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IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INAPA BAJO LA NORMATIVA ISO14000 1

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN EL INSTITUTO NACIONAL DE AGUAS POTABLES Y ALCANTARILLADOS (INAPA) BAJO LA NORMATIVA ISO-14000 Ing. Juan José Lugo Kiagiadaki, M.Sc (Ing. Civil/Ambiental), Ing. Leslie Porro, Especialista Ambiental (INAPA) 1. INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES a. El martes 22 de septiembre de 1998 el Huracán Georges impactó el territorio de la República

Dominicana durante 15 horas dejando a su paso lluvias intensas y los efectos por vientos de hasta 170 Km/h.

b. Los damnificados y los daños se estimaron en el orden de 235 muertes, 595 heridos y 59 desaparecidos, así como cuantiosos daños a la agricultura, bosques, infraestructura productiva y de servicios y edificaciones. Las pérdidas económicas estimadas por CEPAL ascienden al orden de 2,193.4 millones de dólares (14% del PIB)

c. Se estima que más de un 30% de los daños ocasionados se deben a prácticas incorrectas y explotación de los recursos naturales: deforestación, diseño inapropiado y ubicación incorrecta de infraestructuras, descuido en el manejo y conservación del recurso hídrico, deterioro de las cuencas y sobreuso de la tierra entre otros

d. Como condición estratégica general se busca reforzar el contextual para el cumplimiento de las normas de protección ambiental entre otras, así como, en cuanto al sector de abastecimiento de agua potable se pretende:

• Garantizar el adecuado y sostenible manejo del recurso hídrico, evitar su desperdicio, así como la contaminación de las fuentes.

• Prevenir la contaminación, salinización y degradación precoz de los mantos acuíferos subterráneos.

• Establecer controles estrictos sobre procedimientos de tratamiento de aguas. • Desarrollar campañas de educación ambiental y de aprovechamiento del recurso. • Mejoría de los aspectos institucionales relacionados con el control y vigilancia ambiental.

AMBITO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

El ámbito de implantación del Sistema de Gestión Ambiental, el cuál aún se encuentra en desarrollo, inicialmente, estará circunscrito a la Sub-Dirección de Operaciones del INAPA, e incluye los sistemas de abastecimiento de agua potable objeto de rehabilitación a consecuencia del Huracán Georges y que actualmente la Unidad Ejecutora Sectorial ejecuta. Así mismo, se realizó una selección de un conjunto de sistemas los cuáles opera y administra INAPA para ser incorporados también al SGA, los cuáles se tomaron considerando ciertas características técnicas de los mismos y vulnerabilidad a distintos fenómenos naturales. 2. OBJETIVOS PLANTEADOS

Se establecen los siguientes objetivos principales:

q Implantar un SGA como componente de la estructura organizacional de la Unidad Ejecutora e Institucional en la Sub-Dirección de Operaciones del INAPA, con la finalidad


de gestionar el impacto de los productos, servicios y procesos ejercidos sobre el ambiente en forma inmediata, a mediano y a largo plazo.

q Establecer procedimientos administrativos para revisar y auditar el SGA, y para identificar oportunidades de mejorar el sistema y el desempeño ambiental resultante.

En tal sentido, se plantearon los siguientes objetivos específicos:

q Desarrollar una Revisión Ambiental Inicial para detectar el estado actual de la administración ambiental que hace la organización.

q Identificar, caracterizar y valorar los impactos ambientales significativos en el entorno físico, químico y biológico, identificando y caracterizando los parámetros indicativos para la definición de medidas de mitigación, compensación y/o prevención de los impactos identificados en la revisión ambiental inicial de los sitios de toma.

q Identificar los aspectos ambientales con requerimientos legales y no legales, las actividades, productos o servicios de la institución, que puedan interactuar con el ambiente.

q Establecer los objetivos y metas ambientales con base en la política ambiental y el diagnóstico ambiental de las obras y servicios.

q Sentar las bases para asegurar a través de programas de entrenamiento regulares, la competencia para la ejecución de las tareas relacionadas con la gestión ambiental. Además, el entrenamiento deberá asegurar la concientización del personal hacia una administración ambiental responsable y el cumplimiento de la política ambiental de la administración.

q Establecer canales adecuados de comunicación con el personal involucrado en las actividades relacionadas con la gestión ambiental. Dicha información deberá incluir el desempeño ambiental del sistema. La institución también debe desarrollar canales de comunicación con las partes involucradas externamente a la compañía (contratistas, proveedores y usuarios)

q Desarrollar, conjuntamente con los funcionarios, un sistema de documentación fundamentado en una estructura de documentos referenciados entre sí, en los cuales se definirá la forma como la institución va a dirigir, coordinar, planificar y controlar las actividades ambientales.

q Elaborar los procedimientos de control operacional en los cuales se define como se ejecutarán aquellas tareas que puedan causar un impacto ambiental.

q Considerar la planificación ambiental para situaciones de emergencia. De modo que la institución cuente con medidas de contingencia que le permitan mitigar los daños ambientales ante una eventual emergencia. Requiriéndose en términos generales:

§ Identificar las amenazas y los riesgos ambientales potenciales, tales como posib les derrames de combustibles, tóxicos, contaminantes, fuentes potenciales de contaminación puntual o dispersa, obstrucción o ruptura del sistema de abastecimiento (obra de toma y línea de conducción) por avenidas extraordinarias, actividad sísmica o deposición de sedimentos entre otros posibles.

§ Preparar los planes preventivos y/o de contingencia según la identificación de amenazas y riesgos, considerando la ejecución de acciones antes, durante y después de la emergencia para restaurar las condiciones operativas del sistema de abastecimiento, (línea de conducción y obra de toma) en calidad y cantidad.


q Documentar de los procedimientos para dar seguimiento y medir regularmente las variables ambientales significativas, así como mantener los registros a fin de evaluar el desempeño ambiental.

q Establecer los programas y procedimientos para la realización de auditorias ambientales periódicas del SGA según los lineamientos específicos de la norma (ISO14010, ISO14011 e ISO14012), al efecto de medir el grado de cumplimiento de lo planificado.

q Desarrollar un sistema de monitoreo ambiental de los parámetros de desempeño ambiental establecidos en el sistema de gestión ambiental, considerando especialmente la legislación ambiental.

3. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN Basados en las exigencias contenidas de la normativa ISO14001, se desarrolló un plan para la implementación del SGA, que contempla el abordaje de los componentes o elementos básicos considerados dentro de la Norma, las cuales se detallan más adelante. Estos pasos están dispuestos de manera que permitan obtener la máxima adecuación a lo requerido para su implementación exitosa y eficiencia del sistema.

Este proceso de implementación tiene previsto su culminación en un lapso de (30) treinta semanas, encontrándose en los actuales momentos (Septiembre 2001) en la semana (15) quince de desarrollo, lo cuál representa el 50% del proceso total.

4. CONSIDIRACIONES TEÓRICAS ¿Qué es un Sistema de Gestión Ambiental?

Un sistema de gestión ambiental es aquél por el que una organización controla las actividades, los productos y los procesos que causan, o puedan causar, impactos ambientales y, así, minimiza los impactos ambientales de sus operaciones. Como puede observarse en la Figura 1.1, este enfoque se basa en la gestión de “causa y efecto”, donde las actividades, los productos y los procesos de su compañía sen las causas o los “aspectos” y sus efectos resultantes, o efectos potenciales, sobre el medio ambiente sen los “impactos”. Los impactos serian cosas como un cambio en la temperatura medía de un arroyo que recibe efluente, un aumento en la tasa de asmáticos de una población local como resultado de las emisiones de gases de combustión, o un terreno c ontaminado como resultado de una infiltración. En consecuencia, como puede verse en la Figura 1.2, la gestión ambiental es esencial mente la herramienta que permite controlar los aspectos y que, por tanto, minimiza y elimina los impactos. Los sistemas de gestión ambiental pueden son formales y estar normalizados, como es el caso de ISO14001. Pueden ser informales, como un programa interno de reducción de desechos, o bien, los medios y métodos no documentados por los que una organización gestiona su interacción con el medio ambiente.


