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INFORME DE AVANCE DE EJECUCIÓN PLAN
OPERATIVO ANUAL
(I TRIMESTRE POA 2015)
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE
MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS
INVIMA
RESUMEN EJECUTIVO DEL INFORME DE AVANCE DE EJECUCIÓN
I TRIMESTRE POA
El presente informe tiene como fin exponer los resultados consolidados del
seguimiento al avance de ejecución del primer trimestre realizado al cumplimiento
de las actividades programadas para año 2015 del Plan Operativo Anual (POA), lo
anterior de acuerdo al proceso de planificación enmarcado dentro de la plataforma
estratégica para los años 2014-2018, teniendo en cuenta que es el POA el
instrumento que consigna la información necesaria, permite evaluar la gestión en
torno a los resultados obtenidos, articula los objetivos del Instituto con los
establecidos por cada una de las dependencias de acuerdo a los programas,
proyectos y actividades establecidas, teniendo en cuenta los recursos financieros
y humanos asignados para su realización, generando un compromiso que se ve
reflejado en actividades, indicadores y metas de acuerdo a lo dispuesto en los
Artículos 26 y 29 de la Ley 152 de 1994.
Este informe se presenta en función de los objetivos, estrategias y actividades
definidas en la plataforma estratégica, mostrando el control a la gestión de las
operaciones y actividades realizadas por la entidad, todo lo anterior enfocado a la
consecución de resultados necesarios para el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
En la página web del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos
- INVIMA, estará disponible este informe de avance de ejecución sirviendo como
información sobre el control a la gestión del Instituto.
OBJETIVOS DEL INFORME
Evaluar el cumplimiento de las actividades y metas del Plan Operativo Anual
2015 de las Direcciones y Oficinas correspondientes al primer trimestre del
2015.
Identificar las actividades que presenten ineficiencias, que incidan en el
cumplimiento de metas de la institución.
Proponer acciones oportunas para el normal desarrollo de las actividades
establecidas.
Poner en conocimiento de la Dirección General del Instituto los resultados y
recomendaciones de la evaluación realizada con el objetivo de tomar
decisiones.
METODOLOGÍA REALIZADA PARA LA MEDICIÓN DEL AVANCE DE
EJECUCIÓN DEL POA
La elaboración del Plan Operativo Anual (POA) de la vigencia actual de la entidad,
aprobado mediante resolución No. 2015000019 del 05 de Enero de 2015, se
realizó por medio de mesas de trabajo con las diferentes dependencias
estableciendo y concertando cada una de las actividades con sus indicadores,
periodicidad y meta.
Para el seguimiento y medición del avance de ejecución de los Planes Operativos
Anuales - POA del I trimestre, los cinco primeros días hábiles del mes, cada
dependencia por intermedio de su referente realizó el reporte en el aplicativo de la
plataforma habilitada en la siguiente ruta \\hvmilanfl\PLAN_OPERATIVO_ANUAL.
Cada una de las actividades se encuentra alineada a la plataforma estratégica
2014-2018, la cual se estableció de la siguiente manera:
Fuente: Oficina Asesora de Planeación Informe de Gestión Noviembre de 2014
La presentación y publicación de informes de evaluación se hará trimestralmente
de acuerdo al procedimiento de Formulación y Seguimiento del Plan Operativo
Anual de Macroprocesos de Gestión Directiva. Esta evaluación considerará la
meta alcanzada, consignará el alcance de la meta, analizará factores de
dificultades para el logro total o parcial de la meta, así como las oportunidades
detectadas. Para este trimestre el porcentaje de ejecución del Plan Operativo
Misión: Proteger y promover la salud de la población, mediante la gestión del riesgo asociada al consumo y uso de alimentos, medicamentos, dispositivos médicos y otros productos objeto de vigilancia sanitaria.
Visión:Afianzar el reconocimiento nacional e internacional del INVIMA como líder articulador, referente y regulador en la vigilancia sanitaria con enfoque de riesgo, comprometido con la excelencia en el servicio, eficacia técnico- científica y los mejores estándares tecnológicos, generando confianza, seguridad y calidad de vida a la población.
Seis (6) Objetivos estrategicos Veintidos (22) Estrategias
institucionales
Anual de cada dependencia debió ser de un 25% con un nivel de tolerancia del +-
5% sobre la ejecución.
PORCENTAJE DE AVANCE PRIMER TRIMESTRE DE EJECUCIÓN
Para el primer trimestre de la vigencia actual el Plan Operativo Anual - POA de la
entidad tuvo un porcentaje de ejecución del 24,48% estando dentro del nivel
estimado para el trimestre, este porcentaje está distribuido de acuerdo a la
estructura institucional de la entidad tal como se evidencia en el siguiente gráfico:
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
80,33%
16,35%
21,72%
8,96%
21,61%
14,17%
18,82%
24,07%
27,05%
27,04%
30,67%
17,17%
19,46%
13,64%
26,13%
Dirección General
Oficina Asesora de Planeación
Oficina Asesora Jurídica
Oficina de Control Interno
Oficina de Laboratorios
Oficina de Tecnologías
Oficina de Atención al Ciudadano
Oficina de Asuntos Internacionales
Secretaria General
Dirección de Cosméticos
Dirección de Alimentos
Dirección de Dispositivos
Dirección de Medicamentos
Dirección de Operaciones Sanitarias
Dirección de Responsabilidad Sanitaria
% Ejecución POA (I Trimestre-2015)
A continuación se presentan los resultados obtenidos en cada uno de los Planes
Operativos Anuales de las dependencias con el fin de conocer cómo se
desarrollaron las actividades durante el primer trimestre del año.
DIRECCIÓN GENERAL
La Dirección General es la encargada de guiar el Instituto formulando las políticas,
planes y programas Institucionales orientados a proteger la salud individual y
colectiva de los colombianos, además de ejecutar las políticas en materia de
vigilancia sanitaria y de control de calidad de los productos competencia del
INVIMA, siendo la dependencia promotora del intercambio y desarrollo científico y
tecnológico.
El Plan Operativo Anual de la Dirección de General comprende ocho actividades
para alcanzar las estrategias y objetivos estratégicos de la entidad, el cual para el
primer trimestre de la vigencia actual presentó una ejecución porcentual del 80%,
con una ejecución de acuerdo a sus actividades así:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Implementación modelo IVC SOA-
Fase III - IV - Incluye asistencia en la
sistematización
21%
Modelo de Riesgo para las ETS 8%
Modelo IVC Puertos, Aeropuertos y
Pasos de Frontera 70%
Ajustes Modelo de Riesgos Banco de
Sangre 100%
Metodología SARO para Riesgo
Institucional 80%
Guía de Comunicación de Riesgos 80%
Escuela de Inspección Sanitaria -
propuesta académica 0%
Seguimiento a los proyectos
institucionales dentro del Banco de
proyectos
25%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
A continuación se relacionan las actividades detallando sus ejecuciones:
Implementación modelo IVC SOA- Fase III - IV - Incluye asistencia en la
sistematización
Se han calificado con IVC SOA 10,592 establecimientos, de un total de 12,914;
correspondiente al 21%. Con el Modelo de Riesgos IVC-SOA se tendrá
información por establecimiento, por producto, por riesgo, por GTT, y un indicador
sanitario agregado.
Modelo de Riesgo para las ETS
Se ha realizado una presentación de IVC SOA a la Federación Nacional de
Departamentos, además de mesas de trabajo con Ministerio de Salud, reuniones
semanales y una encuesta vía WEB a ETS, lo anterior representó una ejecución
del 8%.
Modelo IVC Puertos, Aeropuertos y Pasos de Frontera
Esta actividad tuvo una ejecución del 70%, teniendo en cuenta que ya se definió el
Modelo de IVC Puertos, aún falta realizar prueba piloto con datos reales. Cabe
anotar que la sistematización de esta actividad depende de la Oficina TIC.
Ajustes Modelo de Riesgos Banco de Sangre
Actividad finalizada, se entregó modelo a la Dirección de Medicamentos - Bancos
de Sangre, por este motivo se indica que la ejecución de esta actividad fue del
100%.
Metodología SARO para Riesgo Institucional
Se realizaron presentaciones sobre los beneficios del SARO a la Oficina de
Control Interno y a la Oficina Asesora de Planeación, en el marco del
macroproceso de seguimiento y control de gestión, esta actividad se ejecutó en un
80%.
Guía de Comunicación de Riesgos
Actividad con un avance de ejecución porcentual del 80% debido a que se entregó
una versión final del documento el 15 de abril para revisión y comentarios de los
Directores; también se socializará con Ministerio de Salud.
Escuela de Inspección Sanitaria - propuesta académica
Se revisará la pertinencia conforme a la normatividad.
SECRETARÍA GENERAL
“Trazar las políticas y dirigir el desarrollo de los programas de administración de
personal, bienestar social, seguridad industrial, salud ocupacional, selección,
vinculación, capacitación, incentivos y desarrollo del talento humano del Instituto,
de conformidad con la normatividad vigente.”, es una de las funciones de la
Secretaria General que para el cumplimiento de ésta y las demás asignadas
enmarcó quince actividades a ejecutar en el Plan Operativo Anual 2015,
reportando un avance porcentual del 27% en el primer trimestre así:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Adquirir, adecuar y dotar las sedes
administrativas y estudios y diseños de los
laboratorios de acuerdo con las necesidades
0%
del Instituto, nuevo o usado y/o adquisición
de un lote y construcción y/o compra sobre
planos de los proyectos.
