informe control interno valoracion riesgo 2013

Informe de Control Interno y de valoracin del Riesgo

Informe de Control Interno y de Valoracin del RiesgoDiciembre2013

Direccin General del Archivo Nacional, Comisin de Control InternoResultados del ASCI y SEVRI 2013

ANTECEDENTESDesde que se promulg la Ley General de Control Interno en el ao 2003, la Direccin General del Archivo Nacional ha incorporado entre sus acciones prioritarias, el proceso de autoevaluacin del sistema de control interno y a partir del ao 2006, el proceso de valoracin del riesgo institucional.

Desde entonces, tanto para la Junta Administrativa y la Direccin General como para los jefes de departamento y el personal, el tema del control interno, constituye un factor determinante en la cultura organizacional y en la eficiencia interna.Para llevar a cabo estos procesos se han implementado los instrumentos que ha recomendado la Contralora General de la Repblica, as como se han creado otros para profundizar en este anlisis, aprovechando la investigacin realizada de otras experiencias en instituciones del sector pblico, as como de la experiencia acumulada y la prioridad fijada en la institucin.

En el caso del proceso de autoevaluacin del sistema de control interno (ASCI), se han aplicado tradicionalmente los siguientes instrumentos: la gua titulada Gua para la autoevaluacin general sobre el cumplimiento de algunas medidas mnimas de la Ley y las normas generales de control interno, proporcionada y recomendada por la Contralora General de la Repblica. Por medio de la aplicacin de esta gua se hace un anlisis a partir de un conjunto de aspectos seleccionados para la valoracin de cada uno de los componentes del control interno.

las matrices denominadas de Otros criterios y Otros controles. Estas matrices se aplican a un grupo de procedimientos estratgicos de la institucin. Con la aplicacin de estos instrumentos se facilita la reflexin y el anlisis del estado de los aspectos ms relevantes de cada procedimiento (formalidad del procedimiento, divulgacin, conocimiento del personal, formacin y capacitacin del personal, actividades de control, acciones de coordinacin, sistemas de informacin, cumplimiento del marco legal, entre otros) y un anlisis de los tipos de control que incorporan, entre otros aspectos se valora la eficacia, eficiencia y oportunidad de cada uno de ellos. En el ao 2012 se aplic el modelo recomendado por la Contralora General de la Repblica para medir el nivel de madurez del sistema de control interno institucional, dando como resultado un promedio general de 78 puntos, correspondiente a una valoracin cualitativa de Diestro. Producto de la aplicacin de este modelo, se formul un plan de mejoras con once metas para fortalecer el sistema de control interno. Como referencia es importante mencionar que la mxima calificacin del modelo es de 100 puntos y con una calificacin de Experto, que es el nivel siguiente al obtenido.

Por su parte, en el proceso de valoracin del riesgo institucional (SEVRI), se han implementado varias metodologas, todas apoyadas en una teora bsica de valoracin del riesgo y en un instrumento diseado en la herramienta Excel siguiendo esta teora, la cual incorpora la identificacin del riesgo, sus causas y efectos, los controles existentes para enfrentar esos riesgos y propiamente la valoracin, tomando como base las dos variables: la probabilidad de que ocurra el evento y el impacto que ocasionara la materializacin del riesgo identificado. Este anlisis en la mayora de los casos se ha realizado en el nivel de procesos de la institucin y ms recientemente se han realizado anlisis comparativos de los riesgos y un nivel de mayor jerarqua como son los denominados riesgos institucionales.

En el ao 2012 se realiz un anlisis integral de los riesgos institucionales identificados y valorados como Importantes en el proceso del SEVRI 2011. En esta nueva valoracin se identificaron un total de 8 riesgos, de los cuales uno result trivial, uno moderado, cinco importantes y uno intolerable. Para la mitigacin de estos riesgos se establecieron veintitrs metas.

ORGANIZACIN DEL TRABAJODada la prioridad del control interno en la institucin, tanto el proceso de ASCI como el SEVRI se encuentran debidamente programados en el plan operativo institucional, a cargo de la Comisin de Control Interno, que en principio es liderada por el Planificador Institucional, sin embargo para el presente ao no se cont con este apoyo profesional.Con el fin de cumplir a cabalidad con estos dos procesos programados para el cuarto trimestre del ao, se integra nuevamente la Comisin de Control Interno, en esta ocasin con los siguientes miembros:

Tabla 1: Integrantes Comisin Control Interno, 2013FuncionarioCargo y dependencia

Guiselle Mora DurnAsesora Legal

Melissa Castillo CalivAsistente de la Direccin

Ana Patricia Segura SolsCoordinadora, Unidad de Biblioteca Especializada en Archivstica y Ciencias afines

Jorge Arturo Arias EduarteProfesional, Departamento de Cmputo

Carmen Campos RamrezSubdirectora General

Adems de la Comisin de Control Interno, se organizan los equipos denominados Equipos de Enlace del proceso de ASCI y SEVRI. Los integrantes de estos equipos son seleccionados de los diferentes departamentos, de tal forma que el proceso tenga representacin de todas las unidades administrativas y se promueva una mayor participacin. Cabe sealar que son miembros y coordinadores de estos equipos de enlace los jefes de los departamentos.A continuacin se presenta la integracin de los equipos de enlace por departamento:

Tabla 2: Integrantes de los Equipos de Enlace, 2013DepartamentoApellidoApellidoNombreN Equipo1

Administrativo FinancieroChavesRamrezGraciela1

Administrativo FinancieroMoralesLoraAdolfo3

Administrativo FinancieroSanabriaVargasDanilo5

Administrativo FinancieroSanchoLunaJordi4

Administrativo FinancieroVegaMoralesJos Elas2

Archivo HistricoAlvaradoQuesadaFranklin Jos2

Archivo HistricoBarbozaQuirsRosibel4

Archivo HistricoGmezJimnezJavier Jos1

Archivo HistricoMndezMoraVinicio5

Archivo HistricoMoyaJimnezGabriela3

Archivo HistricoRomeroSolanoDaniela4

Archivo NotarialCortsGutirrezMiguel4

Archivo NotarialDe FrancoCastroGabriela1

Archivo NotarialJimnezMongeAna Luca2

Archivo NotarialLpezElizondoMauricio5

Archivo NotarialOrozcoVillalobosRosa Isela3

CmputoAriasEduarteJorge Arturo2

CmputoRodrguezCarballoLuis Carlos5

CmputoZelednSolanoJorge Luis3

ConservacinBolaosSnchezMiguel Alberto2

ConservacinCaldernDelgadoMarco Antonio3

ConservacinCruzHernndezEimer4

ConservacinGarca QuirsJos Manuel3

ConservacinGarroZamoraJos Alberto1

ConservacinJimnezSalasFabio Luis5

Direccin GeneralCaldernRiveraMarianela2

Direccin GeneralCastilloCalivaMelissa5

Direccin GeneralHerreraBrenesMaureen Rebeca3

Direccin GeneralMoraDurnGuiselle4

Direccin GeneralSnchezCotoChristian1

Servicios Archivsticos ExternosCalvo LpezDenise2

Servicios Archivsticos ExternosCarrerasHerreroCamila3

Servicios Archivsticos ExternosMarnChacnCarolina1

Servicios Archivsticos ExternosOtrolaSenzMellany4

Servicios Archivsticos ExternosValverdeGuevaraIvannia4

1 Este nmero de equipo se refiere a la integracin de cinco equipos para aplicar la Gua General de Control Interno. (Ver ms detalles en la metodologa de trabajo.)METODOLOGA DE TRABAJO

Con el oficio DG-693-2013 del 30 de setiembre de 2013, la seora Virginia Chacn Arias, Directora General, hace algunas sugerencias sobre los procesos ASCI y SEVRI 2013, tomando en cuenta los recursos disponibles y en particular, la ausencia de personal en la Unidad de Planificacin Institucional, instancia lder de estos procesos.

