INFORME N° 06-2015-FACILITADOR -JGAN-KFW

A : Ing Francisco Mauri Espinoza Millones.

Jefe Oficina Zonal Foncodes Chiclayo

DE : Ing. José Gregorio Arica Neciosup

Facilitador de programa

ATENCION : Coordinador de programa.

PERIODO DE REFERENCIA : Octubre 2015

FECHA DE ENTREGA : 02 Noviembre de 2015

I.- DATOS GENERALES:

De acuerdo a lo establecido en los términos de referencia, en el presente mes se han realizado actividades de facilitación del componente en las municipalidades asignadas, según cuadros adjuntos

Cuadro N° 01 Ámbito de intervención

Departamento Provincia Distrito a IntervenirLambayeque Lambayeque TucumeCajamarca Santacruz SaucepampaLambayeque Lambayeque Mochumi

Cuadro N° 02 Actividades a desarrollar

MES ACTIVIDAD RESULTADOS

Octubre

Fortalecer a los Equipos Técnicos Municipales en la

aplicación de instrumentos de gestión

Seguimiento a los POI 2016, promoviendo la asignación de presupuesto para m&o de obras (POI específicos de las áreas técnicas/infraestructura y ATMS)

Difusión de PEI/POI 2016

Apoyar en la convocatoria para la realización del taller de Liquidaciones de obras

Acompañamiento al Plan de Incentivos PI 2015 Acompañamiento al plan de trabajo

Difusión de acciones del PI.Consolidación de las CAM de SSBB para que asumen su rol en la gestión y m&o de obras de SSBB

Acompañamiento y facilitación a la comisiones ampliadas CAM-SSBB, en temas de mantenimiento de obras

Fortalecer los Comités de Vigilancia para que asuman su rol en el monitoreo social

Acompañamiento y facilitación a los comité de vigilancia del Presupuesto participativo 2015-2016 para el cumplimiento de sus actividades

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II.- ACTIVIDADES DESARROLLADAS

2.1Contenido del Informe.

Actividad N° 01 FORTALECER A LOS EQUIPOS TECNICOS MUNICIPALES EN LA APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTION

a) Seguimiento a los POI 2016, promoviendo la asignación de presupuesto para m&o de obras (POI específicos de las áreas técnicas/infraestructura y ATMS)

Durante el mes de Octubre, La consultora ha presentado su informe final de los talleres de formulación de los Planes Estratégicos Institucionales y Planes Operativos Institucionales (PEI y POI) en las municipalidades de Mochumi y Tucume, información que ha sido revisada en coordinación con la Consultora GIZ, habiendo formulado observaciones a la misma.

Concerniente a la asignación de presupuesto para actividades de mantenimiento de obras, el facilitador municipal, en coordinación con el Equipo técnico y consultora han considerado la asignación de presupuesto para M&O en la formulación del POI 2016 tomando en cuenta para los trabajos de mantenimiento de las obras los proyectos ejecutados por FONCODES KFW ( de Preferencia).

Municipalidades de Mochumi y Tucume-

Al haberse concluido los talleres de formulacion del PEI y POI se procedió a la presentación y validación de las propuestas con los actores locales. En esa fase se realizó una primera presentación de la propuesta en las Municipalidades de Mochumi y Tucume y su posterior discusión de las propuestas preliminares durante el periodo de trabajo presencial. Posteriormente, la coordinación del Componente 2 PFM realizo observaciones a este documento el mismo que se encuentra en proceso de modificación por la consultora, incorporando las observaciones realizadas, se prevé que una vez terminado de levantarse las observaciones se hará llegar a cada municipalidad el PEI/POI corregido afín de recoger nuevos aportes y algunas propuestas desde la óptica municipal.

A nivel del facilitador considera algunas lecciones que han podido ser recogidas durante la formulación del PEI

1.- El proceso metodológico adoptado para el trabajo en equipo potenció la acumulación y elaboración de un conocimiento colectivo a partir de un procedimiento metodológico (CEPLAN con su variación de PEI Viru) y el diseño de instrumentos para la documentación y sistematización de la experiencia durante su realización. También vale recuperar el valor del taller de diagnóstico que permitió la reflexión, análisis y producción colectiva de conocimiento para el intercambio y socialización de conocimientos entre los diferentes funcionarios.

