41.41

26 PIEDECUESTA 250.000.000 14 9,2

SUBTOTAL MUNICIPIOS 14.850.000.000 1.745

TOTAL 36.400.000.000

A través de la Dirección de Coordinación Interinstitucional se desarrolló la tarea de socialización

y de coordinación para la presentación de los proyectos de seguridad vial por parte de los Entes

Territoriales priorizados. Se conformó equipo técnico para la revisión de los proyectos

presentados por los Entes Territoriales con funcionarios de Infraestructura y Comportamiento de

la Agencia, los cuales realizaron actividades de acompañamiento directo a los Entes Territoriales.

INFORME DE GESTIÓN


Una vez surtida la evaluación de los proyectos y en el marco de los parámetros dados para su

formulación por la misma entidad (instructivo para la formulación de proyectos en seguridad vial),

se inició la estructuración y celebración de convenios interadministrativos con las Entidades

Territoriales.

4.3.6. Línea de Tiempo de los Convenios

Para la ejecución de los convenios a ejecutarse durante el 2017, la Agencia definió una línea de

tiempo que incluye las acciones de planeación y definición de los soportes técnicos sobre los

cuales las Entidades Territoriales presentaran sus proyectos. La ejecución y seguimiento a

realizarse sobre los mismos y finalmente la evaluación de los logros en su aplicación.

Para la realización de las actividades de seguimiento y evaluación las Entidades Territoriales

debieron presentar un diagrama de Gantt en el cual los riesgos de la ejecución se evidencien y

un sistema de indicadores a tres niveles: gestión que permite evidenciar la eficiencia en la

utilización de los recursos, resultados a partir de los cuales los productos se convierten en

acciones concretas sobre la seguridad vial y un indicador de efecto que permite evidenciar, en

un mediano plazo, el impacto del proyecto sobre los indicadores de accidentalidad y víctimas en

accidentes de tránsito.

La línea de tiempo de los convenios es la siguiente:

INFORME DE GESTIÓN


GRAFICO ACCIÓN

ENERO2.017

AprobacióndelPlande

Inversiones2.017porpartedel

Consejo DirectivodelaAgencia

FEBRERO

Definicióndecriteriossobrelos

cualespriorizarlasentidades

territorialesaserbeneficiariascon

recursosdecofinanciaciónpor

partedelaAgenciavigencia2017.

MARZO

Diseñodeuninstructivoparala

formulacióndelosproyectosde

cofinanciaciónporpartedelos

EntesTerritoriales

ABRIL

PriorizacióndeEntesTerritoriales

paracofinanciación

MAYO

Presentacióndeproyectospor

partedeEntesTerritoriales

Evaluacióndelosproyectospor

partedelaANSV

Ajustesaproyectos

Validacióndocumentossoportes

delconvenio

JUNIO

Firmasdeconvenios

interadministrativosconEntidades

Territoriales

JULIO

SuscripcióndelActadeInicio

RealizacióndelprimerComité

TécnicoOperativo

Primerdesembolso50%

SeguimientoTécnico-financiero

AGOSTO

PresentaciónInformesde

ejecuciónmensuales.

OCTUBRE

SegundoDesembolso50%

DICIEMBRE

PresentacióndeinformeFinal

ENERO2.018

Evaluaciónderesultadosy

productos

Actadeliquidación

Findelproceso

NOSI

INFORME DE GESTIÓN


4.3.7. Situación Actual de convenios 2017

En el cuadro siguiente se resume el estado de los convenios para la vigencia 2017:

CUADRO No 13

DISTRIBUCION RECURSOS 2017

NUMERO DE CONVENIOS

VALOR TOTAL

CONVENIOS ($)

CONVENIOS

SUSCRITOS

45 36.400.000.000 45

CONVENIOS DEPARTAMENTOS

(19) 21.550.000.000 19

CONVENIOS MUNICIPIOS (26) 14.850.000.000 26

Número

convenio

Fecha

firma DEPARTAMENTO/MUNICIPIO MONTO ANSV ($)

COFINANCIACION

($) TOTAL

1 30/05/2017 BOLIVAR 1.500.000.000

99.245.827

1.599.245.827

2 30/05/2017 MAGDALENA 800.000.000 500.000.000

1.300.000.000

3 30/05/2017 MANIZALES 750.000.000

176.220.000

926.220.000

4 30/05/2017 CALI 1.000.000.000 200.000.000

1.200.000.000

5 30/05/2017 SANTANDER 1.000.000.000

151.875.000

1.151.875.000

6 30/05/2017 ARAUCA 1.000.000.000

100.000.000

1.100.000.000

7 30/05/2017 ATLÁNTICO 1.000.000.000 300.000.000

1.300.000.000

8 30/05/2017 CÓRDOBA 1.000.000.000

100.000.000

1.100.000.000

9 30/05/2017 ANTIOQUIA 2.000.000.000 200.000.000

2.200.000.000

10 30/05/2017 BUCARAMANGA 500.000.000

70.000.000

570.000.000

INFORME DE GESTIÓN


11 30/05/2017 CÚCUTA 750.000.000

100.000.000

850.000.000

12 30/05/2017 SINCELEJO 1.000.000.000

114.700.000

1.114.700.000

13 30/05/2017 HUILA 1.000.000.000

100.000.000

1.100.000.000

14 31/05/2017 VALLE 2.000.000.000

785.000.000

2.785.000.000

15 31/05/2017 CAQUETÁ 500.000.000 49.990.000

549.990.000

16 31/05/2017 CESAR 1.000.000.000 64.000.000

1.064.000.000

17 31/05/2017 QUIBDÓ 500.000.000

50.000.000

550.000.000

18 2/06/2017 CARTAGENA 1.000.000.000

100.000.000

1.100.000.000

20 12/06/2017 VILLAVICENCIO 500.000.000

70.200.000

570.200.000

21 12/06/2017 MONTERÍA 750.000.000

75.000.000

825.000.000

22 12/06/2017 SUCRE 1.500.000.000

189.717.072

1.689.717.072

23 12/06/2017 CUNDINAMARCA 2.500.000.000 1.000.000.000

3.500.000.000

24 12/06/2017 YOPAL 500.000.000

100.000.000

600.000.000

25 12/06/2017 NORTE DE SANTANDER 1.000.000.000 200.000.000

1.200.000.000

26 30/06/2017 TOLIMA 1.000.000.000 200.000.000

1.200.000.000

27 30/06/2017 IBAGUÉ 1.000.000.000 300.000.000

1.300.000.000

28 7/07/2017 ARCHIPIÉLAGO SAN

ANDRES

-

29 10/07/2017 BARRANQUILLA 1.050.000.000

100.000.000

1.150.000.000

30 22/08/2017 POPAYÁN 1.000.000.000

70.000.000

1.070.000.000

31 8/08/2017 CALDAS 500.000.000 540.000.000

1.040.000.000

INFORME DE GESTIÓN


32 8/08/2017 BUENAVENTURA 500.000.000

10.000.000

510.000.000

33 8/08/2017 MOCOA 200.000.000

10.000.000

210.000.000

34 11/08/2017 VITERBO 200.000.000

6.000.000

206.000.000

35 12/10/2017 BOYACÁ 1.000.000.000

50.000.000

1.050.000.000

36 23/10/2017 NEIVA 400.000.000

506.500.000

906.500.000

37 24/10/2017 ARMENIA 500.000.000 20.000.000

520.000.000

38 30/10/2017 VALLEDUPAR 700.000.000

50.000.000

750.000.000

39 3/11/2017 SOGAMOSO 500.000.000

500.000.000

40 9/11/17

PIENDAMO 150.000.000

10.000.000

160.000.000

41 9/11/17

GARAGOA 150.000.000

54.000.000

204.000.000

42 9/11/17

AGUACHICA 400.000.000

400.000.000

43 9/11/17

QUINDIO 500.000.000

500.000.000

44 9/11/17

PALMIRA 500.000.000

500.000.000

45 9/11/17

BUGA 100.000.000

100.000.000

46 9/11/17

PIEDECUESTA 250.000.000

50.000.000

300.000.000

47 10/11/17

CASANARE 750.000.000

150.000.000

900.000.000

TOTAL $ 36.400.000.000

$

7.022.447.899

$

43.422.447.899

$ 18.200.000.000

INFORME DE GESTIÓN


31 PAGADOS 50% $ 14.375.000.000

4 EN TRAMITE DE PAGO 50% $ 1.800.000.000

1 LIQUIDADO BILATERALMENTE

$

-

9 EN PROCESO $ 2.025.000.000

45 TOTAL 50 % CONVENIOS $ 18.200.000.000

4.4. Recomendaciones y sugerencias a corto plazo

4.4.1. Con respecto a Planes estratégicos de seguridad vial – PESV.

Según la Resolución 1231 de 2016 en su numeral 5 literal g se establece que:

“g. reporte: todos los PESV radicados por las empresas, entidades y organización,

publicas y privadas, serán reportados por las autoridades de transito al Ministerio de

Transporte, hasta tanto entre en operación la Agencia Nacional de Seguridad Vial,

en un documento consolide la información que a la fecha haya procesado,

desagregando por empresa el número de personas a quienes impacto el PESV, el

número de vehículos que involucra y si fue o no avalado el plan.”

Por lo tanto, se hace necesario desarrollar todas las acciones correspondientes y

necesarias para poder llevar a cabo este reporte y más aún para poder asumir está función,

delegada por el Ministerio de Transporte a la Agencia Nacional de Seguridad Vial, dado que

ya se encuentra en pleno funcionamiento. Según recomendación jurídica del Dr. Mauricio

Camacho, debemos desarrollar las siguientes actividades para poder recibir los reportes de

los PESV:

1. Desarrollo de un documento técnico que soporte y fundamente dicha actividad, y

que analice el recurso humano, físico y tecnológico que requerimos para asumir este

compromiso.

2. Elaboración de una propuesta de acto administrativo para que sea firmado por las

dos partes (Ministerio de Transporte – Agencia Nacional de Seguridad Vial).

INFORME DE GESTIÓN


Igualmente, se recomienda analizar, por parte del cuerpo directivo, las actuaciones de la

Agencia sobre esta actividad, para poder impactar positivamente en la promoción de la

seguridad vial a nivel empresarial en las subsiguientes vigencias.

4.4.2. Con respecto a los Planes Locales de Seguridad Vial

La Ley 1702 DE 2013 “por la cual se crea La Agencia Nacional de Seguridad Vial y se dictan

otras disposiciones” señala en los artículos 2 y 3:

Artículo 2°. Autoridad. La Agencia Nacional de Seguridad Vial (ANSV) es la máxima

autoridad para la aplicación de las políticas y medidas de seguridad vial nacional.

Coordina los organismos y entidades públicas y privadas comprometidas con la

seguridad vial e implementa el plan de acción de la seguridad vial del Gobierno; su

misión es prevenir y reducir los accidentes de tránsito.

Artículo 3°. Objeto. La Agencia Nacional de Seguridad Vial (ANSV), tendrá como

objeto la planificación, articulación y gestión de la seguridad vial del país. Será el

soporte institucional y de coordinación para la ejecución, el seguimiento y el control

de las estrategias, los planes y las acciones dirigidos a dar cumplimiento a los

objetivos de las políticas de seguridad vial del Gobierno Nacional en todo el territorio

nacional.

Respecto a este particular, los Planes Locales de Seguridad Vial (PSV) del nivel municipal,

departamental y distrital se entienden como un “conjunto de programas y acciones de

construcción consensuada, para la prevención, disminución y mitigación de los accidentes

viales. Este Plan permite cumplir los objetivos y metas propuestos, con una planificación a

corto, mediano y largo plazo, considerando la disponibilidad de recursos y responsables

para su formulación, implementación y seguimiento, con los diferentes actores y agentes

del nivel local” (Guía Metodológica para la Elaboración de Planes Locales de Seguridad

Vial).

Dada la importancia de dicho instrumento de planeación y gestión para la seguridad vial, la

Agencia dio como lineamiento, en el marco de los convenios suscritos, que todas las

entidades territoriales que suscribieran convenios con la Entidad, deberían tener formulado

sus respectivos planes de seguridad vial.

INFORME DE GESTIÓN


Sobre el particular, es necesario indicar que adicionalmente, varias entidades territoriales

han solicitado a la Agencia asistencia técnica para la elaboración y puesta en marcha de

dichos planes. La propuesta es que la Agencia inicie con este proceso de asistencia técnica

a partir del primer semestre del 2018.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 5. INFORME DE LOS AVANCES CON RESPECTO AL RECAUDO DE TASAS Y SOAT

Luego de avanzar en el proceso de implementación resolucion0993 de 25 de abril del 2017

y cumpliendo lo que establece la presente resolución, muy respetuosamente pongo en su

conocimiento tal como lo he venido haciendo los siguientes puntos:

1. Una vez recibida la resolución fue proyectada de inmediato la circular dirigida a

todos los organismos de apoyo con el propósito de implementar el mecanismo

establecido en la presente resolución, la cual expresa abrir correos electrónicos

institucionales e informar el número de cuenta bancaria de la agencia nacional de

seguridad vial a la cual se debía consignar los recursos que le correspondían.

2. Se realizaron diferentes reuniones donde se conoció de primera mano por parte de

la superintendencia de puertos y transporte y el equipo de homologados,

recaudadores y el fondo patrimonio autónomo el funcionamiento del proceso, desde

su inicio con la llegada del usuario a un organismo de apoyo y como se realiza el

proceso de recaudo, además de como se lleva el proceso de verificación y control

(Sicov).

3. Se evaluó la resolución 0993 de abril 25 del 2017 y se llega a la necesidad de tener

una auditoria y/o un recurso técnico que pueda llevar el control de todos los correos

que llegan a la institución, siendo el insumo que debe la agencia utilizar para validar

o conciliar con herramientas tecnológicas que de manera efectiva se pueda

determinar que los recursos consignados en el fondo corresponden a la relación

recibida por cada uno de los organismos de apoyo enviados en correos electrónicos.

Adicionalmente la agencia viene recibiendo con periodicidad quincenal la relación

de los recaudados de cada organismo en la actualidad CDA y CRC, información

esta que en la actualidad la agencia no ha designado un equipo técnico financiero

que pueda validar estos recaudos frente a los correos electrónicos y al fondo

patrimonio autónomo Colpatria.

4. La agencia viene recibiendo solicitudes y derechos de petición por parte de CEAs

frente a casos de doble consignación, solicitud de certificar consignaciones de

INFORME DE GESTIÓN


meses anteriores, solicitudes de devolución de dineros consignado demás etc. Para

poder cumplir con este tipo de solicitudes la agencia debe tener el equipo técnico

financiero que pueda dar el tramite y/o solución a este tipo de solicitudes.

5. Finalmente se solicitaron propuestas de tres firmas auditoras, previamente

autorizadas por la dirección en donde se les explico a groso modo y con resolución

0993 a la mano el mecanismo como opera el sistema de recaudo por parte de la

superintendencia de puertos y transporte, sicov, homologados y recaudadores,

además de incluir el procedimiento para auditar los recursos que ingresan al fondo

patrimonio autónomo provenientes por concepto del 3% Soat. Con base en esa

información las firmas pudieran de alguna manera, a través de su experiencia

aportar al proceso con una presentación de diferentes alternativas en la opción que

pueda llevar un control frente a los recursos recibidos por la agencia. Los resultados

de esas propuestas presentadas por las diferentes firmas fueron de enfoques

diferentes.

6. Todo el proceso fue acompañado y analizado con el equipo financiero de la agencia,

director del observatorio, y asesores.

7. Con base en las propuestas presentadas por parte de las firmas se elaboró cuadro

comparativo entre ellas y se define propuesta para la agencia, la cual incluye

términos objetivos generales, antecedentes, objetivo específico, alcance, faces del

proyecto, entregables y finalmente inversión.

8. Se tiene preparado el documento análisis del sector propuesta recaudo tasas y soat,

cuyo fin es llevar acabo:

“CONTRATAR UNA EMPRESA DE PRESTACION DE SERVICIOS DE AUDITORIA

FINANCIERA PARA EL RECAUDO DE SOAT Y TASAS EN LA AGENCIA NACIONAL

DE SEGURIDAD VIAL.”

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 6. INFORME DE GESTIÓN OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES

Objetivo de la labor: Contribuir a la disminución de los índices de accidentalidad y mortalidad

en el país, a través de la promoción y difusión de programas, planes y campañas de

prevención y educación, en donde se involucre a la sociedad civil, entes territoriales, sector

público y privado. Así como al posicionamiento de las distintas acciones que en este mismo

sentido, emprenda y adelante la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

• A través de campañas de Atl, Btl, medios digitales, producción de piezas, presencia en

eventos y relacionamiento con medios de comunicación, entre otras actividades,

buscamos llegar a cada uno de los actores viales con el fin de lograr la disminución de

la accidentalidad y mortalidad en las vías del país; enfatizando en las regiones.

• De igual forma, por medio de estrategias comunicativas, adelantamos actividades que

permitieron difundir las acciones que lidera la ANSV, para aumentar el conocimiento

que la ciudadanía y medios de comunicación tienen sobre la seguridad en las vías.

• Se unificó un mismo mensaje para mayor receptividad del público, por esto se continuó

con la campaña “Que no sea la última vez” y el eslogan “Salvemos vidas en la vía”. Este

mensaje será difundido desde las regiones, hasta el nivel nacional.

INFORME DE GESTIÓN


• Se realizó pauta en los principales medios nacionales y canales de televisión por cable,

sin dejar de lado aquellos referentes al sector de vías y vehículos:

- En televisión: Caracol, Rcn y Canal Uno, en las franjas noticiosas.

- En Radio: Caracol, Rcn y emisoras de diferentes ciudades.

- En televisión por cable: Fox Sports, Fox Channel, Axn, History Channel,

Cinemax.

• Se realizó la producción de cuñas, comerciales y piezas publicitarias para impresos.

• Se realizaron contratos con periódicos regionales para pauta. Se ha estado trabajando

esta pauta en forma de contenidos:

El Colombiano, El Heraldo, La Patria, Vanguardia, Diario del Otún, La Nación,

Diario del Huila, El Pilón, La Libertad, La Unión, El País, El Libertad, Diario del

Sur, Nuevo Día, Vanguardia Valledupar, El Informador, Diario del Magdalena, El

Meridiano de Córdoba y Sucre; La Crónica, Chocó siete días, Nuevo Siglo, El

Meridiano.

• Trabajo de content marketing con El Tiempo y El Espectador

• De manera constante, se produjeron piezas audiovisuales, para hacer una mejor

pedagogía de la seguridad vial e informar sobre las actividades que adelanta la ANSV.

Producción In house

El material producido también se destinó a nutrir el contenido de redes sociales, página

web, empresas y entidades aliadas y medios de comunicación.

• Diseño y producción de toda clase de piezas publicitarias y educativas impactantes,

creativas y novedosas, dirigidas a públicos específicos, para promocionar las campañas

INFORME DE GESTIÓN


que se realizan desde la ANSV y posicionar la imagen y el mensaje de la entidad entre

la población objetivo. Este tipo de publicidad se utilizó en las campañas de diferentes

puntos del país.

• Se adelantaron activaciones en peajes de varios circuitos viales del país, dirigidos a

toda clase de conductores.

• Producción de vallas, que se ubicaron en diferentes partes del país, con mensajes

alusivos a las normas y acciones dirigidas a la disminución de la accidentalidad y

mortalidad en las vías

• Contratación de validadores, que nos permitan un mejor acercamiento con la

ciudadanía:

- Equipo de Ciclismo de la ANSV, que participan en la Vuelta a la Juventud, Vuelta

a Colombia y Clásico RCN, entre otros

- Rigoberto Urán

- Gustavo Yacamán

• Implementación de estrategias digitales para incrementar el número de seguidores en

las diferentes redes sociales: Facebook, twitter, instagram, que permitan llevar el

mensaje de la ANSV a un mayor número de ciudadanos.

Comunicaciones internas

- Establecimiento de líneas de mensaje generales, con el fin de lograr que los

funcionarios y contratistas de la ANSV conozcan, interioricen y difundan

positivamente la imagen, funciones y misión de la entidad.

- Diseño, producción y difusión de audiovisuales, material escrito y piezas

digitales con mensajes institucionales internos, con el fin de fortalecer el sentido

de pertenencia de los funcionarios y contratistas.

- Diseño y producción de chaquetas, chalecos y demás prendas distintivas de la

institución.

- Establecimiento, diseño y producción de medios de comunicación internos:

Carteleras, boletines online e impreso, etc.

INFORME DE GESTIÓN


- Entrenamiento y acompañamiento constante a voceros, para perfeccionar su

manejo de periodistas y diferentes situaciones que se presenten.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 7. INFORME DE SECRETARÍA GENERAL

De conformidad con lo establecido en la Ley 951 de 2005, “Por la cual se crea el acta de

informe de gestión” y demás normatividad concordante; presento el informe de la gestión

realizada por la Secretaría General en el periodo comprendido entre el 15 de diciembre de

2016 y el 17 de noviembre de 2017, el cual contiene las actividades realizadas por esta

Secretaría durante el mismo.

El citado documento consigna las actuaciones llevadas a cabo, propias de la coordinación,

control y dirección, por parte de la Jefatura, partiendo de la administración por procesos, en

especial los procesos de GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS, GESTIÓN DOCUMENTAL,

GESTIÓN FINANCIERA, GESTIÓN TIC, GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO, GESTIÓN

DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, SERVICIO AL CIUDADANO Y CONTROL

INTERNO DISCIPLINARIO dando razón de cada uno de los procedimientos que este

contempla.

Adicionalmente, a través de la descripción de temas de alto y mediano impacto, se dejan

establecidos los hechos relevantes que se atienden en la actualidad en la Secretaría

General, a fin de que la Dirección General con base en información que es constatable y

evidenciable, adopte decisiones en el ejercicio propio del cumplimiento misional y el giro

ordinario del negocio.

Igualmente se refleja en el documento, la situación administrativa de la secretaría, los

logros alcanzados inmersos en los diferentes apartes y las recomendaciones para mitigar

futuros riesgos.

Se destaca por último la fortaleza de contar con un equipo disciplinado, con altas calidades

profesionales, orientado a la consecución de resultados, bajo parámetros de respeto y

cordialidad, propios del ambiente de trabajo cotidiano y que se hace palpable en las

relaciones interpersonales tanto con el cliente interno como externo.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 8. ESTRUCTURA DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ANSV

Imagen 2 Organigrama Secretaría General

Fuente: Agencia Nacional de Seguridad Vial

Actualmente la Secretaría General de la Agencia Nacional de Seguridad Vial se encuentra

integrada por un equipo multidisciplinario, en donde sus diversas disciplinas académicas

fortalecen y aportan articuladamente al cumplimiento de sus funciones, permitiéndole

interactuar con otras dependencias y contribuyendo al logro de la misionalidad de la

Agencia.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 9. PROCESOS DE LA SECRETARÍA GENERAL

El mapa de procesos es un mecanismo expedito para visualizar lo que una organización

hace para entregar productos o servicios a clientes o usuarios. Incorpora en la gestión el

ciclo de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, para gestionar procesos a partir de sus

interacciones.

MAPA DE PROCESOS AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL

Imagen 2 Mapa de Procesos Secretaria General Fuente: AE COLOMBIA

El mapa de procesos de la Agencia Nacional de Seguridad Vial se compone de cinco

niveles, los cuales la Secretaría General se encuentra en los siguientes:

Planeación y

Direccionamiento

Estratégico

Gestión del

Sistema Integrado

de Gestión

Gestión de la

Información

Pública

Gestión del

Talento Humano

Gestión de Proyectos de Política de Seguridad

Vial

Gestión de Proyectos de Inversión

Gestión de Proyectos de Reglamentos Técnicos

Desarrollo y aplicación de normas, proyectos y

estrategias .

Evaluación de Políticas, normas, Planes,

Programas y proyectos

Gestión de Recursos Físicos

Gestión Documental Gestión TICGestión Financiera Gestión Jurídica Gestión Contractual

Evaluación y Control Control Interno Disciplinario

Gestión de Proyectos

Normativos

PROCESOS

ESTRATÉGICOS

PROCESOS

MISIONALES

PROCESOS APOYO

PROCESOS

MEJORA Y

CONTROL

CLIE

NTES /

USU

AR

IOS

CLIE

NTES /

USU

AR

IOS

Servicio al CiudadanoSERVICIO AL CIUDADANO

INFORME DE GESTIÓN


9.1. Nivel estratégico

Son los procesos que tienen por objeto dar la línea estratégica, es decir, hacia dónde va la

organización en aspectos de planeación, procesos, talento humano e información.

9.2. Nivel de apoyo

Los procesos de apoyo son aquellos que soportan la operación de los procesos

estratégicos, misionales, de seguimiento y control, como de servicio al ciudadano. Estos

procesos tienen dentro de sus funciones:

• Asesorar a la Dirección General en la formulación de políticas, planes y programas,

en lo referente al desarrollo del talento humano, y en administración de los recursos

financieros, económicos y físicos la Agencia y del Fondo Nacional Seguridad Vial.

• Dirigir, coordinar, controlar y evaluar actividades relacionadas con la adquisición,

almacenamiento, custodia, distribución e inventario de los elementos, equipos y

demás bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la Agencia, de

conformidad con las normas vigentes sobre la materia.

• Organizar y coordinar la prestación de los servicios generales y demás que se

requieran para el normal funcionamiento de la Agencia.

• Coordinar, supervisar y controlar el sistema de gestión documental de la Agencia

• Otras.

INFORME DE GESTIÓN


9.3. Nivel de seguimiento y control

Los procesos de seguimiento y control contribuyen a generar la información para

evaluar si el Sistema Integrado de Gestión es conforme con los requisitos legales y

de norma internacional. Su aplicación es el mecanismo más apropiado para el

mejoramiento continuo de la organización. Dentro de las funciones definidas para

la Agencia Nacional de Seguridad Vial se encuentran las siguientes.

• Coordinar las actividades de control interno disciplinario para el cumplimiento de lo

señalado en la Ley 734 de 2002 y las normas que la modifiquen o adicionen y

resolverlas en primera instancia.

• Deberá reportar al director del Departamento Administrativo de la Presidencia de

la República, así como a los Organismos de Control, los posibles actos de

corrupción e irregularidades que haya encontrado en el ejercido de sus funciones.

Art.9 Ley 1474 de 2011.

• El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro

(4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado

del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.

• Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los

procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las

autoridades pertinentes así lo soliciten. Guía DAFP Roles de la Oficina de Control

Interno.

9.4. Nivel de atención al ciudadano

La Agencia Nacional de Seguridad Vial cuenta con un mecanismo de atención al

ciudadano, donde recepciona las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los

mismos, de manera transversal, de conformidad con la norma legal y es base

estructural para satisfacer las necesidades de los usuarios, al respecto se define

como proceso el siguiente:

Servicio al Ciudadano

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 10. PROCESOS CONTRACTUALES

La Secretaria General en cumplimiento de sus funciones administrativas, adelantó

veinticuatro (24) contratos de funcionamiento en las modalidades de mínima cuantía,

selección abreviada de menor cuantía y subasta inversa; catorce (14) contratos de

prestación de servicios y cinco (5) ordenes de prestación de servicios a través de la

plataforma habilitada para los efectos por Colombia Compra Eficiente para un total de

cuarenta y tres (43) contratos.

A continuación, se describen los procesos contractuales en lo que corresponde a gastos de

funcionamiento atendiendo las modalidades anteriormente mencionadas.

A continuación, se describen los procesos contractuales en lo que corresponde a

gastos de funcionamiento atendiendo las modalidades de Ley 80 y Colombia

Compra Eficiente. Ver en (Anexo 1)

10.1. Implementación de Secop II.

Teniendo en cuenta que la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente

mediante oficio con radicado No. 02108 del 3 de octubre del presente año informó acerca

de la necesidad de proceder con las capacitaciones de implementación de Secop II, en la

medida en que el Secop I dejará de funcionar para la ANSV a partir del 15 de diciembre de

2017, se hizo necesario realizar las gestiones pertinentes para absolver todas las

inquietudes frente a la operación de la plataforma, en especial para lo relacionado con la

contratación derivada.

