informacion asamblea general ordinaria...
TRANSCRIPT
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
1. INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONSEJO DE ADMINISTRACION
En cumplimiento del mandato legal consagrado en la Ley 675 de 2001 y en mi calidad de
Representante Legal de la sociedad GLOBAL SERVICE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., me
permito informar las diferentes actividades llevadas a cabo durante la gestión de esta administración
durante el año 2015 así:
A. INICIO DE LABORES
Eñ día 12 de Abril de 2015 es realizada la Asamblea anual del Conjunto en donde la empresa
administradora presenta su informe da continuidad a la gestión realizada desde el 10 de Noviembre
del año 2014.
B. CONSEJO DE ADMINISTRACION
El consejo de administración fue elegido en la asamblea del año 2015 y se relaciona a continuación:
CONSUELO QUINTANILLA Torre 2 Apto 602 PRESIDENTE
JORGE ORTIZ Torre 1 Apto 104 VICEPRESIDENTE
DORIS PRIETO Torre 1 Apto 701 VOCAL
JANETH LONDOÑO Torre 1 Apto 101 VOCAL
GONZALO CHICAIZA Torre 3 Apto 401 VOCAL
JUAN CARLOS PINZON Casa 7 VOCAL
CESAR SANCHEZ Casa 1 VOCAL
MARTHA GONZALEZ Local 1ª Torre 3 VOCAL
De acuerdo con lo estipulado las decisiones son tomadas con el voto de mínimo 5 consejeros. El
señor Rafael Hernández presentó su renuncia en el mes de Julio por motivos personales.
Continuamente se comunica a todos los miembros vía correo electrónico sobre las labores
desarrolladas por la Administración.
C. ACTAS CONSEJO DE ADMINISTRACION
En total reposan en la oficina de administración libros de actas con 37 reuniones de consejo.
D. DOCUMENTACIÓN ASAMBLEAS AÑO 2015:
Durante el año 2015 se realizaron 5 asambleas en las siguientes fechas:
1. Enero de 2015: No presencial con decisión escrita
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
2. Abril de 2015: Asamblea Anual
3. Mayo de 2015: Extraordinaria para manejo de presupuesto y acuerdo FH
4. Agosto de 2015: Extraordinaria solicitud rubro de citofonía
5. Noviembre de 2015: Extraordinaria. Aprobación estados financieros 2014.
E. REGISTRO DE PROPIETARIOS Y RESIDENTES
Se continúa con la actualización del registro de residentes según mandato de la Ley 675 de 2001
para asegurar la correcta notificación de los propietarios.
F. MANUAL DE CONVIVENCIA
A la llegada de esta administración se hace entrega de Manual de Convivencia, el cual se informa
que es fiel copia del Reglamento de Propiedad Horizontal. Este manual está incluido dentro de los
anexos de la asamblea general ordinaria de 2015 para que la comunidad nuevamente ratifique las
normas de convivencia a cumplir. Lamentablemente en la reunión ordinaria no alcanza el tiempo
destinado para la discusión de este importante tema y la asamblea decide postergarlo para una
nueva reunión de asamblea.
En la asamblea citada para el 30 de Noviembre nuevamente se somete a aprobación dicho manual
pero por no lograr el quórum exigido por el reglamento (70%) debe ser nuevamente aplazada su
discusión.
G. PROVEEDORES Y MANTENIMIENTOS REALIZADOS
Orión: El contrato respectivo se encuentra firmado. Hasta el momento este proveedor ha
cumplido con los mantenimientos y ha atendido las necesidades oportunamente. Los
ascensores no han presentado novedades relevantes durante el periodo.
Aquiafácil Ingeniería: El proveedor se ocupa del mantenimiento de las motobombas del
conjunto residencial. Su contrato de labor se encuentra firmado y su finalización es en el mes
de Abril de 2016. En el mes de Julio de 2016 se realiza la correspondiente lavada de tanques
por dicho proveedor quien expide la certificación correspondiente sobre este trabajo. Este
lavado debe realizarse dos veces al año para asegurar la limpieza del agua que se consume.
Como novedad en este mantenimiento se rompe uno de los tubos de PVC del tanque 1, el
cual es reemplazado.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
TANQUE 1 TANQUE 2
El mantenimiento del sistema hidroneumático por norma de Póliza de áreas comunes es realizado de
forma bimensual dejando el correspondiente registro del mismo. El conjunto cuenta con dos bombas
grandes de bombeo, una para las torres y otra para las casas, estas bombas funcionan
alternativamente para poder asegurar la rotabilidad del agua de ambos tanques.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Dentro de las novedades especiales del equipo se encuentra la necesidad, debido a que es un equipo
que ya lleva más de 9 años de uso, del cambio del cheque, el cual permite el paso del agua y cierra la
compuerta para evitar que la bomba absorba agua y pierda presión.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Igualmente en esta vigencia de 2016 una de las prioridades debe ser el cambio de las platinas de las
2 motobombas por el alto desgaste que presentan:
Igualmente se están presentando filtraciones en la tubería galvanizada del interior del cuarto de
bombas. Es necesario realizar el cambio dicha tubería por PVC:
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Pegaso Ltda.: El proveedor de vigilancia cuenta con su contrato debidamente suscrito
desde el 24 de Febrero de 2015. El servicio continúa 24 horas, un vigilante diurno y 1
vigilante nocturno. Los pagos de seguridad social, nóminas y prestaciones sociales se han
realizado puntualmente y la dotación se ha entregado en debida forma. La administración
recomienda un servicio de recorredor diurno para completar el servicio.
