implementación de niif basada en zeus · implementación de niif basada en ... plan de cuentas ......
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Implementación de NIIF basada en Zeus
Parametrización
Robot Transaccional
(Contabilización en varios libros)
Revelaciones
Instrumentos Financieros
Auditorías
Contabilización en libro Local y NIIF
Instrumentos Financieros
Métodos de medición posterior al
reconocimiento inicial
Reclasificación de activos
Limitaciones a la titularidad
Costos por desmantelamiento
UGE (Unidad Generadora Efectivo)
Manejo de repuestos
Parametrización
Doble costo
Descuento Financiero
Instrumentos Financieros
Ajuste al Valor Neto Realizable
Revelaciones
Garantías de Venta
Interfaz con Activos Fijos
Parametrización Contable
Mov. Contable para varios Libros
Instrumentos Financieros
Revelaciones
Parametrización
Libros
Posibilidad de crear en el sistema los libros que se requieran manejar. Por Defecto el sistema manejara la
información en el libro Local y en el libro NIIF.
Cada libro cuenta con un prefijo, el cual será el código que lo identifique dentro del Sistema.
Al igual que todos los maestros, desde esta opción puede crear, consultar, modificar, eliminar y agregar
variables adicionales a los Libros.
Plan de Cuentas
Por cada cuenta del libro local es posible definir su Código equivalente, Descripción y otros parámetros en
cada uno de los libros que se hayan creado, adicionalmente es posible restringir la utilización de la cuenta
original en otros libros que se requiera.
Adopción por primera vez
Adopción por primera vez permite a los usuarios generar los saldos iniciales de los Libros requeridos a partir
de la información registrada en el libro Local a la fecha de corte definida.
Los Saldos en el libro NIIF se obtendrán como resultado de aplicar los siguientes eventos definidos en la
norma a los saldos del libro local:
Reconocimiento de Activos y Pasivos
Bajas de Activos y Pasivos
Transacciones de reclasificación
Transacciones de ajuste
Cálculo del Impuesto Diferido
Robot Transaccional
Esta herramienta permite configurar las contabilizaciones automáticas en los diferentes libros, basados en
condiciones parametrizables por transacciones o por documento.
En los parámetros se habilita el uso del Robot Transaccional y además se indica si desea generar las
transacciones de manera automática.
Permite agregar varias condiciones a evaluar para la generación de transacciones en los documentos.
Además puede indicar si desea que el robot transaccional se ejecute en todos los documentos o solo los que
corresponden a las aplicaciones que seleccione en la matriz de datos.
Para cada condición puede seleccionar un código o un rango de: Fuentes, Cuentas, Tipo factura, Banco,
Tercero, Auxiliares, Zona, Centros de Costo, Ítem, Plaza, Cliente/Proveedor, Valor, Vendedor, Moneda,
Unidad de Negocio y/o Libro.
El valor de cada campo de las transacciones contables a generar se puede parametrizar como: Valor Fijo,
Valor Heredado (Asigna el valor de la transacción que lo origina) o Valor Formulado.
Cuando seleccione Valor formulado puede establecer condiciones a evaluar para la asignación del valor del
campo de la transacción.
Generación Script Robot Transaccional
Las configuraciones que se realicen en el robot transaccional pueden exportase e importarse en las
diferentes bases de datos que se requiera, esta funcionalidad es de mucha utilidad ya que permite configurar
y verificar en un ambiente de pruebas y luego aplicar en el ambiente de producción sin riesgo de errores.
Evaluar Robot Transaccional
Esta opción permite emular el comportamiento de cada condición definida en el Robot Transaccional,
permitiendo al usuario realizar una verificación del resultado antes de su ejecución.
Log del Robot Transaccional
Permite auditar el comportamiento de las transacciones generadas por el Robot. Desde esta opción el
usuario podrá verificar cuales movimientos presentaron inconvenientes y cuál fue la razón por la cual no se
generaron las transacciones basadas en el robot transaccional.
Generación de Transacciones
El robot transaccional puede ejecutarse en línea después de la generación de un documento o manualmente
teniendo en cuenta los criterios de selección ingresados por el usuario.