En este sentido, se envió a un grupo de tres abogados (Adriana María Hernández Garzón,

Juan Felipe Álvarez y Jairo García) a las instalaciones de Colombia Compra con el objeto

de que precisaran los detalles de operación frente a la contratación derivada.

Igualmente, se solicitó concepto por escrito dirigido a la Subdirectora de Gestión

Contractual de la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente con un

detallado proceso de la contratación derivada en el cual se solicitó determinar de manera

INFORME DE GESTIÓN


precisa cual sería el proceso de operación de la segunda versión de la plataforma, teniendo

en cuenta que de acuerdo a la Ley de creación y al Manual de Contratación Derivada se

trata de un proceso de contratación de operación mixta.

A la fecha no se ha recibido el pronunciamiento solicitado a la Agencia Nacional de

Contratación Colombia Compra Eficiente. Sin embargo, se mantiene contacto permanente

con la funcionaria María del Pilar Sandoval quien es la encargada de la realización de las

capacitaciones, quien previa al inicio de las capacitaciones se comprometió a gestionar la

remisión del concepto requerido.

Se tiene como fecha de inicio de capacitaciones el 24 de noviembre del presente año.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 11. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TALENTO HUMANO

El Grupo Interno de Trabajo de Talento Humano le asiste a la Secretaría General en el

cumplimiento de sus funciones de asesoría a la Dirección General en la formulación de

políticas, planes y programas de Desarrollo del Talento Humano, coordinación,

programación, dirección y supervisión de las actividades de administración de personal,

seguridad y salud en el trabajo y relaciones laborales, así como la dirección de programas

de selección, inducción, capacitación y calidad laboral de los servidores de la ANSV y la

actualización del manual especifico de funciones y requisitos de los empleos de la planta

de personal, de acuerdo con las políticas de la entidad y las normas legales vigentes.

11.1. Bienestar social

Los Programas de Bienestar Social cuyos beneficiarios son los empleados públicos y sus

familias, están enmarcados en las áreas de Protección y Servicios Sociales y de Calidad

de Vida Laboral, para los cuales se podrán programar las actividades que a continuación

se describen:

11.2. Área de protección y servicios sociales

Culturales, Artísticos, Deportivos y Recreativos: Promocionar la participación en las

actividades culturales, artísticas, deportivas y recreativas para los empleados públicos y sus

familias.

Educativos: Otorgar apoyo de educación formal para el funcionario y por una vez al año a

un hijo (a) por familia del empleado público. Así mismo fomentar la Educación para el

Trabajo y el Desarrollo Humano en artes y artesanías u otras modalidades que conlleven la

recreación y el bienestar del empleado.

Prevención y Promoción en Salud: Desarrollar actividades dirigidas a la promoción y

control de la salud de los funcionarios que integren acciones de medicina preventiva y

medicina del trabajo, teniendo en cuenta que las dos tienden a garantizar el bienestar físico,

mental y social de las personas, protegiéndolas de los factores de riesgo ocupacionales,

INFORME DE GESTIÓN


ubicándolas en puestos de trabajo acordes con sus condiciones psico-físicas y

manteniéndolas en aptitud de producción laboral.

11.3. Área de calidad de vida laboral

Medición del Clima Laboral: Identificar cómo los servidores públicos del Agencia Nacional

de Seguridad Vial –ANSV, perciben su relación con el ambiente de trabajo como

determinante de su comportamiento al interior de la entidad, definiendo estrategias y

metodologías para su intervención.

Evaluación de la Adaptación al Cambio Organizacional: Propender por el mejoramiento

continuo tanto de los servidores públicos como del Entidad, relacionados con el cambio

organizacional, teniendo en cuenta que compromete varias dimensiones de la persona

como son las variables relacionadas con su ser, su hacer, su tener y su estar.

Cultura Organizacional: Adelantar gestiones para la consolidación de la cultura

organizacional deseada implementando acciones concretas orientadas a la identificación

de las variables positivas para reforzarlas y de las negativas para contrarrestarlas, basados

en el conjunto de normas, hábitos y valores, que practican los funcionarios del ANSV.

Preparación para el Retiro de los Empleados Públicos: Brindar las herramientas

necesarias que permitan a los servidores públicos del ANSV próximos a pensionarse,

prepararse para el cambio de empleado al de jubilado y planear las acciones requeridas

para vivir productivamente en su nuevo estado.

Fortalecimiento del Trabajo en Equipo: Fortalecer la cultura del trabajo en equipo y

desarrollar las habilidades y destrezas de los diferentes saberes técnicos en contextos no

jerárquicos, que se requieran para contribuir al mejoramiento institucional y a la calidad de

vida laboral.

INFORME DE GESTIÓN


11.4. Informe ejecución plan de bienestar 2017

Con Resolución 0099 de 26 de abril de 2017 se adoptó el Programa de Bienestar Social

para los Servidores Públicos de la ANSV y sus familias para la vigencia 2017 con el cual se

busca propiciar y acceder a condiciones que mejoren la calidad de vida y el desarrollo

integral de los empleados públicos y sus familias; fomentando una cultura organizacional

que demuestre un gran sentido de pertenencia, calidad humana y motivación permanente

para la prestación de nuestros servicios e incrementando positivamente los niveles de

satisfacción que nos conlleve a elevar la gestión en eficiencia, calidad, salud, desarrollo

personal y familiar, lo cual contribuye con el cumplimiento de los objetivos institucionales.

En este orden de ideas fortaleceremos los factores que hacen parte de bienestar social

como lo es Bienestar laboral y Seguridad y Salud en el Trabajo, buscando así el

cumplimiento de las normas que nos reglamentan en busca del bienestar de los

funcionarios, para dicho propósito ejecutaremos el plan denominado “SALVANDO VIDAS

EN LA VIA”

En este plan se contemplan las siguientes actividades, de las cuales algunas están

programadas a costo cero ($0) y aquellas que implican algún costo se suscribió contrato de

prestación de servicios No 0016 de10 de mayo de 2017 con la Caja de Compensación

Familiar CAFAM a la cual se encuentra afiliados los servidores públicos de la ANSV:

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD ESPECIFICA FECHA BENEFICIARIOS POBLACION COSTOS

SALUD

INTEGRAL

Con estas actividades se pretende

apoyar en el mejoramiento de la

salud física y emocional del

funcionario.

Jornada de Salud Diciembre Funcionarios y

contratistas Por demanda 0

Campaña de donación de

sangre Septiembre

Funcionarios y


GESTION

INSTITUCION

AL

Que los funcionarios tengan a su

alcance acceso a servicios o

productos que faciliten su vida diaria.

Dia de la mujer 8 de marzo Marzo Funcionarios y


CULTURALES

Con estas actividades pretendemos

que los funcionarios tengan durante

todo el año momentos de

esparcimiento al interior de la

entidad y seguir conmemorando

fechas especiales de nuestra cultura

y que contribuyen a un excelente

clima laboral.

Celebración del día de los

niños Abril Hijos de funcionarios Por demanda 0

Dia de la secretaria 26 de abril Abril Funcionarios

secretarios Por demanda 0

Dia de la madre 12 de mayo Mayo Funcionarias Por demanda 0

Dia del padre 16 de junio Junio Funcionarios Por demanda 0

INFORME DE GESTIÓN


Dia del servidor público 27 de

junio Junio Funcionarios Por demanda Costo

Cumpleaños funcionarios de

enero a Junio Junio Funcionarios Por demanda Costo

Jornada de integración y clima

organizacional, desarrollo de

talleres, coaching, mesas de

trabajo

Septiembre Funcionarios Por demanda Costo

Dia del conductor 16 de Julio Julio Funcionarios

conductores Por demanda Costo

Feria de servicios Noviembre Funcionarios y


Celebración de amor y amistad Septiembre Funcionarios Por demanda Costo

Curso manualidades Agosto Funcionarios y

familiares Por demanda Costo

Celebración de Halloween

concurso de disfraces Octubre

Funcionarios y

contratistas Por demanda Costo

Celebración de los niños

Halloween Octubre Hijos de funcionarios Por demanda Costo

Dia de la Familia Noviembre Funcionarios y


Cumpleaños funcionarios Julio

a Diciembre Noviembre Funcionarios Por demanda Costo

Novenas navideñas del 16 al

24 de diciembre Diciembre

Funcionarios y


Obsequio de navidad hijos de

funcionarios Diciembre Hijos de funcionarios Por demanda Costo

Campaña de medio ambiente

Tapitasx patitas

Durante todo

el año

Funcionarios y


Entrega de resultados ANSV Diciembre funcionarios Por demanda Costo

DEPORTIVAS

Estas actividades permiten mejorar

la salud, el estado de ánimo, nivelar

las cargas de estrés en pro de un

mejor desempeño personal y laboral

del funcionario.

Salidas turísticas y recreativas

(Caminata Ecológica) Julio

Funcionarios y


RECREATIVA

S

Estas actividades contribuyen

significativamente al bienestar de los

funcionarios y sus familias,

brindando un espacio de recreación

y esparcimiento fuera delas labores

cotidianas.

Vacaciones recreativas receso

escolar de octubre y diciembre,

niños de 5 a 12 años

Octubre y

Diciembre Hijos de funcionarios Por demanda Costo

Programa de adolescentes Octubre Hijos de funcionarios Por demanda Costo

INFORME DE GESTIÓN


INCENTIVOS

Este plan de incentivos monetarios y

no monetarios es una estrategia para

motivar y reconocer los avances y

logros laborales de los funcionarios

en apoyo de sus familias.

Cumpleaños funcionarios

Otorgar 1 día de licencia

remunerada durante el mes del

cumpleaños

Todo el año Funcionarios Por demanda 0

COMPONENENTE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

MEDICINA

PREVENTIVA

Y DEL

TRABAJO

Realizar actividades para contribuir a

la adquisición de hábitos de

prevención y autocuidado en los

funcionarios mediante la

sensibilización e información en los

temas que componen la salud

laboral.

Envió de correos informativos

sobre seguridad y salud en el

trabajo

Julio a

Diciembre

Funcionarios y


Pausas activas Mayo a

Diciembre

Funcionarios y


HIGIENE Y

SEGURIDAD

INDUSTRIAL

Con estas actividades se busca

prevenir, evaluar, gestionar medidas

físicas e informativas necesarias

para el buen desempeño de las

labores en cada puesto de trabajo,

realizando la documentación exigida

en cada proceso.

Inspección ergonómica a

puestos de trabajo Septiembre

Funcionarios y


Proceso de contratación de

botiquines, extintores, camillas,

señalización

Agosto Funcionarios y


EDUCACION

Con estas actividades se busca

capacitar y promocionar el tema de

seguridad y salud en el trabajo.

Igualmente, que reconozcan la

importancia de las buenas prácticas

en el puesto de trabajo para el

mejoramiento de la salud física y

mental del funcionario

Capacitaciones COPASST Junio

Funcionarios

miembros del

COPASST

Por demanda 0

Capacitación en temas de

riesgo psicosocial Diciembre

Funcionarios y


Simulacros de evacuación Octubre Funcionarios y


Plan de entrenamiento para

brigadas de emergencia Junio

Funcionarios

miembros de la

brigada de

emergencias

Por demanda 0

Reunión y capacitación de

brigada de emergencias

Junio-

Diciembre

Funcionarios

miembros de la

brigada de

emergencias

Por demanda 0

En cuanto a las actividades ejecutadas se adjunta como evidencias los siguientes registros

fotográficos:

INFORME DE GESTIÓN


Imagen 3 Dia del Padre

Imagen 4 Dia del amor y la amistad

INFORME DE GESTIÓN


Imagen 5 Caminata con Grupo Familiar a

Silvania

Imagen 6 Celebración Cumpleaños Primer

Semestre 2017

INFORME DE GESTIÓN


Imagen 7 Día nacional de servidor Público

Imagen 8 Curso Manualidades Funcionarios y

Familia

INFORME DE GESTIÓN


Imagen 9 Jornada de Integración Kualamelgar

Imagen 10. Celebración Halloween funcionarios ANSV

INFORME DE GESTIÓN


11.5. Creación de la mascota institucional interna

Imagen 11 Prudencia mascota interna ANSV

El 27 de junio de 2017, día nacional del servidor público se llevó a cabo votación de los

funcionarios de la ANSV para elegir la mascota institucional interna. Dicha votación se

realizó entre Prudencia la Cebra que obtuvo 36 votos, frente a la Ardilla Prudencia que

obtuvo 11 votos

Las cebras simbolizamos el trabajo en equipo, apoyo en el grupo, amor a la comunidad y

protección, pues viven siempre en manada y cuando llega el depredador se unen todas

para mimetizarse y gracias a las rayas se logran proteger unas con otras.

11.5.1. ¿Cómo es Prudencia?

11.5.1.1.

Es una cebra feliz, astuta, una amiga poderosamente leal e inteligente, tiene un sentido

muy fuerte de lo justo y de lo que está mal, es decidida, cauta y lógica en su actuar.

INFORME DE GESTIÓN


Se caracteriza por tener pensamiento analítico, es muy sociable, le gusta proteger a su

manada y siempre trabaja en equipo.

11.5.2. ¿Cómo Quiere ser Recordada?

Como su propio nombre lo indica quiere ser recordada como una mascota prudente, cauta,

inteligente que siempre los estará acompañando, informando y llenándolos de buenas

noticias para el crecimiento personal, laboral y familiar de todos los integrantes de la ANSV.

Su visión como mascota de los funcionarios de la ANSV es ser reconocida como un símbolo

de Bienestar, de actividades, de mejoramiento continuo siempre velando por un excelente

entorno laboral y cultivando en ustedes el sentido de pertenencia hacia nuestra entidad.

INFORME DE GESTIÓN


Imagen 12 Invitación Prudencia Halloween

Imagen 1310 Invitación Prudencia Vacaciones Recreativas

Imagen 14 Invitación Prudencia Celebración Amor y Amistad

Imagen 11 Boletín Extra Invitación Prudencia Concurso Misión y Visión

11.6. Concurso misión – visión ANSV

El Grupo de Talento Humano junto con el Grupo Interno de Trabajo de Atención al

Ciudadano lideró concurso para que los funcionarios partiendo del texto existente de misión

y visión construyeran un nuevo texto que incluyera todos los aspectos que encierra la

ANSV.

INFORME DE GESTIÓN


La invitación y reglas del concurso de se difundió a través de “Boletín Extra” y fue enviado

un correo masivo indicando las instrucciones con el plazo de enviar las propuestas, al correo

[email protected].

Los grupos de trabajo para esta actividad se dividieron de la siguiente manera.

• Dirección General y Secretaría General

• Grupo de Talento Humano y Grupo de TIC´S

• Oficina de Control Interno, Grupo de Control Interno Disciplinario, Grupo de Atención

al Ciudadano, Grupo de Gestión Documental.

• Dirección de Coordinación Interinstitucional, Dirección de Comportamiento,

Dirección de Infraestructura y Vehículos

• Oficina Asesora de Planeación

• Oficina Asesora de Comunicaciones

• Grupo de Gestión Financiera

• Oficina Asesora Jurídica

• Grupo de Servicios Administrativos

Posterior y con el fin de que la decisión del grupo ganador fuera imparcial, pues todos los

funcionarios estábamos participando de la actividad, fueron asignados como jurados

personas externas a la entidad pero que por su vínculo contractual con la misma conocen

el funcionamiento y quehacer de la ANSV, para tal efecto los jurados seleccionados fueron:

José Fernando Berrio Berrio (Asesor Externo T.H); Ezequiel Lenis Ramírez (Asesor Externo

Financiero); Edgar Franco Ruiz y Viviana Pineda Pineda (Delegados Gestión de Calidad.)

La premiación se llevó a cabo el día 23 de agosto de 2017 en la sala de Capacitación y se

invitó a todos los funcionarios a través de las carteleras de la entidad con este mensaje:

.

mailto:[email protected]

INFORME DE GESTIÓN


El equipo ganador esto es: Oficina de Control Interno, Grupo de Control Interno

Disciplinario, Grupo de Atención al Ciudadano, Grupo de Gestión Documental, el 27 de

septiembre de 2017 disfrutó de un almuerzo en las instalaciones de la ANSV en la sala de

juntas, en compañía del director, asesores, jurados y Secretaria General.

Posterior a la premiación, se enviaron las cartas de agradecimiento a los diferentes jurados

por la participación y colaboración brindada durante el concurso.

11.7. Actividad valores ANSV

La Oficina Asesora de Comunicaciones, los Grupos Internos de Trabajo de Talento Humano

y Atención al Ciudadano, con la finalidad de que las diferentes áreas de la entidad participen

en los valores que serán seleccionados en el Código de Ética de la entidad. Crearon el Bus

de los Valores que se encuentra adherido al pasillo principal de la entidad, los grupos de

trabajo, que coinciden con los conformados para la actividad de misión y visión, deben

escribir un valor en la casilla asignada con su respectivo significado.

INFORME DE GESTIÓN


Imagen 12 Bus Valores ANSV

11.8. Plan institucional de capacitación

El Sistema Nacional de Capacitación está definido como el conjunto coherente de políticas,

planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación, dependencias y

recursos organizados con el propósito común de generar en las entidades y en los

INFORME DE GESTIÓN


empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de

lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera

coordinada y con unidad de criterios.

Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la

educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de

educación, dirigidos a prolongar y complementar la educación, mediante la generación de

conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de

incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión

institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del

cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de

formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y

fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función

administrativa.

La capacitación y formación de los empleados está orientada al desarrollo de sus

capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con miras a

propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el

desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios.

Este objetivo se desarrollará anualmente en el Plan Institucional de Capacitación PIC, el

cual deberá corresponder fundamentalmente a las necesidades de la Agencia Nacional de

Seguridad Vial ANSV.

Con Resolución 0265 del 25 de octubre se autorizó la participación de Johana Estela

Machado Páez al VI Congreso Nacional de Gestión de Personal, el cual se realizó del 26 al

28 de octubre en el Centro de Convenciones de Cafam Floresta.

A través de Resolución 278 de 31 de octubre de 2017 y Resolución 284 del 08 de noviembre

de 2017 se autorizó la participación de un grupo de funcionarios a los talleres aplicados

“Claves para un adecuado cierre presupuestal 2017”, que tuvo lugar en el Centro de

Convenciones CAFAM los días 09 y 10 de noviembre.

INFORME DE GESTIÓN


11.9. Informe ejecución plan institucional de capacitación 2017

Teniendo en cuenta que la ANSV entro a funcionar hace poco tiempo, no contamos con un

historial de necesidades identificadas, por lo tanto, en una primera instancia nos

enfocaremos a capacitar el personal en habilidades orientadas al desarrollo de aptitudes

sociales o interpersonales que requieren de las capacidades comunicativas, trabajo en

equipo, conocer sus actitudes, motivaciones, flexibilidad y adaptabilidad para lograr su

compromiso y entrega en la ejecución de sus labores diarias.

Finalmente, el plan de capacitación 2017 para la ANSV se establece como un medio

encaminado a dotar a la entidad de servidores íntegros, con sentido de pertenencia,

compromiso, valores y cumplimiento de la misión institucional.

A la fecha se han realizado las siguientes capacitaciones a Cero costos ($0):

NOMBRE DE LA CAPACITACIÓN FECHA

El Derecho de Petición 27 de junio de 2017

Riesgo Biomecánico e Higiene Postural 14 de agosto de 2017

Secop I y II 18 de agosto de 2017

5 S´s 30 de agosto de 2017

Seguros 23 de septiembre de 2017

Simulacro de Evacuación y Brigada de Emergencias 21 de octubre de 2017

Tabla 1 Plan de Capacitaciones

Mediante Resolución 0264 de 17 de octubre de 2017 se autorizó la participación de un

grupo de funcionarios en el seminario del nuevo modelo integrado de planeación y gestión

para entidades públicas, ofrecido por Fundasuperior, el cual se llevó a cabo los días 19 y

20 de octubre de 2017 en las instalaciones del Hotel Tequendama.

INFORME DE GESTIÓN


11.10. Proceso de inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo

Teniendo en cuenta los nombramientos de los funcionarios el Grupo de Talento Humano

diseñó una presentación la cual contiene los temas relevantes del ANSV

A la fecha se adelantó un (1) proceso masivo de Inducción y Entrenamiento en el Puesto

de Trabajo el sábado 02 de septiembre de 2017.

11.11. Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo

Está encaminado a proteger la salud de los Servidores Públicos y Contratistas, el objetivo

es promover, mantener, mejorar y garantizar condiciones de trabajo seguras y saludables

en el desarrollo de las diferentes actividades productivas en la Agencia Nacional de

Seguridad Vial, a través de la promoción de la salud y de la identificación, evaluación y

control de los riesgos ocupacionales, con el fin de evitar la presentación de accidentes de

trabajo y de enfermedades laborales y otras situaciones que afecten la calidad de vida de

los trabajadores de la ANSV.

Decreto 1072 de 2015 Artículo 2.2.4.6.1. El presente decreto tiene por objeto definir las

directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), que deben ser aplicadas por todos los

empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato

civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector

cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores

dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión.

Igualmente esté decreto los complementó con la Resolución 1111 de 2017 del Ministerio

de Trabajo, "los estándares mínimos son el conjunto de normas, requisitos y procedimientos

de obligatorio cumplimiento, mediante los cuales se establece, registra, verifica y controla

el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad tecnológica y científica; de

suficiencia patrimonial y financiera; y de capacidad técnico administrativa, indispensables

para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de actividades de los empleadores y

contratantes en el Sistema General de Riesgos Laborales".

INFORME DE GESTIÓN


A continuación, se relacionan los avances en materia de SST a la fecha:

1. Se realizó la contratación con Bienestar y Salud empresarial para realizar los

exámenes de salud ocupacional para los funcionarios de la ANSV.

2. Se crearon los comités de Copasst y Comité de Convivencia con su debido proceso,

y asignación de cargos dentro de cada comité con sus respectivas actas.

3. Se creó la Brigada de Emergencias y sus respectivos cargos internos

4. Se realizaron las capacitaciones exigidas por ley para cada comité y Brigada de

emergencias por especialistas con apoyo de la ARL y personal del Ministerio de

Transporte.

5. Se equipó la Brigada de emergencias con sus respectivos chalecos que los

identifican y mini botiquines estilo cangurero.

6. Se adquirieron 20 extintores de diferentes tipos, 3 botiquines de emergencia, una

camilla y cuello inmovilizador para responder ante cualquier caso de emergencia.

7. Se implementó el Plan de Emergencias y nivel de vulnerabilidad de la ANSV

8. Se implementó el formato de reporte de accidentes e incidentes

9. Se realizó un pre simulacro de Evacuación con el apoyo de Notired para verificar las

falencias y fortalezas y aplicar las recomendaciones por los profesionales para

prepararnos para el Simulacro Nacional.

10. Se crearon los procedimientos de Comité de convivencia, Copasst, investigación de

accidentes e incidentes, identificación de peligros, elementos de protección,

exámenes médicos ocupacionales, Gestión del cambio entre otros.

INFORME DE GESTIÓN


11. Se crearon los formatos de inspección de botiquines, extintores, epp, elementos de

emergencia, Gerencia etc.

12. Se realizó inspección de puestos (Ergonomía)

13. Se realizó medición de higiene de Luz (Luxómetro)

14. Se implementó la Matriz de Peligros

11.12. Planta de personal

Mediante Ley 1702 de 27 de diciembre de 2013 “Por la cual se crea la Agencia Nacional de

Seguridad Vial y se dictan otras disposiciones” se creó la Unidad Administrativa Especial

denominada Agencia Nacional de Seguridad Vial (ANSV), como una entidad

descentralizada, del orden nacional, que forma parte de la Rama Ejecutiva, con personería

jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio, adscrita al Ministerio de

Transporte.

Posteriormente fue expedido el Decreto 0787 de 21 de abril de 2015 “Por el cual se

establecen las funciones de la estructura interna de la Agencia Nacional de Seguridad Vial

–ANSV y se dictan otras disposiciones” y el Decreto 788 de 21 de abril de 2015 “Por el cual

se establece la planta de personal de la Agencia Nacional de Seguridad Vial ANSV y se

dictan otras disposiciones” a través del cual se instaura la planta de personal con la cual se

cumplirán las funciones propias de cada dependencia, conformada por 114 empleos, de los

cuales veintiséis (26) son de libre nombramiento y remoción y ochenta y ocho (88) de

carrera administrativa.

Con el objeto de brindar una adecuada prestación del servicio que se la ha encomendado

a la Agencia Nacional de Seguridad Vial ANSV y cumplir con eficacia los planes y

programas y proyectos institucionales se expidió la Resolución 012 de 30 de septiembre de

2016 “Por la cual se distribuyen y se asignan los cargos de la Planta de la Agencia Nacional

de Seguridad Vial”.

Al 24 de noviembre de 2017 el estado de la planta es el siguiente:

INFORME DE GESTIÓN


Ilustración 1 Distribución Planta Personal

Planta Provista 58

Vacantes 56

Total Planta Asignada 114

PLANTA PROVISTA CON CORTE A 30 DE AGOSTO DE 2017

EMPLEO CANTIDAD

DIRECTOR GENERAL 1

DIRECTOR TÉCNICO 2

SECRETARIA GENERAL 1

ASESOR 1020-05 1

ASESOR 1020-16 7

ASESOR 1020-18 2

JEFE DE OFICINA 1045-16 2

PROFESIONAL ESPECIALIZADO 2028-16 12


INFORME DE GESTIÓN




TECNICO ADMINISTRATIVO 3124-16 10

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4044-19 3

SECRETARIO EJECUTIVO 4210-22 3

TOTAL NOMBRAMIENTOS 58

11.13. Sistema integrado de gestión del empleo público SIGEP

El SIGEP es un Sistema de Información y Gestión del Empleo Público al servicio de la

administración pública y de los ciudadanos. Contiene información de carácter institucional

sobre el Talento Humano al servicio de las organizaciones públicas, en cuanto a datos de

las hojas de vida, declaración de bienes y rentas y sobre los procesos propios de las áreas

encargadas de administrar al personal vinculado a éstas.

Durante el 2017 se realizó el proceso de aprobación de las Hojas de Vida activas de los

funcionarios de la Entidad y se inicia el proceso de vinculaciones; en la actual vigencia se

ha podido avanzar considerablemente en el cumplimiento de esta obligación tanto por parte

de los funcionarios como por parte de la entidad.

REPORTES SIGEP GENERADOS CON

CORTE 24 DE NOVIEMBRE 2017

Vinculaciones 54

Desvinculaciones 5

Declaración de Bienes y Rentas 58

De acuerdo al resumen ejecutivo del indicador de avance de vinculación en el SIGEP del

Sector Transporte, la ANSV ha cumplido con dicha obligación en un noventa y tres puntos

uno por ciento (93.1%).

INFORME DE GESTIÓN


11.14. Nómina

Teniendo en cuenta que la ANSV no contaba con personal de planta sino hasta el 07 de

octubre de 2017, fecha en la cual se llevó a cabo la primera posesión de personas de planta,

el proceso de nómina se realizaba de manera manual en formatos de Excel, con el

crecimiento progresivo de la planta, se evidencia la necesidad de adquirir un módulo o

programa de nómina, razón por la cual en el mes de agosto a través de la Empresa de

Teléfonos de Bogotá se suscribió un convenio interadministrativo con la Agencia Nacional

de Seguridad Vial para arrendar la licencia del módulo de nómina KACTUS.

A la fecha nos encontramos realizando la migración de las nóminas elaboradas en Excel al

programa KACTUS, así como la parametrización del sistema de acuerdo a los parámetros

de la ley en cuanto a pagos de conceptos de nómina.

De otra parte, se ésta llevando a cabo el ingreso de cada uno de los funcionarios al

programa de nómina a fin de que toda la información repose en el sistema y sea posible

obtener información en línea en tiempo real.

