INFORME N° 03-2015-RL/CONAMAPPSOLICITUD DE AMPLIACIÓN DEL PLAZO CONTRACTUAL DE EJECUCION DE LA OBRA DE

EJECUCIÓN DE LOS COMPONENTES DE INFRAESTRUCTURA , EQUIPAMIENTO INTEGRAL Y SISTEMA DE COMUNICACIÓN DE LA PLATAFORMA ITINERANTE PIAS PUTUMAYO.

De : Santiago Elescano NinahuancaREPRESENTANTE LEGALCONAMAPP ASESORES E.I.R.L.

Al : Oficina de Gestión Pública – Presidencia del Consejo de Ministros

Asunto : Solicitud de ampliación de plazo por caso fortuito o fuerza mayor, establecido en el numeral 23.1 dela Cláusula Vigésima Tercera del Convenio y respaldada por el Art. 200 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Referencia : a) Carta JSI/JDP-2015-688 de Fecha 18 de Junio del 2015

b) Oficio N° 817-2015-PCM/SGPc) Convenio Específico de Cooperación Interinstitucional suscrito entre la PCM

y el SIMA Iquitos para la Construcción y Equipamiento del PIAS Putumayo.

Fecha : 07/08/2015

1. ANTECEDENTES:1.1. Con fecha 26 de Setiembre del año 2014, la Presidencia del Consejo de Ministros y la

Empresa de Servicios Industriales de la Marina, suscriben un Convenio de Cooperación Interinstitucional para “La ejecución del Componente de Infraestructura, Equipamiento Integral y el Sistema de Comunicación de la Plataforma Itinerante de la PIAS Putumayo”, en el marco del PIP denominado “Ampliación y Mejoramiento de los Servicios Públicos y Programas Sociales a través de la Plataforma Itinerante de Acción Social (PIAS) en la cuenca del Rio Putumayo, Región Loreto” con Código SNIP N° 293837.

1.2. En la CLAUSULA VIGESIMA TERCERA: DE LOS HECHOS QUE AFECTEN EL CONVENIO, del Convenio indicado en la Referencia, señala en el numeral 23.1 los siguiente: “Serán considerados casos fortuitos o de fuerza mayor, las circunstancias producidas de acuerdo al Art. 1325 del Código Civil y aquellos efectos naturales y climáticos tales como; lluvias, deslizamientos, desbordes de rio, que se evidencie, afecten el normal desarrollo del trabajo. (Subrayado agregado)

1.3. En el Art. 200 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, se señala “De conformidad con el artículo 41° de la Ley, el contratista podrá solicitar la ampliación de plazo pactado por las siguientes causales, siempre que modifiquen la ruta crítica del programa de ejecución de obra vigente:

1. Atrasos y/o paralizaciones por causas no atribuibles al contratista. 2. Atrasos en el cumplimiento de sus prestaciones por causas atribuibles a la Entidad. 3. Caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobada.

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4. Cuando se aprueba la prestación adicional de obra. En este caso, el contratista ampliará el plazo de las garantías que hubiere otorgado. (Subrayado agregado)

1.4. Mediante la Carta indicada en la referencia, la Empresa de Servicios Industriales de la Mariana Iquitos, Solicita a la Supervisión “la aprobación de la ampliación de plazo de ejecución del componente de infraestructura “Construcción de la Plataforma Itinerante denominada Putumayo II, así como la implementación del equipamiento vinculado a la operatividad de la misma, estipulado en el numeral 12.1 de la Cláusula Décimo Segunda, en treinta (30) días calendario adicionales contados a partir del 11 de agosto del 2015.” Adjunta cuadro de precipitaciones de los meses de mayo, junio y julio del 2015.

1.5. Con fecha 20 de Julio del presente año, se comunica al Teniente Pérez las Observaciones a la Solicitud de ampliación de plazo para que sean subsanadas a efectos de dar su aprobación. El contenido de dicho correo es como sigue:

Estimado Teniente Pérez:

Para cumplir con las formalidades que exigen las normas legales que regulan la ejecución de las obras públicas, es necesario tener en cuenta las siguientes observaciones en el sustento de la solicitud de ampliación de plazo por lluvias.