Seguimiento a los rubros de funcionamiento
de la ejecución presupuestal 32%
Seguimiento a los ingreso por tarifas, y
otros conceptos 26%
Seguimiento a los ingreso por tarifas, y
otros conceptos 25%
Levantamiento de Inventarios Documentales 24%
Organización de Fondo acumulado 16%
Implementación del programa de Gestión
documental (fase 1) 24%
Intervención a la Medición Clima Laboral 0%
Ejecución de las actividades de Salud
Ocupacional 0%
Ejecución de las actividades de Bienestar
Social e Incentivos. 0%
Cumplimiento del plan de bienestar e
incentivos 0%
Ejecución de las actividades de Capacitación 26%
Mesas de trabajo intersectoriales e
interinstitucionales 100%
Casos de impacto en lucha contra ilegalidad
y corrupción 67%
Convenios y/o acuerdos para fortalecimiento
de lucha contra la ilegalidad y corrupción 67%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
La ejecución de actividades del Plan Operativo Anual para el primer trimestre se
detalla a continuación:
Adquirir, adecuar y dotar las sedes administrativas y estudios y
diseños de los laboratorios de acuerdo con las necesidades del
Instituto, nuevo o usado y/o adquisición de un lote y construcción y/o
compra sobre planos de los proyectos
Se elaboraron los estudios previos para la adecuación de la sede adquirida en la
ciudad de Medellín e igualmente se está adelantando los estudios para la
consultoría del proyecto a desarrollar en el lote adquirido durante la vigencia 2014
en el parque industrial CELTA. El 10 de abril se adjudicará el contrato de control
de acceso a la entidad.
Seguimiento a los rubros de funcionamiento de la ejecución
presupuestal
De acuerdo a la ejecución de Ingresos por Tarifas del año 2015 y en comparación
con la información reflejada en el año 2014 ésta ha aumentado en promedio en un
18,4%. En general los Ingresos de la entidad han ido en aumento, esto debido a
que por la entrada en vigencia de la entidad en la CUN todo lo recaudado se
establece como Ingreso de la entidad. Se hace seguimiento a las devoluciones de
Ingresos y a la información soportada en el módulo de Ingresos de SIIF NACION.
Incluye las consignaciones de años anteriores a las cuales se les hace efectiva la
devolución mensualmente en el 2015.
Seguimiento a los ingresos por tarifas, y otros conceptos
De acuerdo a la ejecución de Ingresos por Multas del año 2015 y en comparación
con la información reflejada en el año 2014 ésta ha disminuido en promedio en un
11%.
Levantamiento de Inventarios Documentales
Se está levantando el inventario documental de las unidades documentales que se
encuentran en la estantería del archivo central, incluyéndolas en el Formato Único
de Inventario Documental, con la normatividad archivística Vigente.
Organización de Fondo acumulado
Se están cambiando las carpetas, se están identificando las carpetas y se están
incluyendo en el Formato Único de Inventario documental en estado natural.
Implementación del programa de Gestión documental (fase 1)
Se adelantan las actividades necesarias para la implementación del programa por
parte de dos técnicos especializados en el tema. Se realizan entrevistas para la
elaboración y actualización de la TRD, y se están realizando capacitaciones en los
grupos de trabajo con acompañamiento y seguimiento de actividades.
Intervención a la Medición Clima Laboral
Aprobación por parte de la Secretaría General y Control Interno. Socialización del
Plan de intervención ante las áreas involucradas de la ejecución del plan.
Ejecución de las actividades de Salud Ocupacional
Se realizó la programación de las actividades del cronograma para el año 2015.
Ejecución de las actividades de Bienestar Social e Incentivos
Se presentó y aprobó por parte de la comisión de personal el Plan de Bienestar y
el Plan de incentivos Invima 2015.
Cumplimiento del plan de bienestar e incentivos
Las actividades de Bienestar se encuentran en proceso contractual para la
ejecución en el 2015.
Ejecución de las actividades de Capacitación
Se han realizado las actividades de acuerdo con las solicitudes y las auto
capacitaciones fueron realizadas dentro las sesiones de comité primario en los
Grupos de Trabajo Territorial.
Mesas de trabajo intersectoriales e interinstitucionales
Durante el mes de marzo se realizaron cuatro mesas de trabajo así:
o Se realizó una mesa de trabajo para la Judicialización de dos casos de impacto
en la lucha contra la ilegalidad y corrupción con la participación de la Oficina
Asesora Jurídica del INVIMA y la Policía Fiscal y Aduanera.
o Mesa de trabajo en Plato y Ariguani en Magdalena. tema: Procedencia de
bovinos sin la autorización de la autoridad sanitaria con la participación de la
Secretaria de Salud Local, Secretaria de Hacienda y la Policía Nacional de la
localidad.
o Se realizaron dos mesas de trabajo en Cúcuta- Norte de Santander. tema;
Contrabando de ganado y comercio ilícito de carnes. Se contó con la
participación de la Gobernación, la Alcaldía, la Policía Fiscal y Aduanera, el
ICA, la DIAN, el Ministerio de Agricultura y las Plantas de Beneficio del sector.
Casos de impacto en lucha contra ilegalidad y corrupción
La Dirección de Dispositivos Médicos y Otras Tecnologías remitió a la URI
información en donde se manifiesta el posible ingreso de tejido corneal al país a
través del "Instituto para Niños Ciegos y Sordos del Valle del Cauca", sin los
requisitos sanitarios exigidos por parte del INVIMA. Estas corneas fueron donadas
por el Coral Way Colombian Lions Club, de Miami, Estados Unidos. Como
resultado la URI pudo evidenciar que no cumple con la normatividad vigente pues
la autorización para la importación de tejidos corneales, se debe tener el concepto
de la necesidad terapéutica.
Acompañamiento a la Policía Fiscal y Aduanera en investigación que se adelanta
sobre el contrabando y adulteración de alimentos procedentes de Venezuela,
logrando la incautación de 4.5 toneladas de quesos, en la vía que de Santa Marta
conduce a Riohacha.
Convenios y/o acuerdos para fortalecimiento de lucha contra la
ilegalidad y corrupción
Durante el mes de marzo y como resultado de reuniones intersectoriales se están
elaborando dos convenios, los cuales se encuentran se encuentran en revisión
con las entidades externas:
o Convenio entre la Policía Fiscal y Aduanera y el INVIMA con el fin de fortalecer
los lazos e intercambio de información que permitan coadyuvar a la prevención
y detección de actividades y operaciones asociadas al comercio ilícito
especialmente la ilegalidad, fraude y contrabando de productos competencia
del Invima.
o Convenio entre la Policía Fiscal y Aduanera, Bavaria, Federación Nacional de
Departamentos y la Gobernación de Norte de Santander con el fin de coordinar
acciones, estrategias y planes entre las partes con el fin de llevar a cabo la
lucha contra el contrabando y el comercio ilícito que pongan en riesgo la salud
publica especialmente bebidas alcohólica en el Departamento de Norte de
Santander.
DIRECCIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
La Dirección de Alimentos y Bebidas tiene como función principal garantizar que
los productos que son de su competencia sean introducidos al mercado con
calidad y seguridad, minimizando riesgos en la salud del consumidor.
El Plan Operativo Anual de la Dirección de Alimentos y Bebidas está comprendido
de diecisiete actividades en las que se priorizan las iniciativas más importantes
para alcanzar las estrategias y objetivos estratégicos de la entidad.
La ejecución de las actividades del Plan Operativo Anual de la Dirección de
Alimentos y Bebidas durante el primer trimestre de la vigencia actual presentó un
avance porcentual del 31%, ejecutado de la siguiente manera:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Certificación de BPM, HACCP, Clasificación de Plantas de
beneficio Animal 32%
Autorizaciones sanitarias a Plantas de Beneficio Animal 13%
Participación en Proyectos de reglamentación y armonización
reglamentaria 25%
Controles: a sistemas HACCP, BPM y BPF o a autorizaciones
de empresas recicladoras de materiales de envases de
alimentos
43%
Seguimiento a los tramites de registro sanitario; permisos y
notificaciones 21%
Elaborar, Validar, documentos técnicos que son resultado de
los planes de monitoreo y de muestreo 0%
Elaborar e implementar el proyecto para la Implementación del
modelo IVC 33%
Emisión de conceptos de la comisión revisora 33%
Reuniones de sala de especializada ordinarias y
extraordinarias 21%
Seguimiento técnico en actividades relacionadas con IVC a la
Dirección de Operaciones sanitarias 0%
Capacitación a entes territoriales y otros actores 23%
Formular desarrollar y analizar el proyecto nacional de
vigilancia y control de residuos químicos 10%
Formular desarrollar y analizar el proyectos nacional de
vigilancia y control de microrganismos o patógenos 91%
Formular desarrollar y analizar el proyectos nacional de
vigilancia y control de nutrientes 50%
Visitas de habilitación de establecimientos o de
reconocimiento de equivalencia de sistemas sanitarios en
terceros países
0%
Acompañamiento a las autoridades sanitarias de terceros
países para la habilitación y certificación de establecimientos
colombianos que quieren exportar
100%
Participación en los comités de CODEX ALIMENTARIUS 27%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
Dentro de las actividades realizadas para el periodo se encuentran:
Elaborar, Validar, documentos técnicos que son resultado de los
planes de monitoreo y de muestreo
Esta actividad presentó no presenta avance dado que se desarrollará en el
segundo semestre del año, como consolidación de la toma de muestras según
cronograma de actividades.
Visitas de habilitación de establecimientos o de reconocimiento de
equivalencia de sistemas sanitarios en terceros países
Con una ejecución del 0%, debido a que esta actividad es a demanda, es
recomendable promocionar esta actividad con los otros países.
Acompañamiento a las autoridades sanitarias de terceros países para
la habilitación y certificación de establecimientos colombianos que
quieren exportar
Con un 100% de ejecución, representado así: En el mes de febrero un
acompañamiento a la autoridad sanitaria de Estados Unidos. APHIS, a las plantas
de beneficio Red Cárnica, ubicada en Ciénaga de Oro, Córdoba y Frigosinu,
ubicada en Montería, Córdoba.
En marzo acompañamiento por parte de los grupos GTPBAS y GTC a la autoridad
sanitaria de la república bolivariana de Venezuela para la habilitación y
certificación de plantas de beneficio y/o desposte de las especies bovina, porcina y
aviar con el fin de exportar a dicho país los productos de los siguientes
establecimientos: Antioqueña de porcinos (Medellín), Frigocolanta (líneas de
bovinos, terneros y porcinos) (Santa Rosa de Osos) , Cialta (Bogotá),
Coopvencedor (Albán), Frigosinú (Montería), Red Cárnica (Ciénaga de Oro),
Friogan Corozal, Friogan Villavicencio, Friogan San Cayetano, Frigorífico Vijagual
(Bucaramanga), Procesan, Frigorífico Metropolitano (Bucaramanga), Frigorífico
Río Frío (Floridablanca), Frigofogasa (Aguachica), Distraves (Piedecuesta),
Friogan La Dorada, Carnes y Derivados de Occidente (Candelaria), Camagüey
(Galapa), Coolesar (Valledupar)y Pollos El Dorado (Duitama).
