indice: powerpoint 1.- diseÑo, organizaciÓn y … · con todos sus inconvenientes y elevados...

INDICE: POWERPOINT

1.- DISEÑO, ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LAS PRESENTACIONES

1.1. La imagen corporativa de una empresa

1.1.1. Importancia

1.1.2. Respeto por las normas de estilo de la organización

1.2. Diseño de las presentaciones

1.2.1. Claridad en la información

1.2.2. La persuasión en la transmisión de la idea

1.3. Evaluación de los resultados

1.4. Organización y archivo de las presentaciones

1.4.1. Confidencialidad de la información

1.5. Entrega del trabajo realizado

Resumen

2.- INTRODUCCIÓN Y CONCEPTOS GENERALES

2.1. Ejecución de la aplicación para presentaciones

2.2. Salida de la aplicación para presentaciones

2.3. Creación de una presentación

2.4. Grabación de una presentación

2.5. Cierre de una presentación

2.6. Apertura de una presentación

2.7. Estructura de la pantalla

2.8. Las vistas de la aplicación para presentaciones

2.8.1. Normal

2.8.2. Clasificador de diapositivas

2.8.3. Esquema

Resumen

I.1PowerPoint 2007. ÍNDICE

3.- ACCIONES CON DIAPOSITIVAS

3.1 Inserción de nueva diapositiva

3.2. Eliminación de diapositivas

3.3. Duplicación de diapositivas

3.4. Ordenación de diapositivas

Resumen

4.- TRABAJO CON OBJETOS

4.1. Selección de objetos

4.2. Desplazamiento de objetos

4.3. Eliminación de objetos

4.4. Modificación del tamaño de los objetos

4.5. Duplicación de objetos

4.6. Reubicación de objetos

4.7. Alineación y distribución de objetos dentro de la diapositiva

4.8. Trabajo con textos

4.8.1. Inserción de texto

4.8.2. Modificación del formato del texto

4.9. Formato de párrafos

4.9.1. Alineación

4.9.2. Listas numeradas

4.9.3. Viñetas

4.9.4. Estilos

4.10. Tablas

4.10.1. Creación de tablas

4.10.2. Operaciones con filas y columnas

4.10.3. Alineación horizontal y vertical de las celdas

4.11. Dibujos

4.11.1. Líneas

4.11.2. Rectángulos y cuadrados

4.11.3. Círculos y elipses

4.11.4. Autoformas

4.11.5. Sonbras y 3D

PowerPoint 2007. ÍNDICEI.2

4.11.6. Reglas y guías

4.12. Imágenes

4.12.1. Prediseñadas e insertadas

4.13. Gráficos

4.13.1. Creación de gráficos

4.14. Diagramas

4.14.1. Creación organigramas y diferentes estilos de diagramas

4.15. WordArt o texto artístico

4.16. Inserción de sonidos y películas

4.16.1. Formato de objetos

4.16.2. Rellenos

4.16.3. Líneas

4.16.4. Efectos de sombras o 3D

Resumen

5.- DOCUMENTACIÓN DE LA PRESENTACIÓN

5.1. Inserción de comentarios

5.2. Preparación de las Notas del orador

Resumen

6.- DISEÑOS O ESTILOS DE PRESENTACIÓN

6.1. Uso de plantillas de estilos

6.2. Combinación de Colores

6.3. Fondos de diapositivas

6.4. Patrones

Resumen

I.3PowerPoint 2007. ÍNDICE

7.- IMPRESIÓN DE DIAPOSITIVAS EN DIFERENTES SOPORTES

7.1. Configuración de la página

7.2. Encabezados, pies y numeración

7.3. Configuración de los distintos formatos de impresión

7.4. Opciones de impresión

Resumen

8.- PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS TENIENDO EN CUENTALUGAR E INFRAESTRUCTURA

8.1. Animación de elementos

8.2. Transición de diapositivas

8.3. Intervalos de tiempo

8.4. Configuración de la presentación

8.4.1. Presentación con orador

8.4.2. Presentación en exposición

8.4.3. Presentaciones personalizadas

8.5. Conexión a un proyector y configuración

8.6. Ensayo de la presentación

8.7. Proyección de la presentación

Resumen

PowerPoint 2007. ÍNDICEI.4

1.- DISEÑO, ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LAS PRESENTACIONES

