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Oficina Coordinadora de Control Interno

Informe de Auditoria

CÓDIGO A-EI.CI.1-F06

VERSIÓN 01-2016

PÁGINA

Calle 10 No 7-50 Capitolio Nacional Carrera 7 N° 8 – 68 Ed. Nuevo del Congreso Carrera 8 N° 12 B - 42 Dir. Administrativa Bogotá D.C - Colombia

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INFORME AUDITORIA INTERNA

PARQUE AUTOMOTOR DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES

PROCESO AUDITADO: DIVISION DE SERVICIOS

LÍDER DEL. PROCESO AUDITADO: Dr. RODOLFO ALFONSO CETINA

LÍDER DE LA AUDITORÍA: Dr. GUSTAVO A. ESCUDERO ARANDA

OBJETIVO DE LA AUDITORIA: Evaluar la gestión de la Administración del parque automotor de la Cámara de Representantes.

ALCANCE LA AUDITORIA:

Determinar las acciones adelantadas por la División de Servicios y la División Financiera respecto de la gestión del parque automotor durante la vigencia 2016 y hasta Febrero 2017.

EQUIPO AUDITOR: NIDIA CLEMENCIA HERNANDEZ BAQUERO GLADYS BALLESTEROS MIRANDA

FECHA DE INICIO: MARZO 2 DE 2017

FECHA DE TERMINACIÓN: MAYO 10 DE 2017

http://www.camara.gov.co/portal2011/index.php/servicios-al-ciudadano/servicios-de-atencion-en-linea/contactenos

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I. INTRODUCCIÓN

La presente auditoria se adelantó en cumplimiento de las funciones propias de la Coordinación de Control Interno más concretamente en cumplimiento del Programa Anual de auditorías Internas – PAAI, Ley 87 de 1993, Articulo 3 del Decreto 1537 de 2001; Guía de auditorías para Entidades Públicas de la Función Pública, planeación de la auditoria por procesos y procedimientos de auditoria. Esta auditoria tiene por objeto evaluar la gestión de la administración del parque automotor de la Cámara de Representantes; la información existente en la División de Servicios ( inventarios del parque automotor), expedientes de hojas de vida de vehículos, Registro Único Nacional de Transito – RUNT, verificación de los registros en el aplicativo SEVEN- ERP y revisión de las partidas contables (valor inventarios parque automotor); adicionalmente verificación física de documentos y vehículos propios de la Cámara de Representantes, existentes en los diferentes parqueaderos. La presente verificación permitió corroborar la existencia de los elementos inventariados de los carros a nombre de la Cámara de Representantes.

II. MARCO NORMATIVO

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las Entidades y Organismos del Estado.

Guía de Auditoria para las Entidades Públicas – Fase de planeación de la auditoria por procesos - Procedimiento de auditoria.

Decreto 1537 de 2001- Articulo 3

III. METODOLOGÍA La metodología utilizada en el proceso de auditoría del parque automotor de la Cámara de Representantes, se tuvo en cuenta las siguientes actividades:

Revisión de la información de inventarios suministrada por la División de Servicios – aplicativo SEVEN-ERP.

Verificación de una muestra física de los vehículos que se encuentran en los diferentes parqueaderos.

Observación de los vehículos en el sitio.






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Identificación de los vehículos de la Cámara de Representantes.

Revisión de información suministrada por la División de Servicios.

Evidencia fotográfica de los diferentes vehículos que se encuentran en los parqueaderos.

Verificación de los datos registrados en la página del RUNT.

IV. RECURSOS

Inventarios de los vehículos y motocicletas de la Cámara de Representantes.

Información suministrada del aplicativo SEVEN- ERP año 2014, 2015 y 2016 y 8 de mayo de 2017.

Listado parque automotor en uso suministrado por la División de Servicios.

Actas del Comité de bajas (Actas 35, 37, 38, 39, 40, 41 y 42).

Registros fotográficos.

Resoluciones 2578/14; 2608/15; 1374/16; 1543/16; 2912/16

Verificación de la información en la página RUNT.

Revisión contratos de permuta con los intermediarios CARCO, NAVE y SIA

V. EJECUCIÓN El día 2 de marzo de 2017 se procedió a realizar la respectiva instalación de la auditoria interna del parque automotor de la Cámara de Representantes en las oficinas de la División de Servicios con la presencia de los responsables del manejo del proceso auditado. Una vez instalada la auditoria interna del parque automotor de la Cámara de Representantes, se procedió a solicitar información mediante los siguientes oficios así:

- OCCI 1.7 – 028- 2017; solicitud Actas Comité de Bajas N. 37 y 38. - OCCI 1.7- 081-2017; solicitud relación vehículos registrados aplicativo SEVEN ERP años

2013, 2014, 2015 y 2016.

- OCCI 1.7- 080-2017; solicitud relación vehículos propiedad de la Cámara de Representantes en uso.

- OCCI 1.7-003-16 al OCCI 1.7-008-16 y OCCI 1.7-002-17 a las oficinas de Transito de las

diferentes localidades de Cundinamarca.

- OCCI 1.7-113-2017 División de Servicios; solicitud información traspasos de vehículos.






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Con el recibo de las diferentes solicitudes se procedió a iniciar el trabajo de campo de la presente auditoria interna del Parque Automotor.