En respuesta al oficio citado, la seora Carmen Campos Ramrez, Subdirectora General, remite el oficio SD-283-2013 del 03 de octubre de 2013, con una propuesta de trabajo para acometer ambos procesos.A continuacin se presenta la metodologa de trabajo empleada:

Sobre el proceso de autoevaluacin del sistema de control interno (ASCI)

1. Aplicacin de la Gua para la autoevaluacin general sobre el cumplimiento de algunas medidas mnimas de la Ley y las normas generales de control internoLa aplicacin de esta gua estuvo a cargo de un equipo de funcionarios integrados a partir de los equipos de enlace de los departamentos, tal como se muestra en la columna N de Equipo, de la tabla N 2. Con esta integracin se procur la representacin de todos los departamentos. Cada uno de estos equipos nombr a un coordinador.A continuacin se detalla la integracin de estos equipos de trabajo:

Tabla 3: Equipos y Coordinadores, Componentes de Control Interno, 2013N de EquipoComponente Control InternoCoordinador (a)

1Aspectos GeneralesGraciela Chaves Ramrez

2Ambiente de ControlDenise Calvo Lpez

3Valoracin del RiesgoAdolfo Morales Lora

4Actividades de ControlIvannia Valverde Guevara

5Sistemas de InformacinDanilo Sanabria Vargas

1SeguimientoGraciela Chaves Ramrez

Una vez cumplimentada la gua general por cada uno de los equipos en el componente asignado, tomando como referencia los resultados obtenidos en el ao 2011, los resultados son enviados a los miembros de la Comisin de Control Interno para su revisin y observaciones. Seguidamente fue devuelta a los equipos respectivos con las observaciones finales.

Los resultados de esta aplicacin se expusieron en la primera parte de la plenaria general, a cargo de cada coordinador, excepto el componente Valoracin del Riesgo, a cargo del equipo N 3, la que se present al final de la plenaria, una vez conocidos los resultados de la valoracin del riesgo institucional.

2. Aplicacin de las matrices Otros criterios y Otros controles a los procedimientos seleccionados.

Para la aplicacin de estas matrices, se remiti el oficio SD-294-2013 del 09 de octubre de 2013, a los jefes de departamento, solicitando la propuesta de los dos procedimientos estratgicos para la eficiencia institucional. Con este propsito tambin se les hizo llegar el inventario de los procedimientos, adems de completar la informacin sobre los procedimientos que han sido autoevaluados en los ltimos cinco aos.Una vez que las jefaturas de los departamentos presentaron sus propuestas de procedimientos, que en algunos casos excedi la cantidad recomendada, los miembros de la comisin analizaron las propuestas y remitieron sus observaciones a los departamentos.

A continuacin se presentan los procedimientos que finalmente fueron seleccionados para la autoevaluacin y en consecuencia la aplicacin de las dos matrices:

Tabla 4: Detalle de los Procedimientos por Autoevaluar, 2013DepartamentoDetalle de los procedimientos

Administrativo FinancieroLicitacin Pblica

Licitacin Abreviada

Reclutamiento y seleccin de personal interino en plazas vacantes

Archivo HistricoElaboracin de diagnsticos archivsticos de fondos documentales (nuevo)

Reproduccin de documentos histricos. (Se propone que este procedimiento unifique los siguientes procedimientos vigentes, en cuanto al mecanismo de reproduccin: Fotocopia certificada de documentos histricos, Reproduccin de documentos mediante fotocopia simple, Reproduccin de documentos microfilmados a solicitud de usuarios, Reproduccin digital de documentos histricos a solicitud de usuarios de la Sala de Consulta e Investigacin y Reproduccin analgica de fotografas histricas.

Archivo NotarialFacilitacin de documentos notariales digitalizados y su reproduccin (nuevo)

Actualizacin de documentos notariales digitalizados (nuevo)

Atencin de usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial (nuevo)

CmputoInventario de equipo y licencias de cmputo del Archivo Nacional (nuevo)

Instalacin de programa de respaldos

Respaldos institucionales

Respaldos de correos electrnicos

Restauracin de informacin de respaldos institucionales

ConservacinDigitalizacin de documentos de conservacin permanente (nuevo)

Encuadernacin de tomos de protocolos notariales

Servicios Archivsticos ExternosTransferencia de documentos electrnicos al Archivo Nacional (nuevo)

Valoracin documental

TOTAL: 17 Procedimientos

La aplicacin de las matrices estuvo a cargo de los equipos de enlace de los departamentos, liderados por sus jefaturas.

Igualmente que con la gua general, los resultados de la aplicacin de estas matrices, fueron presentados en la plenaria general.

En cuanto a la matriz de Otros criterios, se facilit a los departamentos un modelo con un total de 11 aspectos bsicos, en los cuales las opciones de respuesta dadas corresponden a S, No, Parcial y No Aplica. Igualmente los equipos de enlace en cada departamento y segn la naturaleza de los procedimientos por autoevaluar tenan la posibilidad de adicionar otros aspectos, incluido la desagregacin del ltimo aspecto relacionado con el cumplimiento de la normativa vigente.En este modelo se incorporaron aspectos relacionados con la formalizacin del procedimiento, actividades de control, actividades de coordinacin, sistemas de informacin, documentos y registros, conocimiento del procedimiento y entrenamiento del personal para su ejecucin, cumplimiento de la normativa, incluidos los plazos y los principales riesgos identificados.Si las respuestas brindadas a cada aspecto corresponden a Parcial y No, se solicita la incorporacin de una medida correctiva, con la programacin debida en cuanto a cronograma propuesto y responsables.Por su parte la matriz de Otros controles, al igual que en procesos anteriores de ASCI, tiene como propsito inventariar todos los puntos de control del procedimiento, analizando los siguientes aspectos: responsable de la actividad de control, si es un control de inicio, durante o al final del procedimiento, si es manual o automatizado y si es efectivo o queda documentado. Por su parte, se analizan tres indicadores del control: eficacia (grado de cumplimiento del control), eficiencia (relacin entre los esfuerzos y recursos invertidos y sus resultados) y oportunidad (momento en que se lleva a cabo la actividad de control).El anlisis de estas actividades de control es muy importante, sobre todo para garantizar que queden debidamente formalizados en los procedimientos; por lo que cuando se presentan a la Unidad de Planificacin las propuestas de procedimientos nuevos o actualizaciones de aquellos que han sido autoevaluados, se requiere la presentacin de los resultados obtenidos en esta matriz.

Sobre el proceso de valoracin del riesgo institucional (SEVRI)3. Aplicacin de la herramienta de identificacin, anlisis y valoracin del riesgo institucionalEn esta oportunidad se propone hacer una revisin de los resultados obtenidos en los procesos anteriores 2010, 2011 y 2012, con el fin de valorar nuevamente los criterios de probabilidad e impacto, as como la ejecucin de las medidas aprobadas para la mitigacin de los riesgos identificados.

Con tal propsito, los miembros de la Comisin de Control Interno organizan en un nico archivo en la herramienta Excel, el anlisis y los resultados obtenidos en los procesos de SEVRI de los aos indicados, haciendo llegar a cada departamento sus propios riesgos as como aquellos que se denominaron institucionales o compartidos.