Para qué sirve PowerPoint

La presentación gráfica de conceptos, datos e ideas

lleva décadas entre nosotros, desde los antiguos

proyectores de transparencias o los de diapositivas,

con todos sus inconvenientes y elevados tiempos y

costes de preparación, hasta las actuales aplicaciones

de software que simplifican, facilitan y abaratan la

creación y divulgación de presentaciones de gran

calidad tanto de imagen como de riqueza y variedad

de contenidos.

¿Por qué PowerPoint 2007?

La más extendida de estas aplicaciones es PowerPoint que, en su versión 2007,

nos permite crear presentaciones útiles prácticamente en cualquier entorno que

se te pueda ocurrir, gracias a un renovado sistema de menús, nuevas opciones

y múltiples plantillas prediseñadas para facilitarte su creación.

¿Qué puedes hacer con PowerPoint 2007?

Puedes preparar presentaciones para proyectarlas y servirte de ellas como

guión en tus conferencias o reuniones de trabajo, puedes preparar memoránda

publicitarios para enviar a tus clientes, puedes hacer presentaciones de temas

que quieras compartir con tus amigos, o presentaciones que incluyan bibliotecas

multimedia de imágenes y sonidos, etc.

¿Qué es una presentación?

Es una secuencia de diapositivas, en este caso “virtuales”, que te permitirá

comunicar ideas y conceptos de una manera atractiva y amena gracias a su

carácter multimedia, ya que las diapositivas además de textos pueden contener

imágenes, sonidos, videos, etc.

1.1PowerPoint 2007. Diseño, organización y archivo de las presentaciones

1.1. La imagen corporativa de una empresa

1.1.1. Importancia

La imagen corporativa constituye la impresión que una

empresa genera en la mente del público y por ello es de

suma importancia respetar sus directrices en cada acción

que lleves a cabo, pues de ello dependerá que esa

impresión termine siendo positiva o negativa. Además

debes tener en cuenta que esa impresión es abstracta y

cada tipo de público podrá percibirla de manera diferente

en función de sus propias percepciones, impresiones y

experiencias personales, siendo éstas últimas generalmente las de mayor

relevancia.

La imagen corporativa es un compendio de tres imágenes parciales de la misma

y se conforma con varios aspectos:

Imagen de empresa

La imagen de empresa se refiere a la imagen institucional que la empresa

transmite y su influencia en el público puede ser determinante para su éxito o

su fracaso. Es un largo proceso conseguir una buena imagen institucional pero

si es dañada es complicado volver a recuperarla.

Imagen de marca

La imagen de marca se compone de los signos visuales y verbales que la

empresa elige para identificarse y que la representan en la mente del público y

por tanto todos estos signos identificadores, una vez establecidos, deberás

respetarlos literalmente en todas tus acciones.

Imagen de producto

La imagen de producto representa la posición ocupada por sus productos y

servicios ofrecidos por la empresa frente a otros que existan en el mercado.

Cada producto o servicio ofrecido por la empresa podrá tener una imagen

diferenciadora cuyos signos identificadores también deberás respetar.

PowerPoint 2007. Diseño, organización y archivo de las presentaciones1.2

Con qué se conforma la imagen corporativa

La imagen corporativa se conforma con lo que la empresa ES, lo que la empresa

HACE y lo que la empresa DICE. Por tanto es fundamental que no existan

incoherencias ni contradicciones entre estos aspectos para finalmente conseguir

una imagen coherente en todos sus aspectos.

1.1.2. Respeto por las normas de estilo de la organización

Una organización o empresa habitualmente está

compuesta por más de una persona y por tanto coexisten

en ella múltiples estilos personales de trabajo, pero la

organización debe tener un único estilo de trabajo que

todos sus componentes deberán respetar para así

conseguir una homogeneidad documental y visual en

todos los aspectos de comunicación y gestión.