En lo corrido del año 2017 se han realizado los siguientes pagos por concepto de nómina:

ACTIVIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT

Pago el salario a funcionarios 14 30 39 44 53 54 45 56 55 58

Pago el salario de retroactivo a funcionarios 56

Pago la seguridad social a funcionarios 14 30 39 44 53 54 54 56 55 58

Pago las cesantías al FNA de funcionarios 14 30 39 44 53 54 54 56 58

Elaboración de liquidación definitiva 2 1 2

Control de reloj biométrico 1 1 1 1 1

Pago de prima de servicios 12

INFORME DE GESTIÓN


CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Salarios $82.005.370 $163.337.416 $210.731.108 $234.007.453 $273.191.440 $381.592.843

Seguridad Social $27.805.890 $56.575.720 $73.383.900 $81.698.100 $92.953.400 $104.503.700

FNA $5.956.612 $12.123.561 $15.730.955 $17.518.700 $19.983.285 $22.297.674

TOTAL $115.767.872 $232.036.697 $299.845.963 $333.224.253 $386.128.125 $508.394.217

CONCEPTO CONCEPTO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

Salarios Salarios $382.823.664 $353.116.953 $344.577.042 $367.745.045

Seguridad Social Seguridad Social $113.411.782 $112.233.900 $113.611.300 $121.720.900

FNA FNA $25.654.470 $24.489.048 $25.611.840 $26.012.600

TOTAL TOTAL $521.889.916 $489.839.901 $483.800.182 $515.478.545

$0,00

$100.000.000,00

$200.000.000,00

$300.000.000,00

$400.000.000,00

$500.000.000,00

$600.000.000,00

EN

ERO

FEB

RER

O

MA

RZO

AB

RIL

MA

YO

JU

NIO

JU

LIO

AG

OST

O

SEP

TIEM

BR

E

OC

TUB

RE

FNA

Seguridad Social

Salarios

INFORME DE GESTIÓN


CONCEPTO TOTAL PAGADO 2017

Salarios $2.793.128.335

Seguridad Social $897.898.592

FNA $195.378.745

TOTAL $3.886.405.672

Ilustración 2 Manejo y pagos de Nomina

11.15. Incapacidades

El auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de la prestación de tipo

económico y pago de la misma que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes no

pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para

desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual.

En materia de Riesgos Profesionales, el Artículo 2º de la Ley 776 de 2002 define la

incapacidad temporal como aquella que, según el cuadro agudo de la enfermedad o lesión

que presente el afiliado al Sistema General de Riesgos Profesionales, le impida

desempeñar su capacidad laboral por un tiempo determinado.

Salarios36%

Seguridad Social12%

FNA2%

TOTAL50%

TOTAL PAGADO 2017

INFORME DE GESTIÓN


A la fecha se han realizado la gestión de reconocimiento y pago de las siguientes

incapacidades, encontrándose pendiente de pago algunas de las incapacidades hasta

ahora tramitadas:

NOMBRE DE LA

ENTIDAD

DOCUMENTO

DE

IDENTIDAD

APELLIDOS NOMBRES DÍAS

TRAMITADA

ANTE LA

ENTIDAD

RECONOCIDA COBRADA PAGADA

ALIANSALUD EPS

S.A. 19.017.105

VELASQUEZ

SALCEDO

OSCAR

EFRAIN 4 SI SI SI SI

ALIANSALUD EPS

S.A. 39.781.158

ACHURY

RAMIREZ

MAURA

LUCIA 15 SI SI SI SI

Compensar EPS 79.138.189 GUTIERREZ

CAYCEDO

NESTOR

RAUL 11 SI SI SI NO


CAYCEDO

NESTOR

RAUL 15 SI SI SI NO


CAYCEDO

NESTOR

RAUL 6 SI SI SI NO

Compensar EPS 1.016.001.768 GOMEZ

OVALLE

JERSON

ALEJANDRO 3 SI SI SI NO

EPS-S Coosalud 37.328.719 NAVARRO

ANGARITA

MIURIEL

KARINA 8 SI SI SI NO

POSITIVA 39.560.549 RUBIANO

PERDOMO GLORIA 45 SI SI SI NO

POSITIVA 1.073.237.027 MORA

JIMENEZ JUAN DAVID 3 NO NO NO NO

Salud Total EPS 79.797.377 CASTILLO

TORRES

MIGUEL

ANGEL 9 SI SI SI NO

Sanitas EPS 79.979.933 ARENAS

RAMIREZ

JUAN

CARLOS 11 SI SI SI NO

Tabla 2 Seguimiento de Incapacidades

11.16. Resolución de horario y sistema biométrico

Resolución 000004 del 10 de Enero de 2017 “Por el cual se establece la Jornada Laboral,

el horario de trabajo y de Atención al Ciudadano en la Agencia Nacional de Seguridad Vial”

estableciendo el horario de trabajo para los servidores públicos de la ANSV de lunes a

viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., en jornada continua, disponiendo de una (1) hora diaria

para tomar el almuerzo distribuido en dos (2) turnos de 12:00 m a 1:00 pm y de 1:00 p.m. a

2:00 p.m. de tal manera que no se interrumpa la prestación del servicio.

Con el fin de hacer un control efectivo del cumplimiento del horario de los servidores

públicos, se implementó una solución Informática basada en un software de biometría

tecnológica, que se aplica para la identificación óptima e inequívoca de seres humanos, a

través de la huella dactilar y tarjeta de proximidad. El objetivo de la instalación de dicho

INFORME DE GESTIÓN


lector biométrico fue la automatización del sistema para el control de acceso de personal,

el cual permitirá el ingreso de los funcionarios autorizados al sitio de trabajo. Este sistema

de control biométrico es la solución a un problema generalizado en el día a día con respecto

al control de horarios de entrada y salida de los empleados, ya que mantiene un adecuado

control y registro de los horarios, generando reportes que contribuyen a una mejor

administración del personal.

11.17. Actividades pendientes

11.17.1. Informe Actividades Pendientes Plan de Bienestar 2017

En cuanto a las actividades pendientes por ejecución del Plan de Bienestar del año 2017

se encuentran las siguientes:

• Torta de cumpleaños para los funcionarios que cumplieron años en el segundo

semestre de 2017 cuya celebración se realizará el último viernes de noviembre.

• Novenas Navideñas actividad que se lleva a cabo en el mes de diciembre.

• Bonos hijos funcionarios que se entregaran en el mes de diciembre.

• Feria de Servicios que se realizará el 01 de diciembre.

• Entrega de resultados que se realizará el 13 de diciembre de 2017

• Vacaciones recreativas del mes de diciembre para los hijos de funcionarios.

• Jornada de salud para el mes de diciembre

• Otorgar el día de permiso por cumpleaños a los funcionarios aprobado en la

Resolución 0099 del 26 abril de 2017

11.17.2. Informe Actividades Pendientes Seguridad y Salud en el Trabajo 2017

a. Contratación profesional para aplicar batería de riesgo psicosocial, contratación que

es de vital importancia ya que de los resultados que generé esta prueba se derivan

varios ítems de la Resolución 1111 de 2017, y hasta no tener esa información la

implementación se detiene en ciertos puntos.

b. Contratación elementos de ergonomía y elementos de emergencia

INFORME DE GESTIÓN


c. Medición de higiene de Confort térmico

11.18. Asesor externo

La ANSV cuenta con un asesor externo en temas de Talento Humano, Dr. José Fernando

Berrio Berrio, con quien se suscribió contrato de prestación de servicios con vigencia hasta

31 de diciembre de 2017.

11.19. Proyección Talento Humano 2018

Para el año 2018 se proyecta que con el apoyo del Grupo de Talento Humano la ANSV

cumpla con las siguientes metas:

1. Provisión total de la planta asignada.

2. Un Plan Institucional de Capacitación más robusto y que se encuentre de acuerdo

a las necesidades planteadas por las diferentes áreas de trabajo.

3. Un Plan de Bienestar que contemple las fortalezas del plan 2017 y trabaje en las

debilidades encontradas de acuerdo a las encuestas de satisfacción

4. Programa de nómina totalmente implementado

5. Implementación total del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 12. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

12.1. Objetivo

Dar a conocer los adelantos a la fecha sobre la gestión realizada desde TIC`S relacionado

con la infraestructura tecnológica de la ANSV.

12.2. Marco legal

• Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones”.

• Decreto 2609 de 2012: – “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de

2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras

disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del

Estado”.

• Ley 1712 del 6 de marzo de 2014: “Por medio de la cual se crea la Ley de

Transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan

otras disposiciones”.

• Decreto Nro. 2573 de 2014. Por el cual se establecen los lineamientos generales de

la Estrategia de Gobierno en línea.

• Circular 014 del 27 de julio de 2015 - Por la cual se debe dar cumplimiento al artículo

193 de la ley 1753 de 2015. Acceso a las TIC y despliegue de infraestructura de

telecomunicaciones, que hace parte del Plan Nacional de Desarrollo 2014 - 2018.

"Todos por un nuevo país".

• Decreto 1078 del 26 de mayo de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las comunicaciones.

INFORME DE GESTIÓN


12.3. Avances

Con el amino de poner en marcha en forma total la Agencia Nacional de Seguridad Vial y

aunar esfuerzo, se llevó a cabo un convenio interadministrativo con el Ministerio de

Transporte, en el cual este último prestaría apoyo tecnológico y logístico a la Agencia, en

temas como conectividad, cableado y telefonía entre otros.

Este convenio se realizó con una vigencia inicial hasta 31 de diciembre de 2017, fue así

como la ANSV inicio los procesos tecnológicos que se describirán a continuación, para

tener la total independencia del Ministerio de Transporte, en este aspecto, es así como hoy

en día la ANSV cuenta con sus propios recursos e infraestructura tecnológica.

12.3.1. Proceso adquisición de una solución para la adecuación de centros de cableado

• Dentro de la ejecución de este contrato se cuenta con la adquisición de Access Paint,

para la red wifi, controladora y cableado para la conexión de los mismo, servidor para

controlador de dominio y DHCP, swiches del centro de cableado principal de la agencia

y mixto con el ministerio.

• Se realizo la instalación y configuración de los elementos, adicionalmente se realizó un

análisis de calor de la ubicación de los Access point, encontrando que los adquiridos

dentro de este contrato no son suficientes para el crecimiento de la agencia.

• Instalación y configuración del sistema de seguridad de la red (firewall)

INFORME DE GESTIÓN


• Contrato terminado (Contrato No. 071 de 2017).

• Se solicitó la liquidación de los contratos de Sanolivar.

• Se realiza la terminación del contrato 092 de Sanolivar, el cual comprendía la instalación

y configuración del Directorio Activo y el DHCP.

12.3.2. Proceso adquisición de conectividad

• Se realizo el tendido de la fibra para la red internet de la agencia, con canal redundante.

• Se realizo la configuración de los routers de alimentación de red, para canal dedicado

a 128 Mb.

• Configuración del canal Gnap, para la conexión segura de SIIF Nación.

• Contrato finalizado con pago mensual a doce meses.

12.3.3. Proceso licencias office 365

INFORME DE GESTIÓN


• Se adquieren 107 licencias de correo electrónico E3 las cuales incluyen el Office 2016

proplus, previstas para ser asignadas a los funcionarios y 16 licencias E1 básicas para

los contratistas de la agencia.

• Se realiza la activación de la totalidad de las licencias adquiridas dentro de este

contrato.

• Se realiza la capacitación a todos los usuarios, sobre el correcto manejo y

aprovechamiento de las herramientas contenidas en el correo electrónico.

• Capacitación de administración de la plataforma Office 365.

• Se cuenta en la actualidad con horas de soporte, las cuales deberán ser consumidas

dentro de la vigencia del contrato.

12.3.4. Proceso adquisición de centro de datos para nube

• Se realiza entrega total del licenciamiento azure, este licenciamiento es netamente

Microsoft.

INFORME DE GESTIÓN


• Se realiza validación de requerimientos técnicos para el alistamiento de las maquinas

que contendrán los aplicativos de la agencia (Kacus y Seven), así como la página Web.

• Se hace entrega de plan de trabajo y sugerencia de arquitectura en la Nube para

maquinas que contendrán los aplicativos de la agencia.

• Se realizó la activación del licenciamiento AZURE en la Nube de la agencia

• Se realizó el alistamiento de maquinas virtuales para la migración de los aplicativos

Kactus y Seven.

• Se realizó el acompañamiento en la migración de los aplicativos Kactus y Seven a la

Nube de la agencia.

12.3.5. Proceso adquisición de computadores de escritorio

Y demás elementos de hardware para la ANSV - selección abreviada subasta inversa

presencial No. SI-MC-ANSV-001-2017

• Después de la subasta en la cual el proveedor ganador fue Uniples S.A, se realiza la

entrega de la totalidad de los equipos de cómputo antes del tiempo pactado con el

proveedor, así como los demás componentes tecnológicos adquiridos para el

funcionamiento de la agencia.

• Se realiza el ingreso al almacén de todos los elementos para poder realizar la entrega

de los mismos.

INFORME DE GESTIÓN


• En la actualidad, los equipos de cómputo configurados se están entregando

paulatinamente a los funcionarios.

• Contrato finalizado y pendiente por liquidación.

12.4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

• CREACIÓN POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (Pendiente aprobación

por la alta dirección)

• CREACIÓN POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y CONTRASEÑAS

(Pendiente de aprobación por la alta dirección)

12.4.1. Creación procedimientos del GIT TICS.

✓ TICS-PRC01 Soporte A Usuarios (Mesa De Servicio)

✓ TICS-PRC02 Administración De La Plataforma Tecnológica

✓ TICS-PRC03 Operación Centro De Computo

INFORME DE GESTIÓN


✓ TICS-PRC04 Planeación Y Gestión Tecnológica

✓ TICS-PRC05 Control De Elementos De Ti

✓ TICS-PRC06 Seguridad De La Información

12.4.2. Proyecto SINIT

SINIT (Sistema Inteligente Nacional para la Infraestructura, Tránsito y Transporte)

• Se realiza la asignación provisional de las personas que harán el acompañamiento en

este tema para la agencia (Nelly Salcedo – Of. Planeación y Angela Riveros Tic`s.

• Se realiza la entrega oficial de la información (catalogo) solicitado por parte del

Ministerio a la Agencia, por medio de correo electrónico al Ingeniero Diego Meneses.

• Pendiente de la programación de reuniones para socializar los temas relacionados con

la arquitectura empresarial tanto de la agencia como del sector.

12.4.3. Pendientes

• Se realiza contratación directa con San Olivar, ya que se hace necesario la adquisición

de ciertos elementos que permitan robustecer la prestación de servicios tecnológicos

dentro de la organización misional; esta adquisición está compuesta por 2 Access Point

y la configuración, instalación y puesta en funcionamiento del directorio activo y el DHCP

de la entidad.

INFORME DE GESTIÓN


• Traslado de plata telefónica y ampliación de las líneas telefónicas para la agencia.

• Activación de licenciamiento azure, para alistamiento de las maquinas que alojaran los

aplicativos de la agencia en la Nube.

12.5. (Proyecto MINTRANSPORTE – Gestión de proyectos de infraestructura)

• Adquisición Licencias Project Online Profesional E5

• Adquisición Licencias Power BI.

• Adquisición Licencias ArcGis

12.6. Proyecciones 2018

Dado que la ANSV es una entidad estatal recién creada, requiere hacer las inversiones

necesarias para dotar a todas sus dependencias con la infraestructura tecnológica

suficiente para realizar sus tareas misionales. Al respecto es necesario indicar que las

tecnologías de la información y las comunicaciones contribuirán a fortalecer las

dependencias misionales y de apoyo de la Entidad, dado al alto nivel de procesamiento y

análisis de la información relacionada con la accidentalidad vial y la alta recepción de datos

INFORME DE GESTIÓN


aportados por otras entidades que deben ser almacenados y transformados en cifras

estadísticas por las distintas dependencias misionales de la entidad designadas para tal fin.

En cumplimiento a lo anteriormente expuesto se proyectaría para el 2018:

• La necesidad de completar la planta de funcionarios del área de Tic`s, con el fin de

brindar un mejor y ágil servicio tecnológico a los funcionarios de la agencia.

• La adquisición de otro servidor que permitan robustecer la prestación de servicios

tecnológicos dentro de la organización misional.

• La implementación de aplicaciones críticas y file server en la Nube, con el fin de

adelantar las tareas misionales en pro de la ciudadanía al complementar con nuevos

recursos tecnológicos que son necesarios para mantener y mejorar el tiempo de

respuesta ante tramites ciudadanos, ajustados a la Ley en la prevención y reducción de

los accidentes de tránsito en el país.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 13. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE FINANCIERA

Mediante Ley 1702 de 2013 el artículo 7, fue creado el Fondo Nacional de Seguridad Vial,

como una cuenta especial de la Nación - Agencia Nacional de Seguridad Vial, sin personería

jurídica, ni estructura administrativa, con independencia patrimonial, administrativa,

contable y estadística para financiar el funcionamiento e inversión de la Agencia Nacional

de Seguridad Vial, el cual sustituyó al Fondo de Prevención Vial creado por el artículo 244

de la Ley 100 de 1993, cuya liquidación se ordenó con la misma ley.

El Fondo Nacional de Seguridad Vial se integrará inicialmente con los recursos

correspondientes al tres por ciento (3%) de las primas que recauden las compañías

aseguradoras que operan el seguro obligatorio de daños corporales causados a las

personas en accidentes de tránsito -SOAT.

De otra parte, la resolución 0993 expedida por el Ministerio de Transporte el 25 de abril de

2017, determina los valores que por cada servicio que prestan los organismos de apoyo,

deben transferir al Fondo Nacional de Seguridad Vial, nuevo concepto que se incorporó al

ingreso.

Como producto de la liquidación del Fondo de Prevención Vial, realizada en marzo de 2016,

se recibieron los siguientes recursos relacionados así:

Recursos en cuentas bancarias – ACH $ 31.508.330.150 Títulos de Inversión FPV $101.740.020.000 TOTAL RECURSOS TRANSFERIDOS $133.248.350.150 Durante la vigencia 2016 la administración de los recursos transferidos de la liquidación del

Fondo Nacional de Seguridad Vial, y el presupuesto asignado para el 2017 de la ANSV, la

realiza la Fiduciaria Colpatria en razón al contrato de fiducia mercantil No. 005/2015

celebrado en el mes de diciembre de 2015.

INFORME DE GESTIÓN


Mediante Decreto 2550 de 2015 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público,

se asignó el presupuesto para la vigencia 2016 a la Agencia Nacional de Seguridad Vial,

así:

Sección 2416

Presupuesto de Funcionamiento $16.445.665.831

Presupuesto de Inversión $38.000.000.000

TOTAL PRESUPUESTO SECCIÓN $54.445.665.831

El Decreto 378 del 4 marzo de 2016, expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público, aplaza unas apropiaciones en el Presupuesto General de la Nación para él 2016.

Para el caso de la Agencia, se hace un aplazamiento por valor de $1.044.456.658 de los

cuales corresponden al rubro de funcionamiento $500.000.000 y al rubro de inversión

$544.456.658; por lo cual el presupuesto disponible la vigencia de la referencia es:

Vigencia- 2016 Sección - 2416




13.1. Informe ejecución presupuestal vigencia 2016

Nota: Los Recursos de Inversión se transfieren el 100% al Patrimonio Autónomo

M OD A LID A D A P R OP IA C IÓN

IN IC IA L C OM P R OM ET ID O

%

C OM P R OM ET ID O OB LIGA D O % OB LIGA D O

T OT A L GA ST OS D E

F UN C ION A M IEN T O$ 16.445.665.831 $ 1.232.009.703 7% $ 1.132.565.120 7%

GASTOS DE PERSONAL $ 11.085.374.692 $ 796.994.385 7% $ 796.994.385 7%

GASTOS GENERALES $ 4.733.521.481 $ 357.121.773 8% $ 257.677.190 5%

IN VER SIÓN $ 38.000.000.000 $ 37.455.543.342 99% $ 37.455.543.342 99%

T OT A L P R ESUP UEST O $ 54.445.665.831 $ 38.687.553.045 71% $ 38.588.108.462 71%

INFORME DE GESTIÓN


13.2. Presupuesto de inversión corte a diciembre 31-2016

NOTA: Quedan provisionados recursos de Medicina Legal

13.3. Presupuesto de inversión 2016 a corte noviembre 15 de 2017

NOTA 1. Quedan provisionados recursos de Medicina Legal en el presupuesto del 2016.

NOTA 2. Está pendiente por conciliar un saldo de viáticos.

P ilar P o lit ica N acio nal de

Seguridad Vial IN IC IA L EJEC UT A D O SA LD O P R OGR A M A

$ 13.112.280.000 $ 11.397.253.276 $ 1.715.026.724

1 Comprometido $ 11.351.845.892

4 GM F Proyección - $ 45.407.384

$ 18.054.017.116 $ 14.636.504.552 $ 3 .417.512.564

1 Comprometido $ 12.594.403.089

2 M edicina Legal $ 1.991.723.851

3 GM F Proyección $ 50.377.612

$ 5.064.246.226 $ 4 .932.251.581 $ 131.994.645

1 Comprometido $ 596.589.076

2 M edicina Legal $ 4.333.276.149


$ 1.225.000.000 $ 675.000.000 $ 550.000.000

1 M edicina Legal $ 675.000.000

2 GM F Proyección -

$ 37.455.543.342 $ 31.641.009.409 $ 5 .814.533.933

PRESUPUESTO DE INVERSIÓN CORTE DICIEMBRE 2016

D ET A LLE

C OM P OR T A M IEN T O

D ISP ON IB LE 2016

T o tal

IN ST IT UC ION A L

D ISP ON IB LE 2016

VEH IC ULOS

D ISP ON IB LE 2016

IN VEST IGA C ION -VIC T IM A S

D ISP ON IB LE 2016

P ilar P o lit ica N acio nal de

Seguridad Vial IN IC IA L EJEC UT A D O SA LD O P R OGR A M A

$ 13.112.280.000 $ 12.994.690.853 $ 117.589.147

1 Comprometido $ 12.942.919.176

2 GM F Proyección - $ 51.771.677

$ 18.054.017.116 $ 18.044.824.668 $ 9 .192.448

1 Comprometido $ 15.989.144.240

2 M edicina Legal $ 1.991.723.851


$ 5.064.246.226 $ 5 .064.244.114 $ 2 .112


2 M edicina Legal $ 4.333.276.149


$ 1.225.000.000 $ 1.185.567.465 $ 39.432.535

1 M edicina Legal $ 675.000.000


3 GM F Proyección 2.034.133,33

$ 37.455.543.342 $ 37.289.327.100 $ 166.216.242 T o tal

IN ST IT UC ION A L

D ISP ON IB LE 2016

VEH IC ULOS

D ISP ON IB LE 2016

IN VEST IGA C ION -VIC T IM A S

D ISP ON IB LE 2016

PRESUPUESTO DE INVERSIÓN 2016 A CORTE DE NOVIEMBRE 15 DE 2017

D ET A LLE

C OM P OR T A M IEN T O

D ISP ON IB LE 2016

INFORME DE GESTIÓN


A través del Decreto 2170 de diciembre de 2017, expedido por el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público, se asigna el presupuesto para la vigencia 2017 a la Agencia Nacional de

Seguridad Vial, así:

Vigencia- 2017 Sección 2416




A través del Decreto 0606 de 2017, expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito

Público, se hace un aplazamiento del presupuesto de la actual vigencia en gastos de

personal por un valor de $749.516.660 y transferencias corrientes $489.428.494, recursos

que forman parte del presupuesto, pero no se pueden ejecutar sin previa autorización de la

Dirección General de Presupuesto Público.

13.4. Informe ejecución presupuestal 2017 a corte noviembre 15 de 2017

M OD A LID A D A PR OPIA C IÓN IN IC IA L C OM PR OM ETID O

%

C OM PR OM ETID

O

OB LIGA D O

%

OB LIGA D

O

FU N C ION A M IEN TO

$ 17.0 9 6 .56 6 .2 9 8 $ 8 .170 .9 6 9 .4 6 6 4 8 %

$ 7.4 2 8 .3 50 .4 8 1 4 3 %

GA STOS D E PER SON A L $ 11.637.013.073 $ 4.495.662.542 3 9 %4.284.023.104$

37%

OTROS GASTOS PERSONALES - PREVIO

CONCEPTO DGPPN $ 749.516.660 $ - 0 % 0%

GA STOS GEN ER A LES $ 4.135.744.071 $ 3.673.969.994 8 9 %

3.142.990.447$ 76%

TOTA L TR A N SFER EN C IA S

C OR R IEN TES $ 574.292.494 $ 1.336.930 $ 1.336.930

PROVISION PARA GASTOS

INSTITUCIONALES Y/O SECTORIALES

CONTINGENTES - PREVIO CONCEPTO

DGPPN

$ 489.428.494 $ - 0 %

-$

0%

CUOTA DE AUDITAJE CONTRANAL $ 84.864.000 $ 1.336.930 2 % 1.336.930$ 2%

IN V ER SIÓN 9 9 .551.0 4 2 .0 2 1$ 99.551.042.021$ 10 0 %

99.551.042.021$ 100%

TOTA L PR ESU PU ESTO 116 .6 4 7.6 0 8 .3 19$ 10 7.72 2 .0 11.4 8 7$ 9 2 % 10 6 .9 79 .3 9 2 .50 2$ 9 2 %

NOTA: Los Recursos de Inversion se transf ieren el 100% al Patrimonio Autónomo

INFORME DE GESTIÓN


13.5. Procedimiento de ejecución

• Gastos de funcionamiento La ejecución del gasto se realiza conforme a lo establecido en el Estatuto Orgánico de

Presupuesto, todas las erogaciones se realizan a través del aplicativo del -SIIF del

Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la Fiduciaria Colpatria efectúa los pagos.

• Gastos de inversión

Los recursos de inversión fueron incorporados al patrimonio autónomo FC-Fondo Nacional

De Seguridad Vial, mediante Resolución 036 del 16 de febrero del 2017, y operación

respaldada con CDP.2417 expedido el 9 de febrero de 2017.

La ejecución de recursos de inversión se realiza conforme a los lineamientos dados por

Planeación Nacional establecido en la ficha del Banco Nacional de Programas y Proyectos-

BPIN, plasmados en el plan de acción de la entidad.

Por lo anterior el área Financiera solo autoriza los pagos y concilia el gasto con la fiduciaria,

de acuerdo al número y valor de las instrucciones fiduciarias emitidas por el ordenador de

gasto de la Agencia Nacional de Seguridad Vial; en la plataforma SIIF solo se registra la

trasferencia del cien por ciento de los recursos destinados a inversión.

13.6. Presupuesto de inversión corte noviembre 15 de 2017

PILAR Apropiación Inicial Apropiación Vigente Recursos

Comprometidos Porcentaje

Comprometido

PREVENCIÓN, CONTROL Y DISMINUCIÓN DEL RIESGO DE ACCIDENTALIDAD VIAL. FONDO NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL.

LEY 1702 DE 2013. NACIONAL

$ 99.551.042.021 $ 99.551.042.021 $ 58.426.189.728 58,7%

Estrategia de Gestión Institucional $ 56.919.573.263 $ 49.231.468.758 $ 42.351.138.434 86,0%

Sobre Comportamiento Humano $ 27.631.468.758 $ 31.631.468.758 $ 15.875.051.294 50,2%

Atención y Rehabilitación de Victimas $ 6.000.000.000 $ 6.000.000.000 $ 200.000.000 3,3%

Estratégico Infraestructura $ 5.000.000.000 $ 11.400.000.000 $ - 0,0%

Estratégico de Vehículos $ 4.000.000.000 $ 1.288.104.505 $ - 0,0%

Nota: Los recursos de inversión se trasfirieron en el cien por ciento al patrimonio autónomo.

INFORME DE GESTIÓN


ACLARACIONES PRESUPUESTO DE INVERSIÓN

1. Los recursos de inversión son ejecutados de acuerdo con los pilares que certifica la

oficina de planeación conforme al plan de acción de la ANSV, situación ratificada por la

secretaria general el 6 de abril de 2017. “SE ACLARA que esta Secretaría NO da cuenta de

temas de INVERSIÓN ya que la competencia está radicada en las áreas misionales de la

Entidad”.

2. El área Financiera concilia mensualmente la ejecución con la Fiduciaria Colpatria, de

acuerdo a los CDR y/o copias de los contratos que son remitidos a esta área, cuando se

trata de convenios con entes territoriales se proyecta el oficio para la solicitud de expedición

de los CDR.