Los equipos de enlace en los departamentos procedieron a la revisin de los resultados de aos anteriores y a realizar la nueva valoracin para el 2013.Para cada riesgo identificado se utiliz como parmetros para su valoracin la siguiente escala de valores para la probabilidad y el impacto:

Tabla 5: Parmetros para la valoracin de los riesgos

ProbabilidadImpacto

NivelCalificacinNivelCalificacin

1Remoto1Insignificante

2Poco probable2Bajo

3Probable3Moderado

4Muy probable4Significativo

5Casi cierta5Crtico

Los miembros de los equipos de enlace realizaron una nueva valoracin del riesgo con ambos parmetros, para lo cual utilizaron como criterios orientadores los que se indican en las tablas 6 y 7, referentes a la probabilidad y el impacto respectivamente:

Tabla 6: La probabilidad, criterios cualitativos y cuantitativos

Nivel DescripcinCriterio cualitativoFrecuenciaEstimacin cuantitativa

1RemotaPuede ocurrir pero en circunstancias excepcionales o extraordinarias.Una vez cada diez aos o ms.Entre 0% y 10%

2Poco probablePuede ocurrir alguna vez, pero es muy dudoso.Una vez cada dos o cinco aos.Entre 10% y 40%

3ProbablePuede ocurrir alguna vez en el futuro.Una vez al ao.Entre 40% y 70%

4Muy probablePuede ocurrir varias veces en el futuro.Varias veces en un ao.Entre 70% y 90%

5Casi ciertaPuede ocurrir en la mayora de las circunstancias.Una o ms veces en un mes.Entre 90% y 100%

Tabla 7: El impacto, criterios cualitativos y cuantitativosNivel DescripcinCriterio general

1InsignificanteAtrasos menores en la consecucin del objetivo.Efecto insignificante en el proceso.

2BajoCausa un problema administrativo interno de fcil solucin.Atrasos moderados en la consecucin de un objetivo.

3ModeradoCausa un dao en la imagen institucional.Causa un problema administrativo interno de costosa solucin.

4SignificativoImpide brindar un servicio.Puede provocar denuncias de clientes.Prdida econmica.

5CrticoCausa dao fsico.Provoca consecuencias legales.Incumplimiento de objetivos institucionales.Prdida econmica significativa.Prdida o deterioro del patrimonio documental.

De la suma de los puntos asignados del nivel para la probabilidad (del 1 al 5) y el impacto (del 1 al 5), se obtiene la calificacin cualitativa del riesgo, segn el siguiente detalle:

Tabla 8: Calificacin de los riesgos y los puntos totales, 2013Cantidad de puntosCalificacin del Riesgo

Hasta 4Trivial

5Tolerable

De 6 a 7Moderado

De 8 a 9Importante

10Intolerable

Los archivos electrnicos con los resultados del SEVRI fueron revisados previamente por los miembros de la Comisin de Control Interno, as como los riesgos identificados como compartidos o institucionales, fueron analizados e integrados en un solo archivo, de tal forma que facilitara el anlisis y la presentacin en la plenaria general.

Los resultados obtenidos en el SEVRI se presentan tambin en la plenaria general. En el caso de los riesgos compartidos o institucionales fueron presentados por los miembros de la Comisin de Control Interno, mientras que los riesgos especficos de los departamentos son presentados por algn miembro del equipo de enlace o su jefatura.

De acuerdo con la metodologa propuesta, para aquellos riesgos valorados como moderados, importantes e intolerables, es necesario establecer una o ms acciones que permitan mitigar los riesgos, con la debida programacin en cuanto a cronograma propuesto y responsables.

Sobre la plenaria general Tradicionalmente se ha incorporado en la metodologa de trabajo, la denominada plenaria general, que es un espacio dedicado a la presentacin de los resultados obtenidos en el ASCI y el SEVRI, a cargo de los equipos de enlace y de los miembros de la Comisin de Control Interno. Igualmente participan en esta plenaria las seoras Directora y Subdirectora General.Adems de analizar los resultados obtenidos, tambin se acuerdan las acciones de mejora del control interno y de mitigacin de los riesgos, sobre todo en las denominadas metas compartidas entre dos o ms departamentos o instancias administrativas. Se hace nfasis en la redaccin y alcance de las metas, de tal forma que la expectativa de lo que debe hacerse sea del conocimiento de todos. En este ejercicio se valora la disponibilidad de los recursos y las prioridades institucionales, sobre todo por la presencia de la autoridad institucional.4. Programa de la plenaria general

Para orientar el trabajo en la plenaria general, se destina por lo menos una semana a esta actividad, en el caso particular se estableci la semana comprendida entre el 18 y el 22 de noviembre, durante todo el da; excepto el da mircoles 20 que no se realiz la actividad.El trabajo de la plenaria general, se organiza en dos partes: las actividades del ASCI y las del SEVRI, aproximadamente un 50% del tiempo para cada uno de estos procesos.

En trminos generales, las actividades realizadas se detallan a continuacin:Tabla 9: Programa de la Plenaria General, 2013JornadaActividadResponsable

Da: lunes 18 de noviembre

MaanaPalabras introductoriasVirginia Chacn Arias

Explicacin de la metodologa de trabajo ASCICarmen Campos Ramrez

Presentacin de los resultados de la Gua para la autoevaluacin general sobre el cumplimiento de algunas medidas mnimas de la Ley y las normas generales de control internoGraciela Chaves RamrezJorge Arturo Arias EduarteIvannia Valverde Guevara

Danilo Sanabria Vargas

Repaso de los procedimientos por autoevaluar por departamentoCarmen Campos Ramrez

Presentacin de los resultados de los procedimientos autoevaluados por el DAFGraciela Chaves RamrezElas Vega Morales

Adolfo Morales Lora

TardePresentacin de los resultados de los procedimientos autoevaluados por el DAH y DANJavier Gmez JimnezCarmen Campos Ramrez

Mauricio Lpez ElizondoGabriela de Franco Castro

Revisin y ajuste a los documentos

Comisin Control Interno

Da: martes 19 de noviembre

MaanaContinuacin de presentacin de los resultados de los procedimientos autoevaluados por el DANMauricio Lpez Elizondo

Presentacin de los resultados de los procedimientos autoevaluados por el DCOMP y DSAEJorge Arturo Arias EduarteIvannia Valverde Guevara

TardePresentacin de los procedimientos autoevaluados por el DSAE y DCONSIvannia Valverde GuevaraMarco Antonio Caldern Delgado

Revisin y ajuste a los documentosComisin Control Interno

Da: jueves 21 de noviembre

MaanaExplicacin de la metodologa de trabajo SEVRICarmen Campos Ramrez

Presentacin de los riesgos institucionalesMelissa Castillo CalivGuiselle Mora Durn

TardePresentacin de los riesgos institucionalesMelissa Castillo Caliv

Guiselle Mora Durn

Presentacin de los riesgos de DAF, DAH y DANGraciela Chaves Ramrez

Javier Gmez Jimnez

Mauricio Lpez Elizondo

Revisin y ajuste a los documentosComisin Control Interno

Da: viernes 22 de noviembre

MaanaPresentacin de los riesgos de DSAE y DCONSIvannia Valverde GuevaraMarco Antonio Caldern Delgado

TardePresentacin de los riesgos de DCOMPLuis Carlos Rodrguez CarballoJorge Arturo Arias Eduarte

Presentacin de los resultados de la Gua General, componente Valoracin del RiesgoAdolfo Morales Lora

Palabras de cierreVirginia Chacn Arias

PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS DEL ASCI5. Anlisis de los componentes de Control Interno

Este anlisis se realiza a partir de la aplicacin de la Gua para la autoevaluacin general sobre el cumplimiento de algunas medidas mnimas de la Ley y las normas generales de control interno, la cual consta de 255 aspectos autoevaluados, de los cuales el 98.4% result satisfactorio con respuestas S y algunos No Aplica. Por su parte, se registraron 4 aspectos con respuesta Parcial, lo que representa el 1.6% del total. Tabla 10: Resultados Generales por Componente de Control Interno, 2013ComponenteCantidad de aspectosTipo de respuestaCantidad de medidas