Revelaciones
Modulo que permite al usuario elaborar el Estado Financiero correspondiente a las Revelaciones, permite
definir cuál norma está aplicando y de esta manera se configura el ambiente de trabajo para ir registrando el
soporte revelatorio y la elaboración final de la misma.
Dependiendo del tipo de norma seleccionada, el sistema configura el ambiente de trabajo correspondiente,
si el usuario está trabajando con Normas Plenas, se podrán escoger las diferentes Normas existentes NIC Y/o
NIIF y el el caso de Pymes se podrán escoger las diferentes secciones de la norma que la rige. Esta
presentación se muestra de manera jerárquica para permitir su actualización.
Por cada cuenta se debe indicar cuál será la Norma o sección a la que estará asociada la cuenta por defecto
con el fin de ir reportando el soporte revelatorio en la medida que se vaya registrando el movimiento.
Revelaciones por Movimiento
El soporte revelatorio se puede ir ingresando en línea en el momento de registrar una transacción, en todas
las opciones tales como Notas Contables, Recibos de Caja, Facturación, Comprobantes de Egreso, etc
encontrará el botón correspondiente para poder ingresar estas observaciones.
Si cuando se crea el documento no se reporta ningun detalle como soporte revelatorio, puede realizarlo
posteriormente desde la opción ”Revelaciones por Movimiento”
Revelaciones por Período
Mediante esta opción el usuario podrá elaborar el Estado Financiero de las Revelaciones para cada periodo,
esta labor estará fundamentada en todo el soporte revelatorio que se fue registrando a lo largo del periodo y
que son el sustento para la revelación final.
Algunos módulos de Zeus proveen funciones de consulta que generan de manera automática la información
de aquellos ítems de revelación relacionados en la norma que le corresponda , evitando su generación
manual.
Así mismo como el sistema garantiza que un periodo contable cerrado no permite que se le realice
movimiento, de la misma manera el módulo de revelaciones posee esta funcionalidad que asegura que la
información registrada y generada en el proceso de revelaciones no sea alterada.
Consulta Integral de Movimientos Revelados
En esta opción puede auditar todos los soportes revelatorios ingresadas en las transacciones de los
documentos.
Consulta Integral de Revelaciones
En esta opción puede consultar todas las revelaciones realizadas por Sección.
Auditoría de Revelaciones
Como complemento de la “Consulta Integral de Revelaciones” la Auditoría de Revelaciones permite revisar
las Secciones Reveladas y las pendientes por revelar.
Teniendo en cuenta el tipo de norma implementada, El sistema permite escoger cuáles son las normas o
secciones a imprimir y el orden en que estas se mostraran
Instrumentos Financieros
En las cuentas de cartera de cliente y proveedor puede financiar la forma de pago crédito, y definir el manejo
de Interés Nominal, Explicito e Implícito, según política
Para Causar el interés corriente de cada cuota definida en el plan de pagos
Auditorías
La auditoría de documentos por libro, permite revisar la contabilización por cada documento en los
diferentes libros.
Por cada documento puede:
Desde esta opción puede consultar el detalle de cada transacción del documento en cada libro
Además permite consultar las transacciones generadas por el Robot Transaccional en cada libro .
Permite generar o eliminar las transacciones generadas por el robot transaccional y consultar el documento
solo con las transacciones generadas por cada libro.
Auditoría de Saldos por Libro
Esta opción permite revisar la situación actual de cada una de las cuentas del libro principal y su equivalente
en cada uno de los libros configurados.
Para cada cuenta contable puede consultar su movimiento en los diferentes libros configurados.
Unidades de Negocio***
Las unidades de negocio son las diferentes dependencias en la que está constituida la empresa, como por
ejemplo, las sucursales. Con esta facilidad puede manejar varias contabilidades en una misma base de datos,
cada contabilidad expresada en los libros que se requieran.
Al igual que todos los maestros, desde esta opción puede crear, consultar, modificar, eliminar y agregar
variables adicionales a las unidades de negocio.
Los movimientos y saldos puede consultarlos individualmente por cada unidad de negocio o consolidados por
varias o todas las unidades de negocio.
El acceso a las diferentes unidades de negocio se parametrizan por cada usuario desde la opción “Seguridad
de Usuarios”
Desde la barra de estado el usuario podrá escoger el libro y unidad de negocio en el que desea trabajar.
