informe cuatrimestral del estado del control...

DEPARTAMENTO DEL META EMPRESA SERVICIOS PUBLICOS DE RESTREPO

AGUAVIVA S.A. NIT 900010387-2

Versión: 01

Fecha Actualización: Octubre 2014

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DEL 2011

Código T.R.D: 100-18.01

Proyecto: Gerente Aguaviva Reviso: Gerente Aguaviva Aprobó: Gerente Aguaviva

“RESTREPO CAMBIO POSITIVO”

Calle 9 No. 4-57. Barrio Gaitán, Tel 6551314 [email protected] - www.aguavivaesp.gov.co

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MODULO DE PLANEACION Y GESTION

Avances

COMPONENTE DE TALENTO HUMANO: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos.

CODIGO DE ETICA: se llevaron a cabo talleres de conformaron los grupos de trabajo MECI como fueron el grupo Directivo, Grupo Operativo y el grupo administrativo y/o de evaluación, donde cada grupo inicio la investigación sobre el tema asignado como fueron, principios, valores y protocolos éticos con la finalidad de construir el código de Ética. de la Empresa de Servicios Públicos de Restrepo Aguaviva s.a. E.S.P. donde cada grupo construyo y socializaron antes los demás compañeros de trabajo los principios, valores y protocolos éticos que ellos a bien creen que deben hacer parte del código de ética de la empresa. El código de ética de la empresa de servicios Públicos fue adoptado mediante Resolución No. 28 del 2014.

los grupos de trabajo una vez construyeron los protocolos, principios y valores éticos procedieron a socializarlos antes los demás compañeros de trabajo.

El grupo DIRECTIVO “ EL TIEMPO ES ORO” . Este grupo trabajo LOS PRINCIPIOS ÉTICOS.

INFORME PORMENORIZADO CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces

LUZ YOLIMA REYES MORA GERENTE AGUAVIVA S.A. EPS

Período evaluado: Primer y Segundo Trimestre del 2015

MARIA DEL CARMEN CALDERON J. ENLACE CONTROL INTERNO

Fecha de elaboración: Julio 18 del 2015.

Cabe resaltar que la Empresa de servicios públicos de Restrepo Aguaviva s.a. Dio cabal cumplimiento en los términos establecidos a la actualización del Modelo MECI 2005 al MECI 2014, en sus diferentes etapas. al Decreto 943 del 2014. A partir de la actualización los servidores de la entidad han adquirido un compromiso total para la aplicación e implementación del modelo.

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Grupo No. 2: ADMINISTRATIVO Y/O DE EVALUACION “SOLO EJECUTIVOS” . Este grupo trabajo , construyo y socializo LOS PROTOCOLOS ÉTICOS.




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Grupo No. 3. OPERATIVO “DELTA” . Este grupo trabajo, construyo y socializo LOS VALORES ÉTICOS. Con los demás compañeros de trabajo.

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO:

Dentro del componente de Talento Humano se llevo a cabo LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN. DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS FORMULADO DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. Este proceso se construyó con los servidores públicos donde se les realizo encuestas a los servidores públicos de la empresa, teniendo en cuenta las necesidades de capacitación de acuerdo a su puesto y asignación laboral. Una vez construido dicho plan fue adoptado mediante resolución No. 28 de septiembre 12 del 2014.




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PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y RE INDUCCIÓN. Se llevó a cabo la construcción del programa de inducción y reinducción para la empresa de servicios públicos de aguaviva s.a. E.P.S. en este manual quedaron plasmados las políticas de manejo de la empresa y como realizar los procesos de inducción los servidores públicos que ingresan por primera vez a la empresa. Dicho manual fue adoptado mediante Resolución No. 026 de septiembre 3 del 2014.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:

• Planes y Programas. Conformación del comité coordinador control interno adoptado mediante Resolución No. 027 Septiembre 9 del 2014.

1. Los Objetivos General y específicos fueron construidos teniendo en cuenta la Misión de la Empresa. Se diseño retablo con los objetivos.

2. Plan de adquisiciones 3. Procesos de evaluación de satisfacción del usuario.

• Modelo de Operación por Procesos

Manual de procesos y procedimientos para la empresa de servicios Públicos de Aguaviva s.a. Adoptado mediante Resolución No. 037 de Octubre 31 del 2014. 1.- Mapa de procesos articulados con los procesos Estratégicos, Misionales, de apoyo y de evaluación. Actualizado Adoptado mediante Resolución No. 037 de Octubre 31 del 2014. 2.- Construcción de Procedimientos de acuerdo a los procesos pertinentes de cada área de la empresa de servicios públicos de Aguaviva s.a.




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• Estructura Organizacional. 1. Organigrama se construyo de acuerdo al nivel jerárquico de la entidad. El mismo fue adoptado

mediante Resolución No. 025 de septiembre 1 del 2014. 2. E diseño Retablo de la estructura Organizacional para la empresa. • Indicadores de Gestión.

planes de Acción anuales que definen las metas a cumplir establecidas al igual que la evaluación de indicadores de gestión en cumplimiento de programas, metas, planes y programas. 2.- Se construyo cartilla del Manual de procesos, indicadores y Riesgos.