¿Que son las normas de estilo?

Las normas de estilo son conjuntos de instrucciones claras, detalladas y

completas de cómo llevar a cabo cualquier proceso en la organización, como

confeccionar los documentos de la organización, que identificadores visuales se

deben utilizar en cada caso y en definitiva un compendio de indicaciones

precisas que deberás conocer y respetar. Es conveniente que todas estas

normas estén plasmadas en documentos internos que las detallen para así

evitar interpretaciones diferentes de las mismas.

¿Por qué deben existir y ser respetadas?

Si las normas de estilo no existiesen o no fueran respetadas, los procesos de la

organización podrían ser realizados en función de los estilos personales de

trabajo de cada persona que los llevase a cabo y esto destruiría la

homogeneidad necesaria para que todos los componentes de la organización

interpretasen y llevasen a cabo correctamente cada proceso de la misma

manera. En definitiva, la ausencia de normas de estilo o no respetarlas

convertiría a la organización en una Torre de Babel.



1.2. Diseño de las presentaciones

Antes de que empieces a crear una presentación es conveniente que la

planifiques para así conseguir los efectos deseados, los cuales obviamente

también tendrás que decidir previamente.

Tendrás que pararte a pensar qué conceptos quieres incluir en tu presentación,

para qué los quieres mostrar y a quienes se dirige la presentación.

De una buena planificación dependerá en gran medida el resultado de tu

presentación y ahorrarás tiempo en modificaciones posteriores.

¿Qué se requiere para una presentación eficaz?

En primer lugar necesitas conocer el tema objeto de la presentación, mal vas a

poder transmitir a los demás algo que tú mismo no conozcas suficientemente.

Para una presentación eficaz necesitarás conocer el público al que se destina,

para así poder realizar una presentación que atraiga su atención. Para un mismo

tema lo más probable es que no será igual una presentación orientada a un

grupo de ejecutivos que si está orientada a un grupo de adolescentes.

Si conoces técnicas de enseñanza/aprendizaje la planificación te será más fácil.

Sintetizar los temas complejos y mostrar sus puntos clave, así como evaluar la

manera de interconectar los diferentes temas que incluya la presentación para

lograr una presentación bien estructurada.

El objetivo es ser informativo evitando ser abrumador.

¿Qué vigilar durante una presentación?

Durante una presentación tendrás que estar atento a tu audiencia para evitar

que disminuya su atención, que se dediquen a leer notas escritas o que entren

en una sobrecarga sensorial provocada por un exceso de contenidos en

pequeños espacios de tiempo.

Si detectas alguno de estos efectos en la audiencia tendrás que cambiar de

táctica para volver a captar su atención.

P.Ej.: Un comentario con ligero carácter humorístico ayudará para volver a

captar la atención, una menor velocidad de exposición evitará sobrecargas

sensoriales.

Observar las reacciones y gestos de la audiencia te irá dando pistas sobre su

interés o desinterés por cada asunto concreto.

Si tu presentación no está dirigida como apoyo en una conferencia o reunión,

ten en cuenta que es vital captar desde el primer momento la atención de la

persona que vaya a verla.

¿Qué reglas debe cumplir el contenido?

Debes estructurar la presentación en tres bloques: Introducción, Contenido

Sustancial, Resumen y Cierre.

La introducción debe ser breve y clara, no de carácter técnico pero sí

estratégico, además debe ser lo suficientemente atractiva para captar la

atención de la audiencia.

El contenido sustancial no debe incluir demasiada información con una sola idea

en cada diapositiva pero resaltando lo esencial de ella. La secuencia de

diapositivas (ideas) debe ser lógica y propicia al objetivo de la presentación.

El resumen y cierre comprenderá una sola diapositiva con las conclusiones de

las ideas principales y debe ser la última de la presentación.


1.2.1. Claridad en la información

El diseño de las diapositivas comprende no solamente las combinaciones

visuales de colores, fuentes y efectos, sino también el contenido incorporado

en las mismas y su interacción con la combinación visual.

