informe de auditoría interna de calidad (semestre b – 2011)

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD(SEMESTRE B – 2011)

INTRODUCCIÓN

Considerando que a partir de la Ley 872 del 2003 es una obligación legal laimplementación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de Calidad en lasentidades públicas, y que la Universidad de Nariño, en el año 2011, obtuvo laCertificación de Calidad, con base en las Normas ISO 9001 y NTCGP 1000, es unacompromiso institucional mantener y mejorar continuamente el Sistema Integradosde Gestión de Calidad; en este sentido una de las estrategias es realizar unseguimiento periódico al cumplimiento de las normas en mención, mediante laejecución de Auditorías Internas; bajo esta premisa, se realizó este ejercicio duranteel segundo semestre del año 2011 y en el presente documento se resumen losresultados obtenidos, considerando la planeación, le ejecución, los aspectosfavorables, las oportunidades de mejora, los hallazgos específicos, entre otros factoresque serán de utilidad para la toma de decisiones de la Alta Dirección y los Líderes deProcesos, de igual manera servirán como referencia para las próximas AuditoríasExternas.


I. PROGRAMACIÓN Y PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍAOBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Revisar y hacer seguimiento al cumplimiento de los requisitos de las

Normas NTCGP 1000: 2009 y NTC ISO 9001:2008, por parte de los procesos estratégicos ymisionales del Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Universidad de Nariño.

ALCANCE: Aplica para todos los Procesos y sedes del Sistema Integrado de Gestión de Calidad de laUniversidad de Nariño.

CRITERIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• Manual de Calidad• Normograma• Listados Maestros de Documentos Internos• Listados Maestros de Documentos Externos• Listados Maestros de Registros• Normatividad aplicable a los Procesos• Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública (NTCGP 1000: 2009)• Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001: 2008• Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000: 2005)• NTC ISO/ IEC 17025: 2005 por la cual se establece los requisitos generales de competencia de

laboratorios de ensayo y calibración.


PROGRAMACIÓN Y PLANEACIÓN DE AUDITORIAS

Herramientas:

• Programa de Auditorías• Planes de Auditoría• Solicitudes de Prorroga de Auditoría



EQUIPO AUDITOR1 Auditor Líder Víctor Pantoja B.2 Auditor Interno Frank Fajardo Romo3 Auditor Interno María Angélica Insuasty4 Auditor Interno Diana Molano R.5 Auditor Interno Luís Carlos Portilla6 Auditor Interno Jenny Luna7 Auditor Interno Ginna Enríquez8 Auditor Interno Marcela Obando9 Auditor Interno Amanda Paz.10 Auditor Interno Harold Erazo11 Auditor Interno Jenny Alejandra Mera12 Auditor Interno Jimmy Benavides C.13 Auditor Interno Andrea Ibarra14 Auditor Interno Elena Quiñones15 Auditor Interno Carolina Herrera16 Auditor Interno Raquel Enciso17 Auditor Interno Lorena Fajardo18 Auditor Interno Carol Benavides19 Auditor Observador Gloria Tumal20 Auditor Observador Raúl Quijano Melo21 Auditor Observador Liliana Arévalo22 Auditor Observador Juan Rosero24 Auditor Observador Nelson Arturo25 Auditor Observador Luís Fernando Vega26 Auditor Observador Gerardo Arteaga

PROCESO LÍDER AUDITADODireccionamiento Estratégico José Edmundo Calvache LópezGestión de Calidad Raúl Quijano MeloFormación Académica Luz Estela Lagos MoraInvestigación Helda Alicia Hidalgo DávilaProyección Social Nelson Edmundo ArturoGestión de Bienestar Universitario Carolina Herrera GuerreroGestión de Recursos Físicos Luis Fernando VegaGestión Jurídica Héctor Rodríguez GuerronGestión de Información y Tecnología Luis Arturo Rosero CeballosGestión Financiera Germán Arteaga MenesesSoporte a Procesos Misionales Fernando Soto AgredaGestión de Comunicaciones Juan Ignacio RoseroGestión Documental Harold ErasoGestión Humana Humberto PalaciosControl y Evaluación Jimmy Benavides


II. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

REVISIÓN DOCUMENTAL Y LISTADOS DEVERIFICACIÓN

Conociendo la distribución del Equipo Auditor entrelos diferentes Procesos, se procedió a ejecutar lacorrespondiente revisión documental de cadaProceso, a partir de lo cual se identificaronaspectos críticos y se diseñaron loscorrespondientes Listados de Verificación.


ASPECTOS FAVORABLES

• A continuación se relacionan algunos aspectos favorables generales, extraídos de loscorrespondientes Informes.

• La auditoria se realizó con buena disposición por parte de los Auditados.

• Se cuenta con un Plan de Desarrollo y un Plan de Acción que guía estratégicamente elSistema de Gestión y se demuestra compromiso de la Alta Dirección con la asignación de recursospara el mejoramiento continuo y comunicaciones públicas.

• Se aporta a la calidad de vida de la Comunidad Universitaria y específicamente de losEstudiantes mediante las actividades del proceso de Gestión de Bienestar Universitario.

• El Proceso de Gestión de Información y Tecnología ofrece aplicaciones y software adecuadosa las necesidades para mejorar el servicio a los Estudiantes y demás integrantes de la ComunidadUniversitaria; facilitando el manejo de la información pertinente.