• Política de operación Manual de procesos y procedimientos para la Empresa de Servicios Públicos de Restrepo Aguaviva s.a. Adoptado mediante Resolución No. 037 de Octubre 31 del 2014. En dicho manual quedaron plasmados las políticas a tener en cuenta en la construcción de los procedimientos que se requieren en cada Área de la Empresa.

MISION, VISION Y ORGANIGRAMA: Se construyeron Retablos con la Misión y la Visión y el

Organigrama de la entidad ubicándolos en lugar visible de la Empresa. Los cuales hacen parte de los elementos del componente direccionamiento estratégico.

ADMINISTRACION DEL RIESGO. . POLITICAS DE ADMINISTRACION DEL RIESGO 1.- Se construyó plegable con la metodología para el manejo y seguimiento del riesgo en la cual está incluida las políticas para la administración del riesgo. 2.- Manual para el manejo del riesgo en el cual quedaron contempladas las políticas, la identificación, el análisis y valoración del Riesgo. Adoptado mediante Resolución 032 DE Octubre 10 del 2014.




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. - IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

1. En la construcción de procedimientos de la empresa quedaron establecidos los riesgos, controles e indicadores por procesos.

Mapa de Riesgos Institucional : La empresa se servicios públicos construyo de manera participativa con

los servidores públicos el mapa de riesgos tanto general como por procesos. El mismos fue adoptado mediante Resolución No. 032 Octubre 10 del 2014.

.- ANÁLISIS Y VALORACION DE RIESGOS. El análisis, la valoración y control de riesgos quedaron plasmados en el manual para el manejo del riesgo.

Dificultades

Falta de creación de cultura en los servidores de la empresa para continuar con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Especialmente en la aplicación de la cultura de manejo de los riesgos en la empresa.




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MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

AVANCES

AUTOEVALUACION DE CONTROL Y GESTION

Se realizó un concurso de méritos cuyo objetivo principal es crear e implementar la cultura de Autocontrol con los servidores públicos incentivando al grupo más relevante. Donde los temas que se están tratando es recordando los elementos construidos, código de ética, desarrollo de los programas de establecidos en Talento Humano, entre otros. En los procesos se definen las herramientas y los principios de AUTOCONTROL, AUTOGESION Y AUTOREGULACION. Son principios que los servidores públicos quedan comprometidos a poner en práctica en los procedimientos establecidos en la Empresa de servicios públicos de Restrepo Aguaviva s.a.

AUDITORIA INTERNA

1. PLAN DE AUDITORÍAS INTERNAS. El comité de control interno aprobó el plan de auditorías

internas para el año 2015 la cual se está llevando a cabo en lo corrido del año 2015.

PLANES DE MEJORAMIENTO

1. PLANES DE MEJORAMIENTO: Trimestralmente de debe hacer seguimiento y se reportan avances de los respectivos planes de mejoramiento de los diferentes entes de control como lo es contraloría Departamental.

2. En el mes de febrero se reportó ante el DAFP electrónicamente la Encuesta del MECI del 2014.




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DIFICULTADES

En la actualidad la dificultad que se pueda presentar seria la falta de cultura en los servidores públicos para el manejo, aplicación y seguimiento tanto a los procesos como la minimización de hallazgos detectados en el proceso de auditorias.

EJE TRANSVERSAL DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN

AVANCES

INFORMACION Y COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

1.- TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL adoptadas mediante Resolución No. 009 de Marzo 12 del 2014. 2.- TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL, Adoptadas mediante Resolución No. 57 de Diciembre 31 del 2013 las Tablas de Valoración Documental para la Empresa de Servicios Públicos de Restrepo Aguaviva S.A. E.S.P. y se dictan otras disposiciones para la conservación y preservación del patrimonio documental 3.- PETICIONES, QUEJAS , RECLAMOS Y SUGERENCIAS 1.- Mediante Resolución No. 027 de Septiembre 9 del 2014. Se adopto el comité de peticiones, quejas y reclamos y se adopta la Atención del usuario, la recepción de las peticiones, quejas y reclamos. El formato de seguimientos a las quejas, y el Buzón de P.Q.R. para la empresa de servicio públicos de Restrepo Aguaviva .s.a. 2.- Manual de P.Q.R.S. Mediante Resolución No. 033 de Octubre 10 del 2014 se adopto para la Empresa de Servicios Públicos de Restrepo Aguaviva s.a. BUZON DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS: Se ha venido realizando seguimiento a los formatos de evaluación independiente a los funcionarios por parte de los usuarios en la calidez del servicio a la comunidad donde una vez se analizan se identifica al servidor público destacado en el posicionamiento de la cultura del autocontrol. Se llevó acabo el seguimiento a los formatos de evaluación independiente a los funcionarios públicos por parte de los usuarios de la Empresa.




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DIFICULTADES

Hacer seguimiento minucioso en el seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

Recomendaciones

Se recomienda que el DAFP realice seguimiento de cumplimiento en la actualización en las diferentes entidades del estado exigiendo el cumplimiento al Decreto 943 del 2014 en la actualización del Modelo Estándar de Control Interno. Pensando que de esta manera se infunde la cultura del Autocontrol especialmente a los servidores públicos quien son los que deben de están constantemente aplicando estos elementos. LUZ YOLIMA REYES MORA MARIA DEL CARMEN CALDERON J GERENTE AGUAVIVA ENLACE CONTROL INTERNO


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