- Se recibió de la Sección de Suministros relación de los vehículos registrados en el aplicativo SEVEN- ERP de los años 2013, 2014, 2015 y 2016 los cuales fueron compilados y confrontados con la información suministrada por la División de Servicios con el fin de realizar trazabilidad respecto de establecer el verdadero parque automotor propiedad de la Cámara de Representantes.

PARQUE AUTOMOTOR CAMARA DE REPRESENTANTES REGISTRADO APLICATIVO SEVEN-ERP

No. 2013 2014 2015 2016

1 AM2530

2 BJM435

3 BSI886 BSI886 BSI886 BSI886

4 BSI893

5 BSI896



8 BTX046 BTX046 BTX046

9 BWS444 BWS444 BWS444

10 BWS450 BWS450 BWS450 BWS450

11 BWS458 BWS458 BWS458




15 BWS472

16 BWS481


18 BYU102

77 BYU108 BYU108 BYU108 BYU108

78 BYU109 BYU109

82 CTW485 CTW485 CTW485 CTW485












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100 CVX200 CVX200 CVX200 CVX200

101 CVY369 CVY369 CVY369 CVY369

102 CVY510 CVY510 CVY510 CVY510

103 DBZ098 DBZ098 DBZ098 DBZ098

104 DCC931 DCC931 DCC931 DCC931

106 DCD019 DCD019 DCD019 DCD019

108 DCD021 DCD021 DCD021 DCD021

110 DCD025 DCD025 DCD025 DCD025

111 DCD026 DCD026 DCD026 DCD026

112 DCD028 DCD028 DCD028 DCD028

113 DCE970 DCE970 DCE970 DCE970

114 DCE971 DCE971 DCE971 DCE971

115 DCE972 DCE972 DCE972 DCE972

116 DCE973 DCE973 DCE973 DCE973

117 DCE974 DCE974 DCE974 DCE974

118 DCE975 DCE975 DCE975 DCE975

120 DCE977 DCE977 DCE977 DCE977

121 DCE978 DCE978 DCE978 DCE978

123 DCF000 DCF000 DCF000 DCF000

124 DCF001 DCF001 DCF001 DCF001

125 DCF002 DCF002 DCF002 DCF002

126 DCF003 DCF003 DCF003 DCF003

127 DCF004 DCF004 DCF004 DCF004

128 DCF005 DCF005 DCF005 DCF005

129 DCF006 DCF006 DCF006 DCF006

130 DCF009 DCF009 DCF009 DCF009

131 DCF039 DCF039 DCF039 DCF039

132 DCF040 DCF040 DCF040 DCF040

133 DCF041 DCF041 DCF041 DCF041

134 DCF043 DCF043 DCF043 DCF043

135 DCF044 DCF044 DCF044 DCF044

137 DCF049 DCF049 DCF049 DCF049

138 DCF550 DCF550 DCF550 DCF550

139 DCU821 DCU821 DCU821 DCU821






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140 DDC590 DDC590 DDC590 DDC590

143 FTR508 FTR508 FTR508 FTR508

149 FTR514 FTR514 FTR514 FTR514

153 FTR518 FTR518 FTR518 FTR518

158 FTR523

159 FTR524

162 FTR527

168 FTR534 FTR534 FTR534 FTR534

171 FTR538

174 MAY406 MAY406 MAY406 MAY406

177 MQL565

180 MQL583

183 MQL588 MQL588 MQL588 MQL588

184 MQL589

187 MQL592 MQL592 MQL592 MQL592

189 MQL609

190 MQL610 MQL610 MQL610 MQL610

192 MQL612

193 MQL613 MQL613 MQL613 MQL613

194 MQL614

197 MQL617

198 MQL618

200 MQL620 MQL620 MQL620 MQL620

201 MQL621

204 MQL705

205 MQL706 MQL706 MQL706 MQL706

209 MQL727

210 MQL728 MQL728 MQL728 MQL728

212 MQL730 MQL730 MQL730 MQL730

214 MQL732 MQL732 MQL732 MQL732

215 MQL734

233 OBE300 OBE300 OBE300 OBE300

240 OBG140 OBG140 OBG140 OBG140

242 OBG825 OBG825 OBG825 OBG825

243 OBG826

247 OBH130

250 OBH168 OBH168 OBH168 OBH168

251 OBH202

252 OBH381

253 OBH382 OBH382 OBH382 OBH382






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254 OBH530 OBH530 OBH530 OBH530

255 OBH538 OBH538 OBH538 OBH538

256 OBH662 OBH662 OBH662 OBH662

257 OBI165 OBI165 OBI165 OBI165

258 OBI174 OBI174 OBI174 OBI174

263 OBI387 OBI387 OBI387 OBI387

269 OBI583 OBI583 OBI583 OBI583

285 OBI599 OBI599 OBI599 OBI599

286 OBI600 OBI600 OBI600 OBI600

302 OFK306

341 OQE56A OQE56A OQE56A OQE56A

343 OSD413 OSD413 OSD413 OSD413

367 ZOG806 ZOG806 ZOG806 ZOG806

Se revisó el listado de los vehículos en los años correspondientes 2013, 2014, 2015 y 2016 ubicando los vehículos teniendo en cuenta los asignados a los Honorables Representantes, personal Administrativo y los entregados en los diferentes procesos de baja para ser comercializados o chatarrizados según la aprobación de Comité de bajas de la Cámara de Representantes.