PREVENCIÚN, REDUCCIÓN Y MINIMZAR O ELIMINAR LOS CONTROL DE LOS ASPECTOS = IMPACTOS = ACTUCIÓN AMBIENTAL MEJORADA

PROCESO DE SECADO CON PETROLEO = PROCESO DE SECADO CON PETROLEO = MENOR IMPACTO MEDIO AMBIENTE

n Cambiar a gas natural n Eliminación o reducción de n Disminuir el uso de fuel emisiones en el aire n Usar tecnología de limpieza por gas de combustión

Figura 1.1 - Definición de aspectos e impactos: “Causa y efecto”.

Figura 1.2 - Aspectos, impactos y actuación ambiental: “la prevención, la reducción y el control llevan a la mejora”. Los sistemas de gestión ambiental están muy relacionados con Los sistemas de gestión de calidad (QMS). Son mecanismos que proporcionan un proceso sistemático y cíclico de continua mejora. Como puede observarse en la Figura 1.3, el propio ciclo comienza con la planificación de un resultado deseado (es decir, una mejora de la actuación ambiental), implantando un plan, comprobando si el plan funciona y, finalmente, corrigiendo y mejorando el plan basándose en Las observaciones que surgen del proceso de comprobación. Lógicamente , si el resultado inicial deseado se mantiene igual, un sistema de esta naturaleza, por defecto, generará mayores progresos que avanzarán continua-mente hacia el resultado final.

ISO14000 es una serie de normas internacionales para la gestión ambiental. Es la primera serie de normas que permite a las organizaciones de todo el mundo realizar esfuerzos ambientales y medir la actuación de acuerdo con unos criterios aceptados internacionalmente. La ISO14001 es la primera de la serie 14000 y especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de Gestión ambiental.

Aspectos: Actividades, productos Impactos: Cambios en el medio ambiente y procesos que pueden interactuar provocados por aspectos ambientales o lo hacen con el medio ambiente Proceso de secado Emisiones al aire procedentes generado por petróleo proceso de secado


Figura 1.3 - Ciclo de mejora constante

ISO14001 es una norma voluntar la y fue desarrollada por la International Organization for Standardization (ISO) en Ginebra. La ISO 14001 está dirigida a ser aplicable a “organización es de todo tipo y dimensiones y albergar diversas condiciones geográficas, culturales y sociales”. El objetivo general tanto de ISO14001 como de las demás normas de la serie 14000 es apoyar la protección ambiental y la prevención de la contaminación en armonía con las necesidades socioeconómicas. La ISO 14001 se aplica a cualquier organización que desee mejorar y demostrar a otros su actuación ambiental mediante un sistema de gestión ambiental certificado.

ISO14001 no prescribe requisitos de actuación ambiental, salvo el requisito de compromiso de continua mejora y la obligación de cumplir la legislación y regulación relevantes. La norma no declara la cantidad máxima permisible de emisión de óxido nitroso de gases de combustión, ni el nivel máximo de contenido bacteriológico en el efluente de aguas residuales. La ISO14001 especifica Los requisitos del propio sistema de gestión, que, si se mantienen adecuadamente, mejorarán la actuación ambiental reduciendo los impactos, tales como emisiones de Oxido nitroso y efluentes bacteriológicos.

Los requisitos de un SGA certificable con ISO14001 y su correlación con el modelo cíclico anteriormente mencionado de mejora continua (planificar, ejecutar, comprobar y corregir) con sus elementos básicos que lo constituyen básicos, se reflejan en la Figura 1.4.

MEJORA CONSTANTE

PLANIFICAR

HACER

COMPROBAR

ACTUAR


Figura 1.4 – Etapas de Implantación del SGA bajo ISO14001 y sus elementos básicos de cada etapa.

Lo planteado en el esquema anterior, identifica claramente cada uno de los componentes básicos del SGA y de su correlación con cada una de las etapas del Ciclo de Mejora Continua ESTRUCTURA BÁSICA Y REQUERIMIENTOS DE LA NORMA ISO14001:1996

TITULO DE LOS REQUERIMIENTOS Cláusula Requisitos generales 4.1 Política ambiental 4.2 Planificación 4.3 Implementación y operación 4.4 Estructura y responsabilidad 4.4.1 Capacitación, entrenamiento, conocimiento y competencia 4.4.2 Comunicación 4.4.3 Documentación del sistema de gestión ambiental 4.4.4

MEJORA CONSTANTE

PLANIFICACION

IMPLANTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

COMPROBACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA

REVISIÓN DE LA GESTIÓN

PLANIFICACIÓN q Revisión Ambiental Inicial q Registro de aspectos e impactos q Política Ambiental q Legislación y Regulación

Ambiental q Objetivos y Metas Ambientales q Programa de Gestión Ambiental

IMPLANTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

q Estructura y Responsabilidades q Procedimientos Ambientales q Formación y Concientización Ambiental q Comunicación Ambiental q Manual de Gestión Ambiental q Control de la Documentación q Control de las Operaciones q Preparación y Respuesta a Emergencias

COMPROBACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA q Monitoreo y Medición q No-conformidad con SGA, corrección y

prevención q Registros Ambientales


Control de documentos 4.4.5 Control de operaciones 4.4.6 Preparación y respuesta ante situaciones de emergencia 4.4.7 Verificación y acción correctiva 4.5 Monitoreo y medición 4.5.1 No-conformidad y acciones correctivas y preventivas 4.5.2 Registros 4.5.3 Auditorias ambientales 4.5.4 Revisión de la gerencia 4.6

6. METODOLOGIA La estrategia metodológica se planteó de manera de desarrollar los elementos funcionales del sistema identificando cada uno de los elementos contenidos en la normativa, tal como se planteó anteriormente. El enfoque inicial para el desarrollo de cada una de estos elementos, consistió en un diagnóstico y evaluación de los aspectos que debían ser tomados en consideración para su implementación. Como elementos fundamentales para el desarrollo del mismo, estos se disponen de forma sinergética dentro del sistema para interaccionar tal como se indica en el esquema que se plantea a continuación, indicando como se enlazan entre sí estos elementos.


Figura 1.5 – Interrelación entre los elementos componentes del SGA 7. RESULTADOS INICIAL DEL DESARROLLO DE LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN EL SISTEMA

1. Revisión Ambiental Inicial (RAI)

En la revisió n ambiental inicial se definió su abordaje y desarrollo en (4) cuatro fases de desarrollo, como se mencionan a continuación:

I. Revisión de las prácticas de gestión ambiental

En consideración que INAPA requiere mejorar su actuación ambiental controlando aquellos aspectos que causan impactos identificados, requerirá una estructura de gestión funcional para poder llevarlo a cabo. Por tanto, y como primera Fase, fue crucial determinar cuál es la estructura de gestión ambiental existente. Al hacer esto, se determinaron qué mejoras de gestión estructural se requerirán para controlar efectivamente las actividades, los productos y los procesos que causan los impactos

METAS ORGANIZACIONALES

POLÍTICAS AMBIENTALES

ASPECTOS SIGNICATIVOS

METAS Y OBJETIVOS AMBIENTALES

PROGRAMA DE GESTIÓN

REVISIÓN DE LA GESTIÓN

ASPECTOS AMBIENTALES

LEGISLACIÓN Y REGULACIONES

-MONITOREO Y

MEDICIONES -ESTRUCTURA & RESP -CAPACITACIÓN -PREP. EMERGENCIAS -CONTROL OPERACIONAL

-COMUNICACION -DOCUMENTACION -CONTROL DOCUMENTACION -REGISTROS -N O-CONFORMIDAD

- AUDITORIA DEL SGA


ambientales significativos identificados.

Esta fase se encuentra culminada, siendo desarrollada, en términos del tiempo, más allá de las estimaciones originales. Sin embargo, las actividades desarrolladas arrojaron aspectos interesantes que permiten definir oportunidades de mejoras para la institución.

II. Revisión de las actividades, los productos y los procesos de la organización

Una vez que se han ido identificando lo que se necesita para desarrollar una estructura funcional de gestión ambiental, se definió de qué se ocupará tal estructura mejorada. Por tanto, la segunda área clave que está siendo desarrollada en la RAI, es la identificación de los aspectos ambientales de las actividades, productos y procesos (causas) que tienen un impacto ambiental significativo (efectos) sobre el medio ambiente. Actualmente se encuentra en proceso de ejecución esta fase (aproximadamente en un 30% de avance, la cuál consiste en visitas a lo sitios de operaciones de estos sistemas. Esta fase ha sido desfasada de su programación original puesto que las necesidades de tiempo a dedicación de la primera fase indicaron la conveniencia de culminar primero la fase inicial, para poder proseguir el desarrollo de esta.