1. Falta la copia del Asiento en el Cuaderno de Obra donde se solicita la ampliación de plazo (El Residente de Obra debe realizar un asiento en el cuaderno de Obra solicitando la ampliación de plazo indicando las causales y los días adicionales requeridos para la culminación de la obra)

2. Presentar un Informe Sustentando las paralizaciones efectuadas a causa de las lluvias. En Informe debe mostrar un cuadro de resumen indicado el día (fecha), la hora que inicio la lluvia, la hora que finalizó la lluvia y el número del asiento en el cuaderno de obra. Además se debe indicar la suma total de horas perdidas por causa de la lluvia.

3. En el caso de sustentar la presencia de lluvias a través del reporte del SENAMHI, se debe indicar la fecha y los niveles de precipitación que amerite una paralización de actividades.

4. Se debe adjuntar además el procedimiento de Seguridad en el que se indica que “cuando llueve se paralizan todas las actividades para cautelar la seguridad del personal de obra”. Dicho procedimiento debe estar firmado por el Ing. de Seguridad de la Obra.

5. Se debe indicar en el Informe que se ha afectado la ruta crítica de la obra por efectos de la lluvia (Mostrar la ruta crítica resaltando las actividades que han sido afectadas por las paralizaciones debido a las lluvias).

6. En la solicitud se muestran solo 16 días de ampliación de plazo, no se precisa si este es el total de días que se solicita para la ampliación de plazo.

7. Finalmente debe indicarse que el Ejecutor de obra va a cobrar por los gastos generales ocasionados por los días adicionales de trabajo, de ser así se debe calcular dicho monto para ser incluido en el informe para que la PCM haga los desembolsos correspondientes.

8. Se debe presentar el nuevo CRONOGRAMA VALORIZADO y la nueva ruta crítica resultante de la ampliación de plazo.

1.6. Con fecha 07 de Agosto del presente año, el SIMAI levantó las observaciones indicada en el numeral 1.5 completando la documentación solicitada y adjuntando el cuadro

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de resumen de las precipitaciones de los meses de mayo, junio y julio según reporte de SENAMHI, las horas perdidas y los respectivos asientos en el cuaderno de obras.

2. ANALISIS DE LOS HECHOS:2.1. Si bien el Convenio Específico de Cooperación Institucional suscrito entre la

Presidencia del Consejo de Ministros y la Empresa de Servicios Industriales de la Marina, en su Cláusula Vigésima Tercera, señala que “los efectos naturales y climatológicos tales como las lluvias…” como hechos que afecta el Convenio, no se especifica en ninguna parte del mencionado Convenio los procedimientos a seguir cuando estos hechos afecten el plazo contractual de la Obra.

2.2. El mencionado Convenio no estipula su concordancia con la Ley de Contrataciones del Estado por lo que su aplicación con carácter supletorio en los casos que el Convenio no especifica no está claramente definido a pesar de la recomendación hecha por el Especialista revisor del Expediente Técnico. (Literal b). del numeral 8.1 Recomendaciones de carácter contractual).

2.3. El Contrato de los Servicios de Supervisión de la Obra de Construcción y Equipamiento del PIAS Putumayo Suscrito entre la PCM y la Empresa CONAMAPP si está sujeta al Ley de Contrataciones del Estado, por lo que su actuación deberá estar en concordancia con lo que dispone dicha Ley, independientemente de que la modalidad del proceso de selección y contratación para la ejecución de la obra, sea esta por Contrato o por Convenio.

