Lima,

Anexo N 2

INFORMACIN CONTABLE Y TRIBUTARIA EN DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO

La informacin que se remita debe ser extrada de las bases de datos originales almacenadas en sus soportes informticos. Los archivos correspondientes a Libros y Registros solicitados debern contener como mnimo la informacin y/o campos sealados en la Resolucin de Intendencia N 234-2006/SUNAT y modificatorias, para los llevados de manera manual y la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y modificatorias, para los llevados de manera electrnica, incluyendo adicionalmente, de ser el caso, los campos solicitados segn Notas y otros que complementen la estructura de sus libros fsicos o electrnicos, segn el caso. Esta informacin deber ser migrada y presentada con las siguientes especificaciones:

1) La informacin deber presentarse en CD-R de capa simple, por cada uno de los ejercicios solicitados, y organizados segn los Directorios mostrados.2) Los archivos debern tener la extensin que se indica en los cuadros siguientes, teniendo en cuenta las Consideraciones y Notas que se detallan para cada caso.3) Para remitir en cualquier otro tipo de extensin o dispositivo de almacenamiento, consultar previamente a los anexos telefnicos y/o correo electrnico que se mencionan en la carta.

I. Directorio: CONTABILIDAD

NInformacinNotaNombre de archivoExtensin

1Balance de Comprobacin analtico al 31 de diciembre. (1)Balance.XLS(X)

2Base de datos del Libro Diario analtico.(2)Diario.TXT

3Base de datos del Libro Mayor analtico.(2)Mayor.TXT

4Libro de Inventarios y BalancesInventario.XLS(X)

5Base de datos del Krdex valorizado mensual y detallado(3)Krdex.TXT

6Control de activos fijos. (4)Activo_Fijo.XLS(X)

7Registro de Compras detallado. (5)Reg_compras.TXT

8Registro de Ventas detallado. (5)Reg_ventas.TXT

9Plan de cuentas (detallado a nivel mximo de dgitos que tengan las cuentas de su contabilidad).(6)Plancuentas.XLS(X)

II. Directorio: COSTOS

NInformacinNombre de archivoExtensin

10Base de datos del Sistema de Costos de ProduccinBD_costos.XLS(X)

11Base de datos de los centros de costosBD_centro.XLS(X)

III. Directorio: OTROSNInformacinNotaNombre de archivoExtensin

12Diccionario de Datos (7)Diccionario.XLS(X)

13Base de Datos de clientes y proveedores(8)Cliente-Prov.XLS(X)

14Base de Datos de productos y/o servicios(9)Productos.XLS(X)

15Base de Datos de almacenes(10)Almacenes.XLS(X)

16Tabla de Subdiario, de ser el caso (11)Subdiario.XLS(X)

17Otros : Si tuviera otros tipos de archivos a entregar.(12)Otros.XLS(X)

CONSIDERACIONES

Primera: Archivos con extensin .TXT (Texto delimitado)

a) El carcter para delimitar los datos (generalmente el pipe o barra vertical 6G) no deber estar contenido en ningn campo del archivo enviado a fin de evitar un desfase de campos. b) El primer registro o lnea deber contener los campos en el mismo orden y con los nombres solicitados en el formato respectivo, seguido de aquellos usados en sus bases de datos que complementen la estructura de su libro fsico o electrnico, segn el caso, todos separados por el carcter del literal a).c) Desde el segundo registro o lnea se deben incluir slo datos, con los campos en el mismo orden que sus nombres consignados en el literal b) y separados por el carcter del literal a).d) El archivo no deber contener registros de totales, subtotales o en blanco.e) Todos los campos debern ser de tipo texto (por ejemplo, nmero de RUC, nmero de cuenta, fecha de la operacin, etc.) a excepcin de los campos que contengan importes a totalizar (por ejemplo, debe, haber, base imponible, etc.), los cuales debern ser de tipo numrico.f) Los campos que contengan una fecha deben estar en el formato DD/MM/AAAA.g) Los campos numricos no deben tener comas, y de contener dgitos decimales estarn separados por un punto decimal. El nmero de dgitos decimales debe ser igual al considerado en el libro o registro oficial.h) El contenido de los archivos deber contener un archivo .TXT, por cada mes, esto lo aplicara para el Libro diario, Mayor, Kardex, Registro de Compra y Registro de Venta.i) En el caso de tener archivos con diferentes estructuras (nmero de campos, nombre, tipo de dato y longitud de cada uno) en un mismo ejercicio, se proceder a homologar los archivos con el formato respectivo. Aquellos campos que no contengan valor sern llenados con un espacio si fuera de caracteres y con cero de ser numrico.