III. Revisión de los accidentes e incidentes ambientales previos

Para preparar una identificación detallada del impacto ambiental, es esencial evaluar cualquiera de los impactos presentes o futuros que pueden ser el resultado de actividades pasadas del lugar donde se opera.

La tercera área clave tratada en la RAI, fue la identificación de accidentes e incidentes ambientales previos que hayan podido producirse en el lugar y que podrían conducir a los impactos ambientales presentes o futuros.

IV. Revisión de la legislación y regulaciones relevantes

Uno de los requisitos fundamentales del SGA certificable y de mejora ambiental continua es que, al menos, cumpla con toda la legislación, regulaciones, autorizaciones y/o códigos de conducta industriales que van asociados a los impactos ambientales (reales o potenciales) de las operaciones.

Por tanto, la cuarta área clave revisada en la RAI, fue la identifi cación de toda la legislación, regulaciones, autorizaciones y códigos de conducta industriales asociada a los impactos ambientales reales o potenciales.

Esta revisión de los aspectos legales se encuentra concluida, la misma permitió desarrollar cada una de los aspectos de la Ley 64-00 y las Normas correspondientes, que son aplicables a las Instituciones involucradas.

2. Registro de aspectos e impactos

El registro de los aspectos e impactos ambientales corresponde el registro documentado de los aspectos ambientales significativos y sus correspondientes impactos que la organi-zación debe controlar y minimizar para mejorar la actuación ambiental corporativa.


En esta fase de registro de los aspectos e impactos se identificaron los aquellos que son significativos referidos a: § Las entradas a las actividades, productos o procesos. § Las salidas de las actividades, productos o procesos. § Las emisiones al aire (controladas y no controladas) de las actividades, productos o

procesos. § La generación o eliminación de residuos sólidos o de otro tipo (particularmente

residuos nocivos) asociados a las actividades, productos o procesos. § Contaminación del terreno como resultado de las actividades, los productos o los

procesos. § Usos de materia prima y recursos naturales asociados a sus actividades, productos o

procesos. § Vertidos o emisiones asociados a las actividades, productos o procesos, tales como

energía térmica, ruido, olores, polvo, vibraciones e impacto visual. § Los asuntos ambientales de relevancia local o comunitaria asociados a sus

actividades, productos o procesos y cualquier asunto relacionado con la actuación ambiental.

En los registros ambientales se identificaron los aspectos e impactos significativos que tienen su origen en: § Las actividades, los productos y los procesos normales. § Todas o algunas actividades, productos o procesos anómalos. § Todos los accidentes y situaciones de emergencia potenciales asociados a sus

actividades, productos o procesos.

Adicionalmente, se encuentra en desarrollo el vaciado de toda esta información recopilada en un software especializado (Significance Wizard©) que permitirá obtener el grado de significancia de cada uno de los aspectos identificados. Esto permitirá obtener una visión más detallada de los aspectos ambientales y su relevancia para la institución. En términos referenciales esta fase se encuentra en un avance del 80%.


Figura 1.6 – Detalle de la interfaz del Software Significace Wizard ©

3. Política Ambiental

La política corresponde al conjunto de normas o principios (normalmente formales y documentados) que la organización adopta para un determinado curso de acción elegida. La política ambiental no es diferente. Para este caso concreto, se refiere a un conjunto de principios e intenciones formales y documentados en relación con el medio ambiente. Esencialmente, la política ambiental es el documento guía para la mejora ambiental corporativa y su cumplimento es fundamental para la integridad y el éxito del SGA. Es oportuno que la política ambiental se desarrolle tras haber completado la revisión ambiental inicial.

En el caso de INAPA, estos principios e intenciones generales deberán incluir una mejora ambiental continua y constante, que se cumplirá minimizando los impactos ambientales significativos de las actividades, los productos y los procesos. Esto beneficiará a la organización, en el sentido de que permitirá discutir y tomar en cuanta los hallazgos de esta revisión con la finalidad de definir el alcance o metas a alcanzar para definir las líneas de desarrollo de la política de las instituciones.

En relación con la definición de las políticas ambientales de la institución se ha previsto desarrollar un taller con cada el equipo gerencial y la unidad de gestión ambiental con la finalidad de definir dentro del seno de la misma, las políticas que definirán las acciones de manejo ambiental.


4. Legislación y Regulación Ambiental

Uno de los requisitos fundamentales de la política ambiental es que contenga el compromiso declarado el cumplir con toda la legislación y las regulaciones ambientales relevantes a las que la organización esté vinculada. En consecuencia, para que un SGA sea realmente efectivo (y certificable), debe asegurar que todas sus actividades, productos y procesos cumplan la legislación y las regulaciones ambientales relevantes.

Al igual que se necesita identificar los aspectos e impactos para gestionarlos efectivamente, aceptar el compromiso de cumplimiento de la legislación y de las regulaciones presupone que se han identificado y documentado exactamente la legislación y las regulaciones que se cumplirán. Por lo tanto, un registro de la legislación y de las regulaciones ambientales significa una lista de toda la legislación y todas las regulaciones ambientales rele vantes a las que están obligadas las instituciones involucradas.

Este aspecto se encuentra concluido habiéndose identificado en su totalidad todos los aspectos legales y regulaciones relevantes para las instituciones. Esto ha permitido definir en principio el marco legal regulador de las actividades de las instituciones.

5. Objetivos y Metas Ambientales

Habiendo completado la revisión ambiental inicial, hecho un registro tanto de los aspectos e impactos como de la legislación y las regulaciones, el SGA será funcional y certificable.

En este punto, ha de haberse completado dos tareas fundamentales. En primer lugar, al completar la revisión ambiental inicial y preparación de los registros, la identificación y documentación de cuál es el impacto sobre el medio ambiente. En segundo lugar, al concluirse una política ambiental, se establecen claramente, por escrito, la intención de mejorar la actuación ambiental general, minimizando los impactos ambientales significativos identificados en la revisión ambiental inicial y documentados en el registro de los aspectos e impactos ambientales.

En resumen, en este nivel se deberá tener, por escrito, la voluntad de mejorar la actuación ambiental (política ambiental) y lo que necesita ser mejorado (RAI/registro de los aspectos e impactos ambientales).

El siguiente paso es determinar qué es lo que en realidad se hará para lograr esta mejora. Los objetivos y las metas son precisamente eso: la identificación de lo que se hará para mejorar.

Los objetivos ambientales son los fines generales que las instituciones marcarán para mejorar la actuación ambiental. Los objetivos ambientales son fines tales como "reducir el uso del agua" o "mejorar la eficacia energética".

En el marco del desarrollo de esta fase se tiene que a la fecha se han cubierto parcialmente el registro los dos aspectos que implican la consecución de lo establecido en la presente fase. Actualmente se tiene cubierto el registro de los aspectos e impactos de las actividades, productos y procesos y de manera parcial lo relativo a la revisiones ambientales, quedando pendiente el taller de desarrollo de las políticas ambientales institucionales. El avance específico de esta fase se estima en un 40%.


6. Programa de Gestión Ambiental

En esta fase es esencial determinar exactamente qué acciones se requieren para mejorar. Estas acciones se conocen como Programas de Gestión Ambiental y no es más que una fórmula detallada para cumplir los objetivos y las metas establecidos. Lógicamente, si se cumple una meta, su correspondiente objetivo se cumplirá igualmente y la política ambiental cumplirá su intención declarada. Por tanto, para un objetivo dado, el programa de gestión ambiental identifica cómo se cumplirán las metas, quién es el responsable de cada una de las actividades requeridas para cumplir esa meta y cuándo se completarán tales actividades.

En esta fase se emplearán los insumos obtenidos de lo siguientes aspectos: q Lo que está ocurriendo (RAI); q La necesidad de mejorar (los aspectos e impactos significativos); q La intención de mejorar (política) y q Lo que conllevaría la mejora (objetivos y metas).