2.- El papel del facilitador como coordinador general del proceso quien conjuntamente con los Equipos técnicos municipales dio soporte al proceso y favoreció el establecimiento de compromisos concretos con los actores municipales a través de compromisos y acuerdos con las Alcaldías y Gerencias municipales (Tucume, Mochumi), los cuales les dieron un peso político a la formulación del Plan. Esta coordinación general, que animó el proceso propició la generación de espacios colectivos de discusión, pero se reconoce que faltó una orientación más continua de la coordinación del facilitador para garantizar la cabal ejecución del PEI en el cronograma previsto inicialmente (caso Tucume).

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3.-La interacción entre los diferentes actores municipales expresan diferentes concepciones del desarrollo, de lo estratégico y del beneficio económico que requiere un esfuerzo colectivo de comprensión y mínimo consenso entre las partes para la planificación de las inversiones estratégicas para el desarrollo local.

Figuras 1 Talleres de Formulación de PEI Tucume Mochumi

¿Qué riesgos se corren para implementar adecuadamente el PEI?

1.- Desinterés en apropiarse del PEI por parte de los actores municipales, y particularmente por parte de las autoridades políticas, equipo técnico se requiere de una estrategia de involucramiento real y consistente.

2.- Falta de difusión de la metodología utilizada y de los documentos finales.

3.-Desinteres por parte de los equipos técnicos en dar continuidad al proceso

4.- Incumplimiento de los acuerdos

b) Difusión de PEI ( Plan estratégico Institucional)

Un factor clave en la mejora de la gestión municipal es garantizar que tanto autoridades como funcionarios estén al tanto de los documentos tanto de gestión como de planificación. Una institución, en nuestro caso la municipalidad, cuyos actores desconocen la misión y visión de su institución “estarán en desconexión con los objetivos previstos que esa institución intenta alcanzar”

Las siguientes son algunas acciones de difusión que se pretende implementar a nivel de las municipalidades para mejorar la difusión del PEI y así impactar en la mejora de la gestión municipal, cabe señalar que el cumplimiento de las mismas está en relación a la asignación presupuestal tanto de la municipalidad como del componente 2:

      1. Elaborar un documento oficial breve y claro, cuya lectura motive y genere la adhesión de todos los estamentos de la municipalidad a los principios y valores que la institución declara en su

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Misión, Visión institucional.

      2. Trípticos de difusión. Además del documento oficial es posible remarcar el PEI a través de medios más lúdicos como los trípticos que a través de diseño gráfico pueden impactar de mejor manera en los actores.

      3. Página Web. Demás está decir que la comunidad y sociedad civil de hoy ven a internet como una herramienta de información, el facilitador deberá promover la publicación en las páginas respectivas.

      4. Jornadas de inducción o socialización. Se prevé que una vez se haya levantado las observaciones se hará una presentación oficial del documento para comunicar el PEI.      

c) Apoyar en la convocatoria para la realización del taller de Liquidaciones de Obras

Se ha apoyado en la organización, convocatoria y facilitación del curso - taller sobre “Modalidades de liquidaciones de obras” dirigido a profesionales de las diferentes municipalidades que participan en el programa y que están vinculados a las áreas de Infraestructura (Didur, Gdur)

El curso taller fue organizado por el equipo de Fortalecimiento Municipal y dictado por el Ing. Pedro A. Asalde Sipion – Consulting & Engineering

El desarrollo del evento se efectuó de la siguiente manera:

Primer día (Jueves 22 de Octubre 9.30 am-5pm)Se inició con la inscripción de los participantes, la bienvenida por parte del Ing. Francisco Espinoza jefe Zonal de Foncodes Chiclayo y la distribución de los materiales de trabajo.Se buscó en el primer día de trabajo dar un amplio panorama de la normatividad vigente específicamente de la ley 1017 Ley de Contrataciones del estado y sus reglamentos incidiendo en los artículos más importantes aplicables a valorizaciones y liquidaciones de obras que corresponden a el procedimiento de las liquidaciones del Estado en el marco de la nueva Ley

Figura 2. Consultor realizando exposición del taller

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De Contrataciones revisando conceptos claves, se hizo una introducción de manera general que corresponderá a la parte teórica revisión de conocimientos aplicativos en el procesamiento de una valorización de obra, Resolución de contraloría N° 195-88-CG, Normas de control interno para el área de obras públicas RC N° 072-98 CG Norma de control interno RC N° 036-01-CG, Resol. Contraloría N° 320-2006 Normas de control interno, tipos, sistemas, modalidades, adelanto directo, reajustes, deducciones, amortizaciones, concepto de obra adelantada, obra atrasada. Adelanto para materiales, deducciones, amortizaciones, prestaciones adicionales de obra, deductivos, ampliaciones de plazo, mayores gastos generales intereses, cuaderno de obras etc.

