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GESTION FISCAL CON EFICACIA Y TRANSPARENCIA GRANABASTOS Km.4 Prolongación Av. MURILLO, Primer Piso Edif. Administrativo - Teléfonos: 3422291 - 3861969

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INFORME DE AUDITORÍA Modalidad Especial

INSTITUCIÓN EDUCATIVA POLITECNICO DE SOLEDAD

VIGENCIA FISCAL 2015

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE SOLEDAD

Soledad, 27 de enero de 2017

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mailto:[email protected]

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INFORME DE AUDITORIA Modalidad Especial



Contralor Territorial: JULIO CESAR RIVERA GUTIERREZ

Contralor Auxiliar: JORGE RODRIGUEZ BARONA Coordinador de Auditoría: JORGE RODRIGUEZ BARONA Grupo Auditor: JINET CATALINA POLANCO CAREY Grupo de Apoyo: AMILKAR URQUIJO PASTRANA

OSVALDO NAVARRO MERCADO



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TABLA DE CONTENIDO

Pág. 1. DICTAMEN INTEGRAL 5 1.1 Concepto sobre Fenecimiento 6 1.1.1 Control Financiero y Presupuestal 6 1.1.1.1 Opinión sobre los Estados Financieros 6 1.2. Relación de Hallazgos 7 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8 2.1. CONTROL DE GESTIÓN 8 2.1.1 Factores Evaluados 8 2.1.1.1 Gestión contractual vigencia fiscal 2015 8 2.1.1.2 Muestra Seleccionada 10 2.1.1.3 Evaluación y Análisis a la Contratación 10 2.1.1.4 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas 19 2.1.1.5 Gestión Ambiental 20 2.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 23 2.2.1 Estados Contables 23 2.2.2 Gestión Presupuestal 36 2.3.3 Gestión Financiera 41 3. OTRAS ACTUACIONES 44 3.1. Atención de Quejas 44 3.2. Beneficios del Proceso Auditor 44 4. RESUMEN DE HALLAZGOS 45 4.1. Relación de Hallazgos Detectados 45



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INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de la ley 42 de 1993, la Contraloría Municipal de Soledad, a través de la Contraloría Auxiliar para la Vigilancia Fiscal, realizó Auditoría Especial a la Institución Educativa Politécnico de Soledad, vigencia fiscal 2015, con el propósito de evaluar la gestión fiscal mediante la aplicación de pruebas de auditoría para determinar el cumplimiento de los principios de economía, eficiencia y eficacia.

El objetivo de la auditoría es evaluar acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas, la gestión y los resultados fiscales de los Fondos de Servicios Educativos, mediante la aplicación articulada de los factores de ejecución contractual, rendición y revisión de la cuenta, gestión ambiental y el componente Control financiero y presupuesto (Estados Contables, Gestión Presupuestal y Gestión Financiera) con el fin de determinar el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal fundamentados en la eficiencia, la economía, la eficiencia, la equidad y valoración de los costos ambientales, además de la valuación de la efectividad, acorde con la cadena de valores de la gestión pública.

El presente informe consta de tres capítulos, el primero describe las carta de conclusión, el segundo contiene los resultados de la auditoría, el tercero los beneficio del control fiscal.

Con el presente informe la Contraloría Municipal de Soledad, pretende que el Control Fiscal sea entendido como una herramienta gerencial que permita mejorar los procesos administrativos y generar un valor agregado para la toma de decisiones, en tal sentido se espera que los resultados sirvan de insumo básico que aporten elementos al plan de mejoramiento.



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Soledad, 27 de enero de 2017 Licenciado ALEJANDRO FERNANDEZ YEPES Rector Institución Educativa Politécnico de Soledad E. S. D. Asunto: Carta de Conclusiones La Contraloría Municipal de Soledad, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Especial a la Institución Educativa Politécnico de Soledad, vigencia fiscal 2015, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el área actividad o proceso examinado. El presente informe es considera como DEFINITIVO, contiene la evaluación de los componentes de Gestión y Resultados, control financiero y presupuestal, beneficios del proceso auditor de los cuales se desprenden una serie de hallazgos configurados por el equipo auditor. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal de Soledad, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Soledad.



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1. ALCANCE DE LA AUDITORIA El control sobre el manejo del Fondo de Servicios Educativos y los soportes se realizó sobre las operaciones correspondientes a la vigencia fiscal 2015, verificando selectivamente la realidad, legalidad y conformidad de las transacciones y los respectivos registros que la fundamentan o la respaldan. Se analizaron los siguientes factores: Ejecución Contractual, Rendición y revisión de la cuenta, gestión ambiental, Estados contables, Gestión Presupuestal y gestión financiera. 1.1. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO DE LA CUENTA. Con base a la calificación obtenida sobre la evaluación de la gestión fiscal y resultado la Contraloría Municipal de Soledad no fenece la cuenta de la Institución Educativa Politécnico del municipio de Soledad para la vigencia fiscal 2015, hasta que la entidad no establezca acciones correctivas a los hallazgos realizados por la Contraloría Municipal de Soledad. 1.1.1. Control Financiero y Presupuestal

Control Presupuestal y Financiera, La Contraloría Municipal de Soledad como resultado de la Auditoria adelantada conceptúa que el control financiero y presupuestal de resultado es desfavorable, como consecuencia de la calificación de 20 ponderando los factores de los estado contable, gestión presupuestal y gestión financiera.

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

1.1.1.1. Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables de la Institución La Contraloría Municipal de Soledad, no presenta razonablemente la situación financiera de la Institución tal como se demuestra en el contenido del informe.

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 0.0

2. Gestión presupuestal 0.10 5.7

3. Gestión financiera 0.20 14.3

Calificación total 1.00 20.0

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Concepto

57.1

Favorable

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Desfavorable

TABLA 3

0.0

Calificación Parcial

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL



71.4



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1.2. RELACION DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se configuraron veintitrés (23) Hallazgos de tipo Administrativo, de los cuales una (01) con presunta incidencia disciplinaria, dos (02) presunta incidencia fiscales y una (01) con presunta incidencia sancionatoria. Atentamente, (Original Firmado) JULIO CESAR RIVERA GUTIERREZ Contralor Municipal de Soledad

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 195956252.0

27.4%

Adversa o

negativa

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 0.0

Calificación

TABLA 3-1

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1. CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Desfavorable como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.1.1. Factores Evaluados 2.1.1.1. Gestión Contractual vigencia fiscal 2015

Debido a la autonomía que se les otorga a los rectores para el manejo de los Fondos de Servicios Educativos, Ley 715 de 2001 en su artículo 13 contempla los procedimientos que se deben seguir para llevar a cabo la contratación en este tipo de entidades. Para los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) salarios mínimos mensuales se regirán por las reglas de la contratación estatal, teniendo en cuenta su valor y naturaleza. En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la Institución Educativa Politécnico de Soledad, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución No. 079 de junio 24 de 2013 con la cual se reglamenta la rendición de cuentas a través del aplicativo Sistema Integral de Auditorias - SIA de la Contraloría Municipal de Soledad, formato F.20.AGR donde se reportaron los contratos realizados en la vigencia fiscal 2015 se determinó que la Institución NO reportó los contratos celebrados en la vigencia. El Consejo Directivo de las entidades podrá señalar los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector celebre cualquier acto o contrato en virtud del funcionamiento de la entidad y cuya cuantía sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes según lo establecido en el art 5 del Decreto 4791 de 2008. En este caso el equipo auditor revisó la totalidad de los pagos realizados por la Institución Educativa Politécnico de Soledad a sus diferentes proveedores en el periodo comprendido entre enero y diciembre de 2015. De conformidad con lo establecido en el reglamento de Contratación, la Institución Educativa Politécnico de Soledad, no realizó contratos formales debido a que ninguno superó la cuantía de los 20 salarios mínimos mensuales, la adquisición de bienes y servicios se ejecutó mediante contratación directa.



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Analizada la contratación celebrada por la Institución Educativa Politécnico de Soledad, en la vigencia fiscal de 2015, de acuerdo a la información de rendición de cuenta, la contratación de la vigencia fue por la suma de $265.289.255 correspondiente a 73 transacciones las cuales se detallan a continuación: Tabla No 1. Relación de contratos Celebrados en la vigencia fiscal 2015

TIPO DE CONTRATO CANTIDAD VALOR

Prestación de Servicio 1 $ 4.400.000.00

Orden de Servicio 65 $ 235.070.600.00

Orden de Suministro 7 $ 25.818.655.00

Totales == 73 $ 265.289.255.00

Fuente: Trabajo de campo del equipo auditor

En el cuadro anterior podemos ver que la Institución Educativa Politécnico de Soledad, en la vigencia fiscal de 2015, realizó un contrato de prestación de servicio, 65 órdenes de servicios, 7 órdenes de suministros. Verificados estos expedientes se pudo evidenciar que no se realizaron las necesidades del servicio, no existen las propuesta económica, no existen informes de las actividades desarrolladas por el contratista, no existe el informe supervisión de los contratos en mención, no realizaron los aportes a seguridad social, no cancelaron los impuestos correspondientes. Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la ejecución contractual desarrollada por la Institución Educativa Politécnico de Soledad, es ineficiente, con una calificación de 0.00 puntos, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación teniendo en cuenta la evaluación de la muestra seleccionada, aplicando los lineamientos normativos de la contratación estatal.


Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 0 1 0 0 0 0 0 0 0.00 0.50 0.0

Cumplimiento deducciones de ley 0 0 0 0 0 0 0 0 0.00 0.05 0.0

Cumplimiento del objeto contractual 0 1 0 0 0 0 0 0 0.00 0.20 0.0

Labores de Interventoría y seguimiento 0 0 0 0 0 0 0 0 0.00 0.20 0.0

Liquidación de los contratos 0 1 0 0 0 0 0 0 0.00 0.05 0.0

1.00 0.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

EVALUACIÓN VARIABLES

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

GESTIÓN CONTRACTUAL

VARIABLES A EVALUAR Promedio

TABLA 1-1

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Ineficiente

PonderaciónPuntaje

Atribuido

Calificación



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2.1.1.2. Muestra Seleccionada Se escogió como muestra representativa de (40) órdenes de Servicios, por la suma de ciento sesenta y cuatro millones setecientos un mil pesos ($164.701.000) M/L durante la vigencia fiscal 2015, tal demuestra en la siguiente tabla. Tabla No 2. Contratación Seleccionada - Vigencia 2015

CONCEPTO CANTIDAD VALOR

Orden de Servicio 40 164.701.000

TOTAL == 40 $164.701.000

Fuente: Trabajo de campo del Grupo Auditor de la CMS.