Si, No aplica%Parcial, No%

Aspectos Generales1616100000

Ambiente de Control363494262

Valoracin del Riesgo5757100000

Actividades de Control585697232

Sistemas de Informacin7070100000

Seguimiento1818100000

Totales25525198,441,64

Grfico 1: Resultados Generales por Componente de Control Interno, 2013

El detalle de los resultados en la aplicacin de la Gua para la autoevaluacin general sobre el cumplimiento de algunas medidas mnimas de la Ley y las normas generales de control interno, se pueden consultar en el Anexo 1 de este informe.6. Autoevaluacin de los procedimientos seleccionadosTal como se enuncia en la tabla 4 de este informe, se seleccionaron diecisiete procedimientos para autoevaluar, de los cuales siete son procedimientos nuevos, es decir que no se encuentran descritos ni aprobados por la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Por su parte, los restantes 10 son procedimientos vigentes y que requieren en consecuencia producto de esta autoevaluacin, una actualizacin.6.1. Aplicacin de la matriz de Otros criterios.A continuacin se presentan los resultados obtenidos de la aplicacin de la matriz de Otros criterios, por departamento y para cada uno de los procedimientos:Departamento Administrativo Financiero

Tabla 11: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAF)

Aplicacin de la matriz de Otros Criterios, 2013ProcedimientosCantidad de aspectosTipo de respuestaCantidad de medidas


Licitacin Abreviada1712715295

Licitacin Pblica1712715295

Reclutamiento y Seleccin de Personal Interino en plazas vacantes11654,5545,55

Totales453067153315

Departamento Archivo Histrico

Tabla 12: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAH)



Elaboracin de diagnsticos archivsticos de fondos documentales11654,5545,55

Reproduccin de documentos histricos en soporte digital2218824184

Totales3324739279

Departamento Archivo Notarial

Tabla 13: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAN)



Facilitacin de documentos notariales digitalizados y su reproduccin (nuevo)1510675335

Actualizacin de documentos notariales digitalizados (nuevo)1710597417

Atencin de usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial (nuevo)149645365

Totales462963173717

Departamento de Cmputo

Tabla 14: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DCOMP)



Inventario de equipo y licencias de cmputo del Archivo Nacional (nuevo)117644364

Instalacin de programa de respaldos119822182

Respaldos institucionales118733273

Respaldos de correos electrnicos11545,5654,56

Restauracin de informacin de respaldos institucionales119822182

Totales553869173117

Departamento de Conservacin

Tabla 15: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DCONS)



Digitalizacin de documentos de conservacin permanente (nuevo)125427587

Encuadernacin de tomos de protocolos notariales119822182

Totales2314619399

Departamento de Servicios Archivsticos Externos

Tabla 16: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DSAE)



Transferencia de documentos electrnicos al Archivo Nacional (nuevo)113278738

Valoracin documental11654,5545,55

Totales22941135913

Todos los departamentos

Tabla 17: Resultados Generales, Todos los Departamentos

Aplicacin de la matriz de Otros Criterios, 2013DepartamentoCantidad de procedimientosCantidad de aspectosTipo de respuestaCantidad de medidas


Administrativo Financiero3453067153315

Archivo Histrico23324739279

Archivo Notarial3462963173717

Cmputo5553869173117

Conservacin22314619399

Servicios Archivsticos Externos222941135913

Totales1722414464803680

Como se puede observar en la tabla N 17, que incorpora el resumen de los resultados obtenidos para todos los departamentos, se analizaron un total de 224 aspectos, de los cuales el 64% obtuvo respuesta favorable o en su defecto, alguno de los aspectos no fue aplicable para el procedimiento en anlisis. Por su parte el 36% de los aspectos analizados obtuvo resultados menos favorables, en particular con cumplimientos parciales o incumplimiento total, lo que motiv la formulacin de 80 medidas correctivas.Grfico 2: Resultados Generales, Todos los Departamentos

Aplicacin de la matriz de Otros Criterios, 2013

6.2. Aplicacin de la matriz de Otros controles.Tal como se ha explicado en el apartado de la metodologa para cada uno de los procedimientos, se aplica esta matriz.

Departamento Administrativo Financiero

Tabla 15: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAF)

Aplicacin de la matriz de Otros Controles, 2013ProcedimientosCantidad de ControlesCaractersticas de los controles

InicioDuranteFinalManualAutoma

ticoEfectivoDocumentado

Licitacin Abreviada34141913311618

Licitacin Pblica34141913311618

Reclutamiento y Seleccin de Personal Interino en plazas vacantes152121123213

Totales83305037853449

Departamento Archivo Histrico

Tabla 16: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAH)




Reproduccin de documentos histricos1365211258

Elaboracin de diagnsticos archivsticos de fondos documentales41214004

Totales17773152512

Departamento Archivo Notarial

Tabla 17: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DAN)




Facilitacin de documentos notariales digitalizados y su reproduccin (nuevo)73226116

Actualizacin de documentos notariales digitalizados (nuevo)86027117

Atencin de usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial (nuevo)14905131212

Totales291829263425

Departamento de Cmputo

Tabla 18: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DCOMP)




Inventario de equipo y licencias de cmputo del Archivo Nacional (nuevo)91717263

Instalacin de programa de respaldos71426143

Respaldos institucionales50415050

Respaldos de correos electrnicos21102011

Restauracin de informacin de respaldos institucionales51314141

Totales284195244208

Departamento de Conservacin

Tabla 19: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DCONS)




Digitalizacin de documentos de conservacin permanente (nuevo)82243535

Encuadernacin de la encuadernacin de tomos de protocolos notariales61235115

Totales1434786410

Departamento Servicios Archivsticos Externos

Tabla 20: Resultados Generales por Procedimiento Autoevaluado (DSAE)




Transferencia de documentos electrnicos al Archivo Nacional (nuevo)73311652

Valoracin documental62226006

Totales135537658

Todos los departamentos

Tabla 21: Resultados Generales, Todos los Departamentos

Aplicacin de la matriz de Otros Controles, 2013DepartamentoProcedimientosControlesCaractersticas de los controles

InicioDuranteFinalManualAuto1EfectivoDocu2




Cmputo5284195244208

Conservacin21434786410


Totales17 1846787301582672112

1 Se refiere al control automatizado.

2 Se refiere al control que queda documentadoSe analizaron un total de 184 controles contenidos en los 17 procedimientos seleccionados. Del total de controles se obtiene la siguiente distribucin total por departamento, tanto en trminos absolutos como relativos:Grfico 3: Resultados Generales, Todos los Departamentos

Aplicacin de la matriz de Otros Controles, 2013

Cabe destacar que los procedimientos con ms controles analizados son los tres autoevaluados por el Departamento Administrativo Financiero, con 83 controles, lo que representa el 45% del total de controles analizados. Por su parte, el Departamento Servicios Archivsticos Externos registra el menor nmero de controles, ascendiendo a 13, lo que representa el 7% del total. Se enlistan a continuacin los cinco procedimientos que incorporan la mayor cantidad de controles:Tabla 22: Resumen de los cinco procedimientos autoevaluados

con mayor cantidad de controles, 2013

DepartamentoNombre del procedimientoCantidad de controles

Administrativo FinancieroLicitacin Pblica34

Administrativo FinancieroLicitacin Abreviada34

Administrativo FinancieroReclutamiento y Seleccin de Personal Interno en Plazas Vacantes15

Archivo NotarialAtencin de usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial (nuevo)14