De nada nos servirá una espectacular combinación de colores, fuentes y efectos

con textos espesos y poco legibles. El diseño de las diapositivas debe facilitar

la asimilación de los conceptos incluidos sin nada que distraiga la atención,

como por ejemplo combinaciones de colores que la distorsionen o fuentes de

letra de difícil percepción.

Veamos para cada uno de los siguientes conceptos las diferentes reglas para

conseguir una presentación de calidad, haz clic en Play para continuar:

Tipografía

Color

Imágenes

Efectos visuales

Sonido

Tiempo

Tipografía

Por tipografía debes entender el “arte” de diseñar, seleccionar y colocar

adecuadamente los tipos de letras en un documento para lograr los objetivos

deseados. Y en una presentación de PowerPoint es un aspecto importante ya

que con más bien poco texto tendrás que plasmar la síntesis de una idea o

concepto en cada diapositiva para que sea percibida de la manera más cómoda

y rápida posible. No son convenientes más de ocho líneas de texto en cada

diapositiva para evitar una lectura cansada que enturbie la percepción del

espectador.

Los tamaños de las fuentes deben permitir una lectura clara desde cualquier

punto de la sala de exposición, pudiéndose diferenciar los títulos, conceptos,

pies de fotos, etc. Para lo cual emplearemos tamaños de fuente diferentes,

recomendándose un tamaño de 36 para los títulos, un mínimo de 24 para los

contenidos aunque para una mejor lectura es recomendable usar tamaños de

28 a 32 y valores cercanos a 20 para los pies de foto. Además la información

más importante de cada diapositiva debe realzarse y podrás hacerlo

subrayándola, poniéndola en negrita o en itálica (inclinada), cambiándola de

color, o con otro tamaño de fuente.


Para facilitar la legibilidad del texto tendrás que tener precaución con las fuentes

de letra que uses, evitando las poco legibles como las de aspecto manuscrito,

las góticas, las ornamentales y en general las de trazos pesados así como las

de trazos muy delgados o perfiladas que se confunden con el fondo. También

ten en cuenta la percepción que de cada tipo de letra podemos tener

inconscientemente, ya que si por ejemplo para un contexto formal usas una

fuente que transmita informalidad, la percepción del espectador puede no ser

la deseada.


El color

El color es fundamental en cualquier

medio visual y en una presentación

su correcto uso te ayudará a llamar

la atención sobre determinados

aspectos e incluso a “transmitir

sensibilidades” al espectador. No es

necesario que conozcas toda la

teoría del color sino más bien usar

en tu provecho los contrastes,

tonos, combinaciones y la

percepción de los colores. Fíjate en

la imagen ¿se mueven los círculos?,

si te fijas en cada uno de ellos

comprobarás que no se mueven,

pero la combinación de formas y

colores produce ese efecto visual.

Puedes conseguir armonía entre el fondo y el texto usando un mismo color para

ambos pero con diferentes tonalidades para cada uno, y si quieres resaltar

algún concepto el uso de una combinación de colores contrastantes sería lo

ideal, pero tendrás el problema de la fatiga visual que éstos ocasionan si no

usas las tonalidades adecuadas. Para evitar este efecto de fatiga al resaltar

deberás usar combinaciones de colores saturados con colores claros.


Los colores que uses para los fondos también tienen su importancia, siendo

más impactantes los fondos oscuros con textos claros mientras que los fondos

claros con texto oscuro tienen menos fuerza.

También debes tener en cuenta la psicología de cada color y el efecto que puede

causar en la audiencia que, bien aprovechado, puede ser una útil herramienta

o de lo contrario causar efectos adversos como el aburrimiento.

Imágenes

Puedes usar imágenes en tu presentación, tanto de carácter ornamental como

de apoyo y refuerzo de los conceptos incluidos en la misma, siempre que sean

congruentes con el tema. De nada te servirá una imagen impactante que desvíe

la atención hacia temas diferentes al de tu presentación.

Si usas imágenes recuerda dar prioridad a las que ilustran el tema de tu

presentación procurando que las ornamentales queden en un segundo plano

visual para evitar pérdidas de atención, al igual que no es conveniente el uso

de imágenes en movimiento que no estén relacionadas con el contexto.