Además se realizó en este mismo mes un acompañamiento a la visita de la OIE
con el fin de evaluar lo servicios veterinarios del país a las plantas de beneficio
Camagüey (Galapa, Atlántico), Frigotún (Pereira, Risaralda) y Central de Sacrificio
Guayabito (Santa Rosa de Cabal, Risaralda). Se hace necesario realizar un ajuste
a la meta de esta actividad teniendo en cuenta que estas son a demanda.
Formular desarrollar y analizar el proyecto nacional de vigilancia y
control de microrganismos o patógenos y calidad de microbiológica
en alimentos y bebidas
Con una ejecución del 91%, teniendo en cuenta que se han elaborado diez de
once programadas.
Además, durante este periodo de tiempo se entregó a la Dirección de Operaciones
Sanitarias los planes de Monitoreo de Campilobacter en pollo, salmonella en
carne de cerdo, E coli en Carne de Bovino, Listeria en Derivados Cárnicos LPC y
los planes de Verificación de Conservantes en Refrescos y bebidas, Leche en
polvo, agua envasada, queso, bebidas energizantes y programa de pesca oficial y
para la UE.
Se pretende tener un proceso de contratación que cumplan especificaciones
técnicas y conciliar la capacidad técnica de laboratorio y el diseño de los planes,
debido a que esta situación afecta de manera directa la ejecución de la actividad.
Formular, desarrollar y analizar el proyecto nacional de vigilancia y
control de nutrientes
Presentó una ejecución porcentual del 50%, debido a que se han elaborado dos
documentos correspondientes a sal y harina de los cuatro documentos
programados para la actual vigencia, de seguir cumpliendo con lo programado al
finalizar el año se cumplirá con el 100% de la meta.
Controles: a sistemas HACCP, BPM y BPF o a autorizaciones de
empresas recicladoras de materiales de envases de alimentos
Se presentó una ejecución porcentual del 43%, es de aclarar que el objetivo de
estos controles es el seguimiento a la implementación de estos sistemas a los
establecimientos certificados. Estas visitas se realizan aproximadamente un año
después de la visita de certificación. Este porcentaje de ejecución se presentó de
la siguiente manera: 100% en controles a sistemas de BPF, 20% en controles a
sistemas HACCP y un 8% en controles a sistemas BPM.
Elaborar e implementar el proyecto para la Implementación del modelo
IVC
Esta actividad presentó un avance porcentual del 33%, teniendo en cuenta que se
elaborado un informe por parte del Grupo técnico de Vigilancia epidemiológica
además de realizar el apoyo con la implementación del formato de inscripción de
establecimientos y el acta de visitas por enfoque de riesgo; el primero está en
etapa de implementación y validación y el segundo en etapa de desafío; El Grupo
de IVC de alimentos reporta el avance de la implementación del modelo de IVC
SOA, mediante informes trimestrales; el último informe se presentó el 30 de marzo
de 2015 y El grupo técnico de articulación y coordinación con las Entidades
Territoriales de Salud ha elaborado los instrumentos para la implementación del
modelo IVC bajo el enfoque de riesgo y sigue en la construcción de otros
instrumentos.
Certificación de BPM, HACCP, Clasificación de Plantas de benéfico
Animal
Presento una ejecución porcentual del 32%, esta actividad se ha desarrollado a
demanda, del desarrollo de estas certificaciones ha sido de la siguiente manera:
El 64% de las certificaciones de BPM, el 21% de certificaciones HACCP y el 10 %
de la clasificación de las PBA; en el caso de las certificaciones de BPM la mayor
dificultad se ha presentado debido al incremento en la demanda de solicitudes,
teniendo en cuenta que países como Ecuador se está exigiendo como
requerimiento esta certificación para establecimientos que deseen exportar a ese
país, se plantea la posibilidad de ajustar las metas sobre todo de las
certificaciones de BPM.
DIRECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLÓGICOS
“Analizar y proponer a la Dirección General la definición de estrategias e
instrumentos para la ejecución adecuada de las políticas y para la aplicación de
las disposiciones legales vigentes en materia de vigilancia y control de los
medicamentos, productos Fito terapéuticos, suplementos dietarios, productos
biológicos y demás afines a su naturaleza”, es una de las funciones de la
Dirección de Medicamentos y Productos Biológicos que para su cumplimiento a lo
largo del 2015 planteo veintinueve actividades a desarrollar en su Plan Operativo
Anual.
Para el primer trimestre la Dirección presentó una ejecución porcentual de 19%,
discriminada por actividad así:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Realizar visitas de certificación Buenas Prácticas de
Manufactura para Gases Medicinales 28%
Realizar visitas de certificación Buenas Prácticas de
Manufactura para fabricantes 23%
Realizar visitas de certificación Buenas Prácticas de
Laboratorio 25%
Realizar visitas de certificación Buenas Prácticas de
Elaboración 34%
Realizar visitas de Buenas Prácticas Clínicas 20%
Realizar visitas de certificación en Buenas Practicas
Farmacovigilancia 0%
Realizar visitas Internacionales de certificación Buenas
Prácticas de Manufactura. 33%
Visitas de seguimiento a bancos de sangre. 0%
Participación en Proyectos de norma de armonización
normativa. 43%
Realizar visitas de seguimiento a la certificación
Buenas Prácticas de Manufactura para Gases
Medicinales.
58%
Realizar visitas de seguimiento a la certificación
Buenas Prácticas de Manufactura para fabricantes 50%
Realizar visitas de seguimiento a la certificación
Buenas Prácticas de Elaboración 35%
Realizar visitas de seguimiento Buenas Prácticas
Clínicas 11%
Realizar visitas de seguimiento a protocolos de
Investigación Clínica 8%
Realizar visitas de seguimiento a Patrocinadores/CRO
Contract Research Organization 0%
Realizar acompañamiento técnico en actividades
relacionadas con IVC de medicamentos a la Dirección
de Operaciones sanitarias
8%
Realizar acompañamiento técnico en actividades
relacionadas con IVC de Bancos de Sangre a la
Dirección de Operaciones sanitarias
80%
Seguimiento a los tramites de registro sanitario 26%
Realizar capacitación a entes territoriales y otros
actores 15%
Realizar asistencia Técnica a entes territoriales y otros
actores 0%
Realizar monitoreo, evaluación y control sobre la
implementación de nuevas medidas de inspección,
vigilancia y control a los GTT DECRETO 2078 de 2012
0%
Emitir conceptos de las Salas Especializadas de la
Comisión Revisora 15%
Realizar reuniones de salas especializadas de la
Comisión Revisora (ordinarias + extraordinarias) 21%
Emitir actos administrativos (resoluciones y autos) de
trámites que requieren estudios de la Sala de
Medicamentos y Productos Biológicos
28%
Evaluar trámites de publicidad de productos
competencia de la Dirección de Medicamentos y
Productos Biológicos.
36%
Analizar los reportes fisicoquímicos y/o
microbiológicos recibidos dentro del programa de
Demuestra la calidad de medicamentos
0%
Realizar seguimiento a estudios de estabilidad de los
laboratorios farmacéuticos 20%
Realizar visitas de seguimiento al programa Nacional
de Farmacovigilancia en Laboratorios de
Medicamentos, IPS y APB
17%
Emitir el Boletín periódico de Farmacovigilancia para
comunicación del riesgo 33%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
A continuación se denotan algunas de las ejecuciones para las diferentes
actividades de la Dirección:
Realizar visitas de certificación Buenas Prácticas de Manufactura para Gases Medicinales
Para esta actividad se efectuaron 17 visitas de certificación y seguimiento
aceptadas por los usuarios, de las 80 que se tienen como meta para la vigencia
actual, obteniendo así el porcentaje antes relacionado.
Realizar visitas de certificación Buenas Prácticas de Laboratorio
Se realizaron las visitas programadas para este trimestre, 3 en Colombia y 2 en
India. Es de aclarar que según la normatividad sanitaria: Resoluciones 3619 del
2013, 719 de 2014 y 4058 de 2014, se han modificado los plazos de cumplimiento
por parte de los usuarios, lo que ha llevado a que solo se ejecuten a petición del
usuario y a la fecha dicha certificación no es de obligatorio cumplimiento.
Realizar visitas de Buenas Prácticas Clínicas
Estas visitas de certificación en Buenas Prácticas Clínicas (BPC) son realizadas
por el grupo de programas especiales según la demanda de los usuarios, para
conceder esta certificación se realiza una evaluación documental y posteriormente
si se cumplen los requisitos contemplados en la norma se lleva a cabo la visita.
Durante este primer trimestre se evaluaron 6 solicitudes de certificación en BPC,
de estas se concedió una aprobación, se negaron dos por el no cumplimiento en
los términos a respuestas a requerimientos y se programaron 3 visitas para el
siguiente trimestre.
Realizar visitas Internacionales de certificación Buenas Prácticas de
Manufactura
Este tipo de visitas se realizan de acuerdo a las solicitudes de los interesados,
para este trimestre se realizaron 16 de las 18 visitas programadas para el mismo.
Realizar visitas de seguimiento Buenas Prácticas Clínicas
El objetivo de las visitas es evaluar las condiciones de aprobación inicial a las
diferentes instituciones que realizan investigación clínica con medicamentos en el
país, para el trimestre se llevaron a cabo 2 de las 37 que se tienen como meta.
Realizar visitas de seguimiento a protocolos de Investigación Clínica
El Objetivo de las visitas es verificar la integridad de los sujetos de investigación y
la fiabilidad de los datos recolectados en cada estudio, se realizan 2 de 6 visitas
correspondientes al 33% de las que contemplaron para este trimestre.
Realizar visitas de seguimiento a Patrocinadores/CRO Contract
Research Organization
Este tipo de visitas están encaminadas a verificar el seguimiento que estas
instituciones realizan sobre los protocolos a su cargo, este procedimiento es nuevo
y durante este trimestre se trabajó en el diseño de la herramienta para este fin.