Esta auditoria ha realizado seguimiento a cada uno de los vehículos en las diferentes vigencias desde el año 2013 hasta el año 2016; observaciones que se describen en el presente informe.

Se realizó trazabilidad a los vehículos propiedad de la Cámara de Representantes en cada año logrando establecer lo siguiente:

VIGENCIA 2013 - Con corte a 31 de diciembre de 2013 se contaba con un parque automotor registrado en

los inventarios de 367 automotores entre vehículos y motocicletas. - Mediante contrato de permuta N. 647 del 16 de Diciembre de 2010 suscrito entre la

Cámara de Representantes y Toyota Carco S.A. cuyo objeto “PERMUTAR 92 VEHICULOS BLINDADOS USADOS Y EN USO PERTENECIENTES AL PARQUE AUTOMOTOR DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES POR VEHICULOS BLINDADOS MODELO 2011 NIVEL IIA” y Resolución 3336 del 19 de noviembre de 2010 se dieron de baja 92 vehículos; algunos de ellos a la fecha no se ha realizado ni terminado el proceso de traspaso figurando a nombre de la Cámara de Representantes, tal como se describirá posteriormente en el presente informe.






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VIGENCIA 2014 - A 31 de diciembre de 2014 se contaba con un parque automotor registrado en los

inventarios de 194 automotores entre vehículos y motocicletas sin encontrar novedad en el registro de inventarios en SEVEN-ERP.

VIGENCIA 2015 - A 31 de diciembre de 2015 se contaba con un parque automotor registrado en los

inventarios 197 automotores entre vehículos y motocicletas. VIGENCIA 2016 - A 31 de diciembre de 2016 se contaba con un parque automotor registrado en los

inventarios 173 automotores entre vehículos y motocicletas.

De la confrontación realizada en el proceso de auditoría a los inventarios propiedad de

la Cámara de Representantes se pudo evidenciar las bases de datos manejadas por la División de Servicios, puntualmente al proceso de inventarios del parque automotor de la Cámara de Representantes la NO actualización de estas, lo cual hace que las labores de identificación de los vehículos sea más demorada; de otra parte se evidencia la falta de conciliación entre los responsables de los procesos del manejo del parque automotor de manera consistente. Esta afirmación está basada en que se pudo establecer que en el aplicativo SEVEN-ERP se tienen registrados vehículos y motos que según información recibida de las Oficinas de Tránsito y Transporte no se encuentran a nombre de la Cámara de Representantes; de otra parte no se tienen registrados en Cuenta de Control – Bodega de Bajas vehículos que a la fecha aún figuran a nombre de la Cámara de Representantes, vehículos que han sido entregados a título de venta a terceros y que hoy están en manos de estos últimos compradores ocasionando riesgo de manera permanente a la Corporación toda vez que la responsabilidad recae hasta que se haga efectivo el traspaso de la propiedad de estos vehículos. La auditoría adelantada al proceso del parque automotor pudo establecer cuáles son los vehículos que aun figuran a nombre de la Cámara de Representantes, con el fin que la Corporación verifique lo expuesto en el presente informe y realice los ajustes pertinentes, y de esta manera se tenga la certeza de la confiabilidad de las cifras existentes en los Estados Financieros de la Cámara de Representantes. A continuación, se relacionan los vehículos que actualmente se encuentran registrados en la Cuenta de Control- Bodega de Bajas






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CUENTA CONTROL BODEGA DE BAJAS

No. 2013 2014 2015 2016 BODEG

A NOMBRE BODEGA

OFICINA DE TRANSITO

ACTA 35, 38 Y 39 ULTIMO DESTINO

1 BSI886 BSI886 BSI886 BSI886 13097 BAJAS BOGOTA ACTA 35. RES.2608-15 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16



4 BWS450 BWS450 BWS450 BWS450 13097 BAJAS BOGOTA ACTA 35. RES.2608-15 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16

5 BWS459 BWS459 BWS459 BWS459 13097 BAJAS BOGOTA ACTA 35. RES.2608-15 SIN TRASPASO SIA

6 BWS463 BWS463 BWS463 BWS463 13097 BAJAS BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16

7 BWS468 BWS468 BWS468 BWS468 13097 BAJAS BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16

8 BWS492 BWS492 BWS492 BWS492 13097 BAJAS BOGOTA ACTA 35. RES.2608-15 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16

9 BYU108 BYU108 BYU108 BYU108 13097 BAJAS BOGOTA

ACTA 39, RES 1543-2016. ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. VEHICULO DIAN. PARA DESINTEGRAR

CHATARRIZAR

10 BYU109 BYU109 13097 BAJAS BOGOTA


CHATARRIZAR

11 CTW485 CTW485 CTW485 CTW485 13097 BAJAS CALERA

ACTA 39, RES 1543-2016. ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. ENTREGAR EN ENAJENACION A TITULO GRATUITO A LA U.N.P.