***Solo está disponible en la Versión de Zeus Contabilidad Sql – Unidades de Negocio (BU)
Contabilización en libro Local y NIIF
Manejo de Saldos en el libro LOCAL y NIIF, aplica para las Entradas y Mejora de Activos.
Parametrización bajo Norma Local y NIIF
Instrumentos Financieros
En las cuentas de cartera de las entradas de activos puede financiar la forma de pago crédito, y definir el
manejo de Interés Nominal, Explicito e Implícito, según política
Métodos de medición posterior al reconocimiento inicial
Costos - Deterioro de Activos:
Compara el valor en libros Vs el Valor del Importe recuperable del activo. El Importe recuperable corresponde
al valor que se espera recibir si se decide vender el activo, cuando el valor en libros es mayor al importe
recuperable el sistema contabiliza deterioro y el importe recuperable pasa a ser el nuevo valor en libros.
Revaluación de Activos:
Compara el valor en libros Vs el valor razonable del activo. El cálculo del valor razonable puede basarse del
valor de mercado, valor de activo semejante, valor uso, entre otros. Cuando el valor en libros es mayor al
valor razonable el sistema contabiliza deterioro y de lo contrario contabiliza superávit.
Permite importar Reporte de Deterioro / Revaluación de Activos desde Microsoft Excel
Reclasificación de Activos
Esta opción permite definir cuales activos serán “Mantenidos para la venta” o estarán en “Uso”. Los que
identifique con la característica “Mantenidos para la venta” no estarán disponibles en el proceso de
depreciación, en este proceso el sistema realiza una nota contable de reclasificación de cuentas y suspende la
depreciación mientras se encuentre en este estado.
Propiedad de Inversión
Es necesario que pueda identificar los activos que no hacen parte del roll del negocio y que se tienen para
generar riqueza o valorización y los reclasifique como propiedades de inversión, esta información es
necesaria para las revelaciones. En este proceso el sistema realiza una nota contable de reclasificación de
cuentas y se suspende su depreciación mientras se encuentre en este estado.
Limitaciones a la Propiedad
Se deben reportar los activos que en la empresa tienen alguna restricción y no se puede disponer libremente
de ellos, por ejemplo, hipotecas, pignoración, embargos entre otros, esta información es necesaria para
utilizarla en el proceso de las revelaciones.
UGE (Unidad Generadora Efectivo)
Posibilidad de crear UGE, grupo o conjunto de activos que son capaces e generar ingresos por si solos, a los
cuales se les hace la medición posterior al reconocimiento inicial ya sea por el método de Deterioro o de
Revaluación de Activos, así mismo son sujetos de depreciación a nivel general o particular según las
posibilidades.
Manejo de Repuestos
Los repuestos de los “Activos en uso” en NIIF se consideran Activos y en norma local corresponden a
Inventario. Para poder diferenciar la contabilización de estos artículos es necesario en el Modulo de
Inventarios asociar al ítem de la compra la clasificación “Es propiedad, planta, equipo” ya que esta
identifica que la compra corresponde a artículos que serán activos para la empresa.
Asociación de Inventario
Se deben relacionar aquí, aquellos artículos que en norma local se consideran Inventario y que en NIIF se
consideran Activos (repuestos) para que el sistema los tenga en cuenta en el proceso de depreciación
mensual en la contabilización NIIF.
Legalización de Asociación
Cuando se necesite disponer del artículo comprado como repuesto, en norma Local cambia de ser un
elemento de Inventario a ser un elemento de Propiedad, Planta y Equipo (Activo Fijo) y es necesario iniciar su
proceso de depreciación en norma local.
Si usted cuenta con la Interfaz de Zeus Inventario, realice este proceso desde allí utilizando la opción:
Si usted no cuenta con la Interfaz de Zeus Inventario, realice este proceso desde Zeus Activos utilizando la
opción:
Parametrización
Libros
El sistema de inventario maneja de manera paralela los libros Local y NIIF, en la ventana de parámetros
existe una sección exclusiva para todos los temas relacionados con las normas NIIF, dentro de los cuales se
debe seleccionar cual son los códigos de estos dos libros.
Otro tema muy importante en la parametrización, es si dentro de las políticas de la empresa se decide afectar
el descuento financiero en las compras, habilitando este parámetro se obtendría como resultado en todas las
compras que tengan descuento financiero un comportamiento distinto a nivel de costo de los artículos y
afectaciones contables.