En relación con la presente consultoría, se ha completado parcialmente esta fase, pues los insumos básicos citados anteriormente se encuentran parcialmente desarrollados, siendo desarrollada esta etapa completamente al concluir las etapas previas las cuales tienen un avance significativo lo cuál representa una garantía de inicio inmediata. En términos generales esta fase puede establecerse que tiene un avance del 25%.

7. Estructura y Responsabilidades

La responsabilidad, sencillamente, se refiere al hecho de que, para que el SGA funcione de manera adecuada, todos los componentes de la estructura elegida deben tener asignada una responsabilidad. Igualmente, dado que una persona puede cumplir con las responsabilidades de un puesto identificado en la estructura elegida, no es necesariamente importante quién es el responsable de cada puesto en dicha estructura, sino que una persona es la responsable y que esa responsabilidad está claramente identificada y entendida.

En resumen, la estructura se refiere a la forma administrativa del SGA y la responsabilidad se refiere a las funciones, competencias e interrelaciones del personal relevante requerido para asegurar la eficacia del SGA y de su estructura elegida.

Entre los aspectos diagnosticados que requiere INAPA, se evidencian las necesidades siguientes:

q Todos los empleados deben comprometerse a la implantación con éxito y al mantenimiento del SGA.

q La alta dirección debe designar un(os) representante(s) de la dirección y definir su(s) responsabilidad(es) y competencias con relación al SGA.

q Todas las funciones, responsabilidades y competencias para la implantación, funcionamiento y mantenimiento del SGA deben ser definidas, documentadas y comunicadas dentro del seno de las Instituciones.

q La alta dirección debe apoyar estas funciones, responsabilidades y competencias proporcionando los recursos humanos, financieros, formativos y técnicos apropiados


requeridos por las personas identificadas para poder cumplir sus responsabilidad es en la implantación, funcionamiento y mantenimiento del SGA.

q Todas las funciones, responsabilidades y competencias deben ser aprobadas y respaldadas por la alta dirección.

q Las funciones, responsabilidades y competencias deben establecerse para asegurar que se establecen, implantan y mantienen todos los requisitos del SGA.

q Deben establecerse las funciones, responsabilidades y competencias para informar a la alta dirección sobre la actuación del SGA.

q Las funciones, responsabilidades y competencias deberán seguir las estruc turas jerárquicas existentes y deberán integrarse en las responsabilidades generales de todo el personal de la organización.

q Debe desarrollarse una estructura para la implantación, el funcionamiento y el mantenimiento del SGA. Esta estructura deberá incluir un diagrama organizativo que asigne las responsabilidades, las descripciones de los trabajos y las líneas de comunicación entre los distintos niveles y funciones de la estructura.

q Para el mejor funcionamiento del SGA lo indicado es que se mantenga y funcione a través de un comité directivo de gestión ambiental, compuesto por personal de dirección media y baja con conocimiento práctico del impacto ambiental de las operaciones.

En cuanto a lo planteado anteriormente se tiene básicamente establecida la estructura organizativa y responsabilidades que permitirán acometer en cada una de las instituciones involucradas el funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental. Esta fase tiene una avance total del 90%.

8. Procedimientos Ambientales

En esta fase, se están desarrollando los procedimientos para asegurar que las operaciones reflejen las intenciones y el propósito del SGA diseñado. La actuación ambiental mejorada es el resultado directo de la minimización de los impactos ambientales significativos, mediante el control de los aspectos de las operaciones que causan los impactos identificados. Es por ello que, los procedimientos ambientales son las instrucciones paso a paso que, llevándose a cabo adecuadamente, controlarán tanto el SGA, como las actividades, los productos y los procesos (aspectos). Esto se traducirá en la minimización de los impactos ambientales correspondientes y, por tanto, mejorará la actuación ambiental global.

Esencialmente, estos procedimientos entran dentro de dos categorías generales. La primera incluye procedimientos que dictan cómo funcionará el SGA y cómo ha de mantenerse. Estos procedimientos "administrativos" describen qué actividades se requieren para asegurar que el SGA cumple los requisitos de la norma del SGA a la que se ha prescrito. La segunda categoría incluye procedimientos que dictan cómo han de controlarse sus operaciones para minimizar los aspectos ambientales significativos relacionados con tales operaciones. Estos procedimientos "operativos" están determinados (y deberían ser análogos) por los aspectos ambientales significativos de sus operaciones.

En esta fase, aún cuando los objetivos consecuencia de las políticas ambientales no han sido concluidos, los procedimientos están definidos y claramente identificados, y son en muchos casos, evidentes los aspectos a desarrollar de las actividades tendientes la mejora en la actuación ambiental de la institución. Actualmente, en esta etapa se han recopilado el 85% de los procedimientos existentes dentro de las actividades que desarrollan. Posteriormente, se


requerirá adecuar estos proce-dimientos a las exigencias del SGA y su adecuación a lo que se establezca dentro de las políticas ambientales. El avance alcanzado de esta fase se del 75%.

9. Formación y Concientización Ambiental

Para que el sistema funcione correctamente, cada persona del sistema debe entender claramente su posición y cómo afectan sus acciones al sistema en general. Por consiguiente, para que el SGA en diseño tenga éxito en el cumplimiento de las políticas y los objetivos establecidos, las distintas personas que componen el sistema necesitan estar concientes de tales políticas y objetivos y entender cómo afectan sus acciones al SGA y a la actuación ambiental general del sitio de operaciones.

Uno de los propósitos principales del SGA es controlar los aspectos ambientales del funcionamiento que causan, o podrían causar, impactos ambientales. Igualmente, para controlar los impactos ambientales, primero deberán ser identificados cuáles son tales impactos. Esta metodología que viene siendo aplicada consiste en "primero identificar y luego tratar, controlar o gestionar" también se usó para desarrollar el registro de la legislación y las regulaciones, así como el registro de los aspectos e impactos. Lógicamente, como todos los SGA requieren que se proporcione formación a quienes se ven implicados en el proceso del SGA, el primer paso importante es la evaluación con referencia a qué formación se requiere. Para ello, es imperativo que sea capaz de identificar claramente qué formación se necesita para desarrollar, implantar y mantener el SGA funcional. Para el desarrollo, implantación y el mantenimiento del SGA propuesto, se ha propuesto (3) tres niveles de formación que permitan reflejar el grado de formación ambiental general necesario para desarrollar, implantar y mantener el SGA de manera funcional. El primer nivel de formación será una formación sobre concientización ambiental general y una introducción a la gestión ambiental. El segundo nivel suministrará una formación más específica para todo el personal cuyas actividades de trabajo están relacionadas con los aspectos e impactos significativos identificados. El tercer nivel lo constituirá una formación avanzada de auditores de SGA para quienes tienen la responsabilidad identificada de mantener el SGA desarrollado.

A la formación del nivel 1 se le denominará Formación de conciencia ambiental, la cuál deberá ofrecerse a todo el personal y:

q Ofrecer una introducción a los sistemas de gestión ambiental y al sistema que se está desarrollando en su lugar de trabajo.

q Desarrollar un claro entendimiento de la relación existente entre los aspectos ambientales del lugar de trabajo y los impactos ambientales identificables, y la posterior correlación con asuntos ambientales tanto globales como locales.

q Tratar la política ambiental de la institución relación con los sitios de operaciones, y la importancia del cumplimiento, así como los objetivos y metas establecidos para cumplir los propósitos de la política ambiental.

A la formación del nivel 2 se le denominará Formación sobre los aspectos e impactos y es normalmente más específica sobre los aspectos e impactos identificados en la revisión inicial y documentados en el registro de los aspectos e impactos ambientales. Esta formación se


deberá proporcionar a todo el personal cuyas actividades de trabajo estén relacionadas o pudieran causar un impacto ambiental significativo. Esta formación tendrá como objetivo:

q Tratar los impactos ambientales de los aspectos significativos identificados en la revisión ambiental inicial y documentados en el registro de los aspectos e impactos ambientales.

q Ofrecer una visión clara de la correlación entre los aspectos e impactos y cómo éstos se ven afectados por las actividades de trabajo individuales.

q Desarrollar un claro entendimiento de los procedimientos requeridos para controlar los aspectos significativos identificados y de por qué se necesitan procedimientos.

q Tratar la importancia de la observación de los procedimientos operativos y las consecuencias del incumplimiento de los procedimientos.