UNP

12 CTW496 CTW496 CTW496 CTW496 13097 BAJAS CALERA ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. VEHICULO DIAN. PARA DESINTEGRAR

CHATARRIZAR



UNP



CHATARRIZAR



UNP


ACTA 39, RES 1543-2016-ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. VEHICULO DIAN. PARA DESINTEGRAR

CHATARRIZAR



CHATARRIZAR






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UNP



CHATARRIZAR



CHATARRIZAR



UNP



CHATARRIZAR



CHATARRIZAR

24 CVX200 CVX200 CVX200 CVX200 13097 BAJAS BOGOTA

ACTA 38, RES 1374-2016. ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. COMERCIALIZACION. SIA

SIA

25 CVY369 CVY369 CVY369 CVY369 13097 BAJAS BOGOTA

ACTA 38, RES 1374-2016.ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. COMERCIALIZACION. SIA

SIA

26 CVY510 CVY510 CVY510 CVY510 13097 BAJAS BOGOTA

ACTA 38, RES 1374-2016. ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. COMERCIALIZACION. SIA

SIA

27 DBZ098 DBZ098 DBZ098 DBZ098 13097 BAJAS BOGOTA


UNP

28 DCC931 DCC931 DCC931 DCC931 13097 BAJAS BOGOTA


UNP

29 DCD019 DCD019 DCD019 DCD019 13097 BAJAS BOGOTA


UNP



UNP



UNP



UNP






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ACTA 38, RES 1374-2016.ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. ENTREGAR EN ENAJENACION A TITULO GRATUITO A LA U.N.P.

UNP

34 DCE970 DCE970 DCE970 DCE970 13097 BAJAS BOGOTA


UNP



UNP



UNP



UNP



UNP



UNP



UNP



UNP

42 DCF000 DCF000 DCF000 DCF000 13097 BAJAS BOGOTA


UNP



UNP



UNP



UNP






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46 DCF004 DCF004 D++++++++++CF00

4 DCF004 13097 BAJAS BOGOTA


UNP



UNP



UNP



UNP



UNP



UNP



UNP



UNP



UNP



UNP



UNP

57 DCU821 DCU821 DCU821 DCU821 13097 BAJAS BOGOTA

ACTA 39, RES 1543-2016.ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. VEHICULO DIAN. PARA DESINTEGRAR

CHATARRIZAR

58 DDC590 DDC590 DDC590 DDC590 13097 BAJAS CHIA


CHATARRIZAR

59 FTR514 FTR514 FTR514 FTR514 13097 BAJAS EL ROSAL ACTA 35. RES.2608-15 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16






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60 FTR518 FTR518 FTR518 FTR518 13097 BAJAS EL ROSAL ACTA 35. RES.2608-15 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16

61 MAY406 MAY406 MAY406 MAY406 13097 BAJAS BOGOTA

ACTA 39, RES 1543-2016 ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. COMERCIALIZACION. SIA

SIA

62 MQL588 MQL588 MQL588 MQL588 13097 BAJAS MOSQUERA ACTA 39, RES 1543-2016 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16


64 MQL610 MQL610 MQL610 MQL610 13097 BAJAS MOSQUERA ACTA 35. RES.2608-15 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16






70 OBE300 OBE300 OBE300 OBE300 13097 BAJAS BOGOTA ACTA 35, RES 2608-15 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16

71 OBG140 OBG140 OBG140 OBG140 13097 BAJAS BOGOTA


CHATARRIZAR

72 OBG825 OBG825 OBG825 OBG825 13097 BAJAS BOGOTA


CHATARRIZAR

73 OBH382 OBH382 OBH382 OBH382 13097 BAJAS BOGOTA

ACTA 38, RES 1374-2016ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. ENTREGAR EN ENAJENACION A TITULO GRATUITO A LA U.N.P.

UNP


ACTA 38, RES 1374-2016 ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. ENTREGAR EN ENAJENACION A TITULO GRATUITO A LA U.N.P.

UNP


ACTA 39, RES 1543-2016 ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. VEHICULO DIAN. PARA DESINTEGRAR

CHATARRIZAR


77 OBI165 OBI165 OBI165 OBI165 13097 BAJAS BOGOTA


UNP



UNP

79 OBI387 OBI387 OBI387 OBI387 13097 BAJAS BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016 SIN TRASPASO SIA-CONTRATO SAMC006-16



SIA



SIA






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UNP

83 OQE56A OQE56A OQE56A OQE56A 13097 BAJAS MOSQUERA EXTRAVIADA??????

84 OSD413 OSD413 OSD413 OSD413 13097 BAJAS COTA


CHATARRIZAR

85 ZOG806 ZOG806 ZOG806 ZOG806 13097 BAJAS SIBATE


CHATARRIZAR

86 FTR520 FTR520 FTR520 FTR520 13097 BAJAS EL ROSAL


CON TRASPASO SIA; CONTRATO SAMC006-16

87 FTR530 FTR530 FTR530 FTR530 13097 BAJAS EL ROSAL


CON TRASPASO SIA; CONTRATO SAMC006-16

88 MQL731 MQL731 MQL731 MQL731 13097 BAJAS MOSQUERA


CON TRASPASO SIA; CONTRATO SAMC 006-16

89 OQE53A OQE53A OQE53A OQE53A 13097 BAJAS MOSQUERA


CHATARRIZAR

RELACION DE VEHICULOS EN USO A NOMBRE DE LA CAMARA DE REPRESENTANTES Estos vehículos relacionados a continuación que en la actualidad se encuentran en uso, que figuran a nombre de la CAMARA DE REPRESENTANTES y que se encuentran registrados en el aplicativo SEVEN ERP en la cuenta 7502 TERRESTRE- EQUIPOS DE TRANSPORTE TRACCION.