3. A la fecha nos e ha descontado de los saldos los valores correspondientes a los

siguientes contratos, toda vez que al área Financiera no han allegado los soportes de los

siguientes procesos:

-Consultoría y renting vehículos

De acuerdo al artículo No. 8 de la Ley 1702, el patrimonio de la Agencia Nacional de

Seguridad Vial (ANSV) está constituido entre otros conceptos, por:

1. Los recursos que componen el Fondo Nacional de Seguridad Vial, correspondientes

al 3% de las primas que recauden las compañías aseguradoras que operan el

seguro obligatorio de daños corporales causados a las personas en accidentes de

tránsito - SOAT

2. Los rendimientos financieros obtenidos de sus propios recursos.

3. El patrimonio con el cual cuente el Fondo de Prevención Vial creado por el artículo

244 de la Ley 100 de 1993 al momento de que le mismo sea liquidado.

4. Los demás que reciba en desarrollo de su objeto, dentro del cual se incluye el

ingreso por tasas a los organismos de apoyo regulado por el Ministerio de

Transporte.

Por disposición de la ley 1702, los recursos del Fondo Nacional de Seguridad Vial serán

administrados por una Fiduciaria; por lo cual la Agencia Nacional de Seguridad Vial

INFORME DE GESTIÓN


desarrollo un proceso de selección en el año 2015, como resultado de este suscribió el

contrato de Fiducia Mercantil No. 04 del 23 de diciembre de 2015 con la Fiduciaria Colpatria.

A partir del 15 de diciembre de 2016, fecha de posesión del cargo como secretaria general,

se desarrollaron las siguientes actividades en el marco de este contrato:

• Reunión de presentación del nuevo equipo directivo de la ANSV ante la Fiduciaria

Colpatria y formalización de firmas.

• De enero a septiembre de 2017, se realizaron nueve reuniones de comité fiduciario,

donde se informa la gestión realizada por la Fiducia.

• Se realizó recepción y revisión de informes de gestión mensualmente y posterior

aprobación de los estados financieros presentados de los meses de diciembre de

2016 a septiembre de 2017

• En el mes de enero de 2017 en el desarrollo del comité fiduciario No. 10 y tal como

reposa en el acta del mismo, se informa a la Fiduciaria, que la Dra. Nelly Patricia

Ramos Hernández queda designada como Coordinadora del Fideicomiso por parte

de la ANSV desde ese momento hasta la fecha del presente informe.

• Las gestiones realizadas se encuentran consignadas en las Actas de Reunión y de

Comité Fiduciario correspondientes, las cuales se adjuntan al presente documento.

La información financiera y presupuestal se encuentra registrada en el sistema de

Información Financiera -SIIF II Nación, con No. De asignación presupuestal 24-16-00,

administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. A la fecha de posesión del

cargo la Agencia Nacional de Seguridad Vial, tenía vigente el Convenio de Cooperación No.

464/2015 celebrado con el Ministerio de Transporte, cuyo objeto es “aunar esfuerzos entre

el Ministerio y la Agencia, para la puesta en marcha de la Agencia, de acuerdo a lo

establecido en el art. 21 de la Ley 1702 de 2013”; dentro del compromiso con el Ministerio,

clausula tercera numeral 7 establece: “Apoyar a la Agencia con el talento humano y los

recursos físicos que posea en las dependencias que desarrollen funciones cuyo ejercicio

pueda requerirse para el inicio de la operación de esta, como las atinentes a tramites

presupuestales, financieros u otros de orden administrativo”. Por lo anterior, toda la

información contable era recopilada a través del grupo de Contabilidad de este Ministerio.

INFORME DE GESTIÓN


La Agencia estuvo en etapa de aprendizaje el primer trimestre de 2017, recibiendo

capacitaciones para los procesos de gestión financiera en el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público, se realizó la definición de los perfiles creador, coordinador, cuentas por

pagar, pagador, presupuesto y gestión contable; así como la creación de los usuarios

correspondientes.

Se celebró el contrato de adquisición de token, insumo indispensable para cada usuario en

el uso del sistema SIIF.

El Convenio de Cooperación con el Ministerio de Transporte, estuvo vigente hasta 30 abril

de 2017, posterior a esto la ANSV inicio las actividades administrativas y financieras de

manera autónoma, realizando reuniones de empalme con los funcionarios del Ministerio

para la correcta finalización y entrega de información generada en desarrollo del convenio;

13.7. Tesoreria

En materia de recursos se tiene la siguiente información:

Los recursos con los que contaba el Patrimonio Autónomo, de acuerdo con el informe de

gestión del mes de noviembre de 2016 presentado y aprobado por la Agencia, el saldo de

los bienes y derechos fueron de:

Recursos FNSV (a 30 de noviembre de 2016)

Cuenta de Ahorros: $178.511.055.835

Inversiones-Títulos: $ 3.023.700.000

Total: $181.534.755.835

Discriminados en las cuentas bancarias así:

INFORME DE GESTIÓN


SALDOS BANCARIOS AL 16 NOVIEMBRE DE 2017

Fuente: Fiduciaria Colpatria.

CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS A 2016

NOMBRE VALOR FECHA DE PAGO U OBSERVACIONES VALOR FINAL

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR CAFAM 3.834.298 6/02/2017 0

BERRIO BERRIO JOSE FERNANDO 30.000.000 6/02/2017 0

ALBERTO BOCANEGRA 69.033.333

No se ha realizado el pago correspondiente a los honorarios del contratista ya que revisada la cuenta no presenta las firmas del primer supervisor del contrato. Al señor Bocanegra se le ha solicitado que por favor haga llegar las cuentas completas sin que hasta el momento sexista una solución al tema. 69.033.333

RESERVAS PRESUPUESTAL CONSTITUIDAS A 2016

FIDUCIARIA COLPATRIA 99.444.583 17/02/2017 0

13.8. Gestión

✓ Con apoyo del Ministerio se realizó el cierre del mes de diciembre de 2016

tramitando los pagos correspondientes a los rubros de funcionamiento, se

generaron las cuentas por pagar por los servicios recibidos a 31 de diciembre.

✓ En la sesión del 31 de enero, el Consejo Directivo de la ANSV delegó al director de

la Agencia la facultad de aprobar el PAC y sus modificaciones, con recursos

propios, tanto para la vigencia actual como para las reservas presupuestales y

INFORME DE GESTIÓN


cuentas por pagar que se constituyan en el 2017 con cargo a las apropiaciones de

la vigencia fiscal 2016. A partir de esta facultad, se procedió a la expedición de la

resolución 024 de enero de 2017 en donde se aprueba el programa anual

mensualizado de Caja – PAC para la vigencia fiscal 2017.

✓ Posteriormente a partir del comportamiento de los procesos contractuales que se

venían desarrollando y de acuerdo con la delegación conferida por el Consejo

Directivo, el Director General de la Agencia vio la necesidad de realizar una nueva

distribución presupuestal para la vigencia 2017, que dio como resultado una

modificación al detalle del Plan Anual mensualizado de caja - PAC mediante la

resolución 068 de marzo de 2017.

✓ De las reservas constituidas por valor de $99.444.583 se ejecutaron y cancelaron

y con relación a las cuentas por pagar de 2016 se realizaron pagos por valor de

$33.834.298, quedando pendiente la cuenta de ALBERTO BOCANEGRA, por valor

de $69.033.333, teniendo en cuenta que no se ha podido realizar el pago ya que

revisada la cuenta no presenta las firmas del primer supervisor del contrato.

✓ Se han realizado modificaciones al procedimiento de pago al interior de la Agencia,

lo que ha permitido una reducción en el tiempo de trámite y el mejoramiento de la

información generada. Se elaboró una lista de chequeo para los documentos que

se deben adjuntar por parte de los contratistas y proveedores tanto de

funcionamiento como de inversión en el momento que se presenta la cuenta de

cobro.

✓ Desde el primero de enero de 2017 a corte de noviembre 15 de 2017, fecha del

presente informe, se han elaborado 615 órdenes de giro dirigidas a la Fiduciaria

para el desembolso de los recursos a terceros.

✓ A partir de la capacitación recibida por el Ministerio de Hacienda, se procedió a la

actualización en el sistema SIIF de los ingresos percibidos por la Agencia hasta el

mes de mayo; cargue de información y distribución en cada rubro de ingresos

correspondiente. A partir del mes de junio, se ha ingresado mes a mes el

consolidado de los ingresos que reporta la fiducia en su informe de gestión.

INFORME DE GESTIÓN


13.9. Ingresos 2017 Los ingresos del 2017, fueron proyectados teniendo en cuenta lo establecido en el art. 30

de la Ley 1753 de 2015, referente a las tasas, sin embargo, la resolución reglamentaria 993

fue aprobada el 25 de abril del 2015, iniciando el recaudo a partir del 26 de abril, situación

que evidencia que el recaudo no alcanza para financiar el gasto de la actual vigencia por lo

cual es necesario financiar con excedentes financieros.

En el proceso del recaudo de tasas, no tiene que intervenir el área financiera ya que lo que

siempre se ha manifestado en los diferentes escenarios donde se ha hablado del tema de

este recaudo, es que la Superintendencia de Transporte es la encargada de contrastar

cifras y cualquier inconsistencia es motivo de análisis y estudio por parte de la mesa de

trabajo establecida para estos efectos, señalando que ni el área financiera, ni la Secretaría

General tienen asiento en las misma. Esta tarea fue encomendada por la Dirección de la

Agencia Nacional al asesor Fuad Salaiman Verbel.

PROYECCIÓN INGRESOS 2017

MES CONCEPTO VALOR

DICIEMBRE

SOAT $ 60.000.000

TASAS $ 56.647.000

TOTAL $ 116.647.000

INGRESOS CORTE -OCTUBRE 31 DE 2017

MES RENDIMIENTOS FINANCIEROS

REINTEGROS SOAT TASAS OTROS TOTAL INGRESOS

ENERO 1.140.400.453 1.637.028.843 14.800

FEBRERO 1.075.623.653 922.710.282 64.681.322.311

MARZO 1.102.957.206 431.650.062 2.999.669

ABRIL 1.442.690.629 1.140.347.625 5.009

MAYO 1.338.145.689 51.201 1.730.172.402

JUNIO 1.218.462.434 457 2.992.776.950

JULIO 1.126.641.985 93 3.567.073.649 10.552

AGOSTO 1.062.856.908 6 3.197.525.163

SEPTIEMBRE 986.180.203 4 2.733.521.439

OCTUBRE 863.268.500 0 2.842.784.077

SUBTOTAL $ 11.357.227.660 $ 4.131.788.573 $ 64.681.322.311 $ 17.063.853.680 $ 3.030.030 $ 97.237.222.254

INFORME DE GESTIÓN


Nota: En el mes de junio se realizó reintegro por un valor de $53.372.005, por parte de la

inmobiliaria Colliers internacional por exceso de pago en el canon de arrendamiento de

mayo, por lo cual el tesorero realiza una nota crédito que queda registrada en el SIIF.

13.10. Plan anual mensualizado de caja- pac Mediante la resolución No. 0024 de 2017, fue aprobado por parte del consejo directivo el

programa anual mensualizado de caja.

Resolución No. 0024 de 2017 Los ingresos proyectados para el 2018, se realizó teniendo en cuenta lo establecido en el

art. 30 de la Ley 1753 de 2015, en la fecha en que se presentó el anteproyecto ingresos y

gastos, aún no se encontraba aprobada la resolución 993 en la que se estableció el cobro

de las tasas, por tal razón en el anteproyecto se fijaron como fuente de ingresos el SOAT y

excedentes financieros.

De acuerdo a esto se hizo necesario elevar la solicitud al Ministerio de Hacienda y Crédito

Público para modificar la fuente de ingreso, toda vez que se está efectuado el recaudo de

tasas desde el 26 de abril de 2017.

ANTEPROYECTO GASTOS 2018

CODIGO CONCEPTO PROYECCIÓN 2018

1 GASTOS DE PERSONAL $ 13.600.952.040

2 GASTOS GENERALES $ 4.621.316.393

3 TRANSFERENCIAS CORRIENTES $ 87.409.920

4 INVERSION $ 130.000.000.000

TOTAL PRESUPUESTO $148.309.678.354

CONCEPTO GASTOS DE PERSONAL GASTOS GENERALESTRANSFERENCIAS

CORRIENTES

TOTAL PRESUPUESTO

FUNCIONAMIENTOINVERSION TOTAL PRESUPUESTO

FEBRERO 386.589.953,60$ 428.443.949,00$ 815.033.902,60$ 99.551.042.021,00$ 100.366.075.923,60$

MARZO 570.208.396,90$ 469.373.944,51$ 1.039.582.341,41$ 1.039.582.341,41$

ABRIL 646.584.928,26$ 336.886.166,74$ 983.471.094,99$ 983.471.094,99$

MAYO 713.941.490,43$ 322.086.166,74$ 1.036.027.657,17$ 1.036.027.657,17$

JUNIO 833.156.959,54$ 372.596.166,74$ 1.205.753.126,28$ 1.205.753.126,28$

JULIO 1.177.661.033,58$ 327.688.166,74$ 1.505.349.200,31$ 1.505.349.200,31$

AGOSTO 1.008.154.954,02$ 308.786.166,74$ 1.316.941.120,75$ 1.316.941.120,75$

SEPTIEMBRE 1.132.495.521,35$ 338.796.166,74$ 84.864.000,00$ 1.556.155.688,08$ 1.556.155.688,08$

OCTUBRE 1.521.729.461,46$ 325.786.166,74$ 1.847.515.628,19$ 1.847.515.628,19$

NOVIEMBRE 1.522.409.952,46$ 316.786.166,74$ 1.839.196.119,19$ 1.839.196.119,19$

DICIEMBRE 2.124.080.421,42$ 588.514.843,60$ 2.712.595.265,01$ 2.712.595.265,01$

PREVIO CONCEPTO DGPPN 749.516.660,00$ 489.428.494,00$ 1.238.945.154,00$ 1.238.945.154,00$

TOTAL 12.386.529.733,00$ 4.135.744.071,00$ 574.292.494,00$ 17.096.566.298,00$ 99.551.042.021,00$ 116.647.608.319,00$

INFORME DE GESTIÓN


ANTEPROYECTO INGRESOS 2018

CODIGO CONCEPTO PROYECCIÓN 2018

1 INGRESOS CORRIENTES $ 66.621.761.980

2 RECURSOS DE CAPITAL $ 81.687.916.374

TOTAL INGRESOS $ 148.309.678.354

Nota. La clasificación de los recursos obedece a lo señalado en la circular 7, expedida por

el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en tal sentido recursos corrientes corresponde

al 3.5 del SOAT y los recursos de capital son los excedentes financieros.

13.11. Marco de gasto de mediano plazo (MGMP) Se realizó el marco fiscal de mediano plazo conforme a la Ley 819 de 2003 y se envió a la

oficina asesora de planeación de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, el 6 de junio de la

actual vigencia, cumpliendo con los términos definidos en la norma. (anexo 2).

13.12. Vigencias futuras

13.12.1. Vigencias futuras tramitadas

La Agencia Nacional de seguridad Vial, en el mes de febrero de 2017, tramito vigencias

futuras para pago de arriendo de las oficinas, donde actualmente opera la ANSV, esto en

razón a que era necesario ampliar el área de 508 m2 a 1915 m2, debido al incremento de

puestos de trabajo, se realizó nuevo contrato con la inmobiliaria Colliers Internacional.

VALOR MT2 IVA

INCLUIDO

TOTAL MT2 REQUERIDOS

VALOR ARRIENDO MENSUAL

N. DE MESES 2017

VALOR CONTRATO-2017

INCREMENTO IPC 2018

NO DE MESES

V.F 2018

TOTAL V-FUTURAS 2018

VALOR TOTAL DEL CONTRATO

$ 100.022 1.915 $ 191.542.130 9 $ 1.723.879.170 $ 103.023 7 $ 1.381.018.757 $ 3.104.897.927

13.12.2. Vigencias futuras en trámite

Se radico solicitud de vigencias futuras ordinarias ante el el Ministerio de Hacienda y Crédito

Publico, debidamente autorizadas por el Ministerio de Transporte, para contratos que

requieren continuidad para el 2018, los cuales deben tener fecha de vencimiento de 31 de

INFORME DE GESTIÓN


diciembre de 2017, estas vigencias son por un término que no excede el periodo

presidencial es decir hasta el 30 de julio de 2018.

OBJETO VALOR INICIAL

CONTRATO VALOR

ADICIONADO TÉRMINO

V-F VIGENCIA

SOLICITADA

Contratar la prestación del servicio de aseo, cafetería y suministro de insumos para la ANSV.

$ 38.055.345 $ 4.980.824 3 MESES $ 13.890.435

Prestación de servicio de vigilancia y seguridad privada.

$ 28.790.924 N.A 3 MESES $ 9.596.976

Constituir un patrimonio autónomo en donde se recaudarán, administrarán e invertirán los recursos del fondo nacional de seguridad vial.

$ 996.900.012 NA 3 MESES $ 249.225.003

Contratar la prestación del servicio de impresión y fotocopiado, anillado, scanner, fotoplanos y plotter para las dependencias de la ANSV.

$ 30.321.945 NA 3 MESES $ 5.160.973

Contratar La Prestación De Servicio De Telefonía Celular.

$ 9.864.600 N.A 3 MESES $ 3.960.000

Prestación de Servicio postal urbano de admisión, recibo, con una persona motorizada interna.

$ 17.000.000 N.A 3 MESES $ 7.285.714

TOTAL CUPO VIGENCIAS FUTURAS $ 289.119.101

13.13. Reportes del area financiera a la Contraloria General de la República

13.13.1. Presupuesto cualitativo

Conforme a la Resolución N.007 de 2016, expedida por la Contraloría General de la

República, la ANSV se encuentra al día en el reporte del presupuesto cualitativo, enviado

mensualmente a través de correo electrónico al Ministerio de Transporte, por ser cabeza

del sector.

INFORME DE GESTIÓN


13.13.2. Contabilidad

La Agencia Nacional de Seguridad Vial es una Unidad Administrativa Especial, la cual

reporta su información contable ante la Contaduría General de la Nación con el código No.

923272662 en el aplicativo CHIP diseñado para este proceso; las claves de acceso a este

aplicativo son administradas por el contador(a) de la entidad.

La información contable se encuentra registrada en el sistema de información SIIF II, la cual

es alimentada por las operaciones realizadas dentro del ciclo presupuestal de los recursos

correspondientes a rubros de funcionamiento. Para las operaciones realizadas con los

recursos de inversión, se hace necesario el cargue mediante comprobantes contables

manuales generados a partir de la información entregada en los informes de gestión

mensuales de la Fiduciaria.

A la fecha del presente informe se ha generado la siguiente información contable:

13.13.3. Estados financieros 2016

Se elaboraron Estados Financieros con corte al 30 de diciembre de 2016, en cumplimiento

de los términos establecidos en la Resolución 375 del 17 de septiembre de 2007. Estos

fueron transmitidos a través del CHIP de la Contaduría General de la Nación, en

cumplimiento de las normas vigentes. El contenido de los reportes se tomó directamente

de la versión del sistema de información financiera SIIF II, implementado por el Ministerio

de Hacienda y Crédito Público.

Anexo No. Estados Financieros a 30 de diciembre 2016

Así mismo, el Patrimonio Autónomo- Fondo Nacional de Seguridad Vial en donde se

manejan los recursos de la Agencia, dentro del informe de gestión mensual y de acuerdo

con el contrato de Fiducia Mercantil No. 004/2015, presenta estados financieros con corte

al 30 de diciembre de 2016.

Anexo Estados Financieros PA Fondo Nacional de Seguridad Vial 2016

INFORME DE GESTIÓN


13.13.4. Estados financieros 2017

Para la vigencia 2017 se elaboró la información contable con corte al 30 de marzo, 30 de

junio y 30 de septiembre de 2017, en cumplimiento de los términos establecidos en la

Resolución 375 del 17 de septiembre de 2007. Dicha información fue transmitida a través

del CHIP de la Contaduría General de la Nación, en cumplimiento de las normas vigentes

y en el tiempo establecido.

13.13.5. Anexo información financiera a 30 de marzo, 30 junio y 30 de septiembre de 2017

Dentro del proceso de depuración en materia contable durante la vigencia 2017 se han

realizado las siguientes actividades:

1. Ingreso de los bienes entregados en la liquidación del fondo de prevención vial a los

estados financieros, los cuales fueron avaluados en el desarrollo del contrato de

prestación de servicios celebrado para este objeto

2. A partir de las capacitaciones del sistema de información SIIF recibidas por parte

del Ministerio de Hacienda, se implementaron los procedimientos establecidos por

esta entidad, para el registro de información que alimenta los estados financieros en

forma automática reduciendo los registros manuales realizados por el grupo

contable.

3. A partir de esta automatización, se han venido realizando de manera más eficiente

las conciliaciones correspondientes a ingresos y gastos generados en el desarrollo

de las actividades normales de la Agencia.

4. En lo referente al registro contable de la gestión realizada por el Patrimonio

Autónomo, se redujeron las diferencias entre los saldos de deducciones por

impuestos; así como el registro oportuno de las operaciones realizadas.

5. Se realizó la conciliación y depuración de las cuentas por pagar generadas en la

vigencia 2016 correspondientes a los convenios interadministrativos celebrados en

INFORME DE GESTIÓN


2015, a partir de los documentos soportes de liquidación y de las transferencias

realizadas a la Agencia.

6. A partir de la expedición de la resolución No. 0189 del 18 de julio de 2017, se realizó

el proceso de creación de la caja menor para la Agencia, recibiendo capacitación

por parte del Ministerio de Hacienda y realizando todo el proceso administrativo

correspondiente a la figura de recursos propios que se manejan en la entidad, lo

cual difiera de lo trabajado por las entidades de gobierno.

7. Durante la vigencia 2017 se han adquirido bienes muebles para el desarrollo de las

actividades de la Agencia, los cuales se encuentra debidamente registrados en los

estados contables.

13.14. Impuestos

La Agencia Nacional de Seguridad Vial es responsable del pago de impuestos por concepto

de:

1. Retención en la Fuente a título de renta e IVA

2. Retenciones de Industria y Comercio

Se encuentran debidamente presentadas las declaraciones de retención en la fuente de los

meses de diciembre de 2016, así como de enero a septiembre de 2017. Así mismo, las

declaraciones de industria y comercio de los bimestres de nov-dic de 2016; ene-feb/17,

mar-abr/17, may-jun/17, jul-ago/17, sept-oct/17 se encuentran debidamente presentadas y

pagadas oportunamente.

13.15. Pendientes en Financiera

1. Cuota de auditaje, la Contraloría General de la República, mediante Resolución

número ORD-80117-0129-2017 del 25 de septiembre de 2017, fija el valor de la

tarifa de control fiscal para la vigencia 2017, de la Agencia Nacional de Seguridad

Vial – ANSV, por un valor de $168.467.532.00 pesos m-cte., se solicitó al consejo

INFORME DE GESTIÓN


directivo el permiso para trasladar los recursos para atender dicha obligación, la cual

fue avalada y se remitió al Ministerio de Hacienda y crédito Público para su

aprobación para efectuar el pago correspondiente.

2. Se encuentra en el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico la solicitud de vigencias

futuras.

3. Trámite con el consejo directivo y Ministerio Hacienda para hacer uso de un

porcentaje de los excedentes financieros, esto en razón a que el recaudo de tasas

no alcanza a financiar la totalidad del gasto. Sin embargo, de acuerdo con lo

manifestado por el asesor de presupuesto no es necesario se está a la espera de la

aclaración al respecto.

4. Operaciones reciprocas, se ha venido realizando la gestión con las entidades que

la Agencia Nacional tiene operaciones reciprocas, con el fin de conciliar los saldos

correspondientes a cada una de las transacciones realizadas. A la fecha no ha sido

posible, la conciliación con los diferentes entes territoriales a los cuales se les ha

entregado recursos ya que el registro de esta información por parte de ellos ha sido

erróneo.

5. Legalización de recursos asignados a los entes territoriales, a través de convenios

interadministrativos celebrados durante las vigencias 2015, 2016 y 2017; la

dirección de coordinación interinstitucional debe presentar el insumo al grupo

financiero de los documentos donde certifiquen la ejecución del presupuesto con el

fin de legalizar el gasto.

6. Sustitución de fuente de ingresos para la vigencia 2018, por parte del Ministerio de

Hacienda y Crédito Público.

7. Teniendo en cuenta la directriz dada por secretaria general, el pago de viáticos se

realizó afectando el saldo disponible de recursos inversión de la vigencia de 2016,

en tal sentido se debe tener en cuenta que los saldos a la fecha están disminuidos

casi que, en su totalidad, razón por la cual se considera que se debe replantear los

gastos de viaje y viáticos.

INFORME DE GESTIÓN


8. A partir de las mesas de trabajo realizadas el 31 de octubre, 1 y 2 de noviembre la

firma PriceWaterHouseCoopers remitió el borrador del diagnóstico sobre el impacto

financiero que tiene la adopción del nuevo marco normativo contable en la Agencia,

este documento debe ser revisado y aprobado para posteriormente realizar la

socialización del mismo ante la Dirección.

9. Se están realizando las mesas de trabajo para la determinación de la política

contable, documento que se está construyendo en conjunto con las áreas

involucradas de la entidad, sin embargo, es necesario definir un grupo directivo que

apruebe este documento antes de la firma final del representante legal.

13.16. Contratación supervisor área Financiera

13.16.1. Contrato de Asesoria No. 0006 de 2017

Objeto: Brindar, asesoría y acompañamiento a la dirección General de la Agencia

Nacional de Seguridad Vial en la gestión financiera y presupuestal que requiera la

entidad.

Contratista: F&C CONSULTORES SAS

Supervisores: Nelly Patricia Ramos Hernandez, Secretaria General y Gloria

Rubiano Perdomo Asesora Código 1020 Grado 16, delegada a partir del 5 de

septiembre de 2017.

Valor: $140.000.000.oo

Acciones: Ha venido asesorando, apoyando y participando en el cierre

presupuestal para determinar las cuentas por pagar y las reservas presupuestales

que se constituyeron en los términos señalados en las normas y la doctrina, en el

seguimiento del anteproyecto de presupuesto de la vigencia de 2018, como en las

INFORME DE GESTIÓN


adiciones, traslados, reducciones y todo tipo de modificaciones presupuestales

durante el transcurso de la vigencia fiscal, así como también en el tramite

relacionado con las vigencias futuras ordinarias y excepcionales, además en los

procesos de tesorería en lo relacionado con la programación aprobación y

seguimiento a la ejecución del programa anual de caja y sus modificaciones.

También ha asesorado a la alta dirección en la presentación de los documentos

relacionados con el manejo presupuestal de la entidad y ha apoyado a las diferentes

áreas ejecutoras de la entidad en los tramite y soportes que requieran para mejorar

la ejecución presupuestal.

Ha asistido cuando la dirección general lo ha solicitado a las sesiones del consejo

directivo y a las sesiones del Congreso de la Republica.

Ha colaborado con el acompañamiento y las gestiones necesarias ante el Ministerio

de Hacienda y Crédito Público, el Departamento de Planeación y demás entidades

estatales que se ha requerido.

Estado: En ejecución con prorroga y adición hasta 30 de diciembre de 2017.

13.16.2. Contrato IP-MC-ANSV-002-2017

Objeto: Contratar la adquisición de certificados de firma digital y almacenamiento

criptográfico (token), para ser utilizados en el sistema SIIF nación II, por el grupo

interno de trabajo de gestión financiera de la ANSV.

Contratista: Gestión de Seguridad Electrónica S.A.

Valor: $1.261.400.oo

Supervisores: César Campos Mantha, profesional de tesorería y Rubiela Edith

Romero Pardo, profesional de presupuesto.

INFORME DE GESTIÓN


Acciones: Se realiza informe de supervisión el 4 de abril, para que la entidad realice

el único pago de la factura N.0002672 de fecha 3 de abril de 2017.

Estado: Se realiza acta de liquidación del contrato el 4 de octubre de 2017 y se

recibe un Token, pendiente por asignar.