A la formación de nivel 3 se le denominará Formación del SGA o Auditoria del SGA y normalmente es una formación más detallada sobre el SGA que se está desarrollando. Se proporcionará a todo el personal que tenga funciones y responsabilidades identificadas para desarrollar, implantar, auditar y mantener el SGA. Este nivel de formación deberá:

q Tratar todos los requisitos del sistema para un SGA funcional. q Tratar todas las funciones y responsabilidades requeridas para desarrollar, implantar y

mantener el SGA en el sitio de operaciones. q Tratar las consecuencias de no lograr cumplir las funciones y responsabilidades definidas. q Tratar sobre las auditorias del SGA y los procedimientos de auditoria.

En resumen, se requiere formación y capacitación para asegurar que todas las personas involucradas en el SGA están concientes de la política y los objetivos ambientales de la institución (intención de mejorar la actuación ambiental) y de los impactos ambientales de sus acciones (control de los aspectos ambientales y minimización de los impactos ambientales correspondientes). También se requiere formación para todo el personal cuyas actividades puedan conducir a impactos ambientales significativos y, finalmente, se requerirá formación para todo el personal que tenga una función o responsabilidad identificada en el aseguramiento para que el SGA se mantenga y cumpla los requisitos de un SGA funcional.

Esta fase, actualmente no tiene avance. Sin embargo, en consideración de los tres niveles de formación y concientización ya identificados se estima que deberá iniciarse su documentación al concluir la elaboración de los procedimientos ambientales.

10. Comunicación Ambiental

Resulta esencial que todo el que esté involucrado en el SGA sea formado y tome conciencia de las intenciones ambientales generales de la institución y de cómo sus acciones individuales afectan el cumplimiento de esas intenciones. Similarmente, es esencial entender que un sistema funcional depende no sólo de individuos formados, sino también de la comunicación entre ellos. Además, un SGA funcional no sólo depende de la comunicación interna dentro del sistema, sino también entre el propio sistema y los numerosos terceros interesados externos a los que afecta. Entre estos terceros, se incluiría a cualquiera que se vea afectado por sus impactos ambientales o por el SGA, tales como accionistas, vecinos, clientes, suministradores, etc.

En el SGA en diseño, se subdivide la comunicación ambiental dentro de dos categorías: la comunicación interna y la comunicación externa. La comunicación interna es la que se da


entre los distintos niveles y funciones implicados en el desarrollo, implantación y mantenimiento de su SGA.

La comunicación ambiental interna estará orientada a: formar al personal sobre la política ambiental; interacción entre el personal con responsabilidades identificadas para mantener el SGA; informar a la dirección superior sobre los cambios o resultados del SGA. La comunicación externa es esencialmente la que se da con quienes se ven afectados por sus aspectos ambientales y/o su SGA. La política ambiental representará una forma de comunicación externa.

Aún cuando esta fase es simple, requiere esencialmente de los aspectos establecidos en la política ambiental. Sin embargo, se prediseñaron procedimientos que permitan cumplir los requerimientos de comunicación, al menos hacia el interior de la organización.

11. Manual de Gestión Ambiental

El desarrollo del SGA funcional, tal cuál se ha venido desarrollando, es un proceso relativamente sencillo, organizado y que sigue un orden lógico. Así mismo, se evidencia que para que el desarrollo del SGA sea funcional requiere de la documentación. En esta etapa del proceso de implantación del SGA, se deberá haber desarrollado lo siguiente:

q Una política ambiental. q Un registro de los aspectos e impactos. q Un registro de la legislación y las regulaciones. q Los objetivos y metas. q Programas de gestión ambiental. q Procedimientos operativos y de mantenimiento del SGA. Para que el SGA sea realmente funcional, esta documentación debe ser sencilla, organizada y lógica. Es por ello, la necesidad del Manual de Gestión Ambiental (MGA). El Manual de Gestión Ambiental es la herramienta central o de referencia de los documentos claves que se requieren para mantener y auditar el SGA a lo largo del tiempo. Físicamente , este manual puede ser una sola carpeta con todos los documentos principales del SGA o puede ser simplemente un índice con referencias a la localización de esos documentos fundamentales.

El MGA no es un requisito explícito de la ISO14001, pero se requiere que mantenga información o documentación sobre los elementos centrales del SGA. Estos elementos centrales deberán considerarse los esenciales para cumplir las intenciones establecidas y expresadas en la política ambiental, e incluirían: la política ambiental, los objetivos y las metas ambientales, los programas de gestión ambiental, los procedimientos, las funciones y responsabilidades dentro del SGA, y las distintas interacciones entre los elementos de su SGA. El MGA deberá describir cómo trata estos elementos centrales y cómo se mantiene el SGA funcional. Para la implantación con éxito de esta etapa, y en consideración de las características de la institución, se establecieron los siguientes aspectos a ser considerados en la elaboración de esta fase:


q Se deberá establecer y mantener toda la información sobre el SGA (en papel o en formato electrónico) que describa los elementos claves del SGA diseñado y explicaciones detalladas de cómo interactúan los distintos componentes de la información (Manual de Gestión Ambiental)

q El Manual de Gestión Ambiental representará el documento más importante del SGA y funcionará como instrumento clave para controlar el sistema de gestión.

q El Manual de Gestión Ambiental será el punto de referencia central para el mantenimiento y las auditorias del SGA.

q El Manual de Gestión Ambiental será redactado de manera clara, concisa y fácil de leer y comprender.

q El Manual de Gestión Ambiental puede hacer referencia a otras formas de información o documentación para evitar duplicar documentos.

q El Manual de Gestión Ambiental será preparado y mantenido de manera que sea posible eliminar y revisar páginas de manera independiente.

q Cada página del Manual de Gestión Ambiental incluirá: § La sección del SGA a la que pertenece. § La fecha en que se preparó y la de la última revisión. § Cuándo y por quién fue autorizado. § Número de página en relación con el número total de páginas de la sección.

q El Manual de Gestión Ambiental incluirá y hará referencia a lo siguiente:

§ Un índice general de las secciones, comenzando por una descripción de cómo usar el MGA, dónde localizar copias del mismo y cuándo es revisado.

§ Una introducción que incluya una descripción la institución, sus actividades, productos y procesos (incluido un organigrama de las operaciones).

§ Una visión general del SGA, los componentes y cómo interactúan. § La estructura organizativa del SGA, incluyendo gráficos y diagramas. § La descripción de las responsabilidades ambientales, incluyendo descripciones de los

trabajos y las competencias. § La política ambiental. § Los objetivos y metas. § Los programas de gestión ambiental (planes de acción ambiental). § Los procedimientos operativos. § Los planes de emergencia y su documentación. § El registro de los aspectos e impactos ambientales significativos. § El registro de legislación y regulaciones aplicables. § Los registros que se necesitan para la implantación y el mantenimiento del SGA. § Los resultados de las auditorias anteriores al SGA. § Los resultados de las revisiones de la gestión.

Esta fase, en el contexto de la consultoría en desarrollo, representa el paso final es por ello que es evidente que el avance, aún cuando se tiene parcialmente ciertos componentes del mismo, su avance puede considerarse nulo.


12. Control de la Documentación

En la etapa anterior, relacionada con el manual de gestión ambiental, el punto clave planteado radicó en el hecho de que un sistema de gestión funcional requiere el mantenimiento de la información de tal sistema. Utilizando una lógica similar, el punto clave del control de la documentación es que, si se mantiene información documentada sobre el sistema, los docu-mentos que se mantienen deberán ser catalogados como "controlados". Esencialmente, el control de la documentación representa el conjunto de procedimientos mediante los que se asegura que los documentos del SGA se organizan, se actualizan, se mantienen localizables y se "controlan" de manera que su eficacia quede garantizada.

En el SGA en desarrollo, deberá distinguirse claramente entre los documentos controlados y los no controlados. Como norma general, se otorgara el estado controlado a los documentos que son esenciales para la implantación y el mantenimiento del SGA y que, periódicamente, puedan necesitar ser recordados, actualizados o sustituidos. Por el contrario, se otorgará el estado de no controlado a los documentos que no vayan o requieran ser actualizados, una vez que se han distribuido. En resumen, los documentos controlados siempre estarán actualizados y los que hayan sido actualizados, serán etiquetados como corresponde.