En este sentido, este taller posibilitara al funcionario municipal de acceder al análisis de las liquidaciones de obras desde una perspectiva que integra conceptos de la gestión pública y la parte técnica de los proyectos en base a una metodología práctica.

Segundo día (23 Octubre 2015- 9:00a m 5 pm)Se dio inicio a horas 9:00 am procediéndose a realizar un recuento de lo trabajado el día anterior, haciéndose énfasis en la normativa vigente,

En horas de la tarde se dio inicio a la revisión de hojas de cálculo por la cual se procede a realizar liquidaciones de obra por contrata, analizando aspectos concernientes a mayores metrados, mayores gastos generales, deductivos ampliaciones

Tercer día (24 de Octubre de 2015 9:00 am – 5 Pm)Se inició el día con un repaso de todo lo visto la jornada anterior, se continuaron con las presentaciones, prosiguiendo con los pasos para la forma de liquidar una obra por contrata se presentó la formatería básica para analizar los avances de obras.

Por la tarde, se dio inicio a la exposición de liquidaciones de obras por Administración Directa revisando la normativa existente, así como casos prácticos.

Resultados obtenidos

Como logro alcanzado durante el taller, se ha tenido el fortalecimiento de capacidades en torno a las liquidaciones de obras, lo cual se constituyen en una importante pauta que permitirá a los funcionarios agilizar los procedimientos para poder liquidar.

Asi mismo la actualización de los funcionarios involucrados en las áreas que se encuentran vinculadas a la gestión de inversiones (Áreas de DIDUR, GDUR), el taller ha permitido transmitir insumos específicos de las áreas involucradas.

Afianzar los lazos entre los facilitadores y los funcionarios municipales, lo que permite una mejor intervención a nivel municipal.

El número de participantes encargados de la DIDUR/ GDUR o afines al área de inversiones, oscilo entre 20 a 29 en promedio en el evento, ha permitido lograr los

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Figura 3. Participantes trabajando hojas de cálculos.

objetivos planteados. Ha existido participación de las municipalidades lejanas tales como Tabaconas,

Huarango, San Felipe, Chontali, Choropampa, Incahuasi etc

Actividad 2.- Acompañamiento al Plan de Incentivos PI 2015.

a) Acompañamiento al Plan de trabajo

Al haberse elaborado el POA 2015 se ha considerado la intervención del facilitador en el acompañamiento al Plan de Incentivos, para tal fin elaboro un Plan de trabajo en la cual se está contemplando las estrategias para el cumplimiento de las metas, la intervención se ha diferenciado según la clasificación realizada por el MEF, el cual se puede resumir en el siguiente esquema.

Figura 4 Reuniones de trabajo con encargados de Plan de Incentivos Tucume- Saucepampa

Municipalidad de Tucume.

Durante el mes de Octubre la municipalidad de Tucume continua con el cumplimiento de matas, es asi que se le asigno S/. 228,733.00 que representa el 23% del monto a asignarse (periodo I). En relación al avance en general este representa 57% de la meta total

META 34Actualización y registro de las obras en ejecución en el Sistema de Información de Obras Públicas  - INFObras.

Proceso

META 35

Ejecución presupuestal de inversiones igual o mayor al 75% del PIM de inversiones

Proceso

META 36Fortalecimiento de condiciones para una atención de calidad en la Defensoría Municipal del Niño y del Adolescente – DEMUNA.

Proceso

META 37Implementar la Disposición Final Segura de Residuos Sólidos recolectados por el servicio municipal de limpieza pública.

Proceso

META 38

Fortalecimiento del Centro de Promoción y Vigilancia Comunal del Cuidado Integral de la Madre y el Niño, planificación y programación PAN.

Proceso

META 39Ampliación y fortalecimiento del Padrón Nominal distrital de niñas y niños menores de 6 años homologado y actualizado

Proceso

META 40Funcionamiento del Área Técnica Municipal para la gestión de los servicios de agua y saneamiento y recolección de información.

Proceso

META 41Ejecución en el 2015 de al menos el 70% de los recursos programados en los Programas Presupuestales

Proceso

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Como puede apreciarse en el cuadro respectivo la municipalidad de Tucume se encuentra en proceso de implementación de sus metas asignadas, se tiene algunos inconvenientes por el poco personal asignado pero se prevee logra las metas al 100%.

Municipalidad de Mochumi

Al mes de Octubre el avance de cumplimiento de metas se encuentra en un 86% en relación al total falta implementar algunas metas que deberán ser durante el término de año (14%). El desembolso concerniente al año 2015 asciende en total a S/. 306,804 soles que representa el 35% del monto máximo que se asignara a la municipalidad para el periodo I1

En coordinación con el facilitador se ha apoyado en el cumplimiento de las metas 11 y 40 al estar estas mas relacionadas con la actividad desarrollada.