Si las imágenes las generas tú la presentación ganará en originalidad frente a

una que use imágenes ajenas que, además, pueden estar sujetas a derechos

de autor.


Efectos visuales

PowerPoint incorpora un gran número de efectos visuales que podrás aplicar a

los objetos de las diapositivas e incluso a las propias diapositivas, tales como

animaciones y transiciones que te resultarán útiles siempre que los uses

moderadamente y evites abusar de ellos.

Para ello deberás evitar un uso excesivo de animaciones en una misma

diapositiva que harían perder la atención sobre el contenido de la misma e

incluso podrían causar cansancio visual al espectador, al igual que en efectos

de aparición de textos no es conveniente usar aquellos que muestren texto letra

a letra, ya que ralentizarán la lectura del texto, siendo mejor opción la aparición

del texto párrafo a párrafo.

En definitiva deberás procurar que los efectos incluidos en las diapositivas

refuercen el contenido y capten la atención sobre él.

Sonido

Podrás incorporar sonidos a tus presentaciones para potenciar su efectividad,

evitando que dichos sonidos generen distracciones sobre el contenido de cada

diapositiva.

Si incorporas narración de los textos procura incluir una solo idea por diapositiva

y que la narración discurra con un ritmo adecuado y considerando las pausas

que el texto incluya.

Si incluyes música de fondo adecuada ayudará a que la audiencia mantenga la

atención, pero evita las músicas excesivamente rítmicas que provocaran

distracciones y ruido, también evita las músicas demasiado lentas que harán

que la audiencia caiga en una relajación excesiva, igualmente evita las que

incluyan cantos, ya que desviarán la atención de tu narración.

También ten en cuenta que los sonidos de cambio de diapositiva pueden

provocar distracciones en la audiencia.


Tiempo

Los tiempos de exposición de cada concepto deberás ajustarlos al objetivo de

la presentación para darle un uso adecuado al material presentado en ella y su

sincronización con las explicaciones y matizaciones que desees exponer a los

oyentes, sobre todo si la presentación es de carácter didáctico.

Ten en cuenta que el promedio recomendable para una presentación continua

de carácter didáctico es de 15 minutos, con un promedio de tiempo de duración

de cada diapositiva de 10 segundos dependiendo de la información que

contenga.

Para que puedas controlar estos tiempos podrás programar el tiempo de cada

diapositiva o forzar manualmente el cambio a la siguiente diapositiva.

También podrás ensayar los tiempos de la presentación ya que pueden variar

si es de tipo autodidacta o de tipo exposición con orador que la use como guía

de los contenidos en los que profundice verbalmente.


1.2.2. La persuasión en la transmisión de la idea

Las presentaciones en PowerPoint nunca deben tomarse

como un objetivo sino como un medio de apoyo para

transmitir una idea y deberás recordar siempre que lo

principal en cada presentación es la persona que la

expone, el mensaje que se pretende transmitir y que la

exposición de la presentación sea capaz de persuadir a

la audiencia.

Para crear presentaciones dotadas de claridad y capacidad de persuasión a la

hora de transmitir una idea deberás seguir unas reglas básicas.

1. Apóyate en fundamentos sólidos y robustos, exponiendo ideas

contundentes que consigan persuadir a la audiencia, usando las

diapositivas de la presentación como apoyo e introducción a tu exposición

oral.

2. Usa las diapositivas que necesites para expresar cada idea, no intentes

comprimir ideas complejas en pocas diapositivas, si es necesario utiliza

una secuencia de ellas para cada idea.

3. Algo sencillo se comprende mejor, por tanto no uses gráficos complejos

que sean difíciles de interpretar, tampoco uses más de cinco líneas de

texto por diapositiva ni la satures de información o accesorios que no sean

imprescindibles.

4. Utiliza tipos de letra legibles y usa el mismo tipo en toda la presentación

y nunca con un tamaño menor de 30 puntos.

5. Utiliza los contrastes adecuados de colores entre el fondo y el contenido

de las diapositivas.