Archivo HistricoReproduccin de documentos histricos13

Del total de controles, el 36% se realizan al inicio de la ejecucin del procedimiento, 48% durante la ejecucin y el 16% en la etapa final. Es razonable que el porcentaje mayor de controles ejecutados se registren en la ejecucin propiamente del procedimiento, donde se concentra la mayor cantidad de sus actividades.Por su parte, el 86% de los controles son manuales y el 14% es automatizado, lo que pone en evidencia la prevalencia de los controles manuales. Cabe destacar que los procedimientos con ms controles manuales son los de Licitacin Abreviada y Licitacin Pblica. En cuanto a controles automatizados, los procedimientos Digitalizacin de Documentos de Conservacin Permanente y Transferencias de Documentos Electrnicos al Archivo Nacional, incorporan 5 cada uno. A continuacin se muestran los cinco procedimientos que contemplan la mayor cantidad de controles manuales y automatizados:Tabla 23: Resumen de los cinco procedimientos autoevaluados

con mayor cantidad de controles manuales y cuatro automatizados, 2013

DepartamentoNombre del procedimientoCantidad Controles ManualesDepartamentoNombre del procedimientoCantidad Controles Automticos

Administrativo FinancieroLicitacin Abreviada33ConservacinDigitalizacin de Documentos de Conservacin Permanente5

Administrativo FinancieroLicitacin Pblica33ConservacinTransferencias de Documentos Electrnicos al Archivo Nacional5

Archivo NotarialAtencin de usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial (nuevo)13Administrativo FinancieroReclutamiento y Seleccin de Personal Interno en Plazas Vacantes3

Administrativo FinancieroReclutamiento y Seleccin de Personal Interino en Plazas Vacantes12CmputoInventario de equipo y licencias de cmputo del Archivo Nacional (nuevo)2

Archivo HistricoReproduccin de Documentos Histricos11Archivo HistricoReproduccin de Documentos Histricos2

Para la mayora de los controles (61%) su ejecucin implica la existencia de un documento que lo respalda e indica los resultados obtenidos.

En todos los casos, se consider que los controles analizados cumplen con los criterios de eficacia, eficiencia y oportunidad, lo que denota un resultado muy satisfactorio en cuanto a los controles existentes en los procedimientos seleccionados. Para mayor detalle de los resultados obtenidos en la aplicacin de las matrices de Otros criterios y Otros controles, se pueden consultar en el Anexo 2 de este informe.ACCIONES DE MEJORA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

7. Acciones relacionadas con la aplicacin de la Gua General:

Detalle de la accinTrimestresResponsables

IIIIIIIV

Finalizar la actualizacin del Manual del Funciones del Departamento de Servicios Archivsticos Externos y el Departamento Archivo Histrico y remitirlo a la Unidad Responsable de las competencias ocupacionales (Unidad de Gestin del Recurso Humano) y revisar y corregir las funciones de los dems departamentos. (Meta pendiente ASCI 2011)xxxxDAF-RH y los departamentos

Solicitar a los departamentos DSAE y DAH la actualizacin de las funciones de cada uno de los puestos que no se han actualizado. xxDAF-RH, DSAE y DAH

Redactar, tramitar y formalizar ante la Junta Administrativa del Archivo Nacional la aprobacin de los siguientes procedimientos:DSAE:_Transferencia de documentos electrnicos al Archivo Nacional.DCOMP:_Inventario de equipo y licencias de cmputo del Archivo Nacional.DCONS:_Digitalizacin de documentos de conservacin permanente.DAN:_Facilitacin de documentos notariales digitalizados y su reproduccin._Actualizacin de documentos notariales digitalizados._Atencin de usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial.DAH: Elaboracin de diagnsticos archivsticos de fondos documentales.xxDSAE, DCOMP, DCONS, DAN, DAH

Revisar, actualizar y tramitar los siguientes procedimientos:DSAE:_Valoracin documentalDCOMP:_Instalacin de programa de respaldos_Respaldos institucionales_Respaldos de correos electrnicos_Restauracin de informacin de respaldos institucionalesDCONS:_Encuadernacin de tomos de protocolos notarial.DAH:

_Reproduccin de documentos histricos en soporte digital (se propone que unifique los siguientes procedimientos en cuanto al mecanismo de reproduccin:Fotocopia certificada de documentos histricos.Reproduccin de documentos mediante fotocopia simpleReproduccin de documentos microfilmados a solicitud de usuarioReproduccin analgica de fotografas histricasReproduccin digital de documentos histricos a solicitud de los usuarios de la Sala de Consulta e InvestigacinDAF:_Licitacin Abreviada y Pblica_Reclutamiento y seleccin de personal interino en plazas vacantes. xxDSAE,DCOMPDCONSDAHDAF

8. Acciones relacionadas con la aplicacin de la matriz Otros Criterios:

Detalle de la accinTrimestresResponsablesObservacin

IIIIIIIV

Actualizar el procedimiento Licitacin Pblica y remitirlo a los departamentos de la institucin para su conocimiento.xxDAFIncluida en las metas de la Gua General, destacar su divulgacin en los departamentos

Actualizar las polticas del procedimiento Licitacin Pblica de manera que queden uniformes tomando como referencia las polticas aprobadas por la Junta Administrativa para el procedimiento de Contratacin Directa.xxDAFIncluida en las metas de la Gua General, destacar la actualizacin de las polticas

Incorporar como poltica en el procedimiento Licitacin Pblica en casos calificados, la necesidad de contar con un criterio experto que brinde los trminos de referencia, inspeccin en la ejecucin y recepcin de bienes y servicios, as como incorporar las previsiones presupuestarias para ese objetivo, si debe contratarse externamente.xxDAF y departamentos cuando se requiera criterio externoIncluida en las metas de la Gua General, destacar la actualizacin de las polticas y la previsin presupuestaria

Actualizar el procedimiento Licitacin Pblica e incluir la actividad de verificacin de cumplimiento del artculo 8 Reglamento de la Ley de Contratacin Administrativa.xxDAFIncluida en las metas de la Gua General, destacar la actividad de verificacin de cumplimiento del artculo 8 Reglamento LCA

Incluir como poltica en el procedimiento Licitacin Pblica la delimitacin de las responsabilidades del encargado o supervisor de contrato, cuando se cuenta con una persona o empresa contratada como inspector o supervisor externo.xxDAFIncluida en las metas de la Gua General, destacar la actualizacin de las polticas

Actualizar el procedimiento Licitacin Abreviada y remitirlo a los departamentos de la institucin para su conocimiento.xxDAFIncluida en las metas de la Gua General, destacar su divulgacin en los departamentos

Actualizar las polticas del procedimiento Licitacin Abreviada de manera que queden uniformes tomando como referencia las polticas aprobadas por la Junta Administrativa para el procedimiento de Contratacin Directa.xxDAFIncluida en las metas de la Gua General, destacar la actualizacin de las polticas

Incorporar como poltica en el procedimiento Licitacin Abreviada en casos calificados, la necesidad de contar con un criterio experto que brinde los trminos de referencia, inspeccin en la ejecucin y recepcin de bienes y servicios, as como incorporar las previsiones presupuestarias para ese objetivo, si debe contratarse externamente.xxDAF y departamentos cuando se requiera criterio externoIncluida en las metas de la Gua General, destacar la actualizacin de las polticas y la previsin presupuestaria

Actualizar el procedimiento Licitacin Abreviada e incluir la actividad de verificacin de cumplimiento del artculo 8 Reglamento de la Ley de Contratacin Administrativa.xxDAFIncluida en las metas de la Gua General, destacar la actividad de verificacin de cumplimiento del artculo 8 Reglamento LCA