Realizar acompañamiento técnico en actividades relacionadas con IVC
de Bancos de Sangre a la Dirección de Operaciones sanitario
Se llevaron a cabo 8 acompañamientos técnicos en el primer trimestre. Para los
bancos de sangre visitados en el mes de Marzo del año en curso, cuatro de ellos
se emitió concepto técnico de Cumple y uno de ellos No Cumple por lo cual se
procedió a aplicar medida sanitaria de seguridad consistente en la Clausura
Temporal de Actividades y Destrucción de Hemocomponentes con Sello de
Calidad por condiciones de almacenamiento.
Realizar capacitación a entes territoriales y otros actores
Se capacitó a la industria ANDI, Asociación de pacientes y Universidad de
Antioquia, capacitaciones realizadas conforme al procedimiento vigente resaltando
que hubo buena participación e interés en cada uno de los temas por parte de los
grupos capacitados, conforme a las evidencias archivadas.
Emitir conceptos de las Salas Especializadas de la Comisión Revisora
Los conceptos son emitidos acorde con el procedimiento vigente una vez son
publicados, con 628 conceptos emitidos de 4100 estimados para la vigencia.
Realizar reuniones de salas especializadas de la Comisión Revisora
(ordinarias + extraordinarias)
Las reuniones ordinarias y extraordinarias se realizan conforme a lo planeado de
las cuales a la fecha se registran 24, los conceptos por estudios de trámites y
solicitudes de los usuarios se encuentran debidamente publicados y con actos
administrativos entregados oportunamente.
Evaluar trámites de publicidad de productos competencia de la
Dirección de Medicamentos y Productos Biológicos
Se desarrolló durante este periodo con la realización de comités ordinarios de
publicidad.
Analizar los reportes fisicoquímicos y/o microbiológicos recibidos
dentro del programa de Demuestra la calidad de medicamentos
La Ley 1438 de 2011 en el artículo 89 señala que el INVIMA debe garantizar la
calidad, eficacia y seguridad de los medicamentos, insumos y dispositivos médicos
que se comercialicen en el país de acuerdo con los estándares internacionales de
calidad. La ejecución de este Programa se hace necesaria para proteger la salud
de la población colombiana.
El programa cuenta con una metodología liderada por la Dirección de
Medicamentos y Productos Biológicos, y para su desarrollo, cuenta con la
participación de las Secretarias Territoriales de Salud en la toma de muestras con
apoyo de un Operador Logístico encargado de realizar entre otras obligaciones la
coordinación de la toma de muestras del Programa en los establecimientos
farmacéuticos. Durante el primer trimestre se estructuro el funcionamiento del
programa para el año y se inició la recolección de las muestras, por lo cual aún no
hay resultados de los análisis realizados.
Emitir el Boletín periódico de Farmacovigilancia para comunicación
del riesgo
Es el medio de divulgación de la información generada por el grupo de
Farmacovigilancia, este año se publicara con periodicidad bimestral, se ha
cumplido con el 100% de la meta trazada.
DIRECCIÓN DE DISPOSITIVOS MÉDICOS Y OTRAS TECNOLOGÍAS
“Proponer a la Dirección General la adopción de los procesos y procedimientos
para la expedición de los registros sanitarios de los dispositivos médicos y otras
tecnologías y demás afines a su naturaleza y al procesamiento, notificación y
comunicación de los actos administrativos e información que de ellos se derive”,
es una de las funciones de la Dirección de Dispositivos Médicos y otras
Tecnologías, que enmarco en el Plan Operativo Anual 2015 veinticinco actividades
para cumplir esta y las demás funciones asignadas. El primer trimestre presentó
un avance porcentual de 17% ejecutado de la siguiente manera según sus
actividades:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Certificaciones CCA - Condiciones Sanitarias - Verificación de
Requerimientos 22%
Seguimiento a las certificaciones 20%
Seguimiento a la calidad de las visitas y competencias de los
inspectores 0%
Validación y publicación de documentos técnicos, procedimientos,
manuales, guías, instructivos u otros instrumentos que sirvan como
lineamientos para la ejecución de las acciones de IVC
0%
Acompañamiento técnico en actividades relacionadas con IVC a la
Dirección de Operaciones sanitarias 17%
Realizar la segunda fase de la consolidación del modelo de gestión
del riesgo 41%
Implementación del procedimiento IVC en zonas portuarias 15%
Evaluar trámites de Publicidad de los productos competencia de la
Dirección de Dispositivos. 20%
Inscripción de Recurso humano para el mantenimiento de los equipos
biomédicos clase II y IIA 18%
Auditorias de certificación de Buenas Practicas de Bancos de Tejido y
Medula Ósea 25%
Certificación en condiciones sanitarias para Bancos de Tejido y
Medula Ósea 0%
Visita de verificación de requisitos para Bancos de semen, óvulos y
embriones - 0%
Inspección, Vigilancia y Control a establecimientos de competencia de
la Dirección Bancos de Tejido y Medula Ósea, Bancos de Medicina
Reproductiva
50%
Participación en Proyectos de norma de armonización normativa 22%
Emisión de conceptos de la comisión revisora 17%
Reuniones de sala de especializada ordinarias 20%
Capacitación a entes territoriales y otros actores 5%
Asistencia Técnica a entes territoriales y otros actores 5%
Analizar la causalidad y gestionar los reportes de eventos e incidentes
adversos asociados al uso de los dispositivos médicos notificados al
programa nacional de tecnovigilancia y al uso de los reactivos de
diagnóstico In-Vitro (TECNOVIGILANCIA)
29%
Analizar la causalidad y gestionar los reportes de eventos e incidentes
adversos asociados al uso de los dispositivos médicos notificados al
programa nacional de tecnovigilancia y al uso de los reactivos de
diagnóstico In-Vitro (REACTIVOVIGILANCIA)
25%
Programa de Tecnovigilancia 21%
Programa de Reactivovigilancia 20%
Implementación del Sistema de Gestión de Riesgo Clínico con la
metodología Análisis Modo Falla Efecto en Instituciones Prestadoras
de Servicios de Salud a nivel nacional.
4%
Estructuración de un modelo de asistencia técnica fundamentado en
la estrategia e-learning, el cual consiste en plataformas de sistemas
de información en tiempo real.
33%
Conceptos emitidos derivados de la toma de muestras y análisis de
calidad de dispositivos médicos 0%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
Las siguientes son actividades ejecutadas por la dirección a lo largo del primer
trimestre de 2015:
Seguimiento a las certificaciones
En el primer trimestre se realizaron siete seguimientos a las certificaciones por
cuanto se ha dado prioridad a la realización de visitas de certificación para
establecimientos nuevos y para aquellas empresas que solicitaron visita de
recertificación.
Seguimiento a la calidad de las visitas y competencias de los
inspectores
Debido a que no se han programado ni realizado visitas de seguimiento a las
competencias técnicas de los inspectores se tuvo una ejecución porcentual del
0%, por cuanto se esperaba un volumen considerable para realizar el muestreo.
Como plan de mejora se programarán visitas a partir del mes de abril.
Validación y publicación de documentos técnicos, procedimientos,
manuales, guías, instructivos u otros instrumentos que sirvan como
lineamientos para la ejecución de las acciones de IVC
Esta actividad se llevará a cabo a partir del segundo trimestre así: Acta de
Verificación de requerimientos (Abril), Lista de verificación de requisitos de
Condiciones Sanitarias para establecimientos fabricantes dispositivos médicos de
Salud visual (Julio).
Acompañamiento técnico en actividades relacionadas con IVC a la
Dirección de Operaciones sanitarias
Se llevaron a cabo todos los acompañamientos técnicos que solicitó la Dirección
de Operaciones Sanitarias. Se presentó una ejecución porcentual del 17%,
correspondiente a cinco acompañamientos de veintinueve que se tienen como
meta.
Realizar la segunda fase de la consolidación del modelo de gestión
del riesgo
Esta actividad tuvo una ejecución porcentual del 41% adelantando las siguientes
actividades en el trimestre:
o Propuesta de actualización mapa de riesgos: inclusión, eliminación, ajustes en
la caracterización y fusión de variables en Comité primario de la Dirección.
o Gestión de visitas: Programación de visitas, recepción, revisión y archivo de
actas de visita. Se efectuó reunión con el referente técnico para tratar tema de
seguimiento y control a PQRSD.
o Gestión con la Unidad de Riesgos: Entrega de frecuencias absolutas de
reportes de tecnovigilancia para cálculo de probabilidad de ocurrencia
(homologación IVC-SOA). Actualización mapa: Remisión a Coordinadores de
propuesta para fusión de variables de medidas sanitarias.
Se realizó la entrega de la base de datos consolidada de reportes e incidentes de
dispositivos médicos, del período 2012 a tercer trimestre del 2014. Se gestionó
con la Oficina de Tecnologías de la Información se realizó consulta a la base de
datos de registros sanitarios por categoría de riesgo y se efectuó entrega a la
Unidad de Riesgos. Se asistió a la reunión efectuada el 27-feb-15. Se remitió a la
DIROS la programación de IVC para el segundo trimestre del año. Además Se
remitió por correo electrónico a la Unidad de Riesgos el consolidado de las
actividades desarrolladas para homologar el Modelo de Tecnovigilancia con el
Modelo IVC-SOA, en el cual también se solicitó la presentación de los resultados
obtenidos del Modelo Integral de IVC de Dispositivos Médicos.
Implementación del procedimiento IVC en zonas portuarias,
Esta actividad tuvo ejecución porcentual del 15% teniendo en cuenta que se
durante el periodo: Se realizó una reunión con coordinadores de GT de Dirección
de Medicamentos y Cosméticos, una revisión previa del Procedimiento propuesto
por parte de las direcciones misionales y se elaboró propuesta de remisión al
Director de Operaciones Sanitarias.
Evaluar trámites de Publicidad de los productos competencia de la
Dirección
Actividad con una ejecución del 20% en donde se han evaluado las solicitudes de
autorización de publicidad conforme se han recibido.
