informe control interno septiembre 2013
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INFORME CODIGO PRE- CE
CONTROL INTERNO – PERIODO 1 DE MAYO A 31 AGOSTO DE 2013
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VIGENCIA 31 – 08 - 2013
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ESTADO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI – 1000: 2005)
EN LA ALCALDIA DEL AGRADO – HUILA
HERNANDO ALMARIO
Jefe oficina Control Interno
AGOSTO 31 DE 2013
De conformidad a lo expreso en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, expedido el 12 de julio de 2011, establece la
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responsabilidad que tiene el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces de presentar cada cuatro meses un informe que dé cuenta del estado del Sistema de Control Interno de la Alcaldía o institución pública; lo anterior en concordancia con la Ley marco de Control Interno – Ley 87 de 1993.
Para dar cumplimiento con esta norma, presentamos y publicamos en la página oficial de nuestra entidad, el informe correspondiente al cuatrimestre comprendido entre el 01 de mayo y el 31 de agosto de 2013; para lo cual se utilizó el formato que el Departamento Administrativo de la Función Pública exige para la presentación del Informe Anual Consolidado.
Se presentan entonces, los avances alcanzados y dificultades presentadas en cada uno de los tres subsistemas, describiendo de qué manera la entidad cumple o no con los lineamientos del MECI 1000:2005, además de un resumen del estado de avance y las recomendaciones correspondientes.
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011
I. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
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AVANCES AMBIENTE DE CONTROL
AMBIENTE DE CONTROL: Se realizaron diferentes capacitaciones con los funcionarios de la Administración Municipal, en relación con el fortalecimiento y seguimiento del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000: 2005, específicamente en el ajuste del Código de Ética y de Buen Gobierno, quienes participaron activamente realizando recomendaciones en relación con el entorno de la entidad y de conformidad con los lineamientos y objetivos para la aplicación de dichos acuerdos y protocolos éticos y políticas de buen gobierno para la entidad.
El Código de Ética fue ajustado mediante la resolución No. 159 del 30 de mayo de 2013, la cual modifico la resolución No. 271 de 2008, por la cual se adoptó el código de ética del Municipio.
El Código de Buen Gobierno, fue modificado a través de la resolución No. 160 del 30 de mayo de 2013, la cual modifico la resolución No. 186 A del 6 de octubre de 2009, por la cual se adoptó el código de Buen Gobierno.
Talento Humano: La administración Municipal así mismo actualizo el Plan Institucional de Capacitación y el Plan de Bienestar Social, estableciendo políticas para el desarrollo del Talento Humano en la entidad, realizando capacitaciones para todos los funcionarios y actividades de bienestar social.
Estilo de Dirección: Existe un compromiso por parte del señor Alcalde Municipal para el Fortalecimiento, actualización y aplicación de estrategias de comunicación y divulgación del MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO “MECI” Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA NTCGP 1000: 2009; política plasmada en el Plan Municipal de Desarrollo en el Sector de Fortalecimiento Institucional.
Así mismo, se definió y adoptó la política y objetivos de calidad de la entidad, en aras de armonizar el Sistema de Gestión de Calidad – NTCGP 1000: 2009 y el MECI 1000: 2055. Políticas y objetivos que fueron definidos con los funcionarios en coherencia con la misión y a las estregáis, metas y objetivos del Plan de Desarrollo.
AVANCES DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Con la participación de todos los funcionarios, se procedió a realizar el ajuste al
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Modelo de Operación por Procesos (Mapa de Procesos) del Municipio, con el objetivo de que todos los funcionarios conocieran cada uno de los procesos (estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación), identificando en cada uno de ellos los procedimientos más relevantes y dejando un nuevo diseño del mapa de procesos, el cual fue socializado y aprobado por la administración municipal.
AVANCES ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Se actualizo el Manual de Administración del Riesgos de la Entidad, el cual cuenta con el contexto estratégico, así mismo se procedió al levantamiento de mapas de riesgos por procesos, en los cuales se realizó la identificación del riesgo, análisis, valoración y políticas de administración del riesgo.
DIFICULATADES CON EL SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
En el componente de Talento Humano, existen dificultades para el desarrollo de actividades de salud ocupacional y mejorar el clima organizacional de la entidad, por falta de rubro presupuestalAsí mismo, Revisar los planes y programas como herramientas para medir la gestión de la administración como lo son los planes de acción de la vigencia de 2013.
II. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION ACTIVIDADES DE CONTROL:
Se procedió a realizar el ajuste al Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad, según resolución No. 231 del 18 de julio de 2013, la cual modifico la resolución 232 del 15 de julio de 2010, por la cual se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos.