13.16.3. Contrato No. CD-23 del 17 de octubre de 2017

Objeto: Prestación de servicios profesionales especializados a la agencia nacional

de seguridad vial, brindando acompañamiento en los procesos de transición e

implementación del nuevo marco normativo del régimen de contabilidad pública

aplicable a las entidades de Gobierno Nacional”

Contratista: Pricewaterhousecoopers

Valor: $58.155.300.oo

Estado: Se realizó la sensibilización con todos los funcionarios y contratistas de la

Agencia, se han desarrollado las mesas de trabajo para la determinación del

diagnóstico financiero para la adopción de las normas, se entregó el borrador del

mismo para validación y posteriormente será socializado. Se están iniciando las

mesas de trabajo para la determinación de las políticas contables que aplicaran en

la entidad.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 14. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

14.1. Objetivo

Presentar informe sobre labores adelantadas por la ANSV frente al manejo del grupo de

gestión documental en el periodo comprendido entre el mes de abril a octubre de 2017.

14.2. Marco legal

➢ Ley 594 del 2000, Ley General De Archivos. Objeto. La presente ley tiene por objeto

establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del

Estado.

➢ ACUERDO 042 DE 2002, Por el cual se establecen los criterios para la organización

de los archivos de gestión en las entidades públicas (Articulo 3)

➢ ACUERDO 004 DE 2013, Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos

2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,

presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención

Documental y las Tablas de Valoración Documental.

➢ ACUERDO 002 DE 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para

creación, conformación, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan

otras disposiciones

14.3. Avances

El grupo interno de gestión documental inicio labores en día 05 de abril 2017, como primera

actividad se inició a registrar en base de datos, las cajas, sus contenidos y agrupación por

asuntos de las carpetas, solo tenían en inventario 15 cajas de archivo del total de 45 cajas.

Terminado el ingreso a la base de datos, se agrupan por oficina productora de los

INFORME DE GESTIÓN


documentos, se realiza cambio de unidades de conservación (cajas/carpetas) y rotulación.

14.3.1. Verificación de unidades documentales

Al solicitar los contratos para consulta se evidencia que algunos no se encontraban

físicamente en la ANSV o estaban incompletos, lo que llevo a realizar una solicitud a la

Fiduciaria para que remitieran la documentación faltante y los contratos.

14.3.2. Documentar y normalizar el manejo de los archivos de gestión de la ANSV

Con la Secretaria General como responsable de la custodia y administración de toda la

documentación, se imparte la instrucción de documentar, normalizar y realizar la entrega

de los documentos a cada oficina para la conformación de los archivos de gestión.

14.3.3. Entrega de archivo (Ley 594 del 2000 acuerdo 042 de 2002)

RESULTADO PENDIENTE ALTO IMPACTO

Se entrego el archivo

correspondiente al área de:

• Convenios

Interinstitucionales

• Talento Humano

• Secretaria General

• Dirección

• Jurídica

• Servicios Administrativos

El archivo correspondiente al área

financiera no ha sido recibido, pero se

encuentra en las condiciones

establecidas en la última reunión

(Cajas inventariadas carpeta por

carpeta, folio por folio).

Se ha recibido la

correspondencia de

competencia del área

financiera, lo cual retrasa la

entrega, porque se debe

relacionar los documentos por

archivar en el inventario por

recibir.

INFORME DE GESTIÓN


14.3.4. Guía de préstamo y consulta versión 1


Guía de préstamo y consulta para la

ANSV y formato para registro de las

carpetas que son prestadas desde los

archivos de gestión.

Este insumo no solo documenta una

acción de control para los expedientes,

también es un referente para iniciar con

el PROCESO DE PRESTAMO Y

CONSULTA DE DOCUMENTOS el cual

ya fue revisado por la empresa

AECOLOMBIA que está encargada de

implementación del sistema integrado

de gestión.

Documentar los demás procedimientos

para que sean incluidos en el sistema

gestión de calidad.

• Administración de

correspondencia.

• Gestión de Archivo.

14.3.5. Organización de archivos de gestión


La guía de organización se encuentra

en proceso de elaboración.

Se encuentra pendiente incluir la

aplicación de las tablas de retención

documental de la entidad.

14.3.6. Distribución y asignación de los depósitos de archivo


La ANSV cuenta con tres (3) depósitos

con estantería rodante que serán

distribuidos así:

• Archivo que se encuentra junto a

planeación será entregado a

talento humano para que

custodien las Historias Laborales.

(ENTREGADO)

Las entregas de estos espacios se

encuentran en ejecución.

Los archivadores no son los

adecuados para el almacenamiento

de las cajas de archivo X200, se está

en espera de la respuesta de

Se considera de alto

impacto por no contar con

el mobiliario para

custodiar la

documentación lo que

puede generar

represamiento de cajas.

INFORME DE GESTIÓN


• Depósito de Archivo ubicado

junto a control interno será

entregado a cada dependencia

para almacenar sus archivos.

• Depósito de archivo ubicado junto

a la Dirección, será destinado al

archivo central ya que en febrero

del 2018 se recibirán por parte de

la empresa Controlonline un

aproximado de 318 cajas de

archivo referencia X200, estas

pertenecen al extinto fondo de

prevención vial.

Colliers frente a la adecuación o

retiro de los archivadores rodantes.

14.3.7. Instrumentos archivisticos (inventario documental)


Se elaboro formado único de

inventario documental (FUID) con

su respectivo instructivo para su

diligenciamiento por parte de cada

grupo de trabajo.

Realizar seguimiento a la

implementación de este

instrumento

Es un instrumento

obligatorio soportado

en el acuerdo 042 del

2002

INFORME DE GESTIÓN


14.3.8. Instrumentos archivisticos (tablas de retención documental)


El principal instrumento que se debe

implementar en la ANSV son la Tablas

de Retención Documental (TRD),

elaboro el formato de las tablas, el

formato entrevista / encuesta para

creación de Series y Subseries

Documentales y cronograma.

Antes de iniciar con las encuestas

documentales se debe aprobar el

cronograma de entrevistas y un

ejercicio inicial de sensibilización con

la Secretaria General y cada Jefe de

Área, para que conozcan el

procedimiento de elaboración de este

instrumento y su importancia y lo

socialicen con su grupo de trabajo.


impacto por ser un

instrumento archivístico

prioritario.

14.3.9. Instrumentos archivisticos (Programa de Gestión Documental PGD) (Plan Institucional de Archivo PINAR)

Se solicito diagnostico documental al Archivo General de la Nación para iniciar con la

elaboración de estos instrumentos, se encuentra pendiente.

INFORME DE GESTIÓN


14.3.10. Organización de la serie documental (contratos)


Los contratos requieren una hoja de

control documental o checklist, el grupo

de gestión documental está trabajando

en una lista que se pueda utilizar en

todos los tipos de contrato.

Tomando la Circular 06 de febrero 2017

de la ANSV se realizó Con este

documento se podrán organizar los

expedientes, realizar los controles y

seguimientos.

Se debe presentar para su

aprobación u/o modificación ante la

Oficina Asesora Jurídica, Secretaria

General y Comité de Desarrollo

Administrativo


impacto por que estos

expedientes son los

primeros en requerir por

parte de cualquier ente

de control.

14.4. Intervención de fondo documental acumulado del extinto fondo de prevención vial

Por medio del contrato 085 firmado con la empresa Control online se ha ejecutado el 60%

del contrato sin ninguna novedad. (Ver informes de supervisión).

ACTIVIDAD ESTADO PENDIENTE

Estado de ejecución de contrato 085 de 2017, organización de fondo acumulado Fondo De Prevención Vial

El contrato se encuentra ejecutado en un 80% con la presentación de los siguientes entregables:

• Historia institucional.

• Estructura, periodización

• Cuadros de Clasificación Documental

• Tablas de valoración documental.

• Criterios de valoración

Esta documentación pertenece a las Fase II del contrato la cual da paso a la organización de la documentación del fondo de prevención vial

Se deben aprobar de manera urgente las tablas de valoración documental (TVD) por parte del comité de archivo para no generar atraso en el cronograma propuesto con la empresa control online en el contrato 085/2017 y poder enviar las TVD al Archivo General de la Nación quien es el ente encargado de convalidar las tablas

INFORME DE GESTIÓN


Tablas de Retención Documental

Este instrumento archivístico es de obligatorio cumplimiento para todas entidades públicas. En el momento se encuentra elaborado el cronograma de entrevistas a las oficinas, grupos de trabajo y direcciones, formatos de TRD, entrevistas documental.

Está pendiente la aprobación del cronograma para iniciar con la actividad. Es importante resaltar que este insumo es muy indispensable para el desarrollo del sistema de gestión de calidad que se viene adelantando en la ANSV. El grupo de Gestión Documental está conformado en el momento con 2 técnicos administrativos, haciendo necesario contratar el profesional en archivo.

Organización de la serie documental CONTRATOS.

Esta actividad estará dividida de la siguiente manera:

• Clasificación por Series y Subseries Documentales (en la cual se estima un tiempo de 8 días)

• Verificación y Organización Bases de Datos (Se estima un tiempo de 21 días)

• Encarpetar y Legajar (Se estima un tiempo de 20 días)

• Foliación (Se estima un tiempo de 3 meses)

• Inventario FUID (Se estima un tiempo de 2 meses)

Se deberá aprobar la directriz de no prestar los documentos con el fin de facilitar la organización de la serie documental y actividades. Debido a que las carpetas se encuentran en un estado (Sin legajar y en carpetas 4 aletas) el cual se puede prestar para la perdida de documentos o por otra parte para transpapelar.

INFORME DE GESTIÓN


14.4.1. Acciones de mejora

Implementar capacitación archivística a los funcionarios.

Solicitud Préstamo de Carpeta: Se presenta que solicitan una carpeta, la cual se encuentra

en estado de préstamo a otro funcionario y la tiene por más de 2 días o no se encuentra en

la ANSV, lo que puede afectar las actividades de otros funcionarios.

14.4.2. Proyecciones año 2018

✓ En aras de mejorar se hace necesario completar la planta del área de gestión

documental con el asesor y el profesional.

✓ Adecuar los espacios físicos con los que se cuenta actualmente para custodia de

los archivos de gestión y central.

✓ Adquirir un software que permita gestionar la documentación interna y externa por

meido del seguimiento de la correspondencia y que permita tener una gestión

interna más ágil y efectiva.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 15. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

15.1. Objetivo

Presentar informe sobre labores adelantadas por la ANSV frente a la atención a la

ciudadanía en el periodo comprendido desde el mes de febrero a octubre de 2017.

15.2. Marco legal

El seguimiento a la atención al Ciudadano, de acuerdo a las acciones adelantadas por la

ANSV y teniendo en cuenta las peticiones, quejas, reclamos y denuncias formuladas por

los ciudadanos se realizó atendiendo lo dispuesto en la siguiente normatividad:

• Constitución Política artículo 23.

• Ley 1755 de 2015, por lo cual se regula el Derecho fundamental de petición.

• Ley 1474 de 2011 Articulo 76 “En toda entidad pública, deberá existir por lo menos

una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y

reclamos que los ciudadanos formulen, La OCI deberá vigilar que la atención se

preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de

la entidad un informe semestral sobre el particular.

• Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del

Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”.

• Documento Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención

al Ciudadano V.2 – DAFP, 2015.

• Ley 87 de 1.993. Art. 12 literal i “…Evaluar y verificar la aplicación de los

mecanismos de participación ciudadana”.

INFORME DE GESTIÓN


15.3. Avances

La oficina de grupo interno de trabajo de Atención al Ciudadano, inicia el día 31 de enero

del presente año. A partir de esta fecha, desde la Secretaria General se comienza a

desarrollar las siguientes actividades:

15.3.1. Acompañamiento Departamento Nacional de Planeación (DNP)

Se solicita asesoría por parte del Departamento Nacional de Planeación (DNP) sobre

asesoría y planeación en servicio de Atención al Ciudadano, El día 23 de marzo del 2017

se realiza el primer acercamiento con los funcionarios del (DNP) los señores Karina Tapia

Pérez y Alejandro Torres, quienes nos dan a conocer en el Programa Nacional de Servicio

al Ciudadano (PNSC) sobre el acompañamiento de la Metodología de Sistemas de servicio

al Ciudadano con el objetivo de fortalecer la gestión en Atención al Ciudadano de la

Agencia.

Posteriormente, este programa fue estudiado por la Secretaria General y se procede a

realizar el acompañamiento, el día 16 de mayo de 2017 a las 09:53 am, se llevó a cabo el

Acta de Inicio con los representantes del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano

(PNSC), para proceder al acompañamiento institucional por parte del (DNP), adoptando la

metodología de mejoramiento de sistemas de servicio, bajo los seis componentes que

hacen parte de modelo de gestión pública efectiva, establecido en el CONPES 3785 y que

inciden en la adecuada prestación de los servicios al ciudadano de las entidades públicas:

• Arreglos institucionales

• Procesos y procedimientos

• Servidores públicos

• Cobertura

• Cumplimento y expectativas

• Certidumbre

Se procede a conformar un comité Interdisciplinario de la Agencia con la líder del proceso

del (PNSC) Karla Neira con la finalidad es cumplir las funciones y responsabilidades

asignadas por el (DNP).

INFORME DE GESTIÓN


La líder de acompañamiento de PNSC-DNP puso a consideración de los asistentes, un

cronograma para la realización del diagnóstico de la entidad con sus respectivas fechas y

responsables.

Fecha de inicio: 16 de mayo de 2017

Fecha de fin: 15 de diciembre de 2017

ACCIONES RESPONSABLES FECHA LÍMITE DE ENTREGA

Diligenciamiento del instrumento

de “Levantamiento de

información”

Área de Servicio al Ciudadano 28 de julio de 2017

Aplicación y tabulación del

instrumento de “Encuestas de

percepción ciudadana”



instrumento de “Encuestas de

percepción de servidores

públicos”



instrumento de “Cliente incognito -

Presencial, virtual y telefónico”

Líder Programa Nacional de

servicio al Ciudadano

28 de julio de 2017

Recolección y entrega de la

información

Líder del proceso ANSV 28 de julio de 2017

Presentación de resultados Programa Nacional de Servicio al

Ciudadano y comité

interdisciplinario ANSV

18 de agosto de 2017

Primer reporte de avance del Plan

de Acción

Líder del proceso ANSV 30 de septiembre de 2017

Segundo reporte de avance del

Plan de Acción

Líder del proceso ANSV 01 de diciembre de 2017

Monitoreo y seguimiento del

cumplimiento de las acciones

recomendadas y acogidas en el

Plan de Acción

Líder Programa Nacional de

Servicio al Ciudadano

15 de diciembre de 2017

INFORME DE GESTIÓN


TIEMPOS ESTABLECIDOS PARA CADA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO

Diagnostico Dos meses

Planeación Un mes

Ejecución y seguimiento Cinco meses

Continuidad a la mejora Seis meses

Según el cronograma mencionado, se encuentra pendiente el reporte de plan de acción, el

cual se presentará cuando se lleve a cabo reunión con Gestión de Calidad, para revisar

detalladamente los ítems que se podrían mejorar en conjunto con el Sistema Integrado de

Gestión.

Así mismo se asiste a cursos de cualificación por parte del (DNP) sobre comunicación y

Kinesica, en compañía de comunicaciones.

15.3.2. Alcaldía de Bogotá

En el mes de abril, se asiste a las instalaciones de la Alcaldía de Bogotá, para solicitar

asesoría en Atención al Ciudadano, el Dr. Walter Acosta Barreto director de la Dirección del

Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía, quien muy amablemente nos informa sobre

los canales de atención que maneja la Alcaldía de Bogotá, las cuales son: telefónico y línea

195, presencial acerca de la importancia de las condiciones físicas para las personas que

tienen algún tipo de discapacidad: auditiva, visual o de lenguaje y web-virtual sobre el

sistema de virtualizar el servicio en una mini guía de servicios y preguntas frecuentes.

Así mismo menciona sobre cursos de calificación y cualificación en servicio al ciudadano

en el Sena y la identificación de trámites y servicios el cual debe ser subido en el Suit.

El plan Anticorrupción el cual debe estar actualizado y publicado en la página web de la

entidad, con la Misión, Visión, organigrama con las diferentes dependencias y entidades

del sector.

INFORME DE GESTIÓN


15.3.3. Índice de Transparencia de la Entidades Públicas (ITEP)

La ANSV asiste al evento de lanzamiento del Índice de Transparencia de las Entidades

Públicas en su vigencia 2015-2016 el pasado 26 de abril del presente año, a partir de esta

fecha la Agencia inicia acercamientos con la entidad, para poder adquirir el conocimiento

necesario, sobre la metodología a evaluar.

Índice de Transparencia, hace referencia a la vulnerabilidad o riesgo que puede existir en

una entidad respecto a su contratación, por lo consiguiente la ANSV ha asistido a reuniones

en compañía de entidades del sector, en aras de adquirir conocimiento sobre la

metodología a evaluar a las entidades públicas.

A continuación, se dan a conocer los componentes a evaluar:

COMPONENTE % CALIFICACION

Institucionalidad 40%

Visibilidad 30%

Control Sanción 30%

El día 06 de julio del presente año, en las instalaciones del Ministerio de Transporte, se

llevó a cabo la última reunión con (ITEP) donde se resolvieron dudas sobre los

subcomponentes evaluados de acuerdo a la calificación obtenida de las entidades del

sector, las cuales fueron las siguientes:

ENTIDAD % CALIFICACION

ANI 77.55

Superintendencia de Puertos y Transportes 63.12

INVIAS 62.83

Ministerio de Transporte 59.41

Aerocivil 58.61

INFORME DE GESTIÓN


Mayor porcentaje, mejor índice de calificación*

La duración de la evaluación es cada (2) años y resaltaron la importancia de la ISO

37001 que hace referencia al Anti soborno.

El informe debe presentarse en los meses de diciembre a enero, consiguientemente es

recomendable preparar el informe desde el mes de agosto, allí intervienen todas las áreas

de la entidad, por lo tanto, es importante dar a conocer los componentes y subcomponentes

a evaluar para agilizar el proceso al momento,

poder obtener información detallada, concreta y medible para presentar el informe final.

A continuación, se realizan las sugerencias que se dieron a conocer en la reunión del

Ministerio, en compañía de los funcionarios de ANSV, del área de Control Interno, Control

Interno Disciplinario y Atención al Ciudadano.

• Elaborar un buen Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, donde se añada

por iniciativa propia el último componente, que hace referencia al código de Ética.

• Publicar en las fechas establecidas las actividades y compromisos que tenga la

ANSV en la WEB y otros.

• Un eficiente manual de procesos y procedimientos de contratación.

• Publicar formatos no PDF, de fácil acceso y editables como Word y Excel.

• Buena planeación de las Auditorías realizadas por Control Interno, con un buen

seguimiento y control.

• Plan Estratégico con su respectivo lineamiento de metas medibles y concretas.

• En el SECOP utilizar enlace directo de cada proceso y contrato en la página Web.

INFORME DE GESTIÓN


• Al momento de la evaluación tiene doble puntaje de calificación los subcomponentes

Tipo 1 que los Tipo 2.

• Rendición de cuentas oportunamente donde exista participación ciudadana por

medio de foros, chat, audiencias públicas donde el ciudadano pueda aportar sobre

los temas que desean incluir en la rendición y de acuerdo a esto generar incentivos

no remunerados un ejemplo (publicación en la página del ciudadano que hizo su

mejor aporte).

El esencial el intercambio de experiencias con el sector frente a estos temas, para que la

ANSV tenga una buena calificación en la próxima evaluación, así mismo el compromiso de

todas las áreas y el trabajo en equipo de la entidad.

15.3.4. Creación formato PQRSD

En el mes de abril se crea formato de PQRSD de la ANSV, el cual se encuentra físico en el

canal presencial y en la página web atención a la ciudadanía- PQRSD.

INFORME DE GESTIÓN


FORMATO DE QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS - PQRS

Datos del Ciudadano

Fecha:

Nombres:

Apellidos:

Número de c.c.:

Dirección de correo electrónico:

Ciudad:

Número de contacto: Queja: ________ Reclamo: ______ Sugerencia: ____

Descripción:

ANEXA ALGUN DOCUMENTO: SI____ NO_____ No. de Folios_____________ DESCRIBALO_______________________________________________________

Datos de la ANSV

Área:

Funcionario o contratista:

Información:

Tramite:

Ciudad:

Los datos suministrados a la ANSV están siendo protegidos según la Ley 1581 de 2012.

USO EXCLUSIVO DE LA ANSV: Responsable del seguimiento:______________________________________________

INFORME DE GESTIÓN


FORMATO DE PETICIÓN

Ciudad:

Día: Mes: Año: DATOS DEL CIUDADANO

Nombres:

Apellidos:

Número de c.c.:


Ciudad:

Número de contacto: PETICIÓN:

ANEXA ALGUN DOCUMENTO: SI____ NO_____ No. de Folios______________ DESCRIBALO________________________________________________________

DATOS DE LA ANSV

Área:


Los datos suministrados a la ANSV están siendo protegidos según la Ley 1581 de 2012.

USO EXCLUSIVO DE LA ANSV:

Responsable del seguimiento:___________________________________________

INFORME DE GESTIÓN


FORMATO DE DENUNCIA

Ciudad:

Día: Mes: Año: DATOS DEL CIUDADANO

Nombres:

Apellidos:

Número de c.c.:


Ciudad:

Número de contacto: DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS:

ANEXA ALGUN DOCUMENTO: SI____ NO_____ No. de Folios ______________ DESCRIBALO________________________________________________________

DATOS DE LA ANSV

Área:


Tramite:

Los datos suministrados a la ANSV están siendo protegidos según la Ley 1581 de 2012. USO EXCLUSIVO DE LA ANSV: Responsable del seguimiento:___________________________________________

INFORME DE GESTIÓN


Para hacer eficientes los tiempos de respuesta, la Oficina del grupo interno de atención al

ciudadano acogió la circular No 11 del 09 de mayo de 2017 mediante la cual se establecen

los lineamientos para resolver derechos de petición y solicitudes en general de la ANSV.

15.4. Manual de atencion al ciudadano

Se elabora el Manual de Atención al Ciudadano, aprobado por medio de Resolución 243

de 6 Sept 2017 el cual se encuentra publicado en la página web de la entidad:

15.5. Canales de atención al ciudadano

Acogiendo las recomendaciones de Control Interno; viene implementando la estrategia anti

trámites, Gobierno en línea, seguimientos al Plan Anticorrupción y específicamente lo

relacionado en la mejora de Atención al Ciudadano, así como las solicitudes de PQRSD

durante el presente año.

Reconocimiento y formación permanente en PAI (Protocolo de Atención Incluyente)

entendiendo que no todo lo accesible es incluyente. Logrando así que la ANSV pueda

ofrecer un Servicio Incluyente del Ciudadano con Discapacidad SIC.

INFORME DE GESTIÓN


LEY 1346 DE 2009 “por medio de la cual se aprueba la “Convención sobre los Derechos

de las personas con Discapacidad”, adoptada por la Asamblea General de la Naciones

Unidas el 13 de diciembre de 2006”

• A la fecha, la ANSV cuenta con los siguientes canales de atención al ciudadano:

15.6. Oficina de atención al ciudadano – atención presencial

Dispuesta para la atención personalizada de solicitudes, quejas y reclamos, consultas de

información, respuesta a solicitudes radicadas por escrito y acceso a los servicios

ofrecidos por la entidad. Ubicada en Bogotá D.C. Av. a Esperanza Calle 24 No. 62 – 49

Complejo Empresarial Estación 2 Piso 9.

15.7. Página web: sistema pqrsd

La página www.ansv.gov.co cuenta con el link de atención a la ciudadanía desplegando

las pestañas:

• Preguntas frecuentes.

• Formulario de PQRSD el cual permite diligenciar la información correspondiente a

la solicitud.

15.8. Linea telefónica

La ANSV cuenta con el contacto telefónico 7399080 extensión 1240 a través del cual los

ciudadanos pueden radicar solicitudes, quejas, reclamos, y realizar consultas de

información de manera gratuita; dado que este canal no se encuentra disponible a la

fecha para usuarios en todo el territorio nacional.

15.9. Correo electrónico

Correo: [email protected] siendo un medio en el cual el ciudadano

puede radicar sus solicitudes, quejas y/o reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones

se encuentra referenciado en la página web de la entidad.

http://www.ansv.gov.co/

mailto:[email protected]

INFORME DE GESTIÓN


15.10. Carta de trato digno

En el mes de Octubre la Oficina del Grupo Interno de trabajo de Atención al Ciudadano,

proyecta Carta de Digno para ser aprobado por la secretaria General, en este momento

se encuentra en estudio de la Oficina Jurídica de la Agencia.

15.11. Seguimiento correspondencia

El área de atención al ciudadano ha venido desarrollando seguimiento al archivo de

correspondencia en el formato Excel de la ANSV.

El proceso que se realiza es actualizar la información semanalmente y depurar la

información, posterior a esto, se envía un correo electrónico quincenalmente de los

pendientes de las diferentes dependencias de la Agencia, por este mismo canal, el área de

Atención al Ciudadano queda atento de la respuesta en relación a la información enviada.

A continuación, se relaciona el total de radicados por mes con los pendientes en la ANSV

y el total en general, durante el periodo de enero 2017 hasta la fecha:

INFORME DE GESTIÓN


Como se relacionaba en el cuadro, los pendientes que se tienen por mes corresponden

ANEXO CUADRO CON DESCRIPCIÓN DE RADICADOS

En términos de ley, la ANSV viene cumpliendo con los términos establecidos por la ley 1437

del 2011, y la circular N° 11 del 9 de mayo del 2017; de la secretaria General.

A partir de la fecha 2 de octubre del presente año, se viene depurando la información

allegada a la oficina de atención al ciudadano permitiendo segmentar y diferenciar las

diferentes acciones ciudadanas, siendo estas:

• Derechos de petición

• Peticiones informales.

MES DERECHOS DE

PETICION RESUELTOS

JUNIO 2017 6 6

JULIO 2017 4 4

AGOSTO 2017 5 5

SEPTIEMBRE 2017 3 3

OCTUBRE 2017 2 2

TOTAL 20

15.12. Conclusiones

La ANSV ha venido desarrollando acciones a través de la Oficina de Atención al Ciudadano

para la mejora continua de este proceso, tales como:

1) La creación de una dependencia que lidera la mejora del servicio al ciudadano

brindando su atención a través de los canales establecidos.

INFORME DE GESTIÓN


2) La adecuación de un espacio físico para la atención de las personas.

3) Vinculación de personal para cubrir y atender las necesidades del área

4) El diseño de protocolo de atención (Manual de Atención al Ciudadano).

15.13. Acciones de mejora

Culminar en un 100% las acciones contempladas en el Plan Anticorrupción y de Atención

al Ciudadano para la vigencia del 2017 dentro de los plazos establecidos en cada

actividad en el componente a cargo de la oficina de atención al ciudadano.

• Disponer de un registro sobre los derechos de petición para el acceso a la

ciudadanía, de acuerdo a lo establecido en la Circular Externa No. 001 de 2011,

emitida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno

de las Entidades del Orden Nacional y Territorial.

• Adquisición de línea 018000 para atención gratuita y propuesta de adquisición de

#000 que brindaría conectividad permanente con el ciudadano y lograr así la

separación de canales de comunicación a las áreas especializadas.

• Implementar el sistema de gestión documental, esto con el fin de llevar un control

exacto de los radicados y optimizar la respuesta a los distintos actores del proceso.

• Activar en la página web en la opción http://ansv.gov.co/contactenos/ en la cual

solicita la siguiente información

• Aprobación de Carta de Trato Digno

• Plan de Acción por parte del DNP

http://ansv.gov.co/contactenos/

INFORME DE GESTIÓN


15.14. Proyección a 2018

• Iniciar caracterización del ciudadano, que permitirá reconocer e implementar las

políticas de la ANSV; y del grupo de atención al ciudadano.

• Conformación de la figura Defensor de Ciudadano que permita otorgar mayor

vinculación de la Agencia Nacional de Seguridad Vial con el ciudadano.

• Crear el canal de denuncia ciudadana.

• Adquisición y adecuación de espacio físico apropiado para la correcta atención del

ciudadano

• Aumentar el grupo de funcionarios encargado de la atención y servicio al ciudadano.