Doble costo
Teniendo en consideración temas como los descuentos financieros donde en norma Local se afecta
contablemente el ingreso y en NIIF se considera un menor valor del Inventario, o los ajustes al valor neto de
Realización (VNR) cuya aplicación solo se realiza en NIIF, igualmente si la moneda funcional del libro NIIF es
diferente a la Local, se hizo necesario implementar la funcionalidad del doble costo; es así como Zeus
Inventario SQL tiene la posibilidad de trabajar dos costos en paralelos y a su vez en la moneda que tenga
configurada cada libro.
La ventana de captura de ítems refleja tiene los siguientes cambios:
Descuento Financiero
Si dentro de las políticas se decide que los descuento financieros serán ejecutados inmediatamente en las
compras, se debe habilitar el parámetro “Afecto descuento financiero en las compras”, de esta forma el
sistema para el libro Local contabilizará un ingreso por el valor del descuento y en el libro NIIF será un menor
valor del inventario.
Es necesario tener bien configurado los productos y servicios que serán afectados por el descuento financiero,
para el caso de los productos se debe ir al maestro de artículos y en la pestaña “Cuentas de artículos” se debe
configurar la cuenta “Complemento ingreso descuento financiero en compras”, ésta es la que el sistema
utilizará para contabilizar en el libro Local el ingreso producido por el descuento financiero.
Para los gastos por servicios en las compras, en contabilidad Local el sistema de igual forma como en los artículos realiza un asiento contable al ingreso por el valor del descuento y en el libro NIIF se refleja como un menor valor del gasto, para configurar correctamente un servicio de gasto que será afectado por el descuento financiero de la compra debe estar especificado en el maestro de conceptos como concepto de servicio y en la pestaña “Default” asignar la cuenta de “Ingreso descuento financiero en las compras”.
El documento de entrada de mercancía tiene una pestaña nueva “Financiero”, exclusivamente para registros de descuentos financieros e instrumentos financieros, al realizar la compra de artículos o servicio y ésta a su vez posee descuento financiero se debe digitar el porcentaje estipulado por el proveedor.
Contabilización Local
Contabilización NIIF
Instrumentos Financieros
En los documentos de compra y venta puede financiar la forma de pago crédito, y definir el manejo de Interés
Explicito e Implícito, según política, las condiciones de crédito se deben configurar en Zeus Contabilidad SQL.
Para utilizar la financiación en las compras de inventario existe una pestaña “Financiero” en el cual hay un
check “Exige financiación”, presionando en el botón “Generar Cuotas” podrá utilizar las condiciones de
crédito del tipo de compra.
Luego presionando el botón “Aplicar al documento” el sistema asigna las cuotas de crédito al documento de
compra.
Para efectos de contabilización, en el libro Local las transacciones correspondientes a las cuotas están
relacionadas con la tasa pactada, en cambio en la contabilización NIIF si la tasa de mercado es diferente a la
tasa pactada el sistema genera una transacción por la diferencia.
Contabilización Local
Contabilización NIIF
Ajuste al valor Neto Realizable (VNR)
Esta herramienta permite hacer los ajustes a los costos NIIF correspondientes al valor neto realizable, la
fórmula utilizada para el cálculo del ajuste es la siguiente.
Valor Razonable = Total Inventario a Precio Comercial – Costo de Terminación y/o Venta.
Diferencia = Total Inventario a Costo – Valor Razonable.
Si la diferencia es Positiva entonces el valor del ajuste al inventario es igual a –Diferencia, el sistema
guarda el acumulado del ajuste negativo y lo tiene en cuenta en los próximos ajustes.
Si la diferencia es negativa entonces el ajuste es positivo, si y solo si existe saldo acumulado de
ajustes anteriores, como máximo ajusta de forma positiva el saldo acumulado, sino existe saldo
acumulado no se realiza ajuste.
Diríjase a el menú sistemas/opciones especiales/Ajuste al valor neto de realización.
Presiones el botón “Guardar” para generar un consecutivo que identificará el proceso de ajuste, esto aún no
genera el ajuste como tal, los valores se mantienen en temporales hasta que se decide presionar el botón
“Procesar ajuste”.
