inf117 - material de laboratorio - sesion 01 - 2015-1

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ ESTUDIOS GENERALES CIENCIAS

INTRODUCCIÓN A LA COMPUTACIÓN PRIMER LABORATORIO

OFIMÁTICA I

Coordinadores del Laboratorio 2015-1

2015 - 1

INF117 – INTRODUCCIÓN A LA COMPUTACIÓN Ofimática I

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Tabla de Contenido 1. MICROSOFT WORD 2010 ......................................................................................................................... 4

1.1. PASOS INICIALES .................................................................................................................................. 4 1.2. GRABAR UN DOCUMENTO .................................................................................................................... 4 1.3. PARA GRABAR LAS MODIFICACIONES EFECTUADAS ............................................................................. 4 1.4. CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA ........................................................................................................... 4 1.5. IMPRESIÓN DE UN DOCUMENTO ............................................................................................................ 4 1.6. INGRESO Y EDICIÓN DE TEXTO EN WORD ............................................................................................. 4 1.6.1. Ajuste automático de texto .......................................................................................................... 4 1.6.2. Seleccionar bloques de texto ...................................................................................................... 4 1.6.3. Copiar un bloque de texto ........................................................................................................... 5 1.6.4. Mover un bloque de texto ........................................................................................................... 5 1.6.5. Copiar o mover arrastrando ....................................................................................................... 5 1.6.6. Borrar un bloque de texto ........................................................................................................... 5 1.6.7. Deshacer o rehacer comandos ................................................................................................... 6 1.6.8. Efectuar una búsqueda ............................................................................................................... 6 1.6.9. Efectuar un reemplazo ................................................................................................................ 6 1.6.10. Para ubicarse en un lugar específico del documento ............................................................... 6

1.7. PARA INSERTAR UN SALTO DE PÁGINA ................................................................................................. 6 1.8. INSERTAR NÚMEROS DE PÁGINA ........................................................................................................... 6 1.9. FORMATO DE UN DOCUMENTO EN WORD ............................................................................................. 6 1.9.1. Cambiar de mayúsculas a minúsculas ........................................................................................ 6 1.9.2. Formato para caracteres ............................................................................................................ 7 1.9.3. Letra capital ................................................................................................................................ 7 1.9.4. Formato para párrafos ............................................................................................................... 7 1.9.5. Bordes y Sombreado ................................................................................................................... 7 1.9.6. Estilos ......................................................................................................................................... 7 1.9.7. Ortografía ................................................................................................................................... 8

1.10. TÉCNICAS AVANZADAS EN WORD ...................................................................................................... 8 1.10.1. Encabezados y pies de páginas ................................................................................................ 8 1.10.2. Notas de pie de página y notas finales ..................................................................................... 8 1.10.3. Insertar un objeto ..................................................................................................................... 8 1.10.4. Insertar una imagen prediseñada ............................................................................................. 8 1.10.5. Insertar una imagen desde un archivo ..................................................................................... 9 1.10.6. Editar una imagen .................................................................................................................... 9 1.10.7. Recortar una imagen ................................................................................................................ 9 1.10.8. Utilización de columnas ........................................................................................................... 9 1.10.9. Numeración y viñetas ............................................................................................................... 9 1.10.10. Tablas ..................................................................................................................................... 9

2. MICROSOFT EXCEL 2010 ....................................................................................................................... 11 2.1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 11 2.2. GRABAR UN LIBRO DE TRABAJO ......................................................................................................... 11 2.3. ABRIR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO ................................................................................................. 12 2.4. SALIR DE EXCEL ................................................................................................................................. 12 2.5. DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO ...................................................................................... 12 2.5.1. Método 1 ................................................................................................................................... 12 2.5.2. Método 2 ................................................................................................................................... 12 2.5.3. Método 3 ................................................................................................................................... 12

2.6. INGRESO DE DATOS ............................................................................................................................ 13 2.7. SELECCIÓN DE CELDAS, RANGOS, FILAS Y COLUMNAS ...................................................................... 13 2.8. MOVER O COPIAR CELDAS O RANGOS DE CELDAS ............................................................................... 14 2.9. BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA O DE UN RANGO DE CELDAS ................................................. 14 2.10. INSERCIÓN DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS .................................................................................... 14 2.10.1. Insertar celdas vacías ............................................................................................................. 14 2.10.2. Insertar filas ........................................................................................................................... 14 2.10.3. Insertar columnas ................................................................................................................... 14

2.11. AUTO-LLENADO ............................................................................................................................... 15


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2.12. CELDAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS ................................................................................................... 15 2.12.1. Celda absoluta ........................................................................................................................ 15 2.12.2. Celda relativa ......................................................................................................................... 15

2.13. FÓRMULAS ....................................................................................................................................... 16 2.13.1. Para introducir una fórmula en una celda ............................................................................. 17 2.13.2. Para copiar una fórmula a otras celdas ................................................................................. 17

2.14. FUNCIONES ...................................................................................................................................... 18 2.14.1. Funciones más usadas agrupadas por categorías ................................................................. 19

2.16. GRÁFICOS ........................................................................................................................................ 21 2.16.1. Creación de un gráfico ........................................................................................................... 21 2.16.2. Cambiar el rango de datos de un gráfico ............................................................................... 21 2.16.3. Agregar datos a un gráfico ..................................................................................................... 21 2.16.4. Modificar el diseño de un gráfico ........................................................................................... 21 2.16.5. Modificar el estilo de un gráfico ............................................................................................ 22 2.16.6. Agregar un cuadro de texto al gráfico ................................................................................... 22 2.16.7. Mover un gráfico .................................................................................................................... 22 2.16.8. Minigráficos ............................................................................................................................ 22

2.17. ORDENAMIENTO DE DATOS EN EXCEL ............................................................................................. 23 2.18. FILTROS ........................................................................................................................................... 24 2.19. SUBTOTALES .................................................................................................................................... 25 2.20. TABLAS DINÁMICAS ......................................................................................................................... 25 2.20.1. Crear una Tabla Dinámica ..................................................................................................... 26 2.20.2. Herramientas de tabla dinámica. ........................................................................................... 28 2.20.3. Aplicar filtros a la tabla ......................................................................................................... 29 2.20.4. Cambiar el diseño de la tabla ................................................................................................. 30

2.21. RECOMENDACIÓN PARA RESOLVER EJERCICIOS ............................................................................... 30 2.23. EJERCICIO RESUELTO ....................................................................................................................... 31 2.24. EJERCICIOS PROPUESTOS ................................................................................................................. 32 2.25. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................. 34


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1. Microsoft Word 2010 1.1. Pasos iniciales

• Para crear un documento: o Pulsar la ficha Archivo y seleccionar la opción Nuevo. o Seleccionar como plantilla disponible “Documento en blanco” o la que se desee.

• Para abrir un documento:

o Pulsar la ficha Archivo y seleccionar Abrir. o Ingresar el nombre del archivo y hacer un clic en Abrir.

• Para cerrar un documento:

o Pulsar la ficha Archivo y seleccionar Cerrar.

1.2. Grabar un documento a. Pulsar la ficha Archivo y seleccionar Guardar Como. b. Ingresar el nombre del archivo y hacer un clic en Guardar.

1.3. Para grabar las modificaciones efectuadas Pulsar la ficha Archivo y seleccionar Guardar.

1.4. Configuración de la página a. Pulsar sobre la ficha Diseño de página y seleccionar Configurar página. b. Seleccionar las medidas para el Tamaño de papel, los Márgenes y la Orientación para el diseño de página.

1.5. Impresión de un documento a. Abrir el documento que desea imprimir. b. Pulsar la ficha Archivo y seleccionar Imprimir. c. Aparecerán opciones para configurar la impresión del documento, así como una vista preliminar del mismo. d. Ingresar los datos que sean necesarios y hacer un clic en Imprimir.

1.6. Ingreso y edición de texto en Word 1.6.1. Ajuste automático de texto El retorno automático de Word permite que escribamos sin necesidad de dar [Enter] para cambiar de línea. Cuando el cursor llega al margen derecho, se desplaza automáticamente al comienzo de la siguiente línea. Debido a ello, la tecla [Enter] sólo se pulsará en alguno de los siguientes casos:

• Al finalizar un párrafo. • Al finalizar una línea corta de texto. • Para insertar una o más líneas en blanco.