2.1.1.3. Evaluación y Análisis de la Contratación

Del análisis de las evidencias físicas y documentales, relacionadas con el perfeccionamiento y ejecución de los contratos se evidenciaron los hechos que se detallan a continuación: La gestión contractual desarrollada por la I.E Politécnico de Soledad fue con Deficiencias, teniendo en cuenta que, en la evaluación de la muestra seleccionada, se evidenciaron los siguientes hallazgos.

Hallazgo No 1. Gestión Contractual - Plan Anual de Adquisiciones

La Institución Educativa Politécnico de Soledad, durante la vigencia fiscal 2015, NO realizó la publicación del Plan Anual de Adquisiciones que es una obligación legal que debe cumplirse en el SECOP. Colombia Compra Eficiente la cual ha creado hipervínculos para que el público pueda encontrar en un solo lugar los Planes Anuales de Adquisiciones de todas las Entidades Estatales según lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, el literal e) del artículo 9° de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1510 de 2013, Parágrafo 1° Art. 10 del Decreto 4791 de 2008 o el que lo modifique, sustituya o adicione. Todo esto por faltad de conocimiento de requisitos lo que conlleva al incumplimiento de disposiciones generales. Descargos de la Institución Educativa: El artículo 17 Decreto 4791 de 2008, en consonancia con el artículo 11 de la Ley 715 de 2001 establece para efectos de la contratación de los Fondos de Servicios Educativos lo siguiente: “La celebración de contratos a que haya lugar con recursos del Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse con estricta sujeción a lo dispuesto en el estatuto contractual de la administración pública, cuando supere la cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes. (Negrilla y subrayado fuera de texto). Si la cuantía es inferior a los veinte (20) salarios mínimos legales



http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#74

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#9.e

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=53776#0

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mensuales vigentes se deben seguir los procedimientos establecidos en el reglamento expedido por el consejo directivo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, y en todo caso siguiendo los principios de transparencia, economía, publicidad y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función administrativa.” Por tratarse de cuantías inferiores a (20) SMMLV, la contratación que realiza este plantel educativo no se publica en el SECOP, sin embargo la escogencia de las contratistas se hace teniendo en cuenta, los principios establecidos en el Manual de Procedimiento Para La Contratación, aprobado y reglamentada o expedido por el Consejo Directivo, para todos los procesos contractual (publicación en los pliegos, oferentes, escogencia y contratación), son publicados en carteleras de la sedes del colegio.

Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 1, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. Hallazgo No 2. Gestión Contractual - Deficiencias en la Contratación Revisado el contrato de prestación de servicios profesionales No 001 de Enero 05 de 2015, NO se evidencia la realización del estudio previo, No especifican en el contrato quien es el responsable de la supervisión, NO existen informes de las actividades desarrolladas por el contratista, No existe el informe supervisión de los contratos en mención, NO existen las propuesta económica. Lo anteriormente expuesto evidencia la falta de controles y de la aplicación oportuna de la normativa de contratación administrativa y para los casos que nos ocupan en este acápite la aplicación de lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, Art. 20 de la Ley 1510 de 2013, Decreto 734 de 2012, en concordancia con los principios de economía, eficacia, celeridad e imparcialidad, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, como guías fundamentales de la función pública, los literales a), b), c), f) y h) del artículo 2°, literales b) del artículo 3°, literal j) del artículo 4 y artículo 6 de la Ley 87 de 1993, y presuntamente se encuentre enmarcado en uno de los tipos penales establecidos en la Ley 599 de 2000; así como posiblemente se vulnere un deber funcional consagrado en la Ley 734 de 2002, dando incumplimiento a las disposiciones generales. Descargos de la Institución Educativa: Institución Educativa Politécnico, realizara el estudio necesario y pertinentes del caso con el fin de hacer las correcciones a la lugar que menciona el ente de control, así mismo le informo, que este colegio acoge complacida las sugerencias que la Contraloría Municipal de Soledad que nos entrega a través de las observaciones planteadas, y nos suscribimos con gusto al presente plan de mejoramiento direccionado por este ente de control.



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Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 2, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo.

Hallazgo No 3. Gestión Contractual - Gestión Documental

La Institución Educativa Politécnico de Soledad, entregó las carpetas de los comprobantes de egresos de las vigencias fiscales 2015 en donde se evidencia que estos No se encontraron foliadas Adicional a esto se evidencia que se celebró contrato de prestación de servicios el cual NO cuenta con la carpeta que contenga el expediente con todas sus etapas Pre-contractual; Contractual y Extra-contractual, se evidencian actos administrativos en donde se repite la numeración (Resolución 010 de diciembre 10 de 2014 ; Resolución 010 de Diciembre 22 de 2014) lo cual demuestra que la institución no tiene en cuenta lo establecido en el artículo 21 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y los artículos 3, 5, 6 y 17 del Decreto 2609 del 2012. Esta situación denota falta de control, lo que conllevaría al control inadecuado de actividades e incumplimiento de la normatividad vigente; se refleja una desorganización administrativa y esa situación no permite que se realice una secuencia documental y por consecuencia no se tenga una relación de documentos en cada carpeta contractual, lo que conllevaría a que se pierdan los documentos y no se sepa de la existencia de ellos.

Descargos de la Institución Educativa: Al analizar la observación planteada por la Contraloría Municipal de Soledad, sobre la gestión documental y la Ley General del archivo, y las diferentes etapas de la contratación, podemos afirmar que de acurdo al presupuesto escaso anual de los recursos que recibe este colegio, le resulta oneroso la contratación de personal idóneo para que realice tal fin, el cual resultaría una contravención a lo estipulado en el manejo de los fondos de servicios educativos (fose); sin embargo señor Contralor, así como realizamos el diseño y montaje de los Manuales de Contratación y Procedimiento de la Tesorería, de conformidad al presente plan de mejoramiento iniciaremos la búsqueda de la capacitación del personal administrativo del plantel a fon de que realice estas funciones.




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Hallazgo No 4. Gestión Contractual – Pagos a Seguridad Social Se observa incumplimiento en lo establecido en parágrafo del artículo 44 de la Ley 734 de 2002. No se efectuó un verdadero control al pago de aportes al Sistema de Segundad Social Integral violando lo establecido en la normatividad vigente “Art 18

de la Ley 1122 de 2007; Art. 50 de la Ley 789 de 2002; Art. 23 de la Ley 1150 de 2007; Artículo 8.1.16 del Decreto 734 del 2012; Art 34 y 44 de la Ley 734 del 2002; Art 1, 2, 3, 23 y 26 de la Ley 80 de 1993; Art. 6 y

2009 de la Constitución Política de Colombia. El artículo 3° de la Ley 797 de 2003 modificatorio del

artículo 15 de la Ley 100 de 1993 En lo que se refiere a los pagos en forma obligatoria:

Todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo o como servidores públicos. Así mismo, las personas naturales que presten directamente servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado, bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios, o cualquier otra modalidad de servicios que adopten: los trabajadores independientes y los grupos de

población que por sus características o condiciones socioeconómicas” deberán realizar aportes al sistema general de seguridad y por ente la institución está en la obligación verificar que se hayan realizado los respectivos aportes. En virtud de lo anterior, la entidad auditada no efectuó un verdadero control, al pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, teniendo en cuenta que estos pagos no fueron liquidados y cancelados como lo establece la norma, sobre una base del 40% del valor total del contrato y/o pago. Descargos de la Institución Educativa: A las órdenes de prestación de servicio que realiza la Institución Educativa politécnico, por tener un término de duración inferior a tres meses no se efectúa la solicitud del pago de los aportes a seguridad social en virtud de lo establecido en el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, que afirma: “Artículo 23. Cotizaciones en contratación no laboral. Para efectos de lo establecido en el artículo 271 de la Ley 100 de 1993, en los contratos en donde esté involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural en favor de una persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de obra, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultoría, asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social de Salud.”

Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 4, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. Hallazgo No 5. Gestión Contractual – Documento, Reglamento o Manual Interno de Contratación.



http://www.gerencie.com/contrato-de-trabajo.html

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Teniendo en cuenta que el Manual de Contratación es un documento que: establece la forma como opera la Gestión Contractual de las Entidades Estatales y, da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública la forma en que opera dicha Gestión Contractual. El Manual de Contratación es también un instrumento de Gestión Estratégica puesto que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del Objetivo Misional de cada Entidad Estatal. Los Manuales de Contratación deben estar orientados a que en los Procesos de Contratación se garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del Riesgo y publicidad y transparencia. Para las Entidades Estatales que aplican regímenes especiales de contratación, el Manual de Contratación también es el instrumento que define los Procedimientos para seleccionar a los contratistas. Por lo cual se hace necesario que el Consejo Directivo de la I.E. Politécnico de Soledad, como entidad estatal sometidas a régimen especial de contratación según lo establecido en el art 17 del Decreto 4791 de 2008 en concordancia con el art 13 de la Ley 715 de 2001, elabore un documento, reglamento o manual interno de contratación en donde se desprendan una descripción detallada de los procedimientos para seleccionar a los contratistas, los plazos, los criterios de evaluación, criterios de desempate, contenido de las propuestas y los demás aspectos que garanticen el cumplimiento de los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública en todas las etapas del Proceso de Contratación, con base en su autonomía. Esta situación refleja la falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo en ocasión a la elaboración del manual de contratación lo cual genera incumplimiento de disposiciones generales. Descargos de la Institución Educativa: Al respecto como bien lo afirma la Contraloría Municipal de Soledad, en su informe preliminar de auditoría especial, en la observación plantea, “el Manual de Contratación es un instrumento de gestión”, que busca los principios de la Carta Política, así como la tarea misional de las entidades, sin embargo la comisión de auditoría parce que omitió que se puso a disposición copia del manual de contratación de la Institución Educativa Politécnico, por tal motivo manifestamos no hay lugar de la observación manifestada por el ente de control.