2.4. Bajo estas consideraciones la Supervisión respecto de la solicitud de ampliación de plazo hecha por el ejecutor de obra debe pronunciarse sobre los siguientes hechos:

2.4.1.Naturaleza y viabilidad de la solicitud.2.4.2.Sustento técnico documentado de la Solicitud, basado en los criterios

establecidos en las normas y buenas prácticas de las contrataciones del estado.2.4.3.Obligaciones derivadas de la ampliación de plazo contractual de obra.2.4.4.Las implicancias de la ampliación de plazo de ejecución contractual de obra sobre

el costo total de la obra.2.5. Naturaleza y viabilidad:

2.5.1.Considerando que la presencias de lluvias en el área de trabajo son parte de los hechos que afectan el cumplimiento del plazo contractual establecido en la Cláusula Decima Segunda del Convenio, y habiéndose establecido que efectivamente se presentaron precipitaciones pluviales que causaron la paralización de las actividades y el normal desempeño del ejecutor en el avance de obra tal como se muestran en los respectivos reportes de SENAMHI de los meses de mayo, junio y julio, por su propia naturaleza, este hecho es considerado como una causal para una ampliación de plazo de obra, tal como lo refrenda también el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado en su Art. 200, numeral 3.

2.5.2.Por la razón expuesta, la solicitud de ampliación de plazo es viable siempre y cuando cuente con el sustento técnico documentado que compruebe que los días de paralización por efectos de la lluvia han afectado la ejecución de actividades que son parte de la ruta crítica de la obra, por lo tanto han contribuido en la modificación del calendario de ejecución contractual.

2.6. Sustento Técnico documentado:2.6.1.El solicitante evidencia en las copias de los asientos del Cuaderno de obras N°s

120, 129, 133, 139, 142, 143, 144, 147, 142, 143, 144, 147, 152, 153, 154, 160,

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164, 166, 170, 171, 172, 175, 176, 177 y 178, respaldando con los reportes precipitaciones diarias de SENAHI un total de 196:52 horas de perdida de la jornada laboral (24días, 04:53 horas).

2.6.2.El solicitante evidenció mediante el “PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD EN CASO DE PRECIPITACINES” suscrito por el Jefe de Seguridad; Salud y Medio Ambiente y refrendado por el Ingeniero Jefe de Proyectos/Residente de Obra, que las probabilidades de ocurrencia de accidentes tales como caídas, electrocución, quemaduras por contacto eléctrico, etc. que ponen en riesgo la vida y la salud del personal de obra, debido a que la presencia de humedad producidos por las precipitaciones es alta ya que produce fuertes inundaciones en los ambientes de trabajo, humedece los conductores eléctricos y la máquinas herramientas que hacen uso del fluido eléctrico; por lo que, en resguardo de la seguridad del personal que labora en la obra, de acuerdo al mencionado procedimiento se debe hacer un corte general del fluido eléctrico y evacuar el personal de la zona de trabajo a ambientes bajo sombra.

2.7. Obligaciones derivadas de la ampliación del plazo contractual de obra (Art. 201 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado):

2.7.1.La ampliación del plazo se hará mediante Resolución emitida por la Entidad y notificada formalmente al el Ejecutor de la Obra.

2.7.2.La ampliación de plazo obligará al contratista a presentar al inspector o supervisor un calendario de avance de obra valorizado actualizado y la programación PERT-CPM correspondiente, considerando para ello sólo las partidas que se han visto afectadas y en armonía con la ampliación de plazo concedida, en un plazo que no excederá de diez (10) días contados a partir del día siguiente de la fecha de notificación al contratista de la Resolución que aprueba la ampliación de plazo.

2.7.3.El inspector o supervisor deberá elevarlos a la Entidad, con los reajustes concordados con el residente, en un plazo máximo de siete (7) días, contados a partir de la recepción del nuevo calendario presentado por el contratista.

2.7.4.En un plazo no mayor de siete (7) días, contados a partir del día siguiente de la recepción del informe del inspector o supervisor, la Entidad deberá pronunciarse sobre dicho calendario, el mismo que, una vez aprobado, reemplazará en todos sus efectos al anterior.