Total Inventario a Precio Comercial: Este valor se obtiene multiplicando las existencias actuales del inventario
de cada producto por el precio comercial configurado en el maestro de artículos, pestaña “Datos Venta”
campo precio comercial.
Costo de Terminación y/o Venta: Este valor puede ser manualmente registrado u obtenido de forma
automática, manualmente puede ser modificado este valor en la matriz de datos, es el único valor editable,
pero si desea automatizar la obtención y asignación de este valor en cada uno de los ítems de la matriz de
datos debe presionar el botón “Configuración Origen de gasto Venta y/o Terminación”.
Esta ventana de configuración supone que el origen del total costo o gasto de venta y/o terminación se
encuentran en registros contables, por esta razón se debe especificar cuáles son las fuentes y las cuentas
donde el sistema sacará el valor del periodo en cuestión, de igual forma se configura con el campo “Tipo
distribución” la forma que utilizara el sistema para distribuir equitativamente.
Para generar el ajuste debe tener configurado los siguientes parámetros “Concepto de Ajuste Contrapartida
Valor Neto de Realización” y “Solicitante del Ajuste Valor Neto de Realización”, luego presione el botón
“Procesar Ajuste” para generar.
Revelaciones
Todos y cada uno de los tipos de documentos de Zeus Inventario SQL que generan contabilización tienen la
posibilidad de agregar texto de revelaciones, por ejemplo la entrada de mercancía, los ajustes de existencias,
las facturas, etc.
En todos estos documentos existe un botón llamada “Revelación”, solo puede ser utilizado siempre y cuando
el documento se haya guardado y tenga transacciones en el libro NIIF.
Este a su vez muestra la ventana de transacciones del libro NIIF.
Dándole doble clic en la transacción que desea revelar se muestra la ventana de edición de revelaciones, en
la cual puede asignar la sección correspondiente y escribir el texto de la revelación.
Garantías en Ventas
Para aquellas compañías que causan gastos por garantía de productos vendidos, están obligadas a
provisionar este gasto al momento de la venta solo en el libro NIIF, dicha provisión debe ser estipulada en las
políticas y claramente demostrable.
Como primera medida se debe habilitar el parámetro “Contabilizar Provisión por Garantía en Facturación
NIIF”, la provisión es un porcentaje de la venta que puede ser configurado de manera general en el
parámetro “Porcentaje General de Provisión de Garantía en Facturación NIIF”, pero si desea que este valor se
configure de manera individual por cada artículos, debe ir al maestro de artículos y dirigirse a la pestaña
“Garantías” campo porcentaje provisión garantía, en esta pestaña también se debe configurar las cuentas de
provisión y gasto de la garantía.
Luego al momento de ejecutar la venta el sistema de manera automática agrega en las transacciones del
libro NIIF un asiento causando el gasto contra la provisión.
Posteriormente para hacer efectiva la garantía se debe utilizar el documento de “Garantías a Clientes”, el
cual se encuentra en el menú Ventas/ Garantías a Clientes, este documento hace exactamente el mismo
efecto de una salida por consumo, acredita el inventario contra el gasto en el libro Local, pero en el libro NIIF
la contrapartida del inventario es la cuenta de provisión ya que anteriormente fue causado el gasto contra la
provisión en el documento de facturación.
Contabilización Local
Contabilización NIIF
Interfaz con Activos Fijos
Aquellos repuestos en norma local son considerados dentro del grupo de Inventario, por normativa NIIF estos
deben ser considerados activos de la empresa, por lo tanto en el libro NIIF debe estar contablemente en el
grupo de los activos y desde el momento de la compra se le deben iniciar el proceso de depreciación.
El sistema hace uso de la figura de clasificaciones para identificar que productos se encuentran en existencia
y que son activos de la empresa.
Toda compra que se haga en las clasificaciones que tienen habilitado el indicador “Es propiedad Planta
equipo”, son enviadas a una bandeja en el módulo de activo fijos para su posterior tratamiento en el libro
NIIF.
Existe una interfaz directa con el módulo de Zeus Activos Fijos, para que aquellos productos comprados desde el módulo de inventario puedan ser fácilmente creados como activos, en el menú “Movimiento/Salida por legalización de activos” se encuentra la opción que permite realizar la interfaz.