• Robustecer y aumentar la cantidad de líneas telefónicas especializadas en la

atención del ciudadano.

• Crear la APP que permita a los ciudadanos reportar incidentes y situaciones

relacionados con la afectación de seguridad vial.

• Implementar aplicativo de gestión documental.

Anexos:

Cuadro de Correspondencia formato *.xls

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 16. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

16.1. Marco normativo

Importante señalar ante todo que es un mandato constitucional y legal la creación de la

Oficina de Asuntos Disciplinarios, referida y señalada en las normas:

1. CONSTITUCION POLITICA, El Estatuto Superior en su Capitulo Dos, señalando los

órganos de control, artículos 114, 275 y siguientes; refiere allí que El Procurador

General de la Nación es el supremo director del Ministerio Público, de igual forma

quienes son sus respectivos delegados y cuales sus respectivas funciones.

2. Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, Articulo 2, que establece la Titularidad

de la Acción Disciplinaria, Igual manera en el Capítulo sobre Deberes, Artículo 34

Numeral 32. Se señala que se debe implementar el Control Interno Disciplinario al

más alto nivel jerárquico del organismo o entidad pública, asegurando su autonomía

e independencia y el principio de segunda instancia, de acuerdo con las

recomendaciones que para el efecto señale el Departamento Administrativo de la

Función Pública, a más tardar para la fecha en que entre en vigencia el presente

código, siempre y cuando existan los recursos presupuestales para el efecto.

3. Art. 76 Control disciplinario interno. Toda entidad u organismo del Estado, con

excepción de las competencias de los Consejos Superior y Seccionales de la

Judicatura, deberá organizar una entidad u oficina del más alto nivel, cuya estructura

jerárquica permita preservar la garantía de la doble instancia, encargada de conocer

y fallar en primera instancia de los procesos disciplinarios que se adelanten contra

sus servidores. Si no fuere posible garantizar la segunda instancia por razones de

estructura organizacional conocerá del asunto la Procuraduría General de la Nación

de acuerdo a sus competencias…

INFORME DE GESTIÓN


4. Copiosa jurisprudencia entre ellas Sentencia de la Corte Constitucional C-1061 de

2003.

5. Normatividad en la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

a. Creación de la Agencia Ley 1702 del 27 de diciembre de 2013.

b. Resolución 012 del 30 de septiembre de 2016, sobre la asignación de cargos

c. Resolución 013 del 30 de septiembre de 2016. Por el cual se crean y asignan y

forman grupos de Internos de Trabajo de la Secretaría General de La Agencia

Nacional de Seguridad Vial, Artículo Séptimo. Donde se asignan funciones al

Grupo Interno de trabajo de Control Interno Disciplinario.

d. Organigrama donde se establecen las diversas jerarquías.

e. Decreto 787 de 2015. Funciones y Estructura Interna de la ANSV, de fecha 21

de abril de 2015.

De acuerdo a lo anterior y dentro de las funciones señaladas en 013 de 2016 artículo

séptimo, Numeral 1 y 2, es decir la acción preventiva han preparado diversos temas

relacionados con la actividad disciplinaria, entre ellos Derecho de Petición, Derechos y

Responsabilidad Disciplinaria, Acoso Laboral, Estructura de la Ley Disciplinaria 734 de

2002, Delitos contra la Administración Pública, entre otros, para ser presentados a los

respectivos servidores públicos, con el fin de prevenir posibles faltas disciplinarias.

Igualmente se hizo una visita a la Función Pública el día 24 de mayo, siendo atendido por

el Dr. Jon Bairon Isaza, de la oficina de Desarrollo Organizacional, quien observa la

normatividad de la creación de la Oficina del Grupo Interno de Trabajo, donde recomienda

su autonomía y responsabilidad de los documentos que se manejan allí.

Se envió un oficio al Instituto de Derecho Disciplinario solicitando seamos tenidos en cuenta

para eventos de capacitación para nuestros funcionarios.

Se elaboró en Excel una base de datos para llevar un consecutivo de los procesos

disciplinarios, de igual manera se recomienda elaborar o diseñar un software, a este

respecto; buscando mayor seguridad. Hasta el momento no se ha iniciado ningún proceso

disciplinario

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14753#0

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14753#0

INFORME DE GESTIÓN


Se hizo un estudio y análisis en relación al nuevo CODIGO GENERAL DISCIPLINARIO.

“ACUMULADO CON EL PROYECTO DE LEY NÚMERO 55 DE 2014 SENADO por medio

de la cual se expide el Código Disciplinario Único y se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas

disposiciones de la Ley 1474 de 2011 relacionadas con el derecho disciplinario.

Se preparó y realizo en coordinación con talento humano una charla sobre la

Responsabilidad de los Servidores Públicos frente al Derecho de Petición, Ley 1755 del 30

de junio de 2015. Reflexionado sobre el contenido del Artículo 34, numeral 38: Deberes.

Son deberes de todo servidor público.

Actuar con imparcialidad, asegurando y garantizando los derechos de todas las personas,

sin ningún género de discriminación, respetando el orden de inscripción, ingreso de

solicitudes y peticiones ciudadanas, acatando los términos de ley.

Artículo 35 numeral 8. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:

Omitir, retardar o no suministrar debida y oportunamente respuesta a las peticiones

respetuosas de los particulares a o solicitud de las autoridades, así como retenerlas o

enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.

Se asistió a tres reuniones con funcionarios del Ministerio del Trasporte y entidades del

sector donde se hizo un balance informativo sobre los aspectos de Visibilidad,

Institucionalidad y Control y Sanción, criterios manejados por Transparencia Internacional,

a dicha reunión asistimos funcionarios de Control Interno, Planeación, igualmente se espera

una nueva- reunión par retroalimentar las experiencias adquiridas por el sector; entregando

informe ejecutivo.

Se asistió a la capacitación relacionada con office 365 destacando la importancia como

herramienta de trabajo en nuestras labores diarias.

Se ha contribuido con algunos documentos y experiencias personales frente al Manual de

Ética.

INFORME DE GESTIÓN


Se participó en la elaboración de la VISION – MISION de la Agencia, con la partición en el

grupo de Control Interno de Gestión, Atención al Ciudadano y Gestión Documental,

expresando la alegría de haber logrado el primer lugar.

Solicitud Acompañamiento de la oficina asesora jurídica y asistencia a la Licitación "objeto

la adquisición de equipos de cómputo y complementarios para la ANSV".

Se asistió en representación de la ANSAV al Congreso preparado Por la Contraloría

General de la Republica “Control Fiscal eficaz, para una mejor Gestión Pública” Donde

podría destacar las Resoluciones 0012 – 0014 – 0015 de 2017, a Bogotá D.C. 5 de junio

de 2017, las cuales di a conocer.

Invitado a la retroalimentación o informe por parte del Dr. Juan José de su asistencia a la

VI Asamblea sobre Observatorio Iberoamericano sobre Seguridad Vial. OISEVI COSTA

RICA, JUNIO DE 2017

Se viene estudiando y observando la plataforma del SECOP II, como su respectiva

normatividad aplicada a cada caso, en sus diversas etapas Planeación, Selección,

Ejecución, Liquidación, es decir el respectivo seguimiento.

Se asistió a la capacitación de Higiene Postural.

Se estudió y se socializo la Resolución 0207 de 2017, con relación al trámite de servicios,

viáticos, gastos de viaje y gastos de desplazamiento en la ANSV. Este aspecto de maneras

preventiva a algunas inquietudes que fueron manifestadas verbalmente.

Se asistió a las charlas realizadas por el Grupo de Talento Humano, sobre diversas

situaciones laborales. (Deberes, Derechos)

Nos hemos integrado y realizado reuniones para construir y participar en el Torneo

empresarial sobre Seguridad Vial.

Asistiéndome la inquietud e Interesado en el desarrollo del proceso disciplinario he estado

permanentemente atento a los avances en el desarrollo de su normatividad, observando

recientes fallos jurisprudenciales y en diversos temas, cuyo propósito una vez más es dar

INFORME DE GESTIÓN


a conocer y estar preparados y actualizados, con el propósito de capacitar y prevenir dichas

conductas en la Entidad.

Allego algunos temas que se han preparado y están pendiente para ser tratados

institucionalmente uno de ellos (Derecho de Petición) se ha socializado a través del Grupo

de Talento Humano con el apoyo de la Secretaria General, en espera de espacios para ello

como lo señala nuestra.

Resolución No 013 del 30 de septiembre de 2016 Artículo 7 Numeral 1. “Adelantar

actividades orientadas a la prevención de faltas disciplinarias de los servidores públicos de

la ANSV en el cumplimiento de sus funciones”

INFORME DE GESTIÓN


INFORME DE GESTIÓN


PROYECTO DE CÓDIGO GENERAL

DISCIPLINARIO

LEY 734 DE 2002

(febrero 5)

Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

LIBRO I

PARTE GENERAL

TÍTULO I

PRINCIPIOS Y NORMAS RECTORAS DE LA LEY

DISCIPLINARIA

LIBRO I

PARTE GENERAL

TÍTULO I

PRINCIPIOS RECTORES DE LA LEY DISCIPLINARIA

Artículo 1°. Reconocimiento de la dignidad

humana. Quien intervenga en la actuación

disciplinaria será tratado con el respeto debido a la

dignidad humana.

Artículo 8°. Reconocimiento de la dignidad humana.

Quien intervenga en la actuación disciplinaria será

tratado con el respeto debido a la dignidad inherente al

ser humano.

Artículo 2°. Titularidad de la potestad

disciplinaria. El Estado es el titular de la potestad

disciplinaria.

Artículo 1°. Titularidad de la potestad disciplinaria. El

Estado es el titular de la potestad disciplinaria.

Artículo 3°. Titularidad y autonomía de la acción

disciplinaria. Sin perjuicio del poder disciplinario

preferente de la Procuraduría General de la Nación

y de las Personerías Distritales y Municipales,

corresponde a las Oficinas de Control Disciplinario

Interno y a los funcionarios con potestad disciplinaria

de las ramas, órganos y entidades del Estado,

conocer de los asuntos disciplinarios contra los

servidores públicos de sus dependencias.

El titular de la acción disciplinaria en los eventos de

los funcionarios judiciales y los particulares que

administran justicia de manera temporal o

permanente es la jurisdicción disciplinaria.

La acción disciplinaria es independiente de

cualquiera otra que pueda surgir de la comisión de

la falta.

Artículo 2°. Titularidad de la acción disciplinaria. Sin

perjuicio del poder disciplinario preferente de la

Procuraduría General de la Nación y de las Personerías

Distritales y Municipales, corresponde a las Oficinas de

Control Disciplinario Interno y a los funcionarios con

potestad disciplinaria de las ramas, órganos y entidades

del Estado, conocer de los asuntos disciplinarios contra

los servidores públicos de sus dependencias.

El titular de la acción disciplinaria en los eventos de los

funcionarios judiciales, es la jurisdicción disciplinaria.

La acción disciplinaria es independiente de cualquiera

otra que pueda surgir de la comisión de la falta.

</td>

INFORME DE GESTIÓN



DISCIPLINARIO

LEY 734 DE 2002

(febrero 5)


Artículo 4.° Poder disciplinario preferente. La

Procuraduría General de la Nación es titular del

ejercicio preferente del poder disciplinario en cuyo

desarrollo podrá iniciar, proseguir o remitir cualquier

investigación o juzgamiento de competencia de los

órganos de control disciplinario interno de las

entidades públicas. Igualmente podrá asumir el

proceso en segunda instancia.

En virtud de la misma potestad, mediante decisión

motivada, de oficio o a petición de cualquier

persona, podrá avocar el conocimiento de aquellos

asuntos que se tramitan internamente en las demás

dependencias del control disciplinario. También se

procederá en la misma forma cuando se desprenda

del conocimiento de un proceso.

Las personerías municipales y distritales tendrán

frente a la administración poder disciplinario

preferente.

Artículo 3°. Poder disciplinario preferente. La

Procuraduría General de la Nación es titular del ejercicio

preferente del poder disciplinario en cuyo desarrollo

podrá iniciar, proseguir o remitir cualquier investigación

o juzgamiento de competencia de los órganos de control

disciplinario interno de las entidades públicas.

Igualmente podrá asumir el proceso en segunda

instancia.

En virtud de la misma potestad, mediante decisión

motivada, de oficio o a petición de cualquier persona,

podrá avocar el conocimiento de aquellos asuntos que

se tramitan internamente en las demás dependencias

del control disciplinario. También se procederá en la

misma forma cuando se desprenda del conocimiento de

un proceso.

La Procuraduría General de la Nación y el Consejo

Superior de la Judicatura son competentes a prevención

para conocer, hasta la terminación del proceso, de las

faltas atribuidas a los funcionarios de la rama judicial,

salvo los que tengan fuero constitucional. Texto

subrayado declarado INEXEQUIBLE por la Corte

Constitucional mediante Sentencia C-948 de 2002;

Ver Sentencia de la Corte Constitucional C-037 de 2003

Las personerías municipales y distritales tendrán frente

a la administración poder disciplinario preferente.

INFORME DE GESTIÓN



DISCIPLINARIO

LEY 734 DE 2002

(febrero 5)


Artículo 5.° Legalidad. Los destinatarios de este

Código sólo serán investigados y sancionados

disciplinariamente por comportamientos que estén

descritos como falta en la ley vigente al momento de

su realización. La preexistencia también se predica

de las normas complementarias .

La labor de adecuación típica se someterá a la

aplicación de los principios de especialidad y

subsidiariedad.

Artículo 4°. Legalidad. El servidor público y el particular

en los casos previstos en este Código sólo serán

investigados y sancionados disciplinariamente por

comportamientos que estén descritos como falta en la

ley vigente al momento de su realización .

Artículo 6.° Fines de la sanción disciplinaria. La

sanción disciplinaria tiene finalidad preventiva y

correctiva, para garantizar la efectividad de los

principios y fines previstos en la Constitución, la ley

y los tratados internacionales, que se deben

observar en el ejercicio de la función pública.

Artículo 16. Función de la sanción disciplinaria. La

sanción disciplinaria tiene función preventiva y

correctiva, para garantizar la efectividad de los principios

y fines previstos en la Constitución, la ley y los tratados

internacionales, que se deben observar en el ejercicio

de la función pública.

Artículo 7.° Principios de la sanción

disciplinaria. La imposición de la sanción

disciplinaria deberá responder a los principios de

proporcionalidad y razonabilidad.

La sanción disciplinaria debe corresponder a la

clasificación de la falta y a su graduación de acuerdo

con los criterios que fija esta ley.

Artículo 18. Proporcionalidad. La sanción disciplinaria

debe corresponder a la gravedad de la falta cometida.

En la graduación de la sanción deben aplicarse los

criterios que fija esta ley.

Artículo 8°. Igualdad. Las autoridades disciplinarias

deberán hacer efectiva la igualdad de los

intervinientes en el desarrollo de la actuación

procesal y proteger, especialmente, a aquellas

personas que, por su condición económica, física o

mental, se encuentren en circunstancias de

debilidad manifiesta. El sexo, la raza, la condición

social, la profesión, el origen nacional o familiar, la

lengua, el credo religioso, la opinión política o

filosófica, en ningún caso podrán ser utilizados

Artículo 15. Igualdad ante la ley disciplinaria. Las

autoridades disciplinarias tratarán de modo igual a los

destinatarios de la ley disciplinaria, sin establecer

discriminación alguna por razones de sexo, raza, origen

nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o

filosófica.

INFORME DE GESTIÓN



DISCIPLINARIO

LEY 734 DE 2002

(febrero 5)


dentro del proceso disciplinario como elementos de

discriminación.

Artículo 9°. Favorabilidad. En materia disciplinaria

la ley permisiva o favorable, sustancial o procesal de

efectos sustanciales, aun cuando sea posterior, se

aplicará de preferencia a la restrictiva o

desfavorable. Este principio rige también para quien

esté cumpliendo la sanción, salvo lo dispuesto en la

Constitución Política.

Artículo 14. Favorabilidad. En materia disciplinaria la ley

permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se

aplicará de preferencia a la restrictiva o desfavorable.

Este principio rige también para quien esté cumpliendo

la sanción, salvo lo dispuesto en la Carta Política.

Artículo 10. Ilicitud sustancial. La conducta del

sujeto disciplinable será ilícita cuando afecte

sustancialmente el deber funcional sin justificación

alguna.

Artículo 5°. Ilicitud sustancial. La falta será antijurídica

cuando afecte el deber funcional sin justificación alguna.

Artículo 11. Culpabilidad. En materia disciplinaria

solo se podrá imponer sanción por conductas

realizadas con culpabilidad. Las conductas solo son

sancionables a título de dolo o culpa. Queda

proscrita toda forma de responsabilidad objetiva.

Artículo 13. Culpabilidad. En materia disciplinaria

queda proscrita toda forma de responsabilidad objetiva.

Las faltas solo son sancionables a título de dolo o culpa.

Artículo 12. Fines del proceso disciplinario. Las

finalidades del proceso son la prevalencia de la

justicia, la efectividad del derecho sustantivo, la

búsqueda de la verdad material y el cumplimiento de

los derechos y garantías debidos a las personas que

en él intervienen.

Artículo 20. Interpretación de la ley disciplinaria. En la

interpretación y aplicación de la ley disciplinaria el

funcionario competente debe tener en cuenta que la

finalidad del proceso es la prevalencia de la justicia, la

efectividad del derecho sustantivo, la búsqueda de la

verdad material y el cumplimiento de los derechos y

garantías debidos a las personas que en él intervienen.

INFORME DE GESTIÓN



DISCIPLINARIO

LEY 734 DE 2002

(febrero 5)


Artículo 13. Debido proceso. El sujeto disciplinable

deberá ser investigado y juzgado por funcionario

competente y con observancia formal y material de

las normas que determinen la ritualidad del proceso,

en los términos de este Código.

Artículo 6°. Debido proceso. El sujeto disciplinable

deberá ser investigado por funcionario competente y con

observancia formal y material de las normas que

determinen la ritualidad del proceso, en los términos de

este Código y de la ley que establezca la estructura y

organización del Ministerio Público.

Artículo 14. Investigación integral. Las

autoridades disciplinarias tienen la obligación de

investigar con igual rigor los hechos y circunstancias

que demuestren la existencia de falta disciplinaria y

la responsabilidad del investigado y los que tiendan

a demostrar su inexistencia o lo eximan de

responsabilidad.

ARTÍCULO NUEVO

Artículo 15. Presunción de inocencia. El sujeto

disciplinable se presume inocente y debe ser tratado

como tal mientras no se declare su responsabilidad

en fallo ejecutoriado. Durante la actuación

disciplinaria toda duda razonable se resolverá a

favor del sujeto disciplinable cuando no haya modo

de eliminarla.

Artículo 9°. Presunción de inocencia. A quien se

atribuya una falta disciplinaria se presume inocente

mientras no se declare su responsabilidad en fallo

ejecutoriado. Durante la actuación toda duda razonable

se resolverá a favor del investigado cuando no haya

modo de eliminarla.

Artículo 16. Derecho a la defensa. Durante la

actuación disciplinaria el investigado tiene derecho

a la defensa material y a la designación de un

abogado. Si en la etapa investigativa el disciplinado

solicita la designación de un defensor así deberá

procederse. En la etapa de juzgamiento el

disciplinado deberá estar asistido por defensor.

La defensa podrá ser ejercida por estudiantes del

consultorio jurídico de las universidades

Artículo 17. Derecho a la defensa. Durante la actuación

disciplinaria el investigado tiene derecho a la defensa

material y a la designación de un abogado. Si el

procesado solicita la designación de un defensor así

deberá procederse. Cuando se juzgue como persona

ausente deberá estar representado a través de

apoderado judicial, si no lo hiciere se designará defensor

de oficio, que podrá ser estudiante del Consultorio

Jurídico de las universidades reconocidas legalmente.

INFORME DE GESTIÓN



DISCIPLINARIO

LEY 734 DE 2002

(febrero 5)


reconocidas legalmente. Cuando el disciplinado sea

abogado, este podrá asumir directamente su

defensa.

Artículo 17. Ejecutoriedad. El destinatario de la ley

disciplinaria cuya situación se haya decidido

mediante fallo ejecutoriado o decisión que tenga la

misma fuerza vinculante, proferidos por autoridad

competente, no será sometido a nueva investigación

y juzgamiento disciplinarios por el mismo hecho, aun

cuando a este se le dé una denominación distinta.

Lo anterior sin perjuicio de la revocatoria directa

establecida en la ley.

Artículo 11. Ejecutoriedad. El destinatario de la ley

disciplinaria cuya situación se haya decidido mediante

fallo ejecutoriado o decisión que tenga la misma fuerza

vinculante, proferidos por autoridad competente, no será

sometido a nueva investigación y juzgamiento

disciplinarios por el mismo hecho, aun cuando a este se

le dé una denominación distinta.

Lo anterior sin perjuicio de la revocatoria directa

establecida en el Capítulo IV del Título V del Libro IV de

este Código.

Artículo 18. Gratuidad de la actuación

disciplinaria. Ninguna actuación procesal causará

erogación a quien intervenga en el proceso, salvo el

costo de las copias solicitadas por los sujetos

procesales.

Los sujetos procesales tendrán derecho a que se les

entregue de manera gratuita copia simple o

reproducción de los autos interlocutorios, del auto de

citación a audiencia y formulación de cargos y de los

fallos que se profieran.

Artículo 10. Gratuidad de la actuación disciplinaria.

Ninguna actuación procesal causará erogación a quien

intervenga en el proceso, salvo el costo de las copias

solicitadas por los sujetos procesales

Artículo 19. Celeridad de la actuación

disciplinaria. El funcionario competente impulsará

oficiosamente la actuación disciplinaria y cumplirá

estrictamente los términos previstos en este Código.

Artículo 12. Celeridad de la actuación disciplinaria. El

funcionario competente impulsará oficiosamente la

actuación disciplinaria y cumplirá estrictamente los

términos previstos en este Código.

Artículo 20. Motivación. Toda decisión de fondo

deberá motivarse.

Artículo 19. Motivación. Toda decisión de fondo deberá

motivarse.

INFORME DE GESTIÓN



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LEY 734 DE 2002

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Artículo 21. Congruencia. El disciplinado no podrá

ser declarado responsable por hechos ni faltas

disciplinarias que no consten en el auto de citación

a audiencia y formulación de cargos, sin perjuicio de

la posibilidad de su variación.

ARTÍCULO NUEVO

Artículo 22. Cláusula de exclusión. Toda prueba

obtenida con violación de los derechos y garantías

fundamentales será nula de pleno derecho, por lo

que deberá excluirse de la actuación procesal.

Igual tratamiento recibirán las pruebas que sean

consecuencia de las pruebas excluidas o las que

solo puedan explicarse en razón de su existencia.

Se deben considerar, al respecto, las siguientes

excepciones: la fuente independiente, el vínculo

atenuado, el descubrimiento inevitable y los demás

que establezca la ley.

ARTÍCULO NUEVO

Artículo 23. Prevalencia de los principios

rectores e integración normativa. En la

interpretación y aplicación del régimen disciplinario

prevalecerán los principios rectores contenidos en la

Constitución Política y en esta ley, además de los

tratados y convenios internacionales ratificados por

Colombia. En lo no previsto en esta ley se aplicará

lo dispuesto en los Códigos de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,

General del Proceso, Penal y de Procedimiento

Penal en lo que no contravengan a la naturaleza del

derecho disciplinario.

Artículo 21. Aplicación de principios e integración

normativa. En la aplicación del régimen disciplinario

prevalecerán los principios rectores contenidos en esta

ley y en la Constitución Política. En lo no previsto en esta

ley se aplicarán los Tratados Internacionales sobre

Derechos Humanos y los convenios internacionales de

la OIT ratificados por Colombia, y lo dispuesto en los

Códigos Contencioso Administrativo, Penal, de

Procedimiento Penal y de Procedimiento Civil en lo que

no contravengan la naturaleza del derecho disciplinario.

ARTÍCULO ELIMINADO

Artículo 7°. Efecto general inmediato de las normas

procesales. La ley que fije la jurisdicción y competencia

o determine lo concerniente a la sustanciación y

ritualidad del proceso se aplicará desde el momento en

que entre a regir, salvo lo que la misma ley determine.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 17. INFORME DE GESTIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

El Grupo Interno de Trabajo de Servicios Administrativos tiene como función orientar a la

Secretaría General en temas relacionados con la administración de manera eficiente,

económica y eficaz de los recursos físicos de la ANSV, efectuando una adecuada ejecución,

planificación, seguimiento y control de los mismos.

17.1. Plan anual de adquisiciones

Como principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la entidad aumente

la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación

de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección

que se van a adelantar durante el año fiscal y que el estado cuente con información

suficiente para realizar compras coordinadas.

En cumplimiento de dicha función el GIT de Servicios Administrativos publicó el plan anual

de adquisiciones en el mes de enero de 2017, en el mes de julio se vio la necesidad de

modificar el plan de compras inicial, se socializó en comité citado por la Secretaria General,

se aprobó y se publicó en el SECOP el día 03 de agosto de la presente vigencia.

INFORME DE GESTIÓN


A continuación, se presenta el comparativo por rubro de los ajustes realizados y

publicados en el SECOP

INFORME DE GESTIÓN


17.2. Almacén e Inventarios

El GIT de Servicios Administrativos debe administrar el sistema de almacenamiento y

distribución de bienes y elementos para abastecer las necesidades requeridas de la

Agencia Nacional de Seguridad Vial y dar oportuno aprovisionamiento, con el objeto de

lograr el perfecto funcionamiento administrativo, para lo cual deben estar actualizados y

valorados los inventarios de los activos de propiedad de la Entidad.

Descripción

Fecha estimada

de inicio de

proceso de

selección

Duración

estimada del

contrato

Modalidad de selección Valor total

estimado inicial

Valor estimado en

la vigencia actual

Prestación de servicios profesionales para asesorar continuar con la

implementación de la ANSV y acompañamiento a las estrategias planes,

programas y procedimientos de su competencia y prestación de servicios

de Gestión, Servicios Profesionales de Empresa y Servicios Administrativos.

Enero-Dic. 12 meses Contratación directa 830.380.834 806.932.392

Servicios de Gestión, Servicios Profesionales de Empresa y Servicios

Administrativos, para realizar el avalúo de bienes equipos y enseres.Enero 1 mes

Contratación mínima

cuantía 6.000.000 22.863.500

Servicio de asesoría de Intermediación de Seguros Enero 12 mesesAcuerdo Marco-

Concurso de meritos - 590.942

Adquisición de elementos de oficina, papelería y Útiles de escritorio. Enero-Dic. 12 mesesAcuerdo marco -

Colombia Compra 35.000.000 11.989.489

Adquisición certificados de firma digital y adquisición de tecnología

informática.Febrero 11 meses


cuantía 147.000.000 1.261.400

Adquirir servicios de salud - programa para preservar, mantener y mejorar

la salud individual y colectiva de los trabajadores - Servicios de salud en

psicologia , psiquiatria y salud ocupacional.

Febrero 1 mes Contratación mínima

cuantía 14.000.000 3.912.000

Servicios de capacitación a través de formación formal y no formal Febrero-nov. 8 meses Contratacion directa 80.000.000 88.656.000

Prestación de servicios integrales para realizar actividades, culturales,

ludicas, deportivas, recreativas y formación para los servidores y sus

familias previstas en el programa de bienestar social y del sistema

general de estímulos de la ANSV .

Marzo -nov. 1 mes Contratacion directa 65.000.000 61.431.580

Compra de teléfonos moviles, fi jos, planes telefonicos y televisión por

cableMarzo 2 mes


cuantía 50.000.000 20.844.200

Prestación de Servicio integral de Correo certificado nacional y urbano

incluye suministro de counter, personal papeleria y herramientas de

oficina y prestación del servicio directamente en la agencia nacional de

seguridad vial.