Inscripción de Recurso humano para el mantenimiento de los equipos
biomédicos clase II y IIA
Se han emitido los certificados de inscripción de recurso humano conforme se han
recibido las solicitudes, 128 de 692 establecidas como meta.
Certificación en condiciones sanitarias para Bancos de Tejido y
Medula Ósea
Durante el primer trimestre no se recibieron solicitudes de visitas de condiciones
sanitarias, se tiene estimada una meta de tres certificaciones.
Inspección, Vigilancia y Control a establecimientos de competencia de
la Dirección Bancos de Tejido y Medula Ósea, Bancos de Medicina
Reproductiva,
Durante el primer trimestre del año se tuvo una ejecución porcentual del 50%
teniendo en cuenta que se realizaron 9 visitas de IVC de las 18 programadas. El
motivo del aumento de estas visitas se debe a las denuncias recibidas de
funcionamiento de bancos de células madre.
Emisión de conceptos de la comisión revisora
Actividad con un 17% de ejecución porcentual, durante las sesiones realizadas en
los meses de febrero y marzo se evaluaron por parte de los comisionados de las
Salas Especializadas las 48 solicitudes allegadas.
Reuniones de sala de especializada ordinarias
Se sesiona durante el mes de Febrero y Marzo. En enero no se realizaron
sesiones de salas especializadas de acuerdo al cronograma, por esta razón la
ejecución fue del 20%.
Capacitación a entes territoriales y otros actores
Las capacitaciones realizadas se llevaron a cabo de acuerdo a la programación
establecida. En este trimestre solo se realiza para el Programa Nacional de
Tecnovigilancia, debido a esto su ejecución porcentual fue del 5%.
Asistencia Técnica a entes territoriales y otros actores
Las asistencias técnicas realizadas se llevaron a cabo de acuerdo a la
programación establecida. En este trimestre se realiza para el Programa Nacional
de Tecnovigilancia, de acuerdo a lo anterior se tuvo una ejecución porcentual del
5%.
Implementación del Sistema de Gestión de Riesgo Clínico con la
metodología Análisis Modo Falla Efecto en Instituciones Prestadoras
de Servicios de Salud a nivel nacional
Presenta avance del 4%, el cual se obtuvo en la asistencia técnica realizada el día
25/03/2015 en FOSCAL.
Estructuración de un modelo de asistencia técnica fundamentado en
la estrategia e-learning, el cual consiste en plataformas de sistemas de
información en tiempo real
Se desarrolló en su totalidad el módulo de Tecnovigilancia y se inició el módulo
FOREIA. Adicionalmente se realizó Asistencia Técnica en los GTT de Medellín y
Bucaramanga (Taller de aprendizaje colaborativo y participativo "Gestión de
Alertas y Recall con enfoque de riesgo"), obteniendo un 33%.
DIRECCIÓN DE COSMÉTICOS, ASEO, PLAGUICIDAS Y PRODUCTOS DE
HIGIENE DOMÉSTICA
Dentro de las funciones de la Dirección se encuentra “Proponer a la Dirección
General los lineamientos y criterios técnicos del modelo de inspección, vigilancia y
control bajo el enfoque de gestión de riesgo, coordinar y responder por su
implementación técnica, en lo de competencia de la Dirección de Cosméticos,
Aseo, Plaguicidas Y Productos De Higiene Doméstica”, para el cumplimiento de
ésta y las demás que le fueron asignadas se enmarcaron catorce actividades en el
Plan Operativo Anual 2015, que para el primer trimestre presento una ejecución
porcentual del 27%, ejecutando sus actividades así:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Asignación de código de Notificación Sanitaria Obligatoria, reconocimiento o renovación para productos cosméticos
26%
Asignación de código de Notificación Sanitaria Obligatoria, reconocimiento o renovación para productos de Higiene Doméstica y Absorbentes de Higiene Personal
31%
Cambios de NSO y/o modificación de RS para productos cosméticos 34%
Cambios de NSO y/o modificación de RS para productos de Higiene Doméstica y Absorbentes de Higiene Personal
26%
Visitas de Supervisión del modelo de IVC bajo el enfoque de riesgo a la DIROS
0%
Seguimiento a los tramites de registro sanitario 22%
Visitas de certificación y/o ampliación a establecimientos fabricantes de los productos competencia de la Dirección
31%
Visitas de Seguimiento a establecimientos certificados 33%
Visitas de apoyo a la ejecución de IVC institucional en los productos competencia de la Dirección
22%
Certificados emitidos a los establecimientos fabricantes de los productos competencia de la Dirección
37%
Capacitación a Entes territoriales y otros actores 44%
Asistencia Técnica a entes territoriales y otros actores 0%
Programa Nacional Demuestra la Calidad de Cosméticos 0%
Realizar la consolidación del modelo de gestión de riesgo de la Dirección
25%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
A continuación se detalla la ejecución de las actividades:
Cambios de NSO y/o modificación de RS para productos cosméticos
Actividad realizada a solicitud del interesado (Demanda), por modificaciones que
el interesado solicite realizar sobre el expediente de un producto cosmético en su
información general o técnica en cuanto a marca, titular, fabricante, formulación,
etc.; el cumplimiento antes relacionado corresponde a 2370 ejecuciones de las
7000 de la meta proyectada por la Dirección.
Visitas de Supervisión del modelo de IVC bajo el enfoque de riesgo a
la DIROS
Actividad con una ejecución del 0%, puesto que de las 9 programadas a la fecha
no hay registros de visitas.
Visitas de certificación y/o ampliación a establecimientos fabricantes
de los productos competencia de la Dirección
Esta actividad es realizada a solicitud del establecimiento fabricante interesado,
son programadas de acuerdo al orden en el que se reciben tal como las demás
actividades propias del grupo; se evidencia una ejecución de las tres que se tienen
como meta.
Visitas de Seguimiento a establecimientos certificados
De acuerdo a una programación previa de la líder del Grupo Técnico, se realizan
visitas de seguimiento a los establecimientos fabricantes certificados de los
productos competencia de la Dirección, para verificar y corroborar que siguen
cumpliendo con la normatividad sanitaria vigente; para el primer trimestre se
evidencia un cumplimiento del 33%, reflejado en las 46 visitas de las 140
programadas.
Certificados emitidos a los establecimientos fabricantes de los
productos competencia de la Dirección
Esta actividad se realiza a solicitud del establecimiento fabricante (Demanda); se
evidencia para el primer trimestre emisión de 154 certificados de 481 proyectados.
Capacitación a Entes territoriales y otros actores
De las nueve capacitaciones programadas se desarrollaron cuatro así: Dos
capacitaciones a Estudiantes Profesionales del Programa de especialización de
ciencia y tecnología cosmética de la UNAL sobre normatividad en productos
cosméticos (BPM, IVC) y dos capacitaciones en conjunto con la SDS para el
gremio de peluqueros sobre Manejo seguro de cosméticos, se recomienda revisar
la meta planteada para garantizar la gestión de la Dirección.
DIRECCIÓN DE OPERACIONES SANITARIAS
Dentro de las funciones de la Dirección de Operaciones Sanitarias se encuentra
“Dirigir y controlar la actividad de coordinación de los grupos de trabajo, que se
creen para cumplir funciones a nivel territorial, garantizando que se dé
cumplimiento a los lineamientos técnicos en materia de inspección, vigilancia y
control trazados por la Dirección General y por las direcciones misionales.”, que
para el cumplimiento de ésta y las demás funciones asignadas, encuadro seis
actividades en su Plan Operativo Anual 2015, que para el primer trimestre mostro
un avance porcentual del 14% así:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Inspección, vigilancia y control a Bancos de
Sangre y puestos fijos de recolección. 24%
Inspección, vigilancia y control a
establecimientos de competencia de la
Dirección
25%
Inspección , vigilancia y control a plantas de
beneficio animal de desposte y desprese 25%
Tomar muestras de productos y tecnologías
competencia del Invima acorde con las
solicitudes establecidas por las direcciones
misionales de los planes de muestreo y
monitoreo
7%
Capacitación a Entes Territoriales 0%
Asistencia a Entes Territoriales 0%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
Dentro de las actividades ejecutadas por la Dirección de operaciones Sanitarias
para el primer trimestre de 2015 encontramos:
Inspección, vigilancia y control a Bancos de Sangre y puestos fijos de
recolección
Para esta actividad se realizaron 34 visitas de IVC de las cuales 32 fueron
solicitadas por la misional y 2 por los usuarios para levantamiento de Medida
Sanitaria aplicada a los Bancos ESE Hospital Rosario Pumarejo de López ubicado
en la ciudad de Valledupar Cesar y Fundación Infantil Universitario San José
ubicado en Bogotá D.C.
Inspección, vigilancia y control a establecimientos de competencia de
la Dirección
Se realizaron 3568 visitas de IVC correspondientes a 237 Dispositivos Médicos
con un 7% de participación, Cosméticos 109 con un 3% de participación,
Medicamentos 209 con un 6% de participación y 3013 de Alimentos y Bebidas con
un 84% de participación.
Inspección, vigilancia y control a plantas de beneficio animal de
desposte y desprese
La dirección misional técnica remitió la programación de visitas priorizadas por
mapa de riesgos y extraordinarias mensualmente durante el primer trimestre a la
Dirección de Operaciones Sanitarias, esta a su vez fue enviada a cada uno de los
GTT correspondientes y se programaron las visitas para cumplir con el POA.
Adicional cada GTT envió las visitas que surgieron por solicitud ya fueran por
demanda o denuncias, estas a su vez se remitieron a la dirección Misional para su
aprobación y programación. La meta para el 2015 es de 1726 visitas de las cuales
se ejecutaron 432 para un cumplimiento del primer trimestre del 25%.
Emisión de concepto sanitario de licencias de importación solicitadas
ante el VUCE
En el primer Trimestre se emitieron 28267 conceptos sanitarios de Licencias de
Importación correspondientes a 7.240 en Enero, 10.413 en Febrero y 10.614 en
Marzo.
Emisión de concepto sanitario de autorizaciones de importación y
exportación radicadas ante el INVIMA
Para el trimestre se realizaron 804 autorizaciones de importación distribuidas en:
227 en Enero, 262 en Febrero y 315 en Marzo. Se recibe la información por parte
de la VUCE, recopilándola en Autorizaciones estudiadas, negadas, requeridas.