Global Service PH SAS: A partir del mes de Junio de 2015, adicional al servicio de
administración, se encuentra como empleador del señor Javier Ganoa, actual todero del
conjunto. El conjunto ha adquirido los elementos de aseo necesarios para mantener limpios
los espacios de las áreas comunes.
Inaseg Ltda. : Es la empresa intermediaria de seguros que con la cual se adquiere la
póliza actual con la empresa CHUBB DE COLOMBIA.
Movistar: El operador de teléfono e internet se encuentra al día en pago. Con este
operador se tiene internet y telefonía local.
H. EMPLEADOS DIRECTOS
Javier Gaona- Todero: El señor Gaona cuenta con nuevo contrato a partir del día 01 de Octubre de
2014 con una duración de 6 meses, devengando un salario de 800.000 más subsidio de transporte y
demás prestaciones. En el momento de llegada de esta Administración el pago de seguridad social
correspondiente a pensión de Septiembre y salud de octubre no se había realizado oportunamente
por la administradora anterior. Esta situación fue detectada y subsanada en debida forma. El señor
Gaona tiene expresa instrucción de esta administración de no realizar trabajos en alturas teniendo en
cuenta que no tiene los cursos requeridos para esta actividad.
Los pagos de seguridad social se encuentran al día en la actualidad. En el mes de Mayo se decide
por parte del consejo de administración que el señor Javier pase a ser contratado por la empresa de
servicios generales y administración a partir del mes de Junio. Lo cual es realizado.
I. PLAN DE EMERGENCIA Y EVACUACION
No se evidencia existencia de algún sistema de emergencia ante eventualidades según las
exigencias de la Ley 1523 de 2014. Este plan debe estar avalado por un profesional que cuente con
la Licencia en Salud Ocupacional emitida por la Secretaría de Salud. Dentro de los ofrecimientos de
la empresa INASEG LTDA. intermediario de seguros de la copropiedad, para la renovación de la
póliza de áreas comunes ofrecen el diseño del PLAN INTEGRAL DE MANEJO DE RIESGOS, el cual
incluye entre otros temas los siguientes:
a. Elaboración del Plan de Emergencias
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
b. Conformación de la brigada de emergencias
c. Diseño del plan de evacuación
d. Diseño del programa de mantenimientos de los equipos eléctricos y electrónicos de las
áreas comunes para asegurar su correcto funcionamiento y cubrimiento de la póliza en caso
de una eventualidad
Esta administración considera primordial para tener en cuenta incluir en el presupuesto la adquisición
de todos los elementos de seguridad industrial según los requerimientos. Por lo anterior en el mes de
Noviembre de 2015 se realiza la adquisición de 15 extintores para ser instalados en las torres y
casas. Igualmente este mismo mes fueron recargados los 4 extintores ya existentes
EXTINTORES ACTUALES
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Señalización ruta de evacuación: La señalización para emergencias era insuficiente, lo cual, aparte
de ser un requerimiento legal no cumplido, era un inminente peligro en una eventualidad. Se realiza la
adquisición de señales de emergencia y ruta de evacuación:
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
SEÑAL ACTUAL
Plan de emergencias y plan de evacuación
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
El conjunto no cuenta con las directrices mínimas en caso de ocurrencia de una emergencia, no se
cuenta con una brigada de emergencias ni con capacitación alguna para el manejo de la misma. No
existe rutas trazadas de evacuación según la normatividad vigente.
Por lo anterior la empresa Insaeg Ltda. Realiza un Plan de Emergencia preliminar y la empresa
Global Service PH SAS entrega a la copropiedad la ruta de evacuación. Es prioridad en el 2016
realizar las capacitaciones necesarias en el tema de emergencias.
J. REPARACIONES LOCATIVAS
1. Mantenimiento de portería: Teniendo en cuenta el deterioro general de la portería, el cual
fue evidente desde el primer momento en que esta administración llega al Conjunto se decide
dar instrucciones al todero para pintar el exterior con una pintura remanente que estaba en su
poder y pintar el interior de la misma. Cabe recordar que este recinto es lo primero que
cualquier residente o posible comprador ve al llegar al conjunto. A continuación se presenta el
estado de la portería en Noviembre de 2014.
2. Igualmente, para mejorar el aspecto de las entradas de las torres se da instrucción al
todero de pintar los primeros pisos.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
PINTURA DE PRIMEROS PISOS
Se realiza compra de repuesto para la puerta de ingreso vehicular por estar suelta y representar un
peligro para los vehículos. La puerta requiere mantenimiento constante.
PARTE SUPERIOR DE LA PUERTA ARREGLADA
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Con una pintura metalizada remanente se realiza el mantenimiento de las puertas del shut de basuras
del fondo por su mal estado.
3. Se realiza la compra e instalación del electroimán para la puerta principal debido al daño
del sistema anterior
4. Se realiza mantenimiento del parque de los niños siendo pintado y cambiadas las sogas.
Este jardín fue reubicado por FH.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
K. MANTENIMIENTO DE JARDINES
Desde el mes de Febrero de 2015 se inicia el mantenimiento básico de los jardines realizando
remoción de tierra y compra de tierra para reemplazo, igualmente se adquiere abono y cascarilla junto
con elementos de fumigación. Se adquieren plantas como buganvilleas, pichones enanos, durantas
entre otras para embellecimiento y reemplazo de flores muertas.
ABONO ADQUIRIDO
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
JARDINES
La administración recupera parcialmente la jardinera de entrada a la torre 1.