Mayo 10 meses Selección Abreviada 25.000.000 17.000.000

Compra e instalacíon de computadores de escritorio y/o equipos

portatiles.Abril 2 meses Selección Abreviada - 354.644.605

Adquisición de Programa de seguros para la entidad . Abril 9 meses Licitación Pública 200.000.000 98.998.530

Adquirir Software y licencias para nomina e inventarios y/o aplicaciones

admnistrativas.Abril 2 meses Selección Abreviada 220.000.000 626.684.354

Servicio de Suministro Combustible y lubricantes para el parque

automotorAbril 12 meses

Acuerdo marco -

Colombia Compra 30.000.000 36.000.000

Servicios de Seguridad , Vigilancia e instalación e equipos de control de

acceso a las A.N.S.V.Abril 1 mes


cuantía 70.000.000 28.790.924

Contratar la adquisicion de Elementos de Protección Personal, extintores y

botiquines y elementos para plan de Emergencias.Abril 1 mes


cuantía 6.000.000 6.000.000

Arrendamiento integral de bienes muebles, equipo de oficina,incluye

suministros ,insumos y personalMarzo 12


cuantía 180.000.000 30.321.945

Adquisición de Muebles y enseres para oficina Junio 2 mesContratación mínima

cuantía 18.000.000 13.881.743

Servicio de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles- aplicación de

area arrendadaMayo 12 mes Contratación Directa 3.151.735.127 1.723.854.643

Prestación integral del servicio aseo, incluye dotación e insumos de

cafeteria y aseo requeridos para la prestación del servicio.Mayo 8 meses Selección Abreviada 130.000.000 43.036.169

Adquisición de elementos de cafeteria,cocina,alimentación. Junio 1 mesContratación mínima

cuantía 10.000.000 6.149.000

Compra de equipos de comunicaciones como televisores, grabadoresFebrero 11 meses Invitación privada 20.000.000 12.396.000

Adquirir servicio de diagramación y / o suscripción , diseño e impresión de

revistas l ibros y periodicos,transmisión,televisión y videos.octubre- nov. 8 meses


cuantía 28.000.000 20.000.000

INFORME DE GESTIÓN


17.2.1. Logros

• Se crearon Políticas de Almacén General para el buen funcionamiento, eficiencia en

el servicio; Unificación de pedidos, la designación por parte de los directores, jefes

de oficina y asesores de despacho de un delegado por cada Dependencia que

unifique los pedidos internos y realice su respectivo control, estipular tiempos y

términos para realizar la solicitud de bienes y retiros de pedidos de acuerdo a los

consumos de cada entidad, siendo socializadas con cada delegado de las

dependencias.

• Se realizó el primer levantamiento físico uno a uno de los elementos de consumos

y suministros del Almacén General.

• Se elaboraron en versión inicial los procedimientos de “manejo del almacén, ingreso,

salida y baja de bienes”, “Ingreso y Egreso de elementos de consumo al Almacén

General y Formato “Solicitud Elementos de Consumo”, con el fin; de volverlos

acordes al proceso real y ajustarlos de acuerdo con la implementación del Sistema

Integrado de Gestión SIG.

• Se implementaron controles y seguimiento al suministro de elementos de consumo

en las diferentes dependencias de la ANSV; en función de la política de gobierno

“consumo cero papel”.

• Se realizaron adecuaciones del Almacén General de la Agencia.

• Se realizó un contrato de Intermediación de Seguros, mediante proceso Acuerdo

Marco de Precios de Colombia Compra Eficiente el servicio de intermediación de

seguros y prestación de servicio de intermediación para lo cual se creó la orden de

compra No. 14861 en marzo 8 del presente año.

Como principales actividades de la prestación del servicio se encuentra la

Planeación del aseguramiento, diseño del plan de seguros, estructuración del

INFORME DE GESTIÓN


proceso de contratación de aseguramiento, administración general de

aseguramiento.

• Se llevó a cabo el contrato de Pólizas de Seguros, Mediante pliego de condiciones

selección abreviada de menor cuantía SA-MC-ANSV-001-2017, cuyo objeto es la

adquisición de pólizas de seguros para la ANSV, que mediante resolución 0145 del

07de Junio de 2017 la ANSV resuelve adjudicar el contrato al proponente AXA

Colpatria Seguros S.A por un valor de Noventa y Ocho Millones Novecientos

Noventa Y Ocho Mil Quinientos Treinta Pesos M/CTE incluido IVA con un plazo de

ejecución de Quinientos Setenta y Cuatro Días (574).

Las pólizas contratadas son las de multirriesgo, manejo oficial, responsabilidad civil

extracontractual, responsabilidad civil de servidores públicos.

El contrato se encuentra vigente hasta el 6 de enero de 2019.

• El informe de austeridad del gasto del primero y segundo trimestre del año arrojo

resultados satisfactorios, con respecto a la optimización de recursos y el control en

el suministro de elementos, ya que se han implementado medidas para que permita

evidenciar una eficiencia en el gasto de la entidad.

17.2.2. Bienes que se asumieron del fondo de prevención vial

La Agencia Nacional de Seguridad Vial recibe del Fondo Nacional de Seguridad Vial 202

bienes de manera informal, por lo que la Agencia considera pertinente contratar un servicio

de persona experta en avalúos, es así como a través de un proceso e mínima cuantía se

contratan los servicios del señor Luis Eduardo Carvajalino Sánchez mediante el contrato

IP-MC-ANSV-001-2017, cuyo objeto es “el avaluó de los bienes muebles, enseres, equipos

y maquinaria conforme a las Normas”. De acuerdo a su peritaje se evidencio la existencia

de 388 bienes que se clasificaron por su estado, características y valor de la siguiente

manera:

• 306 bienes de consumo $ 39.834.575

• 39 bienes malos y regulares $ 1.026.986

• 43 bienes devolutivos $ 62.964.588

INFORME DE GESTIÓN


Según el concepto del perito, se ingresaron a la contabilidad y al sistema de inventarios y

activos fijos los 43 bienes devolutivos y los demás bienes quedan sujetos a Comité de

Bajas.

Adicionalmente la Agencia Nacional de Seguridad Vial en el año 2016 adquiere 2221

bienes, mediante los contratos 029-2016 con la empresa Saravia Bravo S.A.S adquiriendo

26 radares de velocidad por valor de $ 1.488.546.800 pesos, contrato 030-2016 con la

empresa AB Señalización S.A.S por valor de $ 1.250.655.600 adquiriendo 720 conos

reflectivos, 240 reductores de velocidad, 120 paletas pare y siga,266 bastones luminosos,

120 vallas, 360 lámparas flasher para cono reflectivo,120 lámparas flasher para valla, 60

carpas institucionales, 60 dummi moto, 60 dummi fijo de pie, 60 dummi caminante y el

contrato 031-2016 con la empresa Consorcio Servikall Roch por valor de $ 822.150.000 se

adquirieron 9 paneles luminosos; en el mes de mayo se realizó comodato # 017 de 2017

celebrado entre la Agencia Nacional de Seguridad vial y la Dirección de Tránsito y

Transporte de la Policía Nacional DITRA, donde se entregan en comodato estos bienes por

valor de $ 3.561.362.400 pesos; de los cuales al finalizar el comodato deberán reintegrarse

26 radares por valor de $ 1.488.546.800 pesos y 9 paneles luminosos por valor de $

822.150.000 pesos para un valor total de $ 2.310.696.800 pesos.

ELEMENTOS DE COMODATO DITRA

INFORME DE GESTIÓN


Durante el año 2017 para atender las necesidades de las diferentes áreas y funcionarios

de la Agencia Nacional de Seguridad Vial se compraron por funcionamiento los siguientes

bienes que se relacionan a continuación:

INFORME DE GESTIÓN


En el mes de junio la ANSV firma el convenio interadministrativo IP-ANSV-021-2017 con la

empresa ETB para proveer el alquiler de un software administrativo de inventarios y activos

fijos llamado SEVEN con el fin de velar por el mantenimiento, conservación, custodia y

administración de los bienes muebles e inmuebles, acorde con la normatividad vigente. A

continuación, se presentan los avances en la implementación del aplicativo:

1. Fase de Alistamiento en un 100% con las actividades de realización de estructuras

de migración de datos, migración de datos, parametrización del sistema.

Nombre Cantidad Valor

Greca 1 449,000$

cafetera 1 1,760,000$

Hornos Microhondas 2 3,940,000$

Televisor 4 12,396,002$

Celulares 9 6,209,100$

Celulares 1 3,181,900$

Puntos Ecologicos 3 1,748,943$

licencia Microsoft 1 3,525,805$

equipo de computo Lenovo 7 17,958,500$

portatil Lenovo 2 7,121,000$

Soportes de Televisor 4 1,280,000$

estanterias 15 10,710,000$

Escalera de Aluminio 1 142,800$

Carteleras 7 1,499,400$

Firewall 1 61,776,562$

Switch 5 82,333,910$

Access point 5 13,094,954$

Controladora 1 22,888,505$

Servidor HPE 1 22,944,711$

Reloj control de correspondencia y accesorios 1 1,735,734$

Computador de Escritorio HP 107 298,642,610$

Scaner 1 5,653,690$

Impresora Zebra 2 2,618,000$

Lector Codigo de Barras 1 273,700$

Impresora Multifuncional 2 11,900,000$

Video Camara Sony 1 1,428,000$

Parlante Logitech 2 4,284,000$

Total 188 601,496,825$

INFORME DE GESTIÓN


2. Fase de Asimilación en un 100% con capacitación y evaluación de los módulos y

sus aplicaciones.

3. Fase de experimentación en un 100% con casos prueba de cada uno de los

módulos y su respectiva documentación de ellos.

4. Fase de Ejecución en un 100% entra a producción el sistema y se generan los

comprobantes de ingreso de los bienes, se realizan los traslados a los funcionarios

y se hacen las ordenes de pedidos consumibles de almacén para despacho.

5. Fase de entrega en un 56% con la validación de lo pactado en el contrato, donde

se analiza lo pactado en el contrato frente al alcance del sistema.

Al 17 de noviembre los inventarios de activos fijos de la Agencia Nacional de Seguridad Vial

corresponden a 303 bienes por valor de $ 3.026741.010 pesos representados de la

siguiente manera:

INFORME DE GESTIÓN


NOMBRE ACTIVO CANTIDAD COSTO UNITARIO VALOR TOTAL

AF- HORNO MICROONDAS 2 1969999,78 3.940.000$

AF-ACCESS POINT 5 2618991,27 13.094.956$

AF-ALCOHOLIMETRO 4 1604667 6.418.668$

AF-CAFETERA DE GOTEO 1 1760000,48 1.760.000$

AF-CÁMARA DE FOTOGRÁFIA 1 21003500 21.003.500$

AF-CARTELERA INSTITUCIONAL 7 214200 1.499.400$

AF-CASE RIGIDO PARA CONSOLA 1 1606500 1.606.500$

AF-CELULAR 9 689899,99 6.209.100$

AF-CELULAR 1 3181900 3.181.900$

AF-COMPUTADOR PORTATIL 2 4236994 8.473.988$

AF-CONSOLA DE AUDIO 1 11364500 11.364.500$

AF-CONTROLADORA 1 22888504,03 22.888.504$

AF-CPU 7 3052942 21.370.594$

AF-ESCALERA EN ALUMINIO 1 142800 142.800$

AF-ESTANTERIA PARA ALMACENAJE 15 714000 10.710.000$

AF-FIREWALL 3200 NGFW 1 61776561,63 61.776.562$

AF-GENERADOR ELECTRICO A GASOLINA 4 1700000 6.800.000$

AF-GENERADOR ELECTRICO A GASOLINA 2 3827000 7.654.000$

AF-GRABADORA 6 249900 1.499.400$

AF-GRECA PARA TINTOS 1 449000,09 449.000$

AF-MICROFONO 2 2725100 5.450.200$

AF-MONITOR 7 1 7$

AF-MOUSE 9 1 9$

AF-PANEL LUMINOSO O TABLERO ELECTRONICO 9 91350000 822.150.000$

AF-PARLANTES 2 1773100 3.546.200$

AF-PLANTA TELEFONICA 1 1516121 1.516.121$

AF-RADAR DE VELOCIDAD LASER 7 765000 5.355.000$

AF-RADAR DE VELOCIDAD LASER 17 1588234 26.999.978$

AF-RADAR DE VELOCIDAD LASER 26 57251800 1.488.546.800$

AF-RELOJ CONTROL DE CORRESPONDENCIA 1 1596028 1.596.028$

AF-ROUTER WIRELESS N BROAD BAND 2 ANTENAS 3 555351 1.666.053$

AF-ROUTER WIRELESS N BROAD BAND 2 ANTENAS 1 840855 840.855$

AF-SERVIDOR HPE DL380 GEN9 1 1827001 1.827.001$



AF-SOPORTE DE TELEVISOR 4 320000 1.280.000$

AF-SWITCH 48 GB 1 554106 554.106$

AF-SWITCH 48 GB 5 16466782,08 82.333.910$

AF-TECLADO 7 1 7$

AF-TELEVISOR 4 3099000,38 12.396.002$

AF-TRIPODE 1 2487100 2.487.100$

AF-UPS 1 1500001 1.500.001$

CAMARA DE VIDEO 1 1428000 1.428.000$

COMPUTADOR HP MONITOR, CPU,TECLADO Y MOUSE 106 2790550 295.798.300$

COMPUTADOR HP MONITOR,CPU,TECLADO Y MOUSE 1 2844309,92 2.844.310$

EQUIPO LECTOR CODIGO DE BARRAS 1 273700 273.700$

IMPRESORA CODIGO DE BARRAS 2 1309000 2.618.000$

IMPRESORA MULTIFUNCIONAL 2 5950000 11.900.000$

LICENCIA PARA SOFTWARE 1 3525804,77 3.525.805$

PARLANTES 2 2142000 4.284.000$

SCANNER 1 5653690 5.653.690$

PUNTO ECOLOGICO 3 582981 1.748.943$

TOTAL 303 3.026.741.010$

INFORME DE GESTIÓN


17.2.3. Bajas de elementos

Se expidió la Resolución 110 de mayo 8 de 2017 “por la cual se crea el comité evaluador

de bajas de bienes de la ANSV y se dictan otras disposiciones”.

Recomendación:

Se recomienda analizar la resolución 110 de mayo 08 de 2017 con el fin de expedir la

segunda versión que sea más acorde con el qué hacer de la entidad.

Se encuentra pendiente realizar el primer comité de bajas donde se darán de baja los bienes

que se encuentran en mal estado y que no se requieren para la entidad, como:

Nombre Cantidad

Alcoholimetro 1

Cabina de Sonido 2

Cafetera 1

Camara de Fotografia 4

celular 1

palm 5

CPU 2

Destructora de Documentos 1

Greca 1

Impresora de Alcoholimetro 1

Impresora de codigo de barras 1

impresora de radar 3

monitor 1

mouse 1

Parlantes CPU 5

Portapendones 2

Portatil 1

Radar 1

Scanner 1

Servidor Ram 1

Silla con rodachinas 1

Sistema de procesamiento de voz 1

telefono 1

Bienes para Baja Clasificados como malos

INFORME DE GESTIÓN


Nombre Cantidad

Archivadores 4

Aspiradora 1

Avantel 5

Cabina de Sonido 2

Camara Fotografica 2

Camara de video 4

Consola Firewall 1

Contestador Telefonico 1

CPU 16

Docking Station 2

Estante en Madera 2

fax 2

Fotocopiadora Multifuncional 10

Gabinete de Pared 1

Greca para tintos 2

Home Theater 1

Horno Microondas 2

Impresora de Alcoholimetro 4

Impresora de Punto 1

Impresora de Radar 21

Monitores 24

Mouse 27

Parlantes de CPU 6

Pach Panel 1

Pendones de Stand 5

Perforadoras 2

Plastificadora 1

Porta Pendones 29

Portatiles 23

Servidor 1

Sillas con Rodachinas 37

Switch 3

teclado 24

telefonos 23

televisor 1

tripode 3

UPS 1

Video Beam 6

Wireless 3

Bienes para Baja Clasificados con Consumo

INFORME DE GESTIÓN


17.3. Acciones que han contribuido al mejoramiento del clima laboral de la ANSV

A continuación, se relacionan algunas de las actividades adelantadas por la Agencia, que

han generado un impacto positivo directo en el bienestar de los funcionarios y contratistas.

• Servicio de cafetería y aseo, la ANSV no contaba con un servicio propio de aseo y

cafetería, este era suministrado por el Ministerio de Tránsito y Transporte hasta tanto la

Agencia adelantara el proceso de contratación pertinente. Actualmente la ANSV cuenta con

su propio servicio, el cual se adquirió con la empresa LADOINSA en el mes de abril del año

en curso.

INFORME DE GESTIÓN


• Servicio de vigilancia y seguridad: la ANSV contrató el servicio de vigilancia y seguridad

de sus instalaciones con el fin de proteger los bienes tanto de la entidad como los

personales de sus funcionarios, de igual manera se logró con dicho contrato, el control del

ingreso de usuarios de la Agencia, disminuyendo casi en su totalidad el transito interno de

personas ajenas que no requieren ningún servicio.

• Adecuación de oficinas, la ANSV contaba en el primer trimestre del año con 502 metros2

adecuados para puestos de trabajo, en el contrato suscrito en marzo de 2017, dichas áreas

se ampliaron a 1.910 mtrs2 con sus correspondientes áreas y puestos de trabajo, es así

que a inicios del mes junio se hace entrega de estas áreas debidamente adecuadas y listas

para su utilización, de acuerdo a los criterios establecidos en la ficha técnica del contrato.

INFORME DE GESTIÓN


• Adecuación del comedor de la esfera con nuevas mesas y hornos microondas. La

ANSV tiene en arrendamiento el 4 piso de la Esfera del Centro Comercial Gran Estación,

espacio destinado para funcionar como comedor, dicho espacio requirió de las

adecuaciones necesarias que implicaron la instalación de mesas, asientos y la instalación

de 3 hornos microondas.

INFORME DE GESTIÓN


• Adecuación del almacén general de la Agencia. Dentro de las adecuaciones locativas

para oficinas y puestos de trabajo, se aprovechó un área que estaba destinada como un

segundo auditorio, el cual se dividió para adecuar el almacén general de la Agencia, para

tal efecto se adquirieron estanterías y un sistema de lectura de código de barras por láser,

el cual incorpora la información al aplicativo de inventarios y almacén SEVEN.

INFORME DE GESTIÓN


• Adecuación de la sala de capacitación. Con el fin de apropiar los espacios necesarios

para las reuniones de los funcionarios de la Agencia, además de dos salas de juntas, se

adecuó el salón de capacitaciones, un espacio amplio con capacidad para 60 personas y

con las herramientas audiovisuales necesarias para eventos masivos.

INFORME DE GESTIÓN


• Centro de fotocopiado e impresión, con el fin de prestar un buen servicio en la impresión

y fotocopiado, se contrató bajo la modalidad Outsoursing este servicio y se adecuó un

espacio al cual le hemos denominado centro de impresión y fotocopiado

INFORME DE GESTIÓN


• Contrato Interadministrativo con la Imprenta Nacional, con el fin de prestar el

servicio de publicación de actos administrativos e impresión, producción de avisos

y similares requeridos por la Agencia Nacional de Seguridad Vial, dentro de este

objetivo se adelantó la elaboración e instalación de los avisos de identificación

institucional de cada una de las áreas de la entidad, así como el aviso de imagen

institucional en la recepción externa de la Agencia.

INFORME DE GESTIÓN


17.4. Pendientes

1. Contrato de suministro de combustible. Este servicio se adquiere por Colombia Compra

Eficiente ya que los precios de la gasolina se encuentran regulados por el Ministerio de

Minas y Energía. Se creo orden de compra No. 21857 el 8 de noviembre del presente año.

Se pudo observar que el proveedor TERPEL es el único que cumple con los requisitos de

cobertura para las necesidades de la Agencia.

2. Contratación de conductores. La planta general de la Agencia contempla la incorporación

de conductores. La entidad se encuentra en proceso de selección y contratación de los

mismos, ya que la entidad adquirió el servicio de arrendamiento de vehículos.

3. Solicitar al Ministro de Transporte que los vehículos adquiridos no tengan pico y placa.

4. Contrato de impresión y fotocopiado. Este contrato agotó el recurso previsto debido a

que la demanda del mismo supero las expectativas iniciales, se requiere la elaboración del

documento jurídico que formalice la adición solicitada por el supervisor del contrato, para lo

cual se expidió CDP por valor de diez millones de pesos ($10.000.000), con el fin de

continuar con la prestación de este servicio.

17.5. Procesos de alto impacto

17.5.1. Contrato suscrito con la empresa ETB:

Arrendamiento, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de una licencia de

uso de software administrativo multiusuario (última versión estable del software), orientado

a entidades oficiales, que cumpla con las normas legales vigentes en Colombia y que

permita su adaptación a las normas internacionales que regulen la materia, además de

registrar todas las operaciones administrativas, propias de la agencia nacional de seguridad

vial.

Este contrato presenta atraso en la puesta en marcha del aplicativo para el manejo de

nómina (KACTUS), debido al incumplimiento en la ejecución de tareas del técnico

administrativo encargado de elaborar la nómina de la ANSV.

INFORME DE GESTIÓN


Se recomienda hacer llamado de atención y proponer plan de choque a dicho funcionario.

17.5.2. Contrato suscrito con Colliers:

La ANSV suscribió un nuevo contrato de arrendamiento de oficinas con puestos de trabajo

incluyendo el 4 piso de la esfera para uso de comedor.

El nuevo contrato se pactó a doce meses, iniciando en abril de 2017 y finalizando en marzo

de 2018. El valor del canon de arrendamiento se ajustará automáticamente el 01 de enero

del 2018, en un porcentaje equivalente a la variación del Índice de Precios al Consumidor

(IPC) certificado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas – DANE, para

el año calendario inmediatamente anterior.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 18. OTRAS GESTIONES DE LA SECRETARIA GENERAL POR DELEGACIÓN

18.1. Comité de conciliación

En el ejercicio de la presidencia del Comité de Conciliación de la Agencia Nacional de

Seguridad Vial, en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 1716 de 2009, se dejó como

evidencia de gestión 13 actas de las sesiones del Comité en los que se verifica la gestión

relacionada con el análisis de las políticas de prevención del daño antijurídico en materia

contractual y en materia laboral, como situaciones de mayor riesgo. Así mismo, se votaron

dos fichas las cuales consistieron en: Acción Popular No. 2016-106 y la solicitud de

conciliación extrajudicial con pretensión de nulidad y restablecimiento del derecho por parte

del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

18.2. Funciones de coordinación de la gestión contractual

En el ejercicio de las funciones designadas en el Decreto 787 de 2011 y la Delegación de

la ordenación del gasto en los términos de la Resolución No. 008 de 2017, se procedió con

la gestión relacionada a la verificación y articulación de las medidas administrativas para

efectos de coordinar los procesos de contratación de la Agencia Nacional de Seguridad

Vial. En estos términos, se articularon las áreas que participaron en la planeación,

estructuración y desarrollo de los procesos contractuales.

En el desarrollo de los procesos por funcionamiento se realizaron las instrucciones

fiduciarias correspondientes a contratación directa y a invitación privada.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 19. INFORME DE CIRCULARES PROFERIDAS POR LA SECRETARIA GENERAL

Con el objeto de adoptar las medidas administrativas necesarias para mejorar el tiempo de

respuesta y mitigar los riesgos en los diferentes regímenes de responsabilidad en que se

podrían ver avocados los funcionarios y contratistas que participan en los diferentes

procedimientos propios de la gestión administrativa, se profirieron las siguientes circulares

y memorandos:

Circular No. 1 – Diligenciamiento Certificación de declaración juramentada para efectos

tributarios.

Circular No. 2 – Formularios a diligenciar y soportes a adjuntar las personas naturales o

jurídicas que se vinculen a través del patrimonio autónomo FC – Fondo Nacional de

Seguridad Vial.

Circular No. 4 – Lineamientos para el uso adecuado del teléfono.

Memorando circular – Instalaciones destinadas para el Almuerzo.

Circular No. 5 – Tiempo compensatorio para semana santa.

Circular No. 6 – Directrices en materia de contratación.

Circular No. 7 – Alcance circular No. 002 – Soportes precontractuales.

Circular No. 8 – Instrucciones de Brigada de Aseo en las instalaciones de la ANSV / Anulada

por correcciones.

Circular No. 9 – Lineamientos para reporte adecuado de la información a la Contraloría

General de la República CGR.

Circular No. 11 – Lineamiento para resolver derechos de petición.

Circular No. 12 – Lineamientos en materia de estructuración de pliegos de condiciones.

INFORME DE GESTIÓN


Circular No. 13 – Certificado para determinar la clasificación cedular de las rentas de trabajo

y las rentas no laborales de las personas naturales establecidas en el capítulo II y V del

Estatuto Tributario.

Circular No. 14 – Soportes a adjuntar las personas naturales o jurídicas que se vinculen a

través de la fiduciaria Colpatria S.A. como vocera del Patrimonio Autónomo FC – Fondo

Nacional de Seguridad Vial.

Circular No. 15 – Publicidad de actividad contractual en el Secop.

Circular No. 16 – Lineamientos para el ingreso de bienes e inventarios de la ANSV.

Circular No. 17 – Turnos de descanso de navidad y fin de año.

Memorando 531 – Información importante para el adecuado funcionamiento de la ANSV.

Memorando 824 – Revisión de documentos para firma del director, por parte de la

Secretaría General.

Se precisa que las circulares No. 3 y 10 no fueron suscritas por la Secretaría General en tal

virtud no se relacionan en el presente informe.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 20. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La Secretaría General como dependencia que dirige el desarrollo organizacional a través

de la mejora continua y con el fin de apoyar e incidir en la materialización del objeto

misional de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, ha determinado la necesidad de

realizar un proceso de contratación con el objeto relacionado para efectos de potencializar

los procesos misionales que son la razón de ser de la Agencia. Así mismo, dentro de sus

objetivos está el de garantizar que la Administración implemente el Sistema Integrado de

Gestión, para alcanzar la certificación que acredita el cumplimiento de los requisitos

mínimos de calidad en los procesos a cargo de la ANSV.

El Sistema Integrado de Gestión como herramienta administrativa, es el soporte de los

diferentes procesos que desarrolla la ANSV, de ahí la importancia de la implementación

y apropiación del sistema, de manera que se potencie sus ventajas y fortalezas como

herramienta de gestión y de control para el logro de las metas y objetivos.

Para estos efectos, en cumplimiento de lo establecido en el manual de contratación

derivada se procedió con la remisión de instrucción fiduciaria con el fin de iniciar proceso

contractual de convocatoria privada. Este proceso fue declarado desierto en razón a que

el único proponente presentó las solicitudes de subsanación extemporáneamente. Por lo

anterior, atendiendo las causales de contratación directa del referido manual, se suscribió

contrato de prestación de servicios con ALIANZAS ESTRATEGICAS COLOMBIA S.A.S

el día 11 de julio de 2017.

CONTRATO: 073/2017

CONTRATISTA: ALIANZAS ESTRATEGICAS COLOMBIA S.A.S

OBJETO: Diseñar e implementar el sistema Integrado de Gestión bajo los requisitos de las

normas MECI 1000:2014 NTCGP 1000:2009 NTC ISO 9001:2015, AMBIENTAL NTC ISO

14001:2015 SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST) OSHAS

18001:2007 de la ANSV

INFORME DE GESTIÓN


Responsable: NELLY PATRICIA RAMOS HERNANDEZ - Supervisora

Objetivo del Seguimiento: Revisar el estado de avance del contrato en mención a la fecha.

Previa revisión del objetivo del seguimiento, se procede a realizar la revisión al estado de

ejecución:

• El contratista protocolizó, en conjunto con el supervisor, la respectiva acta de inicio

desde el 13 de junio de 2017.

• Se acordó realizar el Plan de Trabajo para la ejecución del contrato por Procesos,

de acuerdo al Mapa de Procesos propuesto para la entidad.

• Las actividades a desarrollar por los diferentes procesos de la Agencia se

establecieron de la siguiente manera:

PLAN DE TRABAJO SIG. 2017-07-13

CODIGO ACTIVIDAD HORAS FECHA INICIO

FECHA FINALIZ.