Una vez estudiada esta información se realiza un comparativo con los trámites
estudiados el mes anterior y el mismo mes del año anterior. Se informa cuando
hay un aumento o disminución de los tramites estudiados y se da una información
de las causas por las cuales se presentan estos cambios.
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
“Liderar y apoyar a las dependencias en la implementación, desarrollo y
sostenimiento de sistemas integrados de gestión, de acuerdo con lo establecido
en los planes y proyectos estratégicos del Instituto”, es una de las funciones de la
Oficina Asesora de Planeación que para el cumplimiento y las demás que le
fueron asignadas enmarcó dentro de su Plan Operativo Anual seis actividades a
desarrollar en la vigencia actual, para el primer trimestre presentó un avance
porcentual del 16% ejecutado por actividad así:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Creación, socialización e implementación
del Banco de Proyectos del Invima 20%
Desarrollo del Programa Anual de
Socialización y Sensibilización en Sistema
Integrado de Gestión
3%
Nueva arquitectura de procesos 25%
Diseñar el Sistema de Gestión Ambiental 25%
Automatización de Procesos 25%
Implementación y seguimiento al Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 0%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
Dentro de la ejecución de las actividades planteadas se encuentran:
Desarrollo del Programa Anual de Socialización y Sensibilización en
Sistema Integrado de Gestión
Se realizó sesión de socialización de los procedimientos obligatorios del Sistema
de Gestión Integrado y evaluación de conocimientos a los Facilitadores de
Calidad. Se evaluaron 24 facilitadores y 15 obtuvieron resultados por encima del
80%.
Nueva arquitectura de procesos
Se realizaron las actividades según cronograma presentado a la Dirección General
(Elaboración cronograma de trabajo, Elaboración presentación de la Nueva
Arquitectura de Procesos, Elaboración de los nuevos formatos para
caracterización de Macroprocesos y Procesos, Elaboración instructivo de
migración documental y Publicación Intranet de la documentación del sistema de
gestión integrado) Está en proceso la socialización de la nueva arquitectura, la
definición de indicadores de gestión y la actualización del manual de calidad.
Diseñar el Sistema de Gestión Ambiental
Se realizaron las actividades según cronograma (Definición del Proyecto y
documentación del sistema ambiental en lo referente a: definición del formato de
matriz para la identificación y evaluación de los aspectos e impactos ambientales,
Procedimiento para la Identificación, registro y actualización de los aspectos
legales ambientales y otros requisitos, Matriz de requisitos legales ambientales y
otros que el INVIMA suscriba).
Automatización de Procesos
Se elaboraron y entregaron 2 flujos de proceso (Radicación Atención al Ciudadano
y Expedición de Registros Sanitarios y Trámites Asociados) y 80 pantallas
asociadas a los procesos que actualmente están en proceso de automatización
(Radicación Atención al Ciudadano, Expedición de Registros Sanitarios y Trámites
Asociados y Certificaciones Contractuales).
OFICINA ASESORA JURÍDICA
Dirigir y orientar el estudio jurídico de los proyectos de decreto, resoluciones,
reglamentos y demás actos administrativos e instrumentos jurídicos tendientes a
mejorar el control y la vigilancia de la calidad de los productos de competencia del
INVIMA y los demás relacionados con la operación del Instituto, corresponde a
una de las funciones de la Oficina Asesora Jurídica, que para el cumplimiento
enmarco seis actividades en el Plan Operativo Anual, para el primer trimestre
reportó un avance porcentual del 22% con una ejecución por actividad así:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Realizar las actuaciones tendientes a la
recuperación de las acreencias a favor del
Instituto.
22%
Participar activamente en los proyectos
normativos que se requiere articular con el
Ministerio de Salud y Protección Social y
otros entes regulatorios.
25%
Divulgación mensual de textos normativos y
jurisprudencia de interés para el instituto. 25%
Unificar criterios jurídicos al interior del
instituto para asegurar actuaciones y
trámites armónicos que garanticen los
derechos de los usuarios y la calidad de la
prestación del servicio y el cumplimiento de
las funciones de la entidad.
25%
Diseñar e implementar el plan de
capacitación permanente en temas
sanitarios a funcionarios y empleados al
servicio de la administración de la justicia
colombiana con el fin de fortalecer la
reputación del instituto y mejorar así la
imagen institucional y el mejor
entendimiento y aplicación de la
normatividad sanitaria vigente.
30%
Diseñar e implementar el plan de acción por
fases del programa de mecanismos y
prácticas de convergencia normativa
internacional en el INVIMA
5%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
Algunas de las acciones adelantadas para las actividades en el primer trimestre
del 2015 fueron:
Realizar las actuaciones procesales en asuntos en que el Invima es
parte, para la adecuada representación judicial y extrajudicial nacional
Se profirieron 22 fallos judiciales definitivos, de los cuales 20 fueron a favor del
Instituto, los fallos desfavorables obedecen a Acciones de Tutela con radicados
2014-764 y 2014-1497 donde se ordena la importación del medicamento
Daunorrubicina liposomal.
Realizar las actuaciones tendientes a la recuperación de las
acreencias a favor del Instituto
Se realizaron las acciones administrativas necesarias para realizar el recaudo por
concepto de Multas impuestas, entre las cuales, requerimiento de pago,
suscripción de acuerdos de pago, se decretaron embargos y medidas cautelares
lo cual arrojo un recaudo de $770.798.311 comparado con el trimestre del año
anterior $592.193.728 se evidencia un incremento del mismo.
Participar activamente en los proyectos normativos que se requiere
articular con el Ministerio de Salud y Protección Social y otros entes
regulatorios
Se ha participó activamente en 15 proyectos normativos contando con la
participación de las Direcciones de Medicamentos y Productos Biológicos,
Alimentos y Bebidas, Cosméticos y Aseo y la Oficina de Laboratorios.
Divulgación mensual de textos normativos y jurisprudencia de interés
para el instituto
Se efectuó el análisis respectivo de cada norma, se elaboraron los artículos y se
publicó el Boletín Opinión Jurídica No. 26 de enero de 2015 Ley 1747 del 26 de
diciembre de 2014 “Por medio de la cual se aprueba el Acuerdo de Comercio
entre República de Colombia y la República Corea, firmado en Seúl, el 21 febrero
de 2013".
Ley 1746 del 26 de diciembre de 2014 “Por medio de la cual se aprueba el
protocolo adicional al Acuerdo Marco de la Alianza del Pacífico”.
Decreto 2573 del 12 de diciembre de 2014 “Por la cual se establecen los
lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, se reglamenta
parcialmente la ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones”
Se efectuó el análisis respectivo de cada norma, se elaboraron los artículos y se
publicó el Boletín Opinión Jurídica No. 27 de febrero de 2015 con el Decreto 103
de 2015 "Por medio del cual se reglamenta parcialmente a la Ley 1712 de 2014.
Decreto 152 de 2015 "Por el cual se prorroga el término de entrada en vigencia del
Decreto 1471 del 5 de agosto de 2014".
Se efectuó el análisis respectivo de cada norma, se elaboraron los artículos y se
publicó el Boletín Opinión Jurídica No. 28 de marzo de 2015 con 1. Ley 1751 de
2015 "Por medio de la cual se regula el Derecho fundamental a la salud".
Concepto emitido por el Consejo de Estado Radicación interna: 2243 Número
Único: 11001-03-06-000-2015-00002-000 28 de enero de 2015 sobre la normativa
aplicable al derecho de petición actualmente.
Unificar criterios jurídicos al interior del instituto para asegurar
actuaciones y trámites armónicos que garanticen los derechos de los
usuarios y la calidad de la prestación del servicio y el cumplimiento de
las funciones de la entidad
Se han llevado a cabo 3 mesas de unificación de criterios emitiendo el concepto
jurídico frente al siguiente tema: "diferencias entre establecimiento de comercio y
personas jurídicas societarias y no societarias, para una adecuada lectura de los
certificados expedidos por la Cámara de Comercio". Segunda Mesa de Unificación
de Criterios Jurídicos. “Diligencia de ampliación de la queja disciplinaria”. Tercera
Mesa de Unificación de Criterios Jurídicos. “Valoración de pruebas allegadas en el
recurso de reposición”.
Diseñar e implementar el plan de capacitación permanente en temas
sanitarios a funcionarios y empleados al servicio de la administración
de la justicia colombiana con el fin de fortalecer la reputación del
instituto y mejorar así la imagen institucional y el mejor entendimiento
y aplicación de la normatividad sanitaria vigente
Se concretó el proyecto a desarrollar, se procedió a solicitar los recursos
requeridos y presentar la documentación del proyecto mediante la Hoja de Vida
con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación.
OFICINA DE RESPONSABILIDAD SANITARIA
“Adelantar y tramitar, con observancia del principio de legalidad, los procesos
sancionatorios que se deriven de las diferentes actividades de inspección,
vigilancia y control, ejercidas por el Instituto, sobre los productos y asuntos
competencia de la entidad conforme a la normatividad vigente, en coordinación
con las diferentes dependencias”, es una de las funciones de la Oficina de
Responsabilidad Sanitaria Invima, la cual para el primer trimestre de 2015
presentó un avance porcentual del 26% en el Plan Operativo Anual así:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Impulsar, Calificar, y resolver los
recursos de los procesos
sancionatorios
26%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
La ejecución de la actividad en el primer trimestre se particulariza a continuación:
Impulsar, Calificar, y resolver los recursos de los procesos
sancionatorios
Las actuaciones administrativas tendientes a adelantar el proceso sancionatorio
fueron de 1.728, mostrando un crecimiento continuo durante el periodo. En cuanto
al número de recursos resueltos fueron de 95, presentándose mayor
productividad en el mes de Enero de 2015.
OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES
El INVIMA es un actor visible a nivel Internacional, toda vez que su participación
se ha extendido a mesas de negociación, especialmente en aspectos sanitarios y
de inocuidad, para la apertura a mercados de los productos que se vigilan. El Plan
Operativo Anual de la Oficina de Asuntos Internacionales compuesto por seis
actividades en las cuales se priorizan las iniciativas más importantes para alcanzar
con las estrategias y objetivos estratégicos de la entidad. La ejecución de las
actividades del Plan Operativo Anual de esta Oficina durante el primer trimestre
presentó un avance porcentual de 24%, ejecutado de la siguiente manera por
cada actividad:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Acciones para la implementación de acuerdos y seguimiento a los
compromisos internacionales del INVIMA. 14%
Gestionar e implementar acuerdos, convenios o alianzas estratégicas
de carácter nacional e internacional para lograr el fortalecimiento técnico
del INVIMA y el posicionamiento internacional y a nivel de alto gobierno
como Autoridad Sanitaria.
25%
Articulación entre el INVIMA, autoridades nacionales competentes,
gremios e industria regulada que mejoren las acciones de búsqueda,
acceso sanitario y aprovechamiento de mercados internacionales de
interés para la industria colombiana en los productos de competencia
INVIMA.
89%
Comunicar de forma oportuna y estratégica a actores clave del alto
gobierno nacional y de los organismos internacionales y autoridades
sanitarias, los resultados y logros del INVIMA en la participación en
foros, negociación e implementación de convenios y acuerdos técnico
científico.
7%
Establecer los mecanismos para el estudio, aplicación y monitoreo de
las normativas internacionales sanitarias y reglamentos técnicos de
terceros países que sirven de referencia para la mejora en la práctica de
la función reguladora del INVIMA y que inciden en el comercio
internacional y el acceso a mercados para la industria colombiana.
5%
Diseñar e implementar el plan de acción por fases del programa de
mecanismos y prácticas de convergencia normativa internacional en el
INVIMA.
5%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
A continuación se relacionan algunas de las actividades adelantadas durante el
trimestre:
Articulación entre el INVIMA, autoridades nacionales competentes,
gremios e industria regulada que mejoren las acciones de búsqueda,
acceso sanitario y aprovechamiento de mercados internacionales de
interés para la industria colombiana en los productos de competencia
INVIMA
Esta actividad presento un avance porcentual del 89% teniendo en cuenta que se
realizaron gestiones con países para apoyar a los productores colombianos del
sector avícola, cárnico bovino-porcino y lácteo interesados en ingresar a mercados
internacionales en el logro del acceso sanitario a terceros países priorizados.
Estas acciones para dinamizar los mercados internacionales / mercados
priorizados tienen una meta mensual de veinticuatro acciones mensuales.
Esta actividad se ejecutó así: En enero diez acciones para dinamizar los
mercados, preparatoria con ICA para reunión UE 28 y 29 de enero; reunión
consejería de la competitividad presidencia de la republica asunto proyecto de
admisibilidad 21 de enero de 2015; febrero: acciones para dinamizar los
mercados, Argelia MOU visita reuniones gestiones de admisibilidad trabajo
certificado al 24 de feb; Egipto gestiones de admisibilidad expo carne bovina visita
reuniones con GOS Mincomercio Egipto 12 al 24 de febrero y en el mes de marzo
20 acciones para dinamizar los mercados sobre las 24 programadas
mensualmente.
Acciones para la implementación de acuerdos y seguimiento a los
compromisos internacionales del INVIMA
Tuvo una ejecución porcentual del 14%, a marzo de 2015 existe una herramienta
en Excel de reporte para identificación del estado actual y seguimiento de los
compromisos internacionales asumidos por el INVIMA con cada uno de los países
que se tiene relación, esta ejecución se realizó así: Alianza del Pacifico: 4 de
marzo, teleconferencia con Cofepris, estado actual del programa bilateral; unión
Europea: 25 de marzo reunión interinstitucional Madrid asunto compromisos UE;
unión Europea - unificación de cuestionario ICA e INVIMA; Unificación de
procedimiento ICA e INVIMA, reuniones ICA e INVIMA 9 de marzo 18 de marzo 20
de marzo; Brasil: certificación para aceite de pescado trabajado con la industria,
embajada de Brasil.
Es de aclarar que esta herramienta de reporte se encuentra por las cuatro líneas
de trabajo de la OAI; para el segundo semestre de esta vigencia se espera hacer
un ajuste a esta herramienta para que el reporte se convierta en reporte semanal y
de ahí saldrá una evaluación para el tercer trimestre de efectividad e impacto del
manejo de la misma.
Comunicar de forma oportuna y estratégica a actores clave del alto
gobierno nacional y de los organismos internacionales y autoridades
sanitarias, los resultados y logros del INVIMA en la participación en
foros, negociación e implementación de convenios y acuerdos
técnico científico
Presento una ejecución del 7% representado de la siguiente manera: Con los ARN
se realizó del 11 y 12 de febrero de 2015 un despliegue de información tanto en
Pagina Web y un comunicado a la Oficina de Comunicaciones como al Ministerio
de Salud el impacto que genero la apertura del evento del vicepresidente de
Salud; Jordania un comunicado de prensa con el asunto de acceso carne bovina
Jordania en un despliegue en Twitter; en febrero, se sugiere propuesta de
instrumentos de comunicación de las actuaciones del INVIMA en escenarios
internacionales; además se propone la posibilidad de ajustar la meta.
Establecer los mecanismos para el estudio, aplicación y monitoreo de
las normativas internacionales sanitarias y reglamentos técnicos de
terceros países que sirven de referencia para la mejora en la práctica
de la función reguladora del INVIMA y que inciden en el comercio
internacional y el acceso a mercados para la industria colombiana
Actividad ejecutada en un 5% durante el primer trimestre de la vigencia actual,
porcentaje que hace referencia al avance de la política de propiedad intelectual
debido ya que se realizó la elaboración y aprobación por parte de la Oficina de
Asuntos Internacionales del proyecto de elaboración de la política de propiedad
intelectual del INVIMA y el diligenciamiento de cronograma de actividades del
proyecto y dirigido a la Oficina Asesora de Planeación.
Diseñar e implementar el plan de acción por fases del programa de
mecanismos y prácticas de convergencia normativa internacional en
el INVIMA
Tuvo una ejecución del 5% teniendo en cuenta que se realizó la propuesta
de hoja de vida del proyecto de convergencia normativa entre la Oficina de
Asuntos Internacionales y la Oficina Asesora de Jurídica del INVIMA; y
reuniones para la coordinación y elaboración del primer insumo básico para
iniciar el desarrollo del proyecto entre la Oficina de Asuntos Internacionales
y la Oficina Asesora de Jurídica y diligenciamiento de cronograma del
proyecto para la Oficina Asesora de Planeación.
OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
La atención al ciudadano se basa en el desarrollo e implementación de diferentes
estrategias relacionadas con la medición de la oportunidad y calidad en la atención
a los diferentes usuarios. Teniendo en cuenta esto se proponen acciones de
mejora tendientes a incrementar los niveles de satisfacción con los servicios que
presta el Instituto.
El Plan Operativo Anual de la Oficina de Atención al Ciudadano está compuesto
por siete actividades en las que se priorizan las iniciativas más importantes para
alcanzar los objetivos estratégicos de la entidad. La ejecución de las actividades
del Plan Operativo Anual de La Oficina durante el primer trimestre de la vigencia
actual se presentó de la siguiente manera:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Medición del impacto de la cadena de tramites de registro
sanitario y asociados (Invima Virtual), frente al uso de la
herramienta
0,1%
Crear campañas de comunicación para fortalecer la imagen
del instituto ante la ciudadanía e Involucrar a diferentes 25%
sectores, como agentes activos en los procesos de vigilancia
sanitaria.
Cooperación y participación en eventos académicos,
gremiales, foros y charlas. 25%
Seguimiento a la efectividad en la Radicación y Asignación de
los diferentes trámites allegados a la Oficina de Atención al
Ciudadano.
25%
Realizar Diagnostico por fases de las falencias de servicios de
la Oficina de atención al ciudadano para la implementación del
nuevo modelo se servicio
25%
Capacitación a funcionarios en temas de servicio 7%
Análisis diagnóstico para implantación de contac center 25%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
La ejecución del Plan Operativo Anual de la Oficina de Atención al Ciudadano
presentó una ejecución del 19%. Algunas de las actividades desarrolladas en el
trimestre por la oficina se presentan a continuación:
Medición del impacto de la cadena de tramites de registro sanitario y
asociados (Invima Virtual), frente al uso de la herramienta
Esta actividad presentó una ejecución porcentual del 0,07%, esta ejecución
corresponde para el mes de enero un 0,22 % relacionado a la radicación de 9
trámites radicados efectivamente en Invima Virtual, de un total de 3928 en este
periodo. Es importante considerar que el número de solicitudes fue de 122, de las
cuales el 6,55% (8 tramites) fueron rechazados por no cumplir con los parámetros
establecidos, el 84,4% (103 tramites) no se culminaron por desistimiento del
usuario o falta de requisitos.
Referente al mes de febrero, esta actividad se situó en el 0,38 %, que corresponde
a 27 trámites efectivamente radicados en Invima Virtual, de un total de 6982 en
este periodo. Es importante considerar que el número de solicitudes fue de 148,
de las que el 1,35% (2 tramites) fueron rechazados por no cumplir con los
parámetros establecidos, el 80,40% (119 tramites) no culminados por
desistimiento del usuario o falta de requisitos.
En el mes marzo de 2015, el indicador se situó en el 0,22%, que corresponde a la
radicación de 18 trámites en Invima Virtual, de un total de 7958 en este periodo.
Es importante considerar que el número de solicitudes fue de 126, de las cuales el
3,17% (4 tramites) fueron rechazados por no cumplir con los parámetros
establecidos, el 76,19% (96 tramites) no culminados por desistimiento del usuario
o falta de requisitos.
(No de encuestas en nivel satisfactorio / No de total de encuestas
realizadas)* 100
En el primer trimestre de 2015 se radicaron 57 tramites por Invima virtual, los
cuales corresponde a las mismas empresas que vienen utilizando la herramienta
desde el año 2014 y a las que ya se les aplico la medición de satisfacción.