Incluir como poltica en el procedimiento Licitacin Abreviada la delimitacin de las responsabilidades del encargado o supervisor de contrato, cuando se cuenta con una persona o empresa contratada como inspector o supervisor externo.xxDAFIncluida en las metas de la Gua General, destacar la actualizacin de las polticas

Redactar y tramitar la aprobacin del procedimiento Reclutamiento y Seleccin de Personal Interino en Plazas Vacantes.xxxDAFIncluida en las metas de la Gua General

Incluir el procedimiento Reclutamiento y Seleccin de Personal Interino en Plazas Vacantes en el compendio de procedimientos cuando sea aprobado por la JAAN.xDAFIncluida en las metas de la Gua General, destacar la incorporacin en el compendio de procedimientos

Brindar seguimiento semanal ante el Departamento de Gestin Institucional de Recursos Humanos del Ministerio de Cultura y Juventud a los procesos de nombramientos interinos que se estn tramitando.xxxxDAF

Divulgar y analizar, una vez aprobado por la JAAN, el procedimiento Reclutamiento y Seleccin de Personal Interino en Plazas Vacantes en conjunto con los funcionarios de la Unidad de Recursos Humanos.xDAF

Solicitar al Departamento de Gestin Institucional de Recursos Humanos del MCJ comunicar los plazos de aprobacin de los procedimientos con mayor anticipacin al Archivo Nacional, con el fin de contactar de manera oportuna al nuevo funcionario.xDAF

Redactar y tramitar la aprobacin del procedimiento Elaboracin de Diagnsticos Archivsticos de Fondos Documentales.xxDAHIncluida en las metas de la Gua General

Incluir el procedimiento Elaboracin de Diagnsticos Archivsticos de Fondos Documentales, en el compendio de procedimientos cuando sea aprobado por la JAAN.xDAHIncluida en las metas de la Gua General, destacar la incorporacin en el compendio de procedimientos

Incorporar las actividades de control requeridas al procedimiento Elaboracin de Diagnsticos Archivsticos de Fondos Documentales.xxDAHIncluida en las metas de la Gua General, destacar los controles

Elaborar un instrumento normalizado que incluya cada uno de los elementos del diagnstico archivstico de los fondos documentales. Plantillas en Excel y estructura del diagnstico.xxDAH

Incorporar los documentos necesarios al procedimiento Elaboracin de Diagnsticos Archivsticos de Fondos Documentales.xxDAHIncluida en las metas de la Gua General, destacar los documentos y registros

Redactar y tramitar la aprobacin del procedimiento Reproduccin de Documentos Histricos.xxDAHIncluida en las metas de la Gua General

Una vez que la Junta Administrativa comunique la aprobacin del procedimiento Reproduccin de Documentos Histricos, se incorporar en el compendio de procedimientos del DAH.xDAHIncluida en las metas de la Gua General, destacar la incorporacin en el compendio de procedimientos

Incorporar en la propuesta del procedimiento Reproduccin de Documentos Histricos todas las actividades de control requeridas.xxDAHIncluida en las metas de la Gua General, destacar los controles

Analizar la viabilidad tcnica de reproducir los documentos histricos por medio del soporte digital e incorporar las actividades necesarias en la propuesta del procedimiento.xxDAH, DCONS, DCOMP

Redactar y tramitar la aprobacin del procedimiento Atencin de Usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial.xxDANIncluida en las metas de la Gua General

Una vez aprobado el procedimiento Atencin de Usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial, incorporarlo al compendio.xxDANIncluida en las metas de la Gua General, destacar la incorporacin en el compendio de procedimientos

Definir y confeccionar el recibo de comprobante de revalidacin de recibo de tomo de protocolo en el procedimiento Atencin de Usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial.xxDAN

Poner en conocimiento el procedimiento Atencin de Usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial, de quienes lo aplican una vez aprobado.xDAN

Identificar el o los principales riesgos del procedimiento Atencin de Usuarios en el Mdulo de Informacin y Servicios del Departamento Archivo Notarial, y sus principales consecuencias.xxDANIncluida en las metas de la Gua General, considerar los riesgos

Redactar y tramitar la aprobacin del procedimiento Facilitacin de Documentos Digitalizados y su Reproduccin.xxDAN

Una vez aprobado el procedimiento, Facilitacin de Documentos Digitalizados y su Reproduccin incorporarlo al compendio.xxDANIncluida en las metas de la Gua General, destacar la incorporacin en el compendio de procedimientos

Definir y redactar los documentos y registros que apoyan el procedimiento Facilitacin de Documentos Digitalizados y su Reproduccin.xxDANIncluida en las metas de la Gua General, destacar los documentos y registros

Poner en conocimiento el procedimiento Facilitacin de Documentos Digitalizados y su Reproduccin, de quienes lo aplican una vez aprobado.xDAN

Identificar el o los principales riesgos del procedimiento Facilitacin de Documentos Digitalizados y su Reproduccin, y sus principales consecuencias.xxDANIncluida en las metas de la Gua General, considerar los riesgos

Redactar y tramitar la aprobacin del procedimiento Actualizacin de Documentos Notariales Digitalizados.xxDANIncluida en las metas de la Gua General

Una vez aprobado el procedimiento Actualizacin de Documentos Notariales Digitalizados, incorporarlo al compendio.xxDANIncluida en las metas de la Gua General, destacar la incorporacin en el compendio de procedimientos

Definir el documento idneo por el cual la empresa autorizada para la digitalizacin de tomos de protocolo informa que realiz la actualizacin.xxDANIncluida en las metas de la Gua General, destacar los documentos

Poner en conocimiento el procedimiento Actualizacin de Documentos Notariales Digitalizados, de quienes lo aplican una vez aprobado.xDAN

Identificar el o los principales riesgos del procedimiento Actualizacin de Documentos Notariales Digitalizados, y sus principales consecuencias.xxDANIncluida en las metas de la Gua General, considerar los riesgos

Analizar y definir la instancia competente que garantice la autenticidad de los documentos notariales digitalizados por medio de una comisin interdisciplinaria.xxDAN, DAH, DCOMPDCONS DG (AL)

Solicitar a la Junta Administrativa incluir en el costeo del proceso de digitalizacin de tomos de protocolo notarial, la contratacin de una persona que se dedique a las diferentes actividades del procedimiento de digitalizacin.xxDAN

Redactar y tramitar para su aprobacin el procedimiento Inventario de Equipamiento Tecnolgico.xDCOMPIncluida en las metas de la Gua General

Redactar y tramitar para su aprobacin el procedimiento Inventario de Equipamiento Tecnolgico e incorporarlo en el compendio de procedimientos.xDCOMPIncluida en las metas de la Gua General, destacar la incorporacin en el compendio de procedimientos

Elaborar los documentos y registros que apoyarn el procedimiento Inventario de Equipamiento Tecnolgico.xDCOMPIncluida en las metas de la Gua General, destacar los documentos y registros

Dar a conocer el procedimiento Inventario de Equipamiento Tecnolgico a todos los funcionarios que participan en su ejecucin.xDCOMP

Solicitar a la Unidad de Planificacin no proceder con la aprobacin del procedimiento Respaldos de Correos Electrnicos, con el fin de actualizarlo a la luz de los nuevos cambios en el uso y administracin del correo electrnico.xxDCOMP

Actualizar el procedimiento Respaldos de Correos Electrnicos para que sea aprobado por la Junta Administrativa y poder incorporarlo al compendio.xxxDCOMPIncluida en las metas de la Gua General, destacar la incorporacin en el compendio de procedimientos

Incorporar al procedimiento Respaldos de Correos Electrnicos, mecanismos de control.xxDCOMPIncluida en las metas de la Gua General, destacar los controles

Actualizar el procedimiento Respaldos de Correos Electrnicos a la luz de los nuevos cambios efectuados en la administracin del correo electrnico.xDCOMPIncluida en las metas de la Gua General, destacar los cambios en la administracin de este servicio.