ANTES AHORA
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Como contraprestación del reciclaje manejado por la cooperativa de recicladores de Facatativá fueron
entregadas 30 plantas tipo pichones rojos para reemplazo de algunas plantas ya muertas y cubrir espacios
como el que se muestra en la foto anterior.
L. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CITOFONÍA
Posterior a la asamblea del día 3 de Agosto de 2015 en donde se aprueba la inversión para el cambio
del sistema de citofonía actual por un sistema digital inicia la etapa de elección del proveedor y
sistema idóneo. Son presentadas ante el consejo de administración las propuestas de los aspirantes
a realizar este trabajo. Posterior a este proceso en el mes de Septiembre se firma contrato con el
contratista Global Sever S.A.S. para iniciar el trabajo teniendo como algunos criterios de elección la
alta experiencia de los equipos AUTA, equipos españoles en el tema de citofonía, con experiencia de
más de 35 años y la garantía de 5 años sobre el trabajo realizado. Los suministros incluidos dentro
del contrato son:
CANT DESCRIPCION
1 CONSOLA AUTA COMPACT DIGITAL 4H
1 CONVERSOR SOBREMESA TELEFONO
1 FUENTE AUTA ATF-98 10 MONITORES 20 CITOFONOS
4 PLACA COMPACT DIGITAL AUTA TS3 TECLADO
4 CAJA DE EMPOTRAR SERIE 2
4 MODULO DE CONTROL VISUAL TECH PLACA COMPACT
4 MODULO AUDIO/VIDEO COLOR VISUALTECH PLACA COMPACT
4 FUENTE AUTA 2.5AMP 30 MONITORES 60 CITOFONOS
4 FUENTES DE PODER HYCOMM
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
4 SELECTOR AUTA DIGITAL DE LINEAS PLUS(SDL)
24 DISTRIBUIDOR DE VIDEO AUTA DV-5H
METROS DE CABLE 4 HILOS
MANO DE OBRA CONFIGURACION Y PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA
Dentro de este trabajo el Consejo de Administración decide no incluir la compra de citófonos para
permitir a los residentes comprar su equipo en el lugar de su preferencia.
Como valores otorgados por el proveedor se suministró igualmente:
- 14 botones de pánico con cambio de la tarjeta de alarma y sirena
- 2 cámaras de alta resolución varifocal para entrada peatonal y vehicular
Fueron solicitadas dentro del contrato las siguientes garantías:
Cumplimiento del contrato: por una suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato
y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y tres (3) meses más.
Calidad de la obra: Por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una
vigencia igual al término de ejecución del mismo y cinco(5) años más.
Buen manejo y correcta inversión del anticipo: Por un valor equivalente al 100% del total del
mismo, con una vigencia igual a la del contrato y tres (3) meses más.
Póliza de Estabilidad de la Obra: Por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor total del
contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y tres (3) años más.
Póliza de Salarios y Prestaciones Sociales: Por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor
total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y tres (3) años más.
Póliza de Responsabilidad civil extracontractual: Por un valor equivalente al 20% veinte por ciento
del valor del contrato, con una vigencia igual a la del mismo y tres (3) meses más.
Dichas pólizas fueron remitidas a la Administración el día 10 de Septiembre de 2015 vía correo
electrónico con el correspondiente recibo de pago.
Posteriormente a finales del mes de Octubre es enviado un informe del avance del proyecto de
citofonia, el cual se presenta a continuación:
“A la fecha se encuentra la red de cableado nuevo en un 95% del conjunto residencial, tanto las líneas
horizontales y las líneas verticales, se encuentran punto a punto y listo para realizar conexiones Anotación.
Dentro del ejercicio de cableado 2 de las casas (8 y 3) se encontró que el operador que presta el servicio de
internet tomó el cable de citofonia para hacer la acometida sin que colocaran su nuevo cableado, al momento
de retirar el cable viejo inmediatamente el servicio de telefonía dejo de funcionar, lo cual se le informa a los
propietarios para que se pusieran en contacto con el operador puesto que es una instalación que no se debería
haber hecho de esa manera. Tal como no lo manifestó la señora propietaria de la casa No 8 donde nos informó
que ella si se le hacía raro porque cuando puso internet en su propiedad la poco tiempo el servicio de citofono
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
dejo de funcionar. El cable se encuentra instalado en su totalidad confirmando su continuidad multi-tono para
la identificación de cada una de las líneas. Tal como se informó las cantidad de existencias de los frentes de
calle y consola no se encontraban en disponibilidad puesto que ya hacía bastante tiempo se había pasado al
propuesta por lo que se procedió hacer la importación de estos equipos, en este momento nos encontramos a
la espera de que lleguen tan pronto se encuentren disponibles lo único que nos queda conectar los equipos
puesto que la acometida al apartamento ya también se encuentra lista. 3.
CONSIDERACIONES Teniendo en cuenta que este imprevisto de disponibilidad de equipos no se consideró, de
manera de resarcir esta espera GLOBAL SERVER S.A.S pone a disposición como valor agregado suministrar e
instalar un ciberdomo en el área de parqueadero así como un DVR de 4 canales para la conexión del mismo, de
la misma manera se mantiene las dos cámaras en la entrada y salida vehicular y el puesto en marcha de los
botones de pánico de los locales, con la generación del otro así al contrato donde podamos establecer un
periodo de 30 días hábiles más para la entrega total del sistema de citofonia y de estos equipos adicionales que
serían de gran apoyo y ayuda al conjunto en sus operaciones de seguridad. Dicha instalación se debe realizar
en la semana del 19 al 24 de noviembre, junto con las cámaras ya mencionadas y sus respectivos accesorios.”