1.1. Inicio del Proyecto 21 2017-07-13 2017-07-25

1.2. Seguimiento del Proyecto 32 2017-08-14 2018-04-01

1.3. Software Delot 41 2017-07-17 2017-10-31

1.4. Base Estructural 30 2017-07-17 2017-10-20

1.5. Enfoque a Procesos 6 2017-07-31 2017-08-24

1.6. Control Interno Disciplinario 355 2017-09-25 2017-10-20

1.7. Desarrollo y aplicación de normas, proyectos y estrategias 355 2017-09-25 2017-11-10

1.8. Evaluación de Políticas, aplicación de normas, Planes, Programas y proyectos

355 2017-09-25 2017-11-10

1.9. Evaluación y Control 561 2017-09-25 2018-02-23

1.10. Gestión Contractual 355 2017-09-25 2017-10-20

1.11. Gestión de la Información Pública 355 2017-09-25 2017-11-03

1.12. Gestión de Política de Seguridad Vial 355 2017-09-25 2017-11-10

1.13. Gestión de Proyectos de Inversión 355 2017-09-25 2017-11-10

1.14. Gestión de Proyectos Normativos 355 2017-09-25 2017-11-10

1.15. Gestión de Recursos Físicos 355 2017-09-25 2017-11-03

1.16. Gestión de Reglamentos Técnicos 355 2017-09-25 2017-11-10

1.17. Gestión del Talento Humano 355 2017-09-25 2017-10-20

1.18. Gestión Documental 355 2017-09-25 2017-10-20

INFORME DE GESTIÓN


PLAN DE TRABAJO SIG. 2017-07-13

CODIGO ACTIVIDAD HORAS FECHA INICIO

FECHA FINALIZ.

1.19. Gestión Financiera 355 2017-09-25 2017-10-20

1.20. Gestión Jurídica 355 2017-09-25 2017-10-20

1.21. Gestión TIC 355 2017-09-25 2017-10-27

1.22. Planeación y Direccionamiento Estratégico 411 2017-09-25 2017-11-10

1.23. Servicio al Ciudadano 355 2017-09-25 2017-10-27

1.24. Sistema Integrado de Gestión 532 2017-07-31 2017-11-30

1.25. Capacitación 36 2017-09-06 2017-10-27

1.26. Cierre del Proyecto 20 2018-03-26 2018-04-12

TOTAL HORAS DEL PROYECTO 7370

• Se ha venido cumpliendo con los entregables establecidos en el alcance del

contrato, para lo cual el Contratista cumplió con la presentación de los documentos:

Mapa de procesos, en el que se evidencia el ciclo PHVA, al igual que los

requerimientos de los clientes y los productos procesados por la entidad, el Alcance

del Sistema, la Política Integral de la Agencia Nacional de Seguridad Vial. Se ha

acogido las sugerencias y/u observaciones emitidas por el equipo de seguimiento.

• Conjuntamente con el equipo de la Agencia, se ha realizado 4 reuniones incluidas

las de seguimiento al proyecto de acuerdo al Plan de Trabajo, donde se evidencia

la realización de las actividades programadas, tal como se muestra en la siguiente

tabla:

CODIGO ACTIVIDAD

HORAS

HORAS EJEC FECHA INICIO

FECHA FINALIZ.

SEMAFORO

1.1. Inicio del Proyecto 21 21 2017-07-13 2017-07-25

1.1.1. Realizar la firma del acta de inicio 2 2 2017-07-13 2017-07-13 FALSO

1.1.2. Garantizar las condiciones de ubicación, conectividad y logística para los consultores In House

6 6 2017-07-17 2017-07-21 FALSO

1.1.3. Revisar la información existente correspondiente a los sistemas de gestión

8 8 2017-07-17 2017-07-21 FALSO

1.1.4. Realizar las inducciones al equipo de consultores In House

3 3 2017-07-24 2017-07-25 FALSO

INFORME DE GESTIÓN


CODIGO ACTIVIDAD

HORAS


FECHA FINALIZ.

SEMAFORO

1.1.5. Establecer los contactos necesarios para la ejecución de las actividades del Proyecto

2 2 2017-07-17 2017-07-21 FALSO

1.2. Seguimiento del Proyecto 32 2 2017-08-14 2018-04-01

1.2.1. Reunión de Seguimiento del Proyecto 4 2 2017-08-14 2017-08-21 FALSO

1.2.2. Reunión de Seguimiento del Proyecto 4 2017-10-04 2017-10-11 FALSO

1.3. Software Delot 41 21 2017-07-17 2017-10-31

1.3.1. Creación de la Licencia de la ANSV 2 2 2017-07-17 2017-07-18 FALSO

1.3.2. Realizar el levantamiento de la información de los usuarios

8 8 2017-07-17 2017-07-21 FALSO

1.3.3. Realizar la creación de los usuarios 3 3 2017-07-24 2017-07-26 FALSO

1.3.4. Parametrizar los usuarios con los cargos, procesos, ubicaciones y permisos

8 8 2017-08-09 2017-08-11 FALSO

1.3.5. Realizar la capacitación al 100% de los funcionarios 20 2017-09-25 2017-10-31 FALSO

1.4. Base Estructural 30 38 2017-07-17 2017-10-20

1.4.1. Definición de Política SIG 4 6 2017-07-24 2017-07-28 FALSO

1.4.2. Definición de la visión y misión 4 3 2017-07-24 2017-07-28 FALSO

1.4.3. Definición del alcance del Sistema Integral de Gestión

2 4 2017-07-31 2017-08-04 FALSO

1.4.4. Revisión y Aprobación de las plantillas de formatos y procedimientos

20 25 2017-07-17 2017-10-20 FALSO

1.5. Enfoque a Procesos 6 14 2017-07-31 2017-08-24

1.5.1. Determinación del Mapa de Procesos 6 14 2017-07-31 2017-08-04 FALSO

1.6. Control Interno Disciplinario 355 35 2017-09-25 2017-10-20

1.6.1.

Desarrollar un primer borrador de la caracterización del proceso teniendo en cuenta la Ley 1702 de 2013, el Decreto 787 de 2015, la legislación aplicable al proceso, los requisitos de las normas del Sistema Integral de Gestión y las actividades que se consideren importantes con el personal del proceso

20 20 2017-09-25 2017-10-20 FALSO

1.6.2. Definir el listado de procedimientos a desarrollar en conjunto con los responsables del proceso

15 15 2017-10-02 2017-10-20 FALSO

1.7. Desarrollo y aplicación de normas, proyectos y estrategias

355 0 2017-09-25 2017-11-10

1.8. Evaluación de Políticas, aplicación de normas, Planes, Programas y proyectos

355 35 2017-09-25 2017-11-10

INFORME DE GESTIÓN


CODIGO ACTIVIDAD

HORAS


FECHA FINALIZ.

SEMAFORO

1.8.1.


20 20 2017-09-25 2017-11-10 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-11-10 FALSO

1.9. Evaluación y Control 561 35 2017-09-25 2018-02-23

1.9.1.


20 20 2017-09-25 2017-10-27 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-10-27 FALSO

1.10. Gestión Contractual 355 35 2017-09-25 2017-10-20

1.10.1.


20 20 2017-09-25 2017-10-20 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-10-20 FALSO

1.11. Gestión de la Información Pública 355 0 2017-09-25 2017-11-03

1.12. Gestión de Política de Seguridad Vial 355 0 2017-09-25 2017-11-10

1.13. Gestión de Proyectos de Inversión 355 35 2017-09-25 2017-11-10

1.13.1.


20 20 2017-09-25 2017-11-10 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-11-10 FALSO

1.14. Gestión de Proyectos Normativos 355 35 2017-09-25 2017-11-10

INFORME DE GESTIÓN


CODIGO ACTIVIDAD

HORAS


FECHA FINALIZ.

SEMAFORO

1.14.1.


20 20 2017-09-25 2017-11-10 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-11-10 FALSO

1.15. Gestión de Recursos Físicos 355 0 2017-09-25 2017-11-03

1.16. Gestión de Reglamentos Técnicos 355 0 2017-09-25 2017-11-10

1.17. Gestión del Talento Humano 355 35 2017-09-25 2017-10-20

1.17.1.


20 20 2017-09-25 2017-10-20 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-10-20 FALSO

1.18. Gestión Documental 355 35 2017-09-25 2017-10-20

1.18.1.


20 20 2017-09-25 2017-10-20 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-10-20 FALSO

1.19. Gestión Financiera 355 35 2017-09-25 2017-10-20

1.19.1.


20 20 2017-09-25 2017-10-20 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-10-20 FALSO

1.20. Gestión Jurídica 355 35 2017-09-25 2017-10-20

INFORME DE GESTIÓN


CODIGO ACTIVIDAD

HORAS


FECHA FINALIZ.

SEMAFORO

1.20.1.


20 20 2017-09-25 2017-10-20 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-10-20 FALSO

1.21. Gestión TIC 355 35 2017-09-25 2017-10-27

1.21.1.


20 20 2017-09-25 2017-10-27 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-10-27 FALSO

1.22. Planeación y Direccionamiento Estratégico 411 35 2017-09-25 2017-11-10

1.22.1.


20 20 2017-09-25 2017-10-20 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-10-20 FALSO

1.23. Servicio al Ciudadano 355 35 2017-09-25 2017-10-27

1.23.1.


20 20 2017-09-25 2017-10-27 FALSO


15 15 2017-10-02 2017-10-27 FALSO

1.24. Sistema Integrado de Gestión 532 85 2017-07-31 2017-11-30

1.24.1.


20 20 2017-09-25 2017-10-20 FALSO

INFORME DE GESTIÓN


CODIGO ACTIVIDAD

HORAS


FECHA FINALIZ.

SEMAFORO


15 15 2017-10-02 2017-10-20 FALSO

1.24.4.

Ajustar el formato de Encuesta de perfil sociodemográfico, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-22 2017-09-22 FALSO

1.24.6. Ajustar el formato de Inducción y reinducción, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-22 2017-10-20 FALSO

1.24.7. Ajustar el formato de Evaluación de inducción y reinducción, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-22 2017-10-20 FALSO

1.24.8. Ajustar el formato de Gestión del cambio, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-25 2017-09-25 FALSO

1.24.9. Ajustar el formato de Informe emergencia simulacro, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-25 2017-09-25 FALSO

1.24.10.

Ajustar el formato de Inspección de botiquín, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-25 2017-09-25 FALSO

1.24.11.

Ajustar el formato de Inspección de Epps, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-25 2017-09-25 FALSO

1.24.12.

Ajustar el formato de Inspección de extintor, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-25 2017-09-25 FALSO

1.24.13.

Ajustar el formato de Inspección General en seguridad, orden y limpieza, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-25 2017-09-25 FALSO

1.24.14.

Ajustar el formato de Inspección gerencial, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-26 2017-09-26 FALSO

1.24.15.

Ajustar el formato de Inspección a los elementos de emergencia, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-26 2017-09-26 FALSO

1.24.16.

Ajustar el formato de Investigación de incidentes y accidentes de trabajo, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-26 2017-09-26 FALSO

1.24.17.

Ajustar el formato de Matriz de Epps, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-26 2017-09-26 FALSO

1.24.18.

Ajustar el formato de Plan de capacitación, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada.

1 1 2017-09-26 2017-09-26 FALSO

INFORME DE GESTIÓN


CODIGO ACTIVIDAD

HORAS


FECHA FINALIZ.

SEMAFORO

1.24.19.

Ajustar el formato de Plan de trabajo anual, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-26 2017-09-26 FALSO

1.24.20.

Ajustar el formato de Programa de gestión, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-27 2017-09-27 FALSO

1.24.21.

Ajustar el formato de Presupuesto, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-27 2017-09-27 FALSO

1.24.22.

Ajustar el formato de Reporte de condiciones e incidentes, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-27 2017-09-27 FALSO

1.24.23.

Ajustar el formato de Acuerdo de confidencialidad miembros comité de convivencia, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-27 2017-10-20 FALSO

1.24.24.

Ajustar el formato de Responsabilidades y roles de SST, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-27 2017-09-27 FALSO

1.24.25.

Ajustar el procedimiento de Exámenes médicos ocupacionales, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

2 2 2017-09-28 2017-09-28 FALSO

1.24.26.

Ajustar el procedimiento de Investigación de incidentes y accidentes de trabajo, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

2 2 2017-09-28 2017-09-28 FALSO

1.24.27.

Ajustar el procedimiento de Inspecciones, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

2 2 2017-09-28 2017-09-28 FALSO

1.24.28.

Ajustar el procedimiento de Gestión del cambio, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

2 2 2017-09-29 2017-09-29 FALSO

1.24.29.

Ajustar el procedimiento de Identificación de peligros y valoración de riesgos, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

2 2 2017-09-29 2017-09-29 FALSO

1.24.30.

Ajustar el procedimiento de Acoso laboral, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

2 2 2017-09-29 2017-09-29 FALSO

1.24.31.

Ajustar el procedimiento de Conformación de comités, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

2 2 2017-10-02 2017-10-02 FALSO

1.24.32.

Ajustar el procedimiento de Inducción y reinducción, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

2 2 2017-10-02 2017-10-02 FALSO

1.24.33.

Ajustar el procedimiento de Entrega y reposición de Epps, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

2 2 2017-10-02 2017-10-02 FALSO

INFORME DE GESTIÓN


CODIGO ACTIVIDAD

HORAS


FECHA FINALIZ.

SEMAFORO

1.24.34.

Ajustar el formato de Acta de reunión, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-22 2017-09-22 FALSO

1.24.35.

Ajustar el formato de Acta de comités, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-22 2017-09-22 FALSO

1.24.36.

Ajustar el formato de Asistencia, de acuerdo con las especificaciones de la organización, usando la plantilla aprobada

1 1 2017-09-22 2017-09-22 FALSO

1.24.42.

Verificar la realización de los exámenes de Ingreso, periódicos y de egreso, a través del Informe de Condiciones de Salud

2 2 2017-10-02 2017-10-06 FALSO

1.24.44.

Revisar las recomendaciones del informe de condiciones de salud e incluir las actividades en el plan de trabajo

5 7 2017-10-09 2017-10-20 FALSO

1.25. Capacitación 36 20 2017-09-06 2017-10-27

1.25.1. Realizar el lanzamiento del proyecto de implementación del SIG

10 10 2017-09-06 2017-09-06 FALSO

1.25.2. Definir el plan de capacitación integral 16 10 2017-10-09 2017-10-20 FALSO

1.26. Cierre del Proyecto 20 0 2018-03-26 2018-04-12

• Como se evidencia en el semáforo se ha venido cumpliendo con el Plan de Trabajo

de acuerdo a lo programado, en el software (Delot), del Sistema Integral de Gestión

establecido para la ANSV, se encuentran los soportes de avance. Así mismo El 6

de septiembre se realizó evento del lanzamiento del Sistema y se socializó con todo

el Personal y contratistas de la ANSV.

• SOPORTES QUE SE ENCUENTRAN EL SISTEMA: Acta de inicio, Actas de Seguimiento y

de capacitación del software a todos los empleados y contratistas del proyecto,

instructivo de identificación de documentos-plantillas, misión, visión, política integral,

guías elaboración de documentos, mapa de procesos, caracterización de cada uno

de los procesos, formatos varios (emergencias, simulacros, actas de reunión, actas

de capacitación), inspección de EPPs, extintores, botiquín, investigación de

incidentes-accidentes, exámenes médicos, acoso laboral, procedimiento de

inducción y reinducción, informe de condiciones de salud, conformación de comités,

gestión del cambio, perfil sociodemográfico, capacitación.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 21. INTERVENCIÓN DE ARCHIVO DEL EXTINTO FONDO DE PREVENCION VIAL

Entre las obligaciones de las Entidades públicas está la de velar por la eficiente

organización, adecuado control y manejo de los archivos, para garantizar a los ciudadanos

los derechos fundamentales, consagrados en la Constitución Política de Colombia de 1991,

en la ley 594 de 2000 “ley general de archivos”, y el decreto 2842 de 2010 que derogo el

1145 de 2004, y demás normas concordantes.

De acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la ley 734 de 2002, es un

deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por

razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o la cual tenga acceso e

impedir, evitar su destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo de acuerdo

con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido a los servidores

públicos ocasionar daño o dar lugar a perdida de bienes, elementos, expedientes o

documentos que hayan llegado a su poder en razón de sus funciones.

Que en virtud de esto hoy en día la ANSV, cuenta con un fondo acumulado del extinto

Fondo de Prevención Vial institución no gubernamental, sin ánimo de lucro, creada en 1995

y administrada por las compañías aseguradoras SOAT (Seguro Obligatorio de Accidentes

de Tránsito) cuyo objetivo era el de educar y concientizar a toda la población sobre la

seguridad vial y el respeto de las normas de tránsito en las calles.

Que este Fondo acumulado contiene documentos producidos a lo largo del desempeño

institucional de la misma, documentos con valores primarios (administrativos, judiciales,

legales, entre otros) y con valores secundarios (históricos e investigativos).

Esta información tiene un valor institucional encaminado al beneficio de la Seguridad Vial

del país ya que cuenta con documentos como estudios, investigaciones en pro de la

Seguridad vial, el cual debe ser organizado conforme a la ley 594 de 2000 es por ello que

la Secretaría General como dependencia que dirige el desarrollo organizacional a través de

la mejora continua y con el fin de apoyar e incidir en la materialización del objeto misional

de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, determino la necesidad de realizar un proceso

INFORME DE GESTIÓN


de contratación con el objeto relacionado para efectos de potencializar los procesos

misionales que son la razón de ser de la Agencia. Así mismo, dentro de sus objetivos está

el de garantizar que la Administración promueva y apoye el desarrollo de políticas

archivísticas, de acuerdo con las competencias del Archivo General de la Nación.

Dentro de este proyecto se contempló, para una adecuada ORGANIZACIÓN, una puesta

en marcha del mismo a partir de etapas sucesivas que llevaran a una organización y

digitalización de la información que reposa actualmente en los archivos físicos de la entidad,

a una custodia de los documentos históricos de trascendencia para la entidad.

De esta manera, dentro de las metas propuestas para este proyecto se encuentra la de

intervenir el archivo del fondo de prevención vial de una manera adecuada que garantice

su apropiada disposición final y almacenamiento, esto a través de la implementación de

diferentes etapas, las cuales responden a las restricciones técnicas y presupuestales

propias del tema.

Para estos efectos, en cumplimiento de lo establecido en el manual de contratación

derivada se procedió con la remisión de instrucción fiduciaria con el fin de iniciar proceso

contractual de convocatoria privada. Una vez cumplido el cronograma presente en los

términos de referencia, se adjudicó el contrato de prestación de servicios con CONTROL

ONLINE S.A.S. el día 31 de agosto de 2017.

CONTRATO: 085/2017

CONTRATISTA: CONTROL ONLINE S.A.S.

OBJETO “Prestación de servicios especializados para la Agencia Nacional De Seguridad

Vial de organización documental, transporte, custodia y administración de expedientes que

conforman el Fondo de Prevención Vial, en cumplimiento a la ley 594 de 2000 (Ley general

de archivo) conforme las especificaciones técnicas mínimas señaladas en este documento”.

Objetivo del Seguimiento: Revisar el estado de avance del contrato en mención a la fecha.

INFORME DE GESTIÓN


SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS REQUERIDAS

FASE 1

TRANSPORTE DEL

FONDO

ACUMULADO DE

LA AGENCIA A LA

BODEGA

1. Los días 11, 12, 13 y 18 de septiembre de 2017se lleva acabo el traslado de

las cajas que contienen documentos producidos a lo largo del desempeño

institucional del extinto FONDO DE PREVENCION VIAL.

Según el cronograma, esta actividad seria ejecutada y finalizada el día 08 de

septiembre de 2017, sin embargo, la empresa Controlonline presentó retrasos

en el transporte de las cajas debido a la logística del transportador.

2. Al momento de retirar las cajas que reposaban en el archivo de la ANSV se

evidencio que algunas cajas se encontraban muy deterioradas lo cual obligo a

su cambio.

.

FASE 1

TRANSPORTE DEL

FONDO

ACUMULADO DE

LA AGENCIA A LA

BODEGA

INFORME DE GESTIÓN


FASE 1

TRANSPORTE DEL

FONDO

ACUMULADO DE

LA AGENCIA A LA

BODEGA

3. La tecnóloga Luisa Escobar de la empresa Control online reporta 640 cajas las

cuales fueron transportadas y recepcionadas en la bodega de Siberia los días

11, 12,13 y 18 de septiembre.

FASE 1

UBICACIÓN,

AREAS DE

DEPOSITO O DE

ALMACENAMIENT

O DE

DOCUMENTOS

1. En la visita realizada el 18 de septiembre a las instalaciones de la bodega

J55 ubicada en Siberia, se está realizando el punteo y verificación del

contenido con el inventario impreso suministrado por la ANSV al

profesional de Control online.

2. Las cajas se encuentran apiladas y organizadas por consecutivo numérico

INFORME DE GESTIÓN


FASE 1

DISTRIBUCION DE

AREAS

Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, estarán fuera

de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de

regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de

depósito.

FASE 1

DISTRIBUCION DE

AREAS

INFORME DE GESTIÓN


FASE 1

CAPACIDAD DE

ALMACENAMINETO

El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las

características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los

aspectos de estantería.

(La imagen corresponde a otro fondo documental.)

La estantería donde será ubicada la documentación del extinto Fondo de

Prevención Vial, está próxima a instalarse una vez finalice el punteo e inventario en

estado natural.

FASE 1 Limpieza y

desinfección

Esta actividad se encuentra pendiente por realizar, aun no se define si la realizara la

misma empresa o se contratara este servicio, se solicita evidencia fotográfica o

certificación de cómo se llevó este proceso.

OBSERVARCIONES

Y DESARROLLO

DE REUNION EN

BODEGA J155

SIBERIA

1. Verificación del estado del acervo documental recibido.

2. Proceso de contratación de auxiliares de archivo.

3. Los inventarios suministrados por la ANSV no coinciden en algunos

documentos o números de caja.

4. Por cambio en la contratación inicial del personal, HISTORIADOR,

PROFESIONAL, Y TECNOLOGO, se solicita enviar las nuevas hojas de

vida a la Agencia.

5. Se requiere soportar la desinfección y limpieza del fondo acumulado.

6. Se solicita ubicar el software de nombre “IRAP” ya que tiene un gran valor

económico para la ANSV.

7. Se verifica espacio de trabajo, ubicación de cajas.

• Se ha venido cumpliendo con el Plan de Trabajo de acuerdo a lo estipulado en el

cronograma de actividades.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 22. INFORMES REPORTADOS A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Informe SIRECI, se evidencia la siguiente gestión:

El día 18 de noviembre de 2016 tomo posesión en propiedad del cargo de Director General

de la ANSV, el Dr. Ricardo Galindo Bueno, iniciando labores con tan solo 4 funcionarios de

planta, al revisar el cumplimiento de la rendición de cuentas a la Contraloría General de la

República – CGR a través del aplicativo SIRECI, se identifica que se debe dar inicio al

proceso de alimentación en este sistema, al consultar al interior de la entidad se determina

que se requiere de usuario y clave correspondiente, por lo tanto, desde la Secretaría

General se inicia la gestión solicitando reunión con la Contraloría General de la Republica,

en la oficina delegada para el Sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones,

Comercio Exterior y Desarrollo Regional, reunión llevada a cabo el 06 de marzo del año en

curso.

Como resultado de la reunión mencionada, se solicitó mediante correo electrónico el

usuario y clave requerida para acceder al aplicativo de reporte y prórroga para la rendición

de los informes que posiblemente estuvieran pendientes.

Teniendo en cuenta la solicitud realizada por esta entidad, la CGR suministró el usuario y

clave el 08 de marzo y realizo la presentación y capacitación del sistema SIRECI el 21 de

marzo a 5 funcionarios de la ANSV, siendo de gran ayuda para conocer el proceso de

cargue y reporte de la información de manera exitosa, lo cual permitió que a 31 de marzo

se encuentre al día la información requerida.

Es importante tener en cuenta que desde la Secretaría General de la ANSV se han brindado

las directrices correspondientes a fin de dar estricto cumplimiento a la rendición de cuentas

a la CGR, para tal fin se expidió la circular interna 0009 del 2017-04-20 y a la fecha se han

reportado de manera oportuna la información solicitada por el aplicativo SIRECI.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 23. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV

Los profesionales de la Oficina de Planeación Diseñaron el Proyecto denominado:

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD

VIAL – ANSV, la Secretaria General de la ANSV, revisó y dio aprobación. Se envió al

Ministerio de Transporte desafortunadamente el Ministerio no envió el proyecto a tiempo al

DNP; sin embargo, el Área técnica del DNP, aprobó y dio viabilidad técnica al proyecto, está

pendiente la asignación de los recursos, el 2 de octubre se envió oficio al Dr. Yesid Parra,

Director de Inversión y Finanzas Púbicas del DNP, para la asignación de los recursos

estamos a la espera de la respuesta del DNP.

Se trabajó en conjunto la Secretaria General y la Oficina Asesora de Planeación para dar

respuesta al Formulario de FURAG II de acuerdo a lo establecido por la Función Pública,

se envió a todos los líderes de procesos lo correspondiente a su competencia y se hizo

reunión para dar respuesta a las 243 preguntas del sistema FURAG II. se envió el 15 de

noviembre a través del Sistema establecido por el Departamento Administrativo de la

Función Pública.

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 24. CONTRATOS DE SUPERVISIÓN A CARGO

No.

Contrato

Contratista Objeto Valor Fecha de

inicio

Fecha de

terminación

% de

Ejecución

034

Mauricio

Alejandro

Camacho

Prestar servicios de asesoria jurídica para la expedición y proyección

de regulaciones de competencia de la

Agencia Nacional de Seguridad Vial, así

como para la emisión de conceptos sobre

regulaciones de otras autoridades que tengan impacto en la seguridad

vial

$131.466.666

20 de enero

de 2017

31 de

diciembre de

2017

73,53%

035

Pedro Antonio

Molano

Asesorar Técnicamente las acciones de control y

apoyar a la Agencia Nacional de Seguridad

Vial, en la implementación de la política de Seguridad

Vial

$119.850.000

20 de enero

de 2017

31 de

diciembre de

2017

82.35 %

038

Diego Hernan

García Illera

Prestar los servicios como asesor técnico a la Agencia Nacional de

Seguridad Vial en el diseño, desarrollo, y seguimiento de los

programas en seguridad vial incluidos en el pilar

de comportamiento humano tendientes a la

disminución de la inseguridad vial y la

promoción de las medidad de seguridad

$104.266.666

20 de enero

de 2017

31 de

diciembre de

2017

82.35 %

055

Ariel Mauricio

Neira Ricardo

Prestación de servicios profesionales para proyectar inciativas

legislativas en la especialidad de

seguridad Vioal y Realizar el seguimiento

a los diferentes proyectos de ley que se

tramiten en las comisiones y plenarias

del Honorable Congreso de la República de

Colombioa, que guarden relación con la misión

de la Agencia Nacional de Segurida Vial

$124.684.000

8 de marzo de 2017

31 de diciembre de

2017

77,3%

INFORME DE GESTIÓN


Presentar servicios de asistencia técnica a la Agencia Nacional de

Seguridad Vialen materia de Transporte,

movilidad, infraestructura y comportamiento

requeridos para el desarrollo e

implementación del Plan Nacional de Seguridad

Vial del país.

$ 41.066.000

27 de julio de 2017

31 de diciembre de

2017

41.56%

INFORME DE GESTIÓN


CAPÍTULO 25. CONSEJO DIRECTIVO

Durante mi administración, se sesarrollaron los siguientes Consejos Directivos:

- Sesión No. 8 del Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

Diciembre 20 de 2016


Eenero 31 de 2017


29 de marzo de 2017.

- Sesión 11 del Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Seguridad Vial. 13

de septiembre de 2017

- Sesión 12 del Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Seguridad Vial

(Virtual). 13 de octubre de 2017.

INFORME DE GESTIÓN


Con la anterior información de este documento se rinde informe de la gestión realizada de

la Agencia Nacional de Seguridad Vial.

Cordialmente,

RICARDO GALINDO BUENO

informe de gestiÓn · 2018-07-18 · informe de la gestion ... contrato no. cd-23 del 17 de...

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