El nuevo ajuste al Manual de Procesos y Procedimientos, cuenta con todos los procesos debidamente caracterizados bajo el ciclo PHVA en concordancia con lo requerido por la NTCGP 1000: 2009, y la documentación de todos los procedimientos de cada uno de los procesos, los cuales fueron identificados por cada uno de los líderes y responsables en las diferentes dependencias.
Así mismo, el manual quedo actualizado a la fecha con toda la normatividad por procesos y procedimientos (normograma), cada procedimiento tiene establecido políticas de operación, controles, registros, indicadores y riesgos.
COMUNICACIÓN PÚBLICA: Se identifican dificultades en GOBIERNO EN LINEA, en razón a la falta de publicación permanente y total de todos los procesos
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contractuales y actos administrativos. Como correctivo se fijado directrices precisas a los responsables del manejo de la pagina Web del municipio sobre el particular.
DIFICULTADES SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIONExisten dificultades en la parte tecnológica para definir aplicaciones de mayor eficacia y eficiencia en procesos como los de atención oportuna de PQR, que ameritan implementación de software.Se hace necesario tomar medidas y
III. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIONAUTOEVALUACION: Se viene capacitando al personal en forma individual sobre mecanismos que nos permitan no solo interpretar el concepto de autocontrol sino su aplicación a través de actividades que nos reflejen el que hacer administrativo en cada dependencia EVALUACION INDEPENDIENTE: Esta evaluación independiente a pesar de no estar definido con auditarías propiamente dichas, se maneja con sugerencias y requerimiento de corrección de hechos y actividades que nos muestren mejoras en los procesos y procedimientos. Se prevé la implementación de auditorias conforme al cronograma que se defina. .
DIFUCULTADES SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
La oficina de control interno no cuenta con un equipo multidisciplinario, como lo exige el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011, que sirva de apoyo en el proceso de auditorías independientes a todas las dependencias del Municipio, específicamente las secretarias de despacho que por su complejidad demandan de tiempo y seguimiento.
Falta de Herramientas y un equipo auditor asignado a la oficina de control interno. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
En el CONTROL ESTRATEGICO, se evidencia un plan de desarrollo medible para el cumplimiento de la misión y el alcance de la visión del Municipio, sin embargo se hace necesario establecer herramientas de evaluación para algunos procesos complejos como en el sector salud, planeación y secretaria de hacienda.
La estructura organizacional, le permite a la Alcaldía Municipal, garantizar en cierta medida la ejecución de los planes y programas de manera responsable, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública; articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad.
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Sin embargo existen debilidades en la articulación de estrategias para establecer cronograma de las actividades propuestas para el cumplimiento y desarrollo de algunos procesos de manera eficiente y eficaz.
Se sugiere hacer énfasis en la evaluación por procedimientos teniendo en cuenta las exigencias legales y las funciones establecidas en el Manual de Funciones, para lograr hacer más eficiente y eficaz cada uno de los procedimientos a desarrollar. Mejorando así la planificación, la gestión y los procesos de mejoramiento institucional.
Deficiencias en la implementación de estrategias de ambiente de control en los diferentes procesos de la administración municipal.
El objetivo del estilo de dirección de la entidad será el seguimiento a los diferentes procesos y el establecimiento de mecanismos de control en los mismos; así mismo la articulación y armonización del Sistema de Gestión de Calidad y el MECI.
Así mismo fortalecer las políticas de administración del riesgo de la entidad en cada uno de los procesos, lo que hará más visible las actividades de mitigación de los diferentes riegos y el control y seguimiento por parte de la oficina de control interno.
RECOMENDACIONES FINALES - Establecer mecanismos de autocontrol en cada una de las dependencias de
la entidad, a través de capacitaciones.
- Fortalecimiento de la imagen corporativa de la entidad
- Realizar gestiones encaminadas al cumplimiento de a Ley general de archivos
- Hacer de los procesos de calidad, eficiencia y eficiencia un compromiso institucional que nos lleve a la excelencia en la paliación de política publica.
- Hacer del plan de desarrollo el instrumento que define la ley, como carta de navegación de la actual administración, ciñéndonos al mismo encada una de las ejecuciones, de tal manera que refleje la coherencia entre lo planeado y lo ejecutado, con medición de beneficio en la entrega de recursos.-
- Es Importante hacer la ejecución de recursos de ley 99 y Municipios
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Rivereños, con fin de dar cumplimiento no solo a los programas definidos en el Plan de Desarrollo sino también al requerimiento de los entes de control.
- Es importante tener en cuenta la realización de los planes de contingencia en cada evento que se vaya a desarrollar en el municipio sin dejar pasar otras eventualidades, como el mismo paro o movilizaciones que se presenten.
HERNANDO ALMARIOJefe de Control Interno
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