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Hallazgo No. 6. Ejecución Contractual – Fraccionamiento de Contratos

Durante la vigencia fiscal 2015, La I.E Politécnico de Soledad, celebro contratos por concepto de mantenimiento los cuales se relaciona a continuación:

Fecha

C. E.

Detalle

Beneficiario

Cédula O Nit

Valor Cancelado

6/1/2015 37 Mantenimiento Jorge Sandoval 7461266 $ 4.758.000.00











Total Contratado ====> $ 45.400.000.00

Fecha

C. E.

Detalle

Beneficiario

Cédula O Nit

Valor Cancelado

5/19/2015 29 Mantenimiento José Linares 8760742 $ 4.758.000.00





8/4/2015 68 Mantenimiento José linares 8760742 $ 4.758.000.00

8/10/2015 69 Mantenimiento José linares 8760742 $ 4.758.000.00




Fecha

C. E.

Detalle

Beneficiario Cédula O

Nit

Valor Cancelado

6/22/2015 54 Mantenimiento Wilman Erazo Piña 8728526 $ 4.500.000.00







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Fecha

C. E.

Detalle

Beneficiario

Cédula O Nit

Valor Cancelado

6/16/2015 50 Mantenimiento José Linares Velilla 8760742 $ 4.758.000.00

6/24/2015 56 Mantenimiento José Linares Velilla 8760742 $ 4.758.000.00

7/14/2015 61 Mantenimiento José linares velilla 8760742 $ 4.758.000.00

7/21/2015 62 Mantenimiento José linares velilla 8760742 $ 4.758.000.00


Fecha

C. E.

Detalle

Beneficiario

Cédula O Nit

Valor Cancelado

5/12/2015 16 Mantenimiento Adalberto Escorcia N. 870528 $ 4.100.000.00






Fecha

C. E.

Detalle

Beneficiario

Cédula O Nit

Valor Cancelado

5/4/2015 11 Mantenimiento Santiago Muñoz 8758731 $ 4.011.000.00





Fuente: Información reportada en el formato de relación de egresos en el aplicativo SIA – Contraloría, Vigencia 2015

Si bien es cierto el tema del fraccionamiento de contratos, no está regulado expresamente en la Ley 80 de 1993, es una acción no permitida de conformidad con los principios de la contratación estatal en Colombia; De acuerdo con las tablas anteriores, es importante resaltar que la Institución Educativa Politécnico de Soledad, celebró dos contratos de obra civil por valor de ($164.701.000) en donde se evidencia claramente el fraccionamiento de los mismo teniendo en cuenta que el objeto contractual contempla “Mantenimiento. Subrayado y negrilla por fuera de texto. Es evidente que la entidad fracciono los contratos con la finalidad de disminuir la cuantía del mismo y así eludir el procedimiento contractual



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contemplado en la Ley 80 de 1993 y en el Art. 17 del decreto 4791 de 2008. Adicional a esto se evidencia que los mismos fueron celebrados en la vigencia fiscal 2015, violando lo establecido en el parágrafo 1° del Artículo 10 del Decreto 4791 de 2008. Todo esto es caudado por la falta de planeación y conocimiento de requisitos al igual que debilidades de control que conllevan al incumplimiento de disposiciones generales. Descargos de la Institución Educativa: En lo hace referencia a esta observación, este plantel educativo se suscribe al plan de mejoramiento de la Contraloría Municipal de Soledad, y de acurdo a la capacitaciones dadas por este ente de control, sobre este tema en particular que nos ocupa, al respecto comenzaremos a realizar la búsqueda de las alternativa de capacitación con la ESAP, la Secretaría de Educación Municipal Soledad, y/o la Administración Central.

Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 6, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Hallazgo No. 7. Estados contables - No ingresaron recursos por concepto de arrendamiento tienda escolar

DETALLE

VALOR

Convenio para Administrar Tienda Escolar de la I.E Politécnico $5.728.000

Ingresos reportados en los Estados Financieros, vigencia fiscal 2015 por concepto de arriendo tienda escolar.

$0

Ingresos Proyectados en la ejecución presupuestal de Ingresos por concepto de “Arrendamiento de Bienes Inmuebles”.

$0

Analizado el Convenio de Administración de Tienda Escolar I.E. Politécnico de Soledad, se evidencia que el valor del canon establecido para el año lectivo 2015, corresponden a $32.000 diarios, tal como lo estipula la “ARTÍCULO SEXTA – Arrendatario. El precio o valor del canon de arrendamiento por el año lectivo escolar 2015 es por la suma de TREINTA Y DOS MIL PESOS M/L. diarios ($32.000) Los cuales se invertirán en las necesidades que el arrendador manifieste. Entre ellos personal para complementar el aseo, trabajo de desmonte, alumbrado eléctrico, la institución no se responsabiliza de los pagos a las personas que vengan a colaborar con el arrendatario. La cláusula Primera: El arrendatario, colocara un punto de venta de comida rápida en la zona interna del colegio y en contraprestación del servicio y a cargo



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del señor OSCAR IVAN ZAMBRANO IBAÑEZ, se establece dos puntos de Directv, ambos internos pagados por el arrendatario, beneficiando a la Institución, dona a este plantel 30 sillas plásticas y se compromete a facilitar el resto de sillas para cualquier evento que se requiera de ellas, se compromete al mantenimiento de las luminarias parte externa del plantel así como la limpieza y el cuidado de las jardineras.

Detalle

Días Hábiles

Valor de la

Contraprestación

Total

contraprestación

Días Hábiles del Enero 2015 5 32.000.00 160.000.00

Días Hábiles del Febrero 2015 18 32.000.00 576.000.00

Días Hábiles del Marzo 2015 18 32.000.00 576.000.00

Días Hábiles del Abril 2015 21 32.000.00 672.000.00

Días Hábiles del Mayo 2015 20 32.000.00 640.000.00

Días Hábiles del Junio 2015 12 32.000.00 384.000.00

Días Hábiles del Julio 2015 14 32.000.00 448.000.00

Días Hábiles del Agosto 2015 22 32.000.00 704.000.00

Días Hábiles del Septiembre 2015 22 32.000.00 704.000.00

Días Hábiles del Octubre 2015 15 32.000.00 480.000.00

Días Hábiles del Noviembre 2015 12 32.000.00 384.000.00

Días Hábiles del Diciembre 2015 0 - -

Totales =====> 179 32.000.00 5.728.000.00


Es evidente que la I.E. Politécnico de Soledad, celebró un convenio de administración de la tienda escolar, sin contar con una buena planeación del mismo, teniendo en cuenta que la modalidad de contratación que se utilizó no es la adecuada para arrendar un bien inmueble de la institución, adicional a esto el objeto del convenio y el valor del mismo pone en desventaja a la entidad, teniendo en cuenta que la contraprestación no brinda garantías que demuestren que se cumplió con el objeto contratado, no se justifica que se invierta el dinero proveniente de este convenio en la complementación del aseo si evidente que la entidad cuenta con un personal contratado para cumplir estas labores, todos estos contratos taren como consecuencia lesiones al patrimonio del estado debido a que la administración central debe asumir los costos de energía y agua potable de los mismos y la contraprestación pactada es irrisoria y no se invierte de una manera eficiente por lo cual evidenciamos que la institución no protegió los recursos del estado quedando estos en riesgo, lo cual conlleva a una deficiente administración. Por lo anterior este grupo auditor determina un faltante de recursos lo que originaría una gestión antieconómica, un presunto menoscabo, perdida o daño al patrimonio por valor de $5.728.000.00, como lo establece el artículo 7° de la Ley



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610 de 2000 y toda la normatividad vigente aplícate en lo referente a la Responsabilidad Fiscal. Descargos de la Institución Educativa: Tal afirmación es incorrecta, el señor ÓSCAR ZAMBRANO IBAÑEZ, en contraprestación por el uso de la tienda escolar, no solo realizo los acuerdos estipulado en el convenio, también otros como desmontes, limpieza de los patios y fumigaciones. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 7, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Fiscal. 2.1.1.4. Resultado Evaluación Rendición de Cuentas En la vigencia fiscal 2015, se emite una opinión con Deficiencia con una calificación de 64.4 puntos con base en los siguientes resultados:

Fuente: Matriz de calificación vigencia 2015 Elaboró: Comisión de auditoría

Hallazgo No 8. Resultados de la rendición de la cuenta – Vigencia fiscal 2016 En lo referente a la rendición de la cuenta semestral consolidada – vigencia fiscal 2015, se verificó directamente en el sistema de la rendición efectuada y se comprobó que la misma se realizó en forma oportuna cumpliendo con lo establecido en la Resolución No. 079 de junio 24 de 2013. “Por medio de la cual se reglamenta la rendición de la cuenta electrónica, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría Municipal de Soledad”. Los formatos fueron rendidos en su totalidad y la calidad de la información arrojo un porcentaje del 61.5% en lo referente a calidad y suficiencia de la información reportada, toda vez que una rendición parcial se entenderá como una no rendición de cuenta no cumpliendo con el Art. 8 de la Resolución No. 079 de junio 24 de 2013, se evidencia que la información reportada en la rendición de la cuenta no es la misma evidenciada en el trabajo de campo del equipo auditor, por la falta de control y seguimiento de la entidad e incumplimiento de la normatividad vigente.

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0.20 20.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0.30 16.7

Calidad (veracidad) 0.50 27.8

1.00 64.4

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


Calificación

Con

deficiencias

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

55.6

55.6

TABLA 1-2

100.0



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Descargos de la Institución Educativa: No estamos de acuerdo con el equipo auditor, en la observación planteada al manifestar que, existe diferencia en la información fiscal e información electrónica, reportada a la Contraloría Municipal de Soledad por el sistema SIA, no informó cuales sean esas posibles diferencias que se detectó; una vez iniciado el proceso del plan de mejoramiento iniciaremos el análisis comparativo de la información con el propósito de destinar si existió al algún error y realizar los correctivos a lugar. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 8, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo con presunta incidencia Sancionatoria. 2.1.1.5. Gestión Ambiental Se emite una opinión Con Deficiencia, con base en el siguiente resultado:


Con una calificación de 66.7 puntos se emite una opinión con deficiencia. Generado como resultado de la gestión ambiental desarrollada en la I.E. Politécnico de Soledad, Las Instituciones Educativas, tienen como obligación la enseñanza de la protección del medio ambiente, la ecología y la preservación de los recursos naturales, de conformidad con lo establecido en el artículo 67 de la constitución política. Establecido en el artículo 14 del decreto 1743 de 1994. "por el cual se instituye el proyecto de educación ambiental para todos los niveles de educación formal y según el artículo 5 de la ley 115 de 1994 instituye como uno de los fines de la educación la adquisición de una conciencia para la conservación, protección y mejoramiento del medio ambiente, de la calidad de vida, del uso racional de los recursos naturales, la prevención de desastres, dentro de una cultura ecológica y del riesgo y de la defensa del patrimonio cultural de la nación.