De acuerdo con el informe anterior se sostuvo una reunión con el proveedor ante el Consejo de
Administración el 3 de Noviembre en donde él expone los inconvenientes de importación que se
presentaron con los equipos, situación totalmente ajena al conjunto, por lo cual se le solicitó al
contratista la instalación de Ciberdomo infrarrojo para permitir la visibilidad en la noche del
parqueadero y la zona del parque con instalación incluida, DVR de 4 canales y monitor. Este
elemento fue instalado por el proveedor la primera semana de Noviembre. Igualmente el consejo dio
como plazo de entrega del sistema el día 22 de Noviembre.
En el fin de semana del 20 al 22 de noviembre se realiza la instalación de la consola de citofonia y se
instalaron los citofonos sin costo adicional para las personas que decidieron adquirirlo con el
proveedor. Algunos propietarios no se encontraban en los inmuebles razón por la cual se pactó con el
proveedor que se concretarían dos fechas más para cubrir a la gran mayoría de residentes.
Se recogió todo el cableado resultante y los elementos de citofonía anterior y están en poder de la
administración:
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Nuevamente es solicitado un informe al proveedor con el trabajo realizado en Noviembre de 2015 el
cual se transcribe a continuación:
“Buenas Tardes, Nos permitimos informar que a la fecha se encuentra instalada toda la red de citofonia del conjunto Buganvilleas, y como lo mencionamos en la reunión pasada de consejo de administración se está adelantado la conexión de los citofonos al interior del apartamento lo cual no hace parte integral del contrato pero que de igual forma se está realizando para poder dejar entregado con los equipos que fueron adquiridos a través de nuestra empresa, a la fecha ya tenemos la torre 2 y 3 con los citofonos a excepción de unos pocos aptos que no hemos ubicado al residente, nuestra idea es conectar la mayor cantidad de teléfonos posibles y ya realizar una entrega formal, y firmar las actas como tal, y estipular dos fechas para la conexión de los que no lleguemos a ubicar en el transcurso de estos días La parte del sistema de botones de pánico ya fueron instalados adecuadamente y los controles se encuentra previamente programados para que por intermedio de la admón. sean entregados. Las dos cámaras nuevas ya fueron ubicadas en reemplazo de las nuevas para el acceso peatonal y vehicular El domo ya fue instalado pero pues hay un problema de corriente el cual vamos a solucionar con un protector de datos, para que tome los movimientos programados. Se suministró un DVR de 16 cámaras puesto que el de 4 se agotó y se quiera dar cumplimiento a este ítem como valor agregado. Al realizar la conexiones y configuración de los botones de pánico no se encontró la tarjeta central de la alarma por lo que fue necesario el suministro e instalación de la misma El cual asumió la empresa sin costo alguno. Se encontró dentro de la instalación un problema con las puertas ya que el pulso para abrirlas llega pero las cantoneras no están funcionando correctamente, para este caso si es necesario el arreglo de las mismas y genera un costo adicional. En referencia a lo anterior y con ánimo de poder hacer una entrega estamos proyectando poder tener la entrega con los teléfonos de la mayor cantidad de personas que encontremos para el próximo lunes 30 de noviembre, ese firmaremos las actas correspondientes así como la radicación de la factura, y posteriormente la programación de las dos fechas para los casos que nos lleguen a faltar.” Teniendo en cuenta que la situación de las puertas de ingreso y su desajuste impedía que funcionara la apertura de dicha puerta a través del citófono la Administración sostuvo una reunión con el proveedor para llegar a un acuerdo en este mantenimiento sin generar ningún tipo de costo teniendo en cuenta que ya se había alargado el tiempo de finalización del contrato de citofonía. Posterior a ello el proveedor accedió a cambiar las cantoneras de las 3 puertas y ajustar las puertas sin costo adicional para el conjunto. Finalmente en el mes de Diciembre en aras de realizar la finalización del trabajo se programa reunión de consejo el día 22 de Diciembre 2015 con el proveedor, a la cual no asiste por encontrarse en vacaciones. Se sostuvo conversación telefónica con él y se pactó una nueva fecha de instalación de citófonos y entrega de todo el trabajo el día Domingo 17 de Enero de 2015 a partir de las 10:00 a.m.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Fecha en la cual asiste el ingeniero Bolaños pero no es posible realizar el acta de entrega por problemas de salud y por no haber sido instalados la totalidad de citófonos que estaban disponibles este día. Igualmente en reunión este día la Administración solicitó al proveedor descontar de la factura final el valor correspondiente al cableado existente en el trayecto de la caja de cada piso al interior de los apartamentos, este trayecto se mide y es en promedio 7 metros por cada apartamento y casas, lo cual da como resultado 630 metros en total y el valor descontado es de $1.758.000. Este mismo día se realiza proyecto de OTROSI al contrato estipulando este descuento y dejando como última fecha de entrega el 8 de Febrero de 2016. En esta fecha se realiza la instalación de citófonos restantes y la revisión de otros equipos según requerimiento de algunos residentes que se inscribieron en la planilla dejada para este fin en portería. Debido a la no finalización de todas las instalaciones se reprograma nuevamente otra fecha para el día Jueves 18 de Febrero de 2016.