META 34Actualización y registro de las obras en ejecución en el Sistema de Información de Obras Públicas  - INFObras.

Proceso

META 35

Ejecución presupuestal de inversiones igual o mayor al 75% del PIM de inversiones

Proceso

META 36Fortalecimiento de condiciones para una atención de calidad en la Defensoría Municipal del Niño y del Adolescente – DEMUNA.

Proceso

META 37Implementar la Disposición Final Segura de Residuos Sólidos recolectados por el servicio municipal de limpieza pública.

Proceso

META 38

Fortalecimiento del Centro de Promoción y Vigilancia Comunal del Cuidado Integral de la Madre y el Niño, planificación y programación PAN.

Proceso

META 39Ampliación y fortalecimiento del Padrón Nominal distrital de niñas y niños menores de 6 años homologado y actualizado

Proceso

META 40Funcionamiento del Área Técnica Municipal para la gestión de los servicios de agua y saneamiento y recolección de información.

En proceso

META 41Ejecución en el 2015 de al menos el 70% de los recursos programados en los Programas Presupuestales

En proceso

Municipalidad de Saucepampa.-

Se ha cumplido en un 85% las metas asignadas en el periodo 2015- I habiéndosele asignado S/. 34,577.00 que representa el 40% de cumplimiento de la meta para ese periodo 2014 -II, para el segundo semestre se han designados a los encargados de las metas, el facilitador ha coordinado con los encargados para dinamizar el cumplimiento de las metas, un inconveniente que se tiene es que debido a la falta de recursos estos no participan en los talleres de capacitación, por lo que el facilitador se ha comprometido apoyarlos.

Las metas asignadas se están cumpliendo en forma progresiva se prevee al mes de Diciembre llegar al 100%.

1 Fuente oficina de Planificación y presupuesto municipalidad de Mochumi.

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META 42Ejecución presupuestal de inversiones igual o mayor al 75% del PIM de inversiones.

En proceso

META 43

Atención de calidad en la Defensoría Municipal del Niño y del Adolescente – DEMUNA

En proceso E

META 44

Fortalecimiento del Centro de Promoción y Vigilancia Comunal del Cuidado Integral de la Madre y el Niño, planificación y programación PAN

En proceso

META 45

Ampliación y fortalecimiento del Padrón Nominal distrital de niñas y niños menores de 6 años homologado y actualizado

En proceso

META 46

Capacitación y acceso para el registro de las obras en ejecución en el Sistema de Información de Obras Públicas – INFObras.

En proceso

META 47

Ejecución en el 2015 de al menos el 70% de los recursos programados en los Programas Presupuestales

En proceso

b) Difusión de PI

A través del MEF el gobierno central ha emprendido una fuerte campaña de difusión en forma general, no diferenciando las actividades que realizan las municipalidades, el Componente 2 de PFM, ha considerado realizar un proceso de difusión puntual de las actividades realizadas por la Municipalidad, para tal fin se estará elaborando un tríptico/folleto amigable el mismo que se estará financiando

Actividad N° 03.- Consolidación de las CAM de SSBB para que asumen su rol en la gestión y m&o de obras de SSBB

a) Acompañamiento y facilitación a la comisiones ampliadas CAM-SSBB, en temas de mantenimiento de obras

Durante el mes de octubre el facilitador ha tenido reuniones de trabajo con los miembros de la CAM la misma que ha participado en forma parcial debido a los problemas que están generándose en la municipalidad, durante las reuniones se han tratado temas referente a:

1) Reglamento.2) Funciones

Se ha coordinado con los miembros de la CAM para su participación en el taller a desarrollarse en la ciudad de Jaen habiendo aceptación de parte de los interesados

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Figura 6 Reuniones de trabajo con miembros de la CAM Saucepampa

teriormente con fecha 21 de SposActividad N° 04.- Fortalecer los comités de vigilancia para que asuman su rol en el monitoreo

social

a) Acompañamiento y facilitación a los comité de vigilancia del Presupuesto participativo 2015-2016 para el cumplimiento de sus actividades

Loa CdV al ser espacios de participación de la sociedad civil requieren estar continuamente en un proceso de capacitación, es por ello que habiéndose formulado los planes de trabajo el facilitador se encuentra desarrollando sus actividades en las mencionadas municipalidades.La respuesta que se va teniendo varia durante la intervención es así que existen bastante interés en las municipalidades de Tucume, Saucepampa en cambio Mochumi la participación es más restringida, ello debido a que los miembros de este CdV trabajan fuera del distrito lo que les acarrea dificultades para reunirse

A pesar de ello y habiéndose definido los planes de trabajo a nivel de cada municipalidad el facilitador está desarrollando actividades de capacitación “entrega de saberes” existiendo diversas reacciones por parte de los involucrados, así se tiene.