2016 BODEGA NOMBRE BODEGA UBICACIÓN OFICINA DE TRANSITO

ACTA 35, 38 Y 39

ACTA 42

1323546 13087 PARQUEADERO (AUTOMOVIL SKODA FABIA SEDAN

COLOR GRIS; MODELO 2003; CHSIS Nº TMBCB46Y333721332; MOTOR Nº 078887)

PARQUEADERO PUERTO LOPEZ

1429527 - UKO83D

13087 PARQUEADERO/ DIV. SERVICIOS BOGOTA

1429528 - UKO85D

13060 DIRECCION ADMINISTRATIVA/ DIV. SERVICIOS BOGOTA

1429529 - UKO84D

13080 SECCION DE SUMINISTROS/DIV. SERVICIOS- JHON

GALEANO BOGOTA

1434433 -IZF61E

13020 SECRETARIA GENERAL FUNZA

BVC75C 13087 PARQUEADERO BOGOTA

BVC76C 13087 PARQUEADERO. SEGÚN LISTADO DE SERVICIOS

ESTA ASIGNADO AL COMISION DE ACUSACIONES BOGOTA

BVC77C 13087 PARQUEADERO BOGOTA

CNC831 13024 SUBSECRETARIA GENERAL






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COB250 13087 PARQUEADERO. SEGÚN LISTADO DE SERVICIOS ESTA ASIGNADO AL REP. OSORIO DEL TOLIMA

COTA ACTA 39, RES 1543-2016

ACTA 42. RES 2912 DE 2O DE DIC DE 2016. REINTEGRAR AL PARQUE AUTOMOTOR

CTW539 13087 PARQUEADERO. SEGÚN LISTADO DE SERVICIOS ESTA ASIGNADO AL REP. GUAJIRA. A. DELUQUE

CALERA

CTW679 13087 PARQUEADERO CALERA ACTA 39, RES 1543-2016


DCC932 10255 JORGE ELIECER TAMAYO MARULANDA BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016

DCD020 13087 PARQUEADERO. SEGÚN SERVICIOS ESTA ASIGNADA

AL REP BOGOTA. C. CORREA BOGOTA

ACTA 39, RES 1543-2016

DCD022 13087 PARQUEADERO PARQ. PUERTO

LOPEZ BOGOTA

ACTA 38, RES 1374-2016


DCE976 13087 PARQUEADERO PARQ. PUERTO

LOPEZ BOGOTA

ACTA 38, RES 1374-2016


DCF045 13087 PARQUEADERO BOGOTA

ACTA 39, RES 1543-2016. REINTEGRADO SEGÚN ACTA 41. ASIGNADO AL H.R. KELIN GONZALEZ

NOX28C 13087 PARQUEADERO BOGOTA

OBH129 13087 PARQUEADERO BOGOTA

OBI357 13038 COMISION LEGAL DE CUENTAS BOGOTA

OBI384 13087 PARQUEADERO BOGOTA

OBI385 13037 COMISION DE INVESTIGACION Y ACUSACION BOGOTA

OBI386 13087 PARQUEADERO BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016



OBI580 13074 DIVISION DE SERVICIOS BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016

OBI581 10156 VICTOR RAUL YEPES FLOREZ; COMISION 7 BOGOTA


OBI584 13020 SECRETARIA GENERAL BOGOTA


OBI586 13003 PRIMERA VICEPRESIDENCIA BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016







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OBI589 13074 DIVISION DE SERVICIOS BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016


OBI591 13033 COMISION CUARTA BOGOTA

OBI592 13042 COMISION DE ORDENAMIENTO BOGOTA


OBI594 13031 COMISION SEGUNDA BOGOTA





OBI602 13034 COMISION QUINTA BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016


OBI604 13001 PRESIDENCIA BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016

OBI605 13035 COMISION SEXTA BOGOTA

OBI606 13087 PARQUEADERO; COMISION SEXTA BOGOTA




OCJ897 13030 COMISION PRIMERA BOGOTA

OCJ898 13002 OFICINA COORDINADORA DEL CONTROL INTERNO BOGOTA ACTA 39, RES 1543-2016

ODT101 13087 PARQUEADERO BOGOTA

ODT121 13087 PARQUEADERO BOGOTA

OJX762 13032 COMISION TERCERA BOGOTA

OJX909 13087 PARQUEADERO BOGOTA

OKZ553 13060 DIRECCION ADMINISTRATIVA BOGOTA

OQE45A 13087 PARQUEADERO




OQE54A 10049 EFRAIN ANTONIO TORRES MONSALVO


De otra parte se pudo establecer que en los registros del aplicativo SEVEN – ERP, en la bodega 13907 BAJAS se encuentran vehículos que se relacionan a continuación y que hoy no figuran a nombre de la Cámara de Representantes, según la Oficina de Transito del Rosal y Mosquera y






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consulta en el RUNT:

2013 2014 2015 2016 OFICINA DE TRANSITO ACTA 35, 38 Y 39 ULTIMO DESTINO

FTR520 FTR520 FTR520 FTR520 NO REPORTE EL ROSAL ACTA 39, RES 1543-2016

REGISTRADO INV.2016; NO REPORTADO OF TRANSITO EL ROSAL; TRAZABILIDAD BODEGA BAJAS; CON TRASPASO SIA CONTRATO SAMC006-16

FTR530 FTR530 FTR530 FTR530 NO REPORTO EL ROSAL ACTA 35 RESOLUCION 2608 2015

FIGURA REGISTRADO INV. 2016; NO FUE REPORTADO POR OF. TRANSITO EL ROSAL, SIA- CON TRASPASO; CONTRATO SAMC006-16

MQL731 MQL731 MQL731 MQL731 NO REPORTO MOSQUERA

ACTA 35. RES.2608-15

SIA- CON TRASPASO; CONTRATO SAMC006-16

OQE53A OQE53A OQE53A OQE53A NO REPORTO MOSQUERA

ACTA 37. EXTRAVIADA

BWS459 BWS459 BWS459 BWS459 NO REPORTO PAG RUNT ACTA 35. RESOLUCION 2608-15 CONTRARO SAMC006-16

BWS463 BWS463 BWS463 BWS463 NO REPORTO PAG RUNT ACTA 39. RESOLUCION 1543-16-CONTRATO SAMC006-16

BWS468 BWS468 BWS468 BWS468 NO REPORTO PAG RUNT ACTA 39. RESOLUCION 1543-16-CONTRATO SAMC006-16

MQL728 MQL728 MQL728 MQL728 NO REPORTO PAG RUNT ACTA 35. RESOLUCION 2608-15 CONTRARO SAMC006-16

OBE300 OBE300 OBE300 OBE300 NO REPORTO PAG RUNT ACTA 35. RESOLUCION 2608-15 CONTRARO SAMC006-16

OBH382 OBH382 OBH382 OBH382 NO REPORTO PAG RUNT ACTA 38. UNP

MQL610 MQL610 MQL610 MQL610 NO REPORTO PAG RUNT ACTA 35. RESOLUCION 2608-15 CONTRARO SAMC006-16

Las Motocicletas relacionadas a continuación figuran en los inventarios de la Cámara de

Representantes y según Acta No. 37 del 27 de abril de 2016 suscrita por la doctora Luz Amparo Vallejo, las mismas se encuentran extraviadas y a su vez se autoriza su baja, por lo anterior, se observa que, si bien ambas motocicletas se dieron de baja y se encuentran en la bodega de bajas, una de ellas, con placa OQE53A consultado el RUNT no figura a nombre de la Cámara. De otra parte, se hace necesario conocer que acciones se han adelantado, con el fin de establecer su ubicación o reclamación ante la Aseguradora.

OQE53A 13097 BAJAS

OQE56A 13097 BAJAS

Veintidós (22) vehículos que estuvieron registrados en los inventarios de la Corporación en

la vigencia 2013; según reporte de las Oficinas de Transito de Bogotá, El Rosal y Mosquera y los reportes del RUNT se encuentran a nombre de la Cámara de Representantes y al año 2016 no se encuentran en los inventarios:






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No. 2013 2014 2015 2016 OFICINA DE TRANSITO

ULTIMO DESTINO

1 BJM435 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

2 BSI893 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.


4 BWS472 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

5 BYU102 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

6 FTR523 EL ROSAL NO FIGURA REGISTRADO EN INV DESDE 2014; FUE REPORTADO POR OF TRANSITO EL ROSAL A NOMBRE CAMARA; NO FIGURA EN INF. TRAZABILIDAD; NO SE ENCUENTRAN EN NINGUNA ACTA; NAVE. CONTRATO 007 DE 2013. NOVIEMBRE

7 FTR524 EL ROSAL NO FIGURA REGISTRADO EN INV DESDE 2014; FUE REPORTADO POR OF TRANSITO EL ROSAL A NOMBRE CAMARA; NO FIGURA EN INF. TRAZABILIDAD; NO SE ENCUENTRAN EN NINGUNA ACTA. NAVE. CONTRATO 007 DE 2013. NOVIEMBRE

8 FTR527 EL ROSAL NO FIGURA REGISTRADO EN INV DESDE 2014; FUE REPORTADO POR OF TRANSITO EL ROSAL A NOMBRE CAMARA; NO FIGURA EN INF. TRAZABILIDAD; NO SE ENCUENTRAN EN NINGUNA ACTA. NAVE. CONTRATO 007 DE 2013. MARZO

9 FTR538 EL ROSAL CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO EL ROSAL; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

10 MQL565 MOSQUERA NO FIGURA REGISTRADO EN INV DESDE 2014; FUE REPORTADO POR OF TRANSITO DE MOSQUERA A NOMBRE CAMARA; NO FIGURA EN INF. TRAZABILIDAD; NO SE ENCUENTRAN EN NINGUNA ACTA. NAVE. CONTRATO 007 DE 2013. NOVIEMBRE.

11 MQL583 MOSQUERA NO FIGURA REGISTRADO EN INV DESDE 2014; FUE REPORTADO POR OF TRANSITO DE MOSQUERA A NOMBRE CAMARA; NO FIGURA EN INF. TRAZABILIDAD; NO SE ENCUENTRAN EN NINGUNA ACTA. NAVE. CONTRATO 007 DE 2013. NOVIEMBRE.