1.6.2. Seleccionar bloques de texto Un bloque es una porción de texto. En algunas ocasiones, querrá realizar algunas operaciones sobre un bloque de texto y para ello deberá seleccionarlo. Existen muchas formas para seleccionar un bloque de texto: 1 . 6 . 2 . 1 . M é t o d o 1 a. Situar el cursor al principio del bloque que desea seleccionar. b. Hacer un clic y sin soltar arrastrar encima del texto hasta donde desee. c. Soltar el Mouse. El texto aparecerá resaltado. d. Para cancelar hacer un clic en cualquier otra parte.


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1 . 6 . 2 . 2 . M é t o d o 2 a. Ubique el cursor al principio del bloque que desea seleccionar. b. Presione la tecla [Shift]. c. Haga clic al final del bloque que desea seleccionar. 1 . 6 . 2 . 3 . O t r o s m é t o d o s Si desea seleccionar:

• Una palabra, haga doble clic sobre la palabra. • Una línea de texto, haga clic en el área de selección1 a la altura de la línea. • Una frase, pulsar la tecla [Ctrl] y hacer un clic en cualquier parte de la frase. • Un párrafo, doble clic en el área de selección o triple clic en cualquier parte del párrafo. • Varias líneas consecutivas, ubique el mouse en el área de selección, presione clic y arrastre el mouse hacia

abajo hasta la última línea que desea seleccionar. • Varias líneas consecutivas, ubique el mouse en el área de selección, haga clic en la primera línea que desea

seleccionar, presione la tecla [Ctrl] y haga clic en todas las líneas que desea seleccionar. • Todo el documento:

o Triple clic en el área de selección o Presionar la tecla [Ctrl] y hacer clic en el área de selección. o También puede usar la ficha Inicio. Seleccionar la opción Seleccionar del grupo Edición, y

luego escoger Seleccionar todo. o También puede presionar las teclas [Ctrl] + [E].

1.6.3. Copiar un bloque de texto Copiar significa duplicar un bloque en otro lugar del documento. El procedimiento para hacerlo es: a. Seleccionar el bloque de texto que desea copiar. b. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, seleccionar Copiar o pulsar las teclas [Ctrl] + [C]. c. Colocar el cursor donde desea ubicar la copia. d. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, seleccionar Pegar o pulsar la tecla [Ctrl] + [V].

1.6.4. Mover un bloque de texto Mover significa trasladar el bloque a otra posición del documento. El procedimiento para hacerlo es: a. Seleccionar el bloque de texto que desea copiar. b. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, seleccionar Cortar o pulsar las teclas [Ctrl] + [X]. c. Colocar el cursor donde desea ubicar el texto. d. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, seleccionar Pegar o pulsar la tecla [Ctrl] + [V].

1.6.5. Copiar o mover arrastrando a. Seleccionar el bloque de texto que desea copiar o mover. b. Para mover el bloque, arrastrar el mouse hasta la nueva posición y soltarlo. El texto se moverá a la nueva

posición. c. Para copiar el bloque, mantener pulsada la tecla [Ctrl] mientras arrastra hasta la nueva posición. El texto se

duplicará en dicha posición.

1.6.6. Borrar un bloque de texto Borrar significa enviar el bloque del documento al Portapapeles o eliminarlo en forma definitiva. El procedimiento es el siguiente: a. Seleccionar el bloque que se desea eliminar. b. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, seleccionar Cortar o pulsar las teclas [Ctrl] + [X]. c. El texto desaparecerá del documento y será enviado al Portapapeles. d. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, pulse sobre la figura de la esquina inferior derecha . e. Se abrirá el Portapapeles, allí seleccionar el elemento a borrar. Dar clic derecho sobre el elemento y escoger

Eliminar o pulsar la tecla [Supr]. El texto será eliminado definitivamente.

1 Cuando se habla de área de selección, se refiere al margen izquierdo del documento.


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1.6.7. Deshacer o rehacer comandos Si comete algún error, podrá deshacer la acción haciendo lo siguiente:

• En la Barra de herramientas de acceso rápido, pulsar el botón Deshacer o pulsar las teclas [Ctrl] + [Z].

Si desea rehacer una acción, puede hacer lo siguiente:

• En la Barra de herramientas de acceso rápido, pulsar el botón Repetir o pulsar las teclas [Ctrl] + [Y].

1.6.8. Efectuar una búsqueda a. Colocar el cursor en la posición donde desea empezar la búsqueda. b. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, seleccionar la opción Buscar o pulsar las teclas [Ctrl] + [B]. c. Ingresar el texto a buscar en el cuadro buscar en documento. d. El texto a buscar aparecerá resaltado.

1.6.9. Efectuar un reemplazo a. Colocar el cursor en la posición donde desea empezar. b. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, seleccionar la opción Reemplazar o pulsar las teclas [Ctrl] + [L]. c. Ingresar el texto que desea buscar. Luego ingresar el texto de reemplazo. d. Hacer un clic en Reemplazar o en Reemplazar todos según se desee. e. Pulsar en el botón Cerrar.

1.6.10. Para ubicarse en un lugar específico del documento a. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, hacer clic en la flecha al lado de la opción Buscar y seleccionar la

opción Ir a. b. También podrá pulsar la tecla [F5]. c. Indicar a qué elemento del documento (página, sección, línea, etc.) desea ir y pulsar en el botón Siguiente. d. Pulsar en el botón Cerrar.

1.7. Para insertar un salto de página a. Colocar el cursor donde desea dividir la página. b. En la ficha Insertar, en el grupo Páginas, seleccionar la opción Salto de Página. c. También puede pulsar las teclas [Ctrl] + [Enter].

1.8. Insertar números de página a. Colocar el cursor al principio del documento. b. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, seleccionar la opción Número de

Página. c. Seleccionar la posición (principio, final, márgenes o posición actual) en la cual se desee colocar el número y el

formato del mismo que se desea utilizar en el documento. d. Si desea utilizar los números de página en la pantalla deberá estar en la vista Diseño de impresión.

1.9. Formato de un documento en Word 1.9.1. Cambiar de mayúsculas a minúsculas a. Seleccionar el texto que desea modificar.

b. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, seleccionar para cambiar mayúsculas y minúsculas. c. Aparecerá un combo mostrando las opciones correspondientes. d. Escoger la opción que desea.


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1.9.2. Formato para caracteres a. Seleccionar el texto que desea formatear. b. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, pulse sobre la figura de la esquina inferior derecha . c. Seleccionar la Fuente, Estilo de Fuente, Tamaño, Color de Fuente, Estilo de Subrayado y Efectos que desea

utilizar. d. Pulsar en el botón Aceptar. e. Si desea utilizar un mismo formato para todo el documento, realice los cambios antes de empezar a escribir.

1.9.3. Letra capital a. Seleccionar el texto al cual desea aplicar la letra capital. b. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, seleccionar la opción Letra capital. c. Puede indicar la Posición y Opciones que desea escogiendo la opción Opciones de letra capital. d. Pulsar en el botón Aceptar.

1.9.4. Formato para párrafos a. Seleccionar el texto que desea formatear. b. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, pulse sobre la figura de la esquina inferior derecha . c. Ingresar las medidas para las Sangrías Izquierda y Derecha, el Espaciado Anterior y Posterior, la Alineación y el

Interlineado. Además de las opciones de presentación que desee modificar. d. Pulsar en el botón Aceptar.

1.9.5. Bordes y Sombreado a. Seleccionar el texto que desea formatear.

b. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, hacer clic en la flecha al lado de la figura y seleccionar la opción Bordes y sombreado.

c. En la pestaña Bordes, seleccionar el Valor, el Estilo, el Color y el Ancho de borde que se desee. Luego, en la pestaña Sombreado, seleccionar el color de Relleno, el Estilo (porcentaje) y Color de tramas.

d. Pulsar en el botón Aceptar.

1.9.6. Estilos Un estilo es un conjunto de formatos (fuente, tamaño, color, alineación, etc.) identificados por un solo nombre. La ventaja de usar estilos es que se pueden aplicar varias características de formato a la vez con un solo clic. Para crear un Estilo: a. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, pulsar sobre la figura de la esquina inferior derecha .

b. Pulsar en el botón Nuevo estilo , ingresar los valores para las Propiedades y Formato que se desea asignar al estilo.

c. Pulsar en el botón Aceptar. Para modificar un Estilo: a. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, pulsar sobre la figura de la esquina inferior derecha . b. Hacer clic en la flecha al lado derecho del estilo que se desea modificar y seleccionar la opción Modificar.. c. Modificar los valores para las Propiedades y Formato del estilo, según se crea conveniente. d. Pulsar en el botón Aceptar. e. También se puede modificar un conjunto de características de los estilos en bloque. Para ello, pulsar en el botón

Cambiar Estilos del grupo Estilos y seleccionar alguna de las opciones disponibles para la característica (color, fuente, etc.) que se desea modificar en bloque.

Para utilizar un Estilo: a. Seleccionar el texto al cual aplicar el estilo. b. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, pulsar sobre la figura de la esquina inferior derecha . c. En la lista de Estilos disponibles, seleccionar el estilo que se desea utilizar haciendo clic en él.


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1.9.7. Ortografía a. Colocar el cursor donde desee empezar. b. En la ficha Revisar, en el grupo Revisión, seleccionar la opción Ortografía y gramática. También podrá

pulsar la tecla [F7]. c. Al encontrar una palabra mal escrita o desconocida, el programa se detendrá y mostrará una lista de posibles

palabras correctas (Sugerencias). d. Si, efectivamente, la palabra estuviese errada, hacer un clic sobre la sugerencia que desee utilizar y pulsar en el

botón Cambiar. Si, en cambio, la palabra estuviera correcta, pulsar en el botón Omitir. e. Al terminar, pulsar en el botón Cerrar.

1.10. Técnicas avanzadas en Word 1.10.1. Encabezados y pies de páginas a. Colocar el cursor al principio del documento. b. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página, seleccionar Encabezado o Pie de

página según se desee. c. Ambos botones despliegan varios estilos de encabezados y pies de página. Si lo desea, se podrá aplicar uno de

ellos al texto del encabezado o del pie de página con solo colocarse en la zona respectiva. d. Aparecerá la ficha Diseño en la que se pueden utilizar diferentes opciones para insertar objetos, navegar entre

las secciones de encabezado y pie de página, así como para modificar algunas de sus características. e. Para cambiar entre la secciones de Encabezado y Pie de página, pulsar sobre la zona correspondiente. También

puede usar los botones disponibles en el grupo Navegación de la ficha Diseño. f. Pulsar en el botón Cerrar encabezado y pie de página.

1.10.2. Notas de pie de página y notas finales a. Colocar el cursor en la posición donde desea insertar la Nota al pie de página o Nota al final. b. En la ficha Referencias, en el grupo Notas al pie, seleccionar la opción Insertar nota al pie o Insertar

nota al final según se desee. c. Ingresar el texto de la nota. Si se desea, se podrá aplicar un formato al texto. d. También puede en la ficha Referencias, en el grupo Notas al pie, pulsar sobre la figura de la esquina

inferior derecha . Se abrirá un cuadro de diálogo donde puede seleccionar los cambios que desee. e. Pulsar en el botón Insertar e ingresar el texto de la nota. Si se desea, se podrá aplicar un formato al texto. f. Para terminar, hacer un clic en cualquier otra posición del documento.

1.10.3. Insertar un objeto a. Colocar el cursor en el lugar donde desea insertar el objeto.

b. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, pulsar el botón Objeto . c. Seleccionar el tipo de objeto que se desea insertar en el documento. d. Pulsar en el botón Aceptar. e. Realice las modificaciones al objeto insertado según sea conveniente y regrese a Word haciendo clic en

cualquier otra parte del documento.

1.10.4. Insertar una imagen prediseñada a. Colocar el cursor en el lugar donde desea insertar la imagen. b. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, seleccionar la opción Imágenes prediseñadas. c. Aparecerá la caja de diálogo de Imágenes prediseñadas. Pulsar en el botón Buscar para visualizar todas las

imágenes disponibles en el catálogo. d. Opcionalmente, se puede escribir una palabra o frase que describa la imagen prediseñada que se desea buscar

en el catálogo. Luego, pulsar el botón Buscar. e. Seleccionar la imagen que desea insertar.


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1.10.5. Insertar una imagen desde un archivo a. Colocar el cursor en el lugar donde se desea insertar la imagen. b. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, seleccionar la opción Imagen. c. Aparece la caja de diálogo Insertar imagen, seleccionar la imagen que desea insertar y luego pulsar en el botón

Insertar.

1.10.6. Editar una imagen a. Hacer clic en la imagen que desea editar. b. Se abre la ficha Herramienta de imagen – Formato. c. En los grupos Ajustar, Estilos de imagen, Organizar y Tamaño se presentan opciones para afinar

diferentes características de la imagen, como efectos, contornos, ubicación, datos numéricos respecto al tamaño, entre otros. Los cambios se ejecutan automáticamente.

1.10.7. Recortar una imagen a. Hacer clic en la imagen que desea recortar. b. Se abre la ficha Herramienta de imagen – Formato. c. En el grupo Tamaño, seleccionar la opción Recortar. Aparecen los controladores de recorte (pequeñas barras

negras) a los lados de la imagen y esquinas de la imagen. d. Aproximar el mouse al controlador deseado, hace clic y arrastrar hasta obtener el tamaño de recorte deseado. e. Para terminar y efectuar los cambios, hacer clic en cualquier lugar fuera de la imagen

1.10.8. Utilización de columnas a. Colocar el cursor donde desea empezar las columnas o seleccionar el texto que desea convertir a columnas. b. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, seleccionar la opción Columnas. c. Se puede escoger una de las opciones mostradas por defecto y los cambios se harán automáticamente. d. Si selecciona Más columnas, se puede ingresar el número de columnas, el espaciado entre las mismas, el ancho

de cada una y si desea una línea entre ellas. e. Pulsar en el botón Aceptar para que se ejecuten los cambios.

1.10.9. Numeración y viñetas a. Seleccionar el texto al cual desea colocar las viñetas o la numeración.

b. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, seleccionar la opción Viñetas o Numeración . Seleccionar el tipo de viñeta o de numeración que se desee utilizar. Si fuera necesario modifique el tipo de viñeta o número, su formato y/o las distancias entre la viñeta/número y el texto.

c. Luego de la selección, se cierran las opciones y se ejecutan los cambios automáticamente.

1.10.10. Tablas a. Colocar el cursor donde desea insertar la tabla. b. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, seleccionar Tabla y luego Insertar tabla. c. Indicar el número de columnas, número de filas y autoajuste que se desea. Pulsar en el botón Aceptar. d. Aparece una cuadrícula donde se puede ingresar la información. e. Si no se ve la cuadrícula, al seleccionar la tabla se verá el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En

la ficha Presentación, en el grupo Tabla, seleccionar Ver cuadrículas. f. Para modificar el ancho de las columnas, al seleccionar la tabla se verá el conjunto de fichas Herramientas

de tabla. En la ficha Presentación, en el grupo Tamaño de celda, ingresar los datos del Alto y Ancho deseados para la celda..

g. Para unir dos o más celdas, al seleccionar la tabla se verá el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En la ficha Presentación, en el grupo Combinar, seleccionar Combinar Celdas.

h. Para seleccionar una o más filas o columnas, al seleccionar la tabla se verá el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En la ficha Presentación, en el grupo Tabla, escoger la opción Seleccionar y luego la opción Seleccionar fila o Seleccionar columna.

i. Si desea seleccionar toda la tabla, al seleccionar la tabla se verá el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En la ficha Presentación, en el grupo Tabla, escoger la opción Seleccionar y luego la opción Seleccionar tabla.


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1 . 1 0 . 1 0 . 1 . D i b u j a r u n a t a b l a a. Colocar el cursor en la posición donde desea insertar la tabla b. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, seleccionar Tabla y luego Dibujar tabla. c. Haga un clic y arrastre dibujando un rectángulo con la longitud y altura deseadas. Al soltar el Mouse, Word

insertará una tabla de una sola celda. d. Se verá el conjunto de fichas Herramientas de tabla. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de

tabla, aparecerá seleccionado el combo Bordes. El puntero del Mouse tomará la forma de lápiz. e. Arrastrar el Mouse y dibuje líneas verticales y horizontales sobre la tabla inicial de celda única para crear las

columnas y filas de la tabla. f. Para terminar, hacer clic en cualquier lugar fuera de la tabla.


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2. Microsoft Excel 2010 2.1. Introducción Excel es un programa que permite trabajar con Hojas o Planillas de Cálculo (semejantes a las hojas de un cuaderno cuadriculado) en las cuales las Filas tienen identificación numérica y las Columnas se identifican por letras (de la A hasta la Z y luego después la AA hasta la AZ, y así sucesivamente hasta la XFD). Un cuadrado de esta planilla se denomina Celda. Para hacer referencia a una celda, debe hacerse referencia a la columna y fila a la que pertenece. Así, la celda C10 está en la intersección de la columna C con la fila 10 de la planilla. Un Libro de Trabajo corresponde al archivo que contiene una o más hojas de cálculo. Se pueden realizar operaciones, así como analizar y representar gráficamente los datos que se almacenan en las celdas. En la pantalla inicial de Excel, por lo general, podrá observar: Cinta de opciones (Ribbon) La cinta de opciones se ha diseñado para ayudar a encontrar rápidamente los comandos que necesita para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha se refiere a un tipo de actividad, como escribir o diseñar una página. Para reducir el desorden, algunas fichas sólo se muestran cuando sea necesario.

• La Barra de Fórmulas

• La barra de estados • Encabezados de columna • Títulos de línea

Barra de herramientas de acceso rápido La Barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se está mostrando. Tiene como ubicación predeterminada la esquina superior izquierda junto al símbolo de Microsoft Excel.

2.2. Grabar un libro de trabajo

a. Pulsar el botón de Guardar (disquete) de la Barra de Herramientas de acceso rápido o seleccionar la ficha Archivo, opción Guardar Como.

b. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe ubicar la ruta en la que desea guardar el archivo. Escribir el

Nombre del archivo, seleccionar Tipo (formato) y pulsar en Guardar.


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2.3. Abrir un nuevo libro de trabajo Se puede abrir un libro de trabajo sin necesidad de cerrar el actual. En la ficha Archivo seleccionar la opción Abrir, aparecerá un cuadro de diálogo en el que debe ubicar la ruta en la que se encuentra el archivo que desea abrir y luego seleccionar el archivo. Antes de pulsar en el botón Abrir, puede ver que en dicho botón existen varias formas de abrir un archivo: Abrir (permite leer y hacer modificaciones en el archivo), Abrir como de sólo lectura (no permitirá hacer modificaciones en el archivo), Abrir como copia, Abrir y reparar. Seleccionar la opción que desee. Un método abreviado de teclado para mostrar el cuadro de diálogo Abrir es presionar [ctrl]+[A].

2.4. Salir de Excel En la ficha Archivo seleccionar la opción Salir.

2.5. Desplazamiento en la hoja de cálculo

2.5.1. Método 1 Presionar directamente en la celda deseada, o utilizar las teclas de flecha. Al desplazarse a una celda, ésta se convierte en la celda activa.

2.5.2. Método 2 Utilizar las Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical para ver otra área de la hoja.

2.5.3. Método 3 Mediante combinación de teclas: [Ctrl] + [Tecla de dirección] Ir hasta el extremo de la región de datos de la hoja actual [Inicio] Ir hasta el comienzo de una fila [Ctrl] + [Inicio] Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo [Ctrl] + [Fin] Ir a la última celda con datos de la hoja de cálculo (esquina inferior

derecha) [Av Pág] Desplazarse una pantalla hacia abajo [Re Pág] Desplazarse una pantalla hacia arriba [Alt] + [Av Pág] Desplazarse una pantalla hacia la derecha [Alt] + [Re Pág] Desplazarse una pantalla hacia la izquierda [Ctrl] + [Re Pág] Ir a la siguiente hoja del libro [Ctrl] + [Av Pág] Ir a la hoja anterior del libro [Ctrl] + [F6] o [Ctrl] + [Tab] Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana [Ctrl] + [Shift] + [F6] o [Ctrl] + [Shift] + [Tab]

Ir al libro o a la ventana anterior


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2.6. Ingreso de datos Para introducir datos, simplemente seleccionar una celda y comenzar a escribir. Lo que se escriba aparece en la celda activa y en el Área de Entrada de la Barra de Fórmulas. El tipo de información que contiene una celda puede ser una función, una fórmula, un texto, un número, etc. Una celda también puede hacer referencia a otra celda.

2.7. Selección de celdas, rangos, filas y columnas Para seleccionar una celda sólo debe hacer clic en la celda que desea o utilizar las teclas de flecha para llegar a ella. Un rango de celdas corresponde a un conjunto celdas contiguas. En general, un rango se indica por la primera celda seguida de dos puntos y a continuación la última celda. Por ejmplo, rango B2:E9. Para seleccionar: a. Un Rango: Seleccionar la primera celda del rango y arrastrar hasta abarcar la última celda.

b. Un Rango de celdas amplio: Seleccionar en la primera celda y a continuación, manteniendo pulsada la tecla [Shift], pulsar la última celda del rango.

c. Celdas no adyacentes o rangos de celdas: Seleccionar la primera celda o rango y a continuación, manteniendo

presionada la tecla [Ctrl], continuar seleccionando las demás celdas o rangos.

d. Una Fila completa: pulsar en el rótulo (encabezado) de la fila.

e. Una Columna completa: pulsar en el rótulo (encabezado) de la columna.


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f. Filas o columnas adyacentes: arrastrar el puntero del Mouse sobre los rótulos de las filas o columnas. También se puede seleccionar la primera de ellas y, manteniendo presionada la tecla [Shift], pulsar la última.

g. Filas o columnas no adyacentes: seleccionar la primera fila o columna y, manteniendo presionada la tecla [Ctrl], continuar seleccionando las restantes filas o columnas.

2.8. Mover o copiar celdas o rangos de celdas Se puede mover o desplazar un rango de celdas a otro lugar de la hoja de cálculo. Para ello: a. Seleccionar las celdas que desee trasladar o copiar b. Pulsar en el borde de la selección (hasta que vea que el puntero cambia a una punta de flecha) c. Para Trasladar Celdas, arrastrar la selección a la celda superior izquierda del área de pegado. Los datos

desaparecen del área original. Excel sustituye los datos que haya en el área destino. d. Para Copiar Celdas, mantener presionada la tecla [Ctrl] mientras se efectúa el arrastre. Los datos no desaparecen

del área original. Excel sustituye los datos que haya en el área destino. e. Para Insertar Celdas entre las celdas existentes, mantener presionada la tecla [Shift] o [Shift] + [Ctrl] (en el caso

de copiar) mientras se efectúa el arrastre. Las celdas existentes se desplazarán para dejar sitio a la nueva información.

f. Para Arrastrar la selección a una hoja de cálculo diferente, mantener pulsada la tecla [Alt] y arrastrar a la etiqueta de la hoja. Excel cambiará automáticamente a la nueva hoja.

g. Para Trasladar o copiar celdas a una hoja de cálculo o libro de trabajo diferente, utilice el siguiente método: • Seleccionar las celdas y pulsar Cortar o Copiar • Desplazarse a la otra hoja de cálculo o libro de trabajo; seleccionar la celda superior izquierda del área

de pegado y pulsar Pegar.

2.9. Borrar el contenido de una celda o de un rango de celdas Seleccionar el rango o la celda que contienen el contenido que desea eliminar y luego oprimir la tecla [Supr].

2.10. Inserción de celdas, filas y columnas 2.10.1. Insertar celdas vacías a. Seleccionar el rango de celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacías. b. Seleccionar ficha Inicio, grupo Celdas, pulsar Insertar y seleccionar Insertar celdas.

c. Elegir las opciones Desplazar las celdas hacia la derecha o abajo para determinar la forma en que se ha de hacer

sitio en la hoja para las nuevas celdas a ser insertadas.

2.10.2. Insertar filas a. Para insertar una única fila, hacer clic en una fila (tener en cuenta que la fila que insertará se colocará encima de

la fila que se seleccionó). b. Para insertar varias filas, primero seleccionar tantas filas como desea insertar (por ejemplo, si se seleccionan 5

filas, se insertarán 5 filas encima de las 5 filas seleccionadas). c. Hacer clic derecho y seleccionar Insertar. También puede seleccionar en la ficha Inicio, grupo Celdas,

pulsar Insertar y seleccionar Insertar filas de hoja.

2.10.3. Insertar columnas a. Para insertar una única columna, hacer clic en una columna (tener en cuenta que la nueva columna se insertará a

la izquierda de la columna que se seleccionó).


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b. Para insertar varias columnas, seleccionar las columnas al lado de las cuáles se insertarán las nuevas columnas. c. Hacer clic derecho y seleccionar Insertar.. También puede seleccionar en la ficha Inicio, grupo Celdas,

pulsar Insertar y seleccionar Insertar columnas de hoja.

2.11. Auto-llenado a. Seleccionar la celda o celdas que desea copiar. b. Colocar el puntero del Mouse en la esquina inferior derecha (su forma cambiará a una cruz negra). c. Arrastrar el mouse, hacia abajo o hacia la derecha, hasta la celda deseada. d. Dependiendo de la selección inicial se verifican diferentes casos de auto-llenado.

Selección Inicial Serie Extendida Lun Mar, Mie, Jue Lunes Martes, Miércoles, Jueves,... Enero Febrero, Marzo, Abril,... 1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,... Producto 1, Pedido Parcial Producto 2, Pedido Parcial, Producto 3, Pedido Parcial,... Texto1, TextoA Texto2, TextoA, texto3, TextoA,... 1er período 2do período, 3er período,... 1, 2 3, 4, 5, 6,...

2.12. Celdas absolutas y relativas Como se mencionó anteriormente, una celda puede hacer referencia a otra celda. El tipo de referencia puede ser de manera absoluta o relativa.

2.12.1. Celda absoluta Cuando la celda XN hace referencia absoluta a la celda YM y se copia el contenido de la celda XN a la celda ZL, entonces ZL hará referencia a la misma celda que hace referencia XN, es decir YM. Es decir, una celda absoluta hace referencia a una celda en particular, por lo que no varían ni la fila ni la columna al ser copiadas. Se hace referencia absoluta a una celda anteponiéndole un signo $ tanto a la fila como a la columna. Por ejemplo: $A$2*3+$B$2*2

Si hubiéramos colocado en la celda A2 el valor 3 y en la celda A4 la fórmula = $A$2 + 6 al copiar la celda A4 en A3, tendríamos en A3 la misma fórmula y por tanto el mismo valor que en A4 (9).

2.12.2. Celda relativa Una referencia de celda es relativa cuando cambia a medida que se copia de una celda a otra. Por ejemplo, cuando se hace referencia a la celda A2 desde la celda A3, en realidad se está haciendo referencia a una celda que está en dos filas (2 y 3), y en la misma columna (A).


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Entonces, las celdas relativas indican una posición relativa a la columna y fila de la celda seleccionada. Por lo que al copiarlas, se incrementará o disminuirá el número de columna y/o fila. En algunas ocasiones se deseará copiar la fórmula y que la columna no cambie pero sí la fila. En este caso, se hará una referencia absoluta a la columna y una referencia relativa a la fila. Puede indicarse esto colocando el signo $ a la columna. Por ejemplo: Si en A4 hubiéramos colocado la fórmula = $D2 + 6 y la copiáramos a la celda A3, se copiaría la fórmula =$D1 + 6. De igual manera, si se quisiera hacer referencia a la misma fila, pero no a la misma columna, se puede colocar un signo $ delante de la fila. Por ejemplo: Si en A4 hubiéramos colocado la fórmula = D$2+6, al realizar la copia a A3, ésta celda tendría la fórmula = D$2+6. Pero si la copiáramos a B3, ésta celda tendría la fórmula = E$2+6. NOTA: Cuando esté escribiendo una fórmula, luego de escribir la celda a la que hace referencia puede presionar la tecla [F4] y verá que automáticamente aparece un signo $ delante de la columna y otro delante de la fila. Vuelva a presionar [F4] para que vea lo que sucede.

Ejercicio: a. Si la celda A4 tiene la fórmula = D2 +6 y, la copiamos a la celda C3, ¿qué fórmula tiene la celda C3? ¿por

qué? b. Si la celda A5 tiene la fórmula =E$4+2 y, la copiamos a la celda G24, ¿qué fórmula tiene la celda G24? ¿por

qué?.

2.13. Fórmulas Además de colocar datos en una celda, también es posible realizar operaciones sobre algunos datos. Estos datos pueden ser valores, datos de otras celdas, operadores, funciones y nombres de rangos. Toda fórmula empieza con el signo igual (=). Cada fórmula tiene su propia sintaxis. Se deberá indicar los argumentos que intervienen en la fórmula, es decir, sobre qué valores desea realizar la operación, así como los operadores del cálculo. Las fórmulas se calculan de izquierda a derecha, dando prioridad a los operadores de la siguiente forma:

Operador Descripción - Negación (como en –10) % Porcentaje ^ Exponenciación * y / Multiplicación y División + y - Suma Y Resta & Unión de Texto = < > <= >= <> Comparación

Por ejemplo:

A operar Fórmula Resultado 2 + (3/8) =2+3/8 2.375 (2 + 3) / 8 =(2+3)/8 0.625 Multiplicar el contenido de la celda C1 por 7 y verificar si es menor que 9.

=C1*7<9 Si C1=1, 7<9? El resultado es verdadero. Si C1=2, 14<9?.El resultado es falso.

50% – (0.4)2 =50% - 0.4^2 34% es decir 0.34 (0.5 - 0.4)2 =(50% - 0.4)^2 1% es decir 0.01


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2.13.1. Para introducir una fórmula en una celda a. Seleccionar la celda donde desea insertar la fórmula. b. Introducir la fórmula. c. Pulsar [Enter].

2.13.2. Para copiar una fórmula a otras celdas a. Seleccionar la celda que contiene la fórmula que se desea copiar. b. Colocar el puntero del Mouse sobre la esquina inferior derecha (su forma cambiará a una cruz negra). c. Arrastrar el Mouse a las demás celdas donde se copiará la fórmula.

NOTA: a. Al cambiar cualquier valor de la hoja, Excel vuelve a evaluar todas las fórmulas automáticamente. b. Al copiar una fórmula de una celda a otra, si dentro de la fórmula se hace referencia a una celda, al realizar la

copia Excel interpretará cuál es la celda que corresponde. Por ejemplo:

A B C D 1 2 1 2 3 3 4 5 6 4 9 7 8 9

La celda A4 contiene la fórmula =D2+6. Si se copia la fórmula contenida en A4 a la celda A3. Se copiará la fórmula: =D1+6. El razonamiento es el siguiente, si A4 contiene una fórmula que hace referencia a una celda que se encuentra a 3 columnas a la derecha de la celda y 2 filas más arriba de la celda, entonces A3 deberá contener una fórmula que haga referencia a una celda cuya ubicación es 3 columnas a la derecha de la celda y 2 filas más arriba de la celda, es decir la celda D1. Esto se puede observar mejor en la siguiente tabla:

A B C D 1 2 1 2 3 3 6 4 5 6 4 9 7 8 9

¿Qué pasaría si se copia la fórmula de A4 a A1?

A B C D 1 #¡REF! 2 1 2 3 3 6 4 5 6 4 9 7 8 9

El símbolo #¡REF! significa que se está haciendo referencia a una celda no válida. En este caso, se estaría haciendo referencia a la celda que está 3 columnas a la derecha (columna D) y dos filas más arriba de la fila 1. Como no existe ninguna fila antes de la primera, Excel lo interpreta como una referencia no válida.


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2.14. Funciones Las funciones son fórmulas incorporadas que pueden simplificar las hojas de cálculo. Por ejemplo, si en una planilla se tuviese que sumar los valores de las celdas D5, D6, D7, D8, D9 y D10, en lugar de hacer =D5+ D6+D7+D8+D9+D10 puede usar la función suma digitando = SUMA (D5:D10). Para insertar una función en una celda se debe seleccionar la celda en la que desea insertar la fórmula. Luego, ir a la ficha Fórmulas y seleccionar la opción Insertar Función. Excel insertará automáticamente el signo igual. Luego aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá buscar una función o seleccionar una categoría (Usadas recientemente, Todas, Financieras, Fecha y Hora, Matemáticas y trigonométricas, Estadísticas, Búsqueda y referencia, Base de datos, Texto, Lógica, Información, Ingeniería y Cubo) y dentro de la categoría seleccionar la función que desea. En la parte inferior se muestra información acerca de la función seleccionada. Luego pulsar en el botón Aceptar.

Excel dispone de muchas otras funciones que se pueden introducir en la hoja de cálculo. En algunas funciones se deberá indicar los valores que intervendrán en la función. En algunos casos, se trata de varios valores, para ello puede usar los siguientes operadores:

Operador Fórmula Tipo Resultado : =SUMA(A12:A24) Rango Evalúa como una simple celda el área

rectangular comprendida entre estas dos celdas. , =SUMA(A12:A24,B36) Unión Evalúa dos referencias como si fueran una sola. Espacio =SUMA(A12:A24 A16:B20) Intersección Evalúa las celdas comunes a ambas referencias

(Si no hubiera intersección entonces el resultado sería #NULL).


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2.14.1. Funciones más usadas agrupadas por categorías

Categ. Función Explicación M

atem

átic

as y

tri

gono

mét

rica

s

ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número. Ejemplo: =ABS(-4) ‘el resultado es 4.

GRADOS(ángulo) Convierte radianes en grados. Ejemplo: =GRADOS(PI()) ‘ el resultado es 180.

EXP(número) Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado. Ejemplo: =EXP(2) ‘Base del log natural e elevado a la potencia de 2, el resultado es 7,38.

FACT(número) Devuelve el factorial de un número. Ejemplo: =FACT(5) ‘ Factorial de 5, ó 1*2*3*4*5 el resultado es 120.

=FACT(1.9) ‘ Factorial del número 1.9 el resultado es 1.

ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Ejemplo: =ENTERO(8,9) ‘ Entero de 8,9 el resultado es 8.

=ENTERO(-8, 9) ‘ Entero de -8,9 el resultado es -9.

LOG(número, base) Devuelve el logaritmo de un número en base especificada. Ejemplo: =LOG(10) ‘Logaritmo de 10 el resultado es 1.

=LOG(8, 2) ‘Logaritmo de 8 en base 2 el resultado es 3.

RESIDUO(número, divisor) Devuelve el residuo después de dividir un número por un divisor. Ejemplo: =RESIDUO(3,2) ‘Residuo de 3/2 el resultado es 1.

=RESIDUO(-3,2) ‘Residuo de -3/2. Igual signo que el divisor el resultado es 1.

PI Devuelve el valor de Pi. Ejemplo: =pi() el resultado es 3.141592654

POTENCIA(número, potencia)

Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia. Ejemplo: =POTENCIA(2,3) ’ el resultado es 8.

PRODUCTO(número1, número2, número3, ...)

Multiplica todos los números especificados como sus argumentos. Ejemplo: =PRODUCTO(2,3,6) ‘el resultado es 30.

COCIENTE(numerador, denominador)

Devuelve la parte entera de una división. Ejemplo: =COCIENTE(123,34) ‘el resultado es 3.

RADIANES(ángulo) Convierte grados en radianes. Ejemplo: =RADIANES(270) ‘270 grados, el resultado es 4,712389 o 3π/2 radianes.

ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Ejemplo: = ALEATORIO() el resultado es un valor al azar entre 0 y 1.

ALEATORIO.ENTRE(límiteinferior, límitesuperior)

Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique. Ejemplo: = ALEATORIO.ENTRE(2,4) el resultado es un valor al azar entre 2 y 4 INCLUSIVE.

REDONDEAR(número, num_decimales)

Redondea un número al número de decimales especificado. Ejemplo: =REDONDEAR(2.15, 1) ‘Redondea 2,15 a una posición decimal el resultado es 2,2.

=REDONDEAR(2,149; 1) ‘Redondea 2,149 a una posición decimal el resultado es 2,1.

RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número. Ejemplo: =RAIZ(5) ‘el resultado es 2.236067977

SUMA (número1, número2, número3, ...)

Suma sus argumentos. Ejemplo: =SUMA(5,3,7) ‘el resultado es 15.

SUMAR.SI(rango_a_evaluar, criterio, rango_a_sumar)

Suma las celdas en el rango a evaluar, que coinciden con el argumento criterio. Ejemplo: =SUMAR.SI (A1:A5, “>100”, D1:D5)

Condición a evaluar: valores mayores a 100. Rango a evaluar si cumple la condición: A1 a A5.

Se suma los valores del rango D1: D5, solamente si cumple la condición dada en el rango a evaluar.

=SUMAR.SI (A1:A5, “>100”, D1:D5), evalúa la condición >100 en el rango A1:A5 y luego suma todos los valores del rango D1:D5 relacionados.

TRUNCAR(número, num_decimales)

Convierte un número decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de fracción. Ejemplo: =TRUNCAR(12.76,1) ‘el resultado es 12.7.


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Categ. Función Explicación Ló

gica

s SI (prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Comprueba si se cumple la prueba lógica, y devuelve el valor_si_verdadero si se cumple la prueba y sino se cumple devuelve valor_si_falso. Ejemplo: =SI(E18>50%,"PROMOCION","NO-PROMOCION"), evalúa la prueba lógica en la celda E18 >18%, si es verdadera mostrará el texto "PROMOCION" y si es falsa "NO-PROMOCION".

NO(valor_lógico) Invierte la lógica de sus argumentos. Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por FALSO.

Est

adís

tica

s

PROMEDIO(número1, número2, número3, …) Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números. Ejemplo: =PROMEDIO(4,3,3) ‘el resultado es 3.33 .

CONTAR(valor1, valor2, valor3,…) Cuenta el número de celdas de un rango que contiene números. Ejemplo: = CONTAR(A5,"A",12,13) ‘el resultado es 3 =CONTAR(A5:A8) ‘el resultado depende del contenido de las celdas.

CONTAR.SI(rango, criterio) Cuenta las celdas que no están en blanco dentro de un rango que coincida con el criterio especificado. Ejemplo: =CONTAR.SI(B14:B29,"VEGETALES") cuenta todas las celdas del rango B14:B29 que contengan la palabra “VEGETALES”.

CONTARA(número1, número2, número3,…)

Cuenta el número de celdas no vacías de un rango. Ejemplo: si se tiene: = CONTARA(E12:I12) ‘el resultado es 4.

MIN(número1, número2, número3, …) Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos. Ejemplo: =MIN(5,4,3) ‘el resultado es 3

MAX(número1, número2, número3, …) Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos. . Ejemplo: =MIN(5,4,3) ‘el resultado es 5.

Nota: La cantidad máxima de argumentos es 255.

Categ. Función Explicación


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2.16. Gráficos Excel ofrece muchos tipos de gráficos para ayudar al usuario a mostrar los datos de forma comprensible. Los siguientes tipos de gráficos se encuentran disponibles: columna, líneas, circulares, barras, área, tipoXY, cotizaciones, superficie, anillos, burbujas y radiales.

2.16.1. Creación de un gráfico a. Seleccionar las celdas que contienen los datos que se van a graficar. b. Seleccionar la ficha Insertar y luego elija el grupo Gráficos.

c. Luego haga clic en el Tipo de Gráfico y luego en el Subtipo.

2.16.2. Cambiar el rango de datos de un gráfico a. Seleccionar el gráfico que desea cambiar. De este modo se muestran las herramientas de gráficos y se agregan

las fichas Diseño, Presentación y Formato. b. En la ficha Diseño, el grupo Datos, hacer clic en la opción Seleccionar Datos. Se presentará un cuadro de

diálogo Seleccionar origen de datos, en el que puede cambiar el Rango de datos del gráficos.

2.16.3. Agregar datos a un gráfico a. Seleccionar las celdas que contienen los nuevos datos b. Presione las teclas [Ctrl] + [C] (Copiar) c. Seleccionar el gráfico y presione las teclas [Ctrl] + [V] (Pegar)

2.16.4. Modificar el diseño de un gráfico a. Seleccionar el gráfico. De este modo se muestran las herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño,

Presentación y Formato. b. En la ficha de Diseño, grupo Diseños de gráfico, hacer clic en el diseño que desea utilizar.


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2.16.5. Modificar el estilo de un gráfico a. Seleccionar el gráfico. De este modo se muestran las herramientas de gráficos y se agregan las fichas Diseño,

Presentación y Formato. b. En la ficha de Diseño, grupo Estilos de diseño, hacer clic en el estilo que desea utilizar.

2.16.6. Agregar un cuadro de texto al gráfico Los cuadros de texto permiten añadir rótulos, comentarios, etc., a los gráficos. a. En la ficha Insertar, grupo Texto, seleccionar la opción Cuadro de Texto. b. En el gráfico, hacer clic en la parte en la que se gustaría colocar el cuadro de texto y arrastrar el puntero del

Mouse hasta trazar un área del tamaño adecuado. c. Escribir dentro de esa área el texto deseado. d. Para terminar pulsar [Esc] o pulsar fuera del cuadro de texto.

2.16.7. Mover un gráfico Los gráficos pueden visualizarse en la misma hoja de los datos o en otra. Para poder moverlo en otra hoja: a. Seleccionar el gráfico. b. En la ficha Diseño, en el grupo Ubicación, seleccionar la opción Mover gráfico. c. Seleccionar donde desea colocar el gráfico y pulsar el botón Aceptar

2.16.8. Minigráficos Cuando estamos frente a una gran cantidad de filas de datos, a veces se hace difícil interpretarlos. En esta circunstancia, se pueden utilizar minigráficos junto a los datos para dar a los lectores una idea general de su significado y facilitar la detección de patrones y tendencias. Un minigráfico es un gráfico pequeño en una celda de una hoja de cálculo que representa visualmente los datos. Para generar minigráficos y ver la tendencia de, por ejemplo, los exámenes de los alumnos: a. En la ficha Insertar, en el grupo Minigráficos, seleccionar la forma que desee. b. Seleccionar el rango de datos y elegir la ubicación donde se colocará el grupo de minigráficos.

c. Pulsar el botón Aceptar.


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2.17. Ordenamiento de datos en Excel Seleccionar los datos que desea ordenar. Si sólo quiere ordenar una columna, puede hacerlo de manera más rápida desde: a. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar.

b. Luego desde la opción Ordenar y filtrar. Puede ordenar alfanuméricos o números.

Pero si se desea un ordenamiento tomando en cuenta varias columnas, deberá: a. Seguir los pasos anteriores a y b. b. Seleccionar Orden personalizado. c. Aparecerá un cuadro de diálogo Ordenar en el que se puede indicar la Columna (seleccionar la columna que

desea ordenar), Ordenar según (para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccionar Valores) y Criterio de ordenación (seleccionar el modo en que desea ordenar). Además, debe indicar si la primera fila del rango de datos es el encabezado.

d. Para agregar otra columna por la que ordenar, hacer clic en Agregar nivel y repetir los pasos anteriores.

Por ejemplo: Se tiene la siguiente información en una tabla en una hoja en Excel:


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Se desea ordenar los datos de manera que primero aparezcan las personas que se encuentran en la escala A, luego las que se encuentran en la escala B y por último las que se encuentran en la escala C. Debido a que varias personas pertenecen a la misma escala, el segundo criterio de ordenamiento que se usará es el sueldo, mostrando primero las que ganan menos. Si dos personas ganan lo mismo entonces se ordenarán por un tercer criterio, en esta caso el nombre.

Los datos quedarían ordenados de la siguiente manera:

2.18. Filtros Cuando se trabaja con una gran cantidad de datos, a veces resulta difícil seleccionar un determinado conjunto de ellos. Para ello, se pueden usar los filtros, mediante los que se puede indicar con qué tipo de datos se va a trabajar. Siguiendo con el ejemplo anterior, imagínese que usted tuviera miles de datos de muchos empleados y sólo quisiera visualizar los datos de los empleados que se encuentran en la escala A. Para ello, seleccionar la fila que actúa como encabezado, en nuestro caso, la primera fila; luego, seleccionar la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, y la opción Filtro. Inmediatamente, aparecerán unos botones en cada una de las columnas de la fila que actúa como encabezado.

Si se hace clic sobre alguno de estos, se mostrará una ventana que le da muchas opciones:

• Orden ascendente (de A a Z / menor a mayor): le permite ordenar los datos de manera ascendente, por el criterio que ha seleccionado.

• Orden descendente (de Z a A / mayor a menor): le permite ordenar los datos de manera descendente, por el criterio que ha seleccionado.

• (Todas): No hace ningún filtro, muestra todas las filas.


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• Filtros de número / texto: Permite realizar un filtro personalizado. Por ejemplo: mostrar todas las filas que contienen un dato que es menor a otro. O mostrar todas las filas que comienzan con un determinado patrón, entre otros.

• Luego mostrará todos los posibles datos que puede contener dicha columna. En el ejemplo anterior, si hacemos un filtro a ocupación, mostrará, además de las opciones antes mencionadas: Administrador, Profesor y Artista. Si escoge alguno de ellos, sólo se mostrarán las filas que contengan dicho dato.

Si desea visualizar todos los datos, pulsar de nuevo el mismo botón . Además, tenga presente que puede activar varios filtros a la vez. Ejercicios: Mostrar los datos de los administradores cuyo sueldo es superior a 1,500. Mostrar los datos de todos los empleados cuyas horas de trabajo es 120.

2.19. Subtotales El propósito de los subtotales es obtener un total para cada uno de los grupos de datos. Para ello es necesario ordenar los datos en razón al criterio que luego utilizaremos para obtener un subtotal. Siguiendo con el ejemplo anterior, podríamos calcular el total de sueldos para cada una de las escalas. Primero, debemos ordenar los datos en función de las escalas, para que el programa encuentre tres grupos de datos a totalizar. Luego, deberemos: a. Seleccionar la ficha Datos, el grupo Esquema y la opción Subtotal. b. Aparecerá una ventana de diálogo Subtotales en la que debe indicar en Para cada cambio en, bajo qué criterio

piensa agrupar los datos. En nuestro caso sería “Escala”. c. Seleccionar la función que usará. En nuestro caso “Suma”, ya que queremos sumar todos los sueldos de cada

escala. d. Y por último, indicar dónde desea que aparezca el subtotal, en nuestro ejemplo indicaremos que aparezca

debajo de cada Sueldo.

Observe que en la fila 5, 7 y 10 se han colocado los subtotales de cada escala. Note también que en el lado izquierdo de la pantalla aparecen unas barras de agrupamiento. Si se pulsa el botón 2 puede agrupar a nivel de subtotales, si pulsa el botón 1 sólo observará el total final, el botón 3 permite ver todos los datos de nuevo. De forma parcial puede hacerlo con el botón – para agrupar y con el botón + para expandir. Si se quiere eliminar los subtotales, seleccionar al menos una de las celdas que contienen los datos, y seleccionar la ficha Datos, del grupo Esquema y la opción Subtotales. Aparecerá una ventana de diálogo Subtotales, luego pulsar en el botón Quitar Todo.

2.20. Tablas dinámicas Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos concretos de una información global. Para crear un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, debe conectarse a un origen de datos y especificar la ubicación del informe.


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Para su utilización, se debe elegir de la ficha Insertar, grupo Tablas, la opción Tabla dinámica y seleccionar el subtipo Tabla dinámica.

Ejemplo: Se tiene la información referida a la circulación de vehículos a través de una estación de peaje. Se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento de la información a través de una herramienta de Excel, Tablas Dinámicas.

2.20.1. Crear una Tabla Dinámica La creación de una tabla dinámica se realiza a través de los siguientes pasos.

1- Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla 2- Seleccionar la ficha Insertar, grupo Tablas y opción Tabla dinámica. Aparece el cuadro:


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1° Paso: Seleccionar los datos que desea analizar

a. Hacer clic en Seleccione una tabla o rango. b. Escribir el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla. El rango de la tabla debe incluir la fila de

título.

2° Paso: Elegir dónde desea colocar el informe de tabla dinámica

Para colocar el informe de tabla dinámica en una nueva hoja que empieza por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo. Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccionar la primera celda del rango de celdas donde sea colocar el informe. a. En el ejemplo, se decidió ubicar la tabla en la misma hoja de cálculo, determinando la celda de comienzo de

ejecución de la misma.

b. Para comenzar el diseño de la tabla dinámica seleccionar los campos de la Lista de campos de tabla dinámica y luego:

Arrastrar el cuadrito de Semana a Rótulos de columna

Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Rótulos de fila

Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Valores


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Aparece la tabla dinámica diseñada. Nuestra tabla resultante es de la siguiente manera:

2.20.2. Herramientas de tabla dinámica. Al crear una tabla dinámica se activa las herramientas de tabla dinámica, Opciones y Diseño.

Dentro de la ficha Opciones tenemos los grupos de Ordenar y filtrar, Datos, Acciones, Cálculos, Herramientas y Mostrar:

Dentro de Diseño tenemos los grupos Diseño y Estilos de tabla dinámica:

Ejercicio:

Practique cada una de las opciones mostradas.


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2.20.3. Aplicar filtros a la tabla Para aplicar filtros sobre las tablas debemos de hacer clic, sobre el triángulo de cada campo que deseemos filtrar.

En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1° y 2°.

Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes y adicionalmente se desactivan las opciones –Camión- Camioneta- Moto:

La tabla quedará así:

Filtro a los campos de la Tabla


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2.20.4. Cambiar el diseño de la tabla Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla. Por ejemplo:

a. Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Rótulos de columna b. Arrastrar el cuadrito de Semana a Rótulos de fila c. Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Valores

Se obtiene el siguiente resultado:

2.21. Recomendación para resolver ejercicios Recuerde que para resolver los ejercicios en esta sesión de laboratorio, TODAS LAS CELDAS EN BLANCO DEBEN SER CALCULADAS MEDIANTE FORMULAS O FUNCIONES.


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2.23. Ejercicio Resuelto Una empresa de proyectos quiere saber si puede certificarse como "Empresa Líder 2007". Para ser una empresa líder 2007 debe tener más de 7 meses exitosos en dicho año. Por ello necesita determinar cuántos meses exitosos obtuvo. Un mes es exitoso si el promedio mensual de errores no supera 3.1 errores. Para realizar estos cálculos se cuenta con la siguiente hoja de Excel:

Se pide lo siguiente: a.- Renombre la primera Hoja con el nombre "Preg1" y presente allí una hoja de Excel como la mostrada en la figura. b.- Calcular todos los totales. c.- Calcular los valores de los promedios mensuales de errores y los porcentajes de errores por proyecto. d.- Calcular los valores de la tabla Estadísticas Generales. e.- Llenar la fila 12. Si el promedio mensual de errores no supera los 3.1 errores debe colocarse el mensaje “SI” sino debe colocarse el mensaje “NO”. f.- Complete el valor de Resultado. Si cumple con el requisito de una empresa líder debe colocarse el mensaje “Empresa Líder” sino debe colocarse el mensaje “Empresa No líder”. Solución: a.- Dar doble click sobre el nombre de la hoja “Hoja1” y renómbrela con el nombre "Preg1". b.- Para completar lo pedido debe usar solamente la función SUMA. Por ejemplo en la celda B10 debe colocar =SUMA(B5:B9) y en la celda N5 se coloca=SUMA(B5:M5). c.- Para completar los promedios mensuales de errores se debe usar la función PROMEDIO, así por ejemplo en la celda B2 debe colocar =PROMEDIO(B5:B9). Para completar los porcentajes de errores por proyecto se debe crear una fórmula haciendo uso de una celda absoluta. Así por ejemplo en la celda O5 debe colocar =N5/$N$10. Luego debe dar a la celda el formato de Número tipo porcentaje con dos decimales. d.- Para hallar la Cantidad de Proyectos por mes debe colocar =CONTARA(A5:A9). Para hallar la cantidad de meses exitosos debe colocar =CONTAR.SI(B12:M12,"SI"). e.- Para resolver lo pedido debe usar la función SI. Así por ejemplo en la celda B12 debe colocar =SI(B2<=3.1,"SI","NO"). f.- Para resolver lo pedido debe usar también la función SI. Así, en la celda correspondiente debe colocar lo siguiente: = SI(B16 > 7, "Empresa Líder","Empresa No líder")


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2.24. Ejercicios Propuestos Ejercicio1: Se cuenta con la información de empresas y el rubro al cual se dedican:

Realizar lo siguiente:

a.- Agregue una nueva columna a la tabla y colóquele el nombre de “Fecha Fin”. Calcule el valor de las celdas sumando la fecha de inicio y la duración correspondiente.

b.- Agregue una nueva columna a la tabla y colóquele el nombre de “Condición Monto”. Esta celda contendrá el resultado de evaluar la celda “Monto Facturación”, si es mayor a 1,000 dólares imprimir en la celda “Monto Excesivo” si es menor “Monto Aceptable”.

Use tablas dinámicas para: c.- Mostrar los montos totales de facturación por cada empresa, como se muestra en el cuadro:

d.- Mostrar por cada representante los montos totales facturados, como se muestra en el cuadro:


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Ejercicio 2: Se cuenta con el registro de ventas del mes de marzo de una librería:

Se desea calcular: a. Monto de diario de las ventas (celdas F4: F21). b. Cantidad de calculadoras vendidas (celda E23). Rpta: 10.

Explicación: se debe cumplir con la condición que la descripción sea igual a “calculadora” en el rango de C4:C21, luego se debe sumar todas las cantidades asociadas a esas celdas. Use una función.

c. Cantidad de precios mayores a 100 soles (celda E24). Rpta: 16.

Explicación: se debe cumplir con la condición que el precio sea mayor a 100 en el rango de celdas D4:D21, y luego se cuenta todas las celdas que cumplan con dicha condición. Use una función.


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Ejercicio 3: Equipment Corp S.A. es una empresa dedicada a la venta de productos para el mantenimiento y limpieza de equipos de alta cocina y lavandería. Para un mejor control sobre los ingresos de sus ventas, se tomaron algunos registros de ventas al azar y haciendo uso de la siguiente hoja de Excel se analizarán cómo se están manejando los porcentajes de ganancia estipulados por la empresa.

Se pide lo siguiente: a. Renombrar la primera Hoja con el nombre "RegistroVentas" y presentar allí una hoja de Excel como la

mostrada en la figura anterior. b. Calcular los valores de las Ganancias (%), los Costos Totales y las Ventas Totales. c. Calcular los totales de Cantidad, Costo Total y Venta Total. d. Calcular los valores de la tabla Estadísticas Generales. Considere como tipo de cambio: 1US$ = S/. 2.8 e. Llenar la columna M. Si la Ganancia (%) no supera el 20% debe colocarse el mensaje “En rango” sino debe

colocarse el mensaje “Excesivo”. f. En base a los datos obtenidos, generar el siguiente gráfico:

2.25. Bibliografía - Excel 2000 Expert Specialist, Aleyda Virhuez Matheus. - CURSOS DE FORMACIÓN EN INFORMÁTICA. - Curso de Bases de datos en Excel, Universidad Complutense de Madrid. - Ayuda de Microsoft Excel 2010. - Microsoft Office (http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/tipos-de-graficos-disponibles-HA010342187.aspx). Última actualización: 30 de marzo del 2015.

90.00 116.82

58.41 45.00

270.00

90.00

45.00

130.00

58.41 58.41

116.82

Nro

Venta Total por Nro 839

849

850

895

930

931

932

inf117 - material de laboratorio - sesion 01 - 2015-1

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