Segunda: Archivos con extensin .XLS y .XLSX (Excel 2003/2007)

Estos archivos deben ser generados conteniendo, en sus diversas celdas, los mismos campos considerados en los libros o registros fsicos o electrnicos, segn el caso.

Tercera: Generales

a) Los archivos debern ser remitidos en el cdigo ASCII, mayormente utilizados en computadores personales (no usar UNICODE).b) No se debe omitir ningn campo solicitado. De no existir, en ningn archivo de su Base de Datos, para el ejercicio solicitado incluirlo con un espacio en blanco de contener caracteres o con cero de ser numrico.

NOTAS

Adems de los campos que se muestran en sus libros o registros impresos, tomar en cuenta lo siguiente:

(1) El Balance de Comprobacin ser presentado en forma detallada por Cuenta Contable, de acuerdo a la estructura siguiente:

RUCRazn SocialEjercicioCampoDescripcin del CampoObservacin

1Cuenta ContableSegn Nota 6

2Saldo_Apertura (Debe)Numrico

3Saldo_Apertura (Haber)Numrico

4Movimientos (Debe)Numrico

5Movimientos (Haber)Numrico

6Saldo (Deudor)Numrico

7Saldo (Acreedor)Numrico

8Cuenta de Balance (Debe)Numrico

9Cuenta de Balance (Haber)Numrico

10Cuenta de Resultados (Prdida)Numrico

11Cuenta de Resultados (Ganancia)Numrico

(2) Se deber presentar en forma detallada en un archivo mensual, conteniendo cada uno de los movimientos que constituyen las operaciones realizadas durante los 12 meses del ao, segn la estructura presentada en las pginas 5, 6, 7 y 8, siguiendo las pautas de la Nota (6) para la Cuenta Contable, e incluyendo a continuacin, por lo menos, todos los campos de su Libro Fsico.Los Asientos de Apertura as como cualquier otro de carcter tributario, debern ser incluidos en los Libros Diario y Mayor respectivamente, debidamente identificados (inclusive los registrados en un ao posterior y que correspondan al periodo a fiscalizar), de modo que permitan la conciliacin Contable y la Tributaria con la Utilidad o Prdida consignada en su Declaracin Pago Anual Impuesto a la Renta-Tercera Categora del ejercicio.Los Asientos de Cierre de cada libro deben ser presentados en archivo adicional con la misma estructura que el original (denominado, por ejemplo, Mayor-Cierre).Slo en el caso de provisionar los gastos en Cuentas Contables de la Clase 9 se deber alcanzar un archivo Excel que precise la distribucin equivalente de las mismas con las Cuentas Contables de la Clase 6.En caso de usar la aplicacin SAP SAP Business One, Ellipse, Oracle Financials, o cualquier otra que centralice en un archivo su labor contable, enviar slo el Libro (Diario o Mayor) detallado. El archivo debe contener todos los campos de ambos Libros.

(3) El Krdex Valorizado deber contener el detalle de cada uno de los movimientos realizados (ingresos, salidas y transferencias), segn la estructura presentada en las pginas 9,10 y 11, incluyendo el sustento del mismo y a continuacin, por lo menos, los dems campos de su Libro Fsico. En el caso de consolidados (por producto, da, almacn) tendr que consultar previamente al anexo telefnico que se menciona en la Carta.