12 MQL589 MOSQUERA NO FIGURA EN INVENTARIO DESDE 2014. NAVE- CONTRATO 007-13- SIN TRASPASO; REPORTADO POR OF TRANSITO MOSQUERA.








20 OBG826 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

21 OBH381 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

22 OFK306 MOSQUERA NO FIGURA EN INVENTARIO DESDE 2014. NAVE- CONTRATO 007-13- SIN TRASPASO; REPORTADO POR OF TRANSITO MOSQUERA.






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Se realizó una visita al Parqueadero Puerto López, ubicado en Cr 38 # 10-90. donde se

encuentran veintiún (21) vehículos, de los cuales:

- Dieciocho (18) vehículos donados por la DIAN, que mediante Acta de Comité de Bajas No. 42 de 2016 y Resolución 2912 del 20 de diciembre de 2016 se van a chatarrizar y se encuentran en el aplicativo SEVEN EN LA BODEGA 13097 Bodega de Bajas.

- Dos (2) vehículos que han sido dados de baja mediante Acta No. 38, Resolución 1374 de 2016 y mediante Acta No. 42 de 2016 se reintegran al Parque Automotor de la Corporación.

- Un (1) vehículo sin placa Skoda Fabia, se encuentra en el inventario en la bodega 13087

Parqueadero.

No. PLACA BODEGA

1 DCU821 BAJAS

2 CTW760 BAJAS

3 DDC590 BAJAS

4 OBH538 BAJAS

5 CTW496 BAJAS

6 CTW530 BAJAS

7 CTW540 BAJAS

8 OBG140 BAJAS

9 CTW758 BAJAS

10 CTW762 BAJAS

11 OSD413 BAJAS

12 BYU108 BAJAS

13 CTW640 BAJAS

14 ZOG806 BAJAS

15 BYU109 BAJAS

16 CTW756 BAJAS

17 OBG825 BAJAS

18 OBH662 BAJAS

19 DCD022 PARQUEADERO

20 DCE976 PARQUEADERO

21 SKODA FABIA PARQUEADERO






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DCU821






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CTW760






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DDC590

OBH538






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CTW496






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CTW540






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CTW530






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OBG140






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CTW758






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CTW762






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DCD022






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OSD413






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BYU108






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CTW640






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DCE976






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FABIA






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ZOG806






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BYU109






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CTW756






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OBG825






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OBH662






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Según correo enviado por la División de Servicios, donde anexan las Licencias de Transito, entre los meses de diciembre de 2016 a marzo de 2017 se efectuaron 39 traspasos, de los cuales treinta y cinco (35) están a nombre GERAUTOS PEÑA SAS Y cuatro (4) a TRANSPORTADORA DE VALORES DEL SUR, información que fue verificada con el último reporte recibido de Sección de Suministros evidenciándose su retiro de los inventarios.

No. PLACA PROPIETARIO FECHA EXP

1 MQL585 GERAUTOS PEÑA SAS 19/12/2016






7 FTR512 GERAUTOS PEÑA SAS 26/12/2016













20 ZOG053 GERAUTOS PEÑA SAS 03/02/2017






26 OBH168 GERAUTOS PEÑA SAS 14/02/2017












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36 FTR507 TRANSPORTADORA DE VALORES DEL SUR 04/03/2017



39 MQL732 TRANSPORTADORA DE VALORES DEL SUR 02/03/2017

VI. OBSERVACIONES

OBSERVACION No. 1: Las bases de datos con la información de vehículos registrada en el aplicativo SEVEN-ERP no se encuentra actualizada con relación a la información suministrada por las Oficinas de Transito, RUNT y la División de Servicios, así como las decisiones adoptadas por Entidad en los diferentes Comités de Bajas realizados durante los últimos años, dificultando la identificación del verdadero parque automotor a nombre de la CAMARA DE REPRESENTANTES y afectando la información financiera de la Entidad.

OBSERVACION No. 2: Se evidencia la falta de comunicación entre el responsable del manejo de los vehículos en la División de Servicios y la Sección de Suministros teniendo en cuenta que son las dependencias encargadas del manejo del Parque Automotor, debido a que cada uno genera reportes de información que no son coincidentes, situación que ocasiona que no se genere información coherente a las demás dependencias de la Entidad, así como a los órganos de control.

OBSERVACION No. 3: Analizada la información solicitada y recibida de las diferentes oficinas de Tránsito y Transporte donde se encuentran matriculados los vehículos a nombre de la Cámara y el seguimiento realizado a los contratos de venta de los mismos, se logró establecer el Inventario Final del parque automotor en uso concuerda con lo registrado actualmente en el aplicativo SEVEN-ERP, sin embargo, se evidenció que la información registrada en la cuenta de control Bodega de Bajas debe ser ajustada en el mencionado aplicativo y en los estados financieros respecto a la condición que en la actualidad presentan los siguientes vehículos:

No. 2013 2014 2015 2016 OFICINA DE TRANSITO

ULTIMO DESTINO

1 BJM435 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.








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4 BWS472 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

5 BYU102 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

6 FTR523 EL ROSAL

NO FIGURA REGISTRADO EN INV DESDE 2014; FUE REPORTADO POR OF TRANSITO EL ROSAL A NOMBRE CAMARA; NO FIGURA EN INF. TRAZABILIDAD; NO SE ENCUENTRAN EN NINGUNA ACTA; NAVE. CONTRATO 007 DE 2013. NOVIEMBRE