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Cumplimiento de planes, programas y

proyectos ambientales.1.00 66.7

Inversión Ambiental 0.00 0.0

1.00 66.7

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

0.0

TABLA 1-4

66.7


CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL

GESTIÓN AMBIENTAL

Calificación

Con

deficiencias



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Hallazgo No 9. Gestión Ambiental – Estado de las Baterías Sanitarias Durante la auditoría realizada a la Institución Educativa Politécnico de Soledad, vigencia fiscal 2015, por parte del equipo auditor se observó que la condición en la que se encuentra la batería sanitaria, no es la adecuada. Se evidencia que el piso mismo está sucio, las paredes se encuentran deterioradas y las puertas de los inodoros están destruidas y sin seguro para cerrarlas, por lo que se evidencian condiciones de insalubridad. Es deber de la Institución Educativa asegurar un ambiente sano y excelentes condiciones sanitarias para brindar a los estudiantes una educación de calidad. En el artículo 79 de la constitución política de 1991 se establece que todas las personas tienen derecho a gozar a un ambiente sano. Lo anterior debido a desconocimiento de la normatividad vigente, dando incumplimiento con las disposiciones generales. Imagen No 1 – Gestión Ambiental – Estado de las Baterías Sanitarías

Fuente: trabajo de campo equipo auditor

Descargos de la Institución Educativa: La Institución Educativa Politécnico, tomo en buena forma la observaciones sobre la condición de una de las baterías sanitaria, para su puesta en funcionamiento, no obstante es de aclarar al Señor Contralor, que este colegio cuenta con cinco baterías sanitarias como les consta al equipo auditor, el cual no aclaro que se trata de una batería del segundo piso, que por deficiencias en la fuerza del agua, no estaba para el uso de la estudiantes y así como bien lo manifiesta en su informe evitarles a las estudiantes problemas de salubridad; dentro del programa de mejoramiento se realizaran los trabajos pertinentes para que el agua suba con la suficiente fuerza, realizar las mejoras en las puertas y paredes. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 9, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo.



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Hallazgo No 10 - Gestión Ambiental – Vegetación Herbáceas Durante la visita a la Institución Educativa Politécnico de Soledad, se realizó un recorrido a las instalaciones de la institución y se observó que existe una gran extensión de terreno que pertenece al entidad hay mucho espacio disponible el cual no es aprovechado y presenta una vegetación herbácea muy densa, siendo este un posible escenario de exposición a peligros para los estudiantes, al tener contacto con especies de animales como serpientes y roedores. Dando un mal ejemplo de conciencia ambiental según lo instaurado en el NUMERAL 10 Del artículo 5 de la LEY 115 DE 1994. Que dicta “La adquisición de una conciencia para la conservación, protección y mejoramiento del medio ambiente, de la calidad de vida, del uso racional de los recursos naturales, de la prevención de desastres, dentro de una cultura ecológica y del riesgo y de la defensa del patrimonio cultural de la nación.” como un fin de la educación. Lo anterior causado por el desconocimiento de la normatividad vigente, causando así el incumplimiento de las mismas. Imagen No 2 – Gestión Ambiental -Vegetación Herbácea

Fuente: Trabajo de campo equipo auditor

Descargos de la Institución Educativa: De acuerdo con informes de prensa, y extraído de COLOMBIA, vanguardia.com, de mayo 17 de 2016, “El director de pronósticos del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (Ideam), Cristian Uscátegui, advirtió hoy desde Cartagena que la probabilidad de que Colombia enfrente un fenómeno de La Niña antes de culminar 2016 se ha elevado de un 60% a un 76%. Probabilidad de un Fenómeno de La Niña en 2016 aumentó a 76%: Uscátegui aseguró que esta situación tendrá una consolidación sobre el último trimestre de este año con fuertes lluvias y sostuvo que es muy probable que el debilitamiento que ha tenido en las últimas semanas el fenómeno de El Niño, genere mayores precipitaciones en algunas regiones del oriente del país”



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En la vigencia fiscal 2016, fue programada la visita de auditoría por la Contraloría Municipal de Soledad, año donde se presentaron abundantes precipitaciones, ocasionado el crecimiento del crecimiento de la vegetación, en extensiones de terreno, no usado por el colegio, sin embargo esta área fue sometida en varias ocasiones a desmonte y fumigación, el informe se queda inconcluso toda vez que no verifico cuantas veces en el año 2016, se realizaron desmontes y fumigación; acogiéndonos al plan de mejoramiento, nos gustaría que ese mismo cuerpo auditor verificara el estado actual del área en mención. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 10, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. 2.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.2.1. Estados Contables La Contraloría Municipal de Soledad, en cumplimiento a lo ordenado en el numeral 11 del artículo 165 de la Ley 136 de 1994, que establece dentro de las atribuciones de los contralores departamentales o municipales la de: “Auditar y conceptuar sobre la razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros y las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, se permite emitir los resultados de la auditoría practicada a los informes contables presentados por la Institución Educativa Politécnico de Soledad, con corte a 31 de diciembre de 2015, el proceso fue practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. En opinión de este Ente de Control, los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre de 2015 de la Institución Educativa Politécnico de Soledad, es “Adversa o Negativa” la situación financiera de esa entidad por el año terminado el 31 de diciembre de 2015 y los resultados de sus operaciones por el año que termino en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General. La opinión de los estados financieros durante la vigencia fiscal 2015 fue Con Adversa o Negativa, debido a la evaluación de las siguientes variables:



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Fuente: Matriz de calificación vigencia 2015 Elaboró: Comisión de auditoría

2.2.1.1. Activo

A 31 de diciembre de 2015, la I.E Politécnico de Soledad, presentó en el Activo total un saldo de $716.168.167 (Setecientos dieciséis millones ciento sesenta y ocho mil ciento sesenta y siete pesos M/L), el cual aumento en un 3.9% con relación a la vigencia fiscal 2014 como se detalla a con continuación: Tabla No 3. Variación del Activo Cifras en Pesos

Fuente: Trabajo de Campo del Equipo Auditor

A continuación, se describen los aspectos importantes de las cuentas que componen el activo, así:

2.2.1.1.1. Efectivo

Los fondos disponibles a 31 de diciembre de 2015 fueron de ($9.165.678.40), que representan los recursos de liquidez para atender los compromisos a corto plazo. El saldo corresponde a los recursos que tiene la entidad en las entidades Financieras.

En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata en las cuentas corrientes, disponibles para el desarrollo de las funciones del cometido estatal de la Entidad en este caso. Se analizó la conciliación Bancaria verificando los saldos de los libros de contabilidad con los

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 195956252.0

27.4%

Adversa o

negativa

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 0.0

Calificación

TABLA 3-1


Indice de inconsistencias (%)

DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA SALDO A DICIEMBRE

31 DE 2015 %

SALDO A

DICIEMBRE 31 DE

2014

% DIFERENCIA %

ACTIVOS 716.168.167$ 100% 688.345.985$ 96% 27.822.182$ 3.9%

EFECTIVO 9.165.674$ 1.28% 3.916.492$ 42.73% 5.249.182$ 57.3%

CAJA 2.394.850$ 0.33% 3.561.969$ 0.52% -1.167.119$ -48.7%

DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS 6.770.824$ 0.95% 354.523$ 0.05% 6.416.301$ 94.8%

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 635.752.449$ 88.77% 613.179.449$ 89.08% -$ 0.0%

CONSTRUCCIONES EN CURSO 401.488.542$ 56.06% 401.488.542$ 58.33% 22.573.000$ 19.1%

OTRAS MAQUINARIAS Y EQUIPOS 117.961.755$ 16.47% 95.388.755$ 13.86% -$ 0.0%

EQUIPOS MEDICOS Y CIENTIFICOS 17.435.399$ 2.43% 17.435.399$ 2.53% -$ 0.0%

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 235.932.257$ 32.94% 235.932.257$ 34.28% -$ 0.0%

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 58.611.420$ 8.18% 58.611.420$ 8.51% -$ 0.0%

DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) -195.676.924$ -27.32% -195.676.924$ -28.43% -$ 0.0%

BIENES DE USO PUBLICO 62.695.398$ 8.75% 62.695.398$ 9.11% -$ 0.0%

BIENES HISTORICOS Y CULTURALES 8.295.398$ 1.16% 8.295.398$ 1.21% -$ 0.0%

RESPONSABILIDADES 54.400.000$ 7.60% 54.400.000$ 7.90% -$ 0.0%

CARGOS DIFERIDOS 1.224.960$ 0.17% 1.224.960$ 0.18% -$ 0.0%

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.224.960$ 0.17% 1.224.960$ 0.18% -$ 0.0%

ITANGIBLES 7.329.686$ 1.02% 7.329.686$ 1.06% -$ 0.0%

INTANGIBLES 7.609.014$ 1.06% 7.609.014$ 1.11% -$ 0.0%

AMORTIZACIONES ACUMULADAS -279.328$ -0.04% -279.328$ -0.04% -$ 0.0%



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extractos bancarios físicos suministrados por la Institución Educativa Politécnico de Solead; de igual forma Manejo de la caja menor.

2.2.1.1.1.1. Caja Menor

La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la administración; se asigna a un funcionario como responsable de su manejo. Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su cancelación definitiva.

La Caja menor para la vigencia fiscal 2015 de la Institución Educativa, se constituyó mediante Resolución N°010 del 10 de Diciembre de 2014, por la cuantía de $1.200.000 mensual, la resolución en mención no contempla quien es el funcionario responsable o designado para el manejo de la misma.

La caja menor constituida en se podrá reembolsar una vez se ejecute el 70% de la totalidad de lo asignado. Los rubros de imputación presupuestal autorizados son:

Tabla No 4. Estados Contables – Caja Menor

Nombre del Rubro Monto de la Caja

Menor Vr. Ejecutado

Caja Menor $1.200.000.00 $ 2.394.850.00

Total Imputación ===> $1.200.000.00 $2.394.850.00

Fuente: Trabajo de Campo del equipo auditor

2.2.1.1.1.2. Depósitos en Instituciones Financieras

Representa el valor de los fondos disponibles depositados en Instituciones financieras. Se analizaron las conciliaciones Bancarias verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos suministrados por la Institución Educativa; la cual cuenta con una (01) cuentas corrientes en el Banco Popular destinadas a el recaudo con de los recursos de gratuidad educativa y los recursos propios. El monto total que ingreso recibidos en estas cuentas en la vigencia fiscal 2015 asciende a ($275.607.680.20) de los cuales quedo un excedente en las entidades financieras al corte 31 de diciembre de 2015 por valor de ($2.876.86).