Para asegurar una manipulación apropiada de los documentos controlados, se mantendrá un registro de qué documentos son controlados y dónde están ubicados y, una vez actualizado un documento controlado, las nuevas versiones deben sustituir a todas las copias de la versión anterior de dicho documento. Se dispondrá de un procedimiento con las líneas generales sobre cómo referenciar, autorizar, distribuir, almacenar, recuperar, corregir, redistribuir y sustituir este tipo de documentos. Para evitar la confusión, todos los documentos de este tipo serán referenciados con un número de referencia único

Para poder obtener un resultado satisfactorio en la implementación de esta fase en las instituciones involucradas, se han previsto los siguientes aspectos

q Se dispondrá de un procedimiento que controle todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implantación y el mantenimiento del SGA.

q Se dispondrá de un procedimiento por escrito para preparar, almacenar, expedir, corregir y revisar documentos.

q Se establecerán los mecanismos que permitan asegurar que todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implantación y el mantenimiento de su SGA son legibles y están claramente marcados con la fecha en que se prepararon, la fecha en que han de revisarse, el título del documento y la versión del mismo.

q Los procedimientos de control de la documentación serán diseñados de manera que permitan asegurar que todos los documentos que se requieren para el desarrollo, la implantación y el mantenimiento del SGA: § Están debidamente autorizados por un representante de la alta dirección. § Están localizables. § Tienen un período de revisión previsto y que se revisarán y actualizarán según esa

revisión. § Se actualizan y que las versiones actualizadas de los documentos sustituyen las

versiones anteriores y obsoletas.


§ Se actualizan y se distribuyen a todos los que los necesitan y en to dos los lugares donde se guardan.

§ Están claramente marcados como versiones antiguas si se mantienen por razones financieras, legales o de cualquier otra índole.

q El procedimiento de control de la documentación diferenciará aquellos documentos controlados de los no controlados.

Dado que el control de la documentación representa una estrategia o acción orientada a disponer de técnicas apropiadas para el control de documentos, y en virtud de que no está directamente ligada a la conclusión de etapas anteriores, se ha adelantado considerablemente la misma, alcanzándose un 80% de avance.

13. Control de las Operaciones

Al igual que el control de la documentación representa el conjunto de pro cedimientos mediante los que se asegura que los documentos de su SGA están "controlados", el control de las operaciones es el conjunto de procedimientos que aseguran que sus operaciones (aspectos) son controlados. Por consiguiente, el control de las operaciones mejora la actuación ambiental controlando los aspectos y minimizando los correspondientes impactos ambientales provocados por tales operaciones. Para el desarrollo de este elemento componente del SGA, es importante citar algunos de los aspectos básicos evidenciados requeridos para alcanzar el éxito en su implementación:

q Identificación y control físico de todas las actividades, productos y procesos que han estado relacionados con los impactos ambientales significativos identificados en la revisión ambiental inicial.

q El control de las operaciones incluirá los procedimientos operativos que definen la manera en que la organización llevará a cabo las actividades, las funciones y los procesos (aspectos) que tienen, o podrían tener si no se controlan, impactos ambientales significativos.

q Se dispondrá de procedimientos operativos para todas las actividades, productos y procesos donde la ausencia de tales instrucciones induciría, o podría inducir, a un impacto ambiental significativo y, por tanto, comprometer su política ambiental.

q Deberá disponerse o preparar los procedimientos operativos para todo el personal que trabaje en la organización, o en su nombre, si dichas actividades, productos y procesos inducen, o pudieran inducir, a un impacto ambiental significativo.

q Supervisar, con el objetivo de controlar, todos los impactos ambientales significativos de sus actividades, productos y procesos.

q Su control de las operaciones incluirá la aprobación (basada en criterios ambientales) de todas las actividades, productos, procesos y adquisiciones planificados.

q Su control de las operaciones incluirá los criterios de actuación para todas las actividades, productos y procesos que tengan, o puedan tener si no se controlan, un impacto significativo sobre el medio ambiente.

Esta fase será completada oportunamente una vez que sean desarrollados los aspectos referidos al programa de gestión ambiental. Actualmente, no se ha avanzado significativamente el proceso de desarrollo de este elemento.


14. Preparación y Respuesta a Emergencias Si estuviésemos en un mundo perfecto, la implantación del SGA contentivo de los elementos planteados inicialmente sería suficiente. Sin embargo, no es así y el componente final que deberá añadirse para completar el proceso de implantación es una metodología procedimental y sistemática para prevenir accidentes y situaciones de emergencia y controlarlos cuando ocurran, si se da el caso.

Dado que la naturaleza y el impacto ambiental de accidentes y emergencias varían dependiendo de la organización en cuestión y de la naturaleza del accidente o la emergencia, no existe una definición estándar de "accidente" y "situación de emergencia" que pueda valer para desarrollar un SGA. En todo caso, el punto central y de capital importancia para el SGA funcional es el hecho que disponga de mecanismos procedimentales para identificar, prevenir y hacer frente a estas situaciones cuando surjan.

Como se desprende de lo planteado, la mejora ambiental global está supeditada a la identificación, y al subsiguiente control, de los aspectos ambientales significativos para minimizar el impacto ambiental de los aspectos identi ficados. Igualmente, un SGA funcional asegurará que los accidentes y las situaciones de emergencia, o su riesgo potencial, se identifican y se previenen en la medida de lo posible y se controlan en caso de que sucedan.

Para el desarrollo de este elemento, en el marco de la consultoría en desarrollo, es importante citar algunos aspectos básicos para alcanzar el éxito en su implementación:

q Se establecerán y mantendrán procedimientos para identificar las posibilidades de situaciones de accidentes y de emergencia relacionadas con las ac tividades, productos y procesos.

q Se establecerán y mantendrán procedimientos para responder convenientemente a las situaciones de accidentes y emergencia, y minimizar su impac to ambiental.

q Revisión regular, y modificación, si resulta necesario, de los procedimientos ante accidentes y situaciones de emergencia.

q Comprobación de manera regular la eficacia de los procedimientos de respuesta a accidentes y emergencias, y modificarlos si es necesario.

A tal efecto se han establecido las líneas básicas de acción para la definición de las situaciones de emergencia. En tal sentido, existen lineamientos y procedimientos que están siendo revisados para cubrir lo establecido en este aspecto.

15. Monitoreo y Medición

El SGA en desarrollo debe proporcionar un punto de referencia comparativo a lo largo del tiempo mediante el cual pueda ser evaluado el progreso hacia el objetivo específico declarado de mejora ambiental. El monitoreo y la medición es el medio por el que la organización identifica el progreso hacia la minimización del impacto ambiental relativo a sus actividades, productos y procesos.

Esto significa que si un impacto ambiental ha de minimizarse mediante el subsiguiente control de los aspectos ambientales de los que surge, entonces deberían monitorearse y medirse regularmente todas las actividades, funciones, productos y procesos (aspectos) que están relacionados con tal impacto.


Particularmente, para INAPA, se citan los aspectos importantes diagnosticados que requieren ser considerados para el desarrollo de este elemento y alcanzar así, el éxito en su implementación:

q Para mejorar la actuación ambiental corporativa, deberá establecerse y mantenerse procedimientos para monitorear las actividades, los productos y los procesos que están relacionados con el impacto ambiental significativo (como indica la revisión ambiental inicial). Esto permite a la institución involucrada controlar tales actividades, productos y procesos y reducir el impacto ambiental asociado.

q Igualmente, para mejorar la actuación ambiental corporativa, se establecerán y mantendrán los procedimientos para medir el impacto de las actividades, productos y procesos anteriormente mencionados.

q Se documentará qué ha de monitorear y medir. q Se registrarán los resultados del monitoreo y medición. Esto proporcionará el punto de

referencia de la actuación ambiental mejorada y permitirá evaluar la actuación ambiental con respecto a su política ambiental y sus objetivos y metas.

q Se establecerán y mantendrán los procedimientos para la calibración (y registro del resultado de tal calibración) de todos los equipos de monitoreo y medición.

q Se establecerán y documentarán los criterios de aceptación para los resultados de las actividades de monitoreo y medición.

q Se establecerán y documentarán la acción que se ha de tomar si los resultados de la monitoreo y medición son insatisfactorios.

q Se evaluarán y documentarán la validez de los registros anteriores si se determina que los sistemas de monitoreo y medición funcionaron incorrectamente.