7 FTR524 EL ROSAL

NO FIGURA REGISTRADO EN INV DESDE 2014; FUE REPORTADO POR OF TRANSITO EL ROSAL A NOMBRE CAMARA; NO FIGURA EN INF. TRAZABILIDAD; NO SE ENCUENTRAN EN NINGUNA ACTA. NAVE. CONTRATO 007 DE 2013. NOVIEMBRE

8 FTR527 EL ROSAL

NO FIGURA REGISTRADO EN INV DESDE 2014; FUE REPORTADO POR OF TRANSITO EL ROSAL A NOMBRE CAMARA; NO FIGURA EN INF. TRAZABILIDAD; NO SE ENCUENTRAN EN NINGUNA ACTA. NAVE. CONTRATO 007 DE 2013. MARZO

9 FTR538 EL ROSAL CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO EL ROSAL; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

10 MQL565 MOSQUERA

NO FIGURA REGISTRADO EN INV DESDE 2014; FUE REPORTADO POR OF TRANSITO DE MOSQUERA A NOMBRE CAMARA; NO FIGURA EN INF. TRAZABILIDAD; NO SE ENCUENTRAN EN NINGUNA ACTA. NAVE. CONTRATO 007 DE 2013. NOVIEMBRE.

11 MQL583 MOSQUERA

NO FIGURA REGISTRADO EN INV DESDE 2014; FUE REPORTADO POR OF TRANSITO DE MOSQUERA A NOMBRE CAMARA; NO FIGURA EN INF. TRAZABILIDAD; NO SE ENCUENTRAN EN NINGUNA ACTA. NAVE. CONTRATO 007 DE 2013. NOVIEMBRE.









20 OBG826 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

21 OBH381 BOGOTA CARCO PERMUTA No. 647 DE 20103/04/2017; REPORTADO OF. TRANSITO BOGOTA; SIN TRASPASO; RETIRADO INV. 2013. NO TIENE TRAZABILIDAD.

22 OFK306 MOSQUERA NO FIGURA EN INVENTARIO DESDE 2014. NAVE- CONTRATO 007-13- SIN TRASPASO; REPORTADO POR OF TRANSITO MOSQUERA.

OBSERVACION No. 4: Revisada la información de los vehículos suministrada por las Oficinas de Transito y verificada en el RUNT, se evidenció que los siguientes vehículos no figuran a nombre de la Cámara, por lo tanto, se debe actualizar la información de los inventarios:






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2013 2014 2015 2016 OFICINA DE TRANSITO

ACTA 35, 38 Y 39 ULTIMO DESTINO

FTR520 FTR520 FTR520 FTR520 NO REPORTE EL

ROSAL ACTA 39, RES 1543-2016

REGISTRADO INV.2016; NO REPORTADO OF TRANSITO EL ROSAL; TRAZABILIDAD BODEGA BAJAS; CON TRASPASO SIA CONTRATO SAMC006-16

FTR530 FTR530 FTR530 FTR530 NO REPORTO EL

ROSAL

ACTA 35 RESOLUCION 2608 2015

FIGURA REGISTRADO INV. 2016; NO FUE REPORTADO POR OF. TRANSITO EL ROSAL, SIA- CON TRASPASO; CONTRATO SAMC006-16

MQL731 MQL731 MQL731 MQL731 NO REPORTO MOSQUERA

ACTA 35. RES.2608-15

SIA- CON TRASPASO; CONTRATO SAMC006-16

OQE53A OQE53A OQE53A OQE53A NO REPORTO MOSQUERA

ACTA 37. EXTRAVIADA

BWS459 BWS459 BWS459 BWS459 NO REPORTO

PAG RUNT ACTA 35. RESOLUCION 2608-15 CONTRARO SAMC006-16


PAG RUNT ACTA 39. RESOLUCION 1543-16-CONTRATO SAMC006-16


PAG RUNT ACTA 39. RESOLUCION 1543-16-CONTRATO SAMC006-16

MQL728 MQL728 MQL728 MQL728 NO REPORTO


OBE300 OBE300 OBE300 OBE300 NO REPORTO


OBH382 OBH382 OBH382 OBH382 NO REPORTO

PAG RUNT ACTA 38. UNP

MQL610 MQL610 MQL610 MQL610 NO REPORTO


OBSERVACION No. 5: Revisados los procedimientos del proceso de Gestión de Servicios se observó que no existe un procedimiento específico que le permita realizar seguimiento y control al manejo del parque automotor de la Cámara de Representantes.

VII. RECOMENDACIONES

1. Actualizar el aplicativo SEVEN-ERP utilizando todas las herramientas a disposición con el fin de contar con información cierta, veraz y oportuna.

2. Realizar los ajustes pertinentes a los Inventarios registrados en la cuenta PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO – Parque Automotor y las cuentas de Control – Bodegas de Bajas

3. Como plan de contingencia realizar seguimiento constante y permanente al parque automotor que ha sido objeto de venta desde años anteriores, que se encuentran en manos de terceros externos y hoy la Corporación no tiene conocimiento de su ubicación siendo responsable de cualquier eventualidad que se presente.






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