2.8. Implicancias de la ampliación de plazo de ejecución contractual de obra sobre el costo total de la obra:

2.8.1.Sólo en el caso que la ampliación de plazo sea generada por la paralización de la obra por causas no atribuibles al contratista, dará lugar al pago de mayores gastos generales variables debidamente acreditados, de aquellos conceptos que forman parte de la estructura de gastos generales variables de la oferta económica del contratista o del valor referencial, según el caso. (Art. 202 RLCE)

2.8.2.Para el pago de los mayores gastos generales se formulará una Valorización de Mayores Gastos Generales, la cual deberá ser presentada por el residente al inspector o supervisor; dicho profesional en un plazo máximo de cinco (5) días contados a partir del día siguiente de recibida la mencionada valorización la elevará a la Entidad con las correcciones a que hubiere lugar para su revisión y aprobación.(Art. 204 RLCE)

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2.8.3.La Entidad deberá cancelar dicha valorización en un plazo máximo de treinta (30) días contados a partir del día siguiente de recibida la valorización por parte del inspector o supervisor.

3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:3.1. CONCLUSIONES

3.1.1.El ejecutor de obra ha sustentado mediante asientos en el cuaderno de obra un total de 196:52 horas, que hacen un aproximado de 25 días calendario perdidos por efecto de las lluvias (numeral 2.6.1 del presente informe), por lo que habiendo demostrado la viabilidad legal de la ampliación de plazo (numeral 2.5.1), se concluye que efectivamente no fue posible realizar las actividades correspondientes a la ejecución de la obra debido a la presencia de lluvias en el área de trabajo. No hay evidencias de las paralizaciones por precipitaciones de los 5 días correspondientes a los 30 días solicitados.

3.1.2.Si bien las causas de la paralización de la obra no son atribuibles al ejecutor, hecho que obliga a la entidad el pago de mayores gastos generales variables, la Supervisión no puede aprobar dichos pagos ya que el presupuesto base de la obra no contempla la partida correspondiente a los Gastos Generales y el ejecutor de la obra no ha precisado al respecto en su solicitud.

3.2. RECOMENDACIONES:3.2.1.La Supervisión opina que se debe conceder una ampliación de plazo por 25 días

calendario contados a partir del 13 de agosto del presente año.3.2.2.La Supervisión opina que no es posible reconocerle mayores gastos generales tal

como se establece en el numeral 2.8.1 del presente Informe y precisado en el numeral 3.1.2.

3.2.3.La Supervisión opina que la Entidad debe aprobar la Ampliación de Plazo mediante Resolución emitida y por el órgano competente, el número de esta Resolución debe constar en la respectiva Adenda de modificación del Convenio Específico suscrito entre la Presidencia del Consejo de Ministros y la Empresa de Servicios Industriales de la Marina Iquitos.

3.2.4.El Ejecutor de la Obra debe presentar en un plazo máximo de 10 días calendario contados a partir de la fecha de notificación de la Resolución que aprueba la ampliación de plazo un calendario de avance de obra valorizado actualizado y la programación PERT-CPM correspondiente, considerando para ello sólo las partidas que se han visto afectadas y en armonía con la ampliación de plazo concedida.

Es todo en cuanto informo a usted para su conocimiento y fines.

Atentamente,

SANTIAGO ELESCANO NINAHUANCA

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REPRESENTANTE LEGAL

CONAMAPP ASESORES EIRL.

DOCUMENTOS ADJUNTOS:

- Carta JSI/JDP-2015-688 de Fecha 18 de Junio del 2015- Copias de los asientos del Cuaderno de obras N°s 120, 129, 133, 139, 142, 143, 144,

147, 142, 143, 144, 147, 152, 153, 154, 160, 164, 166, 170, 171, 172, 175, 176, 177 y 178.

- Hojas de reportes de SENAMHI de los meses de Mayo, Junio y Julio. - Cuadro de resumen de precipitaciones en mm según el reporte de SENAMHI y las

horas de trabajo perdidas.- Copia del “PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD EN CASO DE PRESIPITACIONES”- Panel fotográfico.

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