Actualmente, esta fase se encuentra en un avance del 15%.

16. No-conformidad con SGA, corrección y prevención

Este componente del SGA representa las estrategias que permiten identificar áreas de no-conformidad, mecanismos para corregirlas e impedir que vuelvan a ocurrir.

La no-conformidad puede definirse como aquella situación en la que los componentes esenciales del SGA están ausentes o funcionando manera incorrecta, o cuando hay un control insuficiente de las actividades, productos o procesos hasta el punto en que estas deficiencias comprometen la política establecida, los objetivos y metas, los programas de gestión y la funcionalidad del SGA. La corrección se refiere a la acción de desarrollo o mejora allí donde la no conformidad ha sido identificada. Al igual que los objetivos y las metas tienen programas de gestión ambiental (planes de acción) para asegurar que se cumplen los objetivos y las metas establecidas, la acción correctiva igualmente contará con los planes de acción documentados que deben ejecutarse para asegurar que se toman acciones correctivas y de que son efectivas.

La prevención no es más que la acción de aseguramiento que la no-conformidad no vuelva a ocurrir. Como sucede con cualquier otro tipo de prevención, la prevención de la no-conformidad requiere comprender qué es lo que provocó tal no-conformidad y asegurar que su causa sea evitada en el futuro.

En el contexto de INAPA, la implementación con éxito de este componente deberá considerar los siguientes aspectos evidenciados:


q El SGA y todos sus componentes, documentos y procedimientos estarán ajustados a la política ambiental, a los objetivos y metas y a los re quisitos de la norma de gestión a partir de la cual se ha diseñado el sistema de gestión.

q En caso de haber una no -conformidad de la política ambiental, de los objetivos y las metas, y de los requisitos de la norma para la que ha diseñado el sistema de gestión, investigará tal no-conformidad para:

§ Determinar qué provocó la no-conformidad. § Desarrollar un plan de corrección de la no-conformidad. § Determinar qué medidas preventivas deberían adoptarse. § Asegurarse que las medidas preventivas son efectivas. § Asegurarse que se revisa debidamente cualquier procedimiento afectado por la

acción correctiva adoptada.

q Se dispondrán y mantendrán procedimientos que definan a la(s) persona(s) responsable(s), y sus competencias, para investigar, corregir, mitigar y prevenir la no-conformidad.

q Se asegurará que cualquier acción correctiva, mitigadora o preventiva adoptada a la luz de alguna no-conformidad se ajuste a la naturaleza y magnitud del impacto ambiental asociado o al riesgo potencial de un impacto ambiental de tal no-conformidad.

q Se documentará y mantendrá un registro de las no-conformidades.

Este elemento del SGA en desarrollo no tiene desarrollo alguno a la luz de lo establecido en la presente consultaría.

17. Registros Ambientales

Otro de los requisitos del SGA funcional es mantener lo que se denomina como registros del SGA. A primera vista, puede parecer que existe cierta redundancia con la necesidad de manuales, controles de documentos y, ahora, registros.

Los "documentos" tratados anteriormente en el Manual son componentes esenciales de un SGA funcional. Estos documentos, tales como la política, los objetivos y metas, los programas de gestión ambiental y los procedimientos son los fundamentales para el propio SGA . Los registros del SGA se refieren a estos documentos, pero también incluyen los documentos que contienen los datos que actúan como punto de referencia del comportamiento de su SGA. Los registros tienen el propósito de medir las operaciones (aspectos) relacionadas con los impactos ambientales significativos identificados en la revisión inicial y han de emplearse para evaluar el progreso en el cumplimiento de sus objetivos y metas.

En el contexto INAPA, la implementación con éxito de este componente permite considerar los siguientes aspectos evidenciados:

q Debe documentarse y registrarse varios indicadores de actuación para llevar un seguimiento y evaluar la mejora ambiental en relación con su política ambiental, los objetivos y las metas y los requisitos del SGA.

q Debe desarrollarse y retenerse todos los registros ambientales que se requieren para el desarrollo, la implantación y el mantenimiento con éxito del SGA.


q Los Registros Ambientales deberán incluir: § Información de todas sus actividades, productos y procesos (aspectos) relacionados

con los impactos ambientales significativos identificados. § Información de toda la legislación ambiental relevante, regulaciones y otros requisitos

que sean aplicables a su organización (registros de la legislación y las regulaciones ambientales).

§ Información de la significación ambiental de las actividades, productos y procesos. § Información sobre la formación ambiental que proporciona su organización. § Información de quejas internas y externas relacionadas con el SGA o la actuación

ambiental general. § Información sobre auditorias y revisiones del SGA. § Información sobre suministradores, contratistas y otras personas que actúen en

nombre de su organización y que puedan afectar el funcionamiento del SGA y la actuación ambiental general.

§ Información de los planes de emergencia, procedimientos y actividades de respuesta. § Información de la inspección y mantenimiento del equipamiento de monitoreo y

medición. q Debe establecerse y mantenerse procedimientos de identificación, mantenimiento,

retención y eliminación de lo registros ambientales que haga. q Los registros ambientales serán legibles, identificables, estarán fechados y claramente

vinculados con la actividad, el producto o el proceso (aspecto) al que van asociados.

q Los registros ambientales serán fáciles de localizar.

El proceso de desarrollo de este elemento involucra la culminación de todos los aspectos procedimentales, en tal sentido esta etapa deberá ser concluida al concluir con los Manuales de Gestión Ambiental y componentes afines los cuales se encuentran parcialmente desarrollados. El avance en relación con la consultoría en cuestión puede considerarse que es un 20% .

18. Auditoria del SGA

Una vez que se establezca los mecanismos de monitoreo y medición, de control de no-conformidades y de los registros ambientales, el proceso de comprobación y acción correctiva culmina con la auditoria del SGA. En este punto, los elementos fundamentales del SGA se deberían encontrar en funcionamiento y se requiere la evaluación de su eficacia y mejorar aquello que se ha identificado como ineficaz.

La auditoria del SGA, representa el proceso mediante el cual se evalúa si el sistema cumple una serie de criterios previamente definidos. En este caso, los criterios son los requisitos de la norma ISO14001. La auditoria evalúa el grado en que el SGA cumple tales criterios (es decir, ¿está haciendo lo que dice que está haciendo?).

En la realización de la auditoria del SGA, es imperativo que se planifique, ejecute e informe sobre su auditoria de manera que asegure la eficacia, no sólo de la propia auditoria, sino también la eficacia de las recomendaciones de mejora del SGA que genere la auditoria. En la realización de esta auditoria, tiene una importancia crítica la planificación de la misma, realización de la misma e informe de los resultados de la auditoria del SGA. Se han identificado las siguientes cuatro fases importantes que son aplicables a las instituciones involucradas:


1. El plan de la auditoria. Se deberá asegurar la existencia de rigurosos planes de auditoria que incluyan un calendario, su ámbito y la responsabilidad de la auditoria. Deberá relacionarse el ámbito y la frecuencia de las auditorias con las actuaciones pasadas y con los aspectos e impactos ambientales significativos.

2. Procedimientos de la auditoria interna. Se deberá asegurar que los planes de la auditoria cubren los procedimientos y la metodología para realizar la auditoria. Los procedimientos de la auditoria deberán ocuparse de la competencia, la experiencia, la formación y la independencia de los auditores, así como de las comprobaciones y verificaciones que han de realizarse.

3. Informe de la auditoria. Se deberá asegurar que se ocupa de la metodología para informar y difundir las conclusiones y recomendaciones de su auditoria al personal pertinente. Resultará útil una lista de distribución identifi cada del informe.

4. Seguimiento de la auditoria. Se deberá asegurar que se establezca un programa de acción para implantar las recomendaciones de la auditoria y de que existe un procedimiento para garantizar que se toman acciones correctivas para todos los casos identificados de no -conformidad.