(4) Detalle de todos los activos fijos, incluidos aquellos bajo la modalidad de arrendamiento financiero (estos ltimos en hoja aparte). Se deber incluir la Cuenta Contable (siguiendo lo sealado en la Nota 6) y la descripcin del activo.

(5) Presentar en forma detallada cada una de las compras o ventas realizadas durante el periodo solicitado, en un archivo por mes, segn las estructuras mostradas en las pginas 12 al 21, incluyendo a continuacin, por lo menos, los dems campos de su Libro Fsico.De no cuadrar algn mes de cualquier Registro con lo declarado en el Formulario 621 del ejercicio a fiscalizar, deber remitir un archivo que justifique dicha/s diferencia/s.En el caso de consolidados (por da, comprobante, caja registradora, etc.) consultar previamente a los anexos y/o correo electrnico que se mencionan en la Carta.

(6) Plan de Cuentas de la empresa al mximo nmero de dgitos y su descripcin.En el caso de Cuentas Contables que incluyan dgitos del Plan de Cuentas del pas de origen, sealar que rango de dgitos corresponde al Plan de Cuentas Nacional.En el caso de Cuentas Contables corporativas, incluir su equivalente con las del Plan Contable Nacional. (7) El Diccionario de datos, ser entregado slo para los archivos que contengan nombres de campos incomprensibles, en donde se describa el significado claro y conciso de cada uno.En caso que los registros tengan algn campo de atributo (valores posibles o nomenclaturas), se deber identificar su significado. Por ejemplo: si el archivo Krdex contiene una columna Movimiento con tres valores posibles: I, S T; se detallar de la siguiente manera: I = Ingreso, S = Salida y T = Transferencia.

(8) La Base de Datos de clientes y proveedores ser presentada, en hojas independientes, segn la estructura siguiente:

CampoDescripcin del CampoObservacin

1Tipo de Documento de IdentidadVer Tabla 2 en Portal SUNAT

2Nmero de Documento de IdentidadCaracter

3Nombre o Razn Social del Cliente o ProveedorCaracter

4Direccin del Cliente o ProveedorCaracter

(9) La Base de Datos de productos y/o servicios ser presentada, en hojas independientes, segn la estructura siguiente:

CampoDescripcin del CampoObservacin

1Cdigo de Producto o ServicioCaracter

2Descripcin del Producto o ServicioCaracter

(10) La Base de Datos de almacenes se presentar de acuerdo a la siguiente estructura:

CampoDescripcin del CampoObservacin

1Cdigo del AlmacnCaracter

2Nombre del AlmacnCaracter

3Direccin del AlmacnCaracter

(11) En caso el Libro Diario contenga Sub-Diarios por tipo de operacin (por ejemplo, 00 Asiento de Apertura, 98 Ajustes, 99 Asientos de Cierre, etc.), cdigo de origen (por ejemplo, 18 Compras, 28 Ventas, etc.), u otra clasificacin, incluir dichos cdigos y su descripcin en la Tabla de Subdiario.

(12) Archivos para cuadre, archivos digitalizados, etc.

Los archivos presentados que contengan virus informticos, defectos de lectura o no sigan las consideraciones sealadas en el presente Anexo sern rechazados y considerados como no presentados, por consiguiente es responsabilidad del contribuyente hacer las verificaciones pertinentes.

Importante:Ms informacin sobre tablas y cdigos, ver en el Portal SUNAT el siguiente enlace:

http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=498:11-estructura-de-los-libros-electronicos-para-la-version-20-del-ple-vigente-a-partir-del-01052011&catid=81:libros-electronicos&Itemid=130

(13)

Estructura de ArchivosLibro Diario

CAMPOLONG.DESCRIPCINFORMATOOBSERVACIONES

DPERIODO

8PeriodoNumrico1. Obligatorio2. Validar formato AAAAMM003. 01