• El Proceso de Soporte a Procesos Misionales contribuye a la calidad de la formaciónacadémica, investigación y proyección social a través de servicios como los que ofrece laBiblioteca, los Laboratorios, Granjas y el Aula de Informática.


ASPECTOS FAVORABLES

• Los Procesos y Programas Auditados evidencian conocimiento de losprocedimientos que les aplican.

• Existen importantes iniciativas de mejoramiento continuo y de gestión decalidad en los Programas Académicos y Facultades.

• Las siguientes Unidades Académicas están manejando adecuadamente elIndicador de Evaluación Docente (Cálculo, análisis y toma de decisiones):Facultad de Ingeniería Agroindustrial, Facultad de Educación,Departamento de Lingüística e Idiomas, Programa de Psicología, Programade Biología, Departamento de Matemáticas y Estadística, Medicina,Medicina Veterinaria, Zootecnia, Ingeniería Electrónica, Ingeniería Civil,Artes Visuales, Licenciatura en Filosofía.


OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

•Fortalecer el liderazgo de los procesos, con la generación y comunicación de políticasque impulsen la gestión de calidad y el seguimiento eficaz de los procedimientos.

•Fortalecer al interior de los Procesos y Unidades Académicas, la implementación delos procedimientos Control de Documentos y Control de Registros.

•Mejorar la implementación del procedimiento y formato para el tratamiento de losServicios no Conformes (SGC-PR-01 y SGC-FR-43).

•Fortalecer el seguimiento al desarrollo temático de las asignaturas con los formatospropuestos o en su defecto con las alternativas definidas en los Programas y que hastael momento se han logrado implementar en : Biología, Matemáticas, Ing. ProducciónAcuícola, Lic. Educación Básica con Énfasis en Ciencias Naturales y EducaciónAmbiental. Lic. en Lengua Castellana y Literatura, Administración de Empresas,Comercio Internacional, Economía, Psicología, Ingeniería Agroindustrial,Departamento de Artes Visuales, Arquitectura y Departamento de Diseño.



•Mejorar el análisis datos y toma de decisiones, de acuerdo a los resultadosde los indicadores que aplican a los Procesos Misionales.

•Implementar acciones preventivas para mejorar la administración de losriesgos más importantes de cada uno de los Procesos.

•Mejorar el Registro y tratamiento de las Quejas, Reclamos y Sugerencias.

•Mejorar el seguimiento y el registro de las acciones contempladas en losPlanes de Mejoramiento.

•Realizar el seguimiento periódico al cumplimiento de la programacióntemática por asignatura.



•Fortalecer el trabajo en equipo para lograr la articulación de los programasen cada facultad.

•El proceso de Gestión de Recursos Físicos, debe fortalecer locorrespondiente a la ejecución del Plan de Mantenimiento de las Extensiones.

•Mejorar la Administración del Talento Humano.

•Fortalecer el Procedimiento de Compras.

•Culminar la elaboración de las Tablas de Retención Documental de laUniversidad.


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

•La Universidad de Nariño cuenta con un Sistema Integrado de Gestión de Calidad CertificadoInternacionalmente por el Ministerio de Educación y el ICONTEC, con base en el cumplimiento de lasNormas NTCGP 1000 e ISO 9001, por lo cual es pertinente hacer seguimiento, mantener y mejorarcontinuamente la gestión de sus procesos, para beneficio de los Estudiantes y la Sociedad.

•Se identificaron 15 No Conformidades y 58 Observaciones, lo que demuestra un importante nivel deavance respecto a las Auditorías anteriores, sin embargo aún persisten inconvenientes conprocedimientos obligatorios como Control de Documentos, Control de Registros y Tratamiento deServicios No Conformes.

•Respecto a auditorías previas, es evidente el avance presentado en los Programas, Departamentos yFacultades, sin embargo hay algunas Unidades Académicas identificadas, sobre las cuales será necesarioconcentrar esfuerzos para dar cumplimiento a los requisitos objeto de la Auditoría.

•En el Proceso de Formación Académica se debe implementar la metodología establecida para hacerseguimiento a la prestación del servicio.


CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

• Se debe fortalecer el análisis de datos y la toma de decisiones con base en hechosdentro de los Procesos, especialmente los misionales y las Unidades Académicas.

• Es pertinente hacer un especial énfasis en el cumplimiento de los requisitos por partede los Procesos de Gestión Financiera y Gestión Humana.

• La organización del proceso de Gestión de Comunicaciones, garantizará la optimizacióndel uso de los medios con los que cuenta la Universidad.

• Culminar la elaboración de las Tablas de Retención Documental de la Universidad,mejorará relevantemente la Gestión Documental y de Calidad de la Universidad.

• La Alta Dirección y cada Líder debe comprometerse con la priorización y solución de lasNo Conformidades u Observaciones identificadas en sus procesos, prestando especialatención en las observaciones puesto que representan riesgo de incumplimiento derequisitos.


ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO: Profesional UniversitarioEquipo de Calidad

-Asesor Administrativo y de Calidad-Equipo de Calidad Rector

NOMBRE: FRANK FAJARDO VÍCTOR W. PANTOJA JOSÉ EDMUNDO CALVACHE

FIRMA:

FECHA: 2012-02-06 2012-02-06 2012-02-06


informe de auditoría interna de calidad (semestre b – 2011)

Documents