Divulgar a todos los funcionarios el procedimiento Respaldos de Correos Electrnicos, una vez que sea aprobado.xDCOMP

Instruir a los funcionarios sobre la nueva herramienta de respaldos de correos institucionales.xDCOMP

Modificar el procedimiento Respaldos Institucionales a la luz de los nuevos cambios tecnolgicos SAN (dispositivo de almacenamiento masivo, por sus siglas en ingls) y de los aplicativos de respaldos institucionales.xDCOMPIncluida en las metas de la Gua General, destacar los cambios en el almacenamiento masivo de informacin

Aplicar un cambio del aplicativo (software Data protector) para la generacin de respaldos institucionales en forma automtica de la informacin.xDCOMP

Aplicar el instructivo y las bitcoras de respaldos institucionales con los nuevos aplicativos.xDCOMP

Modificar el procedimiento Instalacin de Programa de Respaldos a la luz de los nuevos cambios tecnolgicos y de los aplicativos utilizados.xDCOMPIncluida en las metas de la Gua General, destacar los cambios tecnolgicos y los aplicativos

Realizar un inventario actualizado del equipo de cmputo con el software instalado, adems de mantenerlo actualizado peridicamente.xxxxDCOMP

Actualizar el procedimiento Encuadernacin de Tomos de Protocolos Notariales, incorporando el diseo para el control de la entrega, flujo, mantenimiento y devolucin de tomos de protocolo notarial para su encuadernacin, una vez que se realice la actualizacin de la microfilmacin o digitalizacin.xDCONSIncluida en las metas de la Gua General, incorporar el diseo para el control de la entrega, flujo, mantenimiento y devolucin de tomos de protocolo notarial para su encuadernacin

Incluir en el instrumento Control de Trabajos Individuales Asignados en el Departamento de Conservacin, la entrega, mantenimiento y devolucin de los tomos para ser encuadernados.xDCONS

Redactar y tramitar la aprobacin del procedimiento Digitalizacin de Documentos de Conservacin Permanente.xDCONSIncluida en las metas de la Gua General

Incorporar en el procedimiento Digitalizacin de Documentos de Conservacin Permanente, al compendio de procedimientos que debe llevar cada departamento una vez que sea aprobado por la Junta Administrativa.xDCONSIncluida en las metas de la Gua General, destacar la incorporacin en el compendio de procedimientos

Describir el procedimiento Digitalizacin de Documentos de Conservacin Permanente e incorporar las actividades de control.xDCONSIncluida en las metas de la Gua General, destacar los controles

Elaborar un manual o instructivo tcnico que contenga las especificaciones tcnicas del procedimiento Digitalizacin de Documentos de Conservacin Permanente.xDCONS, DCOMP, DAH

Dar a conocer a todos los funcionarios el procedimiento Digitalizacin de Documentos de Conservacin Permanente, una vez que se encuentre aprobado.xDCONS

Capacitar a los funcionarios del Departamento de Conservacin en el uso y operacin del escner que se utilizar para el escaneo de documentos de conservacin permanente.xDCONS

Analizar y definir la instancia competente que garantice la autenticidad de los documentos de conservacin permanente digitalizados por medio de una comisin interdisciplinaria.xxDCONS, DCOMP, DAH, DAN, DG (AL)Incluida en las metas del DAN

Actualizar el procedimiento Valoracin Documental e incorporar las actividades de control que se establecieron en la Resolucin 01-2013 y en la actualizacin de la Gua de Trmites publicada en setiembre del 2013.xxxDSAEIncluida en las metas de la Gua General, destacar los controles que se establecieron en la Resolucin 01-2013 y en la actualizacin de la Gua de Trmites publicada en setiembre del 2013

Incorporar en la actualizacin del procedimiento Valoracin Documental las actividades de coordinacin con otras dependencias internas y externas en la aplicacin del procedimiento, principalmente que las que tienen que ver con el SNA.DSAEIncluida en las metas de la Gua General, destacar las actividades de coordinacin, en particular las que tienen que ver con el SNA

Analizar los sistemas de informacin y otras soluciones informticas que puedan ser aplicadas para mejorar y facilitar el procedimiento Valoracin Documental.xxxDSAE

Actualizar el procedimiento Valoracin Documental e incorporar los instrumentos e instructivos publicados en la Gaceta Digital 179 de 18 de setiembre de 2013.xxxDSAEIncluida en las metas de la Gua General, incorporar los instrumentos e instructivos publicados en la Gaceta Digital 179 de 18 de setiembre de 2013

Insistir ante el Ministerio de Cultura y Juventud y la STAP sobre la creacin de plazas de profesionales en historia y archivstica que refuercen el personal a cargo del proceso de valoracin documental en el DSAE.xxCNSED y JAAN

Actualizar el procedimiento de Valoracin Documental e incorporar en el apartado de polticas los plazos establecidos en la nueva metodologa.xxxDSAEIncluida en las metas de la Gua General, incorporar polticas sobre plazos

Redactar y tramitar la aprobacin del procedimiento Transferencias de Documentos Electrnicos al Archivo Nacional.xxxDSAE, DCONS, DAH, DCOMPIncluida en las metas de la Gua General

Incorporar el procedimiento Transferencias de Documentos Electrnicos al Archivo Nacional, en el compendio de procedimientos, una vez aprobado por la Junta Administrativa.xDSAE, DCONS, DAH, DCOMP Incluida en las metas de la Gua General, destacar la incorporacin en el compendio de procedimientos

Considerar e incorporar todas las actividades de control que se consideren necesarias en la redaccin del procedimiento Transferencias de Documentos Electrnicos al Archivo Nacional.DSAE, DCONS, DAH, DCOMP Incluida en las metas de la Gua General, destacar los controles

Coordinar la redaccin del procedimiento Transferencias de Documentos Electrnicos al Archivo Nacional, entre los departamentos de Cmputo, Archivo Histrico, Servicios Archivsticos Externos y Conservacin.xxxDSAE, DCONS, DAH, DCOMP Incluida en las metas de la Gua General

Revisar y actualizar los sistemas de informacin que apoyan el procedimiento Transferencias de Documentos Electrnicos al Archivo Nacional.xxxDSAE, DCONS, DAH, DCOMP

Divulgar a los funcionarios que participan en la ejecucin del procedimiento Transferencias de Documentos Electrnicos al Archivo Nacional, una vez aprobado por la Junta Administrativa.xDSAE, DCONS, DAH, DCOMP

Capacitar a los funcionarios que participan de la ejecucin del procedimiento Transferencias de Documentos Electrnicos al Archivo Nacional.xDSAE, DCONS, DAH, DCOMP

Identificar e incorporar en la redaccin del procedimiento Transferencia de Documentos Electrnicos al Archivo Nacional, los riesgos a que se expone no solo el rea que realiza la recepcin de la transferencia de documentos electrnicos, sino tambin los riesgos de seguridad en repositorios, en facilitacin de documentos, entre otros.xxxDSAE, DCONS, DAH, DCOMPIncluida en las metas de la Gua General, considerar los riesgos en la recepcin de los documentos, seguridad de repositorios y facilitacin.