Capacitación a funcionarios en temas de servicio
Tuvo una ejecución porcentual del 7% representado en capacitación en temas de
servicio a funcionarios de la oficina de atención al ciudadano, donde mediante
comité primario se realiza fortalecimiento de protocolos de servicio y capacitación
a la Oficina de Laboratorios y Control de Calidad en la nueva guía de PQRS,
donde se especifica la importancia de tipo de respuestas dada al ciudadano,
tiempos, en este primer trimestre se han realizado 40 de 600 capacitaciones
programadas para este año.
OFICINA DE CONTROL INTERNO
La Oficina de Control Interno procura que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos de la
entidad, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes
dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u
objetivos previstos.
El Plan Operativo Anual de la Oficina de Control Interno comprende dos
actividades para alcanzar las estrategias y objetivos estratégicos de la entidad,
durante el primer trimestre de la vigencia actual se presentó de la siguiente
manera:
ACTIVIDAD AVANCE PORCENTUAL
Realizar ciclo de auditorías MECI -
Calidad 2%
Realizar seguimiento a los diferentes
procesos, planes, programas,
proyectos y actividades institucionales
16%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
De acuerdo a los resultados anteriores la ejecución del Plan Operativo Anual de la
Oficina de Control Interno mostró una ejecución porcentual del 9%. Dentro de las
actividades desarrolladas en el primer trimestre encontramos:
Realizar ciclo de auditorías MECI – Calidad
Presentó una ejecución porcentual del 2%, realizando una auditoria al proceso de
talento humano en el mes de marzo.
Realizar seguimiento a los diferentes procesos, planes, programas,
proyectos y actividades institucionales
Esta actividad tuvo una ejecución del 16%. En el mes de enero se realizó
seguimiento a Informes de avance en el Plan de Mejoramiento, de gestión
contractual, informes trimestrales sobre austeridad del gasto, Plan Anticorrupción y
Atención al Ciudadano y Seguimiento Litigob.
En el mes de febrero: Se realizó seguimientos a rendición de la cuenta, a la
implementación y mantenimiento del MECI, informe anual de la evaluación de
control interno contable, Revisiones de Oficio, Responsabilidad Sanitaria y PQRS.
Durante el mes de Marzo: Seguimiento al informe pormenorizado, talento humano
y derechos de autor.
OFICINA TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Dentro de las funciones asignadas a la Oficina de Tecnologías de la Información
se encuentra “Asesorar a la Dirección General en la definición de las políticas,
planes, programas y procedimientos relacionados con el uso de las tecnologías de
información y comunicaciones, que contribuyan a incrementar la eficiencia y
eficacia en las diferentes dependencias del Instituto, así como garantizar la calidad
en la prestación de los servicios”, para el cumplimiento de esta y demás funciones
la Oficina definió seis actividades en el Plan Operativo Anual 2015, que para el
primer trimestre reporta un avance porcentual de 14.17%, con ejecución por
actividad así:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Participación en los proyectos institucionales con base a
las tecnologías de la Información y teniendo en cuenta el
presupuesto de inversión.
25%
Cumplimiento de las actividades definidas en el
cronograma para Automatizar e Implementar los
procesos
20%
Tic para Gobierno Abierto, según Manual de Gobierno en
Línea año 2015 y meta del 90% 10%
TIC para la Gestión, según Manual de Gobierno en Línea
año 2015 y meta del 25% 10%
Tic para los Servicios, según Manual de Gobierno en
Línea año 2015 y meta del 90% 10%
Seguridad y Privacidad de la Información, según Manual
de Gobierno en Línea año 2015 y meta del 40% 10%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
La ejecución de las actividades a lo largo del primer trimestre se detalla así:
Participación en los proyectos institucionales con base a las
tecnologías de la Información y teniendo en cuenta el presupuesto de
inversión
Para el primer trimestre del año el número de solicitudes de participación en
proyectos programados y el número de solicitudes de participación en proyectos
institucionales realizados fue de tres. Los proyectos ejecutados al 31 de marzo de
2015:
o Contrato de Compraventa y Suministro # 176-2015, Adquisición de Licencias
para el Desarrollo de Aplicaciones Multilenguaje Optimización de Base de
Datos Multiplataforma y Componentes de Desarrollo. IT TOOLLS LTDA.
o Contrato de Compraventa y Suministro # 186-2015, Adquisición de una
Herramienta para Monitoreo y Gestión de la Plataforma de Hardware y
Software del Centro de Computo (Servidores y equipos de
Telecomunicaciones). E-DEA NETWORKS LIMITADA.
o Contrato de prestación de servicios profesionales #170-2015, Renovación del
Soporte Técnico por UN Año de UNA Licencia de SAFD-ARES y de UN
Componente en JAVA de Generación para Navegadores Web-SOCIEDAD
CAMERAL DE CERTIFICACION DIGITAL CERTICAMARA S A.
Tic para Gobierno Abierto, según Manual de Gobierno en Línea año
2015 y meta del 90%
Algunas de las actividades realizadas en esta actividad fueron:
o Asistencia a reuniones en el mes de marzo con MINTIC y con MINSALUD,
para sensibilización del nuevo decreto y lineamientos del manual de la
Estrategia de Gobierno en Línea GEL para los años 2014 a 2018.
o Sensibilización a dependencias responsables del nuevo Decreto y criterios del
Manual de GEL con los porcentajes de cumplimiento y plazos para los años
2014 a 2018.
TIC para la Gestión, según Manual de Gobierno en Línea año 2015 y
meta del 25%
Se avanzó en un 10% en el indicador con las siguientes actividades:
o Asistencia a reuniones en el mes de marzo con MINTIC y con MINSALUD,
para sensibilización del nuevo decreto y lineamientos del manual de a
Estrategia de Gobierno en Línea GEL para los años 2014 a 2018.
o Sensibilización a dependencias responsables del nuevo Decreto y criterios
del Manual de GEL con los porcentajes de cumplimiento y plazos para los años
2014 a 2018.
OFICINA DE LABORATORIOS Y CONTROL DE CALIDAD
Asesorar y apoyar técnicamente, en coordinación con las direcciones misionales
del Instituto, a la Dirección General en la formulación de políticas, directrices,
programas, planes y proyectos relacionados con el funcionamiento de los
laboratorios del INVIMA y de la Red de Laboratorios a su cargo, es una de las
funciones de la Oficina de laboratorios y control de calidad que enmarco su Plan
Operativo Anual en 10 actividades a desarrollar en 2015. Para el primer trimestre
su ejecución porcentual fue del 22% así:
ACTIVIDAD AVANCE
PORCENTUAL
Capacitar a entes descentralizados 14%
Brindar Asistencia a entes descentralizados 8%
Atender y gestionar las diferentes solicitudes de análisis
de los productos competencia del INVIMA, requeridas por
las direcciones misionales
26%
Emitir conceptos de lotes de productos biológicos. 28%
Implementar técnicas requeridas en el laboratorio 11%
Validar y/o verificar técnicas requeridas en el laboratorio. 0%
Realizar el diagnóstico de la capacidad analítica de los
Laboratorios del INVIMA
0%
Gestionar y aplicar Interlaboratorios para los Laboratorios
departamentales de salud pública, analizar la información
y retroalimentarla.
0%
Realizar Inscripción y participar en interlaboratorios o
pruebas de desempeño, a nivel Nacional y/o internacional
acorde con la oferta y productos, analitos o matrices a
evaluar que apliquen.
29%
Participar en la reuniones para mantenimiento y
mejoramiento del Sistema Integrado de gestión
100%
Fuente: Plan Operativo Anual 2015
Dentro de la gestión de las actividades en el primer trimestre se evidencia:
Capacitar a entes descentralizados
Se realizó una capacitación de Seguridad Alimentaria en el marco del III Congreso
latinoamericano de Estudiantes de Química en la ciudad de Cali.
Brindar Asistencia a entes descentralizados
Se realizaron 4 Asistencias técnicas por parte de los Laboratorios de
Fisicoquímico y Microbiológico de Alimentos. Se llevaron a cabo el mes de febrero
en la ciudad de Bogotá, mientras que el mes de marzo se desarrollaron en los
Departamentos de Amazonas, Antioquia y Boyacá.
Atender y gestionar las diferentes solicitudes de análisis de los
productos competencia del INVIMA, requeridas por las direcciones
misionales y reportar sus resultados
Los laboratorios de la Oficina de Laboratorios y Control de Calidad analizaron
1484 Muestras de las 5720 que se tienen como meta de la vigencia 2015.
Emitir conceptos de lotes de productos biológicos
La emisión de estos conceptos se hace por demanda según las necesidades del
país y la disponibilidad a nivel mundial de estos productos. Para este trimestre se
emitieron 276 conceptos.
Realizar Inscripción y participar en interlaboratorios o pruebas de
desempeño, a nivel Nacional y/o internacional acorde con la oferta y
productos, analitos o matrices a evaluar que apliquen
Durante el primer trimestre el Laboratorio de Microbiología de alimentos y bebidas
participó en 6 interlaboratorios relacionados con su área de competencia.
Participar en las reuniones para mantenimiento y mejoramiento del
Sistema Integrado de gestión
Se participó en todas las 4 reuniones programadas citadas por la Oficina Asesora
de Planeación para socialización de temas de interés relacionados con la
implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.
CONCLUSIONES
El consolidado del Plan Operativo Anual 2015 para el primer trimestre presenta
una ejecución del 25% acorde al esperado para la vigencia, evidenciando así que
la institución está enfocada en el cumplimiento de sus objetivos y estrategias.
Si bien es cierto que algunas dependencias de acuerdo a la gestión reportada se
ubican dentro del rango de 20% y 30% de ejecución; lo cual muestra un avance
porcentual acorde a lo esperado, no indica que todas las actividades se hayan
desarrollado como se planificó.
A pesar de la situación anteriormente mencionada se evidencian algunas
dependencias fuera del rango porcentual esperado, por este motivo se invita a
cada una de las dependencias a evaluar su gestión y meta programada,
implementar estrategias o correctivas de mejora en las actividades que para este
trimestre no se obtuvo el resultado programado, asimismo hacer seguimiento a las
actividades que se sobre ejecutaron y tomar decisiones enfocadas a obtener un
cumplimiento acorde con lo proyectado para la vigencia.