M. RECICLAJE Y TARIFA MULTIUSUARIO
Teniendo en cuenta la necesidad de beneficiar a la comunidad con la reducción de tarifas en el
servicio de aseo se realiza la Asamblea Extraordinaria para el mes de Enero de 2015 en donde la
comunidad acepta la aplicación de esta tarifa, la cual se explica a continuación:
La ley 99 de 1993 establece la responsabilidad de los generadores de residuos, en el principio
"contaminador pagador", que involucra la responsabilidad de quienes causan o generan
contaminación.
Este principio contempla la responsabilidad de todos los individuos y entidades que conforman la
cadena de generadores de los residuos, desde su creación hasta su disposición final, de modo que
éstos deberán, según el caso, como se anotará a continuación, reducirlos, separarlos o recibirlos.
Fabricante de materias primas: El productor de materias primas es responsable por los
impactos ambientales que generen los residuos de esas materias en su proceso y en los
nuevos procesos de transformación.
Fabricante de productos finales: El fabricante de productos finales es responsable por los
impactos ambientales que causen los residuos, de su proceso y los postconsumo, en forma
solidaria con el fabricante de materias primas.
El usuario final: El usuario final, generador es responsable de los impactos ambientales que
ocasionan los residuos que genera, en forma solidaria con el fabricante del producto y el de
sus materias primas.
Las responsabilidades de los usuarios finales
Los usuarios finales atienden su responsabilidad al separar debidamente los residuos aprovechables
de las basuras, de acuerdo a las indicaciones del productor o fabricante o de los programas de
aprovechamiento establecidos por el municipio y específicamente de la siguiente manera:
Generador Domiciliario Unifamiliar: Es responsable de la separación y selección en la
fuente y presentación diferenciada que permita la recolección selectiva.
Generador Multifamiliar, Generador Comercial y Generador Institucional: Es responsable
de ejecutar con sus residentes programas de educación, minimización, separación y selección
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
en la fuente, almacenamiento selectivo y presentación diferenciada que permita la recolección
selectiva.
Los procedimientos de cobro para las tarifas de aseo
Desde 2002, mediante la resolución N° 233 expedida por la Comisión de Regulación de Agua Potable
y Saneamiento Básico –CRA- existe la posibilidad de acogerse a la opción de tarifa multiusuario;
entendiéndose por multiusuario a todos aquellos usuarios agrupados en unidades inmobiliarias,
centros habitacionales, conjuntos residenciales, condominios o similares bajo el régimen de
propiedad horizontal vigente o concentrados en centros comerciales o similares, que se caracterizan
porque presentan en forma conjunta sus residuos sólidos a la persona prestadora del servicio en los
términos del Decreto 1713 de 2002.
Antes de ser expedida dicha resolución, se cobraba una tarifa fija establecida alusuario, dependiendo
del uso que se dé al predio y del estrato socioeconómico en que este clasificado (se presume
arbitrariamente que la producción de un hogar en estrato 4 es de 120Kg en el mes).
La tarifa multiusuario consiste en hacer un aforo (medición en peso y volumen) a la unidad
residencial y dependiendo de la cantidad de residuos que generen se le asigna una tarifa a
cada miembro del multiusuario, acorde al principio constitucional ¡Él que contamina paga!.
Este método ofrece una oportunidad de reducir substancialmente el valor de su factura de
aseo.
¿Cómo aprovechar de la tarifa multiusuario para reducir substancialmente el valor cancelado
en la factura de aseo?
A través de planes de Gestión Integral de los Residuos Sólidos –GIRS-, conjuntos y centros
comerciales han sido capaces de reducir la generación de residuos sólidos y consecuentemente el
valor de su factura de aseo. La meta básica de tales planes es administrar los residuos de una forma
que sea compatible con el medio ambiente y la salud pública.
Según la UESP, el promedio de ahorro al acceder a la tarifa Multiusuarios es del 55%, es decir,
más de la mitad del costo actual del servicio de aseo.
Por lo anterior se radicó la documentación necesaria ante la empresa Servigenerales para iniciar el
proceso de aforo necesario para aplicación de esta tarifa. Para facilitar el proceso de reciclaje se
contactó a la Cooperativa de Recicladores de Facatativá con quienes se firma un acuerdo en el mes
de Febrero de 2015 e inician a realizar la separación de los residuos
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
N. PROCEDIMIENTOS
1. Recaudo: A partir del mes de Enero de 2015 se realiza el cambio de banco al Banco
Colpatria. La migración de la cuenta a Colpatria fue autorizada por el Consejo de
Administración. Esta cuenta permite identificar las consignaciones de cada residente, lo cual
elimina el problema presentado por BBVA al tener que identificar el recaudo mediante copia
aportada por el residente
2. Pagos: Los pagos de esta administración se han realizado previa aprobación de los
miembros del consejo de administración y firma de los mismos. En acta de consejo de
administración se aprueba el registro de las siguientes firmas para el manejo de la cuenta
respectiva:
CONSUELO QUINTANILLA Presidente del Consejo
ANDREA GUTIERREZ Administración
Los egresos deben ser firmados por un miembro del consejo y la administración lo cual asegura la
correcta inversión de los recursos.
En el mes de Octubre de 2015 en reunión de consejo se autoriza incluir la firma de la señora
Consuelo Quintanilla pero lamentablemente el trámite se ha alargado por diferentes requerimientos
del banco Colpatria.
3. Manejo de cartera y cobros: Se entregan mensualmente estados de cuenta por
apartamento para que cada inmueble tenga claro su estado de pagos y se ponga al día. Se
han realizado llamadas telefónicas a los deudores para pago oportuno, y se han ejecutado
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
todas las acciones a nivel prejurídico para obtener el pago de las expensas adeudadas. Sin
embargo no todos los propietarios lamentablemente han cumplido con su obligación de
aportar al mantenimiento del conjunto, razón por la cual el Consejo de Administración toma la
decisión de utilizar el mecanismo de cobro mediante abogado, contratando los de la Dra. Flor
Correa, abogada del municipio de Facatativá.