Seguidamente se presenta una tabla que muestra el resumen de las acciones acordadas para el fortalecimiento del sistema de control interno. En este resumen se consideran las observaciones indicadas en algunas de las metas en cuanto a su repeticin, por lo que a nivel cuantitativo se excluyen para tener un total efectivo de las metas que finalmente se incorporarn al plan operativo institucional del 2014, una vez aprobadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional.Tabla 24: Resumen de Acciones Acordadas, 2013Tipos de Instrumentos AplicadosCantidad de Acciones

Aplicacin de la Gua General4

Aplicacin de la Matriz Otros criterios28

Total32

PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS DEL SEVRI9. Resultados del anlisis de los riesgos compartidos

A continuacin se presentan los riesgos denominados compartidos, en el tanto afectan a la institucin y en algunos casos, a dos o ms departamentos.

Es importante mencionar que estos riesgos se han identificado y analizado desde el ao 2010, excepto el riesgo Inexactitud de la informacin contenida en las bases de datos textuales de localizacin de documentos en los Archivos Histrico, Notarial e Intermedio., identificado en el ao 2011.

Para la mitigacin de estos riesgos se han definido un conjunto de acciones que se detallan en el Anexo N 3 de este informe. Igualmente en este anexo se podrn conocer otros aspectos que caracterizan estos riesgos y permiten realizar la valoracin, como lo son sus causas, efectos y los controles existentes.

Tabla 25: Resumen Riesgos Compartidos, ordenados por importancia, 2013

RiesgoValoracin del Riesgo

ProbabilidadImpactoNivel

Prdida de documentos e informacin en cualquier soporte (tradicional, electrnico, entre otros), con valor administrativo legal para las instituciones del Estado, parte de los cuales podran tener valor cientfico cultural. (2010, 2011, 2012 y 2013)Muy probableSignificativoImportante

Presupuesto insuficiente para ciertas acciones estratgicas de mxima importancia: equipamiento, tecnolgico, construccin y mantenimiento del edificio, vigilancia, conservacin del patrimonio, proyeccin institucional, en general para gastos operativos, etc. (2010, 2011, 2012 y 2013)Muy probableSignificativoImportante

Dbil posicionamiento de la institucin en el mbito poltico nacional. (2010, 2011, 2012 y 2013)Muy probableSignificativoImportante

Incumplimiento del Plan Operativo Institucional (y plan estratgico, incluido los planes para el fortalecimiento del control interno y mitigacin de los riesgos. (2010, 2011, 2012 y 2013)Muy probableSignificativoImportante

Deterioro del patrimonio documental (2010, 2011, 2012 y 2013)Poco probableCrticoModerado

Prdida o extravo del patrimonio documental. (2010, 2011, 2012 y 2013)Poco probableCrticoModerado

Inexactitud de la informacin contenida en las bases de datos textuales de localizacin de documentos en los Archivos Histrico, Notarial e Intermedio. (2011, 2012 y 2013)ProbableSignificativoModerado

1. Resultados del anlisis de los riesgos por departamento

Tal como se indic en el apartado de la metodologa, los equipos de enlace de los diferentes departamentos, adems de analizar los denominados riesgos compartidos, tambin analizaron los riesgos identificados en sus departamentos, tomando como base los registros de los riesgos de los aos 2010, 2011 y 2013, generando una nueva evaluacin para el 2013.

A continuacin se presenta un resumen de la cantidad de riesgos analizados en cada uno de los departamentos:

Tabla 26: Resumen de los Riesgos de los Departamentos, 2013

DepartamentoCantidad RiesgosValoracin del Riesgo

TrivialTolerableModeradoImportanteIntolerable




Cmputo803410

Conservacin412100


Direccin General11008200

Total7014302240

1 En la Direccin General se excluyeron cuatro riesgos por no estar vigentes (construccin de la tercera etapa del edificio y la Contralora de Servicios.Se desprende de la tabla anterior que no se valoraron riesgos en la categora de Intolerable. Del total de los riesgos identificados, se obtiene la siguiente distribucin porcentual:Grfico 4: Distribucin Porcentual de los Riesgos

identificados en los Departamentos, 2013

Para la mitigacin de los riesgos valorados como Moderado e Importante, se han definido un conjunto de acciones que se detallan en el Anexo N 4 de este informe. Igualmente en este anexo se podrn conocer otros aspectos que caracterizan estos riesgos y permiten realizar la valoracin, como lo son sus causas, efectos y los controles existentes.

A continuacin se detallan los 26 riesgos que fueron valorados en los departamentos como Moderados e Importantes:Tabla 27: Resumen de los Riesgos de los Departamentos, 2013

Riesgos Moderados e ImportantesDepartamentosRiesgosNivelAcciones

Administrativo FinancieroFalta de consolidacin de la planilla de la institucinModerado2

Carencia de manuales y otros instrumentos tcnicos para la gestin de los recursos humanosModerado1

Sistema de informacin sobre actividades de capacitacin desactualizadoModerado1

Que el Gobierno asigne recursos presupuestarios insuficientesModerado1

No aplicacin de los conocimientos adquiridos en el desempeo de las funciones por parte de los funcionarios que reciben capacitacinModerado2

Atrasos en el suministro de informacin sobre remuneraciones bsicas para la toma de decisionesModerado1

Incumplimiento de los plazos para la entrega de los certificados de participacin a las actividades de capacitacin al CECADESModerado2

Archivo HistricoPrdida del patrimonio documental por falta de tratamiento archivstico de los documentos inditosModerado1

Prdida o deterioro de documentos en soporte electrnicoModerado2

Archivo NotarialOrdenacin tarda de los ndices notarialesModerado3

CmputoPosibilidad de ataques externos (hackers) hacia los servidores web por personas no autorizadasModerado1

Que los servicios que brinda el Archivo Nacional por medio de Sistemas de informacin se vea desmejoradoModerado3

Que se presenten fallas en la infraestructura informtica por antigedad de los equiposModerado1

Crecimiento acelerado del acervo documental digitalModerado1

Prdida de informacin almacenada en la plataforma tecnolgicaImportante6

ConservacinErrores en la restauracin, microfilmacin, encuadernacin y reproduccin de los documentosModerado1

Servicios Archivsticos ExternosIncumplir los plazos de respuesta a las gestiones de los CISED en materia de valoracin documentalModerado3

Deficiente aplicacin de criterios y confeccin de instrumentos para la valoracin documentalModerado1

Incumplimiento de las recomendaciones y disposiciones que brinda el Archivo Nacional a las instituciones inspeccionadasModerado3

Incumplimiento del artculo 132 del Reglamento a la Ley 7202 por parte de las instituciones del SNA, relativo a la vigencia de las tablas de plazosModerado1

Incumplimiento o atrasos en la atencin de las inspeccionesModerado1

Mala priorizacin de los documentos que deben transferirse de oficio al Archivo NacionalImportante2

Falta de apoyo poltico a los archivos pblicos para el cumplimiento de la legislacin archivstica vigenteImportante1

Incumplimiento de la normativa emitida por la CNSED por parte de las instituciones del SNAImportante3

Direccin GeneralIncumplimiento de las metas contenidas en los planes en la ASCI y el SEVRIModerado1

La institucin no cuenta con una estructura orgnica que le permita cumplir eficientemente con las funciones y objetivos que se le encomiendenModerado1

Total Acciones46

Tabla 27: Resumen de las Acciones, 2013

Riesgos Compartidos y de los Departamentos

mbito de los RiesgosCantidad de Acciones

Compartidos20

Departamentos46

Total66

Tabla 28: Resumen de las Acciones, 2013

ASCI y SEVRImbito de aplicacin de las accionesCantidad de Acciones

Autoevaluacin del Sistema de Control Interno (ASCI)

Aplicacin de la Gua General4

Aplicacin de la Matriz Otros Criterios28

Subtotal32

Valoracin del riesgo institucional (SEVRI)

Riesgos compartidos20

Riesgos de los departamentos46

Subtotal66

Total98

informe control interno valoracion riesgo 2013

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