importancia del control interno en la gestiÓn de las empresas comerciales aÑo 2013
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TESIS CONTABILIDADTRANSCRIPT
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UNIVERSIDAD CATLICA LOS NGELES
DE CHIMBOTE
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES,
FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO EN LA
GESTIN DE LAS EMPRESAS COMERCIALES AO 2013
TESIS PARA OPTAR EL TTULO PROFESIONAL DE
CONTADOR PBLICO
AUTOR:
JORGE MANUEL CABELLO YACOLCA
ASESORA
MAG. CPCC MARIA NINAMANGO DE LA CRUZ
LIMA-PER
2013
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ii
TTULO DE LA TESIS
IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO EN LA GESTIN DE
LAS EMPRESAS COMERCIALES AO 2013
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iii
JURADO EVALUADOR
CPCC MAXIMO JAIME LEYTON SANCHEZ
PRESIDENTE DEL JURADO DE SUSTENTACION
CPCC GUILLERMO ALFREDO BARDALES DIAZ
SECRETARIO DEL JURADO DE SUSTENTACION
CPCC CARLOS POLO RUIZ
MIEMBRO DEL JURADO DE SUSTENTACION
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iv
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Catlica
Los ngeles de Chimbote,
que me abri sus puertas
para darme la oportunidad
de mi vida. A esta entidad
reconocer mi agradecimiento
eterno.
A mi familia, por su apoyo.
Por creer en m.
-
v
RESUMEN
La investigacin tuvo como objetivo determinar la importancia del control interno en
la gestin de las empresas comerciales al ao 2013, as como tambin describir las
ventajas y consecuencias de no aplicarla en las diferentes reas, sean estas contables
o administrativas. La investigacin fue bibliogrfica documental, porque la
recoleccin de la informacin se apoy en documentos estudiados, investigaciones
producidas y anotaciones bibliogrficas, obtenindose los siguientes resultados: los
controles internos en todas las empresas comerciales e inclusive las dems, es de
suma importancia por ser una herramienta estratgica en el desarrollo y crecimiento
empresarial, ya que coadyuvar a evitar errores, omisiones, riesgos o fraudes,
protegiendo y cuidando la gestin administrativa y contable. Mediante el
establecimiento de los controles internos se logra evaluar el cumplimiento y
acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables contribuyendo al funcionamiento
efectivo del sistema operativo de la organizacin, fijando y evaluando los
procedimientos contables, financieros y administrativos. Por lo que se recomienda
que los controles internos deban ser empleados por todas las empresas
independientemente de su tamao, estructura y naturaleza de operaciones; diseados
de tal forma que permitan proporcionar una seguridad razonable, eficiencia, y
confiabilidad de la informacin financiera.
Palabras claves: control interno, gestin empresarial, importancia, empresa
comercial.
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vi
ABSTRACT
The research aimed to determine the importance of internal control in the
management of business enterprises by 2013, as well as describing the benefits and
consequences of not applying it in different areas, whether financial or
administrative. The research literature - documentary, because the data collection
was based on documents studied, produced research and bibliographical entries, with
the following results: internal controls in all commercial enterprises and even the
others, is very important to be a strategic tool for business growth and development,
as will contribute to avoid errors, omissions, or fraud risks, protecting and caring
administration and accounting. By establishing internal controls to assess compliance
is achieved and compliance with laws and regulations contribute to the effective
functioning of the organization's operating system, setting and evaluating accounting
procedures, financial and administrative. It is recommended that internal controls
should be used by all companies regardless of their size, structure and nature of
operations, designed so created to provide reasonable assurance, efficiency, and
reliability of financial information.
Keywords: internal control, business management, important commercial
enterprise.
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vii
CONTENIDO
I. INTRODUCCIN .............................................................................................. 10
II. REVISIN DE LITERATURA ......................................................................... 13
2.1. Antecedentes .............................................................................................. 13
2.1.1. Tesis El Control Interno de una Empresa Comercial .......................... 13
2.1.2. Tesis Diseo de Control Interno para la Pequea y Mediana Empresa 14
2.1.3. Tesis Control Interno ........................................................................... 15
2.1.4. Tesis Elaboracin de un Modelo de Control Interno para Minimizar la
Prdida de Materia Prima en la Empresa de Lacteos Produlac G&M 2008....... 16
2.1.5. Tesis Diseo de un Sistema Sistema de Control Interno en una Empresa
Comercial de Repuestos Electrnicos ................................................................ 16
2.1.6. Tesis Control Interno del Proceso de Compras y su Incidencia en la
Liquidez de la Empresa Comercial Yucailla Cia. Ltda. Latacunga Durante el ao
2010 ............................................................................................................. 17
2.1.7. Tesis Evaluacin del Sistema de Control Interno de la Fundacin
Museo de Arte Contemporneo de Zulia ............................................................ 19
2.1.8. Tesis Propuesta de un Sistema de Control Interno para la Alcalda de
Antiguo Cuscatln .............................................................................................. 19
2.1.9. Tesis Propuesta de un Sistema de Control Interno para la Mediana
Empresa Ferretera de Santa Ana ........................................................................ 20
2.1.10. Tesis Importancia del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de una
Empresa Comercial de Distribucin de Utensillos de Peltre .............................. 21
2.1.11. Nuevos Conceptos de Control Interno Informe COSO ....................... 23
2.1.12. Propuesta de Evaluacin y Diseo de un Sistema de Control Interno
Contable a la Empresa J.F. Nasser & Co., Dedicada a la Importacin y
Comercializacin de Vinos. ................................................................................ 30
2.2. Marco Terico ........................................................................................... 30
2.2.1. Origen del Control Interno ................................................................... 30
2.2.2. Evolucin del Concepto de Control Interno ........................................ 31
2.2.3. Definicin e Importancia del Sistema de Control Interno .................. 31
2.2.4. Empresa y Control Interno: Reflexiones para el Entendimiento desde
los Mecanismos Disciplinarios ........................................................................... 33
2.2.5. Sistema de Control Interno: Facultad y Deber ..................................... 36
2.2.6. Caractersticas Generales del Control Interno ..................................... 37
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viii
2.2.7. Elementos que Componen el Control Interno ...................................... 42
2.2.8. Objetivos del Control Interno .............................................................. 44
2.2.9. Limitaciones del Control Interno ......................................................... 45
2.2.10. Responsabilidad del Control Interno ................................................... 45
2.2.11. Control Interno de Inventarios ............................................................. 46
2.2.12. Diferencia entre Auditora y Control Interno ..................................... 48
2.2.13. Definicin de Gestin Empresarial ...................................................... 49
2.2.14. Efectividad de Control Interno ............................................................ 50
2.2.15. Eficiencia y Eficacia en una Empresa .................................................. 50
2.2.16. Empresas Comerciales ......................................................................... 51
2.2.17. Procedimientos Contables .................................................................... 51
2.2.18. Activo de una Empresa ........................................................................ 53
2.2.19. Estados Financieros ............................................................................. 54
2.2.20. Fraude en una empresa y como evitarlo .............................................. 55
2.2.21. Ratios Financieros ................................................................................ 57
2.2.22. El Sistema de Control Interno o de Gestin ........................................ 58
2.2.23. Diagnostico para el Mejoramiento del Sistema de Control Interno en la
Empresa Anipack Ltda en Bogot (El informe COSO como alternativa de
diagnstico del Sistema de Control Interno) ...................................................... 60
2.3. Marco Normativo ...................................................................................... 64
2.3.1. Control Interno - Sistema COSO ......................................................... 64
2.3.2. Sistema de Control Interno Modelo COCO ......................................... 65
2.3.3. Comparacin de Controles Internos: Cobit, SAC y COSO ................. 65
2.3.4. Modelo de Control Interno .................................................................. 80
2.4. Marco conceptual ...................................................................................... 98
2.4.1. Control Interno ..................................................................................... 98
2.4.2. Importancia del Control Interno ......................................................... 98
2.4.3. Gestin Empresarial ............................................................................. 98
2.4.4. Seguridad Razonable ........................................................................... 99
2.4.5. Manual de Organizacin ...................................................................... 99
2.4.6. Manual de Procedimientos ................................................................. 100
2.4.7. Control Interno Contable ................................................................... 100
2.4.8. Control Interno Administrativo ......................................................... 101
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ix
2.4.9. Sistema de Control de la Gestin ....................................................... 101
2.4.10. Gestin Integral de Riesgo ................................................................. 102
2.4.11. Entorno de Control ............................................................................. 103
III. METODOLOGA ......................................................................................... 104
3.1. Tipo y nivel de investigacin .................................................................. 104
3.1.1. Tipo de investigacin ......................................................................... 104
3.1.2. Nivel de investigacin ....................................................................... 104
3.2. Diseo y Tcnica de la investigacin...................................................... 104
3.3. Poblacin .................................................................................................. 104
IV. RESULTADOS ............................................................................................ 105
V. CONCLUSIONES ............................................................................................ 106
VI. RECOMENDACIONES ............................................................................... 107
Aspectos Complementarios ..................................................................................... 108
Referencias Bibliogrficas ....................................................................................... 108
Anexos ..................................................................................................................... 114
Anexo 1: Matriz de Consistencia ............................................................................. 115
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10
I. INTRODUCCIN
El presente trabajo de investigacin tiene como objetivo principal sustentar la
significativa importancia que tiene el sistema de control interno en las empresas
comerciales, ante la problemtica de no contar con controles internos adecuados o
carecer de estos, situacin que las exponen a que se produzcan fraudes, robos
sistemticos o colusin entre empleados para daar a la organizacin afectando en
forma considerable sus utilidades.
En este trabajo se expone los efectos negativos de prescindir del sistema de control
interno, y a la vez se muestra en diversas formas la conveniencia para que se adopten
las medidas de control necesarias que le permitan a la empresa corregir, eliminar o
aadir controles efectivos que contribuyan a una adecuada gestin administrativa,
contable y financiera.
La facultad y no obligatoriedad que tienen las empresas comerciales de contar con
controles internos, permite la influencia positiva o negativa en su crecimiento o
decrecimiento. La competencia que existe en el mundo de los negocios a nivel local,
nacional y mundial exige que las organizaciones realicen en forma continua
revisiones de sus diferentes reas, sean estas contables, administrativas u operativas,
teniendo como fin poder detectar a tiempo los posibles errores o irregularidades para
la aplicacin de los correctivos necesarios.
Entre los aspectos ms importantes donde toda empresa comercial debe hacer
nfasis, est la revisin y anlisis permanente de sus cuentas por cobrar, de manera
de conocer su situacin, y que tanto puede perjudicar a la organizacin, un
descontrol, o un manejo indebido de ellas. Se destaca el rubro cuentas por cobrar
porque esta incluye no solamente el reclamo de derechos frente a los clientes, que
surgen de la venta de bienes, sino una diversidad de derechos mixtos, como
prstamos al personal, prstamos a subsidiarias, derechos a diferentes firmas,
derechos por reembolsos de impuestos y avances a proveedores, conceptos que de no
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11
dedicarles especial atencin mediante el control interno puede generar significativos
impactos econmicos en las organizaciones.
En trminos generales en el mundo empresarial la carencia de un adecuado
Sistema de Control Interno, ha dificultado en el tiempo el funcionamiento de
actividades contables, financieras y/o administrativas, dndose duplicidad de
funciones y centralizacin de tareas, al no contar con normatividad necesaria se
impide tener una correcta ejecucin del trabajo por parte del recurso humano y no
le permite tener un claro conocimiento de las delimitaciones de sus obligaciones y
responsabilidades. El presente trabajo de investigacin se justifica por que nos
permite corroborar la interrogante: Por qu es significativamente importante el
control interno en la gestin de las empresas comerciales?
As tambin, para tener ideas mucho ms claras de la importancia del control interno
en las empresas, este trabajo de investigacin permiti revelar las interrogantes
especficas siguientes: Cules son los controles internos que deben ser
implementados en las empresas comerciales? y Quines son los responsables de
la implementacin de los controles internos en las empresas comerciales?
Sobre lo antes sealado, el objetivo principal de la investigacin fue:
Determinar porque es significativamente importante el control interno en la
gestin de las empresas comerciales, y como objetivos especficos:
Determinar cules son los controles internos que deben ser implementados en
las empresas comerciales, y
Definir quines son los responsables de la implementacin de los controles
internos en las empresas comerciales.
La investigacin se formul ante la carencia de controles internos que registra las
empresas comerciales en la gestin de las diferentes reas involucradas, lo que
impide tener resultados satisfactorios. Empricamente es importante porque los
resultados pueden servir tanto a la pequea, mediana y gran empresa comercial que
permitir que la organizacin tenga un sistema de control ptimo, principalmente de
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sus costos y por ende una mejor gestin empresarial. Contablemente es importante
porque el proceso de implementacin del sistema de control interno en las empresas
comerciales conllevar al mejoramiento en los registros de las cuentas y los
resultados. Tericamente es importante porque nos induce a revisar las teoras y los
enfoques que existen sobre el control interno, sus efectos y sus beneficios.
Metodolgicamente tambin es importante en la medida que los procedimientos,
tcnicas y mtodos empleados en esta investigacin puedan servir en otros estudios
similares. La investigacin se sustenta en la afirmacin que el control interno
contribuir al funcionamiento eficaz del sistema operativo de las organizaciones,
fijando y evaluando los procedimientos contables, financieros y administrativos,
detectando errores o irregularidades, y propugnando por las soluciones factibles.
Los resultados de esta investigacin pueden ser mucha utilidad para los contadores,
administradores, gerentes de empresas de empresas comerciales de todo el pas que
se interesan en llevar un buen control de sus procesos, a la vez de contar con
herramientas de toma de decisiones. Igualmente, la investigacin tambin contribuir
en ampliar los conocimientos del estudiantado e interesados en el tema, en razn que
la informacin que se obtuvo fue de fuentes confiables. Asimismo, se espera que esta
investigacin fomente otras investigaciones sobre el problema planteado donde se
consideren otras variables de estudio que no se han incluido en esta tesis.
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13
II. REVISIN DE LITERATURA
2.1.Antecedentes
En la investigacin se analizaron trabajos de tesis relacionadas con la importancia
que tienen los controles internos en la gestin de las empresas comerciales, as
como algunos autores que han escrito al respecto.
2.1.1. Tesis El Control Interno de una Empresa Comercial
Alvarado, P. (2004). Cuando una empresa va creciendo, la administracin se da
cuenta que le es imposible atender un sinnmero de actividades comerciales que
antes constituan su labor ms importante, entonces tiene que pensar en la
conveniencia de contratar o delegar algunas de sus funciones a sus empleados para
que la empresa pueda desenvolverse en forma satisfactoria, es decir contratar
personal capacitado para cada uno de los departamentos, implantndose as la
divisin del trabajo para el logro de un fin comn.
La gerencia general coordina el trabajo de los gerentes de departamentos o
empleados de la empresa, lo cual constituye un problema, cuya solucin se estima
como la funcin ms importante de la gerencia de una empresa.
Los problemas que plantea el control de los negocios tiene su origen en las
diversas actividades que puedan considerarse concentradas alrededor de dos
funciones, la de comprar y la de vender mercancas.
En la actualidad todava existen algunos empresarios que piensan que los mtodos
de control interno no son importantes, y teniendo empleados de confianza estn
cubriendo los riesgos de fraudes. Tener confianza en los empleados es correcto,
pero esto da lugar a exponerse a los fraudes. Muchos de los fraudes se han debido
a los empleados que se consideraban dignos de confianza. En consecuencia esta es
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14
una razn de importancia para afirmar el valor que posee el control interno; de
evitar las malversaciones y fraudes.
Cuando no existen procedimientos de control interno se pueden cometer errores
voluntarios o involuntarios en las transacciones dentro de una empresa, as como
prdida de tiempo y costos relacionados. El gerente con visin no esperar que
esto suceda y procurar adaptar su negocio a un control interno efectivo que le
rinda la mxima eficiencia.
2.1.2. Tesis Diseo de Control Interno para la Pequea y Mediana Empresa
Flores, Y. & Ibarra, G. (2006). Control interno es el plan de organizacin, los
mtodos y procedimientos coordinados, la asignacin de deberes,
responsabilidades y el diseo de cuentas e informes empleados para asegurar que
los activos estn protegidos, confirmar la confiabilidad y exactitud de los datos
contables para la toma de decisiones, promover que las actividades operativas se
desarrollen eficazmente, comunicar las polticas administrativas y fomentar su
cumplimiento.
La importancia que el control interno representa para la empresa es notable, que si
nos basamos en el concepto presentado en el prrafo anterior, observamos que
afecta a las polticas, procedimientos y estructura de la organizacin, los mtodos
para asignar la autoridad y responsabilidad e inclusive el funcionamiento del
consejo de administracin. Tambin est en relacin con la confiabilidad de los
estados contables, los sistemas de informacin, la eficacia y la eficiencia operativa
as como la reduccin de riesgo de fraudes.
El tamao de la empresa no es un factor que delimitar la importancia del sistema
ya que en organizaciones donde existe un solo dueo al igual que toma las
decisiones, participa en la operacin y requiere de un sistema contable siendo
viable contar con un sistema control interno adecuado.
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En las pequeas y medianas empresas que reclaman contar con informacin
confiable se requiere que el control interno proporcione una mayor seguridad.
El contar con un control interno adecuado a cada tipo de empresa nos permitir
maximizar la utilizacin de recursos con calidad para alcanzar una adecuada
gestin financiera y administrativa, para obtener mejores niveles de productividad;
tambin ayudar a contar con recursos humanos motivados, capacitados,
comprometidos con su organizacin y dispuestos a brindar al cliente servicios de
calidad.
Por ltimo el tener un control actualizado en las reas bsicas de la empresa
permitir alimentar el sistema de informacin y ayudar a la adecuada toma de
decisiones.
2.1.3. Tesis Control Interno
Ochoa, C. (2011). Todas las empresas pblicas, privadas y mixtas, ya sean
comerciales, industriales o financieras, deben de contar con instrumentos de
control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por
un catlogo de cuentas eficiente y prctico, debe contar, adems, con un sistema
de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los
estados financieros.
Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde el punto
de vista de la integridad fsica y numrica de bienes, valores y activos de la
empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancas, cuentas y
documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un
sistema eficiente y prctico de control interno, dificulta la colusin de empleados,
fraudes, robos, etc.
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2.1.4. Tesis Elaboracin de un Modelo de Control Interno para Minimizar la
Prdida de Materia Prima en la Empresa de Lacteos Produlac G&M
2008
Mijas, D. (2009). El control de los inventarios contempla una serie de
disposiciones que incluyen desde la formulacin del pedido hasta la recepcin de
insumos por el almacn central, pasando por el registro, acomodo, salvaguarda,
conservacin y despacho a las unidades en una primera etapa.
El control interno es muy importante porque la materia prima es el alma de la
empresa; las compaas exitosas cuidan mucho proteger sus inventarios
incluyendo varios elementos para su buen control interno sobre los inventarios.
2.1.5. Tesis Diseo de un Sistema Sistema de Control Interno en una Empresa
Comercial de Repuestos Electrnicos
Rojas, W. (2007). Control, segn uno de sus significados gramaticales, quiere
decir comprobacin, intervencin o inspeccin.
El control es una actividad de monitorear los resultados de una accin que permite
tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y adoptar medidas preventivas.
Tambin tiene como propsito esencial, preservar la existencia de cualquier
empresa y apoyar su desarrollo; su objetivo final es contribuir a lograr los
resultados esperados.
Se puede afirmar por consiguiente que:
El control interno es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados
por una empresa u organizacin, con el fin de asegurar que los activos estn
debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la
actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las polticas
trazadas por la gerencia, en atencin a las metas y los objetivos previstos.
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2.1.6. Tesis Control Interno del Proceso de Compras y su Incidencia en la
Liquidez de la Empresa Comercial Yucailla Cia. Ltda. Latacunga
Durante el ao 2010
Asubadin, I. (2011). El Control Interno en una Empresa Comercial, realizada en la
ciudad de Guatemala, por Alvarado Villatoro Pedro Augusto, dirigido por el Dr.
Jos Fernando Ros, ao 2004. En su tesis manifiesta que: El Control Interno es
el desarrollo econmico que ha permitido el establecimiento de grandes negocios a
pesar de la complejidad que existe tanto en la administracin como en la
organizacin de empresas, es por esa razn que el control interno es un proceso
que lleva a cabo el Consejo de Administracin, la Gerencia, el personal de la
empresa es decir se incluyen todas las personas que forman parte de la
organizacin con el fin de alcanzar los objetivos planteados por cada una de
quienes conforman la organizacin.
Tomando la opinin del autor de la tesis antes mencionada se concluye que el
Control interno constituye uno de los elementos fundamentales en toda
organizacin con el propsito de mejorar las actividades administrativas o
financieras segn sea la organizacin, el objetivo del control interno es controlar,
organizar los procesos de las actividades para evitar falencias en la organizacin a
fin de conseguir los objetivos planteados.
Diseo del control interno para el mejoramiento de las decisiones en la empresa
importadora Alvarado Ca. Ltda., ao 2004, realizada en la ciudad de Ambato, por
Blgica Holanda Salas Espn, dirigido por el C.P.A. Dr. Oscar Lpez Paredes, ao
2004. En su tesis manifiesta que: El control interno es un proceso diseado para
proporcionar seguridad razonable en relacin al logro de objetivos de eficiencia y
efectividad de las operaciones, confiabilidad del proceso de informacin financiera
y el cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.
Segn opinin del autor sobre la investigacin realizada puedo comentar que el
control interno es muy importante dentro de una organizacin ya que ayuda a
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cumplir con los objetivos y metas fijadas por la empresa, el control interno ayuda
al ser humano a realizar de forma correcta sus actividades sin olvidar valores y
tica profesional que debe tener cada persona y formar parte de este control en
cada una de las reas que posee una empresa con el fin de proporcionar seguridad
razonable para la organizacin.
Propuesta de evaluacin y diseo de un Sistema de Control Interno Contable a la
empresa J.F. Nasser & Co., dedicada a la importacin y comercializacin de vinos,
realizada en la ciudad de Quito, Sangolqui por Patricia Rodrguez Gmez dirigido
por Dr. Cesar Pasquel, ao 2007. En su tesis nos comenta que el Control Interno se
define como: Control Interno es un proceso realizado por el consejo de directores,
administradores y otro personal de una entidad diseado para proporcionar
seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos siempre y cuando
estos objetivos tengan: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de
la informacin financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Mediante varios estudios se ha demostrado que las organizaciones tienen la
necesidad de un sistema de control interno para el logro de sus propsitos,
objetivos y metas en todo tipo de empresas. La funcin del Control interno es
aplicable en todas las reas de aplicacin de los negocios, de su efectividad
depende que la administracin obtenga la informacin necesaria para seleccionar
las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.
Segn opinin del autor de la investigacin realizada se concluye que el Control
Interno nace de la necesidad de una entidad para reducir fraudes, evitar el
desperdicio cumplir con las polticas que la empresa requiere con el personal,
comprobar la veracidad de los informes contables, salvaguardar los activos de la
empresa. Mediante estas propuestas que ayudar el control interno a cumplir las
metas de la empresa se llegar tambin a planificar, verificar y controlar de mejor
manera las actividades cotidianas con las que se tomar las decisiones correctas
para la empresa y el progreso de la misma.
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2.1.7. Tesis Evaluacin del Sistema de Control Interno de la Fundacin Museo
de Arte Contemporneo de Zulia
Perozo, M. (2005). El Control Interno es importante debido a que ayuda a que la
entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y prevencin ante la prdida de
recursos, as como tambin a la obtencin de informacin financiera y contable.
El Control Interno es importante ya que todas las empresas pblicas, privadas y
mixtas deben contar con un buen Sistema de Control Interno para confiar en los
conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros.
En ese sentido, el Control Interno brinda una confianza razonable de que los
estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que
disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.
2.1.8. Tesis Propuesta de un Sistema de Control Interno para la Alcalda de
Antiguo Cuscatln
Hernandez, A. & Aristides, J. (2003). La importancia del Sistema de Control
Interno se manifest inicialmente en el sector privado, donde se reconoci como
fundamental e indispensable, en virtud del crecimiento de las organizaciones, el
volumen de las operaciones, los niveles de riesgo, la complejidad de los sistemas
de informacin y el aumento en los niveles de riesgos reales y potenciales.
De igual manera, la consideracin sobre el funcionamiento del control interno de
las organizaciones se constituy en factor prioritario dentro de las normas de
auditora, con tal fin se han desarrollado diferentes enfoques orientados a lograr
mecanismos giles de evaluacin del control interno, cuyos resultados,
debidamente ponderados, sirvan de herramienta bsica para que el auditor proyecte
y determine el alcance, la naturaleza y la extensin de los procedimientos de
auditora por aplicar.
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Por aos los empleados, comenzando con los de primer nivel jerrquico se
acostumbraron a que el desempeo de sus cargos les permitiera ejercerlos sin
necesidad de preocuparse por la calidad de la gestin. Partan de la base de que
para ello existan los organismos de control, sin cuya aprobacin previa no se daba
paso alguno, lo cual explica buena parte de las prcticas que pervirtieron y
entorpecieron la gestin y las relaciones con los ciudadanos y a menudo la
convirtieron en nido de burocracia y corrupcin. Haba gerentes que planeaban,
organizaban y administraban, pero que no controlaban, lo cual constitua un
enfoque negativo de la funcin gerencial.
Las instituciones encargadas del control previo crecieron sin medida, con
abultadas nminas que concentraban un exorbitante y siempre creciente poder
poltico, y cuanto ms intervenan, menos transparencia se obtena en el
desempeo de las entidades vigiladas.
No hay control interno eficiente si la organizacin no permite, entre otras cosas,
una evaluacin continua del personal y si no hay voluntad de realizar los ajustes
que se requieran cuando los objetivos de la organizacin no se estn cumpliendo o
se estn logrando con derroche, sin orden, ni transparencia, sin cumplir las normas
legales o los principios de eficiencia.
2.1.9. Tesis Propuesta de un Sistema de Control Interno para la Mediana
Empresa Ferretera de Santa Ana
Aguilera, I., Fuentes, E. & Romn M. (2010). El control interno puede ayudar a
una entidad a conseguir sus metas de desempeo y rentabilidad, y prevenir la
prdida de recursos. Puede ayudar a asegurar informacin financiera confiable, y a
asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando prdida de
reputacin y otras consecuencias. En suma, puede ayudar a una entidad a cumplir
sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino.
Adems el control interno, ayuda a disminuir el riesgo de prdida de la confianza
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21
de que los inversionistas/partes interesadas al garantizar la elaboracin de informes
financieros confiables.
2.1.10. Tesis Importancia del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de una
Empresa Comercial de Distribucin de Utensillos de Peltre
Tzoc, F. (2008). Sistema de Control Interno basado en Informe Coso de una
Empresa Comercial de Distribucin de Utensillos de Peltre.
El control es parte de las actividades que realizamos diariamente, y es de gran
Importancia en la planeacin de los procedimientos que se efectan en las tareas
encomendadas.
En una empresa se establece un Sistema de Control Interno para ayudar a la
administracin a cumplir las metas que se han planeado, como se mencion en el
captulo anterior las empresas se conforman de acuerdo a su clasificacin,
caractersticas, elementos, y estableciendo sus objetivos, los cuales varan
dependiendo de la naturaleza de sus operaciones.
El obtener un entendimiento de la entidad y su entorno incluyendo su control
interno, es un proceso continuo, dinmico de compilacin, actualizacin y anlisis
de informacin en toda la auditora. Dichas disposiciones se incluyen en el
presente documento de una forma amplia, como lo observa el actual Informe
COSO.
COSO, publicado en EE.UU. en 1992, surgi como una respuesta a las inquietudes
que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones
existentes en torno a la temtica referida. La cual ha tenido modificaciones a lo
largo de su emisin, que contribuyen en gran medida a la aplicacin de los
procedimientos de evaluacin del riesgo, para obtener un entendimiento de la
entidad y su entorno, incluyendo su control interno, de los procedimientos
podemos mencionar los siguientes:
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Investigaciones con la administracin y otros dentro de la entidad,
Procedimientos analticos y
Observacin e inspeccin.
No se requiere que el auditor realice todos los procedimientos de evaluacin del
riesgo. Sin embargo, sern realizados en el curso de obtener el entendimiento
requerido para darle respuesta a las exigencias planteadas, o riesgos existentes.
El Informe Coso plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco
aos por el grupo de trabajo de la Comisin Nacional de Informacin Financiera
Fraudulenta (National Commission on Fraudulent Financial Reporting), que cre
en Estados Unidos en 1985 el Comit de Patrocinar las Organizaciones
(Committee of Sponsoring Organizations), bajo la sigla COSO. Grupo constituido
por representantes de las siguientes organizaciones:
La Asociacin Americana de Contabilidad (American Accounting
Association) AAA.
El Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (American
Institute of Certified Public Accountants) AICPA.
El Instituto Ejecutivo Financiero (Financial Executive Institute) FEI.
El Instituto de Auditores Internos (Institute of Internal Auditors) IIA.
El Instituto de Contadores de Direccin (Institute of Management
Accountants) IMA.
Quienes encomendaron la redaccin del informe a Coopers & Lybrand.
Se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo
marco conceptual de control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y
conceptos que venan siendo utilizados sobre este tema, logrando as que, al nivel
de las organizaciones pblicas o privadas, de la auditora interna o externa, o de
los niveles acadmicos o legislativos, tomen de referencia un marco conceptual
comn, una vision integradora para lograr superar las demandas generalizadas de
todos los sectores involucrados.
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El sistema consiste de polticas y procedimientos especficos para cada una de las
reas que forman los Estados Financieros de una empresa, destinados a dar a la
administracin garantas razonables de que se cumplirn las metas y objetivos que
se consideran importantes para la empresa.
2.1.11. Nuevos Conceptos de Control Interno Informe COSO
Marn, M. (s/f). Antecedentes. Evolucin de las necesidades de la empresa en
materia de control. Si tuvisemos que caracterizar el entorno econmico en el que
se mueve la empresa en la actualidad, lo podramos hacer con una sola palabra:
dinamismo. Los cambios que el contexto est sufriendo son de tal magnitud que
algunos autores hablan de una segunda revolucin industrial: el paso de la era
informtica a la digital. La nueva situacin a la que deben enfrentarse las empresas
las obliga a desarrollar mecanismos de adaptacin y buscar nuevas maneras de
operacin que les permitan sobrevivir.
Los problemas y las soluciones de una empresa tienden a cambiar en la medida en
que se incrementan el nmero de empleados, las cifras de ventas y la complejidad
de las operaciones. Segn Greiner (1972), las organizaciones que no crecen en
tamao pueden conservar los mismos instrumentos de direccin y prcticas a lo
largo de largos perodos de tiempo. La implantacin de un sistema de control
interno ha adquirido especial importancia y ha ido ampliando sus mbitos de
aplicacin, en la medida en que el incremento de la dimensin empresarial ha
supuesto un distanciamiento por parte de los propietarios, en el control da a da,
de las operaciones que se producen en la empresa.
Cuando la estructura organizativa de la empresa se caracterizaba porque propiedad
y direccin coincidan en la misma persona, tan slo era necesaria la implantacin
de un sistema de control interno en el mbito contable con la finalidad de proteger
a los activos de prdidas que se derivaban de errores intencionados (AICPA,
1973). Posteriormente, y como consecuencia de una mayor complejidad de las
operaciones, se requiri la introduccin de nuevas tcnicas de direccin que
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provocaron el surgimiento de directivos que conociesen e implementasen dichas
tcnicas. A partir de este momento la implantacin del sistema de control interno
tiene como principal finalidad la proteccin de los activos contra prdidas que se
deriven de errores intencionales o no intencionales en el procesamiento de las
transacciones y manejo de los activos correspondientes.
Llegado a este punto se empieza a ver la necesidad de implantar el sistema de
control interno no slo en el mbito financiero-contable, sino tambin en el mbito
de la gestin y direccin de manera que permita proporcionar, con una seguridad
razonable, la consecucin de los objetivos especficos de la entidad (AICPA,
1988).
Como consecuencia del proceso de internacionalizacin, la implantacin del
sistema de control interno est relacionada con aspectos particulares del
management, tales como la consecucin de los objetivos, la planificacin
estratgica y la direccin del riesgo, as como la realizacin de acciones
correctivas (COCO, 1995).
Conflicto entre propietario y directivos: El proceso de internacionalizacin ha
significado una dispersin de la propiedad de la empresa y la separacin entre
propiedad y direccin. La vinculacin del propietario a la empresa no es tan fuerte
como antes, en la que los dueos estaban ligados a la empresa a travs de varias
generaciones y en ella existan barreras de salida de tipo emocional muy fuertes.
La situacin actual de las medianas y grandes empresas ha hecho que en las
mismas haya un proceso de despersonalizacin para poder atender al volumen y
complejidad de las mismas.
Existe un conflicto de intereses entre el propietario y el directivo. Los directivos
tienen una perspectiva temporal a corto plazo que se contrapone con la visin a
largo plazo de los propietarios. De esta manera, los propietarios estn interesados
en la obtencin de un mximo de beneficios con un nivel de riesgo razonable y en
mantener las condiciones de mercado que sean favorables para el inversionista.
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Los directivos, por su parte, estn interesados en la obtencin del mximo
beneficio durante el periodo en el que participan en la gestin de la empresa.
Todo ello conlleva la necesidad de implantar mecanismos de control para y por la
seguridad de los propietarios y la sana gestin de los directores de la empresa.
Nuevos modelos en el enfoque de control: Los nuevos modelos desarrollados en el
campo del control, estn definiendo una nueva corriente de pensamiento, con una
amplia concepcin sobre la organizacin, involucrando una mayor participacin de
la direccin, gerentes y personal en general de los entes.
Asimismo, los modelos han sido diseados con la esperanza de ser un fuerte
soporte del xito de la organizacin, siempre que los mismos sean llevados con el
criterio y la perspicacia necesaria de parte del profesional y no mecnicamente.
Esto implica, a mi entender, un acabado conocimiento del contenido de los
modelos y una acabada comprensin del espritu de los mismos, lo que
compromete la correcta preparacin de directores, gerentes, jefes, resto de
personal, auditores internos y externos.
Informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway
Commission, National Commission on Fraudulent Financial Reporting).
A efectos de avanzar en el estudio de control interno, se ha escogido como marco
de desarrollo e investigacin de entre todos los informes y lineamientos
conceptuales que rigen esta materia- el Informe COSO.
A nivel organizacional, este documento destaca la necesidad de que la alta
direccin y el resto de la organizacin comprendan cabalmente la trascendencia
del control interno, la incidencia del mismo sobre los resultados de la gestin, el
papel estratgico a conceder a la auditora y esencialmente la consideracin del
control como un proceso integrado a los procesos operativos de la empresa y no
como un conjunto pesado, compuesto por mecanismos burocrticos.
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A nivel regulatorio o normativo, el Informe COSO ha pretendido que cuando se
plantee cualquier discusin o problema de control interno, tanto a nivel prctico de
las empresas, como a nivel de auditora interna o externa, o en los mbitos
acadmicos o legislativos, los interlocutores tengan una referencia conceptual
comn, lo cual hasta ahora resultaba complejo, dada la multiplicidad de
definiciones y conceptos divergentes que han existido sobre control interno.
Finalidad del informe: Establecer una definicin comn de control interno que
responda a las necesidades de las distintas partes facilitar un modelo en base al
cual las empresas y otras entidades, cualquiera sea su tamao y naturaleza, puedan
evaluar sus sistema de control interno.
Definicin de Control Interno segn las normas COSO. En un sentido amplio, se
define el control interno como:
Un proceso efectuado por el consejo de administracin, la direccin y el resto del
personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las
siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la informacin financiera
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
Anlisis de la definicin: El control interno es un proceso. Es un conjunto de
acciones estructuradas y coordinadas dirigidas a la consecucin de un fin, no es un
fin en s mismo.
Los procesos de negocios que se llevan a cabo dentro de las unidades y funciones
de la organizacin o entre las mismas, se coordinan en funcion de los procesos de
gestin bsicos de planificacin, ejecucin y supervisin. El control interno es
parte de dichos procesos y est integrado a los mismos, permitiendo su
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funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en
cada momento. Constituye una herramienta til para la gestin, pero no es un
sustituto de sta.
Esta conceptualizacin del control interno dista mucho de la antigua perspectiva,
que vea al control interno como un elemento aadido a las actividades de una
entidad o como una carga inevitable impuesta por los organismos reguladores o
por los dictados de burcratas excesivamente celosos. Los controles internos no
deben ser aadidos sino incorporados a la infraestructura de una entidad, de
manera que no entorpezcan sino que favorezcan la consecucin de los objetivos de
la entidad. El hecho de incorporarlos permitira identificar desviaciones en
costes en actividades operativas bsicas, y adems se agilizara el tiempo de
respuesta para solucionar estas desviaciones o costes innecesarios.
Lo llevan a cabo las personas. Para llevar a cabo el control interno, no es suficiente
poseer manuales de polticas e impresos. Son las personas, en cada nivel de
organizacin, las que tienen la responsabilidad de realizarlo.
El Consejo de Administracin, la direccin, y los dems miembros de la entidad
son los responsables de su implementacin y seguimiento. Lo realizan los
miembros de una organizacin, mediante sus actuaciones concretas. Son las
personas quienes establecen los objetivos de la entidad e implantan los
mecanismos de control.
El control interno slo puede aportar un grado razonable de seguridad, no la
seguridad total a la direccin de una empresa, ya que existen limitaciones que son
inherentes a todos los sistemas de control interno.
Estas limitaciones se deben a que las opiniones sobre las que se basan las
decisiones en materia de control pueden ser errneas. Los empleados encargados
del establecimiento de controles tienen que analizar la relacin costo/beneficio de
los mismos, y pueden producirse problemas en el funcionamiento del sistema
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como consecuencia de fallos humanos, aunque se trate de simples errores o
equivocaciones.
Objetivos del control: Tal como se analizara en la definicin de control interno,
existen tres categoras de objetivos. La primera categora se dirige a los objetivos
empresariales bsicos de una entidad, incluyendo los objetivos de rendimiento, de
rentabilidad, y la salvaguarda de los recursos.
La segunda est relacionada con la elaboracin y publicacin de estados contables
confiables, incluyendo estados intermedios y abreviados, as como la informacin
financiera extrada de dichos estados, como por ejemplo las comunicaciones sobre
resultados, que sean publicados. La tercera concierne al cumplimiento de aquellas
leyes y normas a las que est sujeta la entidad.
Estas distintas, pero en parte coincidentes categoras, tratan diferentes necesidades
y permiten un enfoque dirigido hacia la satisfaccin de necesidades individuales.
Los sistemas de control funcionan en tres niveles distintos de eficacia. El control
interno se puede considerar eficaz en cada una de las tres categoras, si los
responsables de la direccin superior de la empresa, tienen una seguridad
razonable de que:
Disponen de informacin adecuada sobre hasta qu punto se estn logrando
los objetivos operacionales de la entidad.
Los estados contables de exposicin se preparan de manera confiable.
Se cumplen las leyes y normas aplicables.
Si bien el control interno es un proceso, su eficacia es el estado de ese proceso en
un momento dado.
Qu se puede lograr con el control interno. El control interno pude ayudar a que
una organizacin:
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Consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento
Pueda prevenir prdidas de recursos
Obtenga informacin contable confiable
Refuerce la confianza en que la empresa cumple las leyes y normas
aplicables
Resumen: ayuda a que una entidad cumpla con su objetivo evitando o midiendo las
dificultades con que se puede encontrar en ese camino.
Qu no se puede lograr con el control interno:
El xito de la entidad, slo asegura la consecucin de objetivos bsicos
empresariales o, como mnimo, la supervivencia de la entidad.
Asegurar la fiabilidad de la informacin contable y el cumplimiento de las
leyes y normativa aplicable.
Factores que suponen un freno a la implementacin de un sistema de control
interno en la gestin empresarial:
Resistencia natural que ofrecen los directivos debido a la visin que tienen
del sistema de control interno como factor cuya nica consecuencia es el
incremento de la burocracia en la empresa.
No desean alentar polticas de control que acten sobre el mbito de la
gestin de los propios directivos.
El elevado costo que la implantacin de mecanismos de control interno
suponen para la empresa.
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2.1.12. Propuesta de Evaluacin y Diseo de un Sistema de Control Interno
Contable a la Empresa J.F. Nasser & Co., Dedicada a la Importacin y
Comercializacin de Vinos.
Rodriguez, P. (2007). En los utimos aos, la importancia de tener un buen sistema
de control interno en las organizaciones, sin importar su tamao o actividad, se ha
incrementado, ya que este le permite a la empresa corregir, eliminar o aadir
controles efectivos que contribuyan a una adecuada gestin financiera y as,
mantenerse en el actual mercado competitivo.
2.2.Marco Terico
2.2.1. Origen del Control Interno
Rivero, A. & Campos, L. (s/f). El origen del Control Interno, suele ubicarse en el
tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de
control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se
preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la proteccin de sus
intereses.
A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la produccin,
los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo
personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, vindose
forzados a delegar funciones dentro de la organizacin conjuntamente con la
creacin de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o
errores, debido a esto comenz a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un
control sobre la gestin de los negocios, ya que se haba prestado ms atencin a la
fase de produccin y comercializacin que a la fase administrativa u organizativa,
reconocindose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como
consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades.
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Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupacin de la mayora de las
entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologas, lo cual se puede
evidenciar al consultar los libros de texto de auditora, los artculos publicados por
organizaciones profesionales, universidades y autores individuales.
2.2.2. Evolucin del Concepto de Control Interno
Gomz, C. (2010). 1949 Primera definicin Instituto Americano de Contadores
Pblicos Certificados (AICPA).
1992 emite el documento "Marco Integrado del Control Interno" (Framework
Internal Control Integrated), el cual desarrolla el enfoque moderno del Control
Interno en el documento conocido como el Informe COSO (Committee of
Sponsoring Organizations of theTreadway Commission).
1995 Aparicin de otros sistemas: COCO (Canad), Cadbury (Reino Unido),
Vienot (Francia), Peters (Holanda) y King (Sudfrica).
Los modelos COSO Y COCO son los ms utilizados en Latinoamrica.
2.2.3. Definicin e Importancia del Sistema de Control Interno
Martinez, Ch. & Guevara, K. (2012). El control interno fue definido por primera
vez en 1949 por el comit American Institute of Accotans, el mismo se refera a un
plan de organizacin y todas las medidas y sistemas coordinados que se adoptan en
una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y confiabilidad
de su contabilidad. Promover la eficiencia operativa y fomentar el cumplimiento
de las polticas prescritas por direccin, debido a que el mismo va ms all de los
problemas relacionados de manera directa con los departamentos de contabilidad y
finanzas.
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Para la Junta de Normas de Auditoria del Instituto Americano de Contadores
pblicos en el SAS N 1 pargrafo 320.09 El control interno comprende el plan
de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se
adoptan en un negocio para proteger sus activo, verificar la exactitud y
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y
estimular la adhesin a las practicas ordenadas por la gerencia.
El sistema de control interno de una empresa es otro elemento muy importante que
el responsable de control de gestin que tiene que asumir como objeto de
supervisin y control de gestin ya que del control interno va a depender una
buena parte de la informacin por un lado y las operaciones que se realizan en la
empresa sean vlidas y reales.
Para Muiz (2000), el control interno se define como el conjunto del
procedimientos necesarios para asegurar el cumplimiento y eficacia de todas las
operaciones que realiza la empresa con su actividad, la validez por todas los
informes contables, financieros y administrativo y el cumplimiento de las normas
y leyes de la legislacin vigente. De esta definicin podemos extraer aspectos
importantes:
El control interno abarca a todos los departamentos afectados, a las personas
implicadas en las operaciones y procesos de las empresas.
Es un sistema de control vulnerable en la medida en que los individuos no
cumplan con las normas y requisitos que de l emanan.
El sistema depende de las personas responsables de l por ello su
efectividad y el resultado a obtener depender de la actuacin de cada una
de las personas implicadas en hacer que sea un sistema eficaz.
Importancia de los Sistemas de Control Interno: los sistemas de control interno
centran su importancia debido a que la confiabilidad que genera el sistema
contable y consecuentemente los estados financieros se apoyan ntegramente en el
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control; pues el alcance de este se proyecta mas all de la simple preparacin de
cifras en un informe. Mantilla (2005). Expresa que:
Interviene en forma establecida en la eficiencia operacional tanto de los
procesos administrativos como de los procesos contables.
Muestra errores u distracciones no intencionales, de los cuales se puede
citar como ejemplo, el segundo conteo que se realiza en los inventarios, o
las conciliaciones bancarias.
Capta irregularidades, aquellos que, igualmente corresponden a errores u
omisin, pero con el origen intencional.
Previene situaciones entrpicas, cuando se aplica antes de ejecutar los
procesos, como por ejemplo el conteo que se realiza antes de ingresar el
dinero a la caja; o la revisin de un lote de mercanca, antes de darle
entrada al almacn.
2.2.4. Empresa y Control Interno: Reflexiones para el Entendimiento desde los
Mecanismos Disciplinarios
Vsquez, L. & Fernandez, J. (2011). Hay que partir inicialmente de la moderna
definicin de Jess Mara Pea Bermdez (2002), el cual define el control interno
como aquel que se ejerce por la misma empresa, con personal vinculado a ella y
con suficiente capacidad objetiva e identificacin empresarial con su objeto, que
amerita credibilidad a sus conclusiones.
Alirio Charry Rodrguez (1997) agrega tambin que, de forma similar a como lo
hacen el Informe COSO, es un proceso que lleva a cabo la alta Direccin de una
organizacin y que debe estar diseado para dar una seguridad razonable, en
relacin con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes
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aspectos bsicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los
reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que
enmarcan la actuacin administrativa.
El Control Interno tiene por objeto el de ayudar a la Administracin a alcanzar las
metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestacin de
sus servicios.
El Control Interno se define como cualquier accin tomada por la Gerencia para
aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas sean
cumplidos. La Gerencia establece el Control Interno a travs de la planeacin,
organizacin, direccin y ejecucin de tareas y acciones que den seguridad
razonable de que los objetivos y metas sern logrados. Los objetivos primarios del
Control Interno deben lograr:
-Confiabilidad e integridad de la informacin.
-Cumplimiento de polticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.
-Salvaguardia de los bienes.
-Uso eficiente y econmico de los recursos.
-Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas
(Charry, 1997) Adversia Universidad de Antioquia-N8 Medelln, enero-junio de
2011.
El Control Interno es un concepto universal que se aplica indistintamente en todas
las empresas y en especial en pases con un alto desarrollo gerencial. Si sta es la
situacin del Control Interno comparado, en Colombia todos los Directivos de
organizaciones requieren de un mejor y proactivo aseguramiento del desarrollo del
control y en especial, de la deteccin de problemas potenciales. El Control Interno
implica la difusin de la responsabilidad a todos los individuos de una
organizacin para la prevencin de riesgos y para evitar el azar en la actuacin
administrativa. Esto requiere de una alta y clara comunicacin entre los miembros
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y el aseguramiento de una adecuada coordinacin y lo ms importante, la
responsabilidad y el compromiso de todos.
Da una seguridad razonable a la alta direccin sobre el logro de sus objetivos, por
eso no importa que tan bien haya sido diseado y operado. La probabilidad de
logro y eficacia del Sistema, se ve afectada en muchas ocasiones, por limitaciones
inherentes al Sistema de Control Interno. Estas limitaciones pueden incluir fallas
en decisiones tomadas con respecto a la poltica de la entidad, fallas en el diseo
de costos versus beneficios, extralimitaciones de la Direccin, fracasos en el
control por causa de las personas que se unen para burlar los controles o
simplemente errores de los diferentes miembros de la organizacin.
El control interno ha sido diseado, aplicado y considerado como la herramienta
ms importante para el logro de los objetivos, la utilizacin eficiente de los
recursos y para obtener la productividad, adems de prevenir fraudes, errores
violacin a principios y normas contable, fiscal y tributaria. (Gmez, 2001).
Contrastando la definicin anterior, en el modelo Casals (2004) dice: El Control
Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones,
mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre s y
unidos a las personas que conforman una organizacin, se constituye en un medio
para lograr el cumplimiento de su funcin administrativa, sus objetivos y la
finalidad que persigue, generndole capacidad de respuesta ante los diferentes
pblicos o grupos de inters que debe atender, por lo tanto no es un evento aislado,
es ms bien una serie de acciones que ocurren de manera constante a travs del
funcionamiento y operacin de una entidad pblica, debiendo reconocerse como
un componente integral de cada sistema o parte inherente a la estructura
administrativa y operacional existente en la organizacin pblica, asistiendo a la
direccin de manera constante, en cuanto al manejo de la entidad y alcance de sus
metas se refiere.
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2.2.5. Sistema de Control Interno: Facultad y Deber
Bilick, G. (2003). Seguramente todos recordamos innumerables aunque no
necesariamente opuestas definiciones e interpretaciones sobre control, control
interno, o sistema de control interno.
El control ha sido definido como el proceso de ejercitar una influencia directiva o
restrictiva sobre las actividades de un objeto, organismo o sistema. (Barry E.
Cushing: Accounting Information Systems and Business Organizations).
Influencia directiva implica que el control impulsa u orienta las actividades del
sistema para que se realicen de modo tal, que produzca determinados resultados o
alcance objetivos definidos.
Influencia restrictiva significa que el control se ejerce de modo que se eviten o
minimicen las posibilidades de que las actividades de un sistema produzcan
resultados no deseados.
Toda organizacin requiere un sistema que le permita identificar los riesgos a los
cuales est expuesta y le provea las actividades de control necesarias para
minimizarlos hasta que el riesgo residual sea considerado aceptable. Dicho sistema
requiere una supervisin adecuada a efectos de verificar permanentemente su
vigencia y correcto funcionamiento.
Un buen sistema de Control Interno es lo que permite a cualquier organizacin tener
mayores posibilidades de lograr los objetivos que la misma fija.
Existan muchas y diversas definiciones y opiniones sobre el Control Interno. As es
que se desarrollaron algunas estructuras de control que alcanzaron amplia difusin
internacional, principalmente por la obligatoriedad que existe en algunos pases de
que las organizaciones informen a terceros sobre la eficacia de su sistema de Control
Interno.
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En los ltimos aos se han elaborado y difundido en varios pases una serie de
informes que presentan un enfoque integrador sobre el control interno, es decir que
se lo interpreta como un sistema que abarca y atraviesa a la organizacin en todas sus
reas, operaciones y funciones. Cabe mencionar los ms conocidos: Informe CoCo:
elaborado por la Junta de Criterios de Control del Instituto Canadiense de Contadores
Matriculados (The Canadian Institute of Chartered Accountants), publicado en 1995;
Informe Cadbury: producido por el Cadbury Committee (Reino Unido) sobre Control
Interno e Informacin Financiera (Internal Control and Financial Reporting); pero
el ms difundido es el Informe COSO, que fuera publicado en 1992 en Estados
Unidos.
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre s. stos
dependern del estilo de direccin de la empresa y estarn integrados en el proceso
de gestin. Los componentes existirn y sern aplicables como tales en todas las
empresas, an las pequeas y medianas, que podrn implantarlos adaptndolos a su
propia realidad en la bsqueda de una mayor eficacia de su sistema de control
interno.
2.2.6. Caractersticas Generales del Control Interno
Gonzales, A. & Cabrale, D. (2010). El Control Interno es un proceso y por tanto el
mismo puede ser evaluado en cualquier punto de su desarrollo. Es un conjunto de
acciones estructuradas y coordinadas, un medio para lograr un fin. Lo llevan a
cabo los trabajadores, funcionarios y directivos, que actan en todos los niveles y
en las diferentes reas. Lo llevan a cabo las personas que actan en todos los
niveles y no se trata solamente de manuales de organizacin y procedimientos.
Ningn manual de organizacin recoge todos los riesgos reales y potenciales ni
desarrolla controles para hacer frente a todos y cada uno de ellos. En consecuencia,
las personas que componen esa organizacin deben tener conciencia de la
necesidad de evaluar los riegos y aplicar controles y deben estar en condiciones de
responder adecuadamente por ello.
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En cada rea de la organizacin, la persona encargada de dirigirla es responsable
por el Control Interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de
autoridad establecidos, en su cumplimiento participan todos los trabajadores de la
entidad independientemente de la categora ocupacional que tengan.
Debe facilitar la consecucin de objetivos en una o ms de las reas u operaciones
en la empresa. Se trata de un aporte trascendental: los controles internos no son
elementos restrictivos sino que posibilitan los procesos, permitiendo y
promoviendo la consecucin de los objetivos, porque se refiere a riesgos a superar
para alcanzar dichos objetivos.
Limitaciones del Control Interno:
El concepto seguridad razonable est relacionado con el reconocimiento explcito
de la existencia de limitaciones inherentes del Control Interno.
En el desempeo de los controles pueden cometerse errores como resultado de
interpretaciones errneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, distraccin
y fatiga.
Las actividades de control dependientes de la separacin de funciones, pueden
ser burladas por colusin entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para daar
a terceros.
La extensin de los controles adoptados en una organizacin tambin est
limitada por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible establecer
controles que proporcionan proteccin absoluta del fraude y del desperdicio, sino
establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de
vista de los costos.
Obligatoriedad:
Los Sistemas de Control Interno de cada entidad, a partir del estudio de sus
caractersticas, deben establecer sus acciones y medidas de control interno y deben
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cumplirse por todas las personas involucradas y responsabilizadas con su
funcionamiento.
Clasificacin del Control Interno:
En 1958 se dividi por el Comit de Procedimientos del AICPA el alcance del
Control Interno en dos reas principales, los controles contables y los controles
administrativos.
Control Interno Contable: Son las medidas que se relacionan directamente con la
proteccin de los recursos, tanto materiales como financieros, autorizan las
operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la
informacin contable, ejemplo: la normativa de efectuar un conteo fsico parcial
mensual y sorpresivo de los bienes almacenados. Consiste en los mtodos,
procedimientos y plan de organizacin que se refieren sobre todo a la proteccin
de los activos y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean
confiables.
Control Interno Administrativo: Son las medidas diseadas para mejorar la
eficiencia operacional y que no tienen relacin directa con la confiabilidad de los
registros contables. Ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los
trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto
de trabajo, o la definicin de quienes pueden pasar a determinadas reas de la
empresa. Son procedimientos y mtodos que se relacionan con las operaciones de
una empresa y con las directivas, polticas e informes administrativos. Entonces el
Control Interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones
establecidas por la entidad.
Como ha podido observarse a travs del estudio de los conceptos ms generales de
Control Interno dados desde 1949 por diferentes instituciones profesionales y
acadmicas, as como por autores que se han dedicado al estudio del tema y su
marco conceptual; el Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no
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un conjunto de pesados mecanismos burocrticos aadidos a los mismos que se
caracteriza a travs de los elementos comunes que se destacan conceptualmente de
la siguiente forma:
Los Controles Internos, son efectuados por el consejo de la administracin, la
direccin y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una
garanta razonable para el logro de objetivos.
El Control Interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un
fin en s mismo.
Lo llevan a cabo las personas que actan en todos los niveles; no se trata
solamente de manuales de organizacin y procedimientos, polticas, reglamentos e
impresos.
Slo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para
la conduccin o consecucin de los objetivos.
Al hablarse del Control Interno como un proceso, se hace referencia a una cadena
de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestin e integrados a
los dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin y supervisin.
Tales acciones se hallan incorporadas (no aadidas) a la infraestructura de la
entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas
de calidad.
Es fundamental, que se comprendan los objetivos del Control Interno y, dentro de
ese entendimiento, puedan separarse los objetivos principales que persiguen los
controles fundamentales de aquellos controles de menos importancia o
trascendencia.
Se debe saber cules son los objetivos que persigue cada control, o qu pretende
cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y as poder determinar cundo este
es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que hay que ir a la fuente
del control.
Principios que rigen el Control Interno.
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A continuacin se presenta una breve definicin de cada uno de estos principios
que rigen el Control Interno:
Divisin del Trabajo: La esencia de este principio descansa en la separacin de
funciones de las unidades operativas de actividades de forma tal que una persona
no tenga un control completo de la operacin, para lo cual se debe distribuir el
trabajo de modo que una operacin no comience y termine en la persona o
departamento que la inici. De esta forma el trabajo de una persona es verificado
por otra, que trabaja independientemente, pero que al mismo tiempo est
verificando la operacin realizada, lo que posibilita la deteccin de errores u otras
irregularidades.
Fijacin de responsabilidades: Consiste en que toda persona, departamento, etc.,
tenga establecido documentalmente y conozca la responsabilidad, no slo de su
funciones, sino de las relaciones con los medios y los recursos que tienen a su
cargo, sus atribuciones, facultades y responsabilidades en relacin con estos.
Es importante definir conceptualmente las responsabilidades de quien debe
efectuar cada operacin y dejar constancia documentada de quien efecta cada
operacin de forma obligatoria
Cargo y Descargo: Este principio est ntimamente relacionado al de la fijacin de
responsabilidad, pues facilita la aplicacin del mismo cuando es necesario. Debe
entenderse el mximo control de lo que entra y sale; cualquier operacin registrada
en una cuenta contraria a su naturaleza debe ser investigada al mximo.
El cargo y el descargo estn directamente relacionados con ceder y aceptar la
responsabilidad de un recurso en cada operacin o transaccin. Debe quedar
absolutamente claro mediante la firma en los documentos correspondientes, quin
recibe y quin entrega, en qu cantidad y qu tipo de recurso.
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2.2.7. Elementos que Componen el Control Interno
Turco, W. (s/f.). El control interno consta de cinco componentes interrelacionados,
derivados de la manera como la administracin realiza los negocios, y estn
integrados al proceso de administracin. Aunque los componentes se aplican a
todas las entidades, las compaas pequeas y medianas pueden implementarlos de
forma diferente que las grandes. Sus controles pueden ser menos formales y menos
estructurados, no obstante lo cual una compaa pequea puede tener un control
interno efectivo. Los componentes son:
Ambiente de control. El ambiente de control da el tono de una organizacin,
influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de
todos los dems componentes del control interno, proporcionando disciplina y
estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores
ticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofa y el estilo de
operacin de la administracin; la manera como la administracin asigna autoridad
y responsabiliza, y como organiza y desarrolla a su gente; y la atencin y direccin
proporcionada por el consejo de directores.
Valoracin de riesgos. Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes
externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condicin previa a la
valoracin de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos
niveles y consistentes internamente. La valoracin de riesgos es la identificacin y
el anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos,
constituyendo una base para determinar como se deben administrar los riesgos.
Dado que la economa, la industria, las regulaciones y las condiciones de
operacin continuaran cambiando, se requieren mecanismos para identificar y
tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.
Actividades de control. Las actividades de control son las polticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven
a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los
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riesgos hacia la consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades de
control se den a todo lo largo de la organizacin, en todos los niveles y en todas las
funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones,
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeo
operacional, seguridad de activos y segregacin de funciones.
Informacin y comunicacin. Debe identificarse, capturarse y comunicarse
informacin pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los
empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de informacin
producen reportes, contienen informacin operacional, financiera y relacionada
con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver
no solamente con los datos generados internamente, sino tambin con la
informacin sobre eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la
toma de decisiones, informe de los negocios y reportes externos. La comunicacin
efectiva tambin debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo
y hacia arriba de la organizacin.
Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de la alta gerencia respecto
a que las responsabilidades de control deben tomarse seriamente. Deben entender
su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que la manera como las
actividades individuales se relaciona con el trabajo de otros. Deben tener un medio
de comunicar la informacin significativa. Tambin necesitan comunicarse
efectivamente con las partes externas, tales como clientes, proveedores,
reguladores y accionistas.
Monitoreo. Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que
valora la calidad del desempeo del sistema en el tiempo. Es realizado por medio
de actividades de monitoreo ongoing, evaluaciones separadas o combinacin de las
dos. El monitoreo ongoing ocurre en el curso de las operaciones. Incluye
actividades regulares de administracin y supervisin y otras acciones personales
realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de
las evaluaciones separadas depender primeramente de la valoracin de riesgos y
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de la efectividad de los procedimientos de monitoreo ongoing. Las deficiencias del
control interno debern reportarse a lo largo de la organizacin, informando a la
alta gerencia y al consejo solamente los asuntos serios.
Existe sinergia e interrelacin entre esos componentes, formando un sistema
integrado que reacciona dinmicamente a las condiciones cambiantes. Los
sistemas de control interno estn entrelazados con las actividades de operacin de
la entidad y existen por razones fundamentales de negocios. El control interno es
ms efectivo cuando los controles se construyen en la infraestructura de la entidad
y son parte de la esencia de la empresa. Construir en los controles apoya la calidad
y las iniciativas de empoderamiento, evita costos innecesarios y permite respuestas
rpidas a las condiciones cambiantes.
2.2.8. Objetivos del Control Interno
Ramn, J. (s/f). Los objetivos del Control Interno deben lograr:
1. La obtencin de la informacin financiera oportuna, confiable y suficiente como
herramienta til para la gestin y el control.
2. Promover la obtencin de la informacin tcnica y otro tipo de informacin no
financiera para utilizarlas como elemento til para la gestin y el control.
3. Procurar adecuadas medidas para la proteccin, uso y conservacin de los
recursos financieros, materiales, tcnicos y cualquier otro recurso de propiedad de
la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus
objetivos y misin.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el
marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
6. Idoneidad y eficiencia del recurso humano.
7. Crear conciencia de control.
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2.2.9. Limitaciones del Control Interno
Viel, Y. (2009). El concepto razonable est relacionado con el reconocimiento
explcito de la existencia de limitaciones inherentes del control interno.
La actividad de control dependiente de la separacin de funciones, pueden ser
burladas por colusin entre empleados, es decir ponerse de acuerdo para daar a
terceros.
En el desempeo de los controles pueden cometerse errores como resultados de las
interpretaciones errneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, distraccin
y fatiga.
La extensin de los controles adoptados en una organizacin tambin est limitada
por consideracin de costo, por lo tanto no es factible establecer controles que
proporcionen proteccin absoluta del fraude y el despilfarro, sino establecer los
controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los
costos.
2.2.10. Responsabilidad del Control Interno
Rojas, W. (2007). Los comits u oficinas de control interno son responsables por
las actuaciones de los procesos en las organizaciones que tienen las posibilidades
financieras de poder crearlas, de lo contrario, la responsabilidad por las
actuaciones recae en la gerencia. La responsabilidad del control interno debe
ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organizacin. Es necesario
establecer un Sistema de Control Interno que les permita tener una confianza
moderada de que sus acciones administrativas se ajustan en todo a las normas
(legales y estatutarias) aplicables a la organizacin.
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Adems, es diferente dependiendo de la actuacin o naturaleza de cada empresa u
organizacin.
Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones
asignadas a las organizaciones, el control interno es responsabilidad de la gerencia
en forma indispensable e indelegable, ya que la responsabilidad no termina con la
formulacin de objetivos y metas, sino con la verificacin de que stos se han
cumplido.
El Sistema de Control Interno debe ser un conjunto armnico, conformado por el
sistema de planeacin, las normas, los mtodos, los procedimientos utilizados para
el desarrollo de las funciones de la organizacin y los mecanismos e instrumentos
de seguimiento y evaluacin que se utilicen para realimentar su ciclo de
operaciones.
Esta caracterstica es fundamental, pues es la que permite que todos los niveles de
la organizacin participen activamente en el ejercicio del control: la gerencia a
travs de la orientacin general y la evolucin global de resultados; las reas
administrativas a travs del diseo de normas y procedimientos para desarrollar
sus actividades, y las dependencias de apoyo, mediante el uso adecuado de
procesos administrativos tales como la planeacin, el control de gestin y la
evaluacin del desempeo del personal de la empresa u organizacin.
2.2.11. Control Interno de Inventarios
Cardenas, K. & Santisteban, S. & Torres, O. & Pacheco, K. (2010). El control
interno en el rubro de inventario comprende esencialmente las actividades de
compra, fabricacin y venta de productos: radica su importancia en la inversin
que la empresa realiza en este rubro.
Es una de las actividades ms complejas, su planeacin y ejecucin implican la
participacin de varios segmentos de la organizacin tales como: Ventas, Finanzas
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Produccin, Compras y Contabilidad, cuyo resultado final se incluye en la
posicin financiera y competitiva de la organizacin, ya que afecta directamente a
la clientela, a los costos de fabricacin, utilidades y a la liquidez del capital de
trabajo.
El control interno de los inventarios es materia determinante en el campo
administrativo-contable de cualquier organizacin, debido al papel que desempea
para la determinacin en las utilidades. Es base fundamental para suministrar
informacin exacta y precisa en la toma de decisiones sobre cantidades fsicas,
costos de mercanca vendida y costo de mercanca en existencias. La no aplicacin
de un mtodo de control interno eficiente y adecuado ocasiona perdidas por
deterioro de la mercanca y por extravo, originando un aumento en los costos de
produccin.
Presupuesto de materiales y suministros: Clculo anticipado del costo que se
asumir para la adquisicin de los materiales y suministros, con el objetivo de
conocer el monto ms cercano posible que se incurrir para una correcta eleccin
de la fuente de financiamiento.
Costo de produccin: Son todos los costos que se han incurrido para obtener un
producto o prestar un servicio, abarca desde los materiales que se usa hasta la
mano de obra.
Rentabilidad fidedigna: Relacin entre el beneficio y la inversin. Es el retorno de
lo invertido, esta rentabilidad reflejada en los estados financieros tiene que guardar
relacin con la realidad empresarial para que sea fehaciente.
Fuentes de financiamiento:
Toda empresa, pblica o privada, requiere de recursos financieros (capital) para
realizar sus actividades, desarrollar sus funciones actuales o ampliarlas, as como
el inicio de nuevos proyectos que impliquen inversin. Todo financiamiento es el
resultado de una necesidad.
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Existen diversas fuentes de financiamiento, sin embargo, las ms comunes son:
internas y externas.
Fuentes internas:
Aportaciones de los Socios
Utilidades Reinvertidas
Depreciaciones y Amortizaciones
Fuentes externas:
Proveedoras
Crditos Bancarios
2.2.12. Diferencia entre Auditora y Control Interno
Cartatequi, M. (2004). Diferencia entre Auditora y Control Interno.
Auditar: Es dicho de la manera ms simple, el proceso de acumular y evaluar
evidencias, realizado por una o ms personas independientes y competentes,
acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especfica, con el
propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencias existentes
entre la informacin cuantificable y los criterios establecidos.
Como principio debe quedar claro que la auditoria, no es una subdivisin o una
continuacin del campo de la contabilidad. El sistema contable establecido incluye
las reglas y requerimientos de los organismos autorizados y las prcticas
aceptadas por las empresas. El