Los cobros jurídicos adelantados al momento por parte de la abogada Flor Correa con el poder
debidamente otorgado por la administración son:
ALEJANDRO MARTINEZ Torre 2-603
Durante el año 2015 se realizaron importantes recaudos así:
1. FH Constructores: $24.000.000
2. Carlos Guerrero: $2.600.000
3. Luis Fernando Mahecha: $600.000
4. Aurora Sierra: $1.292.000
5. Andrés Neva: $1.300.000
4. Seguridad: Con la entrada de la empresa PEGASO LTDA., empresa de vigilancia y
seguridad privada elegida para cumplir las funciones de seguridad se provee a la copropiedad
de:
Funciones escritas específicas del puesto
Estudio de seguridad
Radio Moviltalk
Radios punto a punto para comunicación de la portería con el todero
Tarjetas para control vehicular
5. Fondo de imprevistos: La administración recomienda que se mantenga una cuenta
exclusiva para el fondo de imprevistos lo cual es autorizado y fue abierta en el Banco
Colpatria.
6. Correspondencia recibida y enviada: Se codifica la correspondencia de salida y entrada
para facilitar su búsqueda.
7. Sistema contable: Se continúa con el registro de la información en el software contable
World Office. La revisoría fiscal recomienda el cambio de este sistema debido a que por varias
situaciones acaecidas durante el año se puede notar que este software no es 100% confiable
y además está diseñado en una base de Access lo que hace su capacidad muy limitada.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
O. REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL
En la actualidad el Reglamento de Propiedad vigente se encuentra registrado en la Escritura Pública
No 4340 de 2011 elaborada en la Notaría 13 de Bogotá. Esta administración se acerca a esta notaría
para solicitar copia de la misma ya que es primordial y obligatorio que este documento repose en la
oficina de administración.
P. IMPUESTOS
Se actualiza el RUT de la copropiedad y se procede a la alineación del conjunto con el mecanismo
digital de Andrea Gutiérrez, lo cual es exitoso e igualmente se solicita el estado de cuenta, obteniendo
como resultado, lo cual fue informado oportunamente al consejo de administración lo siguiente:
La Ley 1739 de 2014 denominada nueva Reforma Tributaria, en su artículo 56 parágrafo 4, emite
una “amnistía” para todos aquellos contribuyentes a quienes no se les haya notificado requerimiento
especial o emplazamiento para declarar, quienes podrán acudir a la DIAN antes del 27 de febrero de
2015, y sanear su situación tributaria sin pagar sanciones ni intereses.
“. Parágrafo 4°. Los contribuyentes, agentes de retención y responsables de los
impuestos nacionales, los usuarios aduaneros y del régimen cambiario, que no hayan
sido notificados de requerimiento especial o de emplazamiento para declarar, que
voluntariamente acudan ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales hasta
el veintisiete (27) de febrero de 2015, serán beneficiarios de transar el valor total de
las sanciones, intereses y actualización según el caso, siempre y cuando el
contribuyente o el responsable, agente retenedor o usuario aduanero, corrija o
presente su declaración privada y pague el ciento por ciento (100%) del impuesto o
tributo.”
Lo anterior es aclarado igualmente mediante memorando 018 del 29 de Enero de 2015 emitido por la
DIAN.
Por lo anterior el consejo de administración decide acogerse a esta legislación y solicita al señor
Revisor Fiscal, Smith Montenegro la liquidación del total de las retenciones dejadas de presentar en
los años 2013 y 2014, lo cual se realiza para el día 26 de Febrero, siendo presentadas y pagadas
dentro del plazo fijado por la DIAN.
Q. ACUERDO FH CONSTRUCTORES
Posterior a innumerables reuniones sostenidas por la comisión de áreas comunes el Consejo de
Administración ordena a la Administración en cabeza de su representante legal la suscripción del
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
acuerdo final con la constructora el día 30 de Julio de 2015 ante la Cámara de Comercio de
Facatativá.
El inicio del acuerdo se dio el día 6 de Agosto de 2015, fecha del acta de inicio de las obras que no
requieren licencia.
Dentro de este acuerdo se prevén los siguientes aspectos:
- Cierre jurídico del proyecto C.R. Buganvilleas
- Desengloble del terreo de 294.88 mts cuadrados
- Construcción de salón social de dos plantas, en la primera planta se construirá un salón
social, cocineta, depósito, baño para hombres, baño para mujeres y escalera según plano
aprobado. En la segunda planta se construirá terraza, gimnasio, spa, jacuzzi, ducha, baño
turco, lockers y cuarto de aseo según plano aprobado.
- Desarrollo de zonas exteriores como área deportiva y reubicación del BBQ. Se entregan 3
zonas verdes adicionales entre las casas.
- Entrega de 7 parqueaderos de visitantes
- Cerramiento del conjunto con malla eslabonada
- Impermeabilización de las culatas de las casas
- Instalación de vigilancia 24 horas para el lote aledaño al nuevo proyecto
- Realización de actas de vecindad
- Brigadas de aseo para prevenir existencia de roedores
Según el acuerdo FH constructores realizará los trámites necesarios para poder llevar a cabo la
construcción de las zonas comunales y cumplir con el cronograma anexo al acuerdo el cual
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
contempla la entrega de las zonas comunales en 7 meses contados a partir de que la licencia quede
en firme.