Municipalidad de Mochumi.- A pesar de haberse reglamentado y reconocido a través de una resolución de alcaldía a los miembros del CV, se ha tenido inconvenientes en convocarlos, a pesar de ello se han tenido reuniones de capacitación, los mismos que se han desarrollado los días 13 de Octubre y 30 de Octubre, en la cual se han tocado temas como:

a) Gestión publicab) Aprobación de su plan de trabajo y reglamento.c) Acceso a la información

Durante la última reunión sostenida se les ha hecho la invitación a participar en el taller de Capacitación a Comités de Vigilancia del PpR el mismo que ha sido de aceptación de los miembros.

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Municipalidad de Tucume-la Municipalidad de Tucume busca promover la participación de los diferentes actores sociales organizados del distrito, en el marco de un proceso técnico, participativo y concertado con la finalidad de identificar los problemas más relevantes de la comunidad tucumana, es así que está brindando todas las facilidades para poder desarrollar las actividades en coordinación con el facilitado.

La etapa de acompañamiento al comité de vigilancia se esta efectuando en forma continua para tal caso el facilitador maneja un cronograma de reuniones. En la primera reunión de trabajo se desarrolla el dia 02 de Octubre de 2015, se contó con la participación de todos los miembros del CV el facilitador brindó un exposición sobre Los temas de capacitación. a) Sistema Nacional de Inversión Pública – Banco de proyectosPosteriormente con fecha 15 de Octubre de 2015 se desarrolla una segunda reunión de trabajo a) Transparencia municipal b) Proceso del Presupuesto Participativo por Resultados 2016.Para finalizar el 21 de Octubre de 2015, con la participación de todos los miembros del CdV se realizó una reunión de trabajo en la cual se aprobó el Reglamento del comité así como su plan de trabajo, documentos que permitirán orientar aún mejor el trabajo a desarrollarse.Existe bastante motivación por parte del CV en participar en las reuniones de trabajo, se les ha invitado a participar en el taller de Capacitación a Comités de Vigilancia del PpR el mismo que ha sido de aceptación de los miembros, garantizando su participación.

Municipalidad de Saucepampa.- Se ha tenido reuniones de trabajo el 1 de Octubre en la cual han participado tres miembros del CdV razones por la cual no se aprobó el reglamento ni el Plan de trabajo, no obstante se procedió a capacitar a los integrantes en temas básicos como a) Conceptos básicos de gestión pública, acceso a la información, organización interna municipal.Posteriormente con fecha 20 de Octubre, se vuelve a reunir los miembros del comité procediéndose a aprobar los documentos solicitados, contándose con la presencia del señor acalde el mismo que ha respaldado los trabajos del facilitador.Tal como se expuso en el informe anterior una limitante lo constituye la lejanía de residencia de los miembros del comité y la escasa movilidad al distrito lo que limita la participación de los mismos.

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Figura 9 Reunión de trabajo CV Tucume

Actividades desarrolladas:a) Se ha tenido que volver a convocar a un consultor (Ing. Pedro Asalde Sipion) en tema

de Liquidaciones puesto que el inicialmente propuesto ( Ing. Pedro Bernilla) su CV fue rechazado por la administración, habiéndose mantenido reuniones de coordinación 12, 15 y 20 de Octubre, así mismo se han elaborado los TDR del mencionado consultor

b) Se ha participado en los talleres de capacitación de Liquidación de Obras los días 22, 23 y 24 de Octubre en Chiclayo.

c) Se ha elaborado los TDR de la consultoría para capacitación a Comités de Vigilancia y CAM habiéndose seleccionado al Soc. Percy Espinoza, dicho documentos ha sido presentado a Jefatura con su respectiva justificación.

d) Se ha coordinado con el Lic Percy Espinoza para el desarrollo de una consultoría en temas de vigilancia ciudadana.

e) Se está coordinado la realización del taller de Capacitación a Comités de Vigilancia y Comité Ampliado Municipal en la ciudad de Chiclayo y Jaen,

Ing. Jose G Arica NeciosupFacilitadorDNI 16477236

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ANEXOS Y DOCUMENTACION

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