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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

(ANEXO) DIAGNOSTICO GENERAL - GESTION DOCUMENTAL

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DIAGNOSTICO GESTIÓN DOCUMENTALEl proceso de administración documental realizó un diagnóstico general de los archivos del Instituto, identificando los riegos y necesidades presentadas en el ámbito de Gestión Documental de la entidad, la identificación de estas debilidades se realizó con el propósito de mejor gradualmente las falencias presentadas y planear adecuadamente las actividades y acciones de mejora a realizar:

Los principales hallazgos fueron:

DIAGNOSTICO GENERAL - GESTION DOCUMENTAL 2014 - 2016

No. PROCESO Y/O DEPENDENCIA OBSERVACIONES

1 Proceso de Comunicaciones

Se evidenció que no existe un repositorio especial para documentación en soporte electrónico y digital, de acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nación. Se deben establecer unas directrices para la conservación de todos aquellos documentos que se encuentran en soporte digital (videos y publicaciones) teniendo en cuenta la importancia de esta información.Adicionalmente se deberá realizar una clasificación de los videos institucionales con el fin de identificar, cuáles de estos son de carácter histórico y cuáles pueden ser eliminados por no tener valor para la institución, esta clasificación deberá ser realizada a través de inventario y teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental.

2 Proceso Financiero

El archivo de la oficina se encuentra fraccionado y a cargo de diferentes funcionarios. Se tiene un archivo para Tesorería, Contabilidad, Presupuesto, lo que genera inconvenientes al momento de realizar las transferencias documentales.

Adicionalmente se deberán hacer visitas para verificar la totalidad de las series documentales manejadas por la Dependencia, en especial las que son vitales.En el archivo del Almacén, se verificó que la documentación no está correctamente clasificada según las T.R.D, y falta integrar documentos a la serie documental “Baja de Bienes”.

NOTA: Se recomienda antes de eliminar estos documentos de apoyo, la verificación de que no

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existan documentos originales que deban reposar en los contratos.

DIAGNOSTICO GENERAL - GESTION DOCUMENTAL 2014 - 2016No. PROCESO Y/O

DEPENDENCIAOBSERVACIONES

3 Oficina Asesora Juridica

Se encontraron en la Oficina Asesora Jurídica 7 cajas de archivo y 7 AZ, correspondientes a propuestas de procesos de selección y a supervisión de contratos. Estos documentos se deben clasificar y verificar contra los contratos originales y eliminar la duplicidad (se deberán crear brigadas para la depuración de estos archivos).

NOTA: Se recomienda antes de eliminar estos documentos de apoyo, la verificación de que no existan documentos originales que deban reposar en los contratos.

4 Subdirección Técnica

Se identificaron 65 metros lineales de Historias Clínicas de usuarios y consultas optométricas, lo cual debe ser objeto de evaluación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, con el fin de definir la disposición final de las mismas.El en área de producción y mercadeo se encontraron cajas que hacen parte del archivo central, sin ningún proceso de organización, esta documentación será organizada por la contratista de apoyo al proceso de Administración Documental.

5 Secretaría General

Se encontraron en la Oficina de Secretaría General 3 cajas de Planos que corresponden en su mayoría, al proyecto de construcción de la Editorial, los cuales no presentan ningún proceso de organización. Se requiere que sean identificados y clasificados, para transferirlos al Archivo Central.

6 Archivo Central

Se encontró en diferentes oficinas, documentos sin ningún tipo de organización, los cuales serán intervenidos a través de Contrato No. 004-2014, el cual será ejecutado en un tiempo de 9 meses y se organizarán las siguientes series documentales

Historias Laborales (2 metros lineales, aproximadamente 200). Resoluciones (5 metros Lineales) Libros Financieros (18 metros lineales). Créditos Laborales (2 metros lineales). Documentos de la Editorial que nunca fueron transferidos al Archivo Central: 17 cajas (4

Metros Lineales y medio).

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DIAGNOSTICO GENERAL - GESTION DOCUMENTAL 2017No. HALLAZGO ASPECTOS

CRITICOS RIESGO NECESIDADES

1 Mejoramiento del estado de conservación de los archivos: Actualmente el INCI se encuentra organizando la documentación que no cuenta con ningún proceso de organización o intervención, este proceso ha permito identificar aquellas carpetas o documentos en riesgo de deterioro, se ha realizado el cambio de unidades de conservación (Cajas y Carpetas) que se encuentran dañadas, eliminación del material metálico que pueda dañar los documentos, Foliación y elaboración de inventarios preliminares.

Nota: Actualmente se está ejecutando el Programa específico de Reprografia el cual tiene como objetivo digitalizar la información que esté en riesgo por deterioro de la documentación o constante manipulación y que presente dificultad para la recuperación de información.

Las Historias Clínicas no se encuentran organizadas y se debe realizar cambio de las unidades de las conservación que se encuentren con alto deterioro

Posible deterioro y daño de la documentación.

Este proceso se está desarrollando de manera gradual y depende del apoyo de un contratista , teniendo en cuenta que el Proceso de Administración Documental no cuenta con el personal suficiente para la ejecución de las diferentes actividades exigidas por el Archivo General de la Nación, por este motivo se creó un grupo de apoyo a la reprografia para apoyar la labor de alistamiento, pues no se cuenta con el personal suficiente para ejecutar las labores encaminadas al cumplimiento del Programa de Gestión Documental, actualmente se está realizando la digitalización de las Historias Clínicas. (Ver anexo Estudio Técnico

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Microcentro de Reprografia).


CRITICOS RIESGO NECESIDADES

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Elaboración de Tablas de Valoración Documental: El proceso de Tablas de Valoración Documental se ha venido desarrollando con el apoyo del contratista para la realización de la investigación institucional y las demás actividades técnicas para la elaboración de las mismas.

No se han elaborado Tablas de Valoración Documental

Exceso de documentación en el archivo central sin valores primarios ni secundarios lo que genera falta de espacio físico, esto debido a la falta de las TVD, para realizar el proceso de eliminación de documentos.

Una Vez se hayan elaborado las Tablas de Valoración Documental, se seleccionaran los documentos y/o series documentales que perdieron sus valores primarios y que no tiene valores secundarios para eliminación documental.

3 Actualización de las Tablas de Retención Documental: Actualmente el INCI cuenta con Tablas de Retención Documental de la vigencia 2013, por este motivo es urgente su actualización, sin embargo este proceso de ajuste y modificación dependen de la actualización de los documentos y formatos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión.

Las Tablas de Retención Documental se encuentran desactualizadas

Clasificación inadecuada de los documentos, posible pérdida de documentos debido a la falta de las TRD.

El proceso de actualización de Tablas de Retención Documental, depende del apoyo de la Oficina Asesora de Planeacion, en cuanto a dar las pautas, directrices y fechas límite para la actualización de los documentos en el Sistema Integrado de Gestión para cada uno de los procesos, una

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vez se realicen los respectivos ajustes se procederá a realizar las actualización de las TRD.

DIAGNOSTICO GENERAL - GESTION DOCUMENTAL 2017

No. HALLAZGO ASPECTOS CRITICOS

RIESGO NECESIDADES

5 Teniendo en cuenta que uno de los objetivos del Instituto Nacional para Ciegos INCI, es mejorar gradualmente la Gestión Documental de la entidad y corregir las falencias que se puedan presentar, por incumplimiento de la normatividad y políticas establecidas, se programaron auditorias de Gestión Documental, en las cuales se evidencio incumplimiento de los procesos técnicos de archivo establecidos por los procedimientos, instructivos y demás lineamientos institucionales, los cuales fueron elaborados teniendo en cuenta la normatividad y directrices establecidas por el AGN, teniendo en cuenta esto se encontraron los siguientes hallazgos:

1. No se están aplicando y/o ejecutando correctamente los procesos técnicos de archivo como foliación y clasificación de documentos. Se deja Hallazgo a las dependencias Responsables.

2. No se está haciendo uso adecuado del FUID - Formato Único de Inventarios Documental. Se deja Hallazgo a las dependencias Responsables.

En los archivos de gestión no se están aplicando adecuadamente los procesos técnicos archivísticos para los documentos que allí se gestionan.

1. Control inadecuado de los expedientes y documentos debido a la incorrecta foliación, daño de los documentos por exceso de documentos en cada carpeta y pérdida de la documentación.

2. Perdida de la documentación y dificultad al ubicar y controlar la información que se encuentra en los archivos de gestión por falta de los inventarios documentales

3.Documentos sin digitalizar, archivar y clasificar de acuerdo a las TRD.

4. Archivo inadecuado de documentos en los respectivos expedientes y a su vez perdida de la

1. Desconocimiento de los procedimientos y procesos técnicos de archivo.

2. No se Cumplen los procedimientos del Proceso de Administración Documental a pesar de que se encuentran establecidos dentro del Sistema de Gestión de Calidad.

3. Falta de control y seguimiento en la aplicación del proceso técnico de archivo.

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3. Uso inadecuado del Sistema de Gestión Documental - ORFEO, se evidencio que no se está haciendo uso correcto del sistema en lo que atañe a Digitalización de documentos y radicación de correspondencia.

información por mala clasificación de los documentos.


CRITICOSRIESGO NECESIDADES

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Plan de Capacitación, actualmente se evidencia que hay debilidades en el manejo del sistema de gestión documental ORFEO y también en la aplicación de los procesos técnicos relacionados con la gestión documental (Aplicación de TRD, clasificación, organización e identificación).

Se requiere capacitación para los funcionarios en el tema de Gestión Documental y ORFEO.

El mal uso de sistema, genera inconvenientes con la clasificación y archivo de documentos y errores y fallas en la digitalización y radicación de correspondencia.

Actualmente la entidad no cuenta con presupuesto suficiente para la realización de capacitación a los funcionarios en el tema, por este motivo las inducciones se dan por parte de los funcionarios responsables de los temas.

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Actualmente se registra el préstamo de documentos en el archivo central a través de formato, sin embargo en los archivos de gestión en algunos casos no se está llevando este control, por este motivo se debe elaborar un formato que permita registrar los préstamos en el archivo de gestión.

Se debe realizar un control de préstamos de documentos a los archivos de gestión.

Perdida de documentos y expedientes por falta de control y registro de préstamo de documentos.

Se debe elaborar un formato y un procedimiento claro que indique las actividades a realizar para el registro y prestamos de los documentos.

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No. HALLAZGO ASPECTOS CRITICOS

RIESGO NECESIDADES

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Actualizar el Diagnostico de Gestión Documental, teniendo en cuenta los ítems establecidos en el FURAG

a. Política de gestión documental, b. Marco jurídico que rige a la Entidad, c. Ubicación en el organigrama del área de archivo o gestión documental, d. Funcionamiento del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en relación con la gestión documental, e. Roles y responsables de la gestión documental, f. Talento humano para gestión documental, g. Presupuesto dedicado para el desarrollo de actividades de gestión documental,.h. Planeación de proyectos (en curso y ejecutados) de gestión documental, i. Indicadores de gestión documental, Normalización de procedimiento de gestión documental, (Creación, producción, valoración, gestión y trámite, organización, preservación, transferencias, disposición final, etc.), j Creación o actualización, aprobación e implementación de instrumentos archivísticos tales como: Plan Institucional de Archivos -PINAR, Tabla de Retención Documental - TRD, Programa de Gestión Documental - PGD, Inventarios, k. Documentales, Cuadro de Clasificación Documental -CCD, Inventarios documentales, l. Programas específicos (normalización de formatos, reprografía, documentos especiales, documento electrónico, documentos vitales, documentos descentralizados, auditoria, capacitación).m. Conservación de documentos de archivo en cualquier soporte o medio (riesgos, medios de almacenamiento, espacios, estanterías, volúmenes, condiciones ambientales, etc.), n. Transferencias documentales efectuadas, o. Articulación con otros Sistemas de Gestión de la Entidad, p. Infraestructura tecnológica (equipos de cómputo, impresoras, escáner, redes locales, internet, intranet, sistemas de comunicación, sistemas de seguridad, etc.), q. Soportes de información (físico, digital y electrónico), r. Planeación de la arquitectura de tecnologías de la información articulada con la gestión documental, s. Gestión del cambio en la adopción de los procesos archivísticos, t. Difusión y acceso de la información.

Se debe actualizar el Diagnostico de Gestión Documental de acuerdo a los ítems del FURAG

La entidad no cuenta con un diagnostico actualizado de Gestión documental, que especifique claramente las fortalezas y debilidades en la gestión documental institucional.

EL diagnostico actual, se encuentra incluido dentro del Programa de Gestión Documental, sin embargo este debe ser actualizado y complementado teniendo en cuenta los ítem especificados en el FURAG.

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No. HALLAZGO ASPECTOS CRITICOS RIESGO NECESIDADES

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Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo

Actualmente el INCI, no cuenta con un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo claramente definido y al igual que no está definido el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

Sistema Integrado de Conservación de archivos FISICOS Y ELECTRONICOS

Actualmente la entidad no cuenta con un Sistema Integrado de Conservación de archivos FISICOS Y ELECTRONICOS definido mediante Procedimiento o a través de unos lineamientos claros publicados y formalizados, se debe elaborar el programa de conservación preventiva, Plan de Conservación Documental.

1. Se deben digitalizar aquellos documentos que sean de carácter histórico y aquellos que tengan una frecuencia de consulta alta para evitar deterioro o pérdida de la información.

2. No se ha elaborado el Sistema de Gestión Electrónica de documentos.

3.No se ha elaborado el Sistema Integrado de Conservación de Archivos

1. Deterioro y daño de la documentación de carácter histórico y en general aquella información que es consultada frecuentemente.

2. No se tiene un control de los documentos electrónicos, lo que podría generar posibles pérdidas de los documentos.

3. No se han establecidos las políticas, lineamientos y estrategias para asegurar la preservación y conservación en el tiempo de los documentos, lo que implica riesgo de pérdida de la información por deterioro, daño o perdida de los documentos en físico o electrónicos.

La entidad realiza anualmente las actividades necesarias para preservar y conservar los documentos entre estas se encuentran:

a) Mantenimiento a los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas (reparación locativa, limpieza).b) Saneamiento ambiental de áreas de archivo (fumigación, desinfección, desratización, desinsectación).c) Almacenamiento y re almacenamiento en unidades adecuadas (cajas, carpetas, estantería).d) Manejo de Copias de seguridad y digitalización de documentos a través de ORFEO.

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DIAGNOSTICO GENERAL - GESTION DOCUMENTAL 2017No. HALLAZGO ASPECTOS CRITICOS RIESGO NECESIDADES

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Elaborar y actualizar los instrumentos archivísticos que se encuentran establecidos según el Decreto 1080 de 2015 – Articulo 2.8.2.5.8:

Plan Institucional de Archivos - PINAR,Política de Gestión Documental, Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada, Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos ElectrónicosBancos Terminológicos de Tipos, Series y Sub-Series Documentales- Mapa de Proceso, Flujos Documentales, Descripción de Funciones y Tablas de Control de Acceso.

Actualmente el Proceso de Administración Documental no cuenta con el personal suficiente para la ejecución de las diferentes actividades que incluyen el desarrollo y elaboración de los instrumentos técnicos exigidos por el Archivo General de la Nación

Incumpliendo de la normatividad Archivistica, políticas y lineamientos exigidos por el Archivo General de la Nación

Falta de personal que apoye las diferentes actividades concernientes al proceso de Administración Documental, incluyendo la elaboración de documentos técnicos.

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PROGRAMA DE NORMALIZACION DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS

Actualmente no se ha elaborado este Programa, se iniciara con el proceso de elaboración una vez se solicite y realice asesoría técnica para su elaboración por parte del AGN.

Actualmente el Proceso de Administración Documental no cuenta con el personal suficiente para la ejecución de las diferentes actividades que incluyen el desarrollo y elaboración de los instrumentos técnicos exigidos por el Archivo General de la Nación.

Incumpliendo de la normatividad Archivistica, políticas y lineamientos exigidos por el Archivo General de la Nación.


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DIAGNOSTICO GENERAL - GESTION DOCUMENTAL 2017 No. HALLAZGO ASPECTOS CRITICOS RIESGO NECESIDADES

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PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA)





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PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS





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PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES





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No. HALLAZGO ASPECTOS CRITICOS RIESGO NECESIDADES

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PROGRAMA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ARCHIVOS DE GESTION Y FONDOS ACUMULADOS





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PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN Y DEPURACION DOCUMENTAL





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ANEXO No. 1

ESTUDIO TECNICO MICROCENTRO DE REPROGRAFIA

JUSTIFICACION

El presente estudio, tiene como objetivo principal, exponer de una manera clara y concisa, los elementos necesarios para dar una solución gradual a la necesidad de digitalización de documentos en la institución, lo que permitiría a futuro la disponibilidad y acceso a la información en unos tiempos más cortos, optimizándose así la consulta de documentos y la respuesta oportuna y eficiente a los usuarios, sin tener que recurrir a las búsquedas físicas de la documentación que conlleva a que los tiempos de respuesta sean más prolongados.

Así mismo la digitalización de los documentos institucionales contribuirá a preservar y salvaguardar gradualmente y en el tiempo la información para futuras consultas, disminuyendo también el riesgo de pérdida de los documentos

Teniendo en cuenta la magnitud de la documentación física que reposa tanto en el archivo central como en los archivos de gestión de la entidad y con el fin de dar cumplimiento a las políticas y normatividad expedida por el Archivo General de la Nación y el Programa de Gestión Documental Institucional; la Secretaria General –del Instituto Nacional para ciegos – INCI, presenta a través del siguiente estudio la propuesta para el proceso de digitalización documental, teniendo como base las visitas técnicas realizadas al Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia - IDEAM y al Archivo General de la Nación – AGN.

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ANTECEDENTES

Con el fin de dar cumplimiento a parte de las actividades del Programa de Gestión Documental, el Instituto Nacional para Ciegos – INCI, proyectó para la vigencia 2015, la implementación del Programa de Reprografía con el fin iniciar el proceso de digitalización de la documentación teniendo en cuenta los niveles de consulta, carácter administrativo e histórico.

Siendo así, se procedió a mediados de febrero a realizar las respectivas consultas y cotizaciones con el fin de contratar una empresa especializada en el tema de digitalización documental, adicionalmente se inició con la elaboración de los respectivos estudios previos y estudio de mercado, sin embargo con las visitas técnicas y las cotizaciones recibidas por parte de las empresas de prestación de servicios especializadas en el tema, durante los meses de marzo a mayo de 2015, se evidenció que el costo es bastante alto y que el INCI no cuenta con los recursos suficientes para contratar con una empresa externa para la digitalización de los documentos. (Ver Estudio de Mercado), el INCI, a través del Comité de Archivo planteo la posibilidad de crear un micro-centro de reprografía o digitalización que cuente con la tecnología necesaria para realizar la digitalización gradual de los documentos y dar continuidad al proyecto durante el tiempo que sea necesario, por este motivo se programaron unas visitas técnicas con el fin de identificar los elementos necesarios, procedimientos y técnicas de archivo a implementar en la entidad.

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RESULTADOS VISITAS TECNICAS

INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES DE COLOMBIA - IDEAM

Durante la visita técnica al Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales de Colombia - IDEA, se evidencio lo siguiente:

Espacio físico

Para la ubicación del centro de reprografía se debe tener un sitio amplio, en cual se puedan instalar los equipos, y el personal que vaya a realizar el proceso de alistamiento documental.

Los espacios deberán ser adecuados para realizar el proceso de alistamiento documental, el cual consiste en dejar la documentación totalmente depurada y libre de ganchos metálicos, hojas rasgadas, sobres y sin dobleces que dañen la imagen

Insumos Tecnológicos

- Equipos de cómputos y Scanners de alta capacidad (Fi 6770)- Software: Orfeo, Sistema de Gestión Documental, el cual es usado para el

almacenamiento de imágenes y el procesos de indexado.

Recurso Humano

Se requiere personal para poder desarrollar las siguientes actividades:

- Proceso de Alistamiento Documental.- Digitalización Documental.- Indexado de información.- Control de Calidad de las imágenes.

A la fecha no se encontró personal laborando por falta de recursos para la contratación en esta vigencia.

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Registro Fotográfico Visita Técnica IDEAM

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION – AGN

Durante el recorrido de la visita en el Archivo General de la Nación, se evidenciaron varias técnicas especiales aplicadas según la normatividad y políticas establecidas por esta entidad, políticas que deben ser aplicadas por todas las entidades públicas que deseen realizar proceso de digitalización documental, el profesional que realizo el acompañamiento indico lo siguiente:

Tablas de Valoración Documental o Tablas de Retención Documental

Para la digitalización de la documentación la entidad deberá contar con Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención Documental, y aplicarlas según sea el caso, identificando a través de estas, las series documentales relevantes y de carácter histórico para ser digitalizadas, adicionalmente deberá tener los Inventarios documentales (Ley 594/2000 artículos 24 y 26).

Alistamiento Documental

En este proceso de deberá realizar el proceso de depuración documental, eliminación de material metálico (ganchos, clips o grapas), la información deberá estar totalmente organizada y preparada para la digitalización, para estos casos la foliación es relevante por este motivo deberá estar bien realizada y se le deberá efectuar un control de calidad antes de iniciar el proceso de digitalización.

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Se evidenciaron equipos de alta capacidad para realizar los procesos de digitalizacion documental, en cuanto al software se utiliza Orfeo y carpetas para el almacenamiento de imagenes (compartidas)

En cuanto al espacio fisico, se evidencio que la entidad cuenta con un espacio amplio para la ejecucion de las actividades que hacen parte del proceso de digitalizacion documental (Espacio para los documentos, Alistamiento Documental, Digitalizacion y Control de calidad).

Realizar un proceso de control de calidad detallado, requiere identificar hojas dobladas, arrugadas, errores de foliación y material metálico que pueda obstruir o dañar la calidad de las imágenes o los scanner (el objetivo es que la entidad evite reprocesos pues esto acarrea sobrecostos para la entidad en capital humano, materiales e insumos).

Digitalización Documental

Digitalización Documental, durante el proceso de digitalización documental se deberán tener en cuenta varias técnicas establecidas dentro del protocolo de digitalización documental establecido por el Archivo General de la Nación, entre las técnicas se encuentran las siguientes:

- El tamaño de los documentos o del papel deberá quedar plenamente identificado, en el momento en que estos se digitalicen, esto teniendo en cuenta lo estipulado en el protocolo de digitalización documental, el cual especifica que los documentos deberán quedar con marco negro para identificar el límite externo del documento.

La digitalización documental requiere de un control de calidad durante el proceso, con el fin de que la imagen quede totalmente legible se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Las imágenes no pueden tener puntos negros ni manchas.- El brillo debe ser el adecuado- Verificar la intensidad del color, esta deberá ser la apropiada con el fin

de que la información que contiene el documento sea legible.- Las imágenes no pueden estar cortadas.- Las imágenes no deben estar retocadas.

Nota: La entidad deberá tener en cuenta que para la digitalización de documentos, deberá elaborar un plan a futuro para la migración de la información o la recuperación de las imágenes y un medio en el cual estas puedan ser visualizadas o consultadas, esto debido a la obsolescencia de las tecnologías con el paso del tiempo

Indexación Documental

Efectuar la indexación documental, describiendo claramente el contenido clave de los documentos, quiere decir esto que al evaluar el documento se deberán identificar los conceptos principales, con el fin de facilitarles a los usuarios la búsqueda de los documentos.

Realizar control de calidad para el proceso de indexación, para este caso se debe revisar que la información ingresada sea la correcta con respecto a la imagen, y

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que las palabras clave son una herramienta básica para la organización, clasificación y descripción de la información.

Registro Fotográfico Visita AGN

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El AGN, cuenta con un espacio unico para realizar las actividades de alistamiento documental y el respectivo control de calidad a los documentos con el fin de verificar que no existan errores de foliacion, documentos doblados, arrugados o material metalico.

Evidencias de material metalico encontrado en los archivos, este debe ser retirado para evitar daños en los documentos y en los escanner

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACION DEL MICROCENTRO DE REPROGRAFIA

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El Archivo General de la Nacion Cuenta con una amplia gama de equipos o escaner, de acuerdo a cada necesidad y al tipo de documentacion, estos oscilan entre los $30.000.000 y los $ 1.000.000.000

Una vez digitalizados los documentos, se procede a realizar el respectivo control de calidad a cada una de las imagenes, verificando que estas no tengan manchas, rayones, se encuentren borrosas o que hayan quedado con hojas dobladas, en estre proceso se descartan las imagenes que cualquier defecto.

Con el fin de dar inicio a la implementación del Microcentro de Reprografía y de acuerdo a las visitas técnicas efectuadas, se realizara una descripción de las actividades necesarias para el buen funcionamiento del proceso de digitalización documental en el Instituto Nacional paras Ciegos.

Cabe resaltar que para para implementar con éxito el Microcentro de Reprografía, es recomendable realizar una prueba piloto con el fin de identificar fallas, errores, analizar con detalle cada una de las actividades del proceso e identificar las debilidades, para establecer las soluciones pertinentes.

A continuación se describirán cada una de las actividades que hacen parte del proceso de digitalización que se llevara a cabo: Aplicación de Tablas de Valoración Documental o Tablas de Retención Documental

Aplicar las TRD o TVD según sea el caso, identificando y clasificando la documentación por series documentales relevantes y establecer los documentos de carácter histórico.

Alistamiento Documental

En este proceso de deberá realizar el proceso de depuración documental, eliminación de material metálico (ganchos, clips o grapas), la información deberá estar totalmente organizada y preparada para la digitalización, para estos casos la foliación es relevante por este motivo deberá estar bien realizada y se le deberá efectuar un control de calidad antes de iniciar el proceso de digitalización.

Control de Calidad: requiere identificar hojas dobladas, arrugadas, errores de foliación y material metálico que pueda obstruir o dañar la calidad de las imágenes o los scanner (el objetivo es que la entidad evite reprocesos pues esto acarrea sobrecostos para la entidad en capital humano, materiales e insumos).

Nota: Esta etapa es relevante, debido a que los documentos pueden tener elementos que les pueden causar deterioro o daños en el escáner.

Digitalización Documental

Los documentos se colocan en el alimentador del scanner, de acuerdo al caso o en la cama plana, según las características de los documentos y deberán ser pasados por el escáner teniendo en cuenta lo siguiente:

- Durante el proceso de digitalización documental se deberán tener en cuenta las técnicas establecidas dentro del protocolo de digitalización documental establecido por el Archivo General de la Nación.

- El tamaño de los documentos o del papel deberá quedar plenamente identificado, en el momento en que estos se digitalicen, esto teniendo en

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cuenta lo estipulado en el protocolo de digitalización documental, el cual especifica que los documentos deberán quedar con marco negro para identificar su límite externo del documento.

Control de Calidad: La digitalización documental requiere de un control de calidad durante el proceso, con el fin de que la imagen quede totalmente legible se debe tener en cuenta lo siguiente:

El brillo debe ser el adecuado Verificar la intensidad del color, esta deberá ser la apropiada con el fin

de que la información que contiene el documento sea legible. Las imágenes no pueden estar cortadas. Las imágenes no deben estar retocadas. Se verifica la calidad de las imágenes escaneadas, puntos negros,

manchas, rayones, etc.

Nota: La entidad deberá tener en cuenta que para la digitalización de documentos, deberá elaborar un plan a futuro para la migración de la información o la recuperación de las imágenes y un medio en el cual estas puedan ser visualizadas o consultadas, esto debido a la obsolescencia de las tecnologías con el paso del tiempo

Indexación Documental

Efectuar la indexación documental, describiendo claramente el contenido clave de los documentos, quiere decir esto que al evaluar el documento se deberán identificar los conceptos principales, con el fin de facilitarles a los usuarios la búsqueda de los documentos.

Control de Calidad: para el proceso de indexación, se debe revisar que la información ingresada sea la correcta con respecto a la imagen, y que las palabras clave son una herramienta básica para la organización, clasificación y descripción de la información.

La etapa indexación requiere previamente una identificación de los campos relevantes a ingresar, durante este proceso, en esta fase se ingresan los datos con los cuales se buscara posteriormente los documentos.

Recurso Humanos y Recursos Tecnológicos

Recurso Humano

Para la ejecución de este proyecto se requiere de capital humano para la realización de cada una de las actividades, las cuales son:

- Alistamiento Documental (una persona).

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- Control de Calidad “Verificación de la Documentación” (Una Persona).- Digitalización Documental e indexación documental (Una Persona).- Control de Calidad de digitalización e indexación (Una Persona).

Recursos Tecnológicos y otros

Hardware:

- Se requiere de conexión a internet y conexión a Orfeo.- Establecer una Estación de trabajo que permita la digitalización documental, en

los equipos, pero que la información sea almacenada en otro servidor.- Equipos de cómputo y Escáner (los equipos de cómputo deben tener una

buena capacidad al igual que los Escáner).

Software

Instalación del software de digitalización de los escáneresInstalación Orfeo SkinaScan en cada uno de los equipos.

Mantenimiento de equipos

Para este proyecto se debe tener en cuenta un presupuesto adicional, para realización de los mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos.

Mantenimiento preventivo: El mantenimiento preventivo debe realizarse con el fin de conservar los equipos e instalaciones, en este se deberán hacer revisiones, limpieza y reparaciones mínimas a los equipos con el fin de garantizar el buen funcionamiento de los mismos.

Mantenimiento Correctivo: El mantenimiento correcto implica el remplazo o cambio de piezas de los equipos con el fin de corregir defectos, averías o defectos que causan el mal funcionamiento.

Ubicación Módulos de trabajo

Para la ubicación del Micro-centro de reprografía se requiere de un espacio amplio, con el fin de ubicar los equipos, realizar el alistamiento documental y el respectivo control de calidad, adicionalmente se requiere:

• Mesas de trabajo • Sillas

Otros

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Se debe tener en cuenta que para la instalación y buen funcionamiento de los equipos se requiere de buenas conexiones eléctricas con polo a tierra y acceso a la red institucional.

Diseño Puesto De Trabajo

Presupuesto Requerido

El presupuesto asignado para la presente vigencia es de $30.000.000

Escáner $25.000.000

Equipos $5.000.000

Puesto de trabajo $5.000.000

Total $35.000.000

Presupuesto Vigencia 2016

- Mantenimiento de Equipos $ 15.000.000

ESTUDIO DE MERCADO

OBJETIVO

Digitalización de los documentos que son relevantes para la entidad, teniendo en cuenta sus características e importancia para la ejecución de las diferentes actividades administrativas y jurídicas.

PROCESO A CONTRATAR

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INDEXACION: Proceso por el que se establecen los campos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información. Establecer puntos de acceso para facilitar la recuperación de los documentos.

REPROGRAFIA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

DOCUMENTOS PROYECTADOS A DIGITALIZAR PRIMERA FACE NOMINA SECCIONALES

CANTIDAD DE CAJAS POR SECCIONAL CANTIDAD APROXIMADA MTS LINEALES A DIGITALIZAR

Seccional Bogotá: 237 cajas Seccional Antioquia: 25 Cajas Seccional Atlántico: 21 cajas Seccional Bolívar: 39 cajas Seccional Boyacá: 39 cajas Seccional Caldas: 13 cajas Seccional Cauca: 22 cajas Seccional Huila: 19 cajas Seccional Meta: 22 cajas Seccional Nariño: 28 cajas Seccional Nte de Santander: 27 cajas Seccional Quindío: 36 cajas Seccional Risaralda: 42 cajas Seccional Santander: 31 cajas Seccional Tolima: 41 cajas Seccional Valle: 36 cajas

Seccional Bogotá: 59,25 Metros Lineales Seccional Antioquia: 6, 25 Metros Lineales Seccional Atlántico: 5,25 Metros Lineales Seccional Bolívar: 5,5 Metros Lineales Seccional Boyacá: 9,75 Metros Lineales Seccional Caldas: 7,25 Metros Lineales Seccional Cauca: 5,5 Metros Lineales Seccional Huila: 4,75 Metros Lineales Seccional Meta: 5,5 Metros Lineales Seccional Nariño: 7 Metros Lineales Seccional Nte de Santander: 6,75 Metros Lineales Seccional Quindío: 9 Metros Lineales Seccional Risaralda: 10,5 Metros Lineales Seccional Santander: 7,75 Metros Lineales Seccional Tolima: 10,25 Metros Lineales Seccional Valle: 9 MTS Lineales

Total aprox. : 678 cajas Total Aprox. : 169,25 Metros Lineales

1. Cálculo de folios por carpeta: 220 Folios según muestra representativa.2. Datos de Indexación Requeridos: Nombres, Apellidos, Número de Cedula,

Fechas, Seccional, No de Carpeta (Datos a extraer de la nómina, Soportes de pagos a la Seguridad Social, Parafiscales y resoluciones).

3. Las imágenes deberán quedar en una buena resolución con el fin de poder leer claramente la información contenida en los documentos sin necesidad de dirigirnos a los físicos.

4. Cantidad de Folios por metro lineal: 9.000.000 folios.

EMPRESAS CONSULTADAS

EMPRESAVALOR

DIGITALIZACIONVALOR

INDEXACIONMTS LINEALES

ALPOPULAR – ALARCHIVO

70 por imagen 240 por imagen Aprox. 10 MTS lineales (imagen $310 - Metro lineal a $2.790.000)

25

COLVATEL 70 300 Indexado Aprox. 9 Metro Lineales (Imagen $370 – Metro Lineal $3.330.000)

AUREA 75 por imagen 100 por cada campo indexado

($600)

Aprox. 5 MTS Lineales (Imagen $675 – Metro Lineal $6.075.000)

Nota: Un Metro Lineal equivale a 9.000.000 FoliosTiempo de ejecución: 3 a 4 mesesNo. de MTS Lineales según presupuesto: 9 MTS lineales aprox.Presupuesto INCI: $30.000.000

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inci.gov.coinci.gov.co/sites/default/files/transparencia/planeacion... · web viewadicionalmente se...

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