Igualmente el acuerdo contempló el adelanto de obras que NO REQUERIAN LICENCIA los cuales se
enumeran a continuación:
Construcción de cancha sintética y retiro del BBQ
ANTES AHORA
Construcción zonas verdes y parqueaderos de visitantes
ANTES DESPUÉS
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Arreglo zonas de parqueaderos privados y vías en adoquín de acuerdo a inspección
ANTES AHORA
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Demarcación definitiva de los parqueaderos privados y de visitantes
ANTES AHORA
Adecuación y cierre de la zona de comodato
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Para la adjudicación de este terreno dentro del mismo acuerdo se registró el requerimiento por parte
de FH de una póliza de seguros a favor de dicha entidad en donde se aseguraba el mantenimiento y
la restitución de terreno de la foto. Esta póliza tuvo un costo de $1.288.489 y fue expedida por
Seguros del Estado.
Retiro y reubicación parque infantil
ANTES AHORA
Cerramiento perimetral
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Pañete e impermeabilización de culatas de las casas
Para el adelanto de las anteriores obras se expidieron las pólizas correspondientes por parte de FH
las cuales fueron entregadas a la Administración. Se suscribe contrato de comodato por la zona
contigua a la casa 14 el cual estará disponible para la comunidad hasta máximo un año después de la
entrega de las áreas comunes objeto del acuerdo suscrito.
La interventoría de las obras está a cargo de la empresa Arco Ltda. Se han realizado hasta el
momento se han realizado 7 reuniones levantando sus correspondientes actas así:
Octubre 8/2015: Se entrega primer informe de interventoría
Octubre 15/2015: Se realizan ajustes a la medida de los parqueaderos de visitante y
andenes
Noviembre 8/2015: Entrega segundo informe de interventoria
Noviembre 12/2015: Entrega tercer informe de interventoría
Noviembre 17/2015: Correcciones varias. No se reciben las obras por quedar pendientes
Noviembre 26/2015: Se reciben las obras que no requieren licencia
Diciembre 19/2015: FH entrega planos finales con cambios y son firmados por la señora
Andrea Gutiérrez para que sean radicados ante la oficina de Planeación y sea adelantada la
licencia de construcción del Club House.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
En todo el proceso se ha tenido el acompañamiento y la asesoría del Arquitecto Juan Carlos Amaya.
En la actualidad estamos esperando que la constructora Fh nos entregue constancia de radicación de
la licencia de construcción del Club House. La abogada Carolina Hurtado informa que el desenglobe
de este terreno ya fue realizado.
Igualmente estamos a la espera del informe en donde la Constructora FH da a conocer el proceso
llevado a cabo para desenglobar la torre 1, 2 y casas. Ya que este es un proceso que estaba en
cabeza de dicha entidad.
R. ACTIVOS DEL CONJUNTO
Como producto del avalúo podemos determinar que el valor de los activos pertenecientes a las áreas
comunes son:
CONCEPTO VALOR
3 ascensores marcha Schindler Andino de 450
kg con capacidad para 8 personas
$365.000.000
2 equipos hidroneumáticos compuestos por 2
motobombas y 1 tanque hidroflow
$28.000.000
Subestación eléctrica $22.000.000
Equipo de citofonía para 80 salidas
$5.000.000
Circuito cerrado de televisión compuesto por 16
cámaras y un monitor
$ 9.000.000
TOTAL $ 365.000.000
En total el valor de las áreas comunes de la copropiedad, según el avalúo técnico es :
Bienes privados Bienes comunes Valor total
$2.496.716.000 $ 6.458.420.000 $9.019.136.000
La ley 675 de 2001 ordena asegurar la copropiedad por el valor de reconstrucción de las áreas
comunes, es decir estructuras, acabados, SIN incluir bienes privados. La actual póliza se encuentra
asegurando sobre el valor de reconstrucción, lo cual es lo ideal a la luz de la ley mencionada.
S. SEGURIDAD
Continúan evidenciándose serios problemas a nivel de seguridad, los cuales se presentan a
continuación:
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
No se cuenta con un sistema de control para entrada y salida de vehículos. Este control
es realizado únicamente por la vigilancia teniendo en cuenta la antigüedad de los vigilantes en
el puesto. La empresa Pegaso Ltda. provee a partir del mes de Marzo de las fichas de
parqueadero necesarias para asegurar un control de entrada y salida de vehículos.
La parte posterior del conjunto, contigua a las casas se encuentra totalmente vulnerable
a cualquier intrusión criminal al no contar con ninguna barrera perimetral que impida esta
situación como una concertina o cerca eléctrica. Este riesgo se ha visto disminuido por el
servicio de vigilancia 24 horas instalado por FH Constructores y disminuirá por la construcción
del nuevo conjunto residencial. Se sugiere contactar a la administración del nuevo conjunto
para coordinar la instalación de la cerca eléctrica necesaria en esta área.
La copropiedad no posee un sistema de control constante, ya sea a través de medios
electrónicos como cámaras o a través de vigilante recorredor que permita ejercer un control
perimetral ni al interior de las torres. Es necesario abordar este riesgo implementando
mecanismos adicionales de control que permitan asegurar un mejor control de la seguridad,
que debe empezar por cada uno de los inmuebles.
T. COMITÉ DE CONVIVENCIA
El comité actual fue elegido en la asamblea del 5 de Mayo de 2015 y se encuentra conformado por:
a. Gladys Martínez Casa 13
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
b. Sofía Vargas Torre 1 Apto 703
c. Gilma Contreras Torre 2 pto 204
Se hace partícipe a las personas mencionadas en el establecimiento de las normas del manual de
convivencia para ser nuevamente presentado en la asamblea ordinaria del 2016.
Igualmente se les comunicó de las situaciones de convivencia presentadas constantemente como
son:
Local restaurante Torre 3
Dadas las quejas recibidas por el expendio de bebidas alcohólicas en el local del señor Alfonso Perilla
y la elaboración de alimentos se envía carta al arrendatario del local informando la prohibición clara
del reglamento de propiedad horizontal para la prestación de estos servicios y venta de bebidas
alcohólicas.
Los arrendatarios no acatan lo solicitado, por tal motivo en una ocasión donde se encontraban
algunas personas ingiriendo bebidas alcohólicas suministradas por este local se llamó a la policía
pero no asistieron. La consigna de la vigilancia es que cada vez que ocurran estos hechos llamen al
cuadrante para reportar esta violación del reglamento.
El señor Perilla informa verbalmente a la administración que le pedirá el local a su arrendataria,
situación que hasta el momento no ha ocurrido. Nuevamente se envía carta a la arrendataria
informando que se enviará una querella a la Alcaldía informando su incumplimiento.
Este local comercial no solo suministra alimentación sino que tiene un expendio de bebida alcohólica,
situación que se le ha hecho saber va contra el reglamento de propiedad horizontal.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Excremento de mascotas en áreas comunes
Algunos tenedores de mascotas no recogen los excrementos de sus animales provocando malos
olores, proliferación de moscas. Esta Administración ha llamado la atención verbalmente a quienes se
han encontrado infringiendo las normas de convivencia. Agradecemos acatar el código de policía y
sacar a sus mascotas con collar y recoger sus excrementos.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Parqueadero en áreas comunes
Algunos residentes se encuentran parqueando en zonas comunes lo cual obstaculiza la salida de
otros vehículos. Este tema es objeto constante de quejas en Administración.
Se enviaron comunicados escritos a aquellas personas que se encontraron usando parqueaderos no
asignados o que parqueaban en zonas comunes para cumplir el mandato del Manual de Convivencia
y ejercer control en esas zonas.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Agresión a personas y mascotas por parte de perros agresivos
Lamentablemente se presentaron 2 casos graves de agresiones a personas por parte de mascotas
del conjunto. Fue abordado el tema por administración enviando las cartas respectivas y solicitando a
sus dueños nunca dejar salir a las mascotas sin collar y bozal.
U. ACTIVIDADES SOCIALES
Día de los niños
Se convoca a todos los niños del conjunto, es contratada una empresa de recreación, se hace
entrega de refrigerios, sorpresas y regalos a los mejores disfraces:
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Navidad
Durante esta administración se realizó la celebración de las novenas de navidad, convocando a los
residentes, organizando las fechas por cada torre y casas, y organizando a nombre de Global Service
Propiedad Horizontal S.A.S. la primera novena el 16 de Diciembre.
Se realiza la entrega de las 4 anchetas para el personal de vigilancia y aseo por parte del Consejo de
Administración en nombre del Conjunto Residencial.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
V. NECESIDADES APREMIANTES
Pintura de torres a nivel externo
Es evidente el deterioro en la pintura exterior de las torres y de los balcones de cada uno de los
apartamentos, así como los techos. Se requiere con urgencia destinar el presupuesto necesario para
la realización de esta obra, la cual únicamente puede ser llevada a cabo utilizando andamios,
teniendo en cuenta que los edificios no cuentan con ninguna estructura que permita la instalación de
una línea de vida para que se descuelguen las personas.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Cerramiento tanques de agua
Esta administración considera vital el cerramiento del área verde en donde se encuentran los tanques
de agua teniendo en cuenta que es una zona que NO DEBE SER TRANSITADA, que por diseño
quedo muy mal ubicada y que representa un peligro inminente para la seguridad de los niños, ya que
estas tapas pueden abrirse y al caer algún niño allí podría generar una tragedia. Debe cerrarse con
una cerca de hierro y debe ser señalizada la zona para evitar que los niños jueguen allí.
INFORMACION ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS C.R. BUGANVILLEAS
AÑO 2015
Pintura para interior de las torres
Las paredes del interior de las torres se encuentran deterioradas y sucias. Es importante para mejorar
la imagen de los inmuebles pintarlos.
Fortalecimiento de la vigilancia instalando cámaras por cada piso
Cambios de platinos en las 2 motobombas
W. OTROS TEMAS Y GESTIONES
a. Durante el mes de Enero de 2016 se acerca a la oficina de administración el abogado
Mauricio Sierra quien aporta un informe realizado sobre el caso de la constructora FH. En la
asamblea de Noviembre 30 de 2015 la asamblea decide eliminar la cuenta por pagar a dicho
abogado por valor de $3.000.000 dado que este gasto no correspondía en su momento a
ningún rubro del presupuesto del año 2013 ni fue aprobado por la asamblea. El señor Sierra
aporta igualmente un contrato firmado por él pero no está firmado por el Representante Legal
del conjunto en su momento, Carlos Augusto Arévalo.
b. En el mes de Febrero de 2016 se cancelará la última cuota del acuerdo de pago con la
empresa Cosequin Ltda., acuerdo que fue promovido por el Consejo de Administración en
aras de sanear la situación financiera del conjunto.
Sin otro particular agradecemos la confianza puesta en nuestra organización y esperamos lograr
cumplir los objetivos propuestos en el menor tiempo posible.