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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS
ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
-INEES-
MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Contenido
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 6
1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN .............................................................................................. 7
1.1 Propósitos del Manual ................................................................................................. 7
1.2 Objetivos Generales .................................................................................................... 7
1.3 Objetivos Específicos: ................................................................................................. 8
1.4 Campo de Aplicación ................................................................................................... 8
ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN .......................................................................... 9
FUNDAMENTO LEGAL .................................................................................................... 11
3.1 Otras Leyes y Normativas vigentes:......................................................................... 11
INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD............ 13
4.1 Objeto: ........................................................................................................................ 13
4.2 Funciones: .................................................................................................................. 13
4.3 Adscripción: ................................................................................................................ 13
4.4 Filosofía Institucional: ................................................................................................ 14
4.4.1 Misión .................................................................................................................. 14
4.4.2 Visión ................................................................................................................... 14
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................... 15
5.1 Organigrama Funcional ............................................................................................. 16
FUNCIONES SUSTANTIVAS .......................................................................................... 17
6.1 Dirección General ...................................................................................................... 17
6.2 Subdirección General ................................................................................................ 17
DIRECCIÓN ACADÉMICA ............................................................................................... 19
7.1 Dirección Académica ................................................................................................. 19
7.1.1 Objetivos Generales: ......................................................................................... 20
7.1.2 Objetivos Generales: ......................................................................................... 20
7.1.3 Funciones Generales: ........................................................................................ 20
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
7.1.4 Estructura Organizacional ................................................................................. 22
7.1.5 Puestos: .............................................................................................................. 23
7.2 Subdirección de Desarrollo Académico ................................................................... 24
7.2.1 Objetivos Generales........................................................................................... 24
7.2.2 Objetivos Específicos......................................................................................... 25
7.2.3 Funciones de la Subdirección ........................................................................... 25
7.3 Subdirección de Evaluación Docente ........................................................................... 26
7.3.1 Objetivo General ................................................................................................... 27
7.3.2 Objetivos Específicos ............................................................................................ 27
7.3.3 Funciones Generales ............................................................................................. 27
7.4 Subdirección de Control Académico ............................................................................. 28
7.4.1 Objetivo General ................................................................................................... 29
7.4.2 Objetivos Específicos ............................................................................................ 29
7.4.3 Funciones de la Subdirección ................................................................................ 30
7.5 Subdirección Cooperación ............................................................................................ 31
7.5.1 Objetivo General: .................................................................................................. 32
7.5.2 Objetivos Específicos: ........................................................................................... 32
7.5.3 Funciones Generales: ............................................................................................ 32
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ................................................................................... 33
8.1 Dirección Administrativa y Financiera .......................................................................... 33
8.1.1 Objetivo General ................................................................................................... 34
8.1.2 Objetivos Específicos: ........................................................................................... 34
8.1.3 Funciones Generales: ............................................................................................ 34
8.1.4 Estructura Organizacional ..................................................................................... 35
8.1.5 Puestos: ................................................................................................................ 36
8.2 Subdirección Administrativa ......................................................................................... 37
8.2.1 Objetivo General: .................................................................................................. 38
8.2.2 Objetivos Específicos: ........................................................................................... 38
8.2.3 Funciones Generales: ............................................................................................ 38
8.3 Subdirección Financiera................................................................................................ 39
8.3.1 Objetivo General: .................................................................................................. 39
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
8.3.2 Objetivos Específicos: ........................................................................................... 40
8.3.3 Funciones Generales ............................................................................................. 40
8.4 Subdirección de Recursos Humanos.............................................................................. 41
8.4.1 Objetivos Específicos: ........................................................................................... 41
8.4.2 Funciones Generales: ............................................................................................ 42
8.5 FUNCIONES DE APOYO ........................................................................................... 43
8.5.1 Dirección de Asesoría Jurídica .............................................................................. 43
8.5.2 Objetivo general:................................................................................................... 43
8.5.3 Objetivos específicos: ........................................................................................... 44
8.5.4 Funciones Generales: ............................................................................................ 44
8.6 Dirección de Informática .............................................................................................. 45
8.6.1 Objetivo General ................................................................................................... 45
8.6.2 Objetivos Específicos ............................................................................................ 46
8.6.3 Funciones Generales ............................................................................................. 46
8.7 FUNCIONES DE CONTROL ...................................................................................... 48
8.7.1 Dirección de Auditoria Interna .............................................................................. 48
8.7.2 Objetivo General: .................................................................................................. 48
8.7.3 Objetivos Específicos: ........................................................................................... 49
8.7.4 Funciones de la Dirección de Auditoría Interna: .................................................... 49
I. DESCRIPTORES DE PUESTOS ......................................................................................... 51
DIRECCIÓN GENERAL ....................................................................................................... 52
a. Director General ......................................................................................................... 52
b. Subdirector General ................................................................................................... 55
c. Asistente de la Dirección General ............................................................................ 58
DIRECCIÓN ACADÉMICA ................................................................................................... 61
a. Director Académico ................................................................................................... 62
b. Asistente Dirección Académica ................................................................................ 66
Subdirección de Desarrollo Académico .............................................................................. 69
c. Subdirector de Desarrollo Académico...................................................................... 69
d. Asistente de la Subdirección de Desarrollo Académico ......................................... 73
e. Jefe del Departamento de Desarrollo Curricular ..................................................... 76
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
f. Analista del Departamento de Desarrollo Curricular .............................................. 80
g. Jefe del Departamento de Desarrollo de NTIC Aplicados a la Educación ........... 83
Subdirección de Evaluación Docente .................................................................................. 86
h. Subdirector de Evaluación Docente ......................................................................... 86
i. Asistente de la Subdirección de Evaluación Docente ............................................ 90
j. Jefe de Departamento de Evaluación de Planes y Currículo ................................ 94
k. Analista del Departamento de Evaluación de Planes y Currículo ......................... 97
l. Jefe del Departamento de Evaluación y Formación Docente ...............................100
Subdirección de Control Académico ..................................................................................103
m. Subdirector de Control Académico ......................................................................103
n. Asistente de la Subdirección de Control Académico .............................................106
o. Jefe del Departamento de Registro Académico .....................................................109
p. Analista del Departamento de Registro Académico ..............................................112
q. Jefe del Departamento de Certificación y Acreditación .........................................115
Subdirección de Cooperación .............................................................................................118
r. Subdirector de Cooperación ....................................................................................118
s. Asistente de la Subdirección de Cooperación........................................................122
t. Jefe del Departamento de Coordinación y Enlace.................................................125
u. Analista del Departamento de Coordinación y Enlace ..........................................128
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS .........................................................................................131
Dirección Administrativa y Financiera ................................................................................131
a. Director Administrativo y Financiero ...........................................................................131
b. Asistente de la Dirección Administrativa y Financiera .................................................135
Subdirección Administrativa ...................................................................................................138
c. Subdirector Administrativo ..........................................................................................138
d. Asistente de la Subdirección ........................................................................................143
e. Jefe del Departamento de Compras ..............................................................................146
f. Analista del Departamento de Compras........................................................................149
g. Jefe del Departamento de Inventarios ...........................................................................152
h. Jefe del Departamento de Almacén ..............................................................................155
i. Jefe del Departamento de Servicios Generales .............................................................158
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
j. Secretaria Recepcionista ..............................................................................................162
k. Piloto ...........................................................................................................................165
l. Conserje ......................................................................................................................168
m. Mensajero ................................................................................................................171
Subdirección Financiera ..........................................................................................................174
n. Subdirector Financiero .................................................................................................174
o. Asistente de la Subdirección Financiera .......................................................................179
p. Jefe del Departamento de Tesorería..............................................................................182
q. Analista del Departamento de Tesorería .......................................................................186
r. Jefe del Departamento de Presupuesto .........................................................................189
s. Jefe del Departamento de Contabilidad ........................................................................193
Subdirección de Recursos Humanos ........................................................................................198
t. Subdirector de Recursos Humanos ...............................................................................198
u. Asistente de la Subdirección de Recursos .....................................................................202
v. Jefe del Departamento de Admisión .............................................................................205
w. Analista del Departamento de Admisión ......................................................................208
x. Jefe del Departamento de Gestión ................................................................................211
FUNCIONES DE APOYO........................................................................................................215
Dirección de Asesoría Jurídica ...........................................................................................216
a. Dirección de Asesoría Jurídica .....................................................................................216
b. Asistente de la Dirección de Asesoría Jurídica .............................................................219
Dirección de Informática ......................................................................................................222
a. Director de Informática ................................................................................................222
b. Analista de Informática ................................................................................................225
FUNCIONES DE CONTROL.....................................................................................................228
Dirección de Auditoría Interna ................................................................................................228
a. Director de Auditoría Interna .......................................................................................228
b. Asistente de la Dirección de Auditoría Interna .............................................................232
GLOSARIO DE TÉRMINOS..............................................................................................235
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
INTRODUCCIÓN
El presente manual de Organización y Funciones, contiene esencialmente la estructura
organizacional y la descripción de las funciones de todos los puestos del INEES. Su valor
se fundamenta en la veracidad y actualización de la información; por lo que requerirá de
revisiones periódicas para mantenerlo al día, registrando los cambios que se presenten en
la institución.
Este manual servirá a las autoridades Institucionales, como herramienta para facilitar la
toma de decisiones en materia de planificación, organización, administración de personal,
dirección y control de las funciones académicas y administrativas; así mismo a los
empleados les servirá de orientación para conocer el funcionamiento del INEES, así como
de guía para el desempeño de sus respectivas funciones y la estructura, jerarquía y la
interrelación de las unidades administrativa que conforman las Direcciones
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN
El Manual fue elaborado conforme a Principios y Normas de Organización, con el
propósito de definir la estructura organizacional, las relaciones, responsabilidades y
funciones de cada unidad del Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad
INEES.
Su finalidad es contar con un instrumento que permita a las autoridades y personal del
INEES, conocer como está organizada la Institución.
1.1 Propósitos del Manual
Plasmar en un instrumento técnico, la descripción de las funciones específicas,
responsabilidades y líneas de mando en la organización.
Brindar a la Institución lineamientos organizacionales para el mejoramiento de
sus actividades.
Crear una herramienta que facilite la comprensión organizacional a los
colaboradores.
Proporcionar información a las autoridades y colaboradores sobre sus funciones
y ubicación dentro de la estructura general, así como las interrelaciones formales
que correspondan.
1.2 Objetivo General
Contar con una visión general de la estructura organizacional y la descripción de las
funciones y atribuciones en las unidades administrativas.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
1.3 Objetivos Específicos:
Servir para orientar al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las
distintas unidades.
Disminuir la duplicidad de actividades y así evitar la repetición de instrucciones.
Coadyuvar a la correcta ejecución de las tareas y la relación que éstas tengan con
otros puestos propiciando así la uniformidad del trabajo.
1.4 Campo de Aplicación
Este manual es aplicable para todas las unidades administrativas que conforman el
Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad –INEES-.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN
En el año 2008 se creó el Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad –INEES-
según el Decreto No. 18-2008 del Congreso de la República cuyo objetivo está establecido
en el Articulo No. 17 de dicha Ley. Este Instituto inicia actividades en mayo de 2011, de
conformidad con lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No. 166-2011 de fecha 31 de
mayo de 2011, el que fue reformado por el Acuerdo Gubernativo No. 174-2012 de fecha
9 de agosto de 2012.
El INEES es un ente adscrito al Consejo Nacional de Seguridad, quien girará los
lineamientos que dicho Instituto deba cumplir con relación a los planes y programas
educativos de excelencia que deberán implementarse en todos los Comandos, Academias,
Institutos y Escuelas de Educación y Centros o Departamentos de Capacitación del
Sistema Nacional de Seguridad.
Punto de partida del que hacer del INEES, parte del cumplimiento de la obligación del
Estado de Guatemala de brindar seguridad y certeza jurídica a los guatemaltecos
proveyéndole de servidores públicos que presten un servicio eficaz, eficiente y transparente
en temas de seguridad nacional, que están a cargo de las dependencias que integran el
Sistema Nacional de Seguridad.
Instituciones que en forma coordinada unificarán esfuerzos para que respetándose las
respectivas competencias cumplan con la función esencial de resguardar la integridad, la
vida y los bienes de los guatemaltecos con un servicio de primera calidad, con la cual
responde a las demandas de la población en las distintas situaciones que se presenten.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Consejo Nacional de Seguridad
La Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad indica que el Consejo Nacional de
Seguridad en su calidad de máxima autoridad del Sistema Nacional de Seguridad, se
constituye en el órgano de carácter permanente y de coordinación, responsable de definir
y mantener actualizada la Política Nacional de Seguridad y estrategias en los ámbitos de
funcionamiento. El presidente de la República en la toma de decisiones en materia de
seguridad, se asesorará del Consejo.
Sistema Nacional de Seguridad
La Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, se crea el Sistema Nacional de Seguridad
como el marco institucional, instrumental y funcional del que dispone el Estado para hacer
frente a los desafíos que se le presenten en materia de seguridad, mediante acciones de
coordinación interinstitucional al más alto nivel y sujeta a controles democráticos.
Comprende los ámbitos de seguridad interior y exterior.
La finalidad del Sistema Nacional de Seguridad lo constituye el fortalecimiento de las
instituciones del Estado, la prevención de los riesgos, el control de las amenazas y la
reducción de las vulnerabilidades que impidan al Estado cumplir con sus fines. Estas
actividades tienen la finalidad de contribuir a la seguridad y defensa de la Nación, la
protección de la persona humana y el bien común; y, establecer las responsabilidades de
las entidades componentes del Sistema Nacional de Seguridad, así como regular las
relaciones interinstitucionales en función de sus áreas de competencia.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
FUNDAMENTO LEGAL
El INEES encuentra su fundamento legal en la Ley Marco del Sistema Nacional de
Seguridad decreto 18-2008, Artículo 17, “INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS
ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD”
Se crea el Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad, que es el marco
institucional, instrumental y funcional que el Estado dispone para formar, profesionalizar y
especializar el recurso humano idóneo en el ámbito de la seguridad de la Nación.
El INEES estará adscrito al Consejo Nacional de Seguridad y atenderá los asuntos que éste
le asigna en materia de formación, profesionalización y especialización.
Asimismo, coordina con otras instituciones nacionales y extranjeras, programas de
formación, profesionalización y especialización.
3.1 Otras Leyes y Normativas vigentes:
Constitución Política de la República de Guatemala;
Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República; y su Reglamento,
Acuerdo Gubernativo No. 18-98;
Código de Trabajo de la República de Guatemala; Decreto 1441 del Congreso de la
República de Guatemala.
Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos,
Decreto 89-202 del Congreso de la República, y sus reformas;
Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002 del Congreso
de la República y sus reformas y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 319-
2003;
Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República y
sus reformas y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 122-2016 del 15 de junio de
2016.
Ley del Impuesto Sobre la Renta, Decreto No. 26-92 y sus reformas; y; su
Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 206-2004;
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Plan Anual de Salarios y Otras Asignaciones Monetarias para cada ejercicio fiscal;
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad, y su reglamento, Acuerdo
Gubernativo número 166-2011 de fecha 30 de mayo de 2011;
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97 del Congreso de la República y sus
reformas; y, su reglamento, Acuerdo Gubernativo número 240-98; y,
Leyes, Reglamentos y demás disposiciones aplicables a la administración pública.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN
SEGURIDAD
De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional
de Seguridad, Acuerdo Gubernativo No. 166-2011, de fecha 30 de mayo de 2011,
reformado por el Acuerdo Gubernativo No. 174-2012, de fecha 9 de agosto de 2012, se
establece lo siguiente:
4.1 Objeto:
El Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad, que podrá denominarse
indistintamente como INEES, es de acuerdo con la Ley marco institucional, instrumental y
funcional la institución que el Estado dispone para formar, profesionalizar y especializar el
recurso humano idóneo en el ámbito de la seguridad de la Nación. (Artículo 43)
4.2 Funciones:
El Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad tiene como principales
funciones: a) Dirigir y coordinar las diferentes instituciones de enseñanza del Estado en
materia de seguridad. b) Impulsar programas de diplomados, licenciaturas, maestrías y
doctorados. c) Coordinar con otras instituciones nacionales y extranjeras, programas de
formación, profesionalización y especialización.
4.3 Adscripción:
El Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad estará adscrito al Consejo
Nacional de Seguridad y atenderá los asuntos que éste le asigne en materia de formación,
profesionalización y especialización del recurso humano idóneo en el ámbito de la
seguridad de la Nación. (Artículo 45).
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
4.4 Filosofía Institucional:
4.4.1 Misión
Somos la institución que el Estado de Guatemala dispone para dirigir y coordinar a las
instituciones públicas de enseñanza en materia de seguridad, impulsando la formación,
profesionalización y especialización del recurso humano idóneo en el ámbito de la
Seguridad de la Nación, optando a alianzas con organizaciones internacionales.
4.4.2 Visión
Ser la institución del Estado de Guatemala reconocida a nivel nacional e internacional, por
el alto nivel académico en la formación de especialistas en materia de Seguridad de la
Nación, cumpliendo con los objetivos establecidos por el Consejo Nacional de Seguridad,
aportando con ello al desarrollo del país en la realización del bien común.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
De acuerdo al Decreto número 18-2008 del Congreso de la República, Ley Marco del Sistema
Nacional de Seguridad, fue creado el Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad.
Para el cumplimiento de su objetivo y funciones, el Instituto Nacional de Estudios Estratégicos
en Seguridad se estructura de acuerdo al Artículo 46, Acuerdo Gubernativo Número 166-2012,
reformado por el Acuerdo Gubernativo Número 174-2012, se estructura de la siguiente
manera:
De acuerdo al Capítulo IV, Dirección Académica, Artículo 52, Acuerdo Gubernativo Número
166-2011, reformado por el Acuerdo Gubernativo Número 174-2012.
1. Funciones Sustantivas:
1.1. Dirección General ,
1.1.1. Director General, y
1.1.2. Subdirector General,
1.2. Dirección Académica:
1.2.1. Subdirección de Desarrollo Académico,
1.2.2. Subdirección de Evaluación Docente,
1.2.3. Subdirección de Control Académico; y,
1.2.4. Subdirección de Cooperación
2. Funciones Administrativas:
2.1. Dirección Administrativa y Financiera;
2.1.1. Subdirección Administrativa;
2.1.2. Subdirección Financiera; y,
2.1.3. Subdirección de Recursos Humanos,
3. Funciones de Apoyo:
3.1. Dirección de Asesoría Jurídica; y
3.2. Dirección de Informática.
4. Funciones de Control:
4.1 Dirección de Auditoría Interna.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
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Código: MO-001
5.1 Organigrama Funcional
Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad
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Código: MO-001
FUNCIONES SUSTANTIVAS
6.1 Dirección General
Acuerdo Gubernativo No.166-2011, Reformado por el Acuerdo Gubernativo No. 174-2012
“Artículo 47. Dirección General: La Dirección General es la máxima autoridad administrativa
y financiera y de personal del INEES. Estará a cargo de un Director General que será
nombrado por el presidente de la República de entre los miembros de una terna que para
el efecto le presente el Consejo Nacional de Seguridad –CNS-. Le corresponden las
atribuciones siguientes:
a) Representar legalmente al INEES;
b) Desarrollar las labores técnicas, administrativas y presupuestarias necesarias para
el funcionamiento del Instituto;
c) Rendir cuentas conforme a la Ley de todo lo actuado por la Dirección General y por
el INEES al Presidente de la República y el Consejo Nacional de Seguridad;
d) Suscribir los convenios, contratos, pactos o acuerdos relacionados con el objeto del
INEES;
e) Conocer, aprobar o improbar, el presupuesto anual y su ejecución; y
f) Informar anualmente al Consejo Nacional de Seguridad –CNS-, en la primera
quincena del mes de diciembre, por medio de la Secretaría Técnica, de las
actividades realizadas por el INEES”.
6.2 Subdirección General
“Artículo 48. Subdirección General. La Subdirección General del INEES estará a cargo de
un Subdirector General. El nombramiento de éste lo hará el Presidente de la República a
propuesta del Director General del Instituto. Tendrá las funciones siguientes:
a) Sustituir al Director General en caso de ausencia temporal, y si la ausencia se vuelve
definitiva continuará en funciones hasta que el Presidente de la República nombre
al nuevo Director General;
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
b) En casos de alejamiento temporal de la sede del INEES o imposibilidad material del
Director General, podrá firmar documentación oficial de naturaleza administrativa
para mantener la viabilizarían eficiente y eficaz de los asuntos institucionales dando
cuenta inmediatamente al Director General de lo actuado;
c) Coordinar el Consejo Académico Interinstitucional;
d) Apoyar a la Dirección General en todas las acciones relacionadas al buen
funcionamiento del INEES; y
e) Atender los asuntos que le designe el Director General.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
DIRECCIÓN ACADÉMICA
7.1 Dirección Académica
Director Académico
Asistente DAC
Subdirector de Evaluación Docente
Subdirector de Control Académico
Subdirector de Desarrollo Académico
Subdirector de Cooperación
Asistente de la Subdirección de Desarrollo Académico
Jefe del Departamento de Desarrollo Curricular
Jefe del Departamento de Desarrollo NTIC aplicados a
educación
Analista de Desarrollo Curricular
Asistente de la Subdirección de Evaluación Docente
Jefe del Departamento de
Evaluación de Planes y Currículo
Jefe del Departamento de Evaluación y Formación
Docente
Analista del Departamento de Evaluación de Planes y
Currículo
Asistente de la Subdirección de Control Académico
Jefe del Departamento de Registro Académico
Jefe del Departamento de Certificación y Acreditación
Analista del Departamento de
Control Académico
Jefe del Departamento de Coordinación y Enlace
Analista del Departamento de
Cooperación
Asistente de la Subdirección de Cooperación
La Dirección Académica es la encargada de planificar, coordinar y ejecutar los planes,
políticas y estrategias para la elaboración, evaluación, revisión y dictamen de los contenidos
curriculares actuales, y proyectos, desarrollo curriculares futuros a todo nivel, así como de
la ampliación, actualización, renovación y mejoramiento del personal docente y académico
de los proyectos y programas de investigación académica y docente dentro del Sistema
Nacional de Seguridad y de su acreditación; manteniendo comunicación, coordinación,
cooperación y enlace con las entidades, instituciones y organizaciones públicas o privadas,
nacionales o extranjeras, relacionadas con el tema.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
7.1.1 Objetivos Generales:
1. Planificar, coordinar, ejecutar, evaluar y controlar los planes, políticas y estrategias
para la elaboración de proyectos educativos del INEES.
2. Obtener el apoyo financiero de las instituciones nacionales y la cooperación de
organismos internacionales para el desarrollo de los proyectos y programas
educativos del INEES con el tema.
7.1.2 Objetivos Generales:
3. Planificar, coordinar, ejecutar, evaluar y controlar los planes, políticas y estrategias
para la elaboración de proyectos educativos del INEES.
4. Obtener el apoyo financiero de las instituciones nacionales y la cooperación de
organismos internacionales para el desarrollo de los proyectos y programas
educativos del INEES
7.1.3 Funciones Generales:
1. Promover, supervisar, evaluar y dictaminar sobre la investigación de carácter
académico dentro del ámbito del INEES;
2. Promover, supervisar, evaluar y dictaminar sobre la aplicación actual y futura de
nuevas tecnologías informáticas y de las comunicaciones para la educación,
formación, capacitación y entrenamiento dentro del ámbito del INEES;
3. Procurar el fortalecimiento de los cuerpos académicos y docentes a través de
programas de formación y actualización;
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4. Procurar la creación, ampliación, actualización y renovación de los planes y
programas de estudio, brindando asesoría curricular, supervisando la aplicación,
evaluando y dictaminando en términos de la orientación técnica y normativa para la
evaluación de las existentes y la elaboración de nuevas propuestas;
5. Promover la formación, superación y actualización docente a través de lineamientos
de formación didáctica y pedagógica, técnica y científica;
6. Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades que permitan el desarrollo
académico del personal docente;
7. Elaborar y difundir los lineamientos teórico-metodológicos para la planeación,
desarrollo y evaluación curriculares;
8. Establecer procesos de investigación y desarrollo académico en los ámbitos de
formación docente, comunicación y orientación educativa;
9. Evaluar los planes de estudio y programas existentes y evaluar y dictaminar sobre
todas las nuevas propuestas;
10. Coordinar y dictaminar sobre la investigación, diseño, evaluación y utilización de
materiales didácticos;
11. Participar en la elaboración, evaluación y dictamen de convenios relacionados con
la actualización y superación del personal docente;
12. Asesorar el diseño, elaboración y ejecución de los planes, políticas y estrategias
para la medición, registro y evaluación del rendimiento laboral cuantitativo y
cualitativo de los catedráticos, docentes, instructores, capacitadores, facilitadores y
demás personal involucrado en la formación, capacitación, profesionalización y
educación dentro del Sistema Nacional de Seguridad, así como de su acreditación;
13. Mantener la comunicación, coordinación, cooperación y enlace con las entidades,
instituciones y organizaciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras,
relacionadas con el tema;
14. Planificar, coordinar y ejecutar los planes, políticas y estrategias aplicadas al flujo
de toda información relativa a las actividades académicas, docentes, educativas, de
capacitación e instrucción de todo tipo, su monitoreo, registro y evaluación así
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como de su acreditación y certificación, Incluyendo notas o resultados, asistencia,
rendimiento y permanencia;
15. Sostener la comunicación, coordinación, cooperación y enlace con las entidades,
instituciones y organizaciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras,
relacionadas con el tema; y,
16. Controlar, evaluar y dictaminar sobre la acreditación de resultados y el sistema de
créditos existente o futuro dentro del ámbito del INEES.
7.1.4 Estructura Organizacional
1. Dirección Académica
1.1. Subdirección de Desarrollo Académico
1.2. Departamento de Desarrollo Curricular
1.3. Departamento de Desarrollo NTIC Aplicados a la Educación
2. Subdirección de Evaluación Docente
2.1. Departamento de Evaluación de Planes y Currículo
2.2. Departamento de Evaluación y Formación Docente
3. Subdirección de Control Académico
3.1. Jefe de Registro Académico
3.2. Jefe de Certificación y Acreditación
4. Subdirección de Cooperación
4.1. Departamento de Coordinación y Enlace
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7.1.5 Puestos:
PUESTO NOMINAL PUESTO FUNCIONAL
Dirección Académica
Director Ejecutivo III Director Académica
Asistente Profesional II Asistente de la Dirección Académica
Subdirección de Desarrollo Académico
Subdirector Ejecutivo II Subdirector de Desarrollo Académico
Asistente Profesional I Asistente de Desarrollo Académico
Asesor Profesional Especializado IV Jefe del Departamento de Desarrollo Curricular
Jefe del Departamento de Contabilidad
Profesional III Jefe del Departamento de Desarrollo NTIC Aplicados a la Educación.
Subdirección de Evaluación Docente
Subdirector Ejecutivo II Subdirector de Evaluación Docente
Asistente Profesional I Asistente de la Subdirección de Evaluación Docente
Asesor Profesional Especializado IV Jefe del Departamento de Evaluación de Planes y Currículo
Jefe del Departamento de Evaluación y Formación Docente
Profesional III Analista del Departamento de Evaluación de Planes y Currículo.
Subdirección de Control Académico
Subdirector Ejecutivo II Subdirector de Control Académico
Asistente Profesional I Asistente de la Subdirección de Control Académico
Asesor Profesional Especializado IV Jefe del Departamento de Registro Académico
Jefe del Departamento de Certificación y Acreditación
Profesional III Analista del Departamento de Registro Académico
Subdirección de Control Académico
Subdirector Ejecutivo II Subdirector de Cooperación
Asistente Profesional I Asistente de la Subdirección de Cooperación
Asesor Profesional Especializado IV Jefe del Departamento de Coordinación y Enlace
Profesional III Analista del Departamento de Coordinación y Enlace
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
7.2 Subdirección de Desarrollo Académico
La Subdirección de Desarrollo Académico es la unidad responsable del diseño, ampliación,
actualización e implementación de los currículos para el Desarrollo Profesional del recurso
humano del Sistema Nacional de Seguridad, por medio de propuestas innovadoras
fundamentadas en el resultado de investigaciones, en las cuales se integren las Nuevas
Tecnologías de Información y Comunicación –NTIC`s-. Está conformada por los
departamentos siguientes:
a) Desarrollo Curricular
b) Desarrollo de Nuevas Tecnologías Informáticas de Comunicación –NTIC- aplicados a
la Educación.
7.2.1 Objetivos Generales
1. Diseñar, asesorar y desarrollar la creación, ampliación, actualización y renovación de
los currículos de desarrollo profesional que promueve el INEES y de las instituciones
educativas del SNS que se adhieran al mismo.
Subdirector de
Desarrollo Académico
Asistente de la DAC
Jefe del Departamento
de Desarrollo Curricular
Jefe del Departamento
de Desarrollo NTIC
aplicados a educación
Analista de Desarrollo
Curricular
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
2. Promover, supervisar, evaluar y dictaminar la aplicación de nuevas tecnologías
informáticas y de comunicación para la educación, dentro del ámbito del INEES y de las
instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad, que se adhieran al mismo.
7.2.2 Objetivos Específicos.
1. Diseñar los currículos de desarrollo profesional (formación, especialización y
profesionalización) que tiene programados el INEES y de las instituciones educativas
del SNS que se adhieran al mismo.
2. Actualizar los currículos de desarrollo profesional (formación, especialización y
profesionalización) que desarrolla el INEES. y de las instituciones educativas del SNS
que se adhieran al mismo.
3. Revisar los currículos de desarrollo profesional (formación, especialización y
profesionalización) que tiene programados otras instituciones educativas del SNS que
se adhieran al mismo.
4. Promover acciones de investigación educativa que proporcionen insumos para la
creación, actualización y mejoramiento de los currículos de desarrollo profesional.
5. Desarrollar programas curriculares que integren las nuevas tecnologías informáticas y
de comunicación para el desarrollo profesional dentro del ámbito del INEES y de las
instituciones educativas del SNS que se adhieran al mismo.
7.2.3 Funciones de la Subdirección
1. Elaborar propuesta curricular para el desarrollo profesional, del recurso humano del
INEES y de las instituciones educativas del SNS que se adhieran al mismo, con base
en lo establecido en el Modelo Educativo “Tecnocracia para la Seguridad” propuesto
por el INEES.
2. Desarrollar Investigación teórica que responda al Modelo Educativo “Tecnocracia para
la Seguridad ” propuesto por del INEES,
3. Desarrollar los componentes de los currículos de los Cursos, Seminarios, Diplomados,
Licenciaturas, Maestrías o Doctorados.
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Código: MO-001
4. Ejecutar el plan curricular, así como el monitoreo y evaluación de los aprendizajes.
5. Implementar de las NTIC en los programas educativos del INEES y de las instituciones
educativas del SNS que se adhieran al mismo.
6. Desarrollar materiales educativos que respondan al modelo establecido.
7.3 Subdirección de Evaluación Docente
La Subdirección de Evaluación Docente es responsable de la evaluación del personal que
imparte docencia; y de la evaluación curricular de los cursos de especialización, diplomados
y seminarios que forman parte de la Agenda Académica de la Institución.
Para el cumplimiento de sus funciones, objetivos y metas cuenta a su cargo con los
departamentos:
Evaluación y Formación Docente.
Evaluación de Planes y Currículo.
Subdirector de Evaluación Docente
Asistente de la Subdirección de
Evaluación Docente
Jefe del Departamento de Evaluación de Planes y
Currículo
Jefe del Departamento de Evaluación y Formación
Docente
Analista del
Departamento de Evaluación de Planes y
Currículo
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Código: MO-001
7.3.1 Objetivo General
Evaluar los planes y programas educativos, monitorear el desarrollo de la actividad docente,
de la Agenda Educativa del INEES y de las Instituciones educativas del Sistema Nacional
de Seguridad adheridas al INEES.
7.3.2 Objetivos Específicos
1. Evaluar las actividades académicas de los docentes.
2. Proponer un cuerpo de docentes para las acciones académicas del INEES.
3. Desarrollar los procesos de evaluación de planes y currículo que permitan su
mejoramiento y actualización.
7.3.3 Funciones Generales
1. Conformación de cuerpos docentes con las Instituciones que integran el Sistema
Nacional de Seguridad adheridas al – INEES-.
2. Evaluar la actividad docente en los programas de formación y actualización que
desarrolla el –INEES- con base en el Modelo Educativo del Instituto.
3. Ejecutar programas de evaluación de los planes de enseñanza aprendizaje y Currículo
según lo establecido por el INEES.
4. Realizar actualizaciones al sistema de Evaluación de planes enseñanza-aprendizaje y
currículo del INEES.
5. Generar las directrices y políticas para establecer el reglamento de Evaluación
Académica del INEES.
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
7.4 Subdirección de Control Académico
La Subdirección de Control Académico es responsable de desarrollar procesos de
registro y certificación académica, que permiten la toma de decisiones gerenciales con
base a información fiable y segura de productos académicos brindados por el Instituto
Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad.
Para el cumplimiento de sus funciones se ha estructurado con las siguientes jefaturas:
a) Departamento de Certificación y Acreditación.
b) Departamento de Registro Académico.
Subdirector de Control
Académico
Asistente de la
Subdirección de
Control Académico
Jefe del Departamento
de Registro Académico
Jefe del Departamento
de Certificación y
Acreditación
Analista del
Departamento de
Control Académico
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
7.4.1 Objetivo General
Desarrollar procesos orientados a mantener registros oportunos y efectivos
de las Actividades Académicas del Instituto, que sean de utilidad para generar
información fiable de los procesos realizados, en beneficio del cumplimiento de los
objetivos institucionales y el servicio a los usuarios.
7.4.2 Objetivos Específicos
1. Mantener control y custodia de los datos derivados de la participación
de servidores públicos, con la finalidad de ofrecer certeza al Instituto de la
información que respalda los procesos ejecutados por la Dirección Académica.
2. Elaborar documentos de certificación que amparen la participación y
cumplimiento de los requisitos definidos por Instituto Nacional de Estudios
Estratégicos en Seguridad para la aprobación, participación, vinculación o
relación con los Programas Académicos.
3. Dar cumplimiento a normativas y procedimientos de Control Académico,
certificación y acreditación en los procesos requeridos o encomendados a la
subdirección como respaldo de la Carrera Académica del Sistema Nacional de
Seguridad.
4. Impulsar la creación de una base de datos confiable, segura y efectiva, que
pueda mantener los registros de las personas que han asistido o se han
incorporado a los programas desarrollados por el Instituto Nacional de Estudios
Estratégicos en Seguridad.
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
7.4.3 Funciones de la Subdirección
1. La subdirección planifica y coordina estrategias para el registro, control,
acreditación y certificación de los participantes en los procesos de formación y
profesionalización implementados por el Instituto Nacional de Estudios
Estratégicos en Seguridad.
2. Realiza el proceso de Registro Académico en base a los procedimientos
correspondientes, en cumplimiento de las normativas específicas de registro y por
medio de los documentos desarrollados para el efecto.
3. Garantiza la custodia de los registros que dan fe de la realización de la realización
de actividades académicas y vela por la disponibilidad de la información de acuerdo
a las necesidades establecidas por la Dirección Académica.
4. Certifica la realización o participación en actividades académicas del Instituto por medio de los documentos aprobados por la Dirección Académica para el efecto.
5. Acredita la participación y cumplimiento de la normativa establecida para las
actividades académicas del Instituto
6. Diseña y administra la base de datos en formato electrónico para el registro de los
datos de participación y rendimiento , en las actividades académicas del Instituto
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
7.5 Subdirección Cooperación
La Subdirección de Cooperación es responsable de aplicar estrategias para la búsqueda
de los recursos con entidades nacionales e internacionales, a través de Convenios y Cartas
de Entendimiento, entre el Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad –
INEES- y los Cooperantes; con el objetivo de ejecutar lo establecido en la Agenda
Académica del INEES. Así mismo realizar tareas relacionadas con promoción de las
Relaciones Inter-institucionales, para contribuir en la construcción de una “Institucionalidad
de máximo nivel”.
Subdirector de
Cooperación
Jefe del Departamento
de Coordinación y
Enlace
Analista del
Departamento de
Cooperación
Asistente de la
Subdirección de
Cooperación
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
7.5.1 Objetivo General:
Ampliar la capacidad de cobertura institucional del INEES para las capacidades de atención
al recurso humano del SNS.
7.5.2 Objetivos Específicos:
1. Obtener recursos con entidades nacionales e internacionales, para la
implementación de programas de profesionalización y especialización dirigidos a los
integrantes del Sistema Nacional de Seguridad.
2. Promover la realización de convenios interinstitucionales para la ejecución de
programas de desarrollo profesional.
3. Integrar una red de contactos interinstitucionales para la coordinación de
cooperación y cumplimiento de la agenda académica.
7.5.3 Funciones Generales:
1. Establecer, los canales de relación formal con las instituciones cooperantes,
instituciones y organizaciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras,
relacionadas con la cooperación, que puedan dar apoyo para la generación y
ejecución de proyectos del INEES.
2. Impulsar los convenios y cartas de entendimiento para el desarrollo y
funcionamiento del modelo educativo vigente.
3. Acompañar el proceso de la elaboración de convenios o cartas de entendimiento
para el cumplimiento de la Agenda Académica del INEES.
4. Dar seguimiento a la ejecución de proyectos gestionados e implementados con el
apoyo de otras instituciones nacionales o internacionales.
5. Supervisar y coordinar las funciones protocolarias del INEES.
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Código: MO-001
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
8.1 Dirección Administrativa y Financiera
Director General
Subdirector Administrativo
Dirección Administrativa y
Financiera
Asistente de la DAF
Subdirector de Recursos Humanos
Asistente de la
Subdirección de Recursos Humanos
Jefe del
Departamento de Admisión
Jefe del
Departamento de Gestión
Analista del
Departamento de Admisión
Asistente de la Dirección General
Subdirector Administrativo
Asistente de la Subdirección
Administrativa
Subdirector Financiero
Asistente de la Subdirección
Financiera
Jefe del
Departamento de Presupuesto
Jefe del
Departamento de Contabilidad
Jefe del
Departamento de Tesorería
Analista del
Departamento de Tesorería
Jefe del
Departamento de Inventarios
Jefe del
Departamento de Almacén
Jefe del
Departamento de Compras
Jefe del
Departamento de Servicios Generales
Analista del
Departamento de Inventarios
Secretaria Recepcionista
Conserje
Mensajero
Piloto
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Es la responsable de gestión administrativa y financiera, formulando, estableciendo y ejecutando
políticas y estableciendo estrategias que permitan una adecuada gestión, manejo y control del
personal y de los recursos institucionales, suministrando a todas las unidades administrativas
que conforman el INEES los servicios que se requieran para el cumplimiento de sus funciones,
estableciendo para el efecto los procedimientos y normas parar garantizar su cumplimiento.
8.1.1 Objetivo General
Planificar, organizar, dirigir y supervisar todas las actividades administrativas y financieras de la
Institución, garantizando la correcta distribución y el buen uso de los recursos humanos
materiales y financieros.
8.1.2 Objetivos Específicos:
1. Velar por la correcta determinación y ejecución del presupuesto del INEES.
2. Administrar eficientemente los recursos humanos y financieros asignados al INEES,
considerando lo estipulado en los reglamentos y leyes aplicables en materia
presupuestaria, fiscal y de transparencia.
3. Verificar la optimización de los recursos humanos, financieros y materiales, por
medio de la aplicación de técnicas administrativas adecuadas a las circunstancias y
a las necesidades de la Institución.
8.1.3 Funciones Generales:
1. Ordenar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades administrativas y
financieras de la Institución.
2. Asegurar el funcionamiento de control interno administrativo y financiero, en base a
lo establecido y aprobado por la Dirección General.
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Código: MO-001
3. Dar seguimiento a la ejecución de planes, programas y proyectos institucionales,
relacionados con el área administrativa y financiera instruyendo a donde
corresponda la adopción de medidas preventivas y correctivas.
4. Implementar y sistematizar la estructura interna de la Institución, que se establezca
para la prestación de servicios eficientes y eficaces.
5. Integrar y presentar ante a la Dirección General el Plan Operativo Anual de la
Institución.
6. Dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento y desarrollo de las Subdirecciones
que conforman la Dirección Administrativa y Financiera.
7. Interactuar con las otras Direcciones para que el INEES opere de manera eficiente,
debiendo considerar todas las decisiones que tengan implicaciones administrativas
y financieras.
8.1.4 Estructura Organizacional
1. Dirección Administrativa y Financiera
1.1. Subdirección Financiera
1.1.1. Departamento de Tesorería 1.1.2. Departamento de Contabilidad 1.1.3. Departamento de Presupuesto
1.2. Subdirección Administrativa
1.2.1. Departamento de Compras 1.2.2. Departamento de Inventarios 1.2.3. Departamento de Almacén 1.2.4. Departamento de Servicios Generales
1.3. Subdirección de Recursos Humanos
1.3.1. Departamento de Gestión 1.3.2. Departamento de Admisión
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Código: MO-001
8.1.5 Puestos:
PUESTO NOMINAL PUESTO FUNCIONAL
Dirección Administrativa y Financiera
Director Ejecutivo II Director Administrativo y Financiero
Asistente Profesional II asistente de la dirección administrativa y financiera
Subdirección Financiera
Subdirector Ejecutivo II Subdirector de la Subdirección Financiera
Asistente Profesional I Asistente de la Subdirección Financiera
Asesor Profesional Especializado IV
Jefe del Departamento de Presupuesto
Jefe del Departamento de Contabilidad
Jefe del Departamento de Tesorería
Profesional III Analista del Departamento de Tesorería
Subdirección Administrativa
Subdirector Ejecutivo II Subdirector de la Subdirección Administrativa
Asistente Profesional I Asistente de la Subdirección Administrativa
Asesor Profesional Especializado IV
Jefe del Departamento de Compras
Jefe del Departamento de Inventario
Jefe del Departamento de Almacén
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Profesional III Analista del Departamento de Inventarios
Secretario Ejecutivo I Secretaría Recepcionista
Trabajador Especializado III Piloto
Trabajador Operativo IV Conserje (2)
Trabajador Operativo IV Mensajero
Subdirector de Recursos Humanos
Subdirector Ejecutivo II Subdirector de la Subdirección de Recursos Humanos
Asistente Profesional I Asistente de la Subdirección de Recursos Humanos
Asesor Profesional Especializado IV Jefe del Departamento Gestión
Jefe del Departamento de Admisión.
Profesional III Analista del Departamento de Admisión
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Código: MO-001
8.2 Subdirección Administrativa
La Subdirección Administrativa es la encargada de planificar, organizar, dirigir y controlar,
todas las actividades que contribuyan al buen funcionamiento operativo y administrativo de
la Institución, apoya todas las unidades administrativas que la integran suministrando los
recursos materiales que requieran y en consecuencia optimizar el uso de los mismos
supervisando la correcta custodia y control.
Compras
Inventarios
Almacén
Servicios Generales
Subdirector Administrativo
Asistente de la Subdirección
Administrativa
Jefe del
Departamento de Inventarios
Jefe del
Departamento de Almacén
Jefe del
Departamento de Compras
Jefe del
Departamento de Servicios Generales
Analista del
Departamento de Inventarios
Secretaria Recepcionista
Conserje
Mensajero
Piloto
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Código: MO-001
8.2.1 Objetivo General:
Coordinar todas las actividades dirigidas a suministrar, controlar y almacenar todos los
servicios, bienes materiales y activos fijos necesarios para el buen funcionamiento de la
institución.
8.2.2 Objetivos Específicos:
1. Proporcionar y controlar el uso adecuado de los insumos, materiales, útiles de oficina
y equipo requerido por las diferentes unidades administrativas que integran la
institución.
2. Mantener un adecuado control sobre las actividades de servicios generales, a fin de
satisfacer las necesidades de mantenimiento de las instalaciones, equipo de oficina,
vehículos, así como las necesidades generales de las diferentes unidades
administrativas del INEES.
8.2.3 Funciones Generales:
1. Proveer el equipo de oficina, materiales y útiles de oficina que requiera el personal del
INEES para desempeñar de una forma efectiva las funciones asignadas.
2. Controlar y administrar las actividades que realizan los Departamentos que integran la
Subdirección, verificando que los mismos se realicen de forma eficaz y eficiente.
3. Controlar que los servicios requeridos por el personal se encuentren dentro de las
normas de la Institución.
4. Realizar programas de control de abastecimiento de recursos materiales y equipo, y
mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos e instalaciones.
5. Realizar los pagos correspondientes a los servicios básicos de la Institución.
6. Optimizar los recursos financieros de la Institución, asegurando que las adquisiciones
se realicen de forma transparente buscando obtener calidad de productos y servicios
al menor costo.
7. Realizar la coordinación de las actividades administrativas y logísticas que sean
necesarias para contribuir al logro de los objetivos institucionales.
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Código: MO-001
8.3 Subdirección Financiera
La Subdirección Financiera es la Dependencia encargada de normar, dirigir y coordinar el
proceso financiero, así como de asesorar, analizar, controlar y evaluar la ejecución
presupuestaria con énfasis en el control por resultados de la gestión pública, propiciando el
desarrollo de las actividades académicas a desarrollar por este Instituto.
8.3.1 Objetivo General:
Fortalecer el sistema financiero, con el propósito que la asignación de los recursos
financieros del Instituto se realice en una forma racional y transparente que contribuyan a
la producción de bienes y prestación de servicios, en beneficio del Sistema Nacional de
Seguridad y sociedad guatemalteca en general.
Subdirector Financiero
Asistente de la
Subdirección
Financiera
Jefe del Departamento
de Presupuesto
Jefe del Departamento
de Contabilidad
Jefe del Departamento
de Tesorería
Analista del
Departamento de
Tesorería
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Código: MO-001
8.3.2 Objetivos Específicos:
Proporcionar en el área de su competencia el apoyo necesario a la Dirección
Administrativa y Financiera.
Administrar adecuadamente los recursos financieros del Instituto, a través de la
ejecución y supervisión de los procesos de trámite, registro, control, aplicación e
información de los mismos.
Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto Anual, para dotar a las áreas del Instituto
de los recursos necesarios para su buen desempeño.
Cubrir adecuadamente las necesidades de las áreas que integran al Instituto,
mediante la ejecución y aplicación oportuna de los procesos de carácter general
para orientar las actividades que conforman al ciclo presupuestario en cumplimiento
con la normatividad aplicable.
8.3.3 Funciones Generales
1. Administración de los procesos de la Unidad Financiera.
2. Elaborar estrategias que agilicen la aprobación de las operaciones Financieras de
las diferentes Direcciones y Subdirecciones del INEES.
3. Coordinar y ser el enlace con los órganos rectores del INEES.
4. Proporcionar la información en materia de Planificación, Programación y Ejecución
Presupuestaria necesaria para contribuir a la toma de decisiones de las autoridades
5. Solicitudes de programación y reprogramación de cuotas financieras al INEES.
6. Presentar alternativas de solución a través de la Comisión de Seguimiento y
Monitoreo al POA-PRESUPUESTO
7. Operar el registro de los gastos correspondientes a la ejecución del presupuesto de
ingresos y egresos en el Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN), tomando en
consideración las normas presupuestarias generales, específicamente las
vinculadas con las órdenes de compra y la administración del Fondo Rotativo
Institucional.
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Código: MO-001
8.4 Subdirección de Recursos Humanos
Es la responsable de la administración eficiente y eficaz de la administración del recurso
humano en todo lo concerniente a la aplicación de políticas, normas y procedimientos de la
admisión y gestión de personal, así como su formación y desarrollo de acuerdo a los recursos
disponibles.
Objetivo General:
Planificar, coordinar, controlar y ejecutar las actividades y procedimientos relacionados con la
administración de personal del instituto.
8.4.1 Objetivos Específicos:
1. Establecer los procedimientos de reclutamiento y selección, gestión, capacitación y
desarrollo de acuerdo a los recursos disponibles del personal de la institución.
Subdirector de
Recursos Humanos
Asistente de la
Subdirección de
Recursos Humanos
Jefe del Departamento
de Admisión
Jefe del Departamento
de Gestión
Analista del
Departamento de
Admisión
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
2. Supervisar el cumplimiento de las normas y reglamentos establecidos conforme a la
ley que regulen las condiciones laborales a las cuales debe sujetarse el Instituto y su
personal.
3. Generar programas de bienestar y desarrollo (jornadas de salud, actividades
recreativas, capacitaciones) de acuerdo a los recursos disponibles.
8.4.2 Funciones Generales:
1. Reclutamiento y selección del recurso humano idóneo para desempeñar las funciones de
cada puesto.
2. Inducción general a la institución del personal que se incorpore.
3. Capacitación y desarrollo de acuerdo a los recursos disponibles al personal que requiera
formación adicional para desempeñar mejor sus funciones.
4. Motivación y clima laboral de acuerdo a los recursos disponibles a través de actividades
recreativas que incentiven la integración, conocimiento personal y vivencia de grupo y de
bienestar procurando mejorar su calidad de vida.
5. Ejecutar y tramitar la incorporación, ascensos, bajas, licencias, permisos, vacaciones y
otros trámites que requiera el personal.
6. Velar por el cumplimiento y aplicación de las normativas, leyes y reglamentos en materia
del recurso humano conforme la Ley.
7. Controlar y medir la contribución de los empleados a través de la Evaluación del
desempeño.
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Código: MO-001
8.5 FUNCIONES DE APOYO
8.5.1 Dirección de Asesoría Jurídica
Director General
Subdirector General
Director de Asesoría Jurídica
Asistente de la Dirección General
Asistente de la Dirección de
Asesoría Jurídica
Es el órgano de asesoría y consultoría legal del INEES, encargada de planificar, coordinar
y ejecutar toda la asistencia legal en las diferentes ramas del derecho que le requiera la
Dirección General así como los distintos órganos que integran el INEES.
8.5.2 Objetivo general:
Es el órgano de asesoría y consultoría legal del INEES, encargado de coordinar y ejecutar
toda la asistencia legal en las diferentes ramas del derecho que le requiera la Dirección
General así como los distintos órganos que integran el INEES.
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Código: MO-001
8.5.3 Objetivos específicos:
1. Elaboración de dictámenes para eventos de compra, resoluciones, actas, opiniones,
convenios y demás documentación legal para el aval legal de su actuar.
2. Asesoramiento legal del Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad,
siendo éste la Dirección capacitada para encausar el actuar legal del Instituto.
3. Representación legal ante cualquier función, notarial o registral del Instituto
8.5.4 Funciones Generales:
Artículo 56 del Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad.
1. Planificar, coordinar y ejecutar la asesoría y asistencia legal al INEES, atender las
demandas de naturaleza judicial, así como coadyuvar en las actividades de naturaleza
registral o notarial;
2. Ser el órgano de asesoría y consultaría legal del INEES, así como la encargada de la
dirección y procuración en todos los juicios que se presenten ante los tribunales de
justicia o entidades de la administración pública, en los cuales el INEES sea parte o
tercero interesado;
3. Emitir en forma escrita o verbal, opiniones y dictámenes que se le requieran;
4. Revisar y emitir opinión sobre expedientes o documentos sometidos a su consideración;
5. Prestar auxilio profesional, cuando en el ejercicio de sus funciones el personal del
INEES se vea involucrado en hechos que tengan implicación jurídica;
6. Elaborar toda clase de documentos de contenido, naturaleza o tipo legal relacionados
con el INEES, que le sean requeridos;
7. Formular convenios, contratos y todos aquellos instrumentos legales y administrativos
que se relacionen con las actividades académicas, administrativas y financieras del
INEES y realizar las gestiones correspondientes;
8. Prestar servicios notariales en asuntos oficiales del INEES.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
8.6 Dirección de Informática
Director General
Subdirector General
Director de Informática
Analista de Informática
Asistente de la Dirección General
La Dirección de Informática es responsable de desarrollar, implementar, administrar y dar
mantenimiento a las aplicaciones, sistemas y equipo de cómputo del Instituto Nacional de
Estudio Estratégicos en Seguridad, asimismo la implementación de proyectos tecnológicos
plataformas virtuales, biblioteca virtual y sistemas para página Web para atender las
necesidades de personas especializadas en seguridad
8.6.1 Objetivo General
Contribuir en los procesos de gestión académica y administrativa del Instituto Nacional de
Estudios Estratégicos en Seguridad en una visión institucional, incorporando y promoviendo
46
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
el uso de las tecnologías informáticas para implementar sistemas de control, toma de
decisiones e información que agilice el trabajo diario del personal que conforma la
Institución.
8.6.2 Objetivos Específicos
1. Contribuir en el desarrollo de proyectos informáticos que permitan sistematizar los
procesos académicos y administrativos del INEES.
2. Garantizar la seguridad informática a través de monitoreo de sistemas.
3. Creación de políticas de seguridad para resguardo de información.
4. Contribuir en el diagnóstico de necesidades de servicios computacionales para la
implementación de proyectos informáticos para las diferentes direcciones del
INEES.
5. Administrar nuevos sistemas de información, para optimizar y agilizar la toma de
decisiones.
8.6.3 Funciones Generales
1. Desarrollar aplicaciones que propicien la automatización de procesos.
2. Administrar los servicios de internet, servidores y seguridad informática.
3. Administrar la información de la base de datos u otros medios electrónicos.
4. Administrar los servicios de telecomunicaciones
5. Creación de plan de mantenimiento de hardware y software con el objeto de buscar
el buen estado de los equipos de cómputo.
6. Implementar mecanismos o procedimientos para garantizar la seguridad de la
información de los equipos asignados a los usuarios.
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
7. Monitorear sistemas, licenciamientos, mantenimiento de equipos de cómputo, uso
del servicio de internet, acceso a página web, redes sociales, información pública,
soportes técnicos, plataforma de cursos virtuales, hosting.
8. Actualización de información en página web, redes sociales e Información Pública.
9. Monitoreo y administración del servicio de correo electrónico institucional.
10. Creación de manuales sobre el uso, manejo y cuidado del equipo de cómputo
11. Mantenimiento y monitoreo del servicio de red inalámbrica.
12. Monitoreo y administración de hosting del INEES.
13. Monitoreo y mantenimiento del equipo que se encuentra dentro del Data Center.
14. Contribuir en los procesos de gestión académica y administrativa del Instituto
Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad en una visión institucional,
incorporando y promoviendo el uso de las tecnologías informáticas para
implementar sistemas de control, toma de decisiones e información que agilice el
trabajo diario del personal que conforma la Institución.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
8.7 FUNCIONES DE CONTROL
8.7.1 Dirección de Auditoria Interna
Director General
Subdirector
General
Director de
Auditoría Interna
Asistente de la Dirección de
Auditoría Interna
La Dirección de Auditoría Interna corresponde a una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones del
Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad –INEES.
Ayuda a la Institución a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y
disciplinado con el propósito de evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión
y control que emanen de la Dirección General.
8.7.2 Objetivo General:
Contribuir con los miembros del Instituto de Estudios Estratégicos en Seguridad –INEES-,
en el desempeño efectivo de sus responsabilidades, agrega valor y coadyuba a mejorar las
operaciones de la institución, para satisfacer éste objetivo la Auditoría Interna proporciona
análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información respecto a las actividades
que se han auditado. El objetivo de la Auditoría Interna incluye la promoción de un control
efectivo y la inclusión de los procesos autorizados por la Alta Dirección a un costo
razonable.
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
8.7.3 Objetivos Específicos:
1. Estudiar la adecuación, la firmeza y la aplicación de los controles administrativos,
contables y demás controles de operación, y promover un control eficaz a un costo
razonable;
2. Evaluar el grado de cumplimiento con las políticas, planes y procedimientos
establecidos por la Dirección General;
3. Estimar el grado en que se controlan los activos de la Institución y se salvaguardan
contra todo tipo de pérdidas;
4. Evaluar la confiabilidad del desarrollo de datos administrativos dentro de la
Institución;
5. Apreciar resultados de desempeño al desarrollar las responsabilidades asignadas;
6. Recomendar mejores formas de operación.
8.7.4 Funciones de la Dirección de Auditoría Interna:
1. Evaluar cómo se están administrando los recursos de la Institución y proponer las
acciones correspondientes para mejorar el Control Interno y optimizar su uso;
2. Cuando sea requerido por la Dirección General, asesorar en los aspectos
Administrativos, Financieros, Contables y tributarios de la Institución;
3. Informar a Dirección General sobre errores detectados o en su caso irregularidades,
proponiendo las acciones que correspondan, a efecto corregirlas y subsanarlas;
4. Realizar de acuerdo a previa planificación, por requerimiento de la Dirección
General, Subdirección General o cuando el Director de Auditoría Interna a criterio
profesional y/o técnico considere que debe realizar, auditorías que correspondan a
un período determinado, en aquellas áreas consideradas de mayor importancia y
que pudieran representar un alto riesgo inherente para la Institución, entre ellas
Caja, Cajas Chicas, Fondos Rotativos, Bancos, Inventarios de Propiedad, Planta y
Equipo, Cuentas por Pagar (Proveedores y Acreedores), Ingresos, donaciones y
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
cualesquiera bienes en propiedad de la Institución, una vez sean considerados
activos de la institución fungibles o no fungibles;
5. Llevar a cabo pruebas sustantivas, de cumplimiento y doble propósito (según la
necesidad), de tal manera que sea evaluada la estructura de Control Interno descrita
en las Políticas y Acuerdos que emanan de la Dirección General, los documentos
que refieren la segregación de funciones, los manuales de procedimientos y guías
de trabajo;
6. Velar por que se cumpla con los principios y procedimientos de la Estructura de
Control Interno que apliquen en la Institución como: Segregación de Funciones,
Procedimientos de Documentación, Procedimientos de Autorización,
Procedimientos de Registro Contable, procedimientos de Controles Físicos y las
verificaciones Internas Independientes respectivas a las transacciones y
operaciones de la Institución;
7. Realizar informes que presenten los resultados de las auditorías ejecutadas y
demás verificaciones vinculadas con el trabajo realizado, comunicando los
resultados a Dirección General de la Institución, cuando esto proceda.
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I. DESCRIPTORES DE PUESTOS
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
DIRECCIÓN GENERAL
a. Director General
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
1 1 Vacantes
1
1
1
1
1
1
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto Nominal : Director General 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
Puesto al que Reporta:Consejo Nacional de Seguridad y Coordinador Técnico del Consejo Nacional de
Seguridad.
No. de Plazas Ocupadas
Puesto Funcional: Director General
0
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
7
Asistente Ejecutiva
Subdirector General
Director de Informática
Ubicación
Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección Director General
Diseñar políticas para la profesionalización y especialización del Recurso Humano del Sistema Nacional de
Seguridad, administra y asigna los recursos, las actividades administrativas y académicas de la Institución.
Director Administrativo y
Financiero
Director de Asesoría
Jurídica
Director de Auditoría Interna
Director Académico
Director General
Director Académico
Director Administrativo y
Financiero
Director de Asesoría Jurídica
Director de Auditoría Interna
Director de Información
Asistente Ejecutiva
Subdirector General
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
DESCENDENTE
Económica: Distribución y ejecución del presupuesto asignado al INEES.
Con personas dentro
de la Institución:
Subdirector General, Directores, Subdirectores y demás personal administrativo que
integra la Institución.
Con personas fuera de
la Institución:
Presidente de la República de Guatemala, Vicepresidente de la República, Coordinador
de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad, representantes del
Consejo Nacional de Seguridad, Ministros de Estado, Funcionarios de alto nivel y
Servidores públicos de otras Instituciones de Gobierno, representantes de Organismos
Internacionales, representantes de Centros de Estudios Superiores privados y de
Gobierno.
ASCENDENTE Consejo Nacional de Seguridad y Secretario Técnico del Consejo Nacional de
Seguridad.
Información: Documentos referentes a la gestión financiera, administrativa, recursos humanos y
académicas relativas a la Institución.
Supervisión: Subdirector General, Directores, Asistente de la Dirección General.
Directores de la misma jerarquía de otras Instituciones de Gobierno.
EXTERNA
Funcionarios de alto nivel y Servidores públicos de otras Instituciones de Gobierno,
representantes de Organismos Internacionales, representantes de Centros de Estudios
Superiores Privados y de Gobierno, Ministros de Estado, representantes del Consejo
Nacional de Seguridad y del Sistema Nacional de Seguridad.
Conocimientos:
Generales Planificación Estratégica, Administración Educativa,
Financieros y Administración del Recurso Humano.
Específicos
Ejecución, Evaluación y desarrollo de diversos
procesos formativos; Ley Orgánica del
Presupuesto, Ley de Compras y Contrataciones del
Estado, Normas Generales de Control Interno
Gubernamental, Políticas Públicas de Seguridad,
Planeación y Gerencia educativa.
Subdirector General, Directores, Subdirectores y demás personal que integran la
Institución.
HORIZONTAL
Mobiliario y Equipo:
Equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de comunicaciones, vehículo, y demás
bienes asignados por medio de la Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que
corresponda.
Toma de decisiones en los ámbitos y funciones correspondientes al Instituto.
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Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Funciones
Desarrollar las labores técnicas, administrativas y presupuestarias necesarias para el funcionamiento del
Instituto.
Rendir cuentas conforme a la Ley de todo lo actuado por la Dirección General y por el INEES al Presidente
de la República y al Consejo Nacional de Seguridad.
Suscribir los convenios, contratos, pactos o acuerdos relacionados con el objeto del INEES.
Conocer, aprobar o improbar, el presupuesto anual y su ejecución.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
Habilidades y Actitudes:
Liderazgo, manejo de crisis, comunicación efectiva verbal y escrita, toma de
decisiones, proponer y aplicar soluciones viables y efectivas para conciliar criterios y
desvanecer conflictos, analizar y emitir conclusiones, coordinar actividades y hablar en
público.
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
5 años en puesto directivos.
Postgrado a nivel de Maestría o
Doctorado.
Representar legalmente al INEES.
Según Artículo 51 del Acuerdo Gubernativo 166-2011 del Presidente de la República, y sus reformas
contenidas en el Artículo 11 del Acuerdo Gubernativo No. 174-2012 del Presidente de la República.
Fecha: __________________________________
Informar anualmente al Consejo Nacional de Seguridad -CNS-, en la primera quincena del mes de diciembre,
por medio de la Secretaria Técnica, de las actividades realizadas por el INEES.
Otras que exija el mandato del INEES en la Ley Marco y sus Reglamentos.
Otros requisitos:
Nivel Académico
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
b. Subdirector General
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
1 1 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto Funcional: Subdirector General
Puesto Nominal : Subdirector General 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
No. de Plazas Ocupadas 0
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección General
Puesto al que Reporta: Director General
Puestos bajo su cargo: Ninguno
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Sustituir al Director General mediante resolución cuando el Director General este fuera de la República o
inhabilitado para ejecer el cargo por situaciones personales; supervisar el cumplimiento de los planes de las
diferentes direcciones autorizados por el Directro General; coordinar el Consejo Académico interinstitucional y
supervisar el cumplimiento de los reglamentos y manuales que rigen al Instituto.
Director General
Asistente Ejecutiva
Subdirector General
56
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable Otros requisitos:
Nivel Académico
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
Habilidades y Actitudes:Sociohumanas, comunicación efectiva, excelentes relaciones interpersonales,
liderazgo, coordinador y redacción de informes.
Experiencia Laboral
Constancia de Colegiado Activo.
5 años en puesto directivos.
Licenciatura o Maestría en
Administración, Sociología,
Antropología, Políticas Públicas,
Pedagogía, Psicología.
EXTERNA Las solicitadas por la Dirección General.
Conocimientos:
Generales Supervisión, evaluación, investigación y mediación.
EspecíficosEjecución de procesos de control, evaluación y
toma de decisiones.
ASCENDENTE Director General, Subdirector General.
DESCENDENTE Asistentes de las Direcciones y Subdirecciones.
HORIZONTAL Ninguna
Con personas fuera de la
Institución: Las solicitadas por la Dirección General.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes y demás documentación que se genere
en la Dirección.
Supervisión: Ninguna
Ninguna
Con personas dentro de
la Institución: Subdirector General, Director y sus Asistentes, Subdirectores y sus Asistentes.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Funciones
En caso de alejamiento temporal de la sede del INEES o imposibilidad material del Director General, podrá
firmar documentación oficial de naturaleza administrativa para mantener la viabilización eficiente y eficaz de
los asuntos Institucionales, dando cuenta inmediantamente al Director General de lo actuado.
Sustituir al Director General en caso de ausencia temporal, y si la ausencia se vuelve definitiva continuará en
funciones hasta que el Presidente de la República nombre al nuevo Director General.
Según Artículo 11 del Acuerdo Gubernativo No. 174-2012 del Presidente de la República.
Coordinar al Consejo Académico Interinstitucional.
Apoyar a la Dirección General en todas las acciones relacionadas al buen funcionamiento del INEES.
Atender los asuntos que le designe el Director General.
Otras que exija el mandato del INEES en la Ley Marco y sus Reglamentos.
Otras que sean asignadas por el Director General del Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en
Seguridad conforme a la Ley.
Fecha: __________________________________
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Código: MO-001
c. Asistente de la Dirección General
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
1 1 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Asistente Ejecutiva
Puesto Nominal : Asistente Profesional IV 9740
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 0
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección General
Recibir, registrar, archivar y/o dar trámite, seguimiento a la información y documentación de la Dirección General,
además de proporcionar información al personal concerniente a la Dirección.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes y demás documentación que se genere
en la Dirección.
Puesto al que Reporta: Director General
Puestos bajo su cargo: Ninguno
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Supervisión: Ninguna
Ninguna
Director General
Asistente Ejecutiva
Subdirector General
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
ASCENDENTE Director General, Subdirector General.
DESCENDENTE Asistentes de las Direcciones y Subdirecciones.
HORIZONTAL Ninguna
Con personas dentro de
la Institución: Subdirector General, Director y sus Asistentes, Subdirectores y sus Asistentes.
Con personas fuera de la
Institución: Las solicitadas por la Dirección General.
Habilidades y Actitudes :
Comunicación verbal y escrita en forma fluida, coordinar actividades, intuitiva,
redactar, manejo de equipo de cómputo, organización, razonamiento lógico, resolver
problemas, verbal, aceptación de normas y políticas, amabilidad y cortesía,
autocontrol, desarrollo de relaciones de trabajo, empatía, iniciativa e integridad.
EXTERNA Las solicitadas por la Dirección General.
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
técnicas de archivo, redacción comercial y oficial.
Específicos Manejo, organización de agenda y protocolo.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Secretaria bilingüe o comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria
afín al puesto.
60
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Recibir y atender las llamadas telefónicas de la Dirección General.
Clasificar, organizar y archivar los documentos que se generen por parte de la Dirección General.
Transcribir documentos.
Reproducir y escanear documentos.
Revisar el correo electrónico e informar al Director General del contenido de los mismos que requieran de su
atención.
Llevar el control de útiles de oficina de la Dirección General.
Funciones
Redactar oficios, memorándums, circulares, notas de envío, notas de entrega de la Dirección General.
Llevar el control de elaboración de oficios, memorándums, notas de entrega y notas de envío de la Dirección
General.
Distribuir y envíar correspondencia y correos electrónicos relacionados a la Dirección General.
Dar seguimiento a las instrucciones y solicitudes del Director Geneal.
Elaborar y mantener actualizada la agenda de trabajo del Director General para hacer los recordatorios que
correspondan.
Mantener actualizado el directorio de personas e Instituciones con las que mantiene mayor comunicación la
Dirección General.
Apoyar a otras unidades administrativas de la Institución cuando le sea requerido por el Director General.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Elaborar requisiciones de útiles de oficina de la Dirección General.
Recibir, revisar y analizar la correspondencia dirigida a la Dirección General.
Entregar al Director General la correspondencia e informar sobre los requerimientos que contiene la misma.
Realizar la convocatoria del pesonal a reuniones y actividades programadas por la Dirección General.
Realizar copias de seguridad de los documentos concernientes a la Dirección General
Apoyar al Director General en todas las tareas y actividades administrativas necesarias concernientes a la
Dirección General.
Fecha: __________________________________
61
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Código: MO-001
DIRECCIÓN ACADÉMICA
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Código: MO-001
a. Director Académico
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
1 1 Vacantes
1
1
1
1
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto al que Reporta: Director General
Puestos bajo su cargo:
Asistente Dirección
Académica
Cantidad de
personas a su
cargo:
5
Subdirector de Desarrollo
Académico
Subdirector de Evaluación
Docente
Subdirector de Control
Académico
Subdirector de Cooperación
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección Académica
Planificar programas de formación, profesionalización y especialización; además de coordinar, dirigir y supervisar
la elaboración, modificación, revisión y evaluación de los contenidos curriculares actuales y futuros, manteniendo
enlaces con instituciones públicas y privadas, nacionales y extranjeras, relacionadas con el tema de la educación
y la seguridad.
Puesto Nominal : Director Ejecutivo III 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
No. de Plazas Ocupadas 0
Puesto Funcional: Director Académico
Director General
Director Académico
Subdirector General
Asistente de Dirección
Académica
Subdirector de Desarrollo Académico
Subdirector de Evaluación Docente
Subdirector de Control Académico
Subdirector de Cooperación
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Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
EXTERNA
Academias, Institutos y Escuelas de Educación y Centros o Departamentos de
Capacitación de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Seguridad,
Funcionarios de alto nivel y Servidores Públicos de otras Instituciones de Gobierno,
representantes de Organismos Internacionales, representantes de Centros de
Estudios Superiores Privados y de Gobierno, Rectores y Decanos de las Diferentes
Universidades del país y Colegios Profesionales.
ASCENDENTE Director General, Subdirector General.
DESCENDENTE Subdirectores y Jefes de Departamento
HORIZONTALDirector Administrativo y Financiero, Director de Auditoría, Director de Asesoría
Jurídica y Director de Informática.
Supervisión: Hacia las actividades que realizan los Subdirectores que conforman la Dirección
Académica.
Toma de decisiones relacionadas con el que hacer académico de la Institución y
sobre el personal de la Dirección Académica.
Con personas dentro de
la Institución:
Director General, Subdirector General, Directores, Subdirectores y personal de la
Dirección Académica.
Con personas fuera de
la Institución:
Academias, Institutos y Escuelas de Educación y Centros o Departamentos de
Capacitación de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Seguridad,
Funcionarios de alto nivel y Servidores públicos de otras Instituciones de Gobierno,
representantes de Organismos Internacionales, representantes de Centros de
Estudios Superiores Privados y de Gobierno, Rectores y Decanos de las Diferentes
Universidades del país y Colegios Profesionales.
Mobiliario y Equipo:
Equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de comunicaciones, vehículos y demás
bienes asignados por medio de la Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que
corresponda.
Información:
Registros de control académico, malla curricular de cursos, planes y programas de
formación, profesionalización, especialización y capacitación, hoja de vida de
docentes, estadísticas generadas por la Dirección y plan estratégico de la Dirección.
Económica: Ninguna
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Código: MO-001
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
5 años en puestos directivos.
Licenciatura en carrera afín al puesto,
Postgrado a nivel de Maestría o
Doctorado en el área de educación y/o
seguridad.
Habilidades :
Coordinación, planificación, trabajo en equipo, actitud de servicio, solución de
problemas, toma de decisiones, negociación, pensamiento lógico-analítico, facilidad
de comunicación.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora y equipo audiovisual.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
asertividad, proactividad, buenas relaciones interpersonales, honestidad y ética.
Conocimientos:
Generales
Planificación Estratégica, Administración,
Investigación, Evaluación, Planificación y Diseño
curricular.
Específicos
Administración Educativa, Planificación, Ejecución,
Desarrollo de Diversos Procesos Formativos,
Evaluación de Proyectos, temas relacionados con
la seguridad, Política Nacional de Seguridad,
agenda de riesgos y amenazas de la Nación,
Planes y agendas estratégicas de Seguridad de la
Nación, necesidades de formación de las
Instituciones del Sistema Nacional de Seguridad.
65
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Promover, supervisar, evaluar y dictaminar sobre la investigación de carácter académico dentro del ámbito
del INEES.
Fecha: __________________________________
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Participar en la elaboración, evaluación y dictamen de convenios relacionados con la actualización y
superación del personal docente.
Asesorar el diseño, elaboración y ejecución de los planes, políticas y estratégias para la medición, registro y
evaluación del rendimiento laboral cuantitativo y cualitativo de los catedráticos, docentes, instructores,
capacitadores, facilitadores y demás personal involucrado en la formación, capacitación, profesionalización y
educación dentro del Sistema Nacional de Seguridad, así como de su acreditación.
Mantener la comunicación, coordinación, cooperación y enlace con las entidades, instituciones y
organizaciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras relacionadas con el tema.
Planificar, coordinar y ejecutar los planes, políticas y estratégias aplicadas al flujo de toda información
relativa a las actividades académicas, docentes, educativas, de capacitación e instrucción de todo tipo,
su monitoreo, registro y evaluación así como de su acreditación y certificación, incluyendo notas o resultados,
asistencia, rendimiento y permanencia.
Sostener la comunicación, coordinación, cooperación y enlace con las entidades, instituciones y
organizaciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras, relacionadas con el tema.
Controlar, evaluar y dictaminar sobre la acreditación de resultados y el sistema de créditos existente o futuro
dentro del ámbito del INEES.
Promover la formación, superación y actualización docente a través de lineamientos de formación didáctica y
pedagógica, técnica y científica.
Planear, coordinar, controlar y evaluar las actividades que permitan el desarrollo académico del personal
docente.
Elaborar y difundir los lineamientos teórico-metodológicos para la planeación, desarrollo y evaluación
curricular.
Establecer procesos de investigación y desarrollo académico en los ámbitos de formación docente,
comunicación y orientación educativa.
Evaluar los planes de estudio y programas existentes, evaluar y dictaminar sobre todas las nuevas
propuestas.
Coordinar y dictaminar sobre la investigación, diseño, evaluación y utilización de materiales didácticos.
Funciones
Promover, supervisar, evaluar y dictaminar sobre la aplicación actual y futura de nuevas tecnologías
informáticas y de las comunicaciones para la educación, formación, capacitación y entrenamiento dentro del
ámbito del INEES.
Procurar el fortalecimiento de los cuerpos académicos y docentes a través de programas de formación y
actualización.
Procurar la creación, ampliación, actualización y renovación de los planes y programas de estudio, brindando
asesoría curricular, supervisando la aplicación, evaluando y dictaminando en términos de orientación técnica
y normativa para la evaluación de las existentes y la elaboración de nuevas propuestas.
Según Artículo 52 del Acuerdo Gubernativo 166-2011 del Presidente de la República, y sus reformas
contenidas en el Artículo 14 del Acuerdo Gubernativo No. 174-2012 del Presidente de la República.
66
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
b. Asistente Dirección Académica
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
4 1 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Ninguno
Puesto Funcional: Asistente Dirección Académica
Puesto Nominal : Asistente Profesional II 9720
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 3
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección Académica
Recibir, registrar, archivar y/o dar trámite y seguimiento a la información y documentación de la Dirección
Académica, además de proporcionar información al personal concerniente a la Dirección.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo:
Equipo de oficina, equipo de cómputo, tarjeta de responsabilidad y demás bienes
asignados por medio de la Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que
corresponda.
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes y demás documentación que se genere
en la Dirección.
Puesto al que Reporta: Director Académico
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Supervisión: Ninguna
Ninguna
Director General
Director Académico
Subdirector General
Asistente de Dirección
Académica
Subdirector de Desarrollo Académico
Subdirector de Evaluación Docente
Subdirector de Control Académico
Subdirector de Cooperación
67
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
ASCENDENTE Director Académico.
DESCENDENTE Asistentes de las Subdirecciones de la Dirección Académica.
HORIZONTAL Asistentes de las Direcciones del INEES.
Con personas dentro de
la Institución:
Director Académico, Subdirectores de la Dirección Académica, Jefes de
Departamento de la Dirección Académica, Analistas de Departamento de la Dirección
Académica, Asistentes de las diferentes Direcciones del INEES, Asistente del Director
General.
Con personas fuera de la
Institución: Las solicitadas por la Dirección Académica.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, elaborar informes, comunicación interpersonal.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
EXTERNA Las solicitadas por la Dirección Académica.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
técnicas de archivo, redacción comercial y oficial,
correspondencia, taquigrafía y manejo de equipo
audiovisual.
Específicos Manejo y organización de agenda.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Secretaria Bilingüe o Comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria
afín al puesto.
68
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Revisar, distribuir, enviar y recibir la correspondencia interna y externa de la Dirección.
Entregar al Director la correspondencia e informar sobre los requerimientos que contiene la misma.
Recibir y atender llamadas telefónicas dirigidas a la Dirección Académica.
Clasificar, organizar y archivar los documentos que se generen por parte de la Dirección.
Redactar, transcribir ayuda de memorias de reuniones de trabajo de la Dirección.
Reproducir y escanear documentos.
Funciones
Atender las instrucciones del Director Académico.
Atender al personal que solicita información sobre asuntos de la Dirección.
Redactar oficios, memorándums, circulares y notas.
Llevar el control del registro de documentos.
Mantener actualizado el directorio de personas e instituciones con las que se tiene mayor comunicación por
parte de la Dirección.
Monitorear continuamente la página web institucional.
Apoyar a otras unidades administrativas de la Institución cuando les es requerido por la Dirección.
Coordinar con el personal de la Dirección la entrega oportuna de los informes solicitados por la Dirección.
Dar seguimiento al protocolo de los eventos que realiza la Dirección.
Distribuir la correspondencia interna y de las demás Subdirecciones que conforman la Dirección Académica.
Convocar al personal que conforma la Dirección a reuniones programadas.
Revisar constantemente el correo electrónico institucional.
Llevar el control de existencias de útiles de oficina para uso de la Dirección Académica.
Elaborar requisiciones de materiales y útiles de oficina para uso de la Dirección Académica.
Apoyar al Director en todas las tareas y actividades administrativas.
Manejar y organizar la agenda del Director y coordinar todos los eventos en los cuales deba participar
brindando la colaboración pertinente.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
69
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Subdirección de Desarrollo Académico
c. Subdirector de Desarrollo Académico
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
7 7 Vacantes
1
1
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Dirigir, coordinar y ejecutar procesos permanentes de diseño del currículo, actualización de programas educativos
del INEES y desarrollo profesional del recurso humano del Sistema Nacional de Seguridad y de las instituciones
educativas que se adhieran al modelo educativo del INEES.
Puesto Funcional: Subdirector de Desarrollo Académico
Puesto Nominal : Subdirector Ejecutivo II 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
No. de Plazas Ocupadas 0
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Desarrollo Académico
Dirección Académica
Puesto al que Reporta: Director Académico
Puestos bajo su cargo:
Jefe NTIC
Cantidad de
personas a su
cargo:
3Jefe de Desarrollo
Curricular
Asistente Subdirección de
Desarrollo Académico
Subdirector de Desarrollo Académico
Asistente Subdirección
Desarrollo Académico
Jefe de Desarrollo Curricular
Jefe NTIC
Director Académico
70
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Perfiles de puesto de la Subdirección de Desarrollo Académico, oficios, circulares,
memorándums, informes, memoria de labores, diseños curriculares, cursos,
planificaciones y demás documentación que se genere en la Subdirección.
ASCENDENTE Director Académico.
DESCENDENTE
Asistente de la Subdirección de Desarrollo Académico, Analista del Departamento de
Desarrollo Curricular, Jefe de Departamento de Desarrollo Curricular, Jefe de
Departamento de Desarrollo de NTIC Aplicados a Educación.
HORIZONTAL Subdirectores de la Dirección Académica.
Supervisión: Hacia las actividades que realizan los Jefes de Departamento y la Asistente que
integran la Subdirección de Desarrollo Académico.
Sobre el personal a su cargo y para definir sistemas, procesos, registros y controles
que permitan analizar e interpretar la ejecución del modelo educativo propuesto por el
INEES.
Con personas dentro de
la Institución:
Jefes de Departamento de la Subdirección de Desarrollo Académico, Asistente de la
Subdirección de Desarrollo Académico, Analista del Departamento de Desarrollo
Curricular, Asistente de la Dirección Académica, Director Académico, Subdirector de
Evaluación Docente, Subdirector de Control Académico, Subdirector de Cooperación.
Con personas fuera de la
Institución: Por conducto de la Dirección Académica.
EXTERNA Por conducto de la Dirección Académica.
71
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Habilidades :
Coordinar, trabajo en equipo, capacidad de análisis, toma de decisiones, aceptación
de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas, honestidad,
responsabilidad, eficacia y capacidad.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
Leyes Educativas, Reglamento de Evaluación,
Normativas de las Universidades. Constitución
Política de la República de Guatemala, Ley Marco
del Sistema Nacional de Seguridad, Reglamento de
la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad y
su modificación, Política Nacional de Seguridad,
Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural,
Ley del Orden Público, Ley del Organismo
Ejecutivo, Tratado Marco de Seguridad en Centro
América.
Específicos
Modelo Educativo vigente en el INEES.
Conocimientos de Diseño y Desarrollo Curricular,
Investigación Educativa, TIC aplicado a la
Educación, Docencia, Planeamiento Educativo,
Evaluación de los Aprendizajes, Reglamentos de
Evaluación de las diferentes instancias educativas
de Guatemala, Destrezas de Enseñanza
Aprendizaje, Teorías del Aprendizaje, Filosofía de la
Educación.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
5 años en puestos similares.
Licenciatura en Pedagogía,
Administración Educativa y Maestría en
Educación con especialidad en
Curriculum.
72
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Supervisar la aplicación actual y futura de nuevas tecnologías informáticas y de las comunicaciones para la
educación dentro del ámbito del INEES y las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que
se adhieran al mismo.
Asesorar el diseño curricular en la creación, ampliación, actualización y renovación de los programas de
desarrollo profesional del INEES y las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se
adhieran al mismo.
Describir y revisar los programas educativos del INEES y de las instituciones educativas del Sistema Nacional
de Seguridad que se adhieran a la propuesta del mismo.
Revisar las propuestas de nuevos currículos de formación profesionalización del INEES y de las instituciones
educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieren a la propuesta del mismo.
Monitorear la aplicación del currículo del INEES, proceso y metodologías según los términos de la orientación
técnica y normativa.
Coordinar el diseño de los programas de desarrollo profesional del INEES y de las instituciones educativas del
sistema que se adhieran al mismo.
Funciones
Promover el desarrollo de la investigación de carácter académico dentro del ámbito del INEES y de las
instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a la propuesta del mismo.
Supervisar los procesos de investigación de carácter académico dentro del ámbito del INEES y de las
instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran al mismo.
Coordinar el desarrollo de programas de investigación en temáticas relacionadas con el Sistema Nacional de
Seguridad en el ámbito del INEES.
Promover la aplicación de nuevas tecnologías informáticas y de comunicación para la educación, dentro del
ámbito del INEES y de las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran al
INEES.
Elaborar y difundir los lineamientos teórico-metodológicos para la planeación, desarrollo y evaluación
curricular.
Planificar, coordinar y ejecutar políticas, estratégias y planes curriculares relativas a las actividades
educativas del INEES y de las instituciones del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran al mismo.
Orientar el diseño de materiales educativos para los programas de desarrollo profesional y de las instituciones
educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieren a la propuesta del Instituto.
Realizar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.
Otras que le sean asignada por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
73
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
d. Asistente de la Subdirección de Desarrollo Académico
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
7 3 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Ninguno
Puesto Funcional: Asistente Subdirección de Desarrollo Académico
Puesto Nominal : Asistente Profesional I 9710
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Desarrollo Académico
Dirección Académica
Recibir, registrar, archivar y/o dar trámite y seguimiento a la información y documentación de la Subdirección de
Desarrollo Académico; además de proporcionar información al personal concerniente a la Subdirección.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Desarrollo Académico
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Subdirector de Desarrollo Académico
Asistente Subdirección
Desarrollo Académico
Jefe de Desarrollo Curricular
Jefe NTIC
74
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes, y demás documentación que se genere
en la Subdirección.
ASCENDENTE Subdirector de Desarrollo Académico.
DESCENDENTE Ninguna
HORIZONTALAsistentes de las Subdirecciones de la Dirección Académica y de la Dirección
Administrativa y Financiera.
Supervisión: Ninguna
Ninguna
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector de Desarrollo Académico, Jefes de Departamento de la Subdirección de
Desarrollo Académico, Analista del Departamento de Desarrollo Curricular, Asistente
de la Dirección Académica y de la Dirección Administrativa y Financiera, Asistentes de
las Subdirecciones de la Dirección Académica y de la Dirección Administrativa y
Financiera.
Con personas fuera de la
Institución: Ninguna
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, elaborar informes, comunicación interpersonal.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora y equipo audiovisual.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
EXTERNA Ninguna
Conocimientos:Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office.
Específicos Manejo y organización de agenda.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Secretaria bilingüe o comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria
afín al puesto.
75
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Llevar el control del registro de documentos.
Distribuir y enviar correspondencia.
Recibir y enviar la correspondencia interna y externa dirigida a la Subdirección de Desarrollo Académico y las
Jefaturas que la integran.
Entregar al Subdirector la correspondencia e informar sobre los requerimientos que contiene la misma.
Atender llamadas telefónicas dirigidas al personal que integra la Subdirección de Desarrollo Académico.
Clasificar y archivar los documentos que se generen por parte de la Subdirección de Desarrollo Académico.
Funciones
Atender las instrucciones del Subdirector de Desarrollo Académico.
Asistir en el desarrollo de los programas educativos y actividades de la Subdirección de Desarrollo
Académico.
Atender al personal que solicita información sobre asuntos de la Subdirección.
Redactar oficios, memorándums, circulares, notas y otros documentos de información oficial.
Apoyar al Subdirector, en todas la tareas y actividades administrativas.
Manejar y organizar la agenda del Subdirector.
Mantener actualizado el directorio de personas e instituciones vinculadas al desarrollo académico.
Brindar apoyo logístico en eventos especiales de la Dirección Académica del Instituto Nacional de Estudios
Estratégicos en Seguridad.
Organizar y archivar documentos de referencia y materiales educativos realizados por la Subdirección de
Desarrollo Académico.
Apoyar en la elaboración de informes periódicos de las actividades realizadas por la Subdirección de
Desarrollo Académico.
Transcribir ayuda de memorias.
Reproducir y escanear documentos.
Realizar órdenes de transporte para el personal de la Subdirección de Desarrollo Académico.
Revisar constantemente el correo electrónico de la Subdirección de Desarrollo Académico.
Llevar el control de existencias de útiles de oficina de la Subdirección de Desarrollo Académico.
Elaborar y tramitar requisiciones de útiles de oficina de la Subdirección de Desarrollo Académico.
Apoyar a otras unidades de la Institución cuando le es requerido por la Subdirección de Desarrollo Académico.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
76
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
e. Jefe del Departamento de Desarrollo Curricular
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Puesto Funcional: Jefe de Desarrollo Curricular
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 7
Ubicación Administrativa:
Departamento Desarrollo Curricular
Subdirección Desarrollo Académico
Dirección Académica
Apoyar la elaboración de diseños curriculares para la ejecución de los programas de desarrollo profesional del
recurso humano del INEES y de las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran
al modelo educativo vigente del Instituto.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Perfil de Puesto del Analista de Desarrollo Curricular, oficios, circulares,
memorándums, informes, memoria de labores, diseños curriculares, dosificación
cursos, planificaciones y demás documentación que se genere en la Subdirección de
Desarrollo Académico.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Desarrollo Académico
Puestos bajo su cargo:Analista de Desarrollo
Curricular
Cantidad de
personas a su
cargo:
1
Subdirector de Desarrollo Académico
Asistente Subdirección
Desarrollo Académico
Jefe de Desarrollo Curricular
Jefe NTIC
Analista de Desarrollo Curricular
77
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
ASCENDENTE Subdirector de Desarrollo Académico.
DESCENDENTE Analista del Departamento de Desarrollo Curricular.
HORIZONTAL
Jefe de Departamento de la Subdirección de Desarrollo Académico, Jefes
Departamentos de Planes y Currículo, Evaluación Docente, Registro Académico y
Control y Certificación.
Supervisión: Analista asignado al Departamento.
Para dirigir las funciones del Departamento, en la toma de decisiones las cuales
deben estar basadas en la Agenda Académica, políticas y procedimientos
establecidos por la Dirección Académica a través de la Subdirección de Desarrollo
Académico estableciendo métodos de control interno.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector de Desarrollo Académico, Director Académico, Jefes de Departamento de
la Subdirección de Desarrollo Académico, Analista, Asistente de la Subdirección de
Desarrollo Académico, Jefe Departamento de Planes y Currículo, Jefe Departamento
de Evaluación y Formación Docente, Jefe del Departamento de Registro Académico y
Jefe del Departamento de Certificación y Acreditación.
Con personas fuera de
la Institución: Por conducto de la Subdirección de Desarrollo Académico.
EXTERNA Por conducto de la Subdirección de Desarrollo Académico.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
Leyes Educativas, Reglamento de Evaluación,
Normativas de las Universidades, Constitución
Política de la República de Guatemala, Ley Marco
del Sistema Nacional de Seguridad, Reglamento de
la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad y
su modificación, Política Nacional de Seguridad,
Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural,
Ley del Orden Público, Ley del Organismo
Ejecutivo y Tratado Marco de Seguridad en Centro
América.
Específicos
Modelo Educativo vigente en el INEES,
conocimientos de Diseño y Desarrollo Curricular,
Investigación Educativa, TIC aplicado a la
Educación, Docencia, Planeamiento Educativo,
Evaluación de los Aprendizajes, Reglamentos de
Evaluación de las diferentes instancias educativas
de Guatemala, Destrezas de Enseñanza
Aprendizaje, Teorías del Aprendizaje y Filosofía de
la Educación.
78
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
Habilidades :
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas,
elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes,
capacidad de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora y otros.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
Licenciatura en Pedagogía y
Administración Educativa.
18 meses en puestos similares.
Funciones
Proponer procesos de Investigación de carácter académico dentro del ámbito del INEES y de las instituciones
que se adhieran a la propuesta del Instituto.
Monitorear la aplicación de los programas de estudio del Sistema Nacional de Seguridad y de las instituciones
que se adhieran a la propuesta del Instituto, en cuanto a procesos y metodologías en términos de la
orientación técnica y normativa.
Revisar contenidos curriculares de los programas educativos del INEES y de las instituciones educativas del
Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a la propuesta del Instituto.
Desarrollar propuestas de nuevos currículos de desarrollo profesional del INEES y de las instituciones
educativas que se adhieran a la propuesta del Instituto con base en el Modelo Educativo vigente en el INEES.
79
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
5
6
7
8
9
10
11
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Diseñar los programas de desarrollo profesional del INEES y de las instituciones educativas del Sistema
Nacional de Seguridad que se adhieran a la propuesta del Instituto.
Ejecutar los lineamientos teórico-metodológicos para la planeación, desarrollo y evaluación de los programas
de desarrollo profesional del INEES y de las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que
se adhieran a la propuesta del Instituto.
Ejecutar estrategias y planes curriculares relativas a las actividades académicas, docentes, educativas del
INEES y de las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a la propuesta del
Instituto.
Incorporar elementos del modelo educativo en los programas educativos del Instituto Nacional de Estudios
Estratégicos en Seguridad de acuerdo a las necesidades de formación y actualización curricular.
Diseñar materiales educativos para los programas de desarrollo profesional y de las instituciones educativas
del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieren a la propuesta del Instituto.
Realizar evaluación del Desempeño del personal a su cargo.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
80
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
f. Analista del Departamento de Desarrollo Curricular
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
8 4 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento Desarrollo Curricular
Subdirección Desarrollo Académico
Dirección Académica
Puesto Funcional: Analista de Desarrollo Curricular
Puesto Nominal : Profesional III 5030
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
Apoyar en los procesos de diseño y desarrollo curricular del programa desarrollo profesional del INEES que
permita su mejoramiento y actualización.
Puesto al que Reporta: Jefe de Desarrollo Curricular
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna Ninguno
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Oficios, memorándums, informes y demás documentación que se genere en la
Subdirección.
Supervisión: Ninguna.
Ninguna.
Subdirector de Desarrollo Académico
Asistente Subdirección
Desarrollo Académico
Jefe de Desarrollo Curricular
Jefe NTIC
Analista de Desarrollo Curricular
81
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Con personas dentro de
la Institución:
Jefe de Departamento de Desarrollo Curricular, Subdirector de Desarrollo Académico,
Director Académico, Jefes de Departamento de Desarrollo de NTIC Aplicados a la
Educación, Asistente de la Subdirección de Desarrollo Académico.
Con personas fuera de la
Institución: Ninguna.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, comunicación interpersonal.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
ASCENDENTE Jefe Departamento de Desarrollo Curricular.
DESCENDENTE Ninguna
HORIZONTAL Analistas de la Dirección Académica.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la Institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados
EXTERNA Ninguna
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
Constitución Política de la República de Guatemala,
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad,
Política Nacional de Seguridad y Tratado Marco de
Seguridad en Centro América.
Específicos
Modelo Educativo vigente en el INEES,
Conocimientos de Diseño y Desarrollo Curricular,
Investigación Educativa, Planeamiento Educativo,
Evaluación de los Aprendizajes, Destrezas de
Enseñanza Aprendizaje, Teorías del Aprendizaje y
Filosofía de la Educación.
82
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Disponibilidad de horario.
Presentación adecuada al puesto.
1 año en puestos similares.
Licenciatura en Administración
Educativa y Pedagogía. Tres años de
estudios universitarios en carrera de
Profesorado en Pedagogía.
Apoyar en las actividades de desarrollo curricular según lo establecido por el INEES.
Apoyar en la mediación de materiales educativos de los programas de desarrollo profesional del Instituto.
Colaborar en la propuesta de mejora, innovación y diseño curricular de los programas de desarrollo
profesional del Instituto.
Diseñar procesos de análisis de propuestas curriculares.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto
Funciones
Analizar e implementar la aplicación del currículo en programas de desarrollo profesional del INEES y de las
instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a la propuesta del instituto.
Elaborar informes anuales de los eventos educativos realizados en el INEES y de las instituciones educativas
del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a la propuesta del Instituto.
Analizar e implementar la utilización de NTIC´s en el proceso educativo de los programas de desarrollo
profesional del INEES y de las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a
la propuesta del Instituto.
Analizar información para la creación de programas de evaluación de los diseños curriculares de los
programas de desarrollo profesional y de las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que
se adhieran a la propuesta del Instituto.
Fecha: __________________________________
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
g. Jefe del Departamento de Desarrollo de NTIC Aplicados a la Educación
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Ninguno
Puesto Funcional: Jefe de NTIC
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 7
Ubicación Administrativa:
Departamento Desarrollo NTIC Aplicados a la Educación
Subdirección Desarrollo Académico
Dirección Académica
Desarrollar y orientar la aplicación de NTIC en los programas de desarrollo profesional del INEES.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes, memoria de labores, plataforma virtual
y demás documentación que se genere en la Subdirección.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Desarrollo Académico
Puestos bajo su cargo:Cantidad de
personas a su Ninguna
Supervisión: Ninguna
Dirigir las funciones del Departamento en la toma de decisiones, las cuales deben
estar basadas en Agenda Académica, políticas y procedimientos establecidos por la
Dirección Académica a través de la Subdirección de Desarrollo Académico
estableciendo métodos de control interno.
Subdirector de Desarrollo Académico
Asistente Subdirección
Desarrollo Académico
Jefe de Desarrollo Curricular
Jefe NTIC
Analista de Desarrollo Curricular
84
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
ASCENDENTE Subdirector de Desarrollo Académico.
DESCENDENTE Ninguna
HORIZONTAL Jefe del Departamento de Desarrollo Curricular.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector de Desarrollo Académico, Director Académico, Jefes de Departamento de
la Subdirección de Desarrollo Académico, Asistente de la Subdirección de Desarrollo
Académico, Dirección de Informática.
Con personas fuera de
la Institución:
Por conducto de la Subdirección de Desarrollo Académico y con personas vinculadas
al aula virtual.
Habilidades :
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas,
elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes,
capacidad de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora y equipo audiovisual.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
EXTERNA Por conducto de la Subdirección de Desarrollo Académico y con personas vinculadas
al aula virtual.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
Plataformas Virtuales, Bases de Datos,
Constitución Política de la República de Guatemala,
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad,
Reglamento de la Ley Marco del Sistema Nacional
de Seguridad y su modificación, Política Nacional
de Seguridad, Ley de los Consejos de Desarrollo
Urbano y Rural, Ley del Orden Público, Ley del
Organismo Ejecutivo y Tratado Marco de Seguridad
en Centro América.
Específicos
Modelo Educativo vigente en el INEES,
Investigación Educativa, TIC aplicado a la
Educación, Manejo de cursos virtuales,
Planeamiento Educativo, Destrezas de Enseñanza
Aprendizaje, Teorías del Aprendizaje y Filosofía de
la Educación.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
Licenciatura en informática y
Administración de Sistemas,
Licenciatura en Sistemas de
información.
1 año en puestos similares.
Coordinar actividades de desarrollo curricular para implementar un modelo pedagógico que incluya el uso de
NTIC en el INEES y de las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a la
propuesta del Instituto.
Monitorear y sistematizar el proceso de implementación y utilización de las NTIC educativas del INEES de las
instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a la propuesta del Instituto.
Promover la formación actualización docente por medio de la incorporación de las NTIC en los programas de
desarrollo profesional de INEES y de las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se
adhieran a la propuesta del Instituto.
Generar programas de capacitación al personal para el aprendizaje de las NTIC en el Sistema de desarrollo
profesional del INEES y de las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a
la propuesta del Instituto.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Funciones
Proponer procesos de investigación tecnológica de carácter académico dentro del ámbito del INEES y de las
instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a la propuesta del Instituto.
Incorporar la aplicación de NTIC en los procesos de enseñanza - aprendizaje de los programas de desarrollo
profesional del INEES y de las instituciones educativas del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieran a
la propuesta del Instituto.
Proponer y supervisar la aplicación actual y futura de nuevas tecnologías informáticas y de las
comunicaciones para la educación, dentro del ámbito del INEES y de las instituciones educativas del Sistema
Nacional de Seguridad que se adhieran a la propuesta del Instituto.
Procurar el fortalecimiento de los cuerpos académicos por medio del uso y aplicación de nuevas TIC en los
programas de formación y actualización.
Fecha: __________________________________
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Subdirección de Evaluación Docente
h. Subdirector de Evaluación Docente
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
7 7 Vacantes
1
1
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto Funcional: Subdirector de Evaluación Docente
Puesto Nominal : Subdirector Ejecutivo II 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
No. de Plazas Ocupadas 0
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Evaluación Docente
Dirección Académica
Puesto al que Reporta: Director Académico
Puestos bajo su cargo:Cantidad de
personas a su cargo:3
Jefe de Evaluación de
Planes y Currículo
Jefe de Evaluación y
Formación Docente
Evaluar de manera eficiente, eficaz y coordinar el desarrollo de la actividad docente, así como supervisar el
cumplimiento del desarrollo de la actividad de evaluación de planes y currículo.
Asistente Subdirección de
Evaluación Docente
Subdirector de Evaluación Docente
Jefe de Evaluación de Planes y Currículo
Jefe de Evaluación y Formación Docente
Asistente Subdirección de
Evaluación Docente
Director Académico
87
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Perfiles de puestos de la Subdirección de Evaluación Docente, oficios, circulares,
memorándums, informes, memoria de labores y demás documentación que se genere
en la Subdirección y validaciones de procesos.
ASCENDENTE Director Académico.
DESCENDENTE
Jefes de Departamento de la Subdirección Evaluación Docente, Analista del
Departamento de Evaluación de Planes y Currículo, Asistente de la Subdirección de
Evaluación Docente, Asistente de la Dirección Académica.
HORIZONTAL Subdirectores de la Dirección Académica.
Supervisión: Hacia las actividades que realizan los Jefes de Departamento y la Asistente que integra
la Subdirección de Evaluación Docente.
Sobre el personal a su cargo y para definir sistemas, procesos, registros y controles
que permitan la toma de decisiones, las cuales deben estar basadas en agenda
Académica, Políticas y Procedimientos establecidos por la Dirección Académica.
Con personas dentro de
la Institución:
Jefes de Departamento de la Subdirección de Evaluación Docente, Analista del
Departamento de Evaluación de Planes y Currículo, Asistente de la Subdirección de
Evaluación Docente, Asistente de la Dirección Académica, Director Académico,
Subdirectores de Control Académico, Desarrollo Académico y Cooperación.
Con personas fuera de
la Institución:
Autoridades de Centros de Estudios Superiores (Universidades), Unidades de
Capacitación de las diferentes instituciones que conforman el Sistema Nacional de
Seguridad y Docentes.
EXTERNA
Autoridades de Centros de Estudios Superiores (Universidades), Unidades de
Capacitación de las diferentes instituciones que conforman el Sistema Nacional de
Seguridad y docentes.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Habilidades :
Coordinar, trabajo en equipo, capacidad de análisis, toma de decisiones, aceptación de
normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas, honestidad,
responsabilidad, eficacia y capacidad.
Destrezas: Manejar equipo de computación, operar equipo de oficina y equipo audiovisual.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
Leyes Educativas, Reglamento de Evaluación,
Normativas de las Universidades, Constitución
Política de la República de Guatemala, Ley Marco del
Sistema Nacional de Seguridad, Reglamento de la
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad y su
modificación, Política Nacional de Seguridad, Ley de
los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural, Ley del
Orden Público, Ley del Organismo Ejecutivo y
Tratado Marco de Seguridad en Centro América.
Específicos
Evaluación de programas y desarrollo docente,
educación a distancia o educación virtual, diseños
curriculares, metodología de investigación,
experiencia en el Sector Seguridad del Estado,
diseños de planes y currículos, evaluación
curricular, metodología de la investigación,
planificación y desarrollo de proyectos.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
5 años en puestos similares.
Licenciatura en Área Social o
Humanística.
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Proponer al Director Académico las actualizaciones de los procesos de evaluación con base en los resultados
obtenidos.
Proponer al Director Académico lineamientos para establecer el reglamento de Evaluación Docente de las
instituciones que se adhieran al INEES.
Verificar que la evaluación docente se realice según la planificación establecida.
Dirigir y orientar las actividades de formación y actualización del personal docente.
Realizar periódicamente informes generales que integren los resultados de las evaluaciones aplicadas a los
planes y currículo, para presentarlas al Director Académico.
Verificar que se cumpla con la Evaluación de Planes y Currículo acordes con la planificación y lo establecido en
el modelo educativo vigente en el INEES.
Funciones
Proponer programas de actualización para el fortalecimiento de los cuerpos docentes que apoyan los
programas de formación y profesionalización que el INEES impulsa y desarrolla.
Orientar las actividades de formación y actualización dirigidas al personal docente.
Verificar que los docentes seleccionados llenen las competencias para ejercer docencia en los programas de
profesionalización, especialización y capacitación en materia de seguridad, que el INEES impulsa.
Dirigir la actualización del modelo de evaluación docente curricular.
Fecha: __________________________________
Sugerir las modificaciones a la Evaluación Docente que se deriven de los informes realizados por la
Subdirección.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Orientar la selección y aplicación de los mecanismos para la revisión de los planes y programas vigentes.
Proponer ante el Director Académico los programas de evaluación de Planes y Currículo.
Supervisar la aplicación de procedimientos utilizados en las visitas a los Centros de Estudios Superiores,
Unidades Académicas de las diferentes instituciones que conforman el Sistema Nacional de Seguridad, para la
Actualización de la Evaluación Docente y de Planes y Currículo del INEES.
Orientar al personal docente para que realice sus funciones según lo establecido en el modelo Educativo
vigente en el INEES.
Informar periódicamente los avances y cumplimiento de las modificaciones y actualizaciones en los procesos
utilizados por esta Subdirección.
Realizar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
i. Asistente de la Subdirección de Evaluación Docente
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
7 3 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Asistente Subdirección de Evaluación Docente
Puesto Nominal : Asistente Profesional I 9710
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Evaluación Docente
Dirección Académica
Recibir, registrar, archivar y/o dar trámite y seguimiento, a la información y documentación de la Subdirección de
Evaluación Docente; además de proporcionar información al personal concerniente a la Subdirección.
Económica:
Fondo de caja chica, vales de combustible, vehículo (s) asignados a la Subdirección,
documentos oficiales y autorizados por la Contraloría General de Cuentas (de forma
transitoria o en custodia).
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la Tarjeta
de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Oficios, circulares, memorándums, informes, órdenes de compra, liquidaciones de fondo
rotativo, caja chica, perfiles de puestos, facturas de compras, contratos, procesos de
compra directa, demás documentación que se genere en la Subdirección.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Evaluación Docente
Puestos bajo su cargo:Cantidad de personas
a su cargo:Ninguna Ninguno
Supervisión: Personal administrativo y operativo que pertenece a la Subdirección.
Para tomar las decisiones de su competencia relacionadas con las funciones de la
Subdirección, Dirección del Personal y Unidades Administrativas a su cargo.
Subdirector de Evaluación Docente
Jefe de Evaluación de Planes y Currículo
Jefe de Evaluación y Formación Docente
Asistente Subdirección de
Evaluación Docente
Director Académico
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
ASCENDENTE Director Administrativo y Financiero.
DESCENDENTE
Asistente de la Subdirección Admnstrativa, Jefes de Departamento de la Subdirección
Administrativa, Analista del Departamento de Compras y personal del Departamento de
Servicios Generales.
HORIZONTAL Subdirectores de la Institución.
Con personas dentro de
la Institución: Con todo el personal de la Institución.
Con personas fuera de la
Institución:
Proveedores de productos y/o servicios para la Institución, personal administrativo y
financiero de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes, capacidad de
instrucción, puntualidad, elaborar informes, comunicación interpersonal.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y otros.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
EXTERNA Proveedores de productos y/o servicios para la Institución, personal administrativo y
financiero de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
presupuesto, Constitución Política de la República de
Guatemala, principios contables, leyes fiscales, Manual
de Clasificaciones Presupuestarias, manejo de
sistemas contables de Gobierno, SICOIN, SIGES,
GUATECOMPRAS, manejo y control de inventarios y
almacén, mantenimiento y reparaciones básicas en
vehículos y edificios.
Específicos
Ley de contrataciones y adjudicaciones del Estado y su
reglamento vigente, liquidaciones de caja chica y
manejo de los procesos de Adquisiciones.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Secretaria bilingüe o comercial y 5to.
Semestre de una carrera universitaria afín al
puesto.
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Llevar el control del registro de documentos.
Distribuir y enviar correspondencia.
Recibir y enviar la correspondencia interna y externa dirigida a la Subdirección de Evaluación Docente y las
jefaturas que la integran.
Entregar al Subdirector la correspondencia e informar sobre los requerimientos que contiene la misma.
Atender llamadas telefónicas dirigidas al personal que integra la Subdirección de Evaluación Docente.
Clasificar y archivar los documentos que se generen por parte de la Subdirección de Evaluación Docente.
Funciones
Atender las instrucciones del Subdirector de Evaluación Docente.
Asistir en el desarrollo de programas de formación, actualización y evaluación docente.
Atender al personal que solicita información sobre asuntos de la Subdirección.
Redactar oficios, memorándums, circulares, notas y otros documento de información oficial.
Apoyar al Subdirector, en todas las tareas y actividades administrativas.
Manejar y organizar la agenda del Subdirector.
Mantener actualizado el directorio de personas e instituciones vinculadas a la evaluación y formación docente.
Brindar apoyo logístico en eventos especiales de la Dirección Académica del Instituto Nacional de Estudios
Estratégicos en Seguridad.
Organizar y archivar los instrumentos de evaluación docente y de planes de currículo.
Apoyar en la elaboración de informes periódicos de las actividades realizadas por la Subdirección de Evaluación
Docente.
Transcribir ayuda de memorias.
Apoyar en la redacción, transcripción y/o digitación de todo tipo de documentos y asistir a la Subdirección en todas
las labores secretariales propias e inherentes a las funciones de la Subdirección de Evaluación Docente.
Realizar órdenes de transporte para el personal de la Subdirección de Evaluación Docente.
Revisar constantemente el correo electrónico de la Subdirección de Evaluación Docente.
Llevar el control de existencias de útiles de oficina de la Subdirección de Evaluación Docente.
Elaborar y tramitar requisiciones de oficina de la Subdirección de Evaluación Docente.
93
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Mantener contacto con los proveedores y velar por el cumplimiento de los procedimientos administrativos exigidos
por la Institución.
Revisar y autorizar órdenes de compra y otros documentos de soporte.
Supervisar que la adquisición de bienes, insumos y suministros sea la mejor en condiciones de precio, calidad y
tiempo de entrega los mismos de acuerdo a la programación del Plan Operativo Anual.
Coordinar y supervisar de acuerdo a lo contratado la logística de los eventos que se realizan dentro y fuera de la
Institución.
Apoyar el proceso de adquisición de compras directas, de acuerdo al monto autorizado.
Supervisar la ejecución de las cuotas mensuales de compras y pagos de acuerdo a las directrices dadas por la
Dirección Administrativa y Financiera.
Apoyar a otras unidades administrativas de la Institución cuando le sea requerido por la Subdirección de
Evaluación Docente.
Otras actividades que sean solicitadas por el Subdirector de Evaluación Docente, Director Académico o Director
General del INEES conforme a la Ley.
Controlar y supervisar el mantenimiento y abastecimiento de combustible del o los vehículos asignados a la
Dirección General y Subdirección General, según resolución en vigencia.
Coordinar con el personal que integra la Subdirección Administrativa, actividades de apoyo fuera y dentro de la
Institución.
Supervisar que los procesos de compras se realicen de acuerdo a lo establecido a las leyes, normativas y
acuerdos vigentes y a los procedimientos internos autorizados.
Supervisar la administración del almacén.
Supervisar que el Jefe de Almacén realice el ingreso de materiales y suministros adquiridos en cantidad y
cumplimiento de especificaciones de compra para velar por los intereses de la Institución.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
Coordinar el pago de los servicios básicos del edificio.
Supervisar que se lleve a cabo la programación de la toma física del inventario de los bienes propiedad de la
Institución.
Analizar y supervisar el correcto registro y despacho de materiales, suministros y equipos adquiridos por la
Institución en el Departamento de Almacén.
Solicitar informes sobre las existencias del almacén y reporta periódicamente a la Dirección Administrativa y
Financiera.
Supervisar que periódicamente se realice la verificación de la existencia de insumos y suministros de acuerdo a
los registros.
Establecer el proceso adecuado para el resguardo de los bienes y suministros con que cuenta la Institución,
manteniendo los controles necesarios para garantizar su correcta disposición.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
j. Jefe de Departamento de Evaluación de Planes y Currículo
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Jefe de Evaluación de Planes y Currículo
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 7
Ubicación Administrativa:
Departamento Evaluación de Planes y Currículo
Subdirección Evaluación Docente
Dirección Académica
Desarrollar los procesos de evaluación de planes y currículo que permita su mejoramiento y actualización.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la Tarjeta
de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Formatos de evaluación de planes de enseñanza-aprendizaje y currículo, informes,
planes, programas y cronogramas de actividades, oficios y memorándums.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Evaluación Docente
Puestos bajo su cargo:Analista de Evaluación de
Planes y Currículo
Cantidad de personas
a su cargo:1
Supervisión: Analista asignado a su Departamento.
Para dirigir las funciones del Departamento, en la toma de decisiones las cuales deben
estar basadas en la Agenda Académica, políticas y procedimientos establecidos por la
Dirección Académica a través de la Subdirección de Evaluación Docente estableciendo
métodos de control interno.
Subdirector de Evaluación Docente
Jefe de Evaluación de Planes y Currículo
Jefe de Evaluación y Formación Docente
Asistente Subdirección de
Evaluación Docente
Analista de Evaluación de Planes
y Currículo
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
ASCENDENTE Subdirector de Evaluación Docente.
DESCENDENTE Analista asignado a su Departamento.
HORIZONTALJefe de Departamento de Evaluación y Formación Docente y Jefes de Departamento de la
Dirección Académica.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector de Evaluación Docente, Departamento de Evaluación y Formación Docente,
Analista del Departamento, Asistente de la Subdirección de Evaluación Docente, Director
Académico, Jefe del Departamento de Desarrollo Curricular.
Con personas fuera de la
Institución:
Autoridades de Centros de Estudios Superiores (Universidades), Unidades de
Capacitación de las diferentes Instituciones que conforman el Sistema Nacional de
Seguridad y Docentes.
Habilidades :
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas, elaborar
planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes, capacidad de análisis
y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo audiovisual.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad, iniciativa,
innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo, buenas relaciones
interpersonales.
EXTERNA
Autoridades de Centros de Estudios Superiores (Universidades), Unidades de
Capacitación de las diferentes Instituciones que conforman el Sistema Nacional de
Seguridad y Docentes.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office, Leyes
Educativas, Reglamento de Evaluación, Normativas de
las Universidades. Constitución Política de la República
de Guatemala, Ley Marco del Sistema Nacional de
Seguridad, Reglamento de la Ley Marco del Sistema
Nacional de Seguridad y su modificación, Política
Nacional de Seguridad, Ley de los Consejos de
Desarrollo Urbano y Rural, Ley del Orden Público, Ley
del Organismo Ejecutivo y Tratado Marco de Seguridad
en Centro América.
Específicos
Diseños de Planes y Currículos, Evaluación Curricular,
Metodología de la Investigación, Planificación,
Desarrollo de Proyectos y Corrientes Pedagógicas.
96
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Funciones
Proponer actualizaciones al modelo de evaluación de planes y currículo, con base en la información recopilada de
los diferentes Centros de Estudios Superiores.
Elaborar los instrumentos de evaluación de planes y currículo, acordes al modelo de evaluación propuesto y el
modelo educativo vigente establecido por el INEES.
Programar la evaluación de los planes y currículo con base al modelo educativo establecido por el INEES.
Realizar la evaluación de los planes y currículo con base en el modelo educativo establecido por el INEES.
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares
Licenciatura en Área Social o Humanística
Otros requisitos:
Fecha: __________________________________
Revisar y realizar actualizaciones periódicas a los instrumentos de evaluación, de acuerdo a los cambios del
modelo de evaluación de planes y currículo y/o al modelo educativo del INEES.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Elaborar propuestas de cambio, modificación o readecuación de los planes y currículo con base a los resultados
de la evaluación curricular realizada.
Recopilar información relacionada con la evaluación de planes y currículo mediante visitas a los centros de
Estudios Superiores y Unidades Académicas de las diferentes instituciones que conforman el Sistema Nacional de
Seguridad.
Proponer actualizaciones al modelo de evaluación de planes y currículo, con base en la información recopilada de
los diferentes Centros de Estudios Superiores.
Verificar el desarrollo del currículo en los diferentes programas educativos que realiza el INEES, con base al
modelo educativo vigente establecido por el INEES.
Elaborar informes periódicos según los resultados obtenidos de las evaluaciones de planes y currículo.
Realizar la evaluación del desempeño del personal a su cargo.
97
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
k. Analista del Departamento de Evaluación de Planes y Currículo
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
8 4 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Analista de Evaluación de Planes y Currículo
Puesto Nominal : Profesional III 5030
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
Puesto al que Reporta: Jefe de Evaluación de Planes y Currículo
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento Evaluación de Planes y Currículo
Subdirección Evaluación Docente
Dirección Académica
Apoyar en los procesos de evaluación de planes y currículo que permitan su mejoramiento y actualización.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la Tarjeta
de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes y demás documentación que se genere en el
Departamento de Evaluación de Planes y Currículo.
Supervisión: Ninguna
Ninguna
Puestos bajo su cargo: Ninguna Cantidad de
personas a su cargo:Ninguno
Subdirector de Evaluación Docente
Jefe de Evaluación de Planes y Currículo
Jefe de Evaluación y Formación Docente
Asistente Subdirección de
Evaluación Docente
Analista de Evaluación de Planes
y Currículo
98
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Con personas fuera de la
Institución: Ninguna
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector de Evaluación Docente, Jefe Departamento de Evaluación de Planes y
Currículo, Jefe Departamento de Evaluación y Formación Docente, Asistente de la
Subdirección de Evaluación Docente.
ASCENDENTE Jefe del Departamento de Evaluación de Planes y Currículo.
DESCENDENTE Ninguna
HORIZONTAL Analistas de la Dirección Académica.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office, Leyes
Educativas, Reglamento de Evaluación, Normativas de
las Universidades, Constitución Política de la República
de Guatemala, Ley Marco del Sistema Nacional de
Seguridad, Reglamento de la Ley Marco del Sistema
Nacional de Seguridad y su modificación, Política
Nacional de Seguridad, Ley de los Consejos de
Desarrollo Urbano y Rural, Ley del Orden Público, Ley
del Organismo Ejecutivo y Tratado Marco de Seguridad
en Centro América.
Específicos
Diseños de Planes y currículo, Evaluación Curricular,
Metodología de la Investigación, Planificación y
Desarrollo de Proyectos.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes, capacidad de
instrucción, puntualidad, comunicación interpersonal.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros equipo audiovisual.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la Institución, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados
EXTERNA Ninguna
99
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Constancia de Colegiado Activo.
Fecha: __________________________________
Analizar la información recopilada de los Centros de Estudios Superiores (Universidades), Unidades Académicas
de las diferentes instituciones que conforman el Sistema Nacional de Seguridad, para las actualizaciones de la
evaluación de planes y currículo.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
Funciones
Analizar información para la creación de programas de evaluación de los planes de currículo con base en el modelo
educativo vigente del INEES.
Apoyar en la elaboración de los instrumentos de evaluación de los planes y currículo con base en el modelo
educativo vigente establecido por el INEES.
Apoyar en la evaluación de los planes y currículo con base al modelo educativo establecido por el INEES.
Apoyar en la evaluación del cumplimiento del currículo en los diferentes programas educativos que realiza el INEES
y con base en el modelo educativo establecido por el INEES.
18 meses en puestos similares.Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Licenciatura en Area Social o Humanística.
100
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
l. Jefe del Departamento de Evaluación y Formación Docente
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Jefe Evaluación y Formación Docente
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 7
Ubicación Administrativa:
Departamento Evaluación y Formación Docente
Subdirección Evaluación Docente
Dirección Académica
Programar y organizar las actividades enfocadas al fortalecimiento del cuerpo docente, además de evaluar la
actividad docente en los programas de formación y especialización que el INEES realiza.
Económica:
Fondo de caja chica, vales de combustible, vehículo (s) asignados a la Subdirección,
documentos oficiales y autorizados por la Contraloría General de Cuentas (de forma
transitoria o en custodia).
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Oficios, circulares, memorándums, informes, órdenes de compra, liquidaciones de
fondo rotativo, caja chica, perfiles de puestos, facturas de compras, contratos,
procesos de compra directa y demás documentación que se genere en la
Subdirección.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Evaluación Docente
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Supervisión: Personal administrativo y operativo que pertenece a la Subdirección.
Para tomar las decisiones de su competencia relacionadas con las funciones de la
Subdirección, dirección del personal y unidades administrativas a su cargo.
Ninguno
Subdirector de Evaluación Docente
Jefe de Evaluación de Planes y Currículo
Jefe de Evaluación y Formación Docente
Asistente Subdirección de
Evaluación Docente
101
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
ASCENDENTE Subdirector de Evaluación Docente.
DESCENDENTE Ninguno
HORIZONTALJefe del Departamento de Evaluación de Planes y Currículo y Jefes de Departamento
de la Dirección Académica.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector de Evaluación Docente, Departamento de Evaluación de Planes y
Currículo, Asistente de la Subdirección de Evaluación Docente, Director Académico,
Departamento de NTIC Aplicados a la Educación, Departamento de Registro
Académico, Departamento de Certificación y Acreditación.
Con personas fuera de la
Institución:
Autoridades de Centros de Estudios Superiores (Universidades), Unidades de
Capacitación de las diferentes Instituciones que conforman el Sistema Nacional de
Seguridad y Docentes.
Habilidades :
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas,
elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes,
capacidad de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
EXTERNA
Autoridades de Centros de Estudios Superiores (Universidades), Unidades de
Capacitación de las diferentes Instituciones que conforman el Sistema Nacional de
Seguridad y Docentes.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
Leyes Educativas, Reglamento de Evaluación,
Normativas de las Universidades, Constitución
Política de la República de Guatemala, Ley Marco
del Sistema Nacional de Seguridad, Reglamento de
la Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad y
su modificación, Política Nacional de Seguridad,
Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural,
Ley del Orden Público, Ley del Organismo
Ejecutivo y Tratado Marco de Seguridad en Centro
América.
Específicos
Evaluación de programas y desarrollo docente,
educación a distancia o educación virtual, diseños
curriculares, metodología de investigación y
experiencia en el sector Seguridad del Estado.
102
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Funciones
Proponer programas de formación dirigidas al personal docente, que en materia de seguridad apoyan en las
actividades académicas del INEES.
Integrar una base de datos de docentes, que llene las competencias para ejercer docencia en los programas
de profesionalización, especialización y capacitación que el INEES realiza, en materia de seguridad.
Proponer al personal que llene las competencias para ejercer docencia en los programas de
profesionalización, especialización y capacitación que el INEES realiza, en materia de seguridad.
Desarrollar el proceso de inducción al personal propuesto para ejercer docencia, según la programación
actual del INEES.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
18 meses en puestos similares.
Licenciatura en Área Social o
Humanística.
Fecha: __________________________________
Elaborar informes periódicos, según los resultados obtenidos de las evaluaciones relacionadas con la
ejecución del trabajo docente, que en materia de seguridad apoyan en las actividades académicas del INEES.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Desarrollar el proceso de actualización docente, a través de lineamientos de formación didáctica y
tecnológica, que contribuyan a mantener actualizado a los docentes en materia de seguridad.
Diseñar los instrumentos de evaluación de la ejecución del trabajo docente, con base en lineamientos
establecidos por el modelo educativo vigente del INEES.
Recopilar información relacionada con la evaluación del trabajo docente, mediante las visitas a los Centros de
Estudios Superiores y Unidades académicas de las diferentes instituciones que conforman el Sistema
Nacional de Seguridad.
Proponer actualizaciones, modificaciones o cambios al sistema de evaluación del desempeño docente, según
la información recopilada y analizada de los diferentes Centros de Estudios Superiores y con base a los
resultados obtenidos de las distintas evaluaciones de trabajo docente realizadas.
Realizar diagnóstico de necesidades de capacitación, enfocadas al personal docente, que en materia de
seguridad apoyan en las actividades académicas del INEES.
Evaluar la ejecución del trabajo docente en los programas de formación y actualización que desarrolla el
INEES, que cumplan lineamientos didácticos, pedagógicos, técnicos y científicos con base a un calendario
académico previamente establecido.
103
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Subdirección de Control Académico
m. Subdirector de Control Académico
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
7 7 Vacantes
1
1
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto Nominal : Subdirector Ejecutivo II 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
No. de Plazas Ocupadas 0
Puesto Funcional: Subdirector de Control Académico
Subdirección Control Académico
Dirección Académica
Puesto al que Reporta: Director Académico
Puestos bajo su cargo:
Jefe Registro Académico
Cantidad de
personas a su
cargo:
3Jefe Certificación y
Acreditación
Asistente Control
Académico
Planificar y coordinar estrategias para el registro, control, acreditación y certificación de los procesos de formación
y profesionalización implementados por el INEES.
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirector de Control Académico
Asistente Subdirección de
Control Académico
Jefe Registro Académico
Jefe Certificación y Acreditación
Director Académico
104
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Se tiene acceso a la información de todos los participantes en las actividades
académicas del INEES. Perfiles de puesto de la Subdirección de Control Académico,
oficios y circulares, memoria de labores y programaciones.
ASCENDENTE Director Académico.
DESCENDENTE
Asistente de la Subdirección de Control Académico, Jefe del Departamento de
Registro Académico, Jefe del Departamento de Certificación y Acreditación, Analista
del Departamento de Registro Académico.
HORIZONTAL Subdirectores de la Dirección Académica.
Supervisión: Hacia las actividades que realizan los Jefes de Departamento y la Asistente que
integra la Subdirección de Control Académico.
Sobre el personal a su cargo y para definir sistemas, procesos, registros,
documentos y controles que permitan analizar y generar información útil para la toma
de decisiones.
Con personas dentro de
la Institución:
Jefes de Departamento de la Subdirección de Control Académico, Analista, Asistente
de la Subdirección de Control Académico, Director Académico, Asistente de la
Dirección Académica, Subdirectores de Evaluación Docente, Desarrollo Académico y
Cooperación.
Con personas fuera de la
Institución: Por conducto de la Dirección Académica.
Habilidades :
Coordinar, trabajo en equipo, capacidad de análisis, toma de decisiones, aceptación
de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas, honestidad,
responsabilidad, eficacia y capacidad.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
EXTERNA Por conducto de la Dirección Académica.
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
Internet, Redes Sociales y Plataformas Virtuales.
Específicos
Análisis Estadístico, Normas de Registro
Certificación y Acreditación, Normativa Legal del
Sistema Nacional de Seguridad y Agenda Educativa
del INEES.
105
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
5 años en puestos similares.
Licenciatura en Área Social y
Humanística.
Planificar los procedimientos del reglamento de Control Académico para el registro, certificación y acreditación
de los programas de formación, profesionalización y capacitación cumpliendo con el Reglamento Académico
del Instituto.
Controlar los procesos de acreditación de resultados académicos dentro del ámbito del INEES y de los
centros educativos del Sistema Nacional de Seguridad que se incorporen al proceso académico del INEES.
Verificar el proceso de registro de títulos y diplomas obtenidos en capacitaciones externas y/o en el extranjero
por los estudiantes de las diversas instituciones de formación académica del Sistema Nacional de Seguridad
incorporadas al Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad -INEES-, de conformidad a normativa
del Ministerio de Relaciones Exteriores y Universidad de San Carlos de Guatemala.
Realizar evaluación del desempeño del personal a su cargo.
Presentar periódicamente la información estadística de cursos y diplomados impartidos por el INEES.
Presentar periódicamente información del avance y cumplimiento de la programación académica a fin de
facilitar la toma de decisiones para el cumplimiento de los planes institucionales en el ámbito académico.
Funciones
Coordinar el diseño de planes para el desarrollo del registro, certificación y acreditación de los procesos de
formación y educación del INEES y de las instituciones del Sistema Nacional de Seguridad que se incorporan
a la Agenda Académica vigente del INEES.
Controlar el registro y acreditación de los catedráticos, docentes, instructores, capacitadores, facilitadores y
demás personal involucrado en la formación y educación en las actividades del Instituto y de las instituciones
del Sistema Nacional de Seguridad incorporado al proceso académico del Instituto.
Supervisar que el proceso de registro y certificación de la actividad académica (acreditación y certificación de
notas o resultados, asistencia, rendimiento y permanencia) cumpla con los requerimientos establecidos por el
INEES.
Supervisar los procesos de certificación y acreditación de las actividades académicas con base en las
políticas, estratégias y reglamentos del INEES.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
106
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
n. Asistente de la Subdirección de Control Académico
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
7 3 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Ninguno
Puesto Funcional: Asistente Subdirección de Control Académico
Puesto Nominal : Asistente Profesional I 9710
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Control Académico
Dirección Académica
Recibir, registrar, archivar y/o dar trámite y seguimiento a la información y documentación de la Subdirección de
Control Académico; además de proporcionar información al personal concerniente a la Subdirección.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activos Fijos que corresponda.
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes y demás documentación que se genere
en la Subdirección.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Control Académico
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Supervisión: Ninguna
Ninguna
Subdirector Control Académico
Asistente Subdirección de
Control Académico
Jefe Registro Académico
Jefe Certificación y Acreditación
Director Académico
107
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
ASCENDENTE Subdirector de Control Académico.
DESCENDENTE Ninguna
HORIZONTAL Asistentes de las Subdirecciones de la Dirección Académica.
Con personas dentro
de la Institución:
Subdirector de Control Académico, Jefes de Departamento de la Subdirección de
Control Académico, Analista del Departamento de Registro Académico, Asistente de
la Dirección Académica y de la Dirección Administrativa y Financiera, Asistentes de
las Subdirecciones de la Dirección Académica y de la Dirección Administrativa y
Financiera.
Con personas fuera de
la Institución: Participantes en actividades académicas para brindar y recibir información general.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, elaborar informes, comunicación interpersonal.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
EXTERNA Participantes en actividades académicas para brindar y recibir información general.
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
técnicas de archivo y redacción comercial.
EspecíficosManejo y organización de agenda y redacción de
documentos oficiales.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Secretaria bilingüe o comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria
afín al puesto.
108
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Distribuir y enviar correspondencia .
Recibir y enviar la correspondencia interna y externa dirigida a la Subdirección de Control Académico.
Entregar al Subdirector de Control Académico la correspondencia e informar sobre los requerimientos que
contiene la misma.
Recibir y atender llamadas telefónicas dirigidas al personal que integra la Subdirección de Control
Académico.
Clasificar, organizar y archivar los documentos que se generen en la Subdirección de Control Académico.
Transcribir ayuda de memorias.
Funciones
Atender las instrucciones del Subdirector de Control Académico.
Atender al personal que solicita información sobre asuntos de la Subdirección.
Redactar oficios, memorándums, circulares, notas y documentación necesaria de la Subdirección.
Llevar el control del registro de documentos bajo su responsabilidad.
Apoyar al Subdirector en todas las tareas y actividades administrativas.
Manejar y organizar la agenda del Subdirector de Control Académico.
Mantener actualizado el directorio de personas e instituciones vinculadas a control y registro académico.
Apoyar a otras unidades académicas de la Institución cuando le sea requerido por la Subdirección de
Control Académico.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Reproducir y escanear documentos.
Realizar órdenes de transporte para el personal de la Subdirección de Control Académico.
Revisar constantemente el correo electrónico de la Subdirección de Control Académico.
Llevar el control de existencias de útiles de oficina e insumos.
Elaborar requisiciones de útiles de oficina e insumos.
Recibir, revisar y analizar la correspondencia dirigida a la Subdirección de Control Académico y a las
jefaturas de departamento que la integran.
Fecha: __________________________________
109
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
o. Jefe del Departamento de Registro Académico
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Jefe de Registro Académico
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 7
Ubicación Administrativa:
Departamento Registro Académico y Acreditación
Subdirección Control Académico
Dirección Académica
Llevar el registro y control de las actividades académicas del Instituto, con la finalidad de generar información
fiable de los procesos realizados y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Oficios, memorándums, informes, base de datos, supervisión de expedientes de
participantes y de actividades académicas.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Control Académico
Puestos bajo su cargo:Analista de Registro
Académico
Cantidad de
personas a su
cargo:
1
Supervisión: Analista asignado a su Departamento.
Para dirigir las funciones del Departamento y del Analista asignado en la toma de
decisiones, las cuales deben estar basadas en Agenda Académica, políticas y
procedimientos establecidos por la Dirección Académica a través de la Subdirección
de Control Académico estableciendo métodos de control interno.
Subdirector Control Académico
Asistente Subdirección de
Control Académico
Jefe Registro Académico
Jefe Certificación y Acreditación
Director Académico
Analista de Registro Académico
110
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
ASCENDENTE Subdirector de Control Académico.
DESCENDENTE Analista asignado a su Departamento.
HORIZONTALJefe de Departamento de Certificación y Acreditación, Jefe del Departamento de
Evaluación y Formación Docente, Jefe del Departamento de Desarrollo Curricular.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector de Control Académico, Jefes de Departamento de la Subdirección de
Control Académico, Analista del Departamento de Registro Académico, Asistente de
la Subdirección de Control Académico, Director Académico.
Con personas fuera de
la Institución: Ninguna
Habilidades :
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas,
elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes,
capacidad de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
EXTERNA Ninguna
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
Internet y uso de la Plataforma Virtual.
Específicos
Análisis estadístico y Gestión de documentos
oficiales y académicos, Normas de Registro
Documental, Normativa Legal del Sistema Nacional
de Seguridad y Agenda Educativa del INEES.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
18 meses en puestos similares.
Ingeniería en Sistemas, Licenciatura en
Administración de Empresas e
Ingeniería Industrial.
111
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Firmar registro de diplomas emitidos por el INEES.
Incorporar en los métodos de registros de INEES las diferentes dependencias educativas de las instituciones
del Sistema Nacional de Seguridad que se adhieren al programa académico del Instituto.
Realizar evaluación del desempeño del personal a su cargo.
Controlar el registro de inscripción de participantes (control de documentos, resguardo de documentos,
informe del estado de documentos, y otras actividades que se relacionen con el control y registro de
inscripciones) en las diferentes actividades académicas que imparte el INEES.
Realizar la digitación y actualización de la base de datos de participantes en las actividades académicas del
INEES.
Controlar la incorporación de registros de diplomas a las bases de datos de la Subdirección de Control
Académico del INEES.
Analizar la base de datos de las múltiples actividades académicas, brindando la información necesaria y
sintetizada.
Funciones
Integrar a la base de datos el registro de docentes, instructores, capacitadores, facilitadores y demás
personal involucrado en la formación y educación calificados por la Subdirección de Evaluación Docente, para
proporcionar información a la Dirección Académica.
Coordinar los procesos para el registro de la actividad académica (asistencia, rendimiento y permanencia)
de los estudiantes de las diferentes actividades académicas del INEES y de las instituciones educativas del
Sistema Nacional de Seguridad que se incorporen al programa académico.
Actualizar, de conformidad con el Reglamento Académico, el registro de estudiantes que asiste a las
actividades académicas que imparte el INEES.
Proponer los métodos de registro de la Subdirección de Control Académico.
Presentar periódicamente a la Subdirección de Control Académico, reportes relacionados con las
asistencias, control de documentos, disponibilidad de cupos, información general de los participantes de
todas las actividades académicas relacionadas al INEES.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
112
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
p. Analista del Departamento de Registro Académico
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
8 4 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Ninguno
Puesto Funcional: Analista de Registro Académico y Acreditación
Puesto Nominal : Profesional III 5030
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento Registro Académico y Acreditación
Subdirección Control Académico
Dirección Académica
Apoyar, monitorear y analizar actividades técnicas de información y control de la actividad académica, desarrollando los
procesos de admisión, registro y control académico, a fin de garantizar la eficiencia y la integridad de las operaciones
que permitan generar la información útil para la toma de decisiones.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la Tarjeta de
Responsabilidades de Activos Fijos que corresponda.
Información: Oficios, memorándums, informes y demás documentación que se genere en el
Departamento de Registro Académico.
Puesto al que Reporta: Jefe de Registro Académico
Puestos bajo su cargo:Cantidad de personas
a su cargo:Ninguna
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
Ninguna
Subdirector Control Académico
Asistente Subdirección de
Control Académico
Jefe Registro Académico
Jefe Certificación y Acreditación
Director Académico
Analista de Registro Académico
113
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
ASCENDENTE Jefe del Departamento de Registro Académico.
DESCENDENTE Ninguno
HORIZONTAL Analistas de la Dirección Académica.
Con personas dentro de
la Institución:
Jefe del Departamento de Registro Académico, Subdirector de Control Académico,
Director Académico, Jefe del Departamento de Certificación y Acreditación, Asistente de la
Subdirección de Control Académico.
Con personas fuera de la
Institución: Participantes en actividades académicas para brindar y recibir información general.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes, capacidad de
instrucción, puntualidad, comunicación interpersonal.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros, equipo audiovisual, y
manejo de computadora.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la Institución, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados
EXTERNA Participantes en actividades académicas para brindar y recibir información general.
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
Internet, uso de Aulas Virtuales Y Redes Sociales.
Específicos
Análisis estadístico, Gestión de documentos oficiales y
académicos, Ley Marco del Sistema Nacional de
Seguridad y Agenda Educativa del INEES.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Licenciatura en Administración Educativa y
Pedagogía. Tres años de estudios
universitarios en carrera de Profesorado en
Pedagogía.
114
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Digitalizar base de datos para registrar y mantener actualizada la participación en actividades académicas.
Llevar el control del archivo físico de expedientes de participantes a las diferentes actividades que se imparten en el
INEES.
Llevar control, archivar listados y documentos de participación en actividades del INEES.
Elaborar estadísticas por actividad académica realizada por el INEES.
Actualizar el registro de la actividad académica de los participantes y de las instituciones educativas del Sistema
Nacional de Seguridad que se incorporen al proceso académico.
Incorporar los registros académicos de las diferentes dependencias educativas de las instituciones del Sistema
Nacional de Seguridad que se adhieran al proceso académico del INEES.
Funciones
Preparar informes de la información obtenida en las actividades académicas realizadas por el INEES.
Captar la información obtenida por los participantes en actividades académicas para la alimentación de la base de
datos.
Controlar el registro de la base de datos de los catedráticos, docentes, instructores, capacitadores, facilitadores y
demás personal involucrado en la formación y educación dentro de la Agenda Académica vigente del INEES.
Elaborar listados de participantes de las diferentes actividades Académicas del INEES.
Otras que le sean designadas por el Jefe del Departamento de Registro Académico, por el Subdirector de Control
Académico, por el Director Académico.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
115
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
q. Jefe del Departamento de Certificación y Acreditación
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Ninguno
Puesto Funcional: Jefe de Certificación y Acreditación
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 7
Ubicación Administrativa:
Departamento Administrativo de Sistemas de Control Académico
Subdirección Control Académico
Dirección Académica
Certificar y acreditar las actividades académicas del INEES y de las instituciones del SNS que se adscriban al Instituto
de acuerdo a la Agenda Académica establecida para el cumplimiento de la Ley Marco del Sistema Nacional de
Seguridad.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la Tarjeta
de Responsabilidades de Activos Fijos que corresponda.
Información: Oficios, memorándums, informes, diplomas, certificaciones, actas académicas y
constancias.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Control Académico
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Supervisión: Ninguna
Para dirigir las funciones del Departamento en la toma de decisiones las cuales deben
estar basadas en la Agenda Académica, políticas y procedimientos establecidos por la
Dirección Académica a través de la Subdirección de Control Académico, estableciendo
métodos de control interno.
Subdirector Control Académico
Asistente Subdirección de
Control Académico
Jefe Registro Académico
Jefe Certificación y Acreditación
Director Académico
116
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
ASCENDENTE Subdirector de Control Académico.
DESCENDENTE Ninguna
HORIZONTALJefe del Departamento de Registro Académico, Jefe del Departamento de Evaluación y
Formación Docente y Jefe del Departamento de Desarrollo Curricular.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector de Control Académico, Director Académico, Jefe del Departamento Registro
Académico, Analista, Asistente de la Subdirección de Control Académico, Jefe del
Departamento de Evaluación y Formación Docente y Jefe del Departamento de Desarrollo
Curricular.
Con personas fuera de la
Institución: Ninguna
Habilidades :
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas, elaborar
planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes, capacidad de análisis
y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo audiovisual.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad, iniciativa,
innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo, buenas relaciones
interpersonales.
EXTERNA Ninguna
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
Internet y uso de la Plataforma Virtual.
Específicos
Análisis Estadístico y Gestión de documentos
oficiales y académicos, Agenda Educativa del INEES.
Normas de Certificación y Acreditación, Normativa
Legal del Sistema Nacional de Seguridad.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
18 meses en puestos similares.
Licenciatura en Administración Educativa,
Ingeniería Industrial.
117
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Llevar el control del registro en el Libro de Actas de los diplomas emitidos para la certificación de las actividades
académicas realizadas por el INEES.
Elaborar constancias de certificación y acreditación a los participantes de las diferentes actividades académicas
realizadas por el INEES.
Realizar procesos de certificación de las actividades académicas realizadas por el INEES y de las instituciones
adscritas a los procesos del INEES.
Certificar el historial de cursos realizados por los participantes en las diferentes actividades académicas, realizadas
por el INEES.
Elaborar y actualizar la base de datos de control de certificaciones y acreditaciones.
Informar periódicamente de las certificaciones y acreditaciones emitidas.
Funciones
Ejecutar procesos de certificación y acreditación, con base en las políticas, estrategias y reglamentos del INEES,
de los estudiantes del Sistema Nacional de Seguridad, que participan en las diferentes actividades académicas
realizadas por el INEES.
Realizar procesos de acreditación de participación en las actividades académicas realizadas por el INEES.
Diseñar diplomas para las diferentes actividades académicas realizadas por el INEES.
Elaborar diplomas y documentos de certificación para las diferentes actividades académicas realizadas por el
INEES.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
118
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Subdirección de Cooperación
r. Subdirector de Cooperación
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
7 7 Vacantes
1
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto Funcional: Subdirector de Cooperación
Puesto Nominal : Subdirector Ejecutivo II 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
No. de Plazas Ocupadas 0
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Cooperación
Dirección Académica
Puesto al que Reporta: Director Académico
Jefe de Coordinación y
Enlace
Asistente Subdirección de
Cooperación
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
2
Coordinar la búsqueda de cooperación, nacional e internacional, para el fortalecimiento de la Agenda Académica del
Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad -INEES-.
Subdirector de Cooperación
Asistente Subdirección de
Cooperación
Jefe de Coordinación y
Enlace
Director Académico
119
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
ASCENDENTE
Con personas fuera de la
Institución:
Enlaces con las instituciones que integran el Sistema Nacional de Seguridad y
organismos nacionales e internacionales cooperantes.
Director Académico
Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Perfiles de puestos de la Subdirección de Cooperación, oficios, circulares,
memorándums, informes, memoria de labores, medios de divulgación institucional
internos y demás documentación que se genere en la Subdirección.
Supervisión: Actividades que realiza el personal que integra la Subdirección de Cooperación.
Sobre el personal a su cargo y para definir sistemas, procesos, registros y controles
que permitan analizar, registrar y resguardar la información de cooperación y otras
actividades inherentes al cargo.
Con personas dentro de
la Institución:
Jefe del Departamento de Coordinación y Enlace, Analista del Departamento de
Coordinación y Enlace, Asistente de la Subdirección de Cooperación, Asistente de la
Dirección Académica, Director Académico, Subdirectores de la Dirección Académica,
Subdirector General, Director General.
Económica:
DESCENDENTE
Jefe del Departamento de Coordinación y Enlace, Analista del Departamento de
Coordinación y Enlace, Asistente de la Subdirección de Cooperación, Asistente de la
Dirección Académica.
HORIZONTAL Subdirectores de la Dirección Académica.
EXTERNA Enlaces con las instituciones que integran el Sistema Nacional de Seguridad y
organismos nacionales e internacionales cooperantes.
120
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Específicos
Compendio de Leyes del INEES, Constitución
Política de la República, Ley Marco del Sistema
Nacional de Seguridad su Reglamento y Política
Nacional de Seguridad, otros documentos
emanados del Consejo Nacional de Seguridad,
Tratados Internacionales en relación a la
Cooperación.
Habilidades :
Coordinar, trabajo en equipo, capacidad de análisis, toma de decisiones, aceptación
de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas, honestidad,
responsabilidad, eficacia y capacidad.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
Conocimientos:
Generales
Relaciones humanas, Sistema Operativo Windows
y paquetes informáticos (office), conocimiento de
las leyes, Código de Servicio Civil y de Trabajo,
Reglamento del Instituto Nacional de Estudios
Estratégicos en Seguridad, Normas de Convivencia
del INEES, Leyes y Normativas de Cooperación
Internacional, Planificación estratégica,
Formulación y evaluación de proyectos, estrategias
para la toma de decisiones y resolución de
problemas, organización y métodos, Programas de
computación (Office, Project, Internet, Outlook,
otros), Técnicas de investigación, Idioma inglés y
otros idiomas.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Pasaporte y Visa americana vigente.
Disponibilidad de Viajar.
Experiencia Laboral
Excelente presentación personal.
Disponibilidad de horario.
5 años en puestos similares.
Licenciatura en Relaciones
Internacionales, Ciencia Política,
Administrador de Empresas y Ciencias
de la Comunicacíon.
121
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Funciones
Gestionar, cooperación con entidades públicas y privadas, nacionales y extranjeras para el cumplimiento de la
Agenda Académica del INEES.
Establecer enlaces con las entidades, instituciones y organizaciones públicas o privadas, nacionales o
extranjeras relacionadas con el tema.
Coordinar con medios de comunicación, información acerca de las actividades programadas del INEES de
acuerdo a la agenda académica.
Supervisar avances, logros y resultados alcanzados a través de los proyectos académicos del INEES.
Administrar y actualizar la base de datos de cooperantes nacionales e internacionales.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Dar seguimiento al cumplimiento y ejecución de los proyectos gestionados e implementados con el apoyo de
otras instituciones nacionales o internacionales.
Proponer a la Dirección Académica los protocolos de las actividades del INEES.
Supervisar el funcionamiento de las áreas y personal a su cargo.
Realizar evaluación del desempeño del personal a su cargo.
Participar en la redacción y evaluación de convenios de cooperación relacionados con la actualización y
superación del personal docente.
Proponer a la Dirección Académica los instrumentos de cooperación para el mejor desarrollo y funcionamiento
del INEES.
122
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
s. Asistente de la Subdirección de Cooperación
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
7 3 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Asistente Subdirección de Cooperación
Puesto Nominal : Asistente Profesional I 9710
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo:
Puesto al que Reporta: Subdirector de Cooperación
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación
Administrativa:
Departamento
Subdirección Cooperación
Dirección Académica
Puestos bajo su cargo: Ninguno
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Recibir, registrar, archivar y/o dar trámite y seguimiento a la información y documentación de la Subdirección de
Cooperación; además de proporcionar información al personal concerniente a la Subdirección.
Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activos Fijos que corresponda.
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes y demás documentación que se genere
en la Subdirección.
Supervisión: Ninguna
Ninguna
Subdirector de Cooperación
Asistente Subdirección de
Cooperación
Jefe de Coordinación y
Enlace
Director Académico
123
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Coordinar, trabajo en equipo, capacidad de análisis, toma de decisiones, aceptación de
normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas, honestidad,
responsabilidad, eficacia y capacidad.
Con personas fuera de
la Institución: Las solicitadas por la Subdirección de Cooperación.
DESCENDENTE
HORIZONTALAsistentes de las Subdirecciones de la Dirección Académica y de la Dirección
Administrativa y Financiera.
ASCENDENTE Subdirector de Cooperación.
Ninguno
EXTERNA Las solicitadas por la Subdirección de Cooperación.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
técnicas de archivo, redacción comercial, Análisis
técnico-administrativas, Organización y métodos,
Procesos administrativos y trámites de la
Administración Pública, Legislación guatemalteca
en general (Constitución Política de la República,
Derecho Administrativo, Derecho Civil, Otros),
Legislación Laboral (Ley de servicio Civil, Código de
Trabajo, Ley del Organismo Ejecutivo, otros),
Legislación Específica. Señalar: Ley Marco del
Sistema Nacional de Seguridad y su Reglamento,
Programas de computación (Office, Project,
Internet, Outlook, otros), técnicas de archivo,
redacción y correspondencia, taquigrafía, manejo
de equipo audiovisual, manejo de equipo
fotográfico.
Específicos Manejo de organización de agenda.
Con personas dentro
de la Institución:
Subdirector de Cooperación, Jefe de Departamento de Coordinación y Enlace, Analista
del Departamento de Coordinación y Enlace, Asistente de la Dirección Académica y de
la Dirección Administrativa y Financiera, Asistentes de las Subdirecciones de la
Dirección Académica y de la Dirección Administrativa y Financiera.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
Habilidades :
124
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Mantener actualizado el directorio de personas e instituciones vinculadas a la cooperación.
Brindar apoyo logístico en eventos especiales de la Dirección Académica del Instituto Nacional de Estudios
Estratégicos en Seguridad.
Organizar y archivar documentos de referencia y materiales educativos realizados por la Subdirección de
Cooperación.
Apoyar en la elaboración de informes periódicos de las actividades realizadas por la Subdirección de
Cooperación.
Apoyar a otras unidades de la Institución cuando le sea requerido por la Subdirección de Cooperación.
Otras que sean designadas por el Subdirector de Cooperación, el Director Académico, Subdirector General o
por el Director General del Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad conforme a la Ley.
Realizar órdenes de transporte para el personal de la Subdirección de Cooperación.
Revisar constantemente el correo electrónico de la Subdirección de Cooperación.
Llevar el control de existencias de útiles de oficina de la Subdirección de Cooperación.
Elaborar y tramitar requisiciones de útiles de oficina de la Subdirección de Cooperación.
Apoyar al Subdirector, en todas las tareas y actividades administrativas.
Manejar y organizar la agenda del Subdirector.
Entregar al Subdirector la correspondencia e informar sobre los requerimientos que contiene la misma.
Atender las instrucciones del Subdirector de Cooperación.
Asistir en el desarrollo de los programas educativos y actividades de la Subdirección de Cooperación.
Atender al personal que solicita información sobre asuntos de la Subdirección.
Redactar oficios, memorándums, circulares, notas y otros documentos de información oficial.
Llevar el control del registro de documentos.
Distribuir y enviar correspondencia .
Recibir y enviar la correspondencia interna y externa dirigida a la Subdirección de Cooperación y las
Jefaturas que la integran.
Atender llamadas telefónicas dirigidas al personal que integra la Subdirección de Cooperación.
Clasificar y archivar los documentos que se generen por parte de la Subdirección de Cooperación.
Transcribir información para la elaboración de memorias.
1 año en puestos similares.
Secretaria bilingüe o comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria
afín al puesto.
Reproducir y escanear documentos.
Funciones
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
125
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INEES Dic. 2017
Código: MO-001
t. Jefe del Departamento de Coordinación y Enlace
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Jefe de Coordinación y Enlace
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 7
Ubicación Administrativa:
Departamento Coordinación y Enlace
Subdirección Cooperación
Dirección Académica
Buscar recursos finacieros de entidades nacionales e internacionales, para ejecutar lo establecido en la Agenda
Académica del Instituto Nacional de Estudios Estrátegicos en Seguridad -INEES-
Económica: Manejo de fondos públicos derivados de la Cooperación Financiera Internacional
reembolsable y no reembolsable.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Informes, proyectos y todo lo requerido por la Subdirección.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Cooperación
Puestos bajo su cargo:Analista de Coordinación y
Enlace
Cantidad de
personas a su 1
Supervisión: Analista asignado a su Departamento.
Para dirigir las funciones del Departamento, en la toma de decisiones las cuales
deben estar basadas en la agenda académica, políticas y procedimientos
establecidos por la Dirección Académica a través de la Subdirección de Cooperación
estableciendo métodos de control interno.
Subdirector de Cooperación
Asistente Subdirección de
Cooperación
Jefe de Coordinación y
Enlace
Director Académico
Analista de Coordinación y
Enlace
126
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
ASCENDENTE Subdirector de Cooperación.
DESCENDENTE Analista asignado a su Departamento.
HORIZONTAL Jefes de Departamento de la Subdirección de Desarrollo Académico.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector de Cooperación, Director Académico, Analista del Departamento de
Coordinación y Enlace, Jefes de Departamento de la Dirección Académica, Asistente
de la Subdirección de Cooperación.
Con personas fuera de la
Institución: Por conducto de la Subdirección de Cooperación
Habilidades:
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas,
elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes,
capacidad de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
EXTERNA Por conducto de la Subdirección de Cooperación.
Conocimientos:
Generales
Relaciones humanas, Sistema Operativo Windows
y paquetes informáticos (office); conocimiento de
las Leyes, Código de Servicio Civil y de Trabajo,
Reglamento del Instituto Nacional de Estudios
Estratégicos en Seguridad, Normas de Convivencia
del INEES, Leyes y Normativas de Cooperación
Internacional.
Específicos
Compendio de Leyes del INEES, énfasis en la
Constitución Política de la República, Ley Marco del
Sistema Nacional de Seguridad su Reglamento y
Política Nacional de Seguridad, Tratados
Internacionales en relación a la Cooperación.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
Licenciatura en Relaciones
Internacionales y/o Ciencia Política,
Administrador de Empresas y Ciencias
de la Comunicación.
18 meses en puestos similares.
127
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Asistir a la Subdirección de Cooperación en todos los asuntos relacionados a la ejecución de los programas y
proyectos que se gestione con la cooperación.
Elaborar perfiles de proyectos de cooperación a futuro.
Presentar los proyectos de cooperación ante la Dirección Académica
Realizar informes periódicos de avance de la implementación de los proyectos.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Funciones
Implementar acciones de búsqueda y coordinación de enlaces en función del desarrollo de la Agenda
Académica.
Implementar un sistema de monitoreo y evaluación de los programas y proyectos realizados por el INEES con
financiamiento de cooperación nacional e internacional.
Mantener la comunicación interistitucional entre el INEES y de las distintas agencias de cooperación.
Participar en la elaboración de instrumentos de cooperación (convenios o cartas de entendimiento), para el
cumplimiento de la Agenda Académica del INEES.
Fecha: __________________________________
128
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
u. Analista del Departamento de Coordinación y Enlace
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
8 4 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Analista de Coordinación y Enlace
Puesto Nominal : Profesional III 5030
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
Económica: Ninguna
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación
Administrativa:
Departamento Coordinación y Enlace
Subdirección Cooperación
Dirección Académica
Mobiliario y Equipo:
Puesto al que Reporta: Jefe de Coordinación y Enlace
Puestos bajo su cargo: Ninguno
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Recopilar la información que se obtenga para la Subdirección de Cooperación y realizar un análisis adecuado
para comprender e interpretar los mecanismos de la cooperación.
Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activos Fijos que corresponda.
Información: Informes, oficios, memorándums, proyectos y todo lo requerido por el Departamento
de Coordinación y Enlace.
Supervisión: Ninguna
Ninguna
Subdirector de Cooperación
Asistente Subdirección de
Cooperación
Jefe de Coordinación y
Enlace
Director Académico
Analista de Coordinación y
Enlace
129
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
DESCENDENTE
HORIZONTAL Analistas de la Dirección Académica.
ASCENDENTE Jefe Departamento de Coordinación y Enlace, Subdirector de Cooperación.
Ninguna
Con personas dentro
de la Institución:
Jefe de Departamento de Coordinación y Enlace, Subdirector de Cooperación,
Director Académico, Asistente de la Subdirección de Cooperación.
Con personas fuera de
la Institución: Ninguna
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
EXTERNA Ninguna
Conocimientos:
Generales
Relaciones humanas, Sistema Operativo Windows
y paquetes informáticos (office), conocimiento de
las Leyes, Código de Servicio Civil y de Trabajo,
Reglamento del Instituto Nacional de Estudios
Estratégicos en Seguridad, Normas de Convivencia
del INEES, Leyes y Normativas de Cooperación
Internacional. Planificación estratégica,
Formulación y evaluación de proyectos, estrategias
para la toma de decisiones y resolución de
problemas, Análisis técnico-administrativas,
Organización y métodos, Legislación Específica.
Señalar: Ley Marco del Sistema Nacional de
Seguridad y su Reglamento, Programas de
computación (Office, Project, Internet, Outlook,
otros), Idioma inglés y Manejo de equipo
audiovisual.
Específicos
Compendio de Leyes del INEES, Constitución
Política de la República, Ley Marco del Sistema
Nacional de Seguridad su Reglamento y Política
Nacional de Seguridad, otros documentos
emanados del Consejo Nacional de Seguridad,
Tratados Internacionales en relación a la
Cooperación.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, comunicación interpersonal.
130
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Mantener al día los registros y estadísticas.
Participar en talleres, cursos y seminarios.
Realizar diagnóstico interno para determinar necesidades de apoyo.
Mantener informado al Jefe de Coordinación y Enlace de los avances de gestión de proyectos ante fuentes
cooperantes y entidades técnicas de la cooperación Internacional.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionada al puesto.
Funciones
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la Institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Disponibilidad de viajar al interior de la República.
Disponibilidad de horario.Presentación adecuada al puesto.
1 año en puestos similares.
Licenciatura en Relaciones
Internacionales y/o Ciencia Política,
Administración de Empresas y Ciencias
de la Comunicación.
Asistir al Jefe del Departamento de Coordinación y Enlace en todos los asuntos relacionados a la ejecución
de los programas, proyectos que se gestionen y ejecuten con la cooperación.
Analizar proyectos que sean requeridos por las instituciones de cooperación.
Elaborar informes periódicos de avance de la implementación de proyectos.
Ejecutar las acciones de búsqueda y coordinación de enlaces en función del desarrollo de la planificación
general del INEES con respecto a la formación, profesionalización y capacitación.
Realizar un sistema de monitoreo, seguimiento y evaluación de los programas y proyectos realizados por el
INEES con Cooperación Nacional e Internacional.
Mantener la comunicación interinstitucional entre el INEES y las distintas agencias de cooperación.
Participar en el diseño de programas, proyectos y elaboración de convenios con la cooperación
interinstitucional.
131
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Dirección Administrativa y Financiera
a. Director Administrativo y Financiero
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
4 4 Vacantes
1
1
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Subdirector Recursos
Humanos
Subdirector Administrativo
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
3
No. de Plazas 0Ocupadas
Ubicación
Administrativa:R
en
gló
n:
Sin Especialidad 0000
Puesto Funcional: Director Administrativo y Financiero
Especialidad:
Puesto Nominal : Director Ejecutivo II 0000
Administrativa y Financiera
Director General
Planificar, organizar, dirigir, supervisar y evaluar todas la operaciones presupuestarias, contables y financieras de
la Institución, así como las gestiones, actividades administrativas y de personal.
Puesto al que Reporta:
Subdirector Financiero
Departamento
Subdirección
Dirección
Director General
Director Administrativo y
Financiero
Subdirector General
Asistente de Dirección
Académica
Subdirector Financiero
Subdirector Administrativo
Subdirector de Recursos Humanos
132
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
ASCENDENTE Director General, Subdirector General.
Con personas dentro
de la Institución: Director General, Subdirector General, Directores, Subdirectores y demás personal.
Con personas fuera de
la Institución:
Personal directivo y técnico de la Dirección Financiera, Dirección de Recursos
Humanos, Dirección de Planificación, Dirección Administrativa de la Secretaría Técnica
del Consejo Nacional de Seguridad y de la Inspectoría del Sistema Nacional de
Seguridad y proveedores.
DESCENDENTE
HORIZONTAL Director Académico, Director de Auditoría y Director de Asesoría Jurídica.
EXTERNA
Personal directivo y técnico de la Dirección Financiera, Dirección de Recursos
Humanos, Dirección de Planificación, Dirección Administrativa de la Secretaría Técnica
del Consejo Nacional de Seguridad y de la Inspectoría del Sistema Nacional de
Seguridad y proveedores.
Económica: Operaciones financieras, contables y sobre la ejecución presupuestaria.
Mobiliario y Equipo:
Equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de comunicaciones, y demás bienes
asignados por medio de la Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que
corresponda.
Información: Correspondencia interna y externa, normativas vigentes, políticas y procesos internos
establecidos, administrativa, financiera y estratégica.
Subdirectores y demás personal que integran la Institución.
Supervisión: Actividades relacionadas al puesto.
Sobre todas las actividades administrativas y financieras que se realizan en la
Institución y sobre el personal que integra la Dirección.
133
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Actitudes y Valores:
Actitudes y valores: Liderazgo, compromiso con la institución, confiabilidad, disciplina,
puntualidad, iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en
equipo, asertividad, proactividad, buenas relaciones interpersonales, honestidad y ética.
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Constancia de Colegiado Activo.
Disponibilidad de horario.
Otros requisitos:
Otros:
Manejo de equipo de computación.
5 años de experiencia en puesto similar,
deseable en sector gobierno.
Licenciado en Administración de
Empresas, Economía, Auditor o carrera
afín al puesto. Postgrado a nivel de
Maestría en el área de Finanzas.
Coordinación, planificación, trabajo en equipo, actitud de servicio, solución de
problemas, toma de decisiones, negociación, pensamiento lógico-analítico, facilidad de
comunicación.
Destrezas:
Conocimientos:
Generales
Constitución Política de la República de Guatemala,
administración del recurso humano, gestiones para
realización de compras, formulación y evaluación
de proyectos, estrategias para la toma de
decisiones y resolución de problemas, análisis
técnico-administrativos, organización y métodos,
procesos administrativos y trámites de la
administración pública, legislación guatemalteca en
general (Constitución Política de la República),
legislación Fiscal y Tributaria (Ley Orgánica del
Presupuesto, Ley de Contrataciones del Estado,
Ley del ISR, normativa aplicable a la administración
financiera, otras), Legislación laboral (Ley de
Servicio Civil, Código de Trabajo, Ley del
Organismo Ejecutivo, otros), legislación específica.
Conocimientos de la Ley Marco del Sistema
Nacional de Seguridad y su Reglamento,
programas de computación (Office, Project,
Internet, Outlook, otros), sistema de control
gubernamental (SIAF, Guatenóminas,
Guatecompras, SIGES, SICOIN, otros)
conocimientos de gestión y control de compras y
contrataciones.
Específicos
Leyes ordinarias, Decreto 101-97 Ley Orgánica del
Presupuesto, Decreto 37-92, Manual de
Clasificaciones Presupuestarias, conocimientos,
manejo de sistemas contables de gobierno,
conocimientos sobre presupuesto por programas y
por resultados, ley de Servicio Civil y su
Reglamento.
Habilidades :
134
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Rendir los informes de cuentas, presupuesto y finanzas que le sean requeridos.
Atender todas las actividades relacionadas con instituciones encargadas de la administración financiera.
Fecha: __________________________________
Funciones
Registrar y controlar la ejecución presupuestaria.
Mantener actualizado el inventario y el almacén.
Programar la adquisición de bienes y servicios.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Según Artículo 54 del Acuerdo Gubernativo 166-2011 del Presidente de la República.
Elaborar el anteproyecto de presupuesto anual.
Realizar el pago de salarios, honorarios, viáticos, compras y servicios.
Dar mantenimiento al equipo y bienes del INEES.
Planificar, coordinar y ejecutar la asesoría y desarrollar auditoría preventiva de todas las erogaciones
financieras realizadas por adquisición de bienes y contratación de servicios que se ejecuten con cargo al
presupuesto del INEES, verificar las existencias y el cumplimiento de los procedimientos de control interno
establecidos y revisar las operaciones realizadas a través del sistema integrado de administración financiera.
135
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
b. Asistente de la Dirección Administrativa y Financiera
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
4 1 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Asistente Dirección Administrativa y Financiera
Puesto Nominal : Asistente Profesional II 9720
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 3
Ubicación
Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección Administrativa y Financiera
Apoyar a la Dirección Administrativa y Financiera en todas las actividades propias e inherentes al puesto,
actividades secretariales, de logística y coordinación.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Director Administrativo y Financiero
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes que se generen en la Dirección
Administrativa y Financiera, documentos, correspondencia oficial y expedientes.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
No tiene ninguna autoridad.
Director General
Director Administrativo y
Financiero
Subdirector General
Asistente de Dirección
Académica
Subdirector Financiero
Subdirector Administrativo
Subdirector de Recursos Humanos
136
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Con personas fuera de
la Institución: Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
HORIZONTAL
EXTERNA Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
Asistentes de las Direcciones.
DESCENDENTE Asistentes de las Subdirecciones.
Específicos Manejo y organización de agenda y base de datos.
Con personas dentro
de la Institución: Con todo el personal.
ASCENDENTE Director Administrativo y Financiero, Asistente de la Dirección General.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
Experiencia Laboral
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros, equipo
audiovisual, manejo de computadora y software de psicometría y manejo de máquina
de escribir.
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
técnicas de archivo y redacción comercial y oficial.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, comunicación interpersonal.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Secretaria bilingüe o comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria
afín al puesto.
137
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Llevar el control de elaboración de oficios, memorándums, notas de entrega y notas de envío de la
Dirección Administrativa y Financiera.
Funciones
Redactar oficios, memorándums, circulares, notas de envío y notas de entrega de la Dirección
Administrativa y Financiera.
Fecha: __________________________________
Clasificar, organizar y archivar los documentos que se generen por parte de la Dirección Administrativa y
Financiera.
Transcribir documentos.
Elaborar y mantener actualizada la agenda de trabajo del Director Administrativo y Financiero para hacer los
recordatorios que correspondan.
Distribuir y envíar correspondencia y correos electrónicos relacionados a la Dirección Administrativa y
Financiera.
Dar seguimiento a las instrucciones y solicitudes del Director Administrativo y Financiero.
Recibir y atender las llamadas telefónicas de la Dirección Administrativa y Financiera.
Recibir, revisar y analizar la correspondencia dirigida a la Dirección Administrativa y Financiera.
Entregar al Director Administrativo y Financiero la correspondencia e informar sobre los requerimientos que
contiene la misma.
Realizar copias de seguridad de los documentos concernientes a la Dirección Administrativa y Financiera.
Apoyar al Director Administrativo y Financiero en todas las tareas y actividades administrativas necesarias
concernientes a la Dirección Administrativa y Financiera.
Mantener actualizado el directorio de personas e instituciones con las que mantiene mayor comunicación la
Dirección Administrativa y Financiera.
Apoyar a otras unidades administrativas de la Institución cuando le sea requerido por el Director
Administrativo y Financiero.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Reproducir y escanear documentos.
Revisar el correo electrónico e informar al Director Administrativo y Financiero del contenido de los mismos
que requieran de su atención.
Llevar el control de útiles de oficina de la Dirección Administrativa y Financiera.
Elaborar requisiciones de útiles de oficina de la Dirección Administrativa y Financiera.
Realizar la convocatoria del pesonal a reuniones y actividades programadas por la Dirección Administrativa
y Financiera.
138
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Subdirección Administrativa
c. Subdirector Administrativo
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
7 7 Vacantes
1
1
1
1
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto al que Reporta: Director Administrativo y Financiero
Puestos bajo su cargo:
Asistente Subdirección
Administrativa Cantidad de
personas a su
cargo:
5Jefe de Compras
Jefe de Inventarios
Jefe de Almacén
Jefe de Servicios Generales
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Apoyar en la planificación, coordinación, dirección, ejecución, control, evaluación de las acciones tendientes a
satisfacer las necesidades básicas en materia de servicios básicos y especiales; tales como: electricidad,
teléfono, agua, limpieza, reparación de vehículos, mantenimiento y reparación de equipos de oficina.
Puesto Nominal : Subdirector Ejecutivo II 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
No. de Plazas Ocupadas 0
Puesto Funcional: Subdirector Administrativo
Subdirector Administrativo
Asistente Subdirección
Administrativa
Jefe de Inventarios
Jefe de Compras
Jefe de Almacén
Jefe de Servicios Generales
Director Administrativo y
Financiero
139
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
EXTERNA Personal administrativo y financiero de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad.
ASCENDENTE Director Administrativo y Financiero.
DESCENDENTE
Asistente de la Subdirección Administrativa, Jefes de Departamento de la
Subdirección Administrativa, Analista del Departamento de Compras y personal del
Departamento de Servicios Generales.
HORIZONTAL Subdirectores de la Institución.
Supervisión: Personal administrativo y operativo que pertenece a la Subdirección.
Para tomar las decisiones de su competencia relacionadas con las funciones de la
Subdirección, dirección del personal y unidades administrativas a su cargo.
Con personas dentro de
la Institución: Con todo el personal de la Institución.
Con personas fuera de la
Institución:
Proveedores de productos y/o servicios para la Institución, personal administrativo y
financiero de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos y Bienes Fungibles que corresponda.
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes y demás requerimientos que se generen
en la Subdirección.
Económica: Documentos oficiales y autorizados por la Contraloría General de Cuentas (de forma
transitoria o en custodia).
140
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Otros requisitos:
Nivel Académico
Licenciatura en Administración de
Empresas, Economía o carrera afín al
puesto.
Experiencia Laboral 5 años en puestos similares.
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
Habilidades :
Coordinar, trabajo en equipo, capacidad de análisis, toma de decisiones, aceptación
de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas, honestidad,
responsabilidad, eficacia y capacidad.
Destrezas: Manejo de equipo de computación y operar equipo de oficina.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
presupuesto, Constitución Política de la República
de Guatemala, principios contables, leyes fiscales,
Manual de Clasificaciones Presupuestarias, manejo
de sistemas contables de gobierno SICOIN, SIGES,
GUATECOMPRAS, manejo y control de inventarios
y almacén, mantenimiento y reparaciones básicas
en vehículos y edificios.
Específicos
Manual de Clasificaciones Presupuestarias, manejo
de sistemas contables de gobierno SICOIN, SIGES,
GUATECOMPRAS, manejo y control de inventarios
y almacén, mantenimiento y reparaciones básicas
en vehículos y edificios. Ley de contrataciones y
adjudicaciones del Estado y su reglamento vigente,
y manejo de los procesos de adquisiciones.
141
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Mantener constante comunicación con la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad en lo
referente a las gestiones administrativas que se realizan en la Institución.
Supervisar que la asignación y aprovechamiento de los insumos sea utilizados para los fines establecidos.
Coordinar y supervisar el adecuado uso del equipo de transporte de la Institución.
Supervisar la programación, ejecución del cronograma de limpieza, mantenimiento preventivo y correctivo de
la Institución.
Asesorar en el establecimiento de los mecanismos necesarios para proteger y conservar adecuadamente los
bienes inmuebles.
Revisar y reportar cambios o actualizaciones a los manuales de organización y conforme a las funciones,
estructura, perfiles y atribuciones de los puestos que conforman su Subdirección.
Realizar y/o supervisar el proceso de inducción al puesto para el personal de nuevo ingreso, informa acerca
de los objetivos de la Subdirección, el organigrama, comunicación con otras unidades administrativas de la
Institución y otras instituciones.
Planificar, organizar y reportar a Recursos Humanos la programación anual de vacaciones del personal a su
cargo.
Realizar las evaluaciones de desempeño del personal a su cargo.
Revisar, analizar e informar sobre los reportes generados por cada una de las Jefaturas a su cargo.
Apoyar al Director Administrativo y Financiero en la elaboración del Plan Operativo Anual.
Velar por la custodia y preservación de la documentación propia de la Subdirección.
Asistir y participar en reuniones asignadas por el Director Administrativo y Financiero.
Supervisar, controlar y distribuir las actividades del personal a su cargo.
Elaborar informes periódicos de información propia de la Subdirección.
Velar por que los Jefes de Departamento de la Subdirección Administrativa cumplan con las labores de
acuerdo a los objetivos establecidos.
Mantener actualizado al personal bajo su cargo sobre los cambios que se realizan dentro de la Institución y
que tienen relación con su ámbito de trabajo o de interés general.
Funciones
Garantizar que los procesos administrativos se ejecuten de manera eficaz y según lo planificado, aplicando
procedimientos e instrumentos pertinentes para el manejo transparente de los recursos.
Proponer, emitir, hacer cumplir y difundir las Directivas, Normas y Procedimientos administrativos para la
efectiva utilización de los recursos y patrimonio de la entidad y para posibilitar un mejor desenvolvimiento
operativo de las oficinas que la conforman.
Realizar seguimiento de las diferentes solicitudes de compra de equipos, insumos, suministros y materiales
requeridos por las diferentes unidades administrativas de la Institución.
142
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
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22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Supervisar que el Jefe de Almacén realice el ingreso de materiales, suministros adquiridos en cantidad y
cumplimiento de especificaciones de compra para velar por los intereses de la Institución.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Supervisar que se lleve a cabo la programación de la toma física del inventario de los bienes propiedad de la
Institución.
Analizar y supervisar el correcto registro y despacho de materiales, suministros y equipos adquiridos por la
Institución en el Departamento de Almacén.
Solicitar informes sobre las existencias del almacén y reporta periódicamente a la Dirección Administrativa y
Financiera.
Supervisar que periódicamente se realice la verificación de la existencia de insumos y suministros de acuerdo
a los registros.
Establecer el proceso adecuado para el resguardo de los bienes y suministros con que cuenta la Institución,
manteniendo los controles necesarios para garantizar su correcta disposición.
Revisar y autorizar órdenes de compra y otros documentos de soporte.
Supervisar que la adquisición de bienes, insumos y suministros sea la mejor en condiciones de precio,
calidad y tiempo de entrega los mismos de acuerdo a la programación del Plan Operativo Anual.
Coordinar y supervisar de acuerdo a lo contratado la logística de los eventos que se realizan dentro y fuera de
la Institución.
Supervisar la ejecución de las cuotas mensuales de compras y pagos de acuerdo a las directrices dadas por
la Dirección Administrativa y Financiera.
Controlar el uso de combustible para los vehículos de la Institución.
Supervisar que la correspondecia de las unidades administrativas que integran la Institución sea entregada de
forma oportuna.
Controlar y supervisar el mantenimiento y abastecimiento de combustible del o los vehículos asignados a la
Dirección General y Subdirección General, según resolución en vigencia.
Coordinar con el personal que integra la Subdirección Administrativa, actividades de apoyo fuera y dentro de la
Institución.
Supervisar que los procesos de compras se realicen de acuerdo a lo establecido a las leyes, normativas y
acuerdos vigentes y a los procedimientos internos autorizados.
Supervisar la administración del almacén.
Monitorear el record de los servicios de mantenimiento de cada uno de los vehículos de la Institución.
143
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
d. Asistente de la Subdirección Administrativa
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
7 3 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Asistente Subdirección Administrativa
Puesto Nominal : Asistente Profesional I 9710
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Apoyar a la Subdirección Administrativa en todas las tareas, gestiones administrativas y secretariales que se le
asignen.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Subdirector Administrativo
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes que se generen en la Dirección,
Administrativa y Financiera, documentos y correspondencia oficial.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
No tiene ninguna autoridad.
Subdirector Administrativo
Asistente Subdirección
Administrativa
Jefe de Inventarios
Jefe de Compras
Jefe de Almacén
Jefe de Servicios Generales
144
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Con personas fuera de la
Institución: Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
ASCENDENTE Director Administrativo y Financiero, Asistente de la Dirección General
DESCENDENTE Asistentes de las Subdirecciones
Con personas dentro de
la Institución: Con todo el personal.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, elaborar informes, comunicación interpersonal.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control información física, ficheros, equipo audiovisual,
y manejo de máquina de escribir.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
Otros requisitos:
HORIZONTAL Asistentes de las Direcciones
EXTERNA Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
técnicas de archivo y redacción comercial y oficial.
EspecíficosSistema de Guatecompras, SIGES, SICOIN, Ley de
Contrataciones del Estado.
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares
Secretaria bilingüe o comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria
afín al puesto.
145
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Clasificar, organizar y archivar los documentos que se generen por parte de la Subdirección.
Transcribir documentos.
Manejar y organizar la agenda del Subdirector.
Fecha: __________________________________
Realizar la convocatoria a personal del área a las reuniones que sean programadas por la Subdirección
Administrativa.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Realizar copias de seguridad de los documentos propios de la Subdirección.
Apoyar al Subdirector Administrativo en todas las tareas y actividades administrativas necesarias.
Elaborar y mantener actualizada la agenda de trabajo del Subdirector Administrativo para hacer los
recordatorios que correspondan.
Mantener actualizado el directorio de personas, instituciones y proveedores con las que se tiene mayor
comunicación la Subdirección.
Recibir y atender las llamadas telefónicas de la Subdirección Administrativa.
Reproducir y escanear documentos.
Revisar constantemente el correo electrónico e informar al Subdirector del contenido de los mismos que
requieran su atención.
Llevar el control de útiles de oficina de la Subdirección Administrativa.
Realizar órdenes de transporte.
Apoyar en la atención a proveedores y visitas de la Subdirección Administrativa.
Funciones
Redactar oficios, memorándums, circulares, notas de envío y notas de entrega de la Subdirección
Administrativa.
Llevar el control y elaboración de oficios, memorándums, notas de entrega y notas de envío de la Subdirección
Administrativa.
Distribuir, enviar correspondencia y correos electrónicos relacionados a la Subdirección Administrativa y
Financiera.
Dar seguimiento a las instrucciones y solicitudes del Subdirector Administrativo.
146
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
e. Jefe del Departamento de Compras
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Jefe de Compras
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Compras y Suministros 0070
No. de Plazas Ocupadas 7
Ubicación Administrativa:
Departamento Compras
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Realizar y llevar el control de las compras y contrataciones, de bienes, suministros, equipos, obras y servicios,
indispensables para el desarrollo de los distintos proyectos y funcionamiento de la Institución.
Económica: El valor de los documentos mientras se manejen en la Jefatura.
Mobiliario y Equipo: Equipo de cómputo, oficina y demás bienes asignados por medio de la Tarjeta de
Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Subdirector Administrativo
Puestos bajo su cargo: Analista de Compras
Cantidad de
personas a su
cargo:
1
Información: Información relativa a los oferentes y proveedores del proceso de compra y de todas
las actividades relacionadas con dicho proceso.
Supervisión: Supervisión directa a las actividades que realiza el Análisis del Departamento de
Compras.
Para aplicar los sistemas de control interno y para la supervisión de todas las
actividades que se realicen en el Departamento.
Subdirector Administrativo
Asistente Subdirección
Administrativa
Jefe de Inventarios
Jefe de Compras
Jefe de Almacén
Jefe de Servicios Generales
Analista de Compras
147
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Con personas fuera de la
Institución:
Con personal de los Departamentos de Compras de la Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de Seguridad y de la Inspectoría General del Sistema Nacional de
Seguridad.
ASCENDENTE Subdirector Administrativo.
DESCENDENTE Ninguno
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector Administrativo, Jefes de Departamento de la Subdirección Admnistrativa,
Analista del Departamento de Compras y con todo el personal Administrativo de la
Institución.
Habilidades :
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas,
elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes,
capacidad de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y otros.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
HORIZONTAL
Jefe del Departamento de Inventarios, Jefe del Departamento de Almacén, Jefe del
Departamento de Servicios Generales, Jefe del Departamento de Tesorería, Jefe del
Departamento de Contabilidad y Jefe del Departamento de Presupuesto.
EXTERNA
Con personal de los Departamentos de Compras de la Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de Seguridad y de la Inspectoría General del Sistema Nacional de
Seguridad.
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office.
Específicos
Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento, Finanzas, manejo de
GUATECOMPRAS Y SIGES .
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
18 meses en puestos similares
Licenciatura en Administración de
Empresas, Economía o carrera afín al
puesto.
148
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Funciones
Recibir las solicitudes o pedidos de bienes, contratación de servicios y suministros, verificar que el mismo este
debidamente autorizado.
Efectuar los procesos de compras solicitados, previa verificación de disponibilidad presupuestaria para los
mismos.
Realizar las cotizaciones que según el manual de procedimientos corresponda, para efectuar las compras
solicitadas.
Mantener la comunicación directa con los proveedores de bienes, suministros y servicios.
Colaborar con su jefe inmediato en la elaboración periódica de la memoria de labores de su dependencia,
conforme a los lineamientos proporcionados.
Redactar la correspondencia necesaria relacionada a las actividades que se desarrollan en el Departamento.
Revisar las actualizaciones de datos para transparencia relativos a las compras realizadas.
Trasladar datos actualizados periódicamente, relativo a las compras realizadas a la Unidad de Acceso a la
Información Pública.
Recibir y verificar la calidad de los bienes y suministros adquiridos por la Institución.
Evaluar ofertas en procesos de compra directa.
Gestionar la logística de eventos.
Trasladar los expedientes de compras de bienes y suministros al encargado de almacén e inventarios para
que proceda a recibir los bienes o suministros solicitados, previa verificación de las características de los
mismos.
Resguardar y archivar los documentos que respaldan las compras efectuadas, facilitando llevar el control y
acceso a las mismas.
Preparar los documentos que conforman las bases de solicitud de oferta para la compra directa de bienes y
servicios.
Preparar y realizar los concursos en el Sistema Guatecompras de compra directa de bienes y servicios.
Controlar y dar seguimiento a los concursos elevados al Sistema de Guatecompras.
Ejecutar los procesos programados de compras y pagos mensuales.
Verificar que las empresas proveedoras de servicios, suministros y bienes se encuentre en el registro
correspondiente.
Ingresar y registrar las órdenes de compra y pago en el SIGES, verificar y supervisar la información que
ingresa la analista al sistema.
Realizar las gestiones relativas al área que le compete en contratos de arrendamiento.
Fecha: __________________________________
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Supervisar la gestión de pago de los servicios básicos de la Institución.
Participar en reuniones que le sean asignadas por su jefe inmediato.
Elaborar informes periódicos requeridos por el Subdirector Administrativo.
Apoyar a las diferentes Unidades Administrativas que integran la Institución en la compra de equipo y
suministros de acuerdo a los procedimientos establecidos y autorizados.
Apoyar en la revisión de los procedimientos operativos del Departamento para que se conformen las políticas y
directivas.
149
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
f. Analista del Departamento de Compras
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
8 4 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Analista de Compras
Puesto Nominal : Profesional III 5030
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento Compras
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Apoyar todas las actividades para la adquisición de bienes y contratación de servicios necesarios para el
funcionamiento de la Institución.
Económica: De las facturas y documentos contables que se manejan durante las compras.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Jefe de Compras
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Información: Oficios, memorándums, informes, requerimientos, bases de solicitud de oferta,
conocimientos, reportes de sistemas y cronogramas.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
Ninguna
Ninguno
Subdirector Administrativo
Asistente Subdirección
Administrativa
Jefe de Inventarios
Jefe de Compras
Jefe de Almacén
Jefe de Servicios Generales
Analista de Compras
150
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Con personas fuera de la
Institución: Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
ASCENDENTE Jefe Departamento de Compras y Subdirector Administrativo.
DESCENDENTE Ninguno
Con personas dentro de
la Institución: Con todo el personal
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, comunicación interpersonal.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo de información física, ficheros, manejo de equipo
audiovisual, computadora y máquina de escribir.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la Institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados
HORIZONTAL Personal de la misma jerarquía.
EXTERNA
Proveedores, personal de los Departamentos de Compras de la Secretaría Técnica
del Consejo Nacional de Seguridad y de la Inspectoría General del Sistema Nacional
de Seguridad.
Conocimientos:
Generales Sistema operativo Windows y Microsoft Office,
técnicas de archivo y redacción comercial y oficial.
Específicos
Leyes y Reglamentos internos, Guatecompras,
SIGES, manejo y organización de agenda, manejo
de base de datos
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
18 meses
Contador Público y Auditor, Licenciatura
en Administración de Empresas,
Economía o carrera afín al puesto.
151
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Realizar los procesos de compra que correspondan con fondo rotativo.
Mantener actualizado el archivo físico del Departamento de Compras, ordenando de conformidad con el
correlativo respectivo.
Apoyar la integración de expedientes para pago mediante acreditamiento a cuenta.
Gestionar los pagos de arrendamiento de bienes inmuebles.
Elaborar informes semanales y mensuales para la Unidad de Acceso a la Información Pública.
Entregar los informes de Acceso a la Información Pública a la Unidad correspondiente.
Funciones
Redactar oficios y memorándums relacionados a las actividades que se desarrollan en el Departamento de
Compras.
Llevar el control de oficios y memorándums del Departamento de Compras.
Recibir correspondencia interna y externa dirigida al Departamento de Compras.
Preparar documentos base para solicitar ofertas de compra directa.
Realizar los procesos de compra que apliquen a la modalidad de Baja Cuantía.
Gestionar las firmas correspondientes y verificar el envío de la correspondencia del Departamento.
Recopilar mensualmente las facturas de servicios básicos de la Institución y gestionar sus pagos.
Fecha: __________________________________
Coordinar la entrega y recepción de productos con el Departamento de Almacén o de Inventarios de la
Institución según corresponda.
Crear y mantener el control cronológico de procesos de compra y de las requisiciones de compra.
Entregar cheques a proveedores y la documentación relativa a estos pagos al Departamento Financiero de la
Secretaria Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
Elaborar informes periódicos sobre el status de los procesos de adquisición a su cargo.
Mantener al día su conocimiento en relación a la información pública institucional de carácter académico y
administrativo con la finalidad de obtener un óptimo desempeño en el ejercicio de sus funciones.
152
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
g. Jefe del Departamento de Inventarios
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Jefe de Inventarios
Ubicación Administrativa:
Departamento Inventarios
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Llevar el control y resguardo de los bienes de la Institución, activos fijos y bienes fungibles, así como del control
de las tarjetas de responsabilidad de todo el personal.
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 7
Económica: Del valor de los bienes bajo su resguardo y control de las tarjetas de responsabilidad
de forma transitoria.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Subdirector Administrativo
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Información:
Oficios, circulares, memorándums, informes que se generan, tarjetas de
responsabilidad del personal y demás documentación que se genere en el
departamento.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
Para aplicar los sistemas de control interno que sean necesarios para la
administración de los activos de la Institución.
Subdirector Administrativo
Asistente Subdirección
Administrativa
Jefe de Inventarios
Jefe de Compras
Jefe de Almacén
Jefe de Servicios Generales
153
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Con personas fuera de
la Institución:
Personal del Departamento de Inventarios de la Secretaria Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad y de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.
ASCENDENTE Subdirector Administrativo.
DESCENDENTE Ninguno
Con personas dentro de
la Institución: Con todo el personal que integra la Institución.
Habilidades :
Trabajar bajo presión, habilidad numérica, creación de sistemas de control y toma de
decisiones, aceptación de normas y políticas, iniciativa, responsable, solución de
problemas, capacidad de analisis y sintesis, capacidad de instrucción, actitudes y
valores
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física y ficheros.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
HORIZONTALJefe del Departamento de Compras, Jefe del Departamento de Almacén, Jefe del
Departamento de Servicios Generales.
EXTERNA Personal del Departamento de Inventarios de la Secretaria Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad y de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
contabilidad, presupuesto, leyes, normativas y
acuerdos vigentes y aplicables.
EspecíficosElaboración, manejo y control de Inventarios,
conocimiento y manejo del SICOIN WEB.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
18 meses en puestos similares.
Licenciatura en Administración de
Empresas, Economía o carrera afín al
puesto.
154
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Funciones
Elaborar, registrar y asignar las tarjetas de responsabilidad del personal que labora en la Institución.
Ingresar al Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- los datos de los bienes para obtener el número de
inventario del bien.
Registrar el control auxiliar de los activos fijos y los bienes fungibles la existencia de los mismos.
Registrar y actualizar los cambios por traslados en las tarjetas de responsabilidad de activos fijos y bienes
fungibles de los colaboradores a través del formulario de Solicitud de Asignación y Traspaso de Bienes.
Realizar los informes FIN 1 Y FIN 2 que genera el SICOIN WEB con su respectivo detalle.
Revisar los documentos que amparan la compra de bienes (datos de factura, certificación, solicitud de
compra y sellos de inventarios en la factura).
Elaborar informes constantes acerca de movimientos, bajas, asignación, traslados, etc. de activos fijos y/o
bienes fungibles.
Recibir y custodiar los bienes que los empleados del INEES tienen cargados en la tarjeta de responsabilidad
al momento de retirarse de la Institución.
Revisar y reportar cambios o actualizaciones a los manuales de organización conforme a las funciones.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Imprimir las tarjetas de responsabilidad y del libro de Inventarios de Bienes Fungibles, revisión de las tarjetas
impresas de Inventarios de Activos Fijos por parte de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad para que los colaboradores del INEES, las firmen de conformidad con lo que tienen asignado en
dicha tarjeta.
Mantener un archivo físico de las tarjetas de responsabilidad y de las facturas por compras de bienes.
Realizar periódicamente la toma física del inventario de bienes fungibles y activos fijos en propiedad de la
Institución.
Realizar la programación para la elaboración del inventario físico de los bienes propiedad de la Institución.
Elaborar el ingreso a inventarios de los bienes obtenidos en concepto de compra o donación.
Integrar los expedientes donde se hace constar la baja de los bienes en desuso, así como para dar alta a los
bienes recibidos por donación.
Mantener constante comunicación con la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad relacionado
al proceso de inventarios.
Realizar trámite de solvencia del personal que se retira de la Institución.
Gestionar la baja de activos fijos de inventario de la Institución en la Dirección de Contabilidad del Estado.
Fecha: __________________________________
155
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
h. Jefe del Departamento de Almacén
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Información:
Oficios, memorándums, informes, tarjetas de control de almacén, formas 1H,
requisiciones a almacén, libro de ingreso a almacén, fotocopias de facturas de
compras de bienes y suministros, fotocopia de la solicitud de materiales, fotocopia de
garantía de los productos, y demás documentación que se genere en el
departamento.
Económica: Del valor de los bienes, suministros e insumos almacenados en bodega y formas
autorizadas por la Contraloría General de Cuentas bajo su resguardo y control.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Subdirector Administrativo
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Ubicación Administrativa:
Departamento Almacén
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Supervisar y llevar el control de los procesos para el almacenamiento, despacho de materiales, equipos adquiridos,
revisando, organizando y distribuyendo los mismos; a fin de mantener los niveles de inventarios necesarios, y
garantizar la existencia de los productos que se consumen y utilizan.
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 7
Puesto Funcional: Jefe de Almacén
Subdirector Administrativo
Asistente Subdirección
Administrativa
Jefe de Inventarios
Jefe de Compras
Jefe de Almacén
Jefe de Servicios Generales
156
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
18 meses en puestos similares.
Licenciatura en Administración de
Empresas, Economía o carrera afín al
puesto.
Habilidades :
Aceptación de normas y politicas, iniciativa, responsabilidad, solución de problemas,
organizar, relaciones interpersonales, habilidad numérica, creación de sistemas de
control, tomar decisiones, análisis, habilidad de negociación, elaborar informes y
facilidad de comunicación.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y otros.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
HORIZONTALJefe del Departamento de Compras, Jefe del Departamento de Inventarios, Jefe del
Departamento de Servicios Generales.
EXTERNA Con el Jefe del Departamento de Inventarios de la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad.
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
contabilidad y control de inventarios.
EspecíficosManejo y administración de bodegas y Tarjetas de
Control de Almacén.
Con personas fuera de la
Institución:
Con el Jefe del Departamento de Inventarios de la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad.
ASCENDENTE Subdirector Administrativo.
DESCENDENTE Ninguno
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
Para aplicar los sistemas de control interno que sean necesarios para la
administración del Almacén.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector Administrativo, Jefe del Departamento de Compras, Jefe del
Departamento de Inventarios, y con todo el personal Administrativo y Operativo de la
Institución.
157
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Asesorar en las proyecciones de materiales por parte de las diferentes unidades administrativas para revisar y
autorizar el despacho.
Recibir las requisiciones de materiales por parte de las diferentes unidades administrativas para su revisión,
autorización y despacho.
Archivar requisiciones de materiales, suministros e insumos.
Realizar el inventario físico anual al cierre del ejercicio fiscal.
Participar en reuniones y comisiones oficiales dentro y fuera de la Institución que le sean asignadas.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Establecer el método de inventario, registro y control de los materiales y suministros e insumos.
Almacenar los productos debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza para su fácil identificación y
ubicación.
Realizar informes periódicos y a solicitud de las autoridades de los materiales, suministros e insumos
almacenados en bodega.
Elaborar informes periódicos de materiales y suministros vencidos, por vencerse y los que estén en el nivel
mínimo de existencia en bodega.
Archivar el cuadruplicado del formulario Forma-1H en su correlativo, adjunto fotocopias de: factura, solicitud de
materiales, suministros, y papelería de soporte para respaldo de operaciones en el Departamento de Almacén.
Mantener en custodia del duplicado, triplicado y quintuplicado del formulario Forma-1H, hasta elaborar informe
mensual y trasladar a la Dirección Financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad para
la entrega a donde corresponda.
Llevar el control de las hojas móviles de los libros "Ingreso a Almacén" y "Tarjetas de Control de Almacén"
autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
Recibir, almacenar, custodiar, despachar, distribuir materiales, suministros y equipos adquiridos por la
Institución, así como las donaciones recibidas.
Supervisar la limpieza, orden de las bodegas y el almacén.
Revisar la documentación (fotocopias) que respalda la compra debidamente autorizados por las autoridades
que corresponda (Orden de compra, solicitud de materiales, suministros, factura, garantía y constancia de
ingreso a inventario).
Elaborar y gestionar firmas del formulario 1H y requisición de la Contraloría General de Cuentas para registrar
el ingreso y el despacho de almacén.
Mantener constante comunicación con la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad para gestionar
las firmas de autorización que correspondan en la forma 1H.
Registrar en el libro de ingreso a almacén las formas 1H utilizadas.
Registrar en el libro de Tarjetas de Control de Almacén las requisiciones debidamente autorizadas y
despachadas.
Elaborar informe mensual a la Dirección Financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad en los primeros cinco días hábiles del mes siguiente al del movimiento, sobre los formularios
utilizados, de la Forma-1H y Requisiciones de Almacén autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
Funciones
Redactar correspondecia oficial relacionada a las actividades que se desarrollan en el Departamento.
Recibir la correspondencia interna y externa dirigida al Departamento previa revisión del Jefe inmediato en
función.
Organizar los materiales, equipo, suministros e insumos en la bodega y almacén.
Llevar el control de los formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas (1H y Requisiciones a
Almacén).
158
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
i. Jefe del Departamento de Servicios Generales
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
1
1
1
2
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Información: Información relacionada a la contratación de proveedores y pagos de servicios.
Supervisión: El cargo ejerce supervisión constante hacia el personal a su cargo.
Sobre los puestos a su cargo, para dirigir las funciones del Departamento, para
establecer métodos de control interno y en la toma de decisiones relacionadas a su
puesto de trabajo.
Mobiliario y Equipo: Equipo de cómputo, de oficina, y demás bienes asignados por medio de la Tarjeta de
Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Subdirector Administrativo
Puestos bajo su cargo:
Secretaria Recepcionista Cantidad de
personas a su
cargo:
5Piloto
Mensajero
Conserje
Ubicación Administrativa:
Departamento Servicios Generales
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Coordinar, dirigir y supervisar las actividades que realiza el personal de recepción, conserjería, mensajería y
transportes.
Económica: Custodia de herramientas, equipo de limpieza y mantenimiento.
Puesto Funcional: Jefe de Servicios Generales
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 7
Subdirector Administrativo
Asistente Subdirección
Administrativa
Jefe de Inventarios
Jefe de Compras
Jefe de Almacén
Jefe de Servicios Generales
Secretaria Recepcionista
Piloto
Conserje Mensajero
159
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
18 meses en puestos similares
Ingeniería, Licenciatura en
Administración de Empresas, Economía
o carrera afín al puesto.
Habilidades :
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas,
elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes,
capacidad de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros, equipo
audiovisual, operar herramientas y equipos, diseñar y especificar equipos, partes y
aparatos técnicos.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
HORIZONTALJefe del Departamento de Compras, Jefe del Departamento de Inventarios, Jefe del
Departamento de Almacén.
EXTERNA Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
contabilidad, compras, control de presupuesto,
administración de personas, redacción y
correspondencia.
Específicos
Albañilería, plomería, electricidad, uso de equipo de
mantenimiento, limpieza y conducción de vehículos
mecánicos y automáticos.
Con personas fuera de la
Institución: Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
ASCENDENTE Subdirector Administrativo.
DESCENDENTE Secretaria recepcionista, piloto, conserje y mensajero.
Con personas dentro de la
Institución: Con todo el personal.
160
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Realizar evaluaciones del desempeño del personal a su cargo.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Reportar al Subdirector Administrativo de avances en la ejecución, irregularidades y necesidades que se
presenten durante la realización de trabajos e instalaciones de los proveedores y contratistas.
Verificar el cumplimiento de normas y procedimientos establecidos por la Dirección Administrativa y Financiera
en la realización de trámites y procesos administrativos.
Supervisar el cumplimiento de normas de higiene y seguridad en los trabajos y actividades de mantenimiento
preventivo y correctivo que se realicen dentro de la Institución.
Participar en reuniones y comisiones dentro y fuera de la Institución que le sean asignadas.
Supervisar periódicamente la presentación y aseo personal de los colaboradores a su cargo.
Supervisar la asistencia y puntualidad del personal a su cargo.
Elaborar planificación de mantenimiento preventivo de instalaciones, vehículos y equipo de la Institución.
Atender las solicitudes de apoyo del personal de la Institución que corresponden al Departamento.
Verificar constantemente el cumplimiento y la vigencia de los contratos de leasing y seguros.
Elaborar oficios, memorándums, circulares informativas para el personal a su cargo y para el personal de la
Institución.
Elaborar reportes periódicos de gastos.
Supervisar y velar por que la adquisición de bienes y servicios solicitados por el Departamento para consumo
de la Institución, se realicen de acuerdo a los términos de referencia indicados en la compra.
Supervisar que la instalación de los servicios o bienes adquiridos por la Institución se realice de conformidad
con los términos de referencia indicados en la compra.
Seleccionar y evaluar proveedores para realizar trabajos emergentes que puedan presentarse en la Institución.
Funciones
Elaborar sistemas de control de las actividades que realiza el personal a su cargo.
Realizar análisis y proyección de gastos de los insumos, mantenimiento, servicios y necesidades propias del
Departamento.
Gestionar el pago oportuno de los servicios básicos de la Institución.
Verificar que todos los bienes y servicios de la Institución se mantengan en óptimas condiciones.
161
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Recibir y atender solicitudes de envío de correspondecia de las unidades administrativas que integran la
Institución.
Asignar la ruta de trabajo y las actividades al mensajero.
Revisar los reportes de entrega de correspondencia y actividades realizadas por el mensajero.
Planificar la revisión del inventario de suministros de limpieza, equipo de mantenimiento, equipo de limpieza y
herramientas para los vehículos de la Institución.
Realizar los reportes de control y estimación de consumo de combustible y kilometraje de vehículos.
Solicitar vales de combustible para consumo de la Institución de acuerdo a las comisiones y asignaciones
autorizadas.
Llevar el control del record de los servicios de mantenimiento de cada uno de los vehículos de la Institución.
Supervisar la limpieza y mantenimiento de los vehículos.
Mensajería
Recepción
Evaluar el servicio al cliente por parte de la Recepcionista.
Supervisar el orden y limpieza del área de recepción.
Supervisar la atención de visitantes personal y telefónicamente, brindandoles la información que soliciten
amablemente.
Solicitar vales de combustible para consumo de la Institución de acuerdo a las comisiones y asignaciones
autorizadas.
Controlar los insumos y supervisar el orden en el área que se designe para guardar los artículos de limpieza.
Planificar y revisar periódicamente los inventarios de artículos y utensilios de limpieza, cristalería, cubertería y
mantelería.
Realizar pedidos de artículos de consumo, suministros de limpieza, cristalería, cubertería y mantelería.
Autorizar, gestionar y proporcionar lo requerido en suministros de limpieza, cristalería, cubertería y mantelería.
Coordinar y supervisar las actividades y comisiones que realiza el personal de transportes.
Elaborar y supervisar la ejecución del cronograma de limpieza de todos los ambientes de las instalaciones.
Supervisar la limpieza y abastecimiento de suministros en los servicios sanitarios.
Coordinar la atención de visitas, actividades de montaje, preparación de refrigerios en reuniones y actividades de
capacitación que se realicen en las instalaciones.
Transportes
Conserjería
162
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
j. Secretaria Recepcionista
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
1 1 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Ninguno
Información: Correspondencia y llamadas que recibe.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
No tiene ninguna autoridad.
Mobiliario y Equipo: Planta telefónica, equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados
por medio de la Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Jefe de Servicios Generales
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Ubicación Administrativa:
Departamento Servicios Generales
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Brindar atención al público en general, responder y realizar llamadas telefónicas así como recibir y registrar la
correspondencia interna.
Económica: Ninguna
Puesto Nominal : Secretario Ejecutivo I 6090
Ren
gló
n:
Especialidad: Actividades Secretariales 0006
No. de Plazas Ocupadas 0
Puesto Funcional: Secretaria Recepcionista
Jefe de Servicios Generales
Secretaria Recepcionista
Piloto
Conserje Mensajero
163
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
DeseableOtros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
Secretaria bilingüe o comercial.
6 meses en puestos similares.
Habilidades :
En el manejo de equipo de oficina y computadora, atención al público, redacción,
facilidad de expresión oral y escrita, coordinación, trabajo en equipo, recibir y ejecutar
instrucciones, aceptar normas, atención a detalles, iniciativa y discresión.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y otros.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
HORIZONTAL Asistentes de las distintas Direcciones y Subdirecciones.
EXTERNA Servidores Públicos de otras instituciones, proveedores y mensajeros.
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
técnicas de archivo y redacción comercial y oficial.
Específicos Servicio al cliente.
ASCENDENTE Jefe del Departamento de Servicios Generales.
DESCENDENTE Ninguno
Con personas dentro de
la Institución: Con todo el personal de la Institución.
Con personas fuera de
la Institución: Servidores Públicos de otras instituciones, proveedores y mensajeros.
164
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Mantener la seguridad de la información en el puesto de trabajo, realizando las copias de seguridad.
Elaborar un control diario de la correspondencia interna y externa recibida y entregada por el mensajero.
Fecha: __________________________________
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Recibir y registrar la correspondencia en las diferentes unidades administrativas de la Institución.
Realizar las llamadas que le sean solicitadas por las diferentes unidades administrativas que integran la
Institución.
Atender al público en general.
Brindar acompañamiento a las visitas de la Dirección General a la sala de reuniones.
Realizar las actividades secretariales que le sean encomendadas por el jefe de Servicios Generales.
Registrar la entrada y salida de los visitantes.
Funciones
Realizar la correcta operación de la planta telefónica.
Mantener informado al Jefe del Departamento de Servicios Generales de desperfectos y/o percances que se
presenten con la planta telefónica.
Mantener actualizado el directorio telefónico oficial.
Recibir, registrar y distribuir las llamadas que ingresan a la Institución.
165
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
k. Piloto
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
1 1 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Piloto
Ubicación Administrativa:
Departamento Servicios Generales
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Transportar a Servidores públicos; así como realizar diligencias propias de la Institución.
Puesto Nominal : Trabajador Especializado III 2030
Ren
gló
n:
Especialidad: Conducción de Vehículos 0382
No. de Plazas Ocupadas 0
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Vehículo (s) asignado (s).
Puesto al que Reporta: Jefe de Servicios Generales
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Información: Confidencialidad en las atribuciones y comisiones que se le asignen.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
No tiene ninguna autoridad.
Jefe de Servicios Generales
Piloto
Secretaria Recepcionista
Conserje Mensajero
166
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Con personas fuera de la
Institución: Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
ASCENDENTE Jefe del Departamento de Servicios Generales, Subdirector Administrativo.
DESCENDENTE Ninguno
Con personas dentro de
la Institución:
Personal que integra la Dirección General, Subdirector Administrativo, Jefe,
Departamento de Servicios Generales.
Habilidades :
Facilidad de expresión oral y escrita, vocación de servicio, proactivo, ordenado,
responsable, entender y seguir instrucciones, relaciones interpersonales, iniciativa,
amabilidad y retentiva.
Destrezas:
Manejo y control de información física, ficheros, pericia para conducir vehículos,
operar herramientas y equipos, reparar libros y documentos y desempeñar
actividades físicas en general.
Actitudes y Valores:
Responsabilidad, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, creatividad, disposición de servicios al usuario, actitud de trabajo
en equipo, cooperación, motivación, adaptación, flexibilidad, tolerancia al estrés,
discreción, buenas relaciones interpersonales, lealtad, honestidad y ética.
HORIZONTAL Personal de igual jerarquía.
EXTERNA Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
Conocimientos:
Generales
Direcciones y rutas en la ciudad de Guatemala,
rutas alternas a los departamentos de la República,
leyes, normativas y acuerdos vigentes, Ley de
Tránsito de Guatemala, señalización de la ciudad
capital.
Específicos
Conocimientos generales de mecánica,
conducción de vehículos mecánicos y automáticos,
así como vehículo coaster.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
6to. Grado de Educación Primaria.
1 año en puestos similares.
167
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Funciones
Conducir vehículos de la Institución para el transporte de personal, propio o externo, materiales, herramientas,
artículos de oficina, paquetería y cualquier bien en propiedad o en custodia de la Institución.
Realizar los traslados necesarios del Director General, dentro de la capital y a los departamentos de la
República cuando le sea requerido.
Realizar diligencias y/o comisiones variadas de acuerdo a instrucciones.
Atender e informar al Jefe inmediato sobre el cronograma de mantenimiento y limpieza de los vehículos.
Distribuir, entregar y retirar todo tipo de correspondencia (oficios, memos, circulares, folletos, etc.) a las
diferentes dependencias, organismos públicos y privados cuando la necesidad del servicio así lo requiera.
Efectuar compras de materia prima, insumos, herramientas, piezas, etc. cuando le sea solicitado el apoyo por
el jefe inmediato.
Tramitar viáticos cuando se le asignan comisiones fuera de la capital.
Trasladar el vehículo a donde corresponda para el abastecimiento de combustible.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Llevar un reporte periódico del estado físico y mecánico de los vehículos.
Realizar trabajos mecánicos menores que incluye cambio de llantas cuando se requiera.
Conducir los vehículos propiedad de la Institución en los terminos que indica la Ley de Tránsito vigente.
Revisar los niveles de aceite, presión de aire, gasolina, diesel, agua y limpieza de los vehículos e informar al
Jefe del Departamento de Servicios Generales.
Realizar la limpieza constante de los vehículos.
Trasladar el vehículo para la realización de servicios de mantenimiento según programación de la Jefatura del
Departamento de Servicios Generales.
Registrar en la bitácora del vehículo el kilometraje y uso de combustible en cada comisión asignada.
Mantener informado al Jefe del Departamento de Servicios Generales de desperfectos mecánicos y/o
percances que se presenten con los vehículos.
Cargar y descargar paquetes, cajas, mobiliario y equipo cuando se le solicite el apoyo.
Fecha: __________________________________
168
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
l. Conserje
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
2 2 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Conserje
Ubicación Administrativa:
Departamento Servicios Generales
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Realizar actividades de limpieza y matenimiento de las instalaciones, mobiliario y equipo de la Institución; así
como atención a funcionarios de la Institución y visitas.
Puesto Nominal : Trabajador Operativo IV 1040
Ren
gló
n:
Especialidad: Conserjería 0076
No. de Plazas Ocupadas 0
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: El buen uso del mobiliario y equipo para limpieza, mantenimiento de las instalaciones
y equipo de cocina.
Puesto al que Reporta: Jefe de Servicios Generales
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Información: Ninguna
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
No tiene ninguna autoridad.
Jefe de Servicios Generales
Piloto
Secretaria Recepcionista
Conserje Mensajero
169
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Con personas fuera de
la Institución: Ninguna
ASCENDENTE Jefe del Departamento de Servicios Generales, Subdirector Administrativo.
DESCENDENTE Ninguno
Con personas dentro de
la Institución: Con todo el personal.
Habilidades :
Facilidad de expresión oral, vocación de servicio, ordenado, seguir instrucciones,
relaciones interpersonales, diligente e iniciativa, aceptación de normas y politicas,
responsable.
Destrezas: Uso de productos y realización de limpieza.
Actitudes y Valores:
Responsabilidad, compromiso con la institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud de trabajo en equipo, cooperación, motivación,
adaptación, flexibilidad, discreción, buenas relaciones interpersonales, lealtad,
honestidad y ética.
HORIZONTAL Con puestos de la misma jerarquía.
EXTERNA Ninguna.
Conocimientos:
Generales
Técnicas de limpieza, uso de utensilios y máquinas
de limpieza (aspiradora, pulidora) conocimiento y
uso eficiente de enseres y productos de limpieza.
Específicos
Medidas de seguridad para la aplicación de
productos especiales de limpieza, conocimientos
básicos de atención y protocolo.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
Tercer Grado de Educación Primaria.
1 año en tareas relacionadas al puesto.
170
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Funciones
Realizar las actividades de limpieza de las instalaciones en cumplimiento de un cronograma establecido.
Realizar limpieza del mobiliario, equipo de las oficinas y áreas comunes asignadas.
Realizar la limpieza del parqueo de vehículos del edificio.
Realizar la limpieza y abastecimiento de los insumos necesarios para los servicios sanitarios.
Elaborar inventario periódico de cristalería, cubertería y mantelería.
Realizar mantenimiento básico de plantas ornamentales.
Notificar a la jefatura del Departamento de Servicios Generales, de cualquier desperfecto y/o irregularidad que
adviertan en los espacios que corresponda.
Llevar el control del abastecimiento de los dispensadores de agua pura.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Mantener ordenada el área que se designe para guardar los artículos de limpieza.
Preparar el café para consumo de los colaboradores de la Institución.
Atender a las visitas que se reciben en la Dirección y Subdirección General.
Apoyar en las actividades y reuniones que se realizan en la institución. (Preparar refrigerios, bebidas y
limpieza durante y después del evento).
Lavar la cristalería, cubertería y mantelería utilizado en reuniones y actividades.
Elaborar inventario de artículos y utensilios de limpieza.
Procurar el manejo adecuado de desechos sólidos.
Limpiar los vidrios internos del edificio.
Mantener actualizado sobre la información pública institucional de carácter académico administrativo a fin de
obtener un óptimo desempeño en el ejercicio de las funciones.
Fecha: __________________________________
171
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
m. Mensajero
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
1 1 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Mensajero
Ubicación Administrativa:
Departamento Servicios Generales
Subdirección Administrativa
Dirección Administrativa y Financiera
Distribuir todo tipo de correspondencia generada por las distintas Unidades Administrativas de la Institución
(oficios, memos, circulares, folletos, etc.) a las diferentes dependencias, organismos públicos y privados,
coordinado por la jefatura del Departamento de Servicios Generales.
Puesto Nominal : Trabajador Operativo IV 1040
Ren
gló
n:
Especialidad: Mensajería 0245
No. de Plazas Ocupadas 0
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo:
Motocicleta, casco de seguridad, chaleco, traje impermeable y demás bienes
asignados por medio de la Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que
corresponda.
Puesto al que Reporta: Jefe de Servicios Generales
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Información: Correspondencia y valores de todo tipo.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
No tiene ninguna autoridad.
Jefe de Servicios Generales
Piloto
Secretaria Recepcionista
Conserje Mensajero
172
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Con personas fuera de la
Institución:
Con los Servidores públicos a quienes entrega y recibe la correspondencia o
encomienda solicitada, en las diferentes dependencias, organismos públicos y
privados.
ASCENDENTE Jefe del Departamento de Servicios Generales, Subdirector Administrativo.
DESCENDENTE Ninguno
Con personas dentro de
la Institución:
Personal que integra la Dirección General, Subdirector Administrativo, Jefe del
Departamento de Servicios Generales para la coordinación de la entrega y distribución
de la correspondencia, Secretaria Recepcionista.
HORIZONTAL Personal de igual jerarquía.
EXTERNA Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
Conocimientos:Generales
Direcciones y rutas de la en la ciudad de
Guatemala, leyes, normativas y acuerdos vigentes,
Ley de Tránsito de Guatemala, señalización de la
ciudad capital y conocimientos básicos de
mécanica.
Específicos Ninguno
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, elaborar informes, comunicación interpersonal.
Destrezas:Manejo y control de información física, ficheros, pericia para conducir vehículos,
operar herramientas y equipos, y desempeñar actividades físicas en general.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
Otros requisitos:
Disponibilidad de horario.
Presentación adecuada al puesto.
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Otros:
Experiencia Laboral
Nivel Académico
1 año en tareas relacionadas al puesto.
Tercer Grado de Educación Primaria.
173
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Funciones
Reportar al Jefe del Departamento de Servicios Generales para coordinar la ruta de trabajo o las actividades
a realizar durante el día.
Entregar a la recepcionista todas las copias de documentos distribuídos.
Llevar el control y registro de la correspondencia entregada.
Notificar a la jefatura del Departamento de Servicios Generales, de cualquier desperfecto y/o irregularidad que
se presente en el equipo y vehículo asignado.
Mantener el control del uso del combustible en los vehículos asignados al área administrativa de la Institución.
Realizar transacciones bancarias propias de la Institución. (Cambio de cheques, depósitos, etc.)
Realizar pagos de servicios y proveedores.
Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad establecidas por la Institución.
Cumplir con las leyes y normativas de tránsito vigentes.
Otras que se le asignen por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Realizar compras de materiales y equipo cuando se solicita el apoyo.
Mantener limpio y en orden el equipo y vehículo asignado.
Fecha: __________________________________
174
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Subdirección Financiera
n. Subdirector Financiero
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
7 7 Vacantes
1
1
1
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto al que Reporta: Director Administrativo y Financiero
Puestos bajo su cargo:
Jefe de Contabilidad
Cantidad de
personas a su
cargo:
4
Jefe de Presupuesto
Jefe de Tesorería
Asistente de la Subdirección
Financiera
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Financiera
Dirección Administrativa y Financiera
Dirigir, planificar, organizar, administrar, supervisar y evaluar todas las operaciones presupuestarias, contables,
financieras y coordinar con los departamentos que integran la Subdirección.
Puesto Nominal : Subdirector Ejecutivo II 0
Ren
gló
n:
Especialidad: S/E 0
No. de Plazas Ocupadas 0
Puesto Funcional: Subdirector Financiero
Director General
Subdirector General
Dirección Administrativa y
Financiera
Subdirector Financiero
Asistente de la Subdirección
Financiera
Jefe, Departamento de Presupuesto
Jefe, Departamento de Contabilidad
Jefe, Departamento de Tesorería
Analista
175
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
EXTERNA Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
ASCENDENTE Director Administrativo y Financiero.
DESCENDENTE Asistente de la Subdirección Financiera, Jefe de Departamento de Contabilidad, Jefe
de Departamento de Tesorería, Jefe de Departamento de Presupuesto.
HORIZONTAL Subdirectores.
Supervisión: Hacia las actividades que realizan los Jefes de Departamento y la Asistente que
integran la Subdirección Financiera.
Sobre el personal a su cargo y para definir sistemas, procesos, registros y controles
que permitan analizar e interpretar la ejecución presupuestaria de la Institución.
Con personas dentro de
la Institución: Con todo el personal.
Con personas fuera de la
Institución: Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Perfiles de Puesto de la Subdirección Financiera, oficios, circulares, memorándums,
informes, dictámenes, órdenes de compra, Comprobantes Únicos de Registro,
nómina, Plan Operativo Anual, Plan Anual de Compras, Anteproyecto del Presupuesto,
memoria de labores y demás documentación que se genere en la Subdirección.
Económica: En coordinación de la ejecución financiera de la Institución.
176
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
DeseableOtros requisitos:
Contador Público y Auditor, Licenciatura
en Administración de Empresas,
Economía o carrera afín al puesto.
Experiencia Laboral 5 años, en el área financiera de
Instituciones del Sector Público.
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
Habilidades :
Coordinar, trabajo en equipo, capacidad de análisis, toma de decisiones, aceptación
de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas, honestidad,
responsabilidad, eficacia y capacidad, habilidad númerica, habilidad para realizar
calculos matematicos y financieros.
Destrezas:Manejo de equipo de computación y operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono e impresora.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
contabilidad, presupuesto, finanzas, Constitución
Política de la República de Guatemala, principios
contables, leyes fiscales, Manual de Clasificaciones
Presupuestarias, leyes ordinarias, Decreto 101-97
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 57-92,
conocimiento y manejo de sistemas contables de
gobierno (SICOIN, SIGES, GUATECOMPRAS),
Específicos
Administración Pública, Manejo de SIGES,
Contabilidad gubernamental, Ley de Contrataciones
del Estado, reglamento de gastos de viáticos,
Sistema de ejecución presupuestaria, procesos de
pago, Ley del Presupuesto General de Ingresos y
Egresos del Estado, leyes vigentes
presupuestarias, Acuerdo Ministerial 6-98 Fondo
Rotativo y Acuerdo Interno del Ministerio de
Finanzas Públicas 012-2013, Sistema de
Contabilidad Integrada -SICOIN-. Gestión por
Resultados y Presupuesto por resultados.
177
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Apoyar en la evaluación, control y seguimiento al avance físico de metas.
Apoyar y avalar resoluciones por reprogramación de obras solicitadas por las unidades que ejecutan
presupuesto de inversión: así como del grupo 4 y 5.
Apoyar en la reprogramación del grupo de gastos cuando es requerido.
Revisar y analizar la elaboración del anteproyecto de presupuesto.
Apoyar en la formulación de alternativas de gestión ante la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad del avance físico y Financiero.
Aprobar los Comprobantes Unicos de Registro (CUR) a nivel de Compromiso en el Sistema Integrado de
Administracion Financiera (SIAF).
Asesorar al Director General y al Director Administrativo Financiero en materia financiera en la planificación,
programación y ejecución presupuestaria.
Apoyar en la capacitación y actualización al personal de la Subdirección Financiera sobre normas legales de
ejecución y control, publicadas en el diario oficial.
Representar al INEES en los procesos de gestión financiera ante instituciones públicas.
Revisar el envío de solicitudes de programación y reprogramación de cuotas financieras del INEES.
Asesorar y presentar alternativas de solución al -POA-, en temas de presupuesto.
Coordinar y elaborar los informes que se deben presentar al Director General referentes a la ejecución
presupuestaria.
Funciones
Dirigir, coordinar y organizar al personal que integra la Subdirección Financiera.
Elaborar estrategias que agilicen la aprobación de las operaciones Financieras de las diferentes Direcciones y
Subdirecciones del INEES.
Coordinar y ser el enlace con los órganos rectores del INEES en gestión financiera.
Proponer alternativas de solución a problemas suscitados en la ejecución presupuestaria.
178
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. ______________________________
Fecha: __________________________________
Revisar y reportar cambios o actualizaciones a los manuales de organización y conforme a las funciones,
estructura, perfiles y atribuciones de los puestos que conforman su Subdirección.
Realizar y/o supervisar el proceso de inducción al puesto para el personal de nuevo ingreso, informa acerca
de los objetivos de la Subdirección, el organigrama, comunicación con otras unidades administrativas de la
Institución y otras instituciones.
Planificar, organizar y reportar a Recursos Humanos la programación anual de vacaciones del personal a su
cargo.
Realizar las evaluaciones de desempeño del personal a su cargo.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Apoyar a la Dirección de Asesoría Jurídica y a la Dirección de Auditoría Interna en la elaboración de
resoluciones y acuerdos secretariales en temas Financieros.
Asesorar en la solución de problemas suscitados en la ejecución presupuestaria.
Controlar el uso de los recursos de la Subdirección Financiera, así como la optimización de los mismos.
Asistir a reuniones y comisiones de trabajo en temas financieros que le sean asignadas por el Director
General y/o el Director Administrativo Financiero.
Velar por que los Jefes de Departamento de la Subdirección Financiera cumplan con las labores de acuerdo a
los objetivos establecidos.
Actualizar al pesonal bajo su cargo sobre los cambios que se realizan dentro de la Institución y que tienen
relación con su ámbito de trabajo o sean de interés general.
179
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
o. Asistente de la Subdirección Financiera
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
7 3 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Información:
Administrativa, financiera y de personal, planes estratégicos, plan operativo anual,
oficios circulares, memorándums, informes que se generen en la Dirección
Administrativa y Financiera, documentos y correspondencia oficial.
Supervisión: Ejecución presupuestaria, del cumplimiento de las normas generales de control
interno, cumplimiento de leyes y normativas vigentes aplicables a la Institución.
Sobre todas las actividades y gestiones administrativas que se realizan en la
Institución y sobre el personal que integra la Dirección Administrativa y Financiera.
Subdirección Financiera
Dirección Administrativa y Financiera
Recibir, registrar, archivar y/o dar trámite y seguimiento a la información y documentación de la Subdirección
Financiera, además de proporcionar información al personal concerniente a la Subdirección.
Económica: Operaciones financieras, contables y sobre la ejecución presupuestaria.
Mobiliario y Equipo:
Equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de comunicaciones, vehículos y demás
bienes asignados por medio de la Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que
corresponda.
Puesto al que Reporta: Subdirector Financiero
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Puesto Funcional: Asistente Subdirección Financiera
Puesto Nominal : Asistente Profesional I 9710
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirector Financiero
Asistente Subdirección
Financiera
Jefe de Presupuesto
Jefe de Tesorería
Jefe de Contabilidad
180
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Secretaria bilingüe o comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria
afín al puesto.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, elaborar informes, comunicación interpersonal.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
HORIZONTAL Asistentes de las distintas Subdirecciones de la Dirección Administrativa y Financiera.
EXTERNA Personal del área financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad.
Conocimientos:
Generales Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
técnicas de archivo y redacción comercial y oficial.
EspecíficosManejo y organización de agenda y Manual de
Clasificación Presupuestaria.
Con personas fuera de la
Institución:
Personal directivo y técnico de la Dirección Financiera, Dirección de Recursos
Humanos, Dirección Administrativa de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad y de la Inspectoría del Sistema Nacional de Seguridad y proveedores.
ASCENDENTE Subdirector Financiero.
DESCENDENTE Ninguno
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector Financiero, Jefes de Departamento de la Subdirección Financiera,
Analista del Departamento de Tesorería, Asistente de la Dirección Administrativa y
Financiera, Asistente de la Dirección Académica, Asistente de la Subdirección
Administrativa, Asistente de la subdirección de Recursos Humanos.
181
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
Llevar el control de existencias de útiles de oficina.
Elaborar requisiciones de útiles de oficina.
Recibir, revisar y analizar la correspondencia dirigida a la Subdirección Financiera y a las Jefaturas de
departamento que la integran.
Apoyar al Subdirector, en todas las tareas y actividades administrativas necesarias.
Mantener actualizado el directorio de personas e instituciones con las que se tiene mayor comunicación por
parte de la Subdirección.
Apoyar a otras unidades administrativas de la Institución cuando le es requerido por la Subdirección
Financiera.
Recibir la correspondencia interna y externa dirigida a la Subdirección Financiera.
Clasificar, organizar y archivar los documentos que se generen por parte de la Subdirección.
Redactar y transcribir información relacionada a la Dirección para la elaboración de memorias.
Reproducir y escanear documentos.
Realizar órdenes de transporte para el personal de la Subdirección Financiera.
Revisar constantemente el correo electrónico institucional.
Entregar al Subdirector la correspondencia e informar sobre los requerimientos que contiene la misma.
Recibir y atender llamadas telefónicas dirigidas al personal que integra la Subdirección Financiera.
Manejar y organizar la agenda del Subdirector.
Funciones
Atender al personal que solicita información sobre asuntos financieros.
Redactar oficios, memorándums, circulares y notas.
Llevar el control del registro documentos.
Distribuir y enviar correspondencia.
182
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
p. Jefe del Departamento de Tesorería
183
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 14 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
Con personas fuera de la
Institución:
Personal del área financiera y planificación de la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad.
Información:
Oficios, circulares, memorándums, informes, órdenes de compra, Comprobantes
Únicos de Registro, documentación de soporte y demás documentación que se genere
en la Subdirección.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
Para dirigir las funciones del Departamento en la toma de decisiones las cuales deben
estar basadas en políticas, procedimientos y establecer métodos de control interno.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector Financiero, Director Administrativo - Financiero, Jefes de Departamento de
la Subdirección Financiera, Asistente de la Subdirección Financiera, Jefe del
Departamento de Compras.
Subdirección Financiera
Dirección Administrativa y Financiera
Analizar y controlar el avance de la ejecución presupuestaria del Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en
Seguridad.
Económica: De la Administración y ejecución presupuestaria de la Institución.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Subdirector Financiero
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Puesto Funcional: Jefe del Departamento de Presupuesto
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Presupuesto 0311
No. de Plazas Ocupadas 2
Ubicación Administrativa:
Departamento Presupuesto
Dirección
Administrativa y Financiera
Subdirector Financiero
Jefe, Departamento de Presupuesto
184
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Habilidades :
Habilidades: Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de
problemas, elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar
informes, capacidad de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:Manejo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner, teléfono,
impresora y otros.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
HORIZONTAL Jefes de Departamento de la Subdirección Financiera.
EXTERNA Personal del área financiera y planificación de la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
contabilidad, presupuesto, finanzas, Constitución
Política de la República de Guatemala, principios
contables, leyes fiscales, Manual de Clasificaciones
Presupuestarias, leyes ordinarias: Decreto 101-97
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 37-92 Ley
de Contrataciones del Estado, conocimiento y
manejo de sistemas contables de gobierno
(SICOIN, SIGES, GUATECOMPRAS). Planificación
estratégica, formulación y evaluación de proyectos,
estrategias para la toma de decisiones y resolución
de problemas, análisis técnico-administrativas,
procesos administrativos y trámites de la
Administración Pública, Legislación guatemalteca
en general (Constitución Política de la República,
Derecho Administrativo, Derecho Civil, Otros),
Legislación Fiscal y Tributaria (Ley Orgánica del
Presupuesto, Ley de Contratación del Estado, Ley
del ISR, normativa aplicable a la administración
financiera, otras), Legislación Laboral (Ley de
servicio Civil, Código de Trabajo, Ley del Organismo
Ejecutivo, otros), Legislación Específica. Señalar:
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridady su
Reglamento, Sistema de Control gubernamental
(SIAF, SIARH, Guatenóminas, Guatecompras,
SIGES, SICOIN, otros), conocimientos de gestión,
control de compras y contrataciones, técnicas de
investigación, técnicas de archivo, redacción y
correspondencia.
EspecíficosLey del presupuesto general de ingresos y egresos
del estado y leyes vigentes presupuestarias.
ASCENDENTE Subdirector Financiero.
DESCENDENTE Ninguno
185
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Elaborar informes periódicos.
Elaborar propuestas técnicas que permitan presentar proyectos de modificación presupuestaria, relacionados
con los objetivos del INEES.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Elaborar los Comprobantes Únicos de Registro en las etapas de compromiso en el Sistema de Gestión -
SIGES-.
Elaborar oficios y otros documentos relacionados con asuntos presupuestarios.
Codificar solicitudes de gasto y facturas generadas por la adquisición de bienes y/o servicios para asignar la
estructura presupuestaria.
Generar reportes del sistema de contabilidad integrada -SICOIN- de los pagos a proveedores del INEES.
Elaborar Constancia de Disponibilidad Presupuestaria.
Revisar y analizar información proporcionada por los Directores que conforman el INEES, la cual servirá de
base para la formulación del anteproyecto del presupuesto de Ingresos y Egresos de la Institución.
Desarrollar e implementar controles que permitan apoyar la realización de los procedimientos presupuestarios
que se encuentren dentro del marco legal.
Elaborar comprobantes de programación, reprogramación y modificación de metas fisicas en SIGES.
Elaborar comprobantes de ejecución mensual de metas fisicas en SIGES.
Funciones
Planificar y organizar las actividades presupuestarias que se realizan en el INEES.
Asesorar a los Departamentos que conforman a la Dirección Administrativa y Financiera, en aspectos
presupuestarios que permitan la unificación de criterios en la materia.
Participar en la definición de la red de estructura programática del INEES.
Formular el anteproyecto de presupuesto del INEES en el Sistema de Gestión -SIGES-.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
18 meses en el área financiera de
Instituciones del Sector Público.
Contador Público y Auditor, Licenciatura
en Administración de Empresa,
Economía o carrera afín al puesto.
186
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
q. Analista del Departamento de Tesorería
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
8 4 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Información:
Oficios, circulares, memorándums, informes, liquidaciones de caja chica, comprobantes
del sistema de contabilidad integrada SICOIN y demás documentación que se genere en
la Subdirección.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
No tiene ninguna autoridad.
Subdirección Financiera
Dirección Administrativa y Financiera
Apoyar todas las actividades que se realicen en el Departamento de Tesorería.
Económica: El valor de los documentos financieros mientras se manejen en la Jefatura.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la Tarjeta
de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda..
Puesto al que Reporta: Jefe deTesorería
Puestos bajo su cargo:Cantidad de
personas a su cargo:NingunaNinguno
Puesto Funcional: Analista de Tesorería
Puesto Nominal : Profesional III 5030
Ren
gl
Especialidad: Finanzas 0157
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento Tesorería
Subdirector Financiero
Asistente Subdirección
Financiera
Jefe de Presupuesto
Jefe de Tesorería
Jefe de Contabilidad
Analista de Tesorería
187
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
HORIZONTAL Asistente de la Subdirección Financiera.
EXTERNA Personal del área financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
contabilidad, presupuesto, finanzas, Constitución
Política de la República de Guatemala, principios
contables, leyes fiscales, manual de Clasificaciones
Presupuestarias, leyes ordinarias: Decreto 101-97
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado, conocimiento y manejo
de sistemas contables de gobierno (SICOIN, SIGES,
GUATECOMPRAS). Análisis técnico-administrativas,
Procesos administrativos y trámites de la
Administración Pública, Legislación guatemalteca en
general (Constitución Política de la República,
Derecho Administrativo, Derecho Civil, Otros),
Legislación Fiscal y Tributaria (Ley Orgánica del
Presupuesto, Ley de Contratación del Estado, Ley
del ISR, normativa aplicable a la admnistración
financiera, otras), Legislación Específica. Señalar:
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridad y su
Reglamento, Sistema de Control gubernamental
(SIAF, SIARH, Guatenóminas, Guatecompras,
SIGES, SICOIN, otros), Conocimientos de gestión y
control de compras y contrataciones, técnicas de
archivo, Redacción y correspondencia.
Específicos
Acuerdo Ministerial 6-98 Fondo Rotativo y Acuerdo
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas 012-2013,
Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-.
Con personas fuera de la
Institución: Personal del área financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
ASCENDENTE Subdirector Financiero, Jefe del Departamento de Tesorería.
DESCENDENTE Ninguno
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector Financiero, Jefe del Departamento de Presupuesto, Jefe del Departamento
de Contabilidad, Jefe del Departamento de Tesorería, Asistente de la Subdirección
Financiera.
188
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Apoyar en los procedimientos operativos.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Emitir la certificación de disponibilidad de cuota para pago a proveedores por medio de fondo rotativo.
Mantener actualizado la información pública institucional de carácter académico administrativo a fin de obtener un
óptimo desempeño en el ejercicio de sus funciones.
Fecha: __________________________________
Funciones
Redactar oficios, memorándums relacionados a las actividades que se desarrollan en el Departamento.
Liquidar la caja chica para el registro en el sistema el fomulario FR03, Documento de Rendición de Fondo
Rotativo.
Registrar y Controlar los vales de caja chica para la liquidación de la caja chica.
Elaborar reportes y analizar información de carácter financiero.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Contador Público y Auditor, Licenciatura
en Ciencias Económicas y
Empresariales.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes, capacidad
de instrucción, puntualidad, comunicación interpersonal.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y otros.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la Institución, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados
189
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
r. Jefe del Departamento de Presupuesto
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 14 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
Para dirigir las funciones del Departamento en la toma de decisiones las cuales deben
estar basadas en políticas, procedimientos y establecer métodos de control interno.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Oficios, circulares, memorándums, informes, órdenes de compra, Comprobantes
Únicos de Registro, documentación de soporte y demás documentación que se genere
en la Subdirección.
Puesto al que Reporta: Subdirector Financiero
Puestos bajo su cargo: Ninguno
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Ubicación Administrativa:
Departamento Presupuesto
Subdirección Financiera
Dirección Administrativa y Financiera
Analizar y controlar el avance de la ejecución presupuestaria del Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en
Seguridad.
Económica: De la Administración y ejecución presupuestaria de la Institución.
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Presupuesto 0311
No. de Plazas Ocupadas 2
Puesto Funcional: Jefe del Departamento de Presupuesto
Dirección
Administrativa y Financiera
Subdirector Financiero
Jefe, Departamento de Presupuesto
190
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
EXTERNA Personal del área financiera y planificación de la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
contabilidad, presupuesto, finanzas, Constitución
Política de la República de Guatemala, principios
contables, leyes fiscales, Manual de Clasificaciones
Presupuestarias, leyes ordinarias: Decreto 101-97
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 37-92 Ley
de Contrataciones del Estado, conocimiento y
manejo de sistemas contables de gobierno
(SICOIN, SIGES, GUATECOMPRAS). Planificación
estratégica, formulación y evaluación de proyectos,
estrategias para la toma de decisiones y resolución
de problemas, análisis técnico-administrativas,
procesos administrativos y trámites de la
Administración Pública, Legislación guatemalteca
en general (Constitución Política de la República,
Derecho Administrativo, Derecho Civil, Otros),
Legislación Fiscal y Tributaria (Ley Orgánica del
Presupuesto, Ley de Contratación del Estado, Ley
del ISR, normativa aplicable a la administración
financiera, otras), Legislación Laboral (Ley de
servicio Civil, Código de Trabajo, Ley del Organismo
Ejecutivo, otros), Legislación Específica. Señalar:
Ley Marco del Sistema Nacional de Seguridady su
Reglamento, Sistema de Control gubernamental
(SIAF, SIARH, Guatenóminas, Guatecompras,
SIGES, SICOIN, otros), conocimientos de gestión,
control de compras y contrataciones, técnicas de
investigación, técnicas de archivo, redacción y
correspondencia.
EspecíficosLey del presupuesto general de ingresos y egresos
del estado y leyes vigentes presupuestarias.
ASCENDENTE Subdirector Financiero.
DESCENDENTE Ninguno
HORIZONTAL Jefes de Departamento de la Subdirección Financiera.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector Financiero, Director Administrativo - Financiero, Jefes de Departamento de
la Subdirección Financiera, Asistente de la Subdirección Financiera, Jefe del
Departamento de Compras.
Con personas fuera de la
Institución:
Personal del área financiera y planificación de la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad.
191
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
Elaborar los Comprobantes Únicos de Registro en las etapas de compromiso en el Sistema de Gestión -
SIGES-.
Desarrollar e implementar controles que permitan apoyar la realización de los procedimientos presupuestarios
que se encuentren dentro del marco legal.
Funciones
Planificar y organizar las actividades presupuestarias que se realizan en el INEES.
Asesorar a los Departamentos que conforman a la Dirección Administrativa y Financiera, en aspectos
presupuestarios que permitan la unificación de criterios en la materia.
Participar en la definición de la red de estructura programática del INEES.
Formular el anteproyecto de presupuesto del INEES en el Sistema de Gestión -SIGES-.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Contador Público y Auditor, Licenciatura
en Administración de Empresa,
Economía o carrera afín al puesto.
Experiencia Laboral 18 meses en el área financiera de
Instituciones del Sector Público.
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
Habilidades :
Habilidades: Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de
problemas, elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar
informes, capacidad de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:Manejo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner, teléfono,
impresora y otros.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
192
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Realizar Certificaciones de partidas presupuestarias.
Elaborar los Comprobantes Únicos de Registro en la etapa de compromiso y devengado de los servicios
basicos en el Sistema de Gestión -SIGES-.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Elaborar Constancia de Disponibilidad Presupuestaria.
Revisar y analizar información proporcionada por los Directores que conforman el INEES, la cual servirá de
base para la formulación del anteproyecto del presupuesto de Ingresos y Egresos de la Institución.
Elaborar informes periódicos.
Realizar en el Sistema de Gestion -SIGES- los comprobantes de Reprogramacion de Subproductos
(Modificaciones Presupuestarias).
Elaborar comprobantes de ejecución mensual de metas fisicas en SIGES.
Realizar Dictamenes de disponibilidad presupuestaria.
Elaborar comprobantes de programación, reprogramación y modificación de metas fisicas en SIGES.
Elaborar oficios y otros documentos relacionados con asuntos presupuestarios.
Codificar solicitudes de gasto y facturas generadas por la adquisición de bienes y/o servicios para asignar la
estructura presupuestaria.
Generar reportes del sistema de contabilidad integrada -SICOIN- de los pagos a proveedores del INEES.
193
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
s. Jefe del Departamento de Contabilidad
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
1 1 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Información:
Oficios, memorándums, informes, órdenes de compra, documentación de soporte de
operaciones contables, Comprobante Único de Registro -CUR-, y demás
documentación que se genere en la Subdirección.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
Para dirigir las funciones del Departamento, en la toma de decisiones las cuales deben
estar basadas en políticas, procedimientos y establecer métodos de control interno.
Subdirección Financiera
Dirección Administrativa y Financiera
Analizar oportunamente las operaciones presupuestarias y contables que inciden en el resultado de los estados
financieros de cada ejercicio fiscal, para que sean utilizados en la toma de decisiones por parte de las autoridades
superiores.
Económica: Del valor de los documentos contables mientras se manejen en la Subdirección.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la Tarjeta
de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Subdirector Financiero
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Puesto Funcional: Jefe del Departamento de Contabilidad
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Contabilidad 0082
No. de Plazas Ocupadas 0
Ubicación Administrativa:
Departamento Contabilidad
Dirección
Administrativa y Financiera
Subdirector Financiero
Jefe, Departamento de Contabilidad
194
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 14 Vacantes
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Supervisión: Hacia las actividades que realiza el Analista asignado al Departamento.
Dirigir las funciones del Departamento, en la toma de decisiones las cuales deben estar
basadas en políticas, procedimientos y establecer métodos de control interno.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Oficios, circulares, memorándums, informes, liquidaciones de caja chica,
comprobantes del sistema de contabilidad integrada SICOIN y demás documentación
que se genere en la Subdirección.
Puesto al que Reporta: Subdirector Financiero
Puestos bajo su cargo: Analista
Cantidad de
personas a su
cargo:
1
Ubicación Administrativa:
Departamento Tesorería
Subdirección Financiera
Dirección Administrativa y Financiera
Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades del área del Departamento de Tesorería.
Económica: El valor de los documentos financieros mientras se manejen en la Subdirección.
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Ren
gló
n:
Especialidad: Finanzas 0157
No. de Plazas Ocupadas 2
Puesto Funcional: Jefe del Departamento de Tesorería
Dirección
Administrativa y Financiera
Subdirector Financiero
Jefe, Departamento de Tesorería
Analista de Tesorería
195
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
EXTERNA Personal del área financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
contabilidad, presupuesto, finanzas, Constitución
Política de la República de Guatemala, principios
contables, leyes fiscales, Manual de Clasificaciones
Presupuestarias, leyes ordinarias: Decreto 101-97
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 57-92 Ley
de Contrataciones del Estado, conocimiento y
manejo de sistemas contables de gobierno
(SICOIN, SIGES, GUATECOMPRAS). Estrategias
para la toma de decisiones y resolución de
problemas, análisis técnico-administrativas,
Organización y métodos, procesos administrativos
y trámites de la Administración Pública, Legislación
guatemalteca en general (Constitución Política de la
República, Derecho Administrativo, Derecho Civil,
Otros), Legislación Fiscal y Tributaria (Ley
Orgánica del Presupuesto, Ley de Contratación del
Estado, Ley del ISR, normativa aplicable a la
administración financiera, otras), Legislación
Laboral (Ley de servicio Civil, Código de Trabajo,
Ley del Organismo Ejecutivo, otros), Legislación
específica. Señalar: Ley Marco del Sistema
Nacional de Seguridad y su Reglamento, Sistema
de Control gubernamental (SIAF, SIARH,
Guatenóminas, Guatecompras, SIGES, SICOIN,
otros), Conocimientos de gestión y control de
compras y contrataciones, técnicas de
investigación, redacción y correspondencia.
Específicos
Acuerdo Ministerial 6-98 Fondo Rotativo y Acuerdo
Interno del Ministerio de Finanzas Públicas 012-
2013 y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-
ASCENDENTE Subdirector Financiero.
DESCENDENTE Analista de Tesorería.
HORIZONTALJefe de Departamento de Presupuesto y Jefe de Departamento de Contabilidad, Jefe del
Departamento de Compras, Asistente de la Subdirección Administrativa.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector Financiero, Jefe del Departamento de Tesorería, Jefe del Departamento de
Presupuesto y Jefe del Departamento de Contabilidad, Asistente de la Subdirección
Financiera, Director Administrativo Financiero, Jefe del Departamento de Gestión,
Subdirectora de Recursos Humanos y Jefe del Departamento de Compras, Subdirector
Administrativo.
Con personas fuera de la
Institución:
Personal del área financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad.
196
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
HORIZONTALJefe de Departamento de Presupuesto, Jefe de Departamento de Tesorería, Jefe del
Departamento de Compras.
EXTERNA Personal del área financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
contabilidad, presupuesto, finanzas, Constitución
Política de la República de Guatemala, principios
contables, leyes fiscales, manual de clasificaciones
Presupuestarias, leyes ordinarias: Decreto 101-97
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado, conocimiento y manejo
de sistemas contables de gobierno (SICOIN, SIGES,
GUATECOMPRAS), planificación estratégicas,
formulación y evaluación de proyectos, estrategias
para la toma de decisiones y resolución de
problemas, análisis técnico-administrativas, procesos
administrativos y trámites de la Administración
Pública, Legislación guatemalteca en general
(Constitución Política de la República, Derecho
Administrativo, Derecho Civil, otros), Legislación
Fiscal y Tributaria (Ley Orgánica del Presupuesto,
Ley de Contrataciones del Estado, Ley delISR,
normativa aplicable a la administración financiera,
otras), Legislación Laboral (Ley de Servicio Civil,
Código de Trabajo, Ley del Organismo Ejecutivo,
otros), Legislación específica, Señalar: Ley Marco
del Sistema Nacional de Seguridad y su Reglamento,
Sistema de Control gubernamental (SIAF, SIARH,
Guatenóminas, Guatecompras, SIGES, SICOIN,
otros), conocimientos de gestión y control de
compras y contrataciones, técnicas de investigación,
técnicas de archivo, redacción y correspodencia.
Específicos
Administración Pública, Manejo de SIGES, SICOIN,
contabilidad gubernamental, Ley de Contrataciones
del Estado, reglamento de gastos de viáticos,
sistema de ejecución presupuestaria, procesos de
pago, gestión por resultados y presupuesto por
resultados.
Con personas fuera de la
Institución: Personal del área financiera de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad.
ASCENDENTE Subdirector Financiero.
DESCENDENTE Ninguno
Con personas dentro de la
Institución:
Subdirector Financiero, Director Administrativo y Financiero, Jefes del Departamento de
Tesoreria, Jefe del Departamento de Presupuesto, Jefe del Departamento de Compras,
Asistente de la Subdirección Financiera.
197
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
Verificar los registros de las solicitudes de pago en el SICOIN-WEB, de las operaciones contables.
Elaborar informes de los resultados de las funciones a su cargo cuando sean requeridos.
Controlar el estado de los procesos de pago en el Sistema Integrado de Contabilidad (SICOIN) y sistema de
Gestión (SIGES)
Elaborar informes periódicos.
Revisar la documentación de soporte que se adjuntan a las órdenes de compra y de pago, así como de todas las
operaciones contables que se generen en la Institución.
Elaborar informes de los procesos de pago que fueron aprobados.
Apoyar la formulación del Anteproyecto de presupuesto.
Proporcionar asesoría, seguimiento técnico y legal financiero sobre los procesos y su correcta aplicación en el
manejo de documentos contables, que redundan en la ejecución presupuestaria (cotizaciones, licitaciones,
compra directa compra de baja cuantía, etc.)
Remitir los informes que según la normativa técnica y legal corresponda.
Solicitar el formulario FR03 Documento de Rendición de Fondo Rotativo en el Sistema Contabilidad Integrado
SICOIN.
Archivar y llevar el control en fotocopias de las órdenes de compra y de pago que se realizan y demás
documentación que se genere en el departamento.
Analizar y revisar las cajas chicas (Fondo Rotativo) de acuerdo a las normativas legales aplicables.
Funciones
Organizar, coordinar e implementar instrumentos técnicos que permitan la aplicación de programas y/o
procedimientos contables.
Revisar y controlar los documentos de soporte que amparan las operaciones contables.
Elaborar los Comprobantes Únicos de Registro de devengado del gasto en el SIGES, verificando previamente que
la documentación que soporta dicho gasto llena los requisitos que establece la normativa técnica y legal vigente.
Analizar, revisar y controlar las órdenes de compra de compromiso y devengado de los procesos, ingresados a la
Subdirección Financiera, según normativas legales.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
18 meses en el área financiera de
Instituciones del Sector Público.
Contador Público y Auditor, Licenciatura
en Administración de Empresas,
Economía o carrera afín al puesto.
Habilidades :
Habilidades: Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de
problemas, elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes,
capacidad de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora y otros.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad, iniciativa,
innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo, buenas
relaciones interpersonales.
198
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Subdirección de Recursos Humanos
t. Subdirector de Recursos Humanos
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
7 7 Vacantes
1
1
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto al que Reporta: Director Administrativo y Financiero
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:Jefe de Admisión
Jefe de Gestión
3
Asistente Subdirección de
Recursos Humanos
Administrar y controlar todas las actividades y procedimientos concernientes a la administración del recurso
humano que integra la Institución.
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Recursos Humanos
Dirección Administrativa y Financiera
Puesto Nominal : Subdirector Ejecutivo II 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
No. de Plazas Ocupadas 0
Puesto Funcional: Subdirector de Recursos Humanos
Subdirector de Recursos Humanos
Asistente Subdirección de
Recursos Humanos
Jefe de Gestión
Jefe de Admisión
Director Administrativo y
Financiero
199
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Generales
Administración de Recursos Humanos, Código de
Trabajo de Guatemala, Ley de contrataciones del
Estado y Ley del Impuesto Sobre la Renta. Conocimientos:
EspecíficosLey de Servicio Civil, Sistema de Guatenóminas y
manejo de conflictos.
Habilidades :
Coordinar, trabajo en equipo, capacidad de análisis, toma de decisiones, aceptación
de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas, honestidad,
responsabilidad, eficacia y capacidad.
Destrezas: Gerenciales, conducir equipos de trabajo y manejo de programas de psicometría.
Con personas fuera de la
Institución:
Personal de Recursos Humanos de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad y de la Inspectoria General del Sistema Nacional de Seguridad.
ASCENDENTE Director Administrativo - Financiero.
DESCENDENTE Asistente de la Subdirección de Recursos Humanos, Jefe del Departamento de
Admisión, Jefe, Departamento de Gestión, Analista de Gestión.
HORIZONTAL Subdirectores.
EXTERNA Personal de Recursos Humanos de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad y de la Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes que se generen en la sub- Dirección de
Recursos Humanos, documentos y correspondencia oficial.
Supervisión: Hacia las actividades que realizan los Jefes de Departamento y la Asistente que
integran la Subdirección de Recursos Humanos.
Sobre el personal a su cargo y para definir sistemas, procesos, registros y controles
que permitan la toma de decisiones, las cuales deben estar basadas en la Ley de
Servicio Civil y su Reglamento, Código de Trabajo y Procedimientos establecidos por
la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad y la Dirección Administrativa
y Financiera.
Con personas dentro de
la Institución:
Director General, Subdirector General, directores, subdirectores, jefes de
departamento y personal de nuevo ingreso.
Económica: Responsabilidad directa en la administración de la nómina de sueldos, aguinaldo,
bono 14, complementos salariales y cálculo de prestaciones.
200
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Velar por el cumplimiento del reglamento y normas establecidas.
Participar en reuniones periódicas con el fin de dar seguimiento y resolver conflictos laborales.
Proponer al Director Administrativo y Financiero la formulación de políticas, lineamientos y normas que
regulen la administración del recurso humano.
Funciones
Otros requisitos:
Otros:
Supervisar las gestiones administrativas que correspondan para rotación de personal.
Coordinar, supervisar y autorizar los procesos de reclutamiento y selección de personal.
Organizar y coordinar actividades sociales, culturales, deportivas y recreativas con fines de integración
laboral.
Realizar la planificación anual de actividades y gastos de la Subdirección.
Evaluar el desempeño del personal a su cargo.
Establecer los perfiles y descripción de puestos del personal de la Institución.
Aplicar las medidas disciplinarias vigentes en la Institución.
Elaborar informes y memorias de labores cuando le sea requerido.
Establecer procedimientos para facilitar las gestiones administrativas y la comunicación de la Subdirección
con las demás unidades administrativas que conforman la Institución.
5 años en puestos similares
Licenciatura en Administración de
Empresas, Ingeniería Industrial o
carrera afín.
Disponibilidad de horario.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
201
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
29
30
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Velar por que la base de datos del personal este debidamente actualizada.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
Mantener relación directa con las instituciones encargadas de emitir los lineamientos y las normas generales
en materia de recursos humanos.
Vigilar la aplicación de las condiciones generales de trabajo y de las leyes de la materia.
Proporcionar información que legalmente les corresponda a las unidades administrativas y dependencias,
tanto internas como externas sobre los recursos humanos, para evitar incurrir en faltas administrativas.
Establecer políticas para la supervisión, registro, control de la asistencia y permanencia del personal durante
su horario de labores.
Atender las solicitudes de información, como parte de la aplicación de la Ley de Acceso a la información
pública, en el ámbito de competencia de la Subdirección de Recursos Humanos.
Supervisar y controlar las gestiones y acciones de personal.
Procurar la adecuada administración de las plazas de recursos humanos con que cuenta el INEES.
Coordinar, supervisar y autorizar la emisión de los nombramientos del personal en las diferentes unidades
administrativas.
Vigilar que los sueldos, salarios y otras remuneraciones del personal cumplan con los lineamientos, normas y
criterios aplicables.
Verificar que el pago de salarios se realice en las fechas establecidas.
Revisar que el registro de trabajadores de la Institución este actualizado.
Establecer un plan de capacitación para el personal que integra la Institución.
Planear, coordinar y controlar las acciones y programas de los Departamentos a su cargo, así como preveer
y supervisar los requerimientos y la utilización de los recursos que tengan asignados, para su
aprovechamiento racional y productivo.
Suscribir los documentos relativos al ejercicio de su función y aquellos que le correspondan por su delegación
de facultades.
202
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
u. Asistente de la Subdirección de Recursos
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
7 3 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás asignados por medio de la Tarjeta de
Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda
Información: Oficios, circulares, memorándums, informes, base de datos y expedientes de
candidatos y demás documentación que se genere en la Subdirección.
Supervisión: Ninguna
Ninguna
Puesto al que Reporta: Subdirector de Recursos Humanos
Puestos bajo su cargo: Ninguno
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Apoyar a la Subdirección de Recursos Humanos en el registro, gestión y control de la información y
documentación, elaboración, trámite de oficios, expedientes y gestiones administrativas relacionadas al cargo;
así como brindar información y apoyo a todo el personal de la Institución en aspectos relacionados a la
Subdirección.
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección Recursos Humanos
Dirección Administrativa y Financiera
Puesto Nominal : Asistente Profesional I 9710
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 4
Puesto Funcional: Asistente Subdirección de Recursos Humanos
Subdirector de Recursos Humanos
Asistente Subdirección de
Recursos Humanos
Jefe de Gestión
Jefe de Admisión
203
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y equipo
audiovisual.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros: Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
HORIZONTAL Asistentes de la Dirección Administrativa y Financiera y Dirección Académica.
EXTERNA
Personal de la Dirección de Recursos Humanos de la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad y de la Subdirección de Recursos Humanos de la Inspectoría
General del Sistema Nacional de Seguridad.
Conocimientos:
Generales
Sistema Operativo Windows y Microsoft Office,
técnicas de archivo, redacción comercial y oficial, y
manejo de equipo de oficina.
Específicos
Conocimientos de legislación laboral tanto en el
sector privado como el sector gobierno (Código de
Trabajo de Guatemala, Ley de Servicio Civil y su
Reglamento) y trámites administrativos del IGSS.
Con personas dentro de
la Institución:
Subdirector de Recursos Humanos, Jefes de Departamentos de la Subdirección de
Recursos Humanos, Analista Departamento de Admisión y demás personas que
integra la Institución.
Con personas fuera de la
Institución:
Personal de la Dirección de Recursos Humanos de la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad y de la Subdirección de Recursos Humanos de la Inspectoría
General del Sistema Nacional de Seguridad.
Subdirector de Recursos Humanos.
Ninguna
ASCENDENTE
DESCENDENTE
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes,
capacidad de instrucción, puntualidad, elaborar informes, comunicación interpersonal.
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
1 año en puestos similares
Secretaria bilingüe o comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria
afín al puesto
204
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Apoyar en la elaboración de informes periódicos de las gestiones y actividades realizadas por la Subdirección
de Recursos Humanos.
Reproducir y escanear documentos.
Apoyar a otras unidades administrativas de la Institución cuando le sea requerido por la Subdirección de
Recursos Humanos.
Apoyar en la logística de las actividades que realiza la Subdirección de Recursos Humanos.
Elaborar, gestionar y dar seguimiento a la solicitud de vehículo requerido por el personal de la Subdirección de
Recursos Humanos.
Funciones
Recibir Boletas de Permiso del Personal de la Institución.
Elaborar, gestionar y dar seguimientos a las boletas de Permiso del Personal de la Subdirección de Recursos
Humanos.
Elaborar el reporte mensual de boletas de permiso de personal de la Institución.
Redactar oficios, memorándums, circulares, notas de envío, notas de entrega y conocimientos de la
Subdirección de Recursos Humanos.
Clasificar, organizar y archivar los documentos que se reciben en la Subdirección de Recursos Humanos.
Registrar y mantener actualizada la base de datos (archivo digital y físico) de la correspondencia recibida y
enviada a la Subdirección de Recuros Humanos.
Recibir la correspondencia interna y externa dirigida a la Subdirección de Recursos Humanos.
Recibir y realizar llamadas de la Subdirección de Recursos Humanos.
Asisitir a cursos de formación y capacitación para los cuales sea designada.
Asisitir a reuniones de coordinación y/o de trabajo que le sean designadas por el Subdirector (a) de Recursos
Humanos.
Realizar todas las actividades inherentes al cargo y solicitadas por el Subdirector (a) de Recursos Humanos.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Distribuir la correspondencia generada por la Subdirección de Recursos Humanos.
Brindar atención y proporcionar información al personal de la Institución relacionada a la Subdirección de
Recursos Humanos.
Manejar y organizar la agenda del Subdirector (a) de Recursos Humanos.
Elaborar el reporte mensual de Control de Asistencia al IGSS del personal de la Institución.
Fecha: __________________________________
205
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
v. Jefe del Departamento de Admisión
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Correspondencia interna y externa, normativas vigentes, políticas y procesos internos
establecidos, base de datos de personal y expedientes de contratación.
Supervisión: Hacia las actividades que realiza el Analista asignado al Departamento.
Ninguna
Puesto al que Reporta: Subdirector de Recursos Humanos
Puestos bajo su cargo: Analista de Admisión
Cantidad de
personas a su
cargo:
1
Captar el recurso humano idóneo para la Institución, de acuerdo a la normativa establecida dando cumplimiento a los
procedimientos vigentes.
Económica: Ninguna
Ubicación Administrativa:
Departamento Admisión
Subdirección Recursos Humanos
Dirección Administrativa y Financiera
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Re
ng
lón
:
Especialidad: Administración de Recursos Humanos 0015
No. de Plazas Ocupadas 7
Puesto Funcional: Jefe de Admisión
Subdirector de Recursos Humanos
Asistente Subdirección de
Recursos Humanos
Jefe de Gestión
Jefe de Admisión
Analista de Admisión
206
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Generales Sistema operativo Windows y Microsoft office,
técnicas de archivo y redacción comercial y oficial.
Conocimientos:
Específicos
Relaciones humanas, clima laboral, evaluación del
desempeño, proceso y metodología de entrevistas,
conocimientos de Legislación Laboral (Código de
Trabajo de Guatemala, Ley de Contrataciones del
Estado y su Reglamento), pruebas psicométricas,
y técnicas de investigación.
Habilidades :
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas,
elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes, capacidad
de análisis y síntesis, capacidad de instrucción, habilidad númerica, habilidad para
realizar calculos matematicos y financieros.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escanear
teléfono, impresora, equipo audiovisual para manejar computadora y software de
psicometría, y manejo máquina de escribir.
Con personas fuera de la
Institución:
Servidores públicos de otras instituciones y colaboradores de empresas privadas y/o
candidatos a un puesto.
ASCENDENTE Subdirector de Recursos Humanos.
DESCENDENTE Analista del Departamento de Admisión.
HORIZONTALServidores públicos de otras instituciones públicas y privadas, y/o candidatos a un
puesto.
EXTERNA Servidores públicos de otras instituciones públicas y privadas, y/o candidatos a un
puesto.
Con personas dentro de la
Institución: Con todo el personal.
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
Actitudes y Valores:
Licenciatura en psicológía,
administrador de empresas, o carrera
afin al puesto.
18 meses en puestos similares.
207
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Recibir requisición de personal para puestos vacantes solicitados por las autoridades que correspondan de la
Institución.
Trasladar a la autoridad superior informe de entrevista y expediente para aprobación de contratación.
Actualizar base de datos de candidatos para su fácil acceso y verficación.
Coordinar la entrevista con la autoridad que solicita la contratación.
Verificación de referencias laborales y personales.
Realizar informe de entrevista del candidato.
Conformación de expediente de contratación.
Realizar inducción a personal de nuevo ingreso.
Realizar convocatoria interna para promover la carrera profesional dentro de la Institución.
Realizar convocatoria interna por medio de los instrumentos establecidos (referidos, banco de datos, soporte de
otras instituciones y anuncios).
Análisis de Curriculum Vitae de candidatos a puesto de acuerdo al perfil.
Efectuar entrevista inicial, si el proceso lo amerita.
Aplicar pruebas psicométricas, correspondientes al puesto.
Funciones
Elaborar los informes estadísticos de procesos de reclutamiento y selección de personal contratado.
Coordinar la actualización de perfiles de puestos para el Manual de Organización y Funciones de la Institución.
Coordinar y proponer con la subdirección Administrativa el Plan de Seguridad Industrial.
Coordinar, realizar y unificar la Evaluación del Desempeño.
Fecha: __________________________________
Presentar informe final de la Evaluación del Desempeño.
Realizar Diagnóstico de necesidades de Capacitación.
Elaborar Plan de Capacitación.
Realizar actividades de capacitación.
Realizar actividades de recreación y motivación.
Presentar informe final de la Evaluación del Desempeño.
208
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
w. Analista del Departamento de Admisión
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 x
Código 022
8 4 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Puesto Funcional: Analista de Admisión
Puesto Nominal : Profesional III 5030
Re
ng
lón
:
Especialidad: Administración de Recursos Humanos 0015
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento Admisión
Subdirección Recursos Humanos
Dirección Administrativa y Financiera
Brindar apoyo al Jefe del Departamento de Admisión en las acciones técnicas y administrativas asociadas al
reclutamiento, selección e inducción a la Institución del personal de reciente ingreso.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información:
Oficios, circulares, memorándums, informes, base de datos, expedientes de
candidatos y demás documentación que se genere en el Departamento de Admisión de
Personal.
Puesto al que Reporta: Jefe de Admisión
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
Ninguna
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
No tiene ninguna autoridad.
Ninguno
Subdirector de Recursos Humanos
Asistente Subdirección de
Recursos Humanos
Jefe de Gestión
Jefe de Admisión
Analista de Admisión
209
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
ASCENDENTE Jefe del Departamento de Admisión.
DESCENDENTE Ninguna
HORIZONTAL Analista de la Dirección Académica.
Con personas dentro de
la Institución:
Jefe del Departamento de Admisión, Subdirector de Recursos Humanos, Jefe del
Departamento de Gestión, Jefe del Departamento de Admisión, Asistente de la
Subdirección de Recursos Humanos.
Con personas fuera de
la Institución: Ninguna
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes, capacidad
de instrucción, puntualidad, comunicación interpersonal.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escanear
teléfono, impresora, equipo audiovisual para manejar computadora y software de
psicometría y máquina de escribir.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la Institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
EXTERNA Ninguna
Conocimientos:
Generales
Administración de Recursos Humanos,
conocimientos de legislación laboral tanto en el
sector privado como el sector gobierno (Código de
Trabajo de Guatemala, Ley de Contrataciones del
Estado y su Reglamento, Leyes y Reglamentos del
IGSS, Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Ley
del Impuesto sobre la Renta, Leyes y Reglamentos
de la Contraloría General de Cuentas) y Sistema
Operativo Windows y Microsoft Office.
Específicos
Procesos y metodología de entrevistas,
reclutamiento interno y externo, metodología de
indución de personal, conocimiento de manuales
de recursos humanos (deseable), análisis
matemático y estadístico.
210
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares
Licenciatura en Administración de
Empresas, Psicología Industrial,
Ingeniería Industrial o carrera a fin.
Preparar el material que será utilizado durante las entrevistas.
Apoyar al Jefe del Departamento de Admisión en los requerimientos, de salón , equipo audio visual, material,
etc. para la Inducción al personal de reciente ingreso.
Presentar al personal de nuevo ingreso en las unidades administrativas que conforman el Instituto.
Elaborar reportes e informes que sean requeridos por el Jefe del Departamento de Admisión.
Elaborar memorándums, oficios, circulares y demás documentos administrativos que le sean requeridos.
Funciones
Actualizar constantemente la base de datos de los expedientes.
Recibir currícula de candidatos (as) a ocupar cargos en el Instituto.
Apoyar en el análisis de expedientes.
Apoyar en la búsqueda y localización en la base de datos, candidatos potenciales a ocupar un cargo en el
Instituto.
Fecha: __________________________________
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Recibir la correspondencia dirigida al Departamento.
Archivar y dar el seguimiento que corresponda a la documentación que se recibe o se genere del
Departamento.
Brindar apoyo al personal que integra la Subdirección de Recursos Humanos.
Transcribir documentos.
Reproducir y escanear documentos.
Asistir a cursos de formación y capacitación para los cuales sean designado (a).
Convocar y recibir a los candidatos para entrevista.
211
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
x. Jefe del Departamento de Gestión
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
16 9 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Información: Oficios, circulares, memorándums, conocimientos, notas de envío, reportes, informes,
base de datos, nóminas, actas, acuerdos, resoluciones y expedientes laborales.
Supervisión: Ninguna.
Para definir sistemas, procesos, registros y controles que permitan la toma de
decisiones, las cuales deben estar basadas en la Ley de Servicio Civil y su Reglamento,
Código de Trabajo y Procedimientos establecidos por la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad y la Dirección Administrativa y Financiera.
Económica: Administración de la nómina de sueldos, complementos al salario permanente,
descuentos del personal, y cálculo de prestaciones.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la Tarjeta
de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Subdirector de Recursos Humanos
Puestos bajo su cargo:
Cantidad de
personas a su
cargo:
NingunaNinguno
Ubicación Administrativa:
Departamento Gestión
Subdirección Recursos Humanos
Dirección Administrativa y Financiera
Mantener los registros de las acciones de personal actualizadas y facilitar la resolución de los requerimientos de
personal.
Puesto Nominal : Asesor Profesional Especializado IV 9840
Re
ng
lón
:
Especialidad: Administración de Recursos Humanos 0015
No. de Plazas Ocupadas 7
Puesto Funcional: Jefe de Gestión
Subdirector de Recursos Humanos
Asistente Subdirección de
Recursos Humanos
Jefe de Gestión
Jefe de Admisión
212
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Habilidades :
Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, solución de problemas,
elaborar planes, programas y proyectos, habilidad verbal, elaborar informes, capacidad
de análisis y síntesis, capacidad de instrucción.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escanear,
teléfono, impresora, equipo audiovisual para manejar computadora y software de
psicometría y máquina de escribir.
HORIZONTAL Jefe de Departamento de Admisión.
EXTERNA
Personal de Recursos Humanos de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad y Personal del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de
Recursos Humanos de la Oficina Nacional de Servicio Civil - ONSEC- y con personal del
Departamento de Soporte de Nominas del Ministerio de Finanzas Públicas.
Conocimientos:
Generales
Conocimientos de legislación laboral tanto en el
sector privado como el sector gobierno (Código de
Trabajo de Guatemala, Ley de Contrataciones del
Estado y su Reglamento, Leyes y Reglamentos del
IGSS, Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Ley
del Impuesto sobre la Renta, Leyes y Reglamentos
de la Contraloría General de Cuentas). Sistema
Operativo Windows y Microsoft Office.
Específicos
Manejo y uso del sistema informático de nóminas
GUATENÓMINAS, elaboración y administración de
nóminas, gestión administrativas coordinadas a
través de la Oficina Nacional de Servicio Civil,
trámites administrativos del IGSS, procesos
administrativos y trámites de la Administración
Pública, Legislación Laboral (Ley de servicio Civil,
Código de Trabajo, Ley del Organismo Ejecutivo,
otros), Programas de computación (Office, Project,
Internet, Outlook, otros), Sistema de Control
gubernamental (SIAF, SIARH, Guatenóminas).
Con personas fuera de
la Institución:
Personal de Recursos Humanos y de Asesoría Jurídica de la Secretaría Técnica del
Consejo Nacional de Seguridad, Personal del Departamento de Registros y Verificación
de Acciones de Recursos Humanos de la Oficina Nacional de Servicio Civil - ONSEC- y
con personal del Departamento de Soporte de Nóminas del Ministerio de Finanzas
Públicas.
ASCENDENTE Subdirector de Recursos Humanos.
DESCENDENTE Asistente de la Subdirección de Recursos Humanos.
Con personas dentro de
la Institución: Con todo el personal de la Institución.
213
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Elaborar notificaciones de suscripción y rescisión de contrato 022 y 029 ante la Contraloría General de Cuentas.
Elaborar Cuadro de movimiento de personal (ONSEC) por avisos de entrega de puesto y/o toma de posesión,
por los motivos siguientes: Ingreso de personal, suspensión y Alta de IGSS (accidente, enfermedad y
maternidad), licencias con goce de sueldo, licencias sin goce de sueldo, sanciones, renuncia, retiro voluntario, y
destitución a ONSEC.
Llevar registro de vaciones del personal.
Elaborar Boletas de Solicitud de vacaciones del personal.
Elaborar Finiquitos de vacaciones de personal.
Registrar y mantener actualizada la base de datos del sistema del reloj biométrico de control de entradas y
salidas de personal.
Elaborar contratos de personal, renglones 022, 029 y Subgrupo 18.
Elaborar recisiones de contratos.
Elaborar proyecciones y/o estimaciones de sueldos y salarios (mensual, cuatrimestral y anual).
Administrar descuentos de conformidad con la Ley a personal contratado bajo los renglones 011 y 022.
Realizar el proceso de proyección definitiva y devolución del Impuesto Sobre la Renta.
Realizar el proceso de cálculo y revisión de Aguinaldo, Bono 14 y otras prestaciones legales.
Realizar cálculo de prestaciones (Indenmización, Aguinaldo, Bono 14, Bono Vacacional, Vacaciones, etc.).
Elaborar expedientes para pago de prestaciones.
Administrar la nómina de sueldos y salarios de personal contratado bajo los renglones presupuestarios 011 y
022.
Llevar el registro de salarios devengados, bonos y complementos personales de cada uno de los empleados del
Instituto.
Generar el reporte de entradas y salidas del personal.
Funciones
Elaborar notificaciones para el personal.
Elaborar actas, resoluciones y acuerdos internos.
Registrar y mantener actualizada la base de datos de los empleados del Instituto.
Recibir, revisar, registrar y actualizar expedientes de personal.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.Disponibilidad de horario.
18 meses en puestos similares en el
sector. gobierno
Licenciatura en Administación de
Empresas, o Recursos Humanos,
Psicología Industrial, Ingeniería Industrial
o carrera afín.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad, iniciativa,
innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo, buenas
relaciones interpersonales.
214
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Entregar constancias de Retención del Impuesto Sobre la Renta al personal.
Asistir a reuniones de coordinación y/o de trabajo que le sean designadas por el Subdirector de Recursos
Humanos.
Atender a empleados del Instituto que gestionen información relacionada con sueldos y salarios.
Otras que le sean designandas por el Subdirector de Recursos Humanos, por la Dirección Administrativa y
Financiera o por la Dirección General del Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad conforme a
la ley.
Recibir y revisar facturas e informes de personal contratado bajo el renglón presupuestario 029 para gestión de
pago.
Llevar el control de Boletos de Ornato de acuerdo al arbitrio correspondiente al monto del sueldo, salario o
ingreso devengado.
Llevar el control de constancias de Colegiado Activo por parte de los profesionales que laboran en el Instituto
para el pago del Bono Profesional.
Elaborar Certificaciones laborales.
Brindar referencias laborales de personal.
Entregar boletas de pago al personal (Renglones 011, 022 y 029).
Realizar todas las actividades inherentes al cargo y solicitadas por el Subdirector de Recursos Humanos.
Asistir a cursos de formación, desarrollo y/o capacitación relacionados con el puesto de trabajo.
Elaborar oficios, memorándums, conocimientos, notas de envío, circulares y atender correspondencia
relacionada al puesto.
Elaborar solicitudes de Carné de Recreación.
Atender solicitudes de Carné de afiliación al IGSS.
Realizar gestiones correspondientes para la emisión de los Certificados de Trabajo del IGSS.
Controlar y elaborar listado de personal suspendido por el IGSS.
Llevar el control de trabajadoras suspendidas por el IGSS en período pre y post-parto.
Llevar el control de horas de lactancia del personal que goza de dicho beneficio.
Registrar movimientos de personal al sistema Guatenóminas por las siguientes acciones: Ingreso de personal,
suspensión y Alta IGSS (accidente, enfermedad y maternidad, licencias con goce de sueldo, licencias sin goce
de sueldo, sanciones, renuncia, retiro voluntario y destitución).
Entrega expedientes en ONSEC.
Elaborar notificación de toma y entrega de cargo de personal 011 ante la Contraloría General de Cuentas.
Participar en el proceso de formulación y apertura de nómina anual de ONSEC.
215
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
FUNCIONES DE APOYO
216
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Dirección de Asesoría Jurídica
a. Dirección de Asesoría Jurídica
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
4 4 Vacantes
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto al que Reporta: Director General
Puestos bajo su cargo:Asistente Dirección de
Asesoría Jurídica
Cantidad de personas
a su cargo:1
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección Asesoría Jurídica
Asesorar, emitir opinión y evaluar toda clase de consultas sobre temas específicos que le requiera la Dirección General,
así como los distintos órganos que conforman el Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad.
Puesto Nominal : Director Ejecutivo II 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
No. de Plazas Ocupadas 0
Puesto Funcional: Director de Asesoría Jurídica
Director General
Director de Asesoría Jurídica
Subdirector General
Asistente Dirección Asesoría Jurídica
217
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Habilidades :Coordinación, planificación, trabajo en equipo, actitud de servicio, solución de problemas,
toma de decisiones, negociación, pensamiento lógico analítico, facilidad de comunicación.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora y otros.
HORIZONTALDirector Administrativo y Financiero, Director Académico, Director de Auditoría Interna y
Director de Informática.
EXTERNA Miembros del Sistema Nacional de Seguridad y del Consejo Académico Interinstitucional y
de Instituciones Públicas y Organismos Internacionales.
Conocimientos:
Generales Abogacía y Notariado.
Específicos
Derecho Constitucional, Derecho Administrativo,
Derecho Financiero, Derecho Tributario, Derecho
Laboral, Derecho Internacional Público y Privado así
como Tratados y Convenios Internacionales en Materia
de Derechos Humanos y Seguridad Nacional.
Con personas fuera de la
Institución:
Miembros del Sistema Nacional de Seguridad y del Consejo Académico Interinstitucional y
de Instituciones Públicas y Organismos Internacionales.
ASCENDENTE Director General, Subdirector General.
DESCENDENTE Asistente de la Dirección de Asesoría Jurídica y Subdirectores.
Información: Contratos, resoluciones, actas administrativas, reglamentos, dictámenes, convenios y
demás información Administrativa y legal que se maneje en la Dirección.
Supervisión: Sobre las actividades que realice la Asistente de la Dirección de Asesoría Jurídica.
En la toma de decisiones en el ámbito de su competencia relacionadas con la función,
asesora en aspectos jurídicos y legales requeridas y avaladas por el Director General.
Con personas dentro de
la Institución: Director General, Subdirector General, Directores, Subdirectores.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Útiles de oficina, equipo de cómputo, equipo de telefonía móvil y demás bienes asignados
por medio de la Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
218
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Revisar y emitir opinión sobre expedientes o documentos sometidos a su consideración.
Formular convenios, contratos y todos aquellos instrumentos legales y administrativos que se relacionen con las
actividades académicas, administrativas y financieras del INEES y realizar las gestiones correspondientes.
Prestar servicios notariales en asuntos oficiales del INEES.
Prestar auxilio profesional, cuando el ejercicio de sus funciones el personal del INEES se vea involucrado en
hechos que tengan implicación jurídica.
Elaborar toda clase de documentos de contenido, naturaleza o tipo legal relacionados con el INEES, que le sean
requeridos.
Funciones
Planificar, coordinar y ejecutar la asesoría y asistencia legal al INEES, atender las demandas de naturaleza judicial,
así como coadyuvar en las actividades de naturaleza registral o notarial.
Ser el órgano de asesoría y consultoría legal del INEES, así como la encargada de la dirección y procuración en
todos los juicios que se presenten entre los tribunales de justicia o entidades de la administración pública, en los
cuales el INEES sea parte o tercero interesado.
Emitir en forma escrita o verbal, opiniones o dictámenes, resoluciones y actas que se le requieran.
Según Articulo 56 del Acuerdo Gubernativo No. 166-2011 del Presidente de la República.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Estar al día en sus obligaciones tributarias.
5 años de haber laborado en Instituciones
del Gobierno Central en el ámbito de su
competencia.
Licenciatura en Ciencias Jurídicas y
Sociales, Abogado (a) y Notario (a).
Postgrado a nivel de Maestría o Doctorado
en el ámbito de su competencia.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad, iniciativa,
innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo, asertividad,
proactividad, buenas relaciones interpersonales, honestidad y ética.
219
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
b. Asistente de la Dirección de Asesoría Jurídica
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
4 1 Vacantes
II. FUNCION U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Información: En el uso, manejo, control y procuración en todos los asuntos de la Dirección de
Asesoría Jurídica.
Supervisión: No ejerce ninguna supervisión.
No ejerce ninguna autoridad.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo:
Útiles de oficina, equipo de cómputo, equipo de telefonía móvil y demás bienes
asignados por medio de la Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que
corresponda.
Puesto al que Reporta: Director de Asesoría Jurídica
Puestos bajo su cargo:Cantidad de
personas a su cargo:NingunaNinguno
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección Asesoría Jurídica
Asistir y apoyar en todos aquellos aspectos jurídicos, legales, administrativos y secretariales que requiera la Dirección
de Asesoría Jurídica.
Puesto Nominal : Asistente Profesional II 9720
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
No. de Plazas Ocupadas 3
Puesto Funcional: Asistente Dirección de Asesoría Jurídica
Director General
Director de Asesoría Jurídica
Subdirector General
Asistente Dirección Asesoría Jurídica
220
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
DeseableOtros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Secretaria bilingüe o comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria afín
al puesto.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes, capacidad
de instrucción, puntualidad, elaborar informes, comunicación interpersonal.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros, equipo audiovisual y
computadora.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
HORIZONTAL Asistentes de Dirección y Subdirección.
EXTERNA
Personal de la Dirección de Asesoría Jurídica de la Secretaría Técnica del Consejo
Nacional de Seguridad, instituciones del Sistema Nacional de Seguridad y demás
instituciones del Estado.
Conocimientos:
Generales
Secretariales y Gerenciales. Además de Sistema
Operativo Windows y Microsoft Office, Internet,
técnicas de archivo y redacción comercial.
EspecíficosRedacción y elaboración de toda clase de
documentos jurídicos, legales y administrativos.
Con personas fuera de la
Institución: Ninguno
ASCENDENTE Director General, Subdirector General y Director de Asesoría Jurídica.
DESCENDENTE Ninguna
Con personas dentro de
la Institución: Director de Asesoría Jurídica, Asistente de la Dirección General y demás asistentes.
221
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Realizar òrdenes de transporte para el personal de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Revisar constantemente el correo electrónico institucional.
Llevar el control de existencias de útiles de oficina de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Elaborar requisiciones de útiles de oficina de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Opinar en asuntos que le requiera el Director de Asesoría Jurídica.
Recibir la correspondencia interna y externa dirigida a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Entregar al Director de Asesoría Jurídica la correspondencia e informar sobre los requerimientos que contiene la
misma.
Recibir, atender y realizar llamadas telefónicas dirigidas al personal que integra la Dirección de Asesoría Jurídica.
Reproducir y escanear documentos.
Redactar y elaborar toda clases de documentación legal, jurídico y administrativo que le requiera el Director de
Asesoría Jurídica.
Distribuir, organizar, archivar y enviar correspondencia.
Mantener actualizado el directorio de personas e instituciones con las que se tiene mayor comunicación por parte
de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Funciones
Ingresar y egresar documentación.
Elaborar oficios, providencias, memorándums, circulares y cualquier tipo de correspondencia.
Proveer información y resolver expedientes.
Atender al personal.
222
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Dirección de Informática
a. Director de Informática
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
4 4 Vacantes
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Promover y administar los servicios de informática, internet y telecomunicaciones; garantizar la seguridad
informática, así como la comunicación interna y externa del INEES.
Puesto al que Reporta: Director General
Puestos bajo su cargo: Analista de Informática
Cantidad de
personas a su
cargo:
1
No. de Plazas Ocupadas 0
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección Informática
Puesto Funcional: Director de Informática
Puesto Nominal : Director Ejecutivo II 0000
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
Director General
Director de Informática
Subdirector General
Analista de Informática
223
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
HORIZONTALDirector Administrativo y Financiero, Director de Auditoría Interna y Director de
Asesoría Jurídica.
EXTERNA Servidores públicos de las distintas instituciones que integran el Sistema Nacional de
Seguridad.
Conocimientos:
Generales
Dominio de idioma inglés, planificación estratégica,
formulación y evaluación de proyectos, estratégias
para la toma de decisiones y resolución de
problemas, análisis técnico-administrativas,
lenguajes de programación (Pascal, Basic, Cobol,
Oracle, Unix, Java, SQL, DHTML, otros, programas
de computación (Office, Project, Internet, Outlook,
otros).
Específicos
Administración de servidores Windows y Linux,
manejo de bases de datos, administración de
infraestructura para Data Center, administración de
infraestructura de redes, administración de
telecomunicaciones, desarrollo de aplicaciones
web, administración de proyectos tecnológicos,
implementación de plataformas para cursos
virtuales, administración de sistema CMS para
página Web, administración de sistema de
biblioteca vitural, conocimientos en Gobierno
electrónico, administración de Servicios de Internet
e Intranet y administración de sistemas de Backup.
Con personas fuera de la
Institución:
Servidores públicos de las distintas instituciones que integran el Sistema Nacional de
Seguridad.
ASCENDENTE Director General, Subdirector General.
DESCENDENTE Ninguna
Con personas dentro de
la Institución:
Director General, Subdirector General, Directores, Subdirectores y demás personal
administrativo de la Institución.
Económica: Ninguna
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Administrativa y Académica propia del ámbito de su competencia.
Supervisión: Hacia las actividades que realiza el Analista de Informática.
Para tomar decisiones de su competencia relacionadas con el área de informática.
224
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Administrar lo relacionado con telecomunicaciones, radios y otros servicios de comunicación.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
Integrar y distribuir la información registrada en la base de datos u otros medios electrónicos.
Funciones
Prestar servicios técnicos informáticos.
Desarrollar aplicaciones que propicien la automatización de procesos.
Administrar la red de datos, servidores y seguridad informática.
Según Articulo 57 del Acuerdo Gubernativo No. 166-2011 del Presidente de la República.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
Licenciatura en Administración e
Informática, Ingeniero en Sistemas,
Maestría afín.
5 años en puestos directivos y haber
laborado en el sector gobierno en el
ámbito de su competencia
Habilidades :
Coordinación, planificación, trabajo en equipo, actitud de servicio, solución de
problemas, toma de decisiones, negociación, pensamiento lógico-analítico, facilidad
de comunicación.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora y otros.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad,
iniciativa, innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo,
asertividad, proactividad, buenas relaciones interpersonales, honestidad y ética.
225
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
b. Analista de Informática
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
8 4 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Ninguna
Cantidad de
personas a su
cargo:
Puestos bajo su cargo: Ninguno
Información: Administrativa y Académica propia del ámbito de su competencia.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
No tiene ninguna autoridad.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Puesto al que Reporta: Director de Informática
No. de Plazas Ocupadas 4
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección Informática
Puesto Nominal : Profesional III 5030
Ren
gló
n:
Especialidad: Informática 0412
Apoyar a la Dirección de Informática en el soporte de Hardware/Software a usuarios en la administración y
monitoreo de aplicaciones desarrolladas en la Dirección de Informática.
Económica: Ninguna
Puesto Funcional: Analista de Informática
Director General
Director de Informática
Subdirector General
Analista de Informática
226
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Habilidades :
Iniciativa, proactivo, responsable, ordenado, capacidad de trabajo bajo presión,
colaborador, buenas relaciones interpersonales, facilidad de expresión, capacidad de
análisis, discreto, gestión del tiempo, organizar sistemas de trabajo, habilidad verbal,
manejar programas de diseño en computadora, capacidad de análisis y síntesis,
capacidad de instrucción, capacidad de previsión, pensamiento lógico-analítico.
Destrezas:
Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo de computadora y softwares, reparar y dar
mantenimiento a equipos electrónicos.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, responsabilidad, compromiso con la Institución, confiabilidad, disciplina,
puntualidad, iniciativa, innovación, creatividad, actitud de trabajo en equipo,
cooperación, tolerancia al estrés, acuciosidad, asertividad, proactividad, discreción,
buenas relaciones interpersonales
HORIZONTAL Personal de la misma jerarquía.
EXTERNA Ninguna.
Conocimientos:
Generales
Conocimiento intermedio del idioma inglés, soporte
técnico en hardware y software y manejo de equipo
audiovisual.
Específicos
Administración de Servidores Windows y Linux,
mac, administración de Redes, Gestión de
Seguridad de información, conocimiento en
Windows server, Administración de tecnologías de
seguridad electrónica (circuito cerrado de cámaras,
biométricos, etc), Manejo de plataformas para
cursos vituales, administración de contenidos de
página web, conocimiento sobre acceso a la
información pública.
Con personas fuera de
la Institución:
Servidores pùblicos de las distintas instituciones que integran el Sistema Nacional de
Seguridad.
ASCENDENTE Director de Informática, Director General, Subdirector General, Directores,
Subdirectores y demás personal administrativo de la Institución.
DESCENDENTE Asistentes de Subdirección.
Con personas dentro de
la Institución:
Director General, Subdirector General, Directores, Subdirectores y demás personal
administrativo de la Institución.
227
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
Deseable
Deseable
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
14
15
16
17
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Publicar información en la pagina web de INEES.
Asistir a reuniones de trabajo que le sean designadas por el Director de Informática.
Asistir a cursos de capacitación asignados por el Director de Informática.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Proporcionar soporte técnico en hardware y software.
Controlar la instalación de Licencia de Windows, Microsoft Office, Antivirus y software adquirido por la
Institución, cuando este sea instalado por la Dirección de Informática.
Realizar el mantenimiento preventivo al hardware instalado por la Dirección de Informática.
Realizar backup de la información contenida en los computadores instalados por la Dirección de Informática.
Realizar requerimiento de insumos para la realización de mantenimiento de equipos de cómputo.
Apoyar en la coordinación de la comunicación digital, audiovisual y de telecomunicaciones.
Mantener actualizada la información requerida por la Ley de Acceso a la Información Pública en la página web
los trámites correspondientes a las solicitudes presentadas, así como informes que se requieran.
Funciones
Participar en los estudios y análisis de los procedimientos y métodos de trabajo de la Dirección.
Elaborar reportes, informes y estadísticas de los servicios tecnológicos que presta la Dirección.
Aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas con el área de su especialidad.
Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas por la Dirección de Informática.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Estudios en la carrera de Ingeniería en
Sistemas, o carrera afin en el ámbito
de su competencia.
228
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
FUNCIONES DE CONTROL
Dirección de Auditoría Interna
a. Director de Auditoría Interna
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011
Código 022 X
4 4 Vacantes
1
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
Puesto al que Reporta: Director General
Puesto Nominal : Director Ejecutivo II 0000
Puesto Funcional: Director de Auditoría Interna
Ren
gló
n:
Especialidad: Sin Especialidad 0000
No. de Plazas Ocupadas 0
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección Auditoría Interna
Puestos bajo su cargo:Asistente de Auditoría
Interna
Cantidad de
personas a su cargo:1
Asesorar al Director General del INEES en aspectos relacionados al ámbito de su competencia para mejorar la
efectividad de los procesos de control y dirección.
Director General
Director de Auditoría Interna
Subdirector General
Asistente Dirección de Auditoría Interna
229
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
DESCENDENTE Subdirectores, Jefes de Departamento y demás personal que integran la Institución.
HORIZONTALDirector Administrativo y Financiero, Director Académico, Director de Asesoría Jurídica y
Director de Informática.
EXTERNA
Con los Directores de Auditoría Interna de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad y de la Inspectoría del Consejo Nacional de Seguridad, funcionarios y
contralores de la Contraloría General de Cuentas.
Con personas fuera de la
Institución:
Con los Directores de Auditoría Interna de la Secretaría Técnica del Consejo Nacional de
Seguridad y de la Inspectoría del Consejo Nacional de Seguridad, funcionarios y
contralores de la Contraloría General de Cuentas.
ASCENDENTE Director General, Subdirector General.
Con personas dentro de
la Institución:
Director General, Subdirector General, Directores, Subdirectores, Jefes de
Departamento y demás personal.
Económica:
Documentos administrativos, financieros, contables y de la Dirección Académica que se
utilicen para evaluaciones y análisis respectivos de las operaciones y transacciones de
la Institución de manera transitoria.
Mobiliario y Equipo: Equipo de oficina, equipo de cómputo, y demás bienes asignados por medio de la
Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que corresponda.
Información: Administrativa, financiera, contable y académica.
Supervisión:
Hacia las actividades que realiza el personal a su cargo y de la actividad de auditoría
propiamente dicha hacia la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección
Académica.
Solicitar información que contribuya a la realización de auditorías de acuerdo al Plan
Anual de Auditoría Interna autorizado por la Dirección General y auditorías a solicitud de
la misma.
230
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
Deseable
Habilidades :
Coordinación, planificación, trabajo en equipo, actitud de servicio, solución de
problemas, toma de decisiones, negociación, pensamiento lógico-analítico, facilidad de
comunicación.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora y otros.
Actitudes y Valores:
Liderazgo, compromiso con la institución, confiabilidad, disciplina, puntualidad, iniciativa,
innovación, actitud enfocada a resultados, actitud de trabajo en equipo, asertividad,
proactividad, buenas relaciones interpersonales, honestidad y ética.
Otros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Constancia de Colegiado Activo.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
5 años laborados en puestos del área
financiera y/o administrativa en el sector
público.
Licenciatura en Contaduría Pública y
Auditoría
Conocimientos:
Generales
Leyes, Reglamentos, Normas, Acuerdos y demás
legislación relacionada a la administración del sector
público y a la auditoría gubernamental.
Conocimiento del Sistema Integrado de
Administración Financiera.
Específicos
Normas de auditoría aplicables a entidades públicas,
otras normas generalmente aceptadas y normas
internacionales, así como Leyes y Reglamentos
aplicables a entidades estatales, manejo y aplicación
de las Normas Internacionales de Auditoría (IIA),
Normas de Auditoría Gubernamental y Normas de
Control Interno de Gobierno.
231
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Contribuir con la administración al mejoramiento continuo de las gestiones, a través de recomendaciones como
resultado de las auditorías realizadas, que constituyen opciones para elevar el grado de eficiencia y eficacia.
Ser el enlace entre la Contraloría General de Cuentas y el INEES.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Fecha: __________________________________
Informar cualquier anomalía para que la administración tome acciones correctivas en forma oportuna, con el
objeto de minimizar los riesgos existentes.
Funciones
Velar por el cumplimiento Normas Generales de Control Interno, leyes,A65 reglamentos, convenios, contratos y
otras regulaciones legales aplicables a cada auditoría.
Asesorar a la máxima autoridad y otros niveles jerárquicos en aspectos relacionados en el área de auditoría, que
se relacionen con el cumplimiento de su función, ayudando a evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de
control y dirección.
Según Artículo 58 del Acuerdo Gubernativo No. 166-2011 del Presidente de la República.
Realizar el estudio y evaluación de control interno, que incluye el ambiente, la evaluación de riesgos, los
sistemas integrados de administración financiera y los procesos.
232
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
b. Asistente de la Dirección de Auditoría Interna
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Código 011 X
Código 022
4 1 Vacantes
II. FUNCIÓN U OBJETIVO DEL PUESTO
III. RESPONSABILIDADES QUE HA DE ASUMIR
Autoridad:
Ninguna
Cantidad de
personas a su
cargo:
Puestos bajo su cargo: Ninguno
Información: Oficios, memorándums, informes, y demás información administrativa y financiera que
se maneje en la Dirección.
Supervisión: No ejerce supervisión hacia ningún puesto.
No tiene ninguna autoridad.
Mobiliario y Equipo:
Equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de comunicaciones, y demás bienes
asignados por medio de la Tarjeta de Responsabilidades de Activo Fijos que
corresponda.
Puesto al que Reporta: Director de Auditoría Interna
No. de Plazas Ocupadas 3
Ubicación Administrativa:
Departamento
Subdirección
Dirección Auditoría Interna
Puesto Nominal : Asistente Profesional II 9720
Ren
gló
n:
Especialidad: Administración 0007
Apoyar y asistir al Director de Auditoría Interna en las actividades administrativas propias de la dirección.
Económica:
Documentos administrativos, financieros, contables y de la Dirección Académica que se
utilicen para evaluaciones y análisis respectivos de las operaciones y transacciones de
la Institución de manera transitoria.
Puesto Funcional: Asistente Dirección de Auditoría Interna
Director General
Director de Auditoría Interna
Subdirector General
Asistente Dirección de Auditoría Interna
233
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
IV. RELACIONES DEL PUESTO:
V. COMUNICACIÓN
VI. PERFIL DEL PUESTO
Deseable
DeseableOtros requisitos:
Nivel Académico
Experiencia Laboral
Otros:
Carencia de antecedentes penales y policiacos.
Presentación adecuada al puesto.
Disponibilidad de horario.
1 año en puestos similares.
Secretaria bilingüe o comercial, 5to.
Semestre de una carrera universitaria
afín al puesto.
Habilidades :Aceptación de normas y políticas, atención a los detalles, elaborar informes, capacidad
de instrucción, puntualidad, elaborar informes, comunicación interpersonal.
Destrezas:Manejo de equipo de computación, operar equipo de oficina, fotocopiadora, escáner,
teléfono, impresora, manejo y control de información física, ficheros y otros.
Actitudes y Valores:Responsabilidad, innovación, compromiso con la institución, actitud de trabajo en
equipo, buenas relaciones interpersonales, discreción, actitud enfocada a resultados.
HORIZONTAL Asistentes de Dirección y subdirección.
EXTERNA Ninguna
Conocimientos:
Generales Conocimiento en Contabilidad y Auditoría, técnicas
de investigación y técnicas de archivo.
EspecíficosConocimientos contables y de auditoría en el Sector
Público.
Con personas fuera de la
Institución: Ninguna
ASCENDENTE Director de Auditoría Interna.
DESCENDENTE Ninguna
Con personas dentro de
la Institución: Directores, Subdirectores, Jefes de Departamento y demás personal.
234
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
VII. FUNCIONES DEL PUESTO:
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Responsable :_______________________________________ Vo.Bo. _________________________________
Fecha: __________________________________
Llevar el control de existencias de útiles de oficina de la Dirección de Auditoría Interna.
Elaborar requisiciones de útiles de oficina de la Dirección de Auditoría Interna.
Otras que le sean asignadas por la máxima autoridad, relacionadas al puesto.
Clasificar, custodiar el archivo corriente y permanente de Auditoría Interna.
Apoyar la elaboración del Plan Anual de Auditoría.
Apoyar las actividades de toma física de inventario (Almacén, Bodega de Suministros, Propiedad Planta y Equipo
y todo tipo de bien propiedad del Instituto.
Distribuir y enviar correspondencia.
Funciones
Elaborar oficios, providencias, memorándums, circulares y otros.
Registrar el ingreso y egreso de documentación.
Recibir la correspondencia interna y externa dirigida a la Dirección.
Entregar al Director de Auditoría Interna la correspondencia e informar sobre los requerimientos que contiene la
misma.
235
MANUAL DE ORGANIZACIÓN INSTITUTO NACIONAL DE ESTUDIOS ESTRATÉGICOS EN SEGURIDAD
INEES Dic. 2017
Código: MO-001
GLOSARIO DE TÉRMINOS
SIGLA DEFINICIÓN
ADMON Administración
CAI Consejo Académico Interinstitucional
CNS Consejo Nacional de Seguridad
CUR Comprobante Único de Registro
DAC Dirección Académica
DAF Dirección Administrativa y Financiera
FR 03 Fondo Rotativo
IGSNS Inspectoría General del Sistema Nacional de Seguridad
IGSS Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
INAP Instituto Nacional de Administración Pública
INEES Instituto Nacional de Estudios Estratégicos en Seguridad
INTECAP Instituto Técnico de Capacitacion y Productivad
IVA Impuesto al Valor Agregado
ONSEC Oficina Nacional de Servicio Civil
PAC Plan Anual de Compras
POA Plan Operativo Anual
RETEN ISR/IVA Retención del Impuesto Sobre la Renta y al Valor Agregado
S/E Sin Especialidad
SAT Superintendencia de Administración Tributaria
SICOIN Sistema de Contabilidad Integrada
SIGES Sistema de Gestión
SNS Sistema Nacional de Seguridad
STCNS Secretaría Técnica del Consejo Nacional de Seguridad