6. No satures las diapositivas de cifras y datos innecesarios para la

exposición, ni tampoco abrumes a la audiencia con estadísticas. Si la

audiencia precisa de ellas prepara un informe anexo para entregárselo a

los asistentes.

7. No caigas en el error de únicamente leer de forma literal las diapositivas

sin ampliarlas con una exposición oral, aburrirás a la audiencia. Es más

eficaz ampliar e interpretar su contenido.


8. No abuses de observaciones, solo haz las oportunas y deja un tiempo

entre cada diapositiva para que la audiencia pueda leer su contenido y

después inicia tu exposición sobre ella.

9. Procura no fatigar a la audiencia sobrecargándolos de información. Puedes

intercalar ocasionalmente diapositivas en blanco para evitarlo.

10. Las imágenes y gráficos novedosos son un recurso para potenciar el

atractivo de la presentación al igual que breves secuencias de video.

Procura que sean de calidad para una perfecta visualización de las mismas,

ya que una baja calidad deterioraría su visibilidad y crearía un efecto

negativo en la audiencia.

11. Si precisas entregar notas o informes a la audiencia hazlo al final, así

evitarás distraer su atención en su lectura mientras dure tu exposición.

12. Ten en cuenta el perfil de la audiencia y visualiza tu presentación como

si formases parte de ella, analizándola objetivamente, si algo te distrae o

confunde no dudes en corregirlo, lo fundamental es una audiencia atenta

y receptiva.

13. Ten una copia de la presentación en un Pendrive Usb e incluso imprímela.

Así evitarás imprevistos, teniéndola disponible si alguien te la pide y es

procedente entregársela.

14. Mejor haz la exposición desde tu ordenador, evitarás problemas de

compatibilidad de versiones, tipos de letra no instalados, etc. Si no fuese

posible asegúrate de que funciona correctamente comprobándolo antes

de la exposición.


1.3. Evaluación de los resultados

Después de exponer una presentación es conveniente

evaluar los resultados de la misma. Recuerda que el objetivo

fundamental es ayudarte de ella para transmitir determinada

información e ideas a los destinatarios de la presentación y

esto es lo que deberás evaluar: si has conseguido

transmitirla dejando satisfecha y convencida a la audiencia.

Para ello debes plantearte una serie de cuestiones después de la exposición

haciéndote una serie de preguntas como las expuestas a continuación, incluso,

si es posible sin contrariar a la audiencia, puedes solicitar de los participantes

su opinión mediante formularios donde plasmen sus impresiones.

• ¿Presentaste esquemáticamente el tema y explicaste los objetivos

de la exposición?

• ¿Realizaste preguntas a los participantes al inicio y al final de la

exposición?

• ¿Desarrollaste los temas de lo sencillo a lo complejo, con ejemplos

y analogías para facilitar su comprensión?

• ¿Si explicaste alguna técnica dijiste cuando utilizarla, los pasos a seguir

y los errores a evitar?

• ¿Remarcaste los temas importantes, haciendo síntesis y conclusiones de

cada uno de ellos?

• ¿Aclaraste las dudas planteadas, señalaste las confusiones y

recompensaste inmediatamente los aciertos con gestos o palabras?

• ¿Te dirigiste personalmente a los participantes, observaste sus reacciones

y escuchaste sus preguntas?

• ¿Contestaste sus preguntas adecuadamente?

• ¿El lenguaje usado y el ritmo de exposición, así como el volumen y tu

tono de voz fueron adecuados?

• ¿Conseguiste despertar y mantener el interés de la audiencia durante

toda la presentación?



1.4. Organización y archivo de las presentaciones

1.4.1. Confidencialidad de la información

Como para cualquier tipo de archivo deberás mantener una

estrategia de almacenamiento, organizándolas de forma que

siempre sea sencillo localizarlas e identificarlas, aunque haya

pasado el tiempo desde su creación o exista un gran volumen de

archivos almacenados.

No cometas el error de guardarlo todo mezclado en la carpeta Mis Documentos,

cuando su contenido crezca será complicado localizar archivos en ella. Si en tu

empresa no lo han hecho ya, lo aconsejable será establecer un sistema de

archivos almacenados en carpetas temáticas cuyos nombres identifiquen

genéricamente su contenido, en las que a su vez incluyas carpetas identificadas

por el nombre y definición de su contenido y su fecha de creación, en la que

guardarás los archivos principales y accesorios de cada presentación.

Este sistema te será útil para organizar cualquier tipo de documento pero

también tendrás que tener en cuenta la confidencialidad de esa información y

evitar que sea accesible por personas no autorizadas a verlo.

En muchas de las presentaciones la información mostrada en ellas será de

naturaleza privada de la organización y por tanto deberás cuidar de su

confidencialidad evitando que sea accesible a personas no autorizadas e incluso

a aquellas de la propia organización no autorizadas a conocerla.

PowerPoint dispone de la posibilidad de proteger cada presentación mediante

contraseñas de apertura e incluso de escritura en la presentación, de las que

podrás aprovecharte para evitar que cualquiera que desconozca la contraseña

tenga acceso al contenido. Ten en cuenta que si olvidas la contraseña tampoco

tú podrás acceder.

También puede protegerse la presentación mediante el cliente de Windows

Rights Management y la utilidad Information Rights Management, pero en este

caso la autenticación se hace a través de un servidor de Microsoft con cuentas

de Windows Live ID y su uso no es tan directo como el de la contraseña.

Recuerda también implementar la seguridad de acceso a las carpetas donde

guardes las presentaciones. Si estas carpetas están compartidas sin

restricciones cualquiera podrá acceder a ellas y a su contenido, por tanto

recuerda al compartir carpetas dar acceso solamente a aquellos autorizados a

conocer su contenido.

1.5. Entrega del trabajo realizado

El funcionamiento de cualquier organización o empresa se asemeja

a un conjunto de engranajes de cuya sincronización depende el

resultado final, si alguno de ellos se para o se ralentiza el rendimiento

general se resiente.

Por ello el formato, contenido y momento de entrega de la presentación es

fundamental que se ajuste a la planificación y previsiones iniciales. La

presentación deberás tenerla concluida, revisada y testada “en vivo” para el

momento en que sea necesaria. Imagina si en el inaplazable momento de la

exposición al público la presentación estuviese inacabada o defectuosa ¿Qué

sensación provocaría eso en la audiencia?, efectivamente negativa y produciría

una mala imagen de tu organización o empresa.

Seguramente en tu empresa u organización ya estará establecido un sistema

de calidad que contemplará la metodología para estos casos, pero recuerda

siempre estos preceptos para una buena planificación:

1. Planifica la confección de la presentación de forma realista, no calcules el

tiempo necesario a invertir de forma aturullada, calcúlalo de manera

realista contemplando todas las fases necesarias.

2. Márcate plazos parciales para cada una de las acciones a realizar en el

conjunto del proceso de creación.

3. Contempla en tu planificación el tiempo necesario para la confección, para

la revisión y la pre-visualización en el entorno donde se realice la

presentación y con los medios disponibles para ella.

4. Ajústate rigurosamente a los plazos marcados, recuerda que “lo que

puedas hacer hoy no lo dejes para mañana”.


PowerPoint 2007. Introducción1.18

RESUMEN DEL TEMA

• La imagen corporativa es un signo de identidad que debe ser respetado e

implementado en todos los medios de comunicación con el exterior.

• El diseño de las presentaciones debe perseguir un alto nivel de persuasión en la

transmisión de la idea a través de la claridad en la información contenida, los

formatos de presentación personalizados al medio de transmisión de la

información y los tiempos de exposición ajustados al contenido expuesto y al

método de exposición.

• La evaluación posterior de resultados derivará en un conocimiento exacto del nivel

de éxito conseguido y de lo que se debe corregir.

• La confidencialidad en la custodia y archivo de la información es vital para evitar

filtraciones que pudieran perjudicar la actividad de la organización.

• Los plazos de entrega del trabajo deben ser respetados pues influyen en todo el

ciclo productivo de la organización.

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