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Tabla No 5. Saldos en las entidades Financieras Cifras en pesos

Entidad Bancaria

Tipo de Cuenta Número de Cuenta

Movimiento Financiero

Saldo a Dic 31 /2015

Banco Popular Corriente 110-681-13489-6 $275.607.680.20 $2.876.86

Total Saldo $275.607.680.20 $2.876.86 Fuente: Trabajo de campo del equipo auditor

2.2.1.1.3 Propiedades, Plantas y Equipos Las Propiedades, Plantas y Equipos de la Institución Educativa, representan 88.7% del total de los activos para la vigencia 2015, el cual se encuentra cuantificado en $635.752.449 (seiscientos treinta y cinco millones setecientos cincuenta y dos mil cuatrocientos cuarenta y nueve pesos M/L.), correspondiente al incremento de la cuenta otras maquinarias y equipos, situación que se detalla en el cuadro presentado a continuación: Tabla No. 7. Saldos Propiedades, Planta y Equipos Cifras en pesos


2.2.1.1.5 Intangibles El saldo de este grupo corresponde a la licencia del software que maneja la institución. Las licencias tuvieron un costo de $7.609.013.82 que representa el 1.06% sobre el total de los activos.

2.2.1.2. Pasivo Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de


31 DE 2015 %

SALDO A

DICIEMBRE 31 DE

2014

% DIFERENCIA %

PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 635.752.449$ 88.77% 613.179.449$ 89.08% -$ 0.0%

CONSTRUCCIONES EN CURSO 401.488.542$ 56.06% 401.488.542$ 58.33% 22.573.000$ 19.1%

OTRAS MAQUINARIAS Y EQUIPOS 117.961.755$ 16.47% 95.388.755$ 13.86% -$ 0.0%

EQUIPOS MEDICOS Y CIENTIFICOS 17.435.399$ 2.43% 17.435.399$ 2.53% -$ 0.0%

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 235.932.257$ 32.94% 235.932.257$ 34.28% -$ 0.0%

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 58.611.420$ 8.18% 58.611.420$ 8.51% -$ 0.0%

DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) -195.676.924$ -27.32% -195.676.924$ -28.43% -$ 0.0%

BIENES DE USO PUBLICO 62.695.398$ 8.75% 62.695.398$ 9.11% -$ 0.0%

BIENES HISTORICOS Y CULTURALES 8.295.398$ 1.16% 8.295.398$ 1.21% -$ 0.0%

RESPONSABILIDADES 54.400.000$ 7.60% 54.400.000$ 7.90% -$ 0.0%

CARGOS DIFERIDOS 1.224.960$ 0.17% 1.224.960$ 0.18% -$ 0.0%

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.224.960$ 0.17% 1.224.960$ 0.18% -$ 0.0%

ITANGIBLES 7.329.686$ 1.02% 7.329.686$ 1.06% -$ 0.0%

INTANGIBLES 7.609.014$ 1.06% 7.609.014$ 1.11% -$ 0.0%

AMORTIZACIONES ACUMULADAS -279.328$ -0.04% -279.328$ -0.04%



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cometido estatal. A 31 de diciembre de 2015, la Entidad presentó en el Pasivo un saldo total de $20.441.965 (Veinte millones cuatrocientos cuarenta y un mil novecientos sesenta y cinco pesos M/L.), los cuales se encuentran conformados por las cuentas que se detallan a continuación: Tabla No 8. Variación del Pasivo Cifras en pesos


2.2.1.3. Patrimonio El Patrimonio de la Entidad al 31 de diciembre de 2015 es de $695.726.206.40, la cual presentó un incremento en comparación a la vigencia fiscal 2014 de $26.249.499, dicho incremento representa el 3.9% del Patrimonio Institucional de la Institución Educativa Politécnico de Soledad, tal como se muestra en la siguiente tabla: Tabla No 9. Variación del Patrimonio Cifras en pesos


2.2.1.4. Ingresos

El valor total de los ingresos de la Institución Educativa Politécnico de Soledad, presentó una disminución en la vigencia fiscal 2015 con relación a la vigencia inmediatamente anterior, la cual paso de $514.733.994 en la vigencia 2014 a la suma de $275.571.680 para la vigencia 2015. Como se detalla a continuación: Tabla No 10. Variación del Ingreso Cifras en pesos



31 DE 2015 %

SALDO A

DICIEMBRE 31 DE

2014

% DIFERENCIA %

PASIVOS 20.441.965$ 100% 18.869.278$ 100% 1.572.687$ 8.3%

ACREEDORES 20.441.965$ 100% 18.869.278$ 100% 1.572.687$ 8.3%

RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE 20.359.165$ 100% 18.869.278$ 100% 1.489.887$ 7.9%

IMPUESTOS A LA VENTA RETENIDOS 82.800$ 0% -$ 0% 82.800$ 100.0%

TOTAL PASIVOS 20.441.965$ 100% 18.869.278$ 100% 1.572.687$ 8.3%


31 DE 2015 %

SALDO A

DICIEMBRE 31 DE

2014

% DIFERENCIA %

PATRIMONIO INSTITUCIONAL 695.726.206$ 33% 669.476.707$ 100% 26.249.499$ 3.9%

CAPITAL FISCAL 695.726.206$ 33% 669.476.707$ -$

MUNICIPIO 176.745.894$ 8% 176.745.894$ -$

RESULTADOS DEL EJERCICIO 10.942.190$ 1% -21.397.557$ -3% 32.339.747$ 98.0%

RESULTADOS DEL EJERCICIOS ANTERIORES 508.038.123$ 24% 514.128.370$ -$

PROVISION DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES -$ 0% -$ 0% -$ 0%

TOTAL PATRIMONIO 2.087.178.619$ 100% 669.476.707$ 100% 1.417.701.912$ 211.8%


31 DE 2015 %

SALDO A

DICIEMBRE 31 DE

2014

% DIFERENCIA %

INGRESOS 275.571.680$ 100% 514.733.994$ 100% -239.162.313$ -46.5%

VENTA DE SERVICIOS 275.571.680$ 100% 514.733.994$ 100% -239.162.313$ -46.5%

SERVICIOS EDUCATIVOS 275.571.680$ 100% 514.733.994$ 100% -239.162.313$ -46.5%

TOTAL INGRESOS



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Se evaluó el comportamiento del ingreso de la I.E Politécnico de Soledad, vigencia fiscal 2015 y se pudo evidenciar que en los estados financieros de la entidad no fueron registrados hechos económicos definidos como ingresos por servicios educativos pertenecientes al rubro de “Recurso Propios – Ingresos por vigencias anteriores” valor que asciende a $13.985.825 se evidencia que no existe coordinación entre la información reflejada en la ejecución presupuestal de ingresos y los estados financieros todo esto es ocasionado por la falta de control, la poca planeación y falta de conocimiento de funcionario responsable de elaborar los estados financieros, situación que genera incertidumbre teniendo en cuenta que los mismo no se generan sobre bases razonables de contabilidad lo cual denota una falta de control y seguimiento de las personas involucradas en el proceso en ocasión a que la información contable pública no está orientada a satisfacer con entereza las necesidades de la administración y los entes de control. 2.2.1.5. Gastos

Tabla No 11. Variación del Gasto Cifras en pesos


Se evaluó el comportamiento de los gastos de la vigencia fiscal 2015 y se pudo evidenciar que el total de los gastos generales causados por administración para la vigencia 2015 ascienden a $264.629.490, el cual presenta claramente que hubo una disminución de una vigencia a otra del 42% equivalente a $192.841.427. Al final del ejercicio de la vigencia 2015 se pudo observar que se presentó un superávit de ($10.942.190) como consecuencia del de la disminución de los gastos de administración y operación, los cuales incrementaron proporcionalmente como incrementaron los ingresos para esta vigencia.

Hallazgos No 11. Estados Contables – Caja Menor La cuenta Caja Menor de la I.E. Politécnico de Soledad, a 31 de diciembre de 2015, cuenta de caja menor refleja un saldo en los estados contables por valor de ($2.394.850) los cuales no han sido reconocidos o registrados en la contabilidad como un hecho económico que afecta directamente los gastos correspondientes a la vigencia fiscal 2015 y el resultado del ejercicio, debido a que las cifras no son


31 DE 2015 %

SALDO A

DICIEMBRE 31 DE

2014

%

GASTOS 264.629.490$ 100% 457.470.917$ 100%

GENERALES 264.629.490$ 100% 457.470.917$ 100%

FINANCIEROS -$ -$ 0%

OTROS GASTOS GENERALES -$ 0% -$ 0%

UTILIDAD DEL EJERCICIO -$ 0% -$ 0%

TOTAL GASTOS 264.629.490$ 100% 457.470.917$ 100%



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conciliadas y analizadas oportunamente, situación afecta la razonabilidad de los estados financieros de la institución y por ende el patrimonio de la misma como lo establece el art 117 del Plan General de Contabilidad Pública. Se evidencian debilidades en los mecanismos de control y seguimiento de las cifras lo cual ocasiona registros inexactos y poco útiles. Descargos de la Institución Educativa: Por erro en el sistema contable al momento de realizar el mantenimiento, no se realizó la conciliación al rubro denominado Caja Menor, el cual muestra un saldo inexistente, si bien existe esta falla, también podemos afirmar que a la comisión de auditoría se le coloco a sus disposición los soportes de los gastos efectuados de la caja menor, los cuales dan la cifra exacta de la afectación presupuestal y contable. Tiendo en cuenta la recomendación del presente informe se ha subsanado para la vigencia fiscal 2016. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 11, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo.

Hallazgo No 12. Estados Contables – Legalización de la Caja Menor La Institución Educativa Politécnico de Soledad, no realizó la legalización definitiva de la caja menor, la cual se debió realizar a más tardar el 29 de diciembre de 2015, fecha en la cual se debió reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentra a su cargo. Según lo establecido en el Decreto 2768 de 2012. Todo esto ocasionado por la falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo lo cual ocasiona incumplimiento de disposiciones generales. Descargos de la Institución Educativa: Por error en el sistema contable al momento de realizar el mantenimiento, no se realizó la conciliación al rubro denominado Caja Menor, el cual muestra un saldo inexistente, si bien existe esta falla, también podemos afirmar que a la comisión de auditoría se le coloco a sus disposición los soportes de los gastos efectuados de la caja menor, los cuales dan la cifra exacta de la afectación presupuestal y contable. Tiendo en cuenta la recomendación del presente informe se ha subsanado para la vigencia fiscal 2016. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 12, el



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ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. Hallazgo No 13. Estados Contables – Sobre estimación de los Depósitos en Instituciones Financieras Es preocupante para este equipo auditor las diferencias encontradas en lo referente a los estados financieros comparados con los extractos bancarios y los libros oficiales y auxiliares de la I.E. Politécnico de Soledad, de los cuales se desprende una diferencia por valor de ($6.767.951.54) teniendo en cuenta el saldo reflejado en los estados financieros, situación que afecta la razonabilidad de los mismo. Esta cuantía sobreestimada en los estados financieros genera una incorrecta interpretación y aplicación de los principios de contabilidad pública, así como de los procedimientos contables, causando la falta de confiabilidad en la información contable. Según lo establecido en la Resolución 357 de 2008, en el numeral 1.2 en cuanto a los objetivos del control interno contable, determina: Asegurar la producción de información contable uniforme con destino a los diferentes usuarios, de acuerdo con sus objetivos de gestión pública, control público, y divulgación y cultura.” Lo cual denota una falta de control y seguimiento de las personas involucradas en el proceso contable generando registros inexactos y poco útiles. Descargos de la Institución Educativa: Este punto daremos respuestas a las observaciones planteadas por la comisión de auditoría de Contraloría Municipal de Soledad, desde la observación numero 13 al 19, por tratarse de el aspecto contable en general, Así: Este plantel aprovechando la circunstancias de la adaptación a normas contables internacional, iniciaría los correctivos a lugar teniendo en cuenta las presentes observaciones que el ente de control menciona, las cuales harán parte del plan de mejoramiento. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 13, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. Hallazgo No 14. Estados Contables – Propiedades, Plantas y Equipos Es preocupante para este equipo auditor las diferencias encontradas en lo referente a los estados financieros en donde se evidencia que no hay coherencia en la información reportada en los estados, teniendo en cuenta que se registraron hechos económicos en la propiedad planta y equipos denominados como “Gastos pagados por anticipado” cuenta que estaría mal registrada teniendo en cuenta estas se denominación corresponde a la cuenta “Cargos Diferidos – código 1910,



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adicional a esto se evidencia una cuenta denominada “Responsabilidad con el código 1915” la cual no corresponde con lo establecido en el catálogo de cuenta del plan general de contabilidad pública. Todas estas situaciones afectan directamente la razonabilidad de los estados financieros. Esta cuantía genera incertidumbre en los estados financieros por una incorrecta interpretación y aplicación de los principios de contabilidad pública, así como de los procedimientos contables, causando la falta de confiabilidad en la información contable. Según lo establecido en la Resolución 357 de 2008, en el numeral 1.2 en cuanto a los objetivos del control interno contable, determina: Asegurar la producción de información contable uniforme con destino a los diferentes usuarios, de acuerdo con sus objetivos de gestión pública, control público, y divulgación y cultura.” Lo cual denota una falta de control y seguimiento de las personas involucradas en el proceso contable generando registros inexactos y poco útiles. Descargos de la Institución Educativa: Este punto daremos respuestas a las observaciones planteadas por la comisión de auditoría de Contraloría Municipal de Soledad, desde la observación numero 13 al 19, por tratarse de el aspecto contable en general, Así: Este plantel aprovechando la circunstancias de la adaptación a normas contables internacional, iniciaría los correctivos a lugar teniendo en cuenta las presentes observaciones que el ente de control menciona, las cuales harán parte del plan de mejoramiento. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 14, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. Hallazgo No. 15. Estados Contables - Comprobantes de Egresos Los Comprobantes de egresos constituyen la síntesis de las operaciones relacionadas con el pago de efectivo o sus equivalentes. Se verificaron los comprobantes de egresos y se observó que en su gran mayoría carecen de soportes indispensables de origen externo los cuales deben describir las transacciones que involucran a un tercero, tales como Rut, pago de impuestos, aportes a seguridad social, recibos a satisfacción por parte del contratante, cámara de comercio actualizadas. A fin que la Entidad atienda las disposiciones y normas establecidas por la Contaduría General de la Nación y el decreto 111 de 1996, esta situación refleja la falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo en ocasión a la elaboración de informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos.



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Descargos de la Institución Educativa: Este punto daremos respuestas a las observaciones planteadas por la comisión de auditoría de Contraloría Municipal de Soledad, desde la observación numero 13 al 19, por tratarse de el aspecto contable en general, Así: Este plantel aprovechando la circunstancias de la adaptación a normas contables internacional, iniciaría los correctivos a lugar teniendo en cuenta las presentes observaciones que el ente de control menciona, las cuales harán parte del plan de mejoramiento. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 15, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo.

Hallazgo No. 16. Estados Contables – Debilidades en el cálculo, registro de las Depreciaciones Acumuladas y Amortizaciones Verificado el Balance General de la vigencia fiscal y 2015, se pudo evidenciar que la institución NO está realizando el cálculo y registro individual de Depreciación para la propiedad, planta y equipo, y las respectivas amortizaciones para los gastos pagados por anticipado, cargos diferidos e intangibles registrados en el Balance General, generando incertidumbre en el saldo reflejado en las cuentas contables. El cual puede ser calculado teniendo en cuenta la vida útil del activo, fecha de adquisición de cada bien pudiendo generar una sobre depreciación en la propiedad planta y equipo e intangibles afectando el patrimonio de la entidad según lo establecido en el art. 117 y 169 del PGCP, causado por la falta de actualización e individualización de los bines de la institución lo cual trae como consecuencia la generación de incertidumbre en el saldo de la cuenta depreciación y amortización acumulada registrada en el balance general al 31 de diciembre de 2015. Descargos de la Institución Educativa: Este punto daremos respuestas a las observaciones planteadas por la comisión de auditoría de Contraloría Municipal de Soledad, desde la observación numero 13 al 19, por tratarse de el aspecto contable en general, Así: Este plantel aprovechando la circunstancias de la adaptación a normas contables internacional, iniciaría los correctivos a lugar teniendo en cuenta las presentes observaciones que el ente de control menciona, las cuales harán parte del plan de mejoramiento. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 16, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo.



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Hallazgo No.17. Estados Contables – Deprecación Acumulada

La I.E. Politécnico de Soledad, NO realizó el registro de la contrapartida de la Deprecación acumulada en la cuenta 3128 como lo establece el Art. 170 del PGCP “que manifiesta que la contrapartida afecta directamente el patrimonio de la entidad. Causado por el desconocimiento de la normatividad vigente, lo cual genera incertidumbres en la elaboración de los estados financieros que ocasionan informes y registros poco útiles, poco significativos o inexactos. Descargos de la Institución Educativa: Este punto daremos respuestas a las observaciones planteadas por la comisión de auditoría de Contraloría Municipal de Soledad, desde la observación numero 13 al 19, por tratarse de el aspecto contable en general, Así: Este plantel aprovechando la circunstancias de la adaptación a normas contables internacional, iniciaría los correctivos a lugar teniendo en cuenta las presentes observaciones que el ente de control menciona, las cuales harán parte del plan de mejoramiento. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 17, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. Hallazgo No. 18. Estados Contables - Notas a los Estados Financieros.

La Institución Educativa Politécnico de Soledad, durante la vigencia fiscal 2015, NO cumplió con lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación, en su capítulo II “PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCUTURACIÒN Y PRESENTACIÒN DE LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS”, en lo que respecta a las notas de carácter específico, les falta detalle descriptivo de los cambios más significativos ocurridos durante la vigencia 2015 y por cada cuenta afectada. Esta situación refleja la falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo en ocasión a la elaboración de informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos. Descargos de la Institución Educativa: Este punto daremos respuestas a las observaciones planteadas por la comisión de auditoría de Contraloría Municipal de Soledad, desde la observación numero 13 al 19, por tratarse de el aspecto contable en general, Así: Este plantel aprovechando la circunstancias de la adaptación a normas contables internacional, iniciaría los correctivos a lugar teniendo en cuenta las presentes observaciones que el ente de control menciona, las cuales harán parte del plan de mejoramiento.



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Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 18, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. Hallazgo No. 19. Estados Contables – Gestión de Inventarios Se verificó el inventario físico de los bienes o elementos en Almacén o Inventarios, con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en los estados financieros. Y se evidencia que la entidad no realiza mediante la práctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, por lo menos una vez al año. Esta debe realizarse con el propósito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento de lo establecido por los entes de control y la Contaduría General de la Nación, que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo, devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en almacén, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio de la entidad, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario. Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podrá realizar inventarios rotativos o de verificación de forma periódica que le permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en servicio. Se evidencia que el inventario entregado al equipo auditor no cuenta con un valor histórico de los activo” Lo anterior se presentó por falta de control y manejo adecuado del inventario de bienes a cargo de cada funcionario, lo que genera un riesgo de pérdida de estos bienes. Descargos de la Institución Educativa: Este punto daremos respuestas a las observaciones planteadas por la comisión de auditoría de Contraloría Municipal de Soledad, desde la observación numero 13 al 19, por tratarse de el aspecto contable en general, Así: Este plantel aprovechando la circunstancias de la adaptación a normas contables internacional, iniciaría los correctivos a lugar teniendo en cuenta las presentes observaciones que el ente de control menciona, las cuales harán parte del plan de mejoramiento. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 19, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo.



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Hallazgo No 20. Estados Contables – Gravámenes a los Movimientos Financieros La Institución Educativa Politécnico de Soledad, fue descuidada, negligente y omiso al causar y cancelar por concepto de Gravamen a los movimientos financieros - GMF (4x1000) afectando la cuenta corriente del banco Popular No. 110-681-13489-6 recursos que fueron debitados durante la vigencia fiscal 2015 por la suma de $1.108.439.30, Cuenta que no debe afectar el presupuesto de gastos de la entidad teniendo en cuenta que los dineros que se manejan en estas cuentas corresponden a recursos públicos los cuales son exentos del Gravamen a los movimientos Financieros-GMF, Según lo establecido por el numeral 9º del art. 879 del Estatuto Tributario de Colombia. Lo anterior debido a la falta de desconocimiento de la normatividad vigente, trayecto como efecto la afectación de gastos innecesarios para la Institución Educativa. Descargos de la Institución Educativa: Al respecto discrepamos del informe de la comisión de auditoría en las observaciones planteadas, ya que esta (la comisión), en ningún momento pregunto por las acciones pertinentes para recuperar el gravamen financiero, por la disposición del artículo 879, en su numeral 9 del estatuto tributario de Colombia, la cual con gusto ponemos a su disposición. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 20, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo con presunta incidencia fiscal. Hallazgo No 21. Estados Contables - Pólizas de protección empresarial sobre los bienes y haberes de la entidad. Este grupo auditor pudo evidenciar que la Institución Educativa Politécnico de Soledad, no adquirió durante la vigencia fiscal 2015 las pólizas de protección empresarial sobre los bienes y haberes de la entidad a razón de garantizar el estado de los bienes e inmuebles bajo su responsabilidad, incumpliendo lo establecido en el art 107 de la Ley 42 de 1993 y el art 11 numeral 8° del Decreto 4791 de 2008. Todo esto ocasionado por la falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo lo cual ocasiona incumplimiento de disposiciones generales. Se Configura una observación Administrativa. Descargos de la Institución Educativa: La Institución Educativa Politécnico, en atención de la presente observación adquirirá una póliza de amparo de bienes mueble e inmueble, Este colegio se acoge a la sugerencia que la Contraloría Municipal de Soledad, que nos ha manifestado.



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Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 21, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. Hallazgo No 22. Estados Contables - Manuales de Procesos y Procedimientos En la I.E. Politécnico de Soledad, no existe un manual de procesos, Procedimientos financieros y prácticas contables que le permita estar debidamente actualizados y le sirva de guía u orientación efectiva de los procesos contables; por lo que es aconsejable que la institución recopile y actualice los procedimientos en un manual de proceso y procedimientos, debido a que en este se reúnen los procesos, políticas, normas y condiciones que permite tener claridad de las responsabilidades de cada dependencias, ofrecer ventaja en el uso de la autoridad frente a los funcionarios y facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falencia. Toda esta situación refleja falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo lo cual conlleva a inefectividad en el trabajo.

Descargos de la Institución Educativa: Este colegio se acoge a la sugerencia hecha por la Contraloría Municipal de Soledad, que nos ha manifestado, en el presente plan de mejoramiento, iniciaremos la elaboración del Manual de Proceso y Procedimiento Financieros del Colegio.

Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 22, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. 2.2.2. Gestión Presupuestal Se emite una opinión Con deficiencias, con base en el siguiente resultado:


El Consejo Directivo de la Institución Educativa Politécnico de Soledad, a través del acuerdo No 02 del 2 de Diciembre de 2014, aprueba el presupuesto de ingresos y gastos de la institución educativa para la vigencia fiscal comprendida

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 57.1

Con

deficiencias

GESTIÓN PRESUPUESTAL

VARIABLES A EVALUAR

Evaluación presupuestal 57.1

Puntaje Atribuido

Con deficiencias

TABLA 3- 2



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entre el 01 de enero a diciembre 31 de 2015. En donde se aprobó un presupuesto inicial de Ingresos y Gastos por valor de doscientos cuarenta y nueve millones novecientos cincuenta y ocho mil pesos M/L ($249.958.000) el cual fue liquidado a través del acto administrativo No 10 de diciembre 22 de 2014. La evaluación de la gestión presupuestal se desarrolló teniendo como base la programación, elaboración y ejecución del presupuesto de la vigencia fiscal 2015, entre los meses de enero y diciembre respectivamente y se confrontó con los documentos que contienen el presupuesto inicial presentado a la Contraloría Municipal de Soledad en la rendición de cuentas respectiva vigencia, con los datos de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos entregados al equipo auditor en trabajo de campo en las instalaciones de la Institución Educativa Politécnico de Soledad. 2.2.2.1. Ejecución Presupuestal de Ingresos vigencia fiscal 2015 Tabla No 12. Ejecución Presupuestal de Ingresos, Vigencia fiscal 2015.

Código Rubro Presupuestal

Nombre Rubro Presupuestal

Presupuesto Inicial

Adiciones Presupuesto

Definitivo Recaudos

160105 (FOSE) GRATUIDAD $247.408.000 $21.999.308 $269.407.308 $269.407.308

160106 (FOSE) RECURSOS

PROPIOS $2.550.000 $17.650.197 $20.200.197 $20.150.197

TOTALES =====> $249.958.000 $39.649.505 $289.607.505 $289.557.505

Fuente: Ejecución presupuestal de ingresos suministrados en trabajo de campo

En este análisis, se pudo identificar que en la I.E Politécnico de Soledad, se fijó un presupuesto inicial por valor de doscientos cuarenta y nueve millones novecientos cincuenta y ocho mil pesos M/L ($249.958.000), se realizaron adiciones presupuestales a los ingresos por gratuidad por valor veintiún millones novecientos noventa y nueve mil trescientos ocho pesos M/L ($21.999.308) más una adición presupuestal a los recursos propios por valor de diecisiete millones seiscientos cincuenta mil cientos noventa y siete pesos M/L ($17.650.197) quedando un presupuesto definitivo por valor de doscientos ochenta y nueve millones seiscientos siete mil quinientos cinco pesos M/L ($289.607.505) que representa el 99.98% quedando un 0.02% por recaudar que corresponde a recursos propios. 2.2.2.1.1. Modificaciones al presupuesto de ingresos La Institución Educativa Politécnico de Soledad, durante la vigencia fiscal 2015, realizó las siguientes modificaciones al presupuesto de ingreso: Tabla No 13. Modificaciones Presupuestales de ingresos



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Nombre Rubro Presupuestal

Presupuesto Inicial Adiciones Presupuesto

Definitivo

160105 (FOSE) GRATUIDAD $247.408.000 $21.999.308 $269.407.308

160106 (FOSE) RECURSOS

PROPIOS $2.550.000 $17.650.197 $20.200.197

TOTALES =====> $249.958.000 $39.649.505 $289.607.505


En este análisis el equipo auditor pudo evidenciar que la I.E le fue aprobado un presupuesto inicial por valor de ($249.958.000) representados en recursos de gratuidad educativa por valor de ($247.408.000.00) a los cuales se le realizaron adiciones presupuestales por valor de ($21.999.308) como se evidencia en el acto administrativo No 10 de abril 21 de 2015, teniendo en cuenta que en los artículos 3° y 4° del acuerdo 02 de 2014 emanado por el Consejo Directivo de la I.E Politécnico, faculta al rector a hacer las modificaciones al presupuesto cuando fuera necesario. Teniendo en cuenta que el Ministerio de Educación Nacional asignó y transfirió un monto mayor al inicialmente aprobada generado una apropiación definitiva por valor de ($269.407.308) los cuales fueron transferidos el 17 de abril de 2015 en la cuenta corriente No 110-681-13489-6 del Banco Popular correspondiente a los fondos de servicio educativos. Se evidencia una adición presupuestal por valor de ($17.650.197), reflejando una apropiación definitiva en el rubro de recursos propios por valor de ($20.200.197) lo cual demuestra que la entidad obtuvo un presupuesto definitivo por valor de ($289.607.505). 2.2.2.2. Recaudos La Institución Educativa Politécnico de Soledad, durante la vigencia fiscal 2015, realizó los siguientes recaudos al presupuesto: Tabla No 14. Recaudos al presupuesto


Nombre Rubro Presupuestal Presupuesto Definitivo Recaudos

160105 (FOSE) GRATUIDAD $269.407.308 $269.407.308

160106 (FOSE) RECURSOS PROPIOS $20.200.197 $20.150.197

TOTALES =====> $289.607.505 $289.557.505


En este análisis el equipo auditor pudo evidenciar que la I.E le fueron aprobados unos ingresos por recursos propios los cuales se clasifican en (Ingresos de vigencia

anterior; Aportes Municipio, Dpto. y/o Nación (SGPG; Proyectos de Extensión a la comunidad; Becas auxilios y/o donaciones; Arrendamiento de Bienes Inmuebles; Premios

participaciones en concurso y Eventos; Rendimiento Financiero) a través del acuerdo No 02 de Diciembre 2 de 2014, emanado por el consejo directivo con un aforo



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inicial de doscientos cuarenta y nueve millones novecientos cincuenta y ocho mil pesos M/L ($249.958.000) de los cuales se obtuvo recaudo por valor de ($289.557.505) que representa el 99.98%. Se evidencia la transfencia realizada por el Ministerio de Educación Nacional por concepto de recursos de gratuidad educativa por valor de ($269.407.308) los cuales fueron transferidos el 17 de abril de 2015 en la cuenta corriente No 110-681-13489-6 del Banco Popular correspondiente a fondos de servicio educativos y representa el 93.2% del presupuesto definitivo. 2.2.2.3. Ejecución Presupuestal de Gastos La ejecución presupuestal de gastos e inversión de la Institución Educativa Politécnico de Soledad en la vigencia fiscal 2015, se desagrega de la siguiente manera: Tabla No 15. Ejecución Presupuestal vigencia fiscal 2015 Cifras en pesos


La I.E. presentó el presupuesto inicial de gastos e inversión en el cual se evidencia que los gastos de funcionamiento de la entidad ascienden a $249.958.000 a los cuales se le realizaron adiciones por valor de $39.649.505 y modificaciones por valor de $111.968.228 generando un presupuesto definitivo por valor de $289.607.505, de los cuales se ejecutaron gastos por valor de $289.597.505. Tabla No 16. Ejecución Presupuestal vigencia fiscal 2015 Cifras en pesos

Adiciones Créditos Contracréditos Presupuesto

Definitivo

Presupuesto

Ejecutado

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 249.958.000.00 39.649.505.00 111.968.228.00 111.968.228.00 289.607.505.00 289.597.505.00

Gastos Generales 201.667.374.00 39.649.505.00 111.968.228.00 68.077.602.00 285.207.505.00 285.197.505.00

Servicios Personales 23.863.603.00 - 19.463.603.00 4.400.000.00 4.400.000.00

Otros Gastos 24.427.023.00 - 24.427.023.00 - -

Concepto Presupuesto

Inicial

MODIFICACIONES



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Teniendo en cuenta que el presupuesto de egresos de las Institución Educativa Politécnico, debe contemplar todos aquellos gastos que requiere para su normal funcionamiento y para las inversiones que estén descritas en el PEI (Proyecto Educativo Institucional). Se exceptúan los gastos asociados a la nómina de personal: docentes, administrativos y directivos, pues estos se cubren con los recursos que se generan a través del Sistema General de Participaciones. Se evidencia que no existe coordinación entre la información reflejada en la ejecución presupuestal de ingresos y gastos y los estados financieros todo esto es ocasionado por la falta de control, la poca planeación y falta de conocimiento de funcionario responsable de elaborar los estados financieros y las ejecuciones presupuestales, situación que genera incertidumbre teniendo en cuenta que los mismo no se generan sobre bases razonables de contabilidad lo cual denota una falta de control y seguimiento de las personas involucradas en el proceso, que ocasionan informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos. Hallazgo No 23. Gestión Presupuestal – Manejo del Plan Anual Mensualizado de Caja – P.A.C. El artículo 73 del Decreto 111 de 1996 establece que la ejecución de los gastos se hará a través del P.A.C, instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de pagos en las entidades públicas; así mismo el artículo 27 de la norma en referencia determina que debe efectuarse seguimiento trimestral al Programa Anual Mensual izado de Caja con el objeto de definir o modificar los montos máximos de pago mensuales. Al respecto se encontró la existencia de un P.A.C que no refleja la dinámica de los ingresos ni de los pagos realizados durante la

Adiciones Créditos Contracréditos Presupuesto

Definitivo

Presupuesto

Ejecutado

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 367.639.332.00 39.649.505.00 111.968.228.00 111.968.228.00 289.596.970.00 289.597.505.00

Gastos Generales 319.348.706.00 39.649.505.00 111.968.228.00 68.077.602.00 285.196.970.00 285.197.505.00

Caja Menor 7.200.000.00 - - 4.805.150.00 2.394.850.00 2.394.850.00

Mantenimiento 117.681.867.00 39.649.505.00 98.968.228.00 - 256.299.600.00 256.299.600.00

Gratuidad 115.131.867.00 21.999.308.00 98.968.228.00 - 236.099.403.00 236.099.403.00

Recursos Propios 2.550.000.00 17.650.197.00 - - 20.200.197.00 20.200.197.00

Compra de Equipos 13.000.000.00 - 13.000.000.00 10.148.000.00 15.852.000.00 15.852.000.00

Materiales y Suministros 30.000.000.00 - - 20.033.345.00 9.966.655.00 9.966.655.00

Arrendamiento de Bienes Muebles e Inmuebles 1.150.000.00 - - 1.150.000.00 - -

Servicios Públicos 7.214.416.00 - - 7.214.416.00 - -

Comunicación y Transporte 1.608.000.00 - - 1.608.000.00 - -

Poliza de Seguros 14.900.000.00 - - 14.216.135.00 683.865.00 684.400.00

Impresos y Publicaciones 2.302.556.00 - - 2.302.556.00 - -

Viaticos y Gastos de Viaje 5.000.000.00 - - 5.000.000.00 - -

Gastos Varios e Imprevistos 1.600.000.00 - - 1.600.000.00 - -

Cuota de Fiscalización 10.000.00 - - - 10.000.00 10.000.00

Servicios Personales 23.863.603.00 - - 19.463.603.00 4.400.000.00 4.400.000.00

Jornales 2.426.880.00 - - 2.426.880.00 -

Remuneración por Servicios Técnicos 14.227.499.00 - - 14.227.499.00 -

Prestación de Servicios Profesionales 7.209.224.00 - - 2.809.224.00 4.400.000.00 4.400.000.00

Otros Gastos 24.427.023.00 - - 24.427.023.00 - -

Realización de Actividades. Cient. Dep. Cult. 3.674.000.00 - - 3.674.000.00 - -

Inscripción y Particiáción Eventos Cient. Dep. Cult. - - - - - -

Aporte Proyect. Esp. Estud. E Innov. Pedagogico 6.400.000.00 - - 6.400.000.00 - -

Gastos Financieros 4x1000 4.778.223.00 - - 4.778.223.00 - -

Gastos de Graduación 574.800.00 - - 574.800.00 - -

Vigencias Anteriores 9.000.000.00 - - 9.000.000.00 - -

Concepto Presupuesto

Inicial

MODIFICACIONES



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vigencia fiscal 2015, tampoco se evidencian los ajustes como producto del seguimiento a su ejecución; lo anterior refleja la no utilización de este mecanismo de control por desconocimiento de la normatividad vigente. Descargo de la Institución Educativa: Este colegio se acoge a la sugerencia que la Contraloría Municipal de Soledad, que nos ha manifestado, es así como iniciaremos el análisis detallado del PAC de Ingresos y Gastos. Dado que se viene registrando los ingresos, de acuerdo a su dinámica y los gastos acorde autorizado por el Consejo Directivo y al plan de compra. Respuesta de la Contraloría: Se mantiene la observación, una vez analizados los descargos de la Institución Educativa con respecto a la Observación No. 23, el ente de control NO la considera desvirtuada. Se configura un Hallazgo Administrativo. 2.3.3. Gestión Financiera Se emite una opinión Con deficiencias, con base en el siguiente resultado:


En la evaluación de los indicadores la gestión financiera fue deficiente arrojando una calificación de 71.4 puntos teniendo en cuenta que existen muchas acciones que se deben mejorar. Tabla No 17. Situación Financiera

CUENTA VIGENCIA FISCAL 2015

Activo Corriente $ 9.165.678.40

Activo Total $ 716.168.171.40

Pasivo Total $ 20.441.965.00

Patrimonio $ 695.726.206.40

Ingresos $ 275.571.680.20

Gastos $ 264.629.490.00

Utilidad Neta $ 10.942.190.20

Fuente: Estados Financiero vigencia 2015

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Con deficiencias

Con

deficiencias

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 71.4

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 71.4


TABLA 3- 3



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2.3.3.1. Indicadores Financieros

El siguiente análisis financiero se efectúa con base en los estados financieros elaborados y suministrados por el Instituto Educativo Politécnico de Soledad a la Contraloría Municipal de Soledad, correspondiente al análisis de la vigencia fiscal 2015.

En los siguientes cuadros se presenta un paralelo respecto al comportamiento de los indicadores financieros del Instituto Educativo Politécnico de Soledad, vigencia fiscal 2015, los resultados obtenidos permiten conceptuar que las operaciones económicas, financieras y sociales aumentaron significativamente en la última vigencia. Tabla No 18. Indicadores de Liquidez

INDIDOR FORMULA 2015

Indicadores de liquidez Indicadores de liquidez L ≥ 1.1

Razón corriente Activo Cte./Pasivo Cte. 0.45

Capital trabajo Activo corriente-pasivo corriente -11.27

Solvencia Activo total/pasivo Total 35

Fuente: Estados Financieros vig. 2015

La razón corriente: representa la relación existente entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente y mide la capacidad de pago del Instituto Educativo Politécnico de Soledad a corto, mediano y largo plazo y el grado de competitividad para cumplir con sus obligaciones, deudas o pasivos en el corto plazo. El Politécnico tiene 0.45 veces, que indica que por cada peso que adeuda, cuenta con $0.45 pesos para respaldarlo, es decir el indicador muestra insuficiencia entre los recursos disponibles y las deudas. Capital de Trabajo: El capital de trabajo de la I.E Politécnico de Soledad, equivale a -11.27 millones de pesos, indicando el excedente de los activos en el corto plazo sobre los pasivos a corto plazo. Este indicador explica que la entidad auditada cuenta con un capital de trabajo considerable para el desempeño de su objeto misional. Tabla 19. Indicadores de Rendimiento y Rentabilidad

Indicadores de Rendimiento y Rentabilidad

FORMULA 2015

Rentabilidad Operacional Utilidad Operacional/Ingresos Netos 0.039



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Rendimiento del patrimonio Utilidad Neta/Patrimonio 0.0157

Rentabilidad de Activos Utilidad Neta/Activo Total 0.0152

Independencia Financiera Patrimonio/Activo Total 0.97


Representa la efectividad total de la administración para producir utilidades con los activos disponibles. La rentabilidad operacional nos arroja un porcentaje del 0.039, el rendimiento financiero representa 0.0157. Dentro del valor total de activos la utilidad neta representa el 0.0152 y la incidencia financiera representa un 0.97. El cuadro anterior presenta un paralelo respecto al comportamiento de los indicadores durante la vigencia fiscal 2015, los resultados obtenidos permiten conceptuar que las operaciones económicas, financieras y sociales se han bajado dentro de las limitaciones establecidas. Tabla 20. Indicadores de Endeudamiento y Apalancamiento

Indicadores de Endeudamiento y apalancamiento

FORMULA E ≥ 60%

Endeudamiento Pasivo total/Activo total 0.028

Propiedad Patrimonio/Activo total 0.97

Apalancamiento Pasivo total/Patrimonio 0.029


La razón de endeudamiento y apalancamiento miden la proporción de los activos que están siendo financiados por terceros en la vigencia fiscal 2015, que equivalen al 0.028. Los resultados obtenidos permiten conceptuar que las operaciones económicas, financieras y sociales se han bajado dentro de las limitaciones establecidas.



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3. OTRAS ACTUACIONES

3.1 ATENCIÓN DE QUEJAS Durante la diligencia de la Auditoría, no se presentaron trámites de quejas y denuncias. 3.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR A la fecha de la obtención de evidencias, no se observan beneficios del control fiscal respecto a las actuaciones que generen ahorros, recuperaciones o mejoras en la gestión de la entidad. No obstante, se espera que con la formulación y ejecución de un plan de mejoramiento que se suscriba por parte de la entidad auditada, se desprendan beneficios directos e indirectos.



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4. RESUMEN DE HALLAZGOS

4.1. Relación de Hallazgos detectados en el Informe Definitivo de la Auditoría Especial practicada a la Institución Educativa Politécnico de Soledad, vigencia fiscal 2015.

Detalle Cantidad Cuantía

Administrativo 23

Disciplinarios 1

Fiscales 2 $6.836.439.30

Penales 0

Sancionatorio 1



informe de auditorÍa modalidad especial...

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