En el marco del INAPA, fundamentales para alcanzar con éxito la fase de auditoria del SGA:

q Debe estar definido claramente el o los programas de auditoria para llevar a cabo auditorias regulares del SGA.

q Debe estar definido claramente los procedimientos de auditoria para realizar las auditorias del SGA.

q Los programas y procedimientos de auditoria deben determinar si el SGA cumple los requisitos de la norma o regulación relevante a la que se ha suscrito.

q Los programas y procedimientos de auditoria deben determinar si el SGA cumple la política ambiental declarada, los objetivos y metas, los programas de gestión y los requisitos reguladores.

q Los programas y procedimientos de auditoria deben asegurar si el SGA ha sido implantado correctamente y si se mantiene suficientemente.

q Los programas y procedimientos de auditoria deben incluir el informe de los resultados de la auditoria para los representantes de la alta dirección.

q Los programas de auditoria y su calendario de auditoria resultante deben basarse en la significación ambiental de las actividades y de los resultados de anteriores auditorias o revisiones.

q Los procedimientos de auditoria deben incluir un ámbito de auditoria claramente definido, que especifique el intervalo cubierto por la auditoria y las actividades, las áreas y las normas del SGA que han de tenerse en cuenta.

§ Los procedimientos de auditoria deben referirse a la frecuencia con que han de realizarse auditorias del SGA.

q Los procedimientos de auditoria deben incluir las responsabilidades y condiciones relacionadas con la gestión, ejecución e informe de los resultados de sus auditorias.


§ La auditoria del SGA debe incluir una evaluación de los datos relevantes que pueden emplearse para evaluar la actuación de manera objetiva.

q Los programas y procedimientos de auditoria deberían asegurar la competencia del auditor.

q La auditoria de su SGA debe ser dirigida por personas con la formación y experiencia apropiadas en:

§ Las áreas y actividades que se van auditar. § Los sistemas de gestión ambiental. § Los requisitos técnicos y legislativos. § Las técnicas particulares necesarias para conseguir los objetivos de auditoria del

SGA. § Los recursos y el tiempo asignado a la auditoria de su SGA deben ser proporcionales

al ámbito y a los objetivos de haya establecido. § La alta dirección debe apoyar la auditoria de su SGA.

q Los auditores seleccionados deben ser suficientemente independientes de las actividades y áreas que se auditan para asegurar una evaluación imparcial.

q Las auditorias del SGA deben planificarse y prepararse de modo que aseguren que las funciones y las responsabilidades de los auditores, la dirección y el personal se entiendan claramente y que proporcionen los suficientes recursos para realizar la auditoria. La preparación de una auditoria del SGA debe incluir:

§ Un entendimiento de las actividades, los productos y los procesos de la organización. § Familiarización con el SGA establecido en la organización. § Un análisis de los resultados de auditorias o revisiones anteriores.

q Para evaluar la actuación ambiental, las actividades de auditoria del SGA deben incluir: § Discusiones o entrevistas con el personal en el sitio de operaciones. § Investigación de las operaciones del sitio y del equipamiento relacionado. § Una revisión de la documentación relevante del SGA, como son los procedimientos y

registros.

q Las siguientes fases deberán incluirse en el proceso de auditoria del SGA:

§ Entendimiento del SGA. § Una revisión de los puntos fuertes y débiles. § Recopilación de pruebas para la auditoria. § Formación de las conclusiones de la auditoria. § Formación las recomendaciones de la auditoria. § Informe de las conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

q La auditoria del SGA deberá realizarse de acuerdo con los principios aceptados de auditoria, como son los que se definen en la ISO14010 e ISO14011.

q La auditoria del SGA deberá incluir la preparación de un informe escrito por los auditores para asegurar la obtención de conclusiones y recomendaciones al final de cada auditoria.

q Las conclusiones y los resultados de la auditoria del SGA deberán darse a conocer a la alta dirección.

q Los objetivos fundamentales del informe de la auditoria del SGA serán:


§ Documentar el alcance de la auditoria. § Proporcionar gestión con un "análisis diferencial" de la conformidad de la organización

con los requisitos relevantes del SGA. § Proporcionar gestión con una revisión de la conformidad con la política ambiental y un

informe sobre la actuación ambiental a la luz de los acuerdos planificados. § Proporcionar gestión con un informe sobre la eficacia de los procedimientos para

monitorizar y controlar aspectos e impactos medioambientales en el sitio de operaciones.

§ Identificar la necesidad de mejoras y de acción correctiva. § Deberá disponer de un procedimiento adecuado para asegurar que se siguen las

recomendaciones y las áreas de acción correctiva identificadas en la auditoria.

19. Revisión Gerencial

El elemento final del sistema está representado por la revisión gerencial, donde habiéndose auditado el SGA, e identificadas las áreas de no-conformidad, se podrá definir entonces las áreas dónde es necesario realizar mejoras del sistema de gestión ambiental. Lógicamente, para mejorar el sistema y la actuación ambiental, las no-conformidades identificadas deben corregirse y se ha de realizar mejoras donde sea preciso. La revisión de la gestión representa la evaluación formal, mediante la gestión de las conclusiones de la auditoria que permiten definir el grado cumplimiento de lo establecido la política ambiental, los objetivos, metas y procedimientos como herramienta para mejorar la actuación ambiental.

La revisión de la gestión implicará, entre otras cosas, la revisión de las conclusiones y recomendaciones de la auditoria del SGA para evaluar posteriormente:

q La medida en que se sigue la política ambiental. q Si se están alcanzando los objetivos y metas medioambientales. q La eficacia de los programas de gestión ambiental. q La adecuación de todo el SGA a la luz de las circunstancias cambiantes, los puntos de

vista de terceras partes interesadas y el compromiso declarado de mejora continua. VISIÓN GENERAL DE LOS ALCANCES Y CONCLUSIONES Beneficios Potenciales que se divisan a la luz de la implementación del Sistema de Gestión Ambiental.

1. Un efecto positivo en el cumplimiento de los compromisos ambientales y de funcionamiento de la Institución

Se establece una estructura que permite asegurar o entender de manera más amplia el marco regulador de los aspectos ambientales pertinentes a las actividades desarrolladas. Permite de manera integral disponer de empleados mejor preparados en las responsabilidades asignadas.

2. Mejor comunicación en referencia a los aspectos ambientales hacia adentro y fuera de las Instituciones


Se evidencia un mejor conocimiento de los asuntos ambientales relativos a la organización dentro y fuera a medida de que se desarrolla un formal conocimiento de las responsabilidades ambientales lo cuál se traduce en una mejor interacción con los entes reguladores, clientes y otras instancias que interactúan con las organizaciones.

3. Eficiencia mejorada, costos de operación reducidos y mayor consistencia

En un período relativamente corto se prevé alcanzar una mayor eficiencia en le gestión de las actividades de gestión ambiental. Establece un criterio más claro en los costos asociados a los procesos de gestión ambiental. Así mismo permitirá entender qué se requiere realizar y los medios para desarrollarse de manera consistente y eficiente.

4. Mejores relaciones con los reguladores

La oportunidad de modelar mejores relaciones de las instituciones involucradas con los entes reguladores permite a estos últimos desarrollar auditorias con mayor confiabilidad y con una menor frecuencia.

Aspectos claves para el éxito en la implementación del SGA Entre los aspectos evidenciados que definen una característica clave para el éxito del sistema se enumeran a continuación:

• Involucramiento y apoyo de la alta gerencias resulta esencial para conformar un SGA estable con reales posibilidades de ser funcional totalmente.

• La creación del SGA integrado a los procedimientos organizacionales existentes genera una concepción mucho más estable del sistema de aquel que es independiente de los procedimientos organizacionales.

• El apoyo institucional al equipo de implementación es fundamental para la implementación del mismo.

• La concientización, entendimiento e Involucramiento de todos los empleados en el SGA debe extenderse a la organización completa y debe ser definida como una de las prioridades de la organización.

En conclusión, el proceso de implementación del SGA en la institución INAPA se vislumbra, como una herramienta integrada al Sistema gerencial, como la oportunidad de mejorar la actuación ambiental de la misma hacia la consecución de las obligaciones legales y otras regulaciones. Además, permitirá mejorar la eficiencia de todos los procesos componentes del sistema y que permiten orientar un uso eficiente de los recursos. La capacitación y preparación del personal involucrado en estas responsabilidades dará beneficios considerables hacia los objetivos propuestos. Aún cuando el proceso se encuentra en desarrollo, las metas alcanzadas permiten evidenciar un avance significativo en la actuación de la